›
›

Tài liệu hướng dẫn học tập Hệ thống thông tin kế toán 2 - ThS Trần Tuyết Thanh

pdf 79 trang phuongnguyen 2890
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Tài liệu hướng dẫn học tập Hệ thống thông tin kế toán 2 - ThS Trần Tuyết Thanh", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdftai_lieu_huong_dan_hoc_tap_he_thong_thong_tin_ke_toan_2_ths.pdf

Nội dung text: Tài liệu hướng dẫn học tập Hệ thống thông tin kế toán 2 - ThS Trần Tuyết Thanh

  1. TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM Khoa Kế tốn – Kiểm tốn Tài liệu hướng dẫn học tập HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN 2 Biên soạn: ThS Trần Tuyết Thanh (Lưu hành nội bộ - Năm 2011) -0-
  2. CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNH 1.1- Tổng quan về chương trình 1.1.1 Cài đặt chương trình: Thực hiện cài đặt chương trình theo các bước sau 1- Giải nén file FA2009.Edu 2- Tìm thư mục WS 3- Tìm biểu tượng Vfb7.exe (hinh con cáo), click chuột phải chọn chức năng “Sent to desktop” 4- Ra desktop, click chuột phải vào biểu tượng của chương trình, chọn chức năng “Properties” 5- Tại dịng Start in: bơi đen dịng thơng tin rồi bấm tổ hợp phím “Ctrl + C” 6- Tại dịng Target: đặt con trỏ chuột vào vị trí cuối cùng rồi thực hiện các thao tác sau: ấn phím trắng (phím spacebar) gõ các ký tự -t ấn phím trắng bấm tổ hợp phím “Ctrl + V” gõ các ký tự \k Ví dụ: Tại dịng Start in cĩ nội dung: "C:\FILE FAST 2009\FA2009.Edu\WS" thì dịng Target cĩ nội dung sau: "C:\FILE FAST 2009\FA2009.Edu\WS\vfp7.exe" -t "C:\FILE FAST 2009\FA2009.Edu\WS\k" -1-
  3. 1.1.2 Bắt đầu làm việc với chương trình: Nhập tên ABC gõ phím “Enter” Nhập tên: ABC Enter Các phân hệ Chức năng tương Chi tiết các nghiệp vụ ứng của phân hệ chức năng 1.2- Chức năng của các phân hệ nghiệp vụ Hệ thống: • Khai báo các tham số hệ thống và các tham số tùy chọn • Quản lý và bảo trì số liệu • Quản lý và phân quyền cho người sử dụng. Kế tốn tổng hợp: • Phân hệ kế tốn tổng hợp cĩ thể dùng như một phân hệ cơ sở và độc lập hoặc liên kết thống nhất với tất cả các phân hệ khác của chương trình. • Tại phân hệ kế tốn tổng hợp ta cĩ thể cập nhật các phiếu kế tốn tổng quát, các bút tốn phân bổ, kết chuyển cuối kỳ, các bút tốn định kỳ và các bút tốn điều chỉnh. Ngồi ra phân hệ kế tốn tổng hợp thực hiện tổng hợp số liệu từ tất cả các phân hệ khác. • Phân hệ kế tốn tổng hợp thực hiện lên các sổ sách, báo cáo kế tốn, báo cáo thuế. Kế tốn tiền mặt, tiền gửi và tiền vay: • Theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng • Theo dõi theo tiền VNĐ và ngoại tệ • Theo dõi tiền gửi, tiền vay tại nhiều ngân hàng khác nhau • Theo dõi số dư tức thời tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại từng tài khoản ở các NH • Theo dõi thanh tốn thu chi theo khách hàng, hợp đồng, hố đơn mua bán và theo các khoản mục chi phí • Theo dõi chi tiết tình hình vay tiền, tính lãi, trả nợ gốc, số dư theo từng khế ước vay tại các ngân hàng, các đối tượng cho vay khác -2-
  4. • Theo dõi chi tiết tình hình cho vay, tạm ứng và tình hình thu hồi các khoản cho vay, thanh tốn tạm ứng của từng đối tượng Kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu: • Cập nhật các hố đơn bán hàng, bao gồm hố đơn bán hàng hố và hố đơn bán dịch vụ. • Cập nhật danh mục giá bán của hàng hố. • Cập nhật các phiếu nhập hàng bán bị trả lại và dịch vụ bị trả lại. • Cập nhật các hĩa đơn giảm giá, bao gồm giảm giá dịch vụ và giảm giá hàng bán. • Cập nhật các chứng từ ghi nợ, ghi cĩ, bù trừ cơng nợ. • Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng bán ra. • Theo dõi giá vốn, doanh thu, lợi nhuận theo từng mặt hàng, nhĩm hàng. • Theo dõi bán hàng theo bộ phận, cửa hàng, nhân viên bán hàng, theo hợp đồng. • Tính thuế GTGT của hàng hố bán ra. • Theo dõi các khoản phải thu, tình hình thu tiền và tình trạng cơng nợ của khách hàng. • Phân hệ kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu liên kết số liệu với kế tốn tiền mặt, tiền gửi để cĩ thể lên được các báo cáo cơng nợ và chuyển số liệu sang phân hệ kế tốn tổng hợp và kế tốn hàng tồn kho. Kế tốn mua hàng và cơng nợ phải trả: • Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng mua vào theo mặt hàng, nhà cung cấp và đơn hàng/hợp đồng. • Tính thuế GTGT của hàng hố mua vào. • Theo dõi các khoản phải trả và việc thanh tốn cho các nhà cung cấp. • Cập nhật các phiếu nhập mua: nội địa, nhập khẩu, chi phí mua hàng, hố đơn mua dịch vụ. • Cập nhật các phiếu xuất trả lại nhà cung cấp. • Cập nhật các chứng từ phải trả khác và chứng từ bù trừ cơng nợ. • Theo dõi theo VNĐ và ngoại tệ • Phân hệ kế tốn mua hàng và cơng nợ phải trả liên kết số liệu với phân hệ kế tốn tiền mặt, tiền gửi để cĩ thể lên được các báo cáo cơng nợ và chuyển số liệu sang phân hệ kế tốn tổng hợp, kế tốn hàng tồn kho. Kế tốn hàng tồn kho: • Vào các phiếu nhập (nhập mua, nhập từ sản xuất và nhập khác) • Vào các phiếu xuất (xuất cho sản xuất, xuất điều chuyển kho và xuất khác) • Theo dõi tồn kho tức thời và tồn kho cuối kỳ • Tính giá vật tư tồn kho: giá trung bình tháng, giá trung bình ngày, giá NTXT hoặc giá đích danh • Cập nhật thơng tin và phân loại danh điểm vật tư • Theo dõi theo VNĐ và ngoại tệ • Phân hệ kế tốn hàng tồn kho liên kết số liệu với phân hệ kế tốn bán hàng, kế tốn cơng nợ phải trả, kế tốn cơng nợ phải thu, kế tốn tổng hợp, kế tốn chi phí giá thành. Kế tốn Tài sản cố định, cơng cụ dụng cụ: • Theo dõi tài sản cố định về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị cịn lại, nguồn vốn, bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng, nước sản xuất, ngày đưa vào sử dụng, -3-
