Bài giảng Hệ thống thông tin quản trị - Bài 1: Thông tin trong quản trị - ThS. Nguyễn Huỳnh Anh Vũ

Nội dung text: Bài giảng Hệ thống thông tin quản trị - Bài 1: Thông tin trong quản trị - ThS. Nguyễn Huỳnh Anh Vũ

1. 9/11/2012 HỆ THỐNGTHÔNGTIN QUẢNTRỊ THÔNGTIN TRONGQUẢNTRỊ ThS. NguyễnHuỳnhAnh Vũ Mụctiêu 2 Saukhihọcxongchươngnày, ngườihọccóthể: ¨ Phân biệt: Dữ liệu, Thông tin, Tri thức. ¨ Mô tả và đánh giá chất lượng thông tin qua các đặc tính của thông tin. ¨ Phân loại các quyết định theo loại và cấp độ ra quyết định trong tổ chức. ¨ Nhận diện các thông tin cần thiết để hỗ trợ ra quyết định ở các cấp độ khác nhau của tổ chức. ¨ Nhận diện một số công cụ và kỹ thuật giúp đề ra quyết định. Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/2012 Cácvấnđề quảntrị 3 ¨ Tầm quan trọng của việc quản lý thông tin và kiến thức trong tổ chức. ¨ Quá trình biến đổi từ dữ liệu sang thông tin có chất lượng cao. ¨ Quá trình và các ràng buộc của việc đề ra quyết định. ¨ Các loại quyết định khác nhau để các nhà quản lý đề ra và các tác động của chúng đến tổ chức. Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/2012 1
2. 9/11/2012 Nộidung chính 4 1.Khái niệm dữ liệu và thông tin 2.Thông tin trong môi trường doanh nghiệp 3. Đề ra quyết định trong quản trị và nhu cầu thông tin 4.Quản lý tri thức và khai thác thông tin trong doanh nghiệp Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/2012 1 Khái niệm dữ liệu và thông tin Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/2012 Dữ liệuvàthôngtin 6 ¨ Cáckháiniệmvềdữliệu: ¤ Chuỗikhôngngẫunhiêncáckýtự,số, giátrị hoặctừ. ¤ Tậphợpcácdữkiệnkhôngngẫunhiên đượcghilạidoquansáthaynghiên cứu. Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/2012 2
3. 9/11/2012 Dữ liệuvàthôngtin 7 ¨ Cáckháiniệmvềthôngtin: ¤ Dữ liệu đượcxửlývàcóý nghĩa. ¤ Dữ liệu đượcxửlýcómụctiêu. ¤ Dữ liệucóthểđượcdiễndịchvàhiểu bởingườinhận. ¨ Thôngtin làmgiảmtínhbấtđịnh củasựviệchay tìnhhuống à hỗ trợ choviệc đề raquyết định. Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/2012 Quátrìnhtạorathôngtin 8 Quátrình Dữ liệu xử lý Thôngtin n Phânloại n Sắpxếp n Tổnghợp n Tínhtoán n Chọnlựa Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/2012 Dữ liệu (Data) 9 ? ? ? NguyễnThanhAn x TrầnThị Bích x LêHoàngMinh Có TrầnVănNhật x PhanCôngPhúc x TrươngVănTài x ĐàoThị Xuân Không Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/20129 3
4. 9/11/2012 Thông tin (Information) 10 Hiệndiện Vắng Họ vàtênsinhviên trênlớp (có phép ?) NguyễnThanhAn x TrầnThị Bích x LêHoàngMinh Có Trần Văn Nhật x Phan Công Phúc x Trương Văn Tài x ĐàoThị Xuân Không Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/201210 Thảo luận 11 Dữ liệuhay thôngtin ? (a)Ngày05/09/2012 (b)Số1355.76 (c)Giácổphiếu. (d) Điểmhọctậpcủasinhviên. (e)Chứngtừkếtoán. (f)Báocáotàichính. (g)ThờikhóabiểuHK 1 (2011–2012). Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/2012 Giátrị củathôngtin 12 ¤ Giátrị hữuhình. ¤ Giátrị vôhình. Thôngtin đượcsửdụnghiệuquả sẽđem lạigiátrị nhất địnhchodoanhnghiệp. Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/2012 4
