Giáo trình Quản trị nhân sự

Nội dung text: Giáo trình Quản trị nhân sự

1. GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ NHÂN SỰ S khác bi t gi a nh ng nhà qu n tr qu c t và nhà qu n tr trong n ư c, là nhà qu n tr qu c t ph i bi t tìm cách làm cho các ho t ng t i n ư c nhà phù h p v i các a ph ươ ng n ư c ngoài và quan h t t v i chính ph n ư c ó
2. I H TH NG LÝ THUY T C N B N V QU N TR NHÂN S I. C C U GIÁO TRÌNH QU N TR NHÂN S : Giáo trình g m 6 ch ương có liên quan ch t ch v i nhau, b sung cho nhau t o thành m t cơ c u hoàn ch nh. - Ch ương đầu: Trình bày khái ni m và h th ng lý thuy t c n b n c a qu n tr nhân s . H th ng lý thuy t này làm n n t ng cho vi c nghiên c u hành vi c a ng ưi lao ng t ó giúp cho các nhà qu n tr nhân s s d ng các tác nhân thích h p nh m t o ra ng cơ thúc y nhân viên, hoàn thành m c tiêu. - Ch ương th ứ hai: phân tích công vi c. Ch ương này nh m xác nh cách th c chi ti t các ch c n ng, nhi m v chính ch y u c a công vi c, làm c ơ s cho vi c tuy n ch n nhân viên. - Ch ương th ứ ba: tuy n d ng nhân viên. ây là công vi c gi vai trò quan tr ng trong ho t ng c a doanh nghi p. Vi c tuy n d ng nhân viên là yêu c u quan tr ng quy t nh cho ho t ng c a doanh nghi p lâu dài. - Ch ương th ứ t ư: ào t o nâng cao n ng l c chuyên môn k thu t. ào t o nâng cao nng l c chuyên môn k thu t cho t t c m i ho t ng c a doanh nghi p là khâu quan tr ng n i li n quá trình tuy n d ng v i quá trình s d ng lao ng có hi u qu . - Ch ương th ứ n ăm: Nâng cao hi u qu s d ng lao ng. Ch ơng này cung cp cho nhà qu n tr nh ng cách th c s d ng lao ng có n ng su t, ch t l ng và hi u qu cao. - Ch ương th ứ sáu: Mt s v n s d ng lao ng c a các công ty u t ư n ưc ngoài. Ch ương này có liên quan n l nh v c kinh t qu c t trong vi c s dng lao ng. Các nhà qu n tr nhân s c n ph i bi t ưc cung cách tuy n d ng, b trí, s d ng lao ng và các chính sách ti n l ương c a các công ty n c ngoài u t ư vào n ưc ta; ây c ng là nh ng v n c n thi t giúp cho các nhà doanh nghi p c a n ưc ta nghiên c u khi u t ư ra n ưc ngoài. Tóm t t. Qu n tr ngu n tài nguyên nhân s là th c hi n ch c n ng t ch c c a qu n tr c n b n, và có vai trò to l n trong ho t ng s n xu t kinh doanh. Các nhân t làm tho mãn nh ng c m giác v thành tích, s tr ưng thành ngh nghi p và th a nh n r ng ai c ng có th có kinh nghi m trong công vi c tu theo m c khó kh n và ph m vi u ưc coi
3. nh ư các ng c ơ thúc y, các ng c ơ nhu c u c a m t cá nhân ưc h ưng t i nh ng mc ích là nh ng khát v ng trong môi tr ưng ó. S t n t i c a các m c ích trong môi tr ưng ó có th nh h ng t i s c m nh nh t nh c a ng c ơ. M t s lý thuy t c n b n ca qu n tr nhân s , giúp cho các nhà qu n tr nghiên c u có h th ng và ng d ng t t trong qu n tr và iu hành nhân viên. II. KHÁI NI M VÀ VAI TRÒ C A QU N TR NHÂN S : 2.1. Khái ni m v qu n tr nhân s : K t khi hình thành xã h i loài ng ưi, con ng ưi bi t h p qu n thành t ch c thì v n qu n tr b t u xu t hi n. M i hình thái kinh t xã h i u g n li n v i m t ph ương th c sn xu t nh t nh, xu h ưng c a qu n tr ngày càng ph c t p cùng v i s phát tri n ngày càng cao c a n n kinh t xã h i. Nh ưng dù b t c xã h i nào v n m u ch t c a qu n tr v n là qu n tr nhân s . M t doanh nghi p dù có ngu n tài chính d i dào, ngu n tài nguyên v t t phong phú, h th ng máy móc thi t b hi n i i ch ng n a c ng s tr nên vô ích, n u không bi t ho c qu n tr kém ngu n tài nguyên nhân s . Chính cung cách qu n tr tài nguyên nhân s này t o ra b m t vn hoá c a t ch c, t o ra b u không khí có s oàn k t giúp l n nhau hay lúc nào c ng c ng th ng b t n nh. Nghiên c u môn qu n tr c n b n cho chúng ta n m ưc các ch c n ng c ơ b n c a qu n tr bao g m: - Ch c n ng ho ch nh - Ch c n ng t ch c - Ch c n ng lãnh o - Ch c n ng ki m tra Nhi u tác gi coi các ch c n ng qu n tr v ho ch nh, t ch c lãnh o và ki m tra là trung tâm v các cu c bàn lu n v qu n tr . Nh ng ch c n ng h p thành quá trình qu n tr này, quá trình ưc h p thành m t cách t t m t vi c nào ó u liên quan n qu n tr b t k theo ki u t ch c hay c p qu n tr nào. Khi lu n gi i v v n này các nhà qu n tr Harold, Koontz và Cyril nói: "Khi hành ng theo kh n ng qu n tr c a mình, các ch t ch, tr ưng phòng, c công, giám th , tr ng khoa, giám m c và nh ng ng ưi ng u các c ơ quan c a chính ph u làm cùng m t vi c. V i t ư cách nhà qu n tr t t c nh ng ng ưi này ph n nào u ti n hành theo công vi c c hoàn thành cùng vi con ng i và thông qua con ngưi. V i t ư cách nhà qu n tr , m i ng ưi trong s h lúc này hay lúc khác u ph i th c hi n nh ng nhi m v c tr ưng c a nh ng nhà qu n tr ". Th m chí m t qu n tr gia ưc vi c c ng s d ng các ch c n ng qu n tr này, m c dù trong nhi u tr ưng h p các ch c n ng này c ng ưc s d ng theo tr c giác. Ho ch nh bao hàm m t vi c thi t l p các m c tiêu và i t ưng i v i t ch c và phát tri n các bi u công vi c cho th y nh ng m c tiêu và i t ưng ó ưc hoàn thành
4. nh ư th nào. Khi k ho ch ã ưc hình thành thì vi c t ch c tr nên quan tr ng. Ch c nng này bao hàm vi c k t h p các ngu n l c v i nhau là con ng i, v n và thi t b m t cách hi u qu nh t hoàn thành m c tiêu. Do v y t ch c bao hàm nhi u vi c k t h p các ngu n l c. Vì v y, qu n tr nhân s chính là vi c th c hi n ch c n ng t ch c c a qu n tr c n b n. Ch c n ng c a t ch c chính là qu n tr tài nguyên nhân s , bao g m các n i dung c ơ bn sau ây: 1. Phân tích công vi c 2. Tuy n d ng nhân viên 3. ào t o và nâng cao n ng l c chuyên môn cho nhân viên 4. Nâng cao hi u qu s dung lao ng thông qua vi c s d ng h th ng kích thích v t ch t và tinh th n i v i nhân viên. Nh ư vy qu n tr nhân s g n li n v i vi c t ch c, b t k doanh nghi p nào hình thành và ho t ng thì u ph i có b ph n t ch c. Vì v y vi c qu n tr nhân s là qu n tr tài nguyên nhân s cùng v i vi c phân tích công vi c, tuy n d ng nhân viên, ào t o và nâng cao n ng l c chuyên môn nh m nâng cao hi u qu s d ng lao ng m t cách t t nh t th c hi n m c tiêu c a t ch c (Xem hình 1.1) Hình 1.1. Quan h gi a ch c n ng t ch c và qu n tr nhân s Sơ trên mô t n i dung c a qu n tr nhân s chính là th c hi n ch c n ng t ch c. i vi m i lo i hình c a doanh nghi p u ph i qu n tr tài nguyên nhân s, nhng m c ph c t p c a các n i dung ph thu c vào tính ch t và qui mô c a t ng lo i hình kinh doanh. 2.2. Vai trò c a qu n tr nhân s :
5. 2.2.1. Qu n lý chính sách và ra chính sách liên quan n tài nguyên nhân s doanh nghi p. B ph n qu n tr nhân s óng vai trò ch y u trong vi c qu n lý chính sách, nh m m bo r ng chính sách do Nhà n c qui nh ưc th c hi n úng và y trong doanh nghi p. B ph n qu n tr nhân s còn ra và gi i quy t các chính sách trong ph m vi ca doanh nghi p nh m th c hi n m c tiêu c a t ch c. Chính sách nhân s ưc th c hi n thông qua vi c c v n cho ng ưi ng u t ch c trong vi c ra và gi i quy t nh ng v n liên quan n con ng ưi trong doanh nghi p. 2.2.2. T ư vn cho các b ph n nhân s trong doanh nghi p: Mt b ph n nào ó trong doanh nghi p có th có v n công nhân b vi c, b ph n có t l công nhân v ng m t cao, b ph n khác có v n th c m c v ch ph c p Trong t t c các v n trên, ng ưi ph c trách v nhân s và nhân viên b ph n nhân s nm v ng chính sách nhân s c a Nhà n ưc và doanh nghi p m nh n vi c gi i quy t các v n khó kh n c th và t ư vn cho ng ưi ng u doanh nghi p gi i quy t nh ng vn ph c t p. Nh ư vy b ph n qu n tr nhân s óng vai trò t ư vn cho các nhà qu n tr . 2.2.3. Cung c p các d ch v : Vai trò cung c p các d ch v tuy n d ng, ào t o và phúc l i cho các b ph n khác c a qu n tr nhân s . Ch ng h n nh ư qu n tr nhân s giúp các b ph n khác trong vi c tuy n m tr c nghi m và tuy n ch n nhân viên. Do tính ch t chuyên môn hoá, nên qu n tr nhân s th c hi n hay t ư vn ph n l n công vi c nhân s s có hi u qu h ơn các b ph n khác m nhi m. Th ưng không m y khi các b ph n khác ng ra tr c ti p làm các ch c n ng c a qu n tr nhân s, các b ph n khác c ng nh b phân qu n tr nhân s cung c p các d ch v liên quan n vi c qu n tr nhân viên. Quy t nh vi c tuy n ch n nhân viên trong iu ki n c ơ ch th tr ng là do các b ph n chuyên môn quy t nh, nh- ng có y các thông tin cho vi c quy t nh là do b ph n d ch v qu n tr nhân s cung c p. Ngoài ra, các ch ương trình ào t o u c b ph n nhân viên s p t k ho ch và t ch c và th ng ưc các b ph n khác tham kh o ý ki n. B ph n qu n tr nhân s c ng qu n lý các ch ơng trình l ương h ưu, l ương b ng, an toàn lao ng. Lu tr và b o qu n các h s ơ nhân viên có hi u qu , giúp cho các b ph n khác ánh giá chính xác vi c hoàn thành công vi c c a nhân viên. 2.2.4. Ki m tra nhân viên: B ph n qu n tr nhân s m nh n ch c n ng ki m tra quan tr ng b ng cách giám sát, các b ph n khác m b o vi c th c hi n các chính sách, các ch ương trình thu c v nhân s ã ra hay không.
6. Ki m tra các th t c, ki m tra các b ph n khác ánh giá thành tích nhân viên có úng không, hay có b sót m t ph n thành tích nào ó hay không. Ki m tra thông qua vi c o l ng, ánh giá, phân tích các ơn khi u n i, các tai n n lao ng, các k h n ch m d t h p ng, lý do v ng m t c a nhân viên, các bi n pháp k lu t, thúc y các b ph n khác qu n tr tài nguyên nhân s có hi u qu h ơn. Các cu c ki m tra các b ph n qu n tr nhân s ph i c th c hi n b ng v n b n thông báo cho các b ph n c ki m tra bi t và báo cáo lên nhà qu n tr c p trên c a doanh nghi p. III. M T S LÝ THUY T V QU N TR NHÂN S : 3.1. Thuy t h ti n c a Elton Mayo: Trong công trình nghiên c u ban u Hawthorne M , các chuyên viên giám nh ã gi nh r ng vi c t ng c ng chi u sáng s làm t ng s n l ng. Ng i ta l y ra hai nhóm công nhân nghiên c u là: Nhóm th c nghi m làm vi c v i các m c chi u sáng thay i và nhóm ki m tra làm vi c d i iu ki n ánh sáng bình th ng trong nhà máy. Khi c ưng ánh sáng t ng lên, s n l ưng c a nhóm th c nghi m t ng lên úng nh ư d oán. Song, th t không ng s n l ưng ca nhóm ki m tra c ng t ng lên mà không h t ng ánh sáng. Nh m gi i thích các v n này và các k t qu tr c nghi m l lùng khác, các chuyên viên giám nh quy t nh i sâu nghiên c u thêm. H th y r ng, ngoài nh ng thay i v k thu t và v t ch t c n nghiên c u thêm m t s v n v hành vi, vì v y Mayo và các ng nghi p c a ông ưc m i n c ng tác. Mayo b t u th c nghi m v i m t nhóm ph n làm vi c l p ráp các rele in tho i. Sau hơn 1 n m r ưi ti n hành th c nghi m các nhà nghiên c u c a Mayo ã c i thi n iu ki n làm vi c c a n công nhân, nh ư qui nh chính th c cho các k ngh , các bu i n tr ưa t i nhà máy và tu n làm vi c ng n h ơn. K t qu cho th y s n l ưng c a nhóm này tng lên. Tr ưc k t qu thu ưc nhóm nghiên c u quay l i hu b nh ng qui nh, quay tr l i iu ki n làm vi c nh ư tr ưc lúc th c nghi m. S thay i này d ki n nh h ưng n tiêu c c và làm gi m s n l ưng. Th nh ưng s n l ưng c a h l i t ng lên r t cao. gi i thích v n này không th xem xét các khía c nh s n xu t th c nghi m mà ph i xem xét y u t con ng i. Do nhóm th c nghi m t p trung chú ý nhi u n khía c nh con ng ưi nên các n công nhân c m th y mình là b ph n quan tr ng trong công ty. H không còn t coi mình là nh ng cá nhân riêng l làm vi c ch v i ý ngh a là g n g i v th xác. Thay vào ó h bu c ph i tr thành các thành viên tích c c c a nhóm làm vi c n ý và g n bó v i nhau. Nh ng m i quan h v a phát tri n ã t ng thêm c m giác v s gn bó, n ng l c và thành công. Nh ng nhu c u hi n nay ch ưa ưc tho mãn n ơi làm vi c, nay ưc th c hi n, làm cho h làm vi c h ng hái h ơn và có hi u qu h ơn tr c.
