Kế hoạch ứng dụng Quản lý nguồn nhân lực

Nội dung text: Kế hoạch ứng dụng Quản lý nguồn nhân lực

1. Tên Doanh nghiệp: Công ty KẾ HOẠCH ỨNG DỤNG QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC Người thiết lập: Giai đoạn: 2004 – 2005 A.TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC: 1. Giới thiệu: Tên Doanh nghiệp: Công ty Thời gian hoạt động: Lĩnh vực hoạt động: Sản phẩm:
2. 2. Mục tiêu và rào sản về hoạt động nguồn nhân lực hiện nay: 2.1 Những mục tiêu, mong muốn: - Xây dựng hoàn chỉnh bản chức năng nhiệm vụ của các bộ phận vào tháng 12/204 - Xây dựng hoàn chỉnh bản mô tả công việc, yêu cầu công việc, tiêu chuẩn công việc vào tháng 03/2005. 2.2 Những rào cản đã và đang nhận thấy: - Trình độ, kiến thức, kỹ năng về cơ cấu tổ chức, mô tả công việc, tiêu chuẩn công việc của các Trưởng bộ phận còn yếu. - Do công việc sản xuất kinh doanh của công ty rất bạn đặc biệt trong dịp tết (tháng 10 năm trước đến tháng 3 năm sau) nên ít có thời gian để thực hiện công việc khác ngoài sản xuất kinh doanh. 3. Những biện pháp quản lý nguồn nhân lực đang được áp dụng: 3.1 Lập kế hoạch và tuyển dụng: - Công ty lập kế hoạch tuyển dụng theo tháng, quý, sáu tháng, năm. Mỗi đợt tuyển dụng lại có một kế hoạch riêng. - Thông thường kế hoạch tuyển dụng gồm các nội dung sau: đối tượng tuyển dụng, tiêu chuẩn công việc, thời gian tuyển dụng, phương pháp tuyển dụng, người phỏng vấn, thời gian thực hiện các quy trình tuyển dụng 3.2 Đào tạo và phát triển: Hiện tại công ty chưa chú trọng việc đào tạo và phát triển nhân viên, do chiến lược của công ty là tuyển những nhân sự giỏi vào các vị trí chủ chốt trong công ty. Những người này có trách nhiệm xây dựng các hệ thống phục vụ cho việc xây dựng hệ thống với chiến lược môi trường làm việc chuyên nghiệp. 3.3 Duy trì và quản lý: Công ty ít áp dụng các biện pháp duy trì và quản lý do chức năng nhân sự mới được thành lập trong thời gian 6 tháng, công ty đang tập trung xây dựng cơ cấu tổ chức lại. 3.4 Hệ thống thông tin và dịch vụ nguồn nhân lực: Công ty ít áp dụng các biện pháp về hệ thống thông tin và dịch vụ nguồn nhân lực do chức năng nhân sự mới được thành lập trong thời gian 6 tháng, công ty đang tập trung xây dựng cơ cấu tổ chức lại. 4. Những biện pháp quản lý nguồn nhân lực doanh nghiệp muốn phát triển: 4.1 Lập kế hoạch và tuyển dụng: Hiện nay công ty có kế hoạch và Thủ tục tuyển dụng rất chặt chẽ và hiệu quả, do vậy trong thời gian tới các biện pháp về lập kế hoạch và tuyển dụng vẫn được công ty duy trì theo phương pháp cũ. 4.2 Đào tạo và phát triển: Công ty dự định thiết lập các tài liệu về đào tạo nôi bộ cho các nhân viên cấp thấp trong công tyu1 4.3 Duy trì và quản lý: Công ty dự định xây dựng qui chế lương thưởng và áp dụng trong vòng 6 tháng tới. 4.4 Hệ thống thông tin và dịch vụ nguồn nhân lực: công ty tổ chức thu thập ý kiến của CNV công ty về thông tin và dịch vụ nguồn nhân lực 3 tháng/lần.
