Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân thành phố Trà Vinh

Nội dung text: Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân thành phố Trà Vinh

1. Khoa học Xã hội & Nhân văn 15 THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ TRÀ VINH SITUATION AND SOLUTION TO THE RECORDS MANAGEMENT EFFECTIVENESS IN TRA VINH PROVINCIAL PEOPLE’S COMMITTEE Dương Tuấn Vũ1 Tóm tắt Abstract Bài viết trình bày kết quả nghiên cứu của đề This article is to present the findings of theme tài “Nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại Ủy “The improvement of records management in Tra ban Nhân dân Thành phố Trà Vinh”. Trong đó, Vinh provincial People’s Committee”. It focuses chúng tôi chú trọng phân tích kết quả khảo sát về on analyzing the surveyed results of records công tác lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ tài liệu management and its operational system in Tra tại Ủy ban Nhân dân Thành phố (UBND TP.) Trà Vinh provincial People’s Committee. However, Vinh. Kết quả khảo sát cho thấy, công tác lưu trữ the findings showed some limitations: the work tại UBND TP. Trà Vinh vẫn còn gặp một số hạn was mainly hand-made and cost a great deal of chế: chủ yếu thực hiện thủ công dẫn đến tốn nhiều time; records management profession was not thời gian; các nghiệp vụ lưu trữ chưa đảm bảo truly followed with the process and procedures. đúng theo trình tự, thủ tục. Việc khắc phục những Therefore, overcoming these limitations is pressing hạn chế này là một yêu cầu cấp thiết để hoàn thiện in order to improve records management work in hơn công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại UBND TP. Tra Vinh provincial People’s Committee. On that Trà Vinh. Trên cơ sở đó, chúng tôi đưa ra một số basis, this article proposes some solutions to the giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu increase of the effectiveness of records management trữ và hệ thống kho lưu trữ tài liệu tại UBND TP. and its operational system in Tra Vinh provincial Trà Vinh. People’s Committee. Từ khóa: lưu trữ, tài liệu, bảo quản Keywords: the storage, documents, records tài liệu, sử dụng tài liệu, thu thập tài liệu. preservation, used materials, collect documents. 1. Đặt vấn đề1 tốt công tác lưu trữ sẽ đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ đơn vị đề ra và góp phần đáng kể vào “Văn bản là phương tiện dùng để ghi lại và kết quả công tác quản lý, điều hành tại UBND TP. truyền đạt lại thông tin trong đời sống xã hội” Trà Vinh. Tuy nhiên, việc thực hiện công tác lưu (Học viện Hành chính Quốc gia 2011, tr.8). Trong trữ tại UBND TP. Trà Vinh vẫn còn một số khó thực tế hiện nay, mọi hoạt động của các cơ quan, khăn. Vì vậy, chúng ta cần có sự nghiên cứu, phân tổ chức, chính trị, giáo dục đến hoạt động kinh tế, tích ưu điểm và hạn chế của công tác lưu trữ tại văn hóa, xã hội, đều dựa trên văn bản. Đối với UBND TP. Trà Vinh để từ đó đưa ra giải pháp cụ UBND TP. Trà Vinh, văn bản là một công cụ giúp thể góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ lãnh đạo UBND TP. Trà Vinh điều hành và quản lý tại UBND TP. Trà Vinh. hiệu quả hoạt động; là phương tiện giao tiếp giữa UBND TP. Trà Vinh với các cơ quan, tổ chức, cá 2. Thực trạng công tác lưu trữ nhân và Nhân dân trong và ngoài địa bàn. Theo 2.1. Tình hình nhân sự kết quả khảo sát, trung bình mỗi ngày UBND TP. Trà Vinh tiếp nhận và giải quyết khoảng 25 văn Số nhân sự thực hiện công tác văn thư của bản đến, phát hành khoảng 32 văn bản đi. Với số UBND TP. Trà Vinh là ba người, trong đó, có một lượng văn bản đến và đi nêu trên có thể khẳng định Tổ trưởng và hai Tổ viên. rằng văn bản là công cụ quan trọng phục vụ cho Tổ trưởng: chuyên môn được đào tạo là Kỹ sư hoạt động và điều hành của lãnh đạo UBND TP. Công nghệ Thông tin. Nhiệm vụ phụ trách quản Trà Vinh. Số lượng văn bản nhiều thì hoạt động lý tất cả các công việc của bộ phận. Tổ viên 1: lưu trữ càng cần thiết và quan trọng. Thực hiện chuyên môn được đào tạo là Cử nhân Quản trị 1 Cử nhân, Khoa Quản trị văn phòng-Việt Nam học-Thư viện, Trường Kinh doanh, hiện đang theo học Cao học Kinh tế Đại học Trà Vinh Số 20, tháng 12/2015 15
