›
›

Luận văn Giải pháp tin học cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

pdf 87 trang phuongnguyen 6540
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Luận văn Giải pháp tin học cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfluan_van_giai_phap_tin_hoc_cho_cac_doanh_nghiep_vua_va_nho.pdf

Nội dung text: Luận văn Giải pháp tin học cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

  1. Luận văn: “Giải pháp tin học cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ”
  2. MỤC LỤC MỤC LỤC 1 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT QUY ƯỚC 5 ĐỀ CƯƠNG LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 6 LỜI MỞ ĐẦU 8 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 11 1.1. GIỚI THIỆU NGÔN NGỮ VISUAL BASIC VÀ SQL SERVER 11 1.2. VAI TRÒ, MÔ HÌNH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG DOANH NGHIỆP 12 1.2.1. Phân tích vai trò của CNTT trong doanh nghiệp 12 1.2.2. Mô hình bài toán quản trị doanh nghiệp 13 1.2.2.1. Doanh nghiệp sản xuất 14 1.2.2.2. Doanh nghiệp kinh doanh – phân phối 14 1.2.2.3. Tổ chức hành chính 15 1.2.3. Đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp 16 1.3. GIỚI THIỆU CÁC GIẢI PHÁP PHẦN MỀM CHUYÊN DỤNG 17 1.3.1. Giải pháp tích hợp quản trị doanh nghiệp 17 1.3.2. Giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp (FPT. EERP) 18 1.3.3. Giải pháp tin học hoá quản trị doanh nghiệp (E - company 1.0) 19 1.3.4. Hệ thống quản lý doanh nghiệp Oracle E-Business Snute 19 1.3.5. Phần mềm DOLGIS cho quản lý kinh doanh và định hướng phát triển doanh nghiệp 19 1.3.6. Chương trình quản lý kho bãi, phân phối hàng hoá và tính xuất nhập tồn kho. 20 1.3.7. Giải pháp quản lý thông tin nội bộ (FPT. EINNER) 20 1.3.8. Phần mềm khai thác cảng và dịch vụ hải quan 21 1.3.9. Quản lý khách hàng và thu tiền nước 21 1.3.10. Phần mềm quản lý bán hàng SALESMAN 1.0 22 1.4. NGHIÊN CỨU THỊ TRƯỜNG VÀ TIÊU THỤ SẢN PHẨM 23 1.5. MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN 24 1.5.1. Khái niệm và định nghĩa 24 1.5.2. Đặc điểm hệ thống thông tin quản lý 26 1.5.2.1. Phân cấp quản lý 26
  3. 1.5.2.2. Các luồng thông tin 26 1.5.2.3. Mô hình hệ thống thông tin trong quản lý 27 1.5.3. Yêu cầu của hệ thống thông tin quản lý 28 1.5.3.1. Yêu cầu của đơn vị 28 1.5.3.2. Yêu cầu của người sử dụng 28 1.5.4. Khảo sát thực tế 29 1.5.5. Xây dựng mô hình chức năng nghiệp vụ hệ thống 29 1.5.6. Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu 31 1.5.6.1. Các định nghĩa 31 1.5.6.2. Một số quy tắc vẽ biểu đồ luồng 32 1.5.7. Xây dựng mô hình dữ liệu cho hệ thống 33 1.5.8. Mô hình dữ liệu quan hệ của hệ thống 34 1.5.8.1. Xác định các thuộc tính 35 1.5.8.2. Chuẩn hoá các thực thể 35 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 37 2.1. ĐỀ TÀI DƯỚI GÓC ĐỘ TIN HỌC HOÁ. 37 2.1.1. Giải pháp tin học hoá trong công tác quản lý vật tư, nhân sự 37 2.1.2. Những lý luận chung về công tác quản lý nhân sự 38 2.1.2.1. Định nghĩa quản trị nhân sự 38 2.1.2.2. Mục tiêu của quản trị nhân sự 38 2.1.2.3. Chức năng của phòng nhân sự 38 2.1.2.4. Hạch toán lao động tiền lương. 39 2.1.2.5. Những vấn đề chung của một phần mềm quản lý nhân sự 41 2.1.3. Những lý luận chung về công tác quản lý vật tư 43 2.1.3.1. Định nghĩa 43 2.1.3.2. Yêu cầu quản lý vật tư 44 2.1.3.3. Đánh giá vật tư 44 2.1.3.4. Sử dụng giá hạch toán để quản lý vật tư 45 2.1.3.5. Sử dụng giá mua thực tế để quản lý vật tư 46 2.2. MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY MÁY TÍNH T&T 47 2.2.1. Mô hình 47 2.2.2. Phương thức nhập xuất và thủ tục chứng từ ở công ty 49 2.2.2.1. Phương thức bán vận chuyển thẳng không qua kho (theo hình thức chuyển hàng) 49 2.2.2.2. Phương thức giao vật tư cho các đơn vị trực thuộc 49 2.2.2.3. Trình tự công tác Xuất/bán vật tư 49
  4. 2.2.2.4. Các nghiệp vụ kế toán khi bán vật tư 51 2.2.3. Hệ thống quản lý vật tư, nhân sự của Công Ty Máy Tính T&T. 52 2.2.4. Xây dựng mô hình dữ liệu 68 2.2.4.1. Phân tích dữ liệu 68 2.2.4.3. Thiết kế các bảng dữ liệu 72 CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH VÀ CÀI ĐẶT 76 3.1. MÀN HÌNH CHÍNH 76 3.2. ĐĂNG NHẬP 76 3.3. TẠO CÁC FORM DÙNG ĐỂ CẬP NHẬT DỮ LIỆU 77 3.3.1. Hệ thống quản lý nhân sự 77 3.3.2. Hệ thống quản lý vật tư 78 3.4. TẠO CÁC FORM DÙNG ĐỂ TRA CỨU DỮ LIỆU 78 3.4.1. Hệ thống quản lý nhân sự 79 3.4.2. Hệ thống quản lý vật tư 79 3.5. TẠO CÁC BÁO CÁO 80 3.5.1. Hệ thống quản lý nhân sự 80 3.5.2. Hệ thống quản lý vật tư 81 3.6. SAO LƯU VÀ PHỤC HỒI DỮ LIỆU 82 3.6.1. Sao lưu dữ liệu 82 3.6.2. Phục hồi dữ liệu 82 CHƯƠNG 4: ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN ĐỀ TÀI 83 4.1. ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC 83 4.2. HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA ĐỀ TÀI 85 KẾT LUẬN 86 TÀI LIỆU THAM KHẢO 87
  5. BẢNG CHỮ VIẾT TẮT QUY ƯỚC Chữ viết tắt Diễn giải CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở dữ liệu HTTT Hệ thống thông tin
  6. ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HCM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT TRƯỜNG ĐẠI HỌC NAM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc Hà Nội, ngày tháng năm 2006 ĐỀ CƯƠNG LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP CỬ NHÂN CNTT TỪ XA QUA MẠNG Đề tài: “Giải pháp tin học cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ” Sinh viên thực hiện: - Đinh Thị Phương Thảo 02020301 - Nguyễn Thị Thái 02020296 Giảng viên hướng dẫn: ThS. Đỗ Mạnh Hùng 1. TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI: - Trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc ứng dụng tin học vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản lý còn rất hạn chế. Để các doanh nghiệp vừa và nhỏ từng bước tiếp cận với công nghệ mới, ứng dụng CNTT vào các hoạt động của doanh nghiệp cần phải có các phần mềm hỗ trợ. Trên cơ sở phân tích thực trạng về ứng dụng CNTT của các doanh nghiệp, đề tài “Giải pháp tin học cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ” nhằm đáp ứng một phần yêu cầu trên. 2. MỤC TIÊU: - Xây dựng chương trình quản lý vật tư và nhân sự cho công ty máy tính T&T trên Visual Basic và SQL Server. 3. CÁC NỘI DUNG CẦN ĐẠT: - Phân tích vai trò của CNTT đối với doanh nghiệp trong môi trường hội nhập - Đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT của các doanh nghiệp vừa và nhỏ
  7. - Đề xuất các giải pháp ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp - Chọn mô hình công ty máy tính T&T, xây dựng cơ sở dữ liệu và cài đặt 4. CÁC YÊU CẦU CÀI ĐẶT MINH HOẠ: - Cài đặt chương trình trên Visual Basic 5. THỜI GIAN THỰC HIỆN: Tháng 06÷10 năm 2006 6. TÀI LIỆU THAM KHẢO: - Các tài liệu về Cơ sở dữ liệu - Các tài liệu về Phân tích và thiết kế hệ thống - Các tài liệu về lập trình Visual Basic - Các tài liệu về ứng dụng ERP trong doanh nghiệp Giáo viên hướng dẫn Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Thái ThS. Đỗ Mạnh Hùng Đinh Thị Phương Thảo
  8. LỜI MỞ ĐẦU Mặc dù ra đời muộn hơn so với các ngành khác nhưng cùng với sự phát triển của thời đại, CNTT cũng đang thực sự trở thành một ngành chiếm ưu thế. Các ứng dụng CNTT đã được áp dụng trong mọi lĩnh vực khoa học kỹ thuật cũng như trong đời sống xã hội, trở thành công cụ trợ giúp đắc lực cho con người trong quá trình lưu trữ, phân tích và xử lý thông tin. Đã có rất nhiều phần mềm quản lý khác nhau được ra đời phù hợp với các đặc thù của đất nước và đang được áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội. Tuy nhiên, đối với mỗi lĩnh vực, mỗi công việc lại có những đặc điểm riêng, có những yêu cầu về xử lý thông tin khác nhau và đòi hỏi cần phải có những phần mềm riêng. Trong mỗi doanh nghiệp đều có các phòng ban thực hiện chức năng riêng bảo đảm cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Công tác quản lý doanh nghiệp thường do các nhân viên thực hiện thủ công hoặc làm trên máy tính nhưng độc lập với nhau, không có liên kết về mặt dữ liệu và thông tin. Cách làm thủ công này đã và đang gây rất nhiều khó khăn trong công tác quản lý trên. Công tác nhân sự thường gặp nhiều trở ngại do có sự thay đổi số lượng thành viên trong công ty tuỳ thuộc vào vị trí công việc, sự bất cập trong vấn đề quá trình công tác, khen thưởng hay kỷ luật đối với từng các bộ công nhân viên. Quá trình hội nhập quốc tế toàn cầu, ngành CNTT đang được áp dụng rộng rãi vào mọi hoạt động của đời sống xã hội là một trong những ngành then chốt đem lại hiệu quả cao trong công tác quản lý và quảng bá sản phẩm. Trong các doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ, việc ứng dụng tin học vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản lý còn rất hạn chế, nhiều doanh nghiệp chỉ sử dụng máy tính như một công cụ soạn thảo văn bản, thống kê số liệu mà chưa khai thác hết được tính năng của máy tính. Với ý tưởng áp dụng thành tựu tin học vào công việc cụ thể để trên cơ sở đó phát triển những lĩnh vực khác trong công tác xây dựng và quản lý, đề tài “Giải pháp tin học cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ” sẽ đáp ứng phần nào yêu cầu trên.
  9. Giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp gồm nhiều nội dung:  Quản lý tài chính kế toán  Quản lý sản xuất  Quản lý nhân sự  Quản lý vật tư hàng hoá  Quản lý chất lượng  Quản lý bán hàng  Quản lý tài sản cố định  Nghiên cứu và phát triển Tuy nhiên, do thời gian và trình độ có hạn, nên nhóm đề tài chỉ thực hiện nội dung quản lý xuất nhập vật tư hàng hoá và quản lý nhân sự. Với mô hình được chọn là Công ty kinh doanh máy tính T&T. Nội dung của đề tài gồm Phần mở đầu, Kết luận và 4 chương: Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu; Trong chương này chúng em tiến hành phân tích vai trò, đánh giá ứng dụng CNTT trong vấn đề hội nhập, từ đó đề xuất một số giải pháp phần mềm chuyên dụng. Một số vấn đề về phân tích thiết kế hệ thống thông tin phục vụ cho quá trình thiết kế và viết luận văn cũng được đề cập đến trong chương này. Chương 2: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin; Nhìn nhận đánh giá đề tài dưới góc độ tin học hoá, từ đó đưa ra những lý luận chung về công tác quản lý nhân sự và vật tư, áp dụng cho mô hình quản lý của công ty máy tính T&T. Tiến hành xây dựng mô hình dữ liệu, phân tích và thiết kế các bảng dữ liệu. Chương 3: Xây dựng chương trình; Thiết kế form chính, form đăng nhập dùng để đăng nhập vào hệ thống, tạo các Form dùng để cập nhật, tra cứu dữ liệu, tạo các báo cáo và viết code chương trình. Chương 4: Đánh giá kết quả đạt được và hướng phát triển của đề tài. Trong suốt quá trình làm luận văn, bên cạnh những nỗ lực của bản thân, chúng em đã nhận được sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của ThS. Đỗ Mạnh Hùng để xây dựng nên giải pháp phần mềm quản lý vật tư, nhân sự cho các doanh nghiệp vừa và
  10. nhỏ. Mặc dù chúng em đã có nhiều cố gắng tìm hiểu công tác quản lý doanh nghiệp, tìm hiểu các tài liệu về chuyên ngành phân tích thiết kế hệ thống, về ngôn ngữ lập trình để xây dựng một chương trình quản lý vật tư, nhân sự cho doanh nghiệp, song đề tài sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, chúng em rất mong được sự thông cảm, đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn để đề tài được hoàn thiện hơn. Chúng em xin chân thành cảm ơn! Nhóm đề tài Nguyễn Thị Thái Đinh Thị Phương Thảo
  11. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1. GIỚI THIỆU NGÔN NGỮ VISUAL BASIC VÀ SQL SERVER Ngày nay trong công nghiệp phát triển phần mềm tin học, đã có rất nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu FoxBase, Foxpro, SQL Server, Access, Oracle Visual Basic là con đường nhanh nhất và đơn giản để tạo những ứng dụng trên môi trường Windows. Bên cạnh đó Visual Basic cũng rất phù hợp, thân thiện đối với những người mới bước vào lập trình hướng đối tượng, nó cung cấp cho bạn một tập hợp các công cụ hoàn chỉnh để nhanh chóng phát triển ứng dụng. Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan (Visual), nghĩa là khi thiết kế chương trình, ta nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện. Đây là thuận lợi lớn so với các ngôn ngữ lập trình khác. Visual Basic cho phép ta chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng màu sắc, kích thước, hình dáng của các đối tượng có mặt trong ứng dụng. Khi viết chương trình bằng Visual Basic, chúng ta phải qua hai bước: Thiết kế giao diện và Viết lệnh. Visual Basic là sản phẩm của hãng Microsoft. Nó đã trải qua nhiều phiên bản và hiện nay là Visual Basic 6.0. Visual Basic chạy trên môi trường Windows và là một ngôn ngữ lập trình theo kiểu định hướng đối tượng. Chúng ta có thể phân mỗi yếu tố trong chương trình thành một đối tượng và viết các ứng xử riêng cho từng đối tượng đó. Tập hợp nhiều đối tượng như vậy sẽ trở thành một chương trình hoàn chỉnh. Microsoft SQL Server là một hệ quản trị cở sở dữ liệu quan hệ mạng máy tính hoạt động theo mô hình khách chủ cho phép đồng thời cùng lúc có nhiều người dùng truy xuất đến dữ liệu, quản lý việc truy nhập hợp lệ và các quyền hạn của người dùng trên mạng. Microsoft SQL Server 2000 được nâng cấp từ các phiên bản 4.2, 4.21, 6.0, 6.5, 7.0, cho phép bạn tách những CSDL từ một thể hiện của SQL Server, sau đó gán chúng tới những thể hiện khác, hoặc gán CSDL sau tới cùng một thể hiện. SQL Server 2000 có chức năng của người quản trị giúp giảm bớt việc quản
  12. trị trong nhiều môi trường bằng việc tự động hoá cấp phát và giải phóng tài nguyên. Ngoài chức năng quản trị Microsoft SQL Server còn cung cấp hàng loạt các tiện ích như tiện ích tra cứu trực tuyến; tiện ích tạo mới và lưu trữ các nghi thức kết nối mạng; tiện ích nhập, xuất và chuyển đổi dữ liệu qua lại giữa các ngôn ngữ; tiện ích phát hiện ra các biến cố nhằm phát hiện ra các vấn đề khi thực hiện câu lệnh truy vấn; tiện ích soạn thảo các tập tin kịch bản hoặc thực hiện các truy vấn trực tiếp trên CSDL và nhận được kết quả ngay sau khi thực hiện truy vấn đó Mỗi CSDL của Microsoft SQL Server là tập hợp dùng để chứa các đối tượng như bảng, bảng ảo, thủ tục nội tại cho phép người sử dụng lưu trữ và khai thác các thông tin dữ liệu đã được tổ chức và lưu trữ bên trong đó. 1.2. VAI TRÒ, MÔ HÌNH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1. Phân tích vai trò của CNTT trong doanh nghiệp Khẳng định vai trò của CNTT trong doanh nghiệp “Hội thảo ứng dụng các giải pháp CNTT trong doanh nghiệp” diễn ra ngày 22/4/2005 tại hội trường trung tâm CNTT (Thừa Thiên Huế), ông Nguyễn Tuấn Hoa – chuyên gia tư vấn CNTT đã khẳng định “CNTT quyết định đến số phận của một doanh nghiệp, CNTT không còn là một công nghệ mà là một bản chất xã hội, là động lực chính phát triển xã hội, phát triển nền kinh tế tri thức, CNTT là phương tiện để chuyển đổi, biến đổi các cách thức quản lý điều hành doanh nghiệp của mình thành cách thức ứng dụng của doanh nghiệp ”. CNTT tuy không mới mẻ nhưng vẫn là một công cụ vô cùng hữu ích để phân tích các chiến lược về sản phẩm và khách hàng dựa vào chi phí giá sản phẩm hoặc so sánh giá. Tại hầu hết các công ty, những dữ liệu này có ở một bộ phận nào đó trong tổ chức, tuy nhiên hầu như không có công ty nào có thể nhanh chóng tìm kiếm và kết hợp được các dữ liệu này để phục vụ quá trình ra quyết định. Các thông tin được thu thập và cung cấp thông qua “kho dữ liệu” có thể giúp thay đổi toàn bộ doanh nghiệp. Chắc chắn rằng điều này sẽ tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp, thúc đẩy sự phát triển cho cả tổ chức, mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý và điều hành sản xuất.