3. 5. Những cản trở tối việc áp dụng các biện pháp nêu trên – giải pháp khắc phục: 5.1 Những cản trở: - Trình độ, kiến thức, kỹ năng về cơ cấu tổ chức, mô tả công việc, tiêu chuẩn công việc của các Trưởng bộ phận còn yếu. - Do công việc sản xuất kinh doanh của công ty rất bạn đặc biệt trong dịp tết (tháng 10 năm trước đến tháng 3 năm sau) nên ít có thời gian để thực hiện công việc khác ngoài sản xuất kinh doanh. 5.2 Những giải pháp: - Huấn luyện cho Trưởng các bộ phận về cách thức tổ chức công việc vào tháng 12/2004 - Huấn luyện Trưởng các bộ phận về cách thức đào tạo, tuyển chọn, định hướng và phát triển nguồn nhân lực vào tháng 1/2005. - Yêu cầu Giám đốc phân việc lại cho các quản lý để giảm khối lương công việc cho các quản lý trước tháng 12/2004. 6. Một số sáng kiến thực hiện trong thời gian tới: 6.1 Sáng kiến 1: Huấn luyện Trưởng các bộ phận về cách thức tổ chức công việc vào tháng 12/2004 - Miêu tả: Huấn luyện về các mô hình tổ chức, huấn luyện về qui trình các công việc, huấn luyện về cách phân việc, giao việc, hình thành cơ cấu tổ chức. - Đánh giá mức độ thành công: giúp 100 % Trưởng bộ phận hiểu được qui trình chung, hiểu được 70 % nội dung các bài huấn luyện, phần còn lại sẽ được huấn luyện kỹ năng thực tế trong các quá trình tái cơ cấu tổ chức và tuyển dụng. - Thực trạng: đang làm kế hoạch triển khai. B. TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ: 1. Tự nhận lại cách tuyển dụng hiện nay: Xác định công việc: Có. Tìm kiếm: Có Sơ tuyển: Có. Phỏng vấn: Có Tuyển chọn: Có Mời nhận việc: có Định hướng và theo dõi: Có. 2. Lập một mẫu hồ sơ xin việc mới: HỒ SƠ ỨNG VIÊN I/DỮ LIỆU CÁ NHÂN: Họ tên Năm sinh Địa chỉ thường trú: Địa chỉ tạm trú: Điện thoại bàn
4. Điện thoại di động Email II/MỤC TIÊU NGHỀ NGHIỆP &CÔNG VIỆC MONG MUỐN: Ví trí xin tuyển: Ngày có thể bắt đầu làm việc: Mức lương yêu cầu: Mức lương khi phát huy tối đa khả năng: Mục tiêu nghề nghiệp: III/TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN: Loại hình đào tạo Tên trường Thời gian học Kết quả Tiểu học Trung học cơ sở Phổ thông trung học Trung cấp 1 Trung cấp 2 Trung cấp 3 Cao đẳng 1 Cao đẳng 2 Cao đẳng 3 Đại học 1 Đại học 2 Đại học 3 Cao học Tiến sỹ Tên các khoá Tên trường Thời gian học Kết quả chuyên môn khác Tiếng Anh Vi tính
5. IV/KINH NGHIỆM: Công ty: Địa chỉ: Điện thoại: Loại hình kinh doanh: Chức vụ: Nhiệm vụ: Lý do thôi việc: Công ty: Địa chỉ: Điện thoại: Loại hình kinh doanh: Chức vụ: Nhiệm vụ: Lý do thôi việc: Công ty: Địa chỉ: Điện thoại: Loại hình kinh doanh: Chức vụ: Nhiệm vụ: Lý do thôi việc: Công ty: Địa chỉ: Điện thoại: Loại hình kinh doanh: Chức vụ: Nhiệm vụ:
6. Lý do thôi việc: V / KỸ NĂNG: Loại kỹ năng Diển giải kỹ năng VI / NGUỒN THẨM TRA: Tên: Nghề nghiệp: Địa chỉ: Quan hệ: Điện thoại: Biết anh chị mấy năm? Tên: Nghề nghiệp: Địa chỉ: Quan hệ: Điện thoại: Biết anh chị mấy năm? VII / NGƯỜI BÁO TIN TRONG TRƯỜNG HỢP KHẨN CẤP: Tên: Nghề nghiệp: Địa chỉ: Quan hệ: Điện thoại: Tôi cam đoan những thông tin trên là đầy đủ và chính xác. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin theo quy định của công ty. TP HCM, Ngày tháng năm Ký tên 3. Hãy lực chọn một vị trí trong công ty bạn và xây dựng các công cụ tuyển dụng sau: 3.1 Một thông báo quảng cáo tuyển dụng nhân sự:
7. 3.2 Một bảng điểm ứng viên: PHIẾU CHO ĐIỂM ỨNG VIÊN Họ tên ứng viên Vị trí Phòng Số điểm đạt so với yêu cầu công việc: Tiêu chuẩn Trọng 5 4 3 2 1 0 số Xuất Giỏi Khá Trung Kém không sắc bình quan sát được Trình độ học vấn Quan tâm đến chi tiết Tinh thần hợp tác Dịch vụ khách hàng Khả năng gây ảnh hưởng Sáng kiến Tính thật thà Quan hệ cá nhân Khả năng học hỏi Nhiệt tình với công việc Khả năng chịu đựng Giao tiếp trực tiếp Điểm TB: ((Trọng số * điểm)+ + (Trọng số * điểm)) / số lĩnh vực đánh giá Kết luận: Đề nghị: Tuyển Từ chối Xem xét Ngày: Người phỏng vấn: Ký tên: 3.3 Các câu hỏi phỏng vấn: - Các câu hỏi chung về công việc: 1 Anh chị hãy nêu cách thức kiểm tra hàng hoá, vật tư ra vào cổng?
