Bài giảng Thông tin

Nội dung text: Bài giảng Thông tin

1. THƠNG TIN
2. I. THƠNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH: 1. Khái niệm: Thơng tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận, là sự truyền tín hiệu , truyền tin tức về những sự kiện, hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra cho nhiều người cùng biết.
3. • THƠNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH: 2. Vai trị của thơng tin: • Là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị • Là cơ sở để ban hành các quyết định quản lý • Là đối tượng, là cơng cụ đắc lực của nhà QL • Là nhu cầu thương xuyên trong cuộc sống và của các cơ quan doanh nghiệp • Thơng tin làm phát triển dân trí
4. Quá Thông trình xử Thông tin tin vào lý thông ra tin trong cơ quan Sự phản hồi thông tin
5. I. TRUYỀN THƠNG TRONG GIAO TIẾP: 1. Quá trình truyền thơng giữa các cá nhân • Quá trình trao đổi thơng tin gồm nhiều thành tố: người gửi,người nhận, thơng điệp, các kênh trao đổi thơng tin, thơng tin phản hồi và những yếu tố cản trở quá trình trao đổi.
6. • Mã hĩa là quá trình biểu đạt ý nghĩ thành lời nĩi, chữ viết hay đấu hiệu, ký hiệu, các phương tiện phi ngơn ngữ khác • Kênh là phương tiện qua đĩ thơng điệp di chuyển từ người gửi đến người người nhận. • Giải mã là quá trình trong đĩ các biểu tượng được diễn đạt bởi người nhận • Sau khi giải mã và nhận thức bản thơng điệp, người nhận phản hồi tới người gửi thực sự là thơng điệp khác thể hiện hiệu quả của việc thơng tin. • Trong việc truyền thơng điệp và nhận sự phản hồi, thơng điệp cĩ thể bị nhiễu
7. b. Hồn thiện quá trình truyền thơng giữa các cá nhân: * Yêu cầu đối với người phát: • Tại sao bạn phải giao tiếp (Why) ? • - Bạn sẽ giao tiếp về cái gì (What • - Bạn sẽ giao tiếp với ai (Who) • - Bạn sẽ giao tiếp như thế nào (How) • Khi nào thì nên giao tiếp (When) • Nên giao tiếp ở đâu (Where)
8. b. Hồn thiện quá trình truyền thơng giữa các cá nhân: Khi thiết kế và truyền tải thơng điệp đĩ đến người nhận cần phải chú ý đến một số nguyên tắc sau : - Nguyên tắc ABC : + Chính xác (accuracy) + Ngắn gọn (brevity) + Rõ ràng (clarity) - Nguyên tắc 5Cs : + Rõ ràng (Clear) + Hồn chỉnh (Complete) + Ngắn gọn, xúc tích (Concise) + Chính xác (correct) + Lịch sự (courteous)
9. 2. Truyền thơng trong tổ chức: a. Khái niệm về tổ chức: Tổ chức là tập hợp người cĩ cơ cấu nhất định, cùng tiến hành một hoạt động nào đĩ vì lợi ích chung b. Các hình thức truyền thơng trong tổ chức: - Truyền thơng chính thức: Là truyền thơng theo hình thức được quy định hoặc bản thân quá trình truyền thơng là một bộ phận của cơng việc. Những hình thức truyền thơng chính thức phổ biến trong tổ chức là báo cáo, tờ trình, thơng báo, biên bản - Truyền thơng khơng chính thức:người phát đi bản thơng điệp đĩ chỉ với tư cách cá nhân, khơng thay mặt ai hay đại diện cho ai chính thức
10. b. Các hình thức truyền thơng trong tổ chức: • 3. Chiều truyền thơng: • - Thơng tin từ trên xuống • - Thơng tin từ dưới lên • - Thơng tin theo chiều ngang • 4. Mạng truyền thơng: • Mạng truyền thơng cĩ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động của tổ chức vì chính nĩ là mạch máu của tổ chức. Cĩ 5 loại mạng
11. 4. Mạng truyền thơng:
12. 4. Mạng truyền thơng: • Mạng dây chuyền: Trưởng nhĩm chỉ cĩ thể giao tiếp với 1 người gần mình nhất Tính chính xác của thơng tin cao, tuy nhiên nĩ khơng tạo ra nhiều mối quan hệ và tốc độ truyền thơng chậm.
