Khóa luận Kế toán công nợ tại Công ty Cổ phần Hữu Toàn (Phần 1)

Nội dung text: Khóa luận Kế toán công nợ tại Công ty Cổ phần Hữu Toàn (Phần 1)

1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP.HCM KHOA KINH TẾ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP NGÀNH KẾ TOÁN KẾ TOÁN CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỮU TOÀN GVHD: Th.s NGUYỄN QUỐC KHÁNH SVTH: NGUYỄN THỊ NHƯ QUỲNH MSSV: 13125082 S K L 0 0 4 9 4 1 Tp. Hồ Chí Minh, tháng 07/2017
2. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP.HỒ CHÍ MINH KHOA KINH TẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: KẾ TOÁN CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HỮU TOÀN Giảng viên hướng dẫn: TS. Nguyễn Quốc Khánh Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thị Như Quỳnh Mã số sinh viên : 13125082 Lớp : 131252B Khóa : 2013 Hệ : Đại học chính quy Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 7 năm 2017
3. LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, em chân thành cảm ơn đến các thầy cô khoa kinh tế trường Đại học Sư phạm Kỹ Thuật Tp. Hồ Chí Minh đã tận tâm truyền đạt các kiến thức, kĩ năng và chia sẻ những kinh nghiệm làm việc thực tế quý báu cho từng thế hệ sinh viên, cho em có được nền tảng kiến thức về nghề kế toán, đặc biệt là thầy Nguyễn Quốc Khánh đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình hoàn thành bài báo cáo này. Em xin trân trọng gửi lời cảm ơn tới ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Hữu Toàn và kế toán trưởng đã tạo điều kiện để em được thực tập tại Công ty, đã giúp đỡ và cung cấp cho em những tài liệu quan trọng để hoàn thành báo cáo, đồng thời, em xin chân thành cảm ơn các anh chị kế toán viên đã hướng dẫn rất tận tình và quan tâm chỉ bảo em từng bước, và các anh, chị, cô, chú phòng ban khác đã hỗ trợ em trong quá trình làm việc ở môi trường làm việc rất năng động, nhiệt huyết và thân thiện. Trong thời gian thực tập vừa qua, em đã học hỏi được rất nhiều kinh nghiệm bổ ích qua quá trình tiếp xúc và làm việc thực tế. Tuy nhiên, bài báo cáo sẽ không tránh khỏi thiếu sót, em rất mong nhận được sự góp ý của thầy và các anh chị phòng kế toán để nội dung bài báo cáo được hoàn thiện hơn. Kính chúc thầy và Công ty dồi dào sức khỏe và gặp nhiều thuận lợi trong công việc. Kinh chúc Công ty ngày càng lớn mạnh và phát đạt. Em xin chân thành cảm ơn. TP.HCM, ngày 21 tháng 6 năm 2017 Nguyễn Thị Như Quỳnh i
4. CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG BCTC Báo cáo tài chính BĐS Bất động sản CB-CNV Cán bộ - Công nhân viên CĐKT Cân đối kế toán CP Cổ phần CSDL Cơ sở dữ liệu GTGT Giá trị gia tăng HĐ Hợp đồng KT Kế toán NCC Nhà cung cấp NM Nhà máy NVL Nguyên vật liệu P.MHNN Phòng mua hàng nước ngoài TDTM Tín dụng thương mại TNHH Trách nhiệm hữu hạn TSCĐ Tài sản cố định XDCB Xây dựng cơ bản ii
5. DANH MỤC HÌNH ẢNH, SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Trang Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức sản xuất công ty Cổ Phần Hữu Toàn 7 Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức quản lý công ty Cổ Phần Hữu Toàn 8 Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Công ty CP Hữu Toàn 10 Sơ đồ 3.1: Trình tự kế toán trên máy theo Thông tư 200/2014/TT-BTC 34 Sơ đồ 3.2: Quá trình luân chuyển chứng từ quy trình bán hàng – phải thu 40 Sơ đồ 3.3: Luân chuyển chứng từ quy trình mua hàng – phải trả 44 Hình 3.1: Cửa sổ đăng nhập vào phần mềm 36 Hình 3.2: Màn hình làm việc của ASC 36 Hình 3.3: File lưu các chứng từ hàng nhập khẩu của hợp đồng 32-16/MC 44 Hình 3.4: Hạch toán trên phần mềm ASC 47 Hình 3.5: Hạch toán trên phần mềm ASC 48 Hình 3.6: Hạch toán trên phần mềm ASC 48 Hình 3.7: Hạch toán vào phần mềm ASC 50 Hình 3.8: Phiếu KV 005KV1 Tháng 3/2017, tài liệu P.KT Công ty CP Hữu Toàn . 