Bài giảng Kỹ năng quản trị thông tin

Nội dung text: Bài giảng Kỹ năng quản trị thông tin

1. KKKỸỸỸ NNNĂĂĂNGNGNG QUQUQUẢẢẢNNN TRTRTRỊỊỊ THÔNGTHÔNGTHÔNG TINTINTIN
2. I/ Phân loại thông tin trong DN
3. II/Các nguyên tắcquảntrị thông tin 1. Bằng chứng chuyểngiao. 2. Phảnhồi. 3. Kếtquả cuốicùng. 4. Đảmbảo tính chính xác. 5. Đảmbảotínhkịpthời.
4. 1. Bằng chứng chuyểngiao. •Việcchuyển giao thông tin có thể bằng văn bảnhoặclờinói. •Trongviệcchuyểngiao, thìbằng chứng của quá trình chuyển giao thông tin là rấtquan trọng. Do vậy, trong hoạt động kinh doanh, việcchuyểngiaophảicóbằng chứng để chứng minh.
5. Tạisaophảicóbằng chứng?
6. Thông tin cạnh tranh
7. Thông tin tài nguyên nhân lực •Tỷ lệ trình độ CNV. •Thờigianthamgiahuấnluyện/năm. •Mức độ đánh giá hiệuquả các khoá đào tạo •Số lượng NV tham gia các khoá học. •Số lượng và thờigianvắng mặtcủaNV. •Thờigianlàmviệc/doanh thu. •Tỷ lệ nghỉ việc. •Mứcthoả mãn củaNV. •Mức độ đóng góp ý kiếncủaNV.
8. •Tai nạnlaođộng và thờigianmấtmátdo TNLD. •Số NV tự nộp đơnxintuyểndụng/chức danh/lần. •Chi phítuyểndụng/số NV tuyển được. •Thờigianvàsố lần đimuộn. •Số lầnvi phạmvàlĩnh vựcvi phạm. •Kếtquả đánh giá công việc.
9. •Năng suấtlaođộng. •Chấtlượng công việc. •Ngânsáchlương, thưởng.
10. Thông tin bộ phậnQLNH •Tỷ lệ khách hàng lặplại. • Khách hàng trung thành. •Sự thoả mãn khách hàng. •Số lượng khiếunạikháchhàng. •Số lượng khiếunại đượcgiảiquyết, thờigian phảnhồi. •Thờigianphảnhồichomỗiyêucầu. •ROI
11. •Tổng chi phí trung bình/khách hàng. •Bảng so sánh giá cạnh tranh. •Thời gian trung bình củacácmối quan hệ. •Số lượng khách hàng mấtmát. •Doanhsố trung bình/khách hàng • Chi phí marketing/sales
12. Phụcvụ • Khách hàng chê món ăn. •Phụcvụ chậmchễ. •Cáckhiếunạikhác. •Cácsự cố •Cácyêucầucủa khách chưa đáp ứng được. •Tháiđộ tác phong củaNV •Vệ sinh và hình thứccánhân. •Kỹ luậtcủaNV • Tình hình nhân sự.
13. 1. Cấutrúcmạng thông tin Input Tổ chức Output
14. I/ Thông tin đốivớicôngty 1. Thông tin từ khách hàng. 2. Thông tin từ nhà cung cấp. 3. Thông tin kinh tế chính trị xã hội. 4. Thông tin từ đốithủ cạnh tranh. 5. Thông tin từ nhân viên.
15. Thông tin vớiGiámđốc
16. III/Thông tin củacácbộ phận Giám đốc Bp chứcnăng Input Trưởng phòng Output/T.phòng Nhân viên Nhân viên Nhân viên
17. 1. Các đối tác nhân thông tin từ phòng. 1. Giám đốc 2. Phòng chứcnăng. 3. Input 4. Output. 5. Nhân viên.
18. •PA1: Tấtcả các thông tin từ phòng ra bên ngoài phảithôngqua TP vàtấtcả các thông tin từ bên ngoài đivàophòngphải thông qua TP. •PA2: Xuhướng thứ hai là uỷ quyền, có nghĩa là mộtsố thông tin sẽ đếntrựctiếpNV đượcuỷ quyền.
19. • Đốivớitrường hợp1 thường áp dụng cho phong cách lãnh đạo độc đoán. • Ưu điểmcủakiểuquản lý này là thông tin đi mộtcáchchínhthứcvàthường là chính xác, đầy đủ. •Nhược điểm là thông tin không kịpthời để thựchiệncôngviệc, do vậycôngviệchay bị gián đoạn
20. • Đốivớitrường hợp2 thường áp dụng đốivới phong cách lãnh đạodânchủ hoặctự do. • Ưu điểm thông tin đinhanhchóng, NV tự tin trong công việc. •Nhược điểmlàcónhiều thông tin “loãng”, không chính thứcvàngườilãnhđạokhó kiểmsoátđược thông tin.
21. Mối quan hệ giữa hai phòng ban •Trưởng phòng cần thông tin cho phòng khác sẽ thông tin trực tiếp cho TP khác. Trưởng phòng Output/T.phòng •NV muốn thông tin cho bộ phận output thì có thể theo 3 cách: báo cho TP sau đóTP sẽ Nhân viên Nhân viên chuyển, chuyểntrực tiếpchoTP output, chuyểntrựctiếpcho NV output.
22. •CácTP thường rấtngạiNV chuyển thông tin cho bộ phậnkhácmàbảnthânhọ không biết. •Nhiều NV thích vượtmặtTP để chuyển thông tin cho bộ phậnkháchay cấptrên củaTP mình.
23. •Lậpmộtthôngbáonhiệmvụ củatừng thành viên trong bộ phận và báo cho các phòng ban khác biết.
24. Stt Tên thông tin Người Người Thờihạn chuyển nhận giao
25. Các cách thứctruyềntảithôngtin •Trựctiếpbằng tay. •Fax •Mail • Điệnthoại. •Thư tín. •Chát
26. Các hình thứctruyềntin 1. Vănbản. 1. Mail. 1. Lờinói-> chữ tín
27. Danh mụcbiểumẫu St Bộ phận Mã hiệu Tên tài Mã hiệu Tên biểu Định mức t ban hành tài liệu liệu biểumẫu mẫu sử dụng
28. •Mỗibộ phậnnênduytrìmộtdanhmụcbiểu mẫu đang đượcsử dụng. •Về nguyên tắcmỗibiểumẫuphải đượcdiễn giảicáchthứcsử dụng trong mộtquytrình, quy định nào đó. •Phần định mứcchỉ ra rằng nhu cầusử dụng trung bình củabộ phận để có số lượng bảnin phù hợp.
29. •Bộ phậncầnduytrìmột file chứatấtcả các biểumẫu đang sử dụng củabộ phận đó. •Ngoàicùngcủa file là danh mụccácbiểu mẫucủabộ phận. •Cácbiểumẫu trong file nằmtrongcác“bìa trong” riêng biệt, và phảinằmtheothứ tự để có thể photo khi cầnthiết.
30. •Bạnnênduytrìmộtdanhmụccácbiểumẫu theo thứ tự có sẵnsàngtrongmáyđể photo khi cầnthiết. •Hãyđảmbảorằng, ngườikháccóthể truy cậpfolder biểumẫunàyđể sử dụng khi cần thiết.
31. •Từ TP GĐ. •Từ TP NV •Từ Bộ phậninput –> phòng. •Từ phòng –> bộ phậnoutput. •Từ các phòng chứcnăng phòng
32. Hệ thống báo cáo nộibộ