Chương trình đào tạo đặc biệt về Quản trị kinh doanh: Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

278 trang phuongnguyen 2640

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Chương trình đào tạo đặc biệt về Quản trị kinh doanh: Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

chuong_trinh_dao_tao_dac_biet_ve_quan_tri_kinh_doanh_thiet_l.pdf

Nội dung text: Chương trình đào tạo đặc biệt về Quản trị kinh doanh: Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

Chương trình đào tạo đặcbiệtvề QUẢNTRỊ KINH DOANH Dành cho Lãnh Đạo doanh nghiệp THIẾTLẬP HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘIBỘ DOANH NGHIỆP – KHÓA 11
Mụctiêuđào tạo Để thiếtlập đượcmộtHTKSNB hữuhiệu, Lãnh đạo doanh nghiệpcầnphải Kếthợp Thấuhiểuvề doanh nghiệp vớiviệc Nắm được“cái hồn”củavấn đề KSNB
Mụctiêuđào tạo (tt) Cấpthừa hành quan tâm điềugì? => Nắm được kỹ thuật & nghiệpvụ để tác nghiệp. Cấplãnhđạo quan tâm điềugì? => Nắm được tư duy & phương pháp -> để từđó tìm ra chiếnlược & giải pháp cho công ty Chúng ta phảinghiêncứumộtvấn đề rấtlớn& rất khó trong thờigianrấtngắn. Hơnnữa, chương trình này chỉ dành cho cấp lãnh đạo doanh nghiệp. => Mụctiêuđào tạolàchuyểngiao“tư duy & phương pháp” chứ không đi sâu vào những vấn đề mang tính kỹ thuật nghiệpvụ,những vấn đề tiểutiết.
Mụctiêuhọctập Họcviêncóthể : Hiểu đượcHTKSNBcủamột doanh nghiệplànhư thế nào. Nắm được tư duy & phương pháp để thiếtlậphệ thống kiểmsoátnộibộ
Mộtmục tiêu khác Chúng ta có thể có thêm những ngườibạnmới từ khoá họcnày
Một HTKSNBDN hữuhiệusẽ mang lại gì cho Lãnh đạo doanh nghiệp? Giúp Ban lãnh đạo DN giảmbớttâmtrạng bất an về những rủi ro, nhấtlàvề con người& tàisản. Giúp Ban lãnh đạo doanh nghiệpgiảmtảitrọng những công việcsự vụ hàng ngày và để chỉ tập trung vào vấn đề chiếnlược. Giúp Ban lãnh đạo DN chuyên nghiệphoá công tác quảnlýdiềuhành, cụ thể: Doanh nghiệp đượcquảnlýmộtcáchkhoa học, chứ không phảithuầntúybằng cảmtính(kinh nghiệm& trựcgiác). Doanh nghiệp đượcquảnlýbằng cơ chế & quy chế chứ không phảithuầntúydựavàolòng tin.
Phương pháp làm việctạilớp Nghiên cứu phương pháp để tạo giải pháp (chứ khơng nghiên cứu giảipháp) Nghiên cứuvấn để theo mơ hình đặtra Nĩitrêntrời, dướibiển, nhưng hiểumặt đất; nĩingồilề, nhưng hiểu trọng tâm Chia sẽ và trao đổi: Giữagiảng viên & họcviên Giữacáchọcviênvớinhau (trong từng nhĩmvàmỗinhĩmvớicả lớp) Hiểu& nhớ vấn đề ngay tạilớp MỖI HỌC VIÊN & MỖI NHĨM SẼ LÀM VIỆC TÍCH CỰC
Nộidung củachuyênđề (Gồm5 chủđềchính) Chủđề1 : Tiếpcận HTKSNB doanh nghiệp Chủđề2 : Các khía cạnh của HTKSNB doanh nghiệp Chủđề3 : Thiếtlậpma trậnkiểmsoát–Kiểm soát theo chiềudọc& vấn đề tái cấutrúccôngty Chủđề4 : (Gồm7 chủđềnhỏ) Thiếtlậpma trậnkiểmsoát–Kiểm soát theo chiều ngang & quy trình nghiệpvụ Chủđề5 : Triểnkhaiviệcthiếtlập/hoàn thiện HTKSNB trong điềukiệncụ thể củatừng doanh nghiệp Ghi chú : 2 chủđềđầutiênnhấnmạnh về “tư duy” , 3 chủđềsau nhấnmạnh về “phương pháp”
Mối quan hệ giữa các chủđề trong toàn bộ chuyên đề đào tạo KSNB Đánh giá HTKSNB THEO HiệntạicủaDN Mục tiêu CHIỀU DN DỌC Tái xác định & Đánh giá lạirủiro CủaDN Kinh Hoạt Tuân KSBB theo chiềungang doanh động thủ Xem xét Nguồnlực & VănhoácủaDN Quy trình bán hàng Từ chối Chấpnhận Quy trình mua hàng Tái cấu trúc DN, chuyểngiao Hạnchế rủiro Tái PCPN cho NV, & Tái xác lập các Quy trình sảnxuất qui trình nghiệpvụ Nguồnlực & VHDN Quy trình tiềnlương & Xây dựng hệ thống Giám sát thựchiệnKS Quy chế & tổ chức Quy trình chi tiêu Thựchiện Xác định & Các cơ chế Đánh giá Kiểmsoát Quy trình kế toán rủûi ro CÁC YẾU TỐ CHI PHỐI SỰ THÀNH CÔNG Các quy trình khác MA TRẬN KIỂM SOÁT
Chủđề1 Tiếpcận & hiểu về HTKSNB
Các hướng tiếpcậnHTKSNB Cách tiếpcận, cách hiểuhiệntạicủabạnvề HTKSNB Mất mác tài sản => KSNB Tổ chứccôngtáckế toán Cách tiếpcậnvề HTKSNB từ mộtbàibáo
Chúng ta hiểuHTKSNBDN như thế nào? Chúng ta bắt đầutừ việc: Hiểu được Mục tiêu của doanh nghiệp Sau đó: Hiểu đượcnhững Rủiro& Nguy cơ của doanh nghiệp đó Và cuối cùng : Chúng ta sẽ hiểu được HTKSNB củamột doanh nghiệp
Hệ thống mụctiêucủaDN Tầm nhìn (vision) Sứ mệnh (mission) Mục đích (Goal) Mục tiêu (Objective) -Mụctiêu(target) -Chiếnlược (strategy) -Kế hoạch (plan) -Nhiệmvụ cụ thể (task)
HiểumụctiêucủamộtDN Mục đích (goal) của doanh nghiệp => luôn là lợinhuận Để đạt đượcmục đích này doanh nghiệpphải đặt ra objective cụ thể trong từng giai đoạn (1 năm, 2 năm, 5 năm, 10 năm, ) Mụctiêucủa doanh nghiệptrongtừng giai đoạn phải được cụ thể hoá, lượng hoá thành các targets để thựchiệnvàđể đolường kếtquả củaviệcthực hiện.
HiểumụctiêucủamộtDN Mục tiêu của doanh nghiệplàmộttổng thể : Mục đích (cái DN mong muốn đạt được) Mục tiêu (trong từng giai đoạn) Chỉ tiêu (lượng hoá, cụ thể hoá .)
MụctiêucủaDN Mục tiêu của doanh nghiệpgồm: Mục tiêu : tài chính Mục tiêu : phi tài chính
Mụctiêucủa doanh nghiệp Mụctiêucủa doanh nghiệpgồm: Mụctiêutàichính Lợi nhuận Khả năng thanh toán Mục tiêu phi tài chính : Thị phần Thương hiệu Văn hoá doanh nghiệp Nhân đạo
Mục tiêu & doanh nghiệp Mụctiêuđặtraphảidựatrênnguồnlực thựctế (nguồnlực đãcóhoặcchắcchắnsẽ có) của doanh nghiệp Nguồnlực(nềntảng của DN) bao gồm: Nhân lực Tài lực Vậtlực Thờigian Nguồnlực khác Nếumục tiêu được đặt ra không dựa vào nguồnlựcthựctế thì chắcchắnsẽ không khả thi
MụctiêucủaDN & Chủ DN Mục tiêu của DN là do chủ DN và những người lãnh đạo DN xác lậpra. Tuynhiên, mụctiêucủa DN & mụctiêucủachủ DN hoàn toàn khác nhau. Vì DN và chủ DN là những chủ thể khác nhau (là pháp nhân & các thể nhân). Phảiphânđịnh một cách rạch ròi giữamục tiêumà DN theo đuổi . Hay nói cách khác, kh6ng thểđánh đồng giữamụctiêucủachủ DN vớimục tiêu củaDN
Mụctiêu& sứ mệnh củaDN Mục tiêu theo nghĩahẹp là cái mà bảnthânDN muốn đạt được, còn sứ mệnh chính là cái mà DN mang đếnchocộng đồng. Sứ mệnh cũng chính là cách để DN đạt đượcmụctiêucủa mình (là cách kiếmtiềncủa DN, kiếmtiềnbằng cách mang lạicáigìđócho cộng đồng, chứ không phảikiếmtiềnbằng mọigiá) Sứ mệnh cũng chính là lý do tồntại của DN, là lý do vì sao DN có thể trường tồntrongcộng đồng (vì DN không làm điềugìảnh hưởng xấu đếncộng đồng). Sứ mệnh cũng là cái mà nếu DN thựchiệntốtthìsẽđượccộng đồng tôn vinh Sứ mệnh cũng là sự thể hiện cam kết & trách nhiệm của DN đốivới cộng đồng.
Mụctiêu& sứ mệnh củaDN Khi xác lậpmụctiêuchobản thân mình, doanh nghiệpcũng đồng thờiphải tựđặtlênvaimình mộtsứ mệnh nào đóvớicộng đồng. Sứ mệnh cũng chính là những gì tốt đẹpnhấtmà DN cống hiến cho xã hội thông qua hoạtdộng của mình. Mụctiêu& sứ mệnh là hai mặtcủamộtvấn đề – cái mà doanh nghiệptheođuổi.
Mụctiêu& Tônchỉ củaDN Tôn chỉ của DN là “con đường” mà doanh nghiệp đi. Tôn chỉ có thểđượcthể hiện qua khẩuhiệu (slogan) của doanh nghiệpvàgắnliềnvới sứ mệnh XH của DN. Nóicáchkhác, tônchỉ chính là chủ trương đường lối của DN. Một khi DN đãcómục tiêu thì DN cũng phảicóchủ trương đường lối để đạt đượcmục tiêu đó. Lưulý:Mục tiêu và chủ trương đường lối của DN phải đượcdựatrênnềntảng của DN (nhân lực, tài lực, vậtlực, công nghệ, truyềnthống, giá trị, niềmtin )
Mụctiêu& Tầm nhìn củaDN Mụctiêu& sứ mệnh là cái mà doanh nghiệptheo đuổi Cái mà doanh nghiệptheođuổi hoàn toàn tuỳ thuộcvàotầmnhìncủa doanh nghiệp. Tầmnhìn của doanh nghiệplạituỳ thuộcvàotầmnhìncủa các nhà sáng lập doanh nghiệp Mụctiêu, sứ mệnh, tôn chỉ, cũng như chủ trương đường lốicủa doanh nghiệpsẽ hiếm khi thay đổi nếu doanh nghiệpcómột tầm nhìn xuyên thế kỷ
RủirocủamộtDN Rủirocủa DN là các yếutố (các nguyên nhân) làm cho DN không đạtmụctiêucủamình. Dựavàonguồngốcphátsinh, rủirocủa DN được chia làm 3 loại: * Rủirokinhdoanh(từ môi trường bên ngoài) * Rủirohoạt động (từ hoạt động nộibộ) * Rủirotuânthủ (từ việctuânthủ pháp luật) (Chúng ta sẽ dành trọnmộtbuổi để nghiên cứu sâu hơnvề rủiro)
PhảilàmgìvớirủirocủaDN Từ chối rủiro Chấpnhận rủiro Chuyểngiaorủiro Giảmthiểu rủi ro => ThiếtlậpHTKSNBDN
Đây cũng chính là cách mà chúng ta hiểuvề HTKSNB củamộtDN Mục tiêu CủaDN Rủiro CủaDN Từ chối Chấpnhận Hạnchế rủiro Chuyểngiao Bằng HTKSNBDN
VậyHTKSNBDN đượcdiễn đạtnhư thế nào? “Làhệ thống các cơ chế kiểmsoáttrong doanh nghiệp đượccụ thể hoá bằng các quy chế quảnlýdo ban lãnh đạo ban hành nhằm giảmthiểunhững rủirolàm cho DN không đạt được mục tiêu củamình”
Quy chế quảnlý đượchiểunhư thế nào? Quy chế quảnlýcủa doanh nghiệp đượchiểu là : “Tấtcả những tài liệu do cấp có thẩm quyền ban hành và yêu cầumột cá nhân, một nhóm người, mộtbộ phận, mộtsố bộ phận trong doanh nghiệp hay toàn doanh nghiệp phải tuân theo, nhằm cùng với doanh nghiệp đạt đượcmục tiêu đề ra”
Khoa họcvề kiểmsoát ☺ Kiểm soát đấtnước(lớn, nhỏ) Kiểmsoátmột doanh nghiệp(lớn, nhỏ) ☺ Cơ chế & Pháp luật Cơ chế & Qui chế ☺ Nhà nước quảnlýxãhộibằng pháp luật Giám đốc quảnlýcôngtybằng qui chế ☺ Vai trò củavănhoátrongquảnlý * Văn hoá xã hội& vấn đề quảnlýđấtnước * Văn hoá doanh nghiệp& vấn đề quản lý công ty
Chủđề2 Cáckhíacạnh của HTKSNBDN
Các khía cạnh củaHTKSNB 1. Mục tiêu của DN & mụctiêucủatừng bộ phận, từng chức năng/nghiệpvụ (Buổi1) 2. Rủirocủa DN & rủirocủatừng bộ phận, từng chứcnăng/nghiệpvụ (Buổi3) 3. Cơ chế kiểmsoát(Buổi4) 4. Qui chế quảnlý(trêncơ sở cơ chế kiểmsoát) 5. Giám sát sự vậnhànhcủaHTKS 6. Môi trường kiểmsoát(Nguồnlực & VHDN) cơ chế chạytrongmôi trường nào. => Thiếtlập“Ma trậnKS” cho doanh nghiệp, gồm cơ chế & quy chế, và cả theo chiều dọc & chiều ngang.
