Khóa luận tốt nghiệp - Đề tài: “Tìm hiểu quy trình phần mềm PSP” - Trường Đại học Khoa học Tự nhiên TP. Hồ Chí Minh - Năm 2005 - Phạm Thị Ngọc Vân, Trương Thị Ngọc Phượng

Nội dung text: Khóa luận tốt nghiệp - Đề tài: “Tìm hiểu quy trình phần mềm PSP” - Trường Đại học Khoa học Tự nhiên TP. Hồ Chí Minh - Năm 2005 - Phạm Thị Ngọc Vân, Trương Thị Ngọc Phượng

1. Lời cảm ơn Chúng em xin chân thành cảm ơn Khoa Công nghệ Thông tin, trường Đại học Khoa học Tự nhiên, TpHCM đã tạo điều kiện cho chúng em thực hiện đề tài tốt nghiệp này. Chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Thầy Lâm Quang Vũ đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo chúng em trong suốt thời gian thực hiện đề tài. Trong quá trình làm luận văn với Thầy, chúng em đã học hỏi được nhiều kiến thức bổ ích và kinh nghiệm quý báu làm nền tảng cho quá trình học tập, làm việc và nghiên cứu sau này. Chúng em cũng xin chân thành cảm ơn quý Thầy Cô trong Khoa CNTT đã tận tình giảng dạy, trang bị cho chúng em những kiến thức cần thiết trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu tại Khoa, và cũng xin gửi lòng biết ơn sâu sắc đến của chúng em đến các anh chị phòng Selab, đặc biệt là các anh Trương Thiên Đỉnh, anh Đỗ Lệnh Hùng Sơn, anh Phạm Minh Tuấn, chị Nguyễn Thị Thu Thủy, những người đã dìu dắt, định hướng và giúp đỡ chúng em rất nhiều trong quá trình thực hiện đề tài này. Chúng con luôn ghi nhớ công ơn sinh thành, dưỡng dục của Ba, Mẹ. Ba mẹ đã luôn giúp đỡ, động viên chúng con trong học tập cũng như trong cuộc sống. Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi cũng nhận được sự giúp đỡ và động viên hết sức chân tình của các bạn cùng lớp, xin hãy ghi nhận ở chúng tôi lòng biết ơn sâu sắc. Mặc dù đã cố gắng hoàn thành luận văn với tất cả sự nỗ lực của bản thân, nhưng luận văn chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót, kính mong quý Thầy Cô tận tình chỉ bảo. Một lần nữa, chúng em xin chân thành cảm ơn đến tất cả mọi người. Tp. Hồ Chí Minh 07/2005 Sinh viên thực hiện Phạm Thị Ngọc Vân – Trương Thị Ngọc Phượng
2. Tóm tắt luận văn Ngày nay, công nghệ phần mềm đóng vai trò quan trọng trong hầu hết các lĩnh vực. Hầu như những hệ thống tiên tiến quan trọng đều có sự tham gia, hỗ trợ của các hệ thống phần mềm. Chính vì vậy mà chi phí, lịch biểu và chất lượng phần mềm cũng là các yếu tố mà cả những tổ chức sử dụng phần mềm và những tổ chức phát triển phần mềm đều rất quan tâm. Xuất phát từ những nhu cầu trên, nhiều nỗ lực cải tiến quy trình đã được thực hiện. CMM (Capability Maturity Model) ra đời, đã thể hiện là một mô hình cải tiến độ trưởng thành phần mềm hữu dụng. Tuy nhiên, mô hình này chỉ áp dụng cho tổ chức và nó vẫn còn nhiều hạn chế về mặt phương pháp thực hiện. Hơn nữa, khi các tổ chức tiếp cận và chuyển lên cấp độ 3 của CMM (CMM có 5 cấp độ), họ nhận thấy rằng sự hoàn chỉnh hơn nữa phụ thuộc vào sự phát triển của quy trình phần mềm cá nhân. Chính vì thế, từ năm 1989, PSP đã được phát triển bởi Watts S. Humphrey để đáp ứng việc phát triển liên quan đến việc làm thế nào để đưa một tổ chức vượt xa hơn cấp độ 2 của CMM. Cuối năm 1994, CMU và SEI (Carnegie Mellon University and Software Engineering Institute) đã công bố qui trình phần mềm cá nhân (Personal Software Process – PSP) như là một mô hình hỗ trợ việc phát triển qui trình cho từng kỹ sư phát triển phần mềm. Qui trình phần mềm cá nhân tập trung vào việc cải thiện hiệu quả làm việc và chất lượng công việc của kỹ sư. Hai khía cạnh chính mà PSP tập trung hỗ trợ là: ¾ Quản lý thời gian và kế hoạch – quy trình lên kế hoạch ¾ Quản lý chất lượng sản phẩm – quy trình quản lý sai sót Về cả 2 mặt lý thuyết và thực tế, qui trình phần mềm cá nhân cải thiện rất nhiều trong chất lượng làm việc của kỹ sư. Tuy nhiên, việc thực hiện rộng rãi PSP ở phạm vi cá nhân và trong môi trường công nghiệp còn khó khăn vì mức độ nghiêm ngặt của nó. Nhưng dù sao đi nữa, PSP cũng hứa hẹn sẽ được sử dụng rộng rãi vì tính hiệu quả của nó không những cho các cá nhân làm phần mềm mà còn cho tất cả mọi người. i
3. MỤC LỤC Lời mở đầu 1 Chương 1. Tổng quan 2 1.1 Qui trình PSP là gì? 2 1.2 Lịch sử ra đời của PSP 2 1.3 Cấu trúc tổng quan quy trình PSP 3 1.4 Các cấp độ của PSP 4 1.5 Ưu và khuyết điểm của PSP. 7 1.5.1 Ưu điểm 7 1.5.2 Khuyết điểm 7 1.6 Mối liên hệ giữa CMM, TSP và PSP [3] 7 Chương 2. Các phương pháp luận trong PSP về quy trình lập kế hoạch [4] 9 2.1 Nguyên lý quản lý thời gian 9 2.1.1 Logic của quản lý thời gian 9 2.1.2 Hiểu cách mình sử dụng thời gian 10 2.2 Theo dõi thời gian 11 2.2.1 Tại sao phải theo dõi thời gian? 11 2.2.2 Ghi lại số liệu thời gian 11 2.2.3 Đơn vị đo thời gian của bạn 12 2.2.4 Sử dụng bản ghi chép thời gian (Time Recording Log) 12 2.2.5 Quản lý các gián đoạn 14 2.2.6 Theo dõi các công việc đã hoàn tất 15 2.2.7 Gợi ý về việc ghi chép thời gian 15 2.3 Lập kế hoạch sản phẩm và kế hoạch giai đoạn 16 2.3.1 Các kế hoạch sản phẩm và giai đoạn 16 2.3.2 Bản tổng kết hoạt động hàng tuần 17 2.3.3 Tính toán khoảng thời gian và tốc độ 19 2.3.4 Sử dụng bản tổng kết hoạt động hàng tuần 21 2.4 Lập kế hoạch sản phẩm 22 2.4.1 Nhu cầu về các kế hoạch sản phẩm 22 2.4.2 Tại sao các kế hoạch sản phẩm lại có ích 23 2.4.3 Một kế hoạch sản phẩm là gì? 23 2.4.4 Cách lập kế hoạch sản phẩm trong tài liệu này 24 2.4.5 Lập kế hoạch các công việc nhỏ 24 2.4.6 Bản ghi số công việc 25 2.4.7 Một vài lời khuyên về cách sử dụng bản ghi số công việc 30 2.4.8 Sử dụng dữ liệu tốc độ và thời gian sản phẩm 31 2.5 Kích thước sản phẩm 32 2.5.1 Phép đo kích thước 32 2.5.2 Một vài chú ý khi sử dụng các độ đo kích thước 33 2.5.3 Kích thước chương trình 33 2.5.4 Các độ đo kích thước khác 35 2.5.5 Ước lượng kích thước chương trình 35 2.5.6 Ước lượng một kích thước lớn hơn 36 ii
4. 2.5.7 Sử dụng các đơn vị đo kích thước trong bản ghi số công việc 39 2.6 Quản lý thời gian 42 2.6.1 Các yếu tố trong quản lý thời gian 42 2.6.2 Phân loại các hoạt động của bạn 42 2.6.3 Đánh giá việc phân bổ thời gian của bạn 43 2.6.4 Tạo quỹ thời gian 43 2.6.5 Thiết lập các qui tắc cơ bản 46 2.6.6 Đặt độ ưu tiên cho thời gian của bạn 48 2.6.7 Quản lý quỹ thời gian của bạn 49 2.6.8 Mục tiêu quản lý thời gian 50 2.7 Quản lý cam kết 51 2.7.1 Định nghĩa 51 2.7.2 Các lời cam kết được thực hiện hợp lý 52 2.7.3 Ví dụ về một lời cam kết 52 2.7.4 Giải quyết các cam kết bị bỏ lỡ 54 2.7.5 Hậu quả của việc không quản lý cam kết 55 2.7.6 Cách quản lý cam kết 56 2.8 Quản lý thời gian biểu 57 2.8.1 Sự cần thiết của thời gian biểu 57 2.8.2 Biểu đồ Gantt 57 2.8.3 Lập thời gian biểu 58 2.8.4 Điểm mốc 59 2.8.5 Theo dõi các kế hoạch của dự án 60 2.9 Lập kế hoạch cho dự án 63 2.9.1 Sự cần thiết phải lập kế hoạch cho dự án 63 2.9.2 Bản tổng kết kế hoạch 63 2.9.3 Đánh giá độ chính xác 68 Chương 3. Các phương pháp luận trong PSP về quy trình quản lý sai sót [4] 69 3.1 Quy trình phát triển phần mềm 69 3.1.1 Tại sao chúng ta sử dụng quy trình 69 3.1.2 Kịch bản quy trình 70 3.1.3 Điểm mốc và pha 71 3.1.4 Bản tổng kết các kế hoạch dự án cập nhật 72 3.1.5 Một ví dụ về lên kế hoạch 74 3.1.6 Một ví dụ về tính toán giá trị Đến ngày 77 3.2 Sai sót (defects) 79 3.2.1 Chất lượng phần mềm là gì? 80 3.2.2 Sai sót và chất lượng 80 3.2.3 Sai sót là gì? 81 3.2.4 Các loại sai sót 82 3.2.5 Hiểu được các sai sót 83 3.2.6 Bản ghi ghi chép sai sót (Defect Recording Log) 84 3.2.7 Đếm sai sót 88 3.2.8 Sử dụng bản ghi ghi chép sai sót 89 3.2.9 Bản tổng kết kế hoạch đề án cập nhật 90 3.3 Tìm kiếm sai sót 92 iii
5. 3.3.1 Các bước trong tìm kiếm sai sót 92 3.3.2 Những cách để tìm và chỉnh sửa lỗi 92 3.3.3 Xem xét lại code 93 3.3.4 Tại sao cần phải tìm sai sót sớm? 94 3.3.5 Chi phí của việc tìm và sửa lỗi 95 3.3.6 Sử dụng xem xét lại để tìm sai sót 96 3.3.7 Lý do xem xét lại trước khi biên dịch 97 3.3.8 Các dạng xem lại khác 98 3.4 Danh sách kiểm tra (checklist) xem lại code 98 3.4.1 Tại sao checklist lại có ích? 98 3.4.2 Một checklist ví dụ 99 3.4.3 Sử dụng checklist xem lại code 100 3.4.4 Xây dựng một checklist cá nhân 102 3.4.5 Cải tiến checklist 106 3.4.6 Các chuẩn cài đặt 107 3.5 Dự đoán sai sót 109 3.5.1 Sử dụng dữ liệu sai sót 109 3.5.2 Mật độ sai sót 109 3.5.3 Dự đoán mật độ sai sót 110 3.5.4 Ước lượng sai sót 111 3.5.5 Kịch bản quy trình và bản tổng kết kế hoạch dự án cập nhật 112 3.5.6 Một ví dụ về bản tổng kết dự án 115 3.6 Tính kinh tế của việc loại bỏ sai sót 119 3.6.1 Vấn đề loại bỏ sai sót 119 3.6.2 Sự tiết kiệm của việc loại bỏ sai sót 120 3.6.3 Tính số sai sót/giờ và hiệu suất trong bản tổng kết kế hoạch 121 3.6.4 Tăng tỉ lệ loại bỏ sai sót 123 3.6.5 Giảm tỉ lệ mắc phải sai sót 124 3.7 Các sai sót thiết kế 124 3.7.1 Tính tự nhiên của sai sót thiết kế 124 3.7.2 Nhận dạng các sai sót thiết kế 125 3.7.3 Thiết kế là gì? 126 3.7.4 Quy trình thiết kế 127 3.7.5 Nguyên nhân của sai sót thiết kế 127 3.7.6 Ảnh hưởng của sai sót thiết kế 128 3.7.7 Trình bày thiết kế 129 3.8 Chất lượng sản phẩm 134 3.8.1 Nhìn nhận về bộ lọc kiểm thử 134 3.8.2 Tính toán các giá trị hiệu suất 134 3.8.3 Ước lượng hiệu suất cuối cùng 135 3.8.4 Lợi ích của hiệu suất quy trình 100% 136 3.8.5 Prototyping 137 3.9 Chất lượng quy trình 137 3.9.1 Các phép đo quy trình 137 3.9.2 Nghịch lý của việc loại trừ sai sót 138 3.9.3 Một chiến lược loại trừ sai sót 138 3.9.4 Chi phí của chất lượng 139 iv
6. 3.9.5 Tính toán chi phí của chất lượng 139 3.9.6 Tỉ lệ chi phi đánh giá/sai sót(A/FR – Appraisal/Failure Ratio) 141 3.9.7 Cải tiến tốc độ xem lại 144 3.9.8 Tính toán chi phí chất lượng thật sự 144 Chương 4. Một số kết quả áp dụng PSP vào trong thực tế 147 4.1 Trong môi trường công nghiệp [5] 147 4.1.1 Advanced Information Services (AIS) 147 4.1.2 Motorola Paging Products Group 151 4.1.3 Union Switch & Signal Inc 152 4.1.4 Một số nhóm phát triển phần mềm khác 153 4.2 Trong các trường đại học 153 4.3 Kết quả áp dụng PSP của bản thân. 158 4.3.1 Hướng áp dụng 158 4.3.2 Kết quả thu được 158 4.4 Kết luận về việc sử dụng PSP 160 Chương 5. Ứng dụng minh họa 163 5.1 Giới thiệu 163 5.2 Yêu cầu 163 5.3 Bảng chú giải 166 5.3.1 Giới thiệu 166 5.3.2 Các định nghĩa 166 5.4 Thiết kế 167 5.4.1 Use case 167 5.4.2 Đặc tả bổ sung 167 5.4.3 Các activity diagram chính trong ứng dụng 168 5.4.4 Các sequence diagram chính trong ứng dụng 171 5.4.5 Mô hình thực thể kết hợp 177 Chương 6. Một số kết luận và hướng phát triển 178 6.1 Kết quả đạt được: 178 6.1.1 Về mặt lý thuyết 178 6.1.2 Về mặt ứng dụng 178 6.2 Hướng phát triển 178 Tài liệu tham khảo 179 v
7. Danh mục các ký hiệu, các chữ viết tắt A/FR Appraisal to Failure Ratio CMM Capability Maturity Model CMU Carnegie Mellon University COQ Cost of Quality KLOC kiloline of code LOC line of code PSP Personal Software Process SEI Software Engineering Institute TSP Team Software Process vi
8. Danh mục các bảng Bảng 2.2.1 Bản ghi ghi chép thời gian 12 Bảng 2.2.2 Các hướng dẫn bản ghi ghi chép thời gian 13 Bảng 2.2.3 Ví dụ bản ghi ghi chép thời gian 14 Bảng 2.3.1 Bảng tổng kết hoạt động hàng tuần 17 Bảng 2.3.2 Ví dụ bản tổng kết hoạt động hàng tuần 18 Bảng 2.3.3 Tốc độ và thời gian giai đoạn, tuần 2 19 Bảng 2.3.4 Các chỉ dẫn tổng kết hoạt động hàng tuần 21 Bảng 2.4.1 Bản ghi số công việc 25 Bảng 2.4.2 Một ví dụ bản ghi số công việc 26 Bảng 2.4.3 Một ví dụ bản ghi thời gian 27 Bảng 2.4.4 Các chỉ dẫn bản ghi số công việc 28 Bảng 2.5.1 Thời gian đọc các chương của sinh viên Y 32 Bảng 2.5.2 Thời gian phát triển chương trình của sinh viên Y 33 Bảng 2.5.3 Dãy các kích thước chương của sinh viên Y 36 Bảng 2.5.4 Biểu mẫu ước lượng kích thước chương trình 37 Bảng 2.5.5 Các ước lượng kích thước chương trình của sinh viên Y 38 Bảng 2.5.6 Một bản ghi thời gian với dữ liệu kích thước 40 Bảng 2.5.7 Một bản ghi số công việc với dữ liệu kích thước 41 Bảng 2.6.1 Ví dụ một quỹ thời gian hằng tuần 44 Bảng 2.6.2 Tóm tắt hoạt động hằng tuần của sinh viên Y 44 Bảng 2.6.3 Quỹ hoạt động hằng tuần 46 Bảng 2.6.4 Quỹ hoạt động hằng tuần của sinh viên Y 48 Bảng 2.6.5 Bản tóm tắt thời gian hằng tuần 49 Bảng 2.6.6 Ví dụ về Quỹ và lịch biểu thời gian 50 Bảng 2.7.1 Bảng tổng kết thời gian hàng tuần của sinh viên Y 53 Bảng 2.7.2 Các cam kết cố định hàng tuần của sinh viên Y 54 Bảng 2.7.3 Danh sách các cam kết của sinh viên Y 56 Bảng 2.9.1 Bản tổng kết kế hoạch đề án theo quy trình phần mềm cá nhân 64 Bảng 2.9.2 Một ví dụ về lập kế hoạch dự án 65 Bảng 2.9.3 Ước lượng về kích thước chương trình của Sinh viên X 66 vii
