›
›

Xây dựng công cụ hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ bằng phần mềm ứng dụng MS Excel

pdf 51 trang phuongnguyen 250
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Xây dựng công cụ hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ bằng phần mềm ứng dụng MS Excel", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfxay_dung_cong_cu_hach_toan_ke_toan_vat_lieu_cong_cu_dung_cu.pdf

Nội dung text: Xây dựng công cụ hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ bằng phần mềm ứng dụng MS Excel

  1. XÂY DỰNG CÔNG CỤ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ BẰNG PHẦN MỀM ỨNG DỤNG MS EXCEL
  2. XÂY DỰNG CÔNG CỤ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ BẰNG PHẦN MỀM ỨNG DỤNG MS EXCEL PHẦN I: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ. I. Khái niệm, đặc điểm của vật liệu và công cụ dụng cụ: 1) Khái niệm và đặc điểm của vật liệu: Vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm được sản xuất. Vật liệu là đối tượng lao động, là cơ sở vật chất để hình thành nên thực thể sản phẩm. Qua một chu kỳ sản xuất, vật liệu được tiêu dùng toàn bộ, hình thái vật chất ban đầu của nó sẽ không còn nữa. Nói một cách khác, vật liệu bị tiêu hao hoàn toàn hay bị biến dạng trong quá trình sản xuất và cấu thành thực thể của sản phẩm. Khác với TSCĐ, vật liệu không bị hao mòn dần mà giá trị của vật liệu được chuyển dịch toàn bộ và chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm sản xuất ra. Thông thường trong cấu tạo của sản phẩm thì chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn nên việc sử dụng và tiết kiệm vật liệu đúng mục đích, đúng kế hoạch có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp giá thành sản phẩm và thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh. 2) Khái niệm và đặc điểm của công cụ dụng cụ: Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định với TSCĐ. Công cụ dụng cụ giống vật liệu ở chỗ có giá trị nhỏ nên được xếp vào tài sản lưu động, công cụ dụng cụ giống TSCĐ ở chỗ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên trạng thái ban đầu trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc sử dụng giá trị của công cụ dụng cụ được chuyển dịch dần dần vào chi phí sản xuất kinh doanh. Vì vậy cần phải trích trước hoặc phẩn bổ giá trị của công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh. Công cụ dụng cụ hay vật liệu đều có đặc điểm riêng nhưng chúng được mua sắm và lưu trữ bằng nguồn vốn lưu động, là tài sản dự trữ luôn luôn biến động không ngừng. Do đó nếu không theo dõi, quản lý chặt chẽ thì nguyên vật liệu và công cụ
  3. dụng cụ sẽ thất thoát lãng phí, cần quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ khâu thu mua, bảo quản và sử dụng. II. Nhiệm vụ hạch toán của vật liệu và công cụ dụng cụ: Xuất phát từ đặc điểm, yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ và vị trí của kế toán trong hệ thống quản lý kinh tế, hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ có các nhiệm vụ sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản nhập xuất tồn vật liệu. Tính giá thực tế của vật liệu đã mua. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Áp dụng đúng đắn phương pháp hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ sao cho phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và đặc điểm với từng vật liệu, công cụ dụng cụ. Hướng dẫn kiểm tra phòng ban, phân xưởng trong đơn vị thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu của vật liệu. - Kiểm tra việc chấp hành, bảo quản, dự trữ, sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ. Kiểm tra quá trình nhập, xuất vật liệu, phát hiện ngăn ngừa và đề xuất biện pháp xử lý vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất để động viên đúng mức nguồn vốn nội bộ, tăng nhanh tốc độ chuyển vốn. Tính toán chính xác số lượng, giá trị vật liệu thực tế đưa vào sử dụng và tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh. Phân bổ chính xác giá trị vật liệu đã tiêu hao vào các đối tượng sử dụng. - Tham gia kiểm kê và đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ theo chế độ đã quy định. Lập các báo cáo về vật liệu, công cụ dụng cụ nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh. III. Phân loại, đánh giá vật liệu và công cụ dụng cụ: 1)Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ: Để tạo ra sản phẩm doanh nghiệp phải sử dụng một khối lượng vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm nhiều thứ, nhiều loại. Mà mỗi thứ, mỗi loại lại có tác dụng khác nhau trong quá trình sản xuất. Do đó nếu không phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ một cách hợp lý thì không thể tổ chức quản lý và hạch toán tốt được. Phân loại công cụ dụng cụ cũng như vật liệu là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ được chính xác.
  4. a) Phân loại vật liệu: Đối với hiện nay việc phân loại là theo tác dụng của nó đối với quá trình sản xuất. Theo cách phân loại này vật liệu được chia ra thành các loại: - Nguyên vật liệu chính: Là loại vật liệu bị biến đổi hình dạng và tính chất của chúng trong quá trình sản xuất chế tạo để cấu thành thực thể của sản phẩm. Nguyên liệu là chỉ những sản phẩm của công nghiệp và nông nghiệp. Vật liệu chính là những sản phẩm đã qua chế biến công nghiệp dùng cho đối tượng chế biến trong quá trình sản xuất. Trong vật liệu chính có nửa mua ngoài để tiếp tục gia công. Như vậy qua quá trình chế tạo sản xuất thì bán thành phẩm mua ngoài đó sẽ cấu thành thực thể của sản phẩm mới. - Nguyên vật liệu phụ: Là loại vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất. Chủ yếu được sử dụng để kết hợp với nguyên vật liệu chính nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc để đảm bảo cho công cụ dụng cụ được hoạt động bình thường. Căn cứ vào tác dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất, trong quá trình chế tạo sản phẩm của mỗi doanh nghiệp mà người ta phân ra vật liệu chính và vật liệu phụ chứ không phải căn cứ vào thuộc tính vật lý hay hoá học để phân chia. - Nhiên liệu: Là những thứ tạo ra nhiệt năng như: xăng, dầu, than, củi. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn, thể lỏng, thể khí. - Phụ tùng thay thế: Là phụ tùng cần dự trữ để sữa chữa, thay thế các máy móc thiết bị, phương tiện vận tải.v.v - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là loại vật liệu, thiết bị phục vụ cho việc lắp đặt và dùng lắp đặt các công trình xây dựng cơ bản gồm: thiết bị cần lắp, công cụ, khí cụ.v.v - Phế liệu: Gồm các vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất và thanh lý TSCĐ, công cụ dụng cụ nhưng nó có thể bán ra ngoài.  Căn cứ vào nguồn nhập vật liệu: Vật liệu được chia ra thành các loại: - Vật liệu góp vốn liên doanh: Do nhiều đơn vị khác thông qua hợp đồng góp vốn liên doanh đem đến doanh nghiệp nguyên vật liệu như đã ký kết. - Vật liệu mua ngoài: Là toàn bộ nguyên vật liệu doanh nghiệp bỏ vốn ra mua bên ngoài để phục vụ cho sản xuất kinh doanh.
