Tài liệu lưu trữ

Nội dung text: Tài liệu lưu trữ

1. Chương I TÀI LIỆU LƯU TRỮ, CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ LƯU TRỮ HỌC Tổng số tiết: 05 (Lý thuyết: 05; Thực hành: 00; Kiểm tra: 00) I. Tài liệu lưu trữ Trong quá trình hoạt động của con người, việc trao đổi thông tin trở thành nhu cầu không thẻ thiếu được. Thông tin được con người trao đổi với nhau bằng nhiều phương tiện khác những chủ yếu nhất là bằng văn bản. Đặc biệt là khi nhà nước ra đời thì văn bản trở thành phương tiện không thể thiếu trong hoạt động quản lý và điều hành xã hội. Văn bản được sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các Chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ để truy cứu trách nhiệm Chính vì thế, con người ngày càng nhận thấy rõ vai trò của văn bản. Họ đã biết giữ lại các văn bản, giấy tờ quan trọng để sử dụng khi cần thiết và văn bản đã trở thành tài sản quý báu để lưu truyền cho đời sau. Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu trao đổi thông tin của con người ngày càng cao thì các hình thức văn bản ngày càng phong phú. Tuy nhiên, do bộ não con người có giới hạn, họ không thể nhớ nổi các thông tin đã được ghi chép lại. Con người cần nghĩ ra cách lưu giữ các giấy tờ đó. Công tác lưu trữ ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu lưu giữ các văn bản, giấy tờ để phục vụ cho hoạt động của xã hội loài người. 1. Khái niệm, đặc điểm, các loại hình tài liệu lưu trữ. 1.1. Khái niệm. Lưu trữ là một thuật ngữ có nguồn gốc từ tiếng Hy Lạp “Arch”, dùng để chỉ nơi làm việc của chính quyền. Về sau dùng để chỉ ngôi nhà bảo quản tài liệu. Hiểu theo nghĩa rộng thì “Lưu trữ” có nghĩa là lưu lại, giữ lại. Đối với công văn giấy tờ thì lưu trữ có nghĩa là lưu lại, giữ lại các văn bản giấy tờ của các cơ quan, đoàn thể, cá nhân để làm bằng chứng tra cứu khi cần thiết. Từ khái niệm lưu trữ, ta có thể nêu lên khái niệm đầy đủ về tài liệu lưu trữ như sau: Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ qua , đoàn thể, xí nghiệp (gọi chung là cơ quan, tổ chức) và cá nhân, có ý nghĩa trên các phương diện kinh tế, chính trị, văn hoá - xã hội, khoa học công nghệ và các ý nghĩa khác được được tập trung bảo quản trong hệ thống các phòng kho lưu trữ. 1.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ. 1
2. Chương II PHÂN LOẠI, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Tổng số tiết: 25 (Lý thuyết = 15; Thực hành = 8; Kiểm tra = 2) A. PHÂN LOẠI TÀI LIỆU I. Khái niệm phông lưu trữ Quốc gia và phân loại tài liệu. 1. Phông lưu trữ Quốc gia. 1.1. Phông lưu trữ Quốc gia: Là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ xã hội, nơi bảo quản, kỹ thuật làm ra tài liệu đó. (Trích khoản 1, điều 2, pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số: 34/2001/PL-UBTVQH10, ngày 04/04/2001) Thành phần tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam bao gồm bản chính (hoặc bản sao có giá trị như bản chính) của các văn kiện (Chiếu, Chỉ, Sắc, dụ; Hiến pháp, Luật Pháp lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư ); tài liệu khoa học kỹ thuật (dự án, đồ án, thiết kế, bản vẽ, bản đồ, công trình nghiên cứu); tài liệu chuyên môn (sổ sách, thống kê, biểu báo, hồ sơ nhân sự ); bản thảo, bản nháp các tác phẩm văn học, nghệ thuật; âm bản, dương bản các bức ảnh, Microfim, tài liệu ghi âm, ghi hình; khuôn đúc đĩa; sổ công tác; nhật ký; hồi ký; tranh vẽ hoặc in; tài liệu viết tay để tuyên truyền cổ động, kêu gọi; sách báo nội bộ và tài liệu khác hình thành trong quá trình hạot động của các cơ quan, đoàn thể, tổ chức trong các thời kỳ lịch sử của xã hội Việt Nam; các bút tích có ý nghĩa lịch sử, văn hoá của các tập thể, gia đình, cá nhân điển hình, tiêu biểu trên các mặt trong các thời kỳ lịch sử đã được nhà nước quản lý. Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam được thành lập theo Quyết định số: 168/HĐBT, ngày 26/12/1981 của Hội đồng Bộ trưởng. Theo Quyết định này thì phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam. + Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam: Là toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức Chính trị - Xã hội; tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, của các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng đồng thời là các cán bộ lãnh đạo chủ chốt của nhà nước, của các tổ chức Chính trị - Xã hội.
3. Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam được tập trung bảo quản trong các phòng kho lưu trữ của Đảng, các tổ chức Chính trị - Xã hội. + Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam: Là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị lực lượng vũ trang, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu và các tài liệu khác có ý nghĩa về các lĩnh vực: Chính trị, Kinh tế, Quốc phòng, An ninh, Ngoại giao, Văn hoá, Giáo dục, Khoa học, Công nghệ Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam được tập trung bảo quản trong các phòng kho lưu trữ của nhà nước từ Trung ương đến địa phương. Phông lưu trữ Quốc gia là tài sản của dân tộc, không một cơ quan, tổ chức, cá nhân nào được phép mang tài liệu của phông lưu trữ Quốc gia ra khỏi biên giới nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam. Đó là tài sản xã hội chủ nghĩa hết sức quan trọng và quý giá, mọi cơ quan, đoàn thể nhân dân, tổ chức xã hội và mọi công dân Việt Nam có nghĩa vụ và trách nhiệm giữ gìn, bảo vệ chu đáo. 2. Phân loại tài liệu. 2.1. Khái niệm: Phân loại tài liệu là việc vận dụng các đặc trưng cơ bản của việc hình thành tài liệu để phân chia chúng thành các nhóm cơ bản đến các nhóm lớn đến các nhóm nhỏ đến nhóm nhỏ hơn đến nhóm nhỏ nhất (Một nhóm nhỏ nhất tương ứng với một đơn vị bảo quản) Các đặc trưng phân loại tài liệu bao gồm: - Đặc trưng thời kỳ lịch sử - Đặc trưng ý nghĩa toàn quốc, ý nghĩa địa phương - Đặc trưng lãnh thổ hành chính - Đặc trưng ngành hoạt động - Đặc trưng ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác tài liệu - Đặc trưng cơ cấu tổ chức - Đặc trưng Mặt hoạt động Ngoài các đặc trưng nêu trên, trong quá trình phân loại tài liệu ta cong phải vận dụng các đặc trưng khác như: Vấn đề, tác giả, tên gọi, thời gian, địa dư, cơ quan giao
4. dịch 2.2. Tác dụng của phân loại tài liệu. Phân loại tài liệu góp phần tổ chức khoa học tài liệu trong các phòng kho lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng một cách nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm được thời gian tra tìm, góp phần nâng cao hiệu suất lao động. Phân loại tài liệu còn góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động nghiệp vụ khác như: Thu thập, Bổ sung tài liệu, Xác định giá trị tài liệu, Thống kê, xây dựng công cụ tra cứu, sắp xếp tài liệu trong các phòng kho lưu trữ. Nếu không phân loại tài liệu thì chắc chắn rằng tài liệu trong các phòng kho lưu trữ sẽ tồn tại trong tình trạng chất đống, gây khó khăn cho tra tìm, đồng thời sẽ làm tăng nguy cơ hư hại của tài liệu lưu trữ. 2.3. Các nguyên tắc phân loại tài liệu. Phân loại tài liệu lưu trữc phải đảm bảo các nguyên tắc sau đây: - “Không phân tán phông” (phân loại theo phông). Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho việc phân loại tài liệu của phông nào theo phông đó, tránh được tình trạng lẫn lộn tài liệu giữa phông lưu trữ này với phông lưu trữ khác. - “Tài liệu sau khi phân loại phải đảm bảo giữ gìn được mối quan hệ mật thiết với nhau”. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho tài liệu trong phông phản ánh được tiến trình hình thành của chúng, giúp cho các đối tượng nghiên cứu dễ dàng nắm bắt nội dung của tài liệu một cách có hệ thống. II. Các cấp độ phân loại tài liệu 1. Phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam theo mạng lưới các phòng kho lưu trữ. Toàn bộ tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam được phân loại theo mạng lưới các phòng kho lưu trữ sau: 1.1. Kho lưu trữ lịch sử: Là kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng các loại tài liệu có giá trị lịch sử. Ví dụ: - Các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I. II, III IV; Trung tâm lưu trữ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Kho lưu trữ lịch sử thường có quy mô lớn hơn, trang thiết bị đầy đủ, số lượng cán
5. bộ, nhân viên đông hơn các kho lưu trữ khác. Ở Việt Nam hiện nay, kho lưu trữ lịch sử có số lượng ít hơn so với các kho lưu trữ cơ quan. 1.2. Kho lưu trữ cơ quan: Là kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng các loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan nhất định. Ví dụ: Kho lưu trữ các cơ quan Bộ (Nói chung); kho lưu trữ các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh, huyện. Kho lưu trữ cơ quan thường có quy mô nhỏ hơn, trang thiết bị, số lượng cán bộ, nhân viên ít hơn các kho lưu trữ lịch sử. Ở Việt Nam hiện nay, kho lưu trữ cơ quan có số lượng tương đối nhiều. 1.3. Kho lưu trữ đóng: Là kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng các loại tài liệu của các cơ quan đã ngừng hoạt động. Ví dụ: Các Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, II. 1.4. Kho lưu trữ mở: Là kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng các loại tài liệu của các cơ quan đã và đang hoạt động. 1.5. Kho lưu trữ chuyên ngành: Là kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng các loại tài liệu của một ngành nhất định. Ví dụ: Kho lưu trữ các cơ quan Công an, Quốc phòng, Ngoại giao 1.6. Kho lưu trữ chuyên dụng: Là kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng các loại tài liệu được chế tác bằng các loại vật liệu khác nhau. Ví dụ: Kho lưu trữ tài liệu ảnh; Kho lưu trữ tài liệu phim điện ảnh; ghi âm; ghi hình Để phân loại tài liệu phông lưu trữ Quốc gia theo mạng lưới các phòng, kho lưu trữ, ta phải vận dụng các đặc trưng sau: * Đặc trưng thời kỳ lịch sử: Vận dụng đặc trưng này thì tài liệu hình thành bởi giai đoạn lịch sử nào sẽ được phân loại theo thời kỳ lịch sử đó. Vận dụng đặc trưng này, tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam được phân loại thành các nhóm sau đây: + Nhóm I: Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan thuộc nhà nước Phong kiến Thực dân từ 1945 trở về trước. + Nhóm II: Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan thuộc
6. chính quyền Mỹ - Ngụy giai đoạn 1954 – 1975. + Nhóm III: Tài liệu của các cơ quan Trung ương thuộc Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa 1945 – 1076 và Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam từ 1976 – nay. Vận dụng đặc trưng này ta xác định được mạng lưới các kho lưu trữ lịch sử (Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, II và III). * Đặc trưng ý nghĩa toàn quốc, ý nghĩa địa phương. Vận dụng đặc trưng này, tài liệu phông lưu trữ Quốc gia được chia thành 02 nhóm: - Tài liệu có ý nghĩa toàn quốc: Là những tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở Trung ương và các cá nhân tiêu biểu có ảnh hưởng trong phạm vi cả nước. - Tài liệu có ý nghĩa địa phương: Là những tài liệu do các cơ quan, tổ chức, cá nhân ở địa phương hình thành ra. Lưu ý: Trong thực tế, có những tài liệu do các cơ quan ở địa phương hình thành ra nhưng lại mang ý nghĩa toàn quốc (Tài liệu hình thành bởi các huyện biên giới, hải đảo ). Vận dụng đặc trưng này ta xác định được các phòng kho lưu trữ lịch sử , kho lưu trữ cơ quan ở Trung ương và địa phương. * Đặc trưng lãnh thổ hành chính: Vận dụng đặc trưng này tài liệu phông lưu trữ Quốc gia được phân loại theo từng đơn vị hành chính (Cấp Trung ương, tỉnh, huyện, xã). Tài liệu do các cơ quan, cá nhân thuộc đơn vị hành chính nào được phân loại theo đơn vị hành chính đó. Vân dụng đặc trưng này ta xác định được mạng lưới kho lưu trữ lịch sử và kho lưu trữ cơ quan ở Trung ương và địa phương. * Đặc trưng ngành hoạt động. Ngành hoạt động hay còn gọi là lĩnh vực hoạt hoạt động như: Giáo dục, Y tế, Khoa học, Nông nghiệp, Công nghiệp Theo đặc trưng này thì tài liệu phông lưu trữ Quốc gia được phân loại theo từng lĩnh vực hoạt động xã hội như: Công an, Quốc phòng, Ngoại giao và một số lĩnh vực chuyên môn khác như: Khí tượng thuỷ văn, Tài liêu địa chất
7. Vân dụng đặc trưng này ta xác định được các lưu trữ chuyên ngành. * Đặc trưng ngôn ngữ, vật liệu chế tác tài liệu. Đặc trưng này được vận dụng để phân loại các loại tài liệu được chế tác bằng các loại vật liệu khác như: Ảnh, phim, ghi âm, ghi hình Vận dụng đặc trưng này ta xác định được mạng lưới các kho lưu trữ chuyên dụng (kho lưu trữ tài liệu ảnh; kho lưu trữ tài liệu phim điện ảnh; kho lưu trữ tài liệu ghi âm, ghi hình ). Có thể nói rằng: Phân loại tài liệu phông lưu trữ Quốc gia là một hoạt đông tương đối phức tạp, đòi hỏi khi tiến hành phải kết hợp linh hoạt các đặc trưng với nhau. Có như vậy công tác phân loại mới đạt kết quả như mong muốn. 2. Phân loại tài liệu trong các kho lưu trữ theo phông lưu trữ. Trong phạm vi một kho lưu trữ, tài liệu được phân loại theo phông lưu trữ. Ta có các phông lưu trữ sau đây: 2.1. Phông lưu trữ cơ quan: 2.1.1. Khái niệm: Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu có ý nghĩa trên các phương diện kinh tế, chính trị, văn hoá, khoa học và các ý nghĩa khác được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan. Ví dụ: - Phông lưu trữ Ủy ban Nhân dân thành phố Đà Nẵng. - Phông lưu trữ Sở Khoa học – Công nghệ tỉnh Quảng Nam. - Phông lưu trữ trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội 2.1.2. Điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan. Để thành lập một phông lưu trữ cơ quan, ta cần có các điều kiện sau: - Cơ quan đơn vị hình thành phông phải là một cơ quan hoạt động độc lập, tức là cơ quan đó phải đảm bảo các yếu tố sau: + Phải có văn bản thành lập của cơ quan có thẩm quyền. Trong đó quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của cơ quan. Đây là yếu tố quan trọng nhất khẳng định sự tồn tại hợp pháp của cơ quan. + Phải có văn thư và con dấu riêng để tổ chức quản lý và giải quyết các văn bản giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan và để khẳng định vị trí của cơ quan; khẳng định tư cách pháp nhân và giá trị pháp lý của văn bản do cơ quan đó ban hành.
