Trách nhiệm của nhà quản lý đối với vấn đề quản lý thông tin

Nội dung text: Trách nhiệm của nhà quản lý đối với vấn đề quản lý thông tin

1. Mơn: Thơng tin trong quản lý hành chính nhà nước Giảng Viên: Dỗn Minh Thắng HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH THƠNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Giảng viên hướng dẫn : Ths. Dỗn Minh Thắng Nhĩm thực hiện : Nhĩm 5 Lớp : KS10 Quản lý cơng Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 06 tháng 9 năm 2011 Trang 1 Nhĩm 5 lớp KS10 Quản lý Cơng
2. Mơn: Thơng tin trong quản lý hành chính nhà nước Giảng Viên: Dỗn Minh Thắng Lời nĩi đầu Câu 5 : Trách nhiệm của nhà quản lý đối với vấn đề quản lý thơng tin: Thơng tin trong quản lý là những gì mà nhà quản lý cần cho ra một quyết định, đĩ là những thơng tin cĩ ích cho hoạt động quản lý và thực hiện các hành vi quản lý. Thơng tin quản lý phải gắn liền với quyết định quản lý và mục tiêu quản lý, cụ thể là mọi thơng tin quản lý đều nhằm phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và nhằm đạt được mục tiêu quản lý, ngược lại mọi quyết định quản lý đều phải chứa đựng thơng tin và sản phẩm của quyết định quản lý cũng chính là thơng tin. Cĩ thể xem thơng tin trong quản lý như hệ thần kinh của hệ thống quản lý, nĩ cĩ mặt và cĩ tác động đến tất cả mọi khâu của quá trình quản lý, cho nên cũng cĩ quan điểm bản chất của quá trình quản lý là xử lý thơng tin hoặc thơng tin vừa là sản phẩm vừa là đối tượng của hoạt động quản lý. Ta thấy vai trị của thơng tin trong quản lý rất lớn đĩ là: + Thơng tin là đối tượng lao động của các cán bộ quản lý + Thơng tin là cơ sở để nhà quản lý ban hành quyết định quản lý + Thơng tin là căn cứ để tổ chức kiểm tra đánh giá việc thực hiện các quyết định quản lý + Thơng tin gĩp phần quan trọng trong việc phân tích, dự báo, phịng ngừa và ngăn chặn rủi ro Một bộ phận rất quan trọng của thơng tin quản lý là thơng tin phục vụ trong lĩnh vực quản lý Nhà nước. Thơng tin trong quản lý Nhà nước là cơ sở khoa học đảm bảo tính pháp lý, thực hiện đúng đường lối, chính sách, đảm bảo tính hiệu quả cho quản lý Nhà nước. Thơng tin càng đầy đủ được thu thập quản lý và xử lý một cách khoa học, kịp thời,chính xác với đầy đủ mọi yếu tố quan trọng, được xem xét và giải quyết trong một tổng thể đầy đủ các yếu tố xã hội với sự tham gia của các phương pháp tốn học thì các quyết định càng cĩ cơ sở khoa học chặt chẽ và phù hợp với các qui luật phát triển khách quan càng cĩ khả năng thúc đẩy một cách hiệu quả sự hoạt động và phát triền tích cực của khách thể quản lý. Trang 2 Nhĩm 5 lớp KS10 Quản lý Cơng
3. Mơn: Thơng tin trong quản lý hành chính nhà nước Giảng Viên: Dỗn Minh Thắng Các nhà quản lý thơng tin ngày càng nhận ra rằng thơng tin chính là một trong những tài sản quý giá và đắt tiền của nhà nước, từ đĩ họ cĩ ý thức được sự cần thiết phải chú ý nhiều hơn nữa cho việc tổ chức và quản lý thơng tin trong tương lai. - Hiểu được các khái niệm và lợi ích của nhà quản lý: + Nhà quản lý cấn đặt ra câu hỏi và tự tìm cách giải đáp chúng như quản lý thơng tin như thế nào để cĩ thể cải tiến việc phục vụ cơng chúng, giảm chi phí tối đa các đầu tư vào cơng nghiệp. + Nắm được chi phí và giá trị liên quan của thơng tin như là một trong những yếu tố cơ bản tạo ra các quyết định quản lý hỗ trợ các mục tiêu hoạt động. + Biết cách xác định những mục tiêu cụ thể , cần thường xuyên đưa ra các câu hỏi như: thơng tin nào là cần thiết cĩ thể đáp ứng các mục tiêu hoạt động, thơng tin đĩ đã cĩ những tư liệu hiện cĩ hay chưa, trong quy trình hoạt động cĩ kiểm tra trước tiên xem thơng tin đĩ đã cĩ sẵn trong nội bộ hay từ bên ngồi. Phải chi phí bao nhiêu để tạo ra, để thu thập, lưu trữ , phổ biến và sử dụng thơng tin. - Hiểu rõ vai trị trách nhiệm của nhà quản lý đối với việc quản lý thơng tin, tự việc lập kế hoạch, đến việc sử dụng chia sẻ bảo quản và giữ gìn thơng tin: + Hiểu rõ tầm quan trọng nắm vững các yêu cầu chiến lược của quản lý thơng tin. + Xác định được chính xác, đầy đủ đâu là thơng tin cần thiết cho hoạt động quản lý. + Cụ thể phải thường xuyên đặt ra các câu hỏi như: Đã kiểm tra sự thích hợp , tính chính xác và tính kịp thời của thơng tin được sử dụng trong phạm vi của mình chưa.Cĩ đảm bào rằng thơng tin thích hợp cĩ thể được truy cập tới dễ dàng đối với cơng chức cũng như cơng chúng.Vấn đề lưu trữ cũng như vấn đề hủy bỏ thơng tin như thế nào. Cĩ tìm kiếm các cơ hội để thu lại các chi phí thu thập và xử lý thơng tin qua việc bán hoặc cấp giấy phép khai thác thơng tin một cách hợp lý. - Phải biết cách đưa ra các quyết định chiến lược để đáp ứng các nhu cầu hoạt động của quản lý. Trang 3 Nhĩm 5 lớp KS10 Quản lý Cơng
4. Mơn: Thơng tin trong quản lý hành chính nhà nước Giảng Viên: Dỗn Minh Thắng + Cách tiếp cận cơ bản để nhận ra nhu cầu của thơng tin. + Cách tiếp cận cơ bản trong việc xây dựng một kế hoạch chiến lược đối với nhà quản lý thơng tin. + Cách kết hợp việc lập kế hoạch thơng tin chiến lược với việc lập kế hoạch chương trình. + Cách thức và phương pháp nhằm lợi dụng các hệ thống chung và kinh nghiệm của các tổ chức khác trong việc triển khai các hệ thống. - Hiểu được vai trị quản lý thơng tin và chuyển giao cơng nghệ. + Nên đặt ra và trả lời câu hỏi: Chuyên gia cao cấp về cơng nghệ thơng tin nên được sắp xếp vào vị trí nào?. Khi nào một nhà quản lý chương trình nên thào luận hoặc địi hỏi các chuyên gia quản lý thơng tin tham gia vào một vấn đề hoạt động. Liệu tổ chức của bạn cĩ tuân thủ triệt để các tiêu chuẩn, các kế hoạch đã xây dựng cho sự thay đổi cơng nghệ.và cĩ tổ chức đào tạo nhân viên của mình khơng?. Liệu tổ chức của bạn cĩ cung cấp đầy đủ thơng tin, các cơng cụ, các quy trình