Bài giảng Quản trị học - Chương 1: Nhà quản trị và công việc quản trị

Nội dung text: Bài giảng Quản trị học - Chương 1: Nhà quản trị và công việc quản trị

1. QUẢN TRỊ HỌC
2. Nội dung chương trình Phần I : Đại cương về quản trị học Chương 1: Nhà quản trị và công việc quản trị Chương 2: Sự phát triển của các lý thuyết quản trị Chương 3: Văn hóa và môi trường của tổ chức Chương 4: Những cơ sở để ra quyết định. Phần II: Các chức năng về quản trị Chương 5: Công tác hoạch định Chương 6: Công tác tổ chức Chương 7: Công tác nhân sự Chương 8: Công tác lãnh đạo Chương 9: Công tác kiểm tra
3. Tài liệu tham khảo ◼ TS Phan Thăng, TS Nguyễn Thanh Hội - Quản trị học. NXB Thống kê năm 2007 (Tái bản lần thứ tư có sửa chữa, bổ sung) ◼ Masaaki Imai-Kaizen – Chìa khóa thành công về quản lý của Nhật Bản. NXB TP Hồ Chí Minh – 1994. ◼ Vũ thế Phú - Quản trị học. Đại học mở bán công TpHCM – 1994. ◼ Nguyễn Thanh Hội - Quản trị nhân sự - NXB Thống Kê - Hà Nội – 1998.
4. Phần I : Đại cương về quản trị học Chương 1: Nhà quản trị và công việc quản trị Chương 2: Sự phát triển của các lý thuyết quản trị Chương 3: Văn hóa và môi trường của tổ chức Chương 4: Những cơ sở để ra quyết định.
5. Chương 1: NHÀ QUảN TRị VÀ CÔNG VIệC QUảN TRị
6. 1.Khái niệm về quản trị: 1.1. Một số định nghĩa định nghĩa - Quản trị là những hoạt động cần thiết phát sinh từ sự tập hợp của nhiều người một cách có ý thức để hoàn thành những mục tiêu chung - Quản trị là tiến hành làm việc với con người, thông qua con người nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức trong môi trường luôn luôn thay đổi (Robert Kretnen) - Quản trị là những hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung - Quản trị là nhằm tạo lập và duy trì một môi trường nội bô thuận lợi nhất, trong đó các cá nhân làm việc theo nhóm để đạt được một hiệu suất cao nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức (Harold Koontz)
7. 1.2. Nội dung nghiên cứu quản trị Quản trị học nghiên cứu những nội dung sau: - Công việc quản trị và nhà quản trị - Các tư tưởng quản trị - Môi trường hoạt động của tổ chức - Quyết định quản trị thông tin trong quản trị - Các chức năng quản trị: Hoạch định, Tổ chức, Điều Khiển và Kiểm tra
8. 2. Công việc quản trị: 2.1. Tổ chức và môi trường hoạt động của tổ chức • Khái niệm: - Tổ chức là tập hợp nhiều người một cách có ý thức nhằm hoàn thành những mục tiêu chung • Đặc trưng của tổ chức: - Là một tập hợp nhiều người - Mọi người đều hướng về một mục tiêu chung - Trong tổ chức con người làm việc chung với nhau sắp xếp thành viên thế nào, phân chia công việc, nhiệm vụ ra sao? Giải quyết các vấn đề trên chính là hoạt động quản trị
9. 2.2. Công việc quản trị: Giải quyết các vấn đề nảy sinh khi con người tập hợp với nhau chính là công việc quản trị. Nó bao gồm: - Xác định mục tiêu, phương hướng, cách thức hoạt động của tổ chức - Phân công bố trí công việc cho các thành viên - Phối hợp hoạt động sao cho ăn khớp - Kiểm tra, đánh giá kết quả hoạt động