8. 2 Anh chị hãy cho biết những nội dung bàn giao ca bảo vệ 3 Khi có cướp, sự cố xảy ra anh chị xử lý như thế nào? 4 Khi có sự cố cháy nổ, anh chị xử lý như thế nào? 5 Nhiệm vụ chính của nhân viên bảo vệ là gì? 6 Khi có khách hàng đến liên hệ công ty làm việc. Anh chị xử lý như thế nào? - Các câu hỏi về trình độ học vấn: - Các câu hỏi về kinh nghiệm: - Các câu hỏi về tiền lương và các yếu tố vô hình khác. 1 Mức lương và các khoản khác mà anh chị được hưởng ở công ty gần nhất là bao nhiêu? 2 Mức lương mà anh chị mong muốn là bao nhiêu? C. PHÂN TÍCH MÔ TẢ CÔNG VIỆC, TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC: 1. Phân tích công việc: 1.1 Hãy liệt kê các vị trí trong doanh nghiệp của bạn: - Giám đốc - Phó giám đốc (sản xuất, kinh doanh). - Trợ lý giám đốc - Trưởng phòng nhân sự - Trưởng phòng kế toán - Trường phòng kinh doanh - Trưởng phòng kỹ thuật - Quản lý hàng hoá, các kênh phân phối, trưởng bộ phận mua hàng. - Nhân viên giám sát. - Cửa hàng trưởng. - Nhân viên bán hàng, nhân viên tư vấn. - Trợ lý nhân sự. - Nhân viên tiếp tân. - Nhân viên bảo vệ - Nhân viên giao nhận - Nhân viên bảo trì - Nhân viên kế toán. - Tổ trưởng chuyền - Thủ kho - Tổ phó chuyền - Công nhân may - Thợ phụ - Tổ trưởng cắt - Phụ cắt - Tổ trưởng hoàn thành - Nhân viên hoàn thành
9. - Tổ trưởng KCS - Nhân viên KCS - Thủ kho 1.2 Chọn một vị trí và hoàn thành bảng câu hỏi phân tích công việc: Ví trí nhân viên bảo vệ THÔNG BÁO Nhằm mục đích xác định chính xác công việc của CNV công ty đề rà soát lại công tác tính lương và phân công nhiệm vụ công việc hiệu quả, Phòng HCNS yêu cầu CNV hoàn thành bản câu hỏi phân tích công việc đính kèm sau đây. Trong quá trình thực hiện, có vướng mắc hoặc phát sinh,đề nghị CNV liên hệ chị Hân trợ lý nhân sự để được giải thích thêm. TP Hành chánh – Nhân sự I / KIẾN THỨC: 1. Trình độ học vấn cơ bản: Yêu cầu trình độ học vấn cơ bản để hoàn thành nhiệm vụ: Loại trình độ học vấn Đánh Ghi chú dấu Không học vấn Đến tiểu học Đến Trung học cơ sở Đến Trung học phổ x thông Đào tạo nghề: Trung cấp Cao đẳng Đại học Thạc sỹ: Tiến sỹ 2. Kiến thức và kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm: Đòi hỏi kinh nghiệm trong công việc hoặc kinh nghiệp giữ vị trí công tác tương tự: Thời gian công tác Đánh Ghi chú dấu 6 tháng 1-2 năm x 3-5 năm 5-7 năm Trên 7 năm Khác
10. II / TRÍ LỰC: 1. Lập kế hoạch: Vị trí cần lập kế hoạch, chọn mức yêu cầu tối thiểu: Thời gian Đánh Ghi chú dấu 1 tuần 2-3 tuần 1-3 tháng 1 năm 3 năm Khác x Không cần 2. Hiểu biết: Phân loại Đánh Ghi chú dấu Có thể hiểu rõ các mệnh lệnh và các chỉ x thị liên quan đến công việc Có thể hiểu rõ các mệnh lệnh và các chỉ thị liên quan đến công việc của nhóm hoặc bộ phận Có thể nắm được bản chất mối quan hệ thông tin đến công việc 3. Phán quyết: Phân loại Đánh Ghi chú dấu Công việc không cần phán quyết cao x Phải phán quyết các điểm nhỏ trong phạm vi các chỉ thị tương đối chi tiết Khi có các hướng dẫn chung, phải đưa ra các quyết định tác động đến kết quả làm việc của nhóm hoặc bộ phận Khi có các hướng dẫn chung, phải đưa ra các quyết định tác động đến kết quả làm việc của các phòng / ban Khi có các hướng dẫn chung, phải đưa ra các quyết định tác động đến kết quả làm việc của doanh nghiệp 4. Khả năng thuyết phục: Phân loại Đánh Ghi chú dấu Không cần thuyết phục người khác x Cần thuyết phục các thành viên nhóm và cấp dưới Cần thuyết phục một số lượng lớn cấp
