Đề tài Quản lý cửa hàng bán hoa

Nội dung text: Đề tài Quản lý cửa hàng bán hoa

1. II.KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ THU THẬP THÔNG TIN 1. Khảo sát hiện trạng Cửa hàng hoa Anh Phong là một doanh nghiệp mới thành lập . Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của cửa hàng bao gồm : hoa lụa , cây cảnh và các vật dụng phục vụ trang trí nội thất và nhu cầu giải trí . Là một doanh nghiệp mới thành lập nên hoạt động chủ yếu vẫn mang tính thủ công, dựa vào kinh nghiệm của hệ thống nhân viên . Do đặc điểm lượng hàng hoá nhập xuất ngày càng lớn nên công tác quản lí , mua bán rất mất nhiều thời gian , công sức mà độ chính xác không cao , điều này nhiều khi gây thiệt hại cho công ty. Ngày nay cửa hàng đang từng bước hiện đại hoá hệ thống các máy tính và đưa hệ thống phần mềm vào sử dụng để dần thay thế công tác quản lí thủ công trong công ty. Hoạt động quản lí hàng hoá và mua bán hàng của cửa hàng hoàn toàn thủ công nên bộc lộ những hạn chế sau : - Tra cứu thông tin về hàng hoá , khách hàng , lượng hàng tồn nhiều khi rất mất nhiều thời gian , thiếu chính xác . - Việc lưu trữ các thông tin về hàng hoá , khách hàng , nhà cung cấp, tài chính phải sử dụng nhiều loại giấy tờ , sổ sách nên rất cồng kềnh cho lưu trữ . - Tốn nhiều thời gian tổng hợp, báo cáo , thống kê. - Không đáp ứng được nhu cầu thông tin phục vụ hàng ngày và mở rộng cửa hàng trong tương lai. Trước tình hình đó , vấn đề đặt ra cần phải có một hệ thống mới đáp ứng được các yêu cầu cơ bản sau : - Giảm khối lượng ghi chép , đảm bảo truy vấn nhanh , lưu trữ và cập nhật kịp thời , thuận tiên. - Lập báo cáo định kì , đột xuất nhanh chóng , chính xác . - Có thể thống kê được từng loại hàng , mặt hàng hoặc lượng hàng dự chữ trong kho một cách nhanh chóng và chính xác . - Tự động in các hóa đơn , phiếu nhập xuất kho và khách hàng. - Có khả năng lưu trữ thông tin lâu dài . II.MÔ TẢ HỆ THỐNG Hoạt động kinh doanh của cửa hàng hoa chủ yếu diễn ra 2 quá trình : 1) Quá trình nhập hàng Cửa hàng được cung cấp hàng từ nhiều nhà cung cấp (NCC) với các mặt hàng , chủng loại hàng khác nhau: hoa lụa, cây cảnh , .Khi cửa hàng có nhu cầu cung cấp hàng thì cửa hàng sẽ liên hệ với NCC và yêu cầu NCC gửi thông tin chi tiết về các mặt hàng : Báo giá Sau khi thoả thuận cửa hàng sẽ tiến hành ký hợp đồng mua hàng với NCC . Quá trình giao hàng sẽ được thực hiện theo thời gian đã thoả thuận giữa cửa hàng và NCC . 1
2. Khi nhận hàng, bộ phận quản lý kho kiểm tra hàng,nếu khớp với hợp đồng mua hàng thì lập hoá đơn mua hàng đồng thời chuyển cho kế toán viết phiếu chi để thanh toán tiền với NCC, ngược lại thì sẽ có thông tin phản hồi với NCC. Sau khi nhận hàng bộ phận quản lý kho sẽ kiểm hàng và nhận hàng đồng thời lập chứng từ nhập kho và cập nhật danh mục hàng vào sổ nhập kho. 2) Quá trình bán hàng Khi cửa hàng nhận được yêu cầu cung cấp hàng của khách hàng, nhân viên sẽ gửi báo giá các mặt hàng cho khách hàng .Sau khi thống nhất , nếu đồng ý khách hàng sẽ gửi yêu cầu mua hàng thông qua đơn đặt hàng ,Fax, telephole . Bộ phận bán hàng sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng, xác nhận và cập nhật vào sổ khách hàng sau đó chuyển cho bộ phận quản lí kho , đồng thời cập nhật danh sách khách hàng vào sổ khách hàng . Dựa trên các thông tin trong đơn đặt hàng, thủ kho sẽ kiểm tra số lượng hàng trong kho, nếu đáp ứng đủ yêu cầu của khách hàng thi lập chứng từ xuất kho và cập nhật danh mục hàng xuất vào sổ xuất kho , sau đó chuyển hàng cho bộ phận bán hàng để tiến hành giao hàng cho khách . Ngược lại thì trình lãnh đạo để có kế hoạch nhập hàng về . Bộ phận bán hàng, khi nhận được hàng từ kho sẽ kiểm tra hàng và lập hoá đơn bán hàng đồng thời thực hiện giao hàng đến tận nơi cho khách hàng nếu khách hàng có yêu cầu . Bộ phận kế toán khi nhận được yêu cầu thanh toán sẽ lập phiếu thu để thực hiện thanh toán với khách hàng . 3) Giải quyết sự cố III. MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ 1. Biểu đồ ngữ cảnh 2
3. LÃNH ĐẠO Yêu Thông cầu tin báo báo cáo, cáo, tra tra cứu cứu Thông tin hàng hoá Y/c thông tin hàng hoá Đơn giá 0 Báo giá Mua hàng Cung cấp hàng KHÁCH NHÀ CUNG HÀNG Bán hàng HỆ THỐNG MUA Y/c thanh toán CẤP BÁN HÀNG Y/c thanh toán tiền Phiếu chi Phiếu thu H1. Biểu đồ ngữ cảnh 3
4. 2. Biểu đồ phân rã chức năng 2.1).Biểu đồ phân rã chức năng Quản lí bán hàng 1.Cung cấp hàng 2.Bán hàng 3.Giải quyết sự cố 4. Báo cáo 1.1Yêu cầu thông tin hàng hoá 2.1Tiếp nhận đơn đặt hàng 3.1 Kiểm tra sự cố 4.1 Lập báo cáo 3.2 Lập biên bản sự cố 1.2 Lập hợp đồng mua hàng 2.2 Vào sổ khách hàng 3.3 Thanh toán 1.3 Kiểm tra hàng 2.3 Kiểm tra kho 1.4 Lập hoá đơn mua hàng 2.4 Lập chứng từ xuất kho 1.5 Lập phiếu chi 2.5 Vào sổ xuất kho 1.6 Lập chứng từ nhập kho 2.6 Lập hoá đơn bán hàng 1.7 Vào sổ nhập kho 2.7 Lập phiếu thu H2. Biểu đồ phân rã chức năng 2.2).Miêu tả chi tiết chức năng lá 2.2.1)_Yêu cầu thông tin hàng hoá : Khi cửa hàng có nhu cầu cung cấp hàng từ NCC thì nhân viên cửa hàng sẽ yêu cầu nhà cung cấp gửi danh sách các thông tin chi tiết về các loại mặt hàng, chủng loại hàng , giá cả của từng mặt hàng để cửa hàng lên kế hoạch nhập hàng về . 2.2.2)_Lập hợp đồng mua hàng : Sau khi thoả thuận, chủ cửa hàng sẽ tiến hành kí hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp, trong hợp đồng thống nhất về số lượng, giá cả , chủng loại hàng, phương thức thanh toán , thời gian giao hàng và các yêu cầu chất lượng của hàng hoá . 2.2.3)_Kiểm tra hàng : Khi nhà cung cấp giao hàng , bộ phân quản lí kho có trách nhiệm kiểm tra hàng , đối chiếu hàng nhận về với hợp đồng mua hàng , xác nhận hàng về mặt chất lượng , số lượng , chủng loại hàng 2.2.4)_Lập hoá đơn mua hàng :Sau khi bộ phận quản lí kho kiểm tra hàng , so sánh với hợp đồng mua hàng , nếu khớp thì xác nhận và lập hoá đơn mua hàng và chuyển cho bộ phận kế toán để làm thủ tục thanh toán với nhà cung cấp . 2.2.5)_Lập phiếu chi : Khi nhận được yêu cầu thanh toán , thủ quỹ sẽ xác nhận sau đó lập phiếu chi để thực hiện thanh toán với NCC . 4