Xác định & đánh giá rủiro Trên cơ sở mục tiêu đã đượcthiếtlậpchotoàn doanh nghiệpvàchotừng bộ phận, từng chức năng/nghiệpvụ của doanh nghiệp. Xác định và đánh giá rủirođốivớimụctiêucủa toàn doanh nghiệpvàrủirođốivớimụctiêucủa từng bộ phận, từng chứcnăng/nghiệpvụ trong doanh nghiệp. Đáp ứng nhanh chóng đốivớicácthayđổimôi trường kinh doanh, môi trường pháp lý và môi trường hoạt động của chính doanh ngiệp.
Đưaracơ chế kiểmsoát (Hay còn gọilàThủ tụckiểmsoát) Phê duyệt Sử dụng mụctiêu Định dạng trước Bấtkiêmnhiệm Báo cáo bấtthường Đốichiếu Bảovệ tài sản Kiểmtra& đốichiếu
Quy chế quảnlý Trên cơ sở các cơ chế kiểmsoátđượcxáclập, Ban lãnh đạo DN sẽ ban hành các quy chế nhằmthực thi các cơ chế kiểmsoátnày Các quy chế do DN ban hành sẽ không có ý nghĩa gì nếunhư không chứa đựng các cơ chế/thủ tục kiểmsoát Nói cách khác, quy chế chính là các cơ chế kiểm soát đã được“luậthoá”
Quy chế quảnlý Cơ chế kiểm soát – Mặtchìm Cơ chế quảnlý– Mặtnổi (Cơ chế kiểmsoátđượccụ thể hóa bằng các qui định – các qui định có lồng thủ thục kiểm soát trong đó. Và các qui định này đượchệ thống hóa và tậphợplại trong các quy chế quảnlýcủa doanh nghiệp)
Quy chế quảnlý Gia => có gia phong Quốc=> cóquốc pháp => Nhà nước pháp quyền => Lấytư tưởng pháp trí làm trọng Lớphọc => có nội qui lớp Doanh nghiệp => có qui chế quảnlý
Quy chế quảnlý Căncứ vào phạmvi ápdụng, quy chế quảnlýcủa DN được chia làm 3 loại: Quy chế cá nhân (cho từng cá nhân trong DN) => Ví dụ : bảng mô tả công việc, quyết định bổ nhiệm Quy chế bộ phận (cho từng bộ phận : phòng, ban, bộ phận, chi nhánh, VPĐD, cửa hàng, đại ý ) => VD : quy chế tổ chức & hoạt động P. Kinh doanh, Quy chế nghiệpvụ (cho toàn doanh nghiệp–mỗi quy chế cho một qui trình nghiệpvụ trong doanh ngiệp) => VD : quy chế bán hàng, quy chế tiềnlương
Một quy chế thường chức đựng các quy định Quy chế thường bao gồm các quy định Các quy định trong quy chế có thể là : -Giảđịnh -Quyđịnh + Được làm gì (cho phép làm gì) + Phảilàmgì(bắtbuộc) + Không được làm gì (nghiêm cấm) -Chế tài (nếuvi phạmthìxử lý thế nào)
Cơ chế & Quy chế (Trong ma trậnkiểmsoát) Một doanh nghiệpcóthể thuộcmột trong các trường hợpsau: 1. Không có hệ thống quy chế quảnlýhoàn chỉnh, hoặccónhưng manh mún 2. Có hệ thống quy chế quảnlýtương đối đầy đủ,nhưng trong các quy chế ít chứa đựng các cơ chế kiểmsoát.
Cơ chế & quy chế (Trong ma trậnkiểmsoát) 3. Có hệ thống quy chế quảnlýtương đối đầy đủ, và trong các quy chế có chứa đựng hầuhết các cơ chế kiểm soát, nhưng các quy chế quảnlýnàykhông thực thi triệt để và do đó các cơ chế kiểm soát không đượcvận hành. 4. Có hệ thống quy chế quảnlýtương đối đầy đủ, trong các quy chế có chứa đựng hầuhết các cơ chế kiểm soát, và các quy chế quảnlýnàyđược thực thi triệt để và do đó các cơ chế kiểmsoátđược vậnhànhmột cách hữuhiệu. 5. Như trường hợp (4) và HTKSNB này đượcthường xuyên cậpnhật& đánh giá rủiromới, cũng nhưđưa ra các thủ tụckiểmsoáttương ứng vớinhững rủironày=> Liêntục hoàn thiệnHTKSNB
HTKSNB & và ISO Rủirovề chấtlượng : Chấtlượng sảnphẩm không đúng như cam kếtvới khách hàng (VD : CLSP không ổn định, hay CLSP thấphơnmứcmàDN đãcam kếtvới khách hàng, ) ISO là “hệ thống quảnlýchấtlượng” nhằmgiảmthiểuhay triệttiêurủirovề chấtlượng. (Chứ ISO không có nhgĩalà “sảnphẩmchấtlượng cao”) Nói rộng hơn, ISO là “hệ thống quản lý doanh nghiệp” hướng về chấtlượng sảnphẩmnhằm đạtmụctiêulàđảm bảo tính ổn định về chấtlượng sảnphẩmnhưđãcam kết với khách hàng.
HTKSNB & ISO ISO phụcvụ cho doanh nghiệp hay doanh nghiệplàm“nô lệ”choISO? HTKSNB & ISO : ISO & rủirovề chấtlượng sảnphẩm HTKSNB & tấtcả các rủirocủa doanh nghệp HTKSNB & ISO : => Khác nhau về mặtphạmvi
Giám sát việcthựchiện các quy chế quảnlý Kiểmtragiámsátviệcthực thi các quy chế quảnlý (Cũng chính là việckiểmsoátgiámsátsự vận hành các cơ chế kiểm soát, hay sự vậnhànhcủaHTKSNB) : Có đầy đủ? Có chính xac? Có kịpthời? Việckiểmtragiámsátnàycóthểđượcthựchiệnbởi: Lãnh đạotự làm. Cử cán bộ kiêm nhiệm. Cử cán bộ chuyên trách. Thành lậpbộ phận chuyên trách.
Giám sát việcthựchiện các quy chế quảnlý Người đượcbổ nhiệm làm công việcgiámsátphảicó: Năng lực Có chuyên môn Độclập Đượctraođầy đủ thẩm quyền Có đạo đức nghề nghiệp Việcgiámsátphải: Vừa định kỳ Vừa độtxuất Có quy trình và phương pháp kiểm tra khoahoc Thành lậpbộ phận chuyên trách thựchiệngiámsát
Giám sát việcthựchiện các quy chế quảnlý Mộtsố dạng bộ phận chuyên trách thường có trong doanh nghiệp để thựchiệnviệcgiám sát sự vậnhànhcủaHTKSNB : Uỷ ban kiểm toán => kiểmsoátHĐQT Uỷ ban kiểm soát => KiểmsoátCEO Kiểmtoánnộibộ => Kiểmsoáthoạt động Thanh tra đốivới doanh nghiệpnhànước
Môi trường kiểmsoát Trao đổi thông tin Hình thứcpháplýcủa doanh nghiệp Nguồnlựccủa doanh nghiệp Vănhoácủa doanh nghiệp
Trao đổi thông tin Trong doanh nghiệp : (nhiềuchiều) Giữa các cấpquảnlý Giữa các bộ phận Giữa các nhân viên Với bên ngoài doanh ghiệp : Nhà cung cấp, khách hàng, ngân hành, đốithủ cạnh tranh, chính quyền, hiệphội nghề nghiệp, báo chí, nước ngoài, đốitáctiềmnăng
Hình thứcpháplýcủaDN Doanh nghiệp nhà nước Doanh nghiệpcủa các tổ chứcchínhtrị xã hội Hợptácxã Công ty cổ phần Công ty TNHH Công ty hợp doanh Doanh nghiệptư nhân Công ty 100% vốnnướcngoài Công ty liên doanh Hợp đồng hợp tác kinh doanh (BCC) Chi nhánh thương nhân nứơcngoài Văên phòng đạidiên (Chưakể lĩnh vực ngân hàng)
Nguồnlựccủa doanh nghiệp Nhân lực Tài lực Vậtlực Thờigian Nguồnlực khác (như giá trị,niềm tin, bí quyếtcôngnghệ, thông tin, tài liệucógiá trị )
Văn hoá doanh nghiệp Đi tìm chân dung “Con voi vănhoádoanhnghiệp” => Tiếpcận& Hiểukháiniệmvăn hoá doanh nghiệp.
Văn hoá doanh nghệp Văn hoá doanh nghiệp-là VH củamột doanh nghiệp Văn hoá kinh doanh - là VH củamộtcộng đồng kinh doanh Văn hoá xã hội-là VH củamộtdântộc Văn hoá gia đình
Văn hóa doanh nghiệp Nhà nước quan lý đấtnướcbằng pháp luật Giám đốc quảnlýcôngtybằng quy chế Quảnlýđấtnướcvàvăn hoá xã hội Quảnlýcôngty& văn hoá doanh nghiệp
Văn hoá doanh ngiệp Cơ sở vậtchất& trangthiếtbị là “phầnxác”của doanh ngiệp VHDN là “phầnhồn”của doanh nghiệp VHDN là những “giá trị tin thần”của doanh nghiệp (ngoài giá trị khác như giá trị vậtchấtvà giá trị thương hiệu). VHDN là cái mà người ta không thể sờđượcmà chỉ có thể cảmnhận đượcmàthôi. Tuynhiên, đôi khi cảmnhậnvề văn hoá doanh nghiệpcũng như cảmnhậnvề sắc đẹp => mang tính chủ quan.
Kếtquả của quá trình xây dựng VHDN? Người ngoài DN nghĩ về DN : Đólàchấtlượng và uy tín củasảnphẩm: Đólàhìnhảnh của DN (Corporate Image) Bảnsắc/cốt cách/nét riêng/đặcthùcủaDN => VHDN là mộtphầnquantrọng tạo nên hình ảnh của DN và cũng là mộtphầncủa thương hiệu công ty & nhãn hiệu sảnphẩm => Cá tính DN cũng là mộtphầncủa VHDN và cũng là mộtphầncủathương hiệu công ty -> lãnh đạo DN có cá tính
Kếtquả của quá trình xây dựng VHDN? Ngườicủa DN nghĩ về DN trên 3 khía cạnh: Về công việc của mình (quá khứ,hiệntạivàtương lai) Về công ty của mình (qua sứ mệnh & tôn chỉ) Về đồng nghiệp của mình trong DN (những người trong DN : cấp trên, cấpdưới& đồng cấp) ⇒ Tự hào về công việc, công ty & đồng nghiệpcủamình (tâm tư, tình cảmcủamỗingười dành cho công việc, cho công ty và cho đồng nghiệp/cấp trên/nhân viên => giá tị, niềm tin ) ⇒ Lãnh đạo và DN phải có VH (có tâm, có tầm nhìn)
Kếtquả của quá trình xây dựng VHDN? ViệtNam : Xâydựng mộtnềnvăn hoá tiên tiến, đậm đàbảnsắcdântộc Doanh nghiệp: Xâydựng mộtnềnvăn hoá tiên tiến, mang đậmbảnsắc công ty Xây dựng VHDN tứclàtạorasự cảmnhận tốt củamọingườivề doanh nghiệp
Tóm tắt Chúng ta đưa ra 6 khía cạnh củaHTKSNB Chúng ta đã nghiên cứu được 4 khía cạnh (1) Mụctiêu (2) Quy chế (5) Giám sát thựchiện quy chế quảnlý (6) Môi trường kiểmsoát/văn hoá doanh nghiệp Chúng ta tiếptục nghiên cứu 2 khiá cạnh còn lại: (3) Xác định rủiro (4) Đưaracơ chế/thủ tụckiểmsoát Trên cơ sở nghiên cứu khía cạnh của HTKSNB, chúng ta sẽ thiếtlập đượcma trậnkiểmsoátcủaDN
Ma trậnkiểm soát KS theo chiềudọc – các BỘ PHẬN & CÁ NHÂN trong DN KS Theo Chiều Ngang Các quy Trình Nghiệp vụ Các cơ chế/thủ tụckiểmsoátsẽ liên kếtvới nhau trong MA TRẬNKIỂMSOÁT
Ma trậnkiểm soát
Chủđề2 (tt) Các khía cạnh củaHTKSNB RỦIRO
Các dạng rủirocủaDN Căncứ vào nguồngốc phát sinh, ta có thể phân loạirủironhư sau : Rủirotừ môi tường bên ngoài DN (hay còn gọilàrủirokinhdoanh) Rủirotừ bên trong doanh nghiệp Rủirohoạt động Rủirotuânthủ
Các dạng rủirocủaDN Rủirokinhdoanh: môi trường bên ngoài Rủirohoạt động : Vi phạm quy chế quảnlý & vấn đề nguồnlựccủaDN Rủirotuânthủ : Vi phạm pháp uật nhà nước
Rủi ro kinh doanh Là rủi ro phát sinh từ môi trường kinh doanh bên ngoài doanh nghiệp: Môi trường vĩ mô : Chính trị Kinh tế Xã hội Khoa học công nghệ Môi tường vi mô Nhà cung cấùp Khách hàng Đốithủ cạnh tranh
Xác định rủi ro kinh doanh Phân tích rủi ro này theo mô hình “PEST” Political –Môitrường chính trị Economic –Nềnkinhtế Social –Xuhướng xã hội Technological –Pháttriển công nghiệp
Chính trị Tình hình chính trị của đấtnước mà doanh nghiệp đó đang kinh doanh Xu hướng thay đổichínhsách, chếđộcủaNhàNướcquốcgiasở tại Thay đổi pháp luật(luậtthuế,luật doanh nghiệp, luật đất đai, ) Chính sách đốingoạicủanhànước Chính sách khuyến khích đầutư vào các vùng miền, các ngành kinh tế, lĩnh vực Vai trò củakinhtế duốc doanh Quốchữu hoá Chiếntanh
Kinh tế Lạmphát Thấtnghiệp GDP (điềuchỉnh để đạtmứctăng trưởng) Tăng trưởng kinh tế Ổn định việclàm Ổđịnh đồng tiền Ổn định cán cân thanh toán Tỷ giá hối đoái (vấn đề xuấtkhẩu) Lãi suất (chi phí sử dụng vốn) Tâm lý đầutư nước ngoài và đầutư trong nước Chu kỳ suythoáikinhtế Giá nguyên liệucơ bản: điện, nước, xăng dầu Tỷ lệ tiệu dùng và tiếtkiệm BTA, AFTA, WTO Nềnkinhtế bong bóng : thị trường chứng khoán, bất động sản
Xã hội Xu hướng tiêu dùng xã hội Cơ cấugiađình–xãhội Ảnh hưởng của các nhân vậtnổitiếng Thói quen tiêu dùng Trình độ,ýthứccộng đồng Các thông số về dân số Văn hoá xã hội
Khoa học công nghệ Trình độ phát triển khoa học công nghệ trong ngành nghề lĩnh vựccủamình. Sự ra đờicủasảnphẩmmớitrêncơ sở công nghệ mới Phương thứcsảnxuấtmớitrêncơ sở tiếtkiệmhơn(ítnhân công) Cách quảnlýmới Các kênh tiếpcận khách hàng và kênh phân phốimới Trading house .