  13. Cuộc cách mạng công nghệ bắt đầu diễn ra với biên độ lớn đầu thế kỷ 20, lịch sử công nghệ hỗ trợ kinh doanh được đánh dấu bởi sự xuất hiện của điện thoại và những công nghệ hỗ trợ như in, talex, điện báo, máy đánh chữ, máy photo, máy tính làm cộng, máy tính điện tử và cuối cùng là máy vi tính. Những công cụ này làm thay đổi hoàn toàn phương thức làm việc trước kia nhất là trong quản lý. Sử dụng hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử, các công ty có thể nhận đơn hàng, giao hàng và thanh toán không cần đến giấy tờ ghi sổ. Giao dịch qua Internet giữa các doanh nghiệp sẽ có nhiều thuận lợi hơn. Nó cho phép tự động đặt hàng, dễ làm hoá đơn và thanh toán. Các cơ sở trao đổi dữ liệu trên máy tính cũng giúp thao tác dễ dàng nhờ vào mức độ an toàn cao. Nhiều công ty đang tìm kiếm một biện pháp bảo vệ tốt hơn nên việc gia tăng sử dụng phương pháp giao dịch qua mạng đang trở thành hiện thực. Để đảm bảo an toàn, doanh nghiệp không chỉ nối chương trình kế toán vào trang Internet mà còn nối tất cả các mạng xử lý khác về giao dịch. Cho tới nay, ứng dụng của Internet vẫn còn hạn chế trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Trên bình diện chiến lược, hiệu quả của nó vẫn còn rất thấp. Tuy nhiên, những tác động thực tiễn của Internet ở bốn mảng trên sẽ đem lại những thay đổi lớn. Nó cho phép các doanh nghiệp nhỏ tiến hành nghiên cứu thị trường chỉ cần truy cập trang Web; cho phép các doanh nghiệp tiến hành các cuộc điều tra với giá thành thấp, hiệu quả hơn so với các cuộc điều tra qua điện thoại hay thư. Các doanh nghiệp muốn thu nhiều lợi nhuận qua mạng Internet cần phải tạo ra nhiều chức năng mới: dịch vụ mang lại giá trị thặng dư cho khách hàng; thắt chặt mạng lưới giữa các thành viên; phân tích nghiên cứu thị trường trên trang Web; lưu trữ những nội dung đã truyền lên trang Web. Tương lai tuỳ thuộc vào việc các doanh nghiệp có biết tự tổ chức để đạt được những lợi thế và cơ hội của Internet hay không ? Sức mạnh tổng thể của CNTT mà hiệu quả của nó mang lại khiến cho các nhà quản lý doanh nghiệp không thể không hưởng ứng. 1.2.2. Mô hình bài toán quản trị doanh nghiệp Có 3 mô hình doanh nghiệp hoạt động về các lĩnh vực khác nhau là:
  14. - Mô hình doanh nghiệp sản xuất - Mô hình doanh nghiệp kinh doanh - thương mại - Tổ chức hành chính Tương ứng với 3 mô hình doanh nghiệp trên sẽ có các phần mềm giới thiệu chức năng để các nhà quản trị có thể giải quyết những công việc của mình một cách hiệu quả và nhanh chóng. 1.2.2.1. Doanh nghiệp sản xuất Với các nhà sản xuất, điều cần giải quyết là trả lời các câu hỏi: Tôi cần mua và sản xuất cái gì, khi nào? Cần mua và sản xuất bao nhiêu? Làm sao giảm lượng tồn kho ở mức hợp lý nhất? Làm thế nào cải thiện và đẩy mạnh sản xuất? XBS - Manufacturing (phần mềm quản trị sản xuất) với tính năng đa dạng hỗ trợ đắc lực người quản trị doanh nghiệp có những quyết định và hành động kịp thời. XBS với các chức năng hỗ trợ người quản trị giải quyết những vấn đề như lập kế hoạch sản xuất, tính toán lợi nhuận, chính sách đặt hàng Căn cứ từ thông tin của các đơn đặt hàng, tình hình sản xuất hiện tại, hàng hóa thành phẩm trong kho hệ thống đưa ra những gợi ý chính sửa các kế hoạch sản xuất, bổ sung nguyên vật liệu Phân hệ quản trị sản xuất có thể tích hợp với phân hệ tài chính, tiết kiệm đáng kể thời gian và tiền bạc. Hệ thống ngày càng phát huy hiệu quả khi bổ sung thêm các giải pháp quản lý kinh doanh, lao động tiền lương, tài chính, kế toán và các quy trình vận hành. 1.2.2.2. Doanh nghiệp kinh doanh – phân phối Với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phân phối - tiêu thụ sản phẩm, yêu cầu đặt ra là kiểm soát quá trình hoạt động từ khi đặt hàng, mua hàng, bán hàng, bảo hành làm sao duy trì được lượng hàng tồn kho hợp lý, tránh tình trạng hàng hoá ứ đọng không mang lại lợi nhuận, đồng thời vẫn đảm bảo mức cung ứng yêu cầu của khách hàng. XBS - Distribution (phần mềm quản trị kinh doanh, phân phối) cung cấp những công cụ thay thế cho các hoạt động nghiệp vụ thủ công hàng ngày như đặt
  15. hàng, xử lý đơn hàng, bán hàng, đồng thời thông báo chi tiết về tình trạng hàng hoá. Hệ thống thông tin hỗ trợ người quản lý đưa ra những quyết định kịp thời, đảm bảo quy trình luân chuyển hàng hoá hợp lý. Với sự giúp đỡ của thiết bị mã vạch cho phép vận hành tự động từng phần thay thế cho các lao động thủ công, bảo đảm tính chính xác của thông tin hàng hoá. 1.2.2.3. Tổ chức hành chính Mọi công việc không thể thiếu được ở mọi doanh nghiệp là công tác quản lý hành chính, cung cấp các thông tin về cơ cấu tổ chức, hồ sơ cán bộ, các khoản thu nhập đồng thời hỗ trợ nhà quản lý trong việc bố trí, sắp xếp những ứng viên vào những vị trí phù hợp với trình độ, năng lực của họ. XBS - Employee (Phần mềm quản trị lao động - tiền lương) sẽ cung cấp và quản lý thông tin cá nhân cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp như hồ sơ lý lịch, phúc lợi xã hội, trình độ kỹ thuật, vị trí công tác hỗ trợ việc đánh giá nguồn nhân lực hiện có để xây dựng nên những cơ cấu lao động hợp lý nhất. Môdun quản lý thời gian cho phép kiểm soát thời gian làm việc, phân công công việc hàng ngày tới từng cá nhân trong doanh nghiệp. Môdun quản lý thu nhập cho phép tính toán nhanh chóng và chính xác các khoản thu nhập của mỗi cá nhân theo cấp bậc, công việc, thời gian tự động toàn phần hay từng phần. Bên cạnh đó XBS - Financials (quản trị tài chính-kế toán) không đơn thuần là cung cấp các thông tin về tài chính trong doanh nghiệp mà còn là công cụ hỗ trợ đắc lực nhà quản lý phân bổ hợp lý nguồn vốn, kiểm soát quá trình luân chuyển tài chính trong doanh nghiệp, đánh giá hiệu quả sử dụng đồng vốn. Chương trình kế toán doanh nghiệp cho phép quản lý mọi khoản thu chi tài chính. Với đặc tính mở, chương trình cho phép người quản trị có khả năng thiết lập cho nhiều hình thức kế toán khác nhau, các hệ thống tài khoản khác nhau, nhiều vị trí khác nhau. Phân hệ tài chính có khả năng kết nối với các môdun nghiệp vụ khác giúp bạn tự động hoá từng phần hoặc toàn phần các công đoạn kinh doanh trong doanh nghiệp, giảm đáng kể các thao tác nghiệp vụ của người kế toán.
  16. 1.2.3. Đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp Theo điều tra 1996 tại Mỹ có tới 85% công ty không sử dụng công nghệ tiên tiến, năm 1998 tại Anh có tới 95% giám đốc thừa nhận họ không thành thạo các kỹ năng tin học trong công tác quản lý doanh nghiệp. Có đến 97,3% doanh nghiệp Việt Nam đứng bên lề thương mại điện tử là kết quả cuộc điều tra về tình hình ứng dụng CNTT trong cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam do VCCI công bố tại hội thảo “ Hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng CNTT phục vụ hội nhập và phát triển” diễn ra tại Hà Nội vào tháng 3/2006. Con số trên hẳn đáng giật mình khi thương mại điện tử phi giấy tờ đã trở thành công cụ phổ biến của thế giới từ lâu và gặt hái không ít thành công tại Châu Á. Thương mại điện tử Việt Nam tuy chậm chạp những năm gần đây cũng đạt được những nền tảng phát triển quan trọng với sự xuất hiện ồ ạt các mô hình sàn giao dịch B2B, B2C, C2C, các dịch vụ công, công cụ tra cứu trực tuyến và nhất là sự bùng nổ của các dịch vụ giải trí trực tuyến như nghe nhạc, game online Mua bán, đấu giá trực tuyến thông quan các sàn giao dịch thương mại điện tử cũng ngày càng trở nên quen thuộc hơn với người dùng Internet nói riêng và người dùng Việt Nam nói chung. Vậy tại sao, vẫn có tới 97,3% doanh nghiệp đang đứng ngoài “cuộc chơi”. Theo kết quả điều tra của Bộ thương mại từ 230 doanh nghiệp có website thì 90% website này chỉ dừng ở mức giới thiệu doanh nghiệp và sản phẩm; trên 40% có cung cấp thông tin về giá cả sản phẩm, cho phép liên hệ đặt hàng. Không chỉ với các doanh nghiệp nằm trong diện điều tra, rất nhiều thương hiệu quốc gia hàng đầu Việt Nam cũng chưa chú trọng đến thương mại điện tử. Những website đó toàn là những thông tin tĩnh, nhiều lỗi và dường như bị bỏ rơi từ lâu không có gì mới mẻ, đơn cử trường hợp của hãng Vietnam Airlines nhiều khách hàng trong và ngoài nước lúng túng “ không biết phải làm gì” với website www.vietnamairlines.com.vn.