13. 4. Mạng truyền thơng: • Mạng chữ Y: Thơng tin chỉ truyền theo chiều dọc , khơng cĩ trao đổi thơng tin theo chiều ngang
14. 4. Mạng truyền thơng: • - Mạng bánh xe: Một người đĩng vai trị trưởng nhĩm và giao tiếp với tất cả thành viên cịn lại, nhưng các thành viên khác khơng thể giao tiếp với nhau và chỉ giao tiếp với trưởng nhĩm.
15. 4. Mạng truyền thơng: • - Mạng vịng trịn: Một thành viên cĩ thể giao tiếp với hai người gần mình.
16. 4. Mạng truyền thơng: • Mạng đan chéo: tất cả thành viên đều giao tiếp được với nhau , quan hệ khơng bị hạn chế, tốc độ truyền thơng nhanh
17. 3.Tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau trong giao tiếp • I. KV CHUNG - khu vực mở tương ứng với những gì mà chúng ta biết về mình và người khác cũng biết về chúng ta. • II – khu vực MÙ tương ứng với những gì mà chúng ta khơng biết được về mình, nhưng đối tượng giao tiếp lại biết • III – khu vực RIÊNG tương ứng với những gì mà chỉ chúng ta biết về mình cịn đối tượng giao tiếp lại khơng biết. Nĩ cĩ thể được coi là riêng vì trong giao tiếp chúng ta khơng cởi mở để bộc lộ với người khác. • IV – KV KHƠNG NHẬN BIẾT ĐƯỢC tương ứng với những gì mà cả chúng ta lẫn người khác khơng biết, thơng thường bao gồm lĩnh vực vơ thức và tiềm thức.
18. II. NHẬN THỨC TRONG GIAO TIẾP: 3. Tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau trong GT Mỗi khu vực cĩ thể được mở rộng hay bị thu hẹp phụ thuộc chủ yếu vào hai yếu tố : sự phản hồi và tính cởi mở. • Sự phản hồi là sự truyền thơng tin ngược trở về đối tượng giao tiếp đến chúng ta, nĩ cho chúng ta biết suy nghĩ, cảm tưởng, đánh giá, nhận xét của đối tượng giao tiếp về chúng ta. Sự phản hồi làm cho khu vực chung được mở rộng và làm cho khu vực mù thu hẹp đi. • Sự cởi mở là sẵn sàng chia sẻ những suy nghĩ, những tình cảm, ước muốn, niềm tin và những phẩm chất tâm lý khác của mình với đối tượng giao tiếp. Trong giao tiếp mọi người đều cởi mở với nhau thì khu vực chung của mỗi người sẽ được mở rộng, lấn át khu vực riêng, làm cho họ hiểu biết nhau nhiều hơn và xích lại gần nhau hơn
19. Bài tập • Tháng trước T được nhận vào làm việc tại bộ phận tiếp thị của Tập đồn HP. Tại Văn phịng, ngồi ơng John là trưởng văn phịng đại diện, ở mỗi bộ phận cịn cĩ người phụ trách. Bộ phận tiếp thị là ơng M. Cơng việc của T là chào bán các sản phẩm của HP. • Một hơm, cĩ một khách hàng đề nghị một hợp đồng lớn nhưng theo T là hơi mạo hiểm. Ngay hơm sau, T vội vàng lên gặp ơng John trình bày về hợp đồng đĩ và xin ý kiến ơng ta. Ơng John chăm chú nghe T trình bày nhưng ơng khơng đưa ra ý kiến gì. Hơm sau nữa, ơng M gọi T đến gặp và phê bình T. • Theo bạn Ơng M phê bình T về vấn đề gì? Bạn hãy bình luận cách xử sự của T
20. • Thuyết phục là một phương pháp tác động ảnh hưởng cĩ mục đích nhằm thay đổi các quan điểm, thái độ của người khác, hoặc xây dựng quan điểm mới. • Sự thuyết phục và ám thị cĩ những điểm khác nhau nhất định. Am thị là tạo ra trạng tâm lý chấp nhận một cách trực tiếp mà khơng cần phải cĩ sự giải thích, lập luận, chứng minh. Ngược lại, thuyết phục được xây dựng trên cơ sở tính logic, tính chặt chẽ, xác đáng của các lập luận để làm cho đối tượng hiểu được các lý lẽ và đồng thời đồng tình với các lý lẽ đĩ.