Luận văn Hoạt động mua bán thiết bị máy tính

Nội dung text: Luận văn Hoạt động mua bán thiết bị máy tính

1. 1 - Đề tài: Hoạt động mua bán thiết bị máy tính
2. 2 - 1.Kế hoạch phỏng vấn Người được hỏi: Bùi Văn Kiên Người phỏng vấn: Nhóm 12 Địa chỉ: Cửa hàng máy tính Thời gian hẹn Thời điểm bắt đầu: 8h20’ Thời điểm kết thúc: 9h Đối tượng: Các yêu cầu đòi hỏi: - Đối tượng được hỏi là nhân viên Người được hỏi là nhân viên làm việc trong cửa hàng trong cửa hang gồm có nhân viên làm - Dữ liệu cần thu thập là công việc việc ở vị trí nhập hàng bán hàng biết rõ nhập hàng và bán hàng diễn ra như về công việc mình đang làm thế nào gồm các khâu nào - Cần thoả thuận dữ liệu phải đúng với hoạt động thực tế Chương trình: Ước lượng thời gian: - Giới thiệu. 1 phút - Tổng quan về dự án. 2 phút - Tổng quan về phỏng vấn. 1 phút Chủ đề sẽ đề cập:vấn đề nhập hang và bán 2 phút hàng Xin phép được ghi âm. 5 phút Chủ đề 1: Câu hỏi 1 : Với điều kiên nào 10 phút thì các chị bảo hành cho khách ? trả lời : Chúng tôi se bảo hành cho khách khi khách phiếu giao hàng Câu hỏi 2 :thế tại sao không phải là phiếu bảo hành trả lời : bởi vì phiếu giao hàng của chúng tôi co kèm theo phiếu bảo hànhcủa chúng tôi Chủ đề 2 : câu hỏi: quá trình mua và bán 3 phút hàng của cửa hàng diễn ra như thế nào trả lời : như mô tả bài toán trong bài Tổng hợp các nội dung chính ý kiến của 5 phút người được hỏi : Kết thúc (thoả thuận) 1 phút (Dự kiến tổng cộng:30 phút ) 2.Lưu đồ công việc
3. 3 - Dự án: Tiểu dự án:QUẢN LÝ MUA BÁN THIẾT BỊ MÁY Trang :QUẢN LÝ TÍNH MUA BÁN THIẾT BỊ MÁY TÍNH Loại: lưu đồ Nhiệm vụ:BÁN HÀNG Ngày:18/3/2006 Thủ kho Người quản lý Bên ngoài Lập báo giá (T1) (D5) bảng báo giá (D3) phiếu nhập hàng nhận đơn đặt hàng của khách (T2) Khách hàng (D4) sổ nhập (D13) kho Giao hàng sổ xuất kho (T4) Tiếp nhận , kiểm tra hàng trong kho(T3) (D6) phiếu xuất hàng (D7) Phiếu giao hàng Thanh toán(T5) 3.Phiếu phỏng vấn
4. 4 - Dự án: QUẢN LÍ MUA BÁN THIẾT Tiểu dự án: Quản lý bán hàng BỊ MÁY TÍNH Người được hỏi: Bùi Văn Kiên Ngày: 11/05/06 Người hỏi: Nhóm 12 Câu hỏi Ghi chú Câu 1: Hoạt động bán hàng diễn ra Trả lời: Cửa hang sẽ lập ra bảng báo giá cho như thế nào? các thiết bị .Khi khách hàng có yêu cầu muốn mua hàng thì sẽ xem thông tin bảng báo giá và viết đơn đặt hàng. Câu 2: Khi lập bảng báo giá thì cửa Trả lời: Có.Khi lập bảng báo giá thì cửa hang có tham khảo giá trên thị hàng sẽ căn cứ vào phiếu nhập hàng từ nhà trường không? cung cấp để biết giá nhập hàng về sau đó tham khảo thêm giá trên thị trường để lập bảng báo giá phù hợp. Đánh giá chung: -Câu hỏi ngắn để dễ trả lời. -Câu trả lời còn chưa đầy đủ.Cần có thời gian để thực hiện tiếp cuộc phỏng vấn. 4.Bảng mô tả chi tiết tài liệu Dự