  17. Trong khi đó thói quen tìm kiếm thông tin trên mạng đã trở thành một thứ văn hoá của giới trẻ trong nước và phần lớn cư dân các nước phát triển. Không đáp ứng nhu cầu đó tức là tự đánh mất khách hàng. Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hợp tác xã còn xa lạ với thương mại điện tử do còn e ngại chi phí cao và thiếu nhân lực quản lý thì những sàn giao dịch thực sự là cách hỗ trợ hiệu quả. Bên cạnh việc được miễn phí xây dựng website (tương đương 5 đến 20 triệu), doanh nghiệp còn tận dụng được cộng đồng người tiêu dùng đông đảo sẵn có mà không tốn chi phí quảng cáo Marketing, được thừa hưởng những dịch vụ hỗ trợ của sàn giao dịch như giúp cập nhật thông tin và quản lý website, hỗ trợ bán, giao hàng và thanh toán Sử dụng công nghệ mới, tin học đang dần trở thành một công cụ đắc lực mang lại hiệu quả cao nhất cho những ai muốn thành danh trên con đường doanh nghiệp. 1.3. GIỚI THIỆU CÁC GIẢI PHÁP PHẦN MỀM CHUYÊN DỤNG Sự bùng nổ của công nghệ thông tin và khả năng ứng dụng của nó đã tạo ra thị trường phần mềm phong phú. Các doanh nghiệp đang phân vân không biết sử dụng phần mềm nào thích hợp cho doanh nghiệp của mình. Làm thế nào để sử dụng phần mềm cho hiệu quả và phù hợp, giúp cho các doanh nghiệp có thể khuếch trương công việc, quảng bá sản phẩm, đem lại lợi ích cao cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, tránh lãng phí nguồn nhân lực, đang là bài toán nan giải của các nhà quản lý doanh nghiệp. Do các ngành kinh tế có sự khác biệt nhau nên các hãng phần mềm lớn thường cung cấp những giải pháp phần mềm chuyên ngành ứng dụng cho một số ngành nhất định. Dưới đây luận văn trình bày một số giải pháp phần mềm hoạch định cho doanh nghiệp để các bạn tham khảo. 1.3.1. Giải pháp tích hợp quản trị doanh nghiệp * Đặc điểm: Là giải pháp phần mềm chuyên dùng trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp, tin học hoá các hoạt động nghiệp vụ của doanh nghiệp, ứng dụng trong các mô hình hoạt động kinh doanh, sản xuất, tổ chức khác nhau. Cung cấp các chức năng quản trị trong doanh nghiệp như lập kế hoạch, tổ chức, điều hành, kiểm
  18. soát trên một môi trường diện rộng, truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi. Đáp ứng các chu trình cung cấp nghiệp vụ liên quan đến việc mua hàng hay dịch vụ, chu trình tiêu thụ liên quan đến việc tạo doanh thu, chu trình sản xuất liên quan đến sự tiêu thụ lao dộng, vật liệu và chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm hay dịch vụ, chu trình tài chính liên quan tới nguồn vốn, quỹ trong doanh nghiệp và các nghiệp vụ kế toán. 1.3.2. Giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp (FPT. EERP) * Đặc điểm: Là giải pháp chuyên dùng trong lĩnh vực quản lý tổng thể doanh nghiệp, được ứng dụng trong nhiều ngành như doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, với quy mô và tổ chức hoạt động khác nhau như tổng công ty gồm nhiều thành viên, công ty, doanh nghiệp khác. Hệ thống chương trình được thiết kế trên nền tảng chuẩn công nghiệp mở, nhằm mục đích thiết lập hệ thống quản trị tích hợp, hệ chương trình được chia thành các môdun có thể hoạt động độc lập nhưng có khả năng tích hợp lại với nhau một cách nhất quán về kiến trúc dữ liệu mô phỏng toàn bộ các quy trình hoạt động của một doanh nghiệp sản xuất - kinh doanh - dịch vụ hiện đại. Cụ thể gồm các môdun sau: + Phân hệ quản lý tài chính - kế toán + Phân hệ quản lý mua hàng + Phân hệ quản lý bán hàng, hệ thống phân phối và marketing + Phân hệ quản lý kho vận + Phân hệ quản lý quan hệ khách hàng + Phân hệ quản lý bảo hiểm + Phân hệ quản lý nhân sự, tiền lương và hợp đồng lao động + Phân hệ quản lý lịch công tác + Phân hệ quản lý chất lượng + Phân hệ quản lý tài sản cố định, bảo trì máy móc nhà xưởng + Phân hệ quản lý sản xuất + Phân hệ quản lý ngân sách và kế hoạch sản xuất - kinh doanh + Phân hệ tổng hợp các báo cáo phục vụ cho ban lãnh đạo
  19. 1.3.3. Giải pháp tin học hoá quản trị doanh nghiệp (E - company 1.0) * Đặc điểm: Là giải pháp chuyên dùng trong quản trị doanh nghiệp với phạm vi ứng dụng trong các công việc: + Xây dựng, tổ chức, quản lý, vận hành website của doanh nghiệp. + Xây dựng hệ thống thông tin báo cáo tài chính phục vụ điều hành. + Hệ thống báo cáo thuế có khả năng kết xuất dữ liệu với hệ thống ngành thuế. + Tổ chức cơ sở dữ liệu thông tin khách hàng, cơ sở dữ liệu thông tin sản phẩm, dịch vụ. + Tổ chức trang thông tin, phổ biến lịch họp, các hội nghị, hội thảo trên mạng Intranet. 1.3.4. Hệ thống quản lý doanh nghiệp Oracle E-Business Snute * Đặc điểm: Là giải pháp phần mềm chuyên dùng trong lĩnh vực: + Sản xuất và tiêu thụ các sản phẩm chuẩn quốc tế + Kinh doanh thương mại chuẩn quốc tế + Kinh doanh xuất nhập khẩu chuẩn quốc tế + Quản lý và điều hành công việc các đơn vị hành chính Là giải pháp phần mềm có thể ứng dụng trong nhiều ngành như tất cả các ngành hoạt động của nền kinh tế quốc dân, ứng dụng trong phân hệ tài chính kế toán, bán hàng, quản lý xuất kho phân tích dữ liệu và hỗ trợ ra quyết định. 1.3.5. Phần mềm DOLGIS cho quản lý kinh doanh và định hướng phát triển doanh nghiệp * Đặc điểm: Có thể ứng dụng trong nhiều ngành: + Thương mại, dịch vụ với số lượng khách hàng lớn trên địa bàn rộng + Thiết kế xây dựng + Sản xuất công nghiệp lớn với nhu cầu quản lý cơ sở hạ tầng + Điện, nước, điện thoại Phạm vi ứng dụng cho phép:
  20. + Thu thập dữ liệu GIS từ nhiều nguồn khác nhau: bản đồ giấy, các dữ liệu số dạng bảng biểu, các dữ liệu GIS từ các hệ thống khác. + Quản lý và phân tích dữ liệu: hệ thống DOLGIS cho phép quản lý dữ liệu hình học và thuộc tính đa dạng theo nhu cầu khách hàng: dữ liệu bản đồ 2 chiều hay 3 chiều có thuộc tính topo hay không. Cho phép tổ chức dữ liệu theo nhiều dạng và khai thác theo cách chung hay đặc thù thông qua các môdun chuyên dụng. + Tổ chức hệ thống theo nhu cầu: có thể quản lý khai thác riêng lẻ trên máy PC hay trên mạng NT với cấu trúc phân quyền truy cập. 1.3.6. Chương trình quản lý kho bãi, phân phối hàng hoá và tính xuất nhập tồn kho. * Đặc điểm: Là giải pháp phần mềm chuyên dùng cho sản xuất, kinh doanh và dịch vụ. Giúp các doanh nghiệp quản lý được quy trình sản xuất bao gồm các công đoạn khách đặt hàng, yêu cầu sản xuất; quản lý các nghiệp vụ bán hàng bao gồm mua đứt bán đoạn, mua bán ký gửi, trả hàng kém chất lượng, trả hàng ký gửi, khách hàng thanh toán 1.3.7. Giải pháp quản lý thông tin nội bộ (FPT. EINNER) * Đặc điểm: Là giải pháp chuyên dùng trong lĩnh vực quản lý hoạt động trao đổi thông tin trong nội bộ một đơn vị. Bao gồm việc tổ chức kho dữ liệu thông tin phục vụ cho nhu cầu tìm hiểu, tra cứu và ciệc tổ chức hệ thống trao đổi thông tin trong nội bộ, là tiện ích mà bất kể công ty, cơ quan, hay đoàn thể nào cũng cần tới. Phần mềm cho phép tổ chức một hệ thống các đề mục thông tin theo nhu cầu cụ thể của đơn vị. Mọi thành viên trong đơn vị có quyền truy cập, tìm kiếm, trao đổi thông tin dễ dàng và nhanh chóng thông qua trình duyệt Web, các thông tin được lưu trữ, phân loại và bảo mật một cách tối ưu. Các chức năng của phần mềm: + Tổ chức một hệ thống các đề mục thông tin + Phân loại và mở rộng thông tin theo nhu cầu của đơn vị + Tìm kiếm, trích lọc thông tin
  21. + Cho phép nhận và gửi thông tin đến các đề mục và trong toàn hệ thống + Bảo mật thông tin + Có thể sử dụng tiếng Anh hoặc tiếng Việt. 1.3.8. Phần mềm khai thác cảng và dịch vụ hải quan * Đặc điểm: Là giải pháp phần mềm chuyên dùng trong lĩnh vực khai thác cảng, dịch vụ hàng hải, giao nhận - kho vận. * Phạm vi ứng dụng trong các công việc liên quan đến: + Kế toán tài chính + Quản lý điều hành xếp dỡ container + Quản lý kho vận (lưu kho bãi, nhập/xuất kho) + Tính cước và phát hành hoá đơn + Quản lý cầu bến, biên độ tàu, theo dõi sản lượng xếp dỡ, dịch vụ lai dắt hỗ trợ tàu + Quản lý hoạt động, bảo dưỡng, sửa chữa, phụ tùng thay thế các phương tiện máy móc phục vụ xếp dỡ lai dắt, vận tải. 1.3.9. Quản lý khách hàng và thu tiền nước * Đặc điểm: Là giải pháp phần mềm chuyên dùng trong các công ty kinh doanh nước sạch. * Phạm vi ứng dụng: + Xây dựng các CSDL trên nhiều lĩnh vực quản lý khách hàng sử dụng nước. + Xây dựng một hệ thống thông tin thống nhất phục vụ cho việc quản lý khách hàng sử dụng nước. + Xây dựng hệ thống tra cứu , thống kê, báo cáo đáp ứng những yêu cầu về thông tin của lãnh đạo. + Thiết lập máy in để in các hoá đơn và báo cáo tuỳ chọn. + Cấp quyền truy cập chương trình cho từng nhân viên. + Cho phép người quản trị thiết lập lại hệ thống hoá đơn, tờ kê. + Thay đổi việc tính giá cho khách hàng đối với từng đơn vị sử dụng.
  22. + Cập nhật chỉ số đồng hồ hàng tháng của khách hàng, chương trình tự động tính tiền và in ra hoá đơn thu tiền. + Quản lý từng khách hàng thông qua mã khách hàng và nhân viên quản lý. + Quản lý từng nhân viên thông qua mã nhân viên và mã cụm quản lý. + Tự động in ra giấy báo nợ cho khách hàng còn nợ tiền. + In tiếp giấy báo cắt nước cho những khách hàng đã in giấy nợ mà vẫn chưa trả tiền nước. 1.3.10. Phần mềm quản lý bán hàng SALESMAN 1.0 * Đặc điểm: Là giải pháp phần mềm có thể ứng dụng được trong nhiều ngành như thương mại, dịch vụ và sản xuất; các bộ phận sales and marketing, PR, CRM. * Phạm vi ứng dụng: + Quản lý mạng lưới kinh doanh, từ nhân viên kinh doanh đến đại lý, người bán lẻ, khách hàng + Quản lý theo Direct sales và Indirect sales. + Có thể áp dụng cho mô hình phân cấp, có các đối tượng như: General Manager, Sales Administrative, Sales Cleck, Sales Manager, Sales Supervisor, Sales Representtative. + Công cụ cho salesman lập kế hoạch làm việc với khách hàng chi tiết đến từng ngày, từng giờ. + Từ máy tính của mình cấp dưới có thể gửi báo cáo đến máy tính của cấp trên chỉ trong vòng 1/10.000 giây mà không cần phải in ra. Cơ chế bảo mật bảo đảm cho tính chính xác và trung thực của báo cáo.  Công cụ báo cáo tiến độ công việc hàng ngày, hàng tuần của salesman.  Công cụ cho cấp quản lý kiểm tra, theo dõi hiệu suất của từng salesman.  Các báo cáo có thể được gửi đến cấp trên thông qua hệ thống mạng.  Báo cáo doanh số của từng nhân viên, đại lý, người bán lẻ.  Báo cáo sức mua của từng mặt hàng và từng khách hàng.
  23.  Rất nhiều báo cáo thống kê khác giúp đánh giá hiệu quả kinh doanh của toàn hệ thống cho đến từng nhân viên.  Khách hàng + Hồ sơ khách hàng quản lý đến 50 đặc tính của mỗi khách hàng, giúp cho nhân viên kinh doanh có thể quản lý khách hàng của mình hiệu quả hơn. + ID của khách hàng được đánh tự động theo cấu trúc có ý nghĩa. + Tự động kiểm tra nhập trùng hồ sơ khách hàng. + Hệ thống với giao diện hiện đại, bảo mật nhiều cấp, cơ chế sao lưu và phục hồi chống mất mát dữ liệu do mất điện, virus 1.4. NGHIÊN CỨU THỊ TRƯỜNG VÀ TIÊU THỤ SẢN PHẨM Các doanh nghiệp khi có ý định xâm nhập bất kỳ thị trường nào cũng phải nghiên cứu, xem xét, nắm bắt được thị hiếu của người dùng mới tiến hành chiến lược. Tuỳ vào từng vùng miền cụ thể của mỗi dân tộc mà các nhà quản lý doanh nghiệp đề ra những phương thức cạnh tranh Marketing sản phẩm của mình sao cho hợp lý và mang lại lợi nhuận cao. Có rất nhiều hình thức khác nhau để các nhà doanh nghiệp có thể khẳng định được vị trí của mình trên thị trường. Nhiều doanh nghiệp đã sử dụng các hội chợ triển lãm trong nước để giới thiệu sản phẩm, tìm kiếm đối tác, mở rộng thị trường, khuếch trương uy tín sản phẩm thay vì mục đích xem nơi đó như một nơi bán chút hàng hoá. Các hình thức tiếp thị mới đánh vào tâm lý người sử dụng như cho khách hàng sử dụng sản phẩm trong thời gian ngắn trước khi quyết định mua cũng đem lại hiệu quả cao trong việc tăng doanh số và khẳng định thương hiệu. Những chiến dịch quảng cáo, khuyến mãi, giảm giá sản phẩm để thiết lập một ý niệm cơ bản về nhãn hiệu nhằm tăng cường việc đem nhãn hiệu đến khách hàng và gắn bó nhãn hiệu bằng tình cảm với khách hàng cũng đem lại kết quả khả quan cho nhiều doanh nghiệp. Với công ty máy tính T&T cũng không ngoại lệ, các chương trình khuyến mãi nhân dịp các ngày lễ tết, giảm giá thành sản phẩm để thu hút khách hàng cũng được tung ra. Cạnh tranh và cạnh tranh lành mạnh trên thị trường là một nhân tố thúc đẩy sự phát triển của mỗi công ty trong thời đại bùng nổ công nghệ mới. Mỗi doanh
  24. nghiệp phải nghiên cứu kỹ đến đối tượng khách hàng mà họ muốn nhắm đến và phải tìm được sự tin tưởng của họ, đó là cách duy nhất tạo sự nối kết giữa nhãn hiệu và người tiêu dùng. 1.5. MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1.5.1. Khái niệm và định nghĩa HTTT được xác định như một tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và biễu diễn thông tin, trợ giúp việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức. Ngoài các chức năng kể trên, nó còn có thể giúp cho người quản lý phân tích các vấn đề, cho phép nhìn thấy được một cách trực quan những đối tượng phức tạp, tạo ra các sản phẩm mới. Dữ liệu (data) là những mô tả về sự vật, con người và các sự kiện trong thế giới mà chúng ta gặp bằng nhiều cách thể hiện khác nhau. Thông tin (Information) cũng như dữ liệu, thông tin có rất nhiều cách định nghĩa khác nhau. Một định nghĩa bao trùm hơn cả xem thông tin là dữ liệu được đặt vào một ngữ cảnh với một hình thức thích hợp và có lợi cho người sử dụng cuối cùng. Các hoạt động thông tin (information activities) là các hoạt động xảy ra trong một HTTT, bao gồm việc nắm bắt, xử lý, phân phối, lưu trữ, trình diễn dữ liệu và kiểm tra các hoạt động trong HTTT. Xử lý (processing) được hiểu là các hoạt động tác động lên dữ liệu như tính toán, so sánh, sắp xếp, phân loại và tổng hợp Việc phân tích hệ thống có cấu trúc là cách tiếp cận hiện đại tới các giai đoạn phân tích và các thiết kế của chu trình phát triển hệ thống được chấp nhận để khắc phục những điểm yếu của nhiều cách tiếp cận truyền thống. Để phân tích và thiết kế hệ thống cần chú ý đến các vấn đề cơ bản sau: Nhìn hệ thống quản lý dưới 3 hệ thống thành phần:  Hệ thống ra quyết định  Hệ thống thông tin
  25.  Hệ thống tác nghiệp Tách nghiên cứu dữ liệu và thành phần xử lý riêng biệt. Chia việc nghiên cứu, tiếp cận theo từng mức bao gồm: Mức khái niệm, mức tổ chức, mức Logic và mức vật lý.  Mức khái niệm: Hoạt động của tổ chức sẽ được mô tả theo một cấu trúc khái quát nhất.  Mức tổ chức: Thể hiện mục tiêu đã đạt được khái niệm hoá ở mức khái niệm lên thực tế tổ chức,trong đó có tính đến ràng buộc về mặt tổ chức.  Mức Logic: Quy định công cụ tin học mà người ta sử dụng sẽ dùng đến trong quá trình xử lý thông tin.  Mức vật lý: Đề cập đến các trang thiết bị tin học cụ thể được sử dụng trong hệ thống. Mô hình Truyền tin Xử lý Dữ liệu Mức Mô hình khái niệm Mô hình khái Mô hình khái Khái niệm truyền tin niệm xử lý niệm dữ liệu Mô hình tổ chức Mô hình tổ chức Mô hình tổ chức Tổ chức truyền tin xử lý dữ liệu Mô hình Logic Mô hình Logic Mô hình Logic Logic truyền tin xử lý dữ liệu Mô hình vật lý Mô hình vật lý Mô hình vật lý Vật lý truyền tin xử lý dữ liệu Việc phân chia cách tiếp cận theo 4 mức sẽ tạo cho ta các giải pháp giải quyết mâu thuẫn giữa khối lượng dữ diệu và tốc độ xử lý dữ liệu (tốc độ trả lời thông tin). Việc phân tích thiết kế được tiến hành theo các bước sau:  Khảo sát thực tế
  26.  Xây dựng mô hình chức năng nghiệp vụ  Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu  Xây dựng mô hình dữ liệu (mô hình quan hệ thực thể)  Xây dựng mô hình quan hệ  Xây dựng từ điển dữ liệu 1.5.2. Đặc điểm hệ thống thông tin quản lý 1.5.2.1. Phân cấp quản lý Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới, có chức năng tổng hợp các thông tin giúp các nhà quản lý quản lý tốt cơ sở của mình. Một hệ thống quản lý được phân cấp từ trên xuống dưới, mọi thông tin được tổng hợp từ dưới lên và chuyển từ trên xuống dưới. 1.5.2.2. Các luồng thông tin 1.5.2.2.1. Luồng thông tin vào Luồng thông tin này bao gồm cả thông tin định hướng của hệ thống cấp trên và các thông tin liên hệ trao đổi với môi trường. Mỗi một bộ phận có lượng thông tin lớn và đa dạng cần phải xử lý. Các thông tin cần phải xử lý có thể được chia làm 3 loại: + Các thông tin luân chuyển: Là loại thông tin chi tiết về các hoạt động hàng ngày của hệ thống. Khối lượng thông tin này lớn nên đòi hỏi có sự xử lý nhanh, kịp thời. + Các thông tin tổng hợp định kỳ: Là thông tin tổng hợp về hoạt động của cấp dưới báo lên cấp trên. Những thông tin thu thập này là những thông tin được ghi chép trực tiếp từ các bộ phận trong hệ thống thừa hành. + Thông tin dùng để tra cứu: Là các thông tin dùng chung trong hệ thống. Các thông tin này tồn tại một thời gian dài trong hệ thống và ít thay đổi, được dùng để tra cứu trong việc xử lý các thông tin luân chuyển và thông tin tổng hợp. 1.5.2.2.2. Luồng thông tin ra Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào từng yêu cầu quản lý cụ thể, từng đơn vị cụ thể. Thông tin ra là việc tra cứu nhanh
  27. về một đối tượng cần quan tâm. Mỗi lần tra cứu yêu cầu thông tin ra có thể hoàn toàn khác nhau nhưng điều quan trọng là thông tin phải chính xác, kịp thời. Các báo cáo, tổng hợp, thống kê, thông báo là các thông tin quan trọng nhất được tổng hợp trong quá trình xử lý. Các biểu mẫu báo cáo thống kê phải phản ánh cụ thể, trực tiếp sát với một đơn vị, một đối tượng. Đối với cán bộ quản lý cấp cao (là người xây dựng mục tiêu hoạt động của hệ thống, đặt hướng đi cho hệ thống) thì: + Thông tin ngoài là quan trọng nhất. + Thông tin khi cung cấp cần có tính khái quát, cô đọng và tổng hợp. Đối với cán bộ cấp trung gian với nhiệm vụ chủ yếu là tiến hành hoá các mục tiêu nhiệm vụ cụ thể, liên kết các bộ phận trong tổ chức: + Thông tin trong quan trọng hơn. + Thông tin mang tính chi tiết và định hướng. Đối với cán bộ cấp cơ sở: Là những người trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ cụ thể thì cần cung cấp thông tin cho đầy đủ và càng chi tiết càng tốt. 1.5.2.3. Mô hình hệ thống thông tin trong quản lý Để tổ chức các thông tin phục vụ quản lý, cần xây dựng các modul dữ liệu gồm: Các modul cập nhật, xử lý thông tin tổng hợp và thông tin luân chuyển: vì lượng thông tin này lớn đòi hỏi tốc độ xử lý nhanh và chính xác, khi xây dựng cần phải quan tâm đến các yêu cầu sau: + Tổ chức màn hình hợp lý giảm thao tác của người sử dụng. + Nắm vững những thông tin quan trọng từ thông tin cần cập nhật. + Tự động nạp các giá trị đã biết và những giá trị lặp lại. + Kiểm tra, phát hiện nhanh các sai sót khi nhập dữ liệu và có thông báo cho người sử dụng biết. Các modul cập nhật thông tin tra cứu: Các thông tin tra cứu được dùng chung cho hệ thống trong một thời gian dài. Nó được cập nhật không thường xuyên, do đó việc tổ chức các modul này đảm bảo dễ tra cứu nhất.
