Bài giảng Quản trị học - Chương 7: Chức năng kiểm soát - PGS, TS Nguyễn Xuân Minh

Nội dung text: Bài giảng Quản trị học - Chương 7: Chức năng kiểm soát - PGS, TS Nguyễn Xuân Minh

1. CHƯƠNG 7: CHỨC NĂNG KIỂM SỐT PGS, TS Nguyễn Xuân Minh 1
2. Chương 7 I. Khái niệm và vai trị của kiểm sốt II. Tiến trình kiểm sốt 1. Đo lường kết quả thực hiện 2. So sánh kết quả thực hiện với chỉ tiêu 3. Tiến hành hoạt động quản trị III. Các loại kiểm sốt 1. Kiểm sốt phịng ngừa 2. Kiểm sốt tại chỗ 3. Kiểm sốt phản hồi IV. Các tiêu chuẩn của hệ thống liểm sốt hiệu quả v Chính xác - Kịp thời - Kinh tế - Linh hoạt - Dễ hiểu - Các tiêu chí hợp lý - Tập trung vào các vấn đề chiến lược - Nhấn mạnh đến sự ngoại lệ - Đa tiêu chí - Hành động hiệu chỉnh
3. Nội dung I. Khái niệm và vai trị của kiểm sốt II. Quy trình kiểm sốt III. Các loại kiểm sốt IV. Các tiêu chuẩn của hệ thống kiểm sốt hiệu quả Company Logo
4. Khái niệm kiểm sốt Ø Kiềm sốt là quá trình kiểm tra, giám sát các hoạt động để đảm bảo chúng đang được thực hiện theo đúng kế hoạch và điều chỉnh những sai lệch Ø Kiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện so sánh với những mục tiêu đã được hoạch định, trên sơ cở đĩ đưa ra những quyết định phù hợp. Ø Kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản trị, cho nên mọi nhà quản trị đều cĩ trách nhiệm thực hiện kiểm tra. Ø Nguyên tắc của kiểm tra là phải đảm bảo tính độc lập và khách quan. Company Logo
5. Vai trị của nhà kiểm sốt Ø Giúp nhà quản trị biết được các mục tiêu của tổ chức cĩ được thực hiện đúng khơng và lý do tại sao thực hiện được hoặc khơng thực hiện được. Ø Giúp nhà quản trị biết được lý do tại sao mục tiêu thực hiện được hoặc khơng thực hiện được, để cĩ điều chỉnh kịp thời. Ø Giúp nhà quản trị thực hiện quá trình ủy quyền tốt hơn (thơng tin và thơng tin phản hồi).
6. Quy trình kiểm sốt 1. Đo lường kết quả hoạt động thực tế 2. So sánh kết quả hoạt động với các tiêu chuẩn 3. Tiến hành các hoạt động quản lý
7. Quy trình kiểm sốt
8. Vịng phản hồi kiểm tra
9. Đo lường kết quả hoạt động Ø Xác định các tiêu chí đo lường: v Liên quan đến cơng việc v Định lượng và khách quan v Cảm tính và chủ quan Ø Phương pháp đo lường: v Quan sát cá nhân v Báo cáo thơng kê v Báo cáo trực tiếp v Báo cáo bằng văn bản
10. So sánh kết quả với tiêu chuẩn Ø Xác định khoảng sai lệch chấp nhận được (Acceptable range of variation) Ø Xác định chênh lệch thực tế và tiêu chuẩn Giới hạn trên Khoảng Tiêu sai chuẩn lệch chấp nhận được Giới hạn dưới Thời gian (t)
11. Các loại kiểm sốt 1. Kiểm sốt phịng ngừa 2. Kiểm sốt tại chỗ 3. Kiểm sốt dựa trên thơng tin phản hồi ĐẦU VÀO QUÁ TRÌNH ĐẦU RA Kiểm sốt Kiểm sốt Kiểm sốt phịng ngừa tại chỗ sau Dự báo các vấn đề Điều chỉnh các Điều chỉnh vấn đề nảy sinh vấn đề khi chúng sau khi chúng xảy xảy ra ra
12. Những hình thức kiểm tra 1. Kiểm tra lường trước 2. Kiểm tra/ kiểm sốt trong quá trình hoạt động 3. Kiểm tra sau khi kết thúc/ phản hồi
13. Các phương pháp kiểm tra đánh giá 1. Phương pháp phịng thí nghiệm 2. Phương pháp cảm quan 3. Phương pháp chuyên viên
