Luận văn Quản lý bán hàng cho thuê băng đĩa

Nội dung text: Luận văn Quản lý bán hàng cho thuê băng đĩa

1. Luận văn: Quản lý bán hàng cho thuê băng đĩa
2. I. Khảo sát hiện trạng 1. Bảng kế hoạch phỏng vấn KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN Người được hỏi: Phạm Mạnh Người phỏng vấn: Nhóm 9 Toàn Địa chỉ: Trường ĐHDL Hải Thời gian hẹn: 25/4/06 Phòng Thời điểm bắt đầu: 13h30 Điện thoại: 0989320325 Thời điểm kết thúc:15h30 Đối tượng: Các yêu cầu đòi hỏi: -Đối tượng được hỏi là:Nhân Người được hỏi phải có kinh nghiệm, viên cửa hàng hiểu biết về công tác kinh doanh thuê -Cần thu thập những thông tin băng, đĩa. về: tình hình kinh doanh của cửa hàng -Cần thoả thuận về: quá trình khách mượn và trả đĩa. Chương trình: Ước lượng thời gian: -Giới thiệu 1phút -Tổng quan về dự án 2phút - Tổng quan về vấn đề 2phút phỏng vấn và chủ đề sẽ đề cập - Xin phép được ghi âm. 5phút - Thời gian hỏi và trả lời Tổng hợp các nội dung chính ý 5phút kiến của người được hỏi kết thúc(Thoả thuận) (Dự kiến tổng cộng: 70 phút) 2. Phiếu phỏng vấn Dự án: Quản lý cửa hàng cho Tiểu dự án: thuê băng đĩa Mạnh Toàn Người được hỏi:Phạm Mạnh Ngày:25-04-2006 Toàn Người hỏi:Nhóm 9 Câu hỏi Ghi chú Câu 1: Cửa hàng có bao nhiêu Trả lời: Cửa hàng có hơn 1000 đầu mục
3. đầu mục đĩa và đĩa được sắp đĩa, được phân theo từng thể loại và mỗi xếp như thế nào? loại được đánh kí hiệu riêng. Mỗi khi co đĩa mới chúng tôi lại cập nhật vào Album đĩa và tiến hành đánh số kí hiệu cho các đĩa mới đó. Câu 2: Các bạn cập nhật các Trả lời: Khi có nhu cầu cập nhật thêm đĩa mới như thế nào? đĩa mới, chúng tôi sẽ gửi một phiếu nhập đĩa đến phía nhà cung cấp và họ sẽ chuyển đĩa đến cho chúng tôi. Khi chuyển đĩa đến họ sẽ chuyển cho chúng tôi phiếu giao hàng và hóa đơn thanh toán. Câu 3:Khi khách có nhu cầu Trả lời: Đầu tiên khách chọn đĩa trong thuê đĩa cần làm những thủ tục Album đĩa, sau đó sẽ viết các đĩa mình gì? cần thuê lên phiếu đăng kí và chuyển cho nhân viên cửa hàng. Câu 4: Khi nhận được phiếu Trả lời: Khi đó nhân viên sẽ tiến hành đăng kí cảu khách hàng các kiểm tra phiếu đăng kí của khách để xem nhân viên sẽ xử lý như thế nào? đĩa mà khách yêu cầu có ở nhà không. Nêu không có thì thông báo lại với khách và báo cho khách thời gian có thể quay trở lại. Ngược lại thì làm thủ tục cho khách thuê đĩa. Câu 5: Bạn có thể nói cho tôi Trả lời: Được thôi. Đầu tiên nhân viên sẽ biết thủ tục thuê đĩa chứ? viết phiếu thuê đĩa cho khách hàng, đồng thời viết các thông tin cần thiết vào Sổ thuê đĩa cuối cùng là gửi lại cho khách hàng đĩa và phiếu thuê đĩa. Quan sát: Các thong tin được lưu vào Sổ thuê đĩa như: Ngày tháng, Họ tên khách hàng, địa chỉ khách hàng, kíe hiệu đĩa, tên đĩa, số tiền đặt cược Câu 6: Thế ai cũng phải đặt Trả lời: Thông thường chúng tôi chỉ bắt tiền đặt cược ah? khách lạ phải đặt cược còn với khách quen có thể bỏ qua. Câu 7:Việc đầu tiên bạn phải Trả lời:Kiểm tra Phiếu thuê đĩa. làm khi khách đến trả đĩa là gì ?