  5. • Theo dõi các thay đổi về tài sản như: tăng giảm giá trị, thơi tính khấu hao, giảm tài sản, điều chuyển tài sản giữa các bộ phận. • Tính khấu hao và lên bảng phân bổ khấu hao. • Tạo bút tốn hạch tốn phân bổ khấu hao TSCĐ. • Theo dõi tình hình sử dụng cơng cụ, dụng cụ. Kế tốn chi phí và tính giá thành: • Tính giá thành sản phẩm cơng trình xây lắp • Tính giá thành sản phẩm sản xuất liên tục • Tính giá thành sản phẩm theo đơn hàng Báo cáo thuế: • Trình bày các báo cáo thuế dựa trên các số liệu được cập nhật ở các phân hệ khác 1.3- Các phím chức năng: • F1 - Trợ giúp • F3 - Sửa một bản ghi (khi làm việc với danh mục từ điển) • F4 - Thêm một bản ghi mới • F5 - Tra cứu theo mã hoặc theo tên trong danh điển - Xem số liệu chi tiết khi đang xem số liệu tổng hợp - Xem các chứng từ liên quan đến c.từ đang cập nhật. • F6 - Lọc tìm số liệu khi xem các báo cáo • F6 - Đổi mã hoặc ghép mã khi làm việc với các danh mục từ điển • ^F6 - Đổi mã hoặc ghép mã khi làm việc với các danh mục từ điển • F7 - In • F8 - Xố một bản ghi • F9 - Máy tính • F10 - Chọn một chức năng tuỳ chọn. Ví dụ khi xem số liệu báo cáo ta muốn thay đổi các kiểu xem số liệu. • Esc – Thốt • Ctrl + A - Chọn tất cả. • Ctrl + U - Khơng chọn tất cả • ^F - Tìm một xâu ký tự trong màn hình xem số liệu • ^G - Tìm tiếp xâu ký tự đã đượckhai báo khi tìm lần đầu (^F) trong màn hình xem số liệu. 1.4- Trình tự sử dụng phần mềm Xây dựng hệ thống các danh mục Cập nhật số liệu đầu kỳ, đầu năm Cập nhật chứng từ phát sinh Thực hiện các bút tốn phân bổ, kết chuyển cuối kỳ Xem – In – Trích xuất dữ liệu, báo cáo -4-
  6. CHƯƠNG 2: XÂY DỰNG CÁC DANH MỤC Thơng tin về đơn vị kế tốn như sau Tên doanh nghiệp: Cơng ty thương mại ABC Trụ sở: 97 Võ Văn Tần, P6 Q3 Điện thoại: 08-39303611 Mã số thuế: 0300000001 Giám đốc: Nguyễn Ngọc Nga Kế tốn trưởng: Trần Tuấn Tú Chế độ kế tốn áp dụng: chế độ kế tốn doanh nghiệp theo quyết định 15 Phương pháp kế tốn thuế GTGT: phương pháp khấu trừ Phương pháp kế tốn hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Trung bình tháng Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng Tài khoản tiền gởi VND và USD tại ngân hàng DAB 2.1 Xây dựng các danh mục trong phân hệ nghiệp vụ Hệ thống: 2.1.1 Khai báo ngày bắt đầu của năm tài chính và kỳ nhập liệu đầu tiên: Dùng để khai báo ngày bắt đầu của năm tài chính - thơng thường các doanh nghiệp Việt Nam cĩ năm tài chính bắt đầu từ 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 - và khai báo kỳ nhập liệu đầu tiên khi bắt đầu sử dụng chương trình. Nghiệp vụ: Đơn vị bắt đầu sử dụng phần mềm vào ngày 01/04/2010. Thực hiện khai báo ngày bắt đầu của năm tài chính và khai báo kỳ nhập liệu đầu tiên Hệ thống / Danh mục từ điển và tham số tùy chọn/ Khai báo ngày bắt đầu của năm tài chính Hệ thống / DM từ điển và tham số tùy chọn / Khai báo kỳ nhập liệu đầu tiên trong Fast 2.1.2 Khai báo các tham số tùy chọn: Dùng để khai báo một số tham số tuỳ chọn để chương trình phù hợp nhất với từng doanh nghiệp cụ thể. Nghiệp vụ: Khai báo lại Mã số thuế của đơn vị, địa chỉ, điện thoại, Hệ thống / danh mục từ điển và tham số tùy chọn / Khai báo các tham số tùy chọn -5-
  7. Muốn sửa lại tham số hệ thống nào thì thực hiện như sau: + Chọn tham số cần sửa (dùng chuột hay mũi tên lên, xuống) + Click chuột vào nút “Sửa lại giá trị” + Nhập lại tham số đúng + Click nút “Nhận” 2.1.3 Danh mục đơn vị cơ sở: • Danh mục đơn vị cơ sở dùng để quản lý các đơn vị hạch tốn độc lập trong một doanh nghiệp (thường là các tổng cơng ty) cĩ nhiều đơn vị hạch tốn. • Khi nhập liệu ta phải chọn làm việc với đơn vị cơ sở nào và chương trình sẽ lưu tên của đơn vị cơ sở này vào một trường riêng trong các bản ghi trong cơ sở dữ liệu • Khi lên báo cáo chương trình cho phép lên báo cáo cho một đơn vị cụ thể hoặc cho tất cả các đơn vị (tồn doanh nghiệp). Nghiệp vụ: tạo danh mục trụ sở chính và chi nhánh số 11 (11 Đồn Văn Bơ, Q4) - Hệ thống / Danh mục từ điển và tham số tùy chọn / Danh mục đơn vị cơ sở - Bấm phím F4 -6-
  8. 2.1.4 Khai báo các màn hình nhập chứng từ: Dùng để quản lý, khai báo các thơng tin ngầm định hoặc liên quan đến các màn hình nhập chứng từ. Nghiệp vụ: Khai báo lại chứng từ là Giấy báo Cĩ của ngân hàng Hệ thống / Danh mục từ điển và tham số tùy chọn/ Khai báo các màn hình nhập chứng từ Các phím chức năng Chọn một chứng từ để xem (F2), sửa (F3) các thơng tin: -7-