án Tiểu dự án: Lập đơn đặt hàng Trang:4 Loại: Phân Số tt:10 Mô tả dữliệu tích hiện trạng Ngày:20/03/06 Tên dữ liệu:Nhà cung cấp Định nghĩa: Dùng để chỉ yêu cầu mua hang từ nhà cung cấp. Cấu trúc và Kiểu kí tự, gồm khoảng 30 kí tự, tên riêng viết hoa. khuôn dạng: Loại hình: Dữ liệu gốc. Số lượng: 20 nhà cung cấp Ví dụ: Công ty thiết bị máy tính Đông Nam Á Lời bình: Tên nhà cung cấp thường có tên đầy đủ và tên viết tắt. Đi theo tên nhà cung cấp còn có : Địa chỉ ,số điện thoại ,Fax
5. 5 - 5.Bảng mô tả chi tiết công việc Dự án Tiểu dự án: Lập đơn đặt hàng Trang:5 Loại:Phân tích Số tt:15 Mô tả công việc hiện trạng Ngày:11/05/06 Công việc: Lập đơn đặt hàng Điều kiện bắt đầu ( kích hoạt): - Hàng trong kho đã hết hoặc còn quá ít - Khách hàng đặt mua - Giá cả hấp dẫn - Đến thời hạn nhập hàng theo quy định của cửa hàng Thông tin đầu vào: Sổ nhập kho,sổ xuất kho,yêu cầu đặt hang của khách. Kết quả đầu ra: Đơn đặt hàng Nơi sử dụng: Nhà cung cấp,bộ phận nhập Tần suất: Tuỳ thuộc các ngày trong tuần. Thời lượng: 10 phút /Đơn hang điện thoại 60 phut/ Đơn viết tay. Qui tắc: Đơn đặt hang phải được chủ cửa hang thông qua. Số lượng theo quy định. Quy định người cụ thể được lập đơn hàng Lời bình: Đơn đặt hang có khi xảy ra đọt xuất do có yêu cầu của khách hàng .
6. 6 - 6.Bảng tổng hợp công việc Vị trí làm Hồ sơ Số tt Mô tả công việc Tần suất Hồ sơ ra việc vào Lập đơn đặt hang: Xuất phát từ nhu cầu cung ứng của khách hang,hang trong 1-2 kho.Lập đơn đặt hang được Quản lý đơn/ngày D1 D3 T1 gửi đi bằng điện thoại hoặc nhập hàng 5-10 D2 D4 đơn viết tay.Các đơn này dòng/đơn được lưu lại để đói chiếu theo dõi. Lập phiếu nhập hàng. Quản lý 1 -2 T2 D3 D5 nhập hàng ngày/phiếu T3 Nhập kho. Quản lý 1-2 D4 D5 nhập hàng ngày/lần 7.Bảng tổng hợp hồ sơ, tài liệu Số tt Tên – Vai trò Công việc liên quan D1 Yêu cầu nhập hang: Viết yêu cầu muốn nhập T1 hàng . D2 Thông tin thiết bị: Cho biết thông tin chi tiết về T1 các thiết bị muốn nhập. D3 Đơn đặt hàng:Cho biết những hang muốn nhập . D4 Sổ đặt hàng : Cập nhật những hàng đã nhập T2 D5 Phiếu giao hàng : Gồm thông tin những hàng đã T3 nhập
7. 7 - 8.Bảng tổng hợp từ điển dữ liệu Tên gọi – ý Quy tắc, Số tt Kiểu Cỡ Khuôn dạng Lĩnh vực nghĩa ràng buộc 1 Số hoá đơn Kí tự 8 Kế toán Chữ hoa hoặc số 2 Tên thiết bị Kí tự 30 Kế toán Chữ hoa hoặc chữ thường 3 Ngày hoá Ngày 8 dd-mm-yy Kế toán Date đơn HỆ THỐNG QUẢN LÝ MUA BÁN THIẾT BỊ MÁY TÍNH TR ẦN LY I.Mô tả bài toán nghiệp vụ 1.Mô tả bằng lời Cửa hang sẽ nhập hang từ nhà cung cấp.Khi có nhu cầu nhập hang cửa hang sẽ nhận được các thông tin chi tiết về các loại thiết bị muốn nhập từ nhà cung cấp.Thông tin về thiết bị muốn nhập gồm có:xuất xứ,cách tháo lắp ,bảo dưỡng ,giá Nếu cửa hang có