›
›

Bài giảng Tổ chức hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp

pdf 88 trang phuongnguyen 3590
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Tổ chức hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfbai_giang_to_chuc_he_thong_thong_tin_quan_tri_doanh_nghiep.pdf

Nội dung text: Bài giảng Tổ chức hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp

  1. TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP
  2. • TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP • - Chương 1: Tổng quan về hệ thống thông tin • - Chương 2: Cơ sở tổ chức hệ thống thông tin quản trị • - Chương 3: Phương pháp xây dựng hệ thống thông tin quản trị • - Chương 4: Thiết kế hệ thống thông tin quản trị • - Chương 5: Xây dựng kế hoạch thiết kế hệ thống thông tin quản trị • - Chương 6: Hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp
  3. I. KHÁI NIỆM VỀ THÔNG TIN • Thông tin là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay nói rộng hơn thông tin bao gồm những tri thức về các đối tượng. • Biểu tượng mang tin có thể là: âm thanh, chữ viết, băng từ, cử chỉ được gọi chung là dữ liệu. Quy trình thông tin như sau:
  4. Phản hồi Truyền đạt YùÙ Mã thông tin Tiếp Giải Nhận tưởng hóa nhận mã thức Người gửi Người nhận Nhiễu
  5. Quan niệm về thông tin • • (1) Theo quan nieäm caùc nhaø thoáng keâ: Thoâng tin laø ñoä ño söï giaûm tính baát ñònh khi thöïc hieän bieán coá naøo ñoù (Entropy). Thoâng tin chæ chöùa nhöõng döõ lieäu laøm giaûm tính baát ñònh töùc laø nhöõng thoâng tin môùi. • (2) Theo quan nieäm cuûa caùc nhaø kyõ thuaät: Thoâng tin laø baát kyø moät thoâng baùo naøo ñöôïc taïo thaønh bôûi moät soá löôïng daáu hieäu nhaát ñònh. Laø taát caû caùc thoâng baùo, taøi lieäu, soá lieäu, chæ tieâu. • (3) Theo quan nieäm caùc nhaø quaûn lyù: Thoâng tin laø nhöõng thoâng baùo, soá lieäu duøng laøm cô sôû cho vieäc ra quyeát ñònh.
  6. II. VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN • 1.Thông tin là phương tiện để thống nhất hoạt động của một tổ chức • 2. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là mắc xích của hệ thống thông tin kinh tế - xã hội • 3. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là đối tượng lao động của cán bộ quản lý và là cơ sở để ra quyết định • 4. Thông tin là dấu hiệu phản ánh cấp độ của hệ thống quản lý
  7. Quá trình quản lý Lập kế Tổ Biên chế Lãnh Kiểm tra hoạch chức đạo THÔNG TIN Môi trường bên ngoài - Nhà cung cấp - Khách hàng - Đối thủ cạnh tranh - Nhà nước, chính trị, luật pháp - Kinh tế – xã hội
  8. III. YÊU CẦU ĐỐI VỚI THÔNG TIN • Tính chính xác • Tính kịp thời • Tính hệ thống, tính tổng hợp, tính đầy đủ • Tính cô đọng và logic • Tính kinh tế • Tính bảo mật
  9. IV. Phân loại thông tin • 1.Theo mối quan hệ đối với một tổ chức • (1) Thông tin bên ngoài: là thông tin xuất hiện từ môi trường bên ngoài của một tổ chức hay là các thông tin do cấp trên đưa đến, đây là những thông tin có ảnh hưởng lớn đến hoạt động của tổ chức. • + Các văn bản pháp chế. • + Các chỉ thị, mệnh lệnh của cơ quan cấp trên. • + Các hướng dẫn về kiểm tra, thanh tra, định mức kỹ thuật. • (2)Thông tin bên trong (thông tin nội bộ): là thông tin xuất hiện bên trong của tổ chức, nó tạo khả năng xác định tình hình nội bộ của tổ chức, tình hình thực hiện nhiệm vụ đề ra. Bao gồm các số liệu về: + Kế toán. • + Tài chính. • + Thống kê. • + Cung ứng • + Biên chế
  10. • 2.Theo chức năng thể hiện: thông tin được chia ra thông tin chỉ đạo và thông tin thực hiện. • (1)Thông tin chỉ đạo: mang các chủ trương, mệnh lệnh, nhiệm vụ, mục tiêu của các tổ chức, tác động đến hoạt động của đối tượng quản lý. • (2)Thông tin thực hiện: phản ánh toàn diện kết quả thực hiện mục tiêu đã định của tổ chức.