cho cá nhân riêng lẻ và các nhĩm làm việc một cách riêng rẽ hay tập thể khơng? - Các chuyên gia quản lý thơng tin trong quản lý hành chính nhà nước cần phải biết: + Làm thế nào đề xây dựng một tổ chức quản lý thơng tin và quản lý các chuyên gia cơng nghệ. + Làm thế nào để cung cấp cho các nhà quản lý các phương án khả thi và lời khuyên về việc đầu tư các hệ thống và cơng nghệ. + Làm thế nào để quản lý các dự án và các hợp đồng về quản lý thơng tin. Như vậy trách nhiệm của nhà quản lý đối với vấn đề thơng tin rất lớn. Các nhà quản lý cần phải hiểu khái niệm rộng, các yêu cầu chiến lược, lợi ích của tổ chức và quản lý thơng tin trong dịch vụ nhà nước ngày nay. Các nhà quản lý cần phải biết đuợc giá trị và chi phí của thơng tin như là một trong những yếu tố cơ bản trong việc ra các quyết định quản lý hỗ trợ các mục tiêu hoạt động, phải hiểu rõ Trang 4 Nhĩm 5 lớp KS10 Quản lý Cơng
5. Mơn: Thơng tin trong quản lý hành chính nhà nước Giảng Viên: Dỗn Minh Thắng vai trị và trách nhiệm cụ thể của nhà quản lý đối với việc tổ chức và quản lý thơng tin từ việc lập kế hoạch đến việc sử dụng chia sẻ và bảo quản, giữ gìn thơng tin. Câu 12. Phân tích và so sánh thơng tin ở dạng truyền thống và thơng tin dạng số hĩa? Khoảng cuối những năm 1990, vấn đề kiến thức thơng tin đã thu hút được sự quan tâm của rất nhiều người. Lúc này người dùng tin đang phải đối diện với những thay đổi rất sâu sắc từ phía hoạt động thơng tin, nhất là sự gia tăng khơng ngừng của các nguồn tin, sự phát triển của các loại hình sản phẩm và dịch vụ thơng tin và bản thân nhu cầu khai thác, sử dụng thơng tin trong mọi lĩnh vực hoạt động của mình. Trong điều kiện và bối cảnh các nguồn thơng tin số hĩa gia tăng đột biến, thì người dùng tin phải trực tiếp tìm cách khai thác, lựa chọn và tiếp cận đến các nguồn thơng tin mà mình cần.Từ đĩ sẽ hình thành nên cho họ định hướng cho việc tìm ra các giai pháp nhằm thỏa mãn nhu cầu thơng tin của mình. Khi con người cĩ thể tự truy cập, khai thác thơng tin tại mọi nơi và mọi lúc thì khơng phải người dùng tin luơn cĩ được sự trợ giúp của các chuyên gia thơng tin theo như những phương thức truyền thống trước kia. Bởi vậy, để cĩ thể khai thác và sử dụng cĩ hiệu quả thơng tin, để giảm bớt các chi phí về thời gian, cơng sức cho việc tìm kiếm thơng tin, con người cần cĩ khả năng xác định được một cách đúng và sau đĩ là đầy đủ các nguồn/hệ thống thơng tin nào khã dĩ đáp ứng được nhu cầu của mình. Hiện tại tồn tại một số loại cơ quan thơng tin- thư viện khác nhau. Dựa vào tính chất của nguồn tài liệu mà cơ quan trực tiếp quản lý, người ta đã chia các cơ quan này thành 5 loại chính: 1. Các cơ quan chủ yếu lưu giữ các xuất bản phẩm. 2. Các cơ quan chủ yếu lưu giữ và tạo lập các tư liệu khoa học. 3. Các cơ quan chủ yếu lưu giữ và tạo lập các loại ấn phẩm phân tích- tổng hợp thơng tin. 4. Các cơ quan chủ yếu lưu giữ và tạo lập các cơ sở dữ liệu. 5. Các cơ quan chủ yếu quản trị và khai thác các mạng thơng tin. Từ đĩ cĩ thể thấy, nếu khơng xác định được đúng và đầy đủ các loại thơng tin, và sau đĩ là các nguồn/hệ thống thơng tin tương ứng sẽ khĩ tìm được đầy đủ và chính Trang 5 Nhĩm 5 lớp KS10 Quản lý Cơng
6. Mơn: Thơng tin trong quản lý hành chính nhà nước Giảng Viên: Dỗn Minh Thắng xác các thơng tin cần cho cơng việc.Thơng tin dù ở dạng nào, cũng cần cĩ những thao tác tìm kiếm hợp lý. Thơng thường ta thấy thơng tin thường ở hai dạng, đĩ là: thơng tin ở dạng truyền thống và thơng tin dạng số hĩa. Thơng tin ở dạng truyền thống là những thơng tin được chứa đựng trong một vật hay một vị trí cụ thể nào đĩ, thường được quản lý theo thư mục cụ thể và khá cứng nhắc. Thơng tin dạng số hĩa là những thơng tin đã được mã hĩa, khơng cĩ dạng thức cố định, cĩ thể tìm thấy ở bất cứ đâu trên internet, tìm kiếm thơng tin dễ dàng và nhanh chĩng. Thơng tin ở dạng truyền thống và ở dạng số hĩa giống nhau ở chỗ: đều chứa đựng thơng tin cần thiết cho từng lĩnh vực. Khác nhau ở chỗ: a, Thơng tin ở dạng truyền thống: - Được chứa đựng trong những một vật cụ thể nào đĩ - Được tìm thấy ở những vị trí cụ thể như: + Trên các giá sách + Trong các thư mục tại thư viện + Trong hệ thống hồ sơ lưu trữ - Quản lý thơng tin cĩ nghĩa là quản lý các thư mục cụ thể và khá cứng nhắc - Để tìm kiếm được thơng tin chúng ta cần phải cĩ sự hỗ trợ của những người cĩ trách nhiệm, hiểu biết tuy nhiên vẫn khơng dễ tìm thấy thơng tin bạn cần. Ví dụ minh họa: Để mượn một quyển sách vừa ý trong thư viện ta phải tra quyển sách đĩ trên thư mục. b, Thơng tin dạng số hĩa - khơng cĩ dạng thức cố định - Cĩ thể tìm thấy ở bất cứ đâu đặc biêt là trên internet - Phương thức quản lý rất linh hoạt Trang 6 Nhĩm 5 lớp KS10 Quản lý Cơng
7. Mơn: Thơng tin trong quản lý hành chính nhà nước Giảng Viên: Dỗn Minh Thắng - Tìm kiếm thơng tin rất dễ dàng và khơng gặp mấy trở ngại vì mọi thơng tin đều cĩ mối liên kết điện tử với nhau và khơng cần cấu trúc thứ bậc phức tạp để tìm kiếm như trước. Điều đĩ cho ta thấy việc áp dụng các thành tựu khoa học, cơng nghệ vào quá trình thơng tin khơng ngừng được gia tăng. Ngồi ra, do sự phát triển nguồn tin theo những dạng thức mới luơn diễn ra, làm cho thành phần và dạng thức của các nguồn/hệ thống thơng tin khơng ngừng được đổi mới theo những khả năng rất khác biệt nhau. Điều đĩ đặt ra một thực tế là để cĩ thể khai thác và sử dụng thơng tin một cách hiệu quả cần hiểu rõ các nguyên tắc, các phương pháp tổ chức, quản lý các nguồn/hệ thống thơng tin. Ví dụ minh họa: Muốn tìm kiếm các học thuyết quản lý trên thế giới, chúng ta cĩ thể thơng qua các phương tiện như Internet để tìm kiếm sẽ rất nhanh chĩng va đơn giản. Như vậy, mỗi người tùy thuộc vào nhu cầu và điều kiện cụ thể của mình mà cần khai thác, sử dụng những thơng tin xác định, cĩ thể tìm kiếm thơng tin ở dạng truyền thống hay thơng tin ở dạng số hĩa. Câu 7: Phân tích các điều kiện và nguyên tắc xây dựng và khai thác hệ thống thơng tin quản lý.Ví dụ minh họa. 1. Các điều kiện đề xây dựng và khai thác hệ thống thơng tin quản lý: Để cĩ thể xây dựng thành cơng và khai thác cĩ hiệu quả hệ thống thơng tin quản lý trong một cơ quan,tổ chức trước hết cần hội tụ đủ các điều kiện ở cả ba phương diện: - Lực lượng lãnh đạo - Con người sử dụng và trang thiết bị được đưa vào sử dụng. - Các phương pháp khoa học và các thủ tục ứng dụng. Điều kiện về lực lượng lãnh đạo: Đ ể hoạt động của một cơ quan tổ chức cĩ hiệu quả, mỗi thành viên cần phải ý thức được trước hết rõ ràng ý nghĩa và mục đích của việc xây dựng và khai thác hệ thống thơng tin qản lý. Trước hết người lãnh đạo phải thấy được khả năng ứng dụng khoa học kỹ thuật, cụ thể là ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong việc thực hiện các chức năng quản lý. Trang 7 Nhĩm 5 lớp KS10 Quản lý Cơng
8. Mơn: Thơng tin trong quản lý hành chính nhà nước Giảng Viên: Dỗn Minh Thắng Người quản lý phải luơn quan tâm đến vấn đề đổi mới phương pháp, kỹ thuật và cơng nghệ. Vấn đề khai thác và nâng cao hiệu quả ứng dụng khoa học kỹ thuật thơng qua con người và trang thiết bị của mỗi cơ quan phụ thuộc đáng kể ở khả năng nội tại hiện cĩ,nhưng một phần rất quan trọng cịn chịu ảnh hưởng ở cách nhìn nhận và giải quyết cụ thể của người lãnh đạo.Vì người lãnh đạo ở đây khơng chỉ là người chịu trách nhiệm mà cịn là người duy nhất cĩ khả năng chuẩn bị sẵn mọi điều kiện cần thiết cho hoạt động của guồng máy. Điều kiện về con người sử dụng và trang thiết bị được đưa vào sử dụng: Trên cơ sở phân tích, thiết kế các hệ thống thơng tin phục vụ cho quản lý,mỗi cơ quan tổ chức sẽ chủ động quyết định trang bị những phương tiện nào và yêu cầu các thành viên phải chuẩn bị đến đâu khả năng làm chủ máy mĩc trong cơng việc của mình. Hiện nay do tốc độ phát triển rất nhanh của cơng nghệ thơng tin, việc đánh giá và quyết định lựa chọn cụ thể như thế nào là hết sức phức tạp. Về việc đào tạo bồi dưỡng,con người cĩ khả năng làm chủ, sử dụng, khai thác,cĩ hiệu quả các phương tiện tin học. Phải đảm bảo sử dụng tốt các trang thiết bị cùng các phần ứng dụng hiện cĩ. Điều kiện về các phương pháp khoa học và các thủ tục ứng dụng. Trên cơ sở phân cấp tổ chức bộ máy hoạt động của cơ quan ,tổ chức,người lãnh đạo sẽ chọn mơ hình hệ thống thơng tin tổng thể. Trong quy trình hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức đều chứa đựng những bài tốn khác nhau.Vấn đề là phải thống nhất việc lựa chọn các ràng buộc, cách đánh giá khách quan và đúng mực các mục tiêu thành phần. Đĩ cũng là tiêu chuẩn hĩa các thủ tục ứng dụng. Các phương pháp khoa học và các thủ tục ứng dụng trong hoạt động quản lý hành chính cũng phải được phê duyệt của lãnh đạo,để làm cơ sở pháp lý cho mọi hoạt động, phục vụ cho cơng tác quản lý trước măt và sau này. Trang 8 Nhĩm 5 lớp KS10 Quản lý Cơng
9. Mơn: Thơng tin trong quản lý hành chính nhà nước Giảng Viên: Dỗn Minh Thắng 2. Các nguyên tắc xây dựng và khai thác hệ thống thơng tin quản lý: Nguyên tắc hiệu quả. Như chúng ta đều biết, việc ứng dụng Tin học trong quản lý hành chính, cụ thể là xây dựng và khai thác hệ thống thơng tin quản lý khơng ngồi mục đích là giải quyết các bài tốn quản lý sao cho hiệu quả nhất. Đĩ cũng chính là nguyên tắc đầu tiên được đặt ra ở đây. Trong các hệ thống thơng tin quản lý cấp ngành thì vấn đề quan trọng nhất là bài tốn tối ưu hĩa phân bố kế hoạch giữa các tổ chức, phối hợp chính xác và quản lý tốt việc cung cấp thong tin luân chuyển giữa các tồ chức, cũng như dự đốn về điều kiện và tình hình phát triển trong tương lai. Nguyên tắc tiếp cận hệ thống. Thực chất của nguyên tắc này là việc thiết kế xây dựng hệ thống thong tin quản lý phải dựa trên cơ sở phân tích cả hệ thống các đối tượng và hệ thống quản lý các đối tượng đĩ. Như vậy, trước hết phải xác định các mục tiêu và tiêu chuẩn đối với các hoạt động của đối tượng, đồng thời với phân tích hệ thống quản lý là phân tích cơ cấu nhằm phát hiện ra tồn bộ các vấn đề cần giải quyết, nhằm đảm bảo cho tồn bộ hệ thống sau khi được thiết kế xây dựng sẽ hoạt động cĩ hiệu quả cao nhất. Thường việc áp dụng hệ thống thơng tin quản lý trong hoạt động của doanh nghiệp địi hỏi phải thực hiện hàng loạt các biện pháp tổ chức, như thay đổi các hình thức tài liệu đã quen thuộc, thay đổi cơ cấu các thành phần tham gia quản lý, thay đổi nhiệm vụ của một số thành phần trong bộ máy quản lý. Tuy khơng phải lúc nào cũng cĩ thể giải quyết được hết các vấn đề đã nêu trong phạm vi hệ thống được quan tâm, song nguyên tắc tiếp cận hệ thống địi hỏi chúng ta phải liệt kê đầy đủ các vấn đề cần được làm sáng tỏ. Nguyên tắc người lãnh đạo cao nhất. Từ nhiều phân tích thực tế cĩ thể thấy rằng, để thực hiện được hai nguyên tắc đã nêu, trước hết cần phải cĩ sự tham gia trực tiếp ngay từ đầu của người lãnh đạo cao Trang 9 Nhĩm 5 lớp KS10 Quản lý Cơng