2. 16 Khoa học Xã hội & Nhân văn Phát triển. Nhiệm vụ phụ trách tiếp nhận văn bản tài liệu lưu trữ cơ quan được bó lại và sắp xếp lên đến và lưu trữ tài liệu. Tổ viên 2: chuyên môn được giá. Điều khác biệt giữa việc lưu trữ cơ quan của đào tạo là Cử nhân Luật. Nhiệm vụ quản lý và sử UBND TP. Trà Vinh với các cơ quan khác đó chính dụng con dấu, phụ trách phát hành văn bản đi, hỗ là việc sử dụng dụng cụ lưu trữ. Thông thường các trợ tiếp nhận văn bản đến. Bộ phận văn thư làm cơ quan sẽ sử dụng sơ mi còng, hộp chuyên dụng việc với tinh thần trách nhiệm, cố gắng phấn đấu để lưu trữ tài liệu lưu trữ cơ quan, còn UBND TP. hoàn thành tốt công việc được giao. Tuy nhiên, do Trà Vinh thì chỉ sử dụng giấy A3 màu xanh và bó cán bộ chuyên môn về công tác lưu trữ hiện nay tại lại thành từng bó. bộ phận văn thư của UBND TP. Trà Vinh chưa có Tài liệu lưu trữ điện tử được kiểm soát bằng nên công tác lưu trữ hoạt động chưa đạt yêu cầu danh mục đã đăng ký trên máy tính, thông qua như mong muốn. danh mục đăng ký tài liệu giúp cho việc tìm kiếm 2.2. Lưu trữ cơ quan và truy xuất tài liệu khá nhanh chóng và chính xác. Bảng 2.1. Số lượng văn bản đến và đi của UBND TP. Tuy nhiên, tài liệu lưu trữ cơ quan bằng giấy thì Trà Vinh từ năm 2010 – 2014 (Nguồn: UBND TP. chưa được kiểm soát bằng danh mục mà thay vào Trà Vinh) đó chỉ ghi chú tên loại tài liệu lên giấy A3. Bên cạnh đó, công tác bố trí tài liệu lưu trữ tại UBND Văn bản Văn bản Tình hình Năm TP. Trà Vinh chưa thật sự khoa học. đến đi lưu trữ 2010 7.123 8.396 Đã lưu trữ 2.3. Công tác lập và quản lý hồ sơ 2011 8.228 9.847 Đã lưu trữ Sau khi xây dựng, ban hành văn bản của Ủy 2012 10.081 9.280 Chưa lưu trữ ban, Tổ Văn thư của UBND TP.Trà Vinh và các 2013 8.975 11.795 Chưa lưu trữ đơn vị thành viên tiến hành lưu văn bản. Việc lưu 2014 Chưa đến (từ tháng 3.223 4.103 thời hạn lưu văn bản được thực hiện bằng phương pháp lập hồ 01 – 5) trữ sơ. Để quản lý hồ sơ, UBND TP. Trà Vinh đã sử dụng biện pháp làm mục lục chung cho cả cơ quan. Theo phương pháp này, hằng năm các Phòng, Ban làm mục lục hồ sơ của từng đơn vị, sau đó nhân viên văn thư tập hợp bản mục lục, tạo thành một bản mục lục chung cho toàn cơ quan. Hiện nay, UBND TP. Trà Vinh có ba phông lưu trữ: Cửu Long; Thị xã Trà Vinh; Thành phố Trà Vinh. Công tác lưu trữ tài liệu hiện hành được thực hiện lưu trữ trong Phông Thành phố Trà Vinh. Hoạt động lưu trữ cơ quan của UBND TP. Trà Vinh được thực hiện chủ yếu qua các nghiệp vụ 2.4. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như sau: Quy trình thực hiện công tác lưu trữ tại UBND Việc đăng ký tài liệu lưu trữ tại UBND TP. Trà TP. Trà Vinh được thực hiện tổng thể qua bảy Vinh được thực hiện hoàn toàn trên máy tính, hình nghiệp vụ cụ thể sau: thức đăng ký này áp dụng cho cả văn bản đến và Thứ nhất, phân loại tài liệu: Đây là nghiệp vụ văn bản đi. Tài liệu lưu trữ cơ quan được lưu trữ đầu tiên trong bảy nghiệp vụ lưu trữ, là khâu quan ở hai dạng: dạng tài liệu giấy và dạng tài liệu file trọng để tổ chức lưu trữ tài liệu một cách khoa học. scan (PDF-Portable Document Format). Tài liệu Trên cơ sở các văn bản được lưu tại văn thư, nhân lưu trữ cơ quan được phân loại theo tên loại của viên văn thư tiến hành phân loại các tài liệu một tài liệu. Mỗi loại văn bản được đăng ký theo trình cách phù hợp thuận lợi cho việc lưu trữ. UBND tự số thứ tự riêng, số thứ tự của mỗi loại văn bản TP. Trà Vinh lưu trữ tài liệu theo hình thức tập được bắt đầu bằng số 01 vào ngày 01 tháng 01 đầu trung nên hầu hết tài liệu được lưu trữ trong kho năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hằng năm. lưu trữ của Ủy ban. UBND TP. Trà Vinh phân loại Tài liệu sau khi xử lý xong được phân loại theo tài liệu theo phương pháp phân loại chủ yếu: phân tên loại. Sau khi hoàn thành công tác phân loại, loại tài liệu lưu trữ theo đơn vị ban hành văn bản. Số 20, tháng 12/2015 16
