Bài giảng Kỹ năng quản lý theo mục tiêu

Nội dung text: Bài giảng Kỹ năng quản lý theo mục tiêu

1. KỸ NĂNG QUẢN LÝ THEO MỤC TIÊU 1
2. I/ KHÁI NIỆM 1. Khái niệm 2. Ý nghĩa 3. Điềukiệncủamụctiêu 2
3. 1. Khái niệm Mụctiêulànhững trạng thái, cộtmốcmà doanh nghiệpmuốn đạt đượctrongmộtkhoảng thờigianxácđịnh. Tên tiếng anh là management by object (viết tắtlàMBO). 3
4. 2. Vai trò củamụctiêu ƒ Là phương tiện để đạt đượcmục đích. ƒ Nhậndạng đượccácưutiênlàmcơ sở lậpkế hoạch hoạt động và phân bổ các nguồnlực. ƒ Thiếtlậpcáctiêuchuẩnthựchiện/hoạt động. ƒ Hấpdẫncácđốitượng hữuquan(cổđông, khách hàng, nhân viên ). ƒ Quyết định hiệuquả hoạt động của DN. 4
5. 3. LợiíchcủaMBO ƒ Khuyến khích tính chủđộng sáng tạocủacấp dướithamgiavàoviệclậpmụctiêu. ƒ Kiểmsoátdễ hơn. ƒ Tổ chức đượcphânđịnh rõ ràng. ƒ Có sự cam kếtcủacấpdướivề yêu cầu, hiệu quả công việccủahọ. 5
6. 4. Hạnchế củaMBO: ƒ Sự thay đổicủamôitrường có thể tạoracáclỗ hổng. ƒ Tốnkémthờigian. ƒ Cầnmôitrường nộibộ lý tưởng. ƒ Mộtsố mục tiêu có tính ngắnhạn. ƒ Sự nguy hiểmcủatínhcứng nhắcdo ngầnngại thay đổimụctiêu. 6
7. 5. Điềukiệncủamụctiêu: Điềukiệncủamục tiêu phải đảmbảoyêucầucủanguyên tắc SMART ƒ Specific - cụ thể, dễ hiểu ƒ Measurable – đolường được ƒ Achievable – vừasức. ƒ Realistics – thựctế. ƒ Timebound – có thờihạn. Hiện nay, mộtsố quan điểmpháttriểnnguyêntắc SMART thành SMARTER. Trong đó, E là engagement - liên kếtvàRalevantlàthíchđáng. 7
8. 5.1 Specific - cụ thể, dễ hiểu ƒ Chỉ tiêu phảicụ thể vì nó định hướng cho các hoạt động trong tương lai. ƒ Đừng nói mụctiêucủabạnlàdẫn đầuthị trường trong khi đốithủđang chiếm40 % thị phần. ƒ Hãy đặtmụctiêuchiếmtốithiểu41% thị phần, từđóbạnsẽ biết mình còn phảicốđạtbao nhiêu % nữa. 8
9. 5.2 Measurable – đolường được ƒ Chỉ tiêu này mà không đolường đượcthìkhông biếtcóđạt đượchay không? ƒ Đừng ghi: “phảitrả lờithư của khách hàng ngaykhicóthể”. Hãy yêu cầunhânviêntrả lời thư ngay trong ngày nhận được. 9
10. 5.3 Achievable – vừasức. ƒ Chỉ tiêu phảicótínhtháchthức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặtchỉ tiêu loại không thể đạtnổi. ƒ Nếubạnkhôngcógiọng ca trờiphúthìđừng đặtchỉ tiêu trở thànhsiêusao. Giữ trọng lượng ở mứclýtưởng 45kg có thể vừasứchơn. 10
11. 5.4 Realistics – thựctế. ƒ Đây là tiêu chí đolường sự cân bằng giữakhả năng thựchiệnso vốinguồnlựccủadoanh nghiệpbạn(thờigian, nhânsự, tiềnbạc ). ƒ Đừng đặtchỉ tiêu giảm20 kg trongmộttháng để đạttrọng lượng lý tưởng 45 kg trong vòng một tháng, như vậy là không thựctế. 11
12. 5.5 Timebound – có thờihạn. ƒ Mọicôngviệcphảicóthờihạnhoànthành, nếu không nó sẽ bị trì hoãn. ƒ Thờigianhợplýgiúpbạnvừa đạt đượcmục tiêu lạivừadưỡng sứcchocácmụctiêukhác. 12
13. 5.6 Engagement – liên kết ƒ Công ty phải liên kết đượclợiíchcủacôngty và lợiíchcủacácchủ thể khác. ƒ Khi các bộ phận, nhân viên tham gia thựchiện mụctiêu, họ sẽđược kích thích như thế nào. Nếu công ty không có chếđộnày, việcthực hiệnmụctiêusẽ không có hiệuquả. 13