  9. Giải thích các dữ liệu khai báo chứng từ: • Mã chứng từ: chương trình đã quy định cho từng màn hình cập nhật chứng từ và khơng được sửa.Mã chứng từ được dùng để nhận biết là dữ liệu, thơng tin trên các báo cáo được cập nhật từ màn hình nào, từ phân hệ nào. • Tên chứng từ : cĩ thể sửa lại cho phù hợp. • Mã chứng từ mẹ: dùng cho việc đánh số tự động các chứng từ. Trong trường hợp các màn hình cập nhật chứng từ khác nhau nhưng lại cĩ cùng một hệ thống đánh số chứng từ thì phải khai báo các màn hình này cĩ chung một mã chứng từ mẹ để cho chương trình nhận biết để đánh số tự động.Mã chứng từ mẹ phải là mã chứng từ nào đĩ trong danh mục chứng từ. Trong trường hợp màn hình cĩ hệ thống đánh số riêng thì mã chứng từ mẹ trùng với chính mã chứng từ. • Số chứng từ hiện thời: cho biết chứng từ hiện thời đã được đánh đến số bao nhiêu. Nếu ta phải thay đổi lại việc đánh số, ví dụ cần phải đánh số lại khi bắt đầu một tháng mới, thì ta chỉ việc sửa lại số chứng từ này. • Ngoại tệ ngầm định: Trong trường hợp màn hình nhập chứng từ mà các chứng từ thường cĩ cùng một đồng tiền giao dịch thì khai báo đồng tiền giao dịch này và chương trình sẽ tự động gán đồng tiền giao dịch bằng đồng tiền giao dịch (ngoại tệ) ngầm định ta khai báo. Tuy nhiên ta cĩ thể sửa lại mã ngoại tệ khi nhập chứng từ. Ngoại tệ ngầm định khai báo phải thuộc danh sách các loại tiền được khai báo trong danh mục các loại tiền. • Tiêu đề chứng từ khi in: khai báo mã chứng từ sẽ được in ra trong các báo cáo, sổ sách kế tốn. Ví dụ đối với phiếu thu tiền mặt ta khai báo mã chứng từ khi in là PT thì khi in các báo cáo thì chương trình sẽ tự động gán mã PT kèm theo số chứng từ của phiếu thu. • STT khi in bảng kê: Thơng tin này phục vụ việc sắp xếp các chứng từ khi lên các báo cáo chi tiết liên quan đến nhiều loại chứng từ khác nhau. Trong các báo cáo này, trong cùng một ngày thì các chứng từ cĩ STT bé hơn sẽ được sắp xếp trước các chứng từ cĩ STT lớn hơn. • Tài khoản thuế ngầm định: Thơng tin này sẽ tự động hiện lên trong khi nhập liệu các chứng từ cĩ liên quan đến thuế giá trị gia tăng đầu vào, ví dụ: phiếu chi, phiếu nhập mua hàng. • Số lượng chứng từ lọc sẵn khi vào màn hinh nhập chứng từ: Thơng tin này thơng báo cho chương trình biết là phải lọc ra bao nhiêu chứng từ được cập nhật sau cùng mỗi khi vào màn hình cập nhật chứng từ. Ta cĩ thể khai báo bằng 0, tức là khơng cần lọc chứng từ nào cả. • Xử lý ngầm định khi lưu chứng từ: Thơng tin này cho phép lựa chọn xử lý ngầm định khi lưu chứng từ. Cĩ 3 phương án xử lý: Lập chứng từ - Chỉ mới lập chứng từ, chưa lưu vào thẻ kho hoặc sổ cái. Chuyển vào sổ cái – Chuyển số liệu hạch tốn vào sổ cái và thẻ kho (đối với chứng từ nhập xuất) Chuyển vào thẻ kho – Chuyển số liệu cập nhật vào thẻ kho (đối với chứng từ nhập xuất) nhưng chưa chuyển số liệu hạch tốn vào sổ cái. Thơng tin trên chỉ là ngầm định trong khi cập nhật chứng từ và được phép sửa lại trực tiếp phương án xử lý khi lưu chứng từ. • Mã giao dịch ngầm định: Khai báo mã giao dịch ngầm định khi vào mới chứng từ. -8-
  10. • Sử dụng bộ phận bán hàng: Cĩ/khơng sử dụng bộ phận bán hàng trên các màn hình nhập các chứng từ liên quan đến bán hàng: hĩa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, hĩa đơn dịch vụ, phiếu nhập hàng bán bị trả lại • Cho phép trùng số chứng từ: cho phép hay khơng cho phép đánh trùng số chứng từ đối với các chứng từ khác nhau trong cùng một năm. • Sử dụng trường tên người giao dịch: Thơng tin này cho phép cập nhật hay khơng cập nhật trường tên người giao dịch trên chứng từ. Ví dụ: người nhận tiền trên phiếu chi, người nộp tiền trên phiếu thu • Sử dụng trường ngày lập chứng từ: Thơng tin này cho phép sửa hay khơng sửa trường ngày lập chứng từ. Bình thường ngày lập chứng từ được chương trình tự động gán bằng ngày hạch tốn. • Lọc theo người sử dụng: Việc lọc chứng từ theo người sử dụng chỉ thực sự cần thiết trong trường hợp phịng kế tốn lớn, cĩ nhiều kế tốn viên cùng sử dụng một màn hình cập nhật chứng từ. 2.1.5 Danh mục quyển chứng từ: Danh mục quyển chứng từ dùng trong việc đánh số chứng từ tự động. Trong quyển chứng từ cĩ thể được dùng ở nhiều màn hình nhập liệu khác nhau, hoặc ngược lại, một màn hình cĩ thể sử dụng nhiều quyển chứng từ. Mỗi khi mở một quyển chứng từ mới ta phải khai báo thêm một quyển chứng từ trong danh mục. Ví dụ: nếu như phiếu thu được đánh số theo tháng thì mỗi tháng ta mở một quyển, chẳng hạn: PT0106, PT0206 Nghiệp vụ: Tạo danh mục các quyển chứng từ sau: Biểu thức Biểu thức Ds mã Chứng từ Mã SS Tên SS Số seri tiếp tiếp C. từ đầu ngữ vị ngữ Hĩa đơn GTGT Q1GTGT Hĩa đơn GTGT AA/10 HDA 10- -Q1 Phiếu thu Q1PT Phiếu thu PT/10 BC1; PT1 10- -Q1 Phiếu nhập Q1PN Phiếu nhập PN/10 PNA; PNB; PNF 10- -Q1 Hệ thống / danh mục từ điển và tham số tùy chọn / Danh mục quyển chứng từ -9-
  11. 2.1.6 Danh mục ngoại tệ: Dùng để quản lý các loại ngoại tệ phát sinh trong doanh nghiệp. Nghiệp vụ: Tạo danh mục ngoại tệ sau: HKD; SGD; GBP; JPY Hệ thống / danh mục từ điển và tham số tùy chọn / Danh mục tiền tệ Chọn phím F4 2.1.7 Cập nhật tỷ giá qui đổi ngoại tệ: Dùng để quản lý tỷ giá quy đổi của từng loại ngoại tệ hàng ngày ra đồng tiền hạch tốn. Nghiệp vụ: Cập nhật tỷ giá SGD ngày 15/04 là 13.450 Hệ thống / danh mục từ điển và tham số tùy chọn / Cập nhật tỷ giá quy đổi ngoại tệ 2.2- Danh mục tài khoản: Hệ thống tài khoản là xương sống của tồn bộ hệ thống kế tốn. Hầu hết mọi thơng tin kế tốn đều được phản ánh trên các tài khoản. Vì vậy việc xây dựng hệ thống tài khoản sẽ quyết định đến tồn bộ khả năng xử lý và khai thác thơng tin tiếp theo. Chương trình đã lập sẵn một hệ thống tài khoản, người sử dụng cĩ tạo thêm tài khoản mới hoặc xĩa bớt tài khoản bằng cách sử dụng các phím chức năng trên thanh cơng cụ của chương trình. Lưu ý khi xây dựng danh mục tài khoản: • Chia các tiểu khoản 621*, 622*, 154* theo phân xưởng • Khai báo các tài khoản cơng nợ: 131, 141, 1388, 136, 331,336, 3388 -10-
  12. • Khai báo phương pháp tính tỷ giá ghi sổ của các tài khoản cĩ gốc ngoại tệ. Thực hiện tạo danh mục tài khoản như sau: Kế tốn tổng hợp / Danh mục từ điển / Danh mục tài khoản Nghiệp vụ: Tạo Danh mục tài khoản tiền gởi ngân hàng bằng VND của Cơng ty ABC tại Ngân hàng Đơng Á  Chọn phân hệ Kế tốn tổng hợp / Danh mục từ điển / Danh mục tài khoản  Chọm phím chức năng F4 -11-