5. 9/11/2012 Thảoluận 13 ¤ Trongcácgiátrị màthôngtin đemlại sau đâyphânbiệt đâulàgiátrị hữu hình, đâulàgiátrị vôhình: n Cảithiệnviệcquảnlýtồnkho. n Nângcaodịchvụkháchhàng. n Tăngnăngsuấtsảnxuất. n Giảmchiphíquảnlý. n Tănglòngtincủakháchhàng. n Nângcaohình ảnhcôngty. Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/2012 Nguồncủathôngtin 14 ¤ Nguồnchínhthứcthườngtruyềnthông theophươngthứctruyềnthôngtheo hìnhthức(formalcommunication):có cấutrúcrõràngvàchặtchẽ. ¤ Nguồnkhôngchínhthứcthườngtruyền thôngtheophươngthứctruyềnthông không theo hình thức (Informal communication):íttínhcấutrúc,giao tiếpbìnhthường. Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/2012 Thảoluận 15 ¤ Truyềnthôngkhôngtheohìnhthứccólợigì? ¤ Cónênhạnchế truyềnthôngkhôngtheo hìnhthứctrongdoanhnghiệp? ¤ Ngăncấmtruyềnthôngkhôngtheohình thứcgâyratác độngnào? ¤ Làmsao để kiểmsoáttruyềnthôngkhông theohìnhthức để cólợichodoanhnghiệp? Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/2012 5
6. 9/11/2012 Chấtlượngthôngtin 16 Thờigian Nộidung Hìnhthức Khác Tính Tính Rõràng An toàn đúnglúc chínhxác Tính Tính Chi tiết Tin cậy cậpnhật phùhợp Tính Tính Cóthứ tự Thích hợp thườngxuyên đầy đủ Tính Tính Trìnhbày Nhận đúngngười thời đoạn súctích phùhợp Tính Phươngtiện Gởiđúngkênh phạmvi phùhợp Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/2012 Thôngtin trongmôitrường 2 doanhnghiệp q Môitrườngkinhdoanh q Nguồnlựccủadoanhnghiệp q Cácloạithôngtin trongdoanhnghiệp Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/2012 Môitrườngkinhdoanh 18 Môitrườngtựnhiên Môitrườngvĩmô Môitrườngvi mô Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/2012 6
7. 9/11/2012 Nguồnlựccủadoanhnghiệp 19 Nguồnlựccủadoanhnghiệpbaogồmcác loạitàisản: ¤ Tàisảnhữuhình(tangibleassets): tiền, đất đai,nhàxưởng,lựclượnglao động,phầncứng,phầnmềm ¤ Tàisảnvôhình(intangibleassets): thôngtin,kinhnghiệm, độngcơlàm việc,trithức,cácýtưởng,sựphán đoán Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/2012 Cácloạithôngtin trongdoanhnghiệp 20 ¤ Thôngtincứng/thôngtin địnhlượng (harddata/quantitativedata):thường xác địnhsốlượng,chứa đựngcácyếutố thốngkê à kỹ năngphântíchcủanhà quảntrị ¤ Thôngtinmềm/thôngtin địnhtính(soft data/qualitativedata):mangtính định chất,xác địnhtínhchấtcủasựviệchay tìnhhuống,phụ thuộcvàokinhnghiệm phán đoáncủanhàquảntrị Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/2012 Đề raquyết địnhtrongquảntrị 3 vànhucầuthôngtin q Đề raquyết địnhtrongquảntrị q Cácloạiquyết địnhtrongDN q Cáccấpquyết địnhtrongquảntrị q Quytrìnhraquyết định q Qui tắcnghiệpvụvàlýthuyếtra quyết định Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/2012 7
