Khóa luận Kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại Công Ty TNHH Thương Mại Xuất Nhập Khẩu V.N.C (Phần 1)

Nội dung text: Khóa luận Kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại Công Ty TNHH Thương Mại Xuất Nhập Khẩu V.N.C (Phần 1)

1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP.HCM KHOA KINH TẾ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP NGÀNH KẾ TOÁN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU V.N.C GVHD: NGUYỄN PHƯƠNG THÚY SVTH: NGUYỄN THỊ HOÀNG DUNG S KL 0 0 4 4 2 7 Tp. Hồ Chí Minh, năm 2016
2. NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN  TPHCM, ngày tháng năm 2016 Trang i
3. NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP  TPHCM, ngày tháng năm 2016 Trang ii
4. LỜI CẢM ƠN  Em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà trƣờng cùng các thầy cô khoa Kinh tế trƣờng Đại học Sƣ Phạm Kỹ Thuật TP.HCM đã hết lòng giảng dạy và truyền đạt cho em kiến thức, cũng nhƣ những kinh nghiệm tâm huyết trong thời gian học tập tại trƣờng. Em xin cảm ơn cô Nguyễn Phƣơng Thúy đã nhiệt tình hƣớng dẫn em hoàn thành báo cáo thực tập này. Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo và các anh chị phòng Kế Toán của công ty TNHH Thƣơng Mại Xuất Nhập Khẩu V.N.C đã tạo điều kiện thuận lợi để em đƣợc thực tập tại công ty, tiếp xúc thực tế, quan sát các anh chị làm việc trong môi trƣờng doanh nghiệp, đồng thời giúp đỡ, nhắc nhở em trong quá trình thực hiện công việc. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến anh Phạm Ngọc Viết đã nhiệt tình giúp đỡ, giải thích, cung cấp số liệu để em hoàn thành bài báo thực tập này. Cuối cùng, em xin chúc toàn thể giảng viên trƣờng Đại học Sƣ Phạm Kỹ Thuật TP.HCM nói chung và giảng viên khoa Kinh tế nói riêng luôn dồi dào sức khỏe, công tác tốt. Kính chúc ban lãnh đạo và tập thể cán bộ công nhân viên Công ty TNHH Thƣơng Mại Xuất Nhập Khẩu V.N.C luôn mạnh khỏe, gặt hái đƣợc nhiều thành công trong công việc và hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao để đƣa Công ty ngày càng phát triển. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Hoàng Dung
5. DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT BCTC Báo cáo tài chính CĐKT Cân đối kế toán CP Chi phí CPBH Chi phí bán hàng DT Doanh thu GBC Giấy báo có GBN Giấy báo nợ GTGT Giá trị gia tăng GV Giá vốn HBBTL Hàng bán bị trả lại HĐTC Hoạt động tài chính HH, DV Hàng hóa, dịch vụ KC Kết chuyển KQHĐKD Kết quả hoạt động kinh doanh MST Mã số thuế PB Phân bổ QLDN Quản lý doanh nghiệp TNDN Thu nhập doanh nghiệp TK Tài khoản TNHH Trách nhiệm hữu hạn TSCĐ Tài sản cố định TTĐB Tiêu thụ đặc biệt UNC Ủy nhiệm chi XK Xuất khẩu Trang iii
6. DANH SÁCH CÁC BẢNG SỬ DỤNG Trang Bảng 1.1: Giao diện chức năng của phần mềm Unesco 9 Bảng 1.2: Minh họa chức năng in sổ, báo cáo 10 Bảng 3.1: Sổ cái TK 5111 43 Bảng 3.2: Sổ cái TK 515 46 Bảng 3.3: Sổ cái TK 711 49 Bảng 3.4: Sổ cái TK 632 51 Bảng 3.5: Sổ cái TK 641 55 Bảng 3.6: Sổ cái TK 642 57 Bảng 3.7: Sổ cái TK 811 59 Bảng 3.8: Sổ cái TK 911 62 Bảng 3.9: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 64 Trang iv
7. DANH SÁCH CÁC SƠ ĐỒ SỬ DỤNG Trang Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức 4 Sơ đồ 1.2: Sơ đồ bộ máy kế toán 7 Sơ đồ 1.3: Hình thức ghi sổ kế toán 8 Sơ đồ 2.1: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 17 Sơ đồ 2.2: Hạch toán doanh thu hoạt động tài chính 19 Sơ đồ 2.3: Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu 21 Sơ đồ 2.4: Hạch toán thu nhập khác 23 Sơ đồ 2.5: Hạch toán giá vốn hàng bán 26 Sơ đồ 2.6: Hạch toán chi phí bán hàng 28 Sơ đồ 2.7: Hạch toán chi phí QLDN 30 Sơ đồ 2.8: Hạch toán chi phí hoạt động tài chính 33 Sơ đồ 2.9: Hạch toán chi phí khác 34 Sơ đồ 2.11: Hạch toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh 36 Sơ đồ 2.10: Hạch toán chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 38 Trang v