7. Nhóm nghiên c u c a Mayo m r ng vi c nghiên c u này b ng cách ph ng v n 20 ngàn công nhân. Cách ph ng v n b ng các câu h i s p x p, không có hi u qu vì gây phi n ph c cho h . Vi c chuy n qua công nhân t nói chuy n tho i mái có tác d ng nh t nh. 1- Công nhân có c ơ h i nói nh ng gì h mu n nói. Khi nhi u ki n ngh c a h ưc th c hi n, công nhân b t u c m th y nhà qu n tr ã coi trng h v i t ư cách cá nhân và t ư cách nhóm. Lúc ó h s tham gia tích c c vào ho t ng c a nhà máy và không th c hi n nh ng vi c làm không chính áng. 2- Chú ý nghiên c u m i quan h gi a con ng ưi v i con ng ưi. Qua vi c nghiên c u ng ưi ta nh n th y nhân t có ý ngh a nh t nh h ng n n ng su t c a t ch c chính th c và m i quan h lên nhân cách c phát tri n trên c ơ s công vi c. Khi nhóm không chính th c tr nên không ng nh t v i b máy qu n tr thông qua ch ương trình ph ng vn thì n ng su t t ng lên. Khi m c ích riêng c a công nhân i l p v i m c tiêu qu n tr , nh ư công nhân b giám sát g t gao, ki m tra nh ng vi c không chính áng thì n ng su t t th p và gi m xu ng. Quan im cho r ng con ng ưi b th ng tr b i các nhu c u sinh lý và an toàn, cho nên ch mu n làm gi n th t càng nhi u càng t t. Do ó gi i qu n tr ã t ch c công vi c da trên quan im coi công nhân nói chung là m t ám h ti n. Mayo cho r ng b nh c oán, nh ki n, b n ph n do thuy t h ti n sinh ra. 3.2. Thuy t X và thuy t Y c a Douglas Mc.Gregor: Thuy t h ti n c a Mayo có tác d ng m ng cho Douglas Mc.Gregor phát tri n "thuy t X và thuy t Y" c in. Douglas Mc.Gregor cho r ng t ch c truy n th ng v i t cách ra quy t nh t p trung hoá, hình tháp qu n tr ng ưi trên k d i c a nó, và s ki m soát t bên ngoài, d a trên nh ng nh ki n b n ch t và ng c ơ thúc y con ng ưi. Nh ng nh ki n này t ơng t nh ư "Thuy t h ti n" c a Mayo. Thuy t X cho r ng h u h t m i ng ưi v n thích b ch huy nhi u h ơn, ch không mu n gánh vác nhi m v và mu n ưc an ph n là trên h t. Cùng vi tri t lý này là ni m tin tưng r ng con ng i b thúc y b i ti n b c, b ng l c và s e do tr ng ph t. Nh ng nhà qu n tr ch p nh n quan im c a thuy t X ã th c ơ c u, ki m tra và giám sát ch t ch nhân viên c a h . H th y r ng s ki m soát t bên ngoài hoàn toàn thích hp khi làm vi c v i nh ng ng i cha tin c y, thi u trách nhi m và s chín ch n. Sau khi mô t thuy t X, Douglas Mc.Gregor b n kho n, li u quan im ó v b n ch t con ng ưi có úng không và th c ti n qu n tr d a trên quan im ó có thích h p trong nhi u tình hu ng ngày nay không? Trong xã h i dân ch v i trình giáo d c và m c sng ngày càng t ng, thì càng có nhi u hành vi chín ch n không? Khi nghiên c u k h th ng phân c p nhu c u c a Maslow, Douglas Mc.Gregor k t lu n r ng nh ng quan im ca thuy t X n u mang ng d ng r ng rãi thì th ng không chính xác và ph ơng pháp qu n tr phát tri n thì nh ng quan im này có th b thi t h i trong vi c t o ra h ng c ơ c a
8. nhi u ng ưi cùng làm vi c vì m c ích t ch c. Theo Douglas Mc.Gregor, cách qu n tr bng ch o và ki m tra có th không thành công vì ó là ph ơng pháp còn m m t i vi vi c t o ng c ơ cho nh ng ng i có nhu c u sinh lý và an toàn c tho mãn úng mc và các nhu c u xã h i c tôn tr ng và t kh ng nh mình ang tr nên chi m ưu th . Douglas Mc.Gregor th y r ng qu n tr c n nh ng th c t trên s hi u bi t chính xác h ơn v ng c ơ thúc y con ng ưi, ông ã phát tri n lý thuy t có tính ch t tình th v hành vi con ng ưi g i là thuy t Y. Thuy t này cho r ng con ng i v b n ch t không l i bi ng và áng ng v c. Con ng ưi v c ơ b n có th t nh h ưng và sáng t o trong công vi c nu ưc thúc y h p lý. Do ó nhi m v ch y u c a nhà qu n tr là kh ơi d y ti m nng này con ng ưi. Nh ng ng ưi có ng c ơ h p lý có th t c m c ích riêng c a h t t nh t b ng cách h ưng nh ng c g ng c a chính h vào vi c hoàn thành các m c tiêu c a t ch c. (xem b ng 1.2) Bng 1.2. Nh ng gi thuy t v b n ch t con ng ưi làm c ơ s cho thuy t X và thuy t Y c a Douglas Mc.Gregor Thuy t X Thuy t Y 1. Công vi c mang tính ch t t nhiên nh ư 1. Công vi c không có gì thích thú i v i trò ch ơi n u iu ki n làm vi c t t. ph n l n m i ng ưi. 2. Vi c t ki m soát th ưng tuy t i 2. H u nh ư mi ng ưi không có khát v ng, không c n thi t khi ph n u t các m c ít mong mu n trách nhi m và thích ưc ích t ch c. ch b o. 3. Nhi u ng i có kh n ng sáng t o, khi 3. H u h t m i ng ưi ít có kh n ng sáng gi i quy t các v n t ch c. to trong vi c gi i quy t các v n t ch c. 4. ng cơ thúc y phát sinh các c p nhu c u xã h i, ưc tôn tr ng và t kh ng 4. ng c ơ thúc y ch phát sinh c p nh mình c ng nh ư các c p nhu c u sinh sinh lý và an toàn. lý và an toàn. 5. H u h t m i ng ưi ph i c ki m soát 5. M i ng ưi có th t nh h ưng cho ch t ch và th ưng b bu c ph i t nh ng mình và có tính sáng t o trong công vi c mc tiêu t ch c. nu c thúc y t t. Chris Argyris th a nh n r ng s khác nhau gi a thái và hành vi A và B b sung cho thuy t X và Y. Th th c A bi u t hành vi phù h p v i thuy t X; th th c B bi u t hành vi phù h p v i thuy t Y. Hành vi c a th th c A c c tr ưng b ng s giám sát ch t ch và trình c u trúc cao. Hành vi th th c B là cá nhân b c l tình c m, c i m , th c hi n thí nghi m và giúp nh ng ng i khác th c hi n hành vi này. XA và YB th- ng xuyên k t h p v i nhau trong cu c s ng hàng ngày, nhng chúng không nh t thi t
9. ph i luôn luôn làm nh vy. Trong iu ki n nh t nh hành vi th th c A có th i v i thuy t Y, ho c th th c B i v i thuy t X. Do ó, XA và YB th ng hay i v i nhau, nhng trong t ng tr ng h p c th có th là XB và YA. Khi s d ng th th c hành vi A nhà qu n tr ph i c t o ra và làm chuy n hoá XA thành YB. 3.3. Thuy t nhóm ng i c a George C.Homans: Nhà qu n tr th ng có thái ng v c các nhóm ng i không chính th c có th l c do chúng có s c nh h ng n ti m tàng n vi c ki m soát hành vi c a các thành viên và c nng su t lao ng. Nhóm ng i này có s c m nh t u chi ph i hành vi? Theo George C.Homans mô hình các h th ng xã h i có th có ích i v i các nhà qu n tr . Ba yu t trong m t h th ng xã h i là: 1- Ho t ng: là nh ng nhi m v mà con ng i th c hi n 2- Tác ng qua l i: là các hành vi di n ra gi a m i ng i trong quá trình th c hi n các nhi m v y. 3- Tình c m: là nh ng thái phát sinh gi a các cá nhân và bên trong các nhóm. Homans lp lu n r ng, m c dù nh ng khái ni m này là tách bi t nhau nhng chúng có m i quan h mt thi t v i nhau. S thay i b t k m t y u t này s d n n s thay i c a hai y u t kia. (xem hình 1.3) Hình 1.3. S ph thu c l n nhau c a ho t ng tác ng qua l i và tình c m. Trong t ch c ho t ng, tác ng qua l i và tình c m nh t nh là t t y u ho c òi h i ph i có nh ng thành viên c a nó nó t n t i c. Các công vi c (ho t ng) c b trí òi h i m i ng i ph i làm vi c cùng v i nhau (tác ng qua l i). Nh ng công vi c này ph i tho mãn y (tình c m) m i ng i ti p t c th c hi n chúng. Khi m i ng i tác ng qua l i trong công vi c c a mình, h phát tri n tình c m i v i nhau. Khi ng i ta tng c ng tác ng qua l i v i ng i khác, nh ng tình c m tích c c s phát tri n. Tình c m tích c c càng có nhi u ng i h ng n tác ng qua l i v i ng i khác. Tình c m có th tr thành m t quá trình t ng d n cho n khi t c s cân b ng. Khi quá trình t ng d n này ti p t c xu t hi n xu th khi n cho các thành viên c a nhóm tr nên gi ng nhau h ơn trong các ho t ng c a nh ng tình c m, công vi c ã làm c a h . Nhóm h ng vào nh ng ho t ng mong mu n và chu n m c ch rõ m i ng i trong nhóm ph i h ng n cách x s nh th nào trong hoàn c nh c thù.
10. Nhóm có th có s c ép gây nh h ng khi nó t c s nh t trí trong nh n th c và hành vi c a m i ng i là h t s c rõ ràng. Nhóm ng i lao ng không chính th c có nh h ng mnh không ph i là iu tai h i i v i các t ch c. Theo Mayo, các nhóm này có th thành nh ng ng l c m nh m trong vi c th c hi n các m c ích t ch c nên h th y mc tiêu riêng c a mình c tho mã ch khi bi t làm vi c vì m c tiêu c a t ch c. 3.4. T ng c ng n ng l c lên nhân cách: Thuy t X có l không còn thích h p lâu n a, nhng th c t nó v n còn t n t i là m t th c t ph bi n. Khi phân tích tình hu ng Chris Argyris ã so sánh các giá tr thu c v b máy quan liêu hình tháp, b ph n t ch c ph n ánh nh ng quan im c a thuy t X v con ng i, v i h th ng dân ch ph n ánh quan im c a thuy t Y v con ng i. (xem hình 1.4) Hình 1.4. Hai h th ng quan im c a Argyris H th ng giá tr quan lu u hình tháp H th ng giá tr nhân v n dân ch 1. Các m i quan h ng i quan tr ng các quan h ch y u là nh ng quan h có liên 1. Các quan h ng i quan tr ng là nh ng quan t i vi c t c các m c tiêu c a t quan h không nh ng liên quan n vi c ch c, ngh a là công vi c ph i c th c t c các m c tiêu c a t ch c mà còn là hi n. nh ng quan h liên quan t i vi c duy trì h th ng bên trong c a t ch c c ng nh giúp 2. Hi u qu trong các quan h ng i t ng nó thích ng v i môi tr ng. lên khi hành vi tr nên h p lý h ơn, logic hơn, có tính giao ti p rõ ràng h ơn, hi u qu 2. Các quan h ng i t ng lên hi u qu khi s gi m xu ng khi hành vi tr nên a c m tt c hành vi thích h p tr nên rõ ràng có hơn. th th o lu n và có th ki m soát c. 3. Các quan h ng i có ng c ơ m nh m 3. Ngoài s ch o ki m tra và các ch nh t khi ho ch nh c n th n s ch o, th ng ph t, các quan h ng i d c gây quy n l c và ch ki m tra, c ng nh các nh h ng m t cách hi u qu nh t qua các ch th ng, ph t thích áng bi u d ơng mi quan h xác th c, g n bó n i b , thành hành vi h p lý và thành tích t c m c công v tâm lý và quá trình c ng c . tiêu. 3.4.1. Thuy t cha tr ng thành - Tr ng thành: Theo Argyris, th c t các nhà qu n tr quan liêu hình tháp v n còn th ng tr h u h t các t ch c ã ra r t nhi u v n qu n tr nhân s . N u theo th i gian con ng i phát tri n thành nh ng ng i tr ng thành, có b y s thay i di n ra trong nhân cách con ng i. 1 - Các cá nhân v n ng t tr ng thái th ng nh tr con t i tr ng thái ho t ng t ng lên nh ng i l n.