10. Mơn: Thơng tin trong quản lý hành chính nhà nước Giảng Viên: Dỗn Minh Thắng nhất các đối tượng quản lý vào việc đặt hang, phác thảo, thiết kế xây dựng và áp dụng hệ thống thong tin quản lý. Đĩ là nguyên tắc thứ ba: Nguyên tắc người lãnh đạo cao nhất. Kinh nghiệm trong và ngồi nước đều cho thấy, mọi ý định chuyển trách nhiệm xây dựng hệ thống thơng tin quản lý cho những người cĩ chức vụ thấp thường làm cho hệ thống được xây dựng sau này chỉ cĩ thể trở thành cơng cụ để giải quyết các cơng việc quản lý sự vụ chứ khơng thể làm tốt được các chức năng mong muốn của nĩ. Ví dụ: Tân cảng Sài Gịn là một cảng container cĩ quy mơ lớn. Với việc ứng dụng hệ thống cơng nghệ thơng tin quản lý Cảng đã cho phép đáp ứng các yêu cầu quản lý, điều hành khai thác ngang tầm với các Cảng container chuyên dùng hiện đại. - Hệ thống quản lý thơng tin theo một quy trình chuẩn, chặt chẽ, đáp ứng số liệu nhanh chĩng - chính xác trong cơng tác: quản lý, báo cáo và cung cấp dịch vụ thơng tin cho các đối tác ( hãng tàu, đại lý, chủ hàng, hải quan ) thơng qua mạng nội bộ, Web trực tuyến. - Cơng tác điều hành và khai thác Cảng đạt hiệu quả cao, hỗ trợ tốt các cơng tác quản lý hoạt động tồn cơng ty. - Cĩ khả năng mở rộng và triển khai các thành phần của hệ thống vào các khu vực mở rộng sau này của cơng ty như: Cái Mép, Văn Phong, Hải Phịng Đáp ứng được định hướng mở rộng của cơng ty trong lĩnh vực khai thác cảng và các dịch vụ liên quan, kho phân phối Nguyên tắc tự động hĩa việc luân chuyển tài liệu. Nguyên tắc tự động hĩa việc luân chuyển tài liệu cũng là một trong những nguyên tắc quan trọng trong việc xây dựng và khai thác hệ thống thơng tin quản lý đạt hiệu quả cao. Thứ nhất, khi các tài liệu được luân chuyển trực tiếp giữa các phương tiện Tin học với nhau thay vì việc luân chuyển thủ cơng giữa các khâu trước đây thì việc khai thác hệ thống thơng tin quản lý mới cĩ hiệu quả thực sự. Trang 10 Nhĩm 5 lớp KS10 Quản lý Cơng
11. Mơn: Thơng tin trong quản lý hành chính nhà nước Giảng Viên: Dỗn Minh Thắng Thứ hai, nguyên tắc này cũng đồng thời giải thích cho thực tế ứng dụng rộng rãi hiện nay của các mạng máy tính trong cơng tác quản lý cũng như xu hướng điện tử hĩa trong các hoạt động (Thương mại điện tử, Chính phủ điện tử). Như vậy nguyên tắc tự động hĩa việc luân chuyển tài liệu mang lại hiệu quả cao và thể hiện sự tiến bộ về khoa học cơng nghệ, mang lại kết quả khách quan và nhanh chĩng hơn. Nguyên tắc hệ thống mở. Nguyên tắc này địi hỏi hệ thống thơng tin quản lý phải được thiết kế và xây dựng sao cho hệ thống thơng tin cĩ đủ khả năng thích ứng với những thay đổi lớn sau này về phương tiện kỹ thuật cũng như phương pháp tổ chức dữ liệu. Như vậy sẽ mang lại hiệu quả cao trong quá trình khai thác thơng tin. Nĩi cách khác, hệ thống thơng tin quản lý được xây dựng phải cĩ khả năng tiếp thu được các cơng nghệ khai thác thơng tin mới nhất, bảo đảm việc giải được các bài tốn quản lý mới phát sinh trên cơ sở vẫn tận dụng tốt những tài nguyên hiện cĩ. Nguyên tắc này sẽ bảo đảm cho hệ thống thơng tin quản lý tránh được những khĩ khăn và phù hợp với sự phát triển của khoa học cơng nghệ hiện đại. Nguyên tắc làm phù hợp khả năng thơng qua tại mọi nút, mọi bộ phận. Nguyên tắc này thể hiện tính hiệu quả của hệ thống thơng tin trong quản lý. Để hệ thống thơng tin quản lý cĩ thể làm việc với độ tin cậy cao và với tốc độ như mong muốn, phải tổ chức các luồng thơng tin khơng quá tải đối với bất kỳ một nút hay một bộ phận nào. Và để đạt được điều đĩ, trước tiên phải quan tâm đến các thơng tin nằm ở đầu vào và đầu ra của hệ thống, tiếp đĩ là các thơng tin nằm ở những điểm giao của các tiểu hệ thống hoạt động thường xuyên hoặc điểm giao của nhiều của nhiều tiểu hệ thống hay là nhiều bộ phận. Bởi vì đĩ chính là những khúc hẹp nhất của các luồng thơng tin vận hành trong hệ thống. Theo nguyên tắc này, việc xây dựng và khai thác thơng tin phải phù hợp với mỗi bộ phận cụ thể của hệ thống, phù hợp với khả năng của từng nút từng bộ phận. Như vậy quá trình khai thác và xử lý thơng tin sẽ nhanh chĩng và đạt được hiệu quả cao. Câu 7 : Tìm hiểu về khai báo hải quan điện tử Trang 11 Nhĩm 5 lớp KS10 Quản lý Cơng
12. Mơn: Thơng tin trong quản lý hành chính nhà nước Giảng Viên: Dỗn Minh Thắng Theo Báo cáo năng lực cạnh tranh tồn cầu năm 2010-2011 của Diễn đàn kinh tế thế giới(WEF), tháng 9/2010, Việt nam là quốc gia được xếp hạng thứ 50/139 về năng lực cạnh tranh với những điểm mạnh được đánh giá như dân số trẻ (thứ 30), tính đổi mới (thứ 49), thị trường xuất nhập khẩu lớn (thứ 35). Tuy nhiên, Việt Nam vẫn cịn cĩ những điểm yếu được đánh giá và cần được cải thiện như cơ sở hạ tầng (thứ 117), cơng nghệ (thứ 65) đặc biệt là những hạn chế về thủ tục hành chính và rào cản thuế quan Chính vì vậy, một trong những giải pháp được đưa ra nhằm cải thiện mơi trường kinh doanh là áp dụng hải quan điện tử, nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh của Hải quan Việt Nam – một bước tiến quan trọng trong chiến lược để thu hút đầu tư nước ngồi của chính phủ. Hải quan điện tử sẽ giúp cho các doanh nghiệp Việt Nam được thuận lợi hơn cho hoạt động xuất nhập khẩu hàng hĩa, nguyên vật liệu sản xuất, rút ngắn thời gian đi qua chuỗi hàng hĩa quốc tế, giảm giá thành sản phẩm và bảo đảm an tồn thơng tin cho các giao dịch Nhưng hải quan điện tử là gì, trong thực tế việc áp dụng hải quan điện tử ở Việt Nam ra sao, các doanh nghiệp phải chuẩn bị gì cho việc khai báo hải quan điện tử. 1. Một số khái niệm về hải quan điện tử. Thủ tục hải quan điện tử: Là thủ tục hải quan, trong đĩ việc khai báo, gửi hồ sơ và việc tiếp nhận, đăng ký hồ sơ được thực hiện thơng qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của hải quan. Thủ tục hải quan: Là các cơng việc mà người khai Hải quan và cơng chức hải quan phải thực hiện theo quy định của Luật Hải Quan đối với hàng hố, phương tiện vận tải. Người khai hải quan: Bao gồm chủ hàng hố, chủ phương tiện vận tải hoặc người được chủ hàng hố, chủ phương tiện vận tải uỷ quyền Cơng chức hải quan: Là người được tuyển dụng, đào tạo và sử dụng theo quy định của pháp luật về cán bộ, cơng chức. Cơng chức hải quan phải cĩ phẩm chất chính trị tốt, thực hiện nhiệm vụ đúng quy định của pháp luật, trung thực, liêm khiết, cĩ tính kỷ luật, thái độ văn minh, lịch sự, nghiêm chỉnh chấp hành quyết định Kiểm tra hải quan: Là việc kiểm tra hồ sơ hải quan, các chứng từ liên quan và kiểm tra thực tế hàng hố, phương tiện vận tải do cơ quan hải quan thực hiện. Giám sát hải quan: Là biện pháp nghiệp vụ do cơ quan hải quan áp dụng để bảo đảm sự nguyên trạng của hàng hố, phương tiện vận tải đang thuộc đối tượng quản lý hải quan. Kiểm sốt hải quan: Là các biện pháp tuần tra, điều tra hoặc biện pháp nghiệp vụ khác do cơ quan hải quan áp dụng để phịng, chống buơn lậu, vận chuyển Trang 12 Nhĩm 5 lớp KS10 Quản lý Cơng