  28. Các modul lập bảng biểu báo cáo: Các modul này được thiết kế dựa trên sự tìm hiểu các mẫu bảng biểu báo cáo theo quy định của hệ thống. 1.5.3. Yêu cầu của hệ thống thông tin quản lý 1.5.3.1. Yêu cầu của đơn vị Mỗi đơn vị có những yêu cầu và đặc điểm riêng. Hệ thông tin quản lý phải đáp ứng được các yêu cầu quản lý của đơn vị đó. Nhà quản lý đơn vị phải là người đề đạt và quyết định đưa các ứng dụng tin học vào công tác quản lý. Như vậy một hệ thông tin quản lý cần phải nắm được chiến lược phát triển chung của đơn vị quản lý, không để những thay đổi nhỏ về tổ chức cũng như về quản lý làm sai lệch thông tin tập hợp. Trong quá trình phát triển hệ thống cần phải kiểm chứng tính đúng đắn, tính khoa học đồng thời hệ thống luôn phải được hoàn thiện, điều chỉnh cho phù hợp. Các thông tin đầu ra phải đảm bảo tính mục tiêu rõ ràng, chính xác, đầy đủ đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. 1.5.3.2. Yêu cầu của người sử dụng Đây chính là yêu cầu của người sử dụng hệ thống không chỉ đơn thuần là thao tác với máy. Điều quan trọng là hệ thống không chỉ đáp ứng cho người thông thạo về tin học mà còn đáp ứng cho người hiểu biết rất ít về máy tính. Khi thiết kế phải đảm bảo các yêu cầu sau: + Yêu cầu về nhập dữ liệu: Hệ thống phải có khả năng truy nhập dữ liệu từ xa, nhanh chóng, thuận lợi, chuẩn xác, các thao tác phải thuận lợi, đơn giản nhưng phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu truy nhập dữ liệu từ xa. + Yêu cầu về hệ thống thông tin: Hệ thống phải được bảo mật, bảo trì, có tính mở để phát triển, điều chỉnh. Đặc biệt phải có các khả năng kiểm tra sự đúng đắn của dữ liệu cũng như khả năng phát hiện lỗi và xử lý lỗi. + Yêu cầu về giao diện: Giao diện giữa người và máy phải được thiết kế khoa học, đẹp, không cầu kì, phải có tính thống nhất về phương pháp làm việc, cách trình bày, khả năng trợ giúp tốt kịp thời giải quyết tốt mọi thắc mắc của người sử dụng.
  29. + Yêu cầu về đối thoại, giải đáp: Hệ thống phải có khả năng thực hiện chế độ hội thoại ở một mức nào đó nhằm cung cấp nhanh, chuẩn xác yêu cầu của nhà quản lý. Đây là tính mở của hệ thống nhằm đảm bảo cho người sử dụng khai thác tối đa mà hệ thống cung cấp. 1.5.4. Khảo sát thực tế Mục đích của khảo sát thực tế là: + Hiểu được hệ thống cần cải tiến gì trong hoạt động. + Đặt ra các mục tiêu: Để đạt được mục tiêu này ta cần phải nghiên cứu, thu thập thông tin từ thực tế, công việc này được thực hiện chủ yếu nhờ sử dụng công cụ thu thập, phỏng vấn, viết phiếu điều tra, thăm dò làm công cụ trợ giúp.  Thu thập thông tin để phân tích, tìm hiểu về các thông tin của hệ thống.  Mục đích của hệ thống.  Các vị trí công tác của hệ thống và tầm quan trọng của các vị trí trong hệ thống.  Các con số lượng hoá chung.  Hoạch định lĩnh vực cần nghiên cứu, cải tiến.  Ngoài ra cần phải tìm hiểu tình hình nhân sự, tài chính của đơn vị, các phương tiện khoa học, kỹ thuật có cho hoạt động của hệ thống.  Liệt kê mô tả chi tiết các nhiệm vụ đã được thực thi tại công việc đó. + Có bao nhiêu nhiệm vụ cần thực hiện? + Điều kiện khởi sinh nhiệm vụ là gì? + Thời gian thực hiện nhiệm vụ? + Những dữ liệu, khối lượng của chúng và nguyên tắc quản lý? + Quan sát sự vận chuyển của thông tin và luân chuyển chứng từ 1.5.5. Xây dựng mô hình chức năng nghiệp vụ hệ thống Mô hình nghiệp vụ là một mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức (hay một miền được nghiên cứu của tổ chức) và những mối quan hệ bên trong giữa các chức năng đó cũng như các mối quan hệ của chúng với môi trường bên ngoài.
  30. Mô hình nghiệp vụ được thể hiện bằng một số dạng khác nhau, mỗi một dạng mô tả một khía cạnh của hoạt động nghiệp vụ. Tất cả các dạng đó cho ta một bức tranh toàn cảnh về hoạt động nghiệp vụ. Biểu đồ phân rã chức năng là một cách thể hiện của mô hình nghiệp vụ, nó cho ta thấy được các chức năng nghiệp vụ của tổ chức được phân chia thành các chức năng nhỏ hơn theo một thứ bậc xác định. Chức năng nghiệp vụ được hiểu là tập hợp các công việc mà tổ chức cần thực hiện trong hoạt động của nó. Khái niệm chức năng là khái niệm Logic, tức là chỉ nói đến tên công việc cần làm và mối quan hệ phân mức (mức gộp và chi tiết) giữa chúng mà không chỉ ra công việc được làm như thế nào, bằng cách nào, ở đâu, khi nào và ai làm (là khái niệm vật lý). Chức năng (hay công việc) được xem xét ở các mức độ từ tổng hợp đến chi tiết sắp theo thứ tự sau: - Một lĩnh vực hoạt động (area of activities). - Một hoạt động (activity). - Một nhiệm vụ (talk). - Một hành động (action): thường do một người làm. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ là khái niệm Logic mô tả điều cần làm, cần thực hiện để công việc được hoàn thành. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ là sự phân rã có thứ bậc đơn giản các chức năng của hệ thống trong miền khảo cứu và được phân rã thành các chức năng con khi cần thiết. Số lượng mức phân rã phụ thuộc vào kích thước và độ phức tạp của hệ thống. Mục tiêu và trách nhiệm của hệ thống (hệ thống con) là những bộ phận liên quan tới hệ thống này được ghi ở góc trên bên trái. Mục tiêu của việc thiết lập sơ đồ giúp xác định phạm vi hệ thống cần phân tích. Hỗ trợ cách tiếp cận Logic tới phân tích hệ thống các chức năng được xác định ở phần này được sử dụng trong các mô hình sau như là tiến trình.
  31. Phân rõ trách nhiệm, loại trừ dư thừa và tránh trùng lặp công việc trong hệ thống hiện tại. Có hai ký pháp sử dụng trong mô hình là: Tên chức năng a) chức năng b) liên kết - Hình chữ nhật có tên chức năng ở bên trong để mô tả một chức năng. - Đường thẳng gấp khúc hình cây dùng để nối một chức năng ở mức trên và các chức năng ở mức dưới được trực tiếp phân chia (phân rã) từ chức năng đó. 1.5.6. Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu 1.5.6.1. Các định nghĩa * Luồng dữ liệu (data flow) là các dữ liệu di chuyển từ một vị trí này đến một vị trí khác trong hệ thống trên một vật mạng nào đó. Luồng dữ liệu được ký hiệu bằng mũi tên có chiều chỉ hướng dữ liệu di chuyển và tên của dữ liệu được ghi ở trên đó. Tên dữ liệu phải là một mệnh đề danh từ và phải thể hiện được sự tổng hợp của các phần tử dữ liệu riêng biệt chứa trong đó. * Kho dữ liệu (data store) là các dữ liệu được lưu trữ tại một vị trí. Một kho dữ liệu được biễu diễn bằng một hình chữ nhật khuyết một cạnh (bên phải hay bên trái). Sát cạnh trái (phải) của hình chữ nhật có một ô dùng để ghi số hiệu kho dữ liệu, bên trong hình chữ nhật ghi tên kho dữ liệu. Tên kho dữ liệu phải là một mệnh đề danh từ, ví dụ : ” đơn hàng”, “hoá đơn bán hàng” * Tiến trình (process) là một hay một số công việc hoặc hành động có tác động lên các dữ liệu làm cho chúng di chuyển, thay đổi, được lưu trữ hay phân phối. Hình chữ nhật góc tròn được dùng để kí hiệu một tiến trình. Một đường gạch ngang phía trên chia hình chữ nhật thành hai phần, phần trên ghi số hiệu của tiến trình,
  32. phần dưới ghi tên tiến trình. Tên tiến trình phải là một mệnh đề động từ gồm động từ và bổ ngữ. * Tác nhân (actor) của một phạm vi hệ thống được nghiên cứu có thể là một người, nhóm người, một bộ phận, một tổ chức hay một hệ thống khác nằm ngoài phạm vi này và có tương tác với nó về mặt thông tin (nhận hay gửi dữ liệu). Có thể nhận biết tác nhân là nơi xuất phát (nguồn) hay nơi đến (đích) của dữ liệu từ phạm vi hệ thống được xem xét. Hình chữ nhật được sử dụng để ký hiệu một tác nhân, bên trong nó ghi tên tác nhân. Tên tác nhân phải là một danh từ như “khách hàng”, “nhà cung cấp” Các ký pháp chuẩn được dùng để biễu diễn biểu đồ luồng dữ liệu: Luồng dữ liệu Tác nhân Tên tác nhân Tiến trình Kho dữ liệu n tên tiến trình 1.5.6.2. Một số quy tắc vẽ biểu đồ luồng Vẽ biểu đồ luồng dữ liệu cần tuân theo các quy tắc sau: - Các “cái vào” của một tiến trình cần khác với các “cái ra” của nó. Nguyên tắc này nhấn mạnh rằng, các dữ liệu qua một tiến trình phải có thay đổi. Ngược lại, tiến trình là không cần thiết vì không tác động gì đến các luồng thông tin đi qua nó. - Các đối tượng trong một biểu đồ luồng dữ liệu phải có tên duy nhất. Mỗi tiến trình phải có tên duy nhất. Tuy nhiên, một số tác nhân ngoài và kho dữ liệu có thể được vẽ lặp lại. - Các luồng dữ liệu đi vào một tiến trình phải đủ để tạo thành các luồng dữ liệu đi ra.
  33. * Tiến trình - Không một tiến trình nào chỉ có cái ra mà không có cái vào đối tượng chỉ có cái ra thì chỉ có thể là tác nhân (nguồn). - Không một tiến trình nào chỉ có cái vào. Một đối tượng chỉ có cái vào chỉ có thể là tác nhân (đích). * Kho dữ liệu - Không có luồng dữ liệu từ một kho đến một kho dữ liệu khác. - Dữ liệu không thể di chuyển trực tiếp từ một tác nhân đến một kho dữ liệu và ngược lại. * Tác nhân - Dữ liệu không thể di chuyển trực tiếp từ một tác nhân đến một tác nhân. * Luồng dữ liệu - Một luồng dữ liệu không thể quay lại nơi mà nó vừa đi khỏi. - Một luồng dữ liệu đi vào một kho có nghĩa là kho dữ liệu được cập nhật, một luồng dữ liệu đi ra khỏi một kho có nghĩa là kho dữ liệu được đọc. 1.5.7. Xây dựng mô hình dữ liệu cho hệ thống * Mô hình thực thể: Mô hình thực thể là mô hình dữ liệu logic được xây dựng trên các khái niệm logic như thực thể, kiểu thực thể, thuộc tính và quan hệ. - Thực thể: là một chủ điểm, một nhiệm vụ, một đối tượng hay một sự kiện đáng quan tâm đối với tổ chức (và cả bên trong lĩnh vực hệ thống), kể cả những thông tin mà nó lưu trữ. - Kiểu thực thể: là việc nhóm tự nhiên một số thực thể lại, mô tả cho một loại thông tin chứ không phải là bản thân thông tin. Kiểu thực thể tương đương với bảng logic và có dạng hộp trong sơ đồ thực thể (trong thực tế đôi khi người ta còn coi kiểu thực thể như các bảng thực thể). - Thuộc tính: Sau khi đã xác định được kiểu thực thể thích hợp (bảng) và bản chất của thực thể (dòng), bước tiếp theo là xác định những thông tin nào cần phải lưu giữ cho mỗi thực thể. Thuộc tính là các đặc trưng của thực thể, biểu thị bằng các trường hoặc cột của bảng.