11. 2 - Các cá nhân phát tri n t tr ng thái ph thu c vào ng i khác khi là tr con n tr ng thái c l p v m t quan h khi là ng i l n. 3 - Các cá nhân x s theo m t vài cung cách khi là tr con, nhng v i t cách ng i l n, h có th x s theo nhi u cách. 4 - Các cá nhân có nh ng ý thích th t th ng, b t ch t và nông n i khi là tr con, nhng khi là ng i l n h phát tri n nh ng ý th c sâu s c h ơn và m nh h ơn. 5 - Tri n v ng v th i gian phía tr c c a tr em r t ng n, ch g m có hi n t i, nhng khi chúng n tr ng thành, tri n v ng th i gian t ng lên, bao g m c quá kh và t ơng lai. 6 - Các cá nhân v i t cách tr con thì thu c quy n m i ng i, nhng khi h chuy n lên nh ng c ơng vi ngang b ng ho c cao h ơn so v i nh ng ng i khác khi h là ng i l n. 7 - Vi t cách tr con các cá nhân thi u hi u bi t v "cái tôi", nhng v i t cách ng i l n h không ch nh n th c c "cái tôi" mà còn ki m soát c "cái tôi". Argyris a ra ý ki n cho r ng, nh ng thay i này có tính ch t liên t c, m t nhân cách lành m nh phát tri n theo th i gian liên t c t cha tr ng thành n tr ng thành. (xem bng 1.5) Bng 1.5. Din bi n t cha tr ng thành n tr ng thành. Cha tr ng thành Tr ng thành - Th ng - Tích c c - Ph thu c - c l p - X s theo vài cách - Có kh n ng x s theo nhi u cách - Nh ng ý thích nông n i b t th ng - Nh ng ý thích sâu s c và m nh m h ơn - Nhìn ng n h n - Nhìn dài h n (quá kh và t ơng lai) - Cơng v ph thu c - Cơng v ngang t m ho c b trên - Thi u hi u bi t v b n thân - T nh n th c và ki m soát b n thân. Nh ng thay i này ch là nh ng xu th chung, nhng chúng c ng ph n nào làm sáng t ni dung c a s tr ng thành. Vì v y kìm hãm nh ng ng i thi u s chính ch n là công vi c th ng xuyên c a t ch c chính th c. 3.4.2. Thuy t chuy n thành th c ti n:
12. Theo Argyris các lý thuy t qu n tr c in d a trên các quan im thuy t X, th ng chi m u th , gi i qu n tr th ng t o ra các vai trò ki u tr con cho nh ng ng i làm công, gây t n h i n s phát tri n t nhiên. Công vi c th ng c thi t k trình th p nh th nào c minh ho r t rõ qua tr ng h p s d ng thành công nh ng ngi th ch m phát tri n trí tu vào nh ng công vi c trình th p. Trong quá trình qu n tr vi c khó kh n là to ra c b u không khí làm vi c trong ó m i ng i có c ơ h i phát tri n và tr ng thành vi t cách cá nhân, các thành viên c a nhóm, b ng cách tho mãn nh ng nhu c u c a h , trong khi v n làm vi c vì s thành công c a t ch c. Ph i tin r ng v c ơ b n con ng i có th nh h ng và sáng t o trong công vi c, n u c thúc y b i ng c ơ h p lý, và do ó, vi c qu n tr d a trên c ơ s quan im thuyt Y s có l i h ơn cho cá nhân và t ch c. Qua nhi u l n th c nghi m ng i ta ã phát hi n ra vi c m r ng trách nhi m cá nhân là có l i cho c công nhân và doanh nghi p. iu ó em l i cho ng i có c ơ h i phát tri n và tr ng thành, và trên th c t , giúp h tho mãn nhi u h ơn chính nh ng nhu c u sinh lý và an toàn, và n l t chúng các nhu c u l i thúc y h và cho phép h huy ng nhi u hơn n a ti m n ng c a mình vào công vi c hoàn thành các m c tiêu c a t ch c. 3.5. Thuy t h ng c ơ - Môi tr ng Frederich Herzberg: Nh ng nhu c u nh tôn tr ng, t kh ng nh mình d ng nh tr nên quan tr ng h ơn khi con ng i tr ng thành, Herzberg ã t p trung nghiên c u l nh v c này. Nh nh ng nghiên c u này, ã phát tri n thuy t kích thích ng c ơ làm vi c, g i lên nhi u v n cho nhà qu n tr và nh ng c g ng c a h nh m s d ng có hi u qu các ngu n nhân l c. Phân tích d li u thu th p c t các cu c ph ng v n, Herzberg k t lu n r ng, con ng i có hai lo i nhu c u c ơ b n, c l p v i nhau và nh h ng t i hành vi theo nh ng cách khác nhau. Ông cho r ng, khi con ng i c m th y không tho mãn v i công vi c c a mình h r t lo l ng v môi tr ng h ang làm vi c. M t khác, khi c m th y hài lòng v công vi c thì con ng i l i quan tâm n chính công vi c. Herzberg ã g i lo i nhu c u u tiên là môi tr ng ho c các nhân t b o trì. Môi tr ng vì chúng mô t môi tr ng con ng i ho c bo m ch c n ng s ơ ng là ng n ng a s chán n n công vi c, b o trì vì chúng không bao gi c tho mãn hoàn toàn, chúng phái c ti p t c duy trì. Ông g i là lo i nhu c u th hai là ng c ơ thúc y vì d ng nh nó có hi u qu trong vi c kích thích con ng i th c hi n công vi c t t h ơn. - Các nhân t môi tr ng: Các chính sách c a doanh nghi p và công tác qu n tr , giám sát các iu kin làm vi c, các quan h lên nhân cách, v th và s an toàn có th coi là các nhân t b o trì. Các nhân t môi tr ng này chúng liên quan n các iu ki n nh m th c hi n công vi c. Ông cho r ng, các y u t môi tr ng không t o ra s t ng tr ng kh n ng sn xu t c a công nhân, chúng ch ng n ch n nh ng t n th t do nh ng h n ch c a công vi c gây ra khi công nhân v n hành công vi c. - Các ng c ơ thúc y: Các nhân t làm tho mãn nh ng c m giác v thành tích, s tr- ng thành ngh nghi p và s th a nh n r ng ai c ng có th có kinh nghi m trong công vi c và tu theo m c khó kh n và ph m vi u c coi nh các ng c ơ thúc y. G i
13. là thúc y vì nh ng y u t này có kh n ng gây nh h ng tích c c n s tho mãn ngh nghi p, th ng d n n nâng cao t ng sn ph m u ra c a ng i ó (xem b ng 1.6) Bng 1.6. ng c ơ thúc y và các nhân t môi tr ng ng c ơ thúc y Các nhân t môi tr ng Bn thân công vi c Môi tr ng làm vi c - Thành tích - Chính sách và qu n tr - S th a nh n thành tích t c - Giám sát - Công vi c có tính ch t th thách - iu ki n làm vi c - Trách nhi m cao - Quan h liên nhân cách - Tng tr ng và phát tri n - Ti n, v th , s an toàn IV. NG C THÚC Y VÀ HÀNH VI: Nghiên c u ng c ơ thúc y và hành vi là v n h t s c cn thi t hi u b n ch t con ng i nh m nâng cao hi u qu s d ng lao ng. Nh n th c c t m quan tr ng c a y u t con ng i trong các t ch c, chúng ta c n ph i tìm hi u v m t lý thuy t có th giúp các nhà qu n tr nhân s có th hi u c hành vi c a con ng i, nh m hi u c nguyên nhân dn n hành vi mà còn d oán nh ng thay i và kh ng ch hành vi tác ng x u n ho t ng c a doanh nghi p. 4.1. Hành vi: Hành vi v c ơ b n là ho t ng có h ng ích. Hành vi c a chúng ta nói chung là là do mong mu n t c m t m c ích nào ó thúc y. M i cá nhân không ph i lúc nào c ng hi u bi t m t cách có ý th c m c ích. T t c chúng ta ã nhi u l n t h i "T i sao mình li làm nh th ?" lý do là hành vi c a chúng ta không ph i lúc nào c ng rõ ràng trong trí óc. Nh ng ng c ơ thúc y nh ng ki u hành vi cá nhân b n n ng "cá tính" là h ng t i mt ti m th c v i m c áng k và vì v y không th d dàng ki m tra, ánh giá. Không ph i lúc nào con ng i c ng nh n th c c m i iu h mu n, do ó nhi u hành ng c a con ng i ch u nh h ng c a các ng c ơ ti m th c ho c các nhu c u. ng c ơ ca h u h t m i ng i và k t c u ph c t p, nhi u l p và l n lao. M t ph n quan tr ng c a ng c ơ c a con ng i n d i v b ngoài, ngh a là không ph i luôn luôn rõ ràng. Nhi u
14. khi ch m t ph n nh c a ng c ơ c a m t ng i là có th th y rõ c ho c chính ng i ó nh n th c c. iu ó có th là do cá nhân thi u s nh n th c n i tâm c a mình. ơ n v c ơ s c a hành vi là ho t ng. Toàn b hành vi là m t chu i hành ng. Là con ng i chúng ta luôn có s ho t ng nh i b , nói chuy n, n, ng , làm vi c Trong nhi u tr ng h p c th chúng ta th ng th c hi n nhi u hành ng cùng m t lúc nh nói chuy n trong khi i b ho c lái xe n n ơi làm vi c. B t c lúc nào chúng ta c ng có th thay i hành ng ho c t h p hành ng và b t u làm vi c khác. iu này d n n m t vài câu h i quan tr ng là: T i sao chúng ta làm vi c này, ch không làm vi c khác? T i sao h l i thay i hành ng. V i t cách nhà qu n tr chúng ta làm th nào có th d oán và th m chí ki m soát c hành ng ho c bi t c nh ng hành ng gì mà m t ng i có th th c hi n vào lúc nào ó. d oán hành vi, các nhà qu n tr ph i bi t ng c ơ ho c nhu c u nào s d n n m t hành ng nh t nh t i mt th i im nh t nh. 4.1.1. ng c ơ thúc y: con ng i không ch khác nhau v kh n ng hành ng mà còn khác nhau v ý chí hành ng ho c s thúc y. S thúc y ph thu c vào s c m nh c a ng c ơ. ng c ơ ôi khi c xác nh nh là nhu c u, ý mu n, ngh l c ho c s thúc y c a cá nhân. ng c ơ hng t i m c ích, cái m c ích có th là ý th c ho c ch trong ti m th c. ng c ơ là nguyên nhân d n n hành vi, chúng th c t nh và duy trì hành ng, nh h- ng hành vi chung c a cá nhân. Th c ch t các ng c ơ ho c nhu c u là nh ng y u t chính c a hành ng. ng c ơ và nhu c u có th thay th nhau. Nhu c u trong tr ng h p này không liên quan n s kh n c p ho c b t k m t s mong mu n c p thi t nào v mt cái gì ó. Nó ch có ngh a m t cái gì ó trong mt cá nhân, thúc y cá nhân ó hành ng. 4.1.2. M c ích: Mc ích là tr ng thái mong mu n t c là nh ng cái bên ngoài cá nhân. ôi khi m c ích ng ý nh là hy v ng t c ph n th ng mà các ng c ơ h ng t i. Nh ng m c ích này c các nhà qu n tr g i là các tác nhân kích thích. Các nhà qu n tr th ng có nh ng thành công trong vi c khuy n khích nhân viên, th ng t o ra m t môi tr ng có nh ng m c ích thích h p (tác nhân kích thích) tho mãn nhu c u. M c ích là m t tr ng th i mong mu n c a cá nhân hay t ch c h ng t i nh m t c. Hình 1.7: Các ng c ơ h ng t i m c ích
15. 4.1.3. S c m nh c a ng c ơ: ng c ơ ho c nhu c u là nh ng nguyên nhân gây ra hành vi. M i cá nhân u có r t nhi u nhu c u. T t c các nhu c u này c nh tranh v i hành vi c a h . V y cái gì quy t nh ng c ơ nào trong s các ng c ơ c a m t ng i nh m c g ng tho mãn thông qua hành ng. Nhu c u m nh nh t t i m t th i im nh t nh s d n n hành ng. Hình 1.8. ng c ơ m nh nh t quy t nh hành vi. 4.1.4. Thay i s c m nh ng c ơ: Mt ng c ơ có xu h ng y u i n u nó ã c tho mãn ho c b h n ch s tho mãn. 1 - S tho mãn nhu c u: Theo Maslow khi m t nhu c u c tho mãn, thì nó không còn là y u t t o ra ng c ơ c a hành vi n a. Các nhu c u m nh ã c áp ng coi nh ã c tho mãn, nhu c u c nh tranh khác lúc ó l i tr nên m nh h ơn. N u m t nhu c u m nh là khát n c, thì vi c u ng n c s gi m m c c p thi t c a nhu c u này, và lúc ó các nhu cu khác l i tr nên quan tr ng h ơn. 2 - Cn tr vi c tho mãn nhu c u: Vi c tho mãn m t nhu c u có th b c n tr l i. ôi lúc nhu c u có th tr nên y u, xong không ph i lúc nào iu ó c ng x y ra ngay t u mà có th có xu h ng con ng i l p l i hành vi. ây là m t c g ng v t qua tr ng i thông qua vi c quy t nh v n b ng cách th và s a sai. Ng i ta có th th hành vi khác nhau tìm ra hành vi có th tho mãn m c tiêu ho c làm gi m s c ép qua tr ng i (xem hình 1.9). Ng i ta có th th theo m t h ng tr c khi sang h ng 2 và 3, t i ó ã t c m c tiêu mà ph n nào ã thành công. N u vì m t lý do nào ó không thành công, h có th thay i m c tiêu, mi n sao m c tiêu ó m b o tho mãn nhu c u. Ví d , m t hc sinh t t nghi p tú tài h có th thi vào tr ng i h c chính qui, n u không u h có th thi vào i h c m r ng ho c trung c p.