  11. 3.Theo cách truyền tin • (1) Thông tin có hệ thống: truyền đi theo nội dung và thủ tục đã định trước và trong chu kỳ nhất định, gồm: • Các báo cáo thống kê được duyệt. • Thông tin về tình hình hoạt động hàng ngày hoặc 10 ngày của tổ chức. • (2) Thông tin không có hệ thống: truyền đi khi có sự kiện đột xuất nảy sinh trong quá trình hoạt động, ngẫu nhiên, tạm thời, cần có sự can thiệp của cấp trên.
  12. 4. Theo phương thức thu nhận và xử lý • (1)Thông tin khoa học kỹ thuật. Thông tin này làm cơ sở cho việc chế tạo các loại thiết bị và tổ chức các quá trình công nghệ. Do các cơ quan khoa học kỹ thuật thu thập trong sách, tạp chí khoa học kỹ thuật, bằng phát minh sáng chế • (2) Thông tin thu nhận trực tiếp trong quá trình sản xuất kinh doanh thực tế. Thông tin này có mối liên hệ ngược trong hệ thống quản lý như các thông tin về kế toán thống kê.
  13. 5.Theo hướng chuyển động • (1)Thông tin chiều ngang: nối các chức năng quản lý của một cấp. • (2)Thông tin theo chiều dọc: nối các chức năng ở các cấp khác nhau trong cơ cấu quản lý. • (3)Thông tin lên: hướng từ cấp dưới lên theo cách tổng hợp dần. • (4)Thông tin xuống: đưa từ trên xuống dưới, theo cách chi tiết hóa dần.
  14. 6.Theo kênh thu nhận • (1)Thông tin chính thức là các thông tin được thu nhận theo ngành dọc do tổ chức quy định mà cấp dưới phải báo cáo theo địa chỉ nhất định như các báo cáo hàng tháng, hàng quý, hàng năm của các doanh nghiệp . • (2)Thông tin không chính thức là các thông tin không được nhận qua kênh chính thức mà phải qua đợt điều tra, ví dụ điều tra về thị phần, điều tra về thái độ phục vụ của nhân viên
  15. 7.Theo số lần gia công • (1)Thông tin ban đầu (sơ cấp): có sự theo dõi, ghi chép trực tiếp. • (2)Thông tin thứ cấp: được chế biến từ thông tin ban đầu và thông tin trung gian.
  16. 8.Theo ý định của đối thủ • - Thông tin giả. • - Thông tin thật. • - Thông tin phóng đại.
  17. 9.Theo lĩnh vực quản trị . Thông tin về chiến lược kinh doanh . Thông tin về tình hình sản xuất. . Thông tin về chất lượng và công nghệ, . Thông tin về nhân sự và tiền lương. . Thông tin về marketing và tình hình tiêu thụ sản phẩm. . Thông tin về giá thành và chi phí sản xuất. . Thông tin về tình hình tài chính.
  18. • Chương 2 • CƠ SỞ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ
  19. I. QUY TRÌNH THÔNG TIN QUẢN TRỊ Thông tin vào Thu thập Chọn lọc Xử lý Phân loại Bảo quản Thông tin ra Truyền đạt thông tin
  20. II. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 1.Yêu cầu của tổ chức bộ máy quản lý 1. Phải thực hiện đầy đủ, toàn diện các chức năng quản lý • 2. Phải đảm bảo thực hiện đầy đủ nguyên tắc thủ trưởng, nâng cao quyền hạn và trách nhiệm cá nhân trong quản lý. • 3. Phải phù hợp với quy mô sản xuất, thích ứng với những đặc điểm của doanh nghiệp. • 4. Phải đảm bảo bộ máy quản lý tinh giảm nhưng có hiệu lực.
  21. 2.Cơ cấu bộ máy quản lý a.Mô hình cơ cấu trực tuyến • Cơ cấu này có đặc điểm cơ bản là mối quan hệ giữa các nhân viên trong tổ chức thực hiện theo một đường thẳng. Người thực hiện chỉ nhận và thi hành mệnh lệnh của người phụ trách cấp trên trực tiếp. Người phụ trách chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả công việc của người dưới quyền mình
  22. SƠ ĐỒ CẤU TRÚC TRỰC TUYẾN A • A :Thủ trưởng đơn vị • B :Các người lãnh B1 B2 B3 đạo cấp trung gian • C : Các người lãnh đạo cấp thấp nhất C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7
  23. Ưu điểm . Tăng cường trách nhiệm cá nhân, tránh được tình trạng người thừa hành phải thi hành những mệnh lệnh, chỉ thị khác nhau, thậm chí mâu thuẫn nhau của nhiều người phụ trách. . Nhanh, linh động, ít tốn kém chi phí và kiểm tra dễ dàng. Nhược điểm: . Chỉ áp dụng cho những tổ chức nhỏ. . Đòi hỏi người chỉ huy trực tuyến phải có kiến thức toàn diện. . Nếu khối lượng công việc lớn, thường làm cho người quản lý bị quá tải.