50 Hình 3.9: Thanh toán hợp đồng 9039005689 51 Hình 3.10: Thanh toán hợp đồng 5030014335 51 Hình 3.11: Các nghiệp vụ phát sinh của hợp đồng 9039005689 52 Hình 3.12: Ghi chú sai sót công nợ cần điều chỉnh 53 Hình 3.13: Nhật ký giao dịch với NCC Phong Thạnh 54 Hình 4.1: Chi phí ước tính nhân viên P.MH gửi cho kế toán, CSDL P.KT 62 Hình 4.2: Nhật ký hợp đồng 12-17/MTU, ASC 62 Bảng 3.1: Khung thời gian trích khấu hao TSCĐ 38 Bảng 3.2: Bảng tổng hợp công nợ tài khoản 131, phần mềm ASC 41 Bảng 3.3: Dự phòng nợ phải thu khó đòi 2015, tài liệu Công ty CP Hữu Toàn 41 Bảng 3.4: Bảng tính chi tiết giá nhập kho lô hàng HĐ 5030014335 46 Bảng 3.5: Trích Bảng cân đối kế toán năm 2014, 2015 55 iii
6. MỤC LỤC Trang LỜI MỞ ĐẦU 1 Chương 1: Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Hữu Toàn 3 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển 3 1.2. Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, slogan của công ty 5 1.2.1. Tầm nhìn 5 1.2.2. Sứ mệnh 5 1.2.3. Giá trị cốt lõi 5 1.3. Đặc điểm kinh doanh 6 1.3.1. Thị trường 6 1.3.2. Sản phẩm 7 1.4. Cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh 7 1.5. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 8 1.5.1. Sơ đồ tổ chức công ty 8 1.5.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban 9 1.6. Tổ chức công tác kế toán tại công ty 10 1.6.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 10 1.6.2. Chức năng, nhiệm vụ mỗi bộ phận 11 1.7. Thuận lợi, khó khăn 14 1.7.1. Thuận lợi 14 1.7.2. Khó khăn 15 1.8. Chiến lược, phương hướng phát triển trong tương lai 15 Chương 2: Cơ sở lý luận về kế toán công nợ 18 2.1. Cơ sở lý luận về khoản phải thu khách hàng 18 2.1.1. Khái niệm 18 2.1.2. Nguyên tắc hạch toán. 18 2.1.3. Chứng từ kế toán 19 2.1.4. Tài khoản sử dụng 19 2.1.5. Phương pháp hạch toán 20 2.1.6. Dự phòng nợ phải thu khó đòi 24 iv
7. 2.2. Cơ sở lý luận về khoản phải trả người bán 26 2.2.1. Khái niệm 26 2.2.2. Nguyên tắc hạch toán. 26 2.2.3. Chứng từ kế toán 26 2.2.4. Tài khoản sử dụng 27 2.2.5. Phương pháp hạch toán 28 Chương 3: Thực trạng kế toán công nợ tại Công ty cổ phần Hữu Toàn 34 3.1. Các chính sách kế toán áp dụng tại công ty 34 3.1.1. Chuẩn mực và chế độ kế toán 34 3.1.1.1. Chế độ kế toán 34 3.1.1.2. Chuẩn mực kế toán 34 3.1.2. Hình thức kế toán 34 3.1.3. Niên độ kế toán và đơn vị tiền tệ sử dụng 34 3.1.4. Phần mềm kế toán 35 3.1.4.1. Vài nét về phần mềm kế toán ASC 35 3.1.4.2. Ứng dụng phần mềm vào kế toán tại Công ty 35 3.1.5. Phương pháp kế toán 37 3.1.5.1. Phương pháp đánh giá Hàng tồn kho 37 3.1.5.2. Phương pháp ghi nhận Tài sản cố định 37 3.2. Thực trạng kế toán khoản phải thu khách hàng tại Công ty CP Hữu Toàn 38 3.2.1. Sản phẩm 38 3.2.2. Thị trường kinh doanh 38 3.2.3. Phương thức bán hàng - thu tiền 39 3.2.4. Kế toán các khoản phải thu khách hàng. 39 3.2.5. Một số nghiệp vụ thực tế phát sinh 42 3.2.6. Đánh giá 42 3.3. Thực trạng kế toán khoản phải trả người bán tại Công ty Cổ Phần Hữu Toàn 43 3.3.1. Đặc điểm nợ phải trả tại công ty 43 3.3.2. Kế toán khoản phải trả người bán 43 3.3.2.1. Chứng từ sử dụng 43 3.3.2.2. Quy trình hạch toán 44 v
8. 3.3.2.2.1. Đối với nhà cung cấp nước ngoài 44 3.3.2.2.2. Đối với nhà cung cấp trong nước 53 3.3.3. Trình bày khoản mục phải trả người bán trên Bảng cân đối kế toán 54 3.3.4. Đánh giá 55 Chương 4: Nhận xét và kiến nghị 58 4.1. Nhận xét 58 4.2. Kiến nghị 63 LỜI KẾT 64 vi