9. Bảng 3.1.1 Kịch bản quy trình PSP 71 Bảng 3.1.2 Bản tổng kết kế hoạch đề án theo quy trình phần mềm cá nhân 72 Bảng 3.1.3 Chỉ dẫn cho bản tổng kết kế hoạch 73 Bảng 3.1.4 Bản tổng kết kế hoạch đề án chương trình 9 75 Bảng 3.1.5 Bản tổng kết kế hoạch đề án của chương trình 8 76 Bảng 3.1.6 Bản tổng kết kế hoạch đề án của chương trình 9 78 Bảng 3.2.1 Chuẩn các loại sai sót 83 Bảng 3.2.2 Bản ghi ghi chép sai sót 84 Bảng 3.2.3 Các chỉ dẫn bản ghi ghi chép sai sót 85 Bảng 3.2.4 Bản ghi ghi chép sai sót 86 Bảng 3.2.5 Một số chỉ dẫn cập nhật cho bản tổng kết kế hoạch 90 Bảng 3.2.6 Một ví dụ bản tổng kết kế hoạch đề án PSP 91 Bảng 3.3.1 Kịch bản xem lại code 96 Bảng 3.3.2 Số giờ để tìm ra sai sót 98 Bảng 3.4.1 Hướng dẫn và checklist xem lại code C++ 100 Bảng 3.4.2 Kịch bản xem lại code 102 Bảng 3.4.3 Bản phân tích dữ liệu sai sót của sinh viên X 103 Bảng 3.4.4 Dữ liệu sai sót được sắp xếp của sinh viên X 103 Bảng 3.4.5 Checklist đã cập nhật của sinh viên X 105 Bảng 3.4.6 Chuẩn cài đặt trong C++ 108 Bảng 3.5.1 Một ví dụ về dữ liệu sai sót 111 Bảng 3.5.2 Kịch bản quy trình PSP 112 Bảng 3.5.3 Bản tổng kết kế hoạch dự án PSP 113 Bảng 3.5.4 Chỉ dẫn cho bản tổng kết kế hoạch 115 Bảng 3.5.5 Một ví dụ bản tổng kết kế hoạch dự án PSP 116 Bảng 3.5.6 Bản kế hoạch chương trình 12 của sinh viên X 117 Bảng 3.6.1 Ví dụ về việc mắc phải và loại bỏ sai sót 120 Bảng 3.6.2 Ví dụ bản tổng kết kế hoạch dự án 122 Bảng 3.7.1 Các lỗi kiểm thử bị mắc trong các pha thiết kế và cài đặt 125 Bảng 3.7.2 Các loại sai sót kiểm thử phân loại theo pha bị mắc 125 Bảng 3.7.3 Ví dụ vể biểu diễn mã giả 132 Bảng 3.8.1 Hiệu suất loại trừ lỗi 134 viii
10. Bảng 3.8.2 Các giá trị hiệu suất 135 Bảng 3.9.1 Ví dụ bản tổng kết kế hoạch dự án 140 Bảng 3.9.2 Chỉ dẫn cho bản tổng kết kế hoạch 143 Bảng 3.9.3 Ví dụ bản ghi ghi chép sai sót 145 Bảng 4.1.1 bản tổng kết của các dự án B, C, D, E, F, G 150 Bảng 4.1.2 Một số dữ liệu về thời gian kiểm tra hệ thống 151 Bảng 4.1.3 Dữ liệu của 18 dự án trong quá trình thử nghiệm hiệu quả của PSP 152 Bảng 4.1.4 Dữ liệu thực tế của các dự án sau khi kỹ sư được huấn luyện PSP 153 Bảng 4.2.1 Kết quả khóa học PSP 157 Bảng 4.3.1 Bản ghi thời gian 158 Bảng 4.3.2 Kết quả thực hiện trong 1 tuần 159 Bảng 4.3.3 Kết quả thực hiện sau 8 tuần 160 Bảng 4.4.1 Kết quả khảo sát đánh giá việc sử dụng PSP 161 ix
11. Danh mục các hình vẽ Hình 1.3.1 Dòng quy trình PSP 3 Hình 1.3.2 Ví dụ cấu trúc quy trình cho chương trình có 2 module cài đặt 4 Hình 1.4.1 Các cấp độ của quy trình PSP 5 Hình 1.4.2 Thứ tự thực hiện các cấp độ của PSP 6 Hình 1.6.1 Mối liên hệ giữa CMM, TSP, PSP 8 Hình 2.8.1 Ví dụ về biểu đồ Gantt 58 Hình 2.8.2 Biểu đồ Gantt của tình hình 62 Hình 3.1.1 Dòng quy trình PSP 69 Hình 3.7.1 Các ký hiệu của biểu đồ 130 Hình 3.7.2 Ví dụ biểu đồ logic 130 Hình 4.1.1 Ước lượng kế hoạch cho dự án A của AIS 148 Hình 4.1.2 Tỉ lệ chênh lệch kế hoạch trong dự án A của AIS 148 Hình 4.1.3 Chất lượng của dự án A 149 Hình 4.1.4 Hiệu quả làm việc của các kỹ sư 149 Hình 4.1.5 Chất lượng của các dự án B, C, D, E, F, G 150 Hình 4.2.1 Độ chính xác trong ước lượng kích thước 154 Hình 4.2.2 Độ chính xác trong ước lượng thời gian 154 Hình 4.2.3 Số sai sót/KLOC được loại bỏ trong pha biên dịch 155 Hình 4.2.4 Số sai sót/KLOC được loại bỏ trong pha kiểm chứng 155 Hình 4.2.5 Chất lượng qui trình 156 Hình 4.2.6 Chất lượng sản phẩm 156 Hình 4.2.7 Hiệu suất công việc 157 Hình 5.4.1 Mô hình use case của ứng dụng 167 Hình 5.4.2 Activity Diagram - Các chức năng cho user 168 Hình 5.4.3 Activity Diagram - Chức năng cho admin 169 Hình 5.4.4 Activity Diagram - Chức năng cho project manager 170 Hình 5.4.5 Sequence Diagram - Log in 171 Hình 5.4.6 Sequence Diagram - View Project Info 172 Hình 5.4.7 Sequence Diagram - Chỉnh sửa thông tin dự án 173 Hình 5.4.8 Sequence Diagram - Thêm mới record 174 x
12. Hình 5.4.9 Sequence Diagram - Chỉnh sửa thông tin time record 175 Hình 5.4.10 Sequence Diagram - Tìm kiếm thông tin dự án 176 Hình 5.4.11Mô hình thực thể kết hợp của ứng dụng 177 xi
13. Lời mở đầu Đi cùng với xu thế phát triển mạnh mẽ của ngành công nghệ khác trên thế giới, công nghệ phần mềm cũng đang mở ra một cánh cửa cho các tiếp cận tiến bộ. Khá nhiều công ty, tổ chức đã nhận thức được tầm quan trọng của ngành công nghệ này và đã có những bước tiếp cận đáng ghi nhận. Tuy nhiên, song song với những phát triển này, mặt hạn chế về chất lượng phần mềm vẫn đã và đang là mối quan tâm của nhiều người, nhiều tổ chức. Là sinh viên của bộ môn công nghệ phần mềm, chúng em đã được tiếp cận và tìm hiểu khá nhiều qui trình hỗ trợ và nâng cao chất lượng phần mềm. Khi bắt tay vào thực hiện luận văn, chúng em đã tìm hiểu một số qui trình phần mềm như: Agile, CMM, TSP và PSP. Mỗi qui trình trên đều có những mặt vượt trội riêng và nhìn chung mục đích chính của chúng cũng để nâng cao chất lượng sản phẩm phần mềm làm ra. Tuy nhiên, trong những qui trình này, chúng em lựa chọn PSP là đề tài cho luận văn vì những lý do sau: ¾ PSP hỗ trợ cho cá nhân : Để phát triển một phần mềm theo yêu cầu của khách hàng, chúng ta cần một đội ngũ nhiều kỹ sư. Nhưng chung quy lại thì chất lượng phần mềm lại phụ thuộc vào hiệu quả từng phần nhỏ mà từng cá nhân thực hiện. Do đó, nếu cải tiến, nâng cao chất lượng của từng cá nhân thì chất lượng của cả nhóm, cả tổ chức cũng được nâng cao. ¾ Có khả năng áp dụng cho bản thân: Mặc dù trên lí thuyết tìm hiểu những qui trình Agile, CMM, TSP đều mang lại những hiệu quả rất cao. Tuy nhiên, mục tiêu cải tiến của các qui trình này là các nhóm, các tổ chức phát triển phần mềm. Do đó, nếu đem áp dụng thực tế những qui trình này thì chúng em không có điều kiện. Ngược lại, với PSP, vì đây là qui trình hỗ trợ cho cá nhân nên chúng em có thể áp dụng những điều đã nghiên cứu được trên bản thân và đánh giá thực tế kết quả đạt được. ¾ Có khả năng áp dụng các lĩnh vực ngoài phạm vi phần mềm: Mặc dù PSP ra đời dựa trên nhu cầu quản lý quy trình phần mềm cho cá nhân, nhưng phạm vi sử dụng của nó không giới hạn ở công việc liên quan đến phần mềm. PSP còn có thể được áp dụng cho các loại công việc hàng ngày. Do đó, chúng em có thể học cách lập kế hoạch và quản lý tốt công việc của mình. 1
14. Chương 1. Tổng quan 1.1 Qui trình PSP là gì? PSP là một qui trình phần mềm được lập ra để hỗ trợ cho các kỹ sư phần mềm trong việc lên kế hoạch, ước lượng và thực hiện các module hay chương trình phần mềm nhỏ. Với PSP, các kỹ sư sẽ làm việc theo một qui trình có cấu trúc được định nghĩa sẵn, trong đó các công việc sẽ được lên kế hoạch, đánh giá, theo dõi tiến độ thực hiện và quản lý chất lượng. Các thông tin trong quá trình thực hiện công việc của kỹ sư sẽ được ghi nhận lại để cơ sở cho việc đánh giá và cải thiện hiệu quả làm việc của bản thân các kỹ sư. 1.2 Lịch sử ra đời của PSP Sau khi Watt S.Humphrey đưa ra mô hình CMM năm 1987, ông đã quyết định ứng dụng những nguyên lý của CMM vào việc viết những chương trình nhỏ. Rất nhiều người đã đặt câu hỏi làm sao để áp dụng CMM cho những tổ chức nhỏ hay công việc của những nhóm nhỏ. Mặc dù CMM có khả năng áp dụng cho những tổ chức hay nhóm như vậy nhưng nó cũng đòi hỏi phải cung cấp thêm những hướng dẫn về cách phải thực hiện như thế nào. Humphrey đã quyết định sử dụng những nguyên tắc của CMM để phát triển những chương trình được phân thành các module để xem cách tiếp cận như vậy có khả thi không và cũng để tìm ra cách để thuyết phục các kỹ sư phát triển phần mềm sử dụng phương pháp trên. Trong khi phát triển những chương trình, Humphrey sử dụng tất cả các nguyên tắc của CMM lên tới cấp độ 5. Chỉ sau khi bắt đầu việc nghiên cứu thử nghiệm này, viện công nghệ phần mềm (SEI) đã cho phép ông sử dụng toàn bộ thời gian để nghiên cứu PSP. Trong vòng hơn 3 năm, ông đã viết tổng cộng 62 chương trình và định nghĩa khoảng 15 phiên bản của PSP. Ông đã sử dụng Pascal, Pascal hướng đối tượng và C++ để viết khoảng 25000 dòng code (LOC). Humphrey đã viết một bản viết tay cho một vài tổ chức có ý định dạy PSP. Tháng 9/1993, Howie Dow đã mở khóa dạy PSP đầu tiên cho 4 sinh viên sau đại học tại đại học Massachusetts (Lowell). Humphrey cũng dạy PSP trong học kỳ đông của năm học 1993– 1994 tại đại học Carnegie Mellon, cũng như NazimMadhavji ở đại học McGill và Soheil Khajanoori ở đại học Embry Riddle Aeronautical. Dựa trên những kinh nghiệm và dữ liệu thu thập được từ các khoá học này, Humphrey đã xem lại bản viết tay và đã xuất bản phiên 2
15. bản cuối cùng vào cuối năm 1994. Cùng khoảng thời gian đó, Jim Over và Neil Reizer của SEI và Robert Powels của Advancesd Imformation Service (AIS) phát triển khoá học đầu tiên huấn luyện các giáo viên dạy PSP trong công nghiệp.Từ đó cho đến nay, Watt Humphrey và SEI tiếp tục phát triển PSP và giới thiệu những nguyên tắc tương tự vào trong các nhóm kỹ sư phát triển phần mềm. [1] 1.3 Cấu trúc tổng quan quy trình PSP Cũng giống như những quy trình phát triển phần mềm khác, để thực hiện một dự án phần mềm sử dụng qui trình PSP, mỗi kỹ sư đều phải trải qua 7 pha: lập kế hoạch, thiết kế, kiểm tra thiết kế, cài đặt mã nguồn, kiểm tra mã nguồn, biên dịch, kiểm chứng và tổng kết. Các pha này được phân thành 3 giai đoạn chính: giai đoạn lập kế hoạch, giai đoạn phát triển sản phẩm và giai đoạn tổng kết. Mô hình chung như sau: Các yêu cầu Lập kế hoạch Phát triển sản phẩm Thiết kế Kiểm tra thiết kế Các form Kịch bản Cài đặt mã nguồn và bản ghi Kiểm tra mã nguồn Bảng tổng kết Biên dịch kế hoạch dự án Kiểm chứng Báo cáo tổng kết những dữ Tổng kết liệu của qui trình và của dự án Sản phẩm đã hoàn thành Hình 1.3.1 Dòng quy trình PSP Trong mỗi pha, người kỹ sư được cung cấp những kịch bản kèm theo những biểu mẫu cần thiết để ghi nhận những thông tin, phục vụ cho giai đoạn tổng kết và cũng để làm dữ liệu hỗ trợ cho quá trình ước lượng về sau. Kết thúc dự án nghĩa là khi sản phẩm đã hoàn thành, người kỹ sư sẽ tổng hợp những thông tin ghi nhận trong các biểu mẫu và bản ghi vào bản tổng kết kế hoạch dự án. Đây 3
16. chính là cơ sở để đánh giá hiệu quả làm việc trong dự án cũng như là cơ sở để thấy được sự tiến bộ sau khi sử dụng qui trình PSP. Điểm lợi thế của PSP cũng như những qui trình khác là không bó buộc người sử dụng trong một khung qui trình chuẩn. Có những dự án mà mức độ phức tạp tập trung vào một số pha nào đó. Trong những trường hợp như vậy, người kỹ sư có thể phân dự án thành các module nhỏ để phát triển. Ví dụ như, người kỹ sư A nhận được một dự án mà độ phức tạp tập trung ở giai đoạn viết mã nguồn cho chương trình. Anh ta có thể thiết kế cho chương trình và sau đó phân thành nhiều module nhỏ để cài đặt. Cấu trúc qui trình sau hỗ trợ kỹ sư phát triển 2 module theo yêu cầu trên: Các yêu cầu Lập kế hoạch Thiết kế Kiểm tra thiết kế Cài đặt mã nguồn Cài đặt mã nguồn Kiểm tra mã nguồn Kiểm tra mã nguồn Biên dịch Biên dịch Kiểm chứng Kiểm chứng Tồng kết Sản phẩm đã hoàn thành Hình 1.3.2 Ví dụ cấu trúc quy trình cho chương trình có 2 module cài đặt 1.4 Các cấp độ của PSP Cũng giống như qui trình CMM, PSP cũng dựa trên những nguyên lý cải tiến qui trình. Tuy nhiên, trong khi CMM tập trung vào việc cải tiến khả năng của toàn bộ tổ chức thì PSP lại tập trung vào cải tiến khả năng của mỗi cá nhân phát triển phần mềm. Mục đích chính của PSP là giúp nâng cao hiệu quả làm việc, khả năng ước lượng thời gian, sai sót, và khả năng lập kế hoạch làm việc của mỗi kỹ sư. Đó là những kỹ năng mà các kỹ sư thường ít quan tâm đến hoặc nếu có quan tâm thì cũng chưa đạt được hiệu quả 4
17. lắm. Watt S. Humphrey, sau một quá trình nghiên cứu dài, đã đưa ra 7 cấp độ chính thức. Mức độ phức tạp đi từ PSP0 đến PSP3. Ở mỗi cấp độ, người kỹ sư sẽ làm quen và luyện tập với một số kỹ năng nào đó thông qua một số biểu mẫu và template. Mô hình các cấp độ như sau: PSP3 PSP2.1 PSP2 Design templates Design reviews Code reviews PSP1.1 PSP1 Task Planning Size Estimating template Schedule Planning Test report PSP0.1 PSP0 Coding Standard Time recording log Size measurement Defect Recording log PIP Defect Type Standard Hình 1.4.1 Các cấp độ của quy trình PSP Sau khi hoàn thành mỗi cấp độ, người kỹ sư sẽ biết được một số phương pháp để quản lý quy trình và hiệu quả làm việc của mình. Tuy nhiên, cần lưu ý là hiệu quả của quy trình đối với mỗi cá nhân tỉ lệ thuận với thời gian sử dụng PSP một cách liên tục. Nghĩa là, việc áp dụng PSP ban đầu có thể làm cho mỗi cá nhân cảm thấy khó khăn vì nó đòi hỏi phải thay đổi một số thói quen hàng ngày. Sau một thời gian áp dụng, mức độ thành thạo tăng dần và những công việc như vậy trở thành thói quen tốt. Đó chính là lúc chúng ta sẽ nhận ra được hiệu quả của PSP đối với việc cải tiến chất lượng làm việc của bản thân. Mặc dù mỗi cấp độ cung cấp một số phương pháp nào đó cho người sử dụng nhưng kịch bản thực hiện cho các cấp độ đều phải tuân thủ đúng các pha trong cấu trúc quy trình PSP, nghĩa là cũng phải đi qua 3 giai đoạn: lên kế hoạch, phát triền sản phẩm và tổng kết. Mỗi giai đoạn đều phải đi theo các pha đúng với thứ tự mô tả trong cấu trúc tổng quan quy trình PSP ở trên. 5