8. MỤC LỤC MỞ ĐẦU CHƢƠNG 1: 3 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 3 1.1.1 Giới thiệu chung về Công ty 3 1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển 3 1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh 3 1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 4 1.3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức 4 1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban 5 1.3.3 Đánh giá bộ máy của Công ty 6 1.4 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 7 1.4.1 Sơ đồ bộ máy kế toán 7 1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận 7 1.5 Tổ chức công toán kế toán áp dụng tại Công ty TNHH Thƣơng Mại Xuất Nhập Khẩu V.N.C 8 1.5.1 Hình thức ghi sổ kể toán 8 1.5.2 Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng 11 1.5.3 Hệ thống sổ sách và báo cáo kế toán áp dụng 11 1.5.4 Hệ thống tài khoản sử dụng 12 1.5.5 Các chính sách kế toán áp dụng 12 CHƢƠNG 2 14 2.1 Kế toán doanh thu 14 2.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 14 2.1.2 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính 17 2.1.3 Các khoản giảm trừ doanh thu 19 2.1.4 Thu nhập khác 22
9. 2.2 Kế toán các khoản chi phí 23 2.2.1 Giá vốn hàng bán 23 2.2.2 Chi phí bán hàng 26 2.2.3 Chi phí quản lý doanh nghiệp 28 2.2.4 Chi phí hoạt động tài chính 30 2.2.5 Kế toán chi phí khác 33 2.2.6 Kế toán chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 35 2.3 Kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh 36 2.3.1 Khái niệm 36 2.3.2 Tài khoản sử dụng 36 2.3.3 Nguyên tắc kế toán 37 2.3.4 Chứng từ sử dụng 37 2.3.5 Sơ đồ hoạch toán 38 CHƢƠNG 3 40 3.1 Kế toán doanh thu 40 3.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 40 3.1.2 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính 44 3.1.3 Các khoản giảm trừ doanh thu 46 3.1.4 Kế toán thu nhập khác 48 3.2 Kế toán các khoản chi phí 49 3.2.1 Giá vốn hàng bán 49 3.2.2 Chi phí bán hàng 53 3.2.3 Chi phí quản lý doanh nghiệp 56 3.2.4 Chi phí hoạt động tài chính 58 3.2.5 Kế toán chi phí khác 58 3.2.6 Kế toán chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 60 3.3 Kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh 61 3.3.1 Nội dung 61 3.3.2 Tài khoản sử dụng 61
10. 3.3.3 Chứng từ và trình tự lƣu chuyển chứng từ 61 3.3.4 Các nghiệp vụ phát sinh 62 CHƢƠNG 4: 67 4.1 Nhận xét những ƣu điểm trong công tác kế toán của Công ty TNHH Thƣơng Mại Xuất Nhập Khẩu V.N.C 67 4.1.1 Bộ máy kế toán 67 4.1.2 Công tác hạch toán kế toán 68 4.1.3 Đối với doanh thu bán hàng 68 4.1.4 Đối với giá vốn hàng bán 69 4.2 Nhận xét những hạn chế và đóng góp kiến nghị để hoàn thiện công tác kế toán Công ty TNHH Thƣơng mại Xuất Nhập Khẩu V.N.C 69 4.2.1 Phần mềm kế toán 69 4.2.2 Hệ thống tài khoản 70 4.2.3 Về bộ máy kế toán 71 4.2.4 Đối với các khoản phải thu 72 4.2.5 Đối với doanh thu bán hàng 74 4.2.6 Đối với chiết khấu hàng bán 75 4.2.7 Đối với giá vốn hàng bán 75 4.2.8 Đối với hạch toán chi phí lƣơng 76 KẾT LUẬN 78 Trang viii