Rủirotừ môi tường vi mô Phân tích rủirotheomôhình“5 Forces” (1) Nhà cung cấp (2) Khách hàng (3) Đốithủ cạnh tranh (4) Sảnphẩmthaythế (5) Môi trường cạnh tranh hiệntại
Đốithủ cạnh tranh Số lượng cung cấp Số lượng khách hàng Chi phí thay đổi khách hàng Mặthàngthaythế Thương hiệu/chấtlượng sảnphẩm Tình hình kinh doanh của khách Giá cả + chấtlượng + phụcvụ/phân phối
Khách hàng Số lượng cung cấp Số lượng khách hàng Chi phí thay đổi khách hàng Mặthàngthaythế Thương hiệu/chấtlượng sảnphẩm Tình hình kinh doanh của khách hàng Giá cả + chấtlượng + Phụcvụ/Phân phối
Nhàcungcấp Nguồn nguyên liệuthaythế Yêu cầu đặcbiệtvề quy cách phẩmchấtcủa nguyên liệu Chi phí để thay đổi nhà cung cấp Số lượng nhà cung cấp đạtyêucầu .
Sảnphẩmthaythế Giá cả và chấtlượng sảnphẩmthaythế Chi phí thay đổi Tính chấtmặthàngcóthuộcloạidể thay đổi Chi phí nghiên cứu và phát triển .
Tình hình cạnh tranh Là tổng hợp4 yếutố trên Sự phát triểnthị trường Số lượng đốithủ cạnh tranh Quan hệ cung cầutrênthụ trừơng Mức độ khác nhau củasảnphẩm Thương hiệu Số lượng các đốithủ từ bỏ thị trường
Rủirohoạt động Là rủirophátsinhtừ doanh nghiệp: Vi phạm các chủ trương đường lối, chính sách, quy chế,nội qui của doanh nghiệp, cũng như cam kếtcủa doanh nghiệpvới bên ngoài Rủirovề tài sảnvànguồnlực khác trong quá trình hình thành và sử dụng, chẳng hạnnhư : mấtmát, lãng phí, hư hỏng, lạmdụng, phá hoại, Rủirovề văn hoá doanh nghiệp
Xác định rủirohoạt động Đánh giá mối liên hệ giữacácchứcnăng cơ bản trong doanh nghiệp (value chain) So sánh với các doanh nghiệpkhác (benchmarketing) Căncứ vào bảncâuhỏichuẩn (questionaire) Căncứ vào mụctiêucủatừng chứcnăng và mục tiêu củatùnghoạt động của doanh nghiệp
Value chain (Sứcmạnh tổng lực) Cơ sở vậtchất & trang thiếtbị Nhân lực Nghiên cứu & phát triển Cung ứng (Hành chính & kế toán) Phụcvụ Vật Sản Phân Tiếp khách tư xuất phối thị hàng
Benchmarking (Trông người& Ngẫm mình) So sánh với các DN cùng ngành, cùng quy mô So sánh với các DN cùng ngành, có quy mô lớn hơn So sánh với các DN khác ngành hoặc đốithủ cạnh trạnh ( Giác ngộ so sánh (nguyên liệu, con người, quản lý, thiếtbị,tổ chức, sáng tạo )
Questionaire (Bảng câu hỏichuẩn) Liệtkêracácđiểmmấuchốt quan trọng của quy trình chuẩn Ban giám đốcdựavàocácbảncâuhỏi để xem hệ thống củamìnhcóthiếu sót gì không => Công cụ hữuhiệu đánh giá rủirotừ các quy trình trong DN
Rủirotuânthủ pháp luật Vi phạm pháp luậtViệtNam Vi phạm pháp luậtquốctế
Xác định rủirotuânthủ Cử cán bộ kiêm nhiệm Cử bộ phận kiêm nhiệm Cử cán bộ chuyên trách Lậpbộ phậnchuyêntráchcậpnhậtcácthayđổivề pháp lý và kiểmtraviệctuânthủ pháp luật (Comliance Department) Thuê chuyên gia tư vấn Thuê công ty tư vấn => Thói quen sử dụng tư vấn
Tổng hợpmộtsố công cụ xác định rủiro Môi trường Hoạt động Tuân thủ Bên ngoài Nộibộ Pháp luật Value chain Kiêm nhiệm PEST Becnchmarketing Chuyên trách 5 - forces Questionaire Thuê ngoài Rủi Đánh giá ro Rủiro Mục tiêu của doanh nghiệp Mục tiêu củabộ phận: Mục tiêu củachứcnăng
Đánh giá các rủirocủa doanh nghiệp Đây là mộtvấn đề mang tính cảm tính, dựanhiều vàokinhnghiệmcủacácnhàquảnlý Việc đánh giá cần đựơcthường xuyên xem xét lại Việc đánh giá cần đượcdựatrênhaiyếutố : (1) Xác suấtxảyrarủiro (2) Mức độ ảnh hưởng khi rủiroxảyra
Đánh giá các rủirocủa doanh nghiệp (tt) Cao Trung Cao Cao ủiro ThấpTrung Cao ảyrar TB ấtx Xác su ThấpThấpTrung Thấp Thấp TB Cao Mức độ ảnh hưởng
Mộtphần quan trọng củaHTKSNB làviệc . Rủirocủa DN để thiếtlập các thủ tục/cơ chế kiểm soát phù hợp
Chủđề 2 (tt) Các khía cạnh củaHTKSNB CƠ CHẾ KIỂMSOÁT
Cơ chế kiểmsoátlàgì? Là các thủ tục đượcxáclậpnhằmmục đích ngăn chặn hoặc phát hiện rủiro. Khi các thủ tục(cơ chế)nàyđượcvậnhànhmột cách hữuhiệu (thông qua việcthựchiệnmột cách nghiêm ngặt các quy chế quảnlý)thìcácrủiro của doanh nghiệpcũng sẽđượcngănchặnhoặc phát hiệnmột cách đầy đủ, chính xác & kịpthời.
Mộtsố thủ tụckiểmsoátcănbản 1. Phê duyệt 2. Định dạng trước 3. Báo cáo bấtthường 4. Bảovệ tài sản 5. Bấtkiêmnhiệm 6. Sử dụng chỉ tiêu 7. Đốichiếu 8. Kiểm tra & theo dõi
1. Thủ tục phê duyệt Phê duyệt cho phép một nghiệpvụđược phát sinh Phê duyệt cho phép tiếpcậnhay sử dụng tài sản, thông tin, tài liệucủa công ty
1. Thủ tục phê duyệt (tt) Việc phê duyệtphảiphùhợpvới quy chế và chính sách của công ty. Phê duyệtcũng có nghĩalàra quyết định cho phép “ai” đượclàmmột cái gì đó hay chấpnhậnchomộtcáigì đóxảy ra, do vậyngười phê duyệt phải đúng thẩm quyền. Khi phê duyệtcầnphảituânthủ các quy định : Quy định về cấp phê duyệt Quy định về cơ sở của phê duyệt Quy định về dấuhiệu của phê duyệt Quy định về cấp ủyquyền
1. Thủ tục phê duyệt (tt) Đốivớithủ tụcnàycầnlưuý: Phê duyệtphảinặng về nộidunghơnlàhình thức (chử ký), nếu không, cơ chế kiểmsoátsẽ không đượcxáclập, và do đóviệckiểmsoátcũng không đượcthựchiện. Phê duyệtphảilàtránh chồng chéo làm tăng phiền phức, mấtthờigian, ảnh hưởng đếntiến độ công việc. Cấp phê duyệt, việc ủyquyền phê duyệtcần được phân định một cách rỏ ràng
2. Thủ tục định dạng trước Đây là thủ tụckiểmsoáthữuhiệu khi doanh nghiệpápdụng rộng rãi chương trình máy tính vào công tác quảnlý. Là thủ tụchữuvìmáytínhsẽ không cho phép nghiệpvụđượcxử lý nếucácyêucầu không được tuân thủ. Nhược điểmcủathủ tụcnàylànếucósaisótthìsẽ có sai sót hàng loạt. -> Ai được phép thay đổicácđịnh dạng này?
2. Thủ tục định dạng (tt) Mộtsố ví dụ : Chỉ khi tấtcả các thông tin hiểnthị trên màn hình đượctrả lời, máy tính mớixử lý tiếp Mã hóa tấtcả các loạivậttư, thành phẩm, bán thành phẩm, tài sảncốđịnh, Xét duyệttrênmáytính Máytínhtiền ở siêu thị (sử dụng mã vạch) .
3. Thủ tục báo cáo bấtthường Tấtcả các cá nhân, tấtcả các bộ phận trong doanh nghiệp phải có trách nhiệmbáocáovề các trường hợp bấtthường về các vấn đề bấthợplýmà họ phát hiệnraở mọinơivà mọi lúc, ở cả trong và ngoài bộ phậncủa mình, ở cả trong và ngoài doanh nghiệp (“Dân biết, dân bàn, dân làm, dân kiểm tra”) Phải báo cáo ngay khi phát hiện ra hay báo cáo sau nhưng phải kịplúc Phải báo cáo cho người có trách nhiệmvàđúng thẩm quyền để xem xét và có hướng xử lý từng trường hợp
3. Thủ tục báo cáo bấtthường (tt) Thế nào là “bấtthường”, cụ thể : Các nghiệpvụ không theo đúng quy trình/quy định Các nghiệpvụ ngoạilệ Những bấthợplý Những vấn đề chưatừng xảyra, đãxảyranhưng lạicó sựảnh hưởng lớn Có thay đổi trong dữ liệu, hệ thống . Các báo cáo này có thể do máy tính thựchiệnhay do con ngườithựchiện. Nhưng phầnlớn do con ngườithựchiện
3. Thủ tục báo cáo bấtthường (tt) Nhiều công ty xem những báo cáo bấtthường này là những đóng góp có giá trị chocôngtyvàhọđã đề ra nhữngchínhsáchthưởng, nâng lương và nâng bậc cho các cá nhân và bộ phậncónhững báo cáo bấtthường kịplúc. Những báo cáo bấtthường có giá trị cũng được đánh giá cao như sáng kiếnsángtạocủa công ty
3. Thủ tục báo cáo bấtthường (tt) Cầnlưuý: Báo cáo kịplúc Cụ thể hoá thế nào là bấtthường, thế nào là bát hợplý,thế nào là đáng lưuý Quy định cụ thể người có trách nhiệmxử lý các bấtthường này Người xem xét các báo cáo phảitương đối độclập
4. Thủ tụcbảovệ tài sản Là tậphợptấtcả các hoạt động của doanh nghiệpnhằmgiảmthiểutàisảnbị : - Mất mác - Lãng phí - Lạmdụng - Hư hỏng - Phá hoại
4. Thủ tụcbảovệ tài sản (tt) Ví dụ : Hạnchế tiếpcậntàisản: hệ thống kho bãi, password máy tính Bảovệ,thủ tục ra vào công ty Sử dụng các thiếtbị quan sát : camera, máy kiểm tiềngiả,thẻ security Kiểmkêtàisản Bảoquảntàisản đúng tiêu chuẩn
5. Thủ tụcsử dụng chỉ tiêu Quảntrị theo mục tiêu : MBO (Management By Objective) Lượng hoá tấtcả những objective mà công ty đặt ra cho các cá nhân và bộ phận thành . và sau đósẽ kiểm soát thoe các chỉ tiêu này Mụctiêukhiđượccụ thể hoá thành các chỉ tiêu thì dễ theo dõi và kiểmsoáthơn Các chỉ tiêucóthể bao gồm các chỉ tiêu tài chính và các chỉ tiêu đánh giá hoạt động của doanh nghiệp (phi tài chính)
5. Thủ tụcsử dụng chỉ tiêu (tt) Chỉ tiêu phảicótínhkhả thi Lậpmộthệ thống tính toán định kỳ báo cáo tình hình thựchiệncácchỉ tiêu Chỉ rõ ai là ngườichịu trách nhiệm khi không đạt các chỉ tiêu Người theo dõi các chỉ tiêu phải độclập Định ký theo dõi và có biện pháp chấn chỉnh kịpthời
5. Thủ tụcsử dụng chỉ tiêu Mộtsố ví dụ : • Salesmen & Doanh số • Khoán chi phí ĐTDĐ • Khoán vhi phí thủ tụchải quan •
6. Thủ tụcbất kiêm nhiệm Đây là việctáchbiệtgiữa4 chứcnăng : Phê duyệt Thựchiện Giữ tài sản(tồnkho, thủ quỹ,bảovệ ) Ghi nhận(kế toán, ) Điềunàynhằmbảo đảm không ai có thể thực hiệnvàchedấuhànhvi gianlận
6. Thủ tụcbất kiêm nhiệm Bảnthânviệc phân chia trách hiệmlàmột yếutố tạonêncơ chế kiểmsoátrấthữuhiệu Phảichỉ ra đượccácyêucầuvề phân chia trách nhiệmchotừng nghiệpvụ -> Cácnhânviêncấukếtvới nhau
7. Thủ tục đốichiếu Các nghiệpvụ phát sinh thường liên quan đến nhiều cá nhân, nhiều phòng/ban/bộ phận trong doanh ngiệp Đốichiếutổng hợpgiữa các cá nhân, các phòng ban bộ phận khác nhau về cùng một nghiệpvụ Giúp phát hiệnvàngănngừacácgianlận sai sót trong ghi chép hay xử lý nghiệpvụ
7. Thủ tục đốichiếu (tt) Đây là thủ tụchữuhiệu để ngănngừavà phát hiện các gian lận hay sai sót trong tực hiện và ghi nhận các nghiệpvụ Góp phầntăng tinh thầntráchnhiệmgiữa các nhân viên, do nó mang tính kiểmtra chéo
7. Thủ tục đốichiếu (tt) Cầnlưuý: Đốichiếukịpthời Cần điềutrarõnếucókhácbiệt Phảicóngười theo dõi việc đốichiếu Tránh đốichiếu thông tin từ chung một nguồn
8. Thủ tụckiểm tra & theo dõi Đây có thểđượcxemlàcơ chế “kiểmsoátsự kiểm soát” Ban giám đốctự kiểm tra và theo dõi BGĐ giao quyền cho cá nhân hay bộ phậnnàođó kiểm tra & theo dõi (thường là kiểmtoánnộibộ) Giúp khám phá những sai sót lớn nghiêm trọng Tạohiệu ứng có lợichomôitrường kiểm soát, đó là “công việcnhânviênlàmluôncóngườikiểm tra, theo dõi, đánh giá “
8. Thủ tụckiểm tra & theo dõi Cầnlưuý: Bạn không thể xem xét mọithứ -> Thiếtlậphệ thống báo cáo tậptrungvàocácrủi ro Ban giám đốcquantâm Phát hiện các d6áu hiệubấtthường -> Cần điềutravàđưatráchnhiệmrõràng Định ký & độtxuấtxemxét -> Hàng tuần? Hàng tháng? Hàng quý hay bấtkỳ?