9. [Type the document title] LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Bất kì hình thức kinh doanh nào cũng đều diễn ra quá trình mua, bán hàng hóa, dịch vụ, như vậy tất yếu phát sinh ra hình thức mua chịu, bán chịu xuất phát từ nhu cầu doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần quản lý, theo dõi tình hình công nợ phải thu khách hàng và phải trả người bán để có kế hoạch thanh toán kịp thời, thu tiền đúng hạn. Công ty Cổ phần Hữu Toàn đang trong giai đoạn tái cơ cấu, áp dụng mô hình ERP, tăng yêu cầu về quản trị, kiểm soát trên sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban tại một cơ sở dữ liệu. Do đó, kế toán công nợ cũng cần phải đáp ứng các nhu cầu ngày càng cao về các báo cáo chức năng như: thống kê mua hàng theo nhà cung cấp; dự báo các khoản phải trả, phải thu; trạng thái hàng mua nhập khẩu; phải đảm bảo được sự chính xác của số liệu báo cáo, cập nhật liên tục các phát sinh phải thu, phải trả và tuổi nợ. Thực hiện đề tài: “Kế toán công nợ tại công ty cổ phần Hữu Toàn”, em hiểu được vai trò của kế toán công nợ trong bộ máy kế toán của công ty, hiểu được công việc thực tế và cách xử lý số liệu nghiệp vụ lên báo cáo, từ đó có những đánh giá và kiến nghị giúp cho kế toán công nợ ở công ty được hoàn thiện hơn. 2. Mục tiêu nghiên cứu - Hiểu được quy trình kế toán nợ phải trả người bán, phải thu khách hàng thực tế diễn ra như thế nào. - So sánh với những kiến thức đã học để có những nhận định, đánh giá nhằm đưa ra những đề xuất, góp ý cho bộ máy kế toán công ty ngày càng hoàn thiện hơn. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: kế toán nợ phải thu khách hàng và nợ phải trả người bán Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ Phần Hữu Toàn, năm 2016-2017 4. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp thu thập dữ liệu: Tìm hiểu, tham khảo các văn bản, tài liệu liên quan đến công tác tổ chức quản lý, sản xuất, kế toán của đơn vị. Thu thập số liệu Trang 1
10. [Type the document title] thực tế từ phòng kế toán: phần mềm kế toán, chứng từ, hợp đồng, hóa đơn, các báo cáo. Tham khảo những tài liệu liên quan đến đề tài nghiên cứu trên các phương tiện thông tin: sách, báo, internet. Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp các anh chị ở phòng kế toán và các phòng ban có liên quan như P. Mua hàng, P. Kinh doanh, Phương pháp xử lý số liệu: Phương pháp so sánh, đối chiếu, tổng hợp số liệu. 5. Kết cấu đề tài Đề tài gồm 4 chương: - Chương 1: Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Hữu Toàn - Chương 2: Cơ sở lý luận về kế toán công nợ - Chương 3: Thực trạng kế toán công nợ tại Công ty Cổ Phần Hữu Toàn - Chương 4: Nhận xét, kiến nghị Trang 2
11. [Type the document title] CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HỮU TOÀN Công ty cổ phần Hữu Toàn (được chuyển đổi từ Công ty TNHH Hữu Toàn, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 070205 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bình Dương cấp ngày 07 tháng 4 năm 1999) hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số 4603000352, đăng ký lần đầu ngày 04 tháng 6 năm 2007 và đăng ký thay đổi lần thứ 09 ngày 13 tháng 8 năm 2014 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bình Dương cấp. Trụ sở hoạt động: 5/219 tổ 4A, khu phố Hoà Lân 1, phường Thuận Giao, thị xã Thuận An, tỉnh Bình Dương, Việt Nam Điện thoại: (84-65) 3746 591. Fax: (84-65) 3746 963 Trụ sở chính: 101D Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam Điện thoại: (84-8) 3811 1122. Fax: (84-8) 3811 4993. Hotline: 1800 1757 Website: www.huutoan.com 1.1. Quá trình hình thành và phát triển Năm 1982: ông Tạ Văn Cung sáng lập Công ty Hữu Toàn, khởi nghiệp bằng hình thức kinh doanh các sản phẩm Nông - Ngư Cơ và các sản phẩm máy phát điện tại Tp. Hồ Chí Minh. Năm 1994: Công ty Hữu Toàn được ủy nhiệm trở thành OEM (Original Equipment Manufacturer) phân phối cho các hãng động cơ và đầu phát Honda, Yanmar, Mecc Alte. Năm 1995: Công ty sản xuất thành công dòng sản phẩm máy phát điện chạy xăng và dòng sản phẩm máy phát điện chạy dầu có công suất từ 1 – 50 KVA. Năm 1997: Công ty đầu tư xây dựng nhà máy sản xuất có quy mô hơn 30.000 m2 tại huyện Thuận An, tỉnh Bình Dương, đưa vào sản xuất đồng loạt các Trang 3