11. dưới hoặc khách hàng khó tính 5. Tính sáng tạo: Phân loại Đánh Ghi chú dấu Không cần tính sáng tạo x Tạo ra những cải tiến nhỏ trong phạm vi công việc của nhóm Tạo ra những kiểu dáng sản phẩm mới cho doanh nghiệp Tạo ra những sản phẩm mới Tạo ra những ý tưởng mới về sản phẩm, công tác tổ chức. 6. Năng lực lãnh đạo: Phân loại Đánh Ghi chú dấu Không cần năng lực lãnh đạo x Phải lãnh đạo một nhóm nhỏ Phải lãnh đạo một bộ phận Phải lãnh đạo một phòng ban Phải lãnh đạo một doanh nghiệp III / THỂ LỰC VÀ MÔI TRƯỜNG: 1. Cường độ tập trung: Phân loại Đánh Ghi chú dấu Không cần nỗ lực đặc biệt Nỗ lực đặc biệt để quan sát và lắng nghe x 2. Quan hệ: Phân loại Đánh Ghi chú dấu Không cần quan hệ với người khác Cần quan hệ với mọi người trong và x ngoài doanh nghiệp Đòi hỏi quan hệ thường xuyên với nhiều người 3. Sức lực: Phân loại Đánh Ghi chú dấu Không cần sức lực Cần sức lực x Cần nỗ lực và sức lực đặc biệt
12. 4. Môi trường làm việc: Phân loại Đánh Ghi chú dấu Bình thường x Nhiệt độ cao, tiếng ồn, bụi, mùi Nhiệt độ cao, tiếng ồn, bụi, mùi với mức độ cao 5. Rủi ro: Phân loại Đánh Ghi chú dấu Không rủi ro x Rủi ro tai nạn hoặc bệnh tật tiềm tàng IV / TRÁCH NHIỆM CÔNG TÁC: 1. Phụ trách: Phân loại Đánh Ghi chú dấu Một nhóm nhỏ Một tổ Một đội hay phòng nhỏ Một phòng hay một lĩnh vực hẹp Một lĩnh vực Khác x Không có 2. Trách nhiệm công tác: Phân loại Đánh Ghi chú dấu Không chịu trách nhiệm x Phân loại Phải chịu trách nhiệm với tổn thất dưới 100.000 đồng Phải chịu trách nhiệm với tổn thất từ 100.000 đồng đến 1.000.000 đồng Phải chịu trách nhiệm với tổn thất trên 1.000.000 đồng Xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của Quý vị. 1.3 Chọn một vị trí để hoàn thành bản phân tích công việc: Nhân viên bảo vệ BẢNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
13. Người chuẩn bị Ngày tháng 20/10/04 Chức danh công việc: Nhân viên bảo vệ Phòng HCNS Địa điểm: Văn phòng ôcng ty Các nguồn lao động: Nội bộ: Bên ngoài: x Mục đích, mục tiêu của vị trí: Bảo vệ con người, tài sản, an ninh trật tự Các trách nhiệm công việc: Chức danh: NV bảo vệ Báo cáo cho: Tổ trưởng bảo vệ Phối hợp làm việc với: Các tránh nhiệm chính Cách thức kiểm tra chất lượng công việc Đánh dấu để Đúng thời Đúng Đúng Khác ghi ra những hạn khối kết quả trách nhiệm lượng chính được giám sát - Bảo vệ tài sản, con người, an x ninh trật tự tự công ty. - Lập sổ theo dõi tài sản, vật tư, x hàng hoá xuất nhập ra khỏi công ty. Sổ theo dõi tài sản xuất nhập gồm các cột sau: ngày, người giữ tài sản, tên tài sản, qui cách, đơn vị, số lượng, nhập/xuất, ghi chú. - Nhắc nhở nhân viên, công nhân x khách đến làm việc luôn tuân thủ các biện pháp an toàn lao động, PCCN và nội quy Công ty. - Khi khách đến liên hệ giao dịch. x Bảo vệ hỏi rõ lai lịch của khách sau đó liên hệ văn phòng hoặc người cần gặp. Nếu bộ phận văn phòng công ty đồng ý tiếp thì bảo vệ đề nghị khách đăng ký và xuất trình giấy tờ tùy thân trước khi vào công ty. - Lập sổ theo dõi CNV và khách x
14. gồm các cột sau: ngày, họ tên, bộ phận/cơ quan, giờ đến/đi, nội dung công việc, ghi chú. Sổ theo dõi CNV và khách để theo dõi khách hàng đến, khách hàng ra khỏi công ty, CNV đến muộn, CNV về sớm, CNV từ bộ phận khác sang liên hệ công tác, CNV công tác xong trở về, CNV đi công tác, CNV đi công tác trở về, CNV từ nhà đi công tác luôn, sau đó vô công ty trễ Mỗi trường hợp phải ghi riêng. - Thứ bảy hàng tuần, bảo vệ photo x sổ theo dõi CNV và khách chuyển về Trưởng phòng HCNS.ø Các tránh nhiệm phụ Cách thức kiểm tra chất lượng công việc Đánh dấu để Đúng thời Đúng Đúng kết Khác ghi ra những hạn khối quả trách nhiệm lượng chính được giám sát - Hàng tuần, bảo vệ lập báo cáo x nhập xuất tài sản trong công ty chuyển Tổ trưởng bảo vệ kiểm tra, sau đó báo cáo cho TP HCNS. - Khi khách đến liên hệ giao dịch. x Bảo vệ hỏi rõ lai lịch của khách sau đó liên hệ văn phòng hoặc người cần gặp. Nếu bộ phận văn phòng công ty đồng ý tiếp thì bảo vệ đề nghị khách đăng ký và xuất trình giấy tờ tùy thân trước khi vào công ty. - Bảo vệ có trách nhiệm giúp x khách, CNV đưa xe vào đúng vị trí khi khách CNV dừng xe trước công ty, phát thẻ xe, thu thẻ xe khi khách – CNV lấy lại xe, giúp khách CNV chuyển xe từ chỗ để xe ra ngoài. - Khi có thư báo, bưu phẩm, quà x tặng. Nhân viên bảo vệ nhận từ tay người đưa đến đồng thời chuyển ngay đến bộ phận văn