18. PSP3 Sử dụng những kiến thức đã học trong 6 phiên bản trước để áp dụng cho những dự án phức tạp có nhiều module. PSP2.1 Học cách sử dụng và thói quen tạo ra các design template trước khi bắt tay vào viết mã nguồn. PSP2 Học cách sử dụng các Design reviews và coding reviews để kiểm tra lại thiết kế và mã nguồn của chương trình PSP1.1 Luyện tập cách lên kế hoạch cho các công việc. Luyện tập cách phân chia công việc theo quĩ thời gian của bản thân. PSP1 Học cách ước lượng kích thước sản phẩm, thời gian phát triển sản phẩm sử dụng phương pháp PROBE. Luyện tập việc ghi nhận lại thông tin các đơn vị test (test unit) và kết quả. PSP0.1 Luyện tập thói quen ghi nhận kích thước sản phẩm sau khi phát triển. Tập ghi nhận lại các thông tin của dự án một cách có hệ thống và đưa ra đánh giá. Sử dụng mộtsố chuẩnviết mã nguồn để thựchiệnviệcviết mã nguồn của mình. PSP0 Làm quen với qui trình PSP Luyện tập thói quen ghi nhận lại thời gian làm việc cho các công việc Luyện tập thói quen ghi nhận lại sai sót trong mỗi pha làm việc. Sử dụng sự phân loại sai sót của PSP hay tự đưa ra sự phân loại riêng Bắt đầu Hình 1.4.2 Thứ tự thực hiện các cấp độ của PSP Một kỹ sư hay cá nhân muốn tìm hiểu và sử dụng PSP thì nên thực hiện theo thứ tự các cấp độ trong hình 1.4.2 trên. Sau khi đã thuần thục một cấp độ thì sẽ sang cấp độ cao hơn. Bảy cấp độ này là một quá trình bổ sung, những cấp độ sau bổ sung cho cấp độ trước. 6
19. Chính vì thế sau khi hoàn thành 7 cấp độ, mỗi cá nhân sẽ có đầy đủ các kỹ năng mà PSP muốn cung cấp. 1.5 Ưu và khuyết điểm của PSP. 1.5.1 Ưu điểm PSP cung cấp cho các kỹ sư phần mềm những phương pháp cụ thể giúp họ cải tiến chất lượng công việc và nâng cao hiệu quả qui trình làm việc cá nhân. PSP giúp người kỹ sư nâng cao khả năng dự đoán, lập kế hoạch chính xác và theo dõi chặt chẽ tiến độ thực hiện công việc của mình. Điều này giúp cho họ chủ động hơn trong việc nhận các công việc được giao và thực hiện các công việc. Huấn luyện các kỹ sư làm việc theo qui trình PSP để tạo nguồn lực xây dựng các nhóm phát triển phần mềm theo qui trình TSP. PSP được chứng minh là cách tiếp cận khá hiệu quả trong việc cải tiến qui trình phát triển từ CMM cấp 3 lên CMM cấp 4. Lỗ hỗng giữa hai cấp độ này là các phương pháp đo và các phương pháp rèn luyện. PSP giúp cho các kỹ sư tin tưởng vào tầm quan trọng của các phương pháp đo và do đó giảm được sự quá tải của các công việc trong cấp 4. [2] 1.5.2 Khuyết điểm. Việc đem áp dụng PSP vào trong môi trường sản xuất vẫn còn gặp nhiều khó khăn vì mức độ nghiêm ngặt, chi tiết của nó. Bản thân PSP không bảo đảm đem lại kết quả tốt nhất về hiệu quả và chất lượng sản phẩm. Ngược lại, nếu PSP được kết hợp vào trong một quy trình phát triển có tính chất lặp đi lặp lại nhiều lần thì PSP sẽ hứa hẹn đem lại nhiều kết quả tốt hơn. [2] 1.6 Mối liên hệ giữa CMM, TSP và PSP [3] CMM là chuẩn: - Cho phép một tổ chức đánh giá cấp độ trưởng thành của tổ chức đó về quy trình phát triển phần mềm - Chủ yếu nhằm vào các thực tiễn quản lý - Không đưa ra sự hướng dẫn cụ thể nào cho sự thực hiện của cá nhân PSP là quy trình: - hoàn toàn xác định, nghiêm ngặt cho các các nhân TSP là quy trình: 7
20. - Chỉ ra các thực tiễn có độ trưởng thành cao cho các nhóm làm việc của các kỹ sư được huấn luyện PSP - Là cầu nối giữa PSP và CMM Mối liên hệ giữa CMM, TSP, PSP được thể hiện ở hình sau: CMM- Cải tiến năng lực của tổ chức, tập trung vào quản lý TSP - Cải tiến sự thực thi của nhóm, tập trung vào nhóm và sản phẩm PSP - Cải tiến kỹ năng và kỹ luật cá nhân, tập trung vào cá nhân Hình 1.6.1 Mối liên hệ giữa CMM, TSP, PSP 8
21. Chương 2. Các phương pháp luận trong PSP về quy trình lập kế hoạch [4] 2.1 Nguyên lý quản lý thời gian 2.1.1 Logic của quản lý thời gian Cơ sở logic cho quản lý thời gian như sau: Thông thường, bạn sẽ sử dụng thời gian trong tuần này giống như cách bạn sử dụng thời gian trong tuần trước. Tuy nhiên, cũng có nhiều ngoại lệ. Ví dụ, trong suốt tuần thi cử, bạn có thể không lên lớp học, và bạn bỏ ra nhiều thời gian vào việc học bài và ít thời gian để làm bài tập hơn các tuần bình thường trước đó. Để đưa ra được kế hoạch thực tế, bạn phải theo dõi cách sử dụng thời gian. Bạn nghĩ rằng bạn biết rõ mình đã sử dụng thời gian tuần trước ra sao, nhưng bạn sẽ phải ngạc nhiên bởi dữ liệu thực. Trí nhớ của chúng ta có xu hướng thấy thời gian dùng vào những việc ta thích trôi qua nhanh hơn. Ngược lại, những hoạt động chậm rãi, tẻ nhạt hoặc khó khăn dường như dài hơn thực tế. Chính vì vậy, để biết thời gian của bạn đã đi đâu, bạn cần phải ghi chép chính xác. Để kiểm tra độ chính xác của việc bạn ước lượng thời gian và lập kế hoạch, bạn cần phải ghi lại sưu liệu và sau này so sánh chúng với những gì bạn thực sự làm. Lập kế hoạch là một kỹ năng mà ít người nắm được. Tuy nhiên, có những phương pháp lập kế hoạch có thể học và luyện tập được. Bước đầu tiên trong việc học lập một kế hoạch tốt là phải lập kế hoạch. Sau đó viết ra kế hoạch của bạn vì vậy bạn sẽ có cái để so sánh với số liệu thực sự sau này. Để đưa ra được những kế hoạch chính xác hơn, hãy định rõ kế hoạch trước đó của bạn sai sót ở đâu và bạn có thể làm điều gì tốt hơn. Khi bạn thực hiện công việc có kế hoạch, hãy ghi lại thời gian bạn đã sử dụng. Những dữ liệu thời gian này sẽ hữu ích nhất nếu được ghi chép chi tiết. Ví dụ, khi thực hiện công việc của khóa học, hãy ghi chép riêng rẽ thời gian bạn sử dụng trên lớp, đọc giáo trình, viết chương trình và ôn thi. Khi viết những chương trình lớn hơn, bạn cũng sẽ thấy hữu ích khi ghi lại thời gian cho những phần khác nhau của công việc - thiết kế chương trình, viết mã, biên dịch và kiểm thử. Mức độ chi tiết như thế này không cần thiết cho những công việc quá ngắn nhưng sẽ có ích khi làm việc trên những đề án chiếm nhiều hơn một vài giờ. 9
22. Khi bạn có một bản tài liệu kế hoạch của mình và ghi lại thời gian thực sự bạn sử dụng, bạn có thể dễ dàng so sánh các kết quả thực tế với kế hoạch ban đầu. Khi đó bạn sẽ thấy kế hoạch sai sót ở đâu và tiến trình lập kế hoạch của bạn có thể cải tiến như thế nào. Bí quyết của việc lập kế hoạch chính xác là lập kế hoạch phù hợp và so sánh chúng với mỗi kết quả thật sự sau đó. Khi đó bạn sẽ thấy được cách để lập được kế hoạch tốt hơn. Để quản lý thời gian của mình, hãy lập kế hoạch cho thời gian và làm theo kế hoạch đó. Đưa ra kế hoạch tốt đối với chúng ta là điều dễ dàng, nhưng thật ra thực hiện kế hoạch mới là việc khó khăn hơn nhiều. Thế giới có đầy những giải pháp mà không bao giờ thực hiện được. Ban đầu, làm theo kế hoạch có vẻ khó khăn. Có nhiều nguyên nhân nhưng nguyên nhân thường thấy nhất là kế hoạch không tốt lắm. Bạn sẽ không biết điều này cho đến khi bạn cố gắng để làm theo nó. Bằng cách làm việc với kế hoạch, lợi ích đầu tiên là bạn biết được kế hoạch sai sót ở chỗ nào, điều gì sẽ giúp bạn lập kế hoạch tốt hơn trong đề án tiếp sau. Lợi ích thứ 2 của làm việc theo kế hoạch là bạn sẽ làm việc với cái cách mà bạn lập kế hoạch. Điều này dường như có vẻ không quan trọng, nhưng nó thực sự quan trọng. Nhiều vấn đề trong công nghệ phần mềm xảy ra là do đi tắt thiếu thận trọng, bất cẩn và không chú ý đến chi tiết. Trong hầu hết các trường hợp, các phương pháp tốt đều được biết và chỉ định nhưng không được làm theo. Học cách để lập ra những kế hoạch hữu dụng là quan trọng, nhưng việc học để làm việc theo kế hoạch mới đóng vai trò quyết định tuyệt đối. Một lợi ích khác khó thấy hơn của làm việc theo kế hoạch là nó thật sự thay đổi hành vi của bạn. Với một kế hoạch, bạn ít tiêu phí thời gian vào việc quyết định phải làm gì tiếp theo. Kế hoạch còn giúp bạn tập trung vào những việc bạn đang làm, ít bị xao lãng và làm việc hiệu quả hơn. 2.1.2 Hiểu cách mình sử dụng thời gian Để luyện tập quản lý thời gian, bước đầu tiên là hiểu cách bạn sử dụng thời gian hiện tại như thế nào. Điều này cần các bước sau: Phân loại các hoạt động chính. Khi bạn bắt đầu theo dõi thời gian, bạn có thể nhận ra rằng bạn bỏ hầu hết thời gian vào một số tương đối ít hoạt động. Điều này là bình thường. Để đạt được cái gì đó, chúng ta phải tập trung vào một ít việc quan trọng nhất. Nếu bạn chia nhỏ thời gian vào quá nhiều loại thì bạn sẽ khó khăn để làm cho dữ liệu có ý nghĩa. Nếu sau này bạn cần chi tiết hơn, hãy chia các loại tổng quát thành các loại con. 10
23. Hãy ghi lại thời gian sử dụng cho mỗi hoạt động chính. Điều này cần nhiều kỷ luật cá nhân để ghi lại thời gian một cách nhất quán. Để ghi lại chính xác, hãy ghi lại thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi loại công việc chính. Ghi lại thời gian theo một phương pháp chuẩn. Chuẩn hóa bản ghi thời gian là cần thiết vì khối lượng số liệu thời gian sẽ tăng lên nhanh chóng. Nếu bạn không quản lý dữ liệu đúng đắn, bạn sẽ không tập hợp dữ liệu lại được. Giữ số liệu thời gian ở một nơi thuận tiện để dễ dàng cho bạn trong việc ghi chép. 2.2 Theo dõi thời gian 2.2.1 Tại sao phải theo dõi thời gian? Phương pháp cải tiến chất lượng công việc của bạn bắt đầu bằng cách biết được hiện tại bạn đang làm gì. Điều này có nghĩa là bạn phải biết các công việc bạn làm, bạn làm chúng như thế nào và các kết quả bạn đạt được. Bước đầu tiên trong quy trình này là định nghĩa ra các công việc và tìm ra thời gian bạn sử dụng cho mỗi công việc là bao nhiêu. Để làm điều này, bạn phải đo thời gian thật. Phần này mô tả cách đo thời gian và đưa ra một biểu mẫu giúp bạn làm điều này. 2.2.2 Ghi lại số liệu thời gian Khi ghi chép thời gian, nhớ rằng mục tiêu là thu được dữ liệu về việc bạn thật sự làm việc như thế nào. Cách thức và thủ tục được sử dụng để thu thập dữ liệu thì không quan trọng, miễn là dữ liệu chính xác và đầy đủ. Bản thân tác giả Humphrey đã sử dụng phương pháp mô tả trong chương này và đã dạy nó trong nhiều khóa học cho nhiều sinh viên cũng như cho nhiều kỹ sư đang làm việc, và họ đã đạt được những thành công đáng kể. Sau khi họ vượt qua sức ì tự nhiên của bản thân để sử dụng các biểu mẫu và các thủ tục, hầu hết các kỹ sư nhận thấy rằng các phương pháp này vừa đơn giản vừa tiện lợi. Có lẽ bạn cũng sẽ như vậy. Khi bạn làm việc với tài liệu này, hãy sử dụng các phương pháp được mô tả để ghi chép lại thời gian. Có thể bạn tự hỏi: “Tại sao tôi nên dùng biểu mẫu này mà không tự thiết kế biểu mẫu của chính mình?” Câu trả lời là: - Không có kinh nghiệm thu thập dữ liệu từ trước, để nghĩ ra biểu mẫu và thủ tục cá nhân khả thi sẽ khó khăn. - Sau khi hoàn thành khóa học này, bạn sẽ có kiến thức và kinh nghiệm để sửa đổi các biểu mẫu và thủ tục cho phù hợp với bạn. 11
24. 2.2.3 Đơn vị đo thời gian của bạn Theo lệ thường khi người ta nói về công việc của mình, họ thường sử dụng đơn vị đo là giờ. Điều này cho thấy không có ích lắm vì bạn hiếm khi làm việc gì liên tục trong 1 giờ. Hơn nữa. đo công việc bằng đơn vị giờ sẽ không cung cấp chi tiết cần thiết cho kế hoạch và quản lý công việc sau này. Theo dõi thời gian bằng phút sẽ dễ hơn nhiều. Ví dụ, hãy nghĩ xem bản ghi chép thời gian ra sao nếu bạn sử dụng các phần nhỏ của giờ. Các mục nhập vào sẽ có những số như là 0,38 hay 1,27 giờ, những lượng nhỏ li ti này vừa khó khăn để tính toán và vừa khó hiểu. Thay vì là 0,38 giờ thì 23 phút sẽ dễ hiểu và dễ ghi chép hơn. Một khi bạn đã quyết định theo dõi thời gian thì theo dõi bằng phút cũng chẳng khó khăn gì hơn bằng giờ cả. 2.2.4 Sử dụng bản ghi chép thời gian (Time Recording Log) Dưới đây là biểu mẫu sử dụng để ghi chép thời gian, các hướng dẫn để ghi chép chúng và ví dụ: Sinh viên Ngày Người hướng dẫn Lớp Ngày Bắt đầu Kết Thời Thời gian Hoạt động Ghi chú C U thúc gian gián Delta đoạn Bảng 2.2.1 Bản ghi ghi chép thời gian 12