nhu cầu muốn nhập các loại thiết bị này của hang phải gửi đơn đặt hang đến cho nhà cung cấp.Sau đó tiến hành làm báo giá các loại thiết bị cho khách hang. Nhà cung cấp sẽ đáp ứng nhu cầu nhập hang của khách hang bằng việc giao hang cho của hang theo đơn đặt hang,và có kèm theo hoá đơn thanh toán. Cửa hang nhập thiết bị thông qua biên lai thanh toán tiền và phiếu nhập .Sau đó sẽ ghi vào sổ nhập kho. Khách hang có nhu cầu mua thiết bị sẽ gửi yêu cầu đến cửa hang cửa hang sẽ gửi bảng báo giá thiết bị cho khách.Nếu khách hang đồng ý mua thiết bị nào thì viết đơn đặt hang với cửa hang và cửa hang sẽ kiểm tra xem thiết bị mà khách yêu cầu nếu còn sẽ giao hang cho khách và viết hoá đơn thanh toán kèm theo biên bản giao hang(kèm phiếu bảo hành) .Sau đó ghi vào sổ xuất kho Khi khách hang có yêu cầu về bảo hành thiết bị đã mua ở cửa hang .Cửa hang sẽ đồng ý yêu cầu bảo hành thiết bị của khách và sẽ ghi một biên lai nhận thiết bị giao cho khách.Bộ phận bảo hành sẽ tiến hành kiểm tra ,sửa chữa và gửi lại cho khách và sẽ kèm theo một hoá đơn
8. 8 - thanh toán baỏ hành (Nếu thiết bị đã quá thời gian bảo hành).Các thông tin về việc bảo hành thiết bị sẽ được lưu lại trong sổ bảo hành. Sau mỗi thời gian nhất định bộ phận bán hang sẽ tổng hợp lại tình hình mua bán của cửa hang để báo cáo cho chủ cửa hàng.Chủ cửa hang là người quyết định việc nhập hang từ nhà cung cấp. 2. Bảng các hồ sơ
9. 11 - II.Mô hình nghiệp vụ Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ Động từ + Bổ ngữ Danh từ Ghi chú Viết phiếu yêu cầu nhập thiết bị Bộ phận nhập hàng Tác nhân Bảng thông tin chi tiết thiết HS dữ liệu bị Gửi đơn đặt hang tới nhà cung cấp Đơn đặt hang HS dữ liệu Bộ phận nhập Tác nhân Nhận hang Hàng Đơn đặt hang HS dữ liệu Kiểm tra hang Bộ phận nhập hang Tác nhân Nhà cung cấp Tác nhân Bộ phận nhập Tác nhân Lập phiếu nhập Phiếu nhập hàng dữ liệu Nhập vào kho và ghi sổ nhập kho Sổ nhập kho HS dữ liệu Thủ kho Tác nhân Thanh toán hoá đơn nhập thiết bị Nhà cung cấp Tác nhân Bộ phận kế toán Tác nhân Phiếu nhập hàng (kiêm hoá HS dữ liệu đơn thanh toán) Bộ phận bán hang Tác nhân Lập bảng báo giá Bảng báo giá HS dữ Phiếu nhập hàng HS dữ liệu Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng Bộ phận bán hang Tác nhân Gửi bảng báo giá cho khách Bảng báo giá HS dữ liệu Nhân đơn đặt hang của khách Đơn đặt hang của khách HS dữ liệu Bộ phận bán hang Tác nhân Kiểm tra hàng trong kho Bộ phận nhập hàng Tác nhân Sổ nhập kho HS dữ liệu Sổ xuất kho HS dữ liệu Phiếu giao hàng Lập phiếu xuất hang Phiếu xuất hang HS dũ liệu Phiếu bảo hành HS dũ liệu Bộ phận bán hang Tác nhân Ghi vào sổ xuất hang Sổ xuất kho HS dữ liệu Thanh toán hoá đơn xuất hàng Bộ phận kế toán Tác nhân Phiêú giao hàng(kiêm hoá HS dữ liệu đơn xuất hàng)
