Bài giảng môn Quản trị học - Chương 1: Chức năng tổ chức

Nội dung text: Bài giảng môn Quản trị học - Chương 1: Chức năng tổ chức

1. Chương 6 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
2. NỘI DUNG 1. Tổng quan về chức năng tổ chức 2. Xây dựng cơ cấu tổ chức 2.1 Khái niệm 2.2 Các nguên tắc cơ bản của tổ chức quản trị 2.3 Các yêu cầu thiết kế cơ cấu tổ chức cơ bản 2.4 Các giai đoạn hình thành cơ cấu tổ chức 2.5 Các mơ hình cơ cấu tổ chức 3. Sự phân chia quyền lực 3.1 Khái niệm 3.2 Ủy quyền
3. 1. Tổng quan về chức năng tổ chức § 1.1 Khái niệm Tổ chức là việc: + thành lập nên các bộ phận trong tổ chức để đảm nhận những hoạt động cần thiết + xác lập các mối quan hệ về quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận đĩ.
4. Các vấn đề cụ thể: - Xác định và phân chia cơng việc - Phân bổ cơng việc cho người/ nhĩm người nào? - Ai chịu trách nhiệm về những kết quả nào? - Ai báo cáo cho ai? - Các quyết định nào được làm ở cấp nào, bộ phận nào? .
5. 3 mặt của tổ chức Tổ chức bộ máy Tổ chức cơng việc Tổ chức nhân sự
6. 1.2 Vai trị của chức năng tổ chức q Đảm bảo các mục tiêu và kế hoạch sẽ được triển khai vào thực tế. q Tạo mơi trường làm việc thích hợp cho các cá nhân và tập thể trong quá trình thực hiện những nhiệm vụ và chuyên mơn của mình. q Tác động tích cực đến việc sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả nhất Giảm thiểu những sai sĩt và lãng phí.
7. 1.3 Những vấn đề khoa học trong cơng tác tổ chức § 1.3.1 Tầm hạn quản trị Là số lượng bộ phận, nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị cĩ thể điều khiển tốt nhất. - Bộ máy ít tầng nấc trung gian bộ máy tổ chức thấp tầm hạn quản trị rộng - Bộ máy nhiều tầng nấc trung gian bộ máy tổ chức cao tầm hạn quản trị hẹp
8. 3. Các mơ hình cơ cấu tổ chức 3.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN SX BỘ PHẬN BỘ PHẬN KD (P/GIÁM ĐỐC) KẾ TOÁN (P/GIÁM ĐỐC) PHÂN PHÂN PHÂN CÁC CÁC CÁC XƯỞNG XƯỞNG XƯỞNG CỬA KHO ĐẠI LÝ SX1 SX2 SX3 HÀNG HÀNG
9. 3.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến Ưu điểm: -Tạo sự thống nhất cao -Trách nhiệm rõ ràng Nhược điểm: -Địi hỏi nhà quản trị phải cĩ kiến thức tồn diện -Dễ dẫn đến kiểu quản lý gia trưởng =>khơng phát huy được sự sáng tạo của cá nhân Áp dụng: -Xí nghiệp quy mơ nhỏ,sản phẩm khơng phức tạp và sản xuất liên tục -Giai đoạn đầu khi DN mới thành lập
10. 3. Các mơ hình cơ cấu tổ chức 3.2 Cơ cấu tổ chức chức năng: GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN SX CÁC BỘ PHẬN BỘ PHẬN KD (P/GIÁM ĐỐC) CHỨC NĂNG (P/GIÁM ĐỐC) PHÂN PHÂN PHÂN CÁC CÁC CÁC XƯỞNG XƯỞNG XƯỞNG CỬA KHO ĐẠI LÝ SX1 SX2 SX3 HÀNG HÀNG
11. 3.2 Cơ cấu tổ chức chức năng Ưu điểm: -Khơng địi hỏi người quản trị phải cĩ kiến thức tồn diện -Dễ đào tạo -Sử dụng được các chuyên gia giỏi Nhược điểm: -Trách nhiệm khơng rõ ràng -Sự phối hợp giữa các phịng ban khĩ khăn -Tính thống nhất thấp Áp dụng: -Giai đoạn đầu khi doanh nghiệp phát triển quy mơ, địi hỏi tính chuyên mơn hĩa cao
12. 3.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng: GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN SX CÁC BỘ PHẬN BỘ PHẬN KD (P/GIÁM ĐỐC) CHỨC NĂNG (P/GIÁM ĐỐC) PHÂN PHÂN PHÂN CÁC CÁC CÁC XƯỞNG XƯỞNG XƯỞNG CỬA KHO ĐẠI LÝ SX1 SX2 SX3 HÀNG HÀNG
13. 3.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng: Ưu điểm: -Kết hợp những ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng -Tạo điều kiện cho các nhà quản lý trẻ phát huy năng lực Nhược điểm: -NQT phải thường xuyên giải quyết nhiều vấn đề -Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên mơn -Dễ xảy ra xung đột giữa các bộ phận Áp dụng: -Trong các tổ chức cĩ quy mơ lớn, tính chuyên mơn hĩa cao hay trong các lĩnh vực phi sản xuất
14. 3.4 Cơ cấu tổ chức ma trận: GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN BỘ PHẬN BỘ PHẬN BỘ PHẬN MARKETING SẢN XUẤT KINH DOANH NHÂN SỰ B.QLÝ DỰÁN 1 B.QLÝ DỰÁN 2 B.QLÝ DỰÁN 3