  34. Có ba kiểu thuộc tính khác nhau : + Thuộc tính tên gọi + Thuộc tính mô tả + Thuộc tính kết nối - Quan hệ: Mối quan hệ tự nhiên xuất hiện giữa các thực thể các kiểu khác nhau. Bản chất của các mối quan hệ này là tổ chức và tạo nên cách sử dụng trong việc điều khiển hoạt động nghiệp vụ. Những mối quan hệ được biểu diễn trên mô hình thực thể bằng các đường có mũi tên hoặc dấu tam giác. Có ba kiểu quan hệ chính được sử dụng dưới các dạng đơn giản nhất của mô hình thực thể. Quan hệ một - một : Giữa hai bảng thực thể tồn tại quan hệ một - một nếu như một thực thể ở bảng này tương ứng duy nhất với một thực thể ở bảng kia và ngược lại. Quan hệ một - nhiều : Giữa hai bảng A, B tồn tại một quan hệ một - nhiều nếu như mỗi một thực thể ở bảng A tương ứng với một hoặc nhiều thực thể ở bảng B và ngược lại mỗi thực thể ở bảng B tương ứng duy nhất với một thực thể ở bảng A. Quan hệ nhiều - nhiều : Giữa hai bảng A, B tồn tại một quan hệ nhiều - nhiều nếu như mỗi thực thể trong bảng A có nhiều thực thể trong bảng B và với mỗi thực thể trong bảng B có nhiều thực thể trong bảng A. 1.5.8. Mô hình dữ liệu quan hệ của hệ thống Dạng mô hình hoá này lại là một phần của cách tiếp cận tổng thể tới việc phân tích dữ liệu. Trong phương pháp này, mô hình quan hệ được sử dụng như việc kế tục của quá trình mô hình hoá dữ liệu nhằm kiểm tra, cải tiến và mở rộng mô hình hoá dữ liệu.
  35. 1.5.8.1. Xác định các thuộc tính Để phân tích dữ liệu của hệ thống, nhà phân tích cần dựa vào ba nguồn cung cấp cơ bản để lấy được các chi tiết về những thuộc tính của các thực thể trong hệ thống. - Từ tri thức của chính mình về thực thể công việc chung trong lĩnh vực đang nghiên cứu mà dự đoán hoặc xác định một cách trực cảm về các thuộc tính. - Từ những người sử dụng, thông qua quá trình phỏng vấn. - Từ việc xem xét các khuôn dạng biểu báo và các tài liệu khác được sử dụng thường xuyên trong lĩnh vực nghiên cứu. 1.5.8.2. Chuẩn hoá các thực thể Chuẩn hoá là quá trình khảo sát các danh sách thuộc tính, và áp dụng một tập các quy tắc phân tích vào các danh sách đó, chuyển chúng thành một dạng mà tối thiểu việc lặp lại, tránh dư thừa, xác định và giải quyết sự nhập nhằng. Có ba dạng chuẩn hoá: * Quy tắc chuẩn hoá 1: Danh sách không được chứa các thuộc tính có thể xuất hiện nhiều lần đối với cùng thực thể. Giải pháp: Các thuộc tính bị loại ra cộng với các thuộc tính khoá trong kiểu thực thể mà những thuộc tính này được coi là nhóm lặp, sẽ được tổ hợp và liệt kê ra như kiểu thực thể mới. * Quy tắc chuẩn hoá 2: Mọi thuộc tính đều phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không được vào một phần khoá. Giải pháp: Loại bỏ những phụ thuộc bộ phận vào khoá. * Quy tắc chuẩn hoá 3: Mỗi thuộc tính không chỉ phải phụ thuộc hàm vào một khoá mà còn không phụ thuộc hàm vào bất kỳ thuộc tính nào trong danh sách. Giải pháp: Loại bỏ các phụ thuộc không khoá. Những thuộc tính phụ thuộc vào thuộc tính không khoá đều phải bị tách ra khỏi danh sách kiểu thực thể và tạo nên một kiểu thực thể có khoá chính là thuộc tính không khoá trên.
  36. Sau khi tiến hành chuẩn hoá ta phải rút ra các mối quan hệ giữa các kiểu thực thể dựa vào ma trận thực thể/khoá. Tóm lại, quản lý dữ liệu trên máy tính là nhu cầu không thể thiếu của doanh nghiệp trong thời đại bùng nổ về thông tin. Trong chương này, chúng em đã phân tích chọn mô hình, trình bày vai trò của CNTT đối với doanh nghiệp, các phương pháp phân tích thiết kế CSDL làm cơ sở cho việc phân tích thiết kế hệ thống trong chương sau.
  37. CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.1. ĐỀ TÀI DƯỚI GÓC ĐỘ TIN HỌC HOÁ. 2.1.1. Giải pháp tin học hoá trong công tác quản lý vật tư, nhân sự. Mỗi doanh nghiệp đều có phòng ban thực hiện chức năng riêng bảo đảm cho hoạt động của doanh nghiệp. Công tác quản lý doanh nghiệp thường do các nhân viên trong doanh nghiệp thực hiện thủ công hoặc làm trên máy tính nhưng độc lập với nhau, không có liên kết về mặt dữ liệu và thông tin. Cách làm này đã đang gây rất nhiều khó khăn trong công tác quản lý trên. Các công việc thống kê chi tiết tình hình biến động của từng vật tư rất khó thực hiện, đặc biệt là các đơn vị có số lượng, chủng loại vật tư lớn. Công tác nhân sự thường gặp nhiều trở ngại do có sự thay đổi số lượng thành viên trong công ty tuỳ thuộc vào vị trí công việc, sự bất cập trong quản lý quá trình công tác, khen thưởng hay kỉ luật đối với từng cán bộ công nhân viên Khi thực hiện quản lý thủ công thì khối lượng công việc ghi chép rất lớn thường bị trùng lặp, sai sót. Do đó việc đưa ra báo cáo tại một thời điểm bất kỳ là không thực hiện được ngay vì phải tổng hợp từ nhiều sổ sách, dễ gây nhầm lẫn. Khi tin học được ứng dụng vào công tác quản lý thông tin vật tư, nhân sự thì những khó khăn nêu trên sẽ được khắc phục một cách cơ bản. Người quản lý có thể đưa ra chi tiết về từng vật tư, nhóm vật tư hay toàn bộ vật tư tại bất kỳ thời điểm nào khi có yêu cầu. Thông tin chi tiết về từng cán bộ cũng được đưa ra có tính chính xác cao, đảm bảo tính kịp thời nếu như công tác nhập dữ liệu ban đầu được làm tốt, giúp các nhà lãnh đạo ra những quyết định đúng đắn nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao. Sau khi tìm hiểu tại Công ty máy tính T&T chúng em thấy rằng công tác quản lý vật tư, nhân sự ở đây hoàn toàn có thể thực hiện trên máy tính. Người quản lý có trách nhiệm theo dõi, cập nhật các thông tin về vật tư, có thể căn cứ vào các hoá đơn của bên bán, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, các chứng từ liên quan để cập nhật trực tiếp vào máy tính thay vì phải cập nhật vào sổ. Các thông tin về từng thành
  38. viên trong công ty như ngày tháng năm sinh, địa chỉ, vị trí công tác, phòng ban cũng được thống kê, cập nhật một cách nhanh nhất thay vì mỗi khi có sự thay đổi lại phải làm lại sổ sách. Sau đó trên các CSDL đã được cập nhật tạo ra các báo cáo cần thiết phục vụ cho công tác quản lý vật tư, nhân sự của công ty. 2.1.2. Những lý luận chung về công tác quản lý nhân sự 2.1.2.1. Định nghĩa quản trị nhân sự Quản trị nhân sự là sự phối hợp một cách tổng thể các hoạt động hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, động viên và tạo điều kiện thuận lợi cho tài nguyên nhân sự thông qua tổ chức, nhằm đạt được mục tiêu chiến lược và định hướng viễn cảnh tổ chức. Tài nguyên nhân sự là tất cả mọi cá nhân tham gia vào một tổ chức có sự hoạt động bất kể là lớn hay nhỏ, phức tạp hay đơn giản, được hiện diện ở khắp mọi phòng ban, nơi đâu cần là nhân sự có ở đó. 2.1.2.2. Mục tiêu của quản trị nhân sự Quản trị nhân sự nhằm phục vụ: Khách hàng: Quản trị nhân sự định hướng thị trường Cổ đông: Quản trị nhân sự định hướng lợi nhuận Nhân viên: Quản trị nhân sự định hướng nhân bản Môi trường: Quản trị nhân sự định hướng sinh thái Định hướng theo tầm nhìn chiến lược, tài nguyên nhân viên và chức năng nhân sự. Để phục vụ nhân viên thì nhà quản trị giúp nhân viên đạt được mục tiêu cá nhân của họ, được đo bằng sự thoả mãn công việc (mức độ cảm thấy tích cực hay tiêu cực với công việc), thể hiện bởi sự gắn bó. Cung cấp cho họ môi trường làm việc tốt và chính bản thân công việc. 2.1.2.3. Chức năng của phòng nhân sự
  39. Trưởng bộ phận nhân sự Nghiên Hoạch Tuyển Đào Quản Quan Dịch Y tế và cứu tài định dụng tạo và lý hệ lao vụ và an toàn nguyên tài phát lương động phúc nhân nguyên triển lợi sự nhân sự Giám đốc nhân sự đảm nhận chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát của bộ phận riêng mình theo tuyến nhằm phục vụ các bộ phận khác hoàn thành mục tiêu nhân sự. * Nhiệm vụ và trách nhiệm của giám đốc nhân sự: Chú ý rằng các công ty có chính sách và chiến lược khác nhau Bản chất công việc. Trình độ và tay nghề có học vấn, đào tạo và có kinh nghiệm. Cử nhân kinh tế là tối thiểu, cử nhân tâm lý học. Tuy nhiên cần có MBA theo xu hướng thông tin máy tính. Khả năng truyền thông, phân tích giỏi, kiên nhẫn đối phó xung đột, mâu thuẫn, khả năng điều hành khi có sức ép, công bằng, thuyết phục và kiến thức về máy tính. * Vai trò: Chính sách: đề ra, bảo đảm thực thi chính sách trong toàn tổ chức, có khả năng giải quyết khó khăn. Cố vấn: cho cấp quản trị khác. Dịch vụ: cung cấp dịch vụ như tuyển dụng, đào tạo, phúc lợi cho bộ phận khác. Kiểm tra: giám sát các bộ phận khác thực hiện các chính sách, chương trình về nhân sự. 2.1.2.4. Hạch toán lao động tiền lương. Sức lao động là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Trong quá trình sử dụng các lao động doanh nghiệp phải chi ra các khoản chi phí để bù đắp và
  40. tái tạo sức lao động dưới hình thức tiền lương. Khoản chi phí này được tính vào giá thành sản phẩm sản xuất ra. Như vậy, tiền lương là biểu hiện bằng tiền của chi phí nhân công mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo thời gian, khối lượng công việc mà họ đã cống hiến cho doanh nghiệp. Tiền lương là thu nhập chủ yếu của người lao động. Trả lương hợp lý là đòn bẩy kinh tế để kích thích người lao động làm việc tích cực với năng suất, chất lượng và trách nhiệm cao. Hạch toán tốt tiền lương và sử dụng lao động hợp lý là một trong những biện pháp hạ giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. Việc hạch toán tốt tiền lương sẽ góp phần tăng cường chế độ hạch toán nội bộ tại doanh nghiệp. Có nhiều hình thức trả lương cho người lao động: * Lương thời gian: lương thời gian trả cho người lao động theo thời gian làm việc thực tế cùng với công việc và trình độ thành thạo của người lao động. Tiền lương phải = Mức lương ngày * Số ngày thực tế làm việc trả trong tháng Mức Mức lương tháng theo bậc * Hệ số các loại phụ cấp lương = ngày Số ngày làm việc trong tháng theo chế độ * Trả lương theo sản phẩm: hình thức này tính lương dựa trên số lượng và chất lượng mà người lao động đã hoàn thành. Có bốn hình thức trả lương: - Trả lương theo sản phẩm trực tiếp. Lương sản phẩm Số lượng sản phẩm = * Đơn giá lương trực tiếp hoàn thành - Trả lương theo sản phẩm có thưởng phạt: Hình thức này trả lương theo sản phẩm trực tiếp kết hợp với thưởng nếu có thành tích tiết kiệm vật tư, nâng cao năng suất lao động hoặc nâng cao chất lượng sản phẩm. Ngược lại, nếu người lao động làm lãng phí vật tư hoặc sản xuất ra sản phẩm với chất lượng kém sẽ bị phạt lương.
  41. - Trả lương theo sản phẩm gián tiếp: Sử dụng để tính lương cho các công nhân làm các công việc phục vụ sản xuất hoặc các nhân viên gián tiếp. Mức lương của họ được xác định căn cứ vào kết quả sản xuất của công nhân trực tiếp. - Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến: Tiền lương sản phẩm có Lương sản phẩm = + Thưởng vượt mức thưởng của mỗi CNSX trực tiếp Trong đó : Lương sản phẩm Số lượng sản phẩm = * Đơn giá lương trực tiếp hoàn thành Thưởng vượt mức = Tỷ lệ thưởng vượt mức * Số lượng sp của số vượt mức * Trả lương sản phẩm kết hợp với lương thời gian : Nếu n >= N thì S = P1 * n Nếu n < N thì S = P2 * n Trong đó: S: Tổng số lương phải trả P1: Đơn giá lương cao nhất cho 1 sản phẩm P2: Đơn giá lương thấp nhất cho 1 sản phẩm n: Số sản phẩm sản xuất được N: Số sản phẩm định mức phải sản xuất * Hình thức trả lương khoán theo khối lượng công việc: Hình thức này thường được áp dụng cho những công việc lao động đơn giản có tính chất đột xuất như vận chuyển, bốc vác Mức lương được xác định theo từng khối lượng công việc cụ thể. * Tiền lương sản phẩm tập thể: Tiền lương cả nhóm = Đơn giá lương * Khối lượng sản phẩm hoàn thành 2.1.2.5. Những vấn đề chung của một phần mềm quản lý nhân sự Quản lý nhân sự bằng phần mềm là một việc làm phức tạp và đòi hỏi tính chuyên nghiệp không kém gì quản lý tài chính hoặc sản xuất. Do đó, để hỗ trợ quản
  42. lý nhân sự cần phải có phần mềm đủ phong phú, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cơ bản của quản lý chuyên nghiệp. Kinh tế thị trường đã làm thay đổi bản chất quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động. Một mặt, doanh nghiệp muốn khai thác tối đa hiệu suất làm việc của công nhân, mặt khác người lao động cũng có toàn quyền đánh giá những lợi ích mình được hưởng có tương xứng với sức lao động bỏ ra để quyết định có gắn bó với doanh nghiệp hay không. Dưới đây là cấu trúc trong hệ thống phần mềm quản lý nhân sự. * Quản lý hồ sơ và phát triển nhân lực: Phân hệ này bao gồm các tiểu phân hệ quản lý tuyển dụng: năng lực nhân viên, các chương trình huấn luyện, đánh giá hiệu quả công việc, kế hoạch đào tạo kế cận Trong đó, phần quản lý hiệu quả công việc còn ít được ứng dụng tại Việt Nam mặc dù khá quan trọng. Vào đầu mỗi năm, nhân viên thường đồng ý với công ty về các mục tiêu cần đạt được trong năm theo nhiều tiêu chí như doanh số (nếu là nhân viên kinh doanh), hiệu suất làm việc, các khoá huấn luyện hoặc văn bằng cần hoàn thành. Hệ thống sẽ lưu lại các chỉ tiêu này và mỗi quý hoặc 6 tháng công ty sẽ đánh giá kết quả hoạt động của nhân viên, so sánh với chỉ tiêu và đưa ra chỉ tiêu cho giai đoạn tiếp theo. * Quản lý các khoản được hưởng của nhân viên: Phân hệ này cho phép người sử dụng thiết kế, lập kế hoạch ngân sách, quản trị, giám sát và trao đổi với nhân viên về từng cấu phần trong gói quyền lợi người lao động được hưởng. Nó cũng cho phép thiết kế và triển khai các chương trình lợi ích từ mức cho từng nhân viên đến mức toàn bộ phòng ban công ty. Phân hệ này chứa đựng các tiểu phân hệ tính toán khoản “quyền lợi chia tay” khi một nhân viên ngừng làm việc với công ty. * Quản lý ngày nghỉ/vắng: Phân hệ này cho phép nhân viên kiểm tra số ngày phép và nghỉ còn lại trong năm, sau đó đăng ký xin nghỉ phép, nghỉ chế độ, vắng mặt. Hệ thống sẽ tự động gửi yêu cầu đến người quản lý trực tiếp của nhân viên để xin chấp nhận, sau đó gửi thông báo đồng ý ngược lại cho nhân viên, đồng thời thông báo cho nhân viên khác trong cùng nhóm biết. Hệ thống này được tích hợp
  43. với các email nội bộ, thông báo nói trên được hệ thống chuyển đến hộp thư của các đối tượng. * Tính toán lương và chi phí: Lương thường gồm một số thành phần như sau: Lương cơ bản, các khoản được công ty thanh toán, các khoản khấu trừ vào lương (bảo hiểm xã hội), các khoản phụ cấp làm thêm. Khi công ty có những người có thu nhập chịu thuế thì vấn đề tính lương khá phức tạp, vì theo chế độ thu nhập cá nhân hiện nay, thuế suất được tính luỹ tiến. Từng cấu phần của lương phải được xác định là thu nhập chịu thuế hay không chịu thuế để áp dụng công thức tính thích hợp. Việc tính toán thuế cho người có thu nhập cao là một việc phức tạp mà nhiều công ty nước ngoài tại Việt Nam thường phải thuê tư vấn. Một hệ thống phần mềm được thiết kế tốt có thể giúp công ty tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức trong việc tính lương. Tuy nhiên xây dựng hệ thống tính lương cần sự tham gia chuyên sâu của các chuyên gia về nhân lực và thuế. Theo giới chuyên môn, quản lý nhân sự một cách chuyên nghiệp cũng phức tạp không kém quản lý tài chính hoặc sản xuất. Đây vừa là môt khoa học vừa là một nghệ thuật, vì liên quan đến nguồn nhân lực quan trọng nhất trong doanh nghiệp là con người. Một hệ thống phần mềm quản lý nhân sự tốt tuy không thể thay thế một giám đốc nhân sự tinh tế, nhưng chắc chắn sẽ cung cấp một công cụ hữu hiệu để phòng nhân sự khoa học hoá công việc hàng ngày. 2.1.3. Những lý luận chung về công tác quản lý vật tư 2.1.3.1. Định nghĩa Vật tư là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, kinh doanh. Giá trị của vật tư tiêu hao cho quá trình sản xuất, kinh doanh tạo nên giá trị sản phẩm, dịch vụ, tỷ trọng của chúng trong giá trị sản phẩm, dịch vụ tuỳ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp. Thông thường đối với các doanh nghiệp sản xuất thì giá trị vật tư chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong giá trị sản phẩm. Chính vì vậy việc quản lý vật tư cho việc sản xuất kinh doanh có ý nghĩa lớn trong việc quản lý chi phí và giá thành sản phẩm, phấn đấu hạ thấp chi phí và giá thành.
