Chu trình kinh doanh

Nội dung text: Chu trình kinh doanh

1. Chương 5 Chu trình kinh doanh 1
2. Mục tiêu v NhậnNhận biếtbiết cáccác hoạthoạt độngđộng trongtrong chuchu trìnhtrình v MôMô tảtả dòngdòng didi chuyểnchuyển dữdữ liệuliệu trongtrong chuchu trìnhtrình v MinhMinh họahọa quyquy trìnhtrình xửxử lýlý thủthủ côngcông vàvà máymáy tínhtính v CácCác loạiloại báobáo cáocáo trongtrong chuchu trìnhtrình v VậnVận dụngdụng chuchu trinhtrinh trongtrong tổtổ chứcchức HTTTKTHTTTKT 2
3. Chu trình kinh doanh v Một chuỗi các sự kiện cùng liên quan đến 1 nội dung của quá trình SXKD Chu trình kinh doanh hay còn gọi là chu trình kế toán Bao gồm: – ChuChu trìnhtrình doanhdoanh thuthu – ChuChu trìnhtrình chichi phíphí – ChuChu trìnhtrình sảnsản xuấtxuất – ChuChu trìnhtrình nhânnhân sựsự – ChuChu trìnhtrình tàitài chínhchính 3
4. Mối liên hệ giữa các chu trình kế toán Chu trình sản xuất Sản phẩm Chu trình doanh thu NVL, NC -> SP hoàn thành Bán hàng –> Thu tiền Dữ liệu Dữ liệu Dữ liệu Tiền NVL Hệ thống ghi sổ-lập báo cáo Chu trình chi phí Dữ liệu Chu trình tài chính Nhận tiền – Chi tiền Mua hàng – trả tiền Tiền Tiền Chu trình nhân sự Nhân công Tuyển dụng – Trả lương 4
5. ChuChu trìnhtrình doanhdoanh thuthu (Revenue(Revenue Cycle)Cycle) v Là các sự kiện, hoạt động liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền Ngân Khách hàng hàng HT ghi sổ-lập báo cáo Chu trình Hãng doanh vận tải thu Chu trình nhân sự Sơ đồ dòng dữ liệu khái quát của chu trình Chu trình Chu trình doanh thu chi phí sản xuất 5
6. Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 của Chu trình chu trình doanh thu Đặt hàng nhân sự 1.0 Chu trình chi Chu trình phí sản xuất Khách Hãng Giao hàng hàng vận tải 2.0 Lập hóa Ngân Thu tiền đơn hàng 4.0 3.0 HT ghi sổ- Lập báo cáo 6
7. Hoạt động xử lý đặt hàng Khách hàng HTK, KH Kiểm tra HTK 1.1 Kiểm tra nợ KH 1.2 Lập ctừ Giao hàng phản hồi Xuất kho 1.3 Chu trình Chi Phí Lập hóa đơn Chu trình Sản Xuất Chu trình Nhân sự 7
8. Ví dụ 1 quy trình xử lý ĐĐH thủ công Khách hàng Tại BP xử lý ĐĐH Tình trạng nợ ĐĐH ĐĐH Tình trạng tồn Xét duyệt và lập LBH ĐĐH LBH LBH N 5 liên ĐĐHĐĐH ĐĐHĐĐH BP giao hàng Kho hàng BP lập hóa đơn 8
9. Ví dụ 1 quy trình xử lý ĐĐH bằng máy Khách hàng Tại BP xử lý ĐĐH ĐĐH Thông báo lỗi Nhập Dữ liệu ĐĐH KH, HTK Dữ liệu Ghi nhận & đơn đặt ĐĐH hàng in LBH PXK Thông báo LBH N Kho hàng Khách hàng 9
10. Hoạt động xuất kho và giao hàng Xử lý Xác nhận ĐĐH xuất kho 2.1 Đối chiếu giao hàng 2.2 Hãng vận Xác nhận chuyển giao hàng 2.3 Lập HĐơn khách hàng 10
11. VíVí dụdụ 11 quyquy trìnhtrình xửxử lýlý xuấtxuất kho-giaokho-giao hànghàng bằngbằng thủthủ côngcông Kho hàng PB giao hàng Phiếu BP xử lý ĐĐH PXK đóng gói Kiểm tra và ghi nhận Lập phiếu Phiếu hàng xuất giao hàng giao hàng Phiếu PXK đóng gói PGH PXK N Hãng vận tải, Khách hàng BP lập hóa đơn 11