16. Hình 1.9. L p l i hành vi khi có s c n tr trong quá trình c g ng t m c ích nào ó 3 - S b t hoà có nh n th c. Nh ng ng c ơ b c n tr và th t b i liên t c trong vi c l p li hành vi có th d n n vi c l p l i hành vi m t cách b t h p lý. Leon Festinger ã phân tích hi n t ng này. Lý thuy t v s b t hoà có nh n th c u tiên liên quan n các mi quan h t n t i gi a các nh n th c con ng i v chính mình và môi tr ng mình ang sng. Khi nh n th c cá nhân không có gì chung, chúng c coi là không liên quan v i nhau. N u s nh n th c cá nhân này có liên quan n nh n th c cá nhân khác chúng c coi là có m i quan h hoà h p. S b t hoà x y ra khi có s xung t gi a hai nh n th c liên quan v i nhau. iu gây ra c ng th ng không thu n l i v tâm lý và làm cho cá nhân ó ph i c g ng thay i m t trong nh ng hành vi không phù h p gi m c ng th ng ho c s b t hoà. Th c ch t ng i ó l p l i hành vi l y l i tình tr ng hoà h p ho c cân bng. 4 - S v m ng. Ng n ch n ho c c n tr vi c t m c tiêu c coi là s t o ra s v mng. Hi n t ng này c xác nh v m t iu ki n cá nhân ch không vì môi tr ng bên ngoài. M t ng i có th b v m ng do m t v t c n t ng t ng và có th không b v m ng bi m t v t c n th t. Hành vi l p l i h p lý có th d n t i vi c hình thành m c tiêu thay i ho c gi m s c mnh c a nhu c u. Hành vi phi lý có th x y ra d i m t vài hình th c khi b c n tr vi c t m c tiêu v n ti p t c di n ra và s v m ng t ng lên. S v m ng có th t ng lên t i mc cá nhân ó có th làm m t hành vi ng ng c. - S ng ng c có th d n t i hành vi phá hu nh gây ra s p phá. Ng i công nhân t c gi n có th xúc ph m t i ng i qu n tr , có th làm t n h i t i công vi c ho c thanh danh ca ng i qu n tr , qua hành ng c a h . - S lý gi i duy lý là a ra lý do bào ch a. - Thoái lui là không ch ng l i.
17. - Tính c h u x y ra khi m t ng i liên t c th c hi n nh ng hành vi t ơng t l p l i m c dù kinh nghi m cho th y iu ó s không t c m c ích gì. - S cam ch u ho c s h h ng x y ra sau khi v m ng kéo dài, ng i ta m t i h t hy vng t c m c ích trong m t hoàn c nh c bi t và rút lui kh i s th t và ngu n g c gây cho h s v m ng. Mt nhà qu n tr nên nh r ng s ng ng c, s lý gi i duy lý, thoái lui, tính c h u và s cam ch u u là nh ng tri u ch ng v m ng, là d u hi u t n t i tình tr ng v m ng. 5 - Tng c ng s c m nh c a ng c ơ: Hành vi có th b thay i n u m t nhu c u hi n t i tr nên m nh t i m c gi ây tr thành ng l c m nh. M t nhu c u có xu h ng m nh lên ho c y u i theo chu k . Ng i ta có th t ng ho c trì hoãn t c c a mô hình chu k này b ng cách tác ng n môi tr ng. Ví d , nhu c u th c n c a m t ng i không th r t mnh, tr khi môi tr ng hi n th i thay i n m c ng i ta nhìn và ng i th y mùi th ơm ca món n h p d n. Con ng i có m t lo t nhu c u b t c th i im nào, h có th ói, khát và m t m i, nh- ng nhu c u m nh nh t s quy t nh h ph i làm gì. 4.2. Hành ng: Các hành ng xu t hi n do nhu c u m nh, có th phân chia làm hai lo i: Hành ng h- ng ích và hành ng th c hi n m c ích. Nh ng khái ni m này r t quan tr ng i v i nhà qu n tr nhân s vì nó nh h ng n vi c nghiên c u hành vi c a con ng i. 4.2.1. Hành ng h ng ích: là hành vi c h ng vào vi c t t i m c ích. N u nhu cu có c ng m nh nh t t i m t th i im là ói, các hành ng nh tìm ch n, mua th c n, hay chu n b n s c coi là hành ng h ng ích. 4.2.2. Hành ng th c hi n m c ích s din ra vì chính m c ích ó. Trong tr ng h p ói, th c n là m c ích, do ó n là hành ng c a m c ích. Trong tr ng h p ói, th c n là m c ích, n là hành ng c a m c ích (xem hình 1.10)
18. Hình 1.10. Nhu c u a d ng Hành ng h ng ích và hành ng th c hi n m c ích có s khác bi t quan tr ng nh h- ng t i c ng nhu c u. Trong hành ng h ng ích, c ng nhu c u có xu h ng t ng khi có m t hành ng cho t i khi hành vi m c ích t c ho c tan v . S v m ng t ng khi vi c ph n u t m c ích liên t c b c n tr . N u s v m ng m nh, c ng ca nhu c u i v i m c ích ó có th gi m cho t i khi không s c gây nh h ng ti hành vi n a, lúc ó ng i ta s t b nhu c u ó. Cng c a nhu c u có xu h ng ngày càng t ng khi ng i ta th c hi n hành ng h ng ích. Hành ng th c hi n m c ích b t u, c ng nhu c u gi m xu ng khi ng i ta th c hi n hành ng ó. Ví d , khi m t ng i n ngày càng nhi u, c ng nhu c u th c n s gi m xu ng trong th i gian c th ó. T i im này khi nhu c u khác tr nên m nh hơn nhu c u hi n t i, hành vi s thay i. Ví d , chu n b bu i n tra, th c n ph i c chu n b t bu i sáng (hành ng h ng ích), nhu c u n t ng lên n m c h u nh không i t i khi b a n c d n lên bàn. Khi chúng ta b t u n (hành ng th c hi n m c ích), c ng nhu c u này gi m b t t i m c nhu c u khác tr nên quan tr ng h ơn. Khi chúng ta r i kh i bàn, nhu c u n ã hoàn toàn c tho mãn. Hành ng c a chúng ta chuy n sang nhu c u khác nh ung n c, ng tra hay nghe m t b n nh c tr c khi i ng . Nên nh r ng chúng ta không bao gi tho mãn hoàn toàn m t nhu c u, chúng ta ch tho mãn nhu c u ó trong m t th i gian nh t nh. 4.3. Tình hu ng thúc y: Tình hu ng thúc y trong ó các ng c ơ c a mt cá nhân h ng t i vi c t c m c ích. ng c ơ cao nh t ã t o ra hành vi, hành vi này ho c là hành ng h ng ích ho c là hành ng th c hi n m c ích. Vì không th nào t c t t c các m c ích, các cá nhân không ph i lúc nào c ng t t i hành ng th c hi n m c ích, dù có ng c ơ mnh. M i quan h gi a ng c ơ, m c ích và hành ng c th hi n trong s ơ 1.11. Hình 1.11. Tình hu ng thúc y Các nhà qu n tr nhân s luôn nh r ng, n u mu n gây nh h ng n hành vi c a m t ng- i khác, tr c h t ph i hi u ng c ơ ho c nhu c u gì là quan tr ng nh t i v i ng i ó vào lúc ó. M t m c ích có hi u l c ph i phù h p v i c u trúc nhu c u mà ng i ó có liên quan. V n c n quan tâm là nên th c hi n hành ng h ng ích hay hành ng
19. th c hi n m c ích. N u ng i ta có các hành ng h ng ích quá lâu, s v m ng s xu t hi n t i m c ng i ó có th t b ho c có nh ng hành ng vô lý khác. M t khác, n u mt ng i ch có hành ng th c hi n m c ích và m c ích ó không thay i thì s thích thú s m t i và tính l nh nh t s t ng lên cùng v i xu h ng gi m ng c ơ thúc y. Mt ki u hành vi thích h p và có k t qu h ơn có th là th c hi n tu n hoàn liên t c hành ng h ng ích và hành ng th c hi n m c ích. M t m c ích thích h p cho m t công nhân m i c làm vi c và không có ý ngh a i c i ng i công nhân ã làm vi c c 1 nm và lâu n m. Quá trình di n ra gi a hành ng h ng ích và hành ng th c hi n m c ích theo m t chu k và s thách liên t c i v i nhà qu n tr . Khi ng i công nhân t ng c kh nng t c m c ích, thì c p trên ph i ánh giá l i và t o môi tr ng cho phép thay i các m c ích và t o ra các c ơ h i t ng tr ng và phát tri n. Quá trình nh n bi t và phát tri n, nhà qu n tri không ph i luôn luôn t o ra m c ích cho công nhân mà quan tr ng là to ra môi tr ng thu n l i cho c p d i có th thi t l p c m c ích riêng c a h . Khi con ng i tham gia vào vi c thi t l p m c ích riêng, h s g n bó v i công vi c h ơn và c gng nhi u h ơn th c hi n hành ng h ng ích. 4.4. Tri n v ng và kh n ng s n có: Hai y u t nh h ng n s c m nh c a nhu c u là tri n v ng và kh n ng s n có. Tri n vng có xu h ng nh h ng t i ng c ơ ho c nhu c u, còn kh n ng s n có nh h ng nhi u t i vi c l nh h i các m c ích. Tri n v ng c hi u là kh n ng tho mãn m t nhu c u nh t nh c a m t cá nhân d a trên kinh nghi m c . Kinh nghi m ây có th th c có ho c ng i khác truy n cho. Kinh nghi m do truy n l i có t nhi u ngu n, nh t b m , t nhóm ng i cùng a v xã h i, t các th y cô giáo, t sách v . Ví d , cha c a m t c u bé là m t th gò hàn r t gi i, c u ta mu n theo chân b . Nh vy tri n v ng c a c u con trai có th tr thành th gò hàn t ơng i cao, b i v y s c m nh nhu c u là cao. Nhng n u trong quá trình h c ngh lúc u c u ta t o ra s n ph m không có gì là p. S th t b i nh không làm nh t chí con ng i mà ôi khi nó còn làm t ng thêm hành ng. Nhng n u các s n ph m v sau c a c u ta c ti p t c không t yêu c u k thu t, và cu i cùng ng c ơ này s không còn m nh hay không c dành quy n u tiên cao n a. Th c t là, sau khi ã nh ng kinh nghi m mà không thành t ng i ta có th t b m c ích. Kh n ng s n có ph n ánh nh ng gi i h n môi tr ng ã t c nh n th c. Nó c xác nh b i m t ng c ơ cá nhân nh n th c nh th nào có th ti p c n nh ng m c ích có th tho mãn m t nhu c u nh t nh. Ví d , n u m t in trong m t c ơn l c l n ng i ta không th xem truy n hình hay c sách. Nh ng hành ng th c hi n m c ích này không th có c n a do h n ch c a môi tr ng. M t ng i có th r t mu n c nhng n u không có gì th p sáng thì ng i ó s mau chóng chán n n không mu n c g ng tìm cách tho mãn mong mu n này và s làm vi c khác. Các ng c ơ, nhu c u c a m t cá nhân c h ng t i nh ng m c ích là nh ng khát v ng trong môi tr ng ó. Nh ng m c ích này c cá nhân ó hi u là có th t n t i ho c
20. không t n t i, iu này nh h ng n tri n v ng. N u tri n v ng cao, s c m nh ng c ơ s t ng. Kinh nghi m có th nh h ng t i cách nh n bi t c m giác c a ta v kh n ng s n có. S t n t i các m c ích trong môi tr ng ó có th nh h ng t i s c m nh nh t nh ca ng có. 4.5. Phát tri n tính cách: Trong quá trình tr ng thành, con ng i có thói quen ho c ph n ng có iu ki n i v i các tác nhân kích thích khác nhau. Toàn b nh ng thói quen này quy t nh tính cách c a h. Thói quen a, thói quen b, thói quen c thói quen n = tính cách. Khi cá nhân b t u hành ng theo cách t ơng t v i nh ng iu ki n t ơng t , thì ó chính là tính cách c a h . D a vào nó ta có th d oán nh ng hành vi nh t nh c a ng i này. Tính cách th ng d thay i khi tu i còn nh , càng tr nên khó thay i khi con ng i nhi u tu i. Khi m t cá nhân x s trong m t tình hu ng thúc y, hành vi ó tr thành m t ch t li u mi c ng i ta ti p nh n tr thành kinh nghi m quá kh c a ng i ó. Ch t li u ó c da vào càng s m thì nh h ng c a nó i v i hành vi sau này càng l n. B i vì trong tng s nh ng kinh nghi m ã qua c a m t thanh niên, vào quãng u cu c i, nh ng hành vi ó chi m t tr ng l n h ơn là nh ng hành vi gi ng nh vy di n ra sau này. Hành vi càng c c ng c lâu thì càng m nét và khó thay i. iu này cho ta m t bài h c là ào t o nh ng ng i tr tu i không ch ít t n kém h ơn mà kh n ng s d ng lao ng dài hơn so v i vi c ào t o ng i l n. V. CÔNG NHÂN MU N GÌ T CÔNG VI C C A H . Do nhu c u phát tri n ngày càng cao c a nên kinh t xã h i, nhà qu n tr c n ph i có i ng công nhân có trình chuyên môn cao, có ph m ch t o c tt, trung thành v i ch xã h i và nhà qu n tr . Nhng m t khác ng i công nhân c ng c n òi h i nh ng gì công vi c c a h . Con ng i có r t nhi u nhu c u luôn luôn c nh tranh, òi h i i v i hành vi c a h . Có m t s ng i c n nhu c u v t ch t, nhng m t s ng i khác c n s an ninh và an toàn Trong khi chúng ta ph i nh n ra s khác nhau gi a các cá nhân, iu này có ngh a là nhà qu n tr ph i bi t c ng i công nhân mu n gì h . Nhà qu n tr t t chính mình vào hoàn c nh c a ng i công nhân tìm hi u th c s xem ng i công nhân c n gì công vi c c a h . (xem b ng 1.12). Kt qu c a ra 1 là cao nh t, 10 là th p nh t
21. Bng 1.12. Công nhân mu n gì t công vi c c a h . Giám sát viên Công nhân iu ki n làm vi c t t. 4 9 Cm giác làm ch s v t. 10 2 Rèn luy n k lu t. 7 10 S ánh giá y các công vi c ã làm. 8 1 S trung thành v qu n lý i v i công nhân. 6 8 Lơng cao. 1 5 Tri n v ng và s phát tri n công ty. 3 7 S ng c m i v i nh ng v n cá nhân. 9 3 m b o công vi c. 2 4 Công vi c thú v . 5 6 Kt qu cho th y, các giám sát viên nói chung cho r ng l ơng cao, m b o công vi c, tri n v ng và iu ki n làm vi c t t là nh ng iu mà công nhân mu n nh t t công vi c ca h . Còn công nhân c m th y cái h mu n h u h t là s ánh giá y nh ng cái h ã làm, c m giác làm ch s v t và s ng c m v i v n cá nhân, t t c m i s khích l d ng nh liên quan t i s h i nh p và nh n bi t. D ng nh giám sát viên ngh r ng nh ng tác nhân kích thích nh m tho mãn ng c ơ sinh lý và an toàn có xu h ng là quan tr ng nh t i v i công nhân. Th c ra công nhân mu n gì t công vi c c a h còn ph thu c vào hoàn c nh c th c a m t qu c gia (B ng 1.11) không th s d ng chung cho t t c . Có th khái quát r ng, các cá nhân hành ng trên c ơ s th c t . Chúng ta a nh n th c ca mình g n v i th c t bao nhiêu thì kh n ng nh h ng n th c t càng cao b y nhiêu. Do ó làm cho nh n th c càng g n v i th c t , các nhà qu n tr càng có th t ng - c hi u qu c a h trong quá trình làm vi c v i công nhân. Ch t l ng giao ti p mà nhà qu n tr nh n c t công nhân, ph i d a trên quan h thi t l p s g n g i và thân thi n mt th i gian dài. oOo II
22. PHÂN TÍCH CÔNG VI C Phân tích công vi c là công vi c u tiên c n ph i bi t c a m i nhà qu n tr nhân s . Phân tích công vi c m u cho v n tuy n d ng nhân viên, là c ơ s ơ cho vi c b trí nhân viên phù h p. M t nhà qu n tr không th tuy n ch n úng nhân viên, t úng ng i vào úng vào m t vi c n u không bi t phân tích công vi c. Mc ích ch yu c a phân tích công vi c là h ng d n gi i thích cách th c xác nh m t cách chi ti t các ch c n ng nhi m v ch y u c a công vi c và cách th c xác nh nên tuy n ch n hay b trí nh ng ng i nh th nào th c hi n công vi c t t nh t. I. N I DUNG C B N C A PHÂN TÍCH CÔNG VI C: 1.1. Khái ni m: - Phân tích công vi c là nh ng công vi c, th t c xác nh quy n h n, trách nhi m, k nng theo yêu c u c a công vi c và làm c ơ s xác nh cho vi c qu n tr nhân s nh m th c hi n công vi c m t cách t t nh t. - Phân tích công vi c cung c p các thông tin v yêu c u, c im c a công vi c, làm c ơ s cho vi c xây d ng b ng mô t công vi c và b ng tiêu chu n công vi c. - Bng mô t công vi c là v n b n li t kê các quy n h n trách nhi m khi th c hi n công vi c, các m i quan h trong báo cáo th c hi n công vi c, các iu ki n làm vi c, trách nhi m thanh tra, giám sát các tiêu chu n c n t c trong quá trình th c hi n công vi c. - Bng tiêu chu n công vi c là v n b n tóm t t nh ng yêu c u v ph m ch t cá nhân, nh ng nét tiêu bi u và c im v trình h c v n, n ng l c, nguy n v ng, s thích ca ng i th c hi n công vi c. Bng mô t công vi c và b ng tiêu chu n công vi c c s d ng làm thông tin c ơ s cho vi c tuy n l a, ch n l c và ào t o nhân viên, ánh giá vi c th c hi n công vi c và tr công lao ng. 1.2. Thông tin th c hi n phân tích công vi c: th c hi n phân tích công vi c c chích xác c n ph i s d ng các lo i thông tin d i ây: 1. Thông tin v tình hình th c hi n công vi c: Các thông tin c thu nh p trên c ơ s c a công vi c th c t th c hi n công vi c, nh ph ơng pháp làm vi c, hao phí th i gian th c hi n công vi c, các y u t c a thành ph n công vi c.
