Bài giảng Microsoft Access 2010 - Chương 4: Query-Truy vấn trong Access

Nội dung text: Bài giảng Microsoft Access 2010 - Chương 4: Query-Truy vấn trong Access

1. TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH DOANH VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Chương 4 Query – Truy vấn trong Access 1 • Đặt vấn đề 2 • Cách tạo Select Query bằng Design View 3 • Total Query 4 • Queries tham số (Parameter Queries) 5 • Crosstab query • Action query 6 1
2. Chương 4 Query – Truy vấn trong Access 4.1 Khái Niệm Query là các câu lệnh SQL (Structured Query Language - ngôn ngữ truy vấn mang tính cấu trúc) là một loại ngôn ngữ phổ biến để tạo, hiệu chỉnh, và truy vấn dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu quan hệ. 2
3. 4.2 Các loại Query Select query • Là truy vấn lựa chọn thông tin từ một hoặc nhiều bảng. Total • Là một loại đặc biệt của truy vấn chọn. Thực hiện chức query năng tổng hợp dữ liệu trên một nhóm các record. Crosstab • Là loại query có thể hiển thị dữ liệu dưới dạng tóm tắt như một bảng tính, với các tiêu đề hàng và tiêu đề cột query dựa trên các field trong bảng Top (n) • Top (n) cho phép bạn chỉ định một số hoặc tỷ lệ phần trăm của record mà bạn muốn trả về từ bất kỳ loại truy query vấn khác (select query, total query, ). Action • Gồm các loại query như Make-Table, Delete, Update, Append cho phép bạn tạo ra các bảng mới hoặc thay đổi query dữ liệu trong các bảng hiện có của cơ sở dữ liệu 3
4. 4.3 Cách tạo select query bằng Design View Để tạo query bạn chọn tab Create trên thanh Ribbon, click nút query Design trong nhóm lệnh Queries. Xuất hiện cửa sổ thiết kế query và cửa sổ Show table cho phép chọn các bảng hoặc query tham gia truy vấn. 4
5. ➢Chọn các bảng chứa các field mà bạn muốn hiển thị trong kết quả, hoặc các field cần trong các biểu thức tính toán. ➢ Click nút Add để thêm các bảng vào cửa sổ thiết kế query ➢ Sau khi chọn đủ các bảng hoặc query cần thiết, click nút close để đóng cửa sổ Show Table. ➢ Chọn các field cần hiển thị trong kết quả vào lưới thiết kế bằng cách drag chuột kéo tên field trong field list hoặc double click vào tên field. ➢ Nhập điều kiện lọc tại dòng Criteria. ➢ Click nút View để xem trước kết quả, click nút run để thực thi. 5
6. 4.3.1 Các thành phần trong cửa sổ thiết kế Query - Table/query pane: khung chứa các bảng hoặc query tham gia truy vấn. - Lưới thiết kế (Query by Example - QBE) : Chứa tên field tham gia vào truy vấn và bất kỳ tiêu chuẩn được sử dụng để chọn các records. Mỗi cột trong lưới QBE chứa thông tin về một field duy nhất từ một bảng hoặc query trên Table/query pane, bao gồm: ♦ Field: field được tạo vào hoặc thêm vào và hiển thị trong kết quả truy vấn. ♦ Table: tên của các bảng chứa các field tương ứng trên dòng Field. ♦ Sort: chỉ định kiểu sắp xếp dữ liệu của các field trong query. ♦ Show: quyết định để hiển thị các field trong Recordset. ♦ Criteria: Nhập các điều kiện lọc các record. ♦ Or: thêm các điều kiện lọc tương ứng với phép OR, nếu các biểu thức điều kiện ở các field cùng đặt trên một6 dòng thì tương ứng với AND.