Tính ngănngừa & tính phát hiện củathủ tụckiểmsoát Tính ngănngừa Thựchiệntrước, trong khi nghiệpvụ phát sinh Thường do các phầnhànhthựchiện Tác dụng ngănngừa không cho rủiroxảyra Tính phát hiện Thựchiện sau khi các nghiệpvụ phát sinh Tổng thể cho mọi ngiệpvụ,thường do các nhân viên ở vị trí có tầm nhìn tổng hợphoặc các cấplãnhđạothực hiện Tác dụng phát hiệnrủi ro khi chúng xảyra Công cụ chủ yếu: kế hoạch, báo cáo, chỉ số tổng hợp
Nguyên tắcsử dụng các thủ tụckiểmsoát 1. Sử dụng cơ chế kiểmsoátthích hợp 2. Xem xét tính hiệuquả củacơ chế sử dụng (so sánh lợi ích & chi phí) 3. Có thể sử dụng một cơ chế hay phốihợp mộtsố cơ chếđểkiểmsoátmộtrủiro 4. Vừa dùng cơ chế kiểmsoátđể ngănngừa rủiro, vừa dùng cơ chế kiểmsoátđể phát hiện rủiro
Tóm tắt Có 8 thủ tụckiểm soát cụ thể cùng với 4 nguyên tắc để xác lậpcơ chế kiểm soát các rủirocủa doanh nghiệp
Chủđề3 Ma trậnkiểmsoát: Kiểm soát theo chiềudọc & TÁI CẤUTRÚCCÔNGTY
ThiếtlậpHTKSNB & Tái cấutrúccôngty Thiếtlập HTKSNB theo chiềudọc có nghĩalà thiếtlậpHTKSNB theocơ cấutổ chứcquảnlý công ty & theo sự phân công phân nhiệm cho từng cá nhân/nhân viên trong công ty Nói cách khác, nếu cấutrúchiệntại (bao gồmcả cơ cấu & phân công phân nhiệm cá nhân) của công ty chưathể hiệncơ chế kiểmsoáthoặc rất khó thiếtlậpcơ chế kiểmsoátthì phảitáicấutrúc công ty (tái cấu trúc công ty hiểu theo nghĩahẹp, tứclàsắpxếplạicơ cấu ổ chứccủa công ty)
ThiếtlậpHTKSNB & Tái cấutrúccôngty HTKSNB là mục đích Tái cấutrúclàphương tiện Tái cấu trúc công ty để làm gì? => để thiếtlậpHTKSNB MuốnthiếtlậpHTKSNB thìphảilàmgì=> Phảitáicấu trúc công ty Hay nói cách khác : ⇒ Tái cấu trúc công ty là một trong những phương tiện để thiếtlậpHTKSNB ⇒ Không thể thiếtlậpmộtHTKSNB hữuhiệu và hoàn chỉnh nếunhư không cấutrúclạicôngty
Khoa họcvề thiếtlập cơ vấutổ chứcquảnlýcôngty Thiếtlậpcơ cấutổ cứcquảnlýcôngtylà việc phân bổ các chứcnăng của công ty cho các bộ phận của công ty Mỗichứcnăng có thể bao hàm nhiều chức năng cụ thể Mỗibộ phậncóthể bao gồm nhiều bộ phận trựcthuộc
4 câu hỏi để thiếtlập cơ cấutổ chứcquảnlýcôngty Công ty có bao nhiêu chứcnăng, là những chức năng nào? Mỗichứcnăng sẽđượcthựchiệnbởimộthay nhiềubộ phậncủa công ty? Công ty có bao nhiêu bộ phận, là những bộ phận nào? Mỗibộ phậnsẽ thựchiệnmộthay nhiềuchức năng, là những chứcnăng nào, thựchiệntrọnvẹn mộtchứcnăng hay mộtphầncủachứcnăng đó (phảiphốihợpvớicácbộ phậnkhácđể cùng thực hiệnchứcnăng này)
Mộtcôngtycóbaonhiêuchức năng, là những chứcnăng nào? Sở hữu Kế toán Kiểmsoát Hành chính Nhân sự Quảnlý Sảnxuất Kiểmtoánnộibộ Kỷ thuật Mua hàng Nghiên cứu& PT Tiếpthị Kho Bán hàng Quỹ Tài chính Bảovệ
Có bao nhiêu bộ phận, là những bộ phậnnào? Điều này phai tùy thuộcvào: 1. Quy định của pháp luật hiệnhành 2. Những chứcnăng mà công ty có (nghĩalà phảixácđịnh các chứcnăng củacty trước) 3. Yêu cầuquảnlýcủa công ty 4. Nguồnlực hiệncócủacôngty 5. Việcxáclập cơ chế kiểmsoát
Hiệntrạng công ty củabạn? Nếucácbộ phận trong cơ cấutổ chứchiện tạicủa công ty bạnchưa đượcthiếtlậpmột cách thõa đángtheocả 5 tiêu chí trên (đặc biệtlàtiêuchísố 1 và tiêu chí số 5) thì phải tái cấu trúc công ty
Quy định của pháp luậtvề cơ cấu tổ chứcquảnlýcôngty Doanh nghiệp nhà nước Doanh nghiệpcủa các tổ chức chính trị xã hội Hợptácxã Công ty cổ phần Công ty TNHH Công ty hợpdanh Doanh nghiệptư nhân Công ty 100% vốnnước ngoài Công ty liên doanh Hợp đồng hợp tác kinh doanh (BCC) Chi nhánh thương nhân nước ngoài Văn phòng đạidiện (Chưakể lĩnh vực ngân hàng)
Quy định của pháp luậtvề cơ cấu tổ chứcquảnlýcôngty Tuỳ theo loạihìnhpháplýcủacôngty Theo quy định của pháp luậthiện hành, mỗi loại hình pháp lý công ty sẽ có cơ cấutổ chức khác nhau Chúng ta sẽ tìm hiểucơ cấutổ chứccủa công ty TNHH và công ty cổ phần theo quy định củaLuật Doanh Nghiệphiệnhành
Cấpbậcquảnlýcơ bảntrong mộtcôngtyđộclập Owner Leader Manager Superviseve Staft
Ví dụ về cơ cấutổ chứcmộtcôngty Đạihội đồng cổđộng Ban kiểmsoát(thuộc ĐHĐCĐ) Hội đồng quảntrị Ban kiểmsoát(thuộcHĐQT) Tổng giám đốc/Giám đốc điềuhành/Giámđốc công ty/ Giám đốc Kiểmtoánnộibộ Các Phó TGĐ (mỗi Phó sẽ phụ trách mộtsố bộ phận) Các bộ phận(đứng đầuBộ phận chính củactylàGĐ chức năng hay còn gọilàTrưởng phòng)
Cơ chế kiểm soát trong cơ cấutổ chức & trong phân công phân nhiệm Cá cơ chế sau phải đượcápdụng mộtcách triệt để trong cơ cấutổ chức & trong phân công phân nhiệmchotừng cá nhân : Thủ tục bất kiêm nhiệm Thủ tục đốichiếu Thủ tục kiểm tra & theoĩoi Thủ tục bảovệ tài sản Thủ tục khác
KSNB theo chiềudọc Tái cấutrúccôngtyđể xác định ra : Các “bộ phận”& “chứcnăng”củatừng bộ phận Quyền& nghĩavụ củatừng nhân viên (phân công phân nhiệm cho ) Sau đó, phảixáclập“Quychế tổ chứcvàhoạt động” cho từng bộ phận(thuộc nhóm quy chế bộ phận) và “Bảng mô tả công việc” cho từng cá nhân đó(thuộc nhóm quy chế cá nhân)
Khoa họcvề phân công phân nhiệm Quyềnhạn: Chủ thể được làm gì, được quyết định gì? Trách nhiệm: Để được trao quyềnhạn trên, thì chủ thể phảichịutráchnhiệmtrướcaivà về cái gì (về cái mà chủ thểđượclàmhoặc được quyết định) Quyềnlợi: Chủ thể đượchưởng cái gì (vậtchất& tinh thần) (đượchưởng cái mà DN trao cho hay cái mà chủ thể tự cảmnhận) Nghĩavụ : Để đượchưởng những quyềnlợi trên, thì cụ thể phảilàmgìvà cầnlàmgì (không đượclàmgì)
Mộtsố vấn đề cầnlưuý khi cấutrúclại công ty Dạng cơ cấutổ chứctập quyền Kiểm soát thông qua các QT chuẩntoànDN Dạng cơ cấutổ chức phân quyền: Kiểm soát theo yếutố mục tiêu, chỉ tiêu Lệ thuộcrấtnhiềuvàoyếutố con người
Mộtsố vấn đề cầnlưuý khi cấutrúclại công ty Dạng công việc mang tính “cơ học” Dể kiểmsoáthữuhiệu Dể thiếtlậpquảntrị chuẩn Dạng công việc mang tính “hữucơ” Kiểm soát thông qua việcgiámsátthường xuyên Yếutố vănhoáảnh hưởng nhiều
Tóm tắt Mộtbộ phận quan trọng củama trậnkiểm soát đólà: Kiểm soát theo chiềudọc Việckểm soát theo chiềudọc đượcsátlập qua cơ chế kiểm soát trong cơ cấutổ chức & phân công phân nhệm. Và các .này đượcthể hiện qua 2 loại đólà : Quy chế bộ phận Quy chế cá nhân (bảnmôtả côngviệc) Khi 2 loạiquychế này đượcthựchiệntốt, cũng có nghĩalà cơ chế kiểm soát đã đượcvậnhành
Ma trậnkiểmsoát KS theo chiềudọc – các Bộ Phận & Cá Nhân trong DN Ks Theo Chiều Ngang Các quy trình nghiệp vụ Các cơ chếù/thủ tụckiểmsoátsẽ liên kếtvới nhau trong MA TRẬNKIỂMSOÁT
Chủđề4 MA TRẬNKIỂMSOÁT: KSNB THEO CHIỀU NGANG ĐƯỢCTHIẾTLẬP THEO CÁC QUY TRÌNH NGHIỆPVỤ
Các quy trình nghiệpvụ Quytrìnhbánhàng Quy trình mua hàng Quy trình chi tiêu Quy trình tiềnlương Quy trình kế toán Quy trình sảnxuất Quy trình tồnkho Quy trình khác
Chủđề4.1 KIỂMSOÁTNỘIBỘ TRONG QUY TRÌNH BÁN HÀNG
Nội dung kiểmtra 1. Các chứcnăng cơ bảntrongquytrình 2. Mụctiêucủa quy trình 3. Rủirocủaquytrình 4. Cơ chế kiểmsoátápdụng 5. Mộtsố rủirothường gặp& cơ chế kiểmsoát tương ứng 6. Hêï thống chứng từ trong quy trình 7. Quy chế nghiệpvụ bán hàng
Mô hình công ty nghiên cứu Công ty sảnxuất Quymôvừa Sảnxuất hàng công nghệ Cơ cấutổ chức công ty : HĐTV Ban kiểmsoát Tổng Giám Đốc Kiểmtoánnộibộ BP Tiếpthị & bán hàng BP Tài chính – Kế toán & IT BP hành chánh – Nhân sự BP sảnxuất BP Vậttư – mua hàng BP Kỷ thuậttổng hợp(cơ khí, điệnmáy, xâydựng ) Độixetải Và 3 BP : Kho, quỹ,bảovệ
Các chứcnăng cơ bản 1. Bán hàng : Nhận đặthàng Quyết định bán hàng Chuẩnbị hàng Giao hàng 2. Thu tiền 3. Ghi nhận – báo cáo
Mụctiêucủa quy trình Bán hàng : bán đúng, bán đủ,bánkịpthời Thu tiền: thu bằng nộptrước Ghi nhận và báo cáo => ngắngọn, rỏ ràng dể hiểu
Mục tiêu của quy trình (tt) Mục tiêu củaviệc bán hàng : Bán đúng : Đúng khách hàng Đúng giá Đúng hàng Bán đủ : đủ số lượng đã thõa thuận Bán kịpthời: kịpthờihạn đãcam kết
Mục tiêu của quy trình (tt) Mục tiêu củaviệcthutiền: Thu đúng : đúng người, đúng lô hàng Thu đủ : đủ số tiềncầnphảithu Thu kịpthời: hạn (không để nợ quá hạn) Mụctiêucủaviệc ghi nhận và báo cáo Đúng, đủ,kịpthời, ngắngọn, dể hiểu (đốivớicả BPkế toán & BP bán hàng
Rủirocủa quy trình Bán hàng : không đúng, không đủ, không kịpthời Thu tiền : không đúng, không đủ, không kịp thời Ghi nhận & báo cáo : không .