3. Khoa học Xã hội & Nhân văn 17 Loại hình tài liệu lưu trữ chủ yếu là tài liệu hành Các nguồn tài liệu lưu trữ được thu thập, bổ chính. Cách phân loại này đã giúp cho UBND TP. sung chủ yếu là từ các đơn vị chuyên môn và từ Trà Vinh tổ chức lưu trữ khá đơn giản và dễ dàng các phường, xã. Tài liệu lưu trữ được các đơn vị thực hiện. Nhân viên lưu trữ kiêm nhiệm nhiều chuyên môn và các phường, xã giao nộp là tài liệu công việc nên công tác phân loại tài liệu chỉ được vĩnh viễn. tiến hành thực hiện khi nhân viên lưu trữ đã giải Khi giao nộp hồ sơ: tài liệu đơn vị chuyên môn quyết xong các công việc khác của Tổ. Chính vì phải lập 02 bản mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vậy, công tác phân loại tài liệu lưu trữ tại UBND và 02 bản biên bản giao nhận tài liệu lưu trữ văn TP. Trà Vinh chưa có kế hoạch cụ thể. phòng và bên giao tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại Thứ hai, xác định giá trị tài liệu: Nhân viên lưu một bản. trữ xác định giá trị tài liệu theo quy định của Luật UBND TP. Trà Vinh có quy định cụ thể về công Lưu trữ được Quốc hội thông qua ngày 11 tháng tác thu thập, bổ sung tài liệu nên nghiệp vụ này thực 11 năm 2011 và Thông tư số 09/2011/TT-BNV hiện không gặp quá nhiều khó khăn. Tuy nhiên, do ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc chỉ có một nhân viên đảm nhiệm công tác này nên quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình không có nhiều thời gian tiến hành thu thập, bổ thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, sung tài liệu lưu trữ. Vì vậy, cũng ảnh hưởng đến tổ chức. Thời hạn cần bảo quản cho từng loại tài công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ. liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và trên cơ sở đó lựa chọn để đưa vào bảo Thứ tư, thống kê và tra cứu tài liệu: Thống kê quản trong lưu trữ những tài liệu có giá trị. Công tài liệu lưu trữ là sử dụng các công cụ phương tiện tác xác định giá trị tài liệu tại UBND TP. Trà Vinh chuyên môn nghiệp vụ để nắm bắt được chính được xác định bằng phương pháp lập danh mục tài xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, liệu cần lưu trữ hằng năm. Đối với những tài liệu tình hình tài liệu, tình hình nhân viên và hệ thống chỉ mang tính chất tham khảo như sách, báo, tờ bảo quản trong công tác lưu trữ. Đây là một khâu rơi được bảo quản tạm thời sau đó tiến hành huỷ. nghiệp vụ chuyên môn của công tác lưu trữ, thống Những hồ sơ, tài liệu phản ánh các hoạt động chính kê giữ một vị trí quan trọng trong quản lý tài liệu của Ủy ban như Đề án, Phương án, Kế hoạch, Báo lưu trữ. Nhận thức được vai trò quan trọng này, cáo tổng kết, được lưu dài hạn hoặc lưu vĩnh nhân viên văn thư khi làm nhiệm vụ thống kê đều viễn tùy theo từng loại. xuất phát từ mục đích bảo vệ sự nguyên vẹn của tài liệu lưu trữ để tổ chức sử dụng những tài liệu đó Thứ ba, thu thập, bổ sung tài liệu: Công tác trên cơ sở những quy định cụ thể. thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ được UBND TP. Trà Vinh quy định: công chức, viên chức lưu trữ Để thực hiện tốt công tác thống kê, hiện nay tại cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ UBND TP., nhân viên văn thư đã xây dựng và áp sơ, tài liệu đến hạn nộp vào kho lưu trữ cơ quan. dụng một số loại công cụ thống kê: mục lục hồ sơ, Cụ thể: sổ đăng ký mục lục hồ sơ, Trên cơ sở những số liệu thống kê đã nắm được, phòng lưu trữ có thể + Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để xây dựng kế hoạch công tác cho các khâu nghiệp tiếp nhận hồ sơ, tài liệu. vụ khác một cách thích hợp. + Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối Công tác thống kê lưu trữ được thực hiện theo chiếu giữa mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực trình tự: cơ quan, tổ chức ở cấp thành phố, các tế tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu. phường, xã tổng hợp số liệu của các đơn vị trực Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo thuộc và báo cáo cơ quan quản lý Nhà nước về lưu một trình tự hợp