4. Câu 8: Vì sao phải kiểm tra Trả lời: Kiểm tra phiếu thuê đĩa để bảo phiếu thuê đĩa? Và việc đó diễn đảm phiếu không bị sử chữa gì. Để kiểm ra như thế nào? tra chúng tôi sẽ so sánh phiếu thuê đĩa với thông tin ghi trong sổ thuê đĩa. Câu 9:Việc tiếp theo là gi? Trả lời: Chúng tôi sẽ đối chiếu phiếu thuê đĩa vơi cac loại đĩa mà khách đem đến trả. Nếu không khớp nhau chúng tôi sẽ báo lại cho khách hàng. Ngược lại thì sẽ tiến hành thanh toán với khách hàng và ghi vào Sổ trả đĩa Câu 10: Chủ cử hàng có hay Trả lời: Có, thường thì cuối tuần chúng yêu cầu các bạn báo cáo tôi phải lập báo cáo thu chi gửi đến chủ không? của hàng. Đánh giá chung:Các thông tin thu thập là rất quan trọng để xây dưng hệ thống 3. Lưu đồ công việc 3.1. Lưu đồ công việc “Nhập đĩa” Dự án:QLCH cho Tiểu dự án: Nhập đĩa Trang 04 thuê băng đĩa Mạnh Toàn Loại: lưu đồ Nhiệm vụ: Ngày: 25/4/06 Nhan viên cửa hàng Bên ngoài Phiếu nhập Album đĩa đĩa NHẬP NHÀ CC ĐĨA (T1) Hóa đơn thanh toán Phiếu giao hàng
5. 3.2. Lưu đồ công việc “Cho thuê đĩa” Dự án: QLCH Tiểu dự án: Cho thuê đĩa Trang 05 cho thuê băng đĩa Mạnh Toàn LoạI: lưu đồ Nhiệm vụ: Ngày: 25/4/06 Nhân viên cửa hàng Bên ngoài Sổ thuê Album đĩa (D7) đĩa Cho thuê đĩa KHÁCH Sổ trả (T2) HÀNG đĩa (D8) Phiếu đăng Phiếu thuê đĩa (D6) kí (D5)
6. 3.4. Lưu đồ công việc “ Nhận trả đĩa” Dự án: QLCH Tiểu dự án:Nhận trả đĩa Trang 06 cho thuê băng đĩa Mạnh Toàn Loại: lưu đồ Nhiệm vụ: Ngày: 25/4/06 Nhân viên cửa hàng Bên ngoài Sổ thuê Sổ trả đĩa đĩa (D7) (D8) Nhận trả đĩa KHÁCH (T3) HÀNG Hóa đơn thanh Phiếu thuê toán (D3) đĩa (D6)
7. 3.4. Lưu đồ công việc “ Báo cáo” Dự án: QLCH Tiểu dự án: Báo cáo Trang 07 cho thuê băng đĩa Mạnh Toàn Loại: lưu đồ Nhiệm vụ: Ngày: 25/4/06 Nhân viên cửa hàng Bên ngoài Phiếu giao Phiếu nhập hàng (D ) đĩa (D Hóa đơn 2 1) thanh toán (D3) Báo cáo CHỦ CỬA (T4) HÀNG Sổ thuê Báo đĩa (D7) cáo Sổ trả (D9) đĩa (D8) 4. Mô tả chi tiết công việc 4.1. Công việc “Nhập đĩa” Dự án: : QLCH cho Tiểu dự án: Nhập đĩa Trang:07 thuê băng đĩa Mạnh Toàn Loại: phân tích hiện Mô tả công việc Số tt: T1 trạng Ngày 25/4/06 Điều kiện bắt đầu( kích hoạt): Khi cần cập nhật thêm đĩa mới về cho cửa hàng Thông tin đầu vào: Nhân viên cửa hàng, phiếu nhập đĩa, nhà cung cấp. Kết quả đầu ra: Nhập được đĩa mới về cho cửa hàng. Nơi sử dụng: Cửa hàng Tần xuất: Bất cứ khi nào cần nhập đĩa. Thời lượng: 1phiếu/1 lần nhập. Quy tắc: trên phiếu phải ghi rõ rang các thông tin cần thiết về đĩa nhập.