15. thư của Công ty xử lý. - Trường hợp phân ca trực cho tại x cùng một địa điểm thì bảo vệ phải lập biên bản bàn giao ca. Biên bản bàn giao ca phải thể hiện các nội dung: số lượng chìa khoá giao, ngày giờ giao, tên người giao – người nhận, các trường hợp phát sinh trong ca trực, các trường hợp cần giải quyết tiếp theo - Liên hệ cơ quan lân cận hoặc địa x phương để hợp đồng phối hợp khi cần thiết (khi có sự uỷ nhiệm của lãnh đạo). - Thường xuyên kiểm tra tài sản, x phát hiện ra những CNV xâm phạm tài sản và nội qui của Công ty, báo cáo Tổ trưởng bảo vệ, Tổ trưởng bảo vệ có trách nhiệm báo cáo cho TP HCNS xem xét và xử lý. - Kiểm tra các thiết bị PCCC đầu x tháng, nội dung kiểm tra gồm: bình PCCC còn sử dụng được không? Có đúng vị trí không? Có hướng dẫn sử dụng không? Biên bản kiểm tra chuyển về TP HCNS kiểm tra. - Vận hành thành thạo, thao tác x nhanh, xử lý kịp thời khi có sự cố xảy ra biết bảo dưỡng và sửa chữa hư hỏng thông thường của thiết bị PCCC. Phòng chống và phát hiện kịp thời các hiện tượng cháy nổ để xử lý ngay đồng thời thông báo cho các cơ quan có chức năng phối hợp giải quyết kịp thời. Chủ động phát hiện để phòng chống các hành vi phá hoại hoặc đe dọa phá hoại cơ sở vật chất, kỹ thuật của công ty. - Thông báo ngay Trưởng bộ phận x sản xuất, TP HCNS biết về các trường hợp phạm pháp qủa tang theo luật pháp Việt Nam đối với
16. bất kỳ ai có hành vi phá hoại, trộm cắp, lừa đảo, gian lận để chiếm đoạt tài sản hoặc gây rối làm mất an toàn trật tự trong Công ty để giải quyết kịp thời. Các mối quan hệ: Báo cáo cho: Tổ trưởng bảo vệ Giám sát những người nào không sau đây Trách nhiệm công khai: Với thiết bị Không Các tài sản khác Không Mức lợi nhuận Không Tiền mặt Không Các khoản chi Không Thông tin Không Các quan hệ bên ngoài Không Trình độ học vấn, kinh nghiệm cần thiết: Học vấn: 12/12 Kinh nghiệm: 1 năm Kỹ năng: Kỹ năng chuyên môn - Nghiệp vụ bảo vệ và giao tiếp. - Nghiệp vụ ứng phó trong tình huống khẩn cấp. - Nghiệp vụ cấp cứu người bị nạn. - Nghiệp vụ phòng cháy chữa cháy. - Võ thuật chiến đấu, cách sử dụng các công cụ hỗ trợ. Kỹ năng giao tiếp Không Kỹ năng tư duy không Các yêu cầu về điều kiện vật chất: Điều kiện nơi làm việc Tại cửa VP Công ty Thời gian làm việc 8:00 – 17:30 (nghỉ trưa 1.5 tiếng) Các giai đoạn nghỉ ngơi Nghỉ trưa 1.5 tiếng Các yêu cầu khác: Đi công tác: Không Làm việc biệt lập: Không Làm việc ban đêm: Không Làm việc nhiều giờ liên tục Không Làm việc trong điều kiện nguy Không hiểm:
17. 2. Mô tả công việc, yêu cầu chuyên môn, tiêu chuẩn kết quả công việc: 2.1 Các vị trí nào trong công ty đã có bản mô tả công việc, yêu cầu chuyên môn, tiêu chuẩn công việc: - Trưởng phòng nhân sự - Trưởng phòng kỹ thuật - Trợ lý nhân sự. - Nhân viên tiếp tân. - Nhân viên bảo vệ - Nhân viên giao nhận - Nhân viên bảo trì - Tổ trưởng chuyền - Tổ phó chuyền - Công nhân may - Thợ phụ - Tổ trưởng cắt - Phụ cắt - Tổ trưởng hoàn thành - Nhân viên hoàn thành - Tổ trưởng KCS - Nhân viên KCS 2.2 Bạn muốn xây dựng tài liệu cho vị trí nào? Các vị trí còn lại trong doanh nghiệp. 