12. [Type the document title] sản phẩm máy phát điện có công suất từ 1 – 2500 KVA; đồng thời thành lập chi nhánh tại Hà Nội để mở rộng kênh phân phối ra thị trường miền Bắc. Năm 1998, Công ty nghiên cứu và ứng dụng thành công vỏ cách âm công dụng giảm ồn và chống cháy đầu tiên tại Việt Nam; tung ra thị trường dòng sản phẩm máy xăng công suất lớn model HG11000 và HG15000. Năm 2001: Tiếp tục nhận ủy quyền OEM kinh doanh cho các hãng: Kohler, FPT (Iveco), MTU, Mitsubishi; Thành lập chi nhánh tại Đà Nẵng để mở rộng phân phối sản phẩm ra thị trường miền Trung. Năm 2002: Được Tổ chức UKAS (United Registor of Systems) - Anh Quốc cấp chứng nhận đạt tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Năm 2003: Công ty Hữu Toàn đã có bước tiến quan trọng trên thị trường quốc tế, đánh dấu bằng sự kiện xuất khẩu lô hàng đầu tiên sang nước Cộng hòa Panama. Năm 2005: Nhận ủy quyền OEM chính thức cho hãng động cơ Deuzt của Đức. Năm 2007: Chuyển đổi sang mô hình công ty Cổ Phần vào ngày 04 tháng 06 năm 2007 với số vốn điều lệ ban đầu là 150.000.000.000 VNĐ; Thành lập công ty TNHH MTV Hữu Toàn. Năm 2008: Nhận ủy quyền OEM chính thức cho hãng động cơ Volvo Penta, Lombardini, John Deere. Năm 2009: Tung ra dòng sản phẩm Dynamo Hữu Toàn – sản phẩm được sản xuất 100% bằng các công nghệ trong nước. Năm 2010: Nâng số vốn đều lệ lên 200.000.000.000VNĐ. Tung ra thị trường dòng sản phẩm máy nén khí trục vít và máy nén khí piston Hữu Toàn. Mở rộng kinh doanh sang lĩnh vực bán lẻ thông qua chuỗi các Trung tâm máy và Công cụ Dụng cụ Hữu Toàn. Năm 2012: Công ty Hữu Toàn được bình chọn là doanh nghiệp thuộc “Top 500 doanh nghiệp tăng trưởng nhanh nhất Việt Nam” do Công ty cổ phần Báo Cáo Đánh Giá Việt Nam công bố, và là thương hiệu hàng đầu được đông đảo khách hàng tín nhiệm và ưa chuộng trên khắp 63 tỉnh thành tại Việt Nam. Trang 4
13. [Type the document title] Trên đà phát triển đó, Công ty đưa vào hoạt động nhà máy sản xuất thứ 2 tại Khu Công nghiệp Bắc Chu Lai – Tỉnh Quảng Nam có tổng diện tích 50.000m2. Cả hai nhà máy đều được trang bị hệ thống máy móc, cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại, nâng cấp và ứng dụng công nghệ CNC (Computer Numerical Control) vào sản xuất. Tổng sản lượng hàng năm của hai nhà máy đạt trên 200,000 sản phẩm với chất lượng sản phẩm được quản lý chặt chẽ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 do tổ chức UKAS Anh Quốc chứng nhận. 1.2. Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của công ty 1.2.1. Tầm nhìn Trở thành nhà phân phối hàng đầu khu vực Đông Nam Á trong ngành máy phát điện. 1.2.2. Sứ mệnh Mang đến cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ có giá trị đích thực. Cống hiến cho sự nghiệp phát triển của nền công nghiệp cơ khí nước nhà. 1.2.3. Giá trị cốt lõi Dịch vụ khách hàng vượt trội: Đối với Công ty Hữu Toàn, dịch vụ bán hàng và sau bán hàng là ưu tiên hàng đầu trong việc xây dựng thương hiệu. Với các trạm bảo hành được bố trí rộng khắp các tỉnh thành trên cả nước và đội ngũ nhân viên đầy tâm huyết, Công ty tự tin sẽ cung cấp các dịch vụ sau bán hàng cho quý khách hàng một cách tốt nhất. Công nghệ tiên tiến: Công ty Hữu Toàn luôn tiên phong trong việc ứng dụng khoa học kỹ thuật, đầu tư các trang thiết bị hiện đại vào sản xuất nhằm cung cấp cho khách hàng những sản phẩm tối ưu về chất lượng, hoàn thiện về mẫu mã. Tinh thần đồng đội: Công ty phát huy tính tập thể trong tất cả quyết định và hành động. Mỗi công việc được hoàn thành là tập hợp của sự thống nhất và đoàn kết từ tập thể Hữu Toàn – một tập thể tự tin về khả năng và quyết tâm trong thực hiện. Làm chủ công việc: Nhân viên Hữu Toàn luôn suy nghĩ và thực hiện công việc với mục tiêu: sự phát triển của Công ty chính là sự phát triển của bản thân; tận tâm trong công việc cùng hướng tới mục tiêu lâu dài; thực hiện và hoàn thành công việc với tinh thần trách nhiệm cao. Trang 5