25. Tổng quát Ghi lại thời gian bằng phút, càng chính xác càng tốt. Đầu trang Ghi vào: - Tên bạn và ngày hiện tại. - Tên người hướng dẫn và tên hoặc số của khóa học. Ngày Ghi ngày khi một mục được thêm vào Ví dụ 14/9/96 Bắt đầu Nhập thời gian khi bạn bắt đầu một công việc. Ví dụ 9g15 Kết thúc Nhập thời gian khi bạn kết thúc công việc đó. Ví dụ 11g59 Thời gian gián Ghi lại bất cứ thời gian gián đoạn nào không được dùng cho công việc và đoạn lý do gián đoạn. Nếu bạn có một vài gián đoạn thì nhập vào tổng thời gian của chúng. Ví dụ 5+3+22, nghỉ giải lao, điện thoại, tán gẫu Thời gian Delta Nhập vào thời gian trôi chảy bạn trải qua cho công việc, trừ đi thời gian gián đoạn. Ví dụ Từ 9g15 đến 11g59, trừ đi 30 phút hay là bằng 134 phút Hoạt động Nhập vào tên hoặc sự định rõ khác của công việc hoặc hoạt động đang được làm. Ví dụ Xem lại Lời chú giải Điền vào bất cứ lời chú giải thích đáng nào mà sau này có thể sẽ nhắc cho bạn nhớ về bất cứ tình huống đáng chú ý nào liên quan đến hoạt động này. Ví dụ Chuẩn bị cho vấn đáp C (đã hoàn tất) Khi một công việc được hoàn tất, đánh dấu vào ô này. Vào 7g45 ngày 9/9, bạn hoàn tất việc đọc 1 hay nhiều hơn 1 chương tài Ví dụ liệu, hãy đánh dấu vào ô này. U (đơn vị) Điền số đơn vị của công việc bạn hoàn tất. Ví dụ Từ 6g25 đến 7g45 ngày 9/9 bạn đọc 2 chương tài liệu, vậy điền 2 vào. Quan trọng Ghi lại tất cả thời gian của bạn cho khóa học này. Nếu bạn quên ghi chép lại một thời gian, lập tức điền vào ước lượng tốt nhất của bạn. Nếu bạn để quên bản ghi chép thời gian, ghi chú lại các thời gian và sao chép chúng lại trong bản ghi chép của bạn ngay khi có thể. Bảng 2.2.2 Các hướng dẫn bản ghi ghi chép thời gian 13
26. Sinh viên Sinh viên Y Ngày 9/9/96 Người hướng dẫn Thầy Z Lớp CS1 Thời Bắt Kết Thời gian Ngày gian Hoạt động Lời chú giải C đầu thúc gián đoạn Delta 9/9 9:00 9:50 50 Lớp học Bài giảng 12:40 1:18 38 Chương trình Bài tập 1 2:45 3:53 10 58 Chương trình Bài tập 1 6:25 7:45 80 Tài liệu Đọc sách – Ch 1&2 X Bài tập 1, nghỉ giải lao, 10/9 11:06 12:19 6+5 62 Chương trình tán gẫu X 11/9 9:00 9:50 50 Lớp học Bài giảng Bài tập 2, nghỉ giải lao, 1:15 2:35 3+8 69 Chương trình điện thoại X Tài liệu Ch3, tán gẫu với 4:18 5:11 25 28 Tài liệu Mary X 12/9 6:42 9:04 10+6+2 114 Chương trình Bài tập 3 X 13/9 9:00 9:50 50 Lớp học Bài giảng 12:38 1:16 38 Tài liệu Tài liệu Ch4 Chuẩn bị kiểm tra vấn đáp, nghỉ giải lao, điện 14/9 9:15 11:59 5+3+22 134 Xem lại thoại, tán gẫu Bảng 2.2.3 Ví dụ bản ghi ghi chép thời gian 2.2.5 Quản lý các gián đoạn Một vấn đề phổ biến trong theo dõi thời gian là các gián đoạn. Chúng ta thường xuyên bị gián đoạn bởi các cú điện thoại, tán gẫu, thỉnh thoảng bị làm phiền hoặc nhu cầu muốn nghỉ giải lao. Cách quản lý các gián đoạn bằng bản ghi chép thời gian là ghi chú chúng trong cột thời gian gián đoạn. Sinh viên Y không chỉ ghi chú những thời gian này trong bản ghi chép thời gian mà còn mô tả ngắn gọn các gián đoạn trong cột lời chú giải. Một mẹo nhỏ có ích ở đây là sử dụng đồng hồ bấm giờ cho việc theo dõi các gián đoạn. Khi bị gián đoạn thì bắt đầu bấm giờ, và khi trở lại với công việc thì bấm giờ để ngừng. Điều này thuận tiện hơn ghi lại thời gian bắt đầu lúc bị gián đoạn và cũng chính xác hơn là đoán. 14
27. Bởi vì thời gian gián đoạn không phải là thời gian có ích cho công việc, bạn phải theo dõi các gián đoạn này. Nếu lượng thời gian này cố định, cách bạn quản lý nó không khác nhau nhiều lắm. Tuy nhiên, thời gian gián đoạn lại rất hay thay đổi. Nếu bạn không dự liệu được nó, bạn sẽ phải thêm một con số ngẫu nhiên vào tất cả các dữ liệu thời gian. Điều này sẽ rất khó khăn cho sử dụng những dữ liệu này để lập kế hoạch và quản lý thời gian. Số liệu bản ghi chép thời gian có thể được dùng để biết được công việc của bạn thường xuyên bị gián đoạn như thế nào. Gián đoạn không chỉ là thời gian lãng phí mà chúng còn phá vỡ dòng suy nghĩ của bạn, dẫn đến việc không hiệu quả và sai sót. Biết được bạn bị gián đoạn nhiều hay ít có thể sẽ giúp cải tiến chất lượng và hiệu quả công việc của bạn. Một số kỹ sư nói rằng học cách để kiểm soát số lần và khoảng thời gian gián đoạn là một trong các lợi ích quan trọng nhất của họ khi theo dõi thời gian. 2.2.6 Theo dõi các công việc đã hoàn tất Để theo dõi việc bạn sử dụng thời gian như thế nào, bạn cũng cần phải theo dõi các kết quả đạt được. Ví dụ, khi phát triển chương trình, đọc sách hay viết báo cáo, bạn cần phải biết bao nhiêu công việc đã hoàn tất. Sau đó bạn có thể tính được năng suất làm việc như là cần bao nhiêu thời gian để đọc một chương tài liệu hay viết một chương trình. Với kiến thức này, bạn sẽ lập được kế hoạch tốt hơn cho công việc tương lai. Cột C và U bên phải của bản ghi chép thời gian là viết tắt của Completed (đã hoàn tất) và Units (Đơn vị). Những cột này sẽ giúp cho việc xác định nhanh chóng thời gian đã bỏ ra cho các công việc khác nhau và công việc nào đã hoàn thành. Ở đây, đơn vị là đơn vị công việc. Khi bạn đọc xong một chương, bạn đã hoàn thành một đơn vị công việc. Một chương trình đã hoàn tất là một đơn vị khác của công việc. Trong các phần sau sẽ thảo luận chi tiết hơn về các độ đo đơn vị công việc. Để bản ghi chép thời gian được chính xác, quan trọng là phải điền vào cột C và U mỗi khi bạn hoàn tất một công việc mà có kết quả có thể đo được. Nếu bạn quên làm điều này, bạn có thể luôn luôn tìm thấy thông tin, nhưng sẽ dễ dàng hơn nhiều khi điền nó vào thời gian bạn hoàn tất công việc. 2.2.7 Gợi ý về việc ghi chép thời gian Khái niệm theo dõi thời gian thì đơn giản. Tuy nhiên một vài gợi ý có thể giúp bạn thực hiện một cách nhất quán và chính xác: 15
28. - Đôi khi thỉnh thoảng bạn quên ghi lại thời gian bắt đầu, kết thúc hay khoảng thời gian gián đoạn, hãy ước lượng ngay khi bạn nhớ đến. Điều này sẽ không chính xác bằng việc bạn ghi lại thời gian chính xác nhưng đây là điều tốt nhất bạn có thể làm. Thông thường nó sẽ gần giống với thời gian thực tế. - Bạn có thể sử dụng đồng hồ bấm giờ để theo dõi các gián đoạn. Điều này dường như chính xác quá mức, nhưng như vậy sẽ dễ hơn việc ghi lại thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi gián đoạn. - Tổng kết thời gian của bạn nhanh chóng. Bạn sẽ sử dụng một bản ghi chép hoạt động hàng tuần để tổng kết thời gian hàng tuần trong khóa học này. Làm như thế nào và tại sao phải làm như vậy sẽ được thảo luận các phần kế tiếp. Một cách tiếp cận khác là ghi chép lại số liệu thời gian lên máy vi tính. Tôi đã thử làm điều này và thấy nó tốn thời gian hơn và ít thoải mái hơn là ghi chú trên giấy. Các hệ thống máy tính là lý tưởng cho mục đích này, nhưng cần đến ứng dụng hỗ trợ thích hợp. 2.3 Lập kế hoạch sản phẩm và kế hoạch giai đoạn Phần này mô tả việc lập kế hoạch sản phẩm và kế hoạch giai đoạn, chỉ ra mối liên hệ giữa chúng với công việc cá nhân của bạn. Bạn sẽ học cách để hoàn tất bản tóm tắt hoạt động hàng tuần từ số liệu bản ghi chép thời gian bạn đã ghi lại từ trước đến giờ. 2.3.1 Các kế hoạch sản phẩm và giai đoạn Có 2 loại kế hoạch: Loại đầu tiên dựa trên một giai đoạn thời gian nào đó, ví dụ như một ngày, một tuần, một tháng, một năm. Kế hoạch giai đoạn thể hiện cách bạn sử dụng thời gian trong giai đoạn đó. Loại thứ hai của kế hoạch là dựa trên hoạt động như viết một chương trình hay một báo cáo. Các kết quả có thể hữu hình như là các chương trình hay báo cáo, hay vô hình như kiến thức nhận được từ việc đọc tài liệu hay dịch vụ bạn cung cấp khi làm việc trong văn phòng. Để thấy được sự khác nhau giữa lập kế hoạch sản phẩm và lập kế hoạch giai đoạn, hãy xem xét việc đọc quyển sách này. Để lập kế hoạch công việc, đầu tiên bạn ước lượng thời gian cho toàn bộ công việc. Ví dụ, bạn có thể cho rằng cần 20 giờ để đọc 20 chương trong toàn bộ sách. Đối với kế hoạch sản phẩm, khi đó bạn nên lên lịch thời gian để đọc, ví dụ một giờ một tuần. Kế hoạch sản phẩm cho công việc này khi đó có mục tiêu là đọc các chương sách trong 20 giờ. Kế hoạch giai đoạn sẽ là cách bạn phân phối thời gian đọc liên tục một giờ hàng tuần. 16
29. Đối với bạn, các kế hoạch sản phẩm và kế hoạch giai đoạn đều quan trọng vì công việc của bạn là dựa trên sản phẩm và cuộc sống của bạn sẽ ở trong các giai đoạn. Bạn không thể lập kế hoạch hoàn chỉnh cho một kế hoạch này mà không lập kế hoạch cho cái kia. Phần tiếp theo tập trung vào việc lập kế hoạch giai đoạn và sau đó là tập trung cho lập kế hoạch sản phẩm. 2.3.2 Bản tổng kết hoạt động hàng tuần Để lập kế hoạch giai đoạn, điều quan trọng là hiểu được cách bạn dùng thời gian như thế nào. Bước đầu tiên là theo dõi thời gian sử dụng bản ghi chép thời gian. Sau khi tập hợp số liệu thời gian của 1 hay 2 tuần, bạn sẽ bắt đầu xem bạn đã sử dụng thời gian như thế nào. Bạn cần phải tổng kết số liệu trong một biểu mẫu hữu ích hơn vì các bản ghi thời gian quá chi tiết cho việc lập kế hoạch. Bản tổng kết hoạt động hàng tuần thể hiện trong bảng sau, định dạng cho dữ liệu thời gian, vì vậy chúng thuận tiện hơn cho việc lập kế hoạch giai đoạn. Tên Ngày 1 Công việc Tổng cộng 2 Ngày 3 Chủ nhật 4 Thứ 2 5 Thứ 3 6 Thứ 4 7 Thứ 5 8 Thứ 6 9 Thứ 7 10 Tổng cộng 11 Thời gian và tốc độ giai đoạn Số tuần (số trước +1 ) 12 Thời gian của tuần trước 13 Tổng cộng 14 Trung bình 15 Max 16 Min 17 Thời gian của tuần hiện tại 18 Tổng cộng 19 Trung bình 20 Max 21 Min Bảng 2.3.1 Bảng tổng kết hoạt động hàng tuần 17
30. Dòng 1 đến dòng 10 của bản tổng kết cung cấp một hồ sơ về thời gian bạn bỏ ra cho mỗi hoạt động chính trong mỗi ngày của tuần trước đó. Phía dưới, từ dòng 13 đến 16 là thời gian trung bình, tối đa và tối thiểu bạn bỏ ra cho mỗi loại công việc suốt những tuần gần đây của học kỳ. Dòng 18 đến 21 chỉ ra thời gian tổng cộng, trung bình, tối đa, tối thiểu bạn bỏ ra mỗi loại công việc cho toàn bộ học kỳ đến nay, bao gồm tuần gần đây nhất. Từ ví dụ bản ghi ghi chép thời gian ở bảng 2.2.3, chúng ta có bản tổng kết hoạt động hàng tuần như sau: Tên Sinh viên Y Ngày 16/9/96 Lớp Viết Chuẩn Đọc Tổng 1 Công việc học chương bị vấn tài cộng trình đáp liệu 2 Ngày 3 Chủ nhật 8/9 4 Thứ 2 50 96 80 226 5 Thứ 3 62 62 6 Thứ 4 50 69 28 147 7 Thứ 5 114 114 8 Thứ 6 50 38 88 9 Thứ 7 134 134 10 Tổng cộng 150 341 134 146 771 11 Thời gian và tốc độ giai đoạn Số tuần (số trước +1 ) 1 12 Thời gian của tuần trước 13 Tổng cộng 14 Trung bình 15 Max 16 Min 17 Thời gian của tuần hiện tại 18 Tổng cộng 150 341 134 146 771 19 Trung bình 150 341 134 146 771 20 Max 150 341 134 146 771 21 Min 150 341 134 146 771 Bảng 2.3.2 Ví dụ bản tổng kết hoạt động hàng tuần Khi bạn muốn lập kế hoạch cho tuần kế tiếp, hãy bắt đầu với bảng tổng kết hoạt động hàng tuần gần nhất. Dựa vào thời gian trước đó bỏ ra cho mỗi công việc, bạn có thể phán đoán thời gian bạn bỏ ra cho những công việc này trong tuần tới là bao nhiêu. Cách đơn giản nhất để lập kế hoạch là giả thiết rằng trong tương lai bạn sẽ sử dụng một lượng thời gian trung bình tương tự như trong quá khứ. Một cách tiếp cận phức tạp hơn là xem xét xem công việc định hoàn thành trong tuần tới và đoán xem nó sẽ rơi vào thời gian nào 18
31. của khoảng giữa thời gian tối đa và tối thiểu của tuần trước. Điều này thường cho một kế hoạch chính xác hơn. Các phần sau mô tả cách để hoàn tất bản tổng kết hoạt động hàng tuần. 2.3.3 Tính toán khoảng thời gian và tốc độ Một bảng tổng kết đơn giản thời gian hàng tuần của bạn có lẽ sẽ đủ nếu bạn chỉ phải bận tâm về 1 tuần, nhưng thật ra bạn quan tâm đến thời gian trung bình, tối đa và tối thiểu của các công việc này qua một học kỳ hoặc thậm chí là 1 năm. Để thấy được cách thu thập các dữ liệu này, chúng ta tiếp tục hoàn tất bản tổng kết hoạt động hàng tuần trong bảng 2.3.3. Việc này sử dụng bản tổng kết hoạt động hàng tuần của sinh viên Y trong tuần 1 (bảng 2.3.2) và bản ghi thời gian của tuần thứ 2 (không được biểu diễn ở đây). Sử dụng những dữ liệu này, phần tốc độ và khoảng thời gian trong bảng 2.3.3 được hoàn tất như sau: Tên Sinh viên Y Ngày 23/9/96 Lớp Viết Chuẩn Đọc Tổng 1 Công việc học chương bị vấn tài Khác cộng trình đáp liệu 2 Ngày 3 Chủ nhật 15/9 4 Thứ 2 50 93 80 223 5 Thứ 3 95 95 6 Thứ 4 50 71 121 7 Thứ 5 77 77 8 Thứ 6 50 74 40 164 9 Thứ 7 33 33 10 Tổng cộng 150 339 224 713 Số tuần (số 11 Thời gian và tốc độ giai đoạn trước +1 ) 2 12 Thời gian của tuần trước 13 Tổng cộng 150 341 134 146 771 14 Trung bình 150 341 134 146 771 15 Max 150 341134 146 771 16 Min 150 341134 146 771 17 Thời gian của tuần hiện tại 18 Tổng cộng 300 680 134 370 1484 19 Trung bình 150 340 67 185 742 20 Max 150 341134 224 771 21 Min 150 339134 146 713 Bảng 2.3.3 Tốc độ và thời gian giai đoạn, tuần 2 Các lời chỉ dẫn để hoàn tất bản tổng kết hoạt động hàng tuần được liệt kê trong bảng sau: 19