  5. - Vật liệu tự chế biến: Tuỳ theo yêu cầu của đơn vị mình doanh nghiệp tự sản xuất ra những vật liệu cần thiết để phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên việc phân loại vật liệu như nêu trên vẫn mang tính tổng quát mà chưa đi vào từng loại, từng thứ vật liệu cụ thể để phục vụ cho việc quản lý chặt chẽ và thống nhất trong từng doanh nghiệp. Để phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý chặt chẽ và thống nhất các loại vật liệu ở các bộ phận khác nhau, đặc biệt là phục vụ cho yêu cầu xử lý thông tin trên máy tính thì việc lập bảng danh điểm vật liệu là hết sức cần thiết. Trên cơ sở phân loại vật liệu theo công dụng như nêu trên, tiến hành xác lập danh điểm theo loại, nhóm, thứ vật liệu. Cần phải quy định thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách, đơn vị tính và giá hạch toán của từng vật liệu. b) Phân loại công cụ dụng cụ: Công cụ dụng cụ có nhiều thứ, nhiều loại, có loại nằm trong kho, có loại đang dùng. Loại đang dùng lại nằm rãi rác ở các bộ phận, phân xưởng: Công cụ dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê. Theo quy định hiện hành những tư liệu lao động sau đây được hạch toán là công cụ dụng cụ: - Các loại bao bì dùng để đựng vật liệu, hàng hoá trong quá trình thu mua, bảo quản tiêu thụ sản phẩm hàng hoá. - Các bao bì kèm theo hàng hoá có tính tiền riêng. - Những dụng cụ bằng thuỷ tinh, sành sứ, giày dép, áo quần.v.v Từ cách phân loại trên đòi hỏi kế toán phải nắm vững đặc điểm sử dụng, hình thành, vận chuyển để phân loại chi tiết từng nhóm, từng thứ, quy cách phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. 2)Tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ: Tính giá vật liệu là dùng tiền để hiển thị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Một trong những nguyên tắc cơ bản của hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ là phải ghi sổ theo giá thực tế. Nhưng trong thực tế giá cả vật liệu biến động thường xuyên nên việc ghi sổ vật liệu theo giá thực tế khá phức tạp vì phải tính thường xuyên theo giá thực tế sau mỗi lần nhập, xuất kho mà doanh nghiệp sản xuất nên việc sản xuất diễn ra liên tục, để đơn giản hơn trong công tác hạch toán doanh nghiệp có thể sử dụng một loại giá hạch toán.  Tính theo giá thực tế:
  6. a) Tính giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho:  Nguyên tắc chung: - Đối với cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, thì giá trị vật tư, hàng hoá, dịch vụ mua ngoài là giá mua thực tế không có thuế gia tăng đầu vào. - Đối với các cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì giá trị vật tư, hàng hoá, dịch vụ mua vào là tổng giá thanh toán. Tuỳ theo từng nguồn nhập mà nội dung giá thực tế của vật liệu nhập kho được xác định: - Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài giá thực tế bao gồm: + Giá mua ghi trên hoá đơn kể cả thuế nhập khẩu (nếu có). + Chi phí mua ngoài thực tế (chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm ). - Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ tự chế biến giá thực tế bao gồm: + Giá thực tế của vật liệu và công cụ dụng cụ xuất để chế biến và chi phí chế biến. - Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến giá thực tế bao gồm: + Giá thực tế vật liệu sản xuất, chế biến và chi phí chuyên chở đến nơi chế biến, từ nơi chế biến xong về đơn vị và tiền thuê ngoài gia công chế biến. - Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ nhận góp vốn liên doanh giá thực tế là giá của các bên liên doanh chấp nhận. b) Tính giá thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ xuất kho: Có thể sử dụng một trong các phương pháp sau: - Phương pháp tính giá thực tế bình quân: Có thể tính giá thực tế bình quân cuối tháng hoặc theo giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập tuỳ vào phương pháp kiểm kê mà doanh nghiệp áp dụng. Nếu tính giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập thì sau một lần nhập phải tính lại đơn giá thực tế bình quân. Trường hợp tính giá thực tế bình quân cuối tháng: Ta có công thức:
  7. Trị giá thực tế Tổng giá trị thực tế NL, VL tồn đầu + NL, VL nhập trong Đơn giá kỳ. kỳ. thực tế = bình quân Số lượng NL, VL Tổng số lượng NL, tồn đầu kỳ. + VL nhập trong kỳ. Cho nên: Số lượng NL, Giá trị thực tế = Đơn giá thực tế của NL, VL xuất bình quân. VL xuất trong trong kỳ kỳ. - Phương pháp tính theo giá thực tế nhập trước, xuất trước (phương pháp FIFO): Nghĩa là giá vật liệu nhập trước sẽ được xuất dùng cho sản xuất kinh doanh trước. Phải xuất hết giá trị vật liệu nhập vào trước mới xuất giá trị vật liệu nhập vào sau. Khi sử dụng phương pháp này thì nếu giá trị vật liệu mua vào ngày càng tăng thì vật liệu tồn kho có giá trị lớn, nghĩa là chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm sẽ thấp và lãi gộp sẽ tăng lên. - Phương pháp tính theo giá nhập sau, xuất trước (LIFO): Giá vật liệu nhập sau sẽ làm giá để xuất trước, nghĩa là giá trị mới nhập vào sẽ được xuất trước. Khi áp dụng phương pháp này nếu giá vật liệu mua vào ngày càng tăng thì giá vật liệu tồn kho có giá trị bé, tức là chi phí vật liệu trong giá thành sẽ cao do vậy lãi gộp sẽ thấp. Khi áp dụng phương pháp này thì giá thành thực tế của vật liệu xuất ra để sản xuất sản phẩm sẽ rất phù hợp với giá cả thị trường. - Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh: Khi sử dụng phương pháp này bắt buộc kế toán phải có đầy đủ hồ sơ cho từng lần nhập vật liệu, từng loại vật liệu. Mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một phương pháp tính giá thực tế sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý, trình độ năng lực nghiệp vụ của kế toán. Đơn vị sử dụng phương pháp tính giá thực tế nào thì phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán.  Tính theo giá hạch toán: Để đơn giản cho việc tính toán hằng ngày, các doanh nghiệp có thể sử dụng một loại giá cố định gọi là giá hạch toán. Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ hạch toán và sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán để hạch toán sự biến động hằng ngày của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Cuối tháng kế
  8. toán phải tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế trên sổ tổng hợp bằng cách: Giá thực tế của Giá hạch toán của = H CCDC, VL xuất kho CCDC, VL xuất kho Giá thực tế của Giá thực tế của VL, + Hệ số giữa giá thực VL, CCDC tồn CCDC nhập trong H = tế và giá hạch toán = của VL, CCDC Giá hạch toán VL, Giá hạch toán VL, CCDC tồn đầu + CCDC nhập trong Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, hệ số này có thể tính cho từng loại vật liệu hoặc từng nhóm vật liệu. IV. Hạch toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ: Hạch toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ đồng thời hạch toán chi tiết kể cả giá trị lẫn hiện vật. Kế toán phải theo dõi từng thứ, từng chủng loại, quy cách không chỉ theo từng kho mà cả phòng kế toán. Tất cả các doanh nghiệp đều tuân theo nguyên tắc: - ÅÍ kho: Theo dõi vật liệu, công cụ dụng cụ về mặt số lượng trên thẻ kho. - ÅÍ bộ phận kế toán: Theo dõi vật liệu, công cụ dụng cụ về mặt số lượng, giá trị trên thẻ (sổ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. 1) Phương pháp thẻ song song: - ÅÍ kho: Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho có liên quan. Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất lại tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Thủ kho luôn đối chiếu số tồn kho trên thẻ và thực tế tồn trong kho. Cứ đến 3 hoặc 5 ngày một lần sau khi vào thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán. - ÅÍ phòng kế toán: Mở sổ kế toán chi tiết cho từng danh điểm tương ứng với thẻ kho đã được mở ở kho. Cứ đến 3 hoặc 5 ngày một lần khi nhận được các chứng từ nhập kho do thủ kho đưa lên, kế toán kiểm tra, đối chiếu chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ có liên quan như: Hoá đơn mua hàng, phiếu mẫu hàng ghi đơn giá hạch toán và tính thành tiền, kế toán ghi các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào các sổ chi tiết có liên quan. Cuối tháng kế toán cộng thẻ (sổ) kế toán chi tiết của từng danh điểm, tính ra tổng số nhập, xuất, tồn kho cuối kỳ và đối chiếu thẻ kho theo từng danh điểm. Kế toán
  9. căn cứ sổ kế toán chi tiết vật liệu để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Số liệu trên bảng nhập, xuất, tồn này được đối chiếu với số liệu tổng hợp. Ưu điểm lớn nhất của phương pháp này là đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra nhưng nó có nhược điểm là khối lượng ghi chép khá lớn. Phiếu nhập kho Bảng tổng Thẻ kho Thẻ (sổ) kế hợp toán chi tiết vật nhập Phiếu xuất xuất kho tồn kho Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi vào cuối tháng. : Đối chiếu cuối tháng. 2) Phương pháp đối chiếu luân chuyển: - ÅÍ kho: Vẫn mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng đối với từng danh điểm vật liệu như phương pháp thẻ song song. - ÅÍ phòng kế toán: Có một số nét đặc thù riêng, không mở sổ kế toán chi tiết VL mà mở sổ đối chiếu luân chuyển theo từng kho. Số này chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất kho phát sinh trong tháng. Cuối tháng đối chiếu số lượng vật liệu trên “Sổ đối chiếu luân chuyển” với thẻ kho sau đó lấy số tiền của từng loại vật liệu trên sổ này để đối chiếu với kế toán tổng hợp. Phiếu nhập Bảng tổng hợp chứng từ nhập kho vật tư Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp chứng từ xuất vật tư
  10. Tuy đơn giản nhưng phương pháp này khối lượng ghi chép nhiều lại dồn vào cuối tháng nên việc hạch toán và báo cáo bị chậm trễ. 3) Phương pháp sổ số dư: - ÅÍ kho: Định kỳ thủ kho phải tập hợp các chứng từ gốc từ nhập, xuất kho trong kỳ phân loại từng nhóm vật tư theo quy định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, lập phiếu giao nhận chứng từ trong phiếu sẽ ghi rõ số lượng, số hiệu các chứng từ của từng nhóm, loại vật liệu. Sau khi lập xong kèm các phiếu nhập, xuất giao cho phòng kế toán. Đến cuối tháng căn cứ vào thẻ kho ghi số lượng vật tư tồn kho của từng danh điểm vật tư vào sổ số dư. Sổ số dư do phòng Kế Toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm. Sau đó chuyển cho phòng kế toán kiểm tra và tính thành tiền. Kế toán vật tư phải thường xuyên xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho. - ÅÍ phòng kế toán: Định kỳ khi nhận được chứng từ nhập, xuất kho vật liệu ở kho do thủ kho chuyển đến kế toán kiểm tra đối chiếu, phân loại ghi giá hạch toán và tính thành tiền cho từng chứng từ. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ để ghi số tiền vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Bảng này nhập cho từng kho mỗi kho một tờ. Cuối tháng tính ra số tồn kho bằng tiền trên bảng luỹ kế. Số liệu này được dùng để đối chiếu với sổ số dư và đối chiếu với kế toán tổng hợp theo từng nhóm vật tư. Phiếu nhập Phiếu giao nhận chứng từ kho nhập. Thẻ kho Sổ số Bảng luỹ kế nhập, xuất tồn kho dư vật tư. Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất. Sử dụng phương pháp này doanh nghiệp sẽ giảm nhẹ được khối lượng ghi chép nhưng có nhược điểm là nếu sai sót thì khó kiểm tra. V. Hạch toán tổng hợp vật liệu và công cụ dụng cụ: 1) Các phương pháp hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ: Kế toán có thể sử dụng một trong hai phương pháp sau:
  11. - Phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp kiểm kê định kỳ. a) Phương pháp kê khai thường xuyên: Là phương pháp theo dõi phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán và được sử dụng tài khoản hàng tồn kho để phản ánh tình hình hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật tư. Vì vậy, giá trị vật tư trên sổ kế toán có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong niên độ kế toán. Về nguyên tắc số liệu tồn kho thực tế luôn luôn phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán. Phương pháp này thường áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất, đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn. b) Phương pháp kiểm kê định kỳ: Phương pháp này không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục trên sổ kế toán tình hình nhập, xuất, tồn vật tư mà chỉ phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Khi áp dụng phương pháp này thì toàn bộ các khoản mua hàng hoá, vật liệu được phản ánh vào tài khoản mua hàng. Trong kỳ các khoản xuất kho vật liệu đưa vào sử dụng hoặc bán hàng không phản ánh vào tài khoản tồn kho mà cuối kỳ tiến hành kiểm kê số lượng vật tư, hàng hoá còn lại, xác định giá thực tế ghi vào các tài khoản hàng tồn kho đồng thời căn cứ vào giá trị vật tư, hàng hoá tồn kho để xác định giá trị vật tư, hàng hoá xuất kho trong kỳ làm căn cứ ghi vào sổ kế toán mua hàng và giá trị hàng xuất. Trị giá hàng Tổng trị giá Chênh lệch giá trị hàng = ± xuất hàng nhập tồn kho cuối kỳ và đầu Phương pháp này được áp dụng ở doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá với quy cách, mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, hàng hoá, vật tư xuất dùng hoặc bán thường xuyên. Để áp dụng phương pháp này đòi hỏi phải tăng cường vật tư tại bến, bãi, quầy, kho. 2) Các tài khoản sử dụng: Căn cứ vào việc lựa chọn phương pháp hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ mà sử dụng các tài khoản phù hợp với việc hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ. - Phương pháp kiểm kê định kỳ sử dụng tài khoản 611.