14. [Type the document title] Chính trực: Công ty Hữu Toàn rõ ràng trong chính sách, nhất quán trong suy nghĩ, lời nói, hành động. Công ty luôn trung thực và đấu tranh cho những điều tốt đẹp. Văn hóa ưu việt: Nhân viên Hữu Toàn quyết tâm hoàn thành nhiệm vụ tốt nhất có thể, ngay từ những việc nhỏ nhất; hướng tới sự hoàn mỹ, sáng tạo trong tư duy, luôn luôn thử thách bản thân và tập thể bởi những mục tiêu mới. Trách nhiệm xã hội: Gắn kết trách nhiệm xã hội trong kinh doanh là phương châm hoạt động mang tính lâu dài của Công ty Hữu Toàn. Song song với việc hoạt động có hiệu quả trong kinh doanh, Công ty cam kết luôn tích cực chung tay góp sức với cộng đồng thông qua các hoạt động xã hội, xây dựng đời sống cho cộng đồng ấm no, hạnh phúc. Đồng thời nâng đỡ thế hệ trẻ tài năng trong các lĩnh vực để góp phần phát triển đất nước. 1.3. Lĩnh vực hoạt động Hoạt động chính của công ty ở lĩnh vực gia công, lắp ráp máy phát điện công nghiệp, máy phát điện dân dụng, máy nén khí Piston, đầu phát điện Dynamo và sản phẩm máy nông nghiệp. 1.3.1. Thị trường Ở thị trường nội địa, sản phẩm Hữu Toàn được phân phối thông qua hệ thống hơn 120 đại lý trải dài từ Bắc đến Nam: - Miền Bắc: có gần 40 đại lý tại các tỉnh thành như Hà Nội, Nam Định, Thái Bình, Hòa Bình, Thái Nguyên, Việt Trì , Hưng Yên, Ninh Bình, Thanh Hóa, Bắc Ninh - Miền Trung: có hơn 20 đại lý tại các tỉnh thành như Đà Nẵng, Hà Tĩnh, Quảng Bình, Quảng Trị, Quảng Ngãi, Huế, Bình Định - Miền Nam: có gần 60 đại lý tại các tỉnh thành như Hồ Chí Minh, Bình Dương, Đắk Lắk, Gia Lai, Phan Thiết, Tiền Giang, An Giang, Bến Tre, Đồng Nai, Lâm Đồng, Ở thị trường quốc tế, sản phẩm mang thương hiệu Hữu Toàn đã được xuất khẩu sang hơn 30 quốc gia trên thế giới với kim ngạch xuất khẩu tính riêng năm 2012 đạt gần 5 triệu USD. Thị trường xuất khẩu chủ yếu tập trung vào các nước Trung Đông, Tây Á, Nam Mỹ, và các nước Đông Nam Á. Trang 6
15. [Type the document title] - Tại Châu Âu: Nga, Đức, Malta, - Tại Châu Mỹ: Mỹ, Panama, Brazil, Chile, Guyana, - Tại Châu Phi: Ghana, Nigeria, - Tại Châu Á: Iran, UAE, Yemen, Iraq, Kuwait, Afghanishtan, Turkmenia, Armania, Azerbaizhan, Pakistan, Ấn Độ, Indonesia, Lào, Campuchia, Nhật, - Tại Châu Úc: Úc, New Zealand, Trước những nhu cầu về điện năng và tốc độ cơ giới hóa trong sản xuất nông-lâm nghiệp không ngừng tăng, sản phẩm Hữu Toàn sẽ không ngừng được tiêu thụ ở nhiều vùng lãnh thổ và quốc gia khác trên thế giới. 1.3.2. Sản phẩm - Máy phát điện công nghiệp gồm máy trần và máy cách âm kéo bởi động cơ Yanmar, FPT, Volvo, MTU công suất từ 8.5KVA đến 2200 KVA. - Máy phát điện dân dụng gồm các loại kéo bởi động cơ Kohler, Honda, Mitsubishi công suất 4.5 HP đến 23 HP - Máy nén khí Piston gồm các loại có mức thể tích từ 70 lít đến 500 lít, động cơ từ 1 HP- 20 HP - Đầu phát điện Dynamo gồm các loại có công suất từ 2.5 KVA đến 16.8 KVA. - Sản phẩm máy nông nghiệp gồm máy bơm nước động cơ Honda và Mitsubishi, máy cắt cỏ khoảng chạy từ 35x36 mm đến 40x34 mm, máy phun thuốc khoảng chạy từ 33x30 mm đến 39-30 mm. 1.4. Cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức sản xuất công ty Cổ Phần Hữu Toàn Giám đốc sản xuất Quá trình Gia công cơ khí Quá trình Lắp ráp bao gói Xưởng lắp ráp Xưởng cơ khí Xưởng sơn Nguồn: Văn bản HT/ST-07, Thư viện Công ty CP Hữu Toàn Trang 7
