Bài giảng Tổ chức sự kiện (Phần 1)

Nội dung text: Bài giảng Tổ chức sự kiện (Phần 1)

1. BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH TRƯỜNG CAO ĐẲNG DU LỊCH HÀ NỘI ˜@&?™ BÀI GIẢNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN HÀ NỘI 2009
2. LỜI NÓI ĐẦU Tổ chức sự kiện, nếu xem xét dưới góc độ của doanh nghiệp đó là một hoạt động kinh doanh tương đối mới mẻ ở Việt Nam. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, khoa học công nghệ, thông tin dịch vụ tổ chức sự kiện đã có những bước phát triển đáng kể ở Việt Nam. Tuy nhiên các tài liệu hướng dẫn về tổ chức sự kiện còn rời rạc, chưa được hệ thống, chưa được tiếp cận với sự phát triển của tổ chức sự kiện của các nước phát triển trên thế giới cũng như những đặc thù riêng về tổ chức sự kiện ở Việt Nam. Đáp ứng yêu cầu dạy và học các kỹ năng nghề nghiệp về tổ chức sự kiện trong giai đoạn hiện nay Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội tổ chức biên soạn cuốn Bài giảng tổ chức sự kiện. Đây là cuốn bài giảng có sự tham khảo, kế thừa các tài liệu đi trước cùng với sự bổ sung, cập nhật các kiến thức phục vụ ở trong và ngoài nước. Với nội dung tương đối đầy đủ, cập nhật tập tài liệu này ngoài việc đáp ứng nhu cầu dạy và học còn có thể xem là tài liệu tham khảo tốt cho các cán bộ quản lý, nhân viên đang làm việc trong các doanh nghiệp tổ chức sự kiện nói riêng và các doanh nghiệp du lịch nói chung. Việc biên soạn cuốn bài giảng này đó là sự tâm huyết và cố gắng không nhỏ của tác giả nhằm mang tới một tài liệu tương đối hệ thống về một nghề rất mới ở Việt Nam. Tuy nhiên do còn hạn chế về nhiều mặt trong quá trình biên soạn, chắc chắn cuốn bài giảng này sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Tác giả xin chân thành cảm ơn và rất mong nhận được những ý kiến góp ý của bạn đọc. Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn các tác giả có tài liệu hoặc các ý kiến mà tôi đã tham khảo, cảm ơn sự hỗ trợ và đóng góp ý kiến của đồng nghiệp, cảm ơn sự quan tâm của Ban giám hiệu, phòng Kế hoạch- đào tạo, Khoa Cơ sở ngành của Trường cao đẳng du lịch Hà Nội đã tạo các điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành cuốn bài giảng này. 1
3. LỜI BẠT Để thuận lợi cho người đọc trong việc sử dụng tài liệu, tác giả xin được phép lưu ý một số điểm về nội dung và thuật ngữ được sử dụng trong tài liệu: - Trong tài liệu, với một số thuật ngữ chuyên môn tác giả để nguyên gốc tiếng Anh, hoặc có tiếng Anh đi kèm nhằm mục đích nâng cao hiệu quả khi sử dụng tài liệu. Việc biên soạn cuốn bài giảng dựa trên quá trình phân tích nghề tổ chức sự kiện và tìm hiểu, nghiên cứu các nguồn tài liệu từ nước ngoài (trong đó chủ yếu là tiếng Anh). Mặc dù trong quá trình biên soạn, chúng tôi đã rất cố gắng Việt hóa những thuật ngữ chuyên môn về tổ chức sự kiện (trong phạm vi có thể). Tuy nhiên, việc sử dụng một số thuật ngữ chuyên môn tiếng Anh là điều cần thiết và cũng không tránh khỏi vì những lý do cơ bản sau: + Thứ nhất, vì từ một thuật ngữ tiếng Anh nhưng cách hiểu về các sự vật, hiện tượng này theo tiếng Việt rất khác nhau, chưa được thống nhất trên các tài liệu và trong thực tế ở Việt Nam. + Thứ hai, từ một thuật ngữ chuyên môn tiếng Anh chuyển sang tiếng Việt thường không có từ tương đương, do đó để hiểu trọn vẹn và đủ nghĩa của 1 từ chuyên môn tiếng Anh cần phải có một cụm từ rất dài, điều này ảnh hưởng đến việc diễn đạt nội dung trong tài liệu. + Thứ ba, đối với người trong nghề tổ chức sự kiện, việc sử dụng các thuật ngữ chuyên môn bằng tiếng Anh đã trở thành quen thuộc và phổ biến vì nó phản ánh đúng bản chất nội dung cần thông tin mà mục đích của tài liệu này được biên soạn chủ yếu phục vụ cho những người học để tham gia hoạt động tổ chức sự kiện nên thiết nghĩ việc sử dụng một số thuật ngữ chuyên môn bằng tiếng Anh có thể là điều chấp nhận được. - Đối với nội dung trong các “hộp”, chủ yếu là thông tin chúng tôi thu thập được trên mạng Internet, báo chí, và qua tìm hiểu thực tế từ một số doanh nghiệp. Trong các hộp này do tính đặc thù của nó chỉ mang tính chất bổ sung, tham khảo, mặt khác nội dung trong các hộp này mang nặng tính chuyên môn, nên chúng tôi vẫn sử dụng một số thuật ngữ tiếng Anh ở trong hộp (ví dụ như có những chỗ sử dụng event thay cho tổ chức sự kiện, hoặc sử dụng các từ chuyên môn khác như: decor, planer ). Ngoài ra, ngôn ngữ ở một số đoạn trong các hộp mặc dù vẫn mang tính chất “ngôn ngữ mạng”, hoặc “văn nói” nhưng do các hộp chủ yếu mang ý nghĩa tham khảo, bổ sung mặt khác nó mang tính “sống động”, tính “nghề nghiệp” cao nên chúng tôi vẫn để nguyên gốc theo các nguồn tham khảo. 2
4. - Trong một số nội dung được biên soạn dựa trên việc nghiên cứu và tổng hợp từ các tài liệu nước ngoài có liên quan có thể cùng nguồn với một số tài liệu đã được xuất bản, nhưng cách dịch, cách tiếp cận, tổng hợp có thể có những điểm khác nhau. Bên cạnh đó, với một số thuật ngữ mang tính chất phổ biến, có khả năng Việt hóa được (ví dụ như tổ chức sự kiện, sự kiện ) chúng tôi không đưa ra khái niệm, mà đưa ra cách hiểu của mình trong tài liệu này (vì thực chất cũng chưa có cuộc hội thảo hay kết luận chính thức nào về các thuật ngữ trong tổ chức sự kiện). Nếu có những điểm khác so với khái niệm cũng như cách hiểu của những nhà nghiên cứu khác rất mong có dịp được trao đổi để cùng thống nhất. Thư từ trao đổi xin vui lòng gửi về theo địa chỉ hòm thư: ETV.VN@gmail.com. Một lần nữa, tác giả rất mong và xin được chân thành cảm ơn các ý kiến đóng góp, trao đổi của bạn đọc. 3
5. MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 MỤC LỤC 4 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 7 1.1. KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 7 1.1.1. Tổ chức sự kiện là gì? 7 1.1.2. Các hoạt động tác nghiệp cơ bản của tổ chức sự kiện 11 1.1.3. Các thành phần tham gia trong sự kiện 12 1.1.4. Đặc điểm của tổ chức sự kiện 17 1.1.5. Sơ lược về thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam 19 1.2. CÁC LOẠI HÌNH SỰ KIỆN 23 1.2.1. Theo quy mô, lãnh thổ 23 1.2.2. Theo thời gian 24 1.2.3. Theo hình thức và mục đích 24 1.3. NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI TỔ CHỨC SỰ KIỆN 27 1.3.1.Các yếu tố vĩ mô 27 1.3.2. Các yếu tố vi mô 30 1.4. MỘT SỐ Ý NGHĨA VÀ TÁC ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN 32 1.4.1. Ý nghĩa của hoạt động tổ chức sự kiện với các thành phần tham gia sự kiện 32 1.4.2. Một số tác động cơ bản của sự kiện đến các lĩnh vực của đời sống xã hội 37 1.4.3. Mối quan hệ giữa sự kiện và du lịch 39 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 1 41 CHƯƠNG 2: HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ, LẬP CHƯƠNG TRÌNH VÀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH SỰ KIỆN 42 2.1. NGHIÊN CỨU CÁC YẾU TỐ CÓ LIÊN QUAN ĐẾN SỰ KIỆN 42 2.1.1. Mục tiêu của sự kiện 42 2.1.2. Tiếp nhận các thông tin của nhà đầu tư sự kiện 46 2.1.3. Nghiên cứu các yếu tố khác có liên quan đến sự kiện 47 2.2. HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ SỰ KIỆN 49 2.2.1. Chủ đề sự kiện là gì? 49 2.2.2. Hình thành chủ đề cho sự kiện 49 2.2.3. Các ý tưởng cho sự kiện 50 2.3. LẬP CHƯƠNG TRÌNH VÀ KẾ HOẠCH TỔNG THỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 51 2.3.1. Chương trình của sự kiện là gì? 51 2.3.2. Xây dựng chương trình cho sự kiện 52 2.4. LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 54 2.4.1. Khái niệm dự toán ngân sách tổ chức sự kiện 54 2.4.2. Các nhóm chi phí cơ bản trong tổ chức sự kiện 55 2.4.3. Các hình thức lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện 63 2.4.4. Lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện theo hình thức chi phí cố định, chi phí biến đổi 66 2.5. ĐÀM PHÁN VÀ TIẾN HÀNH KÝ KẾT HỢP ĐỒNG VỚI NHÀ ĐẦU TƯ SỰ KIỆN 68 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 2 71 CHƯƠNG 3: LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 72 3.1. KHÁI QUÁT VỀ KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 72 3.1.1. Kế hoạch tổ chức sự kiện là gì? 72 3.1.2. Phân loại kế hoạch trong tổ chức sự kiện 73 3.1.3. Vai trò của kế hoạch trong tổ chức sự kiện 75 3.2. NỘI DUNG LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 77 3.2.1. Một số yêu cầu cơ bản và quy trình chung khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện 77 4
6. 3.2.2. Hệ thống hóa các hoạt động trong sự kiện 78 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 3 86 CHƯƠNG 4: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 87 4.1. THÀNH LẬP BAN TỔ CHỨC SỰ KIỆN 87 4.2. LẬP TIẾN ĐỘ CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 88 4.2.1. Bảng tiến độ 88 4.2.2. Quy trình lập tiến độ cho công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện 88 4.3. CHUẨN BỊ VỀ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH 89 4.4. CHUẨN BỊ CÁC CÔNG VIỆC CÓ LIÊN QUAN ĐẾN KHÁCH MỜI THAM GIA SỰ KIỆN 93 4.4.1. Khái niệm, phân loại khách mời tham gia sự kiện 93 4.4.2. Lập danh sách khách mời 94 4.4.3. Chuẩn bị và gửi thiếp mời/ giấy mời cho khách 99 4.5. CHUẨN BỊ ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN 105 4.5.1. Tổng quan về địa điểm tổ chức sự kiện 105 4.5.2. Phân loại địa điểm tổ chức sự kiện 105 4.5.3. Các khu vực cơ bản của không gian và địa điểm tổ chức sự kiện 108 4.5.4. Các yêu cầu khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện 108 4.5.5. Quy trình lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện 110 4.5.6. Quy trình chuẩn bị địa điểm tổ chức sự kiện 111 4.6. CHUẨN BỊ VỀ NHÂN LỰC CHO TỔ CHỨC SỰ KIỆN 111 4.6.1. Xác định mô hình tổ chức lao động 111 4.6.2. Các chức danh trong tổ chức sự kiện 117 4.7. CHUẨN BỊ HẬU CẦN CHO SỰ KIỆN 126 4.8. DỰ TÍNH VÀ XỬ LÝ CÁC SỰ CỐ TRONG SỰ KIỆN 127 4.8.1. Sự cố trong tổ chức sự kiện là gì? 127 4.8.2. Dự tính và xử lý các sự cố có liên quan đến chủ đề chính của sự kiện 127 4.9. CHUẨN BỊ CÁC YẾU TỐ KHÁC CHO SỰ KIỆN 132 4.9.1. Chuẩn bị về tài liệu 132 4.9.2. Chuẩn bị các chương trình bổ trợ, dự phòng 137 4.9.3. Chuẩn bị quà tặng 137 4.10. CHUẨN BỊ CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN TRONG TRÌNH DIỄN SỰ KIỆN 137 4.10.1. Không gian thực hiện sự kiện 137 4.10.2. Người dẫn chương trình và diễn giả 140 4.10.3. Đạo diễn và dàn dựng sân khấu 142 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 4 145 CHƯƠNG 5: QUẢN TRỊ HẬU CẦN TỔ CHỨC SỰ KIỆN 146 5.1. KHÁI QUÁT VỀ QUẢN TRỊ HẬU CẦN TỔ CHỨC SỰ KIỆN 146 5.1.1. Quản trị hậu cần tổ chức sự kiện là gì? 146 5.1.2. Vai trò của quản trị hậu cần trong tổ chức sự kiện 147 5.2. QUY TRÌNH CHUNG TRONG QUẢN TRỊ HẬU CẦN TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 147 5.2.1. Lập kế hoạch về cung ứng dịch vụ 148 5.2.2. Lựa chọn các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ 148 5.2.3. Thương lượng và ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ 152 5.2.4. Kiểm soát và phối hợp cung ứng dịch vụ 155 5.2.5. Dự tính và xử lý các sự cố có liên quan 155 5.3. CUNG ỨNG CÁC DỊCH VỤ VẬN CHUYỂN VÀ TỔ CHỨC ĐƯA ĐÓN KHÁCH 155 5.3.1. Các nhà cung ứng dịch vụ và phương tiện vận chuyển 157 5.3.2. Tổ chức đón khách khi khách sử dụng các phương tiện vận chuyển công cộng 160 5.4. CUNG ỨNG DỊCH VỤ LƯU TRÚ 161 5.4.1. Quy trình cơ bản trong việc tổ chức nhận buồng 161 5
7. 5.4.2. Quy trình chung trong việc tổ chức trả buồng 162 5.5. CUNG ỨNG DỊCH VỤ ĂN UỐNG 163 5.6. TỔ CHỨC MẠNG LƯỚI THÔNG TIN, LIÊN LẠC TRONG SỰ KIỆN 164 5.6.1. Thông tin nội bộ 165 5.6.2. Các tài liệu và bảng chỉ dẫn cho các thành phần tham gia sự kiện 166 5.6.3. Cung ứng các dịch vụ thông tin liên lạc 166 5.7. CUNG ỨNG CÁC DỊCH VỤ THEO YÊU CẦU CỦA KHÁCH VIP VÀ CÁC PHƯƠNG TIỆN TRUYỀN THÔNG 167 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 5 168 CHƯƠNG 6: TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN 169 6.1. TỔ CHỨC KHAI MẠC SỰ KIỆN 169 6.1.1. Tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện 169 6.1.2. Khai mạc sự kiện 170 6.2. ĐIỀU HÀNH DIỄN BIẾN CỦA SỰ KIỆN 170 6.2.1. Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu 170 6.2.2. Điều hành, quản lý khán giả và khách mời 171 6.2.3. Điều hành các hoạt động phụ trợ 172 6.43. KẾT THÚC SỰ KIỆN 173 6.3.1. Tổ chức bế mạc sự kiện 173 6.3.2. Tiễn khách 174 6.3.3. Thanh quyết toán sự kiện 175 6.3.4. Phối hợp giải quyết các công việc còn lại sau sự kiện 175 6.3.5. Lập các báo cáo và tổng kết về công tác tổ chức sự kiện 176 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 6 177 PHỤ LỤC 1: MỘT SỐ ĐIỂM CHÚ Ý TRONG TỔ CHỨC CÁC LOẠI HÌNH SỰ KIỆN 178 PHỤ LỤC 2: CÁC MẪU GIẤY TỜ TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 214 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 240 6
8. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mục tiêu: - Hiểu và trình bày được ý nghĩa của tổ chức sự kiện, các hoạt động tác nghiệp cơ bản của sự kiện, các thành phần tham gia trong sự kiện. - Phân tích được đặc điểm của hoạt động tổ chức sự kiện. - Mô tả sơ lược về thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam. - Phân biệt được các loại hình sự kiện - Hiểu và chứng minh được vai trò, tác động của sự kiện tới các thành phần tham gia sự kiện và đời sống xã hội - Trình bày được các yếu tố ảnh hưởng tới tổ chức sự kiện. 1.1. KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1.1. Tổ chức sự kiện là gì? 1.1.1.1. Sự kiện là gì? Tổ chức sự kiện là một thuật ngữ tương đối mới mẻ ở Việt Nam, vì vậy có rất nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ này. Trước tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu ý nghĩa của từ sự kiện theo cách tiếp cận liên quan đến dịch vụ tổ chức sự kiện. Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện đó là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội. Theo nghĩa phổ biến trong đời sống xã hội, thì sự kiện là một hiện tượng, hoặc một sự cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất hiện. Ví dụ khi nói đến các sự kiện kinh tế tiêu biểu của Việt Nam trong năm người ta có thể đề cập đến: Việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán Trong một số lĩnh vực khác sự kiện còn có nghĩa hoàn toàn khác hẳn, ví dụ trong thống kê học mỗi trường hợp xuất hiện các biến cố được xem là một sự kiện. Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam người ta thường quan niệm: sự kiện đó là các hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực như thể thao, 7
9. thương mại, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị Tuy nhiên, việc quan niệm hoạt động nào là “sự kiện” còn có nhiều cách hiểu khác nhau: - Có người hiểu sự kiện theo nghĩa chỉ có những hoạt động mang tính xã hội cao, với quy mô lớn, có những ý nghĩa nhất định trong đời sống kinh tế xã hội (cả tỉnh cả nước, được các phương tiện truyền thông quan tâm và đưa tin) mới được xem là sự kiện. Ví dụ các sự kiện như: hội nghị các nước nói tiếng Pháp, SEGAMES 23, cuộc thi hoa hậu toàn quốc - Trong khi đó, có người lại hiểu “sự kiện” theo nghĩa gần với “sự việc” có nghĩa ngoài những sự kiện đương nhiên như cách hiểu nói trên, nó còn bao hàm cả những hoạt động thường mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, hoặc cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội thường ngày như: tang ma, đám cưới, sinh nhật, tiệc mời Dưới đây, là đoạn trích của một bài về tổ chức sự kiện ở một diễn đàn kinh doanh trên Internet nói về nghề tổ chức sự kiện để biết thêm một cách hiểu khác về “sự kiện”. Hộp 1.1. Tổ chức sự kiện là gì Tổ chức sự kiện là gì? Những người ái mộ cô đào kiêm ca sĩ nổi tiếng Jennifer Lopez hẳn đã xem một vai diễn của cô trong phim hài tình cảm “Người tổ chức đám cưới”. Trong phim, cô thủ vai một nhà tổ chức đám cưới chuyên nghiệp, rất tài tình trong việc biến các đám cưới thành những sự kiện hoàn hảo và lãng mạn cho các cặp tình nhân. Thực ra, bạn cũng có thể bắt đầu một nghề nghiệp như vai diễn của Jennifer Lopez. Những công ty tổ chức sự kiện ở Việt Nam hiện nay cũng làm cả những công việc như thế. Khi nói đến tổ chức sự kiện, người ta thường nghĩ đến công tác tổ chức các sự kiện quy mô như Thế vận hội Olympics, World Cup, SEA Games, Lễ trao giải điện ảnh Oscar hoặc Lễ hội Sài Gòn 300 năm, Festival Huế. Trên thực tế, dịch vụ này rất đa dạng, từ việc sắp xếp tổ chức một hội chợ triển lãm, hội thảo chuyên đề, lễ động thổ, lễ khánh thành, đến các buổi tiệc chiêu đãi, họp mặt đại lý, ra mắt sản phẩm và nhiều hoạt động khác. Rất nhiều công ty, đặc biệt là các tập đoàn lớn nước ngoài, xem việc quảng bá thương hiệu và tên tuổi công ty thông qua các hoạt động tổ chức sự kiện là một công cụ cần thiết và hiệu quả để thực hiện chiến lược kinh doanh và tiếp thị của mình. Chẳng hạn, mới đây hãng nước ngọt Coca Cola sẵn sàng bỏ ra một khoản ngân sách lớn để vận động và tổ chức đưa Cúp vàng FIFA đến với người hâm mộ Việt Nam. Hay như một tập đoàn xe hơi nổi tiếng dám chi vài chục ngàn đô-la Mỹ chỉ để giới thiệu một loại xe hơi mới. Còn một công ty máy in thì "chơi đẹp" bằng cách mời cả ngàn khách hàng và đại lý của mình vui chơi cả ngày tại Saigon Water Park. (theo 8
10. - Với cách hiểu như trích dẫn nói trên, thì “sự kiện” chủ yếu là các hoạt động liên quan đến hoạt động thương mại, marketing của các doanh nghiệp như: hội thảo, hội nghị, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm Ngay cả một số công ty có dịch vụ tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam, trong phần giới thiệu các sản phẩm về “tổ chức sự kiện” của mình cũng chỉ tập trung trong những nội dung này mà ít quan tâm đề cập đến các lĩnh vực xã hội và đời sống thường ngày khác. Trong ba cách hiểu nói trên, “sự kiện” mới tiếp cận ở một số lĩnh vực, trong một phạm vi nhất định. Với sự phát triển của nghề “tổ chức sự kiện” nếu chỉ tiếp cận theo một trong ba hướng trên sẽ không đủ. Theo chúng tôi, cách tiếp cận về “sự kiện” trong lĩnh vực này cần căn cứ vào những đặc trưng về mô tả của nghề, các hoạt động cơ bản của nghề tổ chức sự kiện đã được thừa nhận và mang tính phổ biến trên thế giới. Với quan điểm này, nên hiểu “sự kiện” dựa trên nghĩa “tổ chức sự kiện” tương ứng với event management - trong tiếng Anh. Cách hiểu này là hợp lý, vì khi nghiên cứu thuật ngữ này từ các ngôn ngữ phổ biến khác như tiếng Pháp, Đức, Italia, Hà Lan đều mượn từ gốc event management (trừ tiếng Tây Ban Nha là gestión de eventos). Ở các nước phát triển lĩnh vực này đã trở thành một nghề, một ngành công nghiệp dịch vụ đặc thù, họ đã có hệ thống lý luận về nghề nghiệp tương đối đầy đủ và chặt chẽ. Theo tiếng Anh, sự kiện (event) bao hàm các lĩnh vực khá rộng như: + Bussiness event: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh + Corporate events: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng + Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ + Exhibitions: Triển lãm + Trade fairs: Hội chợ thương mại + Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí + Concerts/live performances: Hoà nhạc, biểu diễn trực tiếp + Festive events: Lễ hội, liên hoan + Government events: Sự kiện của các cơ quan nhà nước + Meetings: Họp hành, gặp giao lưu + Seminars: Hội thảo chuyên đề 9
11. + Workshops: Bán hàng + Conferences: Hội thảo + Conventions: Hội nghị + Social and cultural events: Sự kiện về văn hoá, xã hội + Sporting events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao + Marketing events: Sự kiện liên quan tới marketing + Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại + Brand and product launches: Sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm Như vậy, khái quát có thể chỉ ra khái niệm về sự kiện (trong lĩnh vực tổ chức sự kiện) như sau: Sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục- tập quán Như vậy sự kiện cần được hiểu: - Bao gồm tất cả các hoạt động như đã đề cập ở trên. - Không giới hạn về phạm vi không gian, thời gian cũng như lĩnh vực hoạt động. - Nó có nghĩa tương đương với ý nghĩa của từ sự kiện (event) trong nghề tổ chức sự kiện (event management) của tiếng Anh. Việc nghiên cứu các nội dung tiếp theo trong tài liệu này dựa trên cách hiểu về sự kiện như đã đề cập ở trên. 1.1.1.2. Khái niệm về tổ chức sự kiện Theo quan điểm về hoạt động tổ chức sự kiện (event management) là các hoạt động liên quan đến việc thiết kế, tổ chức thực hiện sự kiện. Theo quan điểm kinh doanh tổ chức sự kiện bao gồm một số hoặc toàn bộ các hoạt động từ việc thiết kế (design), triển khai (execusion) đến kiểm soát (control) các hoạt động của sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu nhất định mà sự kiện đã đề ra. Qua nghiên cứu hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam, cũng thấy rằng tổ chức sự kiện cũng bao gồm các hoạt động như nghiên cứu sự kiện; 10
12. lập kế hoạch, chương trình cho sự kiện; điều hành các diễn biến của sự kiện; kết thúc sự kiện Từ những cách tiếp cận đã đề cập nêu trên, có thể khái quát: Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện. 1.1.2. Các hoạt động tác nghiệp cơ bản của tổ chức sự kiện Các hoạt động tác nghiệp cơ bản, các công việc trong tổ chức sự kiện có thể đề cập một cách cụ thể hơn, bao gồm: 1. Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, liên quan đến sự kiện; 2. Hình thành chủ đề, lập chương trình và kế hoạch tổng thể cho sự kiện; 3. Chuẩn bị tổ chức sự kiện; 4. Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện; 5. Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện; 6. Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện; 7. Tổ chức phục vụ lưu trú, vận chuyển trong sự kiện; 8. Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện; 9. Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện; 10. Xúc tiến và quảng bá sự kiện; 11. Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ sự kiện; 12. Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện; 13. Dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện; 14. Chăm sóc khách hàng; 15. Đảm bảo vệ sinh, an toàn, và an ninh trong quá trình tổ chức sự kiện Các hoạt động tác nghiệp cơ bản nói trên vừa đan xen vừa nối tiếp nhau trong quá trình tổ chức một sự kiện cụ thể. Theo dòng chảy thời gian có thể thấy: Các hoạt động như: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, liên quan đến sự 11
13. kiện; hình thành chủ đề, lập chương trình và kế hoạch tổng thể cho sự kiện; chuẩn bị tổ chức sự kiện; xúc tiến và quảng bá sự kiện; thuộc giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện. Giai đoạn thực hiện sự kiện bao gồm các hoạt động: tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện; tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện; tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện; tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện; Giai đoạn giai đoạn cuối bao gồm các hoạt động kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện. Các công việc khác như: quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ sự kiện; quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện; dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện; chăm sóc khách hàng; đảm bảo vệ sinh, an toàn, và an ninh trong quá trình tổ chức sự kiện đan xen liên quan đến tất cả các giai đoạn nói trên. Cần lưu ý, việc phân chia các công việc như trên chỉ mang tính tương đối, mặt khác trong mỗi công việc còn chứa đựng nhiều công việc nhỏ, công việc chi tiết khác. 1.1.3. Các thành phần tham gia trong sự kiện Một sự kiện diễn ra luôn có mặt của khách mời, nhà đầu tư sự kiện, nhà tổ chức sự kiện, giới truyền thông và cộng đồng dân cư nơi diễn ra sự kiện. Tuy nhiên với các thành phần như trên chỉ mới xem xét ở phần diễn biến của sự kiện (phần nổi); để tiến hành một sự kiện còn có các thành phần khác như các nhà cung ứng về địa điểm tổ chức sự kiện, cung ứng các dịch vụ vận chuyển, lưu trú, ăn uống Vì vậy trong quá trình nghiên cứu về tổ chức sự kiện cần thống nhất cách hiểu về các thành phần này. Các thành phần tham gia sự kiện: Là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào một hoặc nhiều công việc, hoạt động, diễn biến của sự kiện. Người tham gia sự kiện bao gồm các nhóm chính: - Nhà đầu tư sự kiện (bao gồm cả nhà tài trợ sự kiện); - Nhà tổ chức sự kiện (có nghĩa tương đương với doanh nghiệp tổ chức sự kiện); - Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện: cung cấp dịch vụ, hàng hóa cho sự kiện do nhà tổ chức sự kiện thuê; - Khách mời (tham gia sự kiện); - Khách vãng lai tham dự sự kiện; - Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện. 12
14. Chú ý: Việc phân chia nói trên chỉ mang tính chất tương đối trong một số trường hợp nhà đầu tư sự kiện cũng có thể chính là nhà tổ chức sự kiện (tự tổ chức). Một số sự kiện không có khách vãng lai tham dự sự kiện mà chỉ đơn thuần là khách mời, một số sự kiện ảnh hưởng và sự liên quan đến chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện không đáng kể. Nhà đầu tư sự kiện (nhà thuê tổ chức sự kiện/ chủ sở hữu sự kiện): là các chủ thể chính của sự kiện, là các tổ chức doanh nghiệp hoặc cá nhân bỏ kinh phí để thực hiện hoặc thuê nhà tổ chức sự kiện thực hiện sự kiện và chịu trách nhiệm chủ yếu đối với các yếu tố có liên quan đến sự kiện, nhằm mang lại những lợi ích khác nhau cho tổ chức của mình và cho xã hội. Nhà tài trợ sự kiện: Là các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân tài trợ cho sự kiện một phần về kinh phí, cơ sở vật chất kỹ thuật, nhân lực để góp phần vào sự thành công của sự kiện, nhằm mang lại những lợi ích cho mình và cho xã hội. Nhà tài trợ sự kiện sẽ có được những quyền hạn nhất định trong việc chi phối một số nội dung, hoạt động cũng như mục đích của sự kiện; song song với nó họ cũng sẽ phải chịu một số trách nhiệm nhất định (đối với các vấn đề có liên quan với họ) trong sự kiện. Cần lưu ý: - Nhà đầu tư sự kiện nếu bỏ kinh phí và tự mình tổ chức sự kiện họ sẽ đóng cả vai trò là nhà tổ chức sự kiện. - Trong một sự kiện có thể vừa có nhà đầu tư sự kiện vừa có thể có một hay nhiều nhà tài trợ cho sự kiện. - Trường hợp có nhiều nhà tài trợ sự kiện, người ta thường chỉ ra nhà tài trợ chính (tài trợ chính thức); nhà đồng tài trợ - Trong tài liệu này, để thuận tiện cho việc trình bày chúng tôi xin phép được gọi nhà tài trợ sự kiện vào nhóm các nhà đầu tư sự kiện. Nhà tổ chức sự kiện (bên được thuê tổ chức sự kiện): là những tổ chức, doanh nghiệp, những người được nhà đầu tư sự kiện thuê và được ủy quyền thực hiện quá trình tổ chức sự kiện có những ràng buộc, quyền lợi và nghĩa vụ nhất định trong quá trình tổ chức sự kiện. Cùng với nhà đầu tư sự kiện nhà tổ chức sự kiện phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về các vấn đề có liên quan đến sự kiện. 13
