Truy cập và sử dụng địa chỉ email chia sẻ – Phần 1

Nội dung text: Truy cập và sử dụng địa chỉ email chia sẻ – Phần 1

1. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - Truy cập và sử dụng địa chỉ email chia sẻ – Phần 1 Trong bài này chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn về các địa chỉ email chia sẻ bằng cách sử dụng một ví dụ có liên quan tới hầu hết các quản trị viên . Ví dụ trong bài sẽ tập trung vào một số phương pháp tạo một địa chỉ email chia sẻ mang tên info@neilhobson.com. Thông thường các công ty đều muốn người dùng của họ có thể truy cập email đã được gửi đến một địa chỉ chung chẳng hạn như info@neilhobson.com. Việc bảo đảm nhiều người dùng có thể truy cập các email đã được gửi đến địa chỉ này chính là yêu cầu chủ đạo, tuy nhiên khả năng để họ có thể reply cho email này cũng rất cần thiết. Hơn nữa cũng cần đến cả một vấn đề nữa đó là, các reply này lại cần phải có địa chỉ của những người dùng riêng lẻ thay cho địa chỉ chung info@neilhobson.com. Trong bài này chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn một số cách để thực hiện các yêu cầu đó. Bạn sẽ thấy được rằng thuật ngữ email address trong bài này sẽ được dùng thay cho thuật ngữ shared mailbox vì một email address có thể được gán cho nhiều mailbox. Trong kịch bản ví dụ, địa chỉ mục tiêu là info@neilhobson.com như đã được đề cập đến ở trên. Có tổng cộng ba người dùng canà truy cập vào các email đã được gửi đến địa chỉ này và có tên là Ann, Bob và Carol. Chính vì vậy chúng ta hãy xem xét trước hết một số phương pháp cho việc truy cập một email chia sẻ và sẽ xem xét đến phương pháp thứ hai trong phần 2 của loạt bài này. Các danh sách phân phối Phương pháp đầu tiêu được xem xét đến ở đây là phương pháp danh sách phân phối. Với phương pháp này, bạn hoàn toàn có thể tạo một list sau đó gán cho nó địa chỉ info@neilhobson.com và sau đó add Ann, Bob và Carol với tư cách là cá thành viên của danh sách. Khi người bên ngoài công ty gửi email đến info@neilhobson.com hoặc một người dùng nào đó bên trong chọn nhóm phân phối thông tin từ Global Address List (GAL), thì khi đó một copy email sẽ được phân bổ đến Ann, Bob và Carol. Chúng ta hãy xem cách thiết lập như thế nào trong Exchange 2007. Thứ đầu tiên mà chúng ta phải thực hiện là tạo một danh sách phân phối. Đây là cách thực hiện bằng Exchange Management Console: • Chạy Exchange Management Console, tìm đến Recipient Configuration và nút Distribution Group. • Kích chuột phải vào Distribution Group và chọn New Distribution Group từ menu chuột phải, hoặc chọn tùy chọn menu với cùng tên từ panel Action. • Tại cửa sổ Introduction của New Distribution Group, bạn phải bảo đảm rằng tùy chọn New groupNext. đã được kích hoạt và sau đó kích nút • Trên cửa sổ Group Information, chọn Group type của Distribution vì chúng ta không cần đến nhóm bảo mật vào thời điểm này. Đặt tên cho nhóm trong trường Name khi đó bạn sẽ thấy các trường Name (pre-Windows 2000) và Alias cũng xuất hiện. Trong ví dụ của chúng tôi, nhóm Info sẽ như bạn thấy trong hình 1.
2. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - Hình 1: Tạo Distribution Group bằng Exchange Management Console • Khi bạn kích Next trên cửa sổ Group Information, cửa sổ New Distribution Group sẽ được hiển thị và cung cấp cho bạn một thông tin tổng thể về cấu hình. Giả dụ rằng bạn thích cấu hình đó, khi đó hãy kích nút New để tạo một nhóm mới. Chúng tôi đã cấu hình Exchange 2007 với các thiết lập Accepted Domains và E-mail Address Policies để bảo đảm rằng địa chỉ SMTP chính đã tạo cho nhóm mới sẽ nhận tên miền neilhobson.com. Bằng cách sử dụng trường Alias củaInfo như thể hiện trong hình 1, địa chỉ SMTP mặc định cho nhóm mới này đã được thiết lập là info@neilhobson.com. Khi một nhóm được tạo, hãy vào trang thuột tính của nhóm trong Exchange Management Console và chọn tab Members. Ở đây bạn có thể kích nút Add để thêm Ann, Bob và Carol thành các thành viên của nhóm. Điều này được thể hiện rõ trong hình 2.
3. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - Hình 2: Add thành viên vào nhóm phân phối Distribution Group Khi ai đó gửi một thông báo email đến nhóm phân phối Info, cả ba người Ann, Bob và Carol khi đó đều nhận được một bản copy. Vấn đề với phương pháp này là rằng các thành viên của nhóm phân phối không thể bảo đảm ai đang xử lý request khi mà tất cả hộ đều nhận được các bản copy riêng. Điều này có nghĩa là tất cả các copy của thông báo đều được đánh dấu ban đầu ở dạng chưa đọc, nhưng nếu (cho ví dụ) Bob đọc copy thông báo của anh ta, copy của Ann và Carol vẫn chưa đọc. Thêm vào đó, nếu Bob trả lời thông báo đó thì Ann và Carol sẽ không thể thấy reply mà anh ta đã gửi trả lời. Một cách để khắc phục vấn đề này là bảo đảm rằng tất cảc các thành viên của nhóm đều sử dụng chức năng Reply All của Outlook hoặc Outlook Web Access (OWA), tuy nhiên điều này cũng có nghĩa rằng bất kỳ người dùng bên ngoài nào cũng đều thấy tất cả các thành viên của nhóm trừ khi tùy chọn Blind Carbon Copy (BCC) được sử dụng. Thêm vào đó phương pháp này yêu cầu các thành viên của nhóm cần phải nhớ sử dụng tính năng Reply All ngay từ đầu. Nó chỉ có thể làm việc với các nhóm phân phối có chứa một số lượng nhỏ các thành viên vì các nhóm lớn hơn có thể gây ra hoạt động messaging quá nhiều khi chức năng Reply All được sử dụng. Cũng thêm vào đó, reply về mặc định sẽ xuất hiện từ một địa chỉ người dùng thực. Cho ví dụ, nếu Ann reply một thông báo, thông báo đó được gửi từ tài khoản của Ann khi đó người nhận sẽ thấy địa chỉ là ann@neilhobson.com. Hay nói theo cách khác, thông báo sẽ không được gửi từ địa chỉ email của nhóm phân phối info@neilhobson.com. Để giải quyết vấn đề này, các thành viên của nhóm phải được cho
4. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - phép gửi với tư cách nhóm phân phối Info. Các bạn hãy sử dụng lệnh Add-ADPermission trong Exchange Management Shell như ví dụ dưới đây: Add-ADPermission Info –User “neilhobson\ann” –ExtendedRights “send as” Đầu ra của lệnh được thể hiện trong hình 3 bên dưới. Hình 3: Kết quả của lệnh Add-ADPermission Bản thân lệnh trên rất dễ hiểu, nó cho phép tài khoản NEILHOBSON\Ann có quyền “send as”. Chính vì vậy khi đó Ann có thể sử dụng trường From trong Outlook để gửi như một nhóm phân phối. Điều này được thể hiện rất rõ trong hình 4 bên dưới. Hình 4: Sử dụng From Field trong Outlook
5. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - Rõ ràng nếu không có sự cho phép ở trên thì Ann chắc chắn sẽ không thể gửi với tư cách nhóm phân phối. Trường hợp này bạn có thể thấy trong hình 5, thông báo lỗi sẽ xuất hiện để chỉ ra vấn đề mắc phải của bạn. Hình 5: Thông báo lỗi xuất hiện Kết luận Đây là phần một trong bài gồm có hai phần. Trong phần một này, chúng tôi đã giới thiệu cho các bạn phương pháp vẫn hay được sử dụng để cho phép truy cập vào địa chỉ email chia sẻ, tên trước đây vẫn được biết đến là tạo một nhóm phân phối với địa chỉ SMTP gắn kèm. Bạn có thể cho phép người dùng riêng biệt nhận email đã gửi đến địa chỉ này và đáp trả bằng cách gửi với tư cách địa chỉ email chia sẻ. Trong phần thứ hai của loạt bài này, chúng tôi sẽ giới thiệu việc truy cập mailbox chia sẻ có địa chỉ SMTP trước trên đó.
6. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - Truy cập và sử dụng các địa chỉ email chia sẻ – Phần 2 Các địa chỉ email chia sẻ ở đây chúng tôi nói đến là các địa chỉ email dùng chung mà hầu hết các tổ chức đều sử dụng như info@neilhobson.com hoặc sales@neilhobson.com. Thường, mỗi một tổ chức đều muốn nhiều người có thể truy cập vào các địa chỉ email này, quan trọng hơn nữa cũng có thể gửi các thông báo để lựa chọn xem các reply được thấy đến từ một địa chỉ email chia sẻ hoặc từ địa chỉ email của người dùng nào đó. Trong phần đầu tiên của loạt bài này, chúng tôi đã giới thiệu cho các bạn một phương pháp mà ở đó các danh sách phân phối có địa chỉ email chia sẻ là info@neilhobson.com. Mặc dù phương pháp này nhìn chung làm việc khá ổn nhưng vẫn có một đòi hỏi về người dùng nào truy cập vào danh sách có các quyền gửi các reply như thể chúng đến từ một địa chỉ emai chia sẻ hoặc các chức năng chẳng han như Reply All có được sử dụng bên trong Outlook hay không. Phương pháp tốt hơn trong sử dụng cho các địa chỉ email chia sẻ là tạo một mailbox chia sẻ, chính vì vậy trong phần hai này, chúng tôi sẽ giới thiệu về cấu hìh đó vì nó có liên quan đến Exchange 2007. Mailbox chia sẻ Trong cấu hình mailbox chia sẻ, bạn có thể tạo đơn giản một mailbox người dùng có tên gọi Info. Phương pháp như vậy có nghĩa rằng các chính sách địa chỉ email của Exchange 2007 mà bạn đã định nghĩa cho miền của bạn sẽ gán cho mailbox này đúng địa chỉ SMTP. Cho ví dụ, nếu chúng ta có một chính sách địa chỉ email được cấu hình cho miền neilhobson.com thì việc tạo một mailbox Info có nghĩa rằng địa chỉ SMTP sẽ được tạo tự động là info@neilhobson.com. Khi thực hiện xong vấn đề này, bạn hãy đặt các điều khoản cho người dùng để cho phép truy cập vào mailbox chia sẻ và sau đó bổ sung mailbox cho Outlook profile của người dùng để họ có thể thấy hai mailbox khi đã đăng nhập vào Outlook. Trong phần một của loạt này, chúng tôi đã sử lấy ví dụ một số người dung của mình có tên Ann, Bob và Carol cần truy cập vào mailbox chia sẻ và vì vậy chúng tôi sẽ tiếp tục sử dụng các tên này trong phần hai. Bên trong mailbox Info chia sẻ, phân tách các thư mục có thể được tạo cho Ann, Bob và Carol để họ có thể kiểm tra các thông báo nào họ đang làm việc. Chúng ta hãy xem xét đến quá trình thiết lập này.Thứ đầu tiên cần thực hiện ở đây là tạo một mailbox chia sẻ. Chúng tôi đã tạo một nhóm phân phối trong phần một của bài này bằng Exchange Management Console, vì vậy lúc này chúng ta hãy tập trung vào việc sử dụng Exchange Management Shell. Một trong số các bạn có thể khá hiểu biết việc tạo những user, mailbox mới và có thể muốn bỏ qua phần này. Tuy nhiên bài viết này dành cho cả những quản trị viên mới đối với Exchange 2007 chính vì vậy chúng tôi sẽ giới thiệu như vậy. Để tạo một user mới và mailbox có liên quan từ Exchange Management Shell bạn có thể sử dụng lệnh New-Mailbox. Lệnh này không chỉ tạo mailbox với tên ngụ ý của nó là nó còn tạo cả tài khoản người dùng Active Directory luôn vì tài khoản người dùng này phải tồn tại để mailbox tồn tại. Một thứ có thể cho phép trước khi chạy lệnh này là thiết lập một mật khẩu an toàn thông qua management shell. Để thực hiện điều đó, bạn cần nhập một mật khẩu vào một biến và lưu nó với tư cách một chuỗi bảo mật. Điều này có thể được thực hiện bằng lệnh dưới đây:
7. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - $Password = Read-Host “Password” –AsSecureString Lệnh này sẽ lưu mật khẩu đã được cho của bạn vào biến Password để sau đó có thể được chuyển tới lệnh New-Mailbox nhằm tạo mật khẩu cho tài khoản người dùng mới. Lệnh sử dụng để tạo tài khoản người dùng mới và mailbox là: New-Mailbox –UserPrincipalName info@neilhobson.com –Alias Info –Name Info –FirstName Info –DisplayName Info –Password $Password –Database “First Storage Group\Mailbox Database” –OrganizationalUnit “Exchange Users” Bản thân lệnh ở trên rất dễ hiểu. Cho ví dụ, -OrganizationalUnit chỉ định OU nào để tạo tài khoản mới trong đó. Bạn cũng thấy được rằng chúng tôi đã thiết lập các thuộc tính Alias, Name, FirstName and DisplayName với một giá trị Info để đơn giản hóa mọi thứ. Nếu mọi thứ chính xác khi đó bạn sẽ thấy một màn hình như thể hiện bên dưới (hình 6). Hình 6: Tạo User Account và Mailbox thông qua Exchange Management Shell Khi tài khoản và mailbox đã được thiết lập, chúng ta cần cho phép Ann, Bob và Carol truy cập vào mailbox để có thể mở với tư cách là một mailbox bổ sung trong các Outlook profile của họ và xa hơn nữa là gửi email để nó xuất hiện nguồn gửi là info@neilhobson.com. Để thực hiện điều đó, chúng ta có thể sử dụng Exchange Management Shell và lúc này sử dụng lệnh Add- MailboxPermission. Lệnh đầy đủ được sử dụng là: Add-MailboxPermission –Identity Info –User Ann –AccessRights FullAccess Lệnh này được thể hiện cách sử dụng trong hình 7. Hình 7: Bổ sung thêm các điều khoản cho Mailbox
8. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - Lệnh này cho phép Ann có sự truy cập đầy đủ vào mailbox Info. Bạn cần phải chạy lệnh tương tự như vậy hay lần, khi chỉ định Bob và chỉ định Carol. Nếu bạn có nhiều người dùng để add thì phương pháp có thể khác được sử dụng ở đây là sử dụng mảng bên dưới. $FullAccessUsers = “Ann”, “Bob”, “Carol” ForEach ($SingleUser in $FullAccessUsers) {Add-MailboxPermission –Identity Info –User $SingleUser –AccessRights FullAccess} Với phương pháp mảng, bạn có thể thấy được rằng mảng $FullAccessUsers được định nghĩa bằng các alias cho mỗi người dùng mà chúng ta muốn cung cấp sự truy cập tới họ. Sau đó biến $SingleUser sẽ được gán lần lượt cho mỗi username trong mảng. Giá trị của mỗi username sau đó sẽ được thể hiện trong lệnh Add-MailboxPermission thông qua biến $SingleUser. Bạn có thể sử dụng phương pháp mảng theo rất nhiều cách bên trong Exchange Management Shell. Lúc này Ann, Bob và Carol có các điều khoản truy cập mailbox đầy đủ đối với mailbox mới, họ có thể add mailbox Info với tư cách là một mailbox bổ sung vào Outlook profile của họ và truy cập vào các nội dung bên trong mailbox này. Có các hướng dẫn đầy đủ về cách thực hiện điều đó bằng sử dụng Outlook 2007. Đây là những gì cần được thực hiện cho Ann, Bob và Carol. 1. Trong Outlook 2007, bạn hãy vào Tools và chọn Account Settings. 2. Trong cửa sổ Account Settings, đánh dấu tài khoản Exchange như thể hiện trong hình 8, sau đó kích nút Change
9. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - Hình 8: Account Settings Window 3. Cửa sổ Change E-mail Account sẽ được hiển thị như thể hiện trong hình 9. Chọn nút More Settings
10. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - Hình 9: Thay đổi E-mail Account Window 4. Cửa sổ Microsoft Exchange sẽ được hiển thị. Kích tab Advanced khi đó bạn sẽ được thấy cửa sổ mới xuất hiện như trong hình 10.
11. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - Hình 10: Chuẩn bị thêm một Mailbox bổ sung 5. Kích nút Add , trong cửa sổ Add Mailbox nhập vào tên của mailbox để add vào profile. Trong trường hợp này, Info sẽ được nhập vào vì đây là tên của mailbox để add. Kích Ok để trả bạn về cửa sổ Microsoft Exchange, xem hình 11.
12. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - Hình 11: Hoàn tất một việc thêm Additional Mailbox (Mailbox bổ sung) 6. Ở đây, tất cả những gì bạn cần thực hiện là kích OK tại cửa sổ này, khi đó bạn sẽ trở về cửa sổ Change E-mail Account từ nơi bạn kích Next và sau đó là Finish để trả bạn về cửa sổ Account Settings. Khi đó bạn chỉ cần kích để trở về Outlook. 7. Quay trở lại bên trong Outlook, bạn sẽ thấy mailbox bổ sung được liệt kê trong panel bên trái. Mailbox này có thể được mở rộng như các mailbox khác, xem trong hình 12.
13. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - Hình 12: Mailbox bổ sung trong Outlook Trong hình 12 ở trên bạn sẽ thấy có đến 3 thư mục người dùng được tạo trong thư mục Tracking, mỗi một thư mục được sử dụng cho mỗi người dùng. Các thư mục này cho phép người dùng lưu các thông báo để mục đích kiểm tra lại quá trình. Cho ví dụ, email hiện yêu cầu xóa một “jammed printer” được đọc bởi Ann. Khi Ann đã đọc email và đã giải quyết xong vấn đề của Ann thì cô ta có thể copy thông báo từ thư mục mailbox vào thư mục cá nhân của riêng cô “Ann” nằm trong thư mục Tracking. Khi reply các thông báo trong mailbox chia sẻ, lưu ý rằng reply sẽ được điền một cách tự động để xuất hiện địa chỉ gốc gửi đến từ Info mailbox thay cho tài khoản cá nhân của Ann, xem thể hiện trong hình 13.
14. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - Hình 13: Reply từ một Shared Mailbox Kết luận Qua hai phần của bài này, chúng ta đã được giới thiệu hai phương pháp cho phép truy cập vào một địa chỉ email chia sẻ, có khả năng reply bằng địa chỉ này. Phương pháp đầu tiên đã sử dụng danh sách phân phối còn phương pháp thứ hai sử dụng mailbox chia sẻ. Trong cả hai phương pháp trên, phương pháp nào cũng đều có thể làm việc tốt trong tổ chức của bạn nhưng bạn hãy bỏ một chút thời gian để đánh giá cả hai và chọn ra tùy chọn thích hợp nhất cho tổ chức mình.