  13. Nghiệp vụ: Tạo Danh mục tài khoản tiền gởi ngân hàng bằng USD của Cơng ty ABC tại Ngân hàng Đơng Á 2.3- Danh mục tài khoản ngân hàng: Danh mục các ngân hàng được sử dụng trong trường hợp cần phải in các UNC, lệnh chuyển tiền trực tiếp từ chương trình. Kế tốn TM, TG, TV / Danh mục từ điển / Danh mục tài khoản ngân hàng Nghiệp vụ: Tạo Danh mục tài khoản tiền gởi ngân hàng tại Ngân hàng Đơng Á của cơng ty ABC -12-
  14. Chọn phím F4 Phải tạo danh mục tài khoản 2.4 Danh mục khách hàng, nhà cung cấp:  Danh mục khách hàng, nhà cung cấp: khai báo các thơng tin về khách hàng và nhà cung cấp.  Danh mục phân nhĩm các khách hàng, nhà cung cấp: để phân loại khách hàng, nhà cung cấp theo vùng địa lý; theo khách đại lý và khách lẻ hoặc theo mức độ ưu tiên đối với khách hàng. 2.4.1- Danh mục phân nhĩm khách hàng: Nghiệp vụ: tạo danh mục phân nhĩm khách hàng của cơng ty ABC như sau: Loại nhĩm Mã nhĩm Tên nhĩm 1 MB Miền Bắc 1 MT Miền Trung 1 MN Miền Nam 2 HN Hà Nội 2 DN Đà Nẵng 2 HCM Hồ Chí Minh 3 BD Quận Ba Đình 3 NHS Ngũ Hành Sơn 3 VVT Võ Văn Tần Thực hiện 2 bước sau: -13-
  15. (1) Chọn chức năng phân nhĩm khách hàng: * Kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu/ Danh mục từ điển / Danh mục phân nhĩm khách hàng. Hoặc * Kế tốn mua hàng và cơng nợ phải trả/ Danh mục từ điển / Danh mục phân nhĩm nhà cung cấp. (2) Chọn phím chức năng F4 2.4.2- Danh mục khách hàng và nhà cung cấp: * Kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu/ Danh mục tự điển / D.mục khách hàng Hoặc Kế tốn mua hàng và cơng nợ phải trả/ Danh mục tự điển / D.mục nhà cung cấp * Chọn phím F4 Cách xây dựng mã hĩa: Khách hàng KH Nhà cung cấp hàng hố, dịch vụ NB Nhân viên trong cty NV Nghiệp vụ: tạo danh mục khách hàng và nhà cung cấp của cơng ty ABC như sau: -14-
  16. Nhĩm Nhĩm TK Mã Tên khách Địa chỉ MST 1 2 Ng.định KHHML Cty Hoa Mộc Lan 1 Trương Định, Q3 MN HCM 0100000001 131111 KHN03 Cửa hàng số 3 2 Ngũ Hành Sơn, ĐN MT DN 0200000002 131111 KHIMC Import Co Hong Kong NN HK xxxxxxxxxxx 131111 KHN02 Khách hàng số 2 7 Châu Văn Liêm, Q5 MN HCM 0300000100 131111 NBDLC Cơng ty điện lực 3 Châu Văn Liêm, Q5 MN HCM 0300000003 331111 NBS03 Nhà cung cấp số 3 25 Giảng Võ, Hà Nội MB HN 0400000004 331111 NBS04 Nhà cung cấp số 4 5 Đinh Tiên Hồng, Mỹ Tho MN MT 0500000005 331111 NHDAB Ngân hàng Đơng Á 8 Su Vạn Hạnh, Q10 MN HCM 0600000006 1121DAB NBAVA Cơng ty QC Ánh Việt 68 Lê Thị Riêng, Q1 MN HCM 0300000009 331111 NBVCC Cty Vận Chuyển 1 Hồ Văn Huê, QPN MN HCM 0700000007 331111 NBXKC Export Co SG Little, USA NN USA xxxxxxxxxxx 331111 NVLH Nhân viên Lê Hùng Phịng Quảng cáo - - xxxxxxxxxxx 141 NVMD Nhân viên Mai Đào Phịng Kinh Doanh - - xxxxxxxxxxx 141 KT mua hàng và cơng nợ phải trả/ Danh mục tự điển / Danh mục nhà cung cấp Chọn phím F4 2.5- Danh mục thuế suất: 2.5.1 Danh mục thuế suất đầu ra Nghiệp vụ: tạo danh mục thuế suất thuế giá trị gia tăng đầu ra là 10% Kế tốn BH và cơng nợ phải thu\ Danh mục từ điển\ Danh mục thuế suất đầu ra -15-
  17. Phím F4 Nghiệp vụ: tạo danh mục thuế suất thuế tiêu thụ đặc biệt là 25%: 2.5.2 Danh mục thuế suất đầu vào Nghiệp vụ: tạo danh mục thuế suất thuế giá trị gia tăng đầu vào là 10% Kế tốn MH và cơng nợ phải trả\ Danh mục từ điển\ Danh mục thuế suất đầu vào Phím F4 2.6 Danh mục hàng tồn kho -16-
  18. 2.6.1 Danh mục kho hàng: Kế tốn hàng tồn kho/ Danh mục từ điển/ Danh mục kho hàng: để tạo danh mục các kho hàng hĩa, vật tư, sản phẩm, kho của cơng ty hay kho đại lý, Nghiệp vụ: tạo danh mục kho hàng hố, vật tư của cơng ty ABC như sau: Mã kho Tên kho Kho cơng ty / Đại lý KVLC Kho vật liệu chính Kho cơng ty KNL Kho nhiên liệu Kho cơng ty KTP Kho thành phẩm Kho cơng ty KHH Kho hàng hĩa Kho cơng ty KDL1 Kho đại lý 1 Kho đại lý KDLH1 Kho của khách hàng H1 Kho đại lý (a) (b) Lưu ý: Nếu kho hàng khơng phải là kho của cơng ty thì phải khai báo (a) và (b) (a) nhập số 1 (mặc định là số 0) (b) nhập số hiệu tài khoản 1571 Xem màn hình nhập liệu sau -17-
  19. 2.6.2 Danh mục phân nhĩm hàng hĩa, vật tư: Để phân loại vật tư, hàng hố ta dùng danh mục phân nhĩm vật tư, hàng hố. Phân nhĩm 1 theo mục đích sử dụng; phân nhĩm 2 theo nước sản xuất, phân nhĩm 3 theo tính chất của hàng hĩa vật tư. Kế tốn hàng tồn kho/ Danh mục từ điển/ Danh mục phân nhĩm hàng hĩa, vật tư 2.6.3 Danh mục hàng hố, vật tư: Kế tốn hàng tồn kho/Danh mục tự điển/ Danh mục hàng hĩa, vật tư : để tạo danh mục hàng hĩa, vật tư, sản phẩm, tại đơn vị. Nghiệp vụ: tạo danh mục hàng hố, vật tư của cơng ty ABC như sau: Mã Tên ĐVT Cách tính giá tồn kho VLC1 Vật liệu chính 1 Kg Trung bình tháng VLC2 Vật liệu chính 2 Kg Trung bình tháng CC1 Cơng cụ 1 Cái Đích danh SPA Sản phẩm A ĐV NTXT SPB Sản phẩm B ĐV NTXT HHA Hàng hĩa A KG Trung bình tháng HHB Hàng hĩa B KG NTXT -18-
  20. Lưu ý: + Cần phải khai báo đầy đủ các chỉ tiêu trong màn hình thêm mới hàng hĩa vật tư để thuận lợi trong quá trình cập nhật số liệu phát sinh. + Khi khai báo mã vật tư là sản phẩm, hàng hĩa thì phải khai báo đầy đủ, và chi tiết các TK doanh thu, TK doanh thu nội bộ, TK chiết khấu, TK giá vốn, TK hàng bán bị trả lại. 2.7 Danh mục tài sản cố định: Kế tốn tài sản cố định / Danh mục từ điển / Danh mục nguồn vốn: Phân nhĩm theo vốn ngân sách, vốn vay, vốn gĩp Nghiệp vụ: tạo danh mục nguồn vốn của cơng ty ABC như sau: Mã nguồn vốn Tên nguồn vốn Mã nguồn vốn Tên nguồn vốn N1 Vốn tự cĩ N3 Vốn vay N2 Vốn ngân sách N9 Vốn khác -19-