3. Hãy chọn một vị trí điển hình để xây dựng các tài liệu công việc, Vị trí là gì? Xây dựng các mẫu kèm theo (nhân viên bảo vệ): a> Bản mô tả công việc: Ngày 20/10/04 Người chuẩn bị Người kiểm tra Chức danh Nhân viên bảo vệ Phòng HCNS Mô tả công việc: Chức danh Nhân viên bảo vệ Báo cáo cho Tổ trưởng bảo vệ Các nhiệm vụ chính: - Bảo vệ tài sản, con người, an ninh trật tự tự công ty. - Lập sổ theo dõi tài sản, vật tư, hàng hoá xuất nhập ra khỏi công ty. Sổ theo dõi tài sản xuất nhập gồm các cột sau: ngày, người giữ tài sản, tên tài sản, qui cách, đơn vị, số lượng, nhập/xuất, ghi chú.
18. - Nhắc nhở nhân viên, công nhân khách đến làm việc luôn tuân thủ các biện pháp an toàn lao động, PCCN và nội quy Công ty. - Khi khách đến liên hệ giao dịch. Bảo vệ hỏi rõ lai lịch của khách sau đó liên hệ văn phòng hoặc người cần gặp. Nếu bộ phận văn phòng công ty đồng ý tiếp thì bảo vệ đề nghị khách đăng ký và xuất trình giấy tờ tùy thân trước khi vào công ty. - Lập sổ theo dõi CNV và khách gồm các cột sau: ngày, họ tên, bộ phận/cơ quan, giờ đến/đi, nội dung công việc, ghi chú. Sổ theo dõi CNV và khách để theo dõi khách hàng đến, khách hàng ra khỏi công ty, CNV đến muộn, CNV về sớm, CNV từ bộ phận khác sang liên hệ công tác, CNV công tác xong trở về, CNV đi công tác, CNV đi công tác trở về, CNV từ nhà đi công tác luôn, sau đó vô công ty trễ Mỗi trường hợp phải ghi riêng. - Thứ bảy hàng tuần, bảo vệ photo sổ theo dõi CNV và khách chuyển về Trưởng phòng HCNS.ø - Quản lý chìa khoá các bộ phận, chìa khoá chính, ghi rõ số khoá đã bàn giao trong sổ trực ban khi được phân công. Các nhiệm vụ phụ: - Hàng tuần, bảo vệ lập báo cáo nhập xuất tài sản trong công ty chuyển Tổ trưởng bảo vệ kiểm tra, sau đó báo cáo cho TP HCNS. - Khi khách đến liên hệ giao dịch. Bảo vệ hỏi rõ lai lịch của khách sau đó liên hệ văn phòng hoặc người cần gặp. Nếu bộ phận văn phòng công ty đồng ý tiếp thì bảo vệ đề nghị khách đăng ký và xuất trình giấy tờ tùy thân trước khi vào công ty. - Bảo vệ có trách nhiệm giúp khách, CNV đưa xe vào đúng vị trí khi khách CNV dừng xe trước công ty, phát thẻ xe, thu thẻ xe khi khách – CNV lấy lại xe, giúp khách CNV chuyển xe từ chỗ để xe ra ngoài. - Khi có thư báo, bưu phẩm, quà tặng. Nhân viên bảo vệ nhận từ tay người đưa đến đồng thời chuyển ngay đến bộ phận văn thư của Công ty xử lý. - Trường hợp phân ca trực cho tại cùng một địa điểm thì bảo vệ phải lập biên bản bàn giao ca. Biên bản bàn giao ca phải thể hiện các nội dung: số lượng chìa khoá giao, ngày giờ giao, tên người giao – người nhận, các trường hợp phát sinh trong ca trực, các trường hợp cần giải quyết tiếp theo - Liên hệ cơ quan lân cận hoặc địa phương để hợp đồng phối hợp khi cần thiết (khi có sự uỷ nhiệm của lãnh đạo). - Thường xuyên kiểm tra tài sản, phát hiện ra những CNV xâm phạm tài sản và nội qui của Công ty, báo cáo Tổ trưởng bảo vệ, Tổ trưởng bảo vệ có trách nhiệm báo cáo cho TP HCNS xem xét và xử lý. - Kiểm tra các thiết bị PCCC đầu tháng, nội dung kiểm tra gồm: bình PCCC còn sử dụng được không? Có đúng vị trí không? Có hướng dẫn sử dụng không? Biên bản kiểm tra chuyển về TP HCNS kiểm tra. - Vận hành thành thạo, thao tác nhanh, xử lý kịp thời khi có sự cố xảy ra biết bảo dưỡng và sửa chữa hư hỏng thông thường của thiết bị PCCC. Phòng chống và phát hiện kịp thời các hiện tượng cháy nổ để xử lý ngay đồng thời thông báo cho các cơ quan có chức năng phối hợp giải quyết kịp thời. Chủ động phát hiện để phòng chống các hành vi phá hoại hoặc đe dọa phá hoại cơ sở vật chất, kỹ thuật của công ty. - Thông báo ngay Trưởng bộ phận sản xuất, TP HCNS biết về các trường hợp phạm pháp qủa tang theo luật pháp Việt Nam đối với bất kỳ ai có hành vi phá hoại, trộm
