Bài giảng môn Quản trị học - Chương 8: Chức năng kiểm tra

Nội dung text: Bài giảng môn Quản trị học - Chương 8: Chức năng kiểm tra

1. CHƯƠNG 8 CHỨC NĂNG KIỂM TRA
2. NỘI DUNG 1. Khái niệm và nguyên tắc kiểm tra 2. Tiến trình kiểm tra 3. Các loại kiểm tra 4. Công cụ kiểm tra
3. 1. Khái niệm và nguyên tắc kiểm tra § 1.1 Khái niệm: §Là quá trình đo lường kết quả thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch, trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục sự sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt được mục tiêu của nó.
4. 1. Khái niệm và nguyên tắc kiểm tra 1.1 Khái niệm Trọng điểm của chức năng kiểm tra: q Kiểm tra là một quá trình. q Kiểm tra các hoạt động đã xảy ra, đang xảy ra và sẽ xảy ra. q Phát hiện ra những sai lệch và nguy cơ sai lệch. q Kiểm tra để thực hiện các biện pháp khắc phục nhằm hoàn thành mục tiêu.
5. 1. Khái niệm và nguyên tắc kiểm tra 1.2 Nguyên tắc xây dựng cơ chế KT: q Phải căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và cấp bậc của đối tượng bị kiểm tra. q Phải được thiết kế theo yêu cầu của nhà quản trị. q Phải được thực hiện tại các khâu trọng yếu. q Phải khách quan. q Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí của doanh nghiệp q Phải tiết kiệm và hiệu quả q Phải đưa đến hành động
6. 2. Tiến trình kiểm tra § Theo các bước sau XÁC ĐỊNH ĐO LƯỜNG CÁC TIÊU THÀNH CHUẨN QUẢ ĐIỀU CHỈNH CÁC SAI LỆCH
7. 2. Tiến trình kiểm tra § 2.1 Xác định tiêu chuẩn: § Cần lưu ý các yêu cầu sau: 1 Tránh đưa ra tiêu chuẩn không đúng, không quan trọng 12 Mang tính chất hiện thực 3 Tránh đưa ra tiêu chuẩn mâu thuẫn 4 Giải thích về sự hợp lý của các tiêu chuẩn 5 Dễ dàng cho việc đo lường
8. 2. Tiến trình kiểm tra 2.2 Đo lường thành quả q Tiến hành đo hay lường trước nhằm phát hiện sự sai lệch hay nguy cơ sai lệch so với mục tiêu. q Hiệu quả đo lường phụ thuộc vào phương pháp đo lường và công cụ đo lường. q Đo lường những tiêu chuẩn định lượng sẽ dễ dàng hơn các tiêu chuẩn định tính.
9. 2. Tiến trình kiểm tra § 2.3 Điều chỉnh các sai lệch § Sau khi đo lường xong, nếu kết quả sai lệch: • Phân tích nguyên nhân dẫn đến sai lệch • Tìm biện pháp khắc phục
10. Vòng phản hồi của kiểm tra Phát hiện So sánh Đo Kết quả sai lệch với các lường thực tế tiêu chuẩn Phân tích Đưa ra Thực hiện Kết quả nguyên nhân chương trình sự điều mong muốn sai lệch điều chỉnh chỉnh
11. 3. Các loại hình kiểm tra § Bao gồm các loại hình sau Kết quả Lập kế Thực hiện đạt được hoạch kế hoạch Kiểm tra lường trước Kiểm tra sau Kiểm tra trong khi thực hiện khi thực hiện
12. 3. Các loại hình kiểm tra 3.1 Kiểm tra lường trước q Thực hiện trước khi hoạt động xảy ra, bằng cách tiên liệu những vấn đề có thể xảy ra để ngăn chặn trước. q Mục đích: tránh sai lầm ngay từ đầu q Cơ sở: những thông tin mới nhất về môi trường bên ngoài và nội bộ doanh nghiệp để đối chiếu kế hoạch q Kiểm tra lường trước dựa vào dự báo, dự đoán về sự biến đổi của môi trường q Đây là loại hình kiểm tra tốn ít chi phí nhưng hiệu quả cao q Càng lên cấp bậc cao thì kiểm tra lường trước càng quan trọng
13. 3. Các loại hình kiểm tra 3.2 Kiểm tra trong khi thực hiện q Theo dõi trực tiếp những diễn biến trong quá trình thực hiện kế hoạch. q Mục đích: kịp thời tháo gỡ những vướng mắc, những trở ngại khó khăn khi thực hiện để đảm bảo mục tiêu, tiến độ kế hoạch.
14. 3. Các loại hình kiểm tra 3.3 Kiểm tra sau khi thực hiện q Đo lường kết quả thực tế và đối chiếu với kế hoạch ban đầu. q Mục đích nhằm đánh giá lại toàn bộ quá trình thực hiện kế hoạch, rút kinh nghiệm. q Nhược điểm lớn nhất: độ trễ về thời gian.
15. 4. Các công cụ kiểm tra § 4.1 Ngân quỹ: thấy được những khoản chi phí và nguồn thu do ai sử dụng và quản lý. Ngân quỹ thu và chi Các Ngân quỹ về thời gian, không gian, sản phẩm dạng ngân Ngân quỹ dưới dạng vật lý quỹ Ngân quỹ về tiền mặt
16. 4. Các công cụ kiểm tra § 4.1 Ngân quỹ § Các kỹ thuật lập ngân quỹ Ngân quỹ Ngân quỹ Ngân quỹ cơ sở - biến đổi lựa chọn Zêrô
17. 4. Các công cụ kiểm tra § 4.2 Kỹ thuật phân tích thống kê § Dựa vào dữ liệu quá khứ để tổng hợp và phân tích. § Giúp nhà quản trị đưa ra những nhận xét: • Xu thế phát triển của doanh nghiệp • Mối liên hệ giữa các yếu tố trong quá trình phát triển • Độ sai lệch so với tiêu chuẩn đặt ra trong kế hoạch,
18. 4. Các công cụ kiểm tra § 4.3 Báo cáo và phân tích chuyên môn: § sử dụng những chuyên gia trong từng lĩnh vực trọng yếu của doanh nghiệp để phát hiện những sai lệch § 4.4 Quan sát cá nhân: § Sử dụng các giác quan để quan sát nhân viên trong quá trình thực hiện công việc và điều chỉnh ngay những sai phạm.