  44. Việc quản lý vật tư một cách khoa học, hợp lý có ý nghĩa thiết thực, hiệu quả trong việc quản lý và kiểm soát tài sản của doanh nghiệp, hơn nữa kiểm soát có hiệu quả chi phí và giá thành sản phẩm, dịch vụ. 2.1.3.2. Yêu cầu quản lý vật tư Vật tư là một trong những tài sản lưu động của doanh nghiệp, đồng thời là yếu tố chi phí của doanh nghiệp. Do đó yêu cầu quản lý chúng thể hiện ở một số điểm sau: Doanh nghiệp phải có đầy đủ thông tin tổng hợp về vật tư cũng như từng loại vật tư, máy móc, về tình hình xuất nhập tồn kho. Ngoài ra còn tuỳ theo điều kiện cụ thể và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp còn cần những thông tin chi tiết, tỉ mỷ hơn như vật tư theo từng chủng loại, chất lượng, quy cách Từng kho, từng người bảo quản an toàn cho vật tư, phát hiện, ngăn ngừa những biểu hiện vi phạm làm thất thoát tài sản, vật tư Cần quản lý vật tư dùng cho sản xuất, kinh doanh theo từng đối tượng sử dụng như: từng loại sản phẩm, từng đơn vị, bộ phận sử dụng hay từng đối tượng tập hợp chi phí để phục vụ cho tính giá thành sản phẩm, dịch vụ. Ngoài ra doanh nghiệp còn có thể quản lý định mức dự trữ vật tư tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật tư ảnh hưởng đến tình hình tài chính hoặc tiến độ sản xuất kinh doanh. Tuỳ từng doanh nghiệp về trình độ quản lý và cách thức quản lý vật tư để có những biện pháp báo động tình trạng khan hiếm hoặc ứ đọng vật tư, để kịp thời điều chỉnh cho hợp lý. 2.1.3.3. Đánh giá vật tư Về nguyên tắc đánh giá vật tư vật liệu là phải đánh giá đúng theo giá mua thực tế (giá phí) của vật tư, tức là đối với các loại vật tư cũng như các tài nguyên khác, quản lý phản ánh đầy đủ chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có được vật tư đó. Giá mua Giá hoá đơn (giá Chi phí Thuế nộp Chiết khấu thực tế của = phải trả người + vận chuyển + thay người - mua hàng vật tư bán trên hoá đơn) bốc dỡ bán (nếu có)
  45. Trong quá trình hạch toán vật tư, tuỳ từng điều kiện cụ thể về giá trị vật tư ở doanh nghiệp biến động thường xuyên hay tương đối ổn định, có giá kịp thời hay không Khi quản lý vật tư ta có thể sử dụng một trong hai cách đánh giá đó là: Theo giá hạch toán hay là theo giá mua thực tế. Sử dụng giá nào để theo dõi hàng ngày khi nhập xuất vật tư. 2.1.3.4. Sử dụng giá hạch toán để quản lý vật tư Giá hạch toán là giá doanh nghiệp tự quy định, có tính chất ổn định chứ không có ý nghĩa trong việc thanh toán hay tính giá các đối tượng tính giá. Có thể doanh nghiệp lấy giá kế hoạch hoặc giá bất kỳ nào đó, và nó quy định cụ thể cho từng loại vật tư. Giá hạch toán phải được quy định thống nhất trong một kỳ hạch toán. Trị giá hạch toán Số lượng vật tư Đơn giá = * vật tư (nhập, xuất) (nhập,xuất) hạch toán Đến cuối kỳ hạch toán, việc tính toán giá trị vật tư xuất dùng trong kỳ cho các đối tượng theo giá mua thực tế được thực hiện bằng cách: * Theo phương pháp hệ số giá: Trước hết hệ số giá giữa giá mua thực tế và giá hạch toán của vật tư luân chuyển trong kỳ: Trị giá mua thực tế Trị giá mua thực tế vật tư tồn kỳ đầu + vật tư nhập trong kỳ Hệ số giá = Trị giá hạch toán của Trị giá hạch toán của vật tư tồn kỳ đầu + vật tư nhập trong kỳ Trị giá thực tế vật tư Trị giá hạch toán của vật = * Hệ số giá xuất trong kỳ tư xuất dùng trong kỳ * Theo phương pháp số chênh lệch: Theo phương pháp này trước hết tính số chênh lệch giữa giá mua hàng thực tế và giá hạch toán của vật tư luân chuyển trong kỳ theo công thức:
  46. Số chênh lệch Giá mua Giá hạch Giá hạch Giá mua của vật tư thực tế vật toán của toán của vật = thực tế + - - luân chuyển tư nhập vật tư tồn tư nhập của vật tư trong kỳ trong kỳ đầu kỳ trong kỳ Sau đó xác định theo tỷ lệ chênh lệch: Số chênh lệch Tỷ lệ chênh = Trị giá hạch toán của vật Trị giá hạch toán của vật tư lệch vật tư + tư tồn trong kỳ xuất trong kỳ Số điều chỉnh được xác định như sau: Trị giá hạch toán vật Tỷ lệ chênh lệch Số điều chỉnh = * tư xuất trong kỳ vật tư Trị giá mua thực tế vật Trị giá hạch toán vật = + Số điều chỉnh tư xuất dùng trong kỳ tư xuất dùng trong kỳ Việc tính toán này có thể tính cho từng loại vật tư hoặc từng nhóm của chúng tuỳ theo điều kiện cụ thể. Sử dụng giá hạch toán đối với các doanh nghiệp có nghĩa vụ nhập xuất kho vật tư nhiều, thường xuyên, giá mua thực tế biến động lớn và thông tin về giá không kịp thời. 2.1.3.5. Sử dụng giá mua thực tế để quản lý vật tư Trong trường hợp sử dụng giá mua thực tế để quản lý việc nhập xuất vật tư hàng ngày và ghi sổ theo giá mua thực tế. Trong trường hợp này người ta sử dụng các phương pháp sau để tính giá mua thực tế của vật tư xuất kho. * Phương pháp tính theo đơn giá mua bình quân của từng loại vật tư
  47. Trị giá mua thực tế Trị giá mua thực tế vật tư tồn kỳ đầu - vật tư nhập trong kỳ Đơn giá mua = bình quân Số lượng vật tư Số lượng vật tư tồn kho kỳ đầu + nhập kho trong kỳ Trị giá mua thực tế vật tư Số lượng vật tư xuất Đơn giá bình = * xuất dùng trong kỳ dùng trong kỳ quân Tuỳ theo thời điểm tính đơn giá mua bình quân của vật tư, có thể đơn giá mua đó là bình quân gia quyền (nếu cuối kỳ tính đơn giá bình quân) có thể là đơn giá mua bình quân trước mỗi lần. * Phương pháp Nhập trước Xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả thiết là Vật tư nào Nhập trước thì Xuất trước, khi Xuất đến vật tư nào thì lấy đơn giá thực tế của nó để tính giá trị thực tế của vật tư xuất dùng cho đối tượng. Còn thực tế có thể Nhập, Xuất kho không theo thứ tự như giả thiết, nhưng khi tính vẫn tính theo giả thiết (có quy ước). * Phương pháp Nhập sau Xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả thiết là Vật tư nào Nhập kho sau thì Xuất trước và khi tính toán giá mua thực tế của Vật tư Xuất thì lấy đơn giá mua của Vật tư Xuất kho theo giả thiết để tính. Giả thiết Nhập sau Xuất trước là tính đến thời điểm Xuất kho Vật tư chứ không hẳn đến cuối kỳ hạch toán mới xác định. * Phương pháp giá đích danh: Phương pháp này dựa trên cơ sở thực tế Xuất Vật tư ở lô nào để dùng thì lấy đúng giá mua thực tế của lô đó để tính giá trị mua thực tế của Vật tư Xuất dùng cho đối tượng sử dụng. 2.2. MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY MÁY TÍNH T&T 2.2.1. Mô hình
  48. Ban giám đốc Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng tài kinh kỹ kế quản lý tiêu thụ thu chính doanh thuật hoạch lao sản mua kế toán và tiếp (bảo động phẩm vật tư thị sản hành và tiền phẩm sửa lương chữa) * Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận: Ban giám đốc: Là những người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm quản lý, điều hành công ty. Ban giám đốc trực tiếp quản lý các phòng ban. Phòng tài chính kế toán: Lập kế hoạch ngân sách, quản lý thu chi, thanh quyết toán, hạch toán giá thành sản phẩm, tổng hợp báo cáo các hoạt động của công ty. Phòng kinh doanh và tiếp thị sản phẩm: khai thác nguồn hàng, thu thập thông tin thị trường, phân tích và đề xuất chính sách tiêu thụ, xây dựng chiến lược sản phẩm, tổ chức quảng cáo, đặt hàng và bán hàng. Phòng kỹ thuật: kiểm tra sửa chữa các thiết bị lỗi hỏng, kiểm tra chất lượng sản phẩm, trả lời những thắc mắc của khách hàng, tư vấn, bảo hành miễn phí những thiết bị đang trong thời gian bảo hành, cung cấp cho khách hàng những dịch vụ của công ty. Phòng kế hoạch: lập kế hoạch chiến lược, lập kế hoạch hàng năm, lập kế hoạch tác nghiệp (quý, tháng), xét cấp phát vật tư, phụ tùng Phòng quản lý lao động tiền lương: quản lý nhân sự, đào tạo, kèm cặp, bố trí cán bộ, nâng bậc, xếp lương. Phòng thu mua vật tư: tổ chức, ký kết hợp đồng mua vật tư, quản lý kho vật tư. Phòng tiêu thụ sản phẩm: Tổ chức ký kết hợp đồng, tổ chức cung ứng sản phẩm, quản lý kho thành phẩm.
  49. 2.2.2. Phương thức nhập xuất và thủ tục chứng từ ở công ty 2.2.2.1. Phương thức bán vận chuyển thẳng không qua kho (theo hình thức chuyển hàng) Công ty mua vật tư của bên cung cấp rồi chuyển vật tư để bán cho bên mua bằng phương tiện vận tải tự có hoặc thuê. Trong phương thức này có hai trường hợp: - Vật tư Công ty nhập trong nước bán thẳng. - Vật tư Công ty nhập ngoại thương bán thẳng. 2.2.2.2. Phương thức giao vật tư cho các đơn vị trực thuộc Với phương thức này Công ty mua vật tư của bên cung ứng rồi giao thẳng cho các đơn vị. Trong quá trình giao vật tư giữa Công ty và các đơn vị không có quan hệ mua bán mà thực chất việc công ty giao vật tư cho các đơn vị là việc cấp vốn bằng vật tư để các đơn vị tiến hành sản xuất kinh doanh, do điều kiện áp dụng thuế GTGT (giá trị gia tăng) (Công ty thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ). Cho nên, Công ty vẫn phải lập hoá đơn bán vật tư, ghi số hoá đơn, tiền vật tư theo giá gốc và ghi vào sổ thuế GTGT đầu vào để làm cơ sở cho các đơn vị. Ngoài hai phương thức bán vật tư chủ yếu như trên Công ty còn áp dụng phương thức bán lẻ trực tiếp đối với khách hàng mua với số lượng vật tư, hàng hoá nhỏ. Khách hàng trực tiếp đến Công ty mua vật tư nhưng lại không nhận vật tư ở Công ty, bộ phận bán hàng lập phiếu thu, sau đó, điều lệnh xuống bộ phận quản lý kho vật tư, khách hàng sẽ nhận được sản phẩm của mình ở đó. Việc áp dụng phương thức bán hàng như trên đã tiết kiệm được chi phí vận chuyển bốc xếp cho Công ty, làm tăng khả năng lưu chuyển vật tư hàng hoá. 2.2.2.3. Trình tự công tác Xuất/bán vật tư * Phương thức nhập trong nước bán thẳng - Vật tư nhập trong nước bán thẳng: Vật tư, hàng hoá Công ty nhập trong nước có nhiều loại như: ổ cứng, loa, chíp, mainboard, màn hình, ổ CD, máy nghe nhạc sau khi mua vật tư của các nhà sản xuất, vật tư được chuyển bán thẳng cho
  50. bên khách hàng mua. Khi vật tư về đến địa điểm mà khách hàng mua đã thoả thuận trong hợp đồng, vật tư qua kiểm nghiệm, bên mua nhận đủ vật tư và chấp nhận thanh toán, Công ty căn cứ vào hoá đơn bán vật tư để tính toán số thuế GTGT phải nộp cho số hoá đơn bán ra. - Bán vật tư nhập của nước ngoài: Vật tư của Công ty nhập từ nước ngoài về có thể được vận chuyển theo đường biển hoặc đường bộ. Theo hợp đồng đã ký kết giữa Công ty với khách hàng, vật tư sau khi đã nhập về sẽ được chuyển bán thẳng cho khách hàng, một phần được đưa vào kho để bán lẻ tại Công ty. Việc lập hoá đơn bán vật tư cũng giống như trường hợp bán vật tư nhập trong nước, giá trị vật tư nhập bao gồm cả thuế nhập khẩu (nếu có), phí nhập khẩu và phí tiếp nhận vật tư. * Công ty giao vật tư cho các phòng ban tiếp quản: Vật tư của Công ty không chỉ trực tiếp bán cho khách hàng mà được giao cho các phòng ban đảm nhận việc tiêu thụ. Vật tư, hàng hoá khi nhập về, sau khi làm thủ tục nhập kho rồi mới bán thì giá thực tế bình quân xuất kho được tính theo công thức: Giá thực tế bình Giá mua trên hoá đơn + chi phí hàng nhập = quân xuất kho Số lượng hàng nhập khẩu Khi giao vật tư cho các phòng ban để bán, công tác lập hoá đơn bán vật tư ghi số tiền vật tư theo giá vốn và ghi sổ thuế GTGT đầu vào để làm cơ sở khấu trừ cho các đơn vị đặt hàng cũng được tiến hành thường xuyên nhằm tránh sai sót. * Bán vật tư ở các đơn vị trực thuộc: - Các đơn vị trực tiếp bán vật tư. - Vật tư điều chuyển nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc. Khi có lệnh điều động vật tư ở Công ty từ đơn vị này sang đơn vị khác, đơn vị nhận vật tư có thể đưa phương tiện đi nhận vật tư hoặc do đơn vị cấp vật tư vận chuyển. Trong trường hợp tự vận chuyển thì đơn vị nhận vật tư hạch toán vào chi phí vận chuyển, còn trong trường hợp đơn vị cấp vật tư chịu trách nhiệm vận chuyển thì tiền vận chuyển ở đơn vị cấp vật tư được coi là doanh thu vận tải nội bộ.