  12. Kết cấu của TK 611: TK 611 - Trị giá thực tế hàng hoá, - Trị giá thực tế hàng hoá, NVL, NVL, CCDC tồn kho đầu kỳ. CCDC tồn kho cuối kỳ. - Trị giá thực tế hàng hoá, - Trị giá hàng hàng hoá gửi đi bán NVL, CCDC mua vào trong chưa xác định tiêu thụ trong kỳ. kỳ, hàng hoá bán bị trả lại. - Trị giá hàng hoá, vật tư trả lại cho người bán hoặc giảm giá. TK 611 không có số dư cuối kỳ. TK 152, 153 - Kết chuyển giá trị thực tế - Kết chuyển giá trị thực tế NL, VL, CCDC tồn kho cuối của NL, vật liệu, CCDC tồn kỳ. kho đầu kỳ. - SD: Trị giá thực tế NVL, CCDC tồn kho cuối kỳ. - Phương pháp kê khai thường xuyên sử dụng tài khoản: TK 151: Hàng mua đang đi đường. - Giá trị vật tư, hàng hoá đang - Giá trị vật tư, hàng hoá đang đi đường. đi trên đường đã về nhập kho SDCK: Giá trị vật tư, hàng hoá hoặc đã chuyển giao thẳng đã mua nhưng còn đang đi trên cho khách hàng. đường. TK 152: Nguyên vật liệu - Trị giá thực tế của NVL nhập - Giá trị NVL xuất kho để sản kho do mua ngoài, tự chế, nhận xuất, để bán, thuê ngoài gia công 3góp) H vạchốn liêntoán doanh. nhập xuất kho vật liệu, côngchế cụbiế dụngn cụ: - Trị giá NVL thừa phát hiện khi - Trị giá NVL trả lại người bán  Trình tự, thủ tục luân chuyển chứng từ: kiểm kê. hoặc người bán giảm giá. a)SDCK: Trình Tr tự,ị giá thủ th tụcực luân tế c ủchuyểna NVL chứng từ -nhập Trị giá kho: NVL thiếu hụt khi kiểm tồn kho. kê. Kế toán sử dụng các chứng từ chủ yếu sau để hạch toán nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ: - Hoá đơn GTGT. - Hoá đơn bán hàng. - Biên bản kiểm nghiệm vật tư.
  13. - Phiếu nhập vật tư. - Phiếu di chuyển vật tư trong nội bộ. - Thẻ kho. Trường hợp mua ngoài: Phòng cung ứng mở sổ theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng và tình hình thực hiện hợp đồng. Khi nhận được hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng hoặc giấy báo nhận hàng phòng cung ứng phải kiểm tra đối chiếu với kế hoạch thu mua, với hợp đồng để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận thanh toán với từng chuyến hàng. Khi vật liệu về đến đơn vị cần lập ban kiểm nghiệm “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” sẽ do ban kiểm nghiệm lập thành 2 bản. Một bản phòng cung ứng gởi để theo ghi sổ theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng, một bản giao cho phòng kế toán để làm cung căn cứ để theo dõi và thanh toán. Khi kiểm nhận nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu, kém phẩm chất thủ kho phải báo cho phòng cung ứng biết và lập biên bản cùng người giao hàng để làm căn cứ giải quyết. Phiếu nhập kho lập thành 2 bản sau khi có đầy đủ chữ ký của người giao nhận thủ kho gởi lên phòng kế toán 1 bản, 1 bản thủ kho giữ làm căn cứ vào thẻ kho. Đối với vật liệu nhập kho dùng không hết trả lại hay phế liệu, phế phẩm thu hồi: Đối với các bộ phận có vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho phải lập thành 3 bản “ Phiếu nhập kho”. Căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho kiểm nhận và ghi số thực nhập vào phiếu, cùng với người nộp thủ kho ký vào 3 bảng “Phiếu nhập kho”. Một bản giao cho người nộp, 1 bản chuyển lên phòng cung ứng, còn 1 bản sau khi thủ kho ghi vào thẻ kho sẽ chuyển về phòng kế toán để ghi sổ kế toán nhập vật liệu. Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ thuê ngoài chế biến nhập kho: Dựa vào giấy giao hàng của đơn vị nhận gia công chế biến, phòng cung ứng lập phiếu vật tư thành 3 bản. Phiếu được giao cho người mua hàng xuống nhập, khi phiếu đã có chữ ký của người phụ trách phòng cung ứng. Một bản giao cho người nộp, một bản thủ kho chuyển lên phòng cung ứng, một bản sau khi thủ kho vào thẻ kho sẽ chuyển lên phòng kế toán. Đối với vật liệu nhập kho do di chuyển nội bộ: Phòng cung ứng lập phiếu di chuyển vật tư trong nội bộ thành 2 bản. Các thủ tục khác tương tự như các trường hợp trên. b) Trình tự, thủ tục luân chuyển chứng từ xuất kho:
  14. Kế toán sử dụng các chứng từ sau để hạch toán xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ: - Phiếu xuất kho vật tư. - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. - Thẻ kho. - Hoá đơn GTGT. - Hoá đơn bán hàng. Tuỳ theo đặc điểm yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn như phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức Trường hợp vật liệu xuất bán: Theo lệnh của giám đốc phòng cung ứng vật tư lập “Hoá đơn GTGT” hoặc hoá đơn bán hàng thành 3 bản. Sau khi giám đốc duyệt 3 bản trên kế toán trưởng ký duyệt và giao cho khách hàng, căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho xuất kho vật liệu và ký vào 3 bản. Một bản giao cho khách hàng, một bản thủ kho chuyển lên phòng cung ứng, một bản sau khi thủ kho vào thẻ kho sẽ chuyển lên phòng kế toán. Trường hợp vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh trong đơn vị: Khi có nhu cầu lĩnh vật liệu, bộ phận có nhu cầu lập giấy đề nghị lĩnh vật liệu. Giấy này được chuyển lên phòng cung ứng sau khi kiểm tra hợp lý, hợp lệ của giấy, đề nghị phòng cung ứng lập giấy xuất vật liệu thành 3 bản. Căn cứ vào chứng từ này thủ kho xuất kho và ghi số thực xuất vào phiếu cùng với người nhận ký vào 3 bản phiếu xuất. Một bản người nhận giữ, một bản thủ kho giữ làm căn cứ để ghi vào thẻ kho và chuyển lên phòng kế toán ghi vào sổ, bản còn lại chuyển lên phòng cung ứng. Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Căn cứ vào hợp đồng thuê ngoài gia công để lập “Phiếu xuất kho vật tư” ghi rõ thuê ngoài gia công thành 3 bản, một bản thủ kho giữ làm căn cứ để ghi vào thẻ kho và chuyển lên phòng kế toán để ghi vào sổ, bản còn lại chuyển lên phòng cung ứng.