10. 12 - Nhận yêu cầu bảo hành Biên lai ghi nhân thiết bị HS dữ liệu Bộ phận bảo hành Tác nhân Phiếu giao hàng (kèm phiếú HS dữ liệu bảo hành) Giao lại thiết bị cho khách Biên lai trả thiết bị HS dữ liệu Lập hoá đơn thanh toán bảo hành Bộ phận bảo hành Tác nhân Khách hang Tác nhân Hoá đơn bảo hành Hố sơ dữ liệu Ghi sổ bảo hành Sổ bảo hành Hồ sơ dữ liệu Chủ cửa hàng Tác nhân Lập báo cáo Báo cáo Hồ sơ dữ liệu II.1. Thiết lập biểu đồ ngữ cảnh a) Sơ đồ Y/C bảo hành Gửi đơn đặt hàng 0 Y/C mua hàng Y/C nhập hàng Khách hàng HỆ THỐNG Nhà cung Bảng báo giá QUẢN LÝ MUA Thông tin thiết bị cấp BÁN THIẾT BỊ Bảo hành MÁY TÍNH Cung cấp hàng Y/C Thanh toán Báo cáo Chỉ đạo Y/C báo cáo Chủ cửa hàng Hình 1: Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống b) Mô tả tương tác
11. 13 - - Nhà cung cấp : Khi cửa hang có yêu cầu nhập thiết bị nhà cung cấp sẽ gửi thông tin thiết bị cho cửa hang .Cửa hang xem thông tin về các thiết bị và gửi đơn đặt hang cho nhà cung cấp .Nhà cung cấp sẽ đáp ứng yêu cầu và cung cấp thiết bị. - Khách hang : Có yêu cầu mua hang sẽ được cửa hàng gửi bảng báo giá các thiết bị.Khách hang sẽ gửi đơn đặt hàng và cửa hàng sẽ giao hang cho khách kèm theo phiếu bảo hành .Khi khách hnàg muốn bảo hnàh cửa hàng sẽ viết biên lai nhận thiết bị và khách hang sẽ nhận được biên lai trả thiết bị khi bảo hành xong . - Chủ cửa hàng : Là người quyết định việc nhập hang từ nhà cung cấp và là người đưa ra yêu cầu báo cáo về tình hình mua bán hàng của cửa hàng. II.2 Biểu đồ phân rã chức năng QUẢN LÝ MUA BÁN THIẾT BỊ MÁY TÍNH 1. Nhập hàng 2.Bán hàng 3.Bảo hành 4.Báo cáo 1.1 Viết phiếu yêu cầu 2.1 Lập báo giá 3.1 Lập biên lai nhận 4.1 Lập báo cáo nhập thiết bị 1.2 Gửi đơn đặt hàng 2.2 Nhận đơn đặt hang 3.2 Lập biên lai trả thiết bị 1.3 Kiểm tra hàng 2.3 Kiểm tra hang 3.3 Ghi sổ bảo hành trong kho 1.4 Lập phiếu nhập 2.4 Giao hàng 3.4 Lập phiếu thanh toán bảo hành 1.5 Nhập kho 2.5 Thanh toán 1.6 Thanh toán Hinh2: Biểu đồ phân rã chức năng của hoạt động mua bán thiết bị máy tính II.3 Mô tả chi tiết các chức năng lá 1.1 Viết phiếu yêu cầu nhập: Chức năng này thực hiện khi cửa hang có nhu cầu nhập thiết bị thì phải viết phiếu yêu cầu nhập cho chủ cửa hang để chủ cửa hang thông qua việc nhậpthiết bị. 1.2 Gửi đơn đặt thiết bị : Khi cửa hang đã đồng ý nhập thiết bị thì sẽ gửi đơn đặt các loại thiết bị cần nhập gửi cho nhà cung cấp. 1.3 Kiểm tra hang : Khi nhà cung cấp mang hang đã đặt mua đến thì cửa hang sẽ phỉa kiểm tra hang do nha cung cầp mang đến xem có đúng như trong đơn đặt hàng không. 1.4 Lập phiếu nhập : Chức năng này được thực hiện sau khi đã kiểm tra hang nhập xong thì cửa hang sẽ lập phiếu nhập hàng.