32. Mục đích Biểu mẫu này dành cho việc theo dõi và phân tích thời gian sử dụng. Những số liệu này được tổng kết từ bản ghi ghi chép thời gian. Tổng quát Tổng kết lại dữ liệu này từ bản ghi ghi chép thời gian vào cuối mỗi tuần. Nếu loại công việc không thích hợp, hãy thay đổi nó. Đầu trang Nhập vào: - Tên bạn. - Ngày hiện tại. Công việc Nhập tên các công việc chính mà bạn đã dùng thời gian vào đó cho khóa học này. Ví dụ Lớp học, viết chương trình, chuẩn bị vấn đáp, đọc tài liệu, v.v Ngày Cạnh chủ nhật, nhập vào ngày tháng Ví dụ 8/9 Các cột Cho mỗi ngày trong tuần, tìm tổng thời gian trải qua cho mỗi loại công việc từ bản ghi ghi chép thời gian. Nhập vào con số này vào cột thích hợp cho ngày đó. Ví dụ Với thứ 2, 9/9, thời gian viết chương trình trên bản ghi ghi chép thời gian là 38 và 58 phút. Nhập tổng cộng, hay 98 phút dưới cột viết chương trình ở dòng 4 cho thứ 2 ngày 9/9. Tổng trong tuần Tổng các con số cho mỗi công việc cho toàn bộ tuần và nhập chúng vào (dòng 10) dòng 10 Ví dụ 96 + 62 + 69 + 114 = 341 cho dòng 10 dưới cột viết chương trình Các tổng Với mỗi dòng, tính tổng thời gian công việc để lấy được tổng hàng ngày trong cột phải nhất. Nếu bạn sử dụng một vài biểu mẫu, đặt số tổng cộng cho tất cả các cột từ tất cả các biểu mẫu trong cột phải nhất của biểu mẫu đầu tiên. Ví dụ Tổng là 50 + 96 + 80 = 226 cho thứ 2 ngày 9/9. Kiểm tra lần đầu Tính tổng các số tổng cộng để biết được tổng thời gian trôi qua trong tuần và nhập nó vào cột và dòng tổng cộng cho tuần đó. Ví dụ 226 + 62 + 147 + 114 + 88 + 134 = 771 là số tổng cộng cho tuần. 150 + 341 + 134 + 146 = 771 cho tổng các công việc ở dòng 10. Bởi vì Kiểm tra lần cuối con số này bằng với số tổng cộng của cột bên phải nên không có sai sót. Số tuần (dòng Đây là số tuần trong dữ liệu bản tổng kết. 11) Thời gian đến Với dòng 13-16, sao chép lại theo từng cột dữ liệu từ dòng 18-21 của bản ngày (dòng 13- tổng kết tuần trước. 16) Bao gồm dòng các số tổng cộng, trung bình, giá trị lớn nhất, giá trị nhỏ nhất cho mỗi cột, bao gồm cột tổng cộng. Tổng cộng thời Để tính giá trị cho dòng 18, cộng các số trong dòng 10 và 13. 20
33. gian hiện tại Thực hiện với mọi cột của bảng này. (dòng 18) Ví dụ Trong bảng 2.3.3, giá trị cột viết chương trình cho dòng 18 được tính: 339 +341 = 680. Trung bình thời Giá trị trung bình được tính bằng cách chia mục nhập dòng 18 trong mỗi gian hiện tại cột cho số tuần ở dòng 11. (dòng 19) Ví dụ Trong bảng 2.3.3, mục nhập cho trung bình viết chương trình là 680/2 = 340 Thời gian hiện tại Giá trị dòng 20 được lấy bằng cách so sánh dòng 15 và dòng 10. lớn nhất (dòng Nhập số lớn hơn giữa 2 số. 20) Làm tương tự cho mọi cột, bao gồm cả cột tổng số. Ví dụ Với viết chương trình trong bảng 2.3.3, GTLN là 341 và giá trị cho tuần này là 339 vì vậy GTLN mới vẫn là 341. Ví dụ khác Với công việc đọc tài liệu trong bảng 2.3.3, GTLN là 146 và giá trị của tuần này là 224 vì vậy GTLN mới là 224. Thời gian hiện tại Giá trị dòng 21 được lấy bằng cách so sánh dòng 16 và 10, lấy số nhỏ nhỏ nhất (dòng hơn khác 0. 21) Làm tương tự như vậy cho mỗi cột, bao gồm cột tổng số. Ví dụ Với cột viết chương trình trong bảng 2.3.3, GTNN là 341 và giá trị dòng 10 là 339 do đó GTNN mới là 339. Ví dụ khác Với cột đọc tài liệu trong bảng 2.3.3, GTNN là 146 và giá trị của dòng 10 là 224 vì vậy GTNN mới vẫn là 146. Ví dụ khác nữa Với cột vấn đáp trong bảng 2.3.3, GTNN là 134 và giá trị của dòng 10 là 0, vì vậy GTNN mới vẫn là 134. Bảng 2.3.4 Các chỉ dẫn tổng kết hoạt động hàng tuần 2.3.4 Sử dụng bản tổng kết hoạt động hàng tuần Bằng cách hoàn tất biểu mẫu này mỗi tuần, bạn sẽ có một bản đối chiếu về thời gian trung bình, lớn nhất, nhỏ nhất bạn đã trải qua trong mỗi hoạt động hàng tuần. Biểu mẫu này có thể hơi phức tạp một chút lúc đầu, nhưng sau một vài luyện tập nhỏ nó sẽ trở nên dễ làm và không rắc rối nữa. Khi đó bạn sẽ thấy đây là cách đơn giản để tổ chức và giữ lại một lượng lớn dữ liệu thời gian. Nếu bạn sử dụng trang bảng tính để làm những tính toán này, nó sẽ càng dễ hơn nữa. Dữ liệu trong bảng tổng kết hoạt động hàng tuần sẽ giúp bạn biết được bạn sử dụng thời gian vào đâu. Ví dụ với thông tin này, bạn có thể đoán được một công việc lớn sẽ chiếm gần như hầu hết thời gian lớn nhất và công việc đơn giản gần với thời gian nhỏ nhất. 21
34. Khi đó bạn có thể sử dụng những dữ liệu này để lập kế hoạch cho các tuần tiếp theo. Cách lập kế hoạch sẽ được đề cập trong những chương tiếp theo. Ban đầu bạn học được rất nhiều từ bản tổng kết hoạt động hàng tuần, tuy nhiên sau một vài tuần bạn sẽ thu được ít thông tin mới. Khi bạn đạt đến điểm này, hãy chuẩn bị một bản tổng kết hoạt động hàng tuần 1 lần/tháng hoặc hơn để kiểm tra việc phân phối thời gian hiện tại có thích hợp. Hơn nữa, một khi bạn bắt đầu tập hợp dữ liệu đề án ở các phần sau, bạn sẽ biết bạn dùng bao nhiêu thời gian vào đề án và có thể tổng kết dễ dàng những dữ liệu này khi bạn cần. 2.4 Lập kế hoạch sản phẩm Phần này mô tả cách sử dụng dữ liệu bản ghi thời gian như thế nào để lập kế hoạch sản phẩm. Một biểu mẫu mới, bản ghi số công việc, được giới thiệu để giúp bạn theo dõi dữ liệu cũ và đưa ra một ví dụ chỉ cho bạn cách hoàn tất biểu mẫu. 2.4.1 Nhu cầu về các kế hoạch sản phẩm Một vài năm trước đây khi làm việc tại IBM, tác giả Humphrey chịu trách nhiệm trong một ban phát triển phần mềm lớn với nhiều đề án. Hầu hết các đề án bị trễ nghiêm trọng và ban quản lý rất lo lắng. Công việc của ông là giải quyết tình trạng lộn xộn đó. Điều đầu tiên ông làm là xem lại các đề án chủ yếu. Thật sự ngạc nhiên, không có đề án nào có kế hoạch được báo cáo bằng tài liệu. Ngay lập tức ông đề nghị các kỹ sư lập kế hoạch sản phẩm cho tất cả các đề án của họ. Họ mất một vài tháng để làm điều đó do chưa từng chuẩn bị cho các kế hoạch đúng đắn trước đây. Họ thậm chí phải mở một lớp đặc biệt về cách lập kế hoạch đề án. Tuy nhiên, sau khi lập kế hoạch, họ đã có thể thiết lập được lịch biểu cho công việc của mình. Việc lập kế hoạch có hiệu quả mạnh mẽ. Nhóm phát triển này trước đây chưa bao giờ bàn giao sản phẩm đúng thời hạn. Tuy nhiên, bắt đầu với các kế hoạch mới, họ đã không trễ 1 ngày trong vòng 2 năm rưỡi. Kể từ đó, họ lập kế hoạch cho công việc của mình. Lập kế hoạch là một phần quan trọng trong nghề kỹ sư phần mềm, và để trở thành một kỹ sư hiệu quả, bạn cần phải biết cách lập kế hoạch. Bí quyết là việc tập luyện, vì vậy để luyện tập ngay, hãy bắt đầu lập kế hoạch từ bây giờ và tiếp tục như vậy cho tất cả các đề án tương lai. 22
35. 2.4.2 Tại sao các kế hoạch sản phẩm lại có ích Bạn nên phát triển các kế hoạch sản phẩm cho tất cả đề án hay công việc chính của bạn: viết một chương trình, đọc một tài liệu hay chuẩn bị một báo cáo. Kế hoạch sản phẩm sẽ giúp bạn đoán được công việc sẽ chiếm bao nhiêu thời gian và khi nào bạn sẽ hoàn tất. Các kế hoạch cũng giúp bạn theo dõi tiến trình khi đang làm việc. Khi các kỹ sư làm việc trong 1 nhóm phát triển, họ cần phải lập kế hoạch cho công việc cá nhân của mình. Lập kế hoạch cung cấp một cơ sở chắc chắn để cam kết ngày hoàn tất, và nó cho phép kỹ sư phối hợp công việc trên các sản phẩm chung. Các kế hoạch công việc cá nhân cho phép họ định ngày cho nhau cho các công việc phụ thuộc và đạt được các sự giao phó này một cách nhất quán. Các ngành nghề dùng các kế hoạch sản phẩm cho cùng một lý do: để lập kế hoạch và quản lý công việc. Một kế hoạch được lập tốt bao gồm ước lượng chi phí đề án. Cần thiết phải ước lượng để tiến triển các hợp đồng vì khách hàng thường muốn biết trước giá cả. Ước lượng cũng cần thiết khi phát triển sản phẩm. Chi phí đề án là phần chủ yếu của giá cả sản phẩm và phải đủ thấp để cạnh tranh trên thị trường. Các kỹ sư cũng sử dụng các kế hoạch sản phẩm để biết được tình trạng đề án. Với các kế hoạch chính xác và chi tiết hợp lý họ có thể đoán được đề án đang ở đâu trong kế hoạch. Họ có thể biết được đề án bị trễ và cần giúp đỡ hay cần phải hoãn kế hoạch làm việc. Thậm chí họ có thể đi trước lịch biểu và có thể giúp cho những người cùng nhóm bàn giao sớm. Khi kỹ sư lập kế hoạch, họ tổ chức thời gian tốt hơn và tránh sự khủng hoảng vào phút cuối. Khi đó họ ít gây ra sai sót và thường làm ra những sản phẩm tốt hơn. Do việc lập kế hoạch quan trọng như vậy nên bạn cần biết cách lập kế hoạch chính xác. Bạn cũng cần biết cách so sánh những kế hoạch này với kết quả thực sự để học cách lập kế hoạch tốt hơn. 2.4.3 Một kế hoạch sản phẩm là gì? Một kế hoạch sản phẩm đúng đắn bao gồm 3 điều: - Quy mô và các đặc tính quan trọng của sản phẩm cần sản xuất. - Ước lượng về thời gian cần thiết cho công việc. - Dự kiến cho lịch làm việc. Sản phẩm có thể là một chương trình, một bản thiết kế chương trình hay là một kế hoạch kiểm thử. Vì vậy kế hoạch định ra sản phẩm cần sản xuất bao gồm các ước lượng về 23
36. quy mô sản phẩm, số giờ để thực hiện công việc và lịch biểu. Những sản phẩm phức tạp hơn đòi hỏi lập kế hoạch tinh vi hơn và nhiều loại thông tin như là ủy thác trách nhiệm, kế hoạch bố trí nhân sự, các đặc tả của sản phẩm hay qui trình, sự phụ thuộc vào các nhóm khác, các kiểm thử đặc biệt hay các điều khoản chất lượng. Tuy nhiên ở đây, chúng ta sẽ chỉ giải quyết 3 yếu tố kế hoạch cơ bản: ước lượng quy mô, số giờ dự kiến và lịch làm việc. 2.4.4 Cách lập kế hoạch sản phẩm trong tài liệu này Ta bắt đầu bằng cách lập kế hoạch cho các công việc nhỏ vì đó là cách tốt để học lập kế hoạch. Nếu bạn không thể lập kế hoạch cho một công việc nhỏ thì làm sao bạn có thể lập kế hoạch cho một đề án lớn? Các kỹ sư làm thuê thực hiện nhiều công việc nhỏ là các phần của mỗi công việc lớn. Vì vậy, nếu bạn lập kế hoạch cho mỗi công việc nhỏ này, bạn sẽ có nhiều cơ hội hơn để phát triển kỹ năng lập kế hoạch của mình. Đối với các công việc lớn hơn, bạn có thể kết hợp những kế hoạch nhỏ này thành một kế hoạch lớn cho toàn bộ công việc. Đây là cách hiệu quả nhất để lập kế hoạch chính xác cho các công việc lớn. 2.4.5 Lập kế hoạch các công việc nhỏ Đưa ra một kế hoạch phù hợp với độ lớn và độ phức tạp của công việc cần hoàn thành là quan trọng. Ví dụ, nếu đưa ra một kế hoạch tinh vi cho một công việc mà chỉ mất 1 hay 2 giờ để thực hiện thì sẽ chẳng có ý nghĩa gì. Ngược lại, một kế hoạch lớn lao hơn sẽ xác đáng đối với một công việc có thể chiếm đến vài tuần. Kế hoạch sản phẩm cơ bản nhất chỉ bao gồm ước lượng về thời gian cần để thực hiện một công việc. Khi bạn đã có thể ước lượng chính xác thời gian cho 1 công việc, tất cả các vấn đề về lập kế hoạch khác có thể nắm được khá dễ dàng. Bạn có thể đoán được những công việc tương tự sẽ chiếm bao nhiêu thời gian trong tương lai bằng cách tập hợp dữ liệu về khoảng thời gian mà các công việc khác nhau trong quá khứ chiếm. Cách tiếp cận này có thể áp dụng được vào hầu hết các công việc có liên quan đến sản phẩm nào kéo dài từ một vài giờ đến một vài ngày. Dữ liệu chủ yếu cần là những công việc tương tự trước đây chiếm bao nhiêu thời gian. Ví dụ, nếu bạn lập kế hoạch đọc một chương sách, sẽ rất hữu ích để biết mất bao nhiêu thời gian để đọc các chương trước đó. Với dữ liệu thời gian đọc trung bình, lớn nhất và nhỏ nhất, bạn có thể dự đoán tốt hơn thời gian đọc 1 chương mới. 24
37. 2.4.6 Bản ghi số công việc Tên: Ngày: Công Ngày Tiến Ước lượng Thực tế Đến ngày việc # trình Thời Đơn Thời Đơn Tốc Thời Đơn Tốc GTLN GTNN gian vị gian vị độ gian vị độ Mô tả Mô tả Mô tả Mô tả Mô tả Mô tả Mô tả Mô tả Mô tả Mô tả Mô tả Mô tả Mô tả Mô tả Mô tả Mô tả Mô tả Mô tả Mô tả Mô tả Bảng 2.4.1 Bản ghi số công việc 25
38. Tên: Ngày: Công Ngày Tiến Ước lượng Thực tế Đến ngày việc trình # Thời Đơn Thời Đơn Tốc Thời Đơn Tốc GTLN GTNN gian vị gian vị độ gian vị độ Chương 9/9 trình 100 1 158 1 158 158 1 158 158 158 1 Mô tả Viết chương trình 1 (phút / chương trình) 9/9 Tài liệu 50 2 80 2 40 80 2 40 40 40 2 Mô tả Đọc tài liệu chương 1 & 2 ( phút / chương) Chương 11/9 trình 158 1 69 1 69 227 2 113.5 158 69 3 Mô tả Viết chương trình 2 11/9 Tài liệu 40 1 28 1 28 108 3 36 40 28 4 Mô tả Đọc tài liệu chương 3 Chương 12/9 trình 114 1 114 1 114 341 3 113.7 128 69 5 Mô tả Viết chương trình 3 13/9 Tài liệu 60 1 118 1 118 226 4 56.5 118 28 6 Mô tả Đọc tài liệu chương 4 Chương 16/9 trình 114 1 93 1 93 434 4 108.5 158 69 7 Mô tả Viết chương trình 4 Chương 17/9 trình 109 1 95 1 95 529 5 105.8 158 69 8 Mô tả Viết chương trình 5 18/9 Tài liệu 57 1 71 1 71 297 5 59.4 118 28 9 Mô tả Đọc tài liệu chương 5 Chương 19/9 trình 106 1 151 1 151 680 6 113.3 158 69 10 Mô tả Viết chương trình 6 20/9 Tài liệu 59 1 40 1 40 337 6 26.2 118 28 11 Mô tả Đọc tài liệu chương 6 21/9 Tài liệu 56 1 12 Mô tả Đọc tài liệu chương 7 Mô tả Mô tả Mô tả Mô tả Mô tả Mô tả Bảng 2.4.2 Một ví dụ bản ghi số công việc 26