7. 4.3.2 Cách nhập biểu thức điều kiện ➢ Biểu thức điều kiện là các quy tắc lọc áp dụng cho dữ liệu khi chúng được chiết xuất từ cơ sở dữ liệu, nhằm giới hạn các record trả về của truy vấn. Ví dụ: người dùng chỉ muốm xem thông tin về các NHANVIEN tên là Nga ➢ Biểu thức điều kiện được nhập trên dòng Criteria và dòng Or của lưới thiết kế query và tại cột chứa giá trị của biểu thức điều kiện lọc. Ví dụ: Chuỗi điều kiện "Nga" là giá trị trong field TenNV, do đó chuỗi "Nga" được nhập trên dòng Critetia tại cột TenVN. 7
8. Cách nhập biểu thức điều kiện ➢ Các loại dữ liệu dates, times, text, và giá trị trong biểu thức điều kiện: ➢ Toán tử được sử dụng trong biểu thức điều kiện: ➢ Ngoài ra các hàm ngày giờ, hàm dữ8 liệu chuỗi, cũng được sử dụng trong biểu thức điều kiện
9. 4.3.3 Truy vấn có nhiều điều kiện ở nhiều fields ➢ Khi bạn muốn giới hạn các records dựa trên nhiều điều kiện ở nhiều field khác nhau, thì Access sẽ kết hợp các điều kiện lại với nhau bằng cách sử dụng toán tử And và Or, cho hai trường hợp: ➢ Nếu các điều kiện phải được thoả mãn đồng thời thì các điều kiện phải được liên kết nhau bởi phép AND, bằng cách nhập các điều kiện trên cùng một dòng Criteria trong lưới thiết kế query. Ví dụ: Ví dụ: Hãy đưa ra các nhân viên tên Nga lập hoá đơn Xuất: 9
10. ➢ Nếu chỉ cần thỏa mãn một trong các điều kiện thì các điều kiện được liên kết nhau bởi phép OR, bằng cách nhập các điều kiện trên các dòng khác nhau trong lưới thiết kế query. 10
11. 4.3.4 Top value ➢ Chức năng top value được sử dụng để hiển thị những record trên cùng của danh sách được tạo ra bởi một truy vấn ➢ Thực hiện : ❑ Descending : Chiều giảm dần ❑ Ascending : Chiều tăng dần ❑ Return: nhập vào số giá trị muốn hiển thị ➢ Các tùy chọn trong Top Values ❑ All : Hiển thị tất cả các record của Query. ❑ 5, 25, 100 : Hiển thị 5,25,100 record đầu tiên. ❑ 5%, 25% : Hiển thị 5%, 25% record đầu tiên trên tổng số. ➢ Nếu các record thuộc Top Values có giá trị trùng nhau thì chúng cũng xuất hiện trong kết quả. ➢ Nếu muốn chỉ xuất hiện duy nhất một record trong các record có giá trị trùng nhau ta click phải trong cửa sổ thiết kế query → chọn properties, 11 tại thuộc tính Unique Values → chọn yes.
12. 4.3.5 Tạo Field tính toán trong Query Để làm được các phép tính trong một truy vấn, bạn tạo một field tính toán mới trong query. Tên của field tính toán không trùng với tên của các field trong bảng. Cú pháp: Ví dụ: Tạo Field ThanhTien:[SoLuong]*[GiaBan] 12
13. 4.4 Total Query ➢Access cung cấp chức năng kết nhóm các record và thực hiện các phép thống kê dữ liệu trên nhóm record đó. Các hàm count, sum, min, max, avg là các hàm cơ bản trong Total Query. ➢Ví dụ: Thông tin bao gồm MaSp, TenSp TongSoLuong. Trong đó TongSoLuong là sum của Soluong, kết nhóm theo Masp. 13
14. * Kết quả của query trước khi tổng hợp dữ liệu Sau khi tổng hợp dữ liệu ta có kết quả: 14