12. 14 - 1.5 Nhập kho : Chức năng này thực hiện sau khi lập phiếu nhập thì cửa hang sẽ nhập hang vào kho và thông tin nhập kho sẽ lưu vào sổ nhập kho. 1.6 Thanh toán : Cửa hang sẽ căn cứ vào phiếu nhập để làm hoá đơn thanh toán cho nhà cung cấp. 2.1 Lập báo giá : Cửa hang sẽ lập bảng báo giá các mặt hang có trong cửa hang để phục vụ cho khách hang khi có yêu cầu mua hang. 2.2 Nhận đơn đặt hang : Khi khách có yêu cầu mua hang trong cửa hang thì sẽ gửi đơn đặt hàng tới cửa hang và cửa hang sẽ tiếp nhận những đơn đó. 2.3 Kiểm tra hang trong kho:Chức năng này thực hiện khi cửa hang nhận được đơn đặt hang của khách thi sẽ kiểm tra xem trong kho còn những mặt hang mà khách yêu cầu không. 2.4 Giao hang: Chức năng này thực hiện khi việc kiểm tra hnàg trong kho đã thực hiện xong mặt hang mà khách muốn mua vẫn còn thì cửa hang sẽ giao hang cho khách.Và sẽ cập nhật vào sổ xuất kho 2.5 Thanh toán : Khi giao hang cho khách thì cửa hang sẽ viết phiếu thanh toán cho khách và có kèm theo phiếu bảo hành. 3.1 Lập biên lai nhận thiết bị : Khi có vấn đề gì về hang đã bán cho khách thì khách hang sẽ yêu cầu cửa hang bảo hành và cửa hang sẽ viết biên lai nhận hang bảo hành cho khách. 3.2 Lập biên lai trả thiết bị : Khi bảo hành đã thực hiện xong thì cửa hang sẽ viếat biên lai trả thiết bị cho khách. 3.3 Ghi sổ bảo hành : Thông tin về các loại hang được bảo hành sẽ được cửa hang ghi vào sổ bảo hành. 3.4 Lập phiếu thanh toán bảo hành : Chức năng này được thực hiện khi khách hang có yêu cầu bảo hành mà phiếu bảo hành đã hết hạn.Thì khách hang sẽ nhận được một phiếu thanh toán bảo hành. 4.1 Lập báo cáo : Chủ cửa hang sẽ yêu cầu các bộ phận trong cửa hang lập báo cáo về tình hình trong cửa hang ,hang nhập hang bán ,tồn kho,bảo hành II.4.Liệt kê các hồ sơ sử dụng STT Kí hiệu Tên hồ sơ 1 d1 Bảng thông tin chi tiết các thiết bị 2 d2 Đơn đặt hàng 3 d3 Phiếu nhập hàng 4 d4 Sổ nhập kho 5 d5 Bảng báo giá 6 d6 Phiếu xuất hàng 7 d7 Phiếu giao hàng 8 d8 Biên lai nhận thiết bị 9 d9 Biên lai trả thiết bị 10 d10 Sổ bảo hành 11 d11 Hoá đơn bảo hành 12 d12 Báo cáo 13 d13 Sổ xuất kho II.5 .Lập ma trận thực thể chức năng
13. 15 - Các thực thể D1 :Bảng thông tin chi tiết các thiết bị D2:Đơn đặt hàng D3:Phiếu nhập hàng D4:Sổ nhập kho D5:Bảng báo giá D6:Phiếu xuất hàng D7:Phiếu giao hàng D8:Biên lai nhận thiết bị D9:Biên lai trả thiết bị D10:Sổ bảo hành D11:Hoá đơn bảo hành D12:Báo cáo D13: Sổ xuất kho Các chức năng D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 D D13 12 nghiệp vụ 1.1 