13. Mơn: Thơng tin trong quản lý hành chính nhà nước Giảng Viên: Dỗn Minh Thắng trái phép hàng hố qua biên giới và các hành vi khác vi phạm pháp luật hải quanh điều động và phân cơng cơng tác. Thơng quan: Là việc cơ quan hải quan quyết định hàng hố được xuất khẩu, nhập khẩu, phương tiện vận tải được xuất cảnh, nhập cảnh. Giải phĩng hàng: Là việc cơ quan hải quan cho phép hàng hố đang trong quá trình làm thủ tục thơng quan được đặt dưới quyền quyết định của người khai hải quan. Hồ sơ hải quan gồm cĩ:  Tờ khai hải quan.  Hố đơn thương mại.  Hợp đồng mua bán hàng hố.  Giấy phép của cơ quan nhà nước cĩ thẩm quyền đối với hàng hố xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh, phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh mà theo quy định của pháp luật phải cĩ giấy phép.  Các chứng từ khác theo quy định của pháp luật đối với từng mặt hàng mà người khai hải quan phải nộp hoặc xuất trình cho cơ quan hải quan.  Hồ sơ hải quan là hồ sơ giấy hoặc hồ sơ điện tử. Hồ sơ hải quan điện tử phải bảo đảm tính tồn vẹn và khuơn dạng theo quy định của pháp luật.  Thủ tục hải quan điện tử là thủ tục hải quan, trong đĩ việc khai báo, gửi hồ sơ và việc tiếp nhận, đăng ký hồ sơ được thực hiện thơng qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của hải quan. 2. Ưu và nhược điểm của khai báo hải quan điện tử. 2.1. Ưu điểm. Bất kỳ ở nơi nào, thời gian nào, chỉ cần phần mềm chuyên dụng (do hải quan cung cấp), doanh nghiệp cĩ thể khai báo thủ tục XNK hàng hố thơng qua một file dữ liệu. File này sẽ được hệ thống máy tính của hải quan xử lý, tự động chuyển sang các bước thủ tục khác kể cả thơng quan điện tử, tự động. Quy trình này sẽ hạn chế đến mức bằng khơng, sự "tiếp xúc, trình bày, ngoại giao" giữa doanh nghiệp và Trang 13 Nhĩm 5 lớp KS10 Quản lý Cơng
14. Mơn: Thơng tin trong quản lý hành chính nhà nước Giảng Viên: Dỗn Minh Thắng cán bộ hải quan, giảm tiêu cực, phiền hà, giảm thời gian đi lại. Đây được xem là bước đột phá quan trọng nhất trong tiến trình hiện đại hố cơng tác hải quan, đáp ứng xu thế kinh tế hội nhập tồn cầu. Khai hải quan điện tử trước mắt sẽ giảm được nhân lực và chi phí thời gian cũng như tiền bạc khá nhiều. Nếu như trước đây, doanh nghiệp cần ba người để làm thì nay chỉ cần 1 người phụ trách. Nếu thơng quan bằng thủ tục truyền thống, cĩ khi phải mất cả ngày để chuẩn bị các loại giấy tờ với hàng ngàn mục phải khai, ngồi ra cịn thời gian từ cơng ty đến cơ quan hải quan và chờ đợi, trong khi đĩ mỗi tuần doanh nghiệp cĩ ít nhất vài tờ khai như thế. Hiện kết quả chứng minh rằng, thời gian làm thủ tục hải quan điện tử cho các lơ hàng xuất nhập khẩu giảm từ 30-50% so với hình thức cũ, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho các DN thanh khoản hợp đồng gia cơng một cách nhanh chĩng và chính xác. Lãnh đạo Cục Hải quan cũng cho biết, các DN khi tham gia TTHQĐT, ngồi các lợi ích như việc giảm chi phí, tiết kiệm thời gian cịn được tạo nhiều thuận lợi khác như được sử dụng tờ khai tạm để giải phĩng hàng; được hồn thành thủ tục thơng quan trên cơ sở sử dụng tờ khai điện tử một lần/tháng cho hàng hĩa XNK thường xuyên với cùng một đối tác, cùng một loại hình; được khai báo HQĐT 24 giờ/ngày và 7 ngày/tuần Đáng chú ý là hệ thống quy trình TTHQĐT đã bao trùm lên các khâu trước, trong và sau thơng quan, đồng thời mở rộng TTHQĐT cho hàng gia cơng, nhập nguyên liệu để sản xuất hàng xuất khẩu, hàng hĩa XNK chuyển cửa khẩu. TTHQĐT cũng đã giảm hẳn số lượng giấy tờ phải nộp, thời gian thơng quan trung bình được rút ngắn, chi phí thơng quan hàng hĩa giảm. DN và cơ quan Hải quan cĩ khả năng kiểm sốt tồn bộ quá trình luân chuyển của bộ hồ sơ cũng như việc thực hiện thủ tục hải quan của nhân viên cấp dưới. Thơng tin khai hải quan cũng trở nên nhất quán, chuẩn hĩa cả từ phía DN và Hải quan, tạo thuận lợi cho cơng tác quản lý khâu thơng quan và các khâu sau. Bên cạnh đĩ việc thực hiện thủ tục hải quan điện tử cĩ một vai trị rất quan trọng trong việc tạo thuận lợi thương mại, nhất là hoạt động xuất nhập khẩu. Việc thực hiện thủ tục hải quan điện tử cịn giúp tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp do giảm chi phí và thời gian thơng quan. Tất cả đã tạo ra bước đổi mới về phong cách làm việc, giúp DN hồn thiện đầu tư về con người, máy mĩc, thiết bị 2.2. Nhược điểm. Bị tính thuế hai lần cho một lơ hàng, lơ hàng bị đội thêm chi phí, thơng quan chậm chỉ vì đường truyền hải quan điện tử. Dữ liệu đã bị "rơi vãi" trên đường đi từ máy tính doanh nghiệp đến máy trạm của Hải quan nên các số liệu thiếu, khơng trùng khớp. Mặt khác nếu như doanh nghiệp khơng làm được thủ tục hải quan thì Trang 14 Nhĩm 5 lớp KS10 Quản lý Cơng