8. 9/11/2012 Đề raquyết địnhtrongquảntrị 22 Nhucầuthôngtin củanhàquảntrị ¤ Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo vàkiểmsoát. ¤ Quyết địnhquảntrị phụ thuộcvào chấtlượngthôngtin. ¤ Mức độ pháttriểncủadoanhnghiệp làmtăng độ phứctạptrong điềukhiển, hệ thốngthôngtin trở thànhdâythần kinhcủadoanhnghiệp. Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/2012 Cácloạiquyết địnhtrongDN 23 ¤ Quyết định có cấu trúc (structured decisions):trongtrườnghợpcácràngbuộc vàquitắcđể raquyết định đượcbiếttrước, tìnhhuống đơngiản,lặpđilặplạitrong doanhnghiệp ¤ Quyết địnhkhôngcấutrúc(unstructured decisions):tìnhhuốngphứctạphoặckhông biếttrướccácquitắcvàràngbuộc. ¤ Cognitivestyle:hànhxửcủanhàquảntrị sẽ ảnhhưởng đếncáchhọtiếpthuthôngtin (phântíchhayphán đoán),kinhnghiệm. Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/2012 Các cấp quyết định trong quản trị 24 Cấp chiếnlược (strategic) Cấpchiếnthuật (tactical) Cấptácnghiệp (operational) Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/2012 8
9. 9/11/2012 Tínhchấtcủaviệcraquyết định vàcáccấpđộ quảntrị 25 Tần Loại Mứctác Cấp Thời suấtra độnglên quyết gian quyết quảntrị tổ chức định định Không Chiến có Dàihạn Lớn Ít lược cấutrúc Chiến Trung ↔ Vừa ↔ thuật hạn Tác Cócấu Ngắn Nhỏ Nhiều nghiệp trúc hạn Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/2012 Tínhchấtcủathôngtin trongviệc đề raquyết địnhmỗicấp 26 Tính Nguồn Tính Cấp Thời Phạm Chi thường thông chắc gian vi tiết quảntrị xuyên tin chắn Chiến Dài Bên Tổng Không Ít Rộng lược hạn ngoài quát Chiến ↔ ↔ ↔ ↔ ↔ ↔ thuật Tác Ngắn Thường Bên Chi Nhiều Hẹp nghiệp hạn xuyên trong tiết Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/2012 Thảoluận 27 Phânloạicácquyết địnhvàcấpđộ củachúng: a) Ngânsáchchonămtới? b) Khinàothìápdụngchiếtkhấubánhàngcho kháchhàng? c) Cónênthuêthêmnhânsựtrongcáctrườnghợp khẩncấp? d) Cónênmởrộngchi nhánhranướcngoài? e) Chúngta cócầnmộtchiếndịchquảngcáo? f) Cầnkhoảnvayngắnhạnđể giảiquyếtvấnđề tiềnmặt? g) Tấncôngvàothị trườngmới? h) Làmgìvớimáymócbịhỏnghóc? Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/2012 9
10. 9/11/2012 Quytrìnhraquyết định 28 Bước Hoạt động Nhận thức -Nhậndiệncácvấnđề -Nhậnthứccầnđưaraquyết định Thiếtkế -Xác địnhcácgiảiphápcóthể - Đánhgiácácgiảipháp Chọnlựa -Chọnlựagiảipháptốtnhất Hiệnthực -Hiệnthựcgiảipháp Đánhgiá - Đánhgiá ảnhhưởnghay độ thànhcông Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/2012 Qui tắcnghiệpvụvàlýthuyết raquyết định 29 ¤ Qui tắcnghiệpvụ: các điềukiện à qui tắchành động ¤ Lýthuyếtraquyết địnhdựavào: n Câyquyết định(Decision tree) n Bảngquyết định(Decision table) Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/2012 Câyquyết định(Decision tree) 30 Tiếpnhận đơn đặthàng Có Không Hànghóatrongkho còn đủ không? Không Khả năng Có thanhtoán? Không Cónguồn Có đảmbảokhác? Quytắc1 Quytắc2 Quytắc3 Quytắc4 Từchối Từchối Đề xuất Đề xuất Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/2012 10