  51. Các đơn vị cung cấp vật tư sẽ lập phiếu xuất kho kiêm phiếu vận chuyển nội bộ để đưa vật tư từ kho đến nơi bán (phiếu này chỉ có tác dụng vận chuyển vật tư hoá trong nội bộ và làm cơ sở để thanh toán chi phí cho các chủ phương tiện). * Bán lẻ vật tư thu tiền trực tiếp ở công ty: Khách hàng trực tiếp đến Công ty mua vật tư nhưng lại không nhận vật tư ở Công ty. Công tác vật tư Công ty sau khi lập phiếu thu tiền vật tư của khách, trình lên ban lãnh đạo để điều lệnh xuống các đơn vị trực tiếp quản lý vật tư, hàng hoá. Sau đó, các đơn vị phòng ban này sẽ tiến hành giao vật tư cho khách hàng của mình. Thực chất của công việc này là Công ty thu hộ tiền bán vật tư cho các đơn vị phòng ban trực thuộc. 2.2.2.4. Các nghiệp vụ kế toán khi bán vật tư Các nghiệp vụ kế toán khi bán vật tư ở Công ty được thực hiện theo từng nhóm vật tư. Các sổ chi tiết và bảng kê sử dụng khi bán vật tư, ví dụ: Sổ tổng hợp bán vật tư cho khách hàng: Tháng 6/2006 Tên KH Mã KH Tên vật tư Số lượng Đ/v tính Thành tiền Đơn vị A T01 Mouse 100 Chiếc Cộng Đơn vị B Cộng Tổng cộng Đồng thời với việc lập các sổ chi tiết, công ty cũng tiến hành lập các bảng kê sổ để phản ánh tình hình thanh toán tiền vật tư với từng khách hàng. Vật tư tháng sau khi đã tổng hợp doanh thu bán vật tư, kế toán mở bảng kê hoá đơn, chứng từ, vật tư hàng hoá, dịch vụ bán ra theo từng nhóm vật tư để tính thuế GTGT đầu ra phải nộp đối với nhóm vật tư.
  52. Bảng kê hoá đơn chứng từ vật tư hàng hoá, dịch vụ bán ra (kèm tờ khai thuế GTGT) tháng 5/2006. Tên cơ sở kinh doanh: Công ty máy tính T&T Chứng từ Tên người mua Doanh số bán Thuế GTGT Ghi chú Số Ngày (chưa có thuế) Tổng cộng: Công ty quyết toán thuế phải nộp theo từng tháng trên cơ sở tổng hợp số thuế đầu vào và đầu ra của tháng. Số thuế phải nộp trong tháng được tính như sau: Số thuế phải nộp Số thuế GTGT Số thuế GTGT được = - trong tháng đầu ra khấu trừ 2.2.3. Hệ thống quản lý vật tư, nhân sự của Công Ty Máy Tính T&T. * Phân tích Để thực hiện công tác quản lý nhân sự, vật tư trên máy vi tính đòi hỏi phải thay đổi nhiều nội dung so với công tác thủ công. Quản lý thủ công đòi hỏi phải theo dõi rất nhiều chứng từ sổ sách, mất nhiều thời gian để thống kê chi tiết từng công việc trong từng thời điểm nhất định, để có thể kịp thời cập nhật, theo dõi những thay đổi trong công tác quản lý. Vì vậy tuy chứng từ chỉ phát sinh ở một số nghiệp vụ nhưng chúng phải luân chuyển qua các công đoạn khác nhau và được ghi chép vào từng sổ chi tiết một. Khi áp dụng công tác quản lý nhân sự, vật tư trên máy vi tính thì người quản lý chỉ cần thao tác thành thạo phần mềm quản lý, đưa các số liệu ban đầu vào hệ thống, sau đó hệ thống tự động hỗ trợ các chức năng tra cứu, cập nhật thông tin mới nhất một cách nhanh chóng mà không gây mất thời gian và sai sót trong quá trình truy cập dữ liệu.
  53. * Thông tin đầu vào Các báo cáo được tập hợp trên cơ sở các thông tin đầu vào chủ yếu là các chứng từ gốc. Trong công tác quản lý vật tư của công ty sử dụng một số chứng từ sau: - Đơn đặt hàng - Phiếu nhập kho Đơn vị: ĐƠN ĐẶT HÀNG Số hoá đơn: Địa chỉ: Người đặt hàng: Địa chỉ: . Ngày đặt: STT Tên hàng Mô tả hàng Đơn vị tính Số lượng Thành tiền Người đặt hàng (Ký, họ tên) Sau khi đặt hàng, công ty trực tiếp đến nhận hàng từ nhà cung cấp và một phần nhà cung cấp vận chuyển bàn giao cho công ty. Khi nhập kho, hàng hoá được ghi vào phiếu nhập kho như sau:
  54. Đơn vị: PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số: 01 – VT QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: Ngày tháng năm 200 ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính Số: Nợ: Có: Họ, tên người giao hàng: Theo số ngày tháng năm của Nhập tại kho: Địa điểm Tên, nhãn hiệu, quy Số lượng Mã Đơn vị Đơn Thành STT cách, phẩm chất vật tư Theo Thực số tính giá tiền (sản phẩm, hàng hoá). CT nhập A B C D 1 2 3 4 Cộng: Ngày tháng năm 200 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
  55. *Thông tin đầu ra. Thông tin đầu ra gồm các chứng từ dùng để xuất, bán và giao hàng: - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho - Phiếu giao hàng Đơn vị: HOÁ ĐƠN Số hoá đơn: Địa chỉ: (kiêm phiếu xuất kho - bảo hành) Ngày tháng năm Tên khách hàng: Địa chỉ: Điện thoại: Hình thức thanh toán: Tỷ giá: Tên, nhãn hiệu, quy Số lượng Mã Đơn vị Đơn Thành Bảo STT cách phẩm chất vật tư Yêu Thực số tính giá tiền hành (sản phẩm, hàng hoá). cầu xuất A B C D 1 2 3 4 5 Tổng số tiền (VNĐ): Viết bằng chữ: Thanh toán trước: Còn nợ: Thủ kho Khách hàng Người giao hàng Kinh doanh
  56. Đơn vị: Số phiếu: Địa chỉ: PHIẾU GIAO HÀNG Tên khách hàng: Địa chỉ: Nơi giao hàng: Ngày giao: STT Tên hàng Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Người nhận hàng Người giao hàng Kế toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
  57. SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG Mục đích: Thực hiện công tác quản lý vật tư, nhân sự một cách chính xác, kịp thời Trách nhiệm: Bộ phận quản lý lao động tiền lương, bộ phận thu mua nguyên liệu CÔNG TY MÁY TÍNH T&T Quản lý vật tư (VT) hàng hoá Quản lý nhân sự (NS) Mua Bảo Lưu Sản Bán Duy Nghiên Hoạch Tuyển Đào Quản Quan Dịch Y vật trì kho xuất vật trì cứu định dụng tạo lý hệ vụ tế tư kho vật hàng tư tài tài tài và lương lao và và tư hàng khoản nguyên nguyên phát động phúc an hoá NS NS triển lợi toàn Kiểm kê Bảo hành vật Thị trường Bán hàng Nhận Chọn Lưu BC danh kho tư hàng hoá hàng hoá theo đơn hồ sơ hồ sơ hồ sơ sách NS BC nhập vật tư BC xuất vật tư BC tổng hợp Chấp nhận Giám sát Xử lý hàng hoá hàng hóa Xuất Nhập Tồn đơn hàng các tiến trình yêu cầu
  58. * Hệ thống quản lý vật tư: SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC 0 Người quản lý Yêu cầu Báo cáo 0 Đặt vật tư Đơn hàng Khách hàng Hệ thống Nhà cung cấp Hoá đơn quản lý vật tư Phiếu giao vật tư Trả sản Nhận vật tư phẩm Bộ phận sản xuất
  59. SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC 1 Thanh toán Nhà cung cấp 2.0 Quản lý tài chính Đơn đặt Hàng đã thoả thuận hàng Hoá đơn Phương thức Tệp kho sản phẩm thanh toán 1.0 Mua vật tư Sản phẩm Khách hàng Thông tin Sản phẩm Đơn Phiếu Phiếu 3.0 hàng giao hàng nhập Phiếu xuất kho vật tư Sản xuất hàng hoá 4.0 Bán hàng hóa Tệp kho vật tư Phiếu xuất vật tư
  60. SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC 2: Chức năng mua vật tư về công ty Phiếu giao hàng 1.3 Nhà cung cấp Kiểm tra hàng nhập Đơn Thông tin đặt nhà CC hàng 1.1 Kiểm tra kho vật tư Phiếu nhập kho 1.2 Số lượng vật tư Lập đơn hàng Vật tư cần mua tồn kho Yêu cầu kiểm tra vật tư Tệp danh mục vật tư Kho dữ liệu vật tư
  61. SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC 2: Chức năng bán hàng Tình hình thanh toán 2.0 Khách hàng Hoá đơn thanh toán Quản lý tài chính Đơn hàng Thông tin chi tiết về Yêu cầu tín dụng khách hàng mới 4.1 4.2 Thông tin Xử lý đơn hàng hàng hoá Kiểm tra và chứng nhận khách hàng Thông tin về giá Thông tin về Đơn hàng đã hiệu chỉnh Yêu cầu khách hàng Tệp mặt hàng Tệp đơn bán hàng Tệp khách hàng Tệp phiếu giao hàng giá cả (Bán cho khách hàng) Thông tin về giá Phiếu giao Hiệu chỉnh giá Xác nhận khách hàng hàng Yêu cầu đã xử lý Trả lời 4.3 4.4 Khách hàng Xử lý yê u cầu Yêu cầu Giao hàng
  62. * Hệ thống quản lý nhân sự: SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC 0 Nhân viên Đối tượng xin việc Lương Thông báo 0 Thông tin Hồ sơ tuyển dụng nhân viên Hệ thống quản lý nhân sự Báo cáo Yêu cầu Người quản lý
  63. SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC 1 Đối tượng xin việc Tệp bảng Nhân viên chấm công Bảng chấm Thời gian công tháng Thông Hồ sơ làm việc Lương báo xin việc của nhân tháng viên 1.0 2.0 3.0 Tuyển dụng Quản lý nhân sự Quản lý lương Thông tin Hồ sơ nhân viên Thông trúng Báo cáo tin nhân tuyển Yêu cầu Báo cáo viên Hồ sơ Hồ sơ Người quản lý nhân viên nhân viên
  64. SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC 2: Chức năng tuyển dụng Đối tượng xin việc 1.2 2.0 Hồ sơ nhân viên Nhận hồ sơ Quản lý nhân sự Hồ sơ Thông xin việc tin nhân Hồ sơ Danh sách 1.3 trúng viên nhân viên Thông tuyển trúng tuyển Quyết định báo tuyển dụng Hồ sơ xin Yêu việc cầu Thông báo Hồ sơ nhân viên Duyệt danh trúng tuyển sách 1.1 Nhu cầu Thông báo Người quản lý Đối tượng xin việc Tuyển dụng NS
  65. SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC 2: Chức năng quản lý lương Thông tin Thời gian làm việc nhân viên của nhân viên Nhân viên 1.2 3.1 Quản lý nhân sự Chấm công Yêu cầu Hồ sơ nhân viên Bảng chấm công tháng 3.3 3.2 Lưu Quyết Thông tin nhân viên 3.4 Đề xuất lên lương định lên Tính lương lương Danh sách Danh NV được Lương sách NV lên lương 3.5 đã tính được xét đã duyệt nâng In bảng lương Thông tin Bảng lương đã in lương lương của NV Bảng lương Tiền Bảng lương Thông báo 3.6 lương đã duyệt lương đã gửi Nhân Người 3.7 Thông báo viên quản lý Trả lương lương
  66. XÂY DỰNG CƠ SỞ TRI THỨC HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬT TƯ - NHÂN SỰ Hệ thống quản lý nhân sự Cập nhật Tìm kiếm In ấn và báo cáo Danh sách nhân viên Thêm hồ sơ Tìm theo nhân viên Sửa hồ sơ Bảng chấm công Tìm theo phòng ban Xoá hồ sơ Xem lương theo tháng Bảng lương Cập nhật lương Tìm theo chức vụ Cập nhật phòng ban Cập nhật chức vụ
  67. Hệ thống quản lý vật tư Cập nhật Tìm kiếm In ấn và báo cáo Danh mục vật tư Tìm theo vật tư Tình hình tồn kho Danh mục khách hàng Tìm theo nhà cung cấp Hoá đơn nhập Danh mục nhà cung cấp Tìm theo khách hàng Hoá đơn bán hàng Phiếu nhập kho Tổng hợp vật tư xuất nhập Hoá đơn bán hàng
  68. 2.2.4. Xây dựng mô hình dữ liệu 2.2.4.1. Phân tích dữ liệu Qua khảo sát kết hợp với yêu cầu của bài toán, ta có thể đưa ra bảng danh sách các thực thể và thuộc tính sau (Thuộc tính gạch chân là thuộc tính định danh): Thực thể Thuộc tính Diễn giải MaPB Mã phòng ban PHONGBAN TenPB Tên phòng ban MaCV Mã chức vụ CHUCVU TenCV Tên chức vụ PhuCapCV Phụ cấp chức vụ MaNV Mã nhân viên TenNV Tên nhân viên NgaySinh Ngày sinh GioiTinh Giới tính NoiSinh Nơi sinh DiaChiNV Địa chỉ nhân viên NHANVIEN DienThoai Điện thoại GiaDinh Đã lập gia đình hay chưa SoCon Số con LuongCB Lương cơ bản NgayBD Ngày vào công ty TrinhDo Trình độ TieuSu Tiểu sử ThangCC Tháng chấm công NgayCong Ngày công CHAMCONG LamThem Số giờ làm thêm DenMuon Số lần đến muộn NghiKP Số buổi nghỉ không phép ThangTU Tháng tạm ứng TAMUNG NgayTU Ngày tạm ứng TienTU Tiền tạm ứng MaNCC Mã nhà cung cấp NHACC TenNCC Tên nhà cung cấp DiaChiNCC Địa chỉ nhà cung cấp
  69. MaVT Mã vật tư TenVT Tên vật tư DVT Đơn vị tính VATTU MoTa Thông tin chi tiết mặt hàng DonGiaXuat Đơn giá xuất BaoHanh Thời gian bảo hành MaKH Mã khách hàng TenKH Tên khách hàng KHACHHANG DiaChi Địa chỉ khách hàng Email Địa chỉ Email SoHDN Mã số hoá đơn nhập HOADONNHAP NgayNhap Ngày nhập hàng SoLuongNhap Số lượng hàng nhập CHITIETHDN DonGiaNhap Đơn giá nhập SoHDX Số hoá đơn xuất HOADONXUAT NgayXuat Ngày xuất hàng CHITIETHDX SoLuongXuat Số lượng hàng xuất
  70. Xây dựng mô hình thực thể - mối quan hệ KHACHHANG CHUCVU Có TAMUNG Đặt HOADONXUAT Lập NHANVIEN Của CHAMCONG mua Gồm PHONGBAN Thuộc CHITIETHDX Có VATTU Có CHITIETHDN NHACC Cung cấp HOADONNHAP Gồm
  71. 2.2.4.2. Chuẩn hoá dữ liệu Từ bảng danh sách các thực thể và thuộc tính ta có tập các phụ thuộc hàm sau: PHONGBAN : MaPB TenPB TAMUNG : ThangTU, MaNV (NgayTU, TienTU) CHUCVU : MaCV (TenCV, PhuCapCV) NHANVIEN : MaNV (TenNV, NgaySinh, GioiTinh, NoiSinh, DiaChiNV, DienThoai, GiaDinh, SoCon, TrinhDo, MaPB, NgayBD, LuongCB, MaCV, TieuSu) VATTU : MaVT (TenVT, DVT, MoTa, DonGiaXuat, BaoHanh) NHACC : MaNCC (TenNCC, DiaChiNCC) KHACHHANG : MaKH (TenKH, DiaChi, DienThoai, Email) HOADONNHAP : SoHDN (NgayNhap, MaNCC) CHITIETHDN : SoHDN, MaVT (SoLuongNhap, DonGiaNhap) HOADONXUAT : SoHDX (NgayXuat, MaKH, MaNV) CHITIETHDX : SoHDX, MaVT (SoLuongXuat) CHAMCONG : ThangCC, MaNV (NgayCong, LamThem, NghiKP, DenMuon) Chuẩn hoá tập phụ thuộc hàm trên ta thu được các quan hệ (các thuộc tính gạch chân là khoá nội, các thuộc tính gạch kép là khoá ngoại của quan hệ): 1. PHONGBAN (MaPB, TenPB) 2. TAMUNG (ThangTU, MaNV, NgayTU, TienTU) 3. CHUCVU (MaCV, TenCV, PhuCapCV) 4. NHANVIEN (MaNV, TenNV, NgaySinh, GioiTinh, NoiSinh, DiaChiNV, DienThoai, GiaDinh, SoCon, TrinhDo, MaPB, NgayBD, LuongCB, MaCV, TieuSu) 5. CHAMCONG (ThangCC, NgayCong, LamThem, NghiKP, MaNV, DenMuon) 6. VATTU (MaVT, TenVT, DVT, DonGiaXuat, MoTa, BaoHanh)