8. + Có tổ chức và biên chế riêng, được quyền tuyển dụng cán bộ nhân viên theo tổng số biên chế được cấp trên phân bổ. + Có tài khoản riêng để thực hiện các quan hệ trao đổi, giao dịch với các cơ quan khác. Lưu ý: Trong một số trường hợp, một cơ quan vì một lý do nào đó không đảm bảo các yếu tố nêu trên, ta vẫn có thể xem xét để thành lập một phông lưu trữ. Tuy nhiên, nếu thiếu văn bản thành lập cơ quan thì sẽ không đủ cơ sở pháp lý chứng minh cho sự tồn tại hợp pháp của cơ quan đó. Trong trường hợp này, ta không thể thành lập phông. - Tài liệu trong phông phải có giá trị, có thể bổ sung cho thành phần tài liệu phông lưu trữ Quốc gia. - Tài liệu trong phông phải hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh. Phông lưu trữ cơ quan là phông lưu trữ chiếm số lượng lớn nhất trong các phòng kho lưu trữ ở nước ta hiện nay. 2.1.3. Giới hạn phông lưu trữ Muốn phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan được chính xác, đúng với các nguyên tắc đã đặt ra thì trước hết ta phải xác định được giới hạn phông lưu trữ. Xác định giới hạn phông lưu trữ là xác định thời gian của tài liệu trong phông. Khi xác định giới hạn phông cần phải xác định rõ thời gian bắt đầu và kết thúc của phông đó. Thời gian bắt đầu và kết thúc của một phông thường bị ảnh hưởng của các yếu tố: a. Sự thay đổi chế độ chính trị Khi một chế độ chình trị mới ra đời thay thế cho một chế độ chính trị cũ thì toàn bộ các cơ quan trong hệ thống bộ máy nhà nước của chế độ chính trị sẽ ngừng hoạt động. Thay vào đó là hoạt động của các cơ quan thuộc chế độ chính trị mới. Taìi liệu của các cơ quan ngừng hoạt động sẽ hình thành các phông lưu trữ “đóng”. Tài liệu của các cơ quan mới được thành lập sẽ hình thành nên các phông lưu trữ “mở” Ví dụ: Ở Việt Nam, sau Cách mạng tháng 8 năm 1945, toàn bộ các cơ quan thuộc chính quyền Phong kiến Thực dân đều ngừng hoạt động dẫn đến việc hình thành các phông lưu trữ “đóng”. Các cơ quan thuộc Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà được thành lập dẫn đến sự ra đời của các phông lưu trữ “mở: b. Sự thay đổi về địa giới hành chính
9. Trường hợp này thường xảy ra khi có sự chia tách, sáp nhập các đơn vị hành chính cấp tỉnh, huyện, xã. Khi có sự chia tách, sáp nhập các đơn vị hành chính với nhau thường dẫn đến sự kết thúc hoạt động của các cơ quan thuộc đơn vị hành chính cũ, thay vào đó là sự hình thành các cơ quan thuộc đơn vị hành chính mới. Tài liệu của các cơ quan thuộc đơn vị hành chính cũ sẽ được lập phông “đóng”. Tài liệu của các cơ quan thuộc đơn vị hành chính mới sẽ được lập phông “mở” Ví dụ 1: Khi chia tách Quảng Nam Đà Nẵng thành tỉnh Quảng Nam và thành phố Đà Nẵng thì các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng như: Hội đồng nhân dân, Uỷ ban Nhân dân, các Sở, ban ngành cũng phải chia tách thành các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam và thành phố Đà Nẵng. Như vậy, có thể thấy rằng: các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng kết thúc hoạt động. Tài liệu của các cơ quan đó sẽ lập thành các phông lưu trữ đóng. Các cơ quan thuộc tỉnh Quảng Nam và thành phố Đà Nẵng được thành lập, tài liệu của các cơ quan đó được lập phông lưu trữ mở Ví dụ 2: Khi sáp nhập hai tỉnh Hà Đông và Sơn Tây thành tỉnh Hà Tây thì các cơ quan thuộc hai tỉnh Hà Đông và Sơn Tây cũng lần lượt được sáp nhập với nhau dẫn đến sự kết thúc hoạt động của các cơ quan thuộc hai tỉnh đó. Các cơ quan thuộc tỉnh Hà Tây đuợc thành lập dẫn đến sự ra đời của các phông lưu trữ mở. c. Sự thay đổi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Trường hợp này xảy ra khi có sự chia tách, sáp nhập các cơ quan, tổ chức trong hệ thống bộ máy Nhà nước. Các trường hợp chia tách, sáp nhập các cơ quan sẽ dẫn đến giới hạn của các phông lưu trữ. Ví dụ: Bộ Công nghiệp nặng sáp nhập với bộ Công nghiệp nhẹ sáp nhập với Bộ Năng lượng thành Bộ Công nghiệp. Như vậy tài liệu của 03 cơ quan được sáp nhập sẽ được lập thành 03 phông lưu trữ đóng. Tài liệu của Bộ Công nghiệp được lập thành phông lưu trữ mở. Như vậy, xác định giới hạn phông lưu trữ là một trong những việc làm quan trong trong quá trình phân loại tài liệu. Làm tốt công việc này sẽ giúp cho việc phân loại tài liệu tránh được tình trạng phân tán, lẫn lộn tài liệu giữa phông lưu trữ này với phông lưu trữ khác, đảm bảo cho phân loại tài liệu được thực hiện theo đúng các nguyên tắc đã đặt ra. 2.2. Phông lưu trữ cá nhân: Là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cá nhân tiêu biểu được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định.
10. Đây là loại phông lưu trữ chủ yếu đựoc thành lập đối với những cá nhân tiêu biểu trong các lĩnh vực: Kinh tế, chính trị, văn hoá, khoa học Ví dụ: - Phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh. - Phông lưu trữ Tổng Bí thư Trần Phú Cùng dạng với phông lưu trữ cá nhân còn có phông lưu trữ gia đình, Phông lưu trữ dòng họ. Phông lưu trữ gia đình là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các thành viên tiêu biểu trong một gia đình. Phông lưu trữ dòng họ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của nhân vật tiêu biểu trong một dòng họ. 2.3. Phông lưu trữ liên hợp: Là một tập hợp các phông lưu trữ độc lập được liên kết lại với nhau bởi một đặc trưng nào đó như: Cùng một cơ quan chủ quản, cùng một lĩnh vực, một địa bàn hoạt động. 2.4. Sưu tập tài liệu lưu trữ: Là một tập hợp tài liệu có ý nghĩa lịch sử và các ý nghĩa khác được hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cơ quan, cá nhân hoặc được kết hợp lại với nhau theo một đặc trưng nào đó như: Vấn đề, tên gọi, tên gọi, tác giả, thời gian. Ví dụ: Sưu tập tài liệu về phòng trào Xô viết Nghệ Tĩnh 1930 – 1931 3. Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan. 3.1. Khái niệm và tác dụng: Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan là việc vận dụng các đặc trưng cơ bản của việc hình thành thành tài liệu để phân chia tài liệu của một cơ quan thành các nhóm cơ bản đến nhóm lớn đến nhóm nhỏ đến nhóm nhỏ hơn đến nhóm nhỏ nhất. Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan có tác dụng tổ chức khoa học tài liệu trong các phòng kho lưu trữ cơ quan, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, tra tìm sử dụng. Ngoài ra còn góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ khác như: thu thập, bổ sung; xác định giá trị tài liệu; thống kê; bảo quản tài liệu Góp phân thể hiện trình độ phát triển của công tác lưu trữ 3.2. Các bước phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan. 3.2.1. Nghiên cứu, biên soạn Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông. 3.2.1.1. Khái niệm:
11. - Lịch sử đơn vị hình thành phông là bản tóm tắt quá trình hình thành và phát triển của cơ quan hình thành phông lưu trữ. - Lịch sử phông là bản lịch sử về quá trình hình thành và phát triển của tài liệu trong phông. 3.2.1.2. Tác dụng: Lịch đơn vị hình thành phông và lịch sử phông là hai văn bản rất quan trong trong các phông lưu trữ. Thông qua hai văn bản này, ta biết được thời gian bắt đầu và kết thúc của tài liệu trong phông, trên cơ sở đó xác định giới hạn phông được nhanh chóng, chính xác. Hai văn bản này còn cung cấp cho ta các thông tin về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, thành phần, nội dung của tài liệu trong phông, trên cơ sở đó giúp ta dễ dàng lựa chon được một phương án phân loại hợp lý cho phông lưu trữ. Mặt khác, Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông còn tạo điều kiện thuận lợi cho các nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ như: Thu thập bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, Thống kê Ngoài ra, chúng còn cho ta biết nguyên tắc, lề lối làm việc của cơ quan, từ đó giúp các đối tượng có nhu cầu dễ dàng thực hiện các quan hệ trao đổi, giao dịch công tác Chính vì những tác dụng to lớn nêu trên cho nên Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông là hai văn bản không thể thiếu được trong bất kỳ một phông lưu trữ nào. 3.2.1.3. Nội dung. * Lịch sử đơn vị hình thành phông: Một bản Lịch sử đơn vị hình thành phông phải nêu được những nội dung cơ bản sau đây: - Hoàn cảnh lịch sử, nguyên nhân thành lập cơ quan. Ở nội dung này, phải trình bày được một cách tổng quát hoàn cảnh lịch sử tại thời điểm thành lập cơ quan và các nguyên nhân chủ yếu dẫn đến việc thành lập cơ quan như: nguyên nhân kinh tế, chính trị, văn hóa, giáo dục - Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của đơn vị hình thành phông. Nội dung này cần nêu rõ loại cơ quan (Cơ quan quản lý hành chính, cơ quan nghiên cứu khoa học, cơ quan đào tạo ). Trong trường hợp cơ quan có sự điều chỉnh về chức năng, nhiệm vụ thì phải làm sáng tỏ nguyên nhân của sự thay đổi đó. - Cơ cấu tổ chức của cơ quan, chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị tổ chức.
12. Nội dung này cần làm sáng tỏ cơ cấu tổ chức của cơ quan bao gômg những phòng, ban, đơn vị nào. Khái quát chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của phòng, ban, đơn vị đó. Nếu cơ quan có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức thì phải làm sáng tỏ nguyên nhân của sự thay đổi và những ảnh hưởng của sự thay đổi đó đến hoạt động chung của cơ quan. - Chế độ công tác văn thư của cơ quan. Nội dung này phải nêu những đặc điểm về tổ chức công tác văn thư của cơ quan (Tập trung, phân tán hoặc hỗn hợp). Đồng thời phải nêu được các quy định của cơ quan trong việc quản lý văn bản, giấy tờ. - Nguyên tắc lề lối làm việc của cơ quan. Ở nội dung này, cần phải làm sáng tỏ mấy vấn đề sau: + Chế độ làm việc của cơ quan (Tập thể hay Thủ trưởng). + Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc người đúng đầu tập thể như thế nào? + Mối quan hệ công tác của cơ quan (chú ý mối quan hệ với cơ các cơ quan cấp trên trực tiếp và với cơ quan cấp dưới). + Chế độ hội họp của cơ quan. - Ngày tháng năm kết thức hoạt động của cơ quan hình thành phông (nếu có), nguyên nhân kết thúc hoạt động. * Lịch sử phông. Một bản Lịch sử phông cần phải thẻ hiện được các nội dung sau đây: - Ngày tháng năm bắt đầu của tài liệu trong phông. - Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu trong phông. + Thành phần tài liệu: Phải làm sáng tỏ thành phần tài liệu trong phông bao gồm những loại tài liệu nào? (Tài liệu hành chính, tài liệu Khoa học kỹ thuật, tài liệu văn học nghệ thuật, tài liệu nghe nhìn ). Trong đó loại tài liệu nào là chủ yếu? + Nội dung: Phải làm sáng tỏ nội dung của tài liệu trong phông phản ánh vấn đề gì? Được chia thành bao nhiêu nhóm? Mỗi nhóm phản ánh vấn đề gì? Đây là nội dung quan trọng nhất của Lịch sử phông vì thông qua nội dung này ta có thể dễ dàng xác định được Phương án phân loại cho phông lưu trữ đồng thời giúp cho các đối tượng nghiên
13. cứu dễ dàng xác định nhu cầu tra tìm tài liệu của mình. + Khối lượng tài liệu: Phải nêu rõ khối lượng tài liệu trong phông là bao nhiêu mét, cặp, hộp, hồ sơ - Đặc điểm của tài liệu trong phông. Khi biên soạn nội dung này cần chú ý làm sáng tỏ các vấn đề sau: + Số lần nhập, xuất tài liệu của phông lưu trữ? Mỗi lần nhập, xuất là bao nhiêu tài liệu? + Số lần chỉnh lý tài liệu? Mỗi lần chỉnh lý bao nhiêu? Kết quả chỉnh lý như thế nào? (Bao nhiêu hồ sơ bảo quản vĩnh viễn? bao nhiêu bảo quản lâu dài và bao nhiêu bảo quản tạm thời?). + Tình trạng vật lý của tài liệu trong phông như thế nào? Mức đọ hoàn chỉnh? Tình hình xử lý nghiệp vụ - Ngày tháng kết thúc của tài liệu trong phông (nếu có). Lưu ý: Đối với Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông tóm tắt, ta có thể lượt bỏ những nội dung không cơ bản, chỉ cần trình bày những nội dung chung nhất như: Ngày tháng thành lập cơ quan; chức năng, nhiệm vụ; cơ cấu tổ chức; thành phần, nội dung tài liệu 3.2.1.4. Phương pháp biên soạn. Nghiên cứu, biên soạn Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông là một trong những khâu nghiệp vụ tương đối khó khăn và phức tạp. Vì vậy, việc nghiên cứu và biên soạn chúng cần được tiến hành theo các bước sau đây: Bước 1: Thu tập các tài liệu cần thiết phục vụ việc nghiên cứu và biên soạn. Các tài liệu đó bao gồm: - Các tác phẩm kinh điển của Chủ nghĩa Mác – Lênin và các tác phẩm chuyên bàn về lịch sử. - Các tài liệu của Đảng và Nhà nước về tổ chức bộ máy và phân chia lãnh thổ hành chính (Nghị quyết của Đảng; Luật, Nghị quyết của Quốc hội; Nghị định, Quyết định của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ; các Quyết định của cơ quan có thẩm quyền ). - Tài liệu về lịch sử và tổ chức các cơ quan nhà nước.