8. lời bình: 4.2. Công việc “ Cho thuê đĩa” Dự án: : QLCH cho Tiểu dự án: “Cho thuê Trang:08 thuê băng đĩa Mạnh đĩa” Toàn Loại: phân tích hiện Mô tả công việc Số tt: T2 trạng Ngày 25/4/06 Điều kiện bắt đầu( kích hoạt): Khi khách hàng có yêu cầu thuê đĩa Thông tin đầu vào: Nhân viên cửa hàng, khách hàng, Album đĩa, phiêu đăng kí. Kết quả đầu ra: phiếu thuê đĩa Nơi sử dụng: Cửa hàng Tần xuất: Bất cứ khi nào khách hàng có nhu cầu thuê đĩa. Thời lượng: 1phiếu/1 khách hàng/ 1lần. Quy tắc: sau khi viêt phiếu thuê cho khách cần phải ghi các thông tin vào sổ thuê đĩa. lời bình: 4.3. Công việc “Nhận trả đĩa” Dự án: : QLCH cho Tiểu dự án: “Nhận trả Trang:08 thuê băng đĩa Mạnh đĩa” Toàn Loại: phân tích hiện Mô tả công việc Số tt: T3 trạng Ngày 25/4/06 Điều kiện bắt đầu( kích hoạt): Khi khách hàng có yêu cầu trả đĩa Thông tin đầu vào: Nhân viên cửa hàng, khách hàng, phiếu thuê đĩa. Kết quả đầu ra: Hóa đơn thanh toán Nơi sử dụng: Cửa hàng Tần xuất: Bất cứ khi nào khách hàng có nhu cầu trả đĩa. Thời lượng: 1hóa đơn/1 khách hàng/ 1lần. Quy tắc: sau khi viết hóa đơn cho khách cần phải ghi các thông tin vào sổ trả đĩa. lời bình:
9. 4.4. Công việc “Báo cáo” Dự án: : QLCH cho Tiểu dự án: Báo cáo Trang: 09 thuê băng đĩa Mạnh Toàn Loại: phân tích hiện Mô tả công việc Số tt: T4 trạng Ngày 25/4/06 Điều kiện bắt đầu( kích hoạt): Khi chủ cửa hàng có yêu cầu báo cáo Thông tin đầu vào: Nhân viên cửa hàng, chủ cửa hàng, hóa đơn thanh toán, phiếu nhập đĩa, phiêu giao hang, sổ thuê đĩa, sổ trả đĩa. Kết quả đầu ra: Báo cáo Nơi sử dụng: Cửa hàng Tần xuất: Bất cứ khi nào chủ cửa hàng yêu cầu báo cáo. Thời lượng: 1báo cáo/ 1lần. Quy tắc: Trong báo cáo phải ghi rõ tình hình thu chi của cửa hang. lời bình: 5. Bảng mô tả chi tiết hồ sơ tài liệu. 5.1. Phiếu nhập đĩa (D1) Dự án: QLCH cho thuê Tiểu dự án: Trang: 09 băng đĩa Mạnh Toàn Loại: Phân tích hiện Mô tả dữ liệu Số tt: D1 trạng Ngày: 25/4/06 Tên tài liệu:Phiếu nhập đĩa Định nghiã: Dùng để ghi thông tin về cac loại đĩa cần nhập để gửi cho nhà cung cấp. Cấu trúc và khuôn dạng: Là một tờ giây hình chữ nhật trên có ghi các thông tin như: STT, tên đĩa cần nhập, sô lượng. Loại hình: Dữ liệu gốc Số lượng: Nhiều Ví dụ: Lời bình:
10. 5.2. Phiếu giao hàng Dự án: QLCH cho thuê Tiểu dự án: Trang: 10 băng đĩa Mạnh Toàn Loại: Phân tích hiện Mô tả dữ liệu Số tt: D2 trạng Ngáy: 25/4/06 Tên tài liệu Phiếu Giao hàng Định nghiã: Là phiếu mà nhà cung cấp ghi các thông tin về đĩa sẽ giao cho cửa hang. Cấu trúc và khuôn dạng: Là một tờ giây hình chữ nhật trên có ghi các thông tin như: STT, tên đĩa , số lượng, đơn giá. Loại hình: Dữ liệu gốc Số lượng: Nhiều Ví dụ: Lời bình: 5.3. Hóa đơn thanh toán Dự án: QLCH cho thuê Tiểu dự án: Trang: 10 băng đĩa Mạnh Toàn Loại: Phân tích hiện Mô tả dữ liệu Số tt: D3 trạng Ngày: 25/4/06 Tên tài liệu Hóa đơn thanh toán Định nghiã: Là hóa đơn mà nhà cung cấp giao cho cửa hàng để thanh toán tiền nhập đĩa hoặc là do cửa hang ghi cho khách để thanh toán tiền thuê đĩa. Cấu trúc và khuôn dạng: Là một tờ giây hình chữ nhật trên có ghi các thông tin như: STT, tên đĩa , số lượng, đơn giá, tổng số tiền. Loại hình: Dữ liệu gốc Số lượng: Nhiều Ví dụ: Lời bình:
11. 5.4. Album đĩa Dự án: QLCH cho thuê Tiểu dự án: Trang: 11 băng đĩa Mạnh Toàn Loại: Phân tích hiện Mô tả dữ liệu Số tt: D4 trạng Ngày: 25/4/06 Tên tài liệu Album đĩa Định nghiã: Dùng ghi thông tin của các đĩa có trong cửa hàng cho khach hàng dễ lựa chọn đĩa cần thuê. Cấu trúc và khuôn dạng: là một quyển sổ có ghi các thông tin như: STT, kí hiệu đĩa, ten đĩa, . Loại hình: Dữ liệu gốc Số lượng: 1 Ví dụ: Lời bình: 5.5. Phiếu đăng kí Dự án: QLCH cho thuê Tiểu dự án: Trang: 11 băng đĩa Mạnh Toàn Loại: Phân tích hiện Mô tả dữ liệu Số tt: D5 trạng Ngày: 25/4/06 Tên tài liệu Phiếu đăng kí Định nghiã: Dùng cho khách hàng ghi thông tin về những đĩa mình cần thuê. Cấu trúc và khuôn dạng: Là một tờ giây hình chữ nhật trên có ghi các thông tin như: STT,kí hiệu đĩa . Loại hình: Dữ liệu gốc Số lượng: Nhiều Ví dụ: Lời bình:
12. 5.6. Phiếu thuê đĩa Dự án: QLCH cho thuê Tiểu dự án: Trang:12 băng đĩa Mạnh Toàn Loại: Phân tích hiện Mô tả dữ liệu Số tt: D6 trạng Ngày: 25/4/06 Tên tài liệu Phiếu thuê đĩa Định nghiã: Dùng để nhân viên cửa hàng ghi các lọai đĩa mà khách hang thuê,phiếu này gửi lại cho khách hàng. Cấu trúc và khuôn dạng: Là một tờ giây hình chữ nhật trên có ghi các thông tin như: STT, kí hiệu đĩa, Loại hình: Dữ liệu gốc Số lượng: Nhiều Ví dụ: Lời bình: 5.7. Sổ thuê đĩa Dự án: QLCH cho thuê Tiểu dự án: Trang: 12 băng đĩa Mạnh Toàn Loại: Phân tích hiện Mô tả dữ liệu Số tt: D7 trạng Ngày: 25/4/06 Tên tài liệu: Sổ thuê đĩa Định nghiã: Dùng để ghi thông tin về khách hang và thông tin về các laọi đĩa mà khách hàng thuê. Cấu trúc và khuôn dạng: Là một quyển sổ trên có ghi các thông tin như: STT, tên khách hàng, địa chỉ khác hàng, kí hiệu đĩa,tên đĩa , số lượng, đơn giá, tiền đặt cọc. Loại hình: Dữ liệu gốc Số lượng: 1 quyển Ví dụ: Lời bình:
13. 5.8. Sổ trả đĩa Dự án: QLCH cho thuê Tiểu dự án: Trang: 13 băng đĩa Mạnh Toàn Loại: Phân tích hiện Mô tả dữ liệu Số tt: D8 trạng Ngày: 25/4/06 Tên tài liệu: Sổ trả đĩa Định nghiã: Dùng ghi các thông tin về việc khách hàng trả đĩa. Cấu trúc và khuôn dạng:Là một quyển sổ trên có ghi các thông tin như: STT, tên khách hang, kia hiệu đĩa, tên đĩa , số lượng, đơn giá, thành tiền. Loại hình: Dữ liệu gốc Số lượng: 1 quyển Ví dụ: Lời bình: 5.9. Báo cáo Dự án: QLCH cho thuê Tiểu dự án: Trang: 13 băng đĩa Mạnh Toàn Loại: Phân tích hiện Mô tả dữ liệu Số tt: D9 trạng Ngày: 25/4/06 Tên tài liệu Báo cáo Định nghiã: Dùng để lập báo cáo khi chủ cửa hang yêu cầu báo cáo. Cấu trúc và khuôn dạng: Là một tờ giấy hình chữ nhật trên có ghi các thông tin về tình hình thu chi của cửa hàng. Loại hình: Dữ liệu gốc Số lượng: Nhiều Ví dụ: Lời bình:
14. 6. Bảng tổng hợp công việc Số tt Mô tả công việc Vị trí Tần Hồ sơ Hồ làm việc xuất vào sơ ra T1 Nhập đĩa: khi cần nhập đĩa thì Cửa D4,D2, D1 nhân viên cửa hàng sẽ tiến hành hàng D3 gửi cho nhà cung câp một phiếu nhập đĩa, khi nhận được phiếu này nhà cung cấp sẽ mang đĩa đến cho cửa hàng. Nhân viên cửa hàng sẽ kiểm tra đĩa và tiến hành than toán vơi nhà cung cấp, sau đó sẽ tiên hành xử li đĩa. T2 Cho thuê đĩa: Khi khách có nhu Cửa D4,D5, D6,D7 cầu thuê đĩa thì sẽ gửi phiếu đăng hàng D8 kí cho nhân viên cửa hàng, nhân viên cửa hàng sẽ tiến hành xử lí phiếu đăng ki đó, nếu có đĩa thì tiến hành thủ tục cho thuê đĩa, ngược lại nếu không có thì thông báo lại cho khách hàng. T3 Nhận trả đĩa: Khi khách hàng đến Cửa D6,D7 D3,D8 trả đĩa thì sẽ đưa đĩa và phiếu thuê hàng cho nhân viên cửa hàng. Nhân viên sẽ tiến hành kiểm tra phiếu thuê đĩa và kiểm tra đĩa, nếu không có chuyện gì sảy ra thì sẽ làm thủ tục cho khách trả đĩa. T4 Báo cáo: Khi nhận được yêu cầu Cửa D1,D2, D9 báo cao từ phía chủ cửa hang thì hàng D3,D7, nhân viên cửa hàng sẽ tiến hành D8 lập báo cáo sau đó sẽ in ra để gửi cho chủ cửa hàng.