16. [Type the document title] Giám đốc sản xuất: quản lý thực hiện sản xuất theo kế hoạch sản xuất, duyệt định mức vật tư, xử lý sự cố thiếu vật tư, sự cố kỹ thuật, sự cố do máy móc thiết bị, đề xuất cải tiến công nghệ, quy trình sản xuất dựa vào quản lý chi phí. Quá trình gia công cơ khí: từ các nguyên vật liệu, nhân công đưa vào các máy cơ khí có độ chính xác cao, trải qua các công đoạn gia công: tiện -> phay -> bào -> nguội -> khuôn mẫu -> kỹ nghệ sắt -> kiểm tra sản phẩm gia công -> xử lý bề mặt -> sơn -> nhập kho bán thành phẩm chờ lắp ráp. Mỗi công đoạn đều được kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo theo tiêu chuẩn chất lượng; phát hiện, phòng tránh và xử lý kịp thời các sản phẩm gia công lỗi; kiểm tra, đốc thúc theo đúng tiến độ thực hiện. Quá trình lắp ráp, bao gói: từ các vật tư nhập khẩu, vật tư linh kiện mua trong nước, bán thành phẩm, cụm bán thành phẩm, dựa trên kế hoạch sản xuất, công nhân kĩ thuật thực hiện lắp ráp các cụm, hệ động cơ thành máy hoàn thiện -> kiểm tra chất lượng -> bao gói -> nhập kho thành phẩm. Nếu kiểm tra chất lượng không đạt, sản phẩm trả về xử lý phần không đạt. 1.5. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 1.5.1. Sơ đồ tổ chức công ty Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức quản lý công ty Cổ Phần Hữu Toàn Nguồn: Văn bản HT/ST-06, Thư viện Công ty CP Hữu Toàn Trang 8
17. [Type the document title] 1.5.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban Tổng giám đốc Là người có quyết định tối cao trong mọi hoạt động của công ty (sau Chủ tịch Hội đồng Quản trị), chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, chỉ đạo trong việc thực hiện và giám sát việc sử dụng vốn, nắm bắt các vấn đề trọng yếu trong toàn công ty. Ban kiểm soát Ban kiểm soát chịu trách nhiệm đề xuất lựa chọn công ty kiểm toán độc lập; thảo luận với kiểm toán viên độc lập về tính chất và phạm vi kiểm toán; xem xét kết quả điều tra nội bộ và ý kiến phản hồi của ban quản lý công ty; kiểm tra, thẩm định tính trung thực, chính xác, hợp lý và sự cẩn trọng từ các số liệu trong báo cáo tài chính. Phòng Kinh doanh Phòng Kinh doanh có nhiệm vụ xây dựng chính sách giá bán, chính sách bán hàng cho thị trường trong nước và quốc tế; phân khúc thị trường, mở rộng thị trường tiêu thụ; quản lý hiệu quả bán hàng; phân tích thị trường, phân tích nguyên nhân tình hình tiêu thụ và có đề xuất/giải pháp kịp thời cho Tổng giám đốc. Phòng Kế toán Phòng Kế toán chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế tại công ty theo các chuẩn mực kế toán hiện hành, đồng thời có nhiệm vụ kiểm soát tình hình kinh tế tài chính tại công ty; cập nhật kịp thời chính sách thuế và tổ chức hướng dẫn phổ biến cho các bộ phận kế toán; kịp thời ngăn chặn và báo cáo các khoản chi phí phát sinh bất thường, tạm ứng bất thường, tồn kho bất thường cho TGĐ và HĐQT. Phòng Xuất - Nhập khẩu Phòng Xuất - Nhập khẩu quản lý, cung ứng hàng nhập khẩu; thiết lập quan hệ, đánh giá và chọn lọc nhà cung ứng nhập khẩu; thương lượng giá đầu vào hàng nhập khẩu; cập nhật và cung cấp kịp thời các biến động giá cho bộ phận tài chính; theo dõi công nợ của nhà cung cấp; tổ chức thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu và giao nhận hàng tại cảng. Trang 9
18. [Type the document title] Phòng Kho vận Phòng Kho vận phụ trách quản lý kho hàng; tổ chức sắp xếp hàng hóa theo đúng sơ đồ kho được phê duyệt; bảo quản hàng hóa theo đúng quy định, không hư hỏng, mất hàng hóa; thực hiện xuất/nhập theo đúng đề nghị hoặc phiếu xuất/nhập đã được phê duyệt; tổ chức giao nhận và vận chuyển hàng hóa; quản lý, bảo quản các phương tiện vận chuyển; theo dõi, bảo trì/bảo dưỡng và mua bảo hiểm cho các phương tiện vận chuyển. Phòng Marketing Phòng Marketing nghiên cứu thị trường; thiết kế quảng bá hình ảnh thương hiệu/quảng cáo; thực hiện các hoạt động Marketing: Tradeshow, PR, Content Mar, email, Social media, liên hệ thương hiệu với đối tác, tổ chức event/hội thảo và các ấn phẩm đi kèm; tư vấn và hỗ trợ hoạt động Marketing tại thị trường nước ngoài. 