  21. Danh mục lý do tăng, giảm TSCĐ: Nghiệp vụ: tạo danh mục lý do tăng, giảm TSCĐ của cơng ty ABC như sau: Loại tăng / giảm Lý do tăng / giảm Loại tăng / giảm Lý do tăng / giảm 1 Mua sắm 2 Nhượng bán 1 Trao đổi 2 Thanh lý 1 Nhận gĩp vốn 2 Kiểm k Danh mục loại tài sản: Phân loại theo nhà cửa, vật kiến trúc, phương tiện vận tải, thiết bị quản lý Nghiệp vụ: tạo danh mục loại TSCĐ của cơng ty ABC như sau: Mã loại Tên loại Mã loại Tên loại L01 Nhà cửa, vật kiến trúc L04 Thiết bị dụng cụ quản lý L02 Máy mĩc, thiết bị L05 TSCĐ hữu hình khác L03 Phương tiện vận tải L06 TSCĐ vơ hình L07 TSCĐ thuê tài chính -20-
  22. Danh mục phân nhĩm TSCĐ: Phân loại các TSCĐ Nghiệp vụ: tạo danh mục phân nhĩm TSCĐ của cơng ty ABC như sau: Loại nhĩm Mã Tên 1 PN01 TSCĐ cĩ nguyên giá > 20 triệu 1 PN02 TSCĐ cĩ nguyên giá < 20 triệu 2 CT TSCĐ ở cơng ty mẹ 2 CN TSCĐ ở chi nhánh Danh mục bộ phận sử dụng TSCĐ: phân loại bộ phận sử dụng TSCĐ như bộ phận văn phịng, bộ phận kinh doanh Nghiệp vụ: tạo danh mục bộ phận sử dụng TSCĐ của cơng ty ABC như sau: Mã bộ phận Tên bộ phận PKT Phịng kế tốn PKD Phịng kinh doanh PX Phân xưởng -21-
  23. 2.8. Một số lưu ý khi xây dựng hệ thống mã hĩa • Mã phải là duy nhất trong danh mục • Mã phải dễ nhớ để tiện cho việc cập nhật và tra cứu • Mã của vật tư hàng hĩa tối đa là 16 ký tự, mã của khách hàng tối đa là 8 ký tự • Trong trường hợp danh điểm cĩ phát sinh theo thời gian thì khi xây dựng hệ thống mã phải tính đến vấn đề mã hĩa cho các danh điểm sẽ phát sinh. • Khơng nên để mã của một danh điểm này lại là một phần trong mã của một danh điểm khác. Ví dụ khơng đượcmã KLABC và KLABC1. Trong trường hợp này phải mã là KLABC1 và KLABC2. Nên mã hố sao cho các mã đều cĩ độ dài bằng nhau. Một số gợi ý về cách thức xây dựng hệ thống mã hĩa của các danh mục. • Cĩ thể dùng phương pháp đánh số lần lượt tăng dần theo phát sinh của các danh điểm mới bắt đầu từ 00001. Phương pháp này tiện lợi trong trường hợp số lượng danh điểm lớn. Một tiện lợi khác của phương pháp này là các phát sinh mới bao giờ cũng nằm ở phía dưới khi liệt kê theo vần ABC. • Trong trường hợp số lượng danh điểm khơng nhiều thì cĩ thể mã hĩa theo cách dễ gợi nhớ đến tên của danh điểm. Ví dụ đối với khách hàng ta cĩ thể mã hĩa theo tên giao dịch của khách hàng: Cty ABC cĩ mã là ABC, Cty XYZ cĩ mã XYZ • Trong trường hợp doanh nghiệp cĩ nhiều đơn vị thành viên và số liệu được cập nhập tại các đơn vị thành viên sau đĩ được gửi về và tổng hợp tồn cơng ty thì đối với một số danh mục từ điển phải thống nhất trong tồn cơng ty, cịn một số danh mục từ điển phải xây dựng để tránh trùng lặp giữa các đơn vị thành viên. -22-
  24. CHƯƠNG 3: CẬP NHẬT SỐ DƯ Lưu ý: • Nếu sử dụng chương trình khơng phải bắt đầu từ đầu năm tài chính thì ngồi việc nhập số dư đầu kỳ cịn phải nhập số dư đầu năm để cĩ thể lên được bảng cân đối kế tốn. Trong trường hợp này số dư đầu năm của các tài khoản cơng nợ được nhập cả dư nợ và dư cĩ đồng thời trên một tài khoản. • Khi nhập số dư của các tài khoản ngoại tệ thì phải nhập cả số dư ngoại tệ. • Đối với các tài khoản hàng tồn kho người sử dụng phải nhập số lượng tồn kho bên phân hệ kế tốn hàng tồn kho, chương trình khơng tự động chuyển từ số dư chi tiết của từng vật tư. Nghiệp vụ: Cập nhật số dư đầu kỳ cơng ty ABC như sau: Tài Ngoại Dư nợ Dư nợ Dư cĩ Dư cĩ Ghi chú khoản tệ VND ngọai tệ VND ngoại tệ 1111 500.000.000 1121DAB 200.000.000 1122DAB USD 19.000.000 1.000 131111 125.000.000 KHHML 1561 150.000.000 5.000kg HHA x 10.000 5.000kg HHB x 20.000 3111DAB 90.000.000 331111 200.000.000 NBS03 141 6.000.000 Lê Hùng 41111 570.000.000 TC 1.000.000.000 1.000.000.000  Tài liệu bổ sung: Số dư hĩa đơn phải thu đầu kỳ (TK 131111) Hố đơn 4001 – AB/10 ngày 25/03/10: 55.000.000 Hố đơn 4002 – AB/10 ngày 30/03/10 : 70.000.000  Số dư hĩa đơn phải trả đầu kỳ (TK 331111) Hố đơn 50001 – BB/10 ngày 15/03/10 -23-
  25. 3.1- Cập nhật số dư của các tài khoản: Kế tốn tổng hợp / Cập nhật số liệu / Vào số dư đầu kỳ của các tài khoản: để cập nhật số dư đầu kỳ hay đầu năm của các tài khoản khơng phải là tài khoản cơng nợ. Mã đơn vị đang nhập liệu theo khai báo kỳ nhập liệu đầu tiên Chọn tài khoản cần nhập số dư và bấm phím F3 Nghiệp vụ: Cập nhật số dư đầu kỳ của tài khoản 1121DAB SSốố d dưư bằngbằng ngoạiại tệ -24-
  26. 3.2- Cập nhật số dư cơng nợ phải thu, phải trả: Người sử dụng cĩ thể chọn 1 trong 2 màn hình nghiệp vụ sau: Kế tốn BH và cơng nợ PT/ Cập nhật số liệu / Vào số dư cơng nợ phải thu đầu kỳ Hoặc Kế tốn MH và cơng nợ PT/ Cập nhật số liệu / Vào số dư cơng nợ đầu kỳ Nghiệp vụ: Cập nhật số dư đầu kỳ của tài khoản 131111  nhập số hiệu TK hoặc dùng phím F5 để tra cứu TK cần nhập số dư 3.3 Cập nhật số dư đầu kỳ của các hĩa đơn: Cập nhật số dư của các hố đơn cịn phải thu đầu kỳ, phải chọn chức năng : Kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu / Cập nhật số liệu / Vào số dư đầu kỳ của các hố đơn Cập nhật số dư của các hố đơn cịn phải trả đầu kỳ, phải chọn chức năng : Kế tốn mua hàng và cơng nợ phải trả / Cập nhật số liệu / Vào số dư đầu kỳ của các hố đơn Nghiệp vụ: Cập nhật số dư đầu kỳ của các hố đơn mà khách hàng (KHHML) cịn nợ. Bao gồm: Hố đơn 4001 – Số sê ri AB/10 ngày 25/03/10: 55.000.000 và Hố đơn 4002 – Số sê ri AB/10 ngày 30/03/10 : 70.000.000 -25-