  24. b.Cơ cấu chức năng • Cơ cấu này cho phép cán bộ, nhân viên phụ trách các bộ phận chức năng có quyền trực tiếp chỉ đạo các vấn đề có liên quan đến chuyên môn của mình đối với tuyến dưới
  25. Ưu điểm . Thu hút được nhiều chuyên gia vào công tác quản lý, giảm bớt gánh nặng cho cán bộ chỉ huy trực tuyến. . Tăng cường chuyên môn hóa công việc, giảm thiểu những trùng lắp nhân viên và thiết bị, tăng hiệu quả làm việc. Nhược điểm . Quyền hạn của người thủ trưởng có thể bị lấn áp. . Cán bộ tuyến dưới phải chịu sự chỉ huy của nhiều đầu mối, dễ sinh ra tình trạng thiếu trách nhiệm rõ ràng, chỉ đạo chồng chéo, mâu thuẩn nhau.
  26. SƠ ĐỒ CẤU TRÚC THEO CHỨC NĂNG A A : Thủ trưởng đơn vị X X1 X2 X3 X4 X5 : Các bộ phận chức năng B : Các người lãnh đạo cấp B1 B2 B3 trung gian C : Các người lao động cấp thấp nhất C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 C8
  27. c.Cơ cấu trực tuyến – chức năng .Đây là kiểu cấu trúc hỗn hợp cà hai loại cấu trúc trực tuyến và cấu trúc chức năng. Lấy cơ cấu chức năng quản lý trực tuyến làm nền tảng, những người lãnh đạo trực tuyến ở đây được sự giúp sức của những người lãnh đạo các cơ quan chức năng, các nhóm chuyên gia của các bộ phận quản lý riêng biệt. .Trong kiểu cấu trúc trực tuyến – chức năng này người lãnh đạo của từng bộ phận chức năng giữ quyền quyết định trong phạm vi tổ chức của mình. Người lãnh đạo chức năng không ra lệnh trực tiếp cho người thừa hành, chỉ nghiên cứu từng tình huống rồi đề xuất ý kiến làm tham mưu cho quản trị viên cấp cao nhất.
  28. SƠ ĐỒ CẤU TRÚC TRỰC TUYẾN – CHỨC NĂNG Người lãnh đạo tổ A, B, C, D là chức những đơn vị hay cá nhân thực hiện Người lãnh đạo Người lãnh đạo chức năng A chức năng B Người lãnh đạo Người lãnh đạo tuyến 1 tuyến 2 A B C D
  29. Ưu nhược điểm • Phát huy được ưu điểm của hai kiểu cấu trúc trực tuyến và cấu trúc chức năng, đồng thời khắc phục được các nhược điểm của hai cấu trúc này. • Người lãnh đạo phải thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với các bộ phận chức năng do vậy quyết định thường phải có thời gian
  30. d. CẤU TRÚC TRỰC TUYẾN THAM MƯU GIÁM ĐỐC Bộ phận PGĐ tham mưu PX 1 PX 2 CH 1 CH 2
  31. Kiểu cơ cấu tổ chức này cũng tương tự như kiểu cơ cấu trực tuyến kết hợp với chức năng. Ơû đây chỉ có điều khác là bộ phận tham mưu gồm một hay một số chuyên gia giúp việc và không thành lập các bộ phận chứa năng riêng rẽ với những người phụ trách nhất định
  32. c. CẤU TRÚC KIỂU MA TRẬN NGƯỜI LÃNH ĐẠO TỔ CHỨC NGƯỜI LÃNH NGƯỜI LÃNH NGƯỜI LÃNH NGƯỜI LÃNH ĐẠO TUYẾN 1 ĐẠO TUYẾN 2 ĐẠO CHỨC ĐẠO CHỨC NĂNG A NĂNG B NGƯỜI LÃNH ĐẠO DỰ ÁN 1 NGƯỜI LÃNH ĐẠO DỰ ÁN 2
  33. • Ngoaøi nhöõng ngöôøi laõnh ñaïo tuyeán vaø chöùc naêng coøn coù nhöõng ngöôøi laõnh ñaïo caùc döï aùn hay saûn phaåm. Hoï phoái hôïp hoaït ñoäng ñeå thöïc hieän moät döï aùn naøo ñoù. • Nhaân vieân cuûa boä phaän tröïc tuyeán vaø nhaân vieân cuûa boä phaän chöùc naêng ñöôïc ñeà cöû ñeå tham gia moät döï aùn hay moät chöông trình saûn phaåm nhaát ñònh. • Sau khi hoaøn thaønh döï aùn hay chöông trình saûn phaåm caùc nhaân vieân trôû veà ñôn vò cuõ cuûa mình.