23. 2. Thông tin v yêu c u nhân s : Bao g m t t c các yêu c u v nhân viên th c hi n công vi c nh hc v n, trình chuyên môn, k n ng, các ki n th c hi u bi t liên quan n th c hi n công vi c, các thu c tính cá nhân. 3. Thông tin v các yêu c u c im, tính n ng tác d ng, s l ng, ch ng lo i c a các máy móc, trang b d ng c c s dng trong quá trình s d ng công vi c. 4. Các tiêu chu n m u trong th c hi n công vi c: Bao g m các tiêu chu n, nh m c th i gian th c hi n, s l ng, ch t l ng c a s n ph m hay công vi c Tiêu chu n m u là c ơ s ánh giá vi c th c hi n công vi c ca nhân viên. 5. Các thông tin v iu ki n th c hi n công vi c: Bao g m các thông tin liên quan n các v n iu ki n làm vi c nh s c g ng v th l c, iu ki n v sinh lao ng, th i gian bi u, iu ki n t ch c ho t ng, c a công ty, ch l ơng b ng, qu n áo ng ph c 1.3. Trình t th c hi n phân tích công vi c: Bc 1: Xác nh m c ích s d ng các thông tin phân tích công vi c, t ó xác nh các hình th c thu nh p thông tin phân tích h p lý nh t. Bc 2: Thu nh p các thông tin c ơ b n trên cơ s s ơ t ch c, các v n b n v m c ích yêu c u, ch c n ng quy n h n c a công ty, phòng ban, phân x ng, s ơ quy trình công ngh và b ng mô t công vi c c (n u có). Bc 3: Ch n l a các v trí c trng và nh ng im then ch t th c hi n phân tích công vi c nh m làm gi m th i gian và ti t ki m h ơn trong phân tích công vi c, nh t là khi c n phân tích các công vi c t ơng t nh nhau. Bc 4: áp d ng các ph ơng pháp khác nhau thu th p thông tin phân tích công vi c. Tu theo yêu c u m c chính xác và chi ti t c a thông tin c n thu th p. Tu theo d ng ho t ng và kh n ng tài chính, có th s d ng m t ho c k t h p nhi u ph ơng pháp thu nh p thông tin sau ây: Quan sát, b m gi , ch p nh, ph ng v n, b ng câu h i. Bc 5: Ki m tra, xác minh l i tính chính xác c a thông tin. Nh ng thông tin thu th p phân tích công vi c trong b c 4 c n c ki m tra l i v m c chính xác, y b ng chính các nhân viên, công nhân th c hi n công vi c và các giám th , giám sát tình hình th c hi n công vi c ó. Bc 6: Xây d ng b ng mô t công vi c và b ng tiêu chu n công vi c. II. CÁC PH NG PHÁP THU TH P THÔNG TIN PHÂN TÍCH CÔNG VI C:
24. Vi c thu th p thông tin phân tích công vi c th ng do các chuyên gia v nhân s , công nhân, nhân viên tr c ti p th c hi n công vi c và các giám viên tr c ti p ti n hành. 2.1. Ph ng v n thu th p thông tin phân tích công vi c: 2.1.1. Các hình th c ph ng v n thu th p thông tin phân tích công vi c: - Ph ng v n cá nhân v i t ng công nhân viên. - Ph ng v n v i nhóm công nhân, nhân viên th c hi n cùng m t lo i công vi c. - Ph ng v n các giám th và nh ng ng i có hi u bi t sâu s c v công vi c. * Nên ph ng v n các n i dung sau: - Nhi m v c a công vi c - Quy n h n th c hi n - c im c a công vi c 2.1.2. Ưu im ch y u c a ph ng v n: 1. Ưu im: - Phát hi n c nhi u thông tin v các ho t ng, các quan h quan tr ng trong công vi c mà các ph ơng pháp khác không th tìm ra c. - Cho ta c ơ h i gi i quy t các yêu c u và ch c n ng c a phân tích công vi c - Nhanh chóng và ơ n gi n khi th c hi n. 2. Nh c im: - S bóp méo thông tin: Nh ng ng i c ph ng v n th ng ng ý r ng vi c phân tích công vi c là nh m thay i ti n l ơng, nâng cao nh m c, gi m b t s l ng lao ng, do ó h th ng có xu h ng cao trách nhi m và nh ng khó kh n c a mình và gi m b t m c trách nhi m và khó kh n c a ng i khác. 2.1.3. Nh ng câu h i in hình trong ph ng v n phân tích công vi c: - Công vi c c th c hi n nh th nào? - Các nhi m v , quy n h n chính trong công vi c là gì?
25. - Nh ng b ph n hay v trí khác nhau trong c ơ th tr c ti p tham gia vào quá trình th c hi n công vi c? - Trình v n hoá, kinh nghi m, các v n b n ch ng ch t t nghi p c n có theo yêu c u th c hi n công vi c? - Nh ng c ơ s tính toán và các tiêu chu n trong ánh giá th c hi n công vi c? - Yêu c u v tinh th n và th l c c a nhân viên khi th c hi n công vi c? - Có s may r i hay y u t b t th ng trong th c hi n công vi c? 2.1.4. Các ch d n ph ng v n phân tích công vi c: ph ng v n công vi c có hi u qu c n chú ý các ch d n sau: - Tr c h t c n xác nh ng i th c hi n công vi c gi i nh t và ng i có kh n ng mô t quy n h n, trách nhi m, cách th c hi n công vi c gi i nh t. - Nhanh chóng thi t l p quan h v i ng i b ph ng v n, s ơ b nh c l i m c ích ph ng vn và gi i thích vì sao l i ch n h ph ng v n. - Th c hi n ph ng v n theo h ng d n c a các b ng ch d n, xem l i các câu h i c n thi t. Lu ý h ng d n nhân viên tr l i theo yêu c u và b sung thêm nh ng iu b b sót. - ngh nhân viên li t kê các nhi m v mà h ph i th c hi n không theo qui nh thông th ng v t m quan tr ng và m c th ng xuyên x y ra. - Xem xét và ki m tra l i các thông tin thu th p c v i viên giám th ho c v i chính ng i c ph ng v n. 2.2. B ng câu h i: cho công nhân, nhân viên in vào các b ng câu h i trong ó có mô t các quy n h n, trách nhi m và các v n có liên quan n công vi c là m t ph ơng pháp r t t t có c các thông tin phân tích công vi c. Yêu c u c a ph ơng pháp này là c n xác nh c: - Nên d a vào b ng câu h i, nh ng câu h i nh th nào? - Cơ c u c a câu h i ó ra sao? Thông th ơng trong th c t có hai thái c c trái ng c nhau v v n câu h i là:
26. - Ngoài ch c n ng, nhi m v chính, còn yêu c u nhân viên quá nhi u các ch c n ng, nhi m v khác nhau. - Yêu c u nhân viên quá s ơ sài, ơ n gi n các ch c n ng nhi m v chính c a công vi c. Mt b ng câu h i t t th ng kh c ph c c nh c im c a hai thái c c trên. u im c a ph ơng pháp câu h i: - Chi phí th p h ơn so v i ph ơng pháp ph ng v n. - Nhanh chóng thu th p c thông tin t nhóm ông. Nh c im: H n ch t duy c a ng i c h i do b kh ng ch v n i dung trong b ng câu hi. 2.3. Quan sát: Ph ơng pháp quan sát tr c ti p có nhi u h u ích khi c n thu th p thông tin phân tích công vi cch y u c th c hi n ch y u b ng tay, ho c ch y u do s c g ng v th l c ca công nhân viên s n xu t th c hi n. Ph ơng pháp này không áp d ng c i v i các công vi c có tính ch t tình hu ng nh công vi c c a y tá trong phòng c p c u hay công vi c c a ngi lao ng trí óc. Nên th c hi n quan sát theo chu k công vi c hoàn ch nh. Chu k công vi c là th i gian cn thi t cho vi c hoàn thành, th c hi n tr n v n công vi c. Sau khi thu th p thông tin c n ph ng v n nhân viên th c hi n công vi c tìm hi u nh ng iu cha hi u trong quá trình quan sát và b sung thêm các thông tin và ng i quan sát b b sót. Có th ti n hành quan sát v a ph ng v n, cách làm này nhân viên th c hi n công vi c d b h i h p ho c b phá v nh p iu làm vi c bình th ng, làm cho k t qu quan sát khó chính xác. u im: ơn gi n, d th c hi n và chi phí th p. Nh c im: Không mô t c y , sâu s c công vi c. 2.4. B m gi : Bm gi là m t ph ơng pháp quan sát c bi t có s d ng ng h b m giây nghiên cu th i gian hao phí khi th c hi n các b c công vi c ho c các thao tác, ng tác l p i lp l i nhi u l n. 2.4.1. Trong phân tích công vi c, b m gi c th c hi n nh m m c ích:
27. - Xác nh chính xác hao phí th i gian khi th c hi n các y u t thành ph n c a công vi c (b c công vi c, thao tác, ng tác, c ng). - Cung c p các tài li u c ơ s xây d ng nh m c lao ng. - Nghiên c u lo i b các lãng phí không nhìn th y, c i ti n ph ơng pháp lao ng, nâng cao hi u su t làm vi c. 2.4.2. Các hình th c b m gi : Có hai hình th c bm gi ch y u: - Mt là, b m gi liên t c nh m nghiên c u hao phí th i gian th c hi n toàm b b c công vi c theo úng trình t c a các y u t h p thành b c công vi c. B m gi khi b t u t lúc th c hi n công vi c cho t i khi k t thúc công vi c. - Hai là, B m gi l a ch n nh m nghiên c u hao phí th i gian th c hi n m t s y u t hay b ph n h p thành c a các b c công vi c. 2.4.3. Các b c ti n hành: 1. Chu n b kh o sát: - Xác nh m c ích b m gi , l a ch n i t ng c kh o sát, gi i thích cho nhân viên hi u rõ m c ích b m gi . - chu n b s n m i d ng c c n thi t nh: ng h b m giây, d ng c ghi chép, ki u m u, la ch n v trí quan sát thích h p. - Xác nh s l n b m gi m b o m c chính xác c n thi t. S l n b m gi ph thu c vào lo i hình s n xu t, dài th i gian th c hi n b c công vi c. 2. Ti n hành b m gi : Ng i quan sát ghi vào phi u b m gi th i gian b t u và k t thúc c a m i b ph n thành ph n c a b c công vi c. C n ph i phân bi t ranh gi i các b ph n h p thành b c công vic, nh ng l n gián on và nh ng l n o h ng ph i ghi y . 3. T ng h p k t qu : - Xác nh th i gian th c hi n các b ph n h p thành c a b c công vi c. - Ki m tra m c n nh c a dãy s b m gi . - Xác nh th i gian trung bình hoàn thành các y u t hay b ph n h p thành c a b c công vi c.