11. MỞ ĐẦU I. Lý do chọn đề tài Trong thời kỳ kinh tế thị trƣờng nhƣ hiện nay, để hòa mình cùng sự phát triển của nền kinh tế đất nƣớc nói riêng và nền kinh tế thế giới nói chung, các doanh nghiệp Việt Nam phải nổ lực hết mình để tạo ra các sản phẩm nhằm thỏa mãn nhu cầu thị trƣờng với mục tiêu cuối cùng là lợi nhuận. Để làm đƣợc điều đó, đòi hỏi doanh nghiệp phải có chiến lƣợc kinh doanh riêng nhằm nắm bắt cơ hội, huy động hiệu quả nguồn lực hiện có và lâu dài để bảo toàn và phát triển nguồn vốn, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Bên cạnh đó, kế toán xác định kết quả kinh doanh giữ vai trò hết sức quan trọng vì nó phản ánh đƣợc việc doanh nghiệp hoạt động lãi lỗ nhƣ thế nào cũng nhƣ cung cấp thông tin cho nhà quản trị về tình hình tiêu thụ của từng đối tƣợng hàng hoá để từ đó có đƣợc quyết định kinh doanh chính xác, kịp thời và có hiệu quả. Nhận thức đƣợc vấn đề đó, các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Công ty TNHH Thƣơng Mại Xuất Nhập Khẩu V.N.C nói riêng luôn đánh giá cao vai trò công tác kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh. Trên cơ sở những kiến thức đã học cùng với quá trình thực tập thực tế em quyết định chọn đề tài “ Kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại Công Ty TNHH Thƣơng Mại Xuất Nhập Khẩu V.N.C” để hoàn thành báo cáo tốt nghiệp này. II. Mục tiêu nghiên cứu Hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh đã đƣợc học. Kết hợp với quá trình thực tập thực tế giúp nắm rõ hơn về thị trƣờng tiêu thụ của doanh nghiệp, đánh giá đƣợc hiệu quả hoạt động kinh doanh đồng thời xem xét việc thực hiện hệ thống kế toán nói chung, kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh nói riêng ở đơn vị nhƣ thế nào, việc hạch toán đó có khác so với những gì đã học đƣợc ở trƣờng đại học hay không? Qua đó có thể rút ra đƣợc những ƣu khuyết điểm của hệ thống kế toán, đồng thời đƣa ra một số kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện hệ thống kế toán để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng hiệu quả. Trang 1
12. III. Đối tƣợng nghiên cứu Kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại Công Ty TNHH Thƣơng Mại Xuất Nhập Khẩu V.N.C IV. Phạm vi nghiên cứu  Không gian: Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại Công Ty TNHH Thƣơng Mại Xuất Nhập Khẩu V.N.C  Thời gian: Các số liệu sử dụng trong bài báo cáo đƣợc thu thập tại Công Ty TNHH Thƣơng Mại Xuất Nhập Khẩu V.N.C từ 30/10/2015 – 31/12/2015 V. Phƣơng pháp nghiên cứu  Phỏng vấn: Phỏng vấn các nhân viên phòng kế toán, công nhân viên.  Phƣơng pháp thu thập số liệu: Tham khảo các tài liệu ghi chép, sổ sách, chứng từ của doanh nghiệp, thu các biểu mẫu liên quan đến chứng từ, báo cáo tài chính.  Phƣơng pháp phân tích, so sánh: Tổng hợp các thông tin, số liệu thu thập đƣợc, tiến hành phân tích và so sánh với lý thuyết, từ đó đƣa ra điểm khác biệt và rút ra kết luận. VI. Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung của bài báo cáo bao gồm 4 chƣơng: Chƣơng 1: Giới thiệu khái quát về Công Ty TNHH Thƣơng Mại Xuất Nhập Khẩu V.N.C Chƣơng 2: Cơ sở lý luận về kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh Chƣơng 3: Thực trạng công tác kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại Công Ty TNHH Thƣơng Mại Xuất Nhập Khẩu V.N.C Chƣơng 4: Giải pháp – kiến nghị Trang 2
13. CHƢƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU V.N.C 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 1.1.1 Giới thiệu chung về Công ty - Tên gọi đầy đủ bằng tiếng việt: CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU V.N.C - Tên giao dịch: V.N.C Trading Import Export Company Limited - Mã số thuế: 0310258880 - Trụ sở chính: 405A Trƣờng Chinh, Phƣờng 14, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh. - Điện thoại: 08.38666377 – 38492490, Fax: 08.38666377 – 38492490 - Email: vncimex@yahoo.com.vn - Vốn điều lệ: 3.000.000.000 đồng 1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Thƣơng Mại Xuất Nhập Khẩu V.N.C đƣợc thành lập ngày 19/05/2010. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0310258880 do cơ sở kế hoạch và đầu tƣ Thành Phố Hồ Chí Minh cấp. Công ty TNHH Thƣơng Mại Xuất Nhập Khẩu V.N.C là đơn vị hạch toán độc lập, có con dấu riêng, đƣợc mở tài khoản thu chi tại ngân hàng, là một pháp nhân kinh tế đƣợc nhà nƣớc Việt Nam bảo hộ. Cùng với sự phát triển của đất nƣớc hiện nay Công ty đang phát triển nhanh chóng từ Công ty chỉ chuyên kinh doanh hàng điện tử thì giờ đây đã và đang mở rộng đa ngành hàng. 1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh - Chức năng: Giúp tăng năng suất lao động và hiệu quả công việc. Giảm chi phí và sức lao động của con ngƣời. Khách hàng hƣởng các quyền lợi về tƣ vấn, bảo hành, chăm sóc, sữa chữa. Tự động hóa các hoạt động góp phần tạo dựng hình ảnh Công ty chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác đến làm việc với Công ty. Trang 3
14. - Lĩnh vực kinh doanh chính: Mua bán và lắp đặt các mặt hàng về hệ thống máy bơm, điện công nghiệp, cấp thoát nƣớc, linh kiện điện tử, thiết bị và phụ tùng máy khác - Các ngành nghề kinh doanh của chi nhánh: Sản xuất máy bơm, máy nén, vòi và van. Sản xuất các sản phẩm khác bằng kim loại. Sữa chữa máy móc, thiết bị, lắp đặt hệ thống điện. Buôn bán thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông. Buôn bán máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác. Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải. Lắp đặt hệ thống cấp thoát nƣớc, lò sƣởi và điều hòa không khí. 1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 1.3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức Ban Giám Đốc P. Kế Toán P. Nhân Sự P. Kinh Doanh P. Kỹ Thuật Tài Chính Hành Chính Bộ phận Bộ phận Bộ phận điều phối Bộ phận mua hàng bán hàng kho vận Maketing SHOWROM (Phòng trƣng bày) Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức (Nguồn: Phòng Nhân sự Công Ty) Trang 4
15. 1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban - Ban giám đốc: Bao gồm một Giám Đốc và hai Phó Giám Đốc. Giám Đốc có nhiệm vụ phụ trách chung công việc tại Công ty, là ngƣời đại diện cao nhất của công ty trƣớc pháp luật. Một Phó Giám Đốc phụ trách nhân sự hành chính - tài chính kế toán, một Phó Giám Đốc phụ trách kỹ thuật và việc kinh doanh tại Công ty. Ban Giám Đốc có quyền quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty, tổ chức kiểm tra việc thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tƣ của Công ty, ban hành quy chế quản lý nội bộ, bổ nhiệm, miễn nhiệm cách chức các chức danh quản lý trong Công ty, ký kết hợp đồng nhân danh Công ty, bố trí cơ cấu tổ chức của Công ty, kiến nghị phƣơng án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý các khoản lỗ trong kinh doanh, tuyển dụng lao động. Giám Đốc hiện tại của Công ty là ông Võ Ngọc Chƣơng. - Phòng kế toán tài chính: Chịu trách nhiệm toàn bộ công tác kế toán, tài chính tại Công ty. Đứng đầu là Kế Toán Trƣởng kiêm trƣởng phòng kế toán tài chính, bên dƣới có các nhân viên kế toán. - Phòng nhân sự hành chính: Chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng, bố trí nhân sự theo yêu cầu quản lý công việc, thực hiện các công tác tài chính. Đứng đầu là trƣởng phòng nhân sự và có các nhân viên chịu sự giám sát của trƣởng phòng. - Phòng kinh doanh: Đứng đầu có trƣởng phòng, bên dƣới gồm có các tổ trƣởng và các nhân viên. Trƣởng phòng có nhiệm vụ theo dõi, quản lý việc thực hiện các chính sách chiến lƣợc kinh doanh của công ty, có trách nhiệm trong mọi hoạt động kinh doanh của Công ty. Phòng kinh doanh có trách nhiệm khai thác và mở rộng tìm kiếm khách hàng mới, đạt mức doanh số đề ra, mở rộng và phát triển thị trƣờng, xây dựng và phát triển thƣơng hiệu thông qua các hoạt động các hoạt động cá nhân và hoạt động của phòng kinh doanh. - Bộ phận mua hàng: Chịu trách nhiệm mua hàng từ các nhà sản xuất trong nƣớc, đồng thời tìm kiếm nguồn hàng và chịu trách nhiệm nhập khẩu hàng từ nƣớc ngoài: mang hàng theo yêu cầu của Công ty. - Bộ phận bán hàng: Chịu trách nhiệm toàn bộ mạng lƣới phân phối, bán hàng kinh doanh dịch vụ cũng nhƣ tìm kiếm khách hàng mục tiêu. Trang 5
16. - Bộ phận điều phối kho vận: Chịu trách nhiệm về việc vận chuyển hàng mua, hàng bán, nhập xuất kho. - Phòng Marketing: Chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện các hoạt động khuyến mãi, tiếp thị sản phẩm của công ty, đồng thời là nơi cung cấp cho khách hàng những thông tin chi tiết nhất về sản phẩm. - Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về lắp đặt, tháo ráp và bảo hành sản phẩm về mặt kỹ thuật. Chịu trách nhiệm về kiểm tra giám sát chất lƣợng sản phẩm cũng nhƣ hƣớng dẫn sử dụng và bảo quản sản phẩm của Công ty đảm bảo sự hài lòng cho khách hàng ở mức cao nhất. Hỗ trợ bộ phận kinh doanh trong việc tƣ vấn, giới thiệu bán hàng. Tham gia đóng góp và cải tiến chất lƣợng quy trình làm việc và chất lƣợng sản phẩm – dịch vụ. 1.3.3 Đánh giá bộ máy của Công ty - Đây là mô hình tổ chức quản lý Công ty trong đó Giám Đốc ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dƣới và ngƣợc lại mỗi ngƣời cấp dƣới chỉ nhận sự điều hành. - Mô hình này có ƣu điểm chủ yếu làm đảm bảo tính thống nhất và có chi phí quản lý doanh nghiệp thấp. Mọi phòng ban đều nhận lệnh trực tiếp từ Ban Giám Đốc. Do bộ máy quản lý đơn giản gọn nhẹ Công ty dễ dàng khởi sự và hoạt động nhạy bén theo cơ chế thị trƣờng, khi gặp khó khăn nội bộ công ty dễ dàng bàn bạc để đi đến thống nhất. - Tuy nhiên có nhƣợc điểm là đòi hỏi ngƣời lãnh đạo có kiến thức toàn diện để chỉ đạo tất cả các bộ phận quản lý chuyên môn, do đó các quyết định mang tính rủi ro cao. - Đây là mô hình phù hợp với công ty TNHH THƢƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU V.N.C. Trang 6
17. 1.4 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 1.4.1 Sơ đồ bộ máy kế toán KT. Trƣởng - KT. Tổng Hợp ( KT. Bán Hàng KT. Kho Thủ quỹ Sơ đồ 1.2: Sơ đồ bộ máy kế toán (Nguồn: Phòng Kế Toán - Tài Chính Công ty) 1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận - Kế toán trƣởng: Là ngƣời phụ trách về lĩnh vực tài chính kế toán, có quyền cao nhất trong phòng kế toán. Chịu trách nhiệm trong việc điều hành công tác kế toán tại Công ty cũng nhƣ lên sổ hoạch toán tổng hợp, lập báo cáo tài chính. Ngoài ra, kế toán trƣởng còn tham mƣu cho Giám Đốc việc lập kế hoạch tài chính, sử dụng vốn trong kinh doanh, chính sách kế toán và soạn thảo văn bản có liên quan đến ngân hàng. Đặc biệt chịu trách nhiệm giám đốc về tài chính, công nợ, tài sản của Công ty. Đồng thời chịu trách nhiệm tiến hành tập hợp chi phí căn cứ trên các chứng từ kế toán, số liệu về tiền lƣơng. Sau đó xác định giá thành cho từng loại hàng hóa, theo dõi tình hình tài sản cố định, hàng tháng tổng hợp số liệu chứng từ sổ sách từ hoạt động kinh doanh để xác định KQKD gửi lên công ty. - Kế toán bán hàng: Căn cứ trên các chứng từ nhƣ hóa đơn mua hàng, bán hàng, các phiếu nhập, xuất tồn kho hàng hóa nhập vào phần mềm. Tổ chức kiểm tra hàng hóa, cuối tháng lập báo cáo nhập xuất tồn kho để báo cáo với kế toán trƣởng. - Kế toán kho: Quản lý kho, theo dõi hàng nhập, xuất, tồn kho, lập kế hoạch tồn kho, chịu trách nhiệm tồn kho, điều phối kiểm tra giám sát hàng nhập, xuất trong kho. - Thủ quỹ: Có trách nhiệm quản lý tài chính, mọi khoản thu, chi của Công ty phải có sự đồng ý đồng thời của Giám Đốc và Kế toán trƣởng. Trang 7