15. Nhà tổ chức sự kiện ngoài việc chịu trách nhiệm chuẩn bị, tiến hành và kết thúc các nội dung của sự kiện còn đóng vai trò trung gian giữa các nhà cung ứng dịch vụ với khách hàng của mình (xem sơ đồ 1.1) 14
16. Sơ đồ 1.1. Vai trò trung gian của nhà tổ chức sự kiện Nhà cung ứng Nhà tổ chức Khách hàng các dịch vụ bổ sự kiện của nhà tổ trợ chức sự kiện Khách hàng của nhà tổ chức sự kiện Khách hàng là đối tượng mà nhà tổ chức sự kiện phục vụ và sẽ được trả công cho quá trình phục vụ của mình. Tùy theo hình thức tổ chức sự kiện mà khách hàng của sự kiện có thể khác nhau. Ví dụ: một công ty bỏ tiền thuê một cuộc triển lãm hàng hóa thì khách hàng là nhà đầu tư sự kiện. Trong trường hợp nhà tổ chức sự kiện tự đứng ra tổ chức một sự kiện nào đó để lấy thu bù chi (ví dụ một cuộc biểu diễn nghệ thuật), khách hàng chính là các nhà tài trợ cho sự kiện và khán giả (khách mời) tham gia sự kiện. Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện: là những tổ chức, doanh nghiệp, cung ứng một hay một số các dịch vụ, hàng hóa bổ trợ (dịch vụ về lưu trú, ăn uống, vui chơi giải trí, dịch vụ thể thao, văn phòng, an ninh ) cho quá trình tổ chức sự kiện thông qua các hợp đồng (hoặc các hình thức thỏa ước khác) được ký kết với nhà tổ chức sự kiện, họ có những ràng buộc, quyền lợi, nghĩa vụ nhất định liên quan đến quá trình tổ chức sự kiện. Do tính đa dạng về loại hình dịch vụ có trong sự kiện, nên nhà tổ chức sự kiện khó có thể đảm đương tự cung ứng tất cả các dịch vụ cho khách hàng trong sự kiện. Vì vậy họ cần đến các nhà cung ứng dịch vụ cho sự kiện. Chúng tôi gọi chung nhóm này là: nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho sự kiện/ các nhà cung ứng trung gian. Thành phần này có thể được xem là nhà cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện, tuy nhiên để tránh nhầm lẫn với nhà tổ chức sự kiện (cũng là nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện) mặt khác để làm nổi bật vai trò trung gian của nhà tổ chức sự kiện trong quá trình cung ứng các hàng hóa, dịch vụ cho khách, trong tài liệu này chúng tôi thống nhất gọi thành phần này là: các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện. Một nhóm đối tượng thuộc sự chỉ đạo của nhà tổ chức sự kiện thường gặp ở các sự kiện lớn đặc biệt là các sự kiện mang tính xã hội cao đó là: Tình nguyện viên tham gia sự kiện. 15
17. Tình nguyện viên tham gia sự kiện là những người tình nguyện tham gia vào quá trình tổ chức và diễn ra sự kiện, thường với tư cách hỗ trợ cho quá trình tổ chức sự kiện, họ chịu sự chỉ đạo giám sát của ban tổ chức sự kiện/ nhà tổ chức sự kiện. Khách mời tham gia sự kiện (về sau gọi tắt là: khách mời) là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được chủ đầu tư sự kiện chủ động mời tham dự vào các diễn biến, hoạt động của sự kiện, họ là đối tượng chính mà mục tiêu sự kiện muốn tác động đến. Vì vậy, khách mời tham gia sự kiện là một trong các yếu tố cần tính tới khi lập chương trình, kế hoạch và nội dung tổ chức sự kiện. Khách mời tham gia sự kiện thường là miễn phí, nhưng cũng có trường hợp phải trả những khoản phí nhất định để đổi lại họ sẽ nhận được những giá trị nhất định về tinh thần hoặc vật chất. Khách mời tham gia sự kiện có thể là khán giả, trong trường hợp sự kiện có bán vé; Tuy nhiên có những đối tượng cũng là khán giả của các sự kiện nhưng không phải là khách mời, nếu họ không phải là đối tượng mà nhà tổ chức sự kiện muốn thu hút, họ chỉ tình cờ tham gia sự kiện với hình thức vô tình, vãng lai. Khách vãng lai tham gia sự kiện (về sau gọi tắt là: khách vãng lai) là những tổ chức doanh nghiệp hoặc cá nhân do một lý do nào đó tham gia vào sự kiện nhưng không thuộc các nhóm nói trên. Khách vãng lai thường vẫn được tính đến trong chương trình, kế hoạch tổ chức sự kiện. Tuy nhiên mức độ ảnh hưởng của nhóm này đến sự kiện không đáng kể. Trong một số trường hợp, khách vãng lai tham gia sự kiện có thể trở thành khách mời trong quá trình tiến hành sự kiện. Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện: là chính quyền và cư dân giới hạn trong một phạm vi địa lý nào đó chịu ảnh hưởng trong thời gian tiến hành sự kiện. Phạm vi giới hạn là lớn hay nhỏ, tùy theo mức độ ảnh hưởng cũng như quy mô của sự kiện. Phạm vi này có thể là: xóm thôn, phường xã, một cơ quan, trường học và rộng hơn có thể là một thành phố, điểm du lịch, vùng lãnh thổ, quốc gia Trên đây là các thuật ngữ cơ bản, các thuật ngữ này cùng với các thuật ngữ chuyên môn khác có liên quan sẽ được mô tả chi tiết hơn ở những nội dung tiếp theo. 16
18. 1.1.4. Đặc điểm của tổ chức sự kiện Từ cách hiểu, Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện. Có thể khẳng định tổ chức sự kiện là một loại hình kinh doanh dịch vụ, rất đa dạng phong phú do đó nó vừa chịu sự chi phối của đặc điểm kinh doanh dịch vụ nói chung vừa mang đặc điểm riêng biệt của nghề tổ chức sự kiện. Với cách tiếp cận trên ta có thể xác định được những đặc điểm cơ bản trong kinh doanh tổ chức sự kiện như sau: 1.1.4.1. Đặc điểm về sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện Có thể khẳng định rằng, đặc điểm cơ bản nhất về sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện là: Sản phẩm của tổ chức sự kiện mang tính tổng hợp cao, nó là sự kết hợp giữa hàng hoá và dịch vụ trong đó dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số. Tính tổng hợp thể hiện ở chỗ: tổ chức sự kiện cần đến dịch vụ của rất nhiều ngành nghề khác nhau như: vận chuyển, lưu trú, ăn uống, giải trí, biểu diễn, in ấn, an ninh, xây dựng, thiết kế Vì tổ chức sự kiện liên quan đến việc nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện nên nó mang tính dịch vụ rõ rệt. Cần lưu ý trong sản phẩm của tổ chức sự kiện cũng có những yếu tố hàng hóa (hữu hình) nhất định, như các sản phẩm vật chất; thức ăn, đồ uống vì vậy nếu chỉ nói sản phẩm của tổ chức sự kiện là dịch vụ sẽ không hoàn toàn chính xác mà phải nói dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số Từ đặc điểm cơ bản nói trên, mà sản phẩm của các tổ chức sự kiện thường có các đặc điểm phổ biến của dịch vụ như: - Sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện không lưu kho - cất trữ, không vận chuyển được. - Thời gian sản xuất và thời gian tiêu dùng thường trùng nhau. Đánh giá chất lượng sự kiện chỉ có thể thực hiện một cách chính xác sau khi sự kiện đã được tiến hành. - Khách thường mua sản phẩm của nhà tổ chức sự kiện trước khi nhìn thấy (hoặc tiêu dùng) nó. 17
19. - Sản phẩm không bao giờ lặp đi, lặp lại; mỗi một sản phẩm (sự kiện) gắn liền với một không gian và thời gian; gắn liền với nhà tổ chức sự kiện nhà đầu tư sự kiện trong việc phối hợp tạo ra nó. 1.1.4.2. Đặc điểm về lao động Lao động trong tổ chức sự kiện có các đặc điểm cơ bản như: - Lao động trong tổ chức sự kiện đòi hỏi tính chuyên môn hóa cao và đa dạng về ngành nghề, công việc, máy móc khó có thể thay thế con người. Lao động trong tổ chức sự kiện là lao động dịch vụ đặc thù, rất khó tự động hoá và cơ giới hoá. Trong thực tế mỗi nghiệp vụ trong tổ chức sự kiện đòi hỏi số lượng nhân viên có chuyên môn phù hợp. Do mục tiêu của các sự kiện đặt ra rất cao, vì vậy tính chuyên môn hóa mới có thể đạt được kết quả trong các công việc của tổ chức sự kiện. - Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc của các bộ phận trong một sự kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng nhằm đảm bảo các mục tiêu của sự kiện. Tổ chức sự kiện là sự hỗn hợp của những loại hình kinh doanh khác nhau, thực hiện những chức năng khác nhau, có kiến thức, quan điểm khác nhau. Tất cả các bộ phận quản lý và nhân viên tham gia tổ chức sự kiện đều phải cùng mục tiêu mang lại thành công chung cho sự kiện. Do vậy, cần phải có sự hợp tác một cách nhịp nhàng và đồng bộ giữa các bộ phận. Có hàng trăm vấn đề khác nhau cùng xảy ra cùng một lúc trong quy trình tổ chức sự kiện. Việc điều phối và giải quyết vấn đề liên tục xảy ra và không bao giờ chấm dứt trong cả quy trình này, từ khi xây dựng chủ đề ý tưởng cho đến khi kết thúc sự kiện. - Cường độ làm việc tương đối nặng (về mặt trí óc), mang tính sự vụ, phụ thuộc rất nhiều vào tiến độ, kế hoạch của sự kiện. - Lao động trong tổ chức sự kiện phải chịu một sức ép tâm lý tương đối lớn. Họ phải chịu sự chi phối của kế hoạch tiến độ, mặt khác lại đòi hỏi sự năng động sáng tạo (hai đòi hỏi hơi trái ngược nhau); mặt khác do đặc tính lao động dịch vụ nên phải giao tiếp với rất nhiều đối tượng khác nhau, lại có yêu cầu luôn phải có thái độ vui vẻ, chuẩn mực trong công việc. 1.1.4.3. Đặc điểm về vị trí và cơ sở vật chất kỹ thuật trong tổ chức sự kiện Vị trí và cơ sở vật chất kỹ thuật trong tổ chức sự kiện rất đa dạng phong phú, chúng có những yêu cầu đặc thù cho từng loại hình và quy mô của các sự kiện cụ thể. 18
20. 1.1.4.4. Đặc điểm về hoạt động Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc của các bộ phận trong tổ chức sự kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng với mục tiêu phục vụ khách với chất lượng cao nhất nhằm đáp ứng những yêu cầu, đòi hỏi của khách. 1.1.5. Sơ lược về thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam Như trên đã đề cập, sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động xã hội khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục- tập quán Từ trước đến nay các hoạt động này đã thường xuyên diễn ra tuy nhiên, chủ yếu do chính nhà đầu tư sự kiện trực tiếp đứng ra tổ chức. Một số sự kiện lớn có tầm quan trọng người ta thường lập ban tổ chức, tuy nhiên trong quá trình tổ chức do hạn chế về nhiều mặt nên hiệu quả còn những hạn chế nhất định. Với các sự kiện mang tính chất văn hóa, phong tục tập quán hoặc các sự kiện đơn giản như đám cưới, hội họp, gặp mặt việc tổ chức không quá phức tạp, người chủ trì chỉ cần có một số kinh nghiệm nhất định cũng có thể thực hiện được. Tuy nhiên, khi điều kiện kinh tế xã hội phát triển, cùng với sự hội nhập vào kinh tế và văn hóa của nhân loại, sự tác động của các phương tiện thông tin đại chúng (đặc biệt là Internet) nhu cầu, mục tiêu của chủ đầu tư sự kiện thường cao hơn rất nhiều. Ngay cả những sự kiện mang tính phổ biến và đơn giản nói trên việc tổ chức theo kinh nghiệm sẽ không đáp ứng được các yêu cầu của chủ đầu tư sự kiện, điều này đòi hỏi cần có những nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Đặc biệt, đối với các sự kiện liên quan đến kinh doanh, thương mại như: các buổi lễ khai trương, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, quan hệ công chúng, triển lãm, hội chợ, gặp mặt khách hàng do tầm quan trọng, mức độ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nên nếu chủ đầu tư là các doanh nghiệp tất yếu cần đến các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để đạt được các mục tiêu của mình. Ngoài ra, do tính chất rất phức tạp của các sự kiện, cũng như để đạt được ý tưởng, mục tiêu khi tổ chức sự kiện cần phải có các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để tận dụng kinh nghiệm và khả năng tổ chức của đội ngũ này. Một lý do khác, khi diễn ra một sự kiện đặc biệt là các sự kiện tương đối lớn các dịch vụ cần có cho sự kiện rất đa dạng (như các dịch vụ về trang trí, sân 19