39. Student Sinh viên Y Ngày 9/9/96 Instructor Ông Z Lớp CS1 Thời Thời Bắt Kết gian gián gian Ngày đầu thúc đoạn Delta Công việc # Lời chú giải C U 9/9 9:00 9:50 50 Lớp học Bài giảng 12:40 1:18 38 1 Bài tập 1 2:45 3:53 10 58 1 Bài tập 1 6:25 7:45 80 2 Đọc sách – Ch 1&2 X 2 Bài tập 1, nghỉ giải lao, tán 10/9 11:06 12:19 6+5 62 1 gẫu X 1 11/9 9:00 9:50 50 Lớp học Bài giảng Bài tập 2, nghỉ giải lao, điện 1:15 2:35 3+8 69 3 thoại X 1 Tài liệu Ch3, tán gẫu với 4:18 5:11 25 28 4 Mary X 1 12/9 6:42 9:04 10+6+2 114 5 Bài tập 3 X 1 13/9 9:00 9:50 50 Lớp học Bài giảng 12:38 1:16 38 6 Tài liệu Ch4 Chuẩn bị kiểm tra vấn đáp, nghỉ giải lao, điện thoại, tán 14/9 9:15 11:59 5+3+22 134 Xem lại gẫu 16/9 9:00 9:50 50 Lớp học Bài giảng Bài tập 4, nghỉ giải lao, điện 2:10 4:06 4+19 93 7 thoại X 1 7:18 8:49 11 80 6 Đọc tài liệu – Ch4, tán gẫu X 1 Bài tập 5, nghỉ giải lao, điện 17/9 9:26 11:27 4+22 95 8 thoại X 1 18/9 9:00 9:50 50 Lớp học Bài giảng 4:21 5:43 11 71 9 Tài liệu Ch5, nghỉ X 1 19/9 6:51 9:21 51+16+6 77 10 Bài tập 6 20/9 9:00 9:50 50 Lớp học Bài giảng 12:33 1:18 5 40 11 Tài liệu Ch6, nghỉ X 1 1:24 2:38 74 10 Bài tập 6 X 1 21/9 11:18 11:51 33 12 Tài liệu Ch7 Bảng 2.4.3 Một ví dụ bản ghi thời gian 27
40. Tổng quát Khi bắt đầu đề án, ghi số công việc mới trong bản ghi này. Ấn định số thứ tự bắt đầu bằng 1. Đầu trang Ghi tên bạn vào. Ghi vào ngày mà trang bản ghi số công việc này được bắt đầu. Công việc # Ghi vào số thứ tự công việc bạn đã chọn. Ngày Ghi vào ngày bạn bắt đầu công việc. Tiến trình Nhập loại công việc. Ví dụ, với bài kỹ thuật sử dụng giấy để phát triển một chương trình, sử dụng Chương trình (Prog.), v.v . Thời gian ước Nhập tổng thời gian bằng phút cho công việc được ước lượng. lượng Sử dụng Tốc độ Đến Ngày, GTLN, GTNN như đã hướng dẫn. Nếu những tốc độ này có vẻ bất hợp lý, hãy sử dụng óc phán đoán của bạn. Đơn vị ước Nhập vào đơn vị ước lượng cho công việc đã hoàn tất. lượng Ví dụ, với việc phát triển một chương trình, ước lượng số dòng lệnh bạn nghĩ chương trình đã hoàn thành sẽ chiếm Thời gian thực tế Nhập vào tổng thời gian thực tế cuối cùng mà công việc chiếm. Đơn vị thực tế Nhập vào số thực tế cuối cùng của tổng đơn vị. Ví dụ, với một chương trình, bạn đếm số dòng lệnh trong chương trình đã hoàn thành. Tốc độ thực tế Nhập vào thời gian thực chia cho đơn vị thực tế. Thời gian Đến Tìm công việc loại này đã hoàn thành gần đây nhất. Ngày Cộng Thời gian Đến Ngày từ công việc đó với thời gian thực tế cho công việc gần đây nhất này. Nhập tổng này vào khoảng trống Thời gian Đến Ngày cho công việc mới. Đơn vị Đến Tìm công việc loại này đã hoàn thành gần đây nhất. Ngày Cộng Đơn vị Đến Ngày từ công việc đó với đơn vị thực tế cho công việc gần đây nhất này. Tốc độ Đến Chia Thời gian Đến Ngày cho Đơn vị Đến Ngày để ra được số phút/đơn vị Ngày cho tất cả các công việc đã hoàn thành đến ngày GTLN Nhập tốc độ lớn nhất cho tất cả các công việc đã hoàn thành của mỗi loại. GTNN Nhập tốc độ nhỏ cho tất cả các công việc đã hoàn thành của mỗi loại. Mô tả Nhập vào mô tả cho công việc được thực hiện. Phải đủ rõ ràng để nội dung của công việc có thể dễ dàng được nhận ra. Khi dữ liệu thời gian đầu tiên về một loại công việc được ghi lại, mô tả đơn vị của phép đo. Bảng 2.4.4 Các chỉ dẫn bản ghi số công việc Bản ghi số công việc được thiết kế để ghi lại dữ liệu thời gian thực tế và ước lượng. Lưu ý rằng bản ghi này là một tài liệu lập kế hoạch sản phẩm vì nó làm việc với dữ liệu sản 28
41. phẩm. Ngược lại bản ghi chép thời gian và bản tổng kết hoạt động hàng tuần bao gồm dữ liệu về các giai đoạn hàng tuần. Vì vậy chúng là các tài liệu về lập kế hoạch giai đoạn. Mục nhập trong bản ghi số công việc được hoàn tất trong bảng 2.4.2. Ví dụ này sử dụng dữ liệu từ bản ghi chép thời gian của sinh viên Y trong bảng 2.4.3. Các chỉ dẫn về bản ghi số công việc cũng được tóm tắt trong bảng 2.4.4. Chú ý rằng trong bản ghi, sinh viên Y theo dõi 2 hoạt động: lên lớp học và ôn thi. Cô cũng theo dõi 2 hoạt động gần giống dự án là viết chương trình và đọc các chương tài liệu. Các mục nhập trong bảng 2.4.2 được hoàn tất như sau: 1. Công việc # Khi lập kế hoạch một hoạt động, chỉ định 1 số thứ tự công việc, bắt đầu bằng 1. 2. Ngày Nhập ngày bạn bắt đầu thực hiện công việc. 3. Tiến trình Nhập vào loại công việc, như là đọc tài liệu, viết 1 chương trình hay chuẩn bị 1 báo cáo. 4. Thời gian Ước lượng Ước lượng thời gian mà công việc này sẽ chiếm và điền vào dưới Thời gian Ước lượng. Trong ước lượng này, khảo sát dữ liệu trong các đề án tương tự trước đây và sử dụng những dữ liệu này trong việc ước lượng. 5. Đơn vị Ước lượng Với đơn vị đơn của công việc, nhập vào 1 dưới Đơn vị Ước lượng. 6. Thời gian Thực tế Cuối công việc, nhập vào thời gian mà công việc chiếm. Với công việc số 10, thời gian này là 151 phút. 7. Đơn vị Thực tế Ngoài ra, khi thực hiện xong, ghi lại các đơn vị thực tế. Ở đây, sẽ là 1 cho mỗi công việc. 8. Tốc độ Thực tế Tốc độ Thực tế = Thời gian Thực tế / Đơn vị Thực tế. Với chương trình số 6 (công việc số 10), Tốc độ Thực tế là 151/1=151 phút / chương trình 9. Thời gian Đến Ngày Vào cuối công việc, tính toán và nhập vào Thời gian Đến Ngày cho tất cả các công việc đã xong đến ngày này của cùng một loại tiến trình. Ví dụ, với Thời gian Thực tế là 151 phút cho chương trình 6 và Thời gian Đến Ngày cho chương trình 1 đến 5 là 529 (xem công việc 8), Thời gian Đến Ngày cho chương trình 6 là 151 + 529 = 680 phút. 10. Đơn vị Đến Ngày Nhập Đơn vị Đến Ngày cho tất cả các công việc đã hoàn tất của mỗi loại. Ngoài ra, với chương trình 6, cộng Đơn vị Thực tế cho công việc này với Đơn vị Đến Ngày cho công việc gần nhất trước đó của loại này (công việc số 8): 5+1=6. 11. Tốc độ Đến Ngày Tốc độ Đến Ngày = Thời gian Đến Ngày / Đơn vị Đến Ngày, hay 680/6=113.3 phút/chương trình. Đây là thời gian trung bình bạn thực hiện công việc loại này. 12. Giá trị Đến Ngày Để tìm được tốc độ lớn nhất cho bất cứ công việc nào của loại Lớn nhất này cho đến nay, so sánh với Tốc độ Thực tế của công việc gần nhất với Giá trị Đến Ngày Lớn nhất của công việc trước đó của cùng loại và nhập vào số lớn hơn. Đối với chương 29
42. trình 6, Giá trị Đến Ngày Lớn của chương trình 5 (công việc 8) là 158 phút/đơn vị, lớn hơn Tốc độ Thực tế là 151 phút /đơn vị của chương trình 6, vì vậy nhập vào 158 cho Giá trị Đến Ngày Lớn Nhất của chương trình 6. 13. Giá trị Đến Ngày Giá trị Đến Ngày Nhỏ nhất là tốc độ nhỏ nhất cho bất cứ công Nhỏ nhất việc nào của loại này tính đến bây giờ. Tìm giá trị này bằng cách so sánh Tốc độ Thực tế của công việc hiện hành với Giá trị Đến Ngày Nhỏ nhất của công việc gần nhất trước đó của loại này và nhập vào số nhỏ hơn. Ví dụ, Tốc độ Thực tế là 151 phút/đơn vị lớn hơn 69 phút/đơn vị của Giá trị Tới Ngày Nhỏ nhất của chương trình 5 (công việc 8), vì vậy Giá trị Tới Ngày Nhỏ nhất của chương trình 6 vẫn là 69. Với những dữ liệu này, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm tốc độ trung bình cho bất cứ loại công việc nào cũng như là tốc độ lớn nhất, nhỏ nhất. Tiện lợi chủ yếu của Bản ghi số công việc là nó cung cấp một phương pháp súc tích để ghi lại và truy cập một lượng lớn dữ liệu đề án lịch sử. Vì vậy, bạn sẽ thấy đây là chìa khóa để ước lượng chính xác. Ước lượng chính xác là chìa khóa để lập kế hoạch tốt. 2.4.7 Một vài lời khuyên về cách sử dụng bản ghi số công việc Các luyện tập sau sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả bản ghi số công việc: Đối với các công việc đầu tiên của một loại đã cho, sinh viên Y không có dữ liệu trước đó để hướng dẫn cho ước lượng của mình. Vì vậy cô phải đoán. Việc đoán thời gian đầu tiên được chấp nhận cho đến khi bạn bắt đầu thu thập dữ liệu để không phải tiếp tục đoán nữa. Thông thường, trong việc ước lượng thời gian cho một công việc mới, bạn sẽ muốn sử dụng Tốc độ Đến Ngày cho công việc cùng loại trước đó gần nhất. Sinh viên Y thường cũng làm như vậy. Với công việc 6, sinh viên Y đã không sử dụng Tốc độ Đến Ngày là 36 phút/chương. Có lẽ cô nghĩ chương 4 sẽ chiếm nhiều thời gian hơn. Quan trọng là hãy nhớ rằng dữ liệu trong bản ghi số công việc là để giúp lập kế hoạch. Tuy nhiên, hãy nghĩ về các con số, và nếu bạn nghĩ một ước lượng lớn hơn hoặc nhỏ hơn sẽ chính xác hơn, hãy sử dụng óc phán đoán của bạn. Để nhanh chóng tìm ra tất cả các mục bản ghi chép thời gian cho một số công việc cho trước, thêm vào chỉ số công việc ở cột Hoạt động trong bản ghi chép thời gian, như trong bảng 2.4.3. Trên thực tế, bạn sẽ thấy tiện lợi hơn khi bỏ hết các loại hoạt động và chỉ tham chiếu đến hoạt động bằng mã số công việc của chúng. Sau khi bạn học cách sử dụng bản ghi số công việc, bạn sẽ thấy tiện lợi hơn khi sử dụng trang bảng tính để thực hiện các tính toán. 30
43. 2.4.8 Sử dụng dữ liệu tốc độ và thời gian sản phẩm Giả sử bạn có dữ liệu như trong bảng 2.4.2 và muốn lập kế hoạch thời gian cho tuần sau. Bạn có thể lập kế hoạch để viết hai chương trình và đọc 4 chương tài liệu. Bạn cũng có thể biết rằng một trong hai chương trình thì phức tạp hơn những chương trình bạn đã từng viết và những thứ khác thì dường như là ở mức trung bình. Để ước lượng thời gian viết hai chương trình này, hãy nhìn vào bảng 4.2.2 của công việc 10. Ở đây, thời gian trung bình để viết sáu chương trình đầu là 113,3 phút, hay ít hơn 2 giờ một chút. Thời gian lớn nhất là 158 phút, hay khoảng 2,5 giờ. Khi đó chương trình trung bình sẽ chiếm khoảng 2 giờ và công việc phức tạp hơn sẽ chiếm ít nhất 158 phút và có thể hơn. Để an toàn, bạn giả sử công việc phức tạp sẽ chiếm 3,5 giờ, hay 210 phút. Tổng cộng là 330 phút dành cho việc lập trình trong tuần tới. Với các chương tài liệu, bạn nghĩ rằng hai chương trung bình và hai chương kia sẽ chiếm ít thời gian hơn. Từ dữ liệu của công việc 11, thời gian trung bình để đọc các chương là 56,2 phút. Vì vậy, bạn giả sử rằng bạn có thể đọc hai chương trung bình trong khoảng 1 giờ. Tuy nhiên, các chương phức tạp hơn, chắc sẽ gần thời gian lớn nhất là 118 phút, hay khoảng 2 giờ. Tổng cộng bạn nghĩ là sẽ trải qua khoảng 5,5 giờ để viết chương trình và 6 giờ đọc tài liệu cho tuần tới. Với thông tin này, bạn có thể lập kế hoạch tốt hơn cho công việc. Bạn sẽ sớm thấy rằng thời gian cho các công việc nhỏ sẽ thay đổi nhiều xung quanh ước lượng của bạn. Đây là điều bình thường. Tuy nhiên, bí quyết ước lượng tốt là học cách ước lượng cân bằng. Một tập hợp cân bằng các ước lượng có nhiều ước lượng thấp cũng như cao. Trong ví dụ của bảng 2.4.2, 5 trong 11 ước lượng thì thấp, 5 cao và công việc 5 là chính xác. Ước lượng thấp là các công việc 1, 2, 6, 9 và 10; các ước lượng khác là cao. Vì vậy sinh viên Y học các để ước lượng cân bằng. Cố thực hiện điều này bằng cách thông thường sử dụng các tốc độ trung bình trước đó khi ước lượng một công việc mới. Miễn là bạn làm điều này thích hợp và miễn là công việc của bạn tương tự một cách hợp lý, bạn sẽ sớm đạt được các ước lượng cân bằng. Thuận lợi của việc có các ước lượng cân bằng là về trung bình công việc của bạn sẽ kéo dài trong khoảng mà bạn ước lượng. Chính vì vậy, khi một công việc kéo dài hơn, nó sẽ được bù bởi công việc khác chiếm ít thời gian hơn. Khi ước lượng các công việc lớn là tập hợp của nhiều công việc nhỏ, bạn sẽ có thể đến gần với toàn bộ kế hoạch. 31
44. 2.5 Kích thước sản phẩm Đến đây chúng ta đã xem xét các đơn vị lớn của công việc như chương trình hay chương sách. Tuy nhiên, để lập kế hoạch sản phẩm, bạn cần sử dụng những độ đo chính xác hơn. Phần này mô tả cách đo và ước lượng kích thước sản phẩm. 2.5.1 Phép đo kích thước Vì các công việc thường khác nhau đáng kế về kích thước và độ phức tạp nên nếu có một cách so sánh các kích thước với nhau thì sẽ hữu ích. Xét việc đọc các chương trong 1 quyển sách, với dữ liệu để đọc 5 chương sách, bạn có thể ước lượng thời gian để đọc chương sách thứ 6. Một cách là lấy các thời gian trung bình đọc chương trước đó. Cách này chắc chắn tốt hơn là cách không có gì, nhưng nó không phân biệt giữa chương ngắn và chương dài. Có thể đoán chừng được sẽ mất ít thời gian để đọc chương ngắn hơn là một chương dài. Vì vậy bạn nên xem xét việc đo thời gian đọc các chương bằng phút/trang hơn là phút/chương. Bây giờ hãy xem dữ liệu của sinh viên Y trong bảng 2.5.1 về thời gian để đọc các chương sách. Thời gian để đọc các chương lên xuống từ 28 đến 118 phút. Tỉ lệ thời gian dài nhất với ngắn nhất là hơn 4. Khi đo bằng phút/trang thì dãy thời gian là từ 2,33 phút/trang cho chương 3 và 7,38 phút/trang cho chương 4. Đây vẫn là một giới hạn rộng, nhưng nó chỉ khoảng 3 lần. Trong khi có sự khác nhau đáng kể, có vẻ như là bạn có thể ước lượng thời gian đọc các chương tài liệu tốt hơn nếu bạn ước lượng dựa trên kích thước của chương và dữ liệu lịch sử tốc độ đọc trung bình bằng phút/trang. Để tính toán tốc độ đọc trung bình, cộng tất cả các thời gian đọc và chia cho tổng số trang của chương, vì vậy tốc độ trung bình là 4,38 phút/trang. Sinh viên Sinh viên Y Ngày 30/9/96 Người hướng dẫn Thầy Z Lớp CS1 Chương Thời gian đọc Trang Phút/trang 1&2 50 20 4,00 3 28 12 2,33 4 118 16 7,38 5 71 17 4,18 6 40 12 3,33 Tổng cộng 337 77 Trung bình 56,17 12,83 4,38 Bảng 2.5.1 Thời gian đọc các chương của sinh viên Y 32