14. 5.7 Ralevant - là thích đáng ƒ Chỉ tiêu có hữuíchđốivớimộtbộ phậnnhưng bộ phậnkháclạithờ ơ. ƒ Ví dụ mứctồnkho, bộ phận bán hàng luôn muốnmứctồnkhocaotrongkhibộ phậntài chính lạimuốnmứctồnkhothấp. ƒ Như vậy, mụctiêuphảithíchđáng, công bằng vớitấtcả các bộ phận. 14
15. II/ CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI MBO 1. Các phương pháp triểnkhai. 2. Dự thảomụctiêucấpcao. 3. Xác định mụctiêucấpdưới 4. Thựchiệnmụctiêu 5. Tiếnhànhkiểm tra và hiệuchỉnh. 6. Tổng kếtvàđánh giá. 15
16. 1. Các phương pháp triểnkhai. ƒ PP1: Triểnkhaitừ cấpcôngtyÆ cấpbộ phận. Phương pháp này nhanh về mặtthờigian nhưng lại không khuyến khích các bộ phận tham gia vào hoạch định mụctiêucôngty. ƒ PP2: Triểnkhaitừ dướilên. Phương pháp này khuyếnkhíchđượccácbộ phậnnhưng lạichậm và có khi kếtquả tổng hợplại không phù hợp vớimongmuốncủa BGĐ. 16
17. 2. Dự thảomụctiêucấpcao. ƒ Xác định các mục tiêu chung củatoàncôngty. ƒ Xác định vai trò củacácđơnvị cấpdướitham gia vào việcthựchiệnmụctiêu. ƒ Đây là các mụctiêudự kiến, nó có thểđược xem xét và điềuchỉnh vớicácmụctiêucủacấp dưới. 17
18. 2. Dự thảomụctiêucấpcao. GIỚI THIỆU CÁC LOẠI MỤC TIÊU THEO BSC ƒ BSC (Balanced Scorecard) là phương pháp quả lý thường đượccácDN củaMỹ áp dụng. ƒ Đây là phương pháp quảntrị chiếnlược thông qua việc đưara“bảng cân đối điểm” các yếutố liên quan đến khách hàng, tài chánh, đào tạovàpháttriển, quy trình nội bộ. 18
19. A> Các yếutố tài chính thường dùng ƒ Total assets ƒ Revenue from new ƒ Total assets per products/services employee ƒ Revenue per employee ƒ Profit as % total assets ƒ Return on equity (ROE) ƒ Return on assets (net & ƒ Return on capital total). employed (ROCE) ƒ Gross margin ƒ Return on investment ƒ Net income (ROI). ƒ Profits as of sales ƒ Economic value added ƒ Profit per employee (EVA) ƒ Revenue ƒ Market value added (MVA) 19
20. A> Các yếutố tài chính thường dùng ƒ Value added per ƒ Debt employee ƒ Debt to equity ƒ Compound growth rate ƒ Times interest earned ƒ Dividends ƒ Days sales in receivables ƒ Market value ƒ Accounts receivables ƒ Share price turnover ƒ Shareholder mix ƒ Days in payables ƒ Shareholder loyalty ƒ Days in inventory ƒ Cashflow ƒ Inventory turnover ratio ƒ Total costs ƒ Credit rating 20
21. B> Yếutố Khách hàng ƒ Customer satisfaction ƒ Total cost to customer ƒ Customer loyalty ƒ Average duration of ƒ Market share customer relationship ƒ Customer complaints ƒ Customer lost ƒ Complaints resolved in ƒ Customer retention first contact ƒ Customer qcquisition ƒ Return rates rates ƒ Response time per ƒ % revenue from new customer request customer ƒ Direct price ƒ Number of new customer ƒ Price relative to ƒ Annual sales per competition customer 21