21. khấu, dẫn chương trình, tiếp đón, lưu trú, ăn uống ) một doanh nghiệp, một tổ chức vừa đóng vai trò là chủ đầu tư sự kiện kiêm nhà tổ chức sự kiện sẽ không đủ thông tin, kinh nghiệm để đảm đương hết tất cả các dịch vụ này. Điểm cuối cùng Việt Nam với gần 90 triệu dân, cùng với sự phát triển của đời sống kinh tế- xã hội đây chắc chắn sẽ là một thị trường có quy mô về cầu rất khả quan cho các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Hộp 1.2. Xu hướng phát triển của cầu về dịch vụ tổ chức sự kiện Xu hướng phát triển của cầu về dịch vụ tổ chức sự kiện Theo kết quả khảo sát vào năm 2006 của công ty nghiên cứu thị trường FTA thì tổ chức sự kiện là công cụ marketing được sử dụng phổ biến nhất, chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường. Trung bình hàng năm trên thế giới các doanh nghiệp chi hơn 20 tỉ USD cho việc quảng bá sản phẩm và 15 tỉ USD cho việc tổ chức các sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, giới thiệu và trưng bày sản phẩm Theo các chuyên gia thì xu thế mới nhất hiện nay là tổ chức các event có “chủ đề”. Các chủ đề này được thu thập từ các nền văn hóa khác nhau sau đó được chọn lọc lại thành một bố cục tổng thể cho event và tạo nên một sự kiện mang tính khác biệt cao về sáng tạo và thiết kế. Mục đích chính của xu hướng này là đảm bảo giá trị giải trí lẩn thương mại và mở ra một hướng đi riêng cho các công ty trong việc nâng cao độ nhận biết thương hiệu, độ am hiểu sản phẩm và thâm chí là thu hút cả một thế hệ khách hàng tiềm năng trong tương lai. Riêng tại thị trường Việt Nam, việc tổ chức các sự kiện của các công ty đã thay đổi rõ rệt về chất lượng và số lượng. Ngày càng có nhiều công ty tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, bởi họ đã nhận ra việc tổ chức sự kiện có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với hình ảnh thương hiệu của họ. Việt Nam gia nhập WTO đươc hơn 1 năm, ngành công nghiệp quảng cáo trong nước phát triển mạnh mẽ và nhiều đại gia quảng cáo trên thế giới đang ồ ạt đổ xô vào thị trường Việt Nam, nhiều công ty quảng cáo trong nước được thành lập, điều này tạo nên một sự cạnh tranh gay gắt về ý tưởng, chất lượng và giá cả. Việc nhiều tập đoàn lớn đầu tư vào Việt Nam, nhiều sản phẩm, dịch vụ đa dạng và mới lạ được mang đến với người tiêu dùng là một mãnh đất màu mở để ngành quảng cáo khai thác. (theo www.vneconomy.vn ) Đối với cung tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam có thể thấy chưa có ngành kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện độc lập. Số công ty chuyên về kinh doanh tổ chức sự kiện còn rất ít (xem phụ lục: một số công ty tổ chức sự kiện ở Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh). Các công ty có tham gia tổ chức sự kiện chủ yếu là: Các doanh nghiệp quảng cáo, marketing; doanh nghiệp tổ chức hội 20
22. chợ triển lãm; các công ty du lịch; khách sạn và một số doanh nghiệp có cơ sở tổ chức hội thảo hội nghị, sân vận động Một số sự kiện được tổ chức theo kiểu lập ban tổ chức. Ban tổ chức được thành lập từ nhiều thành phần khác nhau, trong đó giữ vai trò chính là chủ đầu tư sự kiện. Khi sự kiện kết thúc thì ban tổ chức cũng thường tự giải thể, như vậy vừa không tận dụng được kinh nghiệm của các nhà tổ chức sự kiện quen thuộc, vừa tốn kém, lãng phí. Về chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện, các doanh nghiệp chủ yếu thực hiện theo hình thức tự học hỏi là chính. Hiện nay nhân sự tốt cho lĩnh vực tổ chức sự kiện còn chưa nhiều. Tại Việt Nam cũng chưa hề có trường lớp đào tạo bài bản, chính quy cho nghề tổ chức sự kiện, tuy cũng đã lác đác có một vài trường đã đưa môn học vào giảng dạy (Đại học Báo chí, ĐH Kinh tế, ĐH Hà Nội ) nhưng người làm nghề này chủ yếu chỉ học từ những thành bại của mỗi sự kiện, từ những người đi trước và từ chính yêu cầu của khách hàng, một số sự kiện còn được tiến hành theo cảm tính chủ quan. Ngay cả các thông tin về việc tổ chức sự kiện ở Việt Nam cũng còn rất hạn chế (khi tiến hành biên soạn tài liệu này chúng tôi chỉ tìm được duy nhất một cuốn sách chuyên khảo có liên quan trực tiếp) các thông tin trên Internet, báo chí (tiếng Việt) cũng rời rạc, chỉ đề cập đến các vấn đề cụ thể chưa mang tính hệ thống. Có thể nói, hoạt động cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện còn ở quy mô nhỏ, chất lượng dịch vụ còn thấp, tính cạnh tranh chưa cao, các doanh nghiệp nước ngoài cũng chưa tham gia sâu vào thị trường này. Theo đánh giá của nhiều chuyên gia, xu hướng tất yếu sẽ có nhiều công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp ra đời đáp ứng các yêu cầu cơ bản về tính chuyên nghiệp, sự phong phú về sản phẩm, đạt chất lượng dịch vụ cao đáp ứng nhu cầu về dịch vụ tổ chức sự kiện trên thị trường Việt Nam. Với những điểm sơ lược về thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam hiện nay như trên có thể thấy rằng hiện nay mặc dù cung- cầu dịch vụ tổ chức sự kiện ở Việt Nam còn những hạn chế nhất định nhưng có thể khẳng định và tin tưởng rằng trong tương lai gần với sự phát triển của kinh tế xã hội Việt Nam, cùng với sự hội nhập về kinh tế, xã hội chắc chắn thị trường dịch vụ tổ chức sự kiện ở Việt Nam sẽ có những bước phát triển vượt bậc. 21
23. Hộp 1.3. Xu thế phát triển thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam Xu thế phát triển thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam Theo anh Nguyễn Mạnh Tường, giám đốc Công ty Max, nếu trước đây chỉ có những công ty lớn của nước ngoài chú ý đến việc tổ chức các sự kiện thì hiện tại nhiều doanh nghiệp lớn trong nước cũng đã bắt đầu quan tâm đến hình thức quảng bá thương hiệu mới mẻ này. Dân làm nghề tổ chức sự kiện có thể sống quanh năm vì mỗi năm một đơn vị tổ chức ít nhất vài sự kiện lớn nhỏ. Lớn thì kinh phí từ vài trăm triệu đến vài tỉ đồng, nhỏ thì vài chục triệu: tổ chức live show (chương trình ca nhạc lớn có ngôi sao, truyền hình trực tiếp), sự kiện cộng đồng (đi bộ vì người nghèo), road show (triển lãm di động qua nhiều địa phương); tổ chức các hội chợ thương mại hoặc triển lãm; những chương trình giới thiệu sản phẩm mới, hội nghị khách hàng, những buổi họp báo, hội thảo Mỗi sự kiện có thể chỉ diễn ra trong vài giờ đến kéo dài cả năm. Xuất hiện ở VN khoảng năm 1995 chỉ với một vài công ty của người nước ngoài, đến nay số công ty làm nghề tổ chức sự kiện đã khá nhiều. Chiếm số đông hiện nay là khoảng 20 công ty nhỏ và vừa chuyên về PR/event của Việt Nam như Max, Coon, Galaxy, Venus , (nhân viên ở các công ty thường là 2-4 người cho đến vài chục). Còn số lượng các công ty quảng cáo và các công ty khác có kèm event thì vô số. Theo kết quả nghiên cứu độc lập gần đây của Công ty FTA dựa trên phỏng vấn trực tiếp 70 “đại gia” (như Pepsi, Unilever, Tiger/Heineken, Gillette, Kodak, Philips Moris, Nestlé, Dutch Lady, SonyEricsson, Honda, Microsoft, Vinamilk, Thiên Long, Kinh Đô ), ngành PR/event ở Việt Nam đang tăng trưởng nhanh, ước tính 30% với hơn 20 công ty chuyên về PR/event và hàng trăm công ty quảng cáo làm “kèm”. 66% các công ty tự làm và 77% công ty thuê làm các hoạt động PR/event. Khách hàng được phỏng vấn cho biết họ “hài lòng” với kết quả đem lại. Những yếu tố mà họ mong đợi là “có mối quan hệ tốt” (với báo chí, cơ quan chức năng), “nhiệt tình”, “chuyên nghiệp”, “hiệu quả” và điều không hài lòng là các dịch vụ “thiếu sáng tạo”. Vì vậy, 44% đặt yếu tố “sáng tạo” lên hàng đầu, sau đó đến “phục vụ khách hàng”, “kỹ năng truyền đạt thông tin”, “kỹ năng giải quyết vấn đề” cùng với yêu cầu “không đụng hàng”. Max Communications đứng đầu trong danh sách 20 công ty được nhắc đến, theo sau là Galaxy, Venus, XPR & Mai Thanh. Các công ty có lợi thế là thành lập từ lâu, am hiểu thị trường nên đưa ra những ý tưởng vừa độc đáo vừa phù hợp với bản sắc dân tộc, quan trọng hơn là chi phí cũng nhẹ hơn các công ty đa quốc gia. Hơn nữa, thị trường ở Việt Nam dù phát triển mạnh song vẫn còn là “mẩu bánh quá nhỏ” không bõ để các đại gia này nhảy vào. (theo www.sukien24.com ) 22
24. 1.2. CÁC LOẠI HÌNH SỰ KIỆN Với cách tiếp cận, sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động xã hội khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục- tập quán có thể thấy sự kiện rất đa dạng phong phú về hình thức cũng như nội dung của nó. Trong quá trình nghiên cứu, học tập cũng như trong thực tế hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện đòi hỏi phải phân loại sự kiện thành những nhóm khác nhau, với mỗi nhóm sự kiện được phân loại theo những tiêu chí nhất định được gọi là một loại hình sự kiện. Các tiêu chí được sử dụng phổ biến trong phân loại sự kiện bao gồm: - Quy mô, lãnh thổ - Thời gian - Hình thức và mục đích sự kiện 1.2.1. Theo quy mô, lãnh thổ Quy mô của sự kiện là một tiêu chí định lượng, tuy nhiên không chỉ dựa vào số lượng người tham gia, hay quy mô của không gian tổ chức sự kiện để phân loại mà còn phải dựa vào mức độ ảnh hưởng của sự kiện để xác định quy mô (vì có những sự kiện ở một xã có rất nhiều người tham gia, được tổ chức ở sân vận động xã nhưng cũng không thể gọi là sự kiện lớn được) - Sự kiện lớn: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng lớn ở phạm vi quốc gia, quốc tế, thường có sự tham gia của nhiều người, thời gian tổ chức sự kiện khá dài, nội dung hoạt động đa dạng, phong phú. Ví dụ: Lễ hội chùa Hương, SEAGAMES23, hội nghị thượng đỉnh các nước nói tiếng Pháp - Sự kiện nhỏ: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng hẹp (thường giới hạn trong phạm vi một tổ chức doanh nghiệp hoặc gia đình), thường có sự tham gia của ít người, thời gian tổ chức sự kiện khá ngắn, nội dung hoạt động ít Ví dụ: hội nghị tổng kết của công ty A, đám cưới của anh Nguyễn Văn B, một cuộc họp lớp cuối năm Do thời gian hạn chế, chúng tôi chỉ đưa ra những gợi ý mang tính chất tương đối như trên. Với cách tiếp cận này còn có thể đưa ra một mức độ trung gian giữa sự kiện lớn và sự kiện nhỏ đó là những sự kiện vừa (trung bình). 23
25. Theo lãnh thổ có thể chia thành: sự kiện địa phương (lễ kỷ niệm 10 năm ngày tái thành lập lập huyện A), sự kiện của một vùng (lễ hội cồng chiêng ở Tây Nguyên), sự kiện quốc gia (Hội khỏe Phù đổng toàn quốc lần thứ ), sự kiện quốc tế (Lễ hội Olimpic ) 1.2.2. Theo thời gian Tiêu chí thời gian có thể căn cứ theo độ dài thời gian hoặc tính thời vụ. - Theo độ dài thời gian, căn cứ vào thời gian diễn ra sự kiện có thể chia thành: Sự kiện dài ngày, sự kiện ngắn ngày. - Theo tính mùa vụ có thể chia thành: Sự kiện thường niên- diễn ra vào các năm thường vào những thời điểm nhất định như (Hội nghị tổng kết, lễ báo công, hội nghị khách hàng thường niên, họp đồng hương đầu năm/ cuối năm, các lễ hội thường niên ); Sự kiện không thường niên: không mang tính quy luật, không có hiện tượng lặp lại ở các năm (ví dụ: lễ khai trương cửa hàng, hội thảo du học Lào, triển lãm hàng nông nghiệp tỉnh A ) 1.2.3. Theo hình thức và mục đích Đây là cách phân loại phổ biến có ý nghĩa trong nghiệp vụ tổ chức sự kiện. Vì hình thức tổ chức sự kiện thường phụ thuộc vào mục đích sự kiện nên nó thường đi liền với nhau. Trong tài liệu này chúng tôi tạm chia thành các nhóm sau: - Sự kiện kinh doanh: là những sự kiện có liên quan đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. + Sự kiện kinh doanh (Bussiness event) + Các ngày lễ của doanh nghiệp (Corporate events): Như kỷ niệm ngày sinh nhật, ngày truyền thống của công ty + Sự kiện gây quỹ (Fundraising events) + Triển lãm (Exhibitions) + Hội chợ thương mại (Trade fairs) + Sự kiện liên quan đến bán hàng (Workshops) + Sự kiện liên quan tới marketing (Marketing events) + Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại (Promotional events) + Sự kiện tung thương hiệu, sản phẩm (Brand and product launches) 24
26. + Hội nghị khách hàng, giao lưu, gặp gỡ (Customers Meetings; Customers Conferences, Conventions) + Các loại hội nghị thường niên: tổng kết các kỳ, đại hội cổ đông + Lễ khai trương, khánh thành, động thổ + Các sự kiện khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Sự kiện giáo dục, khoa học: Đó là những sự kiện liên quan đến giáo dục, khoa học như. + Hội thảo, hội nghị (Education/ Training Meetings; Seminars, Conferences, Conventions) về văn hóa giáo dục: diễn thuyết, chuyên đề, hội thảo du học + Liên hoan, hội giảng, các cuộc thi: Hội giảng giáo viên dạy giỏi, thi học sinh giỏi, Gặp mặt sinh viên xuất sắc. + Các trò chơi (game show) mang tính giáo dục - Sự kiện văn hóa truyền thống: Liên quan đến văn hóa, truyền thống, tôn giáo- tín ngưỡng và phong tục tập quán, bao gồm: + Lễ hội truyền thống (Traditional festival events) + Cưới hỏi + Ma chay + Mừng thọ + Sinh nhật + Social and cultural events: Event văn hoá xã hội + Giao lưu văn hóa + Các lễ kỷ niệm truyền thống khác: như họp đồng hương, kỷ niệm ngày thành lập - Sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, giải trí: + Entertainment events: Event giải trí + Hội thi nghệ thuật (ví dụ: liên hoan tiếng hát học sinh- sinh viên, hội diễn sân khấu chuyên nghiệp ) + Concerts/live performances: Hoà nhạc, diễn sống, liveshow + Festive events: Event lễ hội 25
27. + Triển lãm nghệ thuật + Biểu diễn nghệ thuật + Khai trương: giới thiệu Anbum mới, ban nhạc. + Biểu diễn từ thiện, biểu diễn đánh bóng tên tuổi, tạp kỹ - Sự kiện thể thao: + Thi đấu + Hội thi, hội khỏe + Đón tiếp, chào mừng, báo công, tiễn đoàn + Giao lưu thể thao - Sự kiện chính thống/ Sự kiện của nhà nước (Government events): Loại sự kiện thường có những chuẩn mực và quy tắc riêng, chủ đầu tư sự kiện chính là các cơ quan nhà nước. + Tổng kết; Khen thưởng, tuyên dương + Phát động phong trào + Hội thảo, hội nghị + Họp báo; Hội nghị hiệp thương + Đón tiễn - Sự kiện truyền thông: là các sự kiện có tính truyền thông cao, thường do một hay nhiều cơ quan truyền thông báo chí là chủ đầu tư sự kiện, hoặc có sự tham gia của các cơ quan truyền thông trong quá trình tiến hành sự kiện. + Lễ ghi nhận thương hiệu + Thu hút nhà tài trợ + Kỷ niệm + Gây quỹ + Phát động phong trào + Họp báo, thông cáo báo chí Cần lưu ý rằng sự những phân loại nói trên chỉ mang tính chất tương đối, trong thực tế một hình thức sự kiện có thể thuộc nhiều loại sự kiện khác nhau. Ví dụ: hội thảo, hội nghị Mặt khác với từng sự kiện cụ thể có thể cùng thuộc hai hay nhiều loại nói trên. 26