15. 7. Bảng tổng hợp hồ sơ tài liệu Số tt Tên_Vai trò Công việc liên quan D1 Phiếu nhập đĩa: Dùng để ghi các loại đĩa cần T1 nhập để gửi cho nhà cung cấp. D2 Phiêu giao hàng: Do nhà cung cấp giao cho cửa T1 hàng khi mang hàng đến. Trên có ghi các thông tin về đĩa nhập. D3 Hóa đơn thanh toán: Dùng để thanh toan tiền với T1, T3 nhà cung cấp và với khách hàng. D4 Album đĩa: Ghi thông tin về các loại đĩa có trong T1, T2 cửa hàng. D5 Phiếu đăng kí: Dùng cho khách hàng ghi các loại T2 đĩa cần thuê. D6 Phiếu thuê: Dùng để ghi thông tin về các đĩa mà T2 khách hàng thuê và gửi lại cho khách hàng D7 Sổ thuê đĩa: Ghi thông tin về khách hàng đến T2, T3, T4 thuê đĩa. D8 Sổ trả đĩa: Ghi thông tin về khách đến trả đĩa. T2, T3, T4 D9 Báo cáo: Dùng để lập báo cáo gửi cho chủ cửa T4 hàng. 8. Bảng tổng hợp từ điển dữ liệu Số tt Tên gọi Kiểu Cỡ Khuôn Lĩnh vực Quy tắc, ý nghĩa dạng ràng buộc 1 Kí hiệu Kí tự 8 Chữ hoặc đĩa số 2 Số hóa Kí tự 10 Chữ và số đơn 3 Số phiếu Kí tự 10 Chữ và số thuê đĩa 4 Ngày ghi Ngày dd- Số hóa đơn tháng mm-yy 5 Ngày ghi Ngày dd- Số phiếu tháng mm-yy thuê
16. . . . . . II. Phân tích 1. Phát biểu bài toán nghiệp vụ bằng lời. a. Cửa hàng Có rất nhiều các loại đĩa phim khác nhau. Các đĩa này được chia theo từng thể loại và được đánh các kí hiệu. Cửa hàng luôn cập nhật thêm những đĩa phim mới từ các nhà cung cấp khác nhau. Các đĩa phim này sau khi nhập về sẽ được đánh kí hiệu sau đó sẽ được bổ sung vào Album đĩa và được xếp lên giá phân loại. b. Khi khách có nhu cầu thuê đĩa sẽ chọn đĩa từ Album đĩa đã được phân loại. Sau khi đã chọn được đĩa cần chọn khách hàng sẽ viết các yêu cầu của mình lên phiếu yêu cầu và gửi tới nhân viên của hàng. Khi nhận được yêu cầu từ phía khách hàng, nhân viên sẽ kiểm tra xem có đĩa đó trong của hàng không, nêu không thì thông báo lại cho khách và báo cho khách thời gian có thể quay lại để thuê đĩa đó. Ngược lại thì ghi phiếu mượn cho khách và đồng thời sẽ ghi các thông tin như: Họ tên khách hàng, địa chỉ khách hàng, kí hiệu đĩa, số tiền đặt cọc, .vào sổ thuê.( Đối với khách quen thì có thể không cần đặt cọc). c. Khi khách trả đĩa nhân viên cửa hàng sẽ kiểm tra phiếu mượn, đối chiếu các thông tin trên phiếu mượn với sổ thuê đĩa thông tin trong sổ mượn và kiểm tra đĩa.Nếu không đúng đĩa thì không nhận và yêu cầu khách hàng kiểm tra lại. Ngược lại thì viết phiếu thanh toán cho khách, thanh toán tiền với khách( nếu khách thông báo là không thuê tiếp nữa và yêu cầu hoàn lại tiền đặt cọc thì hoàn lại tiền đặt cọc cho khách) và ghi các thông tin cần thiết vào sổ trả đĩa.