22. B> Yếutố Khách hàng ƒ Win rate (sales ƒ Sales volume closed/sales contacts) ƒ Share of target customer ƒ Customer visits to the spending organization ƒ Sales per channel ƒ Marketing cost as % of ƒ Average customer size sale ƒ Customers per employee ƒ Number of ads placed ƒ Customer service ƒ Number of proposals expensive per customer made ƒ Customer profitability ƒ Brand recognition ƒ Frequency (number of ƒ Response rate sales transactions) ƒ Number of trade shows attended. 22
23. C> các yếutố quy trình nộibộ ƒ Average cost per ƒ Ratio of new products to transaction total offerings ƒ On-time delivery ƒ Stockouts ƒ Average leadtime ƒ Labor utilization rates ƒ Invertory turnover ƒ Response time to ƒ Envistonmental customer requests emissions ƒ Defect % ƒ Research & development ƒ Rework expense ƒ Customer database ƒ Community involvemetn availability ƒ Patents pending ƒ Breakeven time ƒ Average age of patents ƒ Cycle time improvement 23
24. C> các yếutố quy trình nộibộ ƒ Continuous improvement ƒ Planning accuracy ƒ Warranty claims ƒ Time to market of new ƒ Lead user identification products ƒ Products & services in ƒ New products introduced the pipeline ƒ Numberof positive media ƒ Internal rate of return on stories new projects ƒ Waste reduction ƒ Space utilization ƒ Frequency of returned purchases ƒ Downtime 24
25. D> Đào tạopháttriển ƒ Employee participation in ƒ Participatopmomstpcl pro or trade associations ownership plans ƒ Training inversment per ƒ Lost time accidents customer ƒ Value added per ƒ % of employees with employee advanced degress ƒ Motivation index ƒ Number of cross-trained ƒ Outstanding number of employees applications for ƒ Absenteeism employment ƒ Turnover rate ƒ Diversity rate ƒ Employee suggestions ƒ Empowerment index ƒ Employee satisfation (number of managers) 25
26. D> Đào tạopháttriển ƒ Quality of work ƒ Timely completion of environment performance appraisals ƒ Internal communication ƒ Leadership development rating ƒ Communication planning ƒ Employee productivity ƒ Reportable accidents ƒ Number of scorecards ƒ % of employees with produced computers ƒ Health promotion ƒ Strategic information ƒ Training hours ratio ƒ Competency coverage ƒ Cross-functional ratio ssigemetns ƒ Personal goal ƒ Knowledge management achievement ƒ Ethics violations 26
27. 3. Xác định mụctiêucấpdưới ƒ Cấp trên thông báo cho cấpdướivề các mục tiêu, chiếnlượccủacôngty. ƒ Cấp trên cùng vớicấpdướibànbạcthảoluận về những mụctiêumàcấpdướicóthể thực hiện. ƒ Cấpdưới đề ra mụctiêuvàcam kếtvớicấp trên, đượccấptrênduyệt và thông qua. ƒ Cấptrênđóng vai trò là cố vấnkiênnhẫn, khuyếnkhíchcấpdưới đề ra mụctiêu. 27
28. 3. Xác định mụctiêucấpdưới (tt) ƒ Mụctiêuđược đề ra phảido sự chủđộng của cấpdưới. ƒ Mụctiêuđưaraphảihỗ trợ tốtchomụctiêu cao hơnvàhỗ trợ tốtchocácmụctiêucủacác bộ phậnkhác. 28