  34. • Ưu điểm: • - Cho phép thực hiện cùng một lúc nhiều dự án, sản xuất nhiều chủng loại sản phẩm khác nhau hoặc kinh doanh tổng hợp nhiều lĩnh vực. • - Cơ cấu mang tính chất năng động, hình thành và giải thể nhanh và dễ dàng. • - Linh hoạt trong việc thuyên chuyển nhân viên, sử dụng nhân viên có hiệu quả hơn, • - Phù hợp với những dự án vừa sản xuất vừa thử nghiệm, gắn việc nghiên cứu và sản xuất sản phẩm. •
  35. • Nhöôïc ñieåm: • - Cô caáu naøy coù moái quan heä phöùc taïp cuûa nhöõng ngöôøi trong toå chöùc, thöôøng phaùt sinh maâu thuaån giöõa caùc boä phaän, giöõa nhaân vieân vaø ngöôøi laõnh ñaïo döï aùn. • - Cô caáu ma traän ñoøi hoûi phaûi coù quy cheá vaø ñieàu leä hoaït ñoäng cuûa toå chöùc chaët cheõ.
  36. III. CƠ SỞ DỮ LIỆU 1.Tầm quan trọng của cơ sở dữ liệu . Thông tin không phải vật chất nhưng thông tin không thể tồn tại bên ngoài vật chất, đó là những vật mang tin. Những vật mang tin này có thể là băng từ, đĩa hát, chữ viết, sách báo, đĩa vi tính, biểu đồ, số liệu thống kê. Ký hiệu Ta gọi tập hợp những vật mang tin này là dữ liệu. . Một dữ liệu được coi là có dung lượng thông tin lớn nếu nó phản ánh nhiều mặt, nhiều đặc trưng của đối tượng nghiên cứu. . Chất lượng thông tin chứa trong dữ liệu đó. Một dữ liệu có chất lượng cao nếu nó phản ánh những mặt bản chất, những đặc trưng chủ yếu của quy luật hoạt động và phát triển của đối tượng nghiên cứu.
  37. 2.Đặc trưng của cơ sở dữ liệu . Là nơi lưu trữ tổng hợp những dữ liệu dùng chung để phục vụ cho nhu cầu nhiều người sử dụng hay là nhiều đề án thiết kế. . Được cấu trúc chặt chẽ và có ý nghĩa trong một tổ chức. . Dữ liệu không tồn tại nhiều nơi trong cơ sở dữ liệu, mức độ trùng lắp về dữ liệu phải là tối thiểu
  38. 1. Có dung lượng lưu trữ lớn. 2. Có khả năng diễn đạt một phần dữ liệu theo nhu cầu của người sử dụng. 3. Các chuyên gia có thể viết các chương trình ứng dụng trên cơ sở dữ liệu. Người ứng dụng có thể sử dụng dễ dàng các chương trình này. 4. Dữ liệu được hệ thống hóa một cách logic và tiện lợi cho người sử dụng. Dữ liệu và cách truy xuất cũng có thể được dấu nhằm thực hiện tính bảo mật của dữ liệu. 5. Tính thống nhất của cơ sở dữ liệu rất cao. 6. Cho phép mức độ truy xuất dữ liệu theo từng đối tượng. 7. Có nhiều công cụ để thực hiện việc kiểm soát và giám sát cơ sở dữ liệu.