14. - Các văn bản quy định việc thành lập, giải thể; quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan. - Chương trình, kế hoạch, báo cáo tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. - Quy chế làm việc của cơ quan. - Sổ sách đăng ký, quản lý văn bản đi, đến; Danh mục hồ sơ; Mục lục hồ sơ; bản kê các tài liệu cần thu; Sổ nhập, sổ xuất tài liệu - Các loại Tạp chí, bài viết có liên quan đến hoạt động của cơ quan. - Các số liệu khảo sát thực tế. Bước 2: Xác định mức độ biên soạn và xây dựng Đề cương. Khi thực hiện bước này phải xem xét kỹ vị trí của cơ quan đơn vị hình thành phông; thành phần, nội dung khối lượng tài liệu trong phông. Thông thường này, bước này chỉ được thực hiện đối với các phông lưu trữ lớn, có nhiều tài liệu và cơ quan hình thành phông phải là một cơ quan có vị trí cao hoặc có quá trình thành lập dài. Cần lưu ý rằng đề cương càng được biên soạn chi tiết bào nhiêu sẽ càng tạo điều kiện thuận lợi cho việc biên soạn bấy nhiêu. Bước 3: Viết theo Đề cương. Sau khi xây dựng Đề cương, ta phải xử lý các thông tin đã được thu thập sao cho phù hợp với các phần, các mục của Đề cương và tiến hành biên soạn. Việc biên soạn phải được tiến hành thận trọng, đăch biệt phải sử dụng ngôn ngữ văn phong sao cho thích hợp. Bước 4: Chỉnh sửa và hoàn thiện. Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông cần phải được chỉnh sửa trước khi hoàn thiện. Việc chỉnh sửa hai văn bản này nên dành cho người có chuyên môn, có thâm niên công tác, đặc biệt là những cán bộ lưu trữ có kinh nghiệm, có như vậy thì chúng mới thật sự hoàn thiện. 3.2.2. Lựa chọn và xây dựng phương án phân loại. 3.2.2.1. Chọn phương án phân loại: - Phương án phân loại: Là bản kê có hệ thống các nhóm tài liệu trong một phông lưu trữ, bắt đầu từ nhóm cơ bản đến các nhóm lớn đến nhóm nhỏ đến nhóm nhỏ hơn đến
15. nhóm nhỏ nhất. Phương án phân loại đóng vai trò quyết định chất lượng của công tác phân loại, tạo điều kiện cho việc phân loại tài liệu được nha chóng, chính xác. Phương án phân loại còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các nghiệp vụ khác như: Hệ thống hóa hồ sơ, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu, sắp xếp tài liệu trong các phòng kho lưu trữ - Chọn phương án phân loại: Là việc xác định các đặc trưng để phân chia tài liêu trong phông tành các nhóm cơ bản. Trong mỗi nhóm cơ bản tiếp tục phân chia tài liệu thành các nhóm lớn. Nhóm cơ bản là nhóm được hình thành bởi đặc trưng thứ nhất, nhóm lớn là nhóm được hình thành bởi đặc trưng thứ hai. Chọn phương án phân loại đóng vai trò quan trọng trong công tác phân loại tài liệu, giúp cho việc xây dựng phương án phân loại chi tiết được thuận lợi. Nếu chọn phương án phân loại sai thì tất sẽ ảnh hưởng đến tất cả các nghiệp vụ còn lại như: hệ thống hóa hồ sơ, thống kê, sắp xếp tài liệu - Các kiểu phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan. + Phương án Thời gian – Cơ cấu tổ chức: Vận dụng phương án này, trước hết ta lấy tài liệu trong phông phân chia theo từng đơn vị thời gian (một năm, một giai đoạn cụ thể nào đó). Sau đó lấy tài liệu trong từng đơn vị thời gian phân chia theo từng đơn vị tổ chức (Tài liệu của một năm hoặc một giai đoạn được xem là một nhóm cơ bản, tài liệu của một đơn vị tổ chức được xem là một nhóm lớn). Ví dụ: Cơ quan A được thành lập năm 1997, cơ cấu tổ chức bao gồm: Phòng Tổ chức – Hành chính, phòng Kế hoạch - Tổng hợp, Phòng Kế toán Vận dụng phương án phân loại trên, tài liệu cơ quan A được phân loại như sau: I. Năm 1997 1. Phòng Tổ chức – Hành chính. 2. Phòng Kế hoạch – Tổng hợp. 3. Phòng Kế toán. II. Năm 1998 1. Phòng Tổ chức – Hành chính. 2. Phòng Kế hoạch – Tổng hợp.
16. 3. Phòng Kế toán. III. Năm 1999 1. Phòng Tổ chức – Hành chính. 2. Phòng Kế hoạch – Tổng hợp. 3. Phòng Kế toán. Phương án này thường được vận dụng đối với những cơ quan có cơ cấu tổ chức rõ ràng nhưng không ổn định, có sự thay đổi và cơ quan đang hoạt động . Ví dụ: Từ ví dụ nêu trên, giả định đến năm 2000, cơ cấu tổ chức của cơ quan có sự thay đổi, cụ thể như sau: Phòng Tổng hợp – Hành chính sáp nhập với Phòng Kế hoạch – Tổng hợp thành Phòng Tổ chức – Hành chính – Tổng hợp. Vận dụng phương, tài liệu cơ quan A được phân loại như sau: I. Năm 1997 1. Phòng Tổ chức – Hành chính. 2. Phòng Kế hoạch – Tổng hợp. 3. Phòng Kế toán. II. Năm 1998 1. Phòng Tổ chức – Hành chính. 2. Phòng Kế hoạch – Tổng hợp. 3. Phòng Kế toán. III. Năm 1999 1. Phòng Tổ chức – Hành chính.
17. 2. Phòng Kế hoạch – Tổng hợp. 3. Phòng Kế toán. IV. Năm 2000 1. Phòng Tổ chức – Hành chính – Tổng hợp. 2. Phòng Kế toán. Trong thực tế, có những cơ quan có cơ cấu tổ chức thay đổi và cơ quan đã ngừng hoạt động, ta cũng có thể vận dụng phương án này. Có thể tham khảo ví dụ sau đây: Giả định rằng: Cơ quan A được thành lập năm 1990 với cơ cấu tổ chức bao gồm: - Phòng Tổ chức Cán bộ - Phòng Tổng hợp - Phòng Hành chính - Phòng Kế toán Năm 1995, cơ cấu tổ chức của cơ quan thay đổi như sau: - Phòng Tổ chức cán bộ sáp nhập với Phòng Hành chính thành Phòng Tổ chức - Hành chính. - Phòng Tổng hợp đổi tên thành: Phòng Kế hoạch Tổng hợp. - Phòng kế toán . Năm 2003 cơ quan giải thể. Vận dụng phương án nêu trên, tài liệu phông lưu trữ cơ quan A được phân loại như sau: I. 1990 1. Phòng Tổ chức – Cán bộ 2. Phòng Tổng hợp
18. 3. Phòng Hành chính 4. Phòng Kế toán II. 1991 1995: Tương tự năm 1990. VII . 1996 1. Phòng Tổ chức – Hành chính 2. Phòng Kế hoạch Tổng hợp 3. Phòng Kế toán. VIII. 1997 đến 2003: Phân loại giống như năm 1996. + Phương án Cơ cấu tổ chức - Thời gian : Vận dụng phương án này, trước hết ta lấy tài liệu trong phông phân chia theo từng đơn vị tổ chức. Sau đó lấy tài liệu trong từng đơn vị tổ chức phân chia theo từng đơn vị thời gian (Tài liệu của một đơn vị tổ chức được xem là một nhóm cơ bản, tài liệu của một đơn vị thời gian được xem là một nhóm lớn). Ví dụ: Cơ quan được thành lập năm 1990, cơ cấu tổ chức bao gồm: Phòng Tổ chức – Hành chính, phòng Kế hoạch - Tổng hợp, Phòng Kế toán Đến năm 2000, cơ quan kết thúc hoạt động (cơ cấu tổ chức không đổi). Vận dụng phương án phân loại trên, tài liệu cơ quan B được phân loại như sau: I. Phòng Tổ chức – Hành chính 1. 1990 2. 1991 3. 11. 2000. II. Phòng Kế hoạch – Tổng hợp.
19. 4. 1990 5. 1991 6. 11. 2000. III. Phòng Kế toán. 7. 1990 8. 1991 9. 10. . Phương án này thường được vận dụng đối với những cơ quan có cơ cấu tổ chức rõ ràng, ổn định, không có sự thay đổi hoặc có sự thay đổi nhưng vẫn theo dõi được và cơ quan đã ngừng hoạt động. Vận dụng hai phương án nêu trên sẽ góp phần làm sáng tỏ cơ cấu tổ chức của cơ quan. Tài liệu sau khi phân loại sẽ thể hiện được mối quan hệ mật thiết với nhau, phản ánh được trình tự hình thành tài liệu trong từng đơn vị tổ chức. + Phương án Thời gian – Mặt hoạt động: Vận dụng phương án này trước hết ta lấy tài liệu trong phông phân chia theo từng đơn vị thời gian. Sau đó lấy tài liệu trong từng đơn vị thời gian phân chia theo từng lĩnh vực hoạt động của cơ quan. Ví dụ: Ta có thể vận dụng phương án này để phân loại tài liệu phông lưu trữ UBND Quận X như sau: I. 1997 1. Tổng hợp. 2. Kinh tế 3. Văn xã 4. Nội chính 5.
20. II. 1998 1. Tổng hợp. 2. Kinh tế 3. Văn xã 4. Nội chính 5. Phương án này thường được vận dụng đối với những cơ quan không có cơ cấu tổ chức hoặc có cơ cấu tổ chức nhưng không rõ ràng, có sự chồng chéo về chức chức năng, nhiệm vụ giữa các đơn vị tổ chức và cơ quan này đang hoạt động. + Phương án Mặt hoạt động - Thời gian: Vận dụng phương án này trước hết ta lấy tài liệu trong phông phân chia theo từng lĩnh vực hoạt động. Sau đó lấy tài liệu trong từng lĩnh vực hoạt động của cơ quan phân chia theo đơn vị thời gian. Ví dụ: Từ ví dụ ở phương án 3, nếu vận dụng phương án Mặt hoạt động – Thời gian thì phông lưu trữ UBND Quận X được phân loại như sau: I. Tổng hợp. 1. 1997 2. 1998 3. 1999 4. 2000 5. II. Kinh tế 1. 1997 2. 1998 3. 1999 4. 2000
21. 5. Phương án này thường được vận dụng đối với những cơ quan không có cơ cấu tổ chức hoặc có cơ cấu tổ chức nhưng không rõ ràng, có sự chồng chéo về chức chức năng, nhiệm vụ giữa các đơn vị tổ chức và cơ quan này đã ngừng hoạt động. Vận dụng một trong hai phương án nêu trên thường dẫn đến tình trạng phân chia các mặt hoạt động một cách tùy tiện, làm xé lẻ tài tiệu trong các đơn vị tổ chức, làm mất đi mối quan hệ của tài liệu trong từng đơn vị tổ chức, gây khó khăn cho công tác phân loại cũng như việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ khác. * Một số lưu ý khi lựa chọn phương án phân loại. Việc chọn phương án phân loại đóng vai trò quyết định chất lượng của công tác phân loại cho nên khi lựa chọn phương án phân loại phải lưu ý một số điểm sau đây: - Một phông lưu trữ chỉ được phép chọn một phương án phân loại, phương án được chọn sẽ được áp dụng trong suốt quá trình phân loại cũng như thực hiện các công việc khác như : Hệ thống hóa hồ sơ, Thống kê, Lập Mục lục hồ sơ, Sắp xếp tài liệu - Lựa chọn phương án phân loại nào là tùy thuộc vào đặc điểm tình hình thực tế của cơ quan. Tuy nhiên, khi chọn phương án phân loại phải giải thích rõ vì sao chọn phương án đó và vì sao loại bỏ các phương án còn lại. - Trong thực tế, Phương án Thời gian – Cơ cấu tổ chức là phương án được vận dụng phổ biến nhất (phương án này được vận dụng kể cả khi cơ quan đã ngừng hoạt động. Phương Thời gian – Mặt hoạt động hoặc Mặt hoạt động – Thời gian thường được vận dụng để phân loại tài liệu của UBND các cấp. Tuy nhiên chúng cũng có thể vận dụng để phân loại tài liệu của các cơ quan có cơ cấu tổ chức. 3.2.2.2. Xây dựng phương án phân loại. Sau khi lựa chọn được phương án phân loại cho phông lưu trữ, ta tiếp tục xây dựng phương án phân loại chi tiết cho phông lưu trữ đó. Có nghĩa là dựa vào phương án phân loại đã dược lựa chọn, ta tiếp tục phân chia tài liệu trong phông thành các nhóm nhỏ đến các nhóm nhỏ hơn đến các nhóm nhỏ nhất. Việc phân chia tài liệu trong phông đến nhóm nào là tùy thuộc vào thành phần, nội dung và tính chất của tài liệu trong phông. Khi xây dựng phương án phân loại chi tiết, ta phải nghiên cứu kỹ lịch sử đon vị hình thành phông và Lịch sử phông để nắm bắt chức năng, nhiệm của cơ quan và của từng đơn vị, nắm bắt thành phần, nội dung của tài liệu trong phông. Chúng ta biết rằng: Mỗi cơ quan, đơn vị đều có chức năng, nhiệm vụ tương đối độc lập nhau. Trong quá trình
22. trình thực hiện nhiệm vụ của mình, các đơn vị luôn hình thành ra văn bản, giấy tờ. Tập hợp các văn bản giấy tờ đó theo các đặc trưng phân loại tài liệu ta sẽ được các nhóm tài liệu tương ứng. Sau đây là mẫu phương án phân loại chi tiết của một phông lưu trữ (Phần này chỉ trình bày các nhóm tài liệu của một số đơn vị chủ yếu). I. NĂM 1997 1. Phòng Tổ chức – Hành chính. 1.1. Tổ chức. 1.1.1. Tổ chức bộ máy. - Thành lập cơ quan, đơn vị. - Điều chỉnh, bổ sung chức năng, nhiệm vụ. - Đổi tên. - Xếp hạng cơ quan, đơn vị - Sơ đồ tổ chức hành chính. - Danh sách các đơn vị trực thuộc. - Chia tách, sáp nhập các đơn vị. - Giải thể cơ quan, đơn vị. - Hội nghị công tác tổ chức bộ máy của cơ quan, ngành. 1.1.2. Tổ chức nhân sự. - Quy hoạch đội ngũ cán bộ, công chức. - Danh sách cán bộ công chức của cơ quan và các đơn vị. - Tuyển dụng. - Tiếp nhận, bố trí. - Phân công, điều chỉnh nhiệm vụ. - Bổ nhiệm, miễn nhiệm, Thuyên chuyển, đề bạt, điều động. - Lao động, tiền lương.
23. - Thi đua, khen thưởng, kỷ luật. - Đào tạo, bồi dưỡng. - Thôi việc. - Hưu trí. - Hồ sơ cán bộ công chức. - Sổ bộ cán bộ công chức. - Báo cáo về công tác tổ chức cán bộ. - 1.2. Hành chính. - Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính văn phòng. - Hồ sơ cải cách thủ tục hành chính. - Thực hiện công tác rà soát văn bản Quy phạm Pháp luật. - Văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ - Kế hoạch, Báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ. - Hội nghị công tác hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ. - Sổ ghi Biên bản các cuộc họp. - Sổ sách đăng ký quản lý văn bản đi, đến. - Danh mục hồ sơ. - Các tập lưu văn bản đi. - Các loại sổ xuất nhập tài liệu lưu trữ. - Hồ sơ các phông lưu trữ. - Công văn trao đổi về công tác văn thư, lưu trữ. II. Phòng Kế hoạch Tổng hợp. - Kế hoạch năm, nhiều năm của cơ quan.