15. Mơn: Thơng tin trong quản lý hành chính nhà nước Giảng Viên: Dỗn Minh Thắng phải trả thêm tiền kho bãi cho cảng và hãng tàu. Do quá mệt mỏi với làm thủ tục hải quan qua mạng lúc được lúc khơng, khơng ít doanh nghiệp phải thuê cơng ty dịch vụ trong khi bản thân họ cũng cĩ phịng xuất nhập khẩu. Một khĩ khăn khác, phần mềm khai báo HQĐT dù được chỉnh lý rất nhiều lần nhưng vẫn cịn quá nhiều khiếm khuyết. Cơ sở dữ liệu thiếu nguồn cập nhật, hoặc nguồn cập nhật khơng thể đúng với phần mềm, nhất là dữ liệu áp mã hàng hố hài hồ, thuế suất. Đây là cản trở lớn nhất trong xử lý file nguồn, phải tham chiếu, hiệu chỉnh bằng tay mới đĩng gĩi được dữ liệu. Ngồi ra, trục trặc, lỗi hệ thống cịn cĩ nguyên nhân khác từ phía doanh nghiệp. Hầu hết doanh nghiệp khai báo HQĐT thường truy xuất dữ liệu từ file lưu trữ của mình trước đĩ được thực hiện trên nền tảng phần mềm Excel hoặc những phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu khác khơng tương thích với phần mềm của hải quan. Hơn nữa “Người viết phần mềm thì khơng rành thủ tục hải quan. Người rành thủ tục hải quan lại khơng biết viết phần mềm”. Các DN do chưa bị cơ sở pháp lý bắt buộc phải khai báo điện tử nên cịn tình trạng "thích thì làm, khơng thích thì thơi". Đại đa số là DN vừa và nhỏ nên việc khai báo điện tử chưa cấp thiết đối với họ.Các DN vẫn tiến hành "tay đơi", vừa phải khai điện tử vừa phải nộp hồ sơ giấy nên chẳng thiết tha gì với khai điện tử. Khơng ít DN cịn lo ngại hệ thống bảo mật của hải quan khơng cao nên dễ thất thốt thơng tin của họ. Do vẫn cịn thiếu một căn cứ pháp lý đầy đủ cho các giao dịch thương mại điện tử nĩi chung; việc trao đổi dữ liệu giữa các Bộ, ngành cịn hạn chế; cơ sở vật chất hạ tầng kỹ thuật của ngành hải quan cịn chưa đồng bộ ; nhất là chưa cĩ căn cứ pháp lý bắt buộc các DN phải thực hiện khai báo hải quan điện tử nên dẫn đến việc áp dụng cịn gặp nhiều hạn chế, DN cịn "sợ" hình thức này. Dữ liệu hải quan cung cấp một khuơn khổ làm việc với các bộ dữ liệu đã được tiêu chuẩn hĩa.Trao đổi thêm, ơng Hiệu cũng cho biết từ năm 2008, Hội đồng Tổ chức Hải quan thế giới (WCO) đã thơng qua ba thành phần cơ bản của mẫu dữ liệu WCO phiên bản 3.0 gồm các mẫu xử lý dữ liệu về doanh nghiệp, các bộ dữ liệu và mẫu thơng tin tồn diện. Các thành phần dữ liệu này sẽ chính là nền tảng để xây dựng, điều chỉnh các quy trình xử lý dữ liệu doanh nghiệp, các sơ đồ phụ cho quy trình của sơ đồ thơng tin tồn diện và xây dựng Bộ dữ liệu nhiều lớp thân thiện hơn với người sử dụng. Và với những thơng tin điện tử tiêu chuẩn như vậy, các doanh nghiệp khi xuất trình cho cơ quan hải quan, các cơ quan quản lý khác để hồn thiện thủ tục xuất nhập cảnh, quá cảnh, thơng quan hàng hĩa trong các giao dịch thương mại quốc tế sẽ cho phép hệ thống thơng tin của hải quan, các cơ quan quản lý liên quan và các đối tác thương mại làm việc cùng nhau một cách hiệu quả nhất. 3. Thực trạng khai báo hải quan điện tử. Trang 15 Nhĩm 5 lớp KS10 Quản lý Cơng
16. Mơn: Thơng tin trong quản lý hành chính nhà nước Giảng Viên: Dỗn Minh Thắng 3.1. Khu vực Asean.  Singapore Trong khu vực Asean, Singapore là quốc gia hàng đầu ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong quản lý.Singapore cĩ một chính phủ điện tử rất mạnh.Vì vậy, HQ Singapore cĩ điều kiện thuận lợi để phát triển và áp dụng thủ tục HQĐT. TradeNet là hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử của quốc gia để xử lý và trao đổi các thơng tin, chứng từ giữa các bên tham gia hoạt động thương mại bằng phương tiện điện tử. TradeNet cung cấp dịch vụ khai báo HQĐT, tăng tốc độ xử lý khai báo và giải phĩng hàng, hạn chế việc xuất trình giấy tờ, cho phép doanh nghiệp nộp thuế HQ bằng phương tiện điện tử, giảm bước trao đổi các tài liệu thương mại. Hệ thống tiếp nhận khai báo và xử lý thủ tục HQ của Singapore là một hệ thống tự động hĩa hồn chỉnh. Tờ khai được gửi tới cơ quan hải quan trong hoặc ngồi Singapore thơng qua EDI-Network (VAN) sau đĩ sẽ được kiểm tra, tính thuế, tự động thanh tốn khoản thuế và gửi lại cho người khai hải quan. Người khai hải quan cĩ thể in bản sao của giấy phép giả phĩng tại máy tính của mình để nhận hàng. Để thực hiện việc tự động hĩa tồn phần như trên, hệ thống của HQ phải kết nối với các cơ quan khác để trao đổi thơng tin nhằm kiểm tra thơng tin khai báo trên tờ khai của DN.  Thái Lan Thái Lan bắt đầu thực hiện chiến lược hiện đại hĩa HQ vào năm 1996 bằng việc thực hiện triển khai thí điểm hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử, tự động hĩa cơng tác quản lý HQ đối với hoạt động XNK tại các cảng biển và sân bay trên tồn quốc. Thái Lan đã tập trong phát triển hạ tầng CNTT, xây dựng hai trung tâm dữ liệu tại văn phịng chính và cảng biển Bangkok Seaport, trang bị hơn 2000 trạm làm việc.  Malaysia Hiện nay, tất cả các giao dịch điện tử giữa cơ quan HQ với DN, với các cơ quan khác như: đại lý vận tải, cơ quan giao nhận, ngân hàng, các cơ quan quản lý của chính phủ đều thơng qua mạng Dagang Net. Dagang Net sẽ chịu trách nhiệm về việc quy định chuẩn bị dữ liệu khai HQĐT và giải quyết mọi tranh chấp xảy ra giữa người khai và cơ quan HQ đối với việc trao đổi thơng tin. Việc khai HQ được thơng qua 3 hình thức sau: - Sử dụng phần mềm khai HQ của Dagang Net - Sử dụng website của Dagang Net, Trang 16 Nhĩm 5 lớp KS10 Quản lý Cơng