45. 2.5.2 Một vài chú ý khi sử dụng các độ đo kích thước Cách sử dụng các độ đo kích thước dường như khá đơn giản, nhưng cũng có vài trường hợp phức tạp. Ví dụ đọc một số tài liệu thì khó hơn nhiều so với các tài liệu khác. Do đó bạn nên xem xét cả loại công việc liên quan chứ không chỉ kích thước của nó. Ngoài ra, có một câu hỏi nảy sinh. Ví dụ giả sử bạn đang chuẩn bị cho một kỳ thi. Thời gian để đọc lại các chương trước đây sẽ ít hơn thời gian đọc ban đầu. Tương tự như vậy, ngay cả với việc đọc lại một chương tài liệu mà bạn đã viết, thời gian đọc có thể khác nhau rất nhiều, phụ thuộc vào nội dung. Với soạn từ đầu một tài liệu, bạn có thể mất 15 hay 20 phút/trang. Tuy nhiên, đọc lướt qua một tài liệu đã hoàn tất có thể chỉ chiếm 1 phút/trang hay ít hơn. Các vấn đề tương tự nảy sinh trong khi lên kế hoạch phát triển chương trình. Năng suất cho các loại công việc khác nhau, như tái sử dụng các chương trình đã phát triển trước đây, chỉnh sửa một chương trình đã có, hay phát triển các chương trình mới, sẽ hoàn toàn khác nhau. Để giải quyết vấn đề này, bạn nên giữ lại các kích thước và hồ sơ thời gian riêng biệt cho các công việc khác nhau mà bạn thực hiện. 2.5.3 Kích thước chương trình Khi ước lượng thời gian cần thiết để viết một chương trình, hãy dựa vào thời gian trước đây cần có để viết một chương trình tương tự. Như trong bảng 2.5.2, thời gian của sinh viên Y viết chương trình nằm trong khoảng từ 69 phút cho đến 158 phút. Đây chỉ là một khoảng giới hạn của hai lần viết chương trình, nó sẽ mở rộng ra trong tương lai khi sinh viên Y viết các chương trình lớn hơn. Một lần nữa, đây là ý hay cho việc dựa trên ước lượng kích thước chương trình. Sinh viên Sinh viên Y Ngày 30/9/96 Người hướng dẫn Thầy Z Lớp CS1 Chương trình Thời gian phát triển LOC Phút/LOC 1 158 20 7,90 2 69 11 6,27 3 114 14 8,14 4 93 10 9,30 5 95 14 6,79 6 151 18 8,39 Tổng cộng 680 87 Trung bình 110,0 14,5 7,82 Bảng 2.5.2 Thời gian phát triển chương trình của sinh viên Y 33
46. Độ đo ta sử dụng cho kích thước chương trình là số dòng văn bản trong chương trình nguồn. Nếu chương trình chiếm 16 dòng in, chương trình có 16 dòng lệnh (LOC). Quy ước không đếm dòng trống hoặc dòng lời chú giải. Dòng có mã lệnh và lời chú giải cũng được tính là 1 dòng lệnh. Dù bạn có thể chọn hầu như bất kỳ chuẩn nhất định nào, trong tài liệu này chúng ta sẽ đếm dòng lệnh mà không đếm dòng trống hay dòng chỉ có lời chú giải. Vì vậy, đoạn chương trình Ada sau có 5 dòng lệnh: Ví dụ 1 lời bình giải thích chức năng chương trình If (X_Average >=100) then Size := X_Average; else Size := X_Average/2; end if Tương tự, nếu bạn viết đoạn chương trình này mà không có lời chú giải và trong một kiểu gọn hơn, nó sẽ chỉ có 3 dòng lệnh: Ví dụ 2 If (X_Average >=100) then Size := X_Average; else Size := X_Average/2; end if Trong khi đây là những chương trình giống hệt nhau và thời gian phát triển chúng sẽ giống nhau, kích thước của chúng khác nhau bởi cách tính này. Chỉ cần bạn nhất quán trong cách viết chương trình, những sự khác nhau này không quan trọng. Tuy nhiên để đảm bảo rằng tổng số kích thước nhất quán, bạn nên sử dụng một định dạng chuẩn để viết chương trình. Độ đo dòng lệnh thường có thể áp dụng được cho hầu hết các ngôn ngữ lập trình. Ví dụ, đoạn chương trình tương tự trong C++ sẽ trông như sau: Ví dụ 3 if (X_Average >=100) Size := X_Average; else Size := X_Average/2; Khi được viết bằng cách này, đoạn mã C++ này sẽ có 4 dòng lệnh. Sử dụng cách đếm dòng lệnh này, kích thước 6 chương trình của sinh viên Y được thể hiện trong bảng 2.5.2. Giới hạn phút/dòng lệnh đi từ 6,27 với chương trình 2 đến 9,3 cho chương trình 4. Vì thời gian bằng phút/dòng lệnh sẽ thay đổi đáng kể với kinh nghiệm, bạn nên theo dõi tốc độ phút/dòng lệnh và ước lượng dựa trên tốc độ đạt được của bạn trong 5 đến 10 chương trình gần đây nhất của bạn. 34
47. 2.5.4 Các độ đo kích thước khác Mặc dù chúng ta không sử dụng chúng ở đây, có rất nhiều các độ đo kích thước phần mềm có tiềm năng khác. Ví dụ, phát triển phần mềm công nghiệp thường liên quan đến báo cáo tài liệu mà có thể đo bằng trang. Ngay cả cho chương trình, độ đo dòng lệnh cũng không bao gồm hết tất cả các trường hợp. Các ví dụ của loại sản phẩm mà số dòng lệnh thường không thích hợp là thực đơn, tập tin, các trang báo cáo hay màn hình. Trừ khi bạn nghĩ ra một độ đo kích thước phù hợp, bạn nên sử dụng các tốc độ và đếm đơn vị như đã làm trong ở phần trước. Ngoài ra, nếu bạn đang sử dụng một công cụ trợ giúp phát triển chương trình phát sinh nhiều loại màn hình, cửa sổ hay các yếu tố chương trình chuẩn khác, việc đếm có thể đòi hỏi một chút tinh vi hơn. Ở đây, điều quan trọng là chỉ đếm số dòng lệnh bạn phát triển và không phải là dòng lệnh phát sinh bởi các công cụ trợ giúp lập trình. Bất chấp các độ đo được sử dụng, mục tiêu chính là để ước lượng công việc phát triển. Đối với việc này, bạn muốn các độ đo kích thước liên quan đến công việc đòi hỏi để phát triển sản phẩm. Chính vì vậy đối với việc phát triển sản phẩm tốn nhiều thời gian, ta nên sử dụng các độ đo kích thước lớn hơn tương ứng. 2.5.5 Ước lượng kích thước chương trình Dường như bây giờ bạn có thể ước lượng thời gian để viết chương trình, nhưng nó không đơn giản như vậy. Với việc đọc các chương tài liệu, bạn có thể đếm số trang cần đọc và sử dụng dữ liệu trung bình cũ số phút/trang để tính toán thời gian đọc. Ngay cả việc bạn có thể sắp xếp các chương bởi độ khó và cho phép một cái gì đó lớn hơn tốc độ phút/trang cho các chương mà dường như phức tạp hơn hay gồm tài liệu ít liên quan. Bằng cách liếc sơ chương mới, bạn đánh giá độ khó tương ứng và lấy tốc độ phút/trang dựa trên kinh nghiệm quá khứ. Tuy nhiên đối với việc viết chương trình, không có chương trình để đếm đến khi bạn phát triển xong nó. Vì vậy, để ước lượng thời gian viết chương trình, đầu tiên bạn phải ước lượng chương trình cần bao nhiêu dòng lệnh và sau đó ước lượng số phút/dòng lệnh. Sau đó bạn có thể tính tổng thời gian ước lượng. Trong khi có nhiều cách để ước lượng kích thước chương trình trước khi phát triển chúng, tất cả các phương pháp ước lượng kích thước liên quan đến rất nhiều sự phán đoán. Đầu tiên, xem xét các yêu cầu của chương trình cần phát triển. Sau đó, xếp hạng kích 35
48. thước tương đối của chương trình mới so với các chương trình mà bạn đã viết. Cuối cùng, dựa vào ý kiến của bạn về việc chương trình mới sẽ rơi vào điểm nào trong dãy kích thước lịch sử này, ước lượng nó giống như số dòng lệnh. Một ví dụ của thủ tục này được thể hiện trong bảng 2.5.3. Đây là danh sách các chương trình phát triển trước đây của sinh viên Y, thời gian phát triển tính bằng phút, sắp xếp theo thứ tự kích thước. Danh sách chỉ ra kích thước chương trình tính bằng dòng lệnh, thời gian phát triển bằng phút, tốc độ bằng phút/dòng lệnh và mô tả ngắn gọn các chức năng của chương trình. Bằng việc xem xét các dữ liệu này trong chương trình của bạn, và cân nhắc những gì bạn biết gì về chương trình định viết, bạn có thể đoán được chương trình mới sẽ rơi vào chỗ nào trong bảng giới hạn kích thước. Điều này giúp bạn ước lượng giới hạn kích thước của chương trình mới. Dựa vào dữ liệu lịch sử phút/dòng lệnh, bạn có thể ước lượng thời gian để phát triển chương trình mới. Sinh viên Sinh viên Y Ngày 30/9/96 Người hướng dẫnThầy Z Lớp CS1 Số dòng Chương trình Thời gian lệnh Phút/dòng lệnh Chức năng 4 93 10 9,30 Dòng lặp while đơn giản 2 69 11 6,27 Câu lệnh case nhỏ 3 114 14 8,14 Câu lệnh case lớn 5 95 14 6,79 Repeat-until trung bình 6 151 18 8,39 Danh sách liên kết nhỏ 1 158 20 7,90 Tính toán nhỏ Bảng 2.5.3 Dãy các kích thước chương của sinh viên Y Ví dụ, giả sử sinh viên Y lên kế hoạch viết một chương trình mới bao gồm một dòng lặp while phức tạp vừa phải. Từ bảng 2.5.3, cô sẽ ước lượng nó lớn hơn 14 dòng lệnh cho chương trình 5 và có thể nhỏ hơn 20 dòng lệnh cho chương trình 1. Vì vậy cô có thể đặt giá trị là trung bình của chúng là (14 + 20)/2 = 17 dòng lệnh. 2.5.6 Ước lượng một kích thước lớn hơn Trong khi cách tiếp cận trong bảng 2.5.3 làm tốt cho các chương trình nhỏ của loại mà bạn đã viết trước đây, nó lại không hoạt động tốt đối với chương trình lớn hơn hay các chương trình mới. Lý do là ngay cả những chương trình khá nhỏ cũng thường chứa một tập hợp các hàm và thủ tục. Vì vậy với các chương trình lớn hơn, bạn sẽ càng gặp nhiều rắc rối khi liên hệ chương trình mới với các chương trình đã phát triển trước đây. 36
49. Một cách tiếp cận cho vấn đề này là sử dụng biểu mẫu như trong bảng 2.5.4. Ở đây, các chương trình hay hàm và thủ tục khác nhau được liệt kê ra. Với dữ liệu của một số các chương trình, bạn có thể chia một danh sách thành các loại như sinh viên Y làm trong bảng 2.5.5. Mục đích là để xây dựng một hồ sơ lịch sử các thành phần được viết trước đây với các dữ liệu là số dòng lệnh mà chúng chứa đựng. Khi xem xét các hàm trong một chương trình mới, bạn có thể ước lượng kích thước của mỗi hàm và cộng tất cả những ước lượng hàm này để lấy được ước lượng tổng cộng cho chương trình. Với các chương trình nhỏ, liệt kê mỗi chương trình như bảng 2.5.5. Khi chương trình trở nên lớn hơn, chúng sẽ bao gồm nhiều chức năng và hàm. Bằng cách liệt kê mỗi hàm và thủ tục riêng rẽ nhau, bạn có thể nhanh chóng xây dựng được một cơ sở cho dữ liệu ước lượng lịch sử. Với nhiều dữ liệu hơn, để giữ một biểu mẫu riêng rẽ giống bảng 2.5.4 cho mỗi loại chương trình sẽ rất có ích. Bạn có thể có một biểu mẫu cho tính toán và một cái khác cho các hàm quản lý văn bản, một cho điều khiển, và v v Trên mỗi biểu mẫu, liệt kê các hàm chương trình theo trật tự kích thước và bao gồm tên hoặc số của chương trình chứa đựng nó. Sinh viên Ngày Người hướng dẫn Lớp Số dòng Các chức năng Hàm ước Nhỏ Trun Lớn Chương trình lệnh trước đây lượng nhất g bình nhất Ước lượng Lời chú giải: Bảng 2.5.4 Biểu mẫu ước lượng kích thước chương trình 37
50. Sinh viên Sinh viên Y Ngày 30/9/96 Người hướng dẫn Ông Z Lớp CS1 Chương Số dòng Các chức năng Hàm ước Nhỏ Trung Lớn trình lệnh trước đây lượng nhất bình nhất Vòng lặp 4 10 Vòng lặp while đơn giản 5 14 Repeat-until trung Repeat- 7 11 4 bình until Case 2 11 Câu trường hợp nhỏ trường 5 8 11 hợp 3 14 Câu trường hợp lớn hơn Dữ liệu 6 18 Danh sách liên kết nhỏ Tính toán 1 20 Tính toán nhỏ Tính toán 10 15 20 Ước lượng 22 34 45 Lời chú giải: Chương trình này có một câu trường hợp đơn giản, 1 vòng lặp, và 1 tính toán. Giả sử rằng, tối đa nó sẽ chiếm tổng các kích thước tiêu biểu này, hay 11+14+20=45 dòng lệnh Tối thiểu, giả sử rằng những hàm này có thể được phối hợp hiệu quả hơn khi chúng được viết riêng rẽ. Vì vậy, lấy 22 dòng lệnh là tối thiểu. 34 dòng lệnh là điểm giữa của chúng. Bảng 2.5.5 Các ước lượng kích thước chương trình của sinh viên Y Một ví dụ về cách ước lượng theo cách này được thể hiện trong bảng 2.5.5. Ở đây, sinh viên Y đã nhóm dữ liệu trong một số chương trình thành các loại khác nhau. Tuy nhiên vì các chương trình này khá nhỏ, cô chỉ liệt kê các chương trình hoàn chỉnh. Để ước 38
51. lượng số dòng lệnh của một chương trình mới, cô phán đoán chương trình cần bao nhiêu dòng lệnh cho mỗi loại hàm. Sinh viên Y làm điều này bằng cách ban đầu kiểm tra các yêu cầu cho chương trình mới và thiết lập một chiến lược chung về cách xây dựng nó. Cô nghĩ rằng sẽ sử dụng một vòng lặp repeat-until, một câu case đơn giản và một tính toán khá đơn giản. Tuy nhiên, trong việc ước lượng này, cô không hoàn toàn chắc chắn mỗi phần của chương trình sẽ lớn bao nhiêu, vì vậy cô ước lượng một kích thước nhỏ nhất, kích thước lớn nhất và sau đó là kích thước trung bình cho mỗi chức năng. Tuy cô hay sử dụng các kích thước trung bình trong ước lượng của mình, luyện tập về cách nghĩ về kích thước nhỏ nhất và lớn nhất sẽ giúp tránh đưa ra các ước lượng quá nhỏ hoặc quá lớn. Tuy đây không phải là một ước lượng kích thước hết sức rõ ràng nhưng vẫn tốt hơn là đoán. Khi bạn viết các chương trình bạn cũng có thể thêm danh sách này vào các tiến trình. Việc lớn lên của dữ liệu lịch sử khi đó sẽ giúp bạn đưa ra được những ước lượng phù hợp hơn. Không có phương pháp nào cam đoan cho việc ước lượng kích thước tốt. Ước lượng kích thước là một kỹ năng. Bí quyết là có một lượng đáng kể các dữ liệu lịch sử, đưa ra nhiều ước lượng kích thước, thường xuyên so sánh các kết quả của bạn với các ước lượng. 2.5.7 Sử dụng các đơn vị đo kích thước trong bản ghi số công việc Khi bạn sử dụng các đơn vị đo kích thước thay vì đếm đơn vị, bạn nên để các dữ liệu kích thước trong bản ghi chép thời gian và số công việc như trong bảng 2.5.6 và 2.5.7. Những ví dụ này sử dụng dữ liệu kích thước trong bảng 2.5.1 và 2.5.2. Ở đây, thay vì chỉ chú ý rằng một hay hai chương sách hay chương trình đã hoàn tất, nhập kích thước của chúng trong cột đơn vị. Như trong bảng 2.5.6, sinh viên Y hoàn thành một chương trình 20 dòng lệnh vào ngày 10 tháng 9, vì vậy cô nhập 20 vào cột U. Tương tự vào ngày 11 tháng 9, cô đọc chương 3, vì chương 12 trang này chiếm mất 28 phút, cô nhập 12 vào cột đơn vị của bảng 2.5.6 và 28 dưới cột thời gian Delta. Vì bạn sẽ có dữ liệu kích thước trong bản ghi số công việc, có thể không cần thiết nhập chúng trong bản ghi thời gian nữa. Tuy nhiên nếu bạn thường hoàn tất bản ghi số công việc một hay hai lần một tuần, khi đó bạn sẽ phải tìm kiếm thông tin về dữ liệu kích thước. Tuy nhiên lúc bạn làm công việc, thường không mất thời gian để nhập dữ liệu kích thước vào bản ghi thời gian. 39