  39. Ưu điểm khi sử dụng cơ sở dữ liệu . Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thiết kế hệ thống thông tin hiệu quả trong một tổ chức nói chung và doanh nghiệp nói riêng. . Không có sự dư thừa dữ liệu hoặc giảm sự dư thừa dữ liệu xuống mức tối thiểu. . Đảm bảo tính độc lập của dữ liệu với các chương trình thông tin. . Có thể duy trì tính thống nhất của dữ liệu. . Tăng cường việc tiêu chuẩn hóa dữ liệu. . Dễ dàng đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu. . Có thể phát triển các chương trình ứng dụng khi dùng chung dữ liệu. . Tiện lợi cho nhà quản trị, tăng cường tính hiệu quả trong thu thập và xử lý thông tin.
  40. Hạn chế . Chi phí cho cơ sở dữ liệu tương đối cao. . Thiết kế cơ sở dữ liệu tốn nhiều thời gian và công sức. . Đòi hỏi người thiết kế và sử dụng cơ sở dữ liệu phải có trình độ và hiểu ý lẫn nhau, . Thông tin không linh hoạt mà phải theo một định dạng chuẩn. . Thông tin của người sử dụng ít bị ảnh hưởng lớn do sự thay đổi của thời gian
  41. Chương 3 PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ
  42. I.PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN . Thu thập thông tin qua điều tra thực tế . Thu thập thông tin qua hệ thống kế toán . Thu thập thông tin qua các phương tiện truyền thông . Thu thập thông tin qua ngân hàng dữ liệu . Thu thập thông tin qua cơ giới hóa . Thu thập thông tin qua các bộ phận trong cơ cấu quản lý
  43. II.PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN THÔNG TIN 1.Phương pháp tiếp cận thông tin từ dưới lên 2.Phương pháp tiếp cận thông tin từ trên xuống 3.Phương pháp tiếp cận thông tin tổng hợp . Phương pháp tiếp cận thông tin theo quan điểm lý thuyết hệ thống . Phương pháp tiếp cận hệ thống thông tin qua phân tích đơn thể. . Phương pháp tiếp cận hệ thống thông tin quản trị dần từng bước một
  44. III.PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN 1.Phân tích hệ thống thông tin theo môi trường tác động đến hoạt động của một tổ chức . Môi trường bên ngoài. . Thứ nhất là: Môi trường vĩ mô . Thứ hai là: Môi trường vi mô . Môi trường bên trong (hay môi trường nội bộ) 2.Phân tích hệ thống thông tin theo chức năng thể hiện . Hệ thống thông tin thừa hành . Hệ thống quản lý. 3.Phân tích hệ thống thông tin theo các quan hệ trong tổ chức . Quan hệ cấp bậc . Các quan hệ kỹ thuật . Quan hệ tài chính . Các quan hệ xã hội.
  45. IV.CÁC NGUYÊN TẮC CỦA VIỆC THIẾT KẾ HỆ THÔNG TIN . Một là: cần sử dụng ngôn ngữ và các khái niệm của lý thuyết hệ thống. . Hai là: chọn lựa cách tiếp cận đơn thể . Ba là: hướng hệ thông tin theo nhu cầu quản trị. . Bốn là: dựa trên quan điểm điều khiển học. . Năm là: xác định rõ ràng các mối liên hệ trong hệ thống . Sáu là: sử dụng phương pháp phát triển từng bước và lặp lại . Bảy là: sử dụng sức mạnh tập thể trong tổ chức hệ thống thông tin quản trị.
  46. V.PHƯƠNG PHÁP THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ 1.Phát họa cấu trúc chung của hệ thống thông tin quản trị 2.Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến việc thiết kế hệ thống thông tin quản trị . Một là, ảnh hưởng của môi trường . Hai là, mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp . Ba là, cơ cấu tổ chức quản lý . Bốn là, quá trình ra quyết định 3.Các kiểu cấu trúc hệ thống thông tin . Kiểu hệ thống logic . Kiểu cấu trúc tổng thể
  47. Cấu trúc hình tháp Hình 3.1: Cấu trúc hình tháp
  48. Cấu trúc đồng tâm Cấu trúc đồng tâm
  49. Cấu trúc ma trận Nhaän Giaùm ñoác Phoù giaùm Phoù giaùm Phoù giaùm Cung caáp ñoác kyõ ñoác toå ñoác kinh thuaät chöùc doanh haønh chính Phoøng kyõ thuaät saûn xuaát Phoøng toå chöùcï Phoøng kinh doanh Phoøng taøi vuï Phoøng haønh chính Ban nghieân cöùu vaø phaùt trieån
  50. Tổ chức chức năng sản xuất Hệ chức năng quản lý
  51. Chương 4 THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ
  52. I.ĐIỀU KIỆN ĐỂ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ . Phải kiện toàn bộ máy quản lý doanh nghiệp, xác định rõ chức năng nhiệm vụ từng người, từng bộ phận cũng như mối quan hệ giữa các bộ phận, các cấp quản lý. Trên cơ sở đó ta mới có thể xác định đối tượng truyền tin, đối tượng nhận tin, nhu cầu thông tin của từng đối tượng cụ thể trong doanh nghiệp. . Trong cơ cấu tổ chức nội bộ doanh nghiệp, cần thống nhất giữa công tác kế toán và công tác thống kê
  53. II. Các bước 1. Thiết kế bộ máy quản lý 2. Xác định đối tượng nhận tin và nhu cầu thông tin. 3. Xác định chế độ trách nhiệm và mối liên hệ công tác giữa các đối tượng truyền tin. 4. Xác định nội dung và hình thức thông tin. 5. Xây dựng qui trình luân chuyển chứng từ.