lý, tuỳ theo đặc điểm khác nhau trữ UBND TP. Trà Vinh. UBND TP. Trà Vinh tổng của công việc để lựa chọn cách sắp xếp thích hợp hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện, (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến cấp xã và báo cáo cơ quan quản lý Nhà nước về công việc). lưu trữ Tỉnh. Thời hạn nộp lưu hồ sơ: tài liệu trong 01 năm Sau khi thống kê tài liệu bằng văn bản viết tay, kể từ ngày công việc kết thúc, sau 03 tháng kể từ số liệu thống kê đều nhập vào file lưu trữ bằng ngày công trình được quyết toán đối với các tài phần mềm Microsoft Excel và được in ra đóng liệu xây dựng cơ bản. thành cuốn danh mục. Lúc này, danh mục thống Số 20, tháng 12/2015 17
4. 18 Khoa học Xã hội & Nhân văn kê tài liệu lưu trữ được lưu ở hai dạng là lưu bằng lưu trữ ở cơ quan một năm sau đó mới được tiến cuốn danh mục và file trong máy tính. hành thực hiện các nghiệp vụ và lưu trữ vào kho. Thứ năm, chỉnh lý tài liệu: Đây là nghiệp vụ có Tuy nhiên, việc thực hiện chỉnh lý còn một số tính chất khá phức tạp, có ảnh hưởng trực tiếp đến hạn chế: chưa có kế hoạch chỉnh lý; chưa có địa chất lượng của toàn bộ các khâu nghiệp vụ khác. điểm chỉnh lý tài liệu phù hợp; vệ sinh tài liệu, tháo Trên cơ sở lý thuyết, việc chỉnh lý tài liệu được bỏ ghim, kẹp, làm phẳng tài liệu vẫn chưa được chia thành ba giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị chỉnh thực hiện. Công tác thống kê, kiểm tra và chỉnh lý lý, giai đoạn trực tiếp chỉnh lý và giai đoạn tổng làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị còn chậm, kết chỉnh lý. Dựa theo quy định, UBND TP. Trà xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu Vinh thực hiện tương đối đầy đủ các bước trong chủ yếu bằng mục lục hồ sơ, chưa ứng dụng cơ sở từng giai đoạn chỉnh lý tài liệu. Việc chỉnh lý tài dữ liệu quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu bằng hệ liệu tại UBND TP. Trà Vinh được thực hiện theo thống máy tính. quy trình sau: Do đó, UBND TP. Trà Vinh cần có một số giải pháp nhằm cải tiến quá trình chỉnh lý tài liệu trên cơ sở chế độ quy định thống nhất của Nhà nước và theo phương pháp nghiệp vụ thực sự mang tính khoa học. Thứ sáu, bảo quản tài liệu: Hồ sơ, tài liệu chưa Sau khi thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ văn phòng Hội đồng lưu trữ được chuyển đến kho lưu trữ để chờ thực Nhân dân (HĐND) - UBND TP. Trà Vinh do nhân hiện nghiệp vụ tiếp theo. Từ năm 2010 – 2014, viên tự bảo quản và đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, UBND TP. Trà Vinh đã tiến hành lưu trữ vĩnh viễn tài liệu. Hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu được giao và lưu trữ xác định thời hạn với số lượng như sau: nộp vào kho lưu trữ UBND TP. Trà Vinh. Hiện Bảng 2. Số lượng tài liệu lưu trữ vĩnh viễn và lưu trữ nay, kho lưu trữ của UBND TP. Trà Vinh không xác định thời hạn từ năm 2010 – 2014 phải là kho chuyên dụng, chưa đảm bảo các yêu (Nguồn: UBNDTP. Trà Vinh) cầu về kho lưu trữ, chưa trang bị các thiết bị bảo Lưu vĩnh viễn Lưu thời hạn quản tài liệu lưu trữ: quạt thông gió, máy hút ẩm, Năm Ghi chú Hộp Đơn vị Hộp Đơn vị hệ thống phòng cháy chữa cháy, 2010 102 307 45 135 Đã lưu 2011 83 369 36 112 Đã lưu Kho lưu trữ UBND TP. Trà Vinh có trang bị 2012 0 0 0 0 Chưa lưu máy điều hoà không khí tuy nhiên hoạt động kém 2013 0 0 0 0 Chưa lưu hiệu quả và thường xuyên rỉ nước do bị hư hệ 2014 0 0 0 0 Chưa lưu thống gas. UBND TP. Trà Vinh cũng chưa có kế hoạch sửa chữa thiết bị này cũng như sắm thêm các thiết bị khác để bảo quản tài liệu lưu trữ. Kho lưu trữ cũng chưa có chế độ duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với tài liệu lưu trữ. Đồng thời, UBND TP. Trà Vinh cũng chưa áp dụng các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ như chống ẩm, chống nấm mốc, chống côn trùng, chống chuột, mà thay vào đó UBND TP. Trà Vinh chỉ áp dụng một phương pháp bảo quản duy nhất là phun thuốc. Mục đích chính của việc phun Đối với tài liệu lưu trữ năm 2012 và 2013, thuốc nhằm chống mối, song song với việc