19. cắp, lừa đảo, gian lận để chiếm đoạt tài sản hoặc gây rối làm mất an toàn trật tự trong Công ty để giải quyết kịp thời. - Nhắc nhở nhân viên, công nhân khách đến làm việc luôn tuân thủ các biện pháp an toàn lao động, PCCN và nội quy Công ty. Các mối quan hệ: Báo cáo cho: Tổ trưởng bảo vệ Giám sát những người không sau: b> Bản yêu cầu chuyên môn Ngày 20/10/04 Người chuẩn bị Người kiểm tra Chức danh Nhân viên bảo vệ Phòng HCNS Trình độ học vấn: Chức danh: Nhân viên bảo vệ Báo cáo cho Tổ trưởng bảo vệ Loại hình đào tạo Tên trường Thời gian học Kết quả Tiểu học Trung học cơ sở Phổ thông trung học x Trung cấp 1 Trung cấp 2 Trung cấp 3 Cao đẳng 1 Cao đẳng 2 Cao đẳng 3 Đại học 1 Đại học 2 Đại học 3 Cao học Tiến sỹ Tên các khoá Tên trường Thời gian học Kết quả chuyên môn khác Tiếng Anh Không Vi tính Không Các yêu cầu kinh nghiệm: 1 năm trở lên
20. Các yêu cầu kỹ năng: - Nghiệp vụ bảo vệ và giao tiếp. - Nghiệp vụ ứng phó trong tình huống khẩn cấp. - Nghiệp vụ cấp cứu người bị nạn. - Nghiệp vụ phòng cháy chữa cháy. - Võ thuật chiến đấu, cách sử dụng các công cụ hỗ trợ. Các yêu cầu thể chất: khoẻ mạnh, không dị tật Các yêu cầu về điều kiện làm việc: không c> Bản tiêu chuẩn kết quả công việc Ngày 20/10/04 Người chuẩn bị Người kiểm tra Chức danh Nhân viên bảo vệ Phòng HCNS Tính chất công việc Bảo vệ tài sản, con người, an ninh trật tự, luôn luôn phải coi chừng khách, xe. Các hoạt động Sản phẩm của Chất lượng Số lượng của Thời hạn của hoạt động của hoạt động hoạt động hoạt động Liên quan đến nhiệm An toàn của con Không có tài Không xác Không xác vụ chính và phụ người và tài sản sản bị mất định định mát, con người an toàn Liên quan đến sản không không không không xuất hàng hoá Liên quan đến ngôn không không không không ngữ Liên quan đến quản không không không không lý và giám sát Liên quan đến giao không không không không tiếp nội bộ Liên quan đến các không không không không cuộc họp tham dự hoặc chủ tọa Liên quan đến các không không không không hoạt động thể chất Liên quan đến an không không không không toàn lao động D. HỆ THỐNG TIỀN LƯƠNG VÀ TIỀN CÔNG:
21. 1. Danh sách các yếu tố công việc: (không thay đổi) 1.1 Xem lại danh sách các yếu tố công việc đã được cung cấp và điều chỉnh lại nếu thấy cần thiết để phù hợp với doanh nghiệp. 1.2 Hãy cho điểm các yếu tố theo ý của bạn trong danh sách vừa hoàn chỉnh nêu trên. 2. Phân nhóm công việc: 2.1 Lựa chọn một nhóm công việc trong doanh nghiệp của bạn. 2.2 Thu thập bản mô tả công việc và bản yêu cầu chuyên môn cho mỗi vị trí trong nhóm công việc đó. 2.3 Đánh giá giá trị cho mỗi công việc trong nhóm. 2.4 Tóm tắt các kết quả trong bảng đánh giá giá trị công việc. 2.5 Cân nhắc lại xem bạn có nhất trí các vị trí đó vẫn thuộc nhóm công việc này hay không? 2.6 Xác định lại nhóm công việc. 2.7 Lập lại qui trình này cho tất cả các nhóm công việc trong doanh nghiệp của bạn. Trong phần bài thu hoạch này, chỉ xác định bảng đánh giá giá trị của công việc đối với chức danh: nhân viên bảo vệ. BẢNG ĐÁNH GIÁ GIÁ TRỊ CÔNG VIỆC Yếu tố Điểm Ghi chú 1. Kiến thức kỹ năng: _Trình độ học vấn cơ bản 25 _Chuyên môn và kỹ năng 30 2. Trí lực _Lập kế hoạch 0 _Hiểu biết 20 _Phán quyết 20 _Khả năng thuyết phục 20 _Tính sáng tạo 20 _Khả năng lãnh đạo 20 3. Thể lực và môi trường _Cường độ tập trung 30 _Quan hệ 20 _Sức khoẻ 40 _Môi trường làm việc 20 _Rủi ro 30 4. Trách nhiệm: _Giám sát 0 _Trách nhiệm công việc 0 Tổng 295 3. Ngạch công việc và tiêu chí phân ngạch: 3.1 Hãy xem lại các ngạch công việc trong doanh nghiệp của bạn. Nó còn phù hợp với không? Nếu không thì giải thích tại sao?