24. - Kế hoạch Quý. - Kế hoạch tháng. - Kế hoạch tuần. - Kế hoạch năm, nhiều năm của cơ quan trực thuộc. - Kế hoạch quý, tháng - Báo cáo năm, nhiều năm. - Báo cáo sơ kết. - Báo cáo quý, tháng. - Hội nghị tổng kết. - Hội nghị sơ kết. - Hội thảo - Xây dựng cơ sở vật chất. - Mua sắm, sửa chữa trang thiết bị. - Lái xe. - Bảo vệ. - Tạp vụ III. Phòng Kế toán - Dự toán ngân sách hàng năm của cơ quan. - Dự toán ngân sách các đơn vị trực thuộc. - Chứng từ thu chi ngân sách. - Chứng từ ghi sổ. - Hồ sơ vay vốn (nếu có). - Báo cáo tài chính năm. -
25. 3.2.3. Phân loại tài liệu, lập hồ sơ. Sau khi xây dựng được phương án phân loại chi tiết cho phông lưu trữ ta tiến hành phân loại tài liệu. Trước hết ta lấy tài liệu trong phông phân chia thành các nhóm cơ bản, sau đó lấy tài liệu trong từng nhóm cơ bản phân chia thành các nhóm lớn đến nhóm nhỏ . Đến nhóm nhỏ nhất. Sau đó tiến hành lập hồ sơ, Việc lập hồ sơ lưu trữ được tiến hành như lập hồ sơ hiện hành nhưng phải cụ thể, chính xác hơn. Lập hồ sơ lưu trữ cũng vận dụng các đặc trưng như lập hồ sơ hiện hành. Có nghĩa là việc lập hồ sơ lưu trữ cũng được tiến hành qua các bước sau: - Phân định hồ sơ - Sắp xếp văn bản trong hồ sơ - Đánh số tờ - Viết Mục lục văn bản - Viết Chứng từ kết thúc - Viết bìa hồ sơ 3.2.4. Hệ thống hóa hồ sơ. - Hệ thống hóa hồ sơ là quá trình sắp xếp các hồ sơ được lập theo một trật tự nhất định. - Việc hệ thống hóa hồ sơ phải theo nguyên tắc phân loại đã được lựa chọn và xây dựng, có nghĩa là lựa chọn phương án phân loại nào phải hệ thống hóa hồ sơ theo phương án phân loại đó. - Hệ thống hóa hồ sơ là một trong những công việc tương đối khó, vì vậy khi tiến hành nghiệp vụ này phải tuân thủ một số nguyên tắc sau đây: + Hệ thống hóa phải đi từ cái quan trọng đến cái ít quan trọng hơn. + Phải đi từ cái chung đến cái riêng. + Từ quy nạp đến diễn dịch. + Phải theo một trật tự logic nhất định (có nhóm tài liệu này mới có nhóm tài liệu khác). - Phương pháp hệ thống hóa: Có thể áp dụng một trong hai phương pháp sau:
26. * Hệ thống hoá bằng thẻ: Việc hệ thống hoá bằng thẻ được thực hiện theo trình tự sau: + Chuẩn bị các tấm thẻ + Đánh số thứ tự tạm thời lên các tấm thẻ (tương ứng số tạm trên bìa hồ sơ); ghi tiêu đề hồ sơ lên thẻ. + Sắp xếp các tấm thẻ theo trật tự các nhóm tài liệu trong phương án phân loại. + Bỏ số tạm trên thẻ, đánh số chính thức để cố định trật tự sắp xếp của các tấm thẻ. + Sắp xếp các hồ sơ theo trật tự sắp xếp của các tấm thẻ. Nhìn chung phương pháp này là phương pháp được vận dụng phổ biến vì nó tiết kiệm được thời gian và diện tích khu vực làm việc * Phương pháp hệ thống hoá trực tiếp. Theo phương pháp này ta chỉ cân tiến hành sắp xếp các hồ sơ được lập theo trật tự các nhóm tài liệu trong phương án phân loại Phương pháp này, nhìn chung đơn giản nhưng khó thực hiện, đặc biệt là khi hệ thống hoá những phông lưu trữ có khối lượng tài liệu lớn. Lưu ý: Khi hệ thống hoá hồ sơ ta phải lập phương án hệ thống hoá để tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng các loại công cụ tra cứu tài liệu (Phương án hệ thống hoá được trình bày ở chương V) Như vậy, phân loại tài liệu là một hoạt động nghiệp vụ quan trọng nhất trong các phòng kho lưu trữ. Hoạt động có liên quan đến hầu hết các hoạt động nghiệp vụ khác, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của hoạt động nghiệp vụ. Vì vậy khi phân loại tài liệu cần nắm vững các nguyên tắc, phương pháp phân loại tài liệu để đạt kết quả như mong muốn. B. XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Chúng ta biết rằng: Trong hoạt động hàng ngày, các cơ quan hình thành rất nhiều văn bản, giấy tờ. Tuy nhiên giá trị của các văn bản đó không hoàn toàn giống nhau. Có những văn bản, sau khi giải quyết xong, giá trị của nó vần còn kéo dài đến vô thời hạn nhưng cũng có những văn bản khi giải quyết xong thì giá trị của nó chỉ tồn tại trong một khoảng thời gian nhất định (50-70 năm hoặc 3 –5 - 7 năm ). Nếu tất cả văn bản giấy tờ đó đều được lưu trữ sẽ dẫn đến tốn kém diện tích kho tàng, chiều dài giá tủ, công sức,
27. tiền của của cơ quan. Làm thế nào lựa chọn được những tài liệu có giá trị và loại bỏ các tài liệu không còn giá trị? Xác định giá trị tài liệu sẽ giúp chúng ta giải quyết vấn đề này. I. Khái niệm, tác dụng. 1. Khái niệm. Xác định giá trị trị tài liệu là việc nghiên cứu, vận dụng các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân theo các giá trị của chúng về các mặt kinh tế, chính trị, văn hóa, khoa học và các giá trị khác. Từ đó lựa chọn các tài liệu có giá trị để bổ sung vào thành phần tài liệu phông lưu trữ Quốc gia. Xác định giá trị tài liệu là một trong những khâu nghiệp vụ hết sức quan trọng của công tác lưu trữ. Nghiệp vụ này đóng vai trò quyết định số phận của tài liệu nên yêu cầu đặt ra cho công tác này là phải chính xác, thận trọng. Nếu không sẽ dẫn đến tình trạng tổn thất tài liệu trong các phòng kho lưu trữ. Mặt khác có thể dẫn đến việc lựa chọn tài liệu không chính xác. 2. Tác dụng. Như đã trình bày ở phần khái niệm, việc xác định giá trị tài liệu góp phần giúp các cơ quan, lựa chọn được những loại tài liệu có giá trị để bổ sung cho phông lưu trữ Quốc gia. Đồng thời loại ra khỏi các phòng kho lưu trữ các tài liệu hết giá trị để tiết kiệm diện tích kho tàng, chiều dài giá tủ, tiết kiệm tiền của, công sức của bộ phận lưu trữ. Xác định giá trị tài liệu còn góp phần tạo điều kiện thúc đẩy sự phát triển của các khâu nghiệp vụ khác. Thông qua xác định giá trị tài liệu, ta phát hiện những tài liệu thiếu để có kế hoạch thu thập, bổ sung kịp thời. Xác định giá trị tài liệu còn ảnh hưởng trực tiếp đến công tác phân loại, thống kê và đặc biệt là công tác bảo quản tài liệu và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu. Xác định giá trị tài liệu còn góp phần thể hiện trình độ phát triển của công tác lưu trữ, thể hiện sự quan tâm đến giá trị tài liệu của cán bộ, nhân viên trong cơ quan. II. Nội dung và yêu cầu của công tác xác định giá trị tài liệu 1. Nội dung. Xác định giá trị tài liệu bao gồm các nội dung sau đây: - Nghiên cứu vận dụng các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn để lựa chọn và
28. quy định thời hạn bảo quản cho các loại tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. - Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu của cơ quan - Xây dựng các loại bảng Thời hạn bảo quản tài liệu - Tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị. 2. Yêu cầu Xác định giá trị tài liệu là một trong những hoạt động nghiệp tương đối phức tạp của công tác lưu trữ. Đây là công việc mang tính quyết định đến số phận của tài liệu. Vì vậy yêu cầu đặt ra cho công tác này là phải hết sức “thận trọng”. Nếu không sẽ dễ dẫn đến tình trạng lựa chọn những tài liệu không có giá trị đồng thời loại bỏ các tài liệu có giá trị cao. Muốn vậy ta phải nắm vững các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, phải xây dựng được các bảng Thời hạn bảo quản tài liệu. III. Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu 1. Nguyên tắc tính đảng (Nguyên tắc chính trị) Khi nghiên cứu các loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ta rất dễ nhận thấy những tài liệu đó luôn phản ánh quan điểm của một giai cấp nhất định. Trong quá trình xem xét giá trị tài liệu, mỗi giai cấp đều có những quan điểm riêng của mình. Ở Việt Nam, khi xem xét giá trị tài liệu ta phải đứng trên quan điểm, lập truờng của giai cấp vô sản. Vận dụng nguyên tắc này để xác định giá trị tài liệu trong các cơ quan ở nước ta hiện nay ta phải ưu tiên lựa chọn các tài liệu phản ánh bản chất của nhà nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam; phản ánh các chủ trương, đường lối, chính sách của đảng và Nhà nước; phản ánh tâm tư, nguyện vọng của đông đảo quần chúng nhân dân. Bên cạnh đó phải kiên quyết loại bỏ các tài liệu có nội dung phản động, nói xấu cách mạng, chống phá nhà nước của các thế lực thù địch. Những tài liệu được lựa chọn phải là những tài liệu mang lại những lới ích thiết thức cho công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc Việt Nam Xã hội chủ nghĩa. Tuy nhiên khi xem xét nguyên tắc này cũng cần lưu ý rằng: Không phải tất cả tài liệu do các chế độ cũ hình thành đều là những tài liệu không có giá trị. Trên thực tế các tài liệu đó lại chứa đựng các thông tin phản ánh những vấn đề về phát triển kinh tế xã hội của Việt Nam qua các gia đoạn lịch sử. Những tài liệu luôn đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu, kế thừa những thành quả lao động sáng tạo trong quá khứ để phát triển ở
29. tầm cao hơn. Ngày nay, xu huớng hội nhập ngày càng phát triển ở Việt Nam, các quốc gia trên thế giới ngày càng thắt chặt hơn quan hệ giao lưu, hợp tác với Việt Nam, trong đó có cả những nước trước đây đã từng gây ra những tội ác tày trời ở nước ta nhưng không vì vậy mà ta cho rằng tài liệu hình thành trong quá trình hợp tác giữa nước ta và các quốc gia đó là không có giá trị. Như vậy có thể nói rằng nếu đứng trên quan điểm lập trường chính trị khi xem xét giá trị tài liệu, ta phải tránh cách suy nghĩ phiến diện, một chiều. Tất cả những tài liệu mang lại lợi ích cho đất nước và con người Việt Nam đều là những tài liệu có giá trị cho dù chúng được hình thành bởi bất kỳ nhà nước nào. 2. Nguyên tắc lịch sử Chúng ta thấy rằng bất kỳ một tài liệu nào cũng đều mang trên mình các thông tin phản ánh các sự kiện, hiện tượng lịch sử của giai đoạn lịch sử nhất định. Giá trị của tài liệu thể hiện qua vị trí, tầm quan trọng của các sự kiện, hiện tượng lịch sử đó. Những sự kiện lịch sử có tầm ảnh hưởng sâu rộng bao nhiêu thì tài liệu phản ánh sự kiện đó có giá trị cao bấy nhiêu. 3. Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp Nguyên tắc này đòi hỏi khi xem xét giá trị của tài liệu ta phải xem xét một cách tổng quát. Vì thực tế cho thấy rằng nội dung và hình thức của tài liệu không chỉ có ý nghĩa về một lĩnh vực nhất định, trái lại ý nghĩa của tài liệu rất phong phú đa dạng. Ý nghĩa của tài liệu phụ thuộc vào nội dung thông tin của tài liệu, ngoài ra còn phụ thuộc vào mục đích của người sử dụng. Vì vậy khi xem xét giá trị của tài liệu ta phải có quan điểm toàn diện và tổng hợp. Có thể tài liệu không có giá trị trên lĩnh vực này nhưng lại có giá trị cao trong những lĩnh vực khác. Nguyên tắc này còn đòi hỏi khi xem xét giá trị của tài liệu ta phải đặt tài liệu trong mối quan hệ qua lại với nhau mới thấy hết được giá trị của chúng. Tóm lại: Ba nguyên tắc nêu trên luôn có mối quan hệ mật thiết với nhau tạo thành một thể thống nhất về xác định giá trị tài liệu. Chuíng là cơ sở phưoơg pháp luận để nghiên cứu và lựa chọn tài liệu trong các phòng, kho lưu trữ. IV. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu Tiêu chuẩn được hiểu như là một chiếc thước đo để so sánh, đánh giá đối tượng này với đối tượng khác. Trong xác định giá trị tài liệu, tiêu chuẩn được hiểu là thước đo để so sánh, đáng giá giá trị của tài liệu này với các tài liệu khác. Những tài liệu đảm bảo
30. các tiêu chuẩn đặt ra sẽ trở thành những tài liệu được lựa chọn vào bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ. Ở nước ta hiện nay, việc xác định giá trị tài liệu thường vận dụng các tiêu chuẩn sau đây: 1. Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu Đây là tiêu chuẩn quan trọng hàng đầu của công tác xác định giá trị tài liệu. Bất kỳ một tài liệu nào được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan cũng đều nhằm mục đích nhất định, mục đích đó được thể hiện trong nội dung của tài liệu. Có thể nói nội dung là phần cốt lõi nhất của tài liệu, là linh hồn của tài liệu. Nội dung của tài liệu rất đa dạng và có ý nghĩa trên nhiều mặt như kinh tế, chính trị, văn hoá, khoa học Những tài liệu có giá trị cao là những tài liệu có nội dung phản ánh các chủ trương, chiến lược, chính sách, những kết quả thực hiện nhiệm vụ đã đề ra. Trong một phông lưu trữ, những tài liệu bảo quản vĩnh viễn là những tài liệu có nội dung phản ánh đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của cơ quan; những tài liệu chứa đựng các thông tin phục vụ công tác nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của cơ quan. Những tài liệu không liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan thì được xem là không có ý nghĩa. Tuy nhiên khi xem xét ý nghĩa nội dung tài liệu ta không thể xem xét riêng lẽ mà phải đặt trong một nhóm tài liệu để xem xét chung. Chẳng hạn các bản ghi lời khai của nhân chứng trong một hồ sơ vụ án. Nếu xem xét chúng một cách riêng lẻ sẽ không thấy hết ý nghĩa của chúng mà phải đặt chúng trong mối quan hệ với các tài liệu khác mới thấy rõ ý nghĩa của tài liệu. 2. Tiêu chuẩn tác giả của tài liệu Tác giả tài liệu là cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân hình thành tài liệu. Trong một phông lưu trữ thường có các nhóm tác giả sau: - Tác giả là cơ quan cấp trên: Văn bản của cơ quan cấp trên gửi đến cơ quan mình thường mang tính chất chỉ đạo, điều hành, kiểm tra công việc của cơ quan. - Văn bản do cơ quan hình thành phông lập ra: Nhóm văn bản này mang tính chất lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của cơ quan và các cơ quan cấp dưới; thống kê, báo cáo tình hình hoạt động với cơ quan cấp trên - Văn bản của các cơ quan cấp dưới gửi lên: Nhóm văn bản này thường mang tính chất báo cáo, xin ý kiến. - Văn bản của cơ quan ngang cấp: Nhóm văn bản này thường mang tính chất trao
31. đổi, giao dịch, phối hợp giải quyết công việc. Nếu xem xét một cách tổng quát thì trong 04 nhóm tác giả nêu trên, nhóm văn bản do cơ quan hình thành ra là nhóm có giá trị cao nhất. Vì chúng là những sản phẩm do cơ quan trực tiếp làm ra, chúng phản ánh tiến trình lịch sử của cơ quan; phản ánh đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, như năng lực, trình độ, phẩm chất của cán bộ, nhân viên trong cơ quan. Nhóm văn bản có giá trị thứ hai là nhóm do cơ quan cấp trên ban hành, thứ ba là nhóm văn bản của các cơ quan cấp dưới gửi lên và sau cùng là nhóm văn bản của các cơ quan ngang cấp. Tuy nhiên, không phải văn bản nào do cơ quan ban hành cũng có giá trị cao hơn văn bản của các tác giả khác. Khi xem xét giá trị văn bản của các tác giả, ta phải chú ý đến nội dung, ý nghĩa của chúng. Chẳng hạn: - Đối với nhóm tài liệu của cơ quan cấp trên: Khi xem xét giá trị của nhóm tài liệu này, ta phải chia chúng thành 02 nhóm nhỏ: + Nhóm tài liệu có giá trị cao: Nhóm này bao gồm các tài liệu có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của cơ quan mình, bắt buộc cơ quan mình phải thực hiện như: các loại Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Kế hoạch, Đề án công tác Các tài liệu này thường được bảo quản vĩnh viễn. + Nhóm tài liệu có giá trị thấp: Nhóm này thường bao gồm các văn bản không mang tính bắt buộc cơ quan phải thực hiện; các văn bản, giấy tờ gửi để biết, tham khảo, đóng góp ý kiến - Đối với nhóm văn bản của cơ quan: Nhóm này cũng được chia thành hai nhóm nhỏ: + Nhóm có giá trị cao: Bao gồm các văn bản mang tính chỉ đạo, điều hành hoạt động của cơ quan như các loại Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Kế hoạch dài hạn. Ngoài ra còn có các tài liệu mang tính tổng kết, đáng giá tình hình thực hiện các mặt công tác của cơ quan qua từng năm hoặc giai đoạn như các loại Báo cáo tổng kết năm, nhiều năm Loại này thường được bảo quản vĩnh viễn. + Nhóm có giá trị thấp: gồm các loại văn bản, giấy tờ hình thành trong quá trình trao đổi, giao dịch hàng ngày như các loại giấy mời, Giấy Giới thiệu, các công văn trao đổi, giao dịch, cảm ơn, từ chối . Ngoài ra còn có các loại văn bản đề ra mục tiêu, phương hướng, tổng kết, đáng giá tình hình hoạt động của cơ quan trong một thời gian ngắn như các loại Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo tháng, tuần ). Loại này thường có thời hạn bảo quản tạm thời.