17. 2. Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ. Động từ + bổ ngữ Danh Từ Nhận xét Gửi danh sách đĩa cần nhập Đĩa = Đánh kí hiệu đĩa Phiếu nhập đĩa Hồ sơ dữ liệu Ghi vào Album đĩa Phiếu giao hàng Hồ sơ dữ liệu Xếp đĩa lên giá Nhà cung cấp tác nhân ngoài Lựa chọn đĩa Nhân viên Tác nhân trong Viết phiếu yêu cầu Album đĩa Hồ sơ dữ liệu Xử lý phiếu yêu cầu Giá đĩa = Thông báo cho khách Khách hàng Tác nhân ngoài Ghi phiếu mượn Phiếu đăng kí Hồ sơ dữ liệu Ghi thông tin vào sổ thuê đĩa Sổ thuê đĩa Hồ sơ dữ liệu Kiểm tra đĩa Phiếu thuê đĩa Hồ sơ dữ liệu Lập hóa đơn thanh toán Sổ trả đĩa Hồ sơ dữ liệu Ghi thông tin vào sổ trả đĩa Hóa đơn thanh Hồ sơ dữ liệu Giải quyết sự cố toán Viết phiếu chi Báo cáo Hồ sơ dữ liệu Lập báo cáo Chủ cửa hàng Tác nhân ngoài
18. 3. Biểu đồ ngữ cảnh Thanh toán Phiếu nhập đĩa 0 NHÀ CUNG Y/C báo cáo CẤP Phiếu giao hàng HỆ THỐNG CHỦ CỬA Hóa đơn thanh toánQUẢN LÝ Báo cáo HÀNG Phiếu đăng kí CỬA HÀNG CHO THUÊ Thông tin phản hồi BĂNG ĐĨA KHÁCH Phiếu thuê đĩa HÀNG Phiếu thuê đĩa Hóa đơn thanh toán Mô tả chi tiết: Khi cần cập nhật thêm đĩa mới thì cửa hàng sẽ gửi phiếu nhập đĩa (Trên phiêu nhập đĩa có ghi danh sách các đĩa cần nhập) cho nhà cung cấp. Nhận được yêu cầu từ phía nhà hàng thì nhà cung cấp sẽ mang đĩa đến giao cho của hàng. Khi giao hàng nhà cung cấp sẽ gửi cho của hàng phiếu giao hàng và hóa đơn thanh toán và cửa hàng sẽ thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Khi khách hàng có nhu cầu thuê đĩa, thì khách hàng sẽ gửi cho nhân viên của hàng phiếu đăng kí mượn đĩa. Khi nhận được phiếu đăng kí của khách hàng, nhân viên sẽ tiến hành xử lý phiếu đăng kí của khách hàng và thông báo lại cho khách hàng những thông tin cần thiết. Khi khách hàng đến trả đĩa, khách hàng sẽ gửi cho nhân viên cửa hàng phiếu thuê đĩa và đĩa. Nhân viên sẽ kiểm tra đĩa, phiếu thuê đĩa và tiến hành thanh toán với khách hàng. Khi chủ cửa hàng có yêu cầu báo cáo thì nhân viên cửa hàng sẽ tiến hành lập báo cáo và gửi cho chủ cửa hàng.
19. 4. Biểu đồ phân dã chức năng HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỦA HÀNG THUÊ BĂNG ĐĨA 1.0 Nhập đĩa 2.0 Cho thuê đĩa 3.0 Nhận trả đĩa 4.0 Báo cáo 1.1 Gửi phiếu 2.1 Nhận 3.1 Kiểm tra 4.1 Lập báo nhập đĩa phiếu đăng phiếu thuê đĩa cáo kí 3.2 Đối chiếu 1.2 Nhận đĩa 4.2 In báo phiếu thuê đĩa 2.2 Kiểm cáo 1.3 Thanh tra phiếu 3.3 Thanh toán cho NCC đăng kí toán 1.4 Đánh kí hiệu đĩa 3.4 Ghi vào sổ 2.3 Viết trả đĩa 1.5 Xếp đĩa phiếu thuê lên giá đĩa 2.4 Ghi vào sổ thuê đĩa 5. Mô tả chi tiết các chức năng lá. 5.1. Các chức năng ở mức 1 HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỦA HÀNG THUÊ BĂNG ĐĨA 1.0 Nhập đĩa 2.0 Cho thuê đĩa 3.0 Nhận trả đĩa 4.0 Báo cáo
20. Mô tả chi tiết các chức năng 1.0. Là chức năng được thực hiện khi có nhu cầu nhập thêm đĩa mới về cho cửa hàng. 2.0. Là chức năng được thực hiện khi có khách tới thuê băng, đĩa. 3.0. Là chức năng được thực hiện khi có khách hàng tới trả đĩa. 4.0. Là chức năng được thực hiện khi co yêu cầu báo cáo từ chủ cửa hàng. 5.2.Các chức năng ở mức 2 a. Chức năng “ Nhập đĩa” Biểu đồ 1.0 Nhập đĩa 1.1 Gửi 1.2 Nhận 1.3 Thanh 1.4 Đánh kí 1.5 Xếp phiếu nhập đĩa toán cho hiệu đĩa đĩa lên đĩa NCC giá Mô tả chi tiết chức năng lá 1.1. Gửi phiếu nhập đĩa: Khi thấy cần nhập đĩa thì nhân viên nhà hàng sẽ gửi danh sách các đĩa cần nhập cho nhà cung cấp. 1.2. Nhận đĩa: Khi nhận đựơc danh sách đĩa nhập từ phia của hàng thì nhà cung cấp sẽ mang đĩa đến và nhân viên của hàng sẽ nhận đĩa. 1.3. Thanh toán cho nhà cung cấp: Sau khi nhận đủ số đĩa như danh sách đĩa nhập thì nhân viên của hàng se thanh toán tiền cho nhà cung cấp. 1.4. Đánh kí hiệu đĩa: Đĩa được nhập về phải được đánh kí hiệu riêng cho từng chiếc. 1.5. Xếp đĩa lên giá: Sau khi đĩa được phân loại và đánh số kí hiệu thì sẽ được xếp lên giá phân loại.