5. 2.2.6)_Lập chứng từ nhập kho :Sau khi kiểm tra hàng ,bộ phận quản lí kho sẽ lập chứng từ nhập kho để làm thủ tục nhập hàng vào kho. 2.2.7)_Cập nhật vào sổ nhập kho : Khi nhập hàng vào kho thì đồng thơi bộ phận quản lí kho sẽ cập nhật danh mục hàng hoá vào sổ nhập kho . 2.2.8)_Tiếp nhận đơn đặt : Khách hàng có yêu cầu mua hàng, khách hàng sẽ tham khoả đơn giá, đơn mua hàng từ cửa hàng .Sau đó sẽ gửi yêu cầu mua hàng cho cửa hàng thông qua đơn đặt hàng . Nhân viên cửa hàng sẽ có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu đặt hàng của khách hàng , giải thích các thắc mắc hoặc phản hồi từ khách hàng . 2.2.9)_ Vào sổ khách hàng : Sau khi tiếp nhận đơn đặt hàng , nhân viên cửa hàng sẽ cập nhật đơn đặt hàng , thông tin khách hàng vào sổ khách hàng . Để cửa hàng có phương án cung cấp hàng cho khách hàng . 2.2.10)_Kiểm tra kho : Thông qua sổ khách hàng , bộ phận quản lí kho phải thường xuyên kiểm tra , theo dõi và lắm các thông tin về các mặt hàng trong kho để có kế hoạch cung cấp đủ hàng cho khách hàng hoặc lên kế hoạch gửi lãnh đạo để nhập hàng về . 2.2.11)_ Lập chứng từ xuất kho : Sau khi kiểm tra hàng , nếu thấy đủ hàng , bộ phận quản lí kho sẽ kiểm hàng và lập chứng từ xuất kho để bàn giao hàng cho bộ phận bán hàng. 2.2.12)_Vào sổ xuất kho : Sau khi xuất hàng , bộ phận quản lí kho phải cập nhật danh mục hàng xuất vào sổ xuất kho . 2.2.13)_Lập hoá đơn bán hàng : Bộ phận phận bán hàng , khi nhân được hàng từ kho sẽ đối chiếu hàng với đơn đặt hàng của khách hàng, nếu thấy khớp thì viết hoá đơn bán hàng và giao hàng cho khách hàng . 2.2.14)_Lập phiếu thu : Bộ phận kế toán sau khi nhận được hoá đơn bán hàng từ khách hàng sẽ có nhiệm vụ thanh toán tiền với khách hàng sau đó viết phiếu thu và gửi lại cho khách hàng . 2.2.15)_Kiểm tra sự cố : Quá trình mua bán hàng diễn ra hàng loạt các công việc , các sự cố xảy ra là điều không thể tránh khỏi .Khi xảy ra sự cố , nhân viên cửa hàng sẽ kiểm tra sự cố , xem xét mức độ sự cố để đưa ra các giải pháp xử lí thích hợp. 2.2.16)_Lập biên bản sự cố : Sau khi kiểm sự cố , nhân viên cửa sẽ lập biên bản sự cố . Tuỳ thuộc vào tình hình thực tế mà có các mức độ bồi thường hoặc bắt bồi thường cụ thể . 2.2.17)_Thanh toán : Để giải quyết sự cố , bộ phận kế toán sẽ tuỳ thuộc vào biên bản sự cố mà tiến hành thanh toán tiền với khách hàng . Bồi thường tiền hoặc yêu cầu khách hàng phải bồi thường tiền cho cửa hàng. 2.2.18 )_Lập báo cáo : Lập báo cáo là công việc diễn ra định kì theo tuần hoặc theo thàng , khi có nhu cầu của lãnh đạo công ty , nhân viên cửa hàng phải đưa ra được các báo cáo theo yêu cầu của lãnh đạo một cách nhanh nhất , đảm bảo chính xác . 5