17. Mơn: Thơng tin trong quản lý hành chính nhà nước Giảng Viên: Dỗn Minh Thắng - Mang mẫu tờ khai đến Dagang Net để nhập dữ liệu vào hệ thống. 3.2. Quá trình hình thành và phát triển của Hải quan điện tử Việt Nam Quá trình phát triển của thủ tục hải quan điện tử tại Việt Nam trong thời gian qua. Chương trình tổng thể về cải cách hành chính Nhà nước giai đoạn 2001-2010, Bộ Tài chính đã xây dựng "Kế hoạch cải cách, phát triển và hiện đại hố ngành Hải quan giai đoạn 2004-2006" với mục tiêu phấn đấu đến năm 2010, Hải quan Việt Nam phấn đấu bắt kịp với trình độ của Hải quan các nước trong khu vực ASEAN. Trong hơn 5 năm đưa khai báo hải quan vào sử dụng, HQVN đã đạt được những điểm tích cực, Cĩ thể chia quá trình phát triển này thành hai giai đoạn:  Từ 2005-2009: Đã cĩ 10/33 cực hải quan được chọn làm nơi thực hiện thí điểm trong đĩ điển hình cĩ hai cục hải quan đĩ là chọn Cục Hải quan TP.HCM và Cục Hải quan Hải Phịng, Cục Hải quan TP.HCM đã chủ động chuẩn bị cơ sở hạ tầng, nhân lực và lựa chọn doanh nghiệp tham gia thủ tục hải quan điện tử. Kết hợp với Cục Cơng nghệ thơng tin, cơ sở vật chất của Chi cục Hải quan điện tử và Trung tâm dữ liệu và cơng nghệ thơng tin đã hồn thiện, với độ ngũ nhân viên chuyên nghiệp. Qua 2 tháng thực hiện thí điểm TTHQĐT, bước đầu đã đạt được thành cơng. Thời gian làm thủ tục hải quan đã giảm đáng kể (từ 7-8 giờ xuống cịn 2-3 phút) và giảm tối đa giấy tờ nộp cho cơ quan Hải quan, tiết kiệm được cơng sức và chi phí cho doanh nghiệp. TTHQĐT bước đầu chuyển đổi phương thức quản lý hải quan hiện đại: từ quản lý từng giao dịch XNK sang quản lý doanh nghiệp, từ xử lý trên giấy tờ sang xử lý trên máy tính. Cục Hải quan Hải Phịng : Thời gian làm thủ tục cho 10 tờ khai điện tử tương ứng với 1 tờ khai làm theo phương pháp thủ cơng. Qua 2 tháng thí điểm tại đây, đã cĩ 15/20 doanh nghiệp đăng ký tham gia TTHQĐT với 106 tờ khai đã làm thủ tục, tổng trị giá hàng hĩa hơn 13,2 triệu USD, đều thuộc loại hình nhập khẩu kinh doanh. Hải quan TP Hồ Chí Minh: qua gần 2 tháng thực hiện cĩ 17/25 doanh nghiệp được cấp giấy cơng nhận tham gia TTHQĐT với tổng số 324 tờ khai XNK, trị giá 30,8 Trang 17 Nhĩm 5 lớp KS10 Quản lý Cơng
18. Mơn: Thơng tin trong quản lý hành chính nhà nước Giảng Viên: Dỗn Minh Thắng triệu USD. Mặt hàng XK chủ yếu là gạo, mặt hàng NK chủ yếu là tân dược. Tính đến 24-10-2005, số thuế phải thu là hơn 64,5 tỷ đồng.  Từ 2009 đến nay: Nhìn chung, Hải quan điện tử ở Việt Nam đang đi vào hồn thiện và tiếp tục thí điểm tại các chi cục khác. Sau đây là quá trình thực hiện TTHQĐT ở một số nơi: Hải Quan TP Hồ Chí Minh. Gần hai phần ba các hình thức ứng dụng hải quan được chấp nhận trực tuyến vào cuối năm 2010, hơn 1.600 doanh nghiệp đã tham gia một khĩa đào tạo về hải quan điện tử trong thành phố hơm qua. Kể từ đầu năm đến nay, các Chi cục đã phê duyệt mẫu đơn 3200, với doanh thu 3,7 tỷ USD, và đĩng gĩp 6 nghìn tỉ đồng cho ngân sách nhà nước. Hải Quan Lào Cai. Hiện tại, Cục Hải quan Lào Cai cĩ 04 Chi cục Hải quan trực tiếp làm nhiệm vụ quản lý hoạt động xuất nhập khẩu. Kim ngạch xuất nhập khẩu năm 2009 đạt khoảng 625 triệu đơ la Mỹ, số lượng tờ khai hơn 12 nghìn, trong đĩ số tờ khai của loại hình xuất nhập khẩu theo hợp đồng mua bán là 11 nghìn, số tờ khai của loại hình sản xuất xuất khẩu đạt gần 300 tờ, thu nộp ngân sách nhà nước là 661 tỷ đồng, số lượng doanh nghiệp thực hiện thủ tục hải quan tại địa bàn Cục Hải quan Lào Cai là 540 doanh nghiệp với 157 doanh nghiệp trong tỉnh và 383 doanh nghiệp ngồi tỉnh Lào Cai. Với vị trí là điểm đầu giao thương trên đường xuyên Á nối Trung Quốc với Khu vực ASEAN lưu lượng hàng hĩa xuất nhập khẩu ngày càng tăng. Cục Hải quan tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu. 2010, tổng kim ngạch xuất nhập khẩu hàng hĩa được thơng quan điện tử tại Chi cục HQ cửa khẩu Cảng - Sân bay đạt hơn 6,4 tỷ USD, con số này tại Chi cục Cái Mép là gần 12,2 triệu USD; tại Chi cục Cát Lở đạt hơn 4,3 triệu USD và tại Chi cục cảng Phú Mỹ đạt hơn 22,2 triệu USD. Những kết quả đạt được của hải quan Việt Nam: Trang 18 Nhĩm 5 lớp KS10 Quản lý Cơng
19. Mơn: Thơng tin trong quản lý hành chính nhà nước Giảng Viên: Dỗn Minh Thắng Việc chuyển đổi mơ hình thực hiện TTHQ điện tử từ một Chi cục HQ điện tử sang mơ hình các Chi cục HQ đồng thời thực hiện 2 phương thức TTHQ điện tử và TTHQ truyền thống là một quyết định đúng đã tạo sức lan tỏa lớn, phù hợp với thực tiễn và trình độ phát triển hiện tại của Hải quan Việt Nam, nâng cao tính chủ động, sáng tạo và trách nhiệm của các Cục hải quan tỉnh, thành phố; tạo tiền đề quan trọng cho việc phát triển ở giai đoạn sau; mở ra cho cộng đồng doanh nghiệp khắp cả nước cơ hội và khả năng tham gia thực hiện TTHQ điện tử rất lớn, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và gĩp phần thúc đẩy cải cách hành chính hiện đại hĩa hải quan theo đề án 30 của Chính phủ. Qua 01 năm thực hiện mơ hình mới đã đạt được những bước phát triển đáng kể về quy mơ cũng như chất lượng: 13 Cục hải quan với số lượng là 70 Chi cục đã triển khai, tăng gấp 35 lần so với năm 2009. Trong đĩ cĩ 08/13 Cục hải quan đã triển khai thủ tục hải quan điện tử tại 100% các Chi cục, cĩ 11/13 Cục đạt trên 70% các Chi cục. Số lượng loại hình thực hiện: 03 loại hình chính (kinh doanh, gia cơng, sản xuất xuất khẩu) và 06 loại hình khác (chế xuất ưu tiên, tạm nhập tái xuất, XNK dự án đầu tư, XNK tại chỗ, XNK trả lại, chuyển cửa khẩu). Các doanh nghiệp vẫn tiếp tục được cung cấp phần mềm khai báo miễn phí của Tổng cục Hải quan, Cơng ty TNHH thương mại dịch vụ cơng nghệ thơng tin G.O.L và Cơng ty phát triển cơng nghệ Thái Sơn là hai đơn vị đã được Tổng cục Hải quan chấp nhận kết nối phần mềm khai hải quan điện tử. Ngồi phần mềm khai báo được cung cấp miễn phí, doanh nghiệp cịn cĩ thể lựa chọn một số gĩi sản phẩm cĩ trả phí của hai cơng ty này để hỗ trợ phần mềm khai báo. Điểm khác biệt là doanh nghiệp phải làm thủ tục hải quan tại đúng chi cục cĩ hàng hĩa cần thơng quan, khơng thể ở một địa điểm làm thủ tục cho tất cả các cảng như trước đây.Ngồi ra, phần mềm mới được áp dụng đầu tiên tại TPHCM, chưa đồng bộ trên cả nước nên sẽ cĩ tình trạng doanh nghiệp phải sử dụng song song hai phần mềm nếu làm thủ tục hải quan ở nhiều nơi. 4. Biện pháp mở rộng khai báo hải quan điện tử. Mục tiêu của ngành Hải quan là đến năm 2015 sẽ đưa thủ tục hải quan điện tử trở thành một phương thức phổ biến với tỷ trọng kim ngạch thực hiện hải quan điện tử đạt 70% trên tổng kim ngạch xuất nhập khẩu , tỷ trọng tờ khai hải quan điện tử đạt Trang 19 Nhĩm 5 lớp KS10 Quản lý Cơng