  72. 7. NHACC (MaNCC, TenNCC, DiaChiNCC) 8. KHACHHANG (MaKH, TenKH, DiaChi, DienThoai, Email ) 9. HOADONNHAP (SoHDN, NgayNhap, MaNCC) 10. CHITIETHDN (SoHDN, MaVT, SoLuongNhap, DonGiaNhap) 11. HOADONXUAT (SoHDX, NgayXuat, MaKH, MaNV) 12. CHITIETHDX (SoHDX, MaVT, SoLuongXuat) 2.2.4.3. Thiết kế các bảng dữ liệu Danh mục vật tư (VATTU) Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Ràng buộc toàn vẹn MaVT Char 10 NOT NULL, Primary key TenVT nVarChar 100 NOT NULL DVT nVarChar 10 DonGiaXuat Float 8 NOT NULL, DonGiaXuat>0 MoTa nVarchar 200 BaoHanh nVarchar 10 Danh mục Nhà cung cấp (NHACC) Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Ràng buộc toàn vẹn MaNCC Char 10 NOT NULL, Primary key TenNCC nVarChar 100 NOT NULL DiaChiNCC nVarChar 200 NOT NULL Danh mục Khách hàng (KHACHHANG) Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Ràng buộc toàn vẹn MaKH Char 10 NOT NULL, Primary key TenKH nVarChar 50 NOT NULL DiaChi nVarChar 200 NOT NULL DienThoai Varchar 10 Email VarChar 100
  73. Hoá đơn nhập (HOADONNHAP) Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Ràng buộc toàn vẹn SoHDN Char 10 NOT NULL, Primary key NgayNhap DateTime 8 Ngày hệ thống MaNCC Char 10 NOT NULL, Foreign key Chi tiết hoá đơn nhập (CHITIETHDN) Kiểu dữ Tên trường Độ rộng Ràng buộc toàn vẹn liệu SoHDN Char 10 NOT NULL, Primary key, Foreign key MaVT Char 10 NOT NULL, Primary key, Foreign key SoLuongNhap Int 4 NOT NULL, SoLuongNhap>0 DonGiaNhap Float 8 NOT NULL, DonGiaNhap>0 Hoá đơn xuất (HOADONXUAT) Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Ràng buộc toàn vẹn SoHDX Char 10 NOT NULL, Primary key NgayXuat DateTime 8 Ngày hệ thống MaKH Char 10 NOT NULL, Foreign key MaNV Char 10 NOT NULL, Foreign key Chi tiết hoá đơn xuất (CHITIETHDX) Kiểu dữ Tên trường Độ rộng Ràng buộc toàn vẹn liệu SoHDX Char 10 NOT NULL, Primary key, Foreign key MaVT Char 10 NOT NULL, Primary key, Foreign key SoLuongXuat Int 4 NOT NULL, SoLuongXuat>0 Danh mục Phòng ban (PHONGBAN) Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Ràng buộc toàn vẹn MaPB Char 10 NOT NULL, Primary key
  74. TenPB nVarChar 50 NOT NULL Danh mục Chức vụ (CHUCVU) Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Ràng buộc toàn vẹn MaCV Char 10 NOT NULL, Primary key TenCV nVarChar 50 NOT NULL PhuCapCV Float 8 Nhân viên (NHANVIEN) Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Ràng buộc toàn vẹn MaNV Char 10 NOT NULL, Primary key TenNV nVarChar 50 NOT NULL NgaySinh DateTime 8 NOT NULL GioiTinh Char 5 NOT NULL NoiSinh nVarChar 100 NOT NULL DiaChiNV nVarChar 200 NOT NULL DienThoai Char 10 GiaDinh Varchar 4 SoCon Int 4 TrinhDo nVarChar 50 MaPB Char 10 NOT NULL, Foreign key MaCV Char 10 NOT NULL, Foreign key NgayBD DateTime 8 NOT NULL LuongCB Float 8 NOT NULL TieuSu nVarChar 200 Tạm ứng (TAMUNG) Kiểu dữ Tên trường Độ rộng Ràng buộc toàn vẹn liệu ThangTU Char 10 NOT NULL, Primary key MaNV Char 10 NOT NULL, Primary key, Foreign key NgayTU DateTime 8 Ngày hệ thống TienTU Float 8 NOT NULL
  75. Chấm công (CHAMCONG) Kiểu dữ Tên trường Độ rộng Ràng buộc toàn vẹn liệu ThangCC Char 10 NOT NULL, Primary key MaNV Char 10 NOT NULL, Primary key, Foreign key NgayCong Int 4 NOT NULL LamThem Int 4 NghiKP Int 4 DenMuon Int 4 Mô hình dữ liệu mức vật lý:
  76. CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH VÀ CÀI ĐẶT Chương trình ứng dụng được xây dựng bằng phần mềm Visual Basic 6.0, có thể được cài đặt trên máy chủ, máy khách của công ty. Dưới đây là một số giao diện, chức năng chính trong chương trình: 3.1. MÀN HÌNH CHÍNH Khi chạy chương trình form chính được gọi đầu tiên và từ form này có thể gọi đến bất kỳ form nào khác thông qua hệ thống menu. 3.2. ĐĂNG NHẬP Trước khi sử dụng các chức năng của chương trình, người sử dụng phải đăng nhập để đảm bảo tính bảo mật cho hệ thống. Khi đăng nhập, người sử dụng cần cung cấp đầy đủ thông tin đăng nhập, bao gồm: Tên đăng nhập Mật khẩu Tên Cơ sở dữ liệu Tên máy chủ Trong đó, tên đăng nhập và mật khẩu do người quản trị cung cấp và được lưu trên server. Form đăng nhập:
  77. 3.3. TẠO CÁC FORM DÙNG ĐỂ CẬP NHẬT DỮ LIỆU 3.3.1. Hệ thống quản lý nhân sự * Form frmNhanvien: dùng để cập nhật thông tin về nhân viên * Các form dùng để cập nhật lương (frmCapNhatCong - Cập nhật công, frmCapNhatTamUng - Cập nhật tạm ứng), phòng ban (frmPhongBan), chức vụ (frmChucVu) được thiết kế và cài đặt tương tự như form cập nhật thông tin về nhân viên.
  78. 3.3.2. Hệ thống quản lý vật tư * From frmVatTu : dùng để cập nhật thông tin vật tư * Form frmHoaDonBanHang: dùng để tạo hoá đơn bán hàng * Các form frmKhachHang (Cập nhật thông tin về khách hàng), frmNhaCC (Cập nhật thông tin về nhà cung cấp) được thiết kế và cài đặt giống form frmVatTu. Form frmPhieuNhap (lập phiếu nhập kho) làm tương tự như frmHoaDonBanHang. 3.4. TẠO CÁC FORM DÙNG ĐỂ TRA CỨU DỮ LIỆU Các form dùng để tra cứu dữ liệu được thiết kế dựa trên các khung nhìn
  79. 3.4.1. Hệ thống quản lý nhân sự * Form frmTimTheoTenNV: dùng để tra cứu những thông tin liên quan đến nhân viên. * Form frmXemLuong: dùng để xem thông tin lương của nhân viên theo tháng * Form frmTraCuuChucVu, frmTraCuuPhongBan làm tương tự như form frmTimTheoTenNV, frmXemLuong 3.4.2. Hệ thống quản lý vật tư * Form frmTraCuuNhaCC: dùng để kiểm tra chi tiết hoá đơn và vật tư đã nhập của nhà cung cấp.
  80. * Các form dùng để kiểm tra hàng bán cho khách hàng (frmTraCuu_KH), kiểm tra vật tư tồn kho theo tên vật tư (frmTraCuuVatTu) cũng được tạo và cài đặt tương tự như form frmTraCuuNhaCC. 3.5. TẠO CÁC BÁO CÁO 3.5.1. Hệ thống quản lý nhân sự * Báo cáo danh sách nhân viên (rptDanhSachNhanVien) * Bảng chấm công * Bảng lương tháng
  81. 3.5.2. Hệ thống quản lý vật tư * Tình hình tồn kho (rptTonKho) * Phiếu nhập kho * Hoá đơn bán hàng
  82. 3.6. SAO LƯU VÀ PHỤC HỒI DỮ LIỆU Sao lưu và phục hồi dữ liệu có lẽ là công việc quan trọng bậc nhất của người quản trị hệ thống, bởi lẽ họ có trách nhiệm duy trì và đảm bảo hệ thống cơ sở dữ liệu hoạt động một cách thông suốt tại mọi thời điểm, đảm bảo sẵn sàng của dữ liệu. Để có thể thực hiện được điều này, người quản trị cơ sở dữ liệu cần xây dựng một chiến lược sao lưu và khôi phục dữ liệu đủ tin cậy, tiến hành thực hiện công việc này một cách thường xuyên. Trách nhiệm chính của người quản trị hệ thống cơ sở dữ liệu là đảm bảo sự sẵn sàng và toàn vẹn của cơ sở dữ liệu, vì vậy, quá trình sao lưu và phục hồi dữ liệu cần phải được thực hiện và kiểm tra thường xuyên. SQL Server cung cấp công cụ sao lưu, phục hồi dữ liệu rất thuận tiện. Tuy nhiên, để thuận lợi hơn cho người sử dụng , ta thiết kế công cụ sao lưu và phục hồi dữ liệu ở cấp ứng dụng. 3.6.1. Sao lưu dữ liệu 3.6.2. Phục hồi dữ liệu
  83. CHƯƠNG 4: ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN ĐỀ TÀI “Giải pháp tin học cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ” là phần mềm đáp ứng được nhu cầu ứng dụng tin học vào công tác quản lý vật tư, nhân sự trong môi trường kinh doanh, sản xuất hay tổ chức hành chính của một doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với các chức năng trên hệ thống cho phép người dùng thống kê nhanh các số liệu, cập nhật nhanh các thông tin mà người sử dụng yêu cầu, đem lại hiệu quả cao trong công tác quản lý, làm giảm công sức lao động trong việc lưu trữ thông tin, vừa bảo đảm độ tin cậy và tức thì của dữ liệu được lưu trên hệ thống máy tính. 4.1. ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC Do trình độ có hạn và thời gian đầu tư cho đề tài chưa nhiều nên đề tài đạt được kết quả như sau: Khảo sát được quy trình phát triển của hệ thống quản lý nhân sự, vật tư của công ty. Nắm bắt được một số khái niệm cơ bản phục vụ cho việc viết luận văn. Phân tích được vai trò của CNTT trong môi trường hội nhập. Đánh giá thực trạng việc ứng dụng tin học trong các doanh nghiệp. Đề xuất một số giải pháp đang được ứng dụng vào việc quản lý doanh nghiệp trên thị trường. Phân tích toàn bộ bài toán từ bước mô tả quy trình quản lý của doanh nghiệp đến việc phân tích dữ liệu và các chức năng của hệ thống. Thiết kế bài toán: Thiết kế được CSDL và giao diện của chương trình. Xây dựng một phần mềm tương đối hoàn chỉnh so với yêu cầu đặt ra. Cho phép kết nối CSDL từ xa. Chương trình giúp cho các doanh nghiệp quản lý các thành viên trong công ty, quản lý mảng xuất nhập vật tư, hàng hoá một cách thuận tiện; Đơn giản hoá việc
  84. chia sẻ dữ liệu giữa các đơn vị phòng ban, tăng cường khả năng quản lý cho các nhà doanh nghiệp. * Nhận xét về thiết kế CSDL Là một chương trình chạy trên môi trường Windows nên ứng dụng có giao diện theo tiêu chuẩn của Windows, vì vậy rất dễ sử dụng. Việc thiết kế dữ liệu được thực hiện trên SQL Server, một hệ quản trị chuyên dụng cho việc quản lý dữ liệu. Xây dựng thiết kế CSDL theo mô hình quản lý doanh nghiệp, sử dụng hệ quản trị CSDL SQL Server trên máy chủ và sử dụng ngôn ngữ Visual Basic 6.0 cài đặt ứng dụng để tận dụng điểm mạnh của hai ngôn ngữ này. * Nhận xét về luận văn. + Ưu điểm: Đã cố gắng trình bày luận văn một cách khoa học và có hệ thống những kiến thức hiểu biết của bản thân, có tham khảo các tài liệu về các vấn đề có liên quan đến nội dung tìm hiểu, nghiên cứu. Cố gắng bám sát đề cương và làm theo sự hướng dẫn của ThS. Đỗ Mạnh Hùng nhưng luận văn được làm trong một thời gian ngắn nên không thể tránh khỏi những sai sót, rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô để bài luận văn được hoàn thiện hơn. + Nhược điểm: Hệ thống chưa thực sự tối ưu, mới chỉ áp dụng cho mạng nội bộ. Vấn đề bảo mật dữ liệu kém. Chưa được thử nghiệm trên mạng diện rộng. Do thời gian có hạn nên đề tài mới đáp ứng được phần nào yêu cầu của bài toán quản lý doanh nghiệp. Luận văn chưa giải quyết được trọn vẹn những vấn đề phát sinh trong quá trình quản lý.
  85. Bài luận văn chưa đạt tính thẩm mĩ cao, phong cách hành văn còn lủng củng, còn nhiều vấn đề chưa chính xác cần khắc phục trong quá trình phát triển, nâng cấp phần mềm giai đoạn sau. * Thu hoạch cho bản thân - Về nhận thức: Trong thời gian làm luận văn nhóm đề tài đã hoàn thiện thêm kiến thức đã được học ở trường trong suốt 4 năm qua. Luận văn đã giúp chúng em tăng khả năng tư duy logic, có thể nghiên cứu độc lập một vấn đề mà trước đây chúng em không mấy quan tâm. - Trau dồi những kinh nghiệm quý giá trong quá trình thiết kế, làm quen và sử dụng hệ quản trị CSDL SQL Server, ngôn ngữ lập trình Visual Basic, một trong những hệ CSDL mạnh hiện nay. - Nắm bắt được một số nghiệp vụ quản lý nhân sự và quy trình xuất nhập vật tư trong doanh nghiệp kinh doanh sản xuất hàng hoá. 4.2. HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA ĐỀ TÀI Đây là một bài toán có nhiều tiềm năng trong quá trình hội nhập, để phát triển thành một hệ thống hoàn chỉnh và có thể đưa ứng dụng vào thực tế một cách rộng rãi chương trình cần: Cải tiến, hoàn thiện một số chức năng chưa hoàn chỉnh trong chương trình. Xử lý vấn đề bảo mật dữ liệu: Phân quyền, cấp quyền cho từng nhóm người dùng Nâng cấp hệ thống để có thể áp dụng quản lý doanh nghiệp trên mạng diện rộng và sử dụng được trên các hệ quản trị khác. Thiết kế giao diện chương trình mang tính chuyên nghiệp hơn. Phần mềm ứng dụng được áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp chứ không chỉ là doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phát triển thành một trang Web nhằm giúp các nhà quản lý có cơ hội thúc đẩy sự phát triển doanh nghiệp và quản lý công việc của mình trực tiếp trên mạng nhằm phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng, thuận lợi hơn.