15. 4.4.1 Cách tạo Total Query Để tạo một Total query, bạn thực hiện các bước sau: ➢Tạo một query mới bằng Design view. ➢Chọn các table cần sử dụng trong query từ cửa sổ Show Table. ➢Chọn các field chứa dữ liệu cần thống kê vào lưới thiết kế. ➢Chọn Query Tools, chọn tab Design. 15
16. ➢Trong nhóm lệnh Show/Hide, click nút Totals. ➢Trên lưới thiết kế query xuất hiện thêm dòng Total. ➢Tại mỗi field, chọn các tùy chọn trên dòng Total. 16
17. 4.4.2 Các tùy chọn trên dòng Total Tùy Chọn Ý Nghĩa Group by Nhóm các Record có giá trị giống nhau tại 1 số field được chỉ định thành 1 nhóm SUM Tính tổng các giá trị trong một nhóm Record tại field được chỉ định AVG Tính trung bình cộng các giá trị trong một nhóm Record tại field được chỉ định MAX Tìm giá trị lớn nhất trong nhóm Record tại field được chỉ định MIN Tìm giá trị nhỏ nhất trong nhóm Record tại field được chỉ định COUNT Đếm số Record trong nhóm FIRST Tìm giá trị đầu tiên trong nhóm tại cột được chỉ định LAST Tìm giá trị cuối cùng trong nhóm tại cột được chỉ định Expression Dùng cho Field chứa biểu thức tính toán Where Dùng cho Field chứa điều kiện để lọc Record trước khi tính toán và không hiển thị trong kết quả 17
18. 4.5 Queries tham số (Parameter Queries) Query tham số là query nhắc người dùng nhập điều kiện cho query tại thời điểm query thực thi. Cách tạo: ➢Trong cửa sổ thiết kế query, chọn các bảng/query tham gia truy vấn. ➢Chọn các field hiển thị trong kết quả . ➢Tại field chứa điều kiện lọc, nhập câu nhắc trên dòng Critetia và đặt trong cặp dấu [ ]. 18
19. - Khi thực thi query, chương trình yêu cầu nhập giá trị 19
20. 4.6 Crosstab Query 4.6.1 Khái niệm : Crosstab query là một query dùng để tổng hợp dữ liệu dưới dạng bảng tính hai chiều, trong đó tiêu đề của dòng và cột của bảng là các giá trị được kết nhóm từ các field trong bảng dữ liệu, phần thân của bảng tính là dữ liệu được thống kê bởi các hàm: Sum, count, avg, min, max, và các chức năng khác. ➢ Ví dụ: Thống kê tổng số lượng sản phẩm mỗi khách hàng đã bán 20
21. 4.6.2 Cách tạo a) Tạo Crosstab query bằng chức năng Wizard: - Trên thanh Ribbon, click nút Create. - Trong nhóm lệnh Query, chọn Query Wizard. - Trong cửa sổ New Query, chọn Crosstab Query Wizard → OK. 21
22. - Chọn dữ liệu nguồn cho Crosstab Query, có thể là table hoặc Query → Next. 22
23. - Chọn field làm Row heading trong khung Available Fields - Click nút > để chọn field. - Click Next. 23
24. - Chọn field làm column heading → Next. 24
25. - Chọn field chứa dữ liệu thống kê trong khung Fields. - Chọn hàm thống kê trong khung Function → Next. - Nhập tên cho query và click nút Finish để kết thúc. Hạn chế khi tạo crosstab query bằng wizard: Nếu các field trong Crosstab query được lấy từ nhiều bảng hoặc trong query có chứa các điều kiện lọc dữ liệu thì phải tạo một select query chứa tất cả các field và các điều kiện, sau đó lấy select25 query này làm dữ liệu nguồn tạo crosstab query.