Các cơ chế kiểmsoát 1. Phê duyệt 1. Đốichiếu 2. Sử dụng mụctiêu 2. Báo cáo bấtthường 3. Bấtkiêmnhiệm 3. Kiểm tra & theo dõi 4. Bảpvệ tài sản 4. Định dạng trước
Mộtsố rủirothường gặp& cơ chế kiểmsoáttương ứng Bánhàngnhưng không thu đượctiền (do khách hàng không có khả năng trả tiền hay có tiềnnhưng không chịutrả) Đánh giá uy tín Duyệthạnmức tín dụng Phân tích tuổinợ Nếu bán hàng lần đầu Bán hàng không đúng giá, tính toán sai chiếtchấu Phê duyệtgiábán Cậpnhậtgiámới Giao hàng trể Kiểmtratồnkhotrước khi chấpnhận đơnhàng Theo dõi đơn đặthàngtồn đọng
Mộtsố rủirothường gặp& Cơ chế kiểmsoáttương ứng Giao hàng sai quy cách, phẩmchất, số lượng Kháchhàngkýduyệtmẩuhàng Đốichiếu đơn đặthàng Khách hàng ký bao bì giao nhậnhàng Phát hành hoá đơnsai Phê duyệthoáđơn Đốichiếuhoáđơnvới đơn đặthàngvàphiếuxuấtkho
Mộtsố rủirothường gặp& Cơ chế kiểmsoáttương ứng Tiền bán hàng bị lạmdụng : Định kỳđốichiếu công nợ Thường xuyên đốichiếusố dư ngân hàng Ngườithutiềnkhácngười ghi chép thu tiền Sai sót trong ghi chép nghiệpvụ Các chứng từ bán hàng điều chuyểnvề KT ghi chép Đốichiếusố bánhàngvớisố xuấthàngtồn kho Đốichiếusố thu tiềnvớibảng kê ngân hàng
Cơ chế kiểm soát phát hiệnrủiro Các báo cáo về : Các đơnhàngchưathựchiện Các số dư phải thu quá hạn Sai lệch số lượng trên hoá đơnvàsố xuất kho Đốichiếu doanh số theo kế toán vớidoanhsố trên báocáobánhàngcủabộ phậnbánhàng Phân tích tỷ lệ lãi gộp Phân tích vòng quay hàng tồnkho Giám sát số ngày thu tiềnbìnhquân
Hệ thống chứng từ cănbản Đơn đặthàng Phiếuxuất kho Hoá đơn Phiếu thu/Báo có ngân hàng
Quy trình nghiệpvụ Thể hiện qua chứng từ Chứng từ là bằng chứng bằng giấytờ về một nghiệp,vụđã phát sinh và đã hoàn thành Quy trình nghiệpvụ thể hiện qua chứng từ cụ thể như sau : Thông qua các chữ ký Thông qua số liên phát hàng và sự luân chuyển chứng từ cho các bộ phận và các cá nhân có liên quan
Quy trình nghiệpvụ ïthể hiệnqua chứng từ Thể hiệnqua chứng từ : Chứng từ có mấychữûký Ai sẽ phảikývào Ký để làm gì Thể hiệnqua số liên : Phát hành mấy liên Cho những ai ởđâu Để làm gì
Đơn đặthàng Ai phát hành : Khách hàng phát hành Chữ ký : Chứng từ có mấychữ ký : Ít nhấtlà2 chữ ký Ai sẽ phảikývào: Khách hàng Ngườicóthẩmquyền Ký để làmgì: Khách hàng ký để xác nhậnviệc đặthàng Ngườicóthẩmquyềnquyết định ký để phê duyệtviệc bán
Đơn đặthàng Số liên : Mấyliên: 2 liên Cho những ai ở bộ phậnnàovàđể làm gì : 1 liên gốclưu để theo dõi thựchiệnviệc bán hàng 1 liên chuyểnbộ phậnsảnxuất để lên kế hoạch sảnxuất
Phiếuxuấtkho Phiếuxuất kho do Bộ phận bán hàng phát hành Chữ ký Chứng từ có mấychữ ký : 5 chữ ký Ai ký & ký làm gì : 1. Ngườilập (ký để xác nhậnviệclập phiếu) 2. Trưởng bộ phận (ký để kiểmtrabánđúng, bán đủ,bán kịpthời, đúng số tiền) 3. Giám đốc(kýđể phê duyệtviệcxuấtbán) 4. Thủ kho (ký để xác nhậnviệcxuất kho) 5. Khách hàng (ký để xác nhậnviệc đãnhận đúng và đủ hàng)
Phiếuxuấtkho Số liên : Phát hành mấyliên: 4 liên Cho những ai ở bộ phậnnàovàđể làm gì 1 liên gốclưutại BP bán hàng để theo dõi doanh thu và công nợ phảithu 1 liên thủ kho giữ lại để xem như là lệnh xuấtkho 1 liên chuyểnchokế toán để theo dõi doanh thu, công nợ,hàngtồn kho 1 liên khách hàng giữđểlàm cơ sởđốichiếunhậpkho tạikhocủa khách hàng
Hoá đơncủaBộ tài chính Ai viếthoáđơn: Bộ phậnkế toán Chữ ký : Mấychữ ký : 3 Ai ký & ký làm gì : Ngườiviếthoáđơn (ký để xác nhậnviệcviếthoáđơn) Thủ trưởng : (ký và đóng dấu để phê duyệt/xác nhậnviệcbán hàng nhấtlàvới các cơ quan nhà nước – giúp cho ngườimua chứng minh đượcrằng việc mua hàng của mình là hoàn toàn hợp pháp) Khách hàng : (ký để xác nhậnviệc mua hàng – giúp cho người báncócơ sởđểchứng minh việc bán hàng)
Hoá đơncủaBộ tài chính Số liên : Mấy lên : 3 liên Cho ai & để làm gì : 1 liên gốc (liên tím) lưutạibộ phậnkế toán để theo dõi doanh thu và công nợ (kế toán thuế) 1 liên (liên đỏ) giao cho khách hàng 1 liên (liên xanh) chuyển cho Bộ phậnbánhàngđể theo dõi doanh thu & công nợ phảithu
Phiếuthu Ai phát hành : Bộ phậnkế toán Chữ ký : Mấychữ ký : 4 chữ ký Ai ký & ký làm gì - Ngườilậpphiếu(kýđể xác nhậnviệclập phiếu) - Kế toán trưởng (ký để kiểm tra phiếu thu : thu đúng, thu đủ, thu kịpthời) - Khách hàng (ký để xác nhậnviệctrả tiền–giúpcôngty có căncứđểxác minh thu tiền đúng đốitượng
Phiếuthu Số liên : Mấyliên: 3 liên Cho ai & để làm gì : - 1 liên gốclưutại kế toán để hạch toán giảm công nợ phảithu 1 liên thủ quỹ giữđểxem đây như là lệnh thu tiền 1 liên giao cho khách hàng để thay cho giấy biên nhận đãnhậntiền
Tóm tắt Xác định các chứcnăng quy trình Đề ra các mụctiêucầnkiểmsoát Xác định rủirocóthể có Đưaracơ chế kiểmsoátthíchhợp Quy trình đượcthể hiệnqua chứng từ Trên cơ sởđósoạnlập“Quychế nghiệpvụ bán hàng” bao gồmnhững nội dung trên để những bộ phậnvàcánhâncóliênquancùngthựchiện
Chủđề4.2 KIỂMSOÁTNỘIBỘ trong quy trình MUA HÀNG
Nội dung nghiên cứu quy trình 1. Chứcnăng củaquytrình 2. Mụctiêucủa quy trình 3. Rủirocủaquytrình 4. Cơ chế kiểmsoátápdụng 5. Mộtsố rủirovàcơ chế kiểmsoáttương ứng 6. Quy trình nghiệpvụ & hệ thống chứng từ 7. Quy chế hoá các nội dung củaquytrìnhqua “Quy chế nghiệpvụ mua hàng”
Các chứcnăng cơ bản 1. Mua hàng 2 Trả tiền hàng
Mụctiêucủa quy trình Mua hàng : => Mua đúng, mua đủ,muakịpthờitheosự phê duyệt mua hàng Trả tiền: => Trảđúng, trảđủ,trả kịpthờisố tiềnthựcsự phảitrả cho người cung cấp Ghi nhận& báocáo(N –X –T v.tư & công nợ) => đúng, đủ,kịpthời, ngắngọnvàrõràngtheo yêu cầubáocáochocácđốitượng
Mục tiêu của quy trình (tt) Mụctiêuchứcnăng mua hàng Mua đúng : đúng theo sự phê duyệtvề : Đúng hàng (về tên hàng, quy cách, phẩmchấtcủahàng và sự mô tả hàng) Đúng nhà cung cấp Đúng giá (càng thấp thì càng tốtvàcaonhấtlàgiánào đó) Mua đủ : đủ số lượng theo phê duyệt Mua kịpthời: kịpthờihạn thanh toán đã cam kết với nhà cung cấp
Mục tiêu của quy trình (tt) Mụctiêuchứcnăng trả tiền: Trảđúng : Đúng nhà cung cấp Đúng hàng đãmua Đúng giá đã thõa thuận Trảđủ: đủ số tiềnthậtsự nợ nhà cung cấp Trả kịpthời: kịpthờihạnthanhtoánđãcam kết với nhà cung cấp
Mục tiêu của quy trình (tt) Mụctiêuchứcnăng ghi nhận& báocáo: Phải ghi nhận& báocáođược: Chi tiết tình hình N – X – T củatừng thứ,từng loạivậttư củabấtcứ thờikỳ nào vào bấtcứ thời điểmnào. Chi tiếttìnhhìnhcôngnợ phảitrảđốivớitấtcả NCC, từng nhà cung cấp, cùng vớiviệc phân tích tuổinợ,hạnmức tín dụng tối đa đượchưởng, khả năng chấpnhậncủaNCC Một cách đúng, đủ,kịpthời, ngắngọnvàrỏ ràng.
Rủirocủa quy trình 1. Yâu cầu hàng không đúng nhu cầu 2. Mua không đúng hàng 3. Mua không đúng nhà cung cấp 4. Mua giá cao 5. Mua không đủ số lượng (thựctế ít hơn so vớichứng từ, hay do khan hiếm không có hàng để mua) 6. Hàng nhậpvề không kịptiến độ sảnxuất 7. Đếnhạntrả tiền không có tiềntrả hoặc không đủ tiềntrả 8. Trả tiềnnhầmNCC 9. Trả nhầmlôhàngmua 10. Trả tiềnnhầmgiáso vớigiáđã thõa thuận 11. Báo cáo sai, không đủ các loại báo cáo, báo cáo không kịpthời, báo cáo quá dài dòng, báo cáo trình bày lộnxộn không rỏ ràng, khó hiểu.
Phân loạirủiro& xác định nguyên nhân Rủiromôitrường kinh doanh Rủirotừ nhà cung cấp Rủi ro do chính trị,kinhtế,xãhội, KHCN Rủirohoạt động Vi phạmquychế nghiệpvụ mua hàng Rủi ro liên quan đếntàisảntừ nguyên do : Gian lận Sai sót Rủirotuânthủ pháp luật, đặcbiệtlàliênquanđến hoá đơnchứng từ,hợp đồng
Cơ chế kiểmsoát 1. Phê duyệt 2. Sử dụng mụctiêu 3. Bấtkiêmnhiệm 4. Bảovệ tài sản 5. Đốichiếu 6. Báo cáo bấtthường 7. Kiểm tra & theo dõi 8. Định dạnh trước
Mộtsố rủirothường gặp& Cơ chế kiểmsoáttương ứng Yêu cầu hàng không đúng nhu Duyệtkế hoạch mua hàng chi cầuthựctế tiết (What, Who, whom, Why, When, Where, How, How much, How many ) Yêu cầugiải thích việcmua hàng ngoài kế hoạch (báo cáo bấtthường) Quy trình kiểmtrachấtlượng Mua hàng không đúng quy cách, phẩmchất, mô tả hàng (phê duyệt) Bộ phậncónhucầuthamgia nhậnhàng(đốichiếu) Chọn nhà cung cấpcóuytín
Mộtsố rủirothường gặp& Cơ chế kiểmsoáttương ứng (tt) Mua giá cao Trả tiềnhàngtrướckhi Chỉ trả tiềnchỉ khi có hàng đượcchấpnhận đủ các chứng từ nhận hàng lệ (Phê duyệt) .
Mộtsố rủirothường gặp& Cơ chế kiểmsoáttương ứng (tt) Trả tiền hàng không đúng hạn Phê duyệtcam kếttrả tiền (quá sớm/quá trể) Theo dõi kế hoạch tiềnmặt Định kỳ báo cáo công nợ phải trả (Ktra & theo dõi) Phê duyệtthời điểmtrả tiềnvà số tiềntrả Người đề nghị mua # người mua # ngườinhậnhàng# người trả tiền# người ghi chép nghiệp vụ (BKN & ĐC) .