  27. . Thực hiện chức năng: Kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu / Cập nhật số liệu / Vào số dư đầu kỳ của các hố đơn  Chọn thời gian để nhập hĩa đơn  Chọn mã khách Bấm phím F4 -26-
  28. 3.5- Cập nhật số lượng tồn kho đầu kỳ: Kế tốn Hàng tồn kho / Cập nhật số liệu / Vào tồn kho đầu kỳ Nghiệp vụ: Cập nhật số dư đầu kỳ của hàng hĩa A  chọn mã kho để nhập liệu  Chọn tên hàng hĩa, vật tư  Số lượng hàng hĩa, vật tư  Trị giá của hàng hĩa, vật tư bằng VND  Trị giá hàng hĩa, vật tư bằng ngoại tệ -27-
  29. • Đối với các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước ta phải khai báo số tồn đầu (về số lượng và giá trị) của từng phiếu nhập mà chưa xuất hết. Trường hợp lần đầu tiên sử dụng chương trình, cĩ thể coi tồn bộ số tồn kho đầu kỳ là một phiếu nhập chưa xuất hết và nhập một phiếu đầu kỳ duy nhất. Kế tốn hàng tồn kho / Cập nhật số liệu / Vào chi tiết tồn kho NTXT Nghiệp vụ: Cập nhật số dư đầu kỳ của hàng hĩa B  Số lượng hàng hĩa, vật tư  Trị giá của hàng hĩa, vật tư bằng VND  Trị giá hàng hĩa, vật tư bằng ngoại tệ -28-
  30. CHƯƠNG 4: CÁC PHÂN HỆ NGHIỆP VỤ 4.1 Hệ thống 4.1.1 Quản lý và bảo trì số liệu: • Lưu trữ (backup) số liệu: Lưu trữ (backup) số liệu là vấn đề rất quan trọng. Số liệu cĩ thể bị mất do nhiều nguyên nhân như hỏng ổ cứng, bị virus phá Chương trình cho phép lưu trữ số liệu định kỳ hàng tuần. Mỗi khi thốt khỏi chương trình nếu chưa lưu trữ thì chương trình sẽ nhắc nhở người sử dụng lưu trữ số liệu. Số liệu được lưu trữ dưới dạng các tệp nén bằng chương trình WinZip với tên tệp là ngày lưu số liệu. Trong trường hợp mất số liệu thì ta cĩ thể khơi phục lại số liệu trên cơ sở số liệu được lưu trữ trước đĩ bằng chương trình giải nén UnZip và sao các tệp đã giải nén vào các thư mục tương ứng. Nên chọn ổ đĩa để back up số liệu khác với ổ đĩa cài đặt chương trình Fast (ví dụ ổ đĩa để cài đặt Fast là C:\ thì chọn ổ đĩa back up số liệu là D:\) • Khĩa số liệu: Dùng để khĩa số liệu từ một ngày nào đĩ. Sau khi ta khĩa số liệu thì số liệu trước ngày bị khĩa sẽ khơng được sửa hoặc xĩa. Trong trường hợp cần phải sửa lại số liệu đã bị khĩa ta phải khai báo ngày khĩa số liệu nhỏ hơn ngày của số liệu cần phải sửa đổi. • Sao chép số liệu ra: dùng để gửi số liệu cho đơn vị mẹ hoặc để lưu trữ (backup) số liệu. • Sao chép số liệu vào: để copy số liệu được gửi từ các đơn vị cấp dưới vào trong chương trình tại đơn vị cấp trên. • Bảo trì và kiểm tra số liệu: thực hiện chức năng này trong các trường hợp: Khi chỉ dẫn của một bảng nào đĩ bị sai lệch hoặc bị mất thì khi xử lý số liệu chương trình sẽ đưa ra các thơng báo như: “Out of Range”, “Index Tag Not Found”, "Not a table/DBF", -29-
  31. Khi số liệu giữa các bảng bị mất đồng bộ thì lên báo cáo sẽ bị sai. Khi ta xố số liệu thì số liệu chưa bị xố hẳn mà chỉ bị đánh dấu xố và sẽ khơng tham gia vào các tính tốn. Cùng với thời gian những số liệu bị xố cĩ thể rất nhiều và sẽ ảnh hưởng đến tốc độ xử lý. Vì vậy, định kỳ khoảng một tháng một lần nên thực hiện chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu để chương trình xố hẳn các bản ghi bị đánh dấu xố ra khỏi chương trình. Một trường hợp nữa dẫn đến sai số liệu là do chương trình và người sử dụng. Chương trình hiện tại chưa kiểm sốt hết mọi nhầm lẫn của khách hàng khi nhập liệu nên sẽ xảy ra trường hợp số liệu khơng đồng bộ hoặc khơng chuẩn xác. Khi chạy chức năng bảo trì và kiểm tra số liệu chương trình sẽ kiểm tra các số liệu khơng đồng bộ hoặc khơng chuẩn xác. Tất nhiên khơng phải tất cả các trường hợp khơng đồng bộ đều được phát hiện mà chỉ cĩ một số trường hợp nhầm lẫn thường gặp được phát hiện và được thơng báo cho người sử dụng biết để thực hiện sửa chữa. • Nâng cấp chương trình: Chức năng này được sử dụng mỗi khi nhà cung cấp – Cơng ty FAST gửi đến cho doanh nghiệp các chương trình nâng cấp, sửa đổi theo yêu cầu đặc thù, sửa lỗi chương trình 4.2- Kế tốn mua hàng và cơng nợ phải trả: -30-
  32. 4.2.1 Phiếu nhập mua hàng: Nghiệp vụ: Nhập kho hàng A, chưa trả tiền cho người bán (NBS03) : 30 tấn, đơn giá mua chưa cĩ thuế GTGT 10% là 12.000đ/kg. (Hố đơn 100005- Sê ri: AD/10) Chọn chức năng: Kế tốn mua hàng và CN phải trả / Cập nhật số liệu / Phiếu nhập mua hàng Chọn thời gian làm việc Thời gian làm việc phụ thuộc vào thời gian hiện hành Chọn Tab “Mới” để tiến hành nhập liệu Nhập liệu trên Tab “Hàng hố” như sau: -31-
  33. Nhập liệu trên Tab “HĐ thuế” như sau: Chọn nút “Lưu” để lưu chứng từ Sau khi lưu, muốn sửa chứng từ thì chọn chứng từ - chọn nút “sửa” 4.2.2 Phiếu nhập khẩu: Nghiệp vụ: Nhập khẩu hàng A, chưa trả tiền cho người bán (NBXKC) : 5 tấn, đơn giá nhập là 0,5usd/kg; tỷ giá giao dịch 20.000đ/usd; thuế suất thuế nhập khẩu 5%, thuế suất thuế GTGT 10% (Invoice G10065- Sê ri: AD/10) Chọn chức năng: Kế tốn mua hàng và CN phải trả / Cập nhật số liệu / Phiếu nhập khầu Chọn Tab “Mới” để tiến hành nhập liệu Nhập liệu trên Tab “Hàng hố” như sau: -32-
  34. Nhập liệu trên Tab “HĐ thuế” như sau: -33-