10. 2.3. Hiệu quả của quản trị và tính phổ biến của QT: Mục đích quản trị: đạt kết quả tối đa về chất và lượng với chi phí thấp nhất. Hiệu quả quản trị: là so sánh kết quả đạt được với chi phí bỏ ra. E = O I E (Effieciency): Hiệu quả 0 (output): Giá trị đầu ra (kết quả đạt được) I (Input): chi phí đầu vào (chi phí bỏ ra) Kết quả > chi phí : có hiệu quả Kết quả < chi phí : không hiệu quả
11. Phân biệt hiệu quả & kết quả HIỆU QUẢ KẾT QUẢ - Phương tiện - Mục đích - Làm việc đúng - Làm đúng việc - Nhà quản trị phải so - phân biệt việc Sánh kết quả &chi phí cần làm và việc không cần làm b/Tính phổ biến của quản trị: Quản trị cần thiết cho tất cả các tổ chức
12. 3. Các chức năng của quản trị: Các chức năng quản trị bao gồm: a. Hoạch định b. Tổ chức c. Điều khiển d. Kiểm tra
13. 3.1 Chức năng hoạch định (planning): ◼ Xác định mục tiêu hoạt động ◼ Xây dựng chiến lược tổng thể để đạt được mục tiêu. ◼ Thiết lập các kế hoạch để thực hiện và phối hợp các hoạt động
14. 3.2. chức năng tổ chức (Organizing) Thiết kế cơ cấu tổ chức, mô tả nhiệm vụ của từng bộ phận cá nhân - Xác định việc phải làm - Ai làm, phối hợp ra sao - Ai báo cáo cho ai? Và những quyết định đó được làm ra tại đâu?? - Bao gồm những bộ phận nào và quan hệ giữa các bộ phận.
15. 3.3. Chức năng điều khiển (Directing): - Điều khiển và phối hợp những người trong tổ chức. - Hướng dẫn, chỉ huy mọi người tiến hành hoạt động thế nào? - Dùng biện pháp thích hợp để động viên và lãnh đạo mọi người - Thiết lập hệ thống thông tin hiệu quả - Thiết lập quan hệ giữa tổ chức với môi trường
16. 3.4. Chức năng kiểm tra (Reiewing): - Xác định thành quả, so sánh thực tế với kế hoạch. - Đề ra và tiến hành các biện pháp sửa chữa nếu có sai lệch. - Đề xuất các biện pháp cải tiến.
17. 4. Nhà quản trị: 4.1. Khái niệm: - Tổ chức là gì? - Có 2 dạng thành viên trong một tổ chức: • Người thừa hành: là người trực tiếp làm công việc cụ thể • Nhà quản trị: là người điều khiển công việc của người khác
18. 4.2. Vai trò của nhà quản trị: Có thể chia thành 3 nhóm vai trò sau: Nhóm 1: Vai trò quan hệ với con người + Vai trò đại diện: nhà QT là đại diện cho tổ chức là biểu tượng cho một tập thể khi quan hệ với bên ngoài. + vai trò lãnh đạo: chỉ huy và điều khiển nhân viên dưới quyền + vai trò liên lạc, giao dịch: nhà QT có quan hệ với người khác ở trong hay ngoài tổ chức để nhằm hoàn thành công việc được giao
19. Nhóm 2: nhóm các vai trò thông tin bao gồm: + Thu thập và tiếp nhận thông tin + phát ngôn và cung cấp thông tin đến người có liên quan + phổ biến và truyền đạt thông tin cho các cá nhân bô phận bên trong của tổ chức
20. Nhóm 3: nhóm các vai trò quyết định, bao gồm: + Vai trò nhà kinh doanh + Vai trò người giải quyết xáo trộn và thay đổi + Vai trò người quản lý, phân phối và sử dụng tài nguyên + Vai trò nhà thương thuyết
21. 4.3. Các kỹ năng quản trị Các kỹ năng cơ bản của nhà quản trị - Kỹ năng tư duy (kỹ năng nhận thức) - Kỹ năng nhân sự (quan hệ ) - Kỹ năng kỹ thuật (chuyên môn)
22. Kỹ năng tư duy (kỹ năng nhận thức - Chức năng quan trọng nhất đối với nhà quản trị, đòi hỏi nhà quản trị phải am hiểu nhiều lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội; - Thấu hiểu mức độ phức tạp và biết giảm thiểu mức độ phức tạp - Nhận biết, phán đoán chính xác tình hình thay đổi các tình huống và đưa ra giải pháp đúng đắn.