  15.  Sơ đồ hạch toán tổng hợp nhập xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ: - Phương pháp kê khai thường xuyên: Tk 111, 112, 141, Tk 152, 153 Tk 154 Nhập kho NVL, CCDC Xuất VL thuê ngoài Giá TK gia công chế biến t.toán Thuế GTGT được khấu Tk 151 Tk138, 334, 821 Nhập kho NVL, CCDC Xuất VL thuê ngoài đi đường kỳ khi kiểm kê trước Tk 154 Tk 621, 641, 642, 214 VL, tự chế, thuê ngoài gia công Xuất VL dùng chế biến xong nhập SXKD, XDCB Tk 3333 Tk 128, 222 Thuế nhập khẩu tính Xuất VL góp vốn (nếu có) liên doanh Tk Tk 412 Nhận VL, CCDC do góp Đánh giá chênh liên doanh hay biếu lệch giảm tặng Tk VL kiểm kê phát hiện thừa Đánh giá chênh lệch
  16. - Phương pháp kiểm kê định kỳ: Tk 152, 153 Tk 611 Tk 111, Kết chuyển giá trị Nếu thu NVL tồn đầu tiền Trả lại hàng không đúng cách hoặc được giảm Tk 138, Tk 111, 112, 141, 331 Giá thực tế NVL Giá mua trong kỳ chưa có Tk 152, 153 thuế GTGT Giá trị thực tế NVL xuất dùng xuất dùng cho sản xuất kinh Tk 621 Giá trị thực tế NVL xuất dùng cho sản xuất kinh Tk 138, Giá trị NVL thiếu Tk Thuế GTGT đầu phương pháp khấu trừ 4) Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Để hạn chế bớt những thiệt hại có thể xảy ra trong kinh doanh, doanh nghiệp phải thực hiện lập dự phòng giảm giá vật tư, hàng hoá. Lập dự phòng là chuyển chi phí phát sinh các năm sau vào chi phí năm này. - Phương pháp lập dự phòng: Doanh nghiệp phải căn cứ vào tình hình giảm giá, số lượng tồn kho thực tế của từng vật tư, hàng hoá để xác định mức dự phòng. Ta có công thức:
  17. Mức dự phòng Lượng vật tư, Giá hạch Giá thực tế giảm giá VT,= HH HH giảm giá toán trên - trên thị cho năm kế trị thời điểm sổ kế trường tại hoạch. 13/12. toán. + Căn cứ vào tình hình thực tế biến động giá cả của thị trường vào cuối niên độ kế toán, kế toán thành lập dự phòng cho năm N+1 dựa vào điều kiện lập dự phòng. Kế toán hoàn nhập toàn bộ dự phòng đã lập cho năm N. Nợ TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Có TK 721: Các khoản thu nhập bất thường. + Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm N+1. Nợ TK 642 : Chi phí quản lý DN. Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. PHẦN II: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ XÍ NGHIỆP KHAI THÁC VẬT TƯ - PHẾ LIỆU VÀ TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VẬT LIỆU - CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI XÍ NGHIỆP. A - KHÁI QUÁT CHUNG VỀ XÍ NGHIỆP: I. Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp:
  18. Công ty vật tư kỹ thuật ra đời ngày 01/10/1975. Đến năm 1980 theo quy định chung của ngành, sau đó bộ vật tư có quyết định số 316/VTQĐ chuyển thành Xí nghiệp khai thác vật tư và phế liệu. Xí nghiệp khai thác vật tư và phế liệu là đơn vị trực thuộc Công ty vật tư tổng hợp Đà Nẵng. Tháng 11/1989, chủ tịch tỉnh QN - ĐN ký quyết định thành lập và cho phép xí nghiệp được hạch toán độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân về mặt nhà nước và thuộc tỉnh quản lý. Xí nghiệp khai thác vật tư và phế liệu được sở Thương Mại Du Lịch trực tiếp quản lý. Ngày 31/12/1993, sở Thương Mại Du Lịch ra quyết định số 632/TCTM để tổ chức sắp sếp lại đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc công ty vật tư tổng hợp Đà Nẵng đối với Xí nghiệp khai thác vật tư và phế liệu. Xí nghiệp khai thác vật tư và phế liệu là một doanh nghiệp nhà nước, vừa hoạt động sản xuất vừa hoạt động thương mại, trong đó hoạt động thương mại là chủ yếu. Năm 1989, Xí nghiệp được UBND ký quyết định cho phép hoạt động kinh doanh độc lập các mặt hàng như: sắt, kim khí, xi măng, xăng dầu. Năm 1993 Xí nghiệp tổ chức sản xuất sắt phi. Từ năm 1993 cho đến nay, mặc dù xí nghiệp đi vào sản xuất với quy mô nhỏ, dây chuyền công nghệ không hiện đại, vốn kinh doanh ít, đội ngũ cán bộ chuyên môn còn hạn chế lại chịu sự chi phối và cạnh tranh gay gắt của thị trường. Song cán bộ công nhân viên đã nổ lực phấn đấu để vươn lên với thái độ làm việc nghiêm túc, chủ động chấp nhận thử thách, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng tốt hơn, đáp ứng nhu cầu sản xuất và tiêu dùng. Xí nghiệp ngày một trưởng thành và có nhiều kinh nghiệm trong quá trình kinh doanh từ khâu mua vào cho đến khâu bán ra. Trải qua nhiều khó khăn và thử thách do nhiều nguyên nhân tác động từ bên trong cũng như bên ngoài, cho đến nay xí nghiệp đã đạt được một số thành tựu đáng kể: hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển, kinh doanh nhiều mặt hàng (kim khí, xi măng, xăng dầu, sắt thép, ) đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng nâng cao. II. Đặc điểm tổ chức quản lý của xí nghiệp: 1) Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ tại xí nghiệp: a) Tổ chức sản xuất kinh doanh của xí nghiệp:
  19. Xí nghiệp vừa mang tính chất của doanh nghiệp sản xuất lại vừa mang tính chất của doanh nghiệp thương mại, do đó tổ chức sản xuất kinh doanh của xí nghiệp gồm hai phần cơ bản sau: - Phần sản xuất: Xí nghiệp tuy kinh doanh nhiều mặt hàng nhưng chủ yếu là sản xuất sắt phi các loại (có đường kính 4mm trở lên), ngoài ra còn sản xuất phụ các sản phẩm như: sắt dẹt và đinh các loại. Hằng năm xí nghiệp sản xuất trên 1000 tấn. + Để tiết kiệm được thời gian lao động phù hợp với yêu cầu sản xuất, xí nghiệp đã bố trí ở phân xưởng chia ra làm 2 bộ phận: - Bộ phận chuẩn bị phôi: 10 công nhân/ ca. - Bộ phận cán kéo chia làm 2 tổ, mỗi tổ : 8 công nhân/ ca. - Phần kinh doanh: + Về lĩnh vực kinh doanh: Xí nghiệp chuyên kinh doanh các mặt hàng dễ bảo quản về mặt lý học, hoá học nên có thể dự trữ được nhiều mà không sợ hư hỏng như kim khí, vật liệu xây dựng, máy móc thiết bị hàng tiêu dùng thiết yếu. Các sản phẩm này cũng giống như các loại sản phẩm khác trên thị trường thường bán chạy theo mùa, bán chạy nhất là vào những khoảng thời gian mà thời tiết không mưa để có thể dễ dàng trong việc xây dựng và lưu chuyển sản phẩm ra ngoài thành phố. Đặc biệt, hàng kim khí chiếm tỷ trọng khoảng 70% tổng doanh thu của xí nghiệp. + Về tổ chức kinh doanh: Vì quy mô của xí nghiệp không rộng nên phần lớn khách hàng chủ yếu là những cá nhân hay đơn vị kinh doanh tương đối nhỏ nhưng ngược lại có một thị trường khá lớn. Đa số sản phẩm được tiêu thụ ngay trên thị trường, trên địa bàn thành phố. Số lượng tiêu thụ ở các tỉnh phía Nam và Tây Nguyên cũng không ít. Đặc biệt, ở quý I/2003 xí nghiệp đã xuất khẩu sắt xây dựng sang thị trường Lào với trị giá khoảng 400.000.000 đồng. Tuy đó là con số chưa cao so với các doanh nghiệp khác nhưng đây cũng là động cơ tích cực để xí nghiệp hoàn thiện và tiến nhanh hơn vào những năm kế tiếp. b) Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của xí nghiệp: Quá trình sản xuất tại xí nghiệp trải qua 2 giai đoạn: - Từ sắt tấm công nghiệp, gia công chế biến phôi. - Từ phôi làm nguyên liệu chính sản xuất ra sắt phi. Quy trình:
  20. Nguyên vật Tiếp nhận Phân loại Lò nung Máy cán phôi Máy định hình Kho thành phẩm - Vật liệu là sắt phế liệu tận dụng được xí nghiệp tổ chức thu mua về nhập kho để sản xuất, chế tạo ra sản phẩm. Xí nghiệp dùng phương pháp cán nóng, nung phôi ở nhiệt độ 1.200 - 1.400 độ C, cho phôi qua máy cán nhiều lần để tạo ra thành phẩm, cụ thể qua các bước sau: + Tạo phôi: vật liệu, sắt tấm tận dụng có đủ độ dài và dày cần thiết, sau khi xuất kho đưa vào máy cắt thành từng miếng theo yêu cầu của từng loại sắt phi cần sản xuất. Ngoài ra có thể sử dụng gió đá nếu trong trường hợp máy không thể tạo phôi được. + Sau khi phôi được tạo xong phải nung ở nhiệt độ 1.200 - 1.400 độ C dùng than hoặc dầu đen để nung và dùng quạt điện để quạt gió vào lò, lúc này sắt đã được nung đỏ rồi đưa sang máy cán. + Sau khi phôi đã dài và nhỏ theo đúng yêu cầu,đưa sang máy định hình phôi sẽ cho ra sản phẩm. + Công việc cuối cùng là dùng thủ công để cắt đầu, đuôi, hoàn tất sản phẩm, bó buộc, nhập kho rồi đưa ra tiêu thụ. 2) Tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp: a) Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp:
  21. Giám đốc Phó giám đốc Phòng kế toán Phòng kinh Phòng tổ chức - hành Phân xưởng sản Ghi chú: : Quan hệ trực tuyến. : Quan hệ tham mưu. b) Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban: - Giám đốc: là người điều hành mọi hoạt động của xí nghiệp, ban hành các quyết định và đồng thời là người chịu trách nhiệm cao nhất về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. - Phó giám đốc: là người giúp giám đốc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Phó giám đốc được uỷ quyền ký kết các hợp đồng kinh tế và thay mặt giám đốc giải quyết những công việc của xí nghiệp khi giám đốc vắng mặt. - Phòng kế toán: tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán theo đúng pháp luật của nhà nước. Cập nhật các chứng từ về nhập, xuất và các chi phí trong quá trình lưu chuyển hàng hoá để tiến hành kiểm tra, đối chiếu, ghi chép và hạch toán kế toán. Thực hiện chế độ báo cáo kế toán, tổng hợp và phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của xí nghiệp. + Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các chế độ về công tác tài vụ, bảo đảm và bảo quản các hồ sơ tài liệu, chứng từ kế toán. + Cung cấp các thông tin về kế toán, về tài chính cho giám đốc. - Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc và thực hiện các hoạt động như lập và chỉ đạo sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, nghiên cứu nắm bắt thông tin trên thị trường nhằmkhai thác nguồn hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ, tổ chức thực hiện mạng lưới kinh doanh của xí nghiệp.