  35. Một số lưu ý khi lập Phiếu nhập mua hàng và Phiếu nhập khẩu:  Sau khi nhập liệu, chương trình sẽ tạo ra phiếu nhập kho đồng thời tự hạch tốn vào sổ cái và cập nhật vào các sổ chi tiết cĩ liên quan.  Liên quan đến hạch tốn tài khoản nợ (tài khoản vật tư) thì chương trình sẽ tự động hạch tốn dựa trên khai báo tài khoản vật tư của mặt hàng trong danh mục hàng hĩa, vật tư ở phân hệ kế tốn hàng tồn kho.  Trong một số trường hợp doanh nghiệp thường xuất hàng cho khách nhưng lại chỉ xuất hĩa đơn vào cuối kỳ. Khi này thì nhập hàng trong kỳ mà chưa cĩ hĩa đơn thì phải tạo ra một kho tạm thời để nhập kho. Khi đã cĩ hĩa đơn thì làm phiếu xuất kho từ kho tạm và làm phiếu nhập vào kho chính thức. Việc nhập kho ở kho tạm được thực hiện ở phần quản lý hàng tồn kho. Để việc nhập xuất ở kho tạm khơng làm ảnh hường đến hạch tốn thì ở phần tài khoản đối ứng phải nhập tài khoản là tài khoản kho. 4.2.3 Phiếu nhập chi phí mua hàng: Nghiệp vụ: Chi phí vận chuyển hàng A nhập kho chưa cĩ thuế GTGT 5% là 5.000.000đ, chưa trả tiền cho người bán (NBVCC) – Số hố đơn 100007 – Sê ri AB/10 (Hàng mua của NBS03) Chọn chức năng: Kế tốn mua hàng và CN phải trả / Cập nhật số liệu / Phiếu nhập chi phí mua hàng Chọn Tab “Mới” để tiến hành nhập liệu Nhập liệu ở Tab “Chi phí” như sau: -34-
  36. Nhập liệu ở Tab “HĐ thuế” như sau: 4.2.4 Phiếu xuất trả lại hàng hĩa, vật tư cho nhà cung cấp: Lập phiếu này khi phát sinh nghiệp vụ trả hàng lại nhà cung cấp. Trong trường hợp này bảng kê thuế GTGT đầu vào sẽ ghi âm giá trị hàng mua vào và số tiền thuế GTGT được khấu trừ. Số hĩa đơn là số hĩa đơn của doanh nghiệp xuất trả lại cho nhà cung cấp, cịn cột ghi chú sẽ ghi số hĩa đơn mà nhà cung cấp đã xuất ra trước đĩ cho doanh nghiệp. Nghiệp vụ: Trả lại 5 tấn hàng A cho NBS03 Chọn chức năng: Kế tốn mua hàng và CN phải trả / Cập nhật số liệu / Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp Chọn Tab “Mới” để tiến hành nhập liệu -35-
  37. BấmB ấmphím phím F5 đểF5 để xemxem phi ếuphi nhậpếu nhập Chọn hố đơn trả lại hàng – Chọn nút “Nhận” -36-
  38. Đồng thời thực hiện chức năng Phân bổ tiền hàng trả cho các hố đơn Kế tốn mua hàng và CN phải trả / Cập nhật số liệu / Phân bổ tiền hàng trả cho các hố đơn 4.2.6 Hĩa đơn mua dịch vụ: Việc cập hĩa đơn dịch vụ cũng tương tự như việc cập nhật phiếu nhập mua hàng nhưng khơng phải nhập chi tiết từng mặt hàng mà hạch tốn trực tiếp vào các tài khoản chi phí. Nghiệp vụ: Dịch vụ mua ngồi là điện sử dụng cho bộ phận bán hàng 4.000.000đ, chưa cĩ thuế GTGT 10%, chưa trả tiền cho nhà cung cấp (NBDLC) - (Hố đơn 100008- S ri: AH/10) Chọn chức năng: -37-
  39. Kế tốn mua hàng và CN phải trả / Cập nhật số liệu / Hố đơn mua hàng (dịch vụ) Chọn nút “Mới” để tiến hành nhập liệu Nhập liệu ở Tab “Hạch tốn” như sau: Nhập liệu ở Tab “HĐ thuế” như sau: -38-
  40. 4.2.7 Phiếu thanh tốn tạm ứng: Phiếu thanh tốn tạm ứng dùng để cập nhật các chứng từ cĩ liên quan đến việc nhân viên thanh tốn các khoản tạm ứng trước đĩ. Phiếu thanh tốn tạm ứng được cập nhật giống như phiếu chi tiền thanh tốn cho các chi phí. Nghiệp vụ: Nhân viên Lê Hùng thanh tốn tạm ứng tiền cơng tác phí, số tiền 2.200.000đ (đã cĩ thuế GTGT 10%) - Hố đơn 100009- Sê ri: AH/10 Chọn chức năng: Kế tốn MH và CN phải trả / Cập nhật số liệu / Phiếu thanh tốn tạm ứng Chọn nút “Mới” để tiến hành nhập liệu Nhập liệu ở Tab “Hạch tốn” như sau: Chọn loại hố đơn Chọn thuế suất Nhập liệu ở Tab “HĐ thuế” như sau: -39-
  41. 4.3 Kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu Kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu / Cập nhật số liệu / 4.3.1 Hĩa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho: - Khi cập nhật chương trình sẽ xử lý cả 2 nghiệp vụ: bán hàng (tăng doanh số và cơng nợ phải thu) và xuất hàng từ kho (giảm hàng tồn kho và tăng giá vốn). - Chương trình sẽ tự động hạch tốn tài khoản vật tư, tài khoản doanh thu, tài khoản giá vốn, tài khoản chiết khấu, dựa trên khai báo các tài khoản này cho từng mặt hàng trong danh mục hàng hĩa vật tư. - Các thơng tin liên quan đến hĩa đơn và khách hàng sẽ được chuyển vào bảng kê hĩa đơn đầu ra. Nghiệp vụ: Xuất bán hàng A, chưa thu tiền cho khách hàng (KHHML) : 5 tấn hàng A, đơn giá bán chưa cĩ thuế GTGT 10% là 20.000đ/kg. Chọn chức năng: Kế tốn BH và CN phải thu / Cập nhật số liệu / HĐ bán hàng kiêm phiếu XK Chọn nút “Mới” để tiến hành nhập liệu -40-
  42. 4.3.2 Phiếu nhập hàng bán bị trả lại: • Trên bảng kê thuế GTGT đầu ra sẽ ghi âm doanh số và ghi âm số tiền thuế GTGT phải nộp. Số hĩa đơn là số hĩa đơn của người mua xuất trả lại, trường ghi chú sẽ ghi số hĩa đơn của phiếu xuất bán số hàng đĩ. Thơng tin của trường ghi chú sẽ được chuyển vào cột ghi chú của bảng kê hĩa đơn đầu ra. • Nếu doanh nghiệp cĩ theo dõi thanh tốn chi tiết cho từng hĩa đơn, chứng từ này được dùng để điều chỉnh số tiền cịn phải thu của các hĩa đơn bán hàng đã xuất ra khi lên các báo cáo chi tiết cơng nợ theo hĩa đơn. Việc điều chỉnh này được thực hiện ở menu “Kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Phân bổ tiền hàng cho các hĩa đơn”. Nghiệp vụ: Khách hàng (KHHML) trả lại 1 tấn hàng A. Hố đơn khách hàng xuất trả lại 100010 – AD/10. Chọn chức năng: Kế tốn BH và CN phải thu / Cập nhật số liệu / Phiếu nhập hàng bán bị trả lại Chọn nút “Mới” để tiến hành nhập liệu -41-
  43. Bấm phím F5 Cuối kỳ thực để xem HĐ hiện chức năng tính giá vốn Đồng thời thực hiện chức năng “Phân bổ thu tiền hàng cho các hố đơn” -42-