28. 1.3. NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI TỔ CHỨC SỰ KIỆN Tổ chức sự kiện là một hoạt động dịch vụ, có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến lĩnh vực này. Tiếp cận theo quan điểm marketing có thể chia các yếu tố ảnh hưởng đến sự kiện thành hai nhóm chính đó là: các yếu tố vĩ mô và các yếu tố vi mô. 1.3.1. Các yếu tố vĩ mô Bao gồm các yếu tố, các lực lượng mang tính chất xã hội rộng lớn, chúng có tác động ảnh hưởng tới hoạt động tổ chức sự kiện. Môi trường nhân khẩu học: Bao gồm các vấn đề về dân số và con người như quy mô, mật độ, phân bố dân cư, tỷ lệ sinh, tỷ lệ chết, tuổi tác, giới tính, sắc tộc, nghề nghiệp tạo ra các loại thị trường cho doanh nghiệp tổ chức sự kiện, vì vậy môi trường nhân khẩu học là mối quan tâm lớn của các nhà hoạt động thị trường. Những doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ Tổ chức sự kiện thường quan tâm tới môi trường nhân khẩu học trước hết là ở qui mô và tốc độ tăng dân số. Bởi vì, hai chỉ tiêu đó phản ánh trực tiếp qui mô nhu cầu tổng quát trong hiện tại và tương lai, và do đó nó cũng phản ánh sự phát triển hay suy thoái của thị trường. Sự thay đổi về cơ cấu tuổi tác, cơ cấu, qui mô hộ gia đình trong dân cư cũng làm thay đổi cơ cấu khách hàng tiềm năng, nó tác động quan trọng tới cơ cấu tiêu dùng và nhu cầu về các loại hàng hoá. Vì vậy làm cho các hoạt động Tổ chức sự kiện thay đổi thường xuyên, liên tục. Một vấn đề khác liên quan đến sự biến đổi thị trường và do đó liên quan đến hoạt động Tổ chức sự kiện là quá trình đô thị hoá và phân bố lại dân cư. Các vùng đô thị tập trung luôn luôn là thị trường chính của dịch vụ tổ chức sự kiện. Bên cạnh đó, việc phân bố lại lực lượng sản xuất, phân vùng lãnh thổ, đặc khu kinh tế cũng tạo ra các cơ hội thị trường mới đầy hấp dẫn. Môi trường kinh tế: Thể hiện ở tốc độ tăng trưởng kinh tế, cơ cấu vùng từ đó tạo ra tính hấp dẫn về thị trường và sức mua, cơ cấu chi tiêu khác nhau đối với các thị trường hàng hoá khác nhau. Theo đánh giá của nhiều chuyên gia tổ chức sự kiện, thì các sự kiện liên quan đến hoạt động kinh doanh, thương mại của các doanh nghiệp chiếm hơn 60% về số lượng, và 75% về ngân sách tổ chức sự kiện. Mà nhu cầu của các 27
29. doanh nghiệp này lại chịu ảnh hưởng trực tiếp từ môi trường kinh tế do đó môi trường kinh tế sẽ có những ảnh hưởng rất lớn đến dịch vụ tổ chức sự kiện. Ngoài ra cùng với sự phát triển của đời sống xã hội, mà yếu tố chi phối lớn nhất là thu nhập của người dân sẽ tác động đến tổ chức sự kiện. Ví dụ, khi thu nhập của người dân nâng cao các sự kiện mang tính chất truyền thống (như cưới hỏi, sinh nhật, giao tiếp xã hội ) sẽ ngày càng nhiều, đòi hỏi tính chuyên nghiệp ngày càng cao, đây là một mảng sự kiện mà các nhà kinh doanh cần phải quan tâm, chuẩn bị các điều kiện để cạnh tranh trong tương lai. Môi trường tự nhiên: Bao gồm hệ thống các yếu tố tự nhiên ảnh hưởng đến đầu vào cần thiết cho các nhà sản xuất kinh doanh và gây ảnh hưởng cho các hoạt động tổ chức sự kiện. Các yếu tố ảnh hưởng rõ rệt nhất từ môi trường tự nhiên có thể chỉ ra là: - Thời tiết, khí hậu ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức sự kiện, đặc biệt là các sự kiện dự định tổ chức ở không gian ngoài trời. - Các vấn đề về ô nhiễm và bảo vệ môi trường: Cộng đồng dân cư và chính quyền nơi diễn ra sự kiện, thường có những nhận thức nhất định về vấn đề ô nhiễm và bảo vệ môi trường. Điều này tác động đến việc lựa chọn các chủ đề cũng như hoạt động trong sự kiện, nếu không đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu về môi trường, xử lý rác thải nhà tổ chức sự kiện có thể sẽ không được cấp phép cho việc tổ chức sự kiện. Môi trường công nghệ kỹ thuật: Bao gồm các nhân tố gây tác động ảnh hưởng đến công nghệ mới, sáng tạo sản phẩm và cơ hội thị trường mới, ảnh hưởng đến việc thực thi các giải pháp cụ thể của tổ chức sự kiện. Tiến bộ kỹ thuật hỗ trợ cho tổ chức sự kiện ở nhiều lĩnh vực như: - Trong việc quản lý, lập kế hoạch tổ chức sự kiện - Trong quá trình chuẩn bị sự kiện (như chuẩn bị địa điểm, trang trí) - Trong hoạt động thông tin liên lạc hỗ trợ cho tổ chức sự kiện. - Trong quá trình đưa đón, vận chuyển khách đến với sự kiện - Trong việc trình diễn (kỹ thuật âm thanh, ánh sáng, các hiệu ứng đặc biệt) Môi trường chính trị: Là một trong những yếu tố ảnh hưởng mạnh mẽ đến các quyết định tổ chức sự kiện của cả nhà đầu tư và tổ chức sự kiện. Nó bao gồm hệ thống luật và 28
30. các văn bản dưới luật, các công cụ, chính sách của nhà nước, tổ chức bộ máy, cơ chế điều hành của chính phủ và các tổ chức chính trị, xã hội. Sự tác động của môi trường chính trị tới các quyết định Tổ chức sự kiện phản ánh sự tác động can thiệp của các chủ thể quản lý vĩ mô tới kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ, các quy định của nhà nước về thủ tục hành chính sẽ tác động không nhỏ đến hoạt động tổ chức sự kiện nếu không nắm vững điều này sẽ gặp khó khăn rất lớn trong hoạt động tổ chức sự kiện. Môi trường văn hoá: Văn hoá được coi là một hệ thống giá trị, quan niệm, niềm tin, truyền thống và các chuẩn mực hành vi đơn nhất với một nhóm người cụ thể nào đó được chia sẻ một cách tập thể, bao gồm: những giá trị văn hoá truyền thống căn bản, những giá trị văn hoá thứ phát, các nhánh văn hoá của một nền văn hoá. + Những giá trị văn hoá truyền thống căn bản: Đó là các giá trị chuẩn mực và niềm tin trong xã hội có mức độ bền vững, khó thay đổi, tính kiên định rất cao, được truyền từ đời này qua đời khác và được duy trì qua môi trường gia đình, trường học, tôn giáo, luật pháp nơi công sở và chúng tác động mạnh mẽ, cụ thể vào những thái độ, hành vi ứng xử hàng ngày, hành vi mua và tiêu dùng hàng hoá của từng cá nhân, từng nhóm người. + Những giá trị văn hoá thứ phát: Nhóm giá trị chuẩn mực và niềm tin mang tính “thứ phát” thì linh động hơn, có khả năng thay đổi dễ hơn so với nhóm căn bản các giá trị chuẩn mực về đạo đức, văn hoá thứ phát khi thay đổi hay dịch chuyển sẽ tạo ra các cơ hội thị trường hay các khuynh hướng tiêu dùng mới, đòi hỏi các hoạt động Tổ chức sự kiện phải bắt kịp và khai thác tối đa. + Các nhánh văn hoá của một nền văn hoá: Có những “tiểu nhóm” văn hoá luôn luôn tồn tại trong xã hội và họ chính là những cơ sở quan trọng để hình thành và nhân rộng một đoạn thị trường nào đó. Những nhóm này cùng chia sẻ các hệ thống giá trị văn hoá - đạo đức - tôn giáo nào đó, dựa trên cơ sở của những kinh nghiệm sống hay những hoàn cảnh chung, phổ biến. Đó là những nhóm tín đồ của một tôn giáo hay giáo phái nào đó, nhóm thanh thiếu niên, nhóm phụ nữ đi làm Nói chung, các giá trị văn hoá chủ yếu trong xã hội được thể hiện ở quan niệm hay cách nhìn nhận, đánh giá con người về bản thân mình, về mối quan hệ giữa con người với nhau, về thể chế xã hội nói chung, về thiên nhiên và về thế giới. Ngày nay con người đang có xu thế trở về với cộng đồng, hoà nhập chung sống hoà bình, bảo về và duy trì, phát triển thiên nhiên, môi trường sinh thái. Sự 29
31. đa dạng hoá, giao thoa của các nền văn hoá, sắc tộc và tôn giáo khiến các hoạt động Tổ chức sự kiện cần phải thích ứng để phù hợp với các diễn biến đó. Tóm lại, môi trường tổ chức sự kiện vĩ mô cũng hết sức rộng lớn và ảnh hưởng nhiều mặt tới hoạt động Tổ chức sự kiện của doanh nghiệp. 1.3.2. Các yếu tố vi mô Để tổ chức thành công một sự kiện, các nhà tổ chức sự kiện phải sử dụng một cách tối ưu các nguồn lực của mình, ngoài ra cần phải cân nhắc ảnh hưởng của những người cung ứng dịch vụ trung gian, đối thủ cạnh tranh, khách hàng (nhà đầu tư/ tài trợ sự kiện). Nhóm các yếu tố vi mô bao gồm các yếu tố liên quan chặt chẽ đến nhà tổ chức sự kiện và sự kiện cụ thể, nó có ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình tổ chức sự kiện. Các yếu tố vi mô bao gồm: Các yếu tố bên trong doanh nghiệp tổ chức sự kiện Nguồn lực của nhà tổ chức sự kiện (resource): nguồn nhân lực, cơ sở vật chất kỹ thuật, kinh nghiệm tổ chức sự kiện, các mối quan hệ với nhà cung ứng dịch vụ, với chính quyền Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện Những người cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện là các doanh nghiệp và các cá nhân đảm bảo cung ứng các yếu tố cần thiết cho nhà tổ chức sự kiện và các đối thủ cạnh tranh để có thể thực hiện triển khai được các sự kiện. Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ sự kiện sẽ ảnh hưởng đến các yếu tố như: + Địa điểm tổ chức sự kiện (venue) + Cách thức phục vụ (catering) + Hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker) + Cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light) + Các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects) Bất kỳ có sự thay đổi nào từ phía người cung ứng cũng sẽ gây ra ảnh hưởng tới hoạt động tổ chức sự kiện. Để đảm bảo ổn định và có sự lựa chọn, cạnh tranh cho việc cung cấp các dịch vụ đúng chất lượng, số lượng và thời gian, phần lớn các doanh nghiệp tổ chức sự kiện đều thiết lập mối quan hệ đối tác với nhiều nhà cung cấp cho mình. Khách hàng: 30
32. Khách hàng là đối tượng mà doanh nghiệp tổ chức sự kiện phục vụ và mang lại nguồn thu cho nhà tổ chức sự kiện, tùy theo hình thức tổ chức sự kiện mà khách hàng của sự kiện có thể khác nhau. Ví dụ: một công ty bỏ tiền thuê một cuộc triển lãm hàng hóa thì khách hàng là nhà đầu tư sự kiện. Trong trường hợp nhà tổ chức sự kiện tự đứng ra tổ chức một sự kiện nào đó (ví dụ một cuộc biểu diễn nghệ thuật), khách hàng chính là các nhà tài trợ cho sự kiện và khán giả sự kiện. Các đòi hỏi của khách hàng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động tổ chức sự kiện, vì nhà tổ chức sự kiện phải tạo ra các sự kiện đáp ứng nhu cầu hay nói cách khác đạt được mục tiêu của khách hàng. Ví dụ mục tiêu và các yêu cầu cụ thể trong sự kiện của nhà đầu tư sự kiện. Đây là yếu tố quyết định đến chủ đề cũng như nội dung của sự kiện. Tuy nhiên với kinh nghiệm cũng như trách nhiệm của nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần có những sự tư vấn nhất định để hạn chế những đòi hỏi bất khả thi, những yêu cầu không hiệu quả và thực sự mang lại lợi ích thiết thực cho nhà đầu tư sự kiện. Đối thủ cạnh tranh: Mọi doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp tổ chức sự kiện nói riêng đều phải đối đầu với các đối thủ cạnh tranh với nhiều mức độ khác nhau. Trong quá trình tiến hành tìm kiếm các nhà đầu tư sự kiện, cần phải hết sức quan tâm đến đối thủ cạnh tranh để đưa ra các chính sách, chiến lược cạnh tranh hợp lý. Đặc biệt nếu đối thủ cạnh tranh cùng tham gia đấu thầu trong việc tổ chức một sự kiện nào đó, mức độ cạnh tranh sẽ trở nên khốc liệt hơn. Quá trình cạnh tranh này sẽ ảnh hưởng đến sự kiện (ảnh hưởng đến ngân sách, chương trình, ý tưởng do tác động từ đối thủ cạnh tranh). Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện: Là chính quyền và cư dân giới hạn trong một phạm vi địa lý nào đó chịu ảnh hưởng trong thời gian tiến hành sự kiện. Phạm vi giới hạn là lớn hay nhỏ, tùy theo mức độ ảnh hưởng cũng như quy mô của sự kiện. Phạm vi này có thể là: xóm thôn, phường xã, một cơ quan, trường học và rộng hơn có thể là một thành phố, điểm du lịch, vùng lãnh thổ, quốc gia Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện sẽ ủng hộ hoặc chống lại các hoạt động tổ chức sự kiện, do đó có thể tạo thuận lợi hay gây khó khăn cho doanh nghiệp. Để thành công, doanh nghiệp phải tạo lập, duy trì và phát triển mối quan hệ tốt đẹp với nhóm này, đặc biệt là chính quyền nơi diễn ra sự kiện. Quan hệ tốt với chính quyền nơi diễn ra sự kiện không chỉ thuận lợi trong việc giải quyết các thủ tục hành chính mà còn có thể được sự trợ giúp của chính 31
33. quyền về các vấn đề an ninh, vệ sinh, giao thông thậm chí với các sự kiện mang tính phi lợi nhuận và có tính xã hội cao (ví dụ tuần lễ vệ sinh môi trường ở khu du lịch Thiên Cầm) còn có thể được sự tài trợ về kinh phí từ chính quyền nơi diễn ra sự kiện (trong trường hợp này chính quyền còn có thêm vai trò là nhà tài trợ trong sự kiện). 1.4. MỘT SỐ Ý NGHĨA VÀ TÁC ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN 1.4.1. Ý nghĩa của hoạt động tổ chức sự kiện với các thành phần tham gia sự kiện Hoạt động tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mang lại nhiều lợi ích cho các bên tham gia vào sự kiện, đối với mỗi bên tham gia sự kiện có thể xem xét lợi ích theo những khía cạnh khác nhau. Đây chính là các vai trò cơ bản của tổ chức sự kiện. Ngoài ra, việc tìm hiểu vai trò của hoạt động tổ chức sự kiện với các thành phần tham gia sự kiện cũng chính là nghiên cứu những tác động của sự kiện đến các đối tượng này. 1.4.1.1. Đối với nhà đầu tư sự kiện Đối với bản thân các sự kiện, khi tiến hành đầu tư các sự kiện các chủ đầu tư sẽ đạt được các mục đích khác nhau của mình. Ví dụ: với doanh nghiệp khi tiến hành tổ chức sự kiện là công việc góp phần “đánh bóng” cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện. Tuy nhiên điều cần quan tâm hơn là những lợi ích mà nhà đầu tư sự kiện thu được khi tiến hành sự kiện thông qua các nhà tổ chức chuyên nghiệp: - Thứ nhất, nhà đầu tư sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức cho việc tổ chức sự kiện, họ chỉ phải tập trung cho việc thực hiện vai trò của mình (nếu có, chẳng hạn như chủ tịch đoàn, hay lên tặng quà trong sự kiện). - Thứ hai, nhà đầu tư dễ dàng đạt được mục tiêu khi tổ chức sự kiện hơn so với nếu mình tự đứng ra tổ chức vì họ sẽ tận dụng được kinh nghiệm, các mối quan hệ, sự sáng tạo, các ý tưởng cũng như tính chuyên nghiệp của các nhà tổ chức sự kiện. - Thứ ba, cùng với các dịch vụ có trong một sự kiện nếu nhà đầu tư sự kiện trực tiếp tiến hành họ sẽ thiếu thông tin về các nhà cung cấp dịch vụ, hoặc không lựa chọn được các dịch vụ vừa ý. Ngay cả vấn đề giá cả, đối với các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp do mối quan hệ thường xuyên với các nhà cung 32