  22. - Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức cán bộ điều động nhân sự, tiền lương, lao động thi đua, khen thưởng, nhằm tổ chức hợp lý bộ máy hoạt động của xí nghiệp. - Phân xưởng sản xuất: Chỉ đạo sản xuất trong phân xưởng và tiến hành sản xuất đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, dây chuyền công nghệ, bố trí việc làm cho công nhân sản xuất. Các phòng ban của xí nghiệp có mối quan hệ hữu cơ với nhau, tác động qua lại lẫn nhau nhằm thúc đẩy nhanh quá trình lưu chuyển hàng hoá của xí nghiệp để đạt được kết quả tốt nhất trong sản xuất kinh doanh. III. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại xí nghiệp: 1) Tổ chức bộ máy kế toán tại xí nghiệp: Tổ chức kế toán ở xí nghiệp một cách khoa học và hợp lý, nó không những có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của công tác kế toán mà còn là một nhân tố quan trọng để thực hiện tốt việc quản lý và bảo vệ tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền vốn của xí nghiệp, thực hiện tốt vai trò của kế toán. Vì vậy, việc lựa chọn hình hình thức tổ chức công tác kế toán là rất quan trọng, nó liên quan chặt chẽ đến việc xây dựng bộ máy kế toán xí nghiệp. Từ đặc điểm tổ chức kinh doanh và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có tại xí nghiệp đã sử dụng hình thức kế toán tập trung. Như vậy, mọi chứng từ kế toán dù phát sinh ở bộ phận nào cũng tập trung về phòng kế toán.  Sơ đồ bộ máy kế toán: Kế toán trưởng Kế toán Kế toán mua Kế toán thanh toán Thủ quỹ tổng hợp bán hàng hoá, và theo dõi vốn bằng công nợ tiền Ghi chú: : Quan hệ chỉ huy. : Quan hệ chức năng. a) Chức năng và nhiệm vụ của kế toán:
  23. - Kế toán trưởng: là người tham mưu cho giám đốc, trực tiếp báo cáo cho giám đốc và các cơ quan tài chính về tình hình tài chính của xí nghiệp. Kế toán trưởng là người chỉ đạo công tác kế toán ở xí nghiệp, chịu trách nhiệm trước giám đốc và nhà nước về thực hiện chế độ hạch toán kế toán và quản lý tài chính hiện hành. - Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ kiểm tra và tổng hợp số liệu của các kế toán chi tiết để lên sổ cái và lập báo cáo quyết toán, chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng, theo dõi tình hình biến động tăng, giảm TSCĐ, định kỳ trích khấu hao TSCĐ, hạch toán các nghiệp vụ mua, bán, thanh lý các TSCĐ. - Kế toán mua bán hàng hoá, công nợ: có nhiệm vụ theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu, phải trả và tình hình mua bán hàng hoá của xí nghiệp. Cuối quý kế toán lập báo cáo cân đối nhập, xuất, tồn hàng hoá. - Kế toán thanh toán và theo dõi vốn bằng tiền: theo dõi các khoản phải thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản tạm ứng và thanh toán tiền trong quá trình mua bán đồng thời đảm nhận các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán lương và các khoản trích theo lương, các nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng, làm các thủ tục về việc vay và trả nợ. - Thủ quỹ: thực hiện các khoản thu, chi của xí nghiệp phát sinh theo đúng thủ tục pháp lý, kiểm tra đối chiếu quỹ tiền mặt hàng ngày, cập nhật sổ quỹ trên cơ sở các chứng từ đã lập, cuối tháng tổng kết số tồn quỹ chính xác và kịp thời, là người được giao nhiệm vụ theo dõi và bảo quản tiền mặt của xí nghiệp. Mọi phần hành trong bộ máy kế toán đều có quan hệ chặt chẽ với nhau, giúp nhau hoàn thành nhiệm vụ dưới sự điều hành của kế toán trưởng. b) Hình thức kế toán áp dụng tại xí nghiệp: Do yêu cầu của đơn vị nói riêng, nền kinh tế hiện nay nói chung và để đáp ứng với điều kiện hoạt động sản xuất, xí nghiệp đã áp dụng hình thức: “ Nhật ký chung có cải biên” với kỳ hạch toán là quý. c) Tài khoản sử dụng: Kế toán xí nghiệp sử dụng các TK như: - Khi mua nguyên vật liệu về nhập kho: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111,131, 331,
  24. - Xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm: Nợ TK 621 Có TK 152 - Khi nhập kho thành phẩm: Nợ TK 155 Có TK 154 - Xuất nguyên vật liệu để bán cho khách hàng được phản ánh qua 2 bút toán:
  25. + Giá vốn: Nợ TK 632 Có TK 152 + Doanh thu: Nợ TK 111 Có TK 3331 Có TK 511  Sơ đồ hạch toán: Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc Sổ nhật ký Sổ chi tiết biệt chung Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối sổ phát sinh TK Báo cáo kế toán Ghi chú: : Ghi hằng ngày (định kỳ). : Kiểm tra đối chiếu. : Ghi cuối tháng (cuối kỳ).
  26. Bộ sổ sách kế toán xí nghiệp sử dụng:  Sổ cái các tài khoản.  Sổ chi tiết vật tư.  Bảng tổng hợp chi tiết.  Sổ theo dõi công nợ.  Sổ quỹ.  Sổ tài sản cố định. 2) Trình tự luân chuyển chứng từ: Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán ghi vào sổ nhật ký đặc biệt và các bản kê chứng từ ghi có các tài khoản. Cuối tháng, tổng hợp các số liệu và đến cuối quý căn cứ vào số liệu tổng hợp ghi vào sổ cái. Những đối tượng cần theo dõi chi tiết thì ghi vào sổ kế toán chi tiết có liên quan như: sổ theo dõi công nợ của từng cá nhân, đơn vị hoặc sổ chi tiết từng loại hàng hoá. Cuối quý, căn cứ vào các sổ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết, đối chiếu số liệu giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh tài khoản, đồng thời căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo kế toán theo định kỳ 3 tháng, 6 tháng, 9 tháng và cuối năm. B - TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI XÍ NGHIỆP: I. Tổ chức công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp. 1) Đặc điểm của các loại vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp: Là đơn vị chuyên sản xuất những mặt hàng quan trọng và thiết yếu trong cuộc sống hằng ngày như vật liệu xây dựng, kim khí Đó là yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. + Nguyên vật liệu chính tham gia vào quá trình sản xuất gồm các loại sắt tấm công nghiệp, thép, phôi, mỗi loại gồm nhiều kích cỡ khác nhau. + Nguyên vật liệu phụ như dây cu roa + Công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất chủ yếu là máy mài, máy khoan, máy cắt que hàn, bàn cân + Nhiên liệu: dầu đen. 2) Công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp: - Là đơn vị sản xuất kinh doanh nên quá trình nhập xuất diễn ra thường xuyên, liên tục do đó đòi hỏi công tác quản lý phải chặt chẽ. Xí nghiệp có kho chứa toàn bộ
  27. vật tư, công cụ phục vụ cho sản xuất và dự trữ. Vì kho ở gần phân xưởng sản xuất nên rất thuận lợi, giúp cho quá trình sản xuất được liên tục. Khi cần vật liệu để dùng cho sản xuất, bộ phận phân xưởng lập giấy đề nghị cấp vật liệu và thông qua phòng kế hoạch nghiệp vụ duyệt. Còn đối với nguyên vật liệu chính thì dựa trên hợp đồng xí nghiệp đã ký với đối tác, phòng kế hoạch sẽ lên kế hoạch thu mua vật liệu, việc này mang một ý nghĩa rất lớn tránh tình trạng thừa, thiếu nguyên vật liệu ảnh hưởng đến giá thành. - Cứ 6 tháng một lần, vào lúc 0h ngày của tháng kế tiếp sau tháng kết thúc 2 quý, xí nghiệp sẽ tổ chức kiểm kê vật liệu, công cụ dụng cụ và được tiến hành giống nhau nhằm xác định rõ số lượng, chất lượng của vật liệu, công cụ dụng cụ hiện có. Kiểm tra tình hình bảo quản nhập, xuất và sử dụng để tránh bớt được các trường hợp như hao hụt, hư hỏng để kịp thời xử lý. Đề cao tinh thần trách nhiệm của thủ kho và bộ phận sử dụng, dần dần đưa vào nề nếp quản lý của xí nghiệp. Công tác kiểm kê được tiến hành trước khi lập quyết toán, ban kiểm kê gồm có thủ trưởng đơn vị, thủ kho, kế toán.Tất cả kết quả của kiểm kê đều được phản ánh vào số lượng thực tế của Biên bản kiểm kê. 3) Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp. a) Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho: - Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho gồm: Giá mua theo hoá đơn + Chi phí thu mua vận chuyển. b) Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho: Xí nghiệp sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước để phù hợp với đặc điểm của nguyên vật liệu.