  54. Nhu cầu thông tin đối với phó giám đốc kỹ thuật . • Hàng ngày: – Tình hình chất lượng sản phẩm, nguyên nhân chủ yếu làm giảm chất lượng sản phẩm. – Những đột biến lớn trong việc thực hiện các định mức tiêu hao nguyên vật liệu . . . – Tình hình chuẩn bị sản xuất trên các mặt của các phân xưởng và kết quả sản xuất của ngày hôm trước. – Nguyên nhân chủ yếu làm cho phân xưởng ngưng hoạt động (nếu có ngưng hoạt động xảy ra).
  55. Nhu cầu thông tin đối với phó giám đốc kỹ thuật . • Hàng tuần kỳ (10 ngày, 20 ngày) – Các chỉ tiêu như đã được thông báo hàng ngày. – Nguyên nhân chủ yếu làm hạn chế trình độ sử dụng máy móc, thiết bị cả về số lượng máy, thời gian máy. – Tình hình thực hiện các định mức tiêu hao vật tư. – Tồn tại chủ yếu trong công tác quản lý, chỉ đạo và thực hiện các nhiệm vụ kỹ thuật, các mặt quản lý kỹ thuật cần tập trung sức giải quyết để thúc đẩy sản xuất phát triển. – Tiến độ thực hiện kế hoạch sản xuất tháng của các phân xưởng và toàn doanh nghiệp. – Tình hình sửa chữa máy móc, thiết bị và xây dựng cơ bản.
  56. Nhu cầu thông tin đối với phó giám đốc kỹ thuật . • Hàng tháng (quý, năm) – Tình hình thực hiện các định mức sử dụng nguyên vật liệu cũng như các định mức kỹ thuật – công nghệ như số giờ máy chạy – Tình hình cải tiến kỹ thuật và việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật mới vào sản xuất, hiệu quả kinh tế mang lại. – Tình hình xây dựng và hoàn chỉnh các định mức, tiêu chuẩn, quy phạm, quy trình kỹ thuật. – Hiệu quả sử dụng yếu tố vật tư – kỹ thuật. – Tình hình thực hiện nhiệm vụ kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp nói chung, của từng phân xưởng nói riêng. – Nguyên nhân hoàn thành hoặc không hoàn thành vượt mức kế hoạch quy định. – Tình hình hợp tác sản xuất giữa các phân xưởng nội bộ xí nghiệp và các đơn vị bên ngoài.