52. Student Sinh viên Y Ngày 9/9/96 Instructor Ông Z Lớp CS1 Thời gian Thời Bắt Kết gián gian Công việc Ngày đầu thúc đoạn Delta # Lời chú giải C U 9/9 9:00 9:50 50 Lớp học Bài giảng 12:40 1:18 38 1 Bài tập 1 2:45 3:53 10 58 1 Bài tập 1 6:25 7:45 80 2 Đọc sách – Ch 1&2 X 20 Bài tập 1, nghỉ giải lao, tán 10/9 11:06 12:19 6+5 62 1 gẫu X 20 11/9 9:00 9:50 50 Lớp học Bài giảng Bài tập 2, nghỉ giải lao, điện 1:15 2:35 3+8 69 3 thoại X 11 Tài liệu Ch3, tán gẫu với 4:18 5:11 25 28 4 Mary X 12 12/9 6:42 9:04 10+6+2 114 5 Bài tập 3 X 14 13/9 9:00 9:50 50 Lớp học Bài giảng 12:38 1:16 38 6 Tài liệu Ch4 Chuẩn bị kiểm tra vấn đáp, nghỉ giải lao, điện thoại, tán 14/9 9:15 11:59 5+3+22 134 Xem lại gẫu 16/9 9:00 9:50 50 Lớp học Bài giảng Bài tập 4, nghỉ giải lao, điện 2:10 4:06 4+19 93 7 thoại X 10 7:18 8:49 11 80 6 Đọc tài liệu – Ch4, tán gẫu X 16 Bài tập 5, nghỉ giải lao, điện 17/9 9:26 11:27 4+22 95 8 thoại X 14 18/9 9:00 9:50 50 Lớp học Bài giảng 4:21 5:43 11 71 9 Tài liệu Ch5, nghỉ X 17 19/9 6:51 9:21 51+16+6 77 10 Bài tập 6 20/9 9:00 9:50 50 Lớp học Bài giảng 12:33 1:18 5 40 11 Tài liệu Ch6, nghỉ X 12 1:24 2:38 74 10 Bài tập 6 X 18 21/9 11:18 11:51 33 12 Tài liệu Ch7 Bảng 2.5.6 Một bản ghi thời gian với dữ liệu kích thước Trong bảng 2.5.7 sinh viên Y sử dụng các dữ liệu kích thước này để tính toán tốc độ sản phẩm. Cô thực hiện bằng cách sử dụng các chỉ dẫn bản ghi số công việc trong bảng 2.5.8. Ví dụ, với công việc 1 cô không có ước lượng kích thước, vì vậy cô để trống Đơn vị Ước lượng. Thời gian thực tế vẫn là 158 phút, nhưng đơn vị thực tế là 20 dòng lệnh. Điều 40
53. này có nghĩa Đơn vị Đến Ngày cũng là 20 dòng lệnh và Tốc độ Đến Ngày là 158/20=7,90 phút/dòng lệnh. Vì đây là chương trình đầu tiên, giá trị lớn nhất và nhỏ nhất vẫn là 7,90. Tên: Sinh viên Y Ngày: 9/9/96 Công Ngày Tiến Ước Thực tế Đến ngày việc # trình lượng Thời Đơn Thời Đơn Tốc Thời Đơn Tốc GTLN GTNN gian vị gian vị độ gian vị độ Chương 9/9 trình 100 158 20 7,90 158 20 7,90 7,90 7,90 1 Mô tả Viết chương trình 1 (phút / chương trình) 9/9 Tài liệu 50 20 80 20 4,00 80 20 4,00 4,00 4,00 2 Mô tả Đọc tài liệu chương 1 & 2 ( phút / chương) Chương 11/9 trình 158 69 11 6,27 227 31 7,32 7,90 6,27 3 Mô tả Viết chương trình 2 11/9 Tài liệu 40 12 28 12 2,33 108 32 3,38 4,00 2,33 4 Mô tả Đọc tài liệu chương 3 Chương 12/9 trình 114 114 14 8,14 341 45 7,58 8,14 6,27 5 Mô tả Viết chương trình 3 13/9 Tài liệu 60 16 118 16 7,38 226 48 4,71 7,38 2,33 6 Mô tả Đọc tài liệu chương 4 Chương 16/9 trình 114 93 10 9,30 434 55 7,89 9,30 6,27 7 Mô tả Viết chương trình 4 Chương 17/9 trình 109 95 14 6,79 529 69 7,67 9,30 6,27 8 Mô tả Viết chương trình 5 18/9 Tài liệu 57 17 71 17 4,18 297 65 4,57 7,38 2,33 9 Mô tả Đọc tài liệu chương 5 Chương 19/9 trình 106 151 18 8,39 680 87 7,82 9,30 6,27 10 Mô tả Viết chương trình 6 20/9 Tài liệu 59 12 40 12 3,33 337 77 4,38 7,38 2,33 11 Mô tả Đọc tài liệu chương 6 21/9 Tài liệu 56 12 Mô tả Đọc tài liệu chương 7 Bảng 2.5.7 Một bản ghi số công việc với dữ liệu kích thước Với chương trình thứ 2, công việc 3, sinh viên Y không ước lượng kích thước, vì vậy Đơn vị Ước lượng được để trống. Thời gian thực tế cho chương trình 2 là 69 phút và đơn vị thực tế cho chương trình 2 là 11 dòng lệnh. Bây giờ Thời gian Đến Ngày là 227 phút như trước nhưng Đơn vị Thời gian Đến Ngày là 20+11=31 dòng lệnh. Sinh viên Y thu được con số này bằng cách nhìn vào Đơn vị Đến Ngày cho công việc loại này (công việc 1) gần nhất trước đó và cộng 20 dòng lệnh với 11 dòng lệnh Đơn vị thực tế cho công việc 41
54. này. Bây giờ với 31 dòng lệnh Đến Ngày và 227 Thời gian Đến Ngày, Tốc độ Đến Ngày là 227/31 = 7,32 phút/dòng lệnh. Tốc độ tối đa cho công việc 1 là 7,90, lớn hơn 6,27 phút/dòng lênh của công việc 3, vì vậy tốc độ tối đa vẫn là 7,90. Tốc độ tối thiểu cho công việc 1 cũng là 7,90, nhưng 6,27 phút/dòng lệnh của công việc 3 thì nhỏ hơn 7,90 nên GTNN được thay thế là 6,27. Tiến hành một chuỗi công việc tương tự cho mỗi chương trình tiếp theo cho đến khi bạn nhập tất cả các dữ liệu số công việc cho các chương trình được viết đến nay. Trong tương lai, bạn hãy ước lượng và nhập số dòng lệnh cho mỗi chương trình mới trước khi bạn viết nó. Tuy điều này tốn công một chút, thủ tục được mô tả trong bảng 2.5.6 và 2.5.7 thì khá dễ để làm theo miễn là bạn có dữ liệu lịch sử. Với việc đọc tài liệu, thủ tục thì giống nhau ngoại trừ bạn lấy Đơn vị Ước lượng bằng cách đếm số trang của tài liệu định đọc. Sử dụng những dữ liệu này, bạn có thể biết được cần bao nhiêu thời gian để viết chương trình và để đọc các chương tài liệu, có thể gồm cả các công việc khác mà bạn có đơn vị đo kích thước và thời gian. 2.6 Quản lý thời gian 2.6.1 Các yếu tố trong quản lý thời gian Trong các phần trước, bạn đã đo lường cách bạn sử dụng thời gian của mình. Bạn đã có một số thông tin về việc bạn phải mất bao nhiêu thời gian cho các nhiệm vụ khác nhau. Trong phần này, bạn sẽ sử dụng những thông tin này để quản lý thời gian của mình như sau: 1. Quyết định việc bạn muốn sử dụng thời gian của mình như thế nào. 2. Tạo một quỹ thời gian 3. Theo vết cách bạn sử dụng thời gian trong quỹ thời gian của mình 4. Quyết định mình cần phải thay đổi những gì giúp cho các hoạt động của mình hoàn thành trong quỹ thời gian đó Những nội dung này sẽ được thảo luận trong những phần sau. 2.6.2 Phân loại các hoạt động của bạn Hãy xem xét lại các mục thời gian của bạn có bao phủ hết các hoạt động chính yếu của bạn hay không. Nếu không hãy thêm hoặc sửa đổi lại chúng. 42
55. Bạn nên xem xét những mục hoạt động này xem chúng có quá chung chung hay quá chi tiết hay không. Một phân bố không cân đối có thể có một mục chiếm khoảng hoặc hơn 50% thời gian trong khi một số khác thì chỉ chiếm có 5% hoặc ít hơn. Để quản lý thời gian, bạn cần phải tập trung vào một số ít các mục mà chiếm nhiều thời gian nhất. Bạn sẽ cần phải biết một ít chi tiết vào việc bạn làm. Nếu bạn tốn 25% thời gian trên một mục gán nhãn là Các việc khác, bạn nên phân nhỏ nó thành một số các hoạt động tốt hơn. Nếu như không có sẵn những thông tin về các hoạt động trong mục Khác này, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc quản lý việc bạn đã tốn bao nhiêu thời gian cho chúng. Mặc dù hiện tại bạn đã có ý thức tốt về việc mình sử dụng thời gian cho các nhiệm vụ trong tuần, nhưng bạn sẽ không có được nhiều thông tin trên những nhiệm vụ mà đôi khi xảy ra trong một tháng, một học kỳ, hoặc một năm học, ví dụ như việc học ôn thi hoặc việc làm trong những dự án ngắn hạn. Dĩ nhiên bạn không thể thu thập thông tin trên các nhiệm vụ này cho đến khi bạn thực hiện, nhưng hãy thử xác định những mục này bây giờ, điều này sẽ giúp bạn có một số dự phòng về chúng trong các kế hoạch của mình. 2.6.3 Đánh giá việc phân bổ thời gian của bạn Bây giờ bạn đã có thể nhìn thấy việc bạn sử dụng thời gian của mình vào đâu, hãy tự hỏi mình xem bạn có sử dụng thời gian theo cách mà mình muốn hay không. Quyết định những hoạt động nào là quan trọng nhất và xem xét xem liệu bạn có cho chúng đủ thời gian chưa. Có nhiệm vụ nào tốn nhiều thời gian đến nỗi bạn không bao giờ có thể làm việc khác quan trọng hơn không? Bạn có đủ thời gian để đọc sách không? Bạn có việc làm không? Cam kết cá nhân của bạn là gì? Bạn có bắt đầu công việc được giao đúng lúc để hoàn thành chúng không, hoặc bạn có thường cuống quít vào phút chót không? Không có chỉ dẫn chung nào về cách bạn sử dụng thời gian của mình. Quyết định của chính cá nhân bạn phải cân bằng giữa việc học, việc làm, giải trí và cuộc sống xã hội. Một số trong số này là những vấn đề cá nhân liên quan đến nhiều yếu tố phức tạp, đặc biệt là khi bạn có những trách nhiệm trong công việc và trong gia đình. 2.6.4 Tạo quỹ thời gian Quỹ thời gian là kế hoạch của bạn cho việc bạn sử dụng thời gian như thế nào. Bắt đầu từ những thông tin về cách mà bạn sử dụng thời gian trước đó, bạn có thể xác định khối lượng thời gian bạn muốn bỏ ra cho mỗi mục trong tương lai. Quỹ thời gian chính của một sinh viên Y được mô tả trong bảng dưới. 43
56. Sinh viên Sinh viên Y Ngày 9/23/96 Người hướng dẫn Thầy Z Lớp CS1 Loại hoạt động Quỹ thời gian tối thiểu Thời gian thực sự (phút) Lên lớp học 150 Viết chương trình 360 Đọc tài liệu 180 Ôn thi 120 Hoạt động khác 30 Tổng cộng 840 Bảng 2.6.1 Ví dụ một quỹ thời gian hằng tuần Tên Sinh viên Y Ngày 23/9/96 Công việc Tham Viết Chuẩn Đọc dự lớp chương bị vấn tài học trình đáp liệu Tổng Ngày Khác cộng Chủ nhật 15/9 Thứ 2 50 93 80 223 Thứ 3 95 95 Thứ 4 50 71 121 Thứ 5 77 77 Thứ 6 50 74 40 164 Thứ 7 33 33 Tổng cộng 150 339 224 713 Thời gian và tốc độ giai đoạn Số tuần (số trước +1 ) 2 Thời gian của tuần trước Tổng cộng 150 341 134 146 771 Trung bình 150 341 134 146 771 Max 150 341 134 146 771 Min 150 341 134 146 771 Thời gian của tuần hiện tại Tổng cộng 300 680 134 370 1484 Trung bình 150 340 67 185 742 Max 150 341 134 224 771 Min 150 339 134 146 713 Bảng 2.6.2 Tóm tắt hoạt động hằng tuần của sinh viên Y Bảng 2.6.2 là một bản sao Tóm tắt hoạt động trong tuần của sinh viên Y từ Bảng 2.3.3. Hãy xem dòng 19, bạn có thể so sánh quỹ thời gian trong bảng 2.6.1 với cách sinh viên Y thật sự sử dụng thời gian của cô ấy. Điều này dẫn đến một vài kết luận sau: - Tổng thời gian của sinh viên Y cho khóa học này trung bình là mất 742 phút mỗi tuần, nghĩa là 12,37 giờ. Với quỹ thời gian mới, cô ấy lên kế hoạch sử dụng 840 44
57. phút, hay 14 giờ mỗi tuần – thêm vào 1,5 giờ. Đây là một thay đổi lớn hợp lý và cô ấy có thể gặp khó khăn trong việc nhận thấy rằng có khá nhiều thời gian thêm vào cho mỗi tuần. - Sinh viên Y tạo quỹ có cùng số lượng thời gian cho việc có mặt trên lớp học như cô ấy đã sử dụng, một kế hoạch hợp lý. - Cô ấy lên kế hoạch sử dụng khoảng hơn 20 phút mỗi tuần cho việc viết chương trình. Điều này cũng hoàn toàn hợp lý. - Cô ấy lên kế hoạch sử dụng cùng lượng thời gian với thời gian trung bình cho việc đọc sách. Điều này có vẻ hợp lý. - Việc thêm nhiều thời gian hơn cả là trong các mục của việc ôn thi và Khác. Hai mục này được thêm tổng cộng là 150 phút mỗi tuần, hay 2,5 giờ. Đây là một thay đổi lớn không thực tế. Mặc dù nó có thể có ý nghĩa đối với sinh viên Y về việc tăng thời gian tổng cộng trong kế hoạch của cô ấy lên tới tối đa 771 phút mà cô ấy đã sử dụng trong chừng mực của khóa học, việc yêu cầu quá nhiều thời gian như vậy có thể không thực tế. Điều chính yếu trong quản lý thời gian là cân bằng lại dần dần cách bạn sử dụng thời gian. Mặc dù bạn có thể hy vọng sử dụng nhiều thời gian hơn cho một số nhiệm vụ trong tương lai, nếu như bạn không xác định được những chỗ khác để giảm bớt thời gian thì đó thường là mơ tưởng hảo huyền. Một bước quan trọng là bảo đảm rằng thời gian mà hiện bạn đang sử dụng là thời gian được sử dụng hiệu quả nhất. Người ta thường lãng phí thời gian cho việc quyết định phải làm gì tiếp theo. Việc lập kế hoạch cá nhân và một quỹ thời gian sẽ giúp bạn biết được phải làm gì tiếp theo. Đáng ngạc nhiên là điều này sẽ lập tức cải thiện hiệu năng làm việc của bạn. Bạn cũng có thể cần nhiều thời gian hơn để làm tất cả những việc mà bạn muốn. Tuy nhiên một lần nữa bạn cần phải thực tế. Bạn có thể nhận thấy rằng một số thời gian phải làm thêm khi cấp bách, nhưng không ai muốn sống trong cảm giác cấp bách cả. Vì thế xác định khoảng thời gian hợp lý cho việc giữ gìn sức khỏe, cho gia đình, bạn bè, sở thích, ngủ và ăn. Trong khi bạn có thể có một số điều chỉnh trong các phần này, bạn nên thực hiện chúng một cách từ từ. Bạn có thể cắt bỏ một số phần khi cấp bách, nhưng bạn không thể làm như vậy trong một khoảng thời gian dài. Nếu bạn phải sử dụng nhiều thời gian hơn cho một số hoạt động, bạn cần phải lấy thời gian đó từ những việc khác. Xem xét lại ưu 45