32. - Đối với nhóm văn bản của cơ quan ngang cấp: Loại này bao gồm các tài liệu trao đổi, giao dịch như: Công văn, Thông báo, Giấy mời, Giấy Giới thiệu Những tài liệu này đa số có giá trị thấp. - Đối với nhóm văn bản của cơ quan cấp dưới: Nếu là các loại văn bản tổng kết tình hình hoạt động năm hoặc các văn bản xin ý kiến và được phê duyệt thì bảo quản lâu dài. Còn các văn bản khác thì bảo quản tạm thời. Nếu tác giả văn bản là cá nhân thì khi vận dụng tiêu chuẩn này ta phải xem xét vai trò, tầm ảnh hưởng của cá nhân đó. Những tài liệu có giá trị lịch sử phải là những tài liệu được hình thành trong quá trình sống và hoạt động của những cá nhân tiêu biểu có phạm vi ảnh hưởng trong một khu vực rộng lớn. Ví dụ: Tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, Cố Tổng Bí thư Trần Phú 3. Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan đơn vị hình thành phông Cần lưu ý rằng: Cơ quan, đơn vị hình thành phông là cơ quan hình thành ra khối tài liệu chứ không phải là tác giả của tài liệu. Vận dụng tiêu chuẩn này khi xem xét giá trị của tài liệu ta phải xem xét vị trí của cơ quan hình thành ra phông lưu trữ. Cơ quan hình thành phông có vị trí cao bao nhiêu thì phông lưu trữ của cơ quan đó có giá trị cao bấy nhiêu. Ví dụ: Khi xác định giá trị tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng thì những phông lưu trữ sau đây là những phông lưu trữ có giá trị cao: - Phông lưu trữ Hội đồng Nhân dân - Phông lưu trữ Uỷ ban Nhân dân - Phông lưu trữ văn phòng Hội đồng Nhân dân và Uỷ ban Nhân dân - Phông lưu trữ các Sở, ban ngành - Phông lưu trữ các đơn vị sự nghiệp Tiêu chuẩn này thường được vận dụng để xem xét giá trị của các phông lưu trữ tại các kho lưu trữ lớn (các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Trung tâm lưu trữ các tỉnh ). Đây cũng là tiêu chuẩn được vận dụng để xác định các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các kho lưu trữ lịch sử.
33. 4. Tiêu chuẩn trùng lặp thông tin Trùng lặp thông tin được hiểu là sự lặp lại nội dung của tài liệu này trong những tài liệu khác. Sự trùng lặp này không những xảy ra ở một cơ quan mà nó xảy ra ở nhiều cơ quan. Trùng lặp có hai loại: - Trùng lặp hoàn toàn (Trùng thừa): Loại này xuất hiện trong quá trình in ấn, sao chụp tài liệu phục vụ yêu cầu hoạt động hàng ngày của cơ quan. Khi gặp tài liệu vừa có bản chính vừa có bản sao, ta giữ lại bản chính, các bản sao phải được loại bỏ. Tuy nhiên trong nhiều trường hợp, nếu nội dung văn bản quan trọng hoặc văn bản thường xuyên được đưa ra nghiên cứu sử dụng thì có thể giữ lại một hoặc hai bản sao có giá trị như bản chính với mục đích bảo hiểm bản chính. Tài liệu trùng thừa không chỉ tồn tại ở một phông hoặc một đơn vị mà nó còn tồn tài ở nhiều phông hoặc nhiều đơn vị khác nhau (do quá trình giao nộp tài liệu). Trong trường hợp này cần phải xác định rõ tài liệu đó do cơ quan, đơn vị nào chủ trì giải quyết để trả chúng về đúng nơi bảo quản. - Tài liệu bao hàm: Loại này xuất hiện do việc tổng hợp thông tin từ các tài liệu khác. Ví dụ: Báo cáo tổng kết nam thường bao hàm nội dung của các Báo cáo quý, tháng vì nó tổng hợp thông tin từ các Báo cáo quý, tháng. Khi gặp loại tài liệu này ta không nên vội vàng loại bỏ các tài liệu có thông tin bị bao hàm. Về nguyến tắc, những tài liệu có nội dung bao hàm nội dung của tài liệu khác sẽ có giá trị cao hơn. Chẳng hạn, các Báo cáo năm được bảo quản vĩnh viễn, Báo cáo quý được bảo quản lâu dài, Báo cáo tháng được bảo quản tạm thời. 5. Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu 5.1. Thời gian của tài liệu Thời gian được ghi chép trên tài liệu là một trong những căn cứ để xem xét giá trị của tài liệu. Thời gian được phản ánh trên tài liệu thường có hai loại: Thời gian hình thành tài liệu và thời gian được nói đến trong nội dung tài liệu. Nhiều trường hợp hai loại thời gian này thống nhất với nhau nhưng cũng có trường hợp hai loại thời gian này khác nhau. Chẳng hạn các tài liệu được sao chép lại, các bản tường trình về một sự việc đã xảy ra.
34. Khi vận dụng tiêu chuẩn này ta phải xem xét kỹ mốc thời gian hình thành của tài liệu. Những tài liệu được hình thành bởi những thời điểm diễn ra các sự kiện quan trong là những tài liệu có giá trị cao. Chẳng hạn như các tài hình thành ở thời điểm diễn ra cuộc Cách mạng tháng 8-1945, chiên thắng Điện Biên Phủ 1954 hoặc những tài liệu hình thành ở thời điểm diễn ra cuộc tổng tiến công và nổi dậy mùa xuân năm 1975. Đứng ở góc độ lưu trữ cơ quan thì những tài liệu hình thành ở thời điểm chia tách, sáp nhập, đổi tên, thay đổi, điều chỉnh chức năng nhiệm vụ hoặc những tài liệu hình thành ở những thời điểm diễn ra các sự kiện quan trọng là những tài liệu có giá trị. Liên quan đến thời gian của tài liệu là việc quy định mốc thời gian cấm tiêu huỷ tài liệu. Theo quyết định số: 168/HĐBT, ngày 26/12/1981 thì ở Việt Nam, mốc thời gian cấm tiêu huỷ tài liệu là năm 1954. Tài liệu hình thành từ 1954 trở về trước đều cấm tiêu huỷ. 5.2. Địa điểm của tài liệu Địa điểm là nơi hình thành tài liệu. Những tài liệu được hình thành ở những địa điểm xảy ra các sự kiện quan trọng là những tài liệu có giá trị cao. Ví dụ: Cùng là Báo cáo phản ánh tình hình thiệt hại của một cơn bão nhưng Báo cáo được lập ở nơi có tâm bão đi qua sẽ có giá trị cao hơn Báo cáo được lập ở những nơi khác. 6. Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của phông lưu trữ Theo tiêu chuẩn này, khi xác định giá trị tài liệu, nếu gặp những phông lưu trữ có nhiều tài liệu bị mất mác thất lạc thì những tài liệu có giá trị thấp vẫn cần được giữ lại để góp phần làm sáng tỏ lịch sử hoạt động của cơ quan hình thành phông. Ở nước ta, vận dụng tiêu chuẩn này là một việc làm rất có ý nghĩa trong công tác xá định giá trị tài liệu. Do điều kiện chiến tranh kéo dài và điều kiện thời tiết khắc nghiệt nên phần lớn tài liệu lưu trữ đã bị hư hại, mất mác. Vì vậy khi xác định giá trị tài liệu ta phải xem xét kỹ lưỡng để có thể lựa chọn đưa vào các phòng, kho lưu trữ những tài liệu có giá trị thấp hơn nhằm góp phần làm sáng tỏ các sự kiện, hiện tượng lịch sử. 7. Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu Hiệu lực của văn bản thể hiện ở hai mặt: Hình thức và nội dung của văn bản. - Về mặt hình thức: Khi lựa chọn tài liệu ta phải giữ lại các tài liệu đảm bảo các thành phần thể thức theo quy định của cơ quan có thẩm quyền. Những tài liệu không có
35. chữ ký, con dấu của cơ quan là những tài liệu không có giá trị cần phải loại ra khỏi phông lưu trữ. Tuy nhiên cũng cần lưu ý rằng: Trong nhiều trường hợp ta cần phải xem xét toàn diện các giá trị của tài liệu. Không phải bất kỳ tài liệu nào không đảm bảo thể thức đều không có giá trị. Điêù này thể hiện rõ qua các tài liệu hình thành trong giai đoạn chiến tranh. Chính vì vậy bên cạnh xem xét về mặt thể thức, ta phải xem xét kỹ nội dung của tài liệu để quyết định việc lựa chọn hay loại bỏ. - Về mặt nội dung: Tài liệu có giá trị là những tài liệu có nội dung phản ánh đúng các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước; phản ánh đúng đắn quan điểm chính trị, nguyện vọng của quần chúng nhân dân Hiệu lực pháp lý của văn bản còn được quy định ngay trong nội dung của văn bản như: các Hiệp định, Hiệp ước, Hợp đồng Đối với các loại văn bản này thì khi quy định thời hạn bảo quản phải dựa vào nội dung của chúng và thời hạn có hiệu lực của văn bản Ví dụ: Một bản Hiệp ước được ký kết giữa Việt Nam và Lào có giá trị trong 20 năm thì thời hạn bảo quan tối thiểu phải là 20 năm. Hết thời hạn quy định, giá trị của văn bản sẽ được xem xét lại. 8. Tiêu chuẩn tình trang vật lý Vận dụng tiêu chuẩn này khi xem xét giá trị của tài liệu, ta phải lưu ý đến mức độ hư hại của chúng. Những tài liệu không còn khả năng phục chế sẽ được loại bỏ. Nhưữn tài liệu quan trọng những bị hư hại về mặt vật lý thì phải tìm cách tu bổ, phục chế hoặc sao chụp lại để tiếp tục khai thác các thông tin có giá trị trong các tài liệu đó. 9. Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc điểm bề ngoài của tài liệu. Thành phần tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam gồm nhiều loại tài liệu được chế tác bằng các loại vật liệu khác nhau như: Đồng, Gỗ, Lụa, Giấy Ngôn ngữ của tài liệu bao gồm: chữ Hán, chữ Nôm, chữ Quốc ngữ. Giá trị của tài liệu còn được thể hiện qua ngôn ngữ, vật liệu và phương pháp làm ra tài liệu. Ví dụ: Ở Trung tâm lưu trữ Quốc gia IV hiện này đang bảo quản một khối lượng lớn tài liệu “Mộc bản” (bản khắc gỗ). Khối tài liệu góp phần phản ánh một cách rõ nét bức tranh kinh tế, chính trị, văn hoá của nước ta trong triều Nguyễn (1802 – 1945) Như vậy, các tiêu chuẩn luôn đóng vài trò quan trọng trong công tác xác định giá trị tài liệu. Khi vận dụng các tiêu chuẩn này ta không được máy móc vận dụng một tiêu chuẩn nào đó mà phải kết hợp chúng với nhau. Có như vậy thì việc xác định giá trị tài liệu mới đạt được kết quả như mong muốn. V. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu 1. Khái niệm: Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là bản danh sách các loại tài liệu có ghi thời
36. hạn bảo quản cho từng loại và được sắp xếp theo một trật tự nhất định Bảng thời hạn bảo quản có tác dụng giúp cơ quan xác định chính xác khoảng thời gian cần thiết để bảo quản tài liệu sau khi tài liệu kết thúc ở giai đoạn văn thư. Bẳng thời hạn bảo quản là công cụ giúp cơ quan quy định thời hạn bảo quản cho tài liệu đuợc thống nhất. Tránh được việc huỷ hoại tài liệu không có căn cứ. 2. Các loại bảng thời hạn bảo quản 2.1. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, văn kiện mẫu (Ban hành theo Công văn số 25/NV ngày 10 tháng 9 năm 1975 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng). - Bảng thời hạn bảo quản này chỉ đề cập đến và chỉ xác định những loại tài liệu văn kiện có tính chất phổ biến trong hoạt động quản lý của cơ quan Nhà nước về các mặt: lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra, kế hoạch, thống kê, tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, tài chính cấp phát (kế toán tài vụ), văn thư, lưu trữ. - Những tài liệu văn kiện ghi chép và phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan được xác định thành ba loại: + Loại quan trọng, phục vụ lâu dài cho hoạt động của cơ quan và có ý nghĩa lịch sử, có giá trị bảo quản vĩnh viễn. Loại này thường là những tài liệu văn kiện về đường lối, chủ trương, chính sách, chế độ, quy định, kế hoạch, báo cáo tổng kết + Quan trọng, phục vụ lâu dài cho hoạt động của cơ quan, nhưng không có ý nghĩa lịch sử, có giá trị bảo quản lâu dài (10 năm trở lên). + Không quan trọng, phục vụ cho đời sống sinh hoạt hàng ngày của cơ quan, có giá trị bảo quản tạm thời (10 năm trở xuống). Loại này thường là những tài liệu có tính chất hành chính, sự vụ: về cấp phát, thu chi, sửa chữa, kiểm kê tài sản, v.v. Hồ sơ tài liệu nhân sự, nói chung giữ lại một vài năm sau khi người cán bộ, nhân viên chết và nếu không có vấn đề gì thì cho tiêu huỷ. Loại hồ sơ cá nhân có giá trị lịch sử, giữ vĩnh viễn. - Những tài liệu văn kiện không còn hoặc ít còn tác dụng phục vụ lâu dài hay tạm thời đối với cơ quan, Hội đồng đánh giá cơ quan cần phối hợp với cơ quan lưu trữ Nhà nước (các kho và các phòng lưu trữ Nhà nước trung ương và địa phương), các cơ quan hữu quan đánh giá giá trị tài liệu. Những tài liệu có giá trị lịch sử và giá trị thực tiễn lâu dài đưa vào bảo quản tại kho lưu trữ Nhà nước. Những tài liệu không có giá trị gì, thì loại ra tiêu huỷ. - Các cơ quan Nhà nước, các ngành, các cấp căn cứ vào “Bảng thời hạn bảo quản mẫu” kết hợp với yêu cầu sử dụng tài liệu do mình làm ra mà quy định thời hạn bảo quản