34. ứng dịch vụ tổ chức sự kiện bổ trợ (như trang trí, lưu trú, ăn uống ) sẽ đàm phán được mức giá thấp hơn. - Thứ tư, việc thuê các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ giảm thiểu được rủi ro trong quá trình tổ chức (vì thông thường nhà tổ chức sự kiện phải chia sẽ rủi ro) mặt khác, nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ phải tính toán đề phòng các sự cố có thể xảy ra trong sự kiện (nếu không có kinh nghiệm rất khó thực hiện) Có thể tham khảo một số lợi ích của sự kiện đối với các nhà đầu tư/ tài trợ sự kiện qua hộp sau: Hộp 1.4. Một số lợi ích của tổ chức sự kiện Một số lợi ích của tổ chức sự kiện Tổ chức sự kiện (Event Planning) là công việc góp phần “đánh bóng” cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện (events). Ví dụ khi hãng xe hơi Toyota tung ra một sản phẩm ô tô đời mới, công ty này sẽ tổ chức một sự kiện ra mắt công phu, mời các khách hàng thân thiết và tiềm năng cùng báo giới đến tham gia sự kiện quan trọng này. Đây còn là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh toàn cảnh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. Đẳng cấp của mỗi công ty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi event họ tổ chức. Người tổ chức sự kiện không chỉ có ý tưởng hay, viết kịch bản giỏi, lên thiết kế chương trình nhanh, mà còn phải biết liên hệ tất cả khách hàng, khách mời, địa điểm tổ chức để biết thông tin chính xác và phải gắn bó với toàn bộ chương trình từ đầu đến cuối. Nếu chương trình bị thay đổi vào phút cuối vì bất cứ lý do nào, kế hoạch sẽ bắt đầu bằng con số không. Do vậy, nhân viên event phải chuẩn bị kỹ lưỡng mọi chi tiết của chương trình. Người tổ chức sự kiện giỏi chắc chắn không thể thiếu những tố chất như: óc tổ chức tốt, năng động, nhanh nhẹn, kiên nhẫn, có khả năng thiết lập mối quan hệ tốt, có khả năng tổ chức nhóm làm việc, có sức khỏe và niềm đam mê. Nghề tổ chức sự kiện là nghề đòi hỏi người thực hiện phải có sức chịu đựng cực kỳ bền sức và chịu được áp lực cao, chịu được vất vả, gian truân để chạy đua với thời gian sao cho kịp với tiến độ chương trình. Chưa kể là sự cạnh tranh ý tưởng giữa các event. Đặc biệt, người làm tổ chức sự kiện chỉ có thể nói “được”, tuyệt đối không có từ “không” khi nói chuyện với khách hàng Họ còn phải biết cách xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống. Người làm event thành công thì luôn nghĩ “ngày hôm nay sẽ phải tốt hơn hôm qua”. 33
35. Không phải ai cũng biết rằng từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc sự kiện, người tổ chức sự kiện dù có bề ngoài trầm tĩnh thế nào chăng nữa nhưng đầu óc họ đang “căng ra” để dự trù và xử lý bất kỳ “sự cố không mời mà đến nào”. Bởi lẽ nếu chẳng may có sự cố mà không xử lý được thì là điều rất đáng tiếc, coi như sự kiện đó đổ bể và làm cho hình ảnh của sự kiện xấu đi rất nhiều. Chỉ khi sự kiện kết thúc, người tổ chức sự kiện mới có thể thở phào nhẹ nhõm. (Theo www.tochucsukienvip.com ) Hộp 1.5. Tính nghệ thuật trong tổ chức sự kiện chuyên nghiệp Tinh́ nghê ̣ thuâṭ trong tô ̉ chức sự kiêṇ chuyên nghiêp̣ Khi các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhận tổ chức một sự kiện nào đó, họ rất quan tâm đến sự sáng tạo mới lạ, giàu cảm xúc, giàu hình ảnh mà dân trong nghề gọi là tính “art” (nghệ thuật) trong sự kiện. Theo chị Trần Diệu Hồng - giám đốc PR của Venus, yếu tố “sáng tạo” là yêu cầu số một từ phía khách hàng. Phải để lại ấn tượng nơi người tham dự, đây là yếu tố quyết định để thắng thầu của một công ty tổ chức sự kiện tất nhiên đi kèm nó là một mức giá hợp lý. Trước một show thầu lớn (về tổ chức sự kiện), thường tất cả thành viên của công ty đều ngồi lại cùng đưa ra ý tưởng cho kịch bản - gọi là buổi họp “brain storming” (cơn bão ý tưởng). Để thực hiện ý tưởng, những người làm “event” phải mời nghệ sĩ, ca sĩ, họa sĩ, nhà văn, nhà thơ, cầu thủ nổi tiếng nhất xuất hiện trong chương trình. Chỉ là những buổi tiệc chiêu đãi cuối năm, giá chỉ vài ngàn USD nhưng cũng phải làm có chủ đề: truyền thống khác, hiện đại khác; hay dân tộc và hiện đại kết hợp. Ví dụ trong một buổi tiệc của một công ty tin học một công ty tổ chức sự kiện đã mời MC Thanh Bạch giả làm Táo quân nhưng cưỡi xe Piaggio và xài laptop Để luôn có ý tưởng mới, dân event, đặc biệt là các giám đốc ý tưởng, có thói quen hay “nhìn ngó, sờ nắn, chụp ảnh” khi bắt gặp những gì hay - lạ. Họ phải đi nhiều, đọc nhiều, xem nhiều, có kiến thức, có kinh nghiệm để biết trong hoàn cảnh nào, với sản phẩm nào thì ý tưởng đưa ra là khả thi, phù hợp với văn hóa, pháp luật của nơi sẽ tổ chức. Hơn thế, họ còn cần có cảm hứng sáng tạo và đam mê “hết mình”. Sau khi tổ chức ấn tượng đêm ra mắt nhãn hiệu giày XOXO của Mỹ với những màn thời trang và múa giày độc đáo trước hàng ngàn khán giả, tập đoàn sở hữu nhãn hiệu này đánh giá chương trình là một hoạt động thành công điển hình trong năm của họ ở phạm vi toàn thế giới. Những người đưa ra ý tưởng và dàn dựng sự kiện này đã được mời qua Mỹ một tuần tham gia buổi tổng kết hoạt động năm 2003 trên toàn cầu của tập đoàn này và chuẩn bị kế hoạch cho những sự kiện tiếp theo. (theo www.dulichcaocap.vn ) Tuy nhiên, không phải bất cứ sự kiện nào được đầu tư/ tài trợ cũng có thể mang lại lợi ích cho nhà đầu tư sự kiện. Trong một số trường hợp, nếu việc đầu tư (tài trợ) sự kiện không được xem xét một cách cẩn trọng có thể gây ra những tác dụng ngược chiều. 34
36. Hộp 1.6. Những sai lầm nên tránh khi đầu tư cho một sự kiện Mục đích chính của các doanh nghiệp vẫn là tạo ra lợi nhuận từ việc kinh doanh sản phẩm. Vì vậy, việc xây dựng hay khuếch trương thương hiệu thông qua các sự kiện, xét cho cùng, cũng chỉ là một bước trong chiến lược quảng bá. Dù xuất hiện dưới hình thức nào, hỗ trợ phát trien thể thao, đề cao văn hóa hay tinh thần thiện nguyện, thì tác động sau sự kiện đó đối với hiệu quả kinh doanh cũng cần đặc biệt lưu tâm. Những sai lầm nào nên tránh trước khi quyết định tổ chức hoặc đầu tư, tài trợ cho sự kiện để có được hiệu quả? Theo Sergio Zyman, nguyên Giám đốc marketing toàn cầu của Coca-Cola, người sáng lập Zyman Marketing Group, những sai lầm đó bao gồm: 1. Không biết lý do tài trợ: Nhiều công ty bỏ chi phí để tài trợ một sự kiện không liên quan chỉ vì họ quen làm vậy hoặc vì các đối thủ khác đều tài trợ. Đổi lại, logo của họ chỉ được xuất hiện trên bảng quảng cáo ở những nơi mà khách hàng mục tiêu ít lui tới. Điển hình cho sai lầm này là một công ty sản xuất dầu ăn tham gia tài trợ cho một giải bóng đá. 2. Không biết sẽ đạt được điều gì từ sự kiện: Tạo ra hoặc tài trợ một sự kiện không phải để “lòe” thiên hạ, hoặc nhận được vài tấm vé vào cửa miễn phí. Các doanh nghiệp cần đánh giá hiệu quả dựa trên bao nhiêu cơ hội kinh doanh, bao nhiêu khách hàng mục tiêu sẽ chú ý đến sự kiện của mình. Ở bài học này, ví dụ điển hình là công ty sản xuất dầu ăn khi tài trợ hoặc tổ chưc một cuộc thi nấu ăn sẽ thu hút được rất nhiều sự quan tâm của những người nội trợ - đối tượng khách hàng mục tiêu của sản phẩm. 3. Quá nhượng bộ với đơn vị hợp tác tổ chức sự kiện: Đôi khi, các nhà kinh doanh nhượng bộ đơn vị hợp tác tổ chức sự kiện một cách thái quá, dẫn đến việc đi ngược lại đường lối kinh doanh hoặc hình ảnh của thương hiệu mình. Cần nhớ rằng họ chỉ hợp tác với bạn để tổ chức sự kiện cho thật tốt, họ không quan tâm đến hiệu quả kinh doanh của bạn, chính bạn phải chịu trách nhiệm đo lường việc đó. 4. Không tập trung chú ý vào lợi nhuận từ việc đầu tư cho sự kiện: Mục đích tối hậu của sự kiện, cũng như tất cả các hình thức PR khác là bán được nhiều hàng hơn cho nhiều người hơn, thường xuyên hơn hoặc với giá cao hơn. Kết thúc một sự kiện, bạn luôn cần một bảng báo cáo doanh số bán hàng để biết được chi phí bỏ ra có thực sự đem lại hiệu quả kinh doanh không. (Theo www.vietnamtourism.edu.vn ) 1.4.1.2. Đối với nhà tổ chức sự kiện Nhà tổ chức sự kiện khi thực hiện thành công một sự kiện nào đó họ sẽ thu được những lợi ích nhất định. 35
37. - Thứ nhất, khẳng định được giá trị của mình trên thị trường dịch vụ tổ chức sự kiện. - Thứ hai, họ sẽ thu được lợi nhuận từ thành quả của mình. Trong một số trường hợp (đặc biệt đối với các sự kiện thương mại), các nhà tổ chức sự kiện không chỉ thu được lợi nhuận như trong hợp đồng mà họ còn nhận được thêm những phần thưởng từ nhà đầu tư sự kiện nếu sự kiện thành công và mang đạt được những mục tiêu như mong đợi của nhà đầu tư sự kiện. - Thứ ba, nhà tổ chức sự kiện thu được kinh nghiệm về nghề nghiệp, phát triển các mối quan hệ không chỉ với khách hàng (nhà đầu tư sự kiện) mà còn phát triển được mối quan hệ làm việc với các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ khác (như trang trí, in ấn, ca nhạc ) Nhìn chung, đối với nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, sản phẩm chính của họ chính là các dịch vụ tổ chức sự kiện, và khi thực hiện một sự kiện chính là lúc họ đã tạo ra và bán được một sản phẩm từ đó thu được các lợi ích cho mình. Hộp 1.7. Các ý tưởng độc của nhà tổ chức sự kiện Cać y ́ tưởng đôc̣ cuả nha ̀ tô ̉ chức sự kiêṇ Một đội xe cứu thương, cứu hỏa dự phòng trường hợp có vấn đề; rồi việc sắp xếp cho báo chí chụp ảnh, cho Beckham xuất hiện trước đám đông an toàn mà ấn tượng cùng hàng ngàn chi tiết nhỏ nhặt khác được lên kế hoạch chi li đầy kín cả xấp giấy và được thực hiện sát sao để cuối cùng siêu sao này đến và rời VN êm xuôi. Lo liệu tất cả việc ấy là Công ty Biz Solutions. Sân khấu là một quả cầu sắt khổng lồ có hình lọ nước hoa, quả cầu từ từ mở ra, ca sĩ người mẫu “ngôi sao” từ trong đó xuất hiện. Trang phục của ca sĩ, nhóm múa, người mẫu, cùng ánh sáng, phông nền mang màu sản phẩm. Đó là show ca nhạc - thời trang "ấn tượng bạc" ra mắt nước hoa cao cấp HugoBoss của Pháp do Công ty D&D tổ chức. Lễ đón dòng khí đầu tiên từ Nam Côn Sơn được tổ chức tại Dinh Thống Nhất. Sân khấu được Công ty Venus thiết kế với những ống dẫn dầu và một quả cầu. Khi bốn đối tác cùng đặt tay lên thì quả cầu rực sáng, cùng lúc các ống dẫn khí tuôn trào Lễ khai trương S-Fone được Max Communications và Coon thiết kế với một hình trụ mang biểu tượng S-Fone từ từ nhô lên khỏi một khối bán cầu đang mở ra, cùng lúc các dàn đèn rực sáng, khói bốc lên cao Trong chương trình “Thương hiệu Việt”, Coon events lại tạo điểm nhấn bằng cách mời hai họa sĩ Nguyễn Tri Phương Đông và Châu Giang đến thực hiện những tác phẩm nghệ thuật sắp đặt với chất liệu là sản phẩm đồ gia dụng giày dép, kệ, thớt Để giới thiệu sản phẩm cho dầu nhớt Shell, Công ty Biz Solutions đã mời hai vận động viên thể hình sơn phết khắp người, rồi để cả hai đứng tạo dáng như những bức tượng thật. Khi nhạc nổi lên, hai “bức tượng” nhảy múa, cả hội trường ồ lên 36
38. Giới quảng cáo gọi việc thiết kế các chương trình trên là làm “event” (sự kiện). Do tính cạnh tranh ngày càng cao giữa các công ty và để thu hút người tiêu dùng, các công ty đặt hàng thường yêu cầu các dịch vụ “event” phải làm thật nổi bật, “không đụng hàng”. Họ đã quá ngán các kiểu khai trương là phải cắt băng khánh thành, động thổ là phải xúc đất. (Theo www.sukien24.com ) 1.4.1.3. Đối với các nhà cung ứng dịch vụ trung gian Sự kiện là cơ hội cho các nhà cung ứng dịch vụ trung gian bán được các sản phẩm của mình, như vậy lợi ích dễ nhận thấy nhất đó chính là lợi nhuận, công việc mà họ thu được từ quá trình tham gia tổ chức sự kiện. Bên cạnh đó, qua quá trình tham gia tổ chức sự kiện các nhà cung ứng dịch vụ trung gian còn có cơ hội quảng bá hình ảnh, sản phẩm của mình, tạo lập được các cơ hội kinh doanh. Ví dụ một MC (người dẫn chương trình) nghiệp dư, có thể qua một sự kiện thành công được quảng bá trên truyền hình để trở thành một ngôi sao trong làng dẫn chương trình chuyên nghiệp chẳng hạn 1.4.1.4. Đối với khách mời tham gia sự kiện Khách mời tham gia sự kiện cũng thu được lợi ích nhất định từ sự kiện. - Qua việc tham gia sự kiện được cơ hội giao lưu, học hỏi, mở rộng quan hệ trong công việc và cuộc sống. - Qua việc tham gia sự kiện khách mời có thể thu được những lợi ích nhất định về vật chất hoặc tinh thần (ví dụ được xem các buổi trình diễn nghệ thuật, được tham gia sự kiện kết hợp với một chuyến du lịch, được giao lưu, tiếp xúc với các nhân vật nổi tiếng; được hưởng các sản phẩm, dịch vụ mà nhà tổ chức sự kiện cung ứng cho họ). 1.4.2. Một số tác động cơ bản của sự kiện đến các lĩnh vực của đời sống xã hội Khi một sự kiện diễn ra, nó đều có những tác động nhất định đến đời sống kinh tế xã hội. Đặc biệt đối với các sự kiện có quy mô lớn (ví dụ như lễ hội chùa Hương, Seagames 23 ở Việt Nam ) nó còn có những tác động, ảnh hưởng rất lớn đến đời sống xã hội. Do thời gian tiếp cận nội dung này còn quá ngắn, chúng tôi chưa đủ thời gian để đi sâu nghiên cứu về vấn đề này (mà phạm vi và nội dung của nó đủ để trở thành một dự án lớn), ở đây chỉ phác thảo một số tác động cơ bản của sự kiện đến một số lĩnh vực trong đời sống xã hội. Riêng đối với lĩnh vực du lịch, do mối quan hệ chặt chẽ của sự kiện với du lịch đặc biệt là du lịch MICE chúng tôi sẽ xem xét riêng ở mục sau. Dưới đây là một số tác động tích cực của sự kiện 37
