Bài giảng Nghiệp vụ hành chính văn phòng - Trịnh Thị Thu

59 trang phuongnguyen 3230

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Nghiệp vụ hành chính văn phòng - Trịnh Thị Thu", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

bai_giang_nghiep_vu_hanh_chinh_van_phong_trinh_thi_thu.ppt

Nội dung text: Bài giảng Nghiệp vụ hành chính văn phòng - Trịnh Thị Thu

NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG GVHH: TRỊNH THỊ THU LỚP: S11T03B
CHƯƠNG 4 NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC SẮP XẾP HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN VÀ NGƯỜI LÃNH ĐẠO
NỘI DUNG BÀI HỌC I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH
I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH 1. Nguyên tắc xây dựng lịch làm việc 1. Nguyên tắc xây dựng lịch làm việc 2. Những việc cần tiến hành khi xây dựng lịch và chương trình làm việc
I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH a) Nguyên tắc không trùng lặp 1. Nguyên tắc b) Nguyên tắc ưu tiên xây dựng lịch làm việc c) Nguyên tắc dự phòng d) Nguyên tắc điều chỉnh lịch
I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH 1. Nguyên tắc xây dựng lịch làm việc a) Nguyên tắc không trùng lặp Cán bộ văn phòng khi xếp lịch, không được để cho các hoạt động bị trùng lặp ở những yếu tố sau: Thời gian Địa điểm Nhân sự
I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH 1. Nguyên tắc xây dựng lịch làm việc b) Nguyên tắc ưu tiên -Khi sắp xếp lịch làm việc cho cơ quan đến tầm quan trọng cũng như tính cấp thiết của những hoạt động đó. - - Đối với những hoạt động quan trọng, không thể trì hoãn được cán bộ văn phòng cần ưu tiên xếp lịch vào thời gian phù hợp.
I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH 1. Nguyên tắc xây dựng lịch làm việc b) Nguyên tắc ưu tiên Đối với các hoạt động có sự tham dự của nhiều thành phần, số lượng đông thì cần có sự bố trí ưu tiên về mặt địa điểm cho phù hợp.
I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH 1. Nguyên tắc xây dựng lịch làm việc b) Nguyên tắc ưu tiên Trường hợp các đơn vị trong cơ quan tổ chức một số hoạt động cần đến sự có mặt của lãnh đạo cơ quan để động viên cán bộ và có ý kiến chỉ đạo thì cán bộ văn phòng nên cân nhắc và hỏi ý kiến người lãnh đạo xem đến dự ở đâu, nếu như những hoạt động này có sự trùng lặp về mặt thời gian. Những đơn vị còn lại có thể cử cấp phó đi thay.
I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH c) Nguyên tắc dự phòng - Nguyên tắc này yêu cầu cán bộ văn phòng khi xếp lịch, cần phải có các phương án dự phòng, bởi lẽ trong thực tế mọi việc không phải bao giờ cũng diễn ra như đã định. - Nguyên tắc dự phòng được hiểu là khi xếp lịch, nhất là xếp lịch cho các hoạt động của người lãnh đạo, cán bộ văn phòng cần bố trí thời gian để họ có thể nghỉ ngơi hoặc kịp di chuyển từ địa điểm này đến địa điểm khác.
I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH d) Nguyên tắc điều chỉnh lịch Lịch đã xếp thì hạn chế tối đa việc điều chỉnh, nhưng không có nghĩa là mọi chương trình, kế hoạch đều bất biến.
I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH d) Nguyên tắc điều chỉnh lịch Khi có tình huống đột xuất xảy ra, hoặc vì một điều kiện, một lí do nào đó, các cán bộ văn phòng cần nhanh chóng xem xét và có thể quyết định điều chỉnh lại các hoạt động đã định (thời gian, địa điểm, nhân sự).
I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH 2. Những việc cần tiến hành khi xây dựng lịch và chương trình làm việc Cán bộ văn phòng cần thực hiện một số nghiệp vụ sau đây: - Đề ra quy định cho các bộ phận, các đơn vị dự kiến kế hoạch cho từng tuần, từng tháng và gửi lên văn phòng.