12. VíVí dụdụ 11 quyquy trìnhtrình xửxử lýlý xuấtxuất kho-giaokho-giao hànghàng bằngbằng máymáy Kho hàng Tại PB giao hàng Dữ liệu PXK HTK Thông báo lỗi Nhập dữ liệu Dữ liệu liên quan đơn đặt Dữ liệu hàng giao hàng Ghi nhận & in ctừ GH PXK PGH Phiếu GH PGH N Khách hàng BP lập hóa đơn 12
13. Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi nợ Xử lý Lập hóa ĐĐH đơn 3.1 Xuất kho/ Giao hàng Khách hàng Theo Ghi sổ -Lập dõi nợ báo cáo 3.2 Nợ phải thu KH ► 13
14. VíVí dụdụ 11 quyquy trìnhtrình lậplập hóahóa đơn-theođơn-theo dõidõi nợnợ bằngbằng thủthủ côngcông Ktoán BH Kế toán kho PXK BP xử lý ĐĐH BP giao hàng LBH PXK PGH Ghi sổ chi tiết HTK Kiểm tra, lập hóa đơn,ghi NKBH Sổ CT nhật kí BH B-2 HTK Hóa đơn Ctừ định PGH LBH Hóa đơn PXK Hóa đơn A-2 khoản N N B-2 Khách hàng 14
15. Ví dụ 1 quy trình lập hóa đơn-theo dõi nợ bằng thủ công Kế toán phải thu Kế toán tổng hợp A-2 BP xét duyệt B-2 Ctừ điều chỉnh Hóa đơn Ctừ định giảm nợ NKBH khoản Ghi sổ Sổ CT chi tiết Ghi sổ nợ Pthu khách hàng cái TK Ctừ điều chỉnh Hóa đơn giảm nợ Ctừ định NKBH khoản Sổ cái Số A cái 15
16. Ví dụ 1 quy trình lập hóa đơn-theo dõi nợ bằng máy Tại BP kế toán BP giao hàng Tập tin PGH khách hàng, Thông báo lỗi HTK Nhập dữ liệu Tập tin liên quan đơn đặt Tập tin hàng giao hàng Ghi nhận & in PGH Tập tin hóa đơn hóa đơn Tập tin HóaHóa đơn đơn ghi nhật Tập tin kí N phải thu 16 KH Khách hàng
17. Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi nợ v Các hệ thống lập hóa đơn – Lập sau (Post-billing): Chỉ lập hóa đơn khi nhận đầy đủ các chứng từ chứng minh hàng đã xuất – Lập trước (Pre-billing): Lập hóa đơn sau khi lệnh bán hàng được chấp nhận v Các hệ thống theo dõi nợ – Theo dõi chi tiết theo từng hóa đơn (open-invoice method): Tất cả các sự kiện làm tăng, giảm nợ đều chi tiết từng chứng từ – Theo dõi theo số dư (Balance-forward method): Chỉ theo dõi trên số dư tổng hợp của từng đối tượng phải thu 17
18. Hoạt động thu tiền Nợ phải thu KH Khách hàng Lập chứng từ thanh toán 4.1 Ghi giảm Xác nhận nợ phải thanh toán thu 4.2 4.3 Ngân Ghi sổ -Lập báo cáo hàng 18
19. VíVí dụdụ 11 quyquy trìnhtrình xửxử lýlý thuthu tiềntiền bằngbằng thủthủ côngcông Kế toán tiền Thủ quỹ A KH Phiếu thu Phiếu thu Lập phiếu Ghi thu ► Xác nhận Sổ nhật kí ghi sổ ► quỹ Phiếu Phiếu NK Phiếu Kế toán thu thu Thu tiền thu công nợ A N Kế toán tổng hợp KH 19
20. VíVí dụdụ 11 quyquy trìnhtrình xửxử lýlý thuthu tiềntiền bằngbằng máymáy Tại BP kế toán Khách hàng Tập tin TB trả tiền khách hàng Thông báo lỗi Nhập dữ liệu Tập tin liên quan phải thu KH In phiếu thu TB trả tiền Tập tin ghi nhật PhiếuHóa đơnthu Phiếu thu kí N Khách hàng Thủ quỹ 20