chống UBND TP. Trà Vinh đang tiến hành thực hiện các được mối thì việc phun thuốc là có tác dụng ngược nghiệp vụ lưu trữ. Tuy nhiên, do khối lượng công lại đó chính là làm tăng độ ẩm ướt tại kho dẫn đến việc lưu trữ của UBND TP. Trà Vinh rất lớn nhưng tài liệu dễ bị nấm mốc, dễ bị hư hỏng, giảm tuổi số lượng nhân viên lưu trữ hạn chế nên công tác thọ. Ngoài ra, việc phun thuốc còn ảnh hưởng đến lưu trữ chưa được hoàn thành theo đúng tiến độ. sức khỏe người sử dụng và người trực tiếp quản Đối với tài liệu lưu trữ năm 2014, chưa đến thời lý kho lưu trữ. Theo Công văn số 111/NVĐP ngày gian lưu trữ vào kho. Thông thường, tài liệu được 04 tháng 4 năm 1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước Số 20, tháng 12/2015 18
5. Khoa học Xã hội & Nhân văn 19 về việc hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ khi sử kiểm tra đánh giá công tác lưu trữ nhằm kịp thời dụng các hóa chất khử trùng cho tài liệu phải được phát hiện những mặt hạn chế để từ đó đưa ra giải Cục Lưu trữ Nhà nước và các cơ quan chuyên môn pháp khắc phục; tuyên dương những cá nhân, bộ cho phép và hướng dẫn sử dụng. phận tiêu biểu trong công tác lưu trữ tại UBND TP. Trà Vinh. Chính vì vậy, để đạt hiệu quả cao UBND Thứ bảy, khai thác, sử dụng tài liệu: Tài liệu TP. Trà Vinh cần quan tâm hỗ trợ công tác lưu trữ. lưu trữ của UBND TP. Trà Vinh được khai thác và sử dụng thường xuyên, phục vụ nhu cầu công việc Dưới đây là một số giải pháp để nâng cao hiệu của các đơn vị trực thuộc và nhu cầu chính đáng quả công tác lưu trữ tại UBND TP. Trà Vinh: khác. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai 3.1. Giải pháp 1: Về nhân sự thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích chính đáng đều phải có giấy giới thiệu, tiến hành xin ý Hiện nay, số lượng nhân viên phụ trách công kiến của lãnh đạo Ủy ban. Độc giả không được tự tác lưu trữ so với số lượng công việc phải đảm ý sao, chụp ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy và thông nhận là chưa cân đối. Đào tạo nhân viên khối tin trong công cụ tra cứu khi chưa được phép. Các lượng công việc về lưu trữ lớn tuy nhiên cán bộ hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ gồm: chưa đủ để thực hiện.Vì vậy, để giải quyết vấn đề này, tôi xin đưa ra giải pháp cụ thể như sau: - Nghiên cứu ngay tại kho và tại Phòng Văn thư. Thứ nhất, luân chuyển cán bộ: UBND TP. Trà - Những trường hợp đặc biệt do nhu cầu sử Vinh tiến hành xem xét, lựa chọn và luân chuyển dụng tài liệu ở ngoài Phòng Văn thư thì lãnh đạo nhân viên có trình độ chuyên môn về lưu trữ để hỗ Ủy ban có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu trợ công tác lưu trữ. bằng văn bản. Tuyển thêm nhân sự mới về chuyên ngành lưu Hình thức tra tìm tài liệu lưu trữ trong quá trình trữ (số lượng 02 người). Trong quá trình tuyển khai thác và sử dụng tài liệu chủ yếu là: tra tìm dụng cần lưu ý: tuyển dụng theo nhu cầu thực tiễn, bằng mục lục văn bản và tìm kiếm trên phần mềm có quy định rõ ràng về điều kiện và tiêu chuẩn M-office. Bên cạnh đó, UBND TP. Trà Vinh cũng tuyển dụng, sử dụng phương pháp tuyển dụng phù ban hành nội quy chặt chẽ đối với một số đối tượng hợp và theo quy trình. Như vậy, mới có thể lựa trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ, có nội quy chặt chọn được nhân sự chất lượng và đáp ứng được yêu chẽ với từng tài liệu khác nhau. Một trong những cầu của công việc lưu trữ tại UBND TP. Trà Vinh. hạn chế trong khâu khai thác và sử dụng tài liệu đó chính là việc trang bị phòng đọc cho độc giả. Thứ hai, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp Ngoài ra, công tác tìm kiếm tài liệu trong kho lưu vụ cho nhân viên lưu trữ: Công tác lưu trữ còn trữ tốn nhiều thời gian, do chưa ứng dụng các phần nhiều yếu tố cần khắc phục do chưa được chú mềm chuyên dụng lưu trữ, tìm kiếm thông tin. trọng nghiên cứu, chưa được tổ chức tương xứng với yêu cầu thực tế. Nguyên nhân chủ yếu là do 3. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ hạn chế về chuyên môn của nhân viên lưu trữ, cần Đảng và Nhà nước ta đã khẳng định đầu tư cho được đào tạo bài bản về chuyên ngành lưu trữ học giáo dục là đầu tư cho phát triển bền vững. Đối hoặc lưu trữ và quản trị văn phòng. với UBND TP. Trà Vinh cũng vậy, đào tạo nguồn Mời các chuyên gia về công tác lưu trữ đến hỗ nhân lực về công tác lưu trữ là vấn đề luôn được trợ tại UBND TP. Trà Vinh. Đây có thể được xem ưu tiên, cấp bách. Đội ngũ nhân viên được đào tạo là một giải pháp hữu hiệu để nâng cao trình độ đúng chuyên môn, nghiệp vụ sẽ làm tăng hiệu quả chuyên môn, nghiệp vụ cho nhân viên lưu trữ. Qua trong công việc. Bên cạnh đó, việc xây dựng kho đó, có thể tham khảo ý kiến của chuyên gia về cách chuyên dụng và trang thiết bị cũng là yếu tố cấp thức tổ chức lưu trữ và khai thác sử dụng tài liệu thiết để gia tăng tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. Ngoài có hiệu quả. Bên cạnh đó, có thể lắng nghe và tiếp ra, thiết kế lại phòng làm việc của bộ phận văn thư nhận những kinh nghiệm lưu trữ quý giá từ chuyên sẽ tạo không gian thông thoáng, tác động tích cực gia. UBND TP. Trà Vinh có thể tiến hành kiểm tra đến tinh thần làm việc của nhân viên. Thêm vào về nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên lưu trữ, đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công qua đó nắm rõ được năng lực của nhân viên để từ tác lưu trữ sẽ góp phần quản lý chặt chẽ tài liệu lưu đó tổ chức đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ trữ, tiết kiệm được chi phí, truy xuất nhanh chóng. cho phù hợp với từng nhân viên. Việc cử nhân viên Hơn thế nữa, UBND Thành phố thường xuyên Số 20, tháng 12/2015 19
6. 20 Khoa học Xã hội & Nhân văn lưu trữ đi đào tạo phải có trọng tâm, cần phải xác Khi tiến hành xây dựng kho, thiết bị bảo quản định đúng các nội dung ưu tiên trong bồi dưỡng cần lưu ý những vấn đề sau: đào tạo. Ngoài trình độ về chuyên môn nghịêp vụ lưu trữ, nhân viên cần phải bổ túc thêm về tin học + Lập kế hoạch xây dựng kho cần lưu ý đến các và ngoại ngữ để đáp ứng yêu cầu công việc tốt hơn. yếu tố: địa điểm xây dựng, quy mô, mặt bằng và hướng kho; diện tích, lối đi, tường, cửa, chiều cao, UBND TP. Trà Vinh tạo điều kiện, sắp xếp thời tải trọng sàn kho; hệ thống điện, hệ thống nước, gian tập huấn cho nhân viên lưu trữ để nâng cao chế độ nhiệt độ, độ ẩm, chế độ ánh sáng, chế độ chuyên môn, đặc biệt củng cố khả năng ứng dụng thông gió. phương tiện kỹ thuật hiện đại vào công tác của mình, có chính sách khuyến khích động viên tinh + Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ trong thần và vật chất nhằm nâng cao tinh thần làm việc kho cần quan tâm đến những thiết bị: cặp đựng của nhân viên trong UBND TP. Trà Vinh. tài liệu, giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu, dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm, quạt thông gió, máy hút ẩm, Ngoài ra, hằng năm nên cử nhân viên lưu trữ máy điều hoà không khí. Dụng cụ làm vệ sinh tài đi tiếp cận thực tế tại các cơ quan lưu trữ như Chi liệu: máy hút bụi, máy lọc bụi toàn kho hoặc các cục lưu trữ tỉnh, Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, II, phương tiện làm vệ sinh thông thường khác. III, . Từ đó, giúp nhân viên lưu trữ có thêm kiến thức và kinh nghiệm thực tế để vận hành và áp + Đồng thời, cần có những biện pháp, kỹ thuật dụng tại cơ quan. bảo quản phù hợp như chống ẩm, nấm mốc, côn trùng, mối, chuột, 3.2. Giải pháp 2: Về xây dựng kho chuyên dùng và trang thiết bị + Ngoài ra, để tổ chức tài liệu khoa học và logic cần phải: tổ chức lại tài liệu trong kho, xử lý tài Hằng ngày, UBND TP. Trà Vinh luôn nhận và liệu trước khi nhập kho, xếp tài liệu trên giá, lập sơ chuyển giao văn bản từ các cơ quan, đơn vị trong đồ giá trong kho, đưa tài liệu ra sử dụng, kiểm tra và ngoài tỉnh. Do đó, có một khối lượng công văn, tài liệu trong kho. hồ sơ rất lớn cần được bảo quản nhưng cơ sở vật chất phục vụ cho công tác này còn nhiều hạn chế + Để góp phần giải phóng không gian lưu trữ chưa có tính thống nhất. Hiện nay, các trang thiết thì cuối mỗi năm, nhân viên lưu