28. 2.5. Ch p nh: Ch p nh th i gian làm vi c là ph ơng pháp kh o sát t t c các lo i hao phí th i gian làm vi c trong ngày, ho c các hao phí th i gian khi th c hi n m t kh i l ng công vi c nh t nh. 2.5.1. M c ích: - Nghiên c u tình hình s d ng th i gian làm vi c, phát hi n các nguyên nhân gây lãng phí th i gian và ra bi n pháp kh c ph c. - Nghiên c u các kinh nghi m tiên ti n ph bi n trong công nhân. - Thu th p các s li u ph c v cho công vi c xây dng nh m c lao ng, phân tích kt c u các lo i chi phí th i gian lao ng trong công nhân, c i ti n t ch c lao ng và sn xu t. - Cung c p nhi u thông tin nh t phân tích công vi c. 2.5.2. Các giai on ti n hành ch p nh: 1. Giai on chu n b : - Xác nh c th , l a ch n i t ng c ch p nh, gi i thích cho nhân viên rõ m c ích ca vi c ch p nh. - Nm v ng tình hình t ch c s n xu t, xác nh n i dung, tính ch t, c im c a công vi c, c im c a ng i lao ng, iu ki n t ch c k thu t th c hi n công vi c. - Phân lo i các hao phí th i gian, ơn v o l ng, n m v ng n i dung ghi chép bi u m u. - Chu n b các ph ơng ti n, d ng c c n thi t ch p nh. - Ch n v trí quan sát thích h p. 2. Giai on ti n hành ch p nh: Ghi y liên t c quá trình hao phí th i gian t lúc b t u công vi c n lúc k t thúc ca làm vi c (ho c giai on c n nghiên c u) theo trình t th c hi n công vi c c a công nhân. 3. T ng h p k t qu kh o sát: - Ki m tra s li u ã ghi chép, xác inh dài th i gian hao phí c a t ng lo i công vi c.
29. - Phân lo i hao phí th i gian và ánh giá tính ch t thích h p c a m i lo i hao phí th i gian trong toàn b giai on nghiên c u. - Tng h p hao phí th i gian cùng lo i b ng cách c ng các hao phí th i gian cùng lo i trong su t giai on nghiên c u. - ánh giá chung v tình hình s d ng th i gian làm vi c, xác nh nguyên nhân gây ra lãng phí và ra các bi n pháp kh c ph c. 4. Các hình th c ch p nh: + Ch p nh t ng cá nhân: Nghiên c u toàn b vi c s d ng th i gian làm vi c c a mt nhân viên t i n ơi làm vi c trong su t ca làm vi c ho c giai on nghiên c u m t cách chi ti t. + Ch p nh th i gian làm vi c c a m t nhóm công nhân viên: - Cách th c hi n: c sau m t chu k th i gian làm vi c nh t nh, ng i ch p nh ghi l i các ho t ng c a t ng công nhân vào th i im c quan sát. - Khi t ng h p c n c vào ký hi u phân lo i hao phí th i gian t ng h p s l n hao phí th i gian c a m i lo i. Ch p nh th i gian c a nhóm, không cho k t qu chính xác b ng ch p nh cá nhân nhng có th cùng m t lúc kh o sát th i gian làm vi c c a nhi u ng i. + T ch p nh ngày làm vi c: Do m i công nhân ghi l i tình hình s d ng th i gian làm vi c c a mình. Cách th c ch p nh nh cá nhân ngày làm vi c. T ch p nh ngày làm vi c không b o m tính khách quan và m c chính xác cao, nhng l i thu hút c nhi u ng i tham gia, có tác ng tng c ng k thu t lao ng. S li u c a t ch p nh ngày làm vi c cho phép phân tích ra các nguyên nhân gây lãng phí th i gian ng lo t, làm c ơ s c i ti n lao ng s n xu t. III. CÁC PH NG PHÁP PHÂN TÍCH CÔNG VI C: 3.1. Ph ơng pháp phân tích công vi c trên c ơ s c a vi c ánh giá th c hi n các ch c nng. - Ph ơng pháp này c d a trên ba y u t ch y u là: d li u, con ng i và v t d ng. M i lo i y u t d li u, m i nhân viên ph i th c hi n các ch c n ng sau:
30. + Nh ng ch c n ng c ơ b n c a quá trình th c hi n công vi c c a m t nhân viên (xem hình 2.1) Bng 2.1. Nh ng ch c n ng c ơ b n trong quá trình th c hi n công vi c c a m t nhân viên. D li u Con ng i Vt dng 1. C v n 1. X p t, b trí 1. T ng h p 2. àm phán 2. Làm vi c chính xác 2. Ph i h p 3. Ch d n 3. Thao tác ki m tra 3. Phân tích 4. Thanh tra, giám sát 4. iu khi n 4. Su t p, biên so n 5. Tiêu khi n, gi i trí 5. Th c hi n thao tác b ng tay 5. Tính toán 6. Thuy t ph c 6. Ch m nom, gi gìn 6. Sao chép 7. Nói ra hi u 7. Nu i n ng 7. So sánh 8. Ph c v 8. Giao nh n 9. Giúp theo ch d n - Các s th t ch m c khó kh n ph c t p và t m quan tr ng c a các ch c n ng khi th c hi n công vi c. 3.2. Ph ơng pháp b ng câu h i phân tích ch c v : Ph ơng pháp này nh m m c ích thu th p các thông tin nh l ng, ánh giá m c c a các trách nhi m, nhi m v c a các công vi c khác nhau. Ng i phân tích công vi c ph i xác nh m i v n có vai trò gì i v i công vi c và n u có thì ph m vi, m c áp dng th nào theo cách phân lo i. 1 - Rt ít áp d ng 2 - Th nh tho ng 3 - Bình th ng 4 - áng k 5 - Th ng xuyên
31. Tt c công vi c u c ánh giá im trên c ơ s xác nh xem công vi c c ánh giá nh th nào theo 5 nhóm. 1 - Ra quy t nh, giao d ch và trách nhi m xã h i 2 - Th c hi n các công vi c mang tính ch t hành ngh , òi h i k n ng cao. 3 - Công vi c òi h i s c g ng v th l c. 4 - Công vi c òi h i ph i iu khi n máy móc thi t b 5 - X lý thông tin S d ng k t qu b ng ánh giá câu h i phân tích ch c v , so sánh công vi c này v i công vi c khác và làm c ơ s tr l ơng cho nhân viên. 3.3. Ph ơng pháp phân tích công vi c theo ch c v k thu t: áp d ng phân tích các công vi c do công nhân th c hi n nh m xác nh c p b c hay mc ph c t p c a công vi c. 1 - Xác nh nh ng ch c n ng ch y u trong th c hi n công vi c thông th ng, có th phân lo i c 2 - Tính im các ch c n ng: So sánh các ch c n ng trên c ơ s các yêu c u, c im khi th c hi n công vi c, t ó xác nh quan h t l gi a các ch c n ng. Ch c n ng th c hi n công vi c c ánh giá là quan tr ng nh t, chi m t tr ng cao nh t so v i t t c các ch c n ng khác trong th c hi n công vi c. Mi ch c n ng l i chia thành b n m c ph c t p, ng v i m i m c ph c t p ó ng- i ta cho im t i thi u n t i a. 3 - Xác nh s im c a m i công vi c: S im c a m i công vi c c tính b ng t ng s di m cho t t c các ch c n ng c a công vi c. 4 - Chuy n t im sang b c: C n c vào t ng s im c a m i công vi c chuy n t im sang b c. M i công vi c có m c ph c t p và t m quan trong khác nhau s c xp vào m t c p b c k thu t nh t nh, công vi c càng ph c t p, tinh th n trách nhi m càng cao thì c p b c k thu t c ng càng cao. * Tiêu chu n c p b c k thu t do Nhà n c th ng nh t qu n lý trong ph m vi toàn qu c. Các doanh nghi p không có quy n ban hành các tiêu chu n k thu t. * S l ng b c c a các công vi c trong cùng m t ngh bao gi c ng t ơng ng v i s b c l- ơng c a công nhân ngh ó.
32. * Kho ng cách v im gi a các b c c a các công vi c trong cùng m t ngh c xác nh tơng ng v i h s l ơng c a công nhân ngh ó. IV. NH NG N I DUNG CHÍNH C A B NG MÔ T CÔNG VI C VÀ B NG TIÊU CHU N CÔNG VI C. 4.1. B ng mô t công vi c: 4.1.1. Nh n di n công vi c: Nh n di n công vi c bao g m nh ng thông tin ch y u: tên công vi c, mã s c a công vi c, ng i th c hi n công vi c, ng i có trách nhi m ã ký duy t. 4.1.2. Tóm t t công vi c: Tóm t t công vi c là mô t nh ng tính ch t, ch c n ng ho c nh ng ho t ng c ơ b n c a công vi c. 4.1.3. M i quan h trong công vi c: Cn ghi rõ m i quan h ch y u gi a ng i th c hi n công vi c v i nh ng ng i khác trong và ngoài doanh nghi p. Tr ng phòng nhân s c a doanh nghi p s có m i quan h ch y u trong doanh nghi p: - Th c hi n báo cáo th ng k v i phó giám c ph trách nhân s - Làm vi c v i t t c u viên trong h i ng qu n tr doanh nghi p và lãnh o các phòng ban. - Th c hi n lãnh o, giám sát vi c th c hi n công vi c c a phòng nhân s . - Quan h v i các t ch c bên ngoài xí nghi p: v n phòng d ch v lao ng, nghi p oàn lao ng, s lao ng 4.1.4. Trách nhi m trong công vi c: Li t kê t ng ch c n ng, trách nhi m chính, sau ó c n ph i gi i thích các công vi c c th c n th c hi n trong nhi m v chính ó. Ví d : M t trong s các nhi m v ch y u c a viên tr ng phòng nhân s là: "ch n l a, ào t o và nâng cao trình cho nhân viên c p d i" th hi n nh sau:
33. - Phát tri n tinh th n h p tác làm vi c và hi u bi t trong công vi c - m b o cho nhân viên c p d i có c s ào t o c bi t theo yêu c u c n thi t c a công vi c. - Ch o vi c ào t o, bao g m vi c gi ng d y, h ng d n, gi i thích và c v n cho nhân viên c p d i. 4.1.5. Quy n h n c a ng i th c hi n công vi c: Cn xác nh rõ gi i h n hay ph m vi quy n hành c a ng i th c hi n công vi c bao g m: - Gi i h n c a các quy t nh v m t tài chính, th i gian - Gi i h n trong ch o giám sát nhân viên d i quy n, khen th ng, k lu t. 4.1.6. Tiêu chu n m u ánh giá ng i th c hi n: - Ch rõ ng i th c hi n công vi c c n t c các tiêu chu n gì v s l ng s n ph m hay kh i l ng công vi c th c hi n trong ngày, m c tiêu hao nguyên v t li u, doanh s bán hàng 4.1.7. iu ki n làm vi c: Li t kê nh ng iu ki n làm vi c c bi t nh ph i làm ca êm, làm thêm gi , m c ti ng n, ô nhi m, s may r i trong công vi c. 4.2. N i dung chính c a b ng tiêu chu n công vi c: Các công vi c r t a d ng nên các yêu c u c a công vi c c ng r t a d ng, phong phú. Nhng yêu c u chung c a b ng tiêu chu n công vi c là: - Trình v n hoá, chuyên môn và các khoá ào t o ã qua. - Các môn h c ch y u c a các khoá c ào t o, k t qu thi các môn h c ch y u và t t nghi p. - Trình ngo i ng : c n bi t ngo i ng gì và m c v c, nghe và vi t. - Thâm niên công tác trong ngh và các thành tích ã t c. - Tu i i - Sc kho - Ngo i hình
34. - Nng khi u c bi t và các yêu c u c bi t nh ghi t c ký, ánh máy. - Hoàn c nh gia ình - Tham v ng c u ti n, s thích, nguy n v ng cá nhân. Khi c n tuy n ch n nhân viên ã c ào t o, iu này có th xác nh c thông qua vi c nghiên c u h s ơ nhân viên, các cu c iu tra, tr c nghi m và ph ng v n. Tuy nhiên v n s tr nên ph c t p h ơn khi c n tuy n ch n nhân viên ào to h tr- c khi h chính th c c giao th c hi n công vi c. Tuy n ch n nhân viên ào t o c n c vào: 1 - Th c hi n phân tích công vi c và xác nh nên ánh giá th c hi n công vi c nh th nào? (Tiêu chu n m u ánh giá) 2 - Xác nh nh ng yêu c u, c im chính xác c a cá nhân mà ta d oán s làm công vi c c th c hi n t t nh t nh: bàn tay khéo léo, trí thông minh, m c nh y c m c a tâm lý 3 - Ch n l a các ng viên theo yêu c u c a doanh nghi p. 4 - Yêu c u ng viên làm vi c và ánh giá vi c th c hi n công vi c c a ng viên. 5 - Phân tích m i quan h gi a nh ng nét yêu c u m c 2 và vi c th c hi n công vi c ca t ng ng viên. T ó rút ra k t lu n c n thi t v yêu c u i v i ng viên. V. PHÂN TÍCH CÔNG VI C THEO Y U T THÀNH PH N: 5.1. Khái ni m: Phân tích công vi c là nh m lo i b c các ng tác, chuy n ng th a và tìm ra c ph ơng pháp lao ng khoa h c th c hi n công vi c. Phân tích công vi c theo y u t thành ph n g m: b c công vi c, thao tác, ng tác, chuy n ng. Nh m lo i b các ng tác chuy n ng th a và tìm ra cách th c ph i h p th c hi n các y u t thành ph n nhanh nh t, ti t ki m th i gian và s c l c nh t. Nh m bi t c phân tích công vi c theo y u t thành ph n là c n c nh m c lao ng, nh m xác nh kh i lng công vi c cho m i cá nhân. Phân tích công vi c i v i t ng lo i i t ng lao ng khác nhau, có n i dung khác nhau. i v i công vi c c a nhà qu n tr và tham mu, phân tích công vi c chú tr ng n