23. Kỹ năng nhân sự (quan hệ) - Biết cách tác động, thuyết phục, lôi cuốn được người xung quanh thông qua lời nói chữ viết, thái độ ứng xử để hoàn thành tốt mục tiêu đề ra với hiệu quả cao nhất. - Yêu cầu nhà quản trị phải có năng lực và uy tín; người có uy tín và năng lực cao dễ tập hợp các thành viên trong tổ chức hơn.
24. Kỹ năng chuyên môn - Khả năng cần thiết để thực hiện một công việc cụ thể. - Biểu hiện trình độ chuyên môn nghiệp vụ quản trị - Đòi hỏi nhà quản trị phải hiểu biết chuyên môn mình phụ trách.
25. 4.4. Các cấp bậc quản trị trong một tổ chức Có ba cấp quản trị: - Quản trị viên cấp cao - Quản trị viên cấp trung - Quản trị viên cấp cơ sở
26. Quản trị viên cao cấp: quyết định chiến lược Quản trị viên cấp trung: quyết định chiến thuật Quản trị viên cấp cơ sở: quyết định tác nghiệp Người thừa hành: Thực hiện quyết định Cấp bậc quản trị trong một tổ chức
27. Quản trị viên cấp cao: Là cấp bậc cao nhất trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trị. Nhiệm vụ: - Chịu trách nhiệm chung về thành quả cuối cùng của hệ thống - Xây dựng chiến lược hành động và phát triển của tổ chức.
28. Quản trị viên cấp trung - Đòi hỏi các kỹ năng quản trị mức trung bình, - Vai trò chuyển tải thông tin từ cấp trên xuống và tiếp nhận thông tin phản hồi từ cấp cơ sở lên cấp cao Nhiệm vụ: Phối hợp các công việc để thực hiện các kế hoạch và chính sách nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức
29. ◼ Quản trị viên cấp cơ sở ◼ Đòi hỏi nhiều ở kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ ◼ Trực tiếp thi hành các nhiệm vụ chuyên môn trong từng lĩnh vực quản trị cụ thể.
30. ➢Tại sao phải học quản trị? Quản trị vừa là một khoa học vừa là một nghệ thuật a. Là khoa học ◼ Quản trị trở thành một đối tượng nghiện cứu và trở thành một ngành khoa học mới mẻ của nhân loại, nghiên cứu về quan hệ giữa còn người và con người trong một tổ chức, phù hợp với sự vận động của các quy luật tự nhiên, xã hội. ◼ Nhiệm vụ cơ bản của ngành khoa học quản trị: ◼ Giải thích bản chất của lao động quản trị ◼ Xác định những quy luật và tính quy luật ◼ Chỉ ra những yếu tố và điều kiện để lao động, làm việc cùng nhau có hiệu quả cao nhất. ◼ Dự đoán và đề ra những giải pháp quản trị có hiệu quả. ◼ Vận dụng các môn khoa học khác như: tâm lý học, toán học
31. b. Là nghệ thuật ◼ Phải điều hành một một hệ thống kỹ thuật – xã hội – nhân văn phức tạp. ◼ Những người làm việc là nhân tố chủ yếu tạo ra sự hoạt động có hiệu quả của hệ thống. ◼ Quản trị được học qua kinh nghiệm thực tiễn, mà kinh nghiệm thực tiễn lại được hoàn thiện bởi những người có tài năng tương ứng. ◼ Khi đưa ra quyết định nhà quản trị thường không có đủ thông tin đầy đủ ◼ Không ai và không bao giờ có thể bảo đảm các nhà quản trị sẽ đưa ra được một quyết định chắc chắn đúng trong tương lai.
32. ◼ Một số điển hình của nghệ thuật quản trị ◼ Nghệ thuật sử dụng con người (đúng nơi, đúng chỗ, đúng khả năng v.v.) ◼ Nghệ thuật mua hàng ◼ Nghệ thuật lắng nghe ◼ Nghệ thuật thuyết phục người khác ◼ Nghệ thuật ra quyết định ◼ Nghệ thuật giao tiếp ◼ v.v.
33. ➢Những phẩm chất cần thiết để trở thành một nhà quản trị thành công