  28. II. Hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp: Để số liệu được cập nhật thường xuyên, liên tục và để phù hợp với tính chất, đặc điểm của ngành, xí nghiệp đã sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên nên có thể cung cấp thông tin một cách đầy đủ, kịp thời cho quản lý. 1) Trình tự, thủ tục và hạch toán chi tiết nhập vật liệu, công cụ dụng cụ: Đơn vị thu mua nguyên vật liệu chính từ các nhà máy, công ty trong và ngoài nước nên giá mua thực tế của nguyên vật liệu chính bao gồm: Giá mua, chi phí thu mua và chi phí vận chuyển, thuế GTGT 5% được khấu trừ. Vật tư, công cụ dụng cụ xí nghiệp mua từ các cơ sở sản xuất kinh doanh, thuế GTGT là 10% được khấu trừ. Giá thực tế nhập kho bao gồm: Giá mua thực tế + chi phí thu mua, vận chuyển. Chi phí thu mua vật tư nào thì hạch toán thẳng cho vật tư đó. - Khi vật liệu được mua về nhập kho xí nghiệp dùng để: + Xuất bán. + Xuất gia công chế biến. Thủ tục mua vật liệu, vật tư, công cụ dụng cụ: Thông qua các giấy tờ đề nghị cấp vật tư của phân xưởng gởi lên phòng kế hoạch sẽ tiến hành xét duyệt. Nếu được sự đồng ý của giám đốc thì phòng kế hoạch sẽ lập bảng báo giá thông qua phòng kế toán và sẽ tiến hành thu mua vật liệu, vật tư, công cụ dụng cụ. Khi vật liệu, vật tư, công cụ dụng cụ về đến, xí nghiệp căn cứ vào hoá đơn thanh toán của phòng kế hoạch sẽ lập phiếu nhập kho như sau:
  29. Xí ngiệp khai PHIẾU NHẬP KHO Số:01/TN thác vật tư & phế liệu. Ngày 22 tháng 01 năm 231 Lê Văn Hiến Nợ: -Tp Đà Nẵng. Có: Tên và địa chỉ người Công ty Thép Đà Nhập tại ậ Vật tư ẵ Lý do nhập: Số Tên vật tư Đơn Số lượng Đơn Thành TT vị Yêu cầu Thực giá tiền tính 1 Sắt tấm Tấn 5500 4.600 25.300.000 Tổng cộng 25.300.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai mươi lăm triệu ba trăm nghìn đồng chẵn. Người Thủ kho Kế toán Thủ trưởng đơn nhập trưởng vị Sau khi nhận phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành nhập kho và ghi thẻ kho, thủ kho chỉ theo dõi về mặt số lượng của tình hình nhập xuất vật liệu, vật tư, công cụ dụng cụ. Thẻ kho được ghi như sau: (Trang bên)
  30. Xí nghiệp khai THẺ thác vật tư & phế KHO liệu 231 Lê Văn Hiến - Tp Đà Người lập: Phan Đức Hoài Tên vật tư: Sắt tấm Đơn vị tính: Tấn Chứng từ Diễn giải Ngày Số lượng Ký xác nhập nhận của Số Ngày xuất vật Nhậ Xuấ Tồn kế toán Tồn đầu 900 ỳ Nhập 22/01 5500 Xuất 25/01 900 Tổng cộng 5500 900 5500 Sau khi kế toán nhận được phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, sẽ tiến hành ghi sổ chi tiết vật tư và đối chiếu với thẻ kho của thủ kho. 2) Trình tự, thủ tục và hạch toán chi tiết xuất vật liệu, công cụ dụng cụ: Khi cần sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ phân xưởng sẽ viết giấy đề nghị cấp vật tư gởi lên phòng kế hoạch. Sau khi duyệt, phòng kế hoạch sẽ giao cho phòng kế toán, lập thành 3 liên. Sau khi nhận được phiếu xuất kho thủ kho sẽ dựa vào đó để tiến hành xuất vật tư và ghi số thực xuất vào cả 3 liên. Một liên giao cho người nhận, 1 liên giao cho phòng kế toán để hạch toán, liên còn lại thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho và đối chiếu sổ sách với phòng kế toán.
  31. Phiếu xuất kho được thiết lập như sau: Xí ngiệp khai PHIẾU XUẤT KHO Số:GTGC/01 thác vật tư & phế liệu. Ngày 28 tháng 01 năm 231 Lê Văn Hiến Nợ: Có: -Tp Đà Nẵng. Tên và địa chỉ người Cty TNHH Xuân Hưng Xuất tại kho:ậ Vật tư Lý do xuất: Số Tên vật tư Đơn Số lượng Đơn Thành TT vị Yêu cầu Thực giá tiền tính 1 Sắt phôi Tấn 5500 4000 22.000.000 Tổng cộng 22.000.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai mươi hai triệu đồng chẵn. Người Thủ kho Kế toán Thủ trưởng đơn nhận trưởng vị  Trường hợp xuất công cụ dụng cụ: Các loại công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ, khi xuất dùng thì toàn bộ giá trị của chúng đều được kế toán đơn vị hạch toán vào chi phí sản xuất của kỳ đó. Ví dụ: Ngày 31/01 xuất công cụ dụng cụ sử dụng, số tiền 2.000.000 đồng. Kế toán định khoản: Nợ TK 6273: 2.000.000 Có TK 153: 2.000.000 Khi có nghiệp vụ xuất công cụ dụng cụ, kế toán lập phiếu xuất kho và phản ánh vào Bảng kê chứng từ ghi có TK 153. Còn những loại công cụ dụng cụ có giá trị lớn thuộc loại dùng cho nhiều kỳ, khi xuất dùng kế toán phân bổ dần vào giá trị của nó vào chi phí sản xuất của từng kỳ kinh doanh sao cho hợp lý. Bài học kinh nghiệm cho bản thân
  32. Đối với em - một học viên vừa mới kết thúc khóa học và vừa trải qua một thời gian thực tập tại Xí nghiệp khai thác vật tư & phế liệu nên để hiểu được sự khác nhau giữa lý thuyết và thực tế là điều khó khăn bởi cơ hội tiếp xúc, cọ xát thực tế chưa nhiều nên những điều biết được là vô cùng hạn chế. Tuy vậy, em cũng xin có vài nhận định như sau: - Lý thuyết được nâng cao nhờ thực tế, thực tế chứng minh cho lý thuyết. Đối với những ai đã được học lý thuyết sắp đi vào thực tế thì đây vừa là sự cuốn hút nhưng cũng vừa là một thử thách lớn. Cuốn hút bởi được cọ xát thực thực tế, được đem lý thuyết áp dụng vào thực tế một cách linh hoạt theo khả năng chứ không chỉ rập khuôn theo những gì đã học. Nhưng đây cũng chính là khó khăn, thử thách bởi giai đoạn này sẽ chứng minh sự thích ứng với thực tế của bản thân đến đâu, khả năng vận dụng lý thuyết như thế nào, có theo kịp thực tế hay không. Trong thời gian thực tập vừa qua đã giúp em nhận ra được những điểm khác nhau cơ bản giữa lý thuyết và thực tế: + Lý thuyết cho biết rằng trong công tác hạch toán, kế toán thường sử dụng một hệ thống chứng từ đồ sộ nhưng thực tế ngoài những chứng từ, sổ sách không thể thiếu thì kế toán có thể nhận thêm hoặc bớt những chứng từ, sổ sách không cần thiết với đặc điểm hạch toán của đơn vị. Nói chung thì điều này phụ thuộc nhiều vào đặc điểm quy trình sản xuất, đặc điểm hạch toán và đặc biệt phụ thuộc vào nghiệp vụ năng lực, trình độ của kế toán. + Khi đang học về lý thuyết hạch toán thì nghĩ công tác kế toán chỉ gói gọn trong việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ sổ sách hợp lệ, báo cáo kế toán chính xác, đúng thời hạn Kế toán không chỉ tập hợp và phân tích các chi phí phát sinh mà thực tế đòi hỏi kế toán còn phải biết chủ động kiểm soát và điều chỉnh chi phí sao cho phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị. Đối với doanh nghiệp sản xuất thì điều cần thiết là phải xây dựng được kế hoạch giá thành chính xác, hợp lý, nếu thực hiện được điều này thì sẽ quyết định phần lớn sự thành công. + Từ đó cho thấy, để trở thành kế toán với đầy đủ ý nghĩa thì trước hết bản thân phải không ngừng học hỏi, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, thường xuyên cập nhật các thông tin về những thay đổi trong công tác hạch toán để có những sửa đổi, bổ sung kịp thời. Kế toán cần phải sáng tạo trong công tác hạch toán, thực tiễn, sao cho có
  33. thể tạo ra một hệ thống chứng từ hoàn chỉnh thiết thực với đơn vị mà lại không nằm ngoài quy định của pháp luật. + Để là một kế toán hiện đại thì ngoài sự năng động cần thiết còn phải có óc phân tích, có sự quan sát, nhìn nhận xa hơn những gì đang xảy ra để có thể giải quyết nhiều công việc cùng lúc mà vẫn đạt được kết quả cao và những thông tin chính xác mà kế toán phân tích, đánh giá về việc sử dụng các loại vật tư, tài sản, vốn, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là cơ sở quan trọng giúp các nhà quản trị ra quyết định, lập những kế hoạch mang tính chiến lược, lâu dài. - Dù hình thức có khác nhau song bản chất kế toán là như nhau, đây là điều khiến bản thân em tự tin hơn khi phải đối mặt với thực tế. PHẦN III: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ PHẦN MỀM EXCEL Microsoft Excel là một phần mềm chuyên xử lý bảng tính chạy trên môi trường windows. Microsoft Excel được coi là phần mềm bảng tính điện tử mạnh nhất, phức tạp nhất và đồng thời cũng có nhiều ứng dụng nhất. Với mỗi phiên bản mới, Excel lại phát hiện các ý tưởng mơi, khắc phục được các nhược điểm của các phiên bản cũ.  Các đối tượng trên phần mềm Excel gồm: - Trên cùng cửa sổ là thanh tiêu đề chứa tên workbook. Workbook đầu tiên có tên mặc nhiên là Book 1.