Mộtsố rủirothường gặp& Cơ chế kiểmsoáttương ứng (tt) Sai sót trong ghi chép ĐốichiếugiữaBP kế toán nghiệpvụ & báo cáo vớiBP muahàng ĐốichiếugiữaBP kế toán vớiThủ kho ĐốichiếugiữaBP kế toán với nhà cung cấp Luân chuyểnchứng từ giữa các BP trong công ty
Mộtsố thủ tụckiểmsoátkhác Các báo cáo về các biến động bấtthường : Số mua hàng vớitừng nhà cung cấp Tình hình giao hàng tr6ẻ Các đơnhàngchưathựchiện (Báo cáo bấtthường) Đốichiếusố mua hàng theo kế toán vớisố nhận hàng theo thủ kho Phân tích tỷ lệ lãi gộp(sử dụng chỉ tiêu) Phân tích số ngày trả tiềnbìnhquân(sử dụng chỉ tiêu)
Quy trình nghiệpvụ & HT chứng từ Phiếuyêucầuvậttư Phiếu đề nghị mua vậttư Phiếunhập kho Phiếu chi/ Giấybáonợ ngân hàng
Phiếuyêucầuvậttư BP phát hành : BP sảnxuất, hoặc Thủ kho phát hành Có 1 hoặc2 chữ ký : Ngườilập Ngườikiểm tra (nếucó) Phát hành ít nhất là 2 liên : 1 liên BP phát hành giữ 1 liên chuyển cho BP vậttư
Phiếu đề nghị mua vậttư BP phát hành : BP mua hàng/BP vậttư Có 3 chữ ký : Ngườilập (NV mua hàng) Ngườikiểmtra(Trưởng BP mua hàng) Người phê duyệt(Cấpcóthẩm quyền) Phát hành 3 liên : 1 liên lưutạiBP muahàng 1 liên giao cho nhân viên đi mua hàng 1 liên chuyểnchoBP kế toán để theo dõi Phiếunàyđính kèm với phiếuyêucầuvậttư và kế hoạch mua hàng chi tiết
Phiếunhậpkho BP phát hành : BP vậttư Có 5 chữ ký : Ngườilập (NV VT) Ngườikiểmtra(Trưởng BP VT) Ngườigiaohàng(ĐạidiệnNCC) Người phê duyệtnhậnhàng Thủ kho Phát hành 4 liên : 1 liên BPVT lưu 1 liên thủ kho giữ xem như là lệnh nhậpkho 1 liêngiaochoNCC 1 liên chuyểnchoBP kế toán
Phiếuchi BP phát hành : BP kế toán Có 5 chữ ký : Ngườilập Ngườikiểmtra Người phê duyệt Ngườichi tiền Ngườinhậntiền Phát hành 4 liên : 1 liên gốclưuBP KT 1 liên chuyểnchothủ quỹ (lệnh chi tiền) 1 liên chuyển cho BP VT (theo dõi công nợ) 1 liên giao cho khách hàng (nếu KH yêu cầu)
Tóm tắt Các chứcnăng của quy trình Các mục tiêu của quy trình Rủirocủa quy trình Cơ chế kiểmsoát Luân chuyểnchứng từ trong quy trình Quy chế hoá tấtcả những nội dung trên trong“Quychế nghiệpvụ mua hàng”
Chủđề4.3 KIỂMSOÁTNỘIBỘ trong quy trình TIỀNLƯƠNG
Các quy trình về nhân sự Quy trình tuyểndụng Quy trình KL Quy trình tiềnlương Quy trình bổ nhiệm, điều chuyển Quy trình đánhgiánhânsự => Chúng ta tập trung nghiên cứuvề quy trình tiềnlương
Nội dung nghiên cứu Khái niệmvề tiềnlương Cơ sở hưởng lương Nguyên tắc quyết định mứclương Chứcnăng cơ bảncủa quy trình Mụctiêucủa quy trình Rủi ro trong quy trình Cơ chế kiểm soát trong quy trình Quy trình & chứng từ Quy chế hoá các cơ chế kiểmsoáttrong“quytrìnhtiền lương”
Khái niệmvề tiềnlương Tiềnlương có thể là : thu nhậpcủangườilaođộng Tiềnlương có thể là : chi phí củangườisử dụng lao động Tiềnlương là giá cả hàng hoá sứclaođộng Khi chúng ta nghiên cứuquytrìnhnghiệpvụ này, tiềnlương sẽđượchiểunhư sau : “Là các khoản thu nhập mang tính thường xuyên mà nhân viên củacôngtyđượchưởng từ công ty”
Khái niệmtiềnlương Tiềnlương có thể bao gồm: Lương cănbảnvà Thu nhậpthường xuyên khác, chẳng hạn: - Hoa hồng doanh số - Tiềnlàmthêmgiờ - Tiềntăng ca sảnxuất -
Quan điểmvề tiềnlương Vấn đề “ngườibóclộtngười” Vấn đề “làm giàu cho chủ” Vấn đề “ tầøm nhìn”và“sứ mệnh”của công ty Win – win Basis => win1 – win2 – win3
Cơ sở hưởng lương Lương theo thờigian(lương tháng) (Nhânviênvăn phòng) Lương theo sảnphẩm (Nhânviênsảnxuất) Lương theo doanh số (Nhân viên bán hàng) Lương theo công nợ (NV sảnxuấthoặclaođộng thờivụ)
Nguyên tắc quyết định mứclương 1. Căncứ vào mức đóng góp củanhânviên. Mức đóng góp này đượcxácđịnh dựavàosựđánh giá : Khả năng có thể đóng góp (NV mới)hay Thựctế đóng góp (nhân viên củ) đốivớicôngty (Năng lực chỉ là một trong những yếutốđểđánh giá mức đóng góp củanhânviênchứ không phải là căncứ duy nhất)
Nguyên tắc quyết định mứclương 2. Căncứ vào thị trường lao động hiệntại Những công ty cùng ngành nghề, cùng lĩnh vực; Những công ty cùng là tư nhân, hay cùng là nhà nước, hay cùng là nước ngoài, cùng là công ty của châu Âu, cùng là công ty củaMỹ Những công ty cùng là địabànhoạt động Những công cùng hoàn cảnh (thâm niên trong ngành, giống nhau về văn hoá quản lý, . => Sự công bằng giữa công ty mình với công ty khác
Nguyên tác quyết định mứclương 3. Căncứ vào tình hình kinh doanh & khả năng tài chính củacôngty Tình hình kinh doanh tốt& khả năng tài chính tốt (đang ăn nên làm ra) => Lương cao hơnso vớithị trường lao động(CôngtygiàulênthìNV cũng đượcgiàulên) Tình hình kinh doanh & khả năng tài chính không tốt(đang chựng lạihay đixuống) => Lương thấp hơnso vớithị trường lao động(Nhânviênchiasẽ vớicôngtylúckhókhăn) => Sự công bằng giữa chủ sở hữu và nhân viên
Nguyên tắc quyết định mứclương 4. Căncứ vào sự công bằng Giữa các nhân viên cùng phòng và giữa các bộ phận trong cùng công ty ⇒ Phảixâydựng đượcngânsáchlương (Tổng quỹ lương) trong tổng ngân sách của công ty ⇒ Phảixâydựng được quỹ lương cho từng bộ phận hay hoạt động của công ty ⇒ Phảixâydựng được thang lương cho từng cấpbậcvàtừng tính chấtcôngviệc trong toàn công ty ⇒ Phảixâydựng được khung lương cho từng vị trí/chứcdanh trong công ty
Nguyên tắc quyết định mứclương 4. (tiếptheo) ⇒ Đốivớirấtnhiềunhânviên: “Không sợ ít chỉ sợ không công bằng” Vấn đề bảomậtmứclương nhân viên Vấn đề “Công bằng trong phân công phân nhiệm và vấn đề công bằng về mứclương” ⇒ Gia Các Khổng Minh bàn về “Ngườilàmtướng trong thiên hạ” (Cty có thểđượcxemnhư là thiên hạ thu nhỏ)
Nguyên tắc quyết định mứclương 5. Căncứ vào “giá trị vậtchất” mà công ty trao cho nhân viên & “giá trị tinh thần”mànhânviênnhận đượctừ công ty (chứ công ty không trao) Giá trị tinh thần khác vớigiátrị vậtchất Giá trị tinh thần có thể là : Môi trường làm việctốt(đồng nghiệp, tiện nghi ) Điềukiệnhọchỏi, nâng cao nghề nghiệp Cơ hộithăng tiến Sựổn định công việcvề lâu dài Danh tiếng công ty Những chếđộphúc lợivề nhà ở,dulịch, y tế,trợ vốn, tham gia cổ phần
Nguyên tắc quyết định mứclương 6. Căncứ vào pháp luậtnhànướchiệnhànhvề tiền lương, tiền công, tiềnthưởng, bảohiểmxãhội, bảohiểmy tế, kinh phí công đoàn Ví dụ : Quy định về mứclương tốithiểu Quy định vế xác định quỹ lương theo doanh số => Thựcchất đây cũng là mộtsựđảmbảovề công bằng xã hội về thu nhậptheoquanđiểmnhànước
Các chứcnăng cơ bản 1. Xác định mứclương 2. Chấm công 3. Tính lương 4. Trả lương 5. Ghi nhận& báocáo
Mụctiêucủa quy trình 1. Xác định đượcmứclương phù hợpchotừng nhân viên (hợp pháp, hợplệ,hợplý,hợptình) –Đây cũng là mụctiêuquantrọng nhấtcủa quy trình này. 2. Tiềnlương củatừng nhân viên được tính toán một cách đầy đủ, chính xác & kịpthời. -Nhânsự của công ty luôn đượccậpnhậtmộtcáchđầy đủ,chính xác & kịpthời -Sứclaođộng củatừng nhân viên luôn được đánh giá theo quy định về chấm công của công ty. -Tiềnlương công ty đượctínhmột cách đầy đủ, chính xác và kịp thờitrêncơ sở chấm công. 3. Tiềnlương của nhân viên toàn công ty luôn đượcchi trảđầy đủ, chính xác, kịpthời. 4. Ghi nhận và báo cáo mộtcáchđúng, đủ,kịpthời, ngắngọn, rỏ ràng và dể hiểuvề tấtcả các chứcnăng củacôngtyquyđịnh.
Quy trình & chứng từ Bảng theo dõi lao động Bảng chấm công Bảng lương Phiếulương từng người (Payroll Slip) Phiếu chi/Lệnh chi lương qua ngân hàng
Rủirocủa quy trình Ba nhóm rủi ro trong quy trình này : Rủirovề xác định mứclương Rủirovề tính lương Rủirovề chi trả lương Rủirovề ghi nhận& báocáovề quy trình nhân sự tiềnlương
Rủirovề quy trình 1. Trong quy trình tiềnlương, rủirovề xác định mứclương là rủiro có xác xuấtxảy ra cao nhấtvànếurủironàyxảyrathìhậuquả của rủironàycũng sẽ là lớnnhất. 2. Nhóm rủirovề tính lương : -Rủirocậpnhậtdữ liệuvề nhân sự : -rủirochấmcông Chấm công không đầy đủ, chính xác và kịpthời -Rủirotínhlương Tính không đủ Tính không đủ Tính khôngkịpthời
Rủirovề quy trình Rủirocậpnhậtdữ liệuvề nhân sự : Không đầy đủ số nhânviênhiệncótrongkỳ tính lương Không chính xác về chức danh, chứcvụ,cấp bậc, bộ phận, Không kịpthờiso vớitìnhhìnhnhânsự trong kỳ tính lương (nhân viên đã nghỉ việc, nhân viên mới, nhân viên điều chuyển, nhân viên đượctăng lương, bị giảmlương )
Cơ chế kiểmsoátrủiro 1. Phê duyệt 2. Sử dụng mụctiêu 3. Bấtkiêmnhiệm 4. Bảovệ tài sản 5. Đốichiếu 6. Báo cáo bấtthường 7. Kiểm tra & theo dõi 8. Định dạng trước
Mộtsố rủi ro khác & Cơ chế kiểmsoáttương ứng Tiếptụctrả lương cho nhân Bảng chấm công do từng bộ viên đã nghỉ việc/nhân viên phậnlậpraTrưởng bộ phận phê không có thực duyệt đồng thờichịu trách nhiệmvề bảng chấm công này Ngườichấm công # Người tính lương và Người tính lương # Ngườichi trả lương Phê duyệt các thay đổibảng lương Thẻ bấmgiờ
Mộtsố rủi ro khác & Cơ chế kiểmsoáttương ứng (tt) Tính lương sai, không đúng với Chính sách lương rỏ ràng chính sách của công ty Bộ phận tính lương phảithường xuyên cậpnhật các thay đổivề nhân sự Phê duyệt các thay đổitrong chương trình tính lương Phê duyệtbảng lương Định kỳ kiểmtraviệc tính thuế Tính sai thuế thu nhập cá nhân dẩn đếnviệc doanh nghiệpphải thu nhập cá nhân đóng bù thuế chonhânviên Nhờ chuyên gia tư vấn cách tính thuế thu nhập cá nhân
Mộtsố rủi ro khác & Cơ chế kiểmsoáttương ứng (tt) Chi lương không đúng theo Phê duyệttrước khi chi lương bảng lương Phân tích tổng quát tính hợplý củaquỹ lương Ký nhậnlương/chi qua tài khoản ngân hàng Ghi chép/báo cáo chính xác đầy Bảng lương và các chứng từ chi đủ chi phí lương lương chuyểnkế toán ghi chép Đốichiếuchi phílương với thựcchi lương và quỹ lương kế hoạch
Các cơ chế kiểmsoát mang tính phát hiệnrủiro Các báo cáo về các biến động bấtthường : tình hình làm thêm giờ,tăng ca, thay đổisố lượng nhân viên các bộ phận. Phân tích tỷ suấtbiến động nhân viên So sánh quỹ lương thựctế và kế hoạch Phân tích biến động tiềnlương bình quân
Quy trình & chứng từ Phiếu đề nghị Bảngiảitrình Phiếuchi Phiếugiaonhận/ phiếunhập kho Hoá đơn(nhậntừ ngườibán)
Mộtsố rủirothường gặp& Cơ chế kiểmsoáttương ứng Không đáp ứng nhu cầuchi trả Kế hoạch tiềnmặtcânđốicác khi đếnhạn/sử dụng kém hiệu khoảnthuchi quả số dư tiền Kế hoạch cân đốinhucầusử dụng ngoạitệ Ký quỹ/các nghiệpvụ tương lai Phân nhiệm: kế toán – thủ quỹ Ghi chép, báo cáo đầy đủ số dư – duyệtchi tiền Đốichiếusố dư tiềntrênsổ sáh vớisố phụ ngân hàng Đốichiếusổ kế toán vớisổ quỹ
Các cơ chế phát hiệnrủiro Các báo cáo về các biến động bấtthường : Các khoảnchi số tiềnlớn Các khoảnchi cónội dung bấtthường Thâm hụtngânquỹ Phân tích biến động lãi tiềngửi Phân tích tình hình thựchiệnkế hoạch tiền mặt
Cơ chế phê duyệt Phân cấp& uỷ quyềnduyệtchi
Mộtsố rủirothường gặp& Cơ chế kiểmsoáttương ứng Rủirobị mấtcắp, lạmdụng tiền Hạnchế tiếpcận khu vựctiềnmặt mặt Hạnchế các nghiệpvụ dùng tiền mặt(chi bằng tiền ngân hàng) Khống chế số dư tiềnmặt ở mức cho phép Kiểmquỹđịnh kỳ/bấtthường Phê duyệtcáckhoảnchi tiềnmặt Chi tiền không đúng mục đích Đăng ký chữ ký phê duyệtcác khoản chi tiềnngânhàng Các khoản chi phảicóchứng từ đầy đủ trước khi được phê duyệt Đóng dấu“ĐÃ CHI” vào chừng từ
Rủirocủa quy trình Chi không đúng Chi không đúng nhu cầu, không cầnchi cũng chi (lãng phí) Chi quá nhiềunhưng thựcsự khoản chi thì không nhiều(mấtcắp, biểnthủ, ) Chi nhiều và trong thời gian dài làm cho tiềncủa công ty bị lạm dụng Chi không đủ (không đủ tiền để chi trong khi nhu cầu chi rấtbứcthiết) Chi không kịpthời Ngườithựchiện chi báo cáo láo, ngụytạochứng từ Việc ghi nhậnvàbáocáocủakế toán về tình hình chi tiêu không đạtmục tiêu đề ra
Cơ chế kiểmsoát 1. Phê duyệt 2. Sử dụng mụctiêu 3. Bấtkiêmnhiệm 4. Bảovệ tài sản 5. Đốichiếu 6. Báo cáo bấtthường 7. Kiểm tra & theo dõi 8. Định dạng trước
Chứcnăng của quy trình Kế hoạch chi tiêu (BP kế toán) Đề nghị chi tiêu (các BP trong công ty) Quyết định chi tiêu (Ngườicóthẩm quyền) Thựchiệnviệc chi tiêu (Theo phân công, như BP hành chính, BP khác) Báo cáo việcthựchiện chi tiêu (Ngườithựchiện chi tiêu) Ghi nhận(BP kế toán)
Mụctiêucủa quy trình Chi đúng : hạnchế mất mát, lãng phí và lạm dụng tiềnbạccủacôngty Chi đủ,chi kịpthời: Bảo đảm nhu cầutiền cho các khoảnchi Bảo đảmhiệuquả sinh lờisố dư tiềnmặt Ghi nhận đúng, đủ,kịpthời, ngắngọn, rõ ràng, dể hiểu.