21. Báo cáo của chu trình doanh thu Hoạt động Bảng kê các hoạt động/sự kiện Phân tích các hoạt động theo đối trong kỳ tượng/nguồn lực liên quan Bảng kê bán hàng Báo cáo bán hàng theo KH Từ ngày đến Từ ngày đến SHĐ Ngày KH Giá trị KH SHĐ Ngày Giá trị 001 12/3 ABC 1,000 ABC 001 12/3 1,000 002 002 15/3 3,000 EFG 023 20/3 4,000 Các bảng kê đơn hàng, bán Báo cáo các hoạt động hàng, xuất kho, giao hàng, thu theo khách hàng, nhân tiền viên, hàng hóa 21
22. Báo cáo của chu trình doanh thu (tt) Các đối tượng/nguồn lực Danh sách các đối Báo cáo tình trạng các đối tượng/nguồn lực sử dụng tượng/nguồn lực Danh mục hàng tồn kho Bảng kê hàng tồn kho Ngày: Kho Mã HH Tên ĐVT Điểm ĐH Kho Mã HH SLtồn Giá trị 1 PC-03 B Cái 90 A PC-03 100 1,000,000 2 PC-04 C Cái 10 A PC-04 50 500,000 Các bảng kê hàng hóa, khách Báo cáo tình hình hàng tồn hàng, nhân viên BH kho, dư nợ khách hàng, phân tích tuổi nợ 22
23. ChuChu trìnhtrình chichi phíphí (( ExpenditureExpenditure Cycle;Cycle; PurchasePurchase Cycle)Cycle) Ø Là tập hợp các sự kiện, hoạt động liên quan đến quá trình mua hàng, dịch vụ và thanh toán tiền Nhà cung Chu trình cấp DT Kiểm soát HTK Ngân hàng Chu trình chi phí Sơ đồ dòng dữ liệu Các bộ phận khái quát của chu trình sử dụng chi phí Ghi sổ-lập Chu trình báo cáo sản xuất 23
24. Các BP sử Sơ đồ dòng dữ Kiểm soát HTK dụng liệu cấp 1 của chu trình chi phí Chu trình SX Nhà cung Đặt hàng cấp 1.0 Chu trình doanh thu Sổ cái, Nhận hàng báo cáo 2.0 Ghi nhận HĐ 3.0 Thanh toán Ngân hàng 4.0 24
25. Hoạt động đặt hàng HTK Kiểm soát HTK Chu trình doanh thu Chu trình SX Yêu cầu hàng Chọn nhà Yêu Lập đơn Các BP sử dụng cung cấp cầu đặt Đơn đặt Nhận hàng 1.1 hàng hàng hàng 1.2 Dữ liệu về NCC Nợ phải trả Dữ liệu ĐĐH BP yêu cầu Nhà cung hàng cấp 25
26. Ví dụ 1 quy trình lập ĐĐH thủ công BP yêu cầu BP mua hàng Giấy YCH Giấy YCH Xét duyệt và đơn đặt hàng Giấy YCH Nhà cung cấp ĐĐH N 5 liên ĐĐHĐĐH ĐĐHĐĐH BP yêu cầu KT nợ phải trả BP nhận hàng 26
27. Ví dụ 1 quy trình lập ĐĐH bằng máy BP sử dụng Tại BP mua Giấy YCH hàng Thông báo lỗi Nhập Tập tin YCH NCC, HTK Ghi nhận & Tập tin in ĐĐH ĐĐH đơn đặt hàng ĐĐH Giấy YCH N Nhà cung cấp 27
28. Hoạt động nhận hàng Xử lý Đặt hàng Dữ liệu nhận hàng Đơn ĐH Kiểm hàng 2.1 Lập BC Nhà cung cấp Phiếu đóng nhận gói hàng 2.2 Xác nhận nhập hàng 2.3 Phiếu nhận hàng KT nợ phải trả KT hàng tồn kho 28
29. VíVí dụdụ 11 quyquy trìnhtrình xửxử lýlý nhậnnhận hànghàng thủthủ côngcông BP mua hàng BP nhận hàng - Kho Kế toán HTK Phiếu Nhà CC PNK ĐĐH đóng gói Nhận hàng và lập phiếu Ghi sổ Nkho CT BCPhiếu nhận NK ĐĐHĐĐHhàng PNK Sổ CT HTK Phiếu ĐĐH đóng gói N BP nợ phải trả N 29
30. VíVí dụdụ 11 quyquy trìnhtrình xửxử lýlý nhậnnhận hànghàng bằngbằng máymáy Nhà CC Phiếu đóng gói Thông báo lỗi Nhập dữ liệu Tập tin nhận hàng Đơn đặt hàng Ghi nhận & in giấy nhận Phiếu Tập tin đóng gói nhận hàng hàng Phiếu nhận hàng N 30