6. 3.Bảng phân tích xác định các chức năng , tác nhân và hồ sơ Động từ + bổ ngữ Danh từ Nhận xét Yêu cầu thông tin hàng hoá Nhà cung cấp Tác nhân Báo giá của Lập hợp đồng mua hàng Nhà cung cấp Tác nhân Hợp đồng mua hàng Hồ sơ dữ liệu Kiểm tra hàng Bộ phận quản lý kho Tác nhân Nhà cung cấp Tác nhân Hợp đồng mua hàng Hồ sơ dữ liệu Lập hoá đơn mua hàng Bộ phận quản lý kho Tác nhân Hoá đơn mua hàng Hồ sơ dữ liệu Viết phiếu chi Bộ phận kế toán Tác nhân Phiếu chi Hồ sơ dữ liệu Sổ thu chi Hồ sơ dữ liệu Lập chứng từ nhập kho Chứng từ nhập kho Hồ sơ dữ liệu Bộ phận quản lí kho Tác nhân Vào sổ nhập kho Bộ phận quản lý kho Tác nhân Sổ nhập kho Hồ sơ dữ liệu Gửi báo giá Khách hàng Tác nhân Bộ phận bán hàng Tác nhân Đơn giá Hồ sơ dữ liệu Tiếp nhận đơn đặt hàng Bộ phận bán hàng Tác nhân Khách hàng Tác nhân Vào sổ khách hàng Bộ phận bán hàng Tác nhân Sổ khách hàng Hồ sơ dữ liệu Kiểm tra kho hàng Đơn đặt hàng Hồ sơ dữ liệu Bộ phận quản lý kho Tác nhân Lập chứng từ xuất kho Bộ phận quản lý kho Tác nhân Chứng từ xuất kho Hồ sơ dữ liệu Bộ phận bán hàng Tác nhân Vào sổ xuất kho Sổ xuất kho Hồ sơ dữ liệu Bộ phận quản lý kho Tác nhân Lập hoá đơn bán hàng Bộ phận bán hàng Tác nhân Hoá đơn bán hàng Hồ sơ dữ liệu Khách hàng Tác nhân 6
7. Viết phiếu thu Bộ phận kế toán Tác nhân Phiếu thu Hồ sơ dữ liệu Sổ thu chi Hồ sơ dữ liệu Kiểm tra sự cố Nhân viên Tác nhân Khách hàng Tác nhân Lập biên bản sự cố Nhân viên Tác nhân Khách hàng Tác nhân Thanh toán Khách hàng Tác nhân Bộ phận kế toán Tác nhân Lập báo cáo Quản lý cửa hàng Tác nhân H3 : Bảng phân tích , xác định các tác nhân , hồ sơ 4.Các hồ sơ dữ liệu A) Các hồ sơ dữ liệu D.1) Bảng báo giá D.2) Hợp đồng mua hàng D.3) Hoá đơn mua hàng D.4) Phiếu chi D.5) Chứng từ nhập kho D.6) Sổ nhập kho D.7) Đơn giá D.8) Đơn đặt hàng D.9) Sổ khách hàng D.10) Chứng từ xuất kho D.11) Sổ xuất kho D.12) Hoá đơn bán hàng D.13) Phiếu thu D.14) Sổ thu chi D.15) Biên bản sự cố B) Các tác nhân B1) Tác nhân ngoài 1) Khách hàng 2) Nhà cung cấp 3) Quản lí nhà hàng B2) Tác nhân trong 1) Bộ phận quản lí kho 2) Bộ phận kế toán 3) Bộ phận bán hàng 5.Ma trận thực thể chức năng 7
8. Các thực thể D1.Bảng báo giá D2.Hợp đồng mua hàng D3.Hoá đơn mua hàng D4.Phiếu chi D5.Chứng từ nhập kho D6.Sổ nhập kho D7. Đơn giá D8.Đơn đặt hàng D9. Sổ khách hàng D10.Chứng từ xuất kho. D11.Sổ xuất kho D12.Hoá đơn bán hàng D13.Phiếu thu D14.Sổ thu chi D15.Biên bản sự cố Các chức năng D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 D12 D13 D14 D15 1.1 Y/c thông tin hàng hoá C 1.2 Lập hợp đồng mua hàng R C 1.3 Kiểm tra hàng R 1.4 Lập hoá đơn mua hàng R C 1.5 Lập phiếu chi R C U 1.6 Lập chứng từ nhập kho C 1.7 Vào sổ nhập kho U 1 .Cung cấp hàng U U U C C U U 2.1 Tiếp nhận đơn đặt hàng C 2.2 Vào sổ khách hàng U 2.3 Kiểm tra kho R R R 2.4 Lập chứng từ xuất kho R C 2.5 Vào sổ xuất kho U 2.6 Lập hoá đơn bán hàng R C 2.7 Lập phiếu thu R R C U 2 .Bán hàng R R U U C U U C U 3.1 Kiểm tra sự cố R R R R R R R 3.2 Lập biên bản C 3.3 Thanh toán C C U 3 .Giải quyết sự cố C R C U C 4.1 Lập báo cáo R R R H4 . Ma trận thực thể chức năng V. BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU 8