35. vn ra quy t nh. i v i nhân viên, phân tích công vi c chú tr ng n trách nhi m và quan h giao d ch trong công vi c. i v i công nhân s n xu t phân tích công vi c l i chú tr ng n kh n ng s d ng máy móc, thi t b , s c g ng v th l c, iu ki n làm vi c, s l ng s n ph m s n xu t. Vi c phân tích quá trình th c hi n công vi c theo các yu t thành ph n và nh m c lao ng i v i công vi c c a ng i công nhân s n xu t th ng mang l i k t qu rõ r t, o l ng m c chi ti t cao h ơn. 5.2. Các y u t thành ph n c a công vi c: Các y u t thành ph n c a công vi c g m có các b c công vi c, thao tác, ng tác, chuy n ng (c ng). Các y u t thành ph n c a công vi c xác nh c im s l ng ca công vi c và ph n ánh c u trúc thành ph n c a công vi c. Cách th c, trình t ph i hp th c hi n các y u t thành ph n và ph ơng pháp lao ng. Ph ơng pháp lao ng quy t nh l i ích và tính ch t h p lý c a vi c th c hi n các ng tác, thao tác, các b c công vi c. 5.2.1. B c công vi c: Bc công vi c là b ph n ch y u c a công vi c, c th c hi n bi m t ho c m t nhóm công nhân cùng m t n ơi làm vi c, v i m t i t ng lao ng không i. S c nh v i t ng lao ng, ng i công nhân và n ơi làm vi c là c trng c ơ b n c a b c công vi c. Do ó d u hi u c trng phân tích b c công vi c này v i b c công vi c khác là s thay i m t tron ba y u t : n ơi làm vi c, ng i công nhân và i t ng lao ng. Bc công vi c là chu trình k t thúc trong ho t ng c a ng i công nhân, nh m bi n i t- ng lao ng thành bán thành ph m ho c thành ph m b ng cách t o cho nó nh ng hình dáng, kích th c, tính ch t, s phù h p c n thi t. 5.2.2. thao tác: Thao tác là m t b ph n c a b c công vi c, là t p h p các ng tác lao ng th c hi n liên t c v i m t lo i d ng c , c ơ c u thi t b , i t ng lao ng nh t nh, liên h v i nhau b ng m c ích chung, v i công c cá bi t. Th i gian th c hi n thao tác ph thu c vào các y u t : + Th i gian th c hi n các y u t thành ph n c a thao tác ( ng tác, c ng) và cách th c ph i h p th c hi n các y u t thành ph n c a thao tác. + D ng c ơ c u thi t b , d ng c , i t ng lao ng và trình chuyên môn hoá t i n ơi làm vi c. 5.2.3. ng tác:
36. ng tác lao ng là nhóm t ng h p các chuy n ng (c ng) th c hi n m t cách liên tc, có công d ng chung và th hi n s thay i c a các y u t v t ch t trong su t th i gian th c hi n. Các y u t v t ch t không thay i là d u hi u ch y u xác nh gi i h n c a ng tác lao ng. Nét c trng c a ng tác là tính ch t ph bi n, tính ch t không i c a các thành ph n, s ph i hp các chuy n ng trong m i ng tác, công s c lao ng n nh và tính ch t l p i l p l i. Th i gian hoàn thành ng tác ph thu c vào các y u t : 1) C u trúc thành ph n ng tác. Ví d , ng tác gi ơ tay c m m t i t ng có th có các lo i thành ph n sau: - Gi ơ tay, c m (2 c ng) - Xoay ng i, gi ơ tay, c m (3 c ng) - Cúi xu ng, gi ơ tay c m (3 c ng) - Xoay ng i, cu i xu ng, gi ơ tay, c m (4 c ng) ng tác gi ơ tay c m m t i t ng ti t ki m s c nh t ph ơng án 1. Ng c l i, t n thêm lc ph và kéo dài th i gian th c hi n là ph ơng án 4. 2) Cách th c ph i h p các c ng thành ph n: Các c ng trong m t ng tác không ph i lúc nào c ng ti n hành theo m t trình t ch t ch , có khi c ng 1 cha h t, c ng 2 ã b t u,ho c có th th c hi n 2 c ng song song v i nhau. Khi hai ng tác có cùng c u trúc thành ph n thì ng tác nào có s c ng th c hi n song song nhi u h ơn s có th i gian nh h ơn. 3) iu ki n t ch c k thu t th c hi n ng tác: iu ki n t ch c k thu t th c hi n ng tác bao g m: N ơi t i t ng c n ph i l y, hình dáng, kích th c, tr ng l ng, tính ch t c a i t ng. Ví d , khi c m i t ng thu c lo i tr ơn, b n, d v th ng th c hi n lâu h ơn do òi h i có s t p trung chú ý cao h ơn c a ng i công nhân. 5.2.4. C ng: C ng là y u t s ơ ng nh t trong ho t ng c a con ng i. C ng là s di chuy n mt l n m t b ph n nào ó trong c ơ th con ng i và không th chia nh h ơn c.
37. Nét c trng c a c ng là m i c ng không có y u t h p lý hoá m t cách tr c ti p. Ch khi nào có s ph i h p các c ng m i có th nghiên c u, tìm ra cách th c ph i h p th c hi n t t. Các c ng ph bi n là gi ơ tay, d ch chuy n, c m. Th i gian th c hi n c ng ph thu c vào các y u t : - c im v s l ng và ch t l ng ca chuy n ng. Hai v t có cùng m t qu o chuy n ng, v t nào có kích th c l n h ơn và tr ng l ng l n h ơn th ng có th i gian th c hi n lâu h ơn. - iu ki n th c hi n s chuy n ng. Khi chuy n ng v m t i t ng n m gi a nh ng i t ng khác thì th i gian th c hi n có th t ng 1,5 l n so v i khi i t ng n m riêng m t ch c nh. - Cách th c th c hi n chuy n ng: Các chuy n ng theo nh p iu, có tính ch t i x ng, h p lý s th c hi n nhanh h ơn. VI. NH M C LAO NG. 6.1. Khái ni m và vai trò c a nh m c lao ng: 6.1.1. Khái ni m nh m c lao ng: nh m c lao ng là xác nh m c hao phí th i gian lao ng c n thi t hoàn thành mt ơn v s n ph m (ho c m t kh i l ng công vi c) úng tiêu chu n ch t l ng, trong nh ng iu ki n t ch c, k thu t nh t nh. Mc lao ng có 2 lo i ch yêu là m c th i gian và m c s n ph m: - Mc th i gian: là l ng th i gian c n thi t xác nh m t ng i ho c m t nhóm ng i lao ng hoàn thanh m t ơn v s n ph m (ho c m t kh i l ng công vi c nh t nh) theo úng yêu c u k thu t, phù h p v i ngh nghi p, trình lành ngh trong nh ng iu ki n t ch c k thu t nh t nh. Mc ơn v th i gian o b ng các ơn v th i gian trên m t ơn v s n ph m (ho c kh i l- ng công vi c) nh giây, phút, ngày công trên m t ơn v s n ph m ho c kh i l ng công vi c.
38. - Mc s n ph m hay m c s n l ng: là s l ng ơn v s n ph m (ho c kh i l ng công vi c) theo úng yêu c u k thu t c qui nh cho m t ho c m t nhóm ng i lao ng có ngh nghi p và trình lành ngh t ơng ng ph i th c hi n trong m t ơn v th i gian và trong nh ng iu ki n t ch c k thu t nh t nh. Mc s n ph m c tính b ng s ơn v s n ph m (cái, t n, m3, m2, lít ) trên m t ơn v th i gian nh t nh. 6.1.2. Vai trò c a nh m c lao ng: nh m c lao ng là c ơ s ch y u cho phép: - Xác nh chính xác nhu c u lao ng các b ph n, phân x ng, phòng ban c a doanh nghi p. - Th c hi n vi c phân công quy n h n trách nhi m c a m i ng i trong t ch c. - ánh giá m t cách khách quan và chính xác thái , ý th c trách nhi m c a m i ng i trong vi c th c hi n công vi c. - ánh giá trình lành ngh c a ng i lao ng, m c óng góp c a m i thành viên vào k t qu ho t ng chung c a t ch c, t ó có các bi n pháp k p th i kích thích ng i lao ng v v t ch t và tinh th n. ti n hành nh m c lao ng trên c ơ s khoa h c, c n ti n hành kh o sát th i gian làm vi c, trên c ơ s các ph ơng pháp thu th p thông tin phân tích công vi c, phân lo i hao phí th i gian làm vi c và tìm cách lo i b t t c các lãnh phí th i gian. 6.2. Phân lo i hao phí th i gian làm vi c: Vi c phân lo i hao phí th i gian làm vi c c a các chuyên gia, qu n tr gia, nhân viên hành chánh th ng ít òi h i chi ti t, t m h ơn so v i công nhân s n xu t. Nguyên t c và cách th c phân lo i hao phí th i gian làm vi c c a t t c m i công vi c không có s thay i. Qu th i gian làm vi c theo ch dài ngày làm vi c theo qui nh, ng i lao ng có trách nhi m ph i s d ng ti t ki m và h p lý th c hi n nhi m v c giao. Tuy nhiên trong th c t qu th i gian làm vi c th ng bao g m hai b ph n: Th i gian c n thi t hoàn thành nhi m v s n xu t và th i gian lãng phí. 6.2.1. Th i gian c n thi t hoàn thành nhi m v s n xu t: 1. Th i gian chu n k t: là th i gian mà ng i lao ng s d ng chu n b ph ơng ti n sn xu t nh m th c hi n công vi c c giao và ti n hành m i ho t ng có liên quan n vi c hoàn thành công vi c ó.
39. Ví d , giao nh n ca, nh n d ng c , giao nh n b n v , tìm hi u b n v , iu ch nh máy. c im c a th i gian chu n k t là th ng ch có lúc u ca và cu i ca làm vi c, ch hao phí m t l n cho c lo t s n ph m. Th i gian chu n k t ph thu c vào qui trình công ngh sn xu t, lo i hình s n xu t, c im c a máy móc thi t b và cách th c t ch c trong phân x ng, nhà máy. 2. Th i gian tác nghi p: là th i gian tr c ti p hoàn thành các b c công vi c, c l p i lp l i qua t ng ơn v s n ph m. Th i gian tác nghi p g m: - Th i gia tác nghi p chính - Th i gian tác nghi p ph Th i gian tác nghi p chính: là th i gian c s d ng tr c ti p bi n i i t ng lao ng v hình dáng, kích th c, tính ch t Ví d , th i gian ti n máy, may qu n áo, d t vãi Th i gian tác nghi p ph : là th i gian c s d ng th c hi n các công vi c c n thi t, to kh n ng làm thay i i t ng lao ng. Ví d , th i gian l p các chi ti t trên máy. 3. Th i gian ph c v : Th i gian ph c v là th i gian ph c v máy móc thi t b và b o m cho n ơi làm vi c có y m i th c n thi t ti n hành công vi c liên t c. Th i gian ph c ph bao g m: - Th i gian ph c v t ch c: là th i gian c s d ng th c hi n các công vi c mang tính ch t t ch c nh tra d u, bôi tr ơn máy móc thi t b , di chuy n ph li u, thành ph m trong ph m vi n ơi làm vi c (xem b ng 2.2).
40. Bng 2.2. Phân lo i hao phí th i gian làm vi c. - Th i gian ph c v k thu t: là th i gian c s d ng ph c v có tính ch t k thu t nh thay d ng c mòn, iu ch nh máy móc thi t b , tháo l p d ng c gi a ca. 4. Th i gian ngh theo qui nh: Th i gian ngh theo qui nh bao g m: - Th i gian ngh ng ơi, v sinh cá nhân Thông th ng th i gian này c qui nh th ng nh t trong toàn phân x ng nhà máy. - Th i gian ngh do nhu c u công vi c. Ví d , th i gian ngh ch máy ch y t ng, máy a s n ph m ra. 6.2.2. Th i gian lãng phí không c qui nh trong nh m c: 1. Th i gian th c hi n các vi c không c qui nh trong nhi m v s n xu t. Ví d , th i gian s a các s n ph m h ng do th c hi n không úng qui trình k thu t.
41. 2. Th i gian lãng phí t ch c: nh ch vi c, ch nguyên v t li u, cúp in Do iu ki n t ch c cha t t làm công vi c không c th c hi n liên t c. 3. Th i gian lãng phí k thu t: nh do h ng máy, gãy d ng c công vi c b t ng b gián on. 4. Th i gian lãng phí do ng i lao ng: do ng i lao ng vi ph m k lu t lao ng v th i gian nh i tr v s m, nói chuy n riêng, c sách báo và làm vi c riêng trong gi làm vi c. * Ngoài các lo i lãng phí trên, trong nh m c lao ng c n lo i b các lãng phí không nhìn th t do vi c t ch c lao ng và sn xu t không h p lý và do ng i lao ng có ph- ơng pháp làm vi c l c h u, ch m ch p, không s d ng y công su t máy móc thi t b . 6.3. K t c u m c th i gian làm vi c cho m t ơn v s n ph m: Kt c u m c th i gian làm vi c cho m t ơn v s n xu t bao gm: Trong ó: n: s s n ph m cho c lo t ho t ng Mtg : m c th i gian Tck : th i gian chu n k t Ttn : th i gian tác nghi p Tpv : th i gian ph c v Tnq : th i gian ngh theo qui nh Nu tính th i gian ph c v và ngh theo qui nh b ng t l ph n tr m so v i th i gian tác nghi p ta có: Trong ó: Apv : t l % th i gian ph c v so v i th i gian tác nghi p Anq : t l % th i gian ngh theo qui nh so v i th i gian tác nghi p.