1.6. Tổ chức công tác kế toán tại công ty 1.6.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán tổng hợp KTT CTY HT KTT CTY HT CHU LAI MIỀN BẮC Kế toán thanh toán KTT CTY MIỀN NAM KTT CTY HT KTT CTY HT Kế toán công nợ DÂN DỤNG MIỀN TRUNG KTT CTY MIỀN TRUNG Kế toán NVL KTT CTY HT KTT CTY HT VIỆT NAM MIỀN NAM Kế toán KSNB KTT CTY TNHH KTT CTY MTV TM-DV HT NÔNG NGHIỆP HT KTT CTY MIỀN BẮC Sơ đồ 1.3: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Công ty CP Hữu Toàn Nguồn: Văn bản HT/ST-06/KTo, Thư viện Công ty CP Hữu Toàn Trang 10
19. [Type the document title] 1.6.2. Chức năng, nhiệm vụ mỗi bộ phận Kế toán trưởng Kế toán trưởng có những nhiệm vụ: Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức kinh doanh của công ty, không ngừng cải tiến tổ chức bộ máy; Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty; Lập đầy đủ và đúng hạn các báo cáo kế toán và quyết toán của công ty theo chế độ hiện hành; Thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, xây dựng đội ngũ nhân viên kế toán trong công ty. Kế toán trưởng có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát: Việc thực hiện các kế hoạch kinh doanh – tài chính, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, các dự toán chi phí kinh doanh, phí lưu thông, các dự toán chi tiêu hành chính, sự nghiệp, các định mức kinh tế – kỹ thuật; Việc thực hiện chế độ thanh toán, vay tín dụng và các hợp đồng kinh tế, hợp đồng dịch vụ ; Việc giải quyết và xử lý các khoản thiếu hụt, các khoản nợ không đòi được và các khoản thiệt hại khác. Kế toán trưởng có trách nhiệm giúp Tổng giám đốc công ty đánh giá đúng đắn tình hình, kết quả và hiệu quả kế hoạch kinh doanh của công ty, phát hiện những lãng phí và thiệt hại của công ty đã xảy ra để có biện pháp khắc phục. Kế toán tổng hợp Kế toán tổng hợp làm công việc của kế toán thuế: kiểm tra các bất thường trong việc thực hiện các thủ tục, chứng từ liên quan đến qui định của cơ quan thuế đối với các kế toán phần hành; lập báo cáo thuế hàng tháng và báo cáo quyết toán thuế năm, làm đề nghị nộp thuế; kiểm tra, phát hành hóa đơn và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn; lập hồ sơ, đăng ký, theo dõi file MST cá nhân, giảm trừ gia cảnh; lập báo cáo thống kê. Kế toán tổng hợp lập, theo dõi, trích khấu hao tài sản cố định; phân bổ chi phí CCDC, thuê nhà, quảng cáo, sửa chữa, ; phân bổ tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn; kiểm tra, đối chiếu công nợ tất cả các tài khoản, xác nhận công nợ theo quy định; kiểm tra, theo dõi bảo hiểm xe, tài sản; lưu trữ quyết định nhân sự, quy định, thông báo của công ty; báo cáo chi phí không hợp lệ, chi phí bất thường gây thiệt hại. Trang 11
20. [Type the document title] Kế toán Thanh toán Kế toán thanh toán chịu trách nhiệm kiểm tra, lập chứng từ thanh toán: nhận, kiểm tra đề nghị thanh toán, hóa đơn, hợp đồng, nghiệm thu, hồ sơ chứng từ theo quy định; chuẩn bị hồ sơ thanh toán: hóa đơn, kiểm tra đối chiếu, xác nhận công nợ; lập chứng từ thanh toán bằng tiền mặt: phiếu thu, phiếu chi, kiểm tra phiếu đề nghị tạm ứng, quyết toán mua hàng, quyết chuyển chi phí văn phòng; lập chứng từ ngân hàng: ủy nhiệm chi, giấy nộp tiền, đề nghị mua ngoại tệ, yêu cầu phát hành bảo lãnh, séc, đề nghị mở L/C, giấy nhận nợ, đề nghị mua ngoại tệ; lập, theo dõi hợp đồng tín dụng. Kế toán thanh toán làm công việc của Thủ quỹ: quản lý tiền; thu-chi theo phiếu thu-phiếu chi; nộp tiền điện, nước, điện thoại, bảo hiểm; nộp tiền vào ngân hàng; nộp hồ sơ, chứng từ cho ngân hàng; thu tiền bán hàng; phát