I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH 2. Những việc cần tiến hành khi xây dựng lịch và chương trình làm việc - Văn phòng cần cử các cán bộ văn phòng có kinh nghiệm và nắm vững chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan tập hợp kế hoạch của các bộ phận, đơn vị kết hợp với dự kiến công việc của người lãnh đạo để xây dựng lịch tổng thể cho toàn cơ quan và lịch làm việc cho lãnh đạo.
I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH 2. Những việc cần tiến hành khi xây dựng lịch và chương trình làm việc - Khi xây dựng lịch và chương trình làm việc cần ghi rõ tên công việc, thời gian, địa điểm và thành phần tham dự. Trách nhiệm của từng thành phần lãnh đạo vào các hoạt động cụ thể.
I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH 2. Những việc cần tiến hành khi xây dựng lịch và chương trình làm việc -Khi xếp lịch cán bộ văn phòng có trách nhiệm cần trao đổi với người lãnh đạo để xin ý kiến chỉ đạo và trao đổi với các bộ phận có liên quan để sắp xếp các hoạt động sao cho phù hợp và có hiệu quả. -Lịch làm việc cần được in ấn rõ ràng và phải kiểm tra lại trước khi gửi đi các nơi. Lịch phải được gửi đến cho người lãnh đạo và tất cả các bộ phận trong cơ quan vào ngày làm việc cuối tuần.
I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH 2. Những việc cần tiến hành khi xây dựng lịch và chương trình làm việc -Trong tuần hoặc trong tháng, văn phòng cần giao nhiệm vụ cho cán bộ văn phòng theo dõi việc thực hiện lịch trong thực tế. Những hoạt động chưa tiến hành được, hoặc bị hoãn, thay đổi, cần được cán bộ văn phòng ghi chép lại để bố trí tiếp vào tuần, tháng tới.
I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH 2. Những việc cần tiến hành khi xây dựng lịch và chương trình làm việc - Nếu là thư ký riêng, thì cần chú ý xếp lịch của cá nhân người thư ký sao cho phù hợp với lịch làm việc của người thủ trưởng để hỗ trợ cho thủ trưởng hoàn thành công việc. Thư ký riêng cần thường xuyên theo dõi, nhắc nhở thủ trưởng nhớ các công việc trong tuần, trong tháng và chủ động chuẩn bị tài liệu, văn bản hoặc các phương tiện cần thiết cho người lãnh đạo để giúp họ thực hiện chương trình làm việc.
I. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH 2. Những việc cần tiến hành khi xây dựng lịch và chương trình làm việc Tóm lại, việc xây dựng lịch và chương trình làm việc là một nghiệp vụ khá phức tạp, đòi hỏi người cán bộ văn phòng phải nắm vững nhiều vấn đề, phải có tư duy và trình độ tổ chức, điều hành, phải nhanh nhạy và linh hoạt. Do vậy, các cơ quan thường giao việc xếp lịch cho chánh, phó văn phòng hoặc các chuyên viên (thư ký) ở phòng tổng hợp.
II. TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ 1. Khái niệm 4. Quy trình hội nghị, hội tổ chức hội họp họp 2. Ý nghiã của 3. Phân loại hội họp hội họp
II. TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ 1. Khái niệm hội nghị, hội họp Hội họp (hội nghị, hội thảo, các cuộc họp) là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu của 1 tập thể nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến để tư vấn kiến nghị
II. TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ 2. Ý nghiã của hội họp - Tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc , nâng cao tinh thần tập thể và tạo ra năng suất lao động cao - Phát huy sự tham gia rộng rãi vào các công việc của cơ quan đơn vị.
II. TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ 2. Ý nghiã của hội họp - Khai thác trí tuệ tập thể, tạo cơ hội cho mọi người đóng góp ý kiến sáng tạo của bản thân để XD tổ chức vững mạnh - Phổ biến những quan điểm tư tưởng mới , bàn bạc tháo gỡ những khó khăn, sửa chửa những lệch lạc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ
II. TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ 3. Phân loại hội họp Căn cứ vào quy trình lãnh đạo, a quản lý b Căn cứ vào tính chất và mục đích của cuộc họp c Căn cứ vào hình thức hội họp
II. TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ 3. Phân loại hội họp a. Căn cứ vào quy trình lãnh đạo, quản lý • Hội họp bàn bạc, ra quyết định • Hội họp phổ biến triển khai nhằm mục đích quán triệt những tư tưởng quan điểm, chủ trương, giải pháp đã đề ra, xây dựng kế hoạch, chương trình hành động để triển khai những quyết định đã thông qua,
II. TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ 3. Phân loại hội họp a. Căn cứ vào quy trình lãnh đạo, quản lý - Hội họp đôn đốc, kiểm tra: nhằm đánh giá kịp thời việc triển khai chương trình, kế hoạch công tác và chỉ đạo, uốn nắm kịp thời những lệch lạc, nếu có. - Hội họp sơ, tổng kết nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm đối với những hoạt động vừa qua và đưa ra những phương hướng cho hoạt động tiếp theo.
II. TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ 3. Phân loại hội họp b. Căn cứ vào tính chất và mục đích của cuộc họp - Hội họp trao đổi thông tin - Hội họp triển khai công việc - Hội họp mở rộng dân chủ - Hội họp giải quyết vấn đề
II. TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ 3. Phân loại hội họp c. Căn cứ vào hình thức hội họp - Hội họp chính thức: được tổ chức công khai, theo quyết định của lãnh đạo - Hội họp không chính thức: được tổ chức trong diện hẹp, không công khai hoặc mang tính nội bộ nhằm bàn bạc những vấn đề quan trọng có nội dung bí mật hoặc chưa cần phổ biến rộng rãi.
II. TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ c. b.Cônga. Tiến Chuẩnviệchànhsaubị cuộchộicuộchọphọphọp a. Chuẩn bị hội họp c. Công b. Tiến việc hành 4. Quy sau cuộc trình tổ họp cuộc chức hội họp họp
II. TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ 4. Quy trình tổ chức hội họp a. Chuẩn bị hội họp - Xác định mục đích, tính chất và nội dung cuộc họp: xác định nội dung chương trình nghị sự, bố trí thời gian cần thiết thực hiện nội dung chương trình , xác định cụ thể từng người chịu trách nhiệm báo cáo hay tham luận.Việc hội họp cần phải được đưa vào lịch và chưong trình làm việc để có sự chuẩn bị nội dung chu đáo.
II. TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ 4. Quy trình tổ chức hội họp a. Chuẩn bị hội họp Trong bản kế hoạch hội họp cần nêu rõ những vấn đề sau: + Tên buổi hội họp + Thời gian họp + Thành phần tham dự họp + Địa điểm họp + Phương tiện kỹ thuật vật chất phục vụ buổi họp + Nội dung họp + Các chương trình khác (tham quan, văn nghệ, chiêu đãi )
II. TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ 4. Quy trình tổ chức hội họp a. Chuẩn bị hội họp - Quy định thành phần họp: Lập bản danh sách cụ thể để căn cứ vào đó gửi giấy triệu tập hoặc thư mời. Khi cần thiết phải gửi trước nội dung họp và yêu cầu người được mời tham dự trả lời trong thời hạn nhất định có đến tham dự họp hay không.
II. TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ 4. Quy trình tổ chức hội họp a. Chuẩn bị hội họp - Xác định thời gian họp : ngày giờ khai mạc cuộc họp, thời gian tiến hành - Lựa chọn và trang trí phòng họp : chuẩn bị phòng họp, bảo đảm đủ bàn ghế , ánh sáng, âm thanh , bục báo cáo viên, bảng (nếu có sử dụng), khẩu hiệu, cờ hoa
II. TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ 4. Quy trình tổ chức hội họp a. Chuẩn bị hội họp - Chuẩn bị các phương tiện làm việc: tổ chức ấn loát các tài liệu phục vụ cuộc họp, các trang thiết bị như máy ghi âm, loa đài, tăng âm và các phương tiện khác. - Làm và kịp thời gửi thư mời : Giấy mời cần có nội dung như người được mời, nội dung, thời gian họp, địa điểm, thành phần họp, các giấy tờ cần mang theo . - Chuẩn bị việc ghi biên bản và làm các văn kiện cho hội nghị.
II. TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ 4. Quy trình tổ chức hội họp b. Tiến hành cuộc họp - Đón tiếp đại biểu và phát tài liệu - Khai mạc, triển khai, phát biểu và thảo luận: Trước lúc khai mạc, đối với những cuộc họp lớn, hội nghị, hội thảo cần tiến hành những nghi thức nhà nước nhất định như làm lễ chào cờ
II. TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ 4. Quy trình tổ chức hội họp b. Tiến hành cuộc họp - Giới thiệu chủ tọa buổi họp, thư ký, các đại biểu tham dự -Trình bày các báo cáo và tham luận. - Tiến hành thảo luận những vấn đề đặt ra. Việc tiến hành phát biểu và thảo luận cần tiến hành ngắn gọn, có chuẩn bị trước, thời gian phát biểu tối đa từ 10 đến 15 phút.
II. TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ 4. Quy trình tổ chức hội họp b. Tiến hành cuộc họp Giữa các báo cáo, tham luận có thể giải lao và ăn nhẹ. - Ghi biên bản: biên bản có thể phải trình ngay sau khi kết thúc cuộc họp hoặc một thời gian nhất định sau đó. - Bế mạc: báo cáo tổng kết, đưa ra kết luận. Có thể có diễn văn bế mạc.
II. TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ 4. Quy trình tổ chức hội họp c. Công việc sau cuộc họp - Hoàn thiện các văn kiện; -Thông báo cho các cơ quan hữu quan nội dung kết quả cuộc họp;
II. TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ 4. Quy trình tổ chức hội họp c. Công việc sau cuộc họp - Lập hồ sơ cuộc họp: Đối với những cuộc họp thông thường chỉ cần lưu giữ biên bản, còn đối với những hội nghị lớn, quan trọng cần lập hồ sơ hội nghị. Hổ sơ này thông thường bao gồm: Thư mời, thư triệu tập; Danh sách đại biểu, những người mời tham dự; Lời khai mạc; các báo cáo tham luận, bài phát biểu; Nghị quyết cuộc họp; Biên bản; Lời bế mạc.
II. TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ 4. Quy trình tổ chức hội họp c. Công việc sau cuộc họp - Thanh, quyết toán chi phí những chi phí cho cuộc họp ; - Triển khai nội dung đã được thông qua, rút kinh nghiệm việc tổ chức hội họp - Soạn thảo một số thư từ, văn bản theo yêu cầu của người lãnh đạo.
1. Mục đích, phân loại chuyến đi công tác III. TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA 2. Trách nhiệm của LÃNH ĐẠO Thư ký khi Thủ trưởng đi công tác
III. TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO 1. Mục đích, a. Mục đích phân loại chuyến đi công tác b. Phân loại
III. TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO 1. Mục đích, phân loại chuyến đi công tác a. Mục đích Các chuyến đi công tác phải có mục đích rõ ràng, không bị chồng chéo mục đích với các chuyến đi khác. Thực hiện nhiệm vụ như: nắm tình hình thực tế ở cơ sở, học tập kinh nghiệm của các đối tác trong và ngoài nước, tìm kiếm cơ hội hợp tác hoặc ký kết các hợp đồng trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, chuyển giao công nghệ
III. TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO 1. Mục đích, phân loại chuyến đi công tác b. Phân loại - Các chuyến đi công tác thường kỳ ở các địa phương; - Các chuyến đi công tác nước ngoài; - Các chuyến đi công tác đột xuất.
III. TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO a. Lập kế hoạch 2. Trách chuyến đi công tác nhiệm của Thư ký khi b. Chuẩn bị cụ thể Thủ trưởng đi công tác c. Sau chuyến đi công tác
III. TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO 2. Trách nhiệm của Thư ký khi Thủ trưởng đi công tác Thư ký phải hoạch định chuyến đi công tác của lãnh đạo bao gồm các việc: a. Lập kế hoạch chuyến đi công tác - Phát hoạ chuyến đi : địa điểm đến; ngày tháng, số người đi công tác; Mục đích chuyến đi; Nội dung công tác; Số người đi; Ngày, tháng, thời gian công tác; Phương tiện; tài liệu cần thiết; kinh phí
III. TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO 2. Trách nhiệm của Thư ký khi Thủ trưởng đi công tác b. Chuẩn bị cụ thể - Liên hệ nơi đến công tác: thông báo bằng văn bản cho nơi đến công tác biết trước về nội dung và thời gian công tác; Thông báo cho cơ quan tiếp nhận về ngày giờ đến và danh sách người đến. - Tiến hành các thủ tục đăng ký chuyến bay, tàu, xe du lịch, đăng ký khách sạn, nhà khách.
III. TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO 2. Trách nhiệm của Thư ký khi Thủ trưởng đi công tác b. Chuẩn bị cụ thể - Chuẩn bị nội dung công tác, tài liệu nghiên cứu và phương tiện nghe nhìn. Đề cương báo cáo và các tài liệu khác; Hồ sơ, phương án, biện pháp giải quyết cần thiết, có thể sao chép trong đĩa CD, USB và mang theo máy vi tính xách tay; Đề cương phát biểu trong buổi hội thảo; Chuẩn bị tư liệu nghiên cứu tham khảo;
III. TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO 2. Trách nhiệm của Thư ký khi Thủ trưởng đi công tác b. Chuẩn bị cụ thể - Phương tiện đi lại của đoàn công tác, chuẩn bị các giấy tờ cần thiết như giấy giới thiệu, giấy đi đường , hộ chiếu, CMND, trang bị cá nhân cần thiết - Chuẩn bị kinh phí .
III. TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO 2. Trách nhiệm của Thư ký khi Thủ trưởng đi công tác b. Chuẩn bị cụ thể - Lên kế hoạch đảm nhiệm trách nhiệm trách nhiệm ở nhà, thông báo thời gian thủ trưởng đi vắng, sắp xếp lại các công việc, có thể điều chỉnh hoặc hủy các chương trình trong thời gian thủ trưởng vắng mặt. - Kiểm tra chuyến đi phút chót: cần phải kiểm tra toàn bộ công việc chuẩn bị cho chuyến công tác.
III. TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO 2. Trách nhiệm của Thư ký khi Thủ trưởng đi công tác c. Sau chuyến đi công tác - Báo cáo với lãnh đạo những công việc ở nhà (công việc đã hoặc chưa giải quyết) và bàn giao giấy tờ, tài liệu. Thông báo lịch làm việc và tiếp khách của lãnh đạo - Lập hồ sơ - Kiểm tra, hệ thống các hoá đơn, chứng từ để thanh toán kinh phí tạm ứng.
III. TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO 2. Trách nhiệm của Thư ký khi Thủ trưởng đi công tác c. Sau chuyến đi công tác - Biên tập, soạn thảo các văn bản liên quan đến chuyến công tác (Báo cáo, Hợp đồng, thư cảm ơn ) Nếu Thư ký không đi cùng: - Chuyển cho lãnh đạo hoặc trưởng đoàn tất cả các tài liệu cần thiết ; - Xin ý kiến lãnh đạo về việc uỷ quyền giải quyết công việc ở nhà;
2. Trách nhiệm của Thư ký khi Thủ trưởng đi công tác c. Sau chuyến đi công tác - Ghi sổ những cuộc điện thoại, những người cần gặp lãnh đạo và kịp thời thông báo cho lãnh đạo để xin ý kiến . - Sắp xếp cẩn thận các công văn tài liệu nhận được khi lãnh đạo đi công tác. III. TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO
III. TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO 2. Trách nhiệm của Thư ký khi Thủ trưởng đi công tác c. Sau chuyến đi công tác Tóm lại: việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị hoặc các chuyến đi công tác cho thủ trưởng hoặc cán bộ chuyên môn của cơ quan là một công việc có tính chất hành chính và đòi hỏi người thư ký phải có đầu óc tổ chức, có tác phong khoa học, nhanh nhẹn và năng động. Thành công của các đoàn công tác phụ thuộc rất nhiều vào năng lực tổ chức và năng động chu đáo của các người thư ký.