trữ phải thống kê, bị phục vụ cho hoạt động văn phòng nói chung, lựa chọn ra những tài liệu đã hết giá trị để tiến hành phục vụ cho công tác lưu trữ nói riêng đã được sử tiêu huỷ. Đây là công tác thường xuyên đối với kho dụng từ lâu. lưu trữ phải đòi hỏi thực hiện một cách thận trọng và theo quy trình thẩm định và kiểm tra chặt chẽ. Vì vậy, UBND TP. Trà Vinh cần phải có kế hoạch thay thế hoặc bổ sung những thiết bị, vật dụng cần 3.3. Giải pháp 3: Thiết kế lại phòng làm việc thiết. Phòng lưu trữ vẫn chưa đáp ứng được yêu Điều kiện và môi trường làm việc có ảnh hưởng cầu đòi hỏi cho công tác này, thiết bị chống ẩm đến hiệu quả và năng suất lao động. Điều kiện làm mốc chưa được trang bị, giá để tài liệu, tủ đựng việc kém sẽ gây cảm giác khó chịu cho người lao tài liệu chưa được trang bị đủ dẫn đến nhiều cặp động, làm giảm sự nhiệt tình đối với công việc. Tổ tài liệu để chất đống, gây khó khăn cho công tác Văn thư không những là nơi đảm nhiệm công tác lưu trữ. Nhằm thực hiện tốt giải pháp trên UBND nghiệp vụ lưu trữ mà còn là nơi đón tiếp và hướng TP. Trà Vinh cần quan tâm đến các vấn đề sau: dẫn các bộ phận chức năng thực hiện công việc. - Xây dựng kho lưu trữ kiên cố, đúng quy cách Đồng thời, là nơi tiếp nhận và hướng dẫn xử lý tất của kho lưu trữ như đảm bảo việc xuất nhập tài cả các văn bản đến và đi nên việc bố trí phòng làm liệu, đủ điều kiện cho xe chữa cháy di chuyển dễ việc của bộ phận Văn thư cần được bố trí phòng làm dàng, tiếp cận được nơi xảy ra cháy. Đồng thời, việc ở những nơi dễ thấy, dễ tìm như đối diện với trong kho phải có hệ thống báo cháy khẩn cấp và cổng vào, gần cổng, không nên bố trí trên lầu, hay ở có lắp đặt hệ thống phòng cháy tự động. những nơi khuất tầm nhìn. Số 20, tháng 12/2015 20
7. Khoa học Xã hội & Nhân văn 21 Khối lượng công việc của bộ phận Văn thư và Ngoài ra, UBND TP. Trà Vinh có thể sử dụng bộ phận Lưu trữ khá lớn nên việc bố trí hai bộ một số chương trình quản lý tài liệu lưu trữ như phận ở hai phòng làm việc riêng biệt là hết sức “Phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến và điều cần thiết. Đối với bộ phận Văn thư thường xuyên hành công việc (eDocMan)”; “Chương trình quản tiếp xúc và làm việc với các đơn vị trực thuộc về lý tài liệu lưu trữ” được viết bằng ngôn ngữ Visual công tác tiếp nhận và xử lý văn bản đến và đi nên Basic; “Chương trình quản lý văn bản” được viết không khí làm việc luôn năng động. Bộ phận Lưu bằng ngôn ngữ Visual Foxpro-version 9.0). trữ hoàn toàn trái ngược với bộ phận Văn thư. Bộ 3.5. Giải pháp 5: Thường xuyên kiểm tra đánh phận Lưu trữ ít tiếp xúc với các đơn vị trực thuộc, giá công tác lưu trữ việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ phức tạp nên cần có không gian yên tĩnh, không bị ảnh hưởng Để đảm bảo công tác lưu trữ được thực hiện bởi các yếu tố ngoại cảnh. Như vậy, nhân viên lưu tốt, ngoài một số biện pháp trên, UBND TP. Trà trữ có thể tập trung làm việc tốt hơn. Bố trí hai Vinh thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem bộ phận Văn thư và Lưu trữ ra thành hai phòng số văn bản tài liệu lưu trữ có đúng quy định, quy riêng biệt đồng nghĩa với việc góp phần tạo điều trình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đúng hay kiện thuận lợi để nâng cao hiệu quả làm việc của không, nếu không đúng thì kịp thời điều chỉnh cho cả hai bộ phận Văn thư và Lưu trữ. Khi thiết kế phù hợp. Qua công tác kiểm tra, bộ phận lưu trữ phòng làm việc và kho lưu trữ cần thực hiện theo nói riêng và Tổ Văn thư nói chung sẽ rút ra những Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 mặt còn hạn chế để kịp thời khắc phục, sửa chữa. năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về xây dựng Thông qua việc kiểm tra, đánh giá hoạt động lưu kho lưu trữ chuyên dụng. trữ, UBND TP. Trà Vinh cần thực hiện chính sách 3.4. Giải pháp 4: Ứng dụng công nghệ thông tin khen thưởng nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ về vào công tác lưu trữ công tác lưu trữ; khuyến khích tinh thần, tạo niềm đam mê, sáng tạo