18. 1.5 Tổ chức công toán kế toán áp dụng tại Công ty TNHH Thƣơng Mại Xuất Nhập Khẩu V.N.C 1.5.1 Hình thức ghi sổ kể toán Dựa vào quy mô và lĩnh vực hoạt động của mình, Công ty lựa chọn phần mềm Unesco để hạch toán, đây là phần mềm dễ sử dụng và phù hợp với Công ty thƣơng mại. Trình tự ghi sổ kế toán nhƣ sau: Chứng từ kế toán Sổ kế toán Phần mềm kế toán Unesco Bảng tổng hợp chứng từ Báo cáo tài chính kế toán cùng loại Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 1.3: Hình thức ghi sổ kế toán (Nguồn: Phòng Kế Toán - Tài Chính Công ty) Trang 8
19. Thuyết minh sơ đồ: Khi đã khởi động xong thì giao diện chức năng của Phần mềm kế toán xuất hiện và cho phép làm việc: Bảng 1.1: Giao diện chức năng của phần mềm Unesco (Nguồn: Phòng Kế toán Tài Chính Công ty) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Trang 9
20. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan). Cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Ngƣời làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Bảng 1.2: Minh họa chức năng in sổ, báo cáo (Nguồn: Phòng Kế toán Tài Chính Công ty) Trang 10
21. 1.5.2 Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng Công ty áp dụng các mẫu chứng từ phù hợp với đặc điểm kinh doanh và căn cứ giải trình số liệu kế toán khi các cơ quan chức năng yêu cầu. Cụ thể nhƣ sau: - Về lao động – tiền lƣơng gồm: bảng chấm công, bảng thanh toán lƣơng, bảng phụ cấp lƣơng, bảng thanh toán bảo hiểm xã hội, phiếu nghỉ hƣởng bảo hiểm xã hội, bảng thanh toán tiền thƣởng. - Hàng tồn kho bao gồm: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, biên bản kiểm kê. - Bán hàng bao gồm: hóa đơn bán hàng, phiếu mua hàng, hóa đơn cƣớc vận chuyển, hóa đơn dịch vụ, hóa đơn tiền điện nƣớc. - Tiền tệ bao gồm: phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, bảng kiểm kê quỹ, biên lai thu tiền. - Tài sản cố định: biên bản giao nhận TSCĐ, thẻ tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định, biên bản giao nhận tài sản cố định. - Các chứng từ khác: hóa đơn GTGT, giấy chứng nghỉ ốm bảo hiểm xã hội, danh sách ngƣời hƣởng trợ cấp ốm đau, thai sản và các chứng từ khác tại đơn vị. 1.5.3 Hệ thống sổ sách và báo cáo kế toán áp dụng Theo quy định hiện nay của Nhà Nƣớc, hệ thống báo cáo tài chính áp dụng tại công ty gồm 4 loại cơ bản: - Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01 – DN - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02 – DN - Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ Mẫu số B 03 – DN - Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B 09 - DN Báo cáo kế toán định kỳ: Việc lập báo cáo kế toán định kỳ ở Công ty thƣơng mại nói chung và Công Ty TNHH Thƣơng Mại Xuất Nhập Khẩu V.N.C nói riêng luôn là điều cần thiết và cấp bách đối với Ban Giám Đốc, vì cụ thể hoạt động thƣờng xuyên của các doanh nghiệp này là mua, bán hàng hóa liên tục. Điều này còn gắn liền với việc thu, chi liên tục trong kỳ ở doanh nghiệp. Chính vì vậy Công Ty TNHH Thƣơng Mại Xuất Nhập Khẩu V.N.C đã Trang 11