11. 9/11/2012 Bảngquyết định(Decision table) 31 Quytắc 1 2 3 4 Hànghóatrongkho Có Ko Có Có còn đủ không? Điềukiện Khả năngthanhtoán? - Ko Ko Có Cónguồn - Ko Có - đảmbảokhác? Đề xuất X X Hành động Từ chối X X Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/2012 Quảnlýtri thứcvàkhaithác 4 thôngtin trongdoanhnghiệp q Thế nàolàtri thức q Quảnlýtri thức q Các ứngdụngquảnlýtri thức Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/2012 Thế nàolàtri thức 33 ¤ Trithứccóthểđược địnhnghĩanhư là khả năngphánquyếtcủaconngườidựa trênsựkếthợpgiữakinhnghiệmvà thôngtinmàhọcó được. n Trithứctườngminh:Cáctrithức đã được diễn đạtvàlưutrữ tronghệthốngthôngtin. n Trithứckhôngtườngminh:không được phátbiểu,phụ thuộcvàotrựcgiáccủacon người. Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/2012 11
12. 9/11/2012 Quảnlýtri thức 34 ¤ Quảnlýtrithứclàmcôngviệcthuthậptri thứcvàchuyển đổitrithứcvềdạngchiasẻdễ dàng.Phầnquantrọngnhấtchínhlàviệcthu thậpvàchuyển đổitrithứckhôngtườngminh thànhtrithứctườngminh. ¤ Doanhnghiệpcầnphảisửdụngmộtcáchtốt nhấtnguồnlựcthôngtin củamình n Sự toàncầuhoávàthay đổinhanhchóngcủa môitrườngkinhdoanh à quảntrị trithứclàmột nhântốcạnhtranhchiếnlược n Chảymáutrithức(doanhnghiệp) Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/2012 Tri thức(Knowledge) 35 Trong5 nămqua, năngsuấtsảnxuấtcủadoanh nghiệpchúngta tăng10% mỗinăm. Nămnay, dự báonăngsuấtsảnxuấttiếptụctăngthêm10%, do đóchúngta cầntìmnguồnnguyênvậtliệuvà thị trườngtiêuthụ chokhoảntăng10% đó. Ø Trongtrườnghợpnày, thôngtin trongcácnăm qua đượcsửdụng đểđề raquyết địnhvềviệc dự báomứctăngtrưởngtrongnămnay vànhu cầuvềnguồnnguyênvậtliệuvàthị trườngtiêu thụ. Quyết địnhvàdựbáo đóchínhlàtri thức (knowledge) hay còn đượcgọilàcáchsửdụng thôngtin (use of information) Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/201235 Lýdo doanhnghiệpcầnphải quảnlýtri thức 36 ¤ Tăngcườnglợinhuận,doanhthu ¤ Giữ lạikinhnghiệmcủachuyêngia ¤ Tăngsựthoãmãnkháchhàng ¤ Bảovệthị trườngkhicó đốithủ cạnh tranhmới ¤ Tăngvòng đờisảnphẩmvàothị trường ¤ Mở rộngthị trường ¤ Giảmthiểuchiphí ¤ Pháttriểnsảnphẩm,dịchvụmới Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/2012 12
13. 9/11/2012 Các ứngdụngquảnlýtri thức 37 ¤ Kinh doanh thông minh - BI (Business intelligence):thuthậpthôngtinvềđốithủ cạnhtranh(côngnghệ mới,cơhộithị trường, thôngtinkháchhàng,hoạt độngcủađốithủ ) ¤ Số hoácáctàiliệuin ấn:sửdụngcáchệthống DIP(Documentimageprocessing). ¤ Khaiphádữliệu(Datamining):dựatrêncác dữ liệutươngtácvớinhautạoracácxuhướng, kinhnghiệm,trithức,phươngthứckhông được biếttrước à manglạirấtnhiềulợiíchcho doanhnghiệp Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/2012 Hỏi đáp 38 Hệ thống thông tin quản trị -Thông tin trong quản trị 11/09/2012 13