  57. QUAN HỆ THÔNG TIN KINH TẾ GIỮA PHÂN XƯỞNG VỚI CÁC PHÒNG CHỨC NĂNG TRONG DOANH NGHIỆP Caùc phaân xöôûng chòu traùch nhieäm Cung caáp cho Nhaän cuûa - Tình hình thöïc hieän keá - Nhieäm vuï keá hoaïch hoaïch saûn xuaát haøng haøng thaùng, quyù vaø ngaøy, 10 ngaøy, 20 ngaøy. ngaøy, thaùng, quyù - Nhöõng bieän phaùp chuû Phoøng - Tình hình söû duïng caùc yeáu giuùp phaân xöôûng keá yeáu saûn xuaát (lao hoaøn thaønh keá hoaïch. hoaïch ñoäng, thieát bò, vaät tö) - Nhöõng thoâng baùo veà kinh haøng thaùng quyù. khoái löôïng vaät tö phaân doanh - Tình hình xuaát kho thaønh xöôûng seõ nhaän ñöôïc phaåm giao cho khaùch trong thaùng, quyù . haøng. - Tình hình nhaäp vaät tö
  58. QUAN HỆ THÔNG TIN KINH TẾ GIỮA PHÂN XƯỞNG VỚI CÁC PHÒNG CHỨC NĂNG TRONG DOANH NGHIỆP - Tình hình thöïc hieän caùc - Caùc tieâu chuaån, quy möùc kyõ thuaät – trình kyõ thuaät. coâng ngheä nhö ñònh - Caùc ñònh möùc söû duïng möùc tieâu hao vaät tö, vaät tö, ñònh möùc kyõ ñònh möùc ñöùng maùy. thuaät coâng ngheä. - Tình hình thöïc hieän caùc - Keá hoaïch söûa chöõa, Phoøng trình, quy taéc kyõ baûo döôõng maùy kyõ thuaät, thöïc hieän caùc moùc, thieát bò, nhaø thuaät saùng kieán kyõ thuaät. xöôûng, kho, saân . . . vaät - Tình hình baûo döôõng, - Leänh ñieàu ñoäng lao tö söûa xaây döïng thieát ñoäng noäi boä haøng bò, nhaø xöôûng. ngaøy. - Tình hình chaáp nhaän kyõ thuaät saûn xuaát an toaøn lao ñoäng.
  59. BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH SẢN XUẤT THÁNG (QUÝ, NĂM) PHÂN XƯỞNG : Chæ tieâu thöïc hieän Ñoái töôïng thöïc hieän nhieäm vuï Toå Toå Toå Toaøn 1 2 3 PX 1. Khoái löôïng saûn phaåm hoaøn thaønh 2. Chaát löôïng saûn phaåm 3. Heä soá söû duïng nguyeân vaät lieäu 4. Soá ngaøy laøm vieäc thöïc teá cuûa moät coâng nhaân 5.Ñoä daøi thöïc teá ngaøy laøm vieäc 6. Naêng suaát lao ñoäng bình quaân cuûa moät coâng nhaân 7. Naêng suaát moät ca maùy 8. Möùc tieâu hao nhieân lieäu cho 1 ñôn vò saûn löôïng
  60. Sơ đồ 2 : SƠ ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ NGHIỆP VỤ NHẬP NGUYÊN VẬT LIỆU VÀO KHO DOANH NGHIỆP Đơn vị cung ứng 1 Phòng kế hoạch kinh doanh Phiếu chuyển kho nội bộ Phiếu nhập kho 2 Tổ KCS Nhà máy 3 3 Phòng kế toán tài vụ
  61. Giải thích nghiệp vụ: • (1 ) Đơn vị cung ứng đưa nguyên vật liệu đến doanh nghiệp, trình phiếu chuyển kho nội bộ cho phòng kế hoạch kinh doanh. • (2) Dựa theo tình hình tồn kho và khả năng sản xuất của từng nhà máy (phân xưởng), phòng kế hoạch kinh doanh làm phiếu nhập kho (3 liên) trong đó ghi rõ kho phải nhập. Tổ KCS tiến hành kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu và ký vào phiếu nhập kho. • (3) Nhà máy tiến hành cân, đo, kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu trước khi cho nhập kho, lập biên bản các trường hợp vi phạm. Nhân viên hạch toán nhà máy ghi vào phiếu nhập kho nguyên vật liệu thực nhập và chất lượng nguyên vật liệu, sau đó giao cho đơn vị cung ứng hai liên trở về phòng kế hoạch kinh doanh trình giám đốc ký (đóng mộc). Đơn vị cung ứng giữ một liên mang về trình cấp trên, phòng kế hoạch kinh doanh giữ một liên. Nhà máy giữ một liên làm căn cứ ghi vào sổ kho, sau đó chuyển lên phòng kế toán tài vụ.
  62. Chương 5 XÂY DỰNG KẾ HOẠCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
  63. I. CHUẨN BỊ LẬP KẾ HOẠCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN • 1. Thành lập nhóm xây dựng kế hoạch thiết kế hệ thống thông tin • 2. Lựa chọn kiểu cấu trúc của nhóm xây dựng kế hoạch thiết kế hệ thống thông tin • 3. Nghiên cứu nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin quản trị • 4. Nghiên cứu bản kế hoạch thiết kế hệ thống thông tin
  64. II. LẬP KẾ HOẠCH HỆ THỐNG THÔNG TIN • 1. Nghiên cứu nhu cầu để ra quyết định xây dựng kế hoạch hệ thống thông tin • 3. Phân tích hiện trạng và thiết kế hệ thống thông tin • 2. Soạn thảo bản kế hoạch • 4. Lựa chọn phương tiện tổ chức hệ thống thông tin quản trị • 5. Đánh giá hiệu quả • 6. Kiểm tra hệ thông tin
  65. III KẾ HOẠCH ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN • -Kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp • -Đưa ra quyết định quản lý.