42. Tóm t t: Phân tích công vi c m u cho vi c tuy n d ng nhân viên, là c ơ s cho vi c b trí nhân viên phù h p. Phân tích công vi c là cách th c xác nh m t cách chi ti t các ch c n ng, nhi m v ch y u c a công vi c. Nh m xác nh tuy n ch n hay b trí ng i c th vào m t công vi c thích h p nh t nh m nâng cao hi u qu s d ng lao ng. o O o III TUY N D NG NHÂN VIÊN Sau khi phân tích công vi c, hi u c các yêu c u, c im c a công vi c, các tiêu chu n công vi c, vi c quan tr ng ti p theo c a m t nhà qu n tr gia trong quá trình qu n tr nhân s là tuy n d ng nhân viên. Tuy n dng nhân viên gi vai trò c bi t quan tr ng trong ho t ng c a các doanh nghi p. Nh ng nhân viên không có n ng l c c n thi t th c hi n công vi c s nh h- ng x u tr c ti p n hi u qu qu n tr và ch t l ng th c hi n công vi c. Nó còn làm nh hng x u n b u không khí c a doanh nghi p. Tuy n d ng nhân viên không phù h p, sau ó sa th i h , không nh ng gây t n th t cho doanh nghi p mà còn gây tâm lý làm xáo tr n tinh th n các nhân viên khác và nh h ng n các chính sách xã h i. I. D BÁO NHU C U NHÂN VIÊN: 1.1. Các y u t d báo nhu c u nhân viên: Nhu c u nhân viên trong các doanh nghi p ph thu c ch y u vào: 1. Quy trình s n xu t: c quy t nh ph n l n b i kh n ng tiêu th hàng hoá c a ơn v ó trên th tr ng. 2. N ng su t lao ng: ch u tác ng và quy t nh b i các y u t : trình trang b k thu t, quy trình công ngh , trình lành ngh c a nhân viên, kh n ng t ch c, tài lãnh o c a các nhà qu n tr . Do ó trong d báo nhu c u nhân viên c a doanh nghi p ph i chú tr ng n các y u t c ơ bn sau:
43. - Kh n ng phát tri n s n xu t kinh doanh (t ng kh i l ng s n ph m d ch v ) - Kh n ng nâng cao ch t l ng s n ph m hay d ch v ho c tham gia vào th tr ng m i. - S thay i v công ngh k thu t và t ch c hành chánh làm t ng n ng su t lao ng. - S thay i v ch t l ng nhân viên. - Kh n ng tài chính c a doanh nghi p - T l thuyên chuy n trong nhân viên: 1.2. Ph ơng pháp d báo nhu c u nhân viên: 1.2.1. Ph ơng pháp phân tích xu h ng: là s nghiên c u nhu c u nhân viên trong các nm qua d báo nhu c u nhân viên cho nh ng n m t ơng lai. Ph ơng pháp này mang tính ch t nh h ng, kém chính xác do d báo ch d a vào y u t th i gian và xu h ng phát tri n chung. Ph ơng pháp này th ng c áp d ng nh ng n ơi tình hình s n xu t và kinh doanh t ơng i n nh. 1.2.2. Ph ơng pháp phân tích h s : D báo nhu c u nhân viên b ng cách s d ng h s gi a m t i l ng v qui mô s n xu t kinh doanh m t kh i l ng s n ph m, kh i l ng hàng bán ra, kh i l ng d ch v và s l- ng nhân viên c n thi t t ơng x ng. 1.2.3. Ph ơng pháp phân tích t ơng quan: Xác nh m i quan h th ng kê gi a 2 i l ng có th so sánh nh s l ng nhân viên và mt i l ng v qui mô s n xu t kinh doanh c a doanh nghi p. T ó có th d báo c nhu c u nhân viên theo qui mô s n xu t kinh doanh t ơng ng. 1.2.4. Ph ơng pháp s d ng máy tính: Trên c ơ s d báo v kh i l ng s n ph m và d ch v , th i gian c n thi t cho m t ơn v sn ph m, h s t ng gi m th i gian lao ng Các d án bán hàng t i thi u và t i a, theo h s ch ơng trình l p s n, công ty có th mau chóng xác nh n c nhu c u nhân viên tơng ng, c n thi t trong t ơng lai. 1.2.5. Ph ơng pháp theo ánh giá c a chuyên gia: Ph ơng pháp này c s d ng r ng rãi trong th c ti n và óng vai trò quan tr ng trong d báo nhu c u nhân viên. Các chuyên gia d báo nhu c u nhân viên trên c ơ s ánh giá, phân tích nh h ng c a các y u t môi tr ng thay i n ho t ng c a doanh nghi p t ó d báo nhu c u nhân viên.
44. 1.3. D báo các ngu n cung ng t bên trong doanh nghi p: Có nhi u ngu n cung c p ng viên vào các ch c v ho c công vi c tr ng c a doanh nghi p nh: Ngu n tuy n d ng tr c ti p t các nhân viên ang làm vi c trong doanh nghi p; Ngu n tuy n ng i theo hình th c qu ng cáo, ngu n tuy n d ng thông qua các c ơ quan d ch v lao ng. Trong các hình th c tuy n d ng nhân viên nêu trên thì ph ơng án tuy n d ng nhân viên tr c ti p t các nhân viên ang làm vi c trong các doanh nghi p th- ng có nhi u thu n l i. B i vì: 1. T o ra s thi ua r ng rãi gi a các nhân viên ang làm vi c, kích thích h làm vi c t t hơn, sáng t o h ơn, nhi t tình h ơn, t n tâm h ơn i v i công vi c. 2. Nhân viên ã quen bi t, hi u c m c tiêu c a doanh nghi p và d dàng tìm ra cách t c m c tiêu ó. 3. Nhân viên c a doanh nghi p là nh ng ng i ã c th thách v lòng trung thành, thái nghiêm túc, tinh th n trách nhi m. Tuy nhiên vi c tuy n d ng nhân viên tr c ti p t các doanh nghi p c ng có m t s m t nh c im nh t nh. 1. Vi c tuy n d ng nhân viên vào m t ch c v tr ng theo ki u th ng ch c có th sinh ra t tng ch quan i v i các công vi c ã làm th ng ngày, d n n các công vi c gi i quy t có th thi u tính sáng t o. 2. Trong doanh nghi p d hình thành nhóm. i v i nh ng ng i không c b t mâu thu n v i ngi c b t và mâu thu n v i lãnh o c p trên hình thành nên các nhóm trong doanh nghi p. có th xác nh có bao nhiêu ng viên trong công ty c n có nh ng thông tin c n thi t v ch t l ng và các c im chính c a các nhân viên trong doanh nghi p thông qua vi c thu th p và xây d ng các "H s ơ nhân viên", "Bi u thuyên chuy n nhân viên", "Phi u th ng ch c" Trong h s ơ nhân viên: C n có các thông tin v tu i tác, s c kho , th i gian có th làm vi c, trình h c v n, chuyên môn, các l p ào t o c bi t do công ty t ch c ã tham d, ngo i ng , các kh n ng c bi t, nguy n v ng, th i gian công tác. Các thông tin này cn c lu tr và x lý trên máy tính ho c b ng tay, nh m theo dõi so sánh v i các công vi c làm d dàng cho vi c tuy n ch n vào các v trí công tác m i. Trong "Bi u thuyên chuy n nhân viên" th ng ch ghi rõ các y u t : ánh giá v kh nng th c hi n công vi c va kh n ng th ng ti n c a nhân viên cho các ch c v quan tr ng. Bng 3.1. Bi u thuyên chuy n nhân viên
45. "Phi u th ng ch c" là phi u chu n b cho t ng ch c v quan tr ng còn tr ng trong doanh nghi p, trong ó ch rõ ch t l ng và c im c a t t c các ng viên vào m t ch c v nh t nh, kh n ng t ng ti n, yêu c u c n ào t o thêm c th ng ch c c a t ng ng viên. 1.4. D báo ngu n cung ng nhân viên t bên ngoài doanh nghi p: D báo ngu n cung ng t bên ngoài doanh nghi p ph i d a trên c ơ s tình hình kinh t nói chung, iu ki n th tr ng a ph ơng và iu ki n th tr ng ngh nghi p nói riêng. Tr c h t ph i d báo c tình hình phát tri n kinh t nói chung và t l lao ng th t nghi p. Thông th ng t l lao ng th t nghi p càng th p thì ngu n cung ng nhân viên càng h n ch và càng khó tuy n nhân viên. D báo iu ki n th tr ng s c lao ng a ph ơng r t quan tr ng. Vi c làm có th t ng thêm hay gi m i trong m t thành ph ho c m t vùng nào ó do k t qu phát tri n ho c óng c a m t vài doanh nghi p l n.
46. Cu i cùng c n ph i d báo v kh n ng cung c p ng viên c a m t s ngh c bi t (nh ng loi lao ng ph c t p), c n c vào vi c th ng kê và k ho ch ào t o c a các tr- ng chuyên nghi p. Các hình th c ch y u cung c p ng viên t bên ngoài. 1.4.1. Qu ng cáo: Qu ng cáo là m t hình th c thu hút ng viên r t h u hi u. nâng cao ch t l ng qu ng cáo c n chú ý m t s v n sau: Mt là, M c qu ng cáo: S l n xu t hi n, khi nào xu t hi n qu ng cáo và qu ng cáo theo hình th c nào. Ph i c n c vào s l ng ng viên c n tuy n, ch c v và lo i công vi c yêu cu c n tuy n thêm nhân viên. Hai là, N i dung qu ng cáo: N i dung qu ng cáo c n nh n m nh vào các v n , n i dung then ch t c a công vi c và tiêu chu n ngh nghi p, phát tri n tính h ng thú c a công vi c và kh n ng có th tho mãn các yêu c u c a ng viên nh cp h c b ng cho ào t o ti p, c i du l ch, ngh mát, c p nhà Cu i cùng trong qu ng cáo nên có nh ng câu khuy n khích ng i xem ho c ng i nghe mau chóng có hành ng liên l c v i doanh nghi p b ng in tho i ho c b ng th tín. 1.4.2. Thông qua v n phòng d ch v lao ng: S d ng v n phòng d ch v lao ng có ích l i là gi m c th i gian tìm ki m, ph ng vn, ch n l a ng viên và th ng áp d ng trong các tr ng h p: - Doanh nghi p không có phòng nhân s riêng do ó g p khó kh n trong quá trình tuy n dng nhân viên m i. - Doanh nghi p gp khó kh n ho c không có hi u qu trong vi c tuy n ch n nhân viên do khó ánh giá, phân lo i ng viên, ho c có nh ng yêu c u b t th ng i v i ng viên. - Cn tuy n g p nhân viên, nh t là khi c n tuy n s l ng ông lao ng là ph n ho c lao ng v thành niên. - Khi mu n thu hút m t s l ng lao ng ang làm vi c cho các doanh nghi p là d i th cnh tranh trên th tr ng. II. TUY N D NG NHÂN VIÊN: 2.1. N i dung trình t c a công tác tuy n d ng nhân viên.
47. Các công tác tuy n d ng th ng tr i qua 6 bc: 2.1.1. Chu n b t ch c tuy n d ng: Bc chu n b t ch c tuy n d ng c n xác nh c: - Các lo i v n b n, qui nh v tuy n d ng c n tuân theo. - S l ng nhân viên c n tuy n. - Tiêu chu n nhân viên c n tuy n. - S l ng, thành ph n h i ng tuy n dng. - Quy n h n, trách nhi m c a h i ng tuy n d ng. 2.1.2. Thông báo tuy n d ng: Có th áp d ng các hình th c thông báo tuy n d ng sau ây: - Thông qua v n phòng d ch v lao ng - Qu ng cáo trên báo chí, ài phát thanh, vô tuy n truy n hình. - Niêm y t tr c c ng doanh nghi p. Yêu c u thông báo nên ng n g n, rõ ràng, chi ti t và y nh ng thông tin c ơ b n cho các ng viên v tu i tác, s c kho , trình . Càng có nhi u ng viên cho m t ch làm vi c càng có iu ki n tuy n ch n nhân viên phù h p. 2.1.3. Thu nh n và nghiên c u h s ơ: 1. Thu nh n h s ơ: Tt c m i h s ơ xin vi c u ph i ghi vào s xin vi c, có phân lo i chi ti t cho ti n s dng sau này. Nên l p h s ơ cho t ng ng viên. M i h s ơ g m có: - ơ n xin vi c: (Theo m u c a doanh nghi p - xem ph n ph l c) ng viên t in vào. ơ n xin vi c là b c u tiên trong quá trình ánh giá các ng viên. Bi u m u xin vi c làm cung c p các thông tin v trình h c v n, các thành tích ã t c tr c ây, nh ng im m nh và nh ng im y u c a t ng ng viên. Trong th c t các công ty th ng s dng nhi u bi u m u xin vi c làm khác nhau i v i t ng i t ng nh: các ch c v qu n tr , chuyên gia k thu t, lao ng chuyên môn i v i các bi u m u xin vi c làm, yêu cu tr l i các câu h i chi ti t v trình h c v n, giáo d c i v i các công nhân làm
48. vi c theo gi , bi u m u xin vi c làm l i t p trung vào các v n : trang b d ng c mà ng viên có th s d ng, và m c thành th o, kinh nghi m làm vi c th c t . Tham kh o bi u m u xin vi c làm i v i các ng viên vào các ch c v qu n tr , cán b k thu t, chuyên môn. - Các v n b ng ch ng ch t t nghi p. - Sơ y u lý l ch cá nhân: Tóm t t lý l ch, hoàn c nh cá nhân và gia ình. Ngoài ra sau khi ki m tra ph ng v n và khám b nh s b sung thêm vào h sơ b ng k t qu ph ng v n, tìm hi u v tính tình, s thích, n ng khi u, tri th c và k t qu khám bnh c a ng viên. 2. Nghiên c u h s ơ: Nghiên c u h s ơ nh m ghi l i các thông tin ch y u v ng viên báo g m: - Hc v n, kinh nghi m, quá trình công tác. - Kh n ng tri th c, m c tinh th n. - Sc kho . - Trình tay ngh . - Tính tình, o c, tình c m, nguy n v ng. Trong giai on này có th lo i b t m t s ng viên không thích h p v i công vi c, không c n ph i làm ti p các th t c khác trong tuy n dng. 2.1.4. Ki m tra, sát h ch, tr c nghi m và ph ng v n ng viên: ây là b c khó kh n nh t i v i ng viên nh m ch n ra các ng viên phù h p nh t. áp dng hình th c ki m tra, sát h ch ánh giá ng viên v các ki n th c c ơ b n, kh n ng th c hành hay trình lành ngh d i d ng bài thi, bài t p th c hành, làm th m t m u công vi c nh ánh máy, s d ng máy vi tính, th ký áp d ng hình th c tr c nghi m ánh giá ng viên v m t s kh n ng c bi t nh: trí nh , m c khéo léo c a bàn tay. Ph ng v n ánh giá ng viên v ph ơng di n cá nhân nh các c im v tính cách, khí ch t, di n m o. 2.1.5. Ki m tra s c kho :