Viết phiếu yêu R cầu nhập 1.2 Gửi đơn đặt hàng C 1.3 Kiểm tra hàng R 1.4 Lập phiếu nhập R C 1.5 Nhập kho U 1.6 Thanh toán R R 1. Nhập hàng R U U U 2.1 Lập báo giá R U 2.2 Nhận đơn đặt R hàng 2.3 Kiểm tra hang R R trong kho 2.4 Giao hàng C C U 2.5 Thanh toán R R 2.Bán hàng R R U C U U 3.1 Lập biên lai R C nhận thiết bị 3.2 Lập biên lai trả C thiết bị 3.3 Ghi sổ bảo U hành 3.4 Lập phiếu C thanh toán bảo hành 3.Bảo hành R C C U C 4.1 Lập báo cáo C R 4.Báo cáo R R C R
14. 16 - III . Biểu đồ luồng dữ liệu III.1.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 Đơn đặt hàng 1.0 D1 Thông tin thiết bị Y/C nhập hàng NHÀ CUNG CẤP Thông tin thiết bị NHẬP HÀNG Hoá đơn thanh toán D2 Đơn đặt hàng D4 Sổ nhập kho D3 Phiếu nhập hàng D7 Phiếu giao hàng 2.0 D5 Bảng báo giá BÁN Y/C mua hàng D6 Phiếu xuất hàng KHÁCH HÀNG HÀNG Bảng báo giá D13 Sổ xuất kho D8 Biên lai nhận bảo hành D9 Biên lai trả bảo hành 3.0 Y/C bảo hành Đáp ứng yêu cầu BẢO D10 sổ bảo hành HÀNH D11 Hoá đơn bảo hành 4.0 Y/C báo cáo CHỦ CỬA HÀNG BÁO CÁO Báo cáo D12 Báo cáo
15. 17 - III.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 2.1 Biểu đồ của tiến trình “1.0 Nhập hàng” 1.1 Y/C nhập hàng Viết phiếu NHÀ CUNG CẤP yêu cầu D1 Thông tin thiết bị nhập Thông tin thiết bị Đơn đặt hàng 1.2 Gửi đơn đặt hàng D2 Đơn đặt hàng 1.3 Kiểm tra hàng D3 Phiếu nhập hàng 1.4 Lập phiếu nhập 1.5 D4 Sổ nhập kho Nhập kho 1.6 Thanh toán Hoá đơn thanh toán
16. 18 - 2.2 Biểu đồ của tiến trình “2.0 Bán hàng” 2.1 D5 Bảng báo giá Lập báo giá D3 Phiếu nhập hàng 2.2 D4 Sổ nhập kho Y/C mua hàng Nhận đơn KHÁCH HÀNG đặt hàng 2.3 D13 Sổ xuất kho Bảng báo giá Kiểm tra hàng trong D6 Phiếu xuất hang kho Giao hàng cho khách 2.4 Giao hàng D7 Phiếu giao hàng Thanh toán tiền 2.5 Thanh toán
17. 19 - 2.3 Biểu đồ của tiến trình “3.0 Bảo hành” Y/C bảo hành 3.1 KHÁCH HÀNG Lập biên lai D8 Biên lai nhận bảo hành Đáp ứng yêu cầu nhân thiết bị D8D7 phiếu Biên giaolai nhận hàng bảo hành 3.2 Lập biên lai trả thiết bị D9 Biên lai trả bảo hành D10 sổ bảo hành 3.3 Ghi sổ bảo hành 3.4 Lập phiếu D11 Hoá đơn bảo hành thanh toán bảo hành
18. 20 - 2.4 Biểu đồ của tiến trình “4.0 Báo cáo” Y/C báo cáo CHỦ CỬA HÀNG 4.0 D6 Phiếu xuất hàng Báo cáo BÁO CÁO D12 Báo cáo D4 Sổ nhập kho D13 Sổ xuất kho D3 Phiếu nhập hàng III. THIẾT KẾ GIAO DIỆN 3.)Giao diện chính Hệ thống quản lý mua bán thiết bị máy tính 1. Nhập hàng 2. Bán hàng 3. Báo giá 4. Bảo hành 5. Báo cáo 6. Kết thúc
19. 21 - 3.1.Giao diện nhập 3.2.Giao diện xuất
20. 22 - 3.3.Báo giá 3.4.Phiếu bảo hành