9. 1)Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 D5 Chứng từ nhập kho Thồng tin phản hồi D1 Bảng báo giá Y/c thông tin hàng hoá 1.0 D2 Hợp đồng mua hàng Bảng báo giá Nhà cung cấp Hợp đồng mua hàng Cung D3 Hoá đơn mua hàng Yêu cầu thanh toán cấp Phiếu chi hàng D4 Phiếu chi D14 Sổ thu chi D7 Đơn giá Thồng tin phản hồi Thông tin hàng hoá 2.0 D8 Đơn đặt hàng Đơn giá Khách hàng Đơn đặt hàng Bán D11 Sổ xuất kho Thanh toán tiền hàng Phiếu thu D9 Sổ khách hàng D12 Hóa đơn bán hàng Giải D10 Chứng từ xuất kho quyết sự D6 Sổ nhập kho cố D13 Phiếu thu 3.0 Sự cố giải quyết D15 Biên bản sự cố Thông tin phản hồi sự cố 4.0 Báo cáo Yêu cầu báo cáo Lãnh đạo Lập báo Báo cáo cáo 9 H5 . Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0
10. 2)Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình 1.0 _ Nhập hàng D1 Bảng báo giá 1.1 1.2 1.3 Yêu cầu Lập hợp Kiểm tra thông tin đồng mua hàng hàng hóa hàng Y/c Thông thông tin D4 Phiếu chi D2 Hợp đồng mua hàng tin hàng hàng hoá hoá 1.5 1.4 Nhà cung cấp Phiếu chi Lập phiếu Lập hóa đơn chi mua hàng D14 Sổ thu chi D3 Hoá đơn mua hàng 1.7 1.6 Vào sổ nhập Lập chúng từ kho nhập kho D6 Sổ nhập kho D5 Chứng từ nhập kho H5 . Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình 1.0 10
11. 3)Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình 2.0 _ Bán hàng D9 Sổ khách hàng Khách hàng D6 Sổ nhập kho 2.2 Vào sổ khách Y/c 2.3 hàng thông Báo tin giá Kiểm tra hàng kho hoá 2.1 D11 Sổ xuất kho Tiếp nhận D8 Đơn đặt hàng đơn đặt hàng 2.4 Lập chứng tử D7 Đơn giá Phiếu xuất kho thu D14 Sổ thu chi D10 Chứng từ xuất kho 2.5 Vào sổ nhập 2.7 2.6 kho Lập phiếu Lập hoá đơn thu mua hàng D12 Hóa đơn bán hàng D13 Phiếu thu H6 . Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình 2.0 11
12. 4)Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình 3.0 _ Giải quyết sự cố với nhà cung cấp D3 Hoá đơn mua hàng 4.1 Y/c giải quyết sự cố Nhà cung cấp D2 Hợp đồng mua hàng Kiểm tra sự Thồng tin phản hồi cố 4.2 Lập biên D15 Biên bản sự cố bản sự cố 4.3 Phiếu chi D4 Phiếu chi Thanh toán D4 Phiếu thu D14 Sổ thu chi H8 . Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình 3.0 5)Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình 3.0 _ Giải quyết sự cố với khách hàng 4.1 D9 Sổ khách hàng Khách hàng Y/c giải quyết sự cố Thồng tin phản hồi Kiểm tra sự cố 4.2 Lập biên D15 Biên bản sự cố bản sự cố 4.3 Phiếu chi D4 Phiếu chi Thanh toán D14 Sổ thu chi 12 D4 Phiếu thu
13. 5) Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình 4.0 _ Lập báo cáo . D11 Sổ xuất kho D14 Sổ thu chi Y/c báo cáo 4.1 Lãnh đạo Báo cáo Lập báo cáo D6 Sổ nhập kho H8 . Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 khi phân rã tiến trình 4.0 13
14. VI .THIẾT KẾ CÁC GIAO DIỆN 1.Giao diện cập nhật hợp đồng mua hàng: 2.Giao diện cập nhật đơn đặt hàng: 14
15. 3.Giao diện cập nhật hoá đơn nhập kho : 4.Giao diện cập nhật hoá đơn xuất kho : 15
16. 5.Giao diện cập nhật hoá đơn mua hàng : 6.Giao diện cập nhật hoá đơn bán hàng : 16
17. 7.Giao diện cập nhật phiếu thu : 8.Giao diện cập nhật phiếu chi : 17
18. 9.Giao diện cập nhật kho hàng : 18
19. 10.Giao diệncập nhật danh sách mặt hàng : 11.Giao diện cập nhật danh sách nhóm hàng : 19
20. 12.Giao diện cập nhật danh sách nhân viên : 13.Giao diện cập nhật danh sách khách hàng : 20
21. 14.Giao diện cập nhật danh sách nhà cung cấp : 21