37. cần thiết phải bảo quản đối với từng loại tài liệu cụ thể. “Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện của cơ quan” làm ra, cần có sự đóng góp ý kiến của tất cả các đơn vị trong cơ quan và cần phải được Thủ trưởng cơ quan và cơ quan lưu trữ cấp trên chuẩn y. - “Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện của cơ quan” chỉ áp dụng cho tài liệu văn kiện hình thành trong hoạt động của cơ quan kể từ ngày chính thức ban hành. * Cấu tạo - Bảng này gồm 7 chương và được chia ra hơn 100 điều. Sáu chương đầu là tài liệu văn kiện về chức năng hoạt động quản lý có tính chất phổ biến chung cho hoạt động của bất cứ một cơ quan Nhà nước nào. Đó là các chương về: + Lãnh đạo, chỉ đạo và kiểm tra. + Kế hoạch, thống kê: + Tổ chức cán bộ; + Lao động tiền lương; + Tài chính cấp phát; + Văn thư, lưu trữ. + Chương tài liệu chuyên môn riêng đề cập những mặt, những vấn đề mang tính chất riêng biệt mà các cơ quan khác không có. Loại tài liệu phản ánh những vấn đề về hoạt động chuyên môn riêng của cơ quan, nhưng lại được đề cập đến trong các chương thuộc chức năng hoạt động phổ biến như lãnh đạo, chỉ đạo, kế hoạch, thống kê, báo cáo thì không phải lập lại trong chương tài liệu chuyên môn riêng. Số Tên lọai tài liệu Thời hạn bảo quản TT I - Lãnh đạo, chỉ đạo và kiểm tra A) Lãnh đạo, chỉ đạo: 1 Các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo của cơ quan cấp trên gửi như: Nghị quyết, Quyết định, Nghị định, Thông tư, Chỉ thị, v.v. a) Cơ quan phải chấp hành theo chức năng, nhiệm vụ chuyên Vĩnh viễn môn của mình. Tạm thời (cho đến khi b) Không thuộc nhiệm vụ chuyên môn nhưng phải chấp hành. hết hiệu lực) 2 Tạm thời, không phải
38. c) Nhận để biết đưa vào hồ sơ Bản thảo các văn bản để cấp trên ban hành như: bản thảo Chỉ thị, Nghị quyết, Điều lệ, Chế độ, Nguyên tắc, Quy định, v.v. a) Đã được cấp trên ban hành (về những vấn đề quan trọng). 1. Cấp tối cao của Nhà nước (Quốc hội, Hội đồng Chính phủ, Vĩnh viễn Phủ Thủ tướng) ban hành. 2. Cấp Bộ, ngang Bộ, Khu, thành, tỉnh Lâu dài b) Đã được cấp trên ban hành (thuộc những vấn đề bình Tạm thời thường) Vĩnh viễn c) Chưa được ban hành. Tạm thời (có ĐG) 3 Các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo do bản thân cơ quan ban hànhnhư: Nghị quyết, Quyết định, Thông tư, Chỉ thị, v.v. 4 Biên bản (ghi tay) các cuộc họp thường kỳ và bất thường giữa ban lãnh đạo cơ quan với các cán bộ lãnh đạo các đơn vị tổ chức trong cơ quan. Vĩnh viễn a) Về những vấn đề quan trọng liên quan đến chức năng nhiệm vụ của cơ quan. b) Về những vấn đề bình thường khác. Tạm thời 5 Những văn bản thỉnh thị của cơ quan mình gửi cơ quan cấp trên (và văn bản trả lời của cơ quan cấp trên) và cơ quan cấp dưới gửi cơ quan mình (và văn bản trả lời của cơ quan mình) a) Loại quan trọng thuộc nhiệm vụ, chức năng của cơ quan. Vĩnh viễn b) Loại thường không thuộc nhiệm vụ, chức năng của cơ Tạm thời quan. 6 Các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo của cơ quan cấp dưới gửi: a) Xin phê chuẩn Lâu dài. Từ điều này trở đi, tất cả những tài liệu mà cơ quan cấp dưới đã lưu vĩnh viễn, thì khi gửi lên cơ quan cấp trên chỉ 1. Được duyệt cần giữ lâu dài hoặc tạm thời. Nguyên tắc này chỉ thực hiện đối với các cơ quan cùng nộp tài liệu vào một hệ thống kho nhất định của Nhà nước. Ví dụ: Kho lưu trữ TW; kho lưu trữ địa phương. Trường hợp
39. ngược lại, thì phải bảo quản vĩnh viễn ở cả hai cơ quan. Tạm thời (sau 5 2. Không được duyệt năm ĐG)   b) Để báo cáo Tạm thời 7 Các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo do cơ quan ngang cấp ban hành: a) Cơ quan phải chấp hành Tạm thời b) Loại để biết Tạm thời 8 Công văn giấy tờ hình thành do việc ra các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo: a) Loại quan trọng. 1. Cơ quan thảo Lâu dài 2. Cơ quan khác Tạm thời b) Loại bình thường Tạm thời 9 Chương trình, kế hoạch công tác hằng năm và nhiều năm của cơ quan Vĩnh viễn (phương án, đề án, đề cương). 10 Chương trình, kế hoạch công tác hằng năm và nhiều năm của cơ quan cấp dưới gửi (tổng hợp nhiều mặt). a) Để phê duyệt Lâu dài b) Để biết Tạm thời 11 Tài liệu các hội nghị sơ kết, tổng kết công tác. a) Của cơ quan 1. Tổng kết Vĩnh viễn 2. Sơ kết 6 tháng Lâu dài 3. Quý, tháng Tạm thời b) Của các đơn vị tổ chức trong cơ quan: 1. Tổng kết Lâu dài 2. Sơ kết 6 tháng, quý Tạm thời 12 Tài liệu các hội nghị sơ kết, tổng kết công tác của cơ quan cấp dưới gửi: a) Tổng kết Lâu dài b) Sơ kết 6 tháng, quý Tạm thời
40. B) Kiểm tra, thanh tra: 13 Tài liệu kiểm tra việc thực hiện các chế độ, luật pháp, chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước. a) Cơ quan tiến hành Vĩnh viễn b) Cơ quan được kiểm tra nt c) Các cơ quan cấp dưới gửi đến 1. Loại quan trọng Lâu dài 2. Loại thường Tạm thời 14 Đơn từ khiếu tố của nhân dân, tài liệu điều tra và giải quyết. a) Loại đặc biệt quan trọng Vĩnh viễn b) Loại quan trọng Lâu dài c) Bình thường Tạm thời II - Kế hoạch, thống kê A) Kế hoạch: 15 Chỉ tiêu pháp lệnh của kế hoạch lâu dài, kế hoạch từng năm do cơ quan cấp trên gửi. a) Phải chấp hành Vĩnh viễn b) Tham khảo Lâu dài 16 Tài liệu cơ sở giúp cho việc xây dựng kế hoạch nhiều năm và kế hoạch từng năm do cơ quan lập: 1. Kế hoạch nhiều năm Vĩnh viễn 2. Kế hoạch từng năm Vĩnh viễn 17 Các loại kế hoạch do cơ quan làm ra: a) Kế hoạch nhiều năm và từng năm Vĩnh viễn b) Kế hoạch 6 tháng Lâu dài c) Kế hoạch quý, tháng Tạm thời 18 Công văn trao đổi về việc lập, bổ sung điều chỉnh kế hoạch a) Nhiều năm Lâu dài b) Từng năm Tạm thời 19 Các loại kế hoạch do cấp dưới gửi lên
41. a) Kế hoạch nhiều năm và từng năm Lâu dài b) Kế hoạch 6 tháng Tạm thời (ĐG) 20 Báo cáo thực hiện các loại kế hoạch. a) Của cơ quan; 1. Nhiều năm và từng năm Vĩnh viễn 2. 6 tháng Lâu dài 3. Quý, tháng Tạm thời b) Của các đơn vị tổ chức trong cơ quan: 1. Hằng năm Lâu dài 2. 6 tháng Tạm thời 21 Báo cáo thực hiện các loại KH của cơ quan cấp dưới gửi: a) Nhiều năm và từng năm Lâu dài b) 6 tháng Tạm thời B) Thống kê: 22 Các loại biểu, báo cáo thống kê do cơ quan lập: a) Nhiều năm và từng năm Vĩnh viễn b) 6 tháng Lâu dài c) Qúy, tháng Tạm thời 23 Các loại biểu, báo cáo thống kê của cơ quan cấp dưới gửi: a) Nhiều năm và từng năm Lâu dài b) 6 tháng, quý Tạm thời 24 Các loại biểu, báo cáo thống kê điều tra không định kỳ. a) Do cơ quan lập Vĩnh viễn b) Do cơ quan cấp dưới gửi Lâu dài c) Loại bình thường Tạm thời 25 Công văn giấy tờ trao đổi về kế hoạch, về thống kê. a) Loại quan trọng do cơ quan lập Lâu dài b) Loại bình thường do cơ quan lập Tạm thời c) Loại cơ quan cấp dưới gửi Tạm thời
42. III - Tổ chức và cán bộ A) Tổ chức: 26 Điều lệ, chế độ, nguyên tắc và những tài liệu thuyết minh khác về biên chế, tổ chức cơ quan và các đơn vị tổ chức trực thuộc hệ thống cơ quan chủ quản ngành và cơ quan. a) Cơ quan lập Vĩnh viễn b) Cơ quan khác gửi Lâu dài 1. Để thi hành Lâu dài 2. Để biết Tạm thời 27 Đề án và biên chế tổ chức cơ quan, biên chế tổ chức ngành. a) Đã được phê chuẩn Vĩnh viễn b) Chưa được phê chuẩn Tạm thời (ĐG) 28 Sơ đồ tổ chức hành chính, cơ quan, danh sách cơ quan đơn vị tổ chức trực thuộc và danh sách biên chế cán bộ, nhân viên của cơ quan, của ngành. a) Của ngành Vĩnh viễn b) Của cơ quan Lâu dài 29 Báo cáo, Quyết định, Nghị định, Biên bản về thành lập cải tổ, đổi tên, giải thể, sát nhập cơ quan, khu vực hành chính. a) Cơ quan quyết định và duyệt Vĩnh viễn b) Cơ quan phải chấp hành Lâu dài c) Cơ quan để biết Tạm thời 30 Tài liệu cơ quan cấp dưới gửi lên xin ý kiến phê duyệt và báo cáo về các vấn đề tổ chức cơ quan, ngành đề cập đến trong điều 26, 27, 28, 29, 30. a) Loại quan trọng thuộc phạm vi chức năng cơ quan giải quyết. Lâu dài b) Loại không quan trọng và để biết Tạm thời 31 Báo cáo, Nghị quyết, Quyết định và những tài liệu quan trọng khác kèm theo (danh sách, hồ sơ) về việc tổ chức các đoàn ra nước ngoài tham quan thực tập, học, dự hội nghị, hội chợ, v.v. a) Cơ quan lập Vĩnh viễn
43. b) Cơ quan khác Tạm thời 32 Báo cáo tổng kết, Quyết định của Ban giám khảo và những tài liệu kèm theo về tổ chức và tiến hành các kỳ thi lựa chọn về các mặt hoạt động sản xuất (thi thợ giỏi, v.v.) khoa học kỹ thuật, văn hoá, nghệ thuật, v.v a) Cơ quan lập và duyệt Vĩnh viễn b) Cơ quan để biết Tạm thời 33 Các loại báo cáo tổng kết, báo cáo chuyên đề, biên bản hội nghị, các bài phát biểu tham khảo về tổ chức cơ quan, tổ chức ngành. a) Cơ quan lập Vĩnh viễn b) Cơ quan cấp dưới gửi để báo cáo 1. Quan trọng Lâu dài 2. Bình thường Tạm thời 34 Công văn giấy tờ trao đổi về việc ra các chế độ, quy định nguyên tắc và giải quyết các vấn đề về tổ chức. a) Cơ quan lập 1. Loại quan trọng Lâu dài 2. Loại bình thường và để biết Tạm thời b) Cơ quan dưới gửi 1. Quan trọng Lâu dài 2. Loại bình thường Tạm thời B) Cán bộ: 35 Quy hoạch về đào tạo, bồi dưỡng, phân phối và sử dụng cán bộ, công nhân viên. a) Cơ quan lập Vĩnh viễn b) Cơ quan phê duyệt Lâu dài c) Để biết Tạm thời 36 Báo cáo, biên bản các hội nghị tổng kết, sơ kết chuyên đề về công tác cán bộ công nhân viên chức (đào tạo, bồi dưỡng, giáo dục, thay đổi thành phần, v.v ) a) Loại tổng kết, chuyên đề Vĩnh viễn
44. b) Sơ kết 6 tháng Tạm thời c) Cơ quan cấp dưới gửi 1. Quan trọng Lâu dài 2. Bình thường để biết Tạm thời 37 Hồ sơ lý lịch cán bộ (lý lịch, quyết định điều động, thuyên chuyển, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, nâng bậc, nâng lương, nhận xét hàng năm v.v.) Lâu dài (trên 60 a) Cán bộ nhân viên bình thường năm) b) Cán bộ cao cấp, anh hùng, chiến sĩ thi đua (toàn quốc) và những Vĩnh viễn người có liên quan đến những sự kiện quan trọng. 38 Công văn giấy tờ trao đổi về những vấn đề có liên quan đến cán bộ công nhân viên chức. a) Loại quan trọng Lâu dài b) Loại bình thường Tạm thời IV - Lao động tiền lương A) Tuyển lựa nhân viên: 39 Quyết định, Điều lệ và hợp đồng, tiêu chuẩn về tuyển nhân lực theo kế hoạch a) Cơ quan lập Vĩnh viễn b) Cơ quan khác Lâu dài 40 Báo cáo hằng năm và tổng hợp nhiều năm về việc điều hoà, quản lý, sử dụng, bổ sung lực lượng lao động của cơ quan. a) Cơ quan lập Vĩnh viễn b) Cơ quan cấp dưới gửi 1. Quan trọng Lâu dài 2. Bình thường Tạm thời 41 Công văn giấy tờ trao đổi về việc tuyển, điều hoà, thuyên chuyển Tạm thời công nhân giữa cơ quan, nhà máy, công nông trường, xí nghiệp. B) Định mức kỹ thuật và tiền lương: 42 Điều lệ, nguyên tắc, chế độ, thể lệ và những tài liệu khác (thuyết
45. minh, giải thích) về định mức kỹ thuật, định mức tiền lương. a) Cơ quan lập Vĩnh viễn b) Cơ quan phê duyệt Lâu dài c) Cơ quan khác Tạm thời 43 Tổng kết định mức về sản xuất, thông báo và biểu đồ về thực hiện mức năng suất hiện hành, về tính thời gian, lao động. a) Cơ quan lập Vĩnh viễn b) Cơ quan khác Tạm thời (ĐG) 44 Công văn về việc dự thảo các văn bản như: Điều lệ, nguyên tắc, chế độ, định mức lao động, về việc định mức và tiến hành đo thời gian lao động, về việc thực hiện mức năng suất hiện hành, v.v. a) Trao đổi những vấn đề quan trọng Lâu dài b) Bình thường Tạm thời 45 Các bản quy định về bậc thang lương, định mức lương và những tài liệu dự thảo ra các loại này. a) Cơ quan lập Vĩnh viễn b) Cơ quan biết để thi hành Tạm thời 46 Công văn trao đổi về việc thực hiện chế độ tiền lương, tiền công, trả Tạm thời lương ngày nghỉ, ngày lễ, làm việc ngoài giờ. C) Bảo hộ lao động: 47 Chế độ nguyên tắc về bảo hộ lao động, kỹ thuật an toàn lao động và vệ sinh công nghiệp. a) Cơ quan lập Vĩnh viễn b) Cơ quan phê duyệt Lâu dài c) Cơ quan có trách nhiệm thi hành Tạm thời 48 Các tiêu chuẩn, biện pháp về kỹ thuật an toàn và vệ sinh công nghiệp. a) Cơ quan lập (quan trọng) Vĩnh viễn b) Cơ quan lập (bình thường) Lâu dài c) Cơ quan có trách nhiệm thi hành Tạm thời 49 Tổng kết hằng năm, nhiều năm về các tai nạn lao động và những