20. Mơn: Thơng tin trong quản lý hành chính nhà nước Giảng Viên: Dỗn Minh Thắng 70% trên tổng số tờ khai trên địa bàn với phạm vi 70% số chi cục hải quan thực hiện, gĩp phần hỗ trợ đắc lực cho hoạt động xuất nhập khẩu. Để đạt được mục tiêu như trên với thực trạng cịn nhiều khĩ khăn trong việc triển khai hiện nay thì một số giải pháp đã được đề xuất như sau:  Đẩy mạnh ứng dụng chữ ký số trong khai báo hải quan. Đây là một loại chữ ký mã hĩa thơng tin đi kèm theo dữ liệu ( hình ảnh, văn bản, video ) nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đĩ. Ưu điểm của chữ ký điện tử là khả năng xác định nguồn gốc. Các hệ thống mật mã hĩa khĩa cơng khai cho phép mật mã hĩa văn bản với khĩa bí mật mà chỉ cĩ người chủ của khĩa biết.  Để sử dụng chữ ký số thì văn bản cần phải được mã hĩa bằng hàm băm (văn bản được "băm" ra thành chuỗi, thường cĩ độ dài cố định và ngắn hơn văn bản) sau đĩ dùng khĩa bí mật của người chủ khĩa để mã hĩa, khi đĩ ta được chữ ký số. Khi cần kiểm tra, bên nhận giải mã (với khĩa cơng khai) để lấy lại chuỗi gốc (được sinh ra qua hàm băm ban đầu) và kiểm tra với hàm băm của văn bản nhận được. Nếu 2 giá trị (chuỗi) này khớp nhau thì bên nhận cĩ thể tin tưởng rằng văn bản xuất phát từ người sở hữu khĩa bí mật. Tất nhiên là chúng ta khơng thể đảm bảo 100% là văn bản khơng bị giả mạo vì hệ thống vẫn cĩ thể bị phá vỡ. Bên cạnh đĩ, loại chữ ký này cịn bảo đảm tính tồn vẹn của văn bản được gửi vì nếu văn bản bị thay đổi thì hàm băm cũng sẽ thay đổi và lập tức bị phát hiện.Một ưu điểm nữa của việc sử dụng loại chữ ký này rằng nĩ là bằng chứng khơng thể chối nhận trong giải quyết tranh chấp trong giao dịch. Khi ký kết một hợp đồng nào đĩ, để phịng bên kia sẽ từ chối nhận một văn bản do mình gửi thì bên nhận sẽ yêu cầu bên gửi kèm chữ ký số với văn bản .  Cùng với việc phát triển chữ ký số là việc khởi tạo, phát hành và sử dụng hĩa đơn điện tử. Hĩa đơn điện tử giúp doanh nghiệp chủ động trong giao dịch với thuế, giảm được chi phí in ấn, thời gian đi lại và các phiền hà khác Cơng tác lưu trữ cũng được đảm bảo hơn Tuy nhiên, do đây là loại hình ứng dụng mới nên các doanh nghiệp cịn e dè về: tính pháp lý, rủi ro trong giao dịch, cĩ thể gây mất bút ký, thiếu an tồn, chi phí, cách thức sử dụng Nhưng sau khi được các cơ quan thuế, các nhà cung Trang 20 Nhĩm 5 lớp KS10 Quản lý Cơng
21. Mơn: Thơng tin trong quản lý hành chính nhà nước Giảng Viên: Dỗn Minh Thắng cấp giải pháp phần mềm kế tốn, chữ ký số giải đáp và hướng dẫn thì doanh nghiệp lại muốn sớm được sử dụng hình thức hĩa đơn điện tử.  Sử dụng dịch vụ giá trị gia tăng trong giao dịch điện tử.  Về phía ngành hải quan: Tiếp tục triển khai nâng cấp hạ tầng CNTT phục vụ cho thủ tục hải quan điện tử như phần mềm, thiết bị phần cứng, đường truyền, an ninh bảo mật ,kết nối các trang thiết bị kiểm tra hiện đại như máy soi container ,kết nối với hệ thống thanh tốn qua ngân hàng, hệ thống thơng tin qua kho bạc, cập nhật đầy đủ cơ sở dữ liệu để nâng cao mức độ tự động hĩa của hệ thống. Tiếp tục phối hợp với Bộ, ngành và các đơn vị lien quan để chuẩn hĩa, mã hĩa và xây dựng cơ sở dữ liệu hang hĩa xuất nhập khẩu cĩ điều kiện, các danh mục hàng hĩa chuyên ngành. vào thực hiện, tạo điều kiện thuận lợi đẩy nhanh thơng quan hàng hĩa xuất nhập khẩu Để hạn chế những hiện tượng tiêu cực nảy sinh trong quá trình DN tiếp xúc trực tiếp với hải quan và giảm thời gian thơng quan cho hàng hĩa xuất nhập khẩu, Tổng cục Hải quan đang gấp rút mở rộng áp dụng việc khai báo điện tử đối với tất cả các loại hình xuất nhập khẩu Đơn giản hĩa các chứng từ và các thủ tục phù hợp với những tác động lớn nhằm thúc đẩy giao dịch thương mại vì bộ chứng từ này cung cấp cơ sở chung cho việc thực hiện các biện pháp tương tự được tiến hành ở các nước và vùng lãnh thổ khác nhau.  Về phía doanh nghiệp: phải nâng cấp hệ thống CNTT trong nội bộ doanh nghiệp và đào tạo nguồn nhân lực cĩ trình độ để tiếp cận và sử dụng hiệu quả cơng nghệ điện tử trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan điện tử. Kết Luận Tĩm lại, Hải Quan Việt Nam đang trong giai đoạn chuyển mình. Một sự thay đổi mạnh mẽ trong ngành Hải Quan để đất nước hội nhập tốt trong giai đoạn hiện nay, Trang 21 Nhĩm 5 lớp KS10 Quản lý Cơng
22. Mơn: Thơng tin trong quản lý hành chính nhà nước Giảng Viên: Dỗn Minh Thắng gĩp phần thực hiện chiến lược phát triển của đất nước. Để Hải Quan Việt Nam càng tốt hơn nữa, đặc biệt hải quan điện tử càng được đưa vào sử dụng rộng rãi, cần một sự hợp tác tích cực từ nhà nước, hải quan đến doanh nghiệp. Để trong 5 năm tới các Chi Cục Hải Quan sẽ đạt được mục tiêu đề ra và sẽ đạt được nhiều thành tựu to lớn hơn. Danh sách tổ 5 lớp Quản lý cơng: STT Họ và tên đệm Tên Ghi chú Cơng Việc 01 Hoàng Thị Hoài Tổ trưởng Câu 5, chương 1 02 Triệu Vi Hoàng Hoài Câu 5, chương 1 Trang 22 Nhĩm 5 lớp KS10 Quản lý Cơng
23. Mơn: Thơng tin trong quản lý hành chính nhà nước Giảng Viên: Dỗn Minh Thắng 03 Lê Xuân Thịnh Câu 5, chương 1 04 Thoungxay Chanthabandith Câu 5, chương 1 05 Lưu Trường Giang Câu 12, chương 1 06 Y Klem Câu 12, chương 1 07 Trần Thị Nga Câu 12, chương 1 08 Nguyễn Đức Tuyến Câu 12, chương 1 09 Đàng Thị Mỹ Hạnh Câu 12, chương 1 10 Bùi Thị Nguyên Câu 7, chương 2 11 Lê Thị Phượng Câu 7, chương 2 12 Nguyễn Văn Quang Tổ phĩ Câu 5, chương 1 13 Phạm Thị Tuyết Câu 7, chương 2 14 Đỗ Thị Dung Câu 7, chương 2 15 Đặng Thị Ngọc Mai Câu 7, chương 2 16 Hồ Văn Pin Câu 7, chương 3 17 Võ Thị Thu Câu 7, chương 3 18 Lê Văn Tùng Câu 7, chương 3 19 Nguyễn Thị Hiền Câu 7, chương 3 20 Hồng Thị Nguyệt Câu 7, chương 3 Trang 23 Nhĩm 5 lớp KS10 Quản lý Cơng