31. Hoạt động nhận hóa đơn, ghi nhận nợ Đặt hàng Dữ liệu về NCC Đơn ĐH Kiểm tra Nhận hàng BC nhận hàng hóa đơn 3.1 Nhà cung cấp Hóa đơn Nợ phải trả NCC Ghi nhận nợ Hệ thống ghi 3.2 sổ cái 31
32. Ví dụ 1 quy trình nhận hóa đơn – ghi nhận nợ thủ công Kế toán nợ phải trả BP nhận BP mua hàng hàng Nhà CC PNK ĐĐH Hóa đơn Đối chiếu NK mua Kế toán tổng ghi nhận nợ hàng hợp phải trả Hóa Sổ chi ĐĐH PNK đơn tiết NCC A 32
33. Ví dụ 1 quy trình nhận hóa đơn, ghi nợ bằng máy Nhà CC Hóa đơn Thông báo lỗi Nhập dữ liệu Tập tin hóa đơn Đơn đặt Tập tin hàng nhận hàng Ghi nhận hóa đơn Tập tin Tập tin chi Hóa đơn hóa tiết nợ phải đơn trả, HTK A 33
34. Hoạt động thanh toán Nợ phải trả NCC Lựa chọn Xét duyệt thanh toán thanh toán 4.1 4.2 Xác nhận Lập ctừ thanh toán thanh toán 4.4 4.3 Giảm nợ 4.5 Hệ thống ghi sổ cái 34
35. Ví dụ 1 quy trình thanh toán thủ công Kế toán nợ phải trả Kế toán tiền Bộ ctừ mua Sổ chi Bộ ctừ mua hàng tiết NCC hàng Lập Xét phiếu chi Lựa chọn duyệt chi thanh toán Xác Bộ ctừ Thủ quỹ nhận chi mua hàng Ghi nhận thanh toán Ghi nhật Phiếu kí chi Sổ chi Bộ ctừ Phiếu tiết NCC mua hàng chi NK chi Nhà CC tiền A 35
36. VíVí dụdụ 11 quyquy trìnhtrình thanhthanh toántoán bằngbằng máymáy Tập tin hóa Hóa đơn đơn Tập tin chi tiết nợ Thông báo lỗi Nhập dữ liệu thanh toan phải trả Lựa chọn, xét duyệt Tập tin chi thanh toán Tập tin tiết nợ phiếu chi phải trả Thủ quỹ Phiếu chi Hóa đơn Phiếu chi A Nhà CC 36
37. Báo cáo của chu trình chi phí Hoạt động Bảng kê các hoạt động/sự kiện Phân tích các hoạt động theo đối trong kỳ tượng/nguồn lực liên quan Bảng kê mua hàng Báo cáo mua hàng theo NCC Từ ngày đến Từ ngày đến SHĐ Ngày NCC Giá trị NCC SHĐ Ngày Giá trị 001 12/3 ABC 1,000 ABC 001 12/3 1,000 002 002 15/3 3,000 EFG 023 20/3 4,000 Các bảng kê đơn đặt hàng, Báo cáo các hoạt động mua hàng, nhập kho, thanh theo nhà cung cấp, nhân toán viên, hàng hóa 37
38. Báo cáo của chu trình chi phí (tt) Các đối tượng/nguồn lực Danh sách các đối Báo cáo tình trạng các đối tượng/nguồn lực sử dụng tượng/nguồn lực Danh mục hàng tồn kho Báo cáo dư nợ NCC Ngày: Kho Mã HH Tên ĐVT Điểm ĐH Mã NCC Nợ Nợ quá hạn 1 PC-03 B Cái 90 NCC01 1,000,000 600,000 2 PC-04 C Cái 10 NCC02 500,000 200,000 Các bảng kê hàng hóa, nhà Báo cáo tình hình hàng tồn cung cấp, kho, dư nợ nhà cung cấp, phân tích tuổi nợ 38
39. Vận dụng chu trình trong tổ chức hệ thống thông tin kế toán v TổTổ chứcchức hệhệ thốngthống báobáo cáocáo v TổTổ chứcchức thànhthành phầnphần thuthu thậpthập dữdữ liệuliệu – ChứngChứng từtừ – TàiTài khoảnkhoản – ĐốiĐối tượngtượng chichi tiếttiết v TổTổ chứcchức quáquá trìnhtrình xửxử lýlý:: LuânLuân chuyểnchuyển chứngchứng từtừ,, nhậpnhập liệuliệu v TổTổ chứcchức cáccác hoạthoạt độngđộng kiểmkiểm soátsoát 39