46. trường hợp không may xảy ra. a) Cơ quan lập Vĩnh viễn b) Cơ quan để biết Tạm thời 50 Sổ đăng ký các tai nạn lao động và các trường hợp không may xảy ra (ở các xí nghiệp, công nông trường, v.v.). a) Cơ quan lập Vĩnh viễn b) Hồ sơ về các vụ tai nạn lao động Lâu dài 51 Công văn giấy tờ trao đổi về việc dự thảo các văn bản như chế độ, nguyên tắc, quy định về bảo hộ lao động, về các tai nạn lao động xảy ra, v.v. a) Cơ quan lập về những vấn đề quan trọng Lâu dài b) Cơ quan khác Tạm thời 52 Báo cáo, biên bản hội nghị, kết luận và biên bản điều tra về việc được xác định tính chất có hại sức khoẻ và sản xuất và việc giảm bớt giờ làm vì tính chất có hại cho sức khoẻ. a) Cơ quan lập Vĩnh viễn D) Thi đua: 53 Quyết định lời kêu gọi về tổ chức thi đua xã hội chủ nghĩa, tiêu chuẩn về thi đua xã hội chủ nghĩa của cơ quan. a) Cơ quan lập Vĩnh viễn b) Cơ quan khác Tạm thời 54 Báo cáo, Kết luận, Biên bản và những tài liệu khác về giám định và nghiên cứu các quá trình lao động của những ngươì tiên tiến và những người phát minh cải tiến trong sản xuất. a) Cơ quan lập Vĩnh viễn b) Cơ quan khác Lâu dài 55 Biên bản hội nghị, Bản ghi tốc ký các cuộc đại hội, hội nghị của các anh hùng, chiến sĩ thi đua toàn quốc, toàn ngành và của những người tiên tiến trong sản xuất. a) Cơ quan triệu tập Vĩnh viễn b) Gửi cơ quan khác Tạm thời
47. 56 Báo cáo tổng kết hằng năm về kết quả thi đua xã hội chủ nghĩa, danh sách (kèm theo thành tích, sơ yếu lý lịch các đội, cá nhân đạt danh hiệu thi đua xã hội chủ nghĩa (anh hùng, chiến sĩ thi đua toàn quốc) a) Cơ quan lập Vĩnh viễn b) Gửi cơ quan để biết, tham khảo Tạm thời E) Tổ chức lao động: 57 Báo cáo, tổng kết về các biện pháp nâng cao hiệu suất lao động. a) Cơ quan lập Vĩnh viễn c) Cơ quan khác Tạm thời 58 Các hợp đồng tập thể đã được duyệt, các biên bản về việc thực hiện các hợp đồng tập thể ở các cuộc họp công nhân viên chức, báo cáo và thông báo tin tức về việc thực hiện hợp đồng. a) Cơ quan lập Tạm thời 59 Đề nghị của công nhân viên chức về các biện pháp nâng cao năng suất lao động được chấp nhận. a) Cơ quan quản lý Vĩnh viễn b) Cơ quan xét duyệt Lâu dài c) Cơ quan khác Tạm thời 60 Báo cáo, Biên bản, Lời phát biểu tham luận của các hội nghị, chuyên đề về nâng cao năng suất lao động, tổ chức cải tiến lề lối làm việc, trao đổi kinh nghiệm về sản xuất, về lãnh đạo và quản lý, v.v. a) Cơ quan lập Vĩnh viễn b) Cơ quan khác Tạm thời G) Hoạt động phát minh sáng chế: 61 Các quyết định, quy định về tổ chức và tiến hành lựa chọn những phát minh và sáng chế tốt nhất, những ý kiến hợp lý hoá tốt nhất. a) Cơ quan lập Vĩnh viễn b) Gửi cơ quan làm căn cứ thi hành Tạm thời 62 Những đề nghị phát minh sáng chế và hợp lý hoá được chấp nhận, các kết luận và ý kiến nhận xét về những đề nghị đó (có kèm theo biên bản xét duyệt).
48. a) Cơ quan quản lý Vĩnh viễn b) Cơ quan xét duyệt Vĩnh viễn c) Cơ quan khác Tạm thời (ĐG) 63 Những đề nghị phát minh sáng chế và hợp lý hoá bị đình hoãn vì không được tiết kiệm và không thực hiện được do trình độ kỹ thuật còn lạc hậu. a) Cơ quan quản lý 1. Về vấn đề lớn, quan trọng Vĩnh viễn Tạm thời (hết 2. Thông thường thời hạn ĐG) 64 Sổ đăng ký các đề nghị phát minh và hợp lý hoá, kế hoạch thực hiện các phát minh, hợp lý hoá đã được chấp nhận. a) Cơ quan quản lý Vĩnh viễn b) Cơ quan phê duyệt Vĩnh viễn 65 Biên bản, báo cáo các cuộc hội nghị tổng kết chuyên đề về phát minh sáng chế (về việc áp dụng, trao đổi kinh nghiệm, lãnh đạo, chỉ đạo, v.v.) a) Cơ quan lập Vĩnh viễn b) Cơ quan khác Tạm thời 66 Công văn trao đổi về việc tổ chức hoạt động phát minh sáng chế. a) Về vấn đề quan trọng Lâu dài b) Về những vấn đề thông thường Tạm thời 67 Nguyên tắc, chế độ, chính sách về bảo hiểm xã hội (hưu trí, thương binh, tử tuất, mất sức, v.v.). a) Cơ quan lập Vĩnh viễn Tạm thời (khi b) Cơ quan chịu trách nhiệm thi hành hết thời hạn hiệu lực) 68 Biên bản hội nghị của các Uỷ ban xét cấp, tăng, giảm, bỏ tiền trợ cấp, quy định thời gian lao động. a) Cơ quan lập Vĩnh viễn
49. b) Cơ quan khác Tạm thời 69 Bảo quản như Hồ sơ của những người được xét bảo hiểm xã hội. hs cá nhân cán bộ, nhân viên. 70 Sổ đăng ký tên người hưởng lương hưu trí và nhận tiền trợ cấp. a) Cơ quan lập Vĩnh viễn 71 Báo cáo hằng năm và nhiều năm về tình hình thực hiện chế độ chính sách bảo hiểm xã hội. a) Cơ quan lập Vĩnh viễn b) Cơ quan khác Tạm thời 72 Đơn từ khiếu nại của những người được bảo hiểm xã hội. a) Về những vấn đề nghiêm trọng Lâu dài b) Bình thường Tạm thời 73 Công văn trao đổi về việc hưu trí, bảo hiểm xã hội, trợ cấp a) Cơ quan lập V - Kế toán tài vụ (đơn vị hành chính sự nghiệp) 74 Các báo cáo kế toán cùng các bảng giải thích, thuyết minh. Năm Vĩnh viễn Quý Lâu dài Tháng Tạm thời 75 Các báo cáo về cấp phát tài chính: Năm Vĩnh viễn Quý Lâu dài Tháng Tạm thời 76 Quyết định xét duyệt báo cáo quyết toán của cơ quan cấp trên Năm Vĩnh viễn Quý Lâu dài 77 Quyết định về thanh lý tài sản và báo cáo tình hình thanh lý tài sản Vĩnh viễn cùng với bảng phụ lục và thuyết minh. 78 Nhật ký sổ cái, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ cái và bảng cân đối tài
50. khoản, sổ cái và các nhật ký chứng từ 79 Mẫu chữ ký Lâu dài 80 Lý lịch tài sản cố định Vĩnh viễn 81 Biên bản giao nhận tài sản cố định Vĩnh viễn 82 Sổ quỹ Vĩnh viễn 83 Các chứng từ về hạch toán quỹ tiền mặt, phiếu thu, phiếu chi, báo cáo quỹ, các chứng từ gốc có liên quan tới việc thu chi quỹ tiền mặt, biên Lâu dài bản kiểm tra quỹ tiền mặt, biên bản kiểm kê quỹ và các chứng khoán có giá trị như tiền, biên bản kiểm tra quỹ. 84 Sổ theo dõi tiền tạm ứng, các báo cáo thanh toán tiền mặt tạm ứng và các chứng từ gốc có liên quan tới việc xuất tiền tạm ứng, chi tiêu và Tạm thời thanh toán tiền tạm ứng. 85 Bảng tính lương và thanh toán tiền lương cho công nhân viên chức Tạm thời trong đơn vị. 86 Quyết định, bản kê và bản sao về các khoản khấu trừ lương. Tạm thời 87 Quyết định điều động, thôi trả lương, nâng cấp, nâng bậc, quyết định về bồi thường vật chất, quyết định của các toà án về bồi thường tài Tạm thời sản và khấu trừ lương. 88 Bảng chấm công và các chứng từ gốc có liên quan tới việc tính lương. Tạm thời 89 Bảng thanh toán làm đêm, thêm giờ, bảng thanh toán bồi dưỡng nóng, Tạm thời độc hại. 90 Những tài liệu và chứng từ về thanh toán bảo hiểm xã hội, bảng thanh toán trợ cấp bảo hiểm xã hội, phiếu trợ cấp bảo hiểm xã hội, các Tạm thời chứng từ của bệnh viện, cơ quan y tế, các chứng từ khác có liên quan tới việc thanh toán và trợ cấp bảo hiểm xã hội. 91 Bản sao về các khoản tiền trợ cấp thôi việc, mất sức, hưu trí. Tạm thời 92 Biên bản, báo cáo thanh tra, kiểm tra tài chính, kế toán của các cơ quan tài chính, ngân hàng, cơ quan chủ quản cấp trên và của bản thân Tạm thời đơn vị (đối với các đơn vị phụ thuộc) 93 Biên bản, các phụ lục thuyết minh khi bàn giao thủ kho, thủ quỹ, kế toán trưởng và những người phụ trách vật chất khác. 94 Bảo quản cho Biên bản về tình hình xảy ra tai nạn lao động, sự cố hư hỏng thiết bị đến khi giải
51. máy móc, các vụ biên thu vật tư tài sản và các sự quyết xong (ĐG) VI - Văn thư, lưu trữ 95 Những quy định của cơ quan về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ. a) Cơ quan lập 1. Quan trọng Vĩnh viễn 2. Bình thường Lâu dài b) Cơ quan phê duyệt Lâu dài 96 Sổ đăng ký công văn đi, đến a) Loại Chỉ thị, Nghị quyết, Thông tư, Quyết định. Lâu dài b) Loại mật Lâu dài c) Các loại công văn khác Lâu dài 97 Tập công văn đi a) Loại Chỉ thị, Nghị quyết, Thông tư, Quyết định. Lâu dài b) Mật Lâu dài c) Loại bình thường Tạm thời 98 Báo cáo cơ quan về công tác văn thư, công tác lưu trữ. a) Hằng năm, nhiều năm. Lâu dài b) Hằng quý, 6 tháng. Tạm thời 99 Tài liệu các hội nghị tổng kết công tác văn thư, lưu trữ của ngành, của Vĩnh viễn cơ quan. 100 Mục lục hồ sơ đã chỉnh lý và mục lục hồ sơ nộp kho lưu trữ Nhà nước Vĩnh viễn cấp trung ương và địa phương. 101 Danh mục hồ sơ, sổ sách xuất nhập, tra tìm tài liệu lưu trữ. Lâu dài 102 Công văn trao đổi về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ. Tạm thời VII - Tài liệu chuyên môn riêng Chương này như phần hướng dẫn trên đã quy định, các cơ quan tự biên soạn lấy. 2.2. Bảng thời hạn bảo quản chuyên ngành: Là bảng thời hạn bảo quan tài liệu
52. của một ngành nhất định. Bảng thời hạn bảo quản này thường do các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ xây dựng để áp dụng cho ngành mình. Ví dụ: Bảng thời hạn bảo quản tài liệu kế toán VI. Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu 1. Các giai đoạn xác định giá trị tài liệu Công tác xác định giá trị tài liệu là một hoạt động tương đối phức tạp của công tác lưu trữ. Vì vậy việc làm này thường phải trải qua 3 giai đoạn: 1.1. Xác định giá trị tài liệu ở văn thư Đây là giai đoạn đầu tiên trong công tác xác định giá trị trị tài liệu, giai đoạn này được thực hiện trong suốt quá trình giải quyết công việc ở văn thư. Ta có thể hiểu rõ hơn giai đoạn đoạn này qua sơ đồ sau đây: Văn bản đi - đến hàng ngày Loại Giải quyết công việc, Giấy nháp, giấy trắng sưu tầm, tập hợp văn và các loại giấy tờ bản để lập hồ sơ vô dụng khác Chọn Tài liệu có giá trị lịch sử Tài liệu có giá trị Huỷ theo quy định (Thời hạn bảo quản: VV) thực tiễn của Nhà nước ( Thời hạn bảo quản: TT) Giải thích: Trong quá trình hoạt động hàng ngày, các cơ quan, tổ chức thường xuyên tiếp nhận các văn bản đến và phát hành các văn bản đi. Trong số các văn bản đến có thể có tài liệu tham khảo. Cán bộ, nhân viên phụ trách giải quyết các văn bản đó phải tiến hành lập hồ sơ. Quá trình lập hồ sơ cần phải loại các tài liệu tham khảo, giấy nháp, giấy trắng và các loại giấy tờ vô dụng khác. Các tài liệu này đuợc tiêu huỷ theo quy định của Nhà nước. Những tài liệu được lựa chọn chia thành hai loại:
53. - Loại có giá trị lịch sử: Loại này được quy định thời hạn bảo quản là Vĩnh viễn. - Loại có giá trị thực tiễn: Loại này được quy định thời hạn bảo quản Lâu dài và Tạm thời Tài liệu sau khi được xác định giá trị ở văn thư sẽ được giao nộp vào lưu trữ cơ quan . 1.2. Xác định giá trị tài liệu ở lưu trữ hiện hành Đây là giai đoạn thứ hai của công tác xác định giá trị tài liệu. ở gia đoạn này, việc xác định giá trị tài liệu được thực hiện quy củ hơn. Ta có thể hiểu rõ hơn giai đoạn này qua sơ đồ sau: Hồ sơ tài liệu tiếp nhận từ giai đoạn văn thư Loại Xác định giá trị tài liệu Tài liệu trùng thừa Chọn Tài liệu có giá trị lịch sử Tài liệu có giá trị Huỷ theo quy định (Thời hạn bảo quản: VV) thực tiễn của Nhà nước ( Thời hạn bảo quản: TT) Giải thích: Sau khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu được giao nộp từ giai đoạn văn thư, lưu trữ hiện hành tiến hành xác định giá trị tài liệu lần thứ hai. Việc xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn này phải thông Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Trong quá trình xác định giá trị tài liệu, ta loại bỏ các tài liệu trùng thừa. Các tài liệu này đuợc tiêu huỷ theo quy định của Nhà nước. Những tài liệu được lựa chọn chia thanh hai loại: - Loại có giá trị lịch sử: Loại này được quy định thời hạn bảo quản là Vĩnh viễn.