thưởng; in sổ kế toán, ghi sổ quỹ, Lưu trữ phiếu thu, phiếu chi. Kế toán thanh toán cập nhật sổ phụ ngân hàng; kết chuyển phí, lãi vay tạm trích; cập nhật công nợ từng khách hàng thanh toán đầu vào; kiểm soát số liệu kế toán, hóa đơn; kiểm tra, lập bảng theo dõi hạn mức tín dụng ngân hàng, thuế Nhập khẩu phải nộp; theo dõi tiền gửi, tính lãi tiền gửi; kiểm tra thanh toán lương qua ngân hàng; kiểm tra, tính lãi vay, phí ngân hàng tạm trích, đối chiếu số liệu số dư, lãi vay, phí. Kế toán công nợ Kế toán công nợ nhận hợp đồng kinh tế của các bộ phận; nhận đề nghị xác nhận công nợ với khách hàng, nhà cung cấp; xác nhận hoá đơn bán hàng, chứng từ thanh toán; kiểm tra công nợ khách hàng, nhà cung cấp; theo dõi tuổi nợ, hạn mức tín dụng khách hàng, NCC; liên lạc thường xuyên với các bộ phận/nhân viên phát hành hợp đồng về tình hình thực hiện hợp đồng; theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, chi tiết theo hợp đồng, theo hoá đơn bán hàng; theo dõi tình hình thực hiện các hợp đồng mua hàng hoá, dịch vụ trong và ngoài nước của các bộ phận. Kế toán công nợ đôn đốc và tham gia thu hồi nợ với các khoản công nợ khó đòi, nợ lâu và các khoản công nợ trả trước cho nhà cung cấp đã quá thời hạn nhập hàng hoặc nhận dịch vụ; lập bút toán kết chuyển công nợ hàng hoá, dịch vụ với các chi nhánh/công ty con; định kỳ làm xác nhận công nợ với các chi nhánh/công ty Trang 12
21. [Type the document title] con; lập bút toán điều chỉnh chênh lệch tỷ giá, chênh lệch số dư lẻ; kiểm tra số liệu công nợ để lập biên bản xác nhận công nợ với khách hàng, từng nhà cung cấp; kiểm tra báo cáo công nợ trên phần mềm kế toán; lập báo cáo công nợ; lập dự báo thanh toán công nợ; lập báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng, thông tin về công nợ. Kế toán Nguyên – vật liệu Kế toán NVL xuất – nhập kho dựa theo bảng kê nhập kho từ Phòng mua hàng, Phòng xuất - nhập khẩu, Showroom; xuất – nhập vật tư theo phiếu đề nghị; Xuất nhập gia công theo định mức; cập nhật hóa đơn GTGT mua vào; Cập nhật định mức vật tư, tạo mã vật tư, xuất hóa đơn bán hàng; Tập hợp, theo dõi chi phí bảo hành, gia công; Lập bảng tính giá hàng nhập khẩu; Phân bổ kết chuyển chi phí bảo hiểm, vận chuyển, nhận hàng nhập khẩu. Kế toán NVL kiểm tra, đối chiếu, xác nhận số liệu hàng tồn kho; kiểm kê định kì và chốt số liệu tài khoản với giá trị kho vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ; kiểm tra chi phí vận chuyển, lắp đặt, bảo hành; kiểm soát và báo cáo kịp thời những biến động bất thường của chi phí, giá nhập kho, giá thành. Lưu trữ hóa đơn, chứng từ đầu vào; sắp xếp phiếu nhập, xuất, bảng tính giá nhập khẩu, tờ khai hải quan. Kế toán Kiểm soát nội bộ Công tác rà soát và xây dựng tài liệu, lập báo cáo: Hỗ trợ sọan thảo các chính sách, quy trình về kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại Công ty, chi nhánh và các đơn vị trực thuộc; Rà sóat hệ thống các quy trình nội bộ của các phòng ban, đảm bảo tính hợp lý, khả thi và tính nhất quán; Đánh giá và quản lý rủi ro trong mọi hoạt động của Công ty: hệ thống thông tin báo cáo tài chính và thông tin quản lý; Đảm bảo các quá trình cần thiết của hệ thống kiểm soát được thiết lập, thực hiện và duy trì một cách có hiệu quả; Lập báo cáo kiểm soát những mặt cần khắc phục của các đơn vị; Lập báo cáo kiểm soát nội bộ theo định kỳ hàng tháng/quý/năm. Công tác tổ chức: Đảm bảo việc tác nghiệp và việc kiểm soát nội bộ được giao được thực hiện hiệu quả; Đôn đốc, giám sát các phòng ban thực hiện các yêu cầu về công việc, cải tiến quy trình hay khắc phục dựa trên các báo cáo và đánh giá của kiểm soát nội bộ; Đưa ra những ý kiến nhằm cải tiến và nâng cao hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của các đơn vị. Trang 13