21. b. Chức năng “ Cho thuê đĩa” Biểu đồ 2.0 Cho thuê đĩa 2.1 Nhận 2.2 Kiểm tra 2.3 Viết 2.4 Ghi vào phiếu đăng phiếu đăng phiếu thuê sổ thuê đĩa kí kí đĩa Mô tả chi tiết chức năng lá 2.1. Nhận phiếu đăng kí mượn: Khi khách hàng có nhu cầu thuê đĩa sẽ ghi các đĩa cần thuê lên phiếu đăng kí và gửi phiếu đăng kí lại cho cửa hàng và nhân viên của hàng ẽ nhận phiếu đăng kí này. 2.2. Kiểm tra phiếu đăng kí: Khi nhận được phiếu đăng kí từ phía khách hàng thì nhân viên cửa hàng sẽ kiểm tra phiếu đăng kí để xem các loại đĩa mà khách yêu cầu có còn ở nhà không, nếu không còn thong báo lại cho khách. 2.3. Viết phiếu thuê: trước khi giao đĩa cho khach hàng nhân viên cửa hàng sẽ viết phiếu thuê cho khách. 2.4. Ghi vào sổ thuê đĩa: Đồng thời với việc ghi phiếu thuê cho khách nhân viên cửa hàng còn phải ghi các thông tin vào sổ thuê đĩa.
22. c. Chức năng “Nhận trả đĩa” Biểu đồ 3.0 Nhận trả đĩa 3.1 Kiểm tra 3.2 Đối chiếu 3.3 Thanh 3.4 Ghi vào sổ phiếu thuê đĩa phiếu thuê đĩa toán trả đĩa Mô tả chi tiết chức năng lá 3.1. Kiểm tra phiếu thuê đĩa: Khi khách hàng đến trả đĩa thuê sẽ mang theo phiếu đĩa và phiếu thuê đĩa. Trước khi nhận đĩa nhân viên sẽ kiểm tra xem phiếu thuê đó có đúng của cửa hàng mình không hoặc phiếu thuê có bị xửa chữa gì không. 3.2. Đối chiếu phiếu thuê đĩa: Sau khi kiểm tra phiếu thuê, sẽ tiến hành đối chiếu phiếu thuê đĩa với Album đĩa và các loại đĩa mà khách mang trả để kiểm tra xem các loại đĩa khách trả có đúng với các loại đĩa đã ghi trong phiếu thuê không. 3.3. Thanh toán: sau khi đã đối chiếu phiếu thuê đĩa thấy không có chuyện gì sảy ra thì sẽ tiến hành thanh toán tiền với khách hàng. 3.4. Ghi vào sổ trả đĩa: Sau khi thanh toán với khách hàng thì phải ghi các thông tin cần thiết vào sổ trả đĩa.
23. d. Chức năng “Báo cáo” Biểu đồ 4.0 Báo cáo 4.1 Lập báo 4.2 In báo cáo cáo Mô tả chi tiết chức năng lá 4.1. Lập báo cáo: Khi có yêu cầu báo cáo của chủ của hàng thì nhân viên cửa hàng tiến hành lập báo cáo. 4.2. In báo cáo: Sau khi lập song báo cáo phải in ra để gửi đến chủ cửa hàng. 6. Các hồ sơ dữ liệu Kí hiệu Tên hồ sơ Ghi chú D1 Phiếu nhập đĩa Hồ sơ gốc D2 Phiếu giao hàng Hồ sơ gốc D3 Hóa đơn thanh toán Hồ sơ gôc D4 Album đĩa Hồ sơ gốc D5 Phiếu đăng kí Hồ sơ gốc D6 Phiếu thuê đĩa Hồ sơ gốc D7 Sổ thuê đĩa Hồ sơ gốc D8 Sổ trả đĩa Hồ sơ gốc D9 Báo cáo Hồ sơ gốc
24. 7. Ma trận thực thể chức năng Các hồ sơ dữ liệu D1. Phiếu nhập đĩa D2. Phiếu giao hàng D3. Hóa đơn thanh toán D4. Album đĩa D5. Phiếu đăng kí D6. Phiếu thuê đĩa D7. Sổ thuê đĩa D8. Sổ trả đĩa D9. Báo cáo Các chức năng nghiệp vụ D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 1.0. Nhập đĩa U R R C 1.1. Gửi phiếu nhập đĩa C 1.2. Nhận đĩa R R 1.3. Thanh toán cho NCC R R R 1.4. Đánh kí hiệu đĩa C 1.5. Xếp đĩa lên giá 2.0. Cho thuê đĩa R R C U R 2.1. Nhận phiếu đăng kí 2.2. kiểm tra phiếu đăng kí R R R R 2.3. Viêt phiếu thuê R C 2.4. Ghi vào sổ thuê đĩa C 3.0. Nhận trả đĩa C R R R C 3.1. Kiểm tra phiếu thuê đĩa R R 3.2. Đối chiếu phiếu thuê đĩa R R 3.3. Thanh toán C R R 3.4. Ghi vào sổ trả đĩa C 4.0. Báo cáo R R R R R U 4.1. Lập báo cáo R R R R R C 4.2. In báo cáo R Nhận xét: Xét trên ma trận thực thể chức năng ta nhận thấy chức năng công việc “ Xếp đĩa lên giá” và công việc “Nhận phiếu đăng kí”không liên quan đến hồ sơ dữ liệu nào, vậy chức năng này không cần thiết, có thể bỏ đi.