Các khoản chi tiêu Chi mua công cụ dụng cụ Chi tiếpkhách Chi quảng cáo và tiếpthị Chi công tác phí Chi văn phòng phẩm Chi dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điệnthoại, rác, bưu điện, du lịch, kiểm toán, hải quan, nhà hàng, ) Chi thămviếng, quà cáp Chi từ thiện Chi tiêu khác
Các khoản chi tiêu Công cụ dụng cụ là gì? Là tài sảncủacôngty Là tư liệulaođộng Không phảilàtàisảncốđịnh Không phảilàđốitương lao động
Các loạichi của công ty Chi mau tài sảncốđịnh (chi đầutư) Chi mua vậttư (nguyên vậtliệu) Chi tiềnlương, tiềncôngchoNLĐ Chi thuế cho nhà nước Chi lãi cho chủ nợ Chi tiêu (những khoản chi khác 5 khoảnchi nói trên)
Các loạichi của công ty Tài sảncốđịnh là gì? Theo quy định tại VN: 1. Là tài sảncủacôngty 2. Là tư liệulaođộng 3. Có giá trị từ 5tr trở lên 4. Có giá trị sử dụng trên mộtnăm 5. Rủirohư hỏng toàn bộ trong quá trình sử dụng thấp(hư hỏng toàn bộ là hư hỏng khiếntàisản không thể sửachữa để tái sử dụng mà sẽ trở thành phế thải)
Chủđề4.4 KIỂMSOÁTNỘIBỘ TRONG QUY TRÌNH CHI TIÊU
Nội dung nghiên cứu Các loạichi của công ty Chứcnăng củaquytrình Mụctiêucủa quy trình Rủirocủaquytrình Cơ chế kiểmsoátápdụng trong quy trình Mộtsố rủirothường gặpvàcơ chế kiểmsoát tương ứng Quy trình & chứng từ Quy chế hoá những nội dung trên trong “Quy chế chi tiêu” hay còn gọilà“Quychế tài chính”
Chủđề4.5 KIỂMSOÁTNỘIBỘ TRONG QUY TRÌNH KẾ TOÁN
Nội dung nghiên cứu Chứcnăng của quy trình Các quy trình cụ thể trong quy trình kế toán Mụctiêucủa quy trình Rủirocủaquytrình Cơ chế kiểmsoátcủa quy trình Mộtsố rủirothường gặp& cơ chế kiểmsoát tương ứng Quy chế hoá những nội dung này
Phân biệt tài chính & kế toán Tài chính? Tài chính doanh nghệp? Quảntrị tài chính doanh nghiệp => Tiền& vốn Kế toán là gì? Kế toán doanh nghiệp? => thông tin Phân biệttàichính& kế toán giám đốctàichính& kế toán trưởng
Các chứcnăng cơ bản 1. Thu thập thông tin (thu thập chứng từ) Từ các bộ phận trong công ty & từ bên ngoài. 2. Xử lý thông tin (sử dụng sổ sách) Tạibộ phậnkế toán 3. Cung cấp thông tin (trình nộp báo cáo) Cho các đốitượng có nhu cầu: -Chủ sở hữu& chủ nợ - Lãnh đạocôngty -Nhànước -Khác
Các quy trình cụ thể Quy trình kế toán thường bao gồm3 quytrình cụ thể : 1. Quy trình kế toán thuế => Phụcvụ báo cáo co nhà nước 2. Quy trình kế toán tài chính => Phụcvụ báo cáo cho chủ (chủ sở hữu& chủ nợ) 3. Quy trình kế toán quảntrị => Phụcvụ báo cáo cho ãnh đạo công ty
Tổ chứcthựchịên từng quy trình Mỗi quy trình lại được phân chia cụ thể như sau : 1. Kế toán phầnhành(kế toán viên) 2. Kế toán tổng hợp (Kế toán tổng hợp) 3. Kế toán kiểmtra(Kế toán trưởng) 4. Phê duyệt báo cáo (Lãnh đạo doanh nghiệp)
Phầnhànhkế toán Kế toán tiềnmặt Kế toán kho vậttư Kế toán kho thành phẩm Kế toán công nợ phảithu Kế toán công nợ phảitrả Kế toán tài sảncốđịnh Kế toán công cụ dụng cụ Kế toán tiềnlương
Mụctiêucủa quy tình Mục tiêu theo cách hiểuthôngthường Mục tiêu theo mô hình CEAVOP
Mụctiêucủa quy trình (tt) 1. Báo cáo đúng - Chính xác về mặt số học& nội dung - Đúng luật - Đúng quy chế công ty 2. Báo cáo đủ 3. Báo cáo kịpthời 4. Báo cáo ngắngọn 5. Báo cáo rỏ ràng 6. Báo cáo dể hiểu
Mụctiêucủa quy trình (tt) Báo cáo cái gì? Báo cáo thuế : Thuế GTGT (khai báo tháng & quyếttoánnăm) Thuế TNDN (dự toán & quyếttoánnăm) Thuế khác Báo cáo tài chính : Bảng cân đốikế toán Báo cáo kếtquả kinh doanh (3 phần) Báo cáo lưu chuyểntiềntệ Thuyết minh oáo cáo tài chính Báo cáo quảntrị Thiên hình vạntrạng theo yêu cầucủaLãnhđạo
Mụctiêucủa quy trình (tt) Mụctiêutheoquytrình“CEAVOP”, bảo đảm báo cáo đượclậptrêncơ sở tuân thủ các yếutố sau : 1. Completeness (đầy đủ) 2. Existeness (Tồntại & phát sinh) 3. Accuracy (Chính xác) 4. Valuation (Định giá đúng) 5. Ownership & Obigation (Quyền & nghĩavụ) 6. Presentation (Trình bày & khai báo)
Rủirocủa quy trình Báo cáo 1. Không thể ra báo cáo 2. Không đúng 3. Không đủ 4. Không kịpthời 5. Dài dòng 6. Không rỏ ràng 7. Khó hiểuhay dễ hiểusai Đốivớitừng nhóm và từng loại báo cáo
Cơ chế kiểmsoátcóthể áp dụng 1. Phê duyệt 2. Sử dụng mụctiêu 3. Bấtkiêmnhiệm 4. Bảovệ tài sản 5. Đốichiếu 6. Báo cáo bấtthường 7. Kiểm tra & thro dõi 8. Định dạng trước
Mộtvàirủirothường gặp& cơ chế kiểmsoáttương ứng Vi phạm tính đầu đủ,tồntại, chính Dữ liệukế toán phảicậpnhật xác Tuân thủ các quy trình kế toán như : đốichiếugiữa các phần hành, đối chiếukế toán với các bộ phận khác Nhân viên kế toán có nghiệpvụ Kiểmquỹ,kiểmkêtồn kho, tài sản Kế toán trưởng đượccậpnhậttấtcả các sự kiện/hoạt động diễnratrong doanh nghịep Vi phạm tính đánh giá, sở hữuvà trình bày công bố Đánh giá tính hợplýsố dư tài sản Trình độ nghiệpvụ củakế toán trưởng
Mộtvàirủirothường gặp& Cơ chế kiểmsoáttương ứng (tt) Báo cáo tài chính chứa Kiểmtoánnộibộ đựng gian lận, sai sót Kiểmtoánđộclập Cam kếtcủa ban giám đốctrướcchủ sở hữu
Mộtvàirủirothường gặp& cơ chế kiểmsoáttương ứng (tt) Vi phạmphápluậtvề Thường xuyên cập thuế nhậtthuế Tư vấnthuế Nhân viên có trình độ và kinh nghiệm Có quy trình tuân thủ Không tuân thủđúng các quy trình thuế – quy định thuế dẫn đến nên định dạng chuẩn chi phí cao Kế toán thuế
Chủđề4.6 KIỂMSOÁTNỘIBỘ trong quy trình SẢNXUẤT
Nội dung nghiên cứu Chứcnăng trong quy trình Mụctiêucủa quy trình Rủirocủaquytrình Cơ chế kiểmsoátcủa quy trình Mộtsố rủirothường gặpvàcáccơ chế kiểmsoát tương ứng Quy trìng & chứng từ Quy chế hoá tấtcả những cơ chế kiểmsoátđã đượcxáclập trong quy trình
Các chứcnăng cơ bản Yêu cầusảnxuất/kế hoạch sảnxuất Chuẩnbị vậttư theo nhu cầusảnxuất Các công đoạnsảnxuất Nhậpkhosảnphẩm Ghi nhận& báocáo
Sảnphẩm Sảnphẩmcủa doanh nghiệplà: Kếtquả của quá trình sảnxuấtcủa doanh nghiệp; Thứ mà doanh nghiệp đem bán ra ngoài mộtcáchthường xuyên Có 2 loạisảnphẩm: Sảnphẩmhữuhình(hànghoá) Sảnphẩmvôhình(dịch vụ) Có 2 loạisảnphẩm Hàng công nghiệp(sảnphẩmcủa công ty này là nguyên liệucủa công ty khác) Hàng tiêu dùng (đáp ứng nhu cầutiêudùngcủa dân chúng) Có những sảnphẩmvừa là hàng tiêu dùng vừalàhàngcông nghiệp
Mụctiêucủa quy trình Kế hoạch sảnxuấtphải chính xác, đầy đủ,rỏ ràng, ngắngọn, dể hiểu Sảnxuất đúng Sảnxuất đủ số lượng theo kế hoạch hoặctheoyêu cầu Sảnxuấtkịpthờitheokế hoạch hoặctheoyêucầu Tiếtkiệmvậttư : Tỷ lệ phế liệuvàtỷ lệ sảnphẩm hỏng thấpnhất(trongđịnh mứcchophép)
Mục tiêu của quy trình (tt) Sảnsuất đúng : Đúng sảnphẩmcầnsảnsuấttheoyêucầu Đúng vậtliệucầnsử dụng Đúng công thức/cách thức/phương pháp/công nghệ yêu cầu
Rủirocủa quy trình Đưarakế hoạch sảnxuất không phù hợp (không đạtyêucầu) Sảnxuất không đúng (SP, VL, CN ) Sảnxuất không đủ số lương theo yêu cầu, sảnxuất quá nhiềuso vớiyêucầulàmứđọng vốn Sảnxuất không kịptiến độ giao hàng Sảnphẩmhỏng quá hiều, tỷ lệ phế liệu quá cao so với định mức cho phép (Trong quy trình này chỉ xét những lỗido khâusản xuất, không xét lỗi do khâu mua hàng gây ra)
Cơ chế kiểmsoátnàođượcápdụng 1. Phê duyệt 2. Sử dụng mụctiêu 3. Bấtkiêmnhiệm 4. Bảovệ tài sản 5. Đốichiếu 6. Báo cáo bấtthường 7. Kiểm tra & theo dõi 8. Định dạng trước
Quy trình & chứng từ Kế hoạch sảnxuất Phiếuxuất kho (vậtliệu) Phiếu đánh giá chấtlượng (KCS) Phiếunhập kho (sảnphẩmhay bánsản phẩm)
Chủđề4.7 KIỂMSOÁTNỘIBỘ trong quy trình TỒN KHO
Mộtsố rủirothường gặp& cơ chêù kiểmsoáttương ứng Hạnchế tiếpcậntồn kho Hỏahạn, mấtcắp, lãng phí Kiểmsoátvận chuyểntồnkho Định kỳ kiểm kho Tuân thủ các quy định phòng Tồn kho vượtmứccần cháy chữacháy thiết/không đáp ứng nhu cầu Xác định mứctồnkhotối ưu Báo cáo khi tồn kho vượt qua/thấphơnmứcan toàn Họp định kỳ giữa các bộ phận bánhàng–sảnxuất–tồnkho
Mộtsố rủirothường gặp& cơ chế kiểmsoáttương ứng (tt) Không kịpthờixử lý hàng Báo cáo tuổicủahàngtồn tồnchậm luân chuyển kho Theo dõi vòng quay tồn kho Đánh giá không chính xác Báo cáo về hàng tồnchậm giá trị tồnkho luân chuyển Quy định cụ thể cách định giá hàng tồn kho Theo dõitìnhhìnhlãigộp Giá thành định mứcvà theo dõi các chênh lệch giữathựctế và định mức
Các cơ chế kiểmsoát phát hiệnrủiro Các báo cáo về các biến động bấtthường : Tuổihàngtồn kho Tình hình hàng bán trả lại Các trường hợptrể hạnsảnxuất Phân tích vòng quay tồnkho Phân tích chênh lệch giá thành thựctế vớigiá thành định mức Phân tích tình hình lãi gộp
Tóm tắtma trậnkiểmsoát Kiểm soát theo chiềudọc Theo từng bộ phận Theo từng cá nhân Kiểm soát theo chiều ngang theo từng quy trình nghiệpvụ : Quy trình bán hàng Quy trình mua hàng Quy trình tiềnlương Quy trình kế toán Quy trình chi tiêu Quy trình sảnxuất Quy trình tồn kho Và rấtnhiều quy trình khác
Chủđề5 Tổng hợptoànbộ Chương trình đào tạo & phương pháp triển khai việcthiếtlập HỆ THỐNG KIỂMSOÁTNỘIBỘ trong điềukiệncụ thể củatừng doanh nghiệp