29. 4. Thựchiệnmụctiêu ƒ Cấp trên cung cấpcácđiềukiệnvàphương tiện cầnthiếtchocấpdưới. ƒ Cấpdướichủđộng sáng tạoxâydựng và thực hiệnkế hoạch. ƒ Cấptrênnêntraoquyềnhạntối đachocấp dướitrongviệcthựchiệnnhiệmvụ. 29
30. 4.1 Kế hoạch thựchiệnmục tiêu (gantt) Stt Nội dung Người Tổng Tiến độ công việc thực t.gian hiện 1 2 3 4 5 6 30
31. 4.2 Huấnluyệnvề mụctiêu ƒ Huấnluyện cho nhân viên về ý nghĩacủamục tiêu. ƒ Giảithíchcácnội dung trong mục tiêu. ƒ Giảithíchcácbước để thựchiệnmục tiêu, trách nhiệm củamỗi thành viên tham gia. ƒ Giải thích các chính sách và nguồnlực để thựchiệnmục tiêu. ƒ Đưarayêucầuvàmục tiêu củatừng nhân viên. 31
32. 5. Tiếnhànhkiểmtravàhiệuchỉnh. ƒ Cấptrênđịnh kỳ phảitiếnhànhkiểm tra việc thựchiệncủacấpdướinhằm điềuchỉnh hoặc giúp đỡ kịpthời. ƒ Ngay từ khâu hoạch định, cấptrênnênthiết lậpmộtsố điểmkiểmsoáttrọng yếu để dễ dàng theo dõi việcthựchiệnmụctiêu. ƒ Việckiểmtraởđây chỉ giúp cấpdướithựchiện tốthơn, không đưarasựđánh giá và kếtluận. 32
33. 6. Tổng kếtvàđánh giá. ƒ Căncứ mụctiêuđãcam kếtvàkếtquả thực tế, cấptrênsẽđánh giá công việccủacấp dưới. ƒ Thànhtíchcủacấpdướisẽ căncứ vào mức độ hoàn thành mụctiêuđãcam kết. 33
34. III/ HỖ TRỢ THỰC HIỆN MỤC TIÊU 1. Xây dựng chính sách. 2. Phân bổ các nguồnlực. 34
35. 1. Xây dựng chính sách. ƒ Các chính sách đượchiểu là các nguyên tắcchủ đạo, phương pháp để hỗ trợ và thúc đẩyviệc thựchiệnmụctiêu. ƒ Chính sách đượchiểu đơngiảnlàcôngcụ hỗ trợ thựchiệnmụctiêu. ƒ Chínhsáchthường là những phạmvi, cơ chế bắtbuộcvànhững giớihạnchocáchànhvi để thưởng phạtchocáchànhvi cư xử củaCNV. 35
36. 1.1 Chính sách kinh doanh ƒ Các chính sách kinh doanh thường liên quan đến khách hàng, đại lý, nhà cung cấpcủacông ty. ƒ Ví dụ: - chínhsáchhỗ trợđạilý. - Chínhsáchvề hoa hồng. - Chínhsáchvề hành vi của đạilý. 36
37. 1.2 Chính sách nhân sự ƒ Liên quan đếncácchếđộcho ngừơilaođộng. ƒ Quy định về hành vi củaCNV. ƒ Về việctuânthủ pháp luật, đạo đức, phong tục tậpquán, tôngiáo 37
38. 1.3 Chính sách tài chính ƒ Các nguyên tắcvề tài chính phảituântheo. ƒ Chínhsáchtạm ứng hỗ trợ công việcchoCNV 38
39. 2. Phân bổ các nguồnlực. KHÁI NIỆM NGUỒN LỰC: PHƯƠNG PHÁP 5M ƒ Man = nguồnnhânlực. ƒ Money = Tiềnbạc ƒ Material = nguyên vậtliệu/hệ thống cung ứng. ƒ Machine = máy móc/công nghệ. ƒ Method = phương pháp làm việc. 39
40. 2.1 Nguồnlực tài chính: ƒ Cầnxemxétvề nhu cầuvốn. ƒ Cầnsoátxétlại định hướng củaviệcphânbổ nguồnvốn. ƒ Cầnphântíchcơ cấutàichínhcủaDN. ƒ Cần đánh giá các nguồnvốnkhác(theo5M). ƒ Lựachọnnguồnvốnthíchhợp. ƒ Và cuốicùnglàphảihoạt động tên ngân sách. 40
41. 2.2 Nguồn nhân lực: Nguồnnhânlực được đánh giá theo các yếutố ƒ Trình độ, kỹ năng. ƒ Sự cam kếtcủaCNV ƒ Tinh thầnthựchiện. 41
42. CẢM ƠN SỰ THAM GIA CỦA QUÝ VỊ 42