15. 3.4 Cơ cấu tổ chức ma trận: Ưu điểm: -Tổ chức linh động -Ít tốn kém, sử dụng nhân lực hiệu quả -Đáp ứng tình hình sản xuất biến động Nhược điểm: -Dễ xảy ra tranh chấp giữa lãnh đạo và các bộ phận -Địi hỏi NQT phải là người cĩ ảnh hưởng lớn -Phạm vi sử dụng hạn chế vì địi hỏi một trình độ nhất định Áp dụng: -Trong các tổ chức cĩ quy mơ lớn mang tính đa ngành hay đa quốc gia
16. 3.5 Cơ cấu tổ chức theo vùng miền địa lý: TỔNG GIÁM ĐỐC Giám đốc chi Giám đốc chi Giám đốc chi nhánh miền Nam nhánh miền Trung nhánh miền Bắc
17. 3.5 Cơ cấu tổ chức theo vùng miền địa lý Ưu điểm: -Xác định được lợi thế cạnh tranh trong vùng chiến lược -Tận dụng được tính hiệu quả của các hoạt động tại địa phương -Giao trách nhiệm cho cấp thấp hơn Nhược điểm: -Cần nhiều người trong cơng tác quản lý -Chi phí lớn -Địi hỏi một cơ cấu kiểm sốt phức tạp Áp dụng: -Trong các tổ chức cĩ quy mơ lớn
18. 3.6 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm Tổng giám đốc Dãy sản Dãy sản Dãy sản phẩm A phẩm B phẩm C
19. 3.6 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm Ưu điểm: -Phát triển tốt sản phẩm -Dễ tạo tính cạnh tranh về chi phí -Dễ xác định ưu thế cạnh tranh Nhược điểm: -Địi hỏi trình độ quản lý cao cho các dãy sản phẩm -Chi phí lớn -Dễ dẫn đến tính cục bộ, khả năng hợp tác kém giữa các bộ phận Áp dụng: -Trong các tổ chức cĩ quy mơ lớn, đa dạng về sản phẩm.
20. 3. Sự phân chia quyền lực § 3.1 Khái niệm § Phân quyền: • Là xu hướng phân tán các quyền ra quyết định trong một cơ cấu tổ chức • Là cơ sở của việc ủy quyền • Khơng thể cĩ sự phân quyền tuyệt đối § Quyền hạn là cơ sở cho phép phương tiện để tác động đến hành động & suy nghĩ của người khác
21. 3. Sự phân chia quyền lực § 3.2 Ủy quyền § Là giao nhiệm vụ cho ai đĩ trách nhiệm quyền hạn để thay mặt bạn thực hiện cơng việc, tức là thỏa thuận với người khác nhằm: • Trao cho họ trách nhiệm và quyền hạn thay mặt bạn thực hiện cơng việc • Phân bổ nguồn lực cần thiết cho người được ủy quyền & những người khác để họ cĩ thể thực hiện cơng việc
22. 3.2 Ủy quyền § Lợi ích của nhà quản lý: • Đưa ra quyết định sáng suốt hơn • Tận dụng thời gian eo hẹp • Giảm áp lực cơng việc • Đào tạo nhà quản trị kế cận § Ủy quyền bảo đảm cho tổ chức vận hành ổn định và gĩp phần đào tạo các nhà quản trị cấp dưới và nhân viên để họ phát huy năng lực của mình
23. Quá trình ủy quyền Xác định kết quả mong muốn Giao nhiệm vụ Giao quyền hạn Kiểm tra theo dõi
24. Nguyên tắc ủy quyền • Người được ủy quyền phải cĩ kỹ năng chuyên mơn, cĩ hoặc chưa cĩ kinh nghiệm, ham học hỏi, cĩ thể thăng tiến, cĩ thời gian để làm cơng việc • Sự ủy quyền khơng làm mất hoặc thu nhỏ trách nhiệm người ủy quyền • Quyền lợi, nghĩa vụ của người ủy quyền và được ủy quyền gắn chặt với nhau • Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ phải xác định rõ • Ủy quyền phải tự giác, khơng áp đặt • Người được ủy quyền phải nắm đầy đủ thơng tin • Luơn cĩ sự kiểm tra
25. 3.2 Ủy quyền Sự hợp tác Nghệ Sự sẵn sàng chia sẻ thuật Chấp nhận thất bại của người khác ủy quyền Sẵn sàng tin cậy cấp dưới Lập ra & sử dụng kiểm tra rộng rãi
26. 3.2 Ủy quyền § Những trở ngại : - Lo sợ cấp dưới khơng hồn thành nhiệm vụ - Sợ cấp dưới thực hiện tốt hơn mình sẽ vượt mình trong thăng tiến - Trở ngại về mặt tổ chức: xác định khơng rõ ràng trách nhiệm & quyền hạn, khơng kiểm sốt được nhiệm vụ đã giao - Ngại tốn thời gian & cơng sức cho việc lập kế hoạch và huấn luyện nhân viên
27. 3.2 Ủy quyền § Biện pháp khắc phục • Phải trao cấp dưới quyền tự do hành động để hồn thành nhiệm vụ được giao • Thực hiện sự truyền thơng cởi mở giữa nhà quản trị với cấp dưới
28. Tĩm tắt quá trình ủy quyền Quyết định cơng việc ủy quyền Chuẩn bị Quá ủy quyền trình ủy Lựa người để ủy quyền quyền hiệu Thực hiện quả ủy quyền
29. Thực hiện ủy quyền Đặt mục tiêu Đánh giá Lập kế hoạch Giám sát Thực hiện