26. b) Tạo Crosstab query bằng Design Một crosstab query cần ít nhất là 3 field: ➢Một field để lấy giá trị làm tiêu đề cho cột gọi là column heading. ➢Một field (hoặc nhiều field) để lấy giá trị làm tiêu đề cho dòng gọi là row heading. ➢Một field chứa dữ liệu thống kê (Value). Ví dụ: 26
27. - Để tạo một Crosstab query bằng Design View ta thực hiện như sau: - Trong cửa sổ thiết kế Query, trên thanh Ribbon, chọn Query Tools, chọn Tab Design. - Trong nhóm lệnh Query Type, chọn Crosstab. 27
28. - Trong lưới thiết kế query xuất hiện thêm dòng Crosstab và dòng Total. 28
29. ❖Chỉ định chức năng cho các field: ➢Đối với các field làm row heading và column heading thì trên dòng Total ta chọn chức năng Group by, trên dòng Crosstab, chỉ định chức năng Row Heading hoặc Column Heading. ➢Đối với field chứa dữ liệu để thống kê thì trên dòng Total, chọn hàm thống kê (Sum, Avg, Count, Min, Max, ), trên dòng Crosstab chọn Value. ➢Đối với các field chứa điều kiện lọc dữ liệu thì trên dòng Total chọn Where, các field này sẽ không xuất hiện trong kết quả. Lưu ý: Row Heading và Column Heading có thể hoán đổi nhau, nhưng đối với những field chứa nhiều giá trị thì nên chọn làm Row Heading. 29
30. 4.7 Các loại Query tạo bằng chức năng Wizard 4.7.1. Find Duplicate query : Find Duplicate query Wizard dùng để tìm những record có giá trị trùng lắp ở một số field. Ví dụ, tìm những nhân viên có trùng ngày sinh, trùng tên, Cách tạo: ➢Trong cửa sổ làm việc của Access, trên thanh Ribbon, chọn tab Create. ➢Trong nhóm lệnh Queries click nút Query Wizard. 30
31. - Trong cửa sổ New Query chọn Find Duplicate query Wizard. - Xuất hiện cửa sổ Find Duplicates query wizard → OK. - Chọn bảng chứa field muốn tìm dữ liệu trùng lắp → Next. - Chọn field chứa dữ liệu trùng lắp → Next. - Chọn các field muốn hiển thị trong kết quả → Next. - Nhập tên cho query → Finish. 31
32. 4.7.2. Find Unmatched query Wizard : ➢Trong quan hệ 1-n, một record trong bảng 1 quan hệ với nhiều record trong bảng n. Tuy nhiên cũng có những record không quan hệ với bất kỳ record nào trong bảng n. Ví dụ, những nhân viên chưa tham gia lập hóa đơn, những nhân viên này tồn tại trong bảng NHANVIEN, nhưng không tồn tại trong bảng HOADON. ➢Find Unmatched query Wizard dùng để tìm những record có trong bảng 1 nhưng không có trong bảng n 32
33. Cách tạo: ➢Trong cửa sổ làm việc của Access, trên thanh Ribbon, chọn tab Create. ➢Trong nhóm lệnh Queries click nút Query Wizard. ➢Trong cửa sổ New Query chọn Find Unmatched query Wizard → OK. ❖Xuất hiện cửa sổ Find Unmatched query wizard. ➢Chọn bảng 1 là bảng chứa các record cần tìm → Next. ➢Chọn bảng n là bảng chứa record quan hệ → Next. 33
34. Ví dụ: tìm những nhân viên chưa lập hóa đơn, bảng 1 là bảng NHANVIEN, bảng n là bảng HOADON, field quan hệ là field MANV. - Chọn field quan hệ giữa hai bảng → Next. - Chọn các field hiển thị trong kết quả → Next. - Nhập tên cho query → Finish. 34
35. 4.8 Action Query Action query là loại query mà khi thực thi sẽ làm thay đổi dữ liệu trong các bảng của cơ sở dữ liệu, sự thay đổi có thể làm cho cơ sở dữ liệu bị sai, do đó trước khi thực thi các loại action query bạn nên chép một file dự phòng. Có 4 loại action query: 35
36. 4.8.1 Update Query a) Chức năng Update query dùng để cập nhật dữ liệu trong các bảng. b) Cách tạo - Trong cửa sổ làm việc của Access, trên thanh Ribbon chọn tab Create, trong nhóm lệnh Queries, click nút Query Design. - Chọn các bảng chứa dữ liệu muốn cập nhật. 36