TỔNG HỢPTOÀNBỘ CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠOHTKSNBDN KSNB Đánh giá HTKSNB THEO HiệntạicủaDN Mục tiêu CHIỀU DN DỌC Tái xác định & Đánh giá lạirủiro CủaDN Kinh Hoạt KSBB theo chiềungang Tuân doanh động Xem xét Nguồnlực thủ & VănhoácủaDN Quy trình bán hàng Từ chối Chấpnhận Quy trình mua hàng Tái cấu trúc DN, chuyểngiao Hạnchế rủiro Tái PCPN cho NV, & Tái xác lập các Quy trình sảnxuất qui trình nghiệpvụ Văn hoá doanh nghiệp Quy trình tiềnlương & Xây dựng hệ thống Giám sát thựchiệnKS Quy chế & tổ chức Quy trình chi tiêu Thựchiện Xác định & Các cơ chế Đánh giá Kiểmsoát Quy trình kế toán rủûi ro CÁC YẾUTỐ CHI PHỐI SỰ THÀNH CÔNG Các quy trình khác MA TRẬNKIỂM SOÁT
Toàn bộ nội dung chương trình Tiếpcận hệ thống kiểmsống nộibộ Cáckhíacạnh củaHTKSNB 6 khía cạnh củahệ thống kiểmsoátnộibộ Thiếtlập ma trậnkiểmsoátdoanh nghiệp Hệ thống kiểm soát theo chiềudọc (kiểm soát tho từng bộ phận& từng các nhân) Hệ thống kiểm soát thoe chiều ngang (kiểmsoáttheotừng quy trình nghiệpvụ) Các “nút” kiểm soát (là các điểm giao nhau giữa các hệ kiểmsoát)
Tiếpcận HTKSNB doanh nghiệp Mục tiêu CủaDN Rủiro CủaDN Từ chối Chấpnhận Hạnchế rủiro Chuyểngiao Bằng HTKSNBDN
Các khía cạnh củaHTKSNB 1. Mụctiêu& tầm nhìn của doanh nghiệp 2. Rủi ro & nguy cơ của doanh nghiệp 3. Cơ chế kiểmsoátcủa doanh nghiệp 4. Quy chế quản lý doanh nghiệp 5. Kiểmtra& giámsáthệ thống kiểmsoát 6. Nguồnlựccủa doanh nghiệp 7. Văn hoá doanh nghiệp(môitrường kiểmsoát)
Ma trậnkiểmsoát KS theo chiềudọc – các Bộ Phận & Cá Nhân trong DN Ks Theo Chiều Ngang Các quy trình nghiệp vụ Các cơ chếù/thủ tụckiểmsoátsẽ liên kếtvới nhau trong MA TRẬNKIỂMSOÁT
Ma trậnkiểm soát – HTKSNB theo chiềudọc “Tam quyềnp.lập” trong doanh nghiệp Xác lậpcơ chế kiểmsoáttheocơ cấutổ chức Tái cấutrúccôngty Cơ cấulạitoànbộ doanh nghiệp Tái phân công phân nhiệm cho từng nhân viên Ban hành các quy chế bộ phận Ban hành các quy chế các nhân (BMTCV)
Ma trậnkiểm soát – HTKSNB theo chiều ngang Kiểmsoátnộibộ trong quy trình bán hàng Kiểmsoátnộibộ trong quy trình mua hàng Kiểmsoátnộibộ trong quy trình tiềnlương Kiểmsoátnộibộ trong quy trình kế toán Kiểmsoátnộibộ trong quy trình chi tiêu Kiểmsoátnộibộ trong quy trình sảnxuất Kiểmsoátnộibộ trong quy trình tồnkho Kiểmsoátnộibộ trong quy trình khác
Xác định mụctiêu của doanh nghiệp Doanh nghiệp luôn tồntại hai nhóm mụctiêu: Mụctiêutàichính: Lợi nhuận(có lời) Khả năng thanh toán (có tiền) Mục tiêu phi tài chính : Thương hiệu Thị phần Văn hoá công ty Nhân đạo
Xác định mục tiêu củadoanh nghiệpcầnlưuý Mụctiêucủa doanh nghiệpkhácvớimục tiêu củachủ doanh nghiệphay mục tiêu củangườiquảnlýdoanh nghiệp. Hay nói cách khác : doanh nghiệplàmộtchủ thể độclậpvớichủ sở hữucủanóvàđộclậpvớingườiquảnlý nó Mụctiêucủa doanh nghiệpsẽđượcxáclậpchotừng giai đoạn phát triểncủa doanh nghiệpnhưng phảigắnliềnvới sứ mệnh & tôn chỉ của doanh nghiệp Sứ mệnh & tôn chỉ của doanh nghiệpsẽ hiếm khi thay đổi nếu doanh nghiệpcómột tầm nhìn xuyên thế kỷ.
Mộtsố chứcnăng cơ bản trong doanh nghiệp Sở hữu Mua hàng Quảnlý Tiếpthị Kiểm soát Bán hàng Kho vậtliệu Tài chính Kho thành phẩm Kế toán Quỹ tạikét Hành chính Quỹ tạingânhàng Nhân sự Bảovệ công ty Sảnxuất Kỹ thuật Công nghệ NC & PT (RD)
Chứcnăng củatừng bộ phận Chứcnăng củatừng bộ phận đượcphânđịnh thông qua cơ cấutổ chứccủa doanh nghiệp Mộtbộ phậncóthể thựchiệnmộthay nhiềuchức năng Mộtbộ phậncóthể thụcbiệnbởimộthay nhiều bộ phận Trong cơ cấutổ chứccủa doanh nghiệpphảichứa đựng cơ chế kiểmsoát
Chứcnăng củatừng quy trình Mục tiêu củatừng bộ phậnhay từng quy trình nghiệpvụđượcxácđịnh căncứ vào: 1. Mục tiêu của doanh nghiệp 2. Chứcnăng củabộ phận đó hay chứcnăng của quy trình nghiệpvụđó
Xác định & đánh giá rủirocủaDN rủirocủabộ phận& rủirocủaquy trình Môi trường Hoạt động Tuân thủ Bên ngoài Nộibộ Pháp luật Value chain Kiêm nhiệm PEST Becnchmarketing Chuyên trách 5 - forces Questionaire Thuê ngoài Rủi Đánh giá ro Rủiro Mục tiêu của doanh nghiệp Mục tiêu củabộ phận: Mục tiêu củachứcnăng
Sử dụng các cơ chế kiểmsoát 1. Phê duyệt 2. Sử dụng mụctiêu 3. Bấtkiêmnhiệm 4. Bảovệ tài sản 5. Đốichiếu 6. Báo cáo bấtthường 7. Kiểm tra & theo dõi 8. Định dạng trước
Nguyên tắcsử dụng cơ chế kiểm soát 1. Sử dụng cơ chế kiểmsoátthích hợp 2. Xem xet tính hiệuquả củacơ chế sử dụng (so sánh lợi ích & chi phí) 3. Có thể sử dụng 1 cơ chế hay phốihợp 1 số cơ chếđểkiểmsoátmộtrủiro 4. Vừa dùng cơ chế kiểmsoátđể ngănngừa rủiro, vừa dùng cơ chế kiểmsoátđể phát hiện rủiro
Quy chế hoá các cơ chế kiểm soát 1. Quy chế cá nhân (áp dụng cho mộtnhânviên) 2. Quy chế bộ phận (áp dụng cho mộtbộ phận) 3. Quy chế nghiệpvụ (áp dụng cho toàn doanh nghiệp) => Đưacácquy chế vào “cuộcsống” một cách triệt để => Các cơ chế kiểmsoátđượcvậnhànhhữuhiệu
Bướcchuẩnbị thiếtlập hay hoàn thiệnHTKSNBDN Thành lập ban chỉđạogồm ban lãnh đạocaotấtcủa công ty và những nhân viên chủ chốt Lên kế hoạch triển khai Đào tạo độingũ lãnh đạochủ chốtvề KSNB Thuê chuyên gia tư vấn(nếucầnthiết) Đánh giá HTKSNB hiệntại Triển khai các bước để tái thiếtlập hay hoàn thiện HTKSNB Thường xuyên đánh giá và cậpnhậtrủirovàsauđó điều chỉnh HTKSNB, chứ không phải luôn thõa mãn với HTKSNB đã đượcthiếtlập
Đánh giá HTKSNB hiệntạicủaDN 1. Không có hệ thống quy chế quảnlýhoàn chỉnh, hoặccónhưng manh mún 2. Có hệ thống quy chế quảnlýtương đối đầy đủ,nhưng trong các quy chế ít chứa đựng các cơ chế kiểmsoát
Đánh giá HTKSNB hiệntạicủaDN 3. Có hệ thống quy chế quảnlýtương đối đầy đủ và trong các quy chế có chứa đựng hầuhết các cơ chế kiểm soát, nhưng các quy chế quảnlýnàykhông được thựchiện triệt để và do đó các cơ chế kiểmsoátkhông được vận hành. 4. Có hệ thống quy chế quảnlýtương đối đầy đủ trong các quy chế có chứa đựng hầuhết các cơ chế kiểm soát, và các quy chế quảnlýnàyđuợc thựcthitriệt để và do đó các cơ chế kiểm soát được vậnhànhmột cách hữuhiệu. 5. Thường xuyên cậpnhậtrủi ro và hoàn thiện HTKSNB
Các bướctriển khai việcthiếtlậpHTKSNB tạiDN 1. Vấn đề triết lý kinh doanh và tầmnhìncủangườilãnh đạo Tầm nhìn của doanh nghiệp. 2. Vấn đề sứ mệnh và tôn chỉ của doanh nghiệp 3. Xác định mục tiêu của doanh nghiệp trong ngắnhạn (VD trong vòng 2 năm) và trong dài hạn (VD trong vòng 10 năm) 4. Xác định rủi ro chung của doanh nghiệp 5. Xác định cơ chế kiểm soát chung của doanh nghiệp 6. Xác định cơ cấutổ chức toàn doanh nghiệp 7. Xác định chứcnăng, nhiệmvụ và mục tiêu củatừng bộ phận, từng nhân viên trong doanh nghiệp (Bước 4,5,6,7 chính là việctáicấutrúccôngty)
Các bướctriểnkhai việcthiếtlậpHTKSNB tạiDN (tt) 8. Xác định rủirocủatừng bộ phận 9. Xác định cơ chế kiểm soát cho từng bộ phận và cho từng nhân viên 10. Quy chế hoá các cơ chế kiểm soát trong các quy chế bộ phận và trong từng bảng mô tả công việcnhânviên 11. Xác định tấtcả các quy trình nghiệpvụ của doanh nghiệp 12. Xác định các chứcnăng củatừng quy trình 13. Xác định rủirocủatừng quy trình 14. Xác định cơ chế kiểmsoátrủirocủatừng quy trình 15. Quy chế hoá các cơ chế kiểmsoátcủatừng quy trình trong các quy chế nghiệpvụ
Những yếutố chi phốisự thành công Cái “tâm” – “tài” (về lao động & quảnlý)củanhững người đứng đầu doanh nghiệp Quyếttâmcủangười đứng đầu doanh nghiệp Nguồnlựccủa doanh nghiệp - nhân, tài, vậtlựcdồidào& hạnchế - Riêng nhân lực :nhân lựcquảnlýcủa độingũ quảnlý Phương pháp triển khai (không chỉ dám nghĩ,dámlàmmà còn biết cách làm và làm tới cùng) Văn hoá doanh nghiệp Sựđồng thuận trong doanh nghiệp
Những vấn đề cầnlưuý Cân nhắckỹ cách thứctriển khai : Triểnkhaitừng bướctheokế hoạch, hay Triểnkhaitriệt để trong thờigianngắn Với lãnh đạo => thay đổi tư duy Với nhân viên => thay đổi thói quen Với công ty => thay đổi tập quán
Những vấn đề cầnlưuý Sự phản ứng tiêu cực,sự e ngạicủa nhân viên khi triểnkhaitáithiếtlập hay hoàn thiệnHTKSNB : Thêm việc? Mấtviệc? Mấtchức? Mất quyền? Giảmlương? Mất“bổng” Mọithứ có thể bị xáo trộn Môi trường làm việcbị thay đổitheohướng xấu? Nhân viên không hiểurỏ về HTKSNB nên khi nghe ấy hai chữ “kiểm soát” là bị dịứng Nghi ngờ về sự thành công củaviệcthiếtlậpHTKSNB Nghi ngờ về sự hữuíchcủaHTKSNB (chẳng biếtcótốt đẹpgìhơnhay không?)
Những vấn đề cầnlưuý Thuyếtphụcnhânviêntrêncơ sở lợiíchcủa nhân viên sau đómới đếnlợiíchcủacông ty và lợiíchcủachủ doanh nghiệp
ĐặctínhcủaHTKSNB hữuhiệu Mình tự kiểmsoátmình Mình kiểm soát những người/bộ phậnkhác Mình bị kiểmsoátbởinhững người/BP khác Mỗibộ phậntự kiểm soát mình Bộ phận mình sẽ kiểm soát những BP/cá nhân khác Bộ phận mình sẽđượckiểmsoátbởi các BP/cá nhân khác nhưng tấtcả mọingười, mọibộ phận đềuthoảimáivề điềunày
Vấn đề quảnlýđiềuhành Quảnlýbằng quy chế & cơ chế => Lãnh đạo công ty sẽ “lo”chứ không “làm” “lo”haivấn đề : - Chiếnlược & kiểm tra việcthựchiện chiếnlược - Bảovệ công ty (cũng chính là vấn đề của HTKSNB) Để lo đượchaivấn đề này thì phầnlớnthờigian của Lãnh đạothường phảidànhchoviệc đốingoại chứ không phải đốithủ
Vấn đề quảnlýđiềuhành Quảnlýbằng kinh nghiệmvàlòngtin => Lãnh đạo công ty phảithường xuyên theo dõi sát các bộ phận, các hoạt động và tham gia nhiềuvàoviệcxử lý sự vụ hàng ngày, ít có thờigianvàđiềukiện để nghĩ về chiếnlượchay bảovệ công ty.