Cách tạo mục lục cho văn bản

Nội dung text: Cách tạo mục lục cho văn bản

1. A_Cách to mc lc cho văn bn Bn đã so n xong m t tài li u dài, bao g m r t nhi u ch ươ ng m c, m i m c li cĩ các s La Mã bên trong đĩ, vi c cu i cùng b n mu n làm v i tài li u tr ưc khi in là t o mt m c l c cho nĩ sao cho gi ng các quy n sách trên th tr ưng, v y ph i làm sao? B n yên tâm, Microsoft Word là m t ch ươ ng trình so n th o v ăn b n đ s , ch c ch n ph i cĩ tính n ăng này, đ làm vi c đĩ b n th c hi n nh ư sau: WORD 2003 - Tr ưc tiên b n vào View > Ch n Toolbars > Outlining , thanh cơng c t o m c l c s xu t hi n d ưi thanh cơng c chu n. - B n vào View > ch n Outline , ch đ xem này s giúp b n nh n ra các c p đ ca m c lc. Ti p đn b n dùng chu t bơi đen các dịng tiêu đ c n làm m c l c ri đư a tr chu t vào h p Outline Level và ch n t ng Level cho nĩ.
2. Word quy đnh c p đ cĩ s th p nh t s là c p đ cao nh t, các c p đ ti p theo s là c p con c a c p đ đĩ và s cĩ v trí xê d ch v bên ph i, ví d v i 3 m c sau cĩ 3 Level khác nhau. Ho c b n cĩ th ch n tr c ti p Heading 1, Heading 2, Heading 3 trên ph n Style (View -> Toolbars -> Formatting đ b t thanh cơng c Format)
3. Level 1 = Heading 1 ; Level 2 = Heading 2 ; Level 3 = Heading 3 ; Bn cĩ th s d ng phím t t: ctrl – Alt – 1 là heading 1; ctrl – Alt – 2 là heading 2; ctrl – Alt – 3 là heading 3 - Th c hi n xong thao tác đánh m c l c cho tồn b v ăn b n, b n di chuy n đn ph n đu hay cu i đon v ăn n ơi c n chèn m c l c đã t o vào (ví d : B n mu n m c l c n m phía trên, phía d ưi m i là n i dung v ăn b n thì b n đ d u tr chu t phía trên c a v ăn b n cn t o m c l c). Tip đn vào menu Insert > ch n References > Index and Tables, hp tho i v a hi n b n ch n m c đ cây th ư m c cn hi n ra ( ví d : b n mu n th hi n mc 3 tiêu đ (M c I r i d ưi là I .1 ri đn I .1.1) thì b n ch n Show levels: 3 ) r i nh p OK đ đng ý.
4. - Mc l c mà b n đã t o s xu t hi n, b n ch n l i ch đ Print Layout ( View > Print Layout ) đ xem k t qu - Trong quá trình làm, cĩ th b n s ch nh s a l i m t vài tiêu đ, ho c b sung thêm cho đon v ăn , khi đĩ tên tiêu đ c a s trang c a các tiêu đ s cĩ s thay đi. Khi đĩ b n ch n Update TOC trên thanh cơng c Outining . * Remark : Cịn 1 cách khác đ làm cho m c l c tr nên uy n chuy n h ơn: T o m c l c t Styles cĩ đim b t l i là ta khơng th s a ch a đ m c trong m c l c khác v i n i dung đưc trình bày trong tài li u b i vì chúng đưc n i r t ch t ch qua các Style. M t b t l i khác là cĩ khi ta ch mu n đư a m t vài ch (ch khơng h t c đon vào) đ làm m c l c cho m t m c t nào đĩ thì cách 1 c ũng khĩ mà gi i quy t đưc. Cách 2 cĩ th gi i quy t vn đ này và làm cho vi c đư a m t đ m c lên m c l c tr nên d dàng h ơn nhi u. Ti n hành nh ư sau: - Đt con tr cu i đon c n làm m c l c, chèn đ m c cho m c l c b ng cách nh n alt-shift-O, ta đưc b ng sau:
5. Đt tên đ m c cho m c l c ơ Entry, ch n c p cho m c l c ơ Level, cịn ơ Table identifier gi nguyên, sau đĩ nh n enter 2 l n (Mark, Close). Đ cách 2 này ho t đng đưc c n enable cho ơ Table entry fields trong ph n Options c a b ng Index and Tables. (nh t t b d u check Styles và Outline levels) WORD 2007 Đây là m t m c l c m u mà b n mu n t o ra g m các m c l n và nh . Ch ươ ng 1: Th ng nh t gi a lý lu n và th c ti n 1.1 Đnh ngh ĩa 1.1.1 Lý lu n là gì? 1.1.2 Th c ti n? 1.2 V n d ng 1.2.1 Là ai h ưng d n. Khi so n th o v ăn b n 1. Ch n tiêu đ b n mu n đư a vào m c l c (bơi đen) 2. Ch n th Home, nhìn qua ph i th y nút AaBb (heading 1), click ch n ( đây ch n cho "Ch ươ ng 1: Th ng nh t gi a lý lu n và th c ti n", sau đĩ đnh d ng font, size th là xong m t b ưc. 3. T ươ ng t làm cho " 1.1 Đnh ngh ĩa" ch n luơn Heading 1 4. T ươ ng t làm cho các tiêu đ mà b n mu n đư a vào m c l c, nh là heading 1 là ngồi, r i heading 2 là lùi vào m t tí. 5. Nh ư v y 1.1.1 Ph i là heading 2. Đ kh i m t th i gian, chúng ta s d ng Ch c n ăng Format painter copy đnh d ng cho các heading khác, Cách s d ng gi ng nh ư Excel. Ch n đnh d ng mu n copy r i dùng "cây ch i" quét lên r i quét lên tiêu đ mu n copy. Làm nh ư th ta s cĩ m t lo t các heading. Chính các heading này s là m c l c c a ta. Bưc k ti p là t o m c l c. Ch n th Preferences, Ch n Table of content Ch n Automatic table 1
6. Ngay l p t c xu t hi n M c l c cho b n, Nu mu n c p nh t s trang hay tồn b thì ch vi c click vào Update Table là xong. B_Cách to mc lc hình và mc lc bng trong Word Hưng d n cách t o m c l c hình và m c l c b ng trong m t bài báo cáo vì khơng cĩ bài báo cáo nào mà khơng cĩ hình v hay b ng minh h a c . Cách t o m c l c hình: Ch n menu Format –> Styles and Formating –> Ch n New Style –> Nh p vào tên c a Style ( ví d là HINH ) 2. Bơi đen tiêu đ c a hình mà b n mu n đư a vào m c l c –> ch n Style cĩ tên là HINH .
7. 3. Làm nh ư b ưc 2 đi v i t t c các hình, sau khi làm xong thì ch n menu Insert -> Reference -> Indexs and Tables –> Ch n Table of Figures –> Ch n Options –> Ch n style cĩ tên là HINH. Nh n Ok và b n s cĩ k t qu mong mu n.
8. Cách t o m c l c b ng thì t ươ ng t nh ư t o m c l c hình: Ch n menu Format –> Styles and Formating –> Ch n New Style –> Nh p vào tên c a Style ( ví d là BANG ) . Bơi đen tiêu đ c a b ng mà b n mu n đư a vào m c l c –> ch n Style cĩ tên là BANG. Ch n menu Insert -> Reference -> Indexs and Tables –> Ch n Table of Figures –> Ch n Options –> Ch n style cĩ tên là BANG.