37. - Thanh Ribbon chuyển sang tab Design. - Trong nhóm lệnh Query Type, Click nút Update, Trong lưới thiết kế xuất hiện dòng Update to. - Chọn field chứa dữ liệu cần cập nhật và các field chứa điều kiện. - Tại field chứa dữ liệu muốn cập nhật và trên dòng Update to ta nhập biểu thức cập nhật dữ liệu. 37
38. c) Thực thi Update Query: - Click nút run để thực thi query. - Khi thực thi query sẽ xuất hiện hộp thoại thông báo số record được Update. - Nếu đồng ý → click yes. - Xem kết quả trong bảng chứa dữ liệu Update. 38
39. 4.8.2 Make-Table Query a) Chức năng Make-Table dùng để tạo một bảng mới dựa trên các bảng hoặc query có sẵn. b) Cách tạo Trong cửa sổ làm việc của Access, trên thanh Ribbon chọn tab Create, trong nhóm lệnh Queries, click nút Query Design. - Chọn các bảng hoặc query làm dữ liệu nguồn cho MakeTable. Thanh Ribbon chuyển sang tab Design. - Chọn các field muốn hiển thị trong bảng mới. - Trong nhóm lệnh Query Type, click nút Make - Table. 39
40. ➢Xuất hiện hộp thoại Make Table với các tùy chọn: ♦ Table name: Nhập tên bảng mới. ♦ CurrentDatabase: Bảng mới được lưu trong cơ sở dữ liệu hiện hành. ♦ Another Database: Bảng mới được lưu trong một cơ sở dữ liệu khác, click nút browse để tìm cơ sở dữ liệu chứa bảng mới. ➢Click nút OK để tạo Make-Table. 40
41. c) Thực thi Make-Table Query - Click nút Run để thực thi query, xuất hiện hộp thông báo số record được đưa vào bảng mới. - Nếu đồng ý → Click yes, khi đó bảng mới sẽ được tạo, xem kết quả trong phần Table. 41
42. 4.8.3 Append Query 8.3. Append query : a) Chức năng Append query dùng để nối dữ liệu vào cuối một bảng có sẵn. b) Cách tạo Trong cửa sổ làm việc của Access, trên thanh Ribbon chọn tab Create, trong nhóm lệnh Queries, click nút Query Design. - Chọn các bảng hoặc query làm dữ liệu nguồn cho Append Query. Thanh Ribbon chuyển sang tab Design. - Chọn các field chứa dữ liệu nối vào bảng có sẵn, các field được chọn phải tương ứng với các field trong bảng muốn nối dữ liệu vào. - Click nút Append trong nhóm lệnh Query Type. 42
43. - Xuất hiện hộp thoại Append → Chọn bảng muốn nối dữ liệu vào. - Trong lưới thiết kế xuất hiện dòng Append to, chứa tên các field tương ứng trong bảng có sẵn. 43
44. c) Thực thi Append query - Click nút run để thực thi query. - Xuất hiện hộp thông báo số record được nối vào. - Nếu đồng ý → click yes, xem kết quả trong phần Table. 44
45. 4.8.4 Delete Query a) Chức năng: Delete query xóa các record từ các bảng, thông thường dựa trên các điều kiện mà bạn cung cấp, Delete query xóa tất cả các record trong một bảng trong khi vẫn giữ nguyên cấu trúc của bảng. Delete Query là nguy hiểm vì nó xóa vĩnh viễn dữ liệu từ các bảng trong cơ sở dữ liệu của bạn, do đó trước khi thực thi loại query này cần phải có một backup. 45
46. b) Cách tạo: Trong cửa sổ làm việc của Access, trên thanh Ribbon chọn tab Create, trong nhóm lệnh Queries, click nút Query Design. - Chọn bảng hoặc query chứa dữ liệu cần xóa. Thanh Ribbon chuyển sang tab Design. - Click nút Delete trong nhóm Query Type. - Chọn field chứa điều kiện xóa, lưới thiết kế xuất hiện dòng Delete → tại field chứa điều kiện xóa ta chọn where. 46
47. - Nhập điều kiện xóa trên dòng Criteria. 47
48. c) Thực thi Delete Query - Click nút run để thực thi, xuất hiện hộp thông báo số record bị xóa. - Nếu đồng ý → yes, các record trong bảng đã bị xóa, xem kết quả trong phần Table. 48