25. III. Biểu đồ luồng dữ liệu 1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0. Phiếu nhập đĩa Phiếu nhập đĩa 1.0 Phiếu giao hàng HĐ thanh toán NHÀ CUNG NHẬP CẤP Hóa đơn thanh ĐĨA Phiếu giao hàng toán Thanh toán Album đĩa Phiếu đăng kí 2.0 Phiếu thuê đĩa Phiếu đăng kí CHO Không có đĩaTHUÊ Sổ thuê đĩa ĐĨA KHÁCH Phiếu thuê đĩa Sổ trả đĩa HÀNG Phiếu thuê đĩa 3.0 NHẬN Phiếu thuê đĩa không hợp lệ TRẢ ĐĨA Hóa đơn thanh toán HĐ thanh toán Y/C báo cáo4.0 Báo cáo CHỦ CỬA BÁO Báo cáo HÀNG CÁO
26. 2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1. 2.1. Tiến trình “1.0 Nhập đĩa” 1.1 Phiếu nhập đĩa GỬI Phiếu nhập đĩa PHIẾU NHẬP ĐĨA Đã gửi phiếu nhập đĩa 1.2 Đĩa NHÀ CUNG Phiếu giao hàng NHẬN CẤP ĐĨA Phiếu giao hàng Đã nhận đĩa mới Và phiếu giao hàng 1.3 Hóa đơn thanh toán THANH TOÁN CHO HĐ thanh toán NCC 1.4 ĐÁNH KÍ HIỆU Album đĩa ĐĨA
27. 2.2. Tiến trình “2.0 Cho thuê đĩa” 2.2 Phiếu đăng kí Sổ Thuê đĩa KIỂM Không có đĩaTRA Sổ trả đĩa PHIẾU ĐĂNG KÍ Phiếu đăng kí Thông tin về đĩa thuê KHÁCH Album đĩa HÀNG 2.3 VIẾT PHIẾU Phiếu thuê đĩa Phiếu thuê đĩa THUÊ ĐĨA Phiếu thuê đĩa 2.4 GHI VÀO SỔ THUÊ ĐĨA
28. 2.3. Tiến trình “3.0 Nhận trả đĩa” 3.1 Sổ thuê đĩa KIỂM TRA Phiếu thuê đĩaPHIẾU Phiếu thuê đĩa Phiếu không hợp lệ THUÊ ĐĨA Phiếu đăng kí đã kiểm tra 3.2 Không đúng KHÁCH Với đĩa ĐỐI HÀNG CHIẾU PHIẾU THUÊ ĐĨA Album đĩa Đúng tt Phiếu thuê đĩa 3.3 THANH TOÁN HĐ thanh toán HĐ thanh toán Đĩa đã thanh toán HĐ thanh toán 3.4 GHI VÀO SỔ TRẢ ĐĨA Sổ trả đĩa
29. 2.4. Tiến trình “4.0 Báo cáo” 4.1 Phiếu nhập đĩa Y/C báo cáo LẬP Phiếu giao hàng BÁO CÁO HĐ thanh toán CHỦ CỬA HÀNG Sổ thuê đĩa Sổ trả đĩa Báo cáo đã lập Báo cáo 4.2 IN BÁO Báo cáo CÁO IV. Một số giao diện cơ bản 1. Giao diện truy nhập hệ thống TRUY NHẬP HỆ THỐNG Tên người sử dụng Mật khẩu Đăng nhập Thoát
30. 2. Giao diện chính HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỦA HÀNG THUÊ BĂNG ĐĨA PHẠM GIA 1. Nhập đĩa 2. Cho thuê đĩa 3. Nhận trả đĩa 4. Báo cáo 5. Kết thúc 3. Giao diện “ Cập nhật thêm đĩa mới vào Album đĩa” CẬP NHẬT ALBUM ĐĨA Kí hiệu đĩa Tên đĩa Nhập mới Ghi lại Kết thúc
31. 4. Giao diện “ Ghi sổ thuê đĩa vào và in phiếu thuê” GHI SỔ THUÊ ĐĨA & IN PHIẾU THUÊ Ngày thuê Họ tên khách hàng Địa chỉ Kí hiệu đĩa Tiền đặt cọc In phiếu Kết thúc 5. Giao diện “Ghi sổ trả đĩa và in hóa đơn thanh toán” GHI SỔ TRẢ ĐĨA & IN HÓA DƠN THANH TOÁN Ngày trả Họ tên khách hàng Địa chỉ Kí hiệu đĩa Số tiền In hóa đơn Kết thúc