  34. - Một tập tin Excel (Book) sẽ có nhiều bảng tính (workbook) trên mỗi bảng tính có nhiều cột và nhiều dòng, vùng giao nhau giữa cột và dòng gọi là ô + Vùng bảng tính: Là một bảng tính gồm 256 cột và 65563 dòng. Các cột được đánh từ A - Z, AA - IV gọi là tiêu đề cột. Các dòng được đánh số từ 1- 65563 gọi là tiêu đề dòng. + Các bảng tính: Trong mỗi tập tin Excel sẽ có nhiều bảng tính với tên mặc định là sheet 1, 2, 3  Ưu và nhược điểm khi sử dụng phần mềm Excel:  Ưu điểm: - Có nhiều lý do để sử dụng Excel làm kế toán vì các báo cáo đơn vị cấp trên thường xuyên thay đổi mà Excel lại rất thích hợp trong những trường hợp này. - Excel rất dễ sử dụng, thân thiện với người dùng và không đòi hỏi người sử dụng có những kiến thức phức tạp về lập trình. - Hệ thống hoá phương pháp ghi chép sổ sách kế toán và lập các báo cáo tài chính, quản lý nguồn kinh phí bằng MS Excel. - Cho phép thực hiện nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp, hỗ trợ nhiều hàm, cho phép tạo và thực hiện nhanh các phép tính. Khi có thay đổi dữ liệu các công thức liên quan đến dữ liệu sẽ được tự động tính toán lại. - Cho phép tạo, trang trí, in ấn các loại báo biểu tổng hợp hoặc phân tích có kèm biểu đồ ở dạng chuyên nghiệp. - Sử dụng chương trình hết sức dễ dàng do tuân thủ hầu hết các quy ước sử dụng của windows như các thao tác sao chép và di chuyển hoặc xoá. - Tiết kiệm chi phí trang bị phần mềm kế toán. - Không tốn công đào tạo cán bộ.  Nhược điểm: - Tuy nhiên chúng ta chưa ý thức tầm quan trọng của việc tổ chức quản lý sổ sách bằng Excel. - Là hình thức bán thủ công, ít tính sáng tạo. - Excel không thích hợp khi tổ chức những cơ sở dữ liệu mà dữ liệu có nhiều mối quan hệ kết hợp với nhau làm thành một hệ thống tự động từ khâu nhập liệu xử lý và tính toán.
  35. - Khi nhà nước đòi hỏi kết nối các hệ thống kế toán của các đơn vị cùng ngành thì việc quản lý bằng Excel sẽ không còn thích hợp, khi đó người sử dụng cần có những phần mềm chuyên đề cơ sở dữ liệu như Foxpro chẳng hạn. PHẦN IV: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU. I. Hệ thống bảng danh mục và bảng số dư: Gồm có : + Danh mục vật liệu + Số dư vật liệu. II. Dữ liệu đầu vào: - Phiếu nhập. - Phiếu xuất. - Hoá đơn. Từ những dữ liệu trên sẽ tạo ra được Bảng Tổng Hợp Chứng Từ Vật Liệu. III. Dữ liệu đầu ra: - Bảng Cân Đối Nhập Xuất Tồn VL. - Bảng phân bổ VL. - Sổ chi tiết VL. - Danh sách vật liệu tồn trong tháng. - Bảng kê chứng từ.
  36. - Chứng từ ghi sổ. - Sổ cái. IV. Quy trình xử lý thông tin:
  37. Sơ đồ khối của chương trình: Chứng từ gốc (Phiếu nhập, phiếu xuất, hoá đơn.) Danh mục Số dư vật vật liệu . Tổng hợp chứng liệu. từ vật liệu Bảng cân đối nhập Chứng từ xuất tồn vật liệu. ghi sổ. Bảng tính giá vật tư theo hệ số chênh lệch. Bảng phân bổ vật liệu. Sổ chi tiết vật liệu. Danh sách tồn kho trong từng tháng. Bảng kê chứng từ vật liệu. Chứng từ ghi sổ Sổ cái 1) Bảng danh mục vật liệu và bảng số dư vật liệu:
  38. Có giao diện như sau:  Nhìn vào bảng Danh mục vật liệu này ta có thể biết được xí nghiệp kinh doanh, sản xuất mặt hàng nào. Bao gồm các cột và hàng sau: B6: Số thứ tự. C6: Mã vật liệu: không ghi trùng lặp như vậy sẽ giúp ta phân biệt được với các vật liệu khác một cách dễ dàng. D6: Tên vật liệu: đây là các vật liệu mà xí nghiệp kinh doanh. E6: Đơn vị tính. Vì nhập - xuất trong tháng với số lượng ít nên xí nghiệp dùng đơn vị tính là Kg.  Nhìn vào bảng Số dư vật liệu trên ta sẽ biết được số lượng và giá trị vật liệu tồn đầu kỳ. B13: Đơn vị tính. C13: Mã vật liệu: tương tự như bảng Danh mục vật liệu. D13: Số lượng: SL vật liệu tồn đầu kỳ. E13: Thành tiền: giá trị tồn đầu kỳ. 3) Bảng THCT vật liệu:
  39. Để ra được bảng THVL này ta lấy dữ liệu từ các phiếu nhập, xuất, hoá đơn. Cụ thể như sau: 1 - A 6,7 : Ngày chứng từ . 2 - B 6,7 : Số chứng từ nhập: được ghi trên phiếu nhập. 3 - C 6,7 : Số chứng từ xuất: được ghi trên phiếu xuất. 4 - D 6,7 : Số chứng từ hoá đơn: được ghi trên hoá đơn. 5 - E 6,7 : Diễn giải: ghi rõ quá trình mua bán của xí nghiệp. 6 - F 6,7 : Tài khoản nợ: được ghi trên phiếu nhập, phiếu xuất. 7 - G 6,7 : Tài khoản có: được ghi trên phiếu nhập, phiếu xuất. 8 - H 6,7 : Mã thuế 9 - I 6,7 : Mã công nợ 10 - J 6,7 : Mã vật liệu 11- K 6,7 :Số lượng : Phản ánh số lượng nhập, xuất. 12 - L 6,7 :Đơn giá 13 - M 6,7 : Thành tiền. ( Số lượng* đơn giá) Bảng tổng hợp chứng từ vật liệu này là cơ sở để ra Bảng CĐ NXT vật liệu. 4) Bảng cân đối nhập xuất tồn vật liệu:
  40. - Giao diện: Bảng cân đối nhập xuất tồn vật liệu trong ba tháng: 1, 2, 3.  Số dư đầy kỳ: - Đối với SAT: ta có số dư đầu kỳ số lượng và giá trị được tính bởi hàm Vlookup tra trong bảng DM&SDNVL để ra được số lượng và giá trị cần tìm. - Đối với SAT P : tương tự như với SAT.  Phát sinh trong kỳ: gồm hai quá trình nhập, xuất vật liệu. Để tính được số lượng và giá trị của phát sinh này ta dùng hàm Dsum.