39. 1.4.2.1. Tác động đến kinh tế Các sự kiện diễn ra, đặc biệt là các sự kiện lớn sẽ thúc đẩy sự phát triển kinh tế và đa dạng hóa các ngành nghề kinh tế của các quốc gia, các địa phương. - Trước hết, tổ chức sự kiện là một ngành kinh tế tổng hợp nó góp một phần rất lớn đến việc phát triển du lịch, sự phát triển sự kiện thường kéo theo sự phát triển của các ngành hàng không, vận tải, thương mại, công nghiệp, nông nghiệp, ngân hàng v.v - Với các sự kiện lớn (ví dụ 1000 năm Thăng Long- Hà Nội) quá trình chuẩn bị cơ sở vật chất kỹ thuật cho sự kiện, sẽ tạo điều kiện phát triển cơ sở hạ tầng, tạo khối lượng việc làm lớn cho nền kinh tế. - Tổ chức sự kiện là một công cụ marketing hữu hiệu, vì khi sự kiện diễn ra đạt kết quả tốt nó sẽ thúc đẩy hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp nói riêng và nền kinh tế nói chung. 1.4.2.2. Tác động đến văn hóa - xã hội - Bản thân quá trình tổ chức sự kiện sẽ tạo ra một khối lượng việc làm nhất định cho xã hội, cùng với những tác động kinh tế (đã đề cập ở trên), có thể thấy rằng sự kiện sẽ tạo ra khối lượng việc làm đáng kể cho xã hội. - Khi có sự phát triển dịch vụ tổ chức sự kiện, sẽ góp phần nâng cao đời sống của người dân, phát triển nền văn hóa tiên tiến đậm đà bản sắc dân tộc (qua việc tổ chức thành công các lễ hội chẳng hạn). Sự kiện giúp con người có điều kiện giao lưu, đoàn kết tiếp cận với cuộc sống hiện đại, góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống. - Sự kiện ở phạm vi quốc tế góp phần vào việc mở rộng và củng cố các mối quan hệ đối ngoại và làm tăng thêm sự hiểu biết lẫn nhau giữa các dân tộc và các nước trên thế giới. Ví dụ : qua Segames 23 tổ chức ở Việt Nam góp phần phát triển các mối quan hệ của Việt Nam với các nước trong khu vực. - Tổ chức các sự kiện truyền thống (ví dụ các lễ hội văn hóa, phong tục tập quán, lễ hội tín ngưỡng ) một cách chuyên nghiệp sẽ tác động trực tiếp và gián tiếp đến việc bảo tồn các di sản văn hóa của một quốc gia, nâng cao truyền thống, lòng tự hào dân tộc, tính tự trọng, tự tôn dân tộc, thúc đẩy việc giữ gìn và nâng cao bản sắc văn hoá, bảo tồn tính đa dạng văn hoá, khắc phục tính tự ty dân tộc. 1.4.3.3. Một số tác động tiêu cực Bên cạnh các tác động tích cực đã đề cập ở trên, khi diễn ra các sự kiện cũng có thể gây ra những tác động tiêu cực nhất định đến kinh tế xã hội như : 38
40. - Các sự kiện lớn, và nhiều sự kiện cùng diễn ra sẽ gây sức ép ngày càng cao đối với hạ tầng cơ sở (sử dụng nhiều điện, nước, nhiên liệu và làm tăng lượng nước thải và chất thải); tăng chi phí cho hoạt động của công an, cứu hỏa, dịch vụ y tế - Các sự kiện có thể gây các vấn đề như tắc nghẽn giao thông ; ô nhiễm môi trường, phá vỡ lối sống của dân cư nơi diễn ra các sự kiện, sự gián đoạn của các hoạt động kinh doanh bình thường - Ảnh hưởng của các sự kiện đến đời sống dân cư nơi diễn ra sự kiện như các vấn đề về tập trung quá đông lượng người, tăng giá các hàng hóa tiêu dùng, khan hiếm hàng hóa - Một số sự kiện có thể kéo theo các tệ nạn xã hội như : ma tuý, cờ bạc, mất trật tự công cộng ở nhiều địa phương, hoặc có thể gây ra sự lây truyền một số bệnh tật. - Các vấn đề về môi trường mà tiêu biểu nhất là rác thải: Khi sự kiện diễn ra sẽ xuất hiện nhu cầu cao về tiêu dùng các sản phẩm và lượng người đông sinh hoạt và đời sống, cho nên thường thải ra môi trường lượng chất thải lớn. Sự kiện còn có thể làm ô nhiễm môi trường không khí, tiếng ồn lớn Tóm lại, tổ chức sự kiện vừa có tác động tích cực, vừa có tác động tiêu cực đến kinh tế, văn hóa, xã hội và môi trường. Nhận thức được vấn đề này, để nhà đầu tư sự kiện, nhà tổ chức sự kiện phải biết cân đối các lợi ích khi tiến hành sự kiện cũng như lựa chọn được cách thức tiến hành sự kiện một cách hiệu quả nhất; hạn chế những mặt tiêu cực phát huy những tác động tích cực mà sự kiện mang lại cho đời sống kinh tế xã hội. 1.4.3. Mối quan hệ giữa sự kiện và du lịch 1.4.3.2. Tổ chức sự kiện và xúc tiến du lịch Việc tổ chức các sự kiện, đặc biệt là các sự kiện lớn có quy mô quốc gia, quốc tế sẽ có những tác động rất lớn đến hoạt động xúc tiến du lịch. Qua các sự kiện không chỉ làm tăng số lượng khách mà còn kéo dài thời gian lưu trú, tăng chi tiêu của khách. Tuy nhiên, không chỉ có các lợi ích trước mắt như đã đề cập ở trên mà việc tổ chức sự kiện còn mang lại những lợi ích lâu dài khác. Thông qua các sự kiện cùng với việc quảng bá của các phương tiện thông tin đại chúng, cùng với sự quảng bá trực tiếp từ lượng khách đến tham gia sự kiện có thể tạo nên hình ảnh tốt đẹp về nơi diễn ra sự kiện như một điểm đến du lịch hấp dẫn. Điều này, 39
41. sẽ hấp dẫn các du khách mới và thu hút những khách đã đến tham gia sự kiện quay trở lại. Ngoài ra như trên đã đề cập, du lịch MICE có liên hệ rất chặt chẽ với dịch vụ tổ chức sự kiện, việc mở rộng các sự kiện sẽ thúc đẩy loại hình du lịch MICE phát triển. Hộp 1.8. Vai trò của sự kiện trong xúc tiến du lịch Trong một nghiên cứu của Úc năm 1989 về sự kiện cuộc đua xe thường niên Grand Prix tại Victoria (Viện Nghiên cứu Kinh tế và Công nghiệp 1989), Có gần 57% du khách nói rằng có khả năng rất lớn họ sẽ quay lại Victoria trong vòng hai năm. Một điều còn làm nổi bật vai trò của sự kiện đối với xúc tiến du lịch hơn nữa là phần lớn trong số đó có đề cập thêm điều kiện 'chỉ khi có một giải Grand Prix'. The Wales Tourist Board tiến hành một chiến dịch tiếp thị chính và quảng cáo liên quan đến giải vô địch Thế giới về Rugby tại xứ Wales vào năm 1999. Mục tiêu tổng thể của nó là sử dụng các giải đấu như là một cơ hội để thu hút thêm khách đến với quốc gia và sẽ phát triển lượng khách này về lâu dài. Trong thực tế, ước tính hơn 330.000 người đã đến tham gia sự kiện. Trong các cuộc khảo sát của quốc tế Rugby fan tiến hành trước và sau khi World Cup Rugby, gần 70 phần trăm số khách được hỏi có khả năng họ sẽ quay lại đây vào những kỳ nghỉ trong tương lai. Trong số những người xem truyền hình về các nội dung của sự kiện trên truyền hình, có gần 25% nghĩ rằng có có nhiều khả năng sẽ đến thăm nơi này trong tương lai. (Theo Festival and special event management) 1.4.3.2. Tổ chức sự kiện và thời vụ du lịch Một trong những thế mạnh của sự kiện là tạo ra sức hút về khách du lịch để hạn chế những ảnh hưởng tiêu cực của thời vụ du lịch. Tại những điểm du lịch chịu ảnh hưởng rất lớn về tính thời vụ (ví dụ các điểm du lịch biển ở miền bắc Việt Nam) vào thời điểm ngoài vụ lượng khách du lịch rất ít, trong khi đó cơ sở vật chất và các điều kiện về cung du lịch lại dư thừa gây nên sự lãng phí rất lớn. Tại các điểm du lịch có tính thời vụ cao này, vào thời điểm ngoài vụ nếu có điều kiện tổ chức các sự kiện như: các lễ hội văn hóa truyền thống, lễ hội thể thao, hội thảo, hội nghị sẽ tiếp tục khai thác được lượng khách du lịch. Việc tạo ra các sự kiện mang tính chất truyền thống có thể còn phụ thuộc vào chiều dày lịch sử, văn hóa tuy nhiên có một số sự kiện mang tính hiện đại (đặc biệt là các sự kiện về văn hóa, thể thao, hội nghị, hội thảo, giải trí, thi đấu ) có thể tổ chức nếu có được các điều kiện thuận lợi (ví dụ: đăng cai cuộc thi Sao Mai ở Tuần Châu vào mùa đông chẳng hạn), điều này sẽ tạo nên một lượng khách đáng kể đến với điểm du lịch. Một trong số những điểm du lịch biển khai thác tốt nhất 40
42. việc tổ chức sự kiện và du lịch MICE trong thời điểm ngoài vụ ở miền Bắc là Đồ Sơn- Hải Phòng. Trong thời gian tới, các điểm du lịch cần chú trọng quan tâm đến việc khai thác và tổ chức các sự kiện để khắc phục những tác động của thời vụ du lịch. 1.4.3.3. Tổ chức sự kiện có thể nâng cao cơ sở vật chất phục vụ du lịch Các sự kiện lớn ở tầm quốc tế như các olimpic, world cup hoặc ở quy mô nhỏ hơn như: seagames, asian cup, hội nghị thượng đỉnh các nước nói tiếng Pháp sẽ là một dịp để nâng cao cơ sở vật chất phục vụ du lịch. Đối với các sự kiện này, các chính phủ các tổ chức trong và ngoài nước sẽ có những đầu tư cho nơi tổ chức sự kiện xây dựng, nâng cấp hoàn thiện không chỉ là cơ sở hạ tầng về giao thông, thông tin liên lạc mà còn đầu tư phát triển các cơ sở cung ứng du lịch. Ngoài ra, khi sự kiện sắp diễn ra, do kỳ vọng lượng khách đến tham gia sự kiện và do những tác động tích cực của việc tổ chức sự kiện đến xúc tiến du lịch (như đã đề cập ở trên) các cơ sở kinh doanh du lịch sẽ tiến hành đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất của mình. CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 1 1. Trình bày được ý nghĩa của tổ chức sự kiện, các hoạt động tác nghiệp cơ bản của sự kiện, các thành phần tham gia trong sự kiện. 2. Phân tích đặc điểm của hoạt động tổ chức sự kiện. 3. Mô tả sơ lược về thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam. 4. Phân biệt được các loại hình sự kiện, cho ví dụ. 5. Lấy ví dụ dẫn chứng, chứng minh được vai trò, tác động của sự kiện tới các thành phần tham gia sự kiện và đời sống xã hội 6. Phân tích các yếu tố ảnh hưởng tới tổ chức sự kiện. 41
43. CHƯƠNG 2: HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ, LẬP CHƯƠNG TRÌNH VÀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH SỰ KIỆN Mục tiêu: - Hiểu và mô tả được ý nghĩa, những điểm cần lưu ý khi nghiên cứu các yếu tố có liên quan đến sự kiện. - Hiểu, mô tả được chủ đề của sự kiện; quá trình hình thành chủ đề cho sự kiện - Hiểu và tiến hành được việc xây dựng chương trình cho sự kiện - Thực hiện được việc liệt kê các loại chi phí và lập được dự toán ngân sách tổ chức các sự kiện có quy mô vừa và nhỏ. - Lập được hợp đồng giữa nhà tổ chức sự kiện và nhà đầu tư sự kiện - Mô tả được những điểm cần chú ý trong quá trình đàm phán và tiến hành ký kết hợp đồng với nhà đầu tư sự kiện. 2.1. NGHIÊN CỨU CÁC YẾU TỐ CÓ LIÊN QUAN ĐẾN SỰ KIỆN 2.1.1. Mục tiêu của sự kiện 2.1.1.1. Mục tiêu của sự kiện là gì? Mục tiêu của sự kiện đó là những kết quả mà nhà đầu tư sự kiện, nhà tổ chức sự kiện cũng như các thành phần tham gia khác định ra nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện sự kiện. Mục tiêu của sự kiện như một mốc kích thích cho mọi nỗ lực của các hạng mục công việc trong tổ chức sự kiện, mặt khác nó được sử dụng như một công cụ để đánh giá, kiểm soát các hạng mục công việc trong sự kiện. Mục tiêu của sự kiện thường do nhà đầu tư sự kiện đưa ra, tuy nhiên đó chỉ là những mục tiêu cụ thể. Với kinh nghiệm của mình trong lĩnh vực tổ chức sự kiện nhà tổ chức sự kiện nên tìm hiểu mục tiêu cao hơn của việc tổ chức sự kiện (mà mục tiêu của sự kiện chỉ là một phần để đạt được mục tiêu cao hơn này) để từ đó có sự tư vấn cho nhà đầu tư sự kiện. Ví dụ: với mục đích chiến lược là mở rộng thị phần trên một địa bàn nào đó, nhà đầu tư sự kiện quyết định mở một chiến dịch giới thiệu sản phẩm và các trò chơi có thưởng với mục tiêu cụ thể hơn là tạo hình ảnh tốt đẹp với khách hàng. Nhà tổ chức sự kiện sau khi nghiên cứu có thể tư vấn cho nhà đầu tư sự kiện xem xét lại mục tiêu của các sự 42