54. Loại này được bảo quản riêng để giao nộp vào lưu trữ lịch sử khi đến thời hạn quy định. - Loại có giá trị thực tiễn: Loại này được quy định thời hạn bảo quản Lâu dài và Tạm thời. Loại này được bảo quản tại cơ quan để phục vụ hoạt động hành ngày 1.3. Xác định giá trị tài liệu ở lưu trữ lịch sử Đây là giai đoạn cuối cùng của công tác xác định giá trị tài liệu. Việc xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn này đuợc thực hiện một cách tối ưu hoá nhằm lựa chọn những tài liệu có giá trị cao nhất để đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ lịch sử. Có thể hiểu rõ hơn giai đoạn này qua sơ đồ sau đây: Hồ sơ tài liệu tiếp nhận từ giai đoạn văn thư Tiếp tục loại bỏ tài liệu Xác định giá trị tài liệu trùng thừa tối ưu hoá Tài liệu có giá trị lịch sử Huỷ theo quy định (Thời hạn bảo quản: VV) của Nhà nước Giải thích: Sau khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu được giao nộp từ các lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịhc sử tiến hành xác định giá trị tài liệu lần cuối cùng. Việc xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn này được thực hiện một cách tối ưu hoá, phải thông qua Hội đồng xác định giá trị tài liệu (đối với các cơ quan ở địa phương) và Hội đồng Thẩm tra giá trị của tài liệu (đối với các cơ quan Trung ương). Ở giai đoạn này, ta tiếp tục loại bỏ các tài liệu trùng thừa để tiêu huỷ theo quy định của nhà nước. Những tài liệu còn lại chỉ có một giá trị, đó là giá trị lịch sử. Khối tài liệu này sẽ được bảo quản chu đáo nhằm phục vụ các yêu cầu khai thác sử dụng.
55. Như vậy: Ba giai đoạn nêu trên luôn có mối quan hệ mật thiết với nhau. Thực hiện tốt giai đoạn thứ nhất sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho giai đoạn thứ hai và thứ ba. Đồng thời góp phần nâng cao chất lượng của công tác xác định giá trị tài liệu. 3. Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị (Theo hướng dẫn tại công văn số: 879/VTLTNN- NVĐP, ngày 19/12/2006 của Cực Văn thư và Lưu trữ Nhà nước V/v Hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị). 3.1. Nguyên tắc chung - Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm đúng thủ tục và quy trình quy định; - Tài liệu hết giá trị phải được Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức xem xét và cơ quan quản lý lưu trữ cấp trên thẩm định trước khi người có thẩm quyền ra quyết định tiêu huỷ; - Khi Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức xét huỷ tài liệu hết giá trị phải đồng thời xem xét cả mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại; - Khi tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải bảo đảm tiêu huỷ hết thông tin ghi trên tài liệu. 3.2. Tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Việc xét và tiêu huỷ tài liệu hết giá trị được thực hiện theo các bước sau: 3.2.1. Lập danh mục tài liệu hết giá trị và viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị a. Lập danh mục tài liệu hết giá trị Danh mục tài liệu hết giá trị được lập trong hai trường hợp sau: - Thứ nhất, trong quá trình chỉnh lý: Tài liệu hết giá trị loại ra được lập thành các tập, tóm tắt tiêu đề, sắp xếp theo phương án phân loại và thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị. Mẫu TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRỊ TÀI LIỆU Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
56. , ngày . tháng . năm . DANH MỤC TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ Phông (khối) Bó số Tập số Tiêu đề hồ sơ hoặc tập tài liệu Lý do huỷ Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) Hướng dẫn cách ghi: Phông (khối): Ghi tên phông hoặc khối tài liệu (1): Ghi thứ tự các bó (cặp) tài liệu. Số thứ tự được ghi liên tục cho một phông (hoặc khối) tài liệu. (2): Ghi số thứ tự hồ sơ hoặc tập tài liệu hết giá trị trong từng bó (cặp). (3): Ghi tiêu đề của hồ sơ hoặc tài liệu hết giá trị. Tiêu đề tài liệu hết giá trị phải phán ánh hết nội dung tài liệu bên trong. (4): Ghi lý do huỷ tài liệu như: hết thời hạn bảo quản; bị bao hàm (đối với kế hoạch, báo cáo tháng, quý mà đã giữ báo cáo 6 tháng hoặc năm); trùng; tài liệu bị rách nát không còn khả năng phục hồi; bản nháp; tư liệu tham khảo; bản chụp Đối với những hồ sơ hoặc tập tài liệu bị bao hàm, trùng thừa phải ghi rõ bị bao hàm hoặc trùng với hồ sơ nào trong mục lục hồ sơ giữ lại. (5): Ghi ý kiến của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc các ghi chú khác. - Thứ hai, trong khi xem xét loại ra khỏi phông những hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản: Những hồ sơ đã hết thời hạn bảo quản được thống kê theo phương án phân loại thành danh mục tài liệu hết giá trị. b. Viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị Mẫu: TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRỊ TÀI LIỆU Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
57. , ngày . tháng . năm . BẢN THUYẾT MINH TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ Phông (khối) Thời gian của Phông (khối) tài liệu . I. Tóm tắt tình hình khối tài liệu hết giá trị 1. Sự hình thành khối tài liệu hết giá trị: Tài liệu được loại ra khi nào? (Trong quá trình chỉnh lý hay khi tiến hành đánh giá độc lập phông (khối) tài liệu lưu trữ?) 2. Số lượng: Tổng số tài liệu khi đưa ra chỉnh lý là mét; hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản là mét; số lượng tài liệu loại ra mét (bó, gói); tỷ lệ loại ra so với tài liệu giữ lại là %. 3. Thời gian: Thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của khối tài liệu hết giá trị. II. Tóm tắt thành phần và nội dung chủ yếu của tài liệu hết giá trị Tài liệu hết giá trị bao gồm các nhóm: Tài liệu hết thời hạn bảo quản, tài liệu bị bao hàm, tài liệu trùng, tài liệu bị rách nát không khôi phục được, tư liệu tham khảo, bản chụp 1. Nhóm tài liệu hết thời hạn bảo quản: Gồm những tài liệu gì ? Nội dung về vấn đề gì? Tác giả? Thời gian? Lý do huỷ ). 2. Nhóm tài liệu bị bao hàm: Gồm những tài liệu gì? Về vấn đề gì? Lý do huỷ 3. Nhóm tài liệu trùng: Gồm những tài liệu gì? 4. Nhóm tư liệu: Gồm những loại nào? Nội dung về vấn đề gì? , ngày tháng .năm NGƯỜI VIẾT THUYẾT MINH 3.2.2. Trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức hồ sơ xét huỷ tài liệu hết giá trị Đơn vị hoặc người được giao nhiệm vụ có trách nhiệm trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức hồ sơ xét huỷ tài liệu hết giá trị. Hồ sơ trình gồm có: - Tờ trình về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; - Danh mục tài liệu hết giá trị;
58. - Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; - Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại; - Dự thảo quyết định về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (nếu cơ quan, tổ chức chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu). 3.2.3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện việc xét huỷ tài liệu hết giá trị a. Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu - Đối với tài liệu bảo quản tại lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức, Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm: + Chánh văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các cơ quan, tổ chức tương đương ở trung ương; Chánh văn phòng Uỷ ban nhân cấp tỉnh, cấp huyện hoặc cấp phó của người đứng đầu đối với cơ quan, tổ chức khác: Chủ tịch Hội đồng; + Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu đưa ra xét huỷ: uỷ viên; + Đại diện của lưu trữ cơ quan, tổ chức: uỷ viên. - Đối với tài liệu bảo quản tại lưu trữ lịch sử các cấp, Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm: + Đại diện lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Chánh Văn phòng UBND huyện: Chủ tịch Hội đồng; + Trưởng các đơn vị nghiệp vụ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Trưởng phòng Hành chính Văn phòng UBND huyện và cán bộ lưu trữ huyện: uỷ viên; b. Phương thức làm việc của Hội đồng xác định giá trị tài liệu trong việc xét huỷ tài liệu hết giá trị - Từng thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại, kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần); - Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số về tài liệu dự kiến loại. Nội dung cuộc họp được lập thành biên bản có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng
59. (thực hiện theo mẫu). Biên bản được lập thành 2 bản, một bản lưu tại hồ sơ huỷ tài liệu của cơ quan, tổ chức và một bản đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị. TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Độc lập - Tự do - Hạnh phúc , ngày . tháng . năm . BIÊN BẢN Họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu Căn cứ Điều 16 của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 và Điều 12 của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia và Quyết định số ngày . . . .tháng năm của . về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Hôm nay, vào hồi .giờ ngày tháng năm , Tại Hội đồng xác định giá trị của (cơ quan, tổ chức) gồm có: . (ghi rõ họ tên các thành viên trong Hội đồng) Chủ toạ: . Thư ký: Nội dung họp: Xét huỷ tài liệu hết giá trị Phông (khối) tài liệu Sau khi nghiên cứu, xem xét Danh mục tài liệu hết giá trị của Phông (khối) và kiểm tra thực tế, các thành viên trong Hội đồng có ý kiến như sau: 1 2 . Chủ toạ cuộc họp thống nhất kết luận: 1. Đề nghị giữ lại những tập (hồ sơ) tài liệu số: , nêu lý do (nếu có). 2. Đề nghị (người có thẩm quyền) xem xét, quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu theo Danh mục đính kèm. Hội đồng thông qua biên bản cuộc họp, với ý kiến nhất trí /
60. Cuộc họp kết thúc vào hồi h ngày ./. THƯ KÝ CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG (họ, tên, chữ ký) (họ, tên, chữ ký) c) Hoàn chỉnh danh mục tài liệu hết giá trị và hồ sơ trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, gửi cơ quan có thẩm quyền thẩm tra. Hồ sơ đề nghị thẩm tra gồm: - Công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị TÊN CQ, TC CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: / - . , ngày . tháng . năm . V/v đề nghị thẩm tra TL hết giá trị Kính gửi: . Danh mục tài liệu hết giá trị của Phông (khối) .được lập ra trong quá trình phân loại, chỉnh lý tài liệu (hoặc trong quá trình xác định giá trị tài liệu). Danh mục đã được Hội đồng xác định giá trị tài liệu của (cơ quan, tổ chức) xem xét, kiểm tra và nhất trí để cho phép tiêu huỷ. Để việc tiêu huỷ tài liệu được thực hiện đúng theo quy định pháp luật, (cơ quan, tổ chức) gửi hồ sơ xét huỷ tài liệu hết giá trị của Phông (khối) đề nghị .thẩm tra và cho ý kiến bằng văn bản để (cơ quan, tổ chức) có cơ sở ra quyết định tiêu huỷ số tài liệu hết giá trị trên./. Nơi nhận: QUYỀN HẠN VÀ CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ - Như trên; - Lưu VT, (Chữ ký, dấu) - Danh mục tài liệu hết giá trị; - Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; - Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu. 3.2.4. Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu huỷ
61. a) Thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 12 của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, cụ thể: - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thẩm tra tài liệu hết giá trị bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. + Việc thẩm tra tài liệu hết giá trị bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia: do Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước giúp Cục trưởng thực hiện. + Việc thẩm tra tài liệu hết giá trị của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia: do đơn vị chức năng của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước giúp Cục trưởng thực hiện. - Cơ quan quản lý lưu trữ của tỉnh thẩm tra tài liệu hết giá trị của Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện và của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh. - Cơ quan quản lý lưu trữ của huyện thẩm tra tài liệu hết giá trị của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ huyện và của xã. - Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp trên giúp người đứng đầu thẩm tra tài liệu hết giá trị của các tổ chức trực thuộc không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử. Việc thẩm tra tài liệu hết giá trị ở các cấp tỉnh, huyện và của các cơ quan, tổ chức cấp trên đối với cấp dưới do đơn vị hoặc cá nhân được giao chức năng quản lý lưu trữ giúp người đứng đầu thực hiện. b) Nội dung thẩm tra tài liệu hết giá trị Sau khi nhận được hồ sơ đề nghị thẩm tra, cơ quan quản lý lưu trữ có thẩm quyền nghiên cứu hồ sơ để thẩm tra về thủ tục xét huỷ và thành phần nội dung tài liệu hết giá trị, kiểm tra đối chiếu với thực tế tài liệu (nếu cần) và trả lời bằng văn bản về ý kiến thẩm tra. c) Thời gian thẩm tra tài liệu hết giá trị: không quá 30 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị thẩm tra. 3.2.5. Hoàn thiện hồ sơ trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu huỷ tài
62. liệu hết giá trị Căn cứ vào kết luận của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và ý kiến thẩm tra của cơ quan quản lý lưu trữ có thẩm quyền, nếu có yêu cầu phải chỉnh sửa hồ sơ thì cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị phải hoàn thiện hồ sơ và trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị. Việc hoàn thiện hồ sơ thực hiện theo những nội dung sau: a) Những hồ sơ, tài liệu được yêu cầu giữ lại bảo quản phải được sắp xếp bổ sung vào mục lục hồ sơ tương ứng của phông (khối) tài liệu; b) Hoàn thiện hồ sơ và danh mục tài liệu hết giá trị: ghi lại tổng số bó, tập tài liệu hết giá trị được phép tiêu huỷ; ghi lại số và đánh số lại trật tự các bó, tập (nếu cần); hoàn chỉnh lại tiêu đề các tập; viết lại lý do loại; c) Trình cấp có thẩm quyền ra quyết định về việc tiêu huỷ Thẩm quyền quyết định cho tiêu huỷ tài liệu hết giá trị thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 12 của Nghị định số: 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, - Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia; - Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, người đứng đầu các cơ quan, tổ chức khác thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức; - Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh; - Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức; - Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại Lưu trữ huyện; - Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ huyện quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức mình; - Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của xã;