  41. 5) Bảng tính giá vật liệu: Có giao diện như sau: Bảng tính giá vật liệu bao gồm: C 5,6: Đơn gía tham khảo của SAT và SAT P. B 8,9: Chỉ tiêu C 9 : Giá hạch toán của SAT: + B10 - Tồn đầu tháng: Dùng vlookup để tra số liệu từ bảng DM&SDVL * Đơn giá tham khảo. + B11 - Nhập trong tháng: Dùng hàm Dsum để tính tổng rồi lấy tổng đó * đơn giá tham khảo. + B12 - Cộng tồn và nhập: ta lấy tồn đầu tháng + nhập trong tháng. + B14 - Xuất trong tháng: Dùng hàm Dsum để tính tổng rồi lấy tổng đó * đơn giá tham khảo. + B15 - Tồn cuối tháng: = Cộng tồn và nhập - xuất trong tháng. D9: Giá thực tế của SAT:
  42. + Tồn đầu tháng: Dùng hàm vlookup để tra số liệu trong bảng DM&SDVL. + Nhập trong tháng: Dùng hàm Dsum để tính tổng. + Cộng tồn và nhập: ta lấy tồn đầu tháng + nhập trong tháng. + Hệ số chênh lệch: = Giá TT/ Giá HT. + Xuất trong tháng: Dùng hàm Dsum để tính tổng. + Tồn trong tháng: = Cộng tồn và nhập - xuất trong tháng. SAT P : tính tương tự như SAT. 6) Bảng phân bổ vật liệu: Có giao diện như sau: Bảng phân bổ này được gộp từ ba tháng 1, 2,3. ở bảng phân bổ vật liệu này ta cũng có đơn giá tham khảo của SAT và SAT P (C5, 6) Với đối tương sử dụng là 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. 632: Giá vốn hàng bán.  Đối với SAT:
  43. - Giá hạch toán: Dùng hàm Dsum để tính tổng rồi * Đơn giá tham khảo. - Giá thực tế: ta cũng dùng hàm Dsum để tính tổng. Và làm tương tự đối với SAT P. 7) Sổ chi tiết vật liệu: Đối với tháng 1(SAT): - A8 - MAVL: Chọn MAVL cần lên sổ chi tiết. - A9 - TENVL: Dùng hàm Vlookup để tra trong bảng DM&SDVL tên vật liệu tương ứng. - A10 - DVT: Dùng hàm Vlookup để tra trong bảng DM&SDVL đơn vị tính tương ứng với MAVL. - I9 - SDDKSL và SDDGT: Dùng hàm vlookup để tra trong bảng DM&SDVL. SDDKSL = VLOOKUP(B8,'DM&SDNVL'!$C$14:$E$16,2,0). SDDGT = VLOOKUP(B8,'DM&SDNVL'!$C$14:$E$16,3,0). Lọc toàn bộ phiếu nhập trong bảng THNVL ta chọn Data\Filter\Auto Fiter. Cột ngày chứng từ ta chọn tháng 1.
  44. Cột số chứng từ ta chọn phiếu nhập/ Nonblank. Cột MAVT ta chọn SAT. Rồi copy tất cả các dữ liệu vừa được lọc sang sheet cần dùng. Lọc toàn bộ phiếu xuất trong bảng THNVL ta chọn Data\Filter\Auto Fiter. Cột ngày chứng từ ta chọn tháng 1. Cột số chứng từ ta chọn phiếu nhập/ Nonblank. Cột MAVT ta chọn SAT. Rồi copy tất cả các dữ liệu vừa được lọc sang sheet cần dùng. Sắp xếp lại các trường, hợp với giao diện. Tính tổng các cột cần tính.
  45. 8) Danh sách tồn kho vật liệu: MaVL: Chọn MaVL cần lên danh sách tồn kho. TênVL: Dùng hàm Vlookup để tra trong bảng DM&SDVL tên vật liệu tương ứng. SAT : SL = VLOOKUP(C9,BCDNXT!$C$9:$K$10,8,0). GT =VLOOKUP(C9,BCDNXT!$C$9:$K$10,9,0). SAT P: SL = =VLOOKUP(C10,BCDNXT!$C$9:$K$10,8,0). GT = VLOOKUP(C10,BCDNXT!$C$9:$K$10,9,0). Số lượng và giá trị của tháng 2 và tháng 3 tính tương tự.
  46. LỜI MỞ ĐẦU    Mỗi doanh nghiệp được coi là một tế bào của nền kinh tế. Hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp là việc thực hiện những công đoạn của một quá trình đầu tư từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ trên thị trường nhằm mục đích sinh lợi. Để đạt được mục tiêu đó trong hoạt động của mình các doanh nghiệp cần chú trọng hơn đến chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp mình. Muốn sản xuất ra những sản phẩm tốt, chất lượng cao và giá thành hạ thì doanh nghiệp cần phải quan tâm đúng mức vào các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất mà nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ là vấn đề trước mắt, đó là yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Hơn thế nữa, hiện nay nhu cầu xây dựng cơ sở hạ tầng đang được người dân ở khắp thế giới quan tâm mà nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ là một trong những vấn đề không thể thiếu. Vì vậy, việc quản lý vật liệu và công cụ dụng cụ chặt chẽ từ khâu thu mua, vận chuyển đến việc dự trữ và sử dụng tiết kiệm nhất và sẽ cho ra những sản phẩm tốt nhất. Tuy nhiên, để có được hiệu quả cao nhất cần phải có sự theo dõi và giám sát của kế toán. Có nghĩa là kế toán phải ghi chép đầy đủ, chính xác và khoa học về những biến động phát sinh liên quan đến vật liệu, công cụ dụng cụ. Trong công cuộc đổi mới đất nước ta hiện nay, việc áp dụng tin học (chủ yếu là phần mềm ứng dụng MS Excel)vào công tác kế toán ở tất cả các doanh nghiệp đang ngày càng phát triển vì nó giúp ích rất nhiều cho kế toán trong việc tính toán, ghi chép sổ sách, lập các báo cáo, quản lý nguồn kinh phí bằng MS Excel. Mặt khác nó lại không đòi hỏi người sử dụng phải có kỹ năng lập trình cao cấp mà còn giảm được thời gian cho kế toán hơn khi phải thực hiện bằng tay. Từ những nhận thức trên nên em chọn đề tài "Xây dựng công cụ hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ bằng phần mềm ứng dụng MS Excel".
  47. Kết cấu của đề tài gồm: Phần I: Những vấn đề cơ bản về hạch toán kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ. Phần II: Khái quát chung về xí nghiệp khai thác vật tư - phế liệu và tình hình hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp. Phần III: Giới thiệu chung về phần mềm ứng dụng MS Excel. Phần IV: Phân tích thiết kế hệ thống cơ sở dữ liệu của hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ. Đề tài này hoàn thành là nhờ sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo Nguyễn Thị Hồng Lộc, sự quan tâm giúp đỡ, tạo điều kiện của các cô chú anh chị ở Xí nghiệp khai thác vật tư & phế liệu. Em xin chân thành cảm ơn! LỜI KẾT.
  48. Hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ là một trong những khâu quan trọng trong công tác kế toán ở các đơn vị chuyên sản xuất và kinh doanh vật tư, hàng hoá Nếu người kế toán làm tốt công việc này là đã góp phần làm tăng hiệu quả kinh doanh, giúp cho đơn vị mình có một chỗ đứng vững chãi trên thị trường đầy cạnh tranh như hiện nay. Qua thời gian thực tập, tìm hiểu, áp dụng những kiến thức đã học ở nhà trường vào thực tế công tác kế toán tại Xí nghiệp khai thác vật tư & phế liệu, em đã hoàn thành đề tài thực tập môn học với nội dung “Xây dựng công cụ hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ bằng phần mềm ứng dụng MS Excel”. Vì kiến thức còn hạn chế nên chắc chắn đề tài của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự thông cảm và góp ý của các thầy, cô giáo, các cô chú anh chị ở đơn vị thực tập. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sâu sắc đến cô giáo hướng dẫn Nguyễn Thị Hồng Lộc cùng các cô, chú, anh, chị trong ban lãnh đạo và phòng kế toán đã tận tình giúp đỡ để em hoàn thành tốt đề tài này. Cuối cùng, em muốn gửi đến cô giáo hướng dẫn và đơn vị thực tập lời chúc sức khoẻ, hạnh phúc và thành công. Đà Nẵng, ngày 26 tháng 06 năm 2004. Học viên thực hiện Lê Thị Thảo Nguyên MỤC LỤC Trang Lời mở đầu Phần I. Những vấn đề cơ bản về hạch toán kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ. 1 I. Khái niệm, đặc điểm của vật liệu và công cụ dụng cụ. 1 1) Khái niệm và đặc điểm của vật liệu. 1
  49. 2) Khái niệm và đặc điểm của công cụ dụng cụ. 1 II. Nhiệm vụ hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ. 2 III. Phân loại, đánh giá vật liệu và công cụ dụng cụ. 2 1) Phân loại vật liệu và công cụ dụng cụ. 2 2) Tính giá vật liệu và công cụ dụng cụ. 5 IV. Hạch toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ. 8 1) Phương pháp thẻ song song. 8 2) Phương pháp đối chiếu luân chuyển. 9 3) Phương pháp sổ số dư. 10 V. Hạch toán tổng hợp vật liệu và công cụ dụng cụ. 11 1) Các phương pháp hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ. 11 2) Các tài khoản sử dụng. 12 3) Hạch toán nhập, xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ. 13 4) Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 17 Phần II: Khái quát chung về xí nghiệp khai thác vật tư - phế liệu và tình hình hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp. 19 A - Khái quát chung về xí nghiệp khai thác vật tư & phế liệu. 19 I. Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp. 19 II. Đặc điểm tổ chức quản lý của xí nghiệp. 20 1) Đặc điểm tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ tại xí nghiệp. 20 2) Tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp. 22 III. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại xí nghiệp. 23 1) Tổ chức bộ máy kế toán tại xí nghiệp. 23 2) Trình tự luân chuyển chứng từ. 27 B - Tình hình hạch toán kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại xí nghiệp. 27 I. Tổ chức công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp. 27 1) Đặc điểm của các loại vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp. 27 2) Công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp. 28 3) Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp. 28 II. Hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp. 29 1) Trình tự, thủ tục và hạch toán chi tiết nhập vật liệu, công cụ
  50. dụng cụ. 29 2) Trình tự, thủ tục và hạch toán chi tiết xuất vật liệu, công cụ dụng cụ. 31  Bài học kinh nghiệm cho bản thân 33 Phần III: Giới thiệu chung về phần mềm ứng dụng MS Excel. 35 Phần IV: Phân tích thiết kế hệ thống cơ sở dữ liệu của hạch toán vật liệu37 I. Hệ thống bảng danh mục và bảng số dư 37 II. Dữ liệu đầu vào 37 III. Dữ liệu đầu ra 37 IV. Quy trình xử lý thôngtin 37 Lời kết