44. kiện định tổ chức nói trên là không chỉ tạo hình ảnh tốt đẹp với khách hàng mà còn thêm mục đích xúc tiến thương mại, quảng cáo sản phẩm đến khách hàng. Việc bổ sung, thay đổi mục đích sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ chương trình, nội dung của sự kiện dự định sẽ được tổ chức. Ngoài ra, do tính chất quyết định cũng như mức độ ảnh hưởng của mục tiêu sự kiện đến toàn bộ các hoạt động trong quá trình tổ chức sự kiện như: xây dựng chương trình, sáng tạo các ý tưởng, lập kế hoạch, chuẩn bị và triển khai thực hiện các hạng mục công việc trong sự kiện do đó việc xác định mục tiêu một cách rõ ràng, cũng như mục tiêu phải đảm bảo tính thống nhất, tính khả thi là hết sức quan trọng. 2.1.1.2. Các yêu cầu của mục tiêu Mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực (mục tiêu chính đáng) Mục tiêu của sự kiện cần phải mang một ý nghĩa đích thực phù hợp với các mục tiêu chung của đời sống xã hội. Đây là điều kiện cần để tổ chức thành công một sự kiện và đạt được mục tiêu mà nhà đầu tư sự kiện đưa ra, đảm bảo mang lại các lợi ích chính đáng cho những thành phần tham gia sự kiện. Với các mục tiêu đi ngược với mục tiêu chung của đời sống xã hội, sẽ bị xã hội lên án thậm chí bị pháp luật ngăn cấm. Ngoài ra các mục tiêu không chính đáng thường sẽ không tồn tại được lâu và có thể gây tác dụng ngược khi xã hội nhận biết. Ví dụ: Một doanh nghiệp đầu tư một sự kiện lớn, tốn kém nhằm giới thiệu một sản phẩm kém chất lượng (chẳng hạn một loại sữa có hàm lượng dinh dưỡng thấp, được nhập khẩu với giá rẻ), nhưng lại nhằm mục tiêu: quảng cáo cho loại sữa này là loại sữa chất lượng cao, được khách hàng nhiều nước trên thế giới ưa chuộng chẳng hạn. Với mục tiêu như trên cho dù sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, tốn kém đến đâu cũng khó có thể đạt được, mặt khác nó không chỉ làm giảm uy tín của doanh nghiệp đầu tư sự kiện mà cả cả doanh nghiệp nhận tổ chức sự kiện cũng bị mất uy tín và bị xã hội phản đối. Mục tiêu phải rõ ràng Mục tiêu đòi hỏi phải được xác định rõ ràng, tránh chung chung. Một mục tiêu chung chung theo kiểu: phấn đấu mang lại uy tín cho công ty, phấn đấu tăng sức cạnh tranh cho công ty (như khi tổ chức một sự kiện thương mại nào đó) v.v sẽ không tập trung được trí tuệ của tập thể, không cho phép huy động mọi nỗ lực của nhà đầu tư cũng như nhà tổ chức sự kiện. Mục tiêu của sự kiện có thể thể hiện qua các chỉ tiêu tiêu định lượng như: quy mô ảnh hưởng của sự kiện, số khách mời tham dự, số lượng các phương tiện 43
45. truyền thông đưa tin v.v nhưng cũng có thể diễn đạt qua các chỉ tiêu định tính như: nâng cao thương hiệu sản phẩm, mang lại uy tín cho chủ đầu tư sự kiện tuy nhiên mục tiêu càng cụ thể thì càng thuận lợi cho việc xây dựng chương trình, ý tưởng và lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Mục tiêu phải thể hiện như một yếu tố thúc đẩy mọi nỗ lực của nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện Một mục tiêu dễ dàng được thực hiện sẽ không mang tính chất thúc đẩy; mục tiêu vượt quá năng lực phấn đấu của nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện sẽ trở nên xa vời, thiếu tính thuyết phục. Vì vậy, mục tiêu phải đảm bảo tính hiện thực và tính tiên tiến. Nó không chỉ phản ánh các mục tiêu thực tế, mục tiêu gần của sự kiện mà còn phải thể hiện tiềm năng phát triển trong tương lai mà chủ đầu tư cũng nhà tổ chức sự kiện có thể đạt được trên cơ sở tận dụng mọi cơi hội, giảm thiểu rủi ro, phát huy nội lực đến mức cao nhất. Mục tiêu phải linh hoạt và có tính khả thi Mục tiêu phải đảm bảo rõ ràng nhưng không cứng nhắc có nghĩa là phải có độ linh hoạt nhất định để có thể điều chỉnh khi có những diễn biến bất thường về cơ hội, nguy cơ, rủi ro khôn lường khi hoạch định. Đồng thời mục tiêu phải có tính khả thi cao mới tạo được niềm tin của các chuyên gia quản lý sự kiện và tập thể những người tham gia sự kiện, mới được sự ủng hộ và quyết tâm thực hiện. Mục tiêu phải đảm bảo sự thống nhất Mục tiêu tổng thể của sự kiện phải phù hợp với mục tiêu chung của chủ đầu tư sự kiện và nhà tổ chức sự kiện. Mục tiêu cụ thể của từng hạng mục hoạt động phải xây dựng trên cơ sở mục tiêu chung của cả sự kiện, mục tiêu của từng lĩnh vực phải nhất quán và có tác dụng thực hiện mục tiêu tổng thể của sự kiện. Ngoài ra mục tiêu chung của sự kiện phải đảm bảo sự thống nhất với mục tiêu của các thành phần tham gia sự kiện. 2.1.1.3. Thứ bậc mục tiêu trong tổ chức sự kiện Một sự kiện được tổ chức thường không chỉ hướng tới một mục tiêu mà nó hướng tới nhiều mục tiêu khác nhau. Nhà tổ chức sự kiện cần xác định được thứ bậc của các mục tiêu (mục tiêu chính, mục tiêu phụ), để tập trung trong quá trình tổ chức sự kiện. Ngoài ra, cũng cần phải xem xét tính hợp lý về số lượng cũng như thứ bậc của các mục tiêu mà chủ đầu tư sự kiện đưa ra. Số lượng, thứ 44
46. bậc và tính chất, nội dung của các mục tiêu của sự kiện sẽ tác động trực tiếp đến quy mô, chương trình và ngân sách tổ chức sự kiện. Với các sự kiện khác nhau, thường có hệ thống mục tiêu khác nhau. Dưới đây là một số mục tiêu điển hình gắn với các loại hình sự kiện thường gặp. - Hội họp, hội thảo, hội nghị- hệ thống các mục tiêu điển hình bao gồm: + Tập hợp các thành viên có liên quan nhằm bàn bạc, trao đổi thông tin. + Cung cấp thông tin về sản phẩm mới, ý tưởng mới. + Trao đổi ý kiến + Tìm kiếm sự đồng thuận + Tìm các giải pháp cho các vấn đề còn tồn đọng. - Sự kiện đoàn thể: + Tuyên dương thành tích + Cảm ơn (khách hàng, các nhà cung cấp) + Gặp gỡ, giao lưu + Giới thiệu sản phẩm + Đánh bóng thương hiệu + Lễ kỷ niệm. - Sự kiện gây quỹ: + Thu hút sự chú ý của công chúng + Tạo lập quỹ trực tiếp (đóng góp trực tiếp trong quá trình diễn ra sự kiện) + Thu hút các nhà tài trợ mới + Thu hút người ủng hộ + Tăng số lượng tình nguyện viên - Sự kiện khuyến khích kinh doanh: + Ghi nhận, thảo luận về doanh số bán hàng, doanh số tiêu thụ + Tập hợp đội ngũ kinh doanh đánh giá kết quả thực hiện và xác định các chiến lược, biện pháp, kế hoạch phát triển kinh doanh trong tương lai. + Gặp gỡ, trao đổi ý kiến giữa lãnh đạo doanh nghiệp với đội ngũ kinh doanh bên ngoài doanh nghiệp 45
47. + Tranh thủ sự ủng hộ nội bộ và của các đối tác. - Các sự kiện đặc biệt khác: + Gây sự chú ý trong giới truyền thông + Gây sự chú ý trong công chúng + Thu hút khách hàng mới + Trao phần thưởng, tặng phẩm (cho các thành viên tham gia sự kiện hoặc các cuộc thi, khuyến mại của doanh nghiệp) - Các sự kiện văn hóa liên quan đến phong tục tập quán (như mừng thọ, sinh nhật, lễ hội ) + Cảm tạ chủ sự kiện + Thực hiện theo các định chế về văn hóa, phong tục tập quán của cộng đồng. + Thu hút khách du lịch + Quảng bá văn hóa của vùng, địa phương với du khách và các phương tiện truyền thông Như trên đã đề cập, mục tiêu sự kiện quyết định đến chương trình, ngân sách cũng như kế hoạch chuẩn bị, triển khai thực hiện sự kiện hay nói cách khác nó có tầm ảnh hưởng quyết định đến toàn bộ quy trình tổ chức sự kiện. Do đó việc phân tích mục tiêu sự kiện có một vai trò quan trọng. Với những mục tiêu chính của chủ đầu tư sự kiện đòi hỏi nội dung sự kiện phải được thiết kế và thực hiện để đạt được. Tuy nhiên, bên cạnh đó các mục tiêu cụ thể khác cũng đòi hỏi có các ý tưởng, chương trình sát thực với chúng. Chẳng hạn, mục tiêu thu hút công chúng đến với sự kiện nhằm đánh bóng thương hiệu sản phẩm cần phải có các hoạt động phụ trợ đi kèm như (biểu diễn ca nhạc trực tiếp, trò chơi có thưởng, tặng phẩm ) 2.1.2. Tiếp nhận các thông tin của nhà đầu tư sự kiện Vấn đề đầu tiên để xây dựng chương trình cho sự kiện là cần tiếp nhận các yêu cầu của nhà đầu tư sự kiện, các yêu cầu này sẽ được đề cập trong bản hợp đồng giữa nhà đầu tư sự kiện và nhà tổ chức sự kiện, tuy nhiên hợp đồng thường được thảo ra khi đã có chương trình và dự toán cho sự kiện. Vì vậy, việc tiếp nhận các thông tin của nhà đầu tư sự kiện là hết sức quan trọng. Nó là cơ sở cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch, lập dự toán cho sự kiện. 46
48. Các thông tin cơ bản cần phải có từ nhà đầu tư sự kiện trước khi hình thành chủ đề cũng như lập chương trình cho sự kiện, lập dự toán cho sự kiện bao gồm: - Mục tiêu của sự kiện (đã đề cập chi tiết ở phần trên) - Các ý tưởng mà nhà đầu tư sự kiện muốn truyền đạt - Thời gian thực hiện sự kiện - Địa điểm tổ chức sự kiện (venue) - Cách thức phục vụ (catering) - Hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker) - Cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light) - Các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects) - Các nội dung cơ bản trong sự kiện (các hoạt động chính của sự kiện như: đón tiếp, phục vụ khách mời, khai mạc, diễn biến, kết thúc sự kiện) - Các hoạt động bổ trợ sự kiện (tham quan, triển lãm, bán hàng ) - Cách thức lập dự toán, tính giá sự kiện - Các thông tin khác. Cần lưu ý, các thông tin nói trên càng chi tiết, đầy đủ càng thuận lợi cho việc hình thành chủ đề cũng như lập chương trình cho sự kiện, lập dự toán cho sự kiện. Với các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, người chủ trì việc lập kế hoạch và xây dựng chương trình thường là người trực tiếp tiếp nhận thông tin từ chủ đầu tư sự kiện. Vì trong quá trình tiếp nhận thông tin còn có thể kết hợp với việc trao đổi, bàn bạc, bổ sung các yếu tố cần thiết để có đủ cơ sở xây dựng một chương trình khả thi cho sự kiện. Ngoài ra khi tiếp nhận thông tin từ nhà đầu tư sự kiện cần có những mẫu cho trước để hạn chế những thiếu sót trong việc tiếp nhận thông tin. 2.1.3. Nghiên cứu các yếu tố khác có liên quan đến sự kiện Để thành công trong việc tổ chức một sự kiện đáp ứng các mục đích và đòi hỏi của nhà đầu tư sự kiện cũng như các yêu cầu khác trong hoạt động tổ chức sự kiện việc nghiên cứu các yếu tố có liên quan đến sự kiện có một ý nghĩa rất quan trọng, đặc biệt là đối với các sự kiện quan trọng, có ý nghĩa xã hội to lớn. Các yếu tố có liên quan đến sự kiện nó bao hàm các yếu tố ảnh hưởng đến 47
49. sự kiện (đã đề cập trong mục 1.3. Những yếu tố ảnh hưởng tới sự kiện), tuy nhiên ảnh hưởng của các yếu tố này thường mang tính vĩ mô, do đó trong thực tế của quy trình tổ chức sự kiện người ta thường xem xét các yếu tố cụ thể như: - Các yếu tố khách quan - Đó là những yếu tố nằm ngoài phạm vi kiểm soát của nhà tổ chức sự kiện như: + Các yếu tố của nhà đầu tư sự kiện: Mục đích tiến hành, các ý tưởng và các yêu cầu cụ thể trong sự kiện của nhà đầu tư sự kiện. Đây là yếu tố quyết định đến chủ đề cũng như nội dung của sự kiện. Tuy nhiên với kinh nghiệm cũng như trách nhiệm của nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần có những sự tư vấn nhất định để hạn chế những đòi hỏi bất khả thi, những yêu cầu không hiệu quả và thực sự mang lại lợi ích thiết thực cho nhà đầu tư sự kiện. + Các yếu tố tự nhiên: Điều kiện về thời tiết, khí hậu, địa hình nơi diễn ra sự kiện. + Yếu tố chính trị- an ninh: Luật pháp, các quy định của chính quyền nơi tổ chức sự kiện (regulation); Điều kiện an ninh, trật tự an toàn xã hội + Yếu tố kinh tế: Điều kiện về kinh tế, thu nhập, tốc độ tăng trưởng kinh tế của khách hàng tham gia sự kiện. + Yếu tố về văn hóa- xã hội: Văn hóa của những người tham gia sự kiện (client culture) (bao gồm cả phong tục, tập quán, truyền thống, tín ngưỡng- tôn giáo ) + Các yếu tố khách quan khác: Ngoài các yếu tố khách quan kể trên còn những yếu tố khách quan khác có thể có những ảnh hưởng nhất định đến sự kiện cần xem xét như các yếu tố về dịch bệnh, thảm họa - Các yếu tố chủ quan: Đây là những yếu tố trong tầm kiểm soát của nhà tổ chức sự kiện như: + Nguồn lực của nhà tổ chức sự kiện (resource): nguồn nhân lực, cơ sở vật chất kỹ thuật, kinh nghiệm tổ chức sự kiện + Địa điểm tổ chức (venue) + Cách thức phục vụ (catering) + Hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker) + Cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light) + Các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects) 48
50. 2.2. HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ SỰ KIỆN 2.2.1. Chủ đề sự kiện là gì? Chủ đề cho sự kiện được hiểu là nội dung ngắn gọn mang tính khái quát, biểu tượng chứa đựng các ý tưởng, mục đích, nội dung, hình thức của sự kiện. Ví dụ: Hội nghị khách hàng của công ty IVE quý II năm 2008 - Lễ khai trương siêu thị Việt Chủ đề của sự kiện không phải là một cụm từ cứng nhắc, công thức mà tùy theo mục đích, ý tưởng, tính sáng tạo đột phá của nhà đầu tư sự kiện, nhà tổ chức sự kiện nó có thể có những cách biểu đạt khác nhau. Tuy nhiên, chủ đề của sự kiện là cơ sở để xây dựng các ý tưởng (tuy nhiên các ý tưởng cũng là cơ sở để điều chỉnh chủ đề thậm chí từ ý tưởng mới xây dựng nên chủ đề), chủ đề cũng là cơ sở đề xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chức sự kiện nên nó phải chứa đựng đầy đủ các thông tin cơ bản như: Hình thức tổ chức sự kiện, tên chủ đầu tư sự kiện hoặc nội dung cơ bản của sự kiện, thời gian cho sự kiện Ví dụ: Lễ khai trương chợ Bình Tây, Lễ khởi công , Gặp gỡ khách hàng cuối năm , Hội thảo du học Anh Cần phân biệt chủ đề sự kiện và tên của sự kiện - Trong nhiều trường hợp người ta sử dụng chính chủ đề (có thể thu gọn lại, khái quát hóa, biểu tượng hóa) để làm tên của sự kiện. Chính vì điều này, có thể có những quan điểm đồng nghĩa tên của sự kiện với chủ đề sự kiện. - Trong những trường hợp khác, tên của chủ đề có thể mang tính biểu tượng cao hoặc với mục đích gây ấn tượng, mục đích tạo sự hiếu kỳ, mục đích sự dụng tên theo hướng marketing người ta có thể đưa ra một cách ngắn gọn, ví dụ có những sự kiện có tên: Duyên dáng Việt Nam, Ngày vui của bé Những tên gọi theo kiểu trên không thể là chủ đề của sự kiện được vì nó không đủ thông tin cho việc lựa chọn hình thức, xây dựng chương trình, phát triển các ý tưởng trong tổ chức sự kiện. Song song với việc xây dựng chủ đề cho sự kiện, người ta có thể tiến hành nêu ra, phát triển các ý tưởng tổ chức sự kiện, xây dựng tên gọi của sự kiện. 2.2.2. Hình thành chủ đề cho sự kiện Thông thường chủ đề của sự kiện thường được các nhà đầu tư xác định từ trước và yêu cầu các nhà tổ chức sự kiện thực hiện theo. 49