22. 3.2 Nếu câu trả lời trên là không thì hãy thiết lập một thang phân ngạch mới. 3.3 Xếp nhóm công việc bạn bạn đã thực hiện trong mục 2 vào một ngạch công việc. (không giải thích thêm với phần này, do không đủ thời gian nên chỉ phân tích vị trí nhân viên bảo vệ đại diện cho nhóm). 4. Định giá công việc và thiết lập thang lương: 4.1 Xem lại bảng so sánh thang lương bạn đã lập. 4.2 Thu thập và tập hợp các thông tin về tiền lương của tất cả các vị trí trong nhóm công việc đã thiết lập ở mục 2 vào bảng so sánh thang lương của mình. 4.3 So sánh kết quả trên với mức lương hiện tại bạn đang trả hoặc dự kiến trả cho các vị trí. Bạn phải điều chỉnh những gì? 4.4 Thiết lập một thang lương cho nhóm công việc này dựa tên ngạch lương bạn đã chọn trong bứơc 3.3. (không giải thích thêm với phần này, do không đủ thời gian nên chỉ phân tích vị trí nhân viên bảo vệ đại diện cho nhóm). 5. Định giá công việc , rà soát thang lương: Rà soát lại hệ thống thang lương của bạn và trả lời các câu hỏi sau đây. 5.1 Các mức lương của bạn có phù hợp với mức lương thị trường hiện tại của ngành không? Hiện mức lương của các vị trí là tương đối phù hợp với thị trường, riêng một số vị trí như nhân viên giao nhận, nhân viên kế toán đang được điều chỉnh lại. Mức điều chỉnh là khoảng + 300.000 đồng. 5.2 Tổng quỹ lương một năm của bạn là bao nhiêu? 215.000.000 VNĐ 5.3 Công việc nào chiến tỷ trọng cao nhất trong tổng quỹ lương: Phó Giám đốc Kinh doanh 5.4 Có công việc nào được trả lương thấp quá không? Đó là công việc nào? không 5.5 Có công việc nào được trả lương quá cao không? Đó là công việc nào? Không. 5.6 Bạn có tăng các mức lương không? Dựa trên cơ sở nào? Công ty có tăng mức lương dựa trên kết quả kinh doanh hàng năm. 5.7 Bạn có xác định các mức lương khởi điểm cho mỗi công việc bằng cách nào? Thang lương khởi điểm của bạn cho mỗi công việc là bao nhiêu? Dựa theo mức sống cơ bản của vị trí tương đương. 5.8 Trong thang lương của bạn có mức lương trần không? Không có. 5.9 Kế hoạch hành động tiếp theo? _ Rà soát lại quy chế lương. _ Phân lại nhóm công việc. _ Xác định chính xác đơn giá tiền lương trong % đơn giá sản phẩm. 6. Kế hoạch hành động tiếp theo: Dựa trên đáng giá của bạn ở mục 5, hãy liệt kê những hành động cụ thể bạn sẽ thực hiện tiếp theo. Stt Nội dung công việc Thời gian Ghi chú thực hiện 1 Bản mô tả công việc, yêu cầu chuyên môn, T11-T12/04 tiêu chuẩn công việc
23. 2 Xác định chính xác tỷ lệ đơn giá tiền lương T12/204 trong % đơn giá sản phẩm. 3 Lập bản đánh giá giá trị công việc, và đánh T1-T03/05 giá giá trị công việc của các bộ phận tương ứng 4 Rà soát lại quy chế lương T03/05