  66. Chương 6 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP
  67. I. THÔNG TIN VỀ KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC • 1. Khái niệm • 2. Các nhóm chiến lược • 3. Những thông tin về hoạch định chiến lược
  68. II. THÔNG TIN NHÂN SỰ 1. Khái niệm 2. Hệ thông tin trong hoạt động quản trị nhân sự
  69. III. THÔNG TIN VỀ DỰ BÁO • 1. Khái niệm • 2. Các nhân tố ảnh hưởng đến dự báo • 3. Các phương pháp dự báo
  70. IV. THÔNG TIN VỀ HÀNG TỒN KHO • 1. Khái niệm • 2. Các mô hình tồn kho
  71. V. THÔNG TIN VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU • 1. Các thông tin cần thiết để hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu • 2. Thông tin về kích thước lô hàng
  72. VI. THÔNG TIN VỀ MÁY MÓC THIẾT BỊ • 1. Khái niệm • 2. Nội dung thông tin về máy móc thiết bị
  73. VII. THÔNG TIN VỀ LỊCH TRÌNH SẢN XUẤT • 1 . Xếp thứ tự ưu tiên các công việc • 2. Ứng dụng nguyên tắc Johnson bố trí công việc cho các máy • 3. Bố trí n công việc cho n lao động
  74. VIII. THÔNG TIN VỀ GIÁ THÀNH • 1. Khái niệm • 2. Các thông tin cần thiết cho hoạch định giá thành sản phẩm • 3. Thông tin về hạ giá thành sản phẩm
  75. IX. THÔNG TIN VỀ TÀI CHÍNH • 1. Vốn • 2. Nguồn vốn • 3. Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn
  76. X. THÔNG TIN VỀ TIÊU THỤ SẢN PHẨM • 1. Khái niệm • 2. Những thông tin ảnh hưởng đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp • 3 Định giá sản phẩm • 4. Xác lập các kênh tiêu thụ • 5. Các hoạt động hỗ trợ bán hàng
  77. • Dự báo bình quân di động • Nhu cầu của thời kỳ sau bằng số bình quan các thời kỳ trước đó
  78. Tháng Thực tế Dự báo 1 10 2 12 3 11 4 13 ? 5 15 ? 6 11 ?
  79. Ra quyeát ñònh XAÂY DÖÏNG CHIEÁN LÖÔÏC • HOAÏCH ÑÒNH TOÅNG HÔÏP
  80. • ĐỂ GiẢI QUYẾT MẤT CÂN ĐỐI GiỮA CUNG VÀ CẦU CẦN CÓ NHỮNG BiỆN PHÁP GÌ? • ĐỂ THỰC HiỆN NHŨNG BiỆN PHÁP ĐÓ CẦN CÓ NHỮNG THÔNG TIN GÌ?
  81. • CUNG LỚN HƠN CẦU
  82. 1. Chiến lược thay đổi mức tồn kho • Duy trì sản xuất bình thường trong những tháng có nhu cầu thấp để tung sản phẩm của mình ra thị trường trong lúc có nhu cầu cao
  83. 2. CHIẾN LƯỢC TĂNG GiẢM LAO ĐỘNG • Duy trì sản xuất theo nhu cầu – cầu tăng sản xuất tăng lao động tăng
  84. • 3. CHIẾN LƯỢC LÀM THÊM GiỜ • Tăng giờ làm việc khi cầu tăng và ngược lại
  85. 4. CHIẾN LƯỢC HỢP ĐỒNG PHỤ • Khi cầu tăng cho đơn vị khác gia công phần sản phẩm của mình
  86. 5. CHIẾN LƯỢC KHUYẾN THỊ GiẢM GIÁ • Sử dụng các hoạt động marketing để tác động vào nhu cầu
  87. 6. Chiến lược thực hiện hợp đồng chịu • Vẫn ký hợp đồng với khách hàng khi cầu tăng - DN hoàn tất hợp đồng ở thòi gian sau đó
  88. • Quyết định tồn kho • Hàng tồn kho là gì? • Cần những thông tin gì? • Tồn kho nhiều tốt hay ít tốt? • Tính luợng tồn kho như thế nào?