14. Phương pháp phịng thí nghiệm Phương pháp này được sử dụng trong trường hợp các chỉ tiêu kinh tế, kỹ thuật cơ bản . cũng đồng thời là các thông số cần đánh giá (Công suất động cơ, tốc độ quạt gió, hàm lượng, tốc độ, độ mài mòn tỷ giá, lãi suất, lợi nhuận, ) 14
15. Phương pháp phịng thí nghiệm Ø Đo trực tiếp: Đo trực tiếp độ dài, trọng lượng, công suất, thành phần, doanh số, lợi nhuận Ø Phương pháp phân tích : Xác định hàm lượng, thành phần hóa học, tạp chất, một số tính chất lý học, sự co giãn, độ bền của sản phẩm hoặc các chỉ số liên quan đến các hoạt động SXKD. Ø Phương pháp tính toán: Tính năng suất, hiệu quả, giá thành, tuổi thọ, hao phí nguyên liệu 15
16. Phương pháp phịng thí nghiệm Phương pháp này là cho chúng ta những số liệu chính xác. Các kết quả đánh giá có các thứ nguyên rõ ràng, dễ so sánh Tuy nhiên, phương pháp này khá tốn kém, đòi hỏi phải có các thiết bị, máy móc thí nghiệm Trong nhiều trường hợp, ta cần phải phá hủy sản phẩm để thực hiện các cuộc thử nghiệm cho nên không phải bất kỳ lúc nào cũng có thể thực hiện được. 16
17. Phương pháp cảm quan Là phương pháp đánh giá dựa trên việc sử dụng các thông tin thu được qua sự cảm nhận của các cơ quan thụ cảm của con người khi tiếp xúc, tiêu dùng sản phẩm như : thị giác, thính giác, khứu giác, xúc giác và vị giác .sự cảm nhận về thái độ khách hàng, những tín hiệu thị trường. 17
18. Phương pháp cảm quan ØKết quả của đánh giá phụ thuộc rất nhiều vào trình độ, kinh nghiệm, thói quen của các chuyên viên giám định. ØKết quả của phương pháp này đôi lúc kém chính xác so với phương pháp thí nghiệm, nhưng lại đơn giản, ít tốn kém, nhanh. ØPhương pháp này được dùng phổ biến để xác định giá trị các chỉ tiêu chất lượng thực phẩm, một số chỉ tiêu thẩm mỹ như : Mùi, vị, mẫu mã, trang trí, các chỉ tiêu kinh tế, xã hội ). 18
19. Phương pháp chuyên viên Cơ sở khoa học của phương pháp này là dựa trên các kết quả của các phương pháp thí nghiệm, phương pháp cảm quan, tổng hợp, xử lý và phân tích ý kiến giám định của các chuyên viên rồi tiến hành cho điểm. Tuy nhiên, phương pháp chuyên viên mang tính chủ quan, kết quả đánh giá phụ thuộc vào phản ứng tự nhiên, kinh nghiệm và tâm lý của chuyên viên. Do đó khi sử dụng phương pháp này, khâu quan trọng nhất là khâu tuyển chọn chuyên viên. Khi tổ chức đánh giá bằng phương pháp này, người ta thường tổ chức theo hai biến thể: 19
20. Phương pháp chuyên viên ØPhương pháp DELPHI: Theo cách này, các chuyên viên đánh giá không được gặp gỡ, tiếp xúc và trao đổi với nhau khi đánh giá. Với hình thức này các kết quả đánh giá rất khách quan, nhưng chúng có những giá trị hết sức tản mạn, đòi hỏi phải có hệ thống xử lý số liệu tốt, mới cho kết quả cuối cùng chính xác. ØPhương pháp PATERNE: Trong cách này, các chuyên viên được tiếp xúc trao đổi với nhau, ý kiến giám định của từng chuyên viên là cơ sở cấu thành ý kiến chung của cả nhóm. Kết quả thu được trong cách này cho những kết quả khá tập trung, nhưng đôi khi thiếu tính khách quan. 20
21. Tiêu chuẩn của hệ thống kiểm sốt hiệu quả 1. Chính xác 2. Kịp thời 3. Kinh tế 4. Linh hoạt 5. Dễ hiểu 6. Các tiêu chí hợp lý 7. Tập trung vào các vấn đề chiến lược 8. Nhấn mạnh đến sự ngoại lệ 9. Đa tiêu chí 10. Hành động hiệu chỉnh