trong công việc. Đồng thời, xử lý Hiện nay, ngoài nhiệm vụ bảo quản an toàn thì nghiêm minh, kiểm điểm đối với nhân viên không việc tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài chấp hành đúng nội quy làm việc, cố ý làm hư hỏng liệu lưu trữ là bước đi tất yếu của lưu trữ lịch sử, tài liệu lưu trữ hoặc vô trách nhiệm với công việc. lưu trữ hiện hành theo xu thế phát triển của xã hội và hội nhập thế giới. Tài liệu lưu trữ được số hóa 4. Kết luận và bảo quản bằng file điện tử như PDF. Đây cũng Qua quá trình nghiên cứu, tôi nhận thầy rằng là hình thức lưu trữ đang ngày càng phổ biến ở các văn bản là công cụ đắc lực trong công tác quản lý, thư viện và cơ quan lưu trữ trên thế giới. Chúng ta điều hành của lãnh đạo UBND TP. Trà Vinh. Do cần có sự thay đổi để làm phong phú thêm các hình đó, công tác lưu trữ có vị trí quan trọng và đóng thức tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ. Trong đó góp rất lớn vào hiệu quả hoạt động của cơ quan. phục vụ độc giả gián tiếp sử dụng tài liệu đã được Mỗi hoạt động quản lý, điều hành tại UBND TP. số hóa trong môi trường mạng. Trà Vinh đều dựa trên văn bản. Ngoài ra, tài liệu UBND TP. Trà Vinh cần xác định những nội lưu trữ không đơn thuần để khai thác sử dụng, mà dung, thành phần tài liệu nào cần số hóa, giới thiệu còn là bằng chứng lịch sử về hoạt động của cơ các danh mục tài liệu, thành phần tài liệu trên quan Nhà nước tại một thời điểm nhất định. Do website để độc giả được biết. Trên cơ sở các nhu đó, việc nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại cầu được đăng ký, cơ quan lưu trữ sẽ phục vụ từ các cơ quan hành chính Nhà nước là cần thiết và xa hoặc trực tiếp. cấp bách. Bài báo này nghiên cứu giải pháp về nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại UBND TP. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công Trà Vinh và vận dụng kiến thức trong quá trình tác lưu trữ sẽ thu hẹp được không gian lưu trữ. nghiên cứu để ứng dụng vào thực tế. Đồng thời, công tác quản lý tài liệu lưu trữ chặt chẽ hơn, truy xuất nhanh hơn. Số 20, tháng 12/2015 21
8. 22 Khoa học Xã hội & Nhân văn Tài liệu tham khảo Bộ Nội vụ. 2012. Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Hà Nội. Bộ Nội vụ. 2012. Thông tư số 08/2012/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2012 về quy định định mức kinh tế - kỹ thuật lập danh mục tài liệu chế sử dụng của một phông lưu trữ và phục vụ độc giả tại phòng đọc. Hà Nội. Bộ Nội vụ. 2012. Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14 tháng 12 năm 2012 quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị. Hà Nội. Bộ Nội vụ. 2013. Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 quy định chế độ báo cáo thống kê công tác vă thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Hà Nội. Cục Lưu trữ Nhà Nước. 1995. Công văn số 111/NVĐP ngày 04 tháng 4 năm 1995 về việc hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ. Chính phủ. 2004. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư. Chính phủ. 2010. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Hoàng, Lê Minh. 2009. Nghiệp vụ văn thư lưu trữ. Hà Nội: NXB Văn hoá - Thông tin. Học viện Hành chính Quốc gia. 2011. Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản. Hà Nội: NXB Khoa học và Kỹ thuật. Lã, Thị Duyên. 2013. Cải cách hành chính. Xem 16.5.2014 Nghiêm, Kỳ Hồng và Hà, Quang Thanh. 2006. Quy định pháp luật về soạn thảo văn bản – lưu trữ. Hà Nội: NXB Lao động. Nguyễn, Mạnh Cường. 2014. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mang xu hướng phát triển tất yếu của lưu trữ Việt Nam. Xem 14.5.2014, Quốc hội Nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam. 2011. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011. Hà Nội. Ủy ban Nhân dân Thành phố Trà Vinh. 2013. Quyết định số 04/QĐ-UBND ngày 21 tháng 8 năm 2013 về ban hành quy chế (mẫu) công tác văn thư, lưu trữ cơ quan. Trà Vinh. Vũ, Thị Phụng. 2006. Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản. Hà Nội: NXB Hà Nội. Số 20, tháng 12/2015 22