  44. 4.4 Kế tốn tài sản cố định Kế tốn tài sản cố định / Câp nhật số liệu / 4.4.1 Cập nhật thơng tin về tài sản: Nghiệp vụ: Ngày 15/4: Nhập mua máy tính sử dụng ở bộ phận kế tốn, chưa trả tiền người bán (NBS04), Hố đơn GTGT 100012- Số Sê ri AH/10, thuế GTGT 5% + Nguyên giá 14.400.000đ - Mã thiết bị: TBQL001 + Số kỳ khấu hao: 24 + Ngày bắt đầu sử dụng: 21/4  Thực hiện chức năng: Kế tốn mua hàng và cơng nợ phải thu / Cập nhật số liệu / Hố đơn mua hàng (dịch vụ) Nhập liệu trên Tab “Hạch tốn” như sau -43-
  45. Nhập liệu trên Tab “HĐ thuế” như sau  Thực hiện chức năng: Kế tốn tài sản cố định / Câp nhật số liệu / Cập nhật thơng tin về tài sản Phím F4 -44-
  46. 4.4.2 Tính khấu hao tài sản cố định Mỗi tháng ta phải tính một lần và chương trình sẽ lưu giá trị này trong tệp số liệu.  Nếu cĩ sự thay đổi gì thì phải tính lại.  Giá trị khấu hao do máy tính ra dựa trên số liệu và cách tính mà ta đã khai báo ở phần thơng tin về tài sản. Tuy nhiên giá trị này cĩ thể thay đổi theo ý muốn của người sử dụng ở phần “Điều chỉnh khấu hao tháng". Việc điều chỉnh giá trị khấu hao cĩ thể do giá trị cịn lại rất nhỏ nên ta muốn chỉnh hết giá trị cịn lại vào số khấu hao của tháng hiện thời.  Fast Accounting cho phép tính khấu hao theo nguyên giá hoặc theo giá trị cịn lại và cĩ thể tính dựa trên khai báo số tháng mà tài sản sẽ khấu hao hết hoặc dựa trên tỷ lệ khấu hao tháng. Khai báo về cách thức tính này được thực hiện trong phần “Khai báo các tham số hệ thống”.  Chương trình cho phép tự cộng tạo bút tốn hạch tốn phân bổ khấu hao để chuyển vào sổ cái. Kế tốn tài sản cố định / Câp nhật số liệu / Tính khấu hao tài sản cố định Nếu chọn Mã TSCĐ thì chương trình chỉ tính khấu hao cho TSCĐ được chọn. Kế tốn tài sản cố định / Câp nhật số liệu / Bút tốn phân bổ khấu hao TSCĐ Bấm phím F4 -45-
  47. 4.4.3 Điều chỉnh giá trị tài sản: - Trong trường tài sản cĩ thay đổi tăng hoặc giảm thì ta phải thực hiện khai báo điều chỉnh giá trị tài sản. - Các thơng tin điều chỉnh giá trị tài sản gồm: năm, kỳ ngày chứng từ, số chứng từ, nguồn vốn, lý do tăng/ giảm, nguyên giá, giá trị đã khấu hao, giá trị cịn lại, giá trị khấu hao kỳ, diễn giải, ghi chú. Nghiệp vụ: Điều chỉnh tăng nguyên giá TSCĐ (TBQL001) do bổ sung chi phí vận chuyển là 720.000đ Thực hiện chức năng: Kế tốn tài sản cố định / Câp nhật số liệu / Điều chỉnh giá trị tài sản Chọn phím F4 4.4.4 Khai báo giảm tài sản: Trong trường hợp giảm tài sản thì ta khai báo giảm tài sản. Thơng tin bao gồm: tài sản, lý do giảm, ngày giảm, diễn giải, ghi chú. Nghiệp vụ: Ngày 31/03/10, Khai báo giảm tài sản cố định (TBQL02) sử dụng ở phịng kinh doanh; Nguyên giá 14.000.000đ; số kỳ khấu hao: 14; ngày mua 01/04/2009; ngày bắt đầu khấu hao 01/04/2009; đã khấu hao 12.000.000đ  Thực hiện chức năng: Kế tốn tài sản cố định / Câp nhật số liệu / Khai báo giảm tài sản cố định  Chọn phím F4 -46-
  48. 4.4.5 Khai báo thơi khấu hao tài sản: Chỉ khai báo thơi khấu hao cho những tài sản khơng cịn sử dụng nữa chờ thanh lý hoặc nhượng bán. Trường hợp tài sản tạm thơi tính khấu hao do sửa chữa, nâng cấp sau đĩ sử dụng lại thì sử dụng chức “điều chỉnh khấu hao tháng”. Nghiệp vụ: Khai báo thơi khấu hao tài sản cố định (TBQL02) sử dụng ở phịng kinh doanh từ ngày 31/3/10  Thực hiện chức năng: Kế tốn tài sản cố định / Câp nhật số liệu / Thơi khấu hao tài sản cố định  Phím F4 -47-
  49. 4.5 Kế tốn tiền mặt, tiền gởi, tiền vay Kế tốn tiền mặt, tiền gởi, tiền vay / Cập nhật số liệu / 4.5.1 Phiếu thu tiền mặt Nghiệp vụ: Thu tiền khách hàng (KHHML) nợ đầu kỳ của Hố đơn 4001 bằng tiền mặt  Thực hiện chức năng: Kế tốn TMTGTV / Câp nhật số liệu / Phiếu thu tiền mặt  Chọn “Thời gian làm việc” > Chọn nút “Mới” > Chọn loại phiếu thu Chọn loại phiếu thu (cĩ 8 loại) Chọn số hố đơn để thu tiền Khi chọn phiếu nhập, chương trình sẽ hiện ra màn hình sau Chọn HĐ cần thu tiền rồi bấm phím ESC -48-
  50. 4.5.2 Phiếu chi tiền mặt Nghiệp vụ: Xuất quỹ tiền mặt 50.000.000đ để gởi vào tài khoản ngân hàng (1121DAB)  Thực hiện chức năng: Kế tốn TMTGTV / Câp nhật số liệu / Phiếu chi tiền mặt  Chọn “Thời gian làm việc” > Chọn nút “Mới” Chọn loại phiếu chi Chọn loại phiếu chi (cĩ 9 loại) -49-
  51. 4.5.3 Giấy báo Cĩ (thu) của ngân hàng Nghiệp vụ: Khách hàng (KHHML) chuyển khoản trả tiền mua hàng 100.000.000đ vào TK VND ở Ngân hàng Đơng Á.  Thực hiện chức năng: Kế tốn TMTGTV / Câp nhật số liệu / Giấy báo cĩ (thu) của ngân hàng  Chọn “Thời gian làm việc” > Chọn nút “Mới” > Chọn loại phiếu thu Nếu chọn phiếu loại 2 thì sau khi “Lưu” phải thực hiện chức năng phân bổ số tiền cho các hố đơn bằng ccáchách chchọnọn tab “Số HD”, sẽsẽ cĩcĩ mmànàn hành hành sau: sau: -50-
  52. 4.5.4 Giấy báo Nợ (chi) của ngân hàng Nghiệp vụ: Dùng tiền ở tài khoản VND để thanh tốn phí ngân hàng là 200.000đ, thuế GTGT 5%. (số chứng từ là SP001 – Số Sê ri:NH/10.  Thực hiện chức năng: Kế tốn TMTGTV / Câp nhật số liệu / Giấy báo Nợ (chi) của ngân hàng  Chọn “Thời gian làm việc” > Chọn nút “Mới”  Chọn loại phiếu chi  Khai báo ở Tab “Hạch tốn” như sau: ChChọnọn loại loại hố hố đơnđơn (4 (5 lo loại),ại), sẽ sẽ cĩcĩ màn màn hình hình sau sau -51-
  53. Các loại phiếu thu - chi Các loại phiếu thu Các loại phiếu chi Phiếu thu loại 1 - Thu tiền chi tiết theo Phiếu chi loại 1 - Chi trả chi tiết theo từng hĩa đơn từng hĩa đơn - Được sử dụng khi ta thu tiền bán hàng - Loại phiếu chi này được sử dụng khi ta hoặc thu lại tiền cho vay hoặc tạm ứng chi trả tiền mua hàng hoặc trả tiền đi vay trước đĩ và mong muốn khi nhập liệu trước đĩ và mong muốn khi nhập liệu phải chỉ rõ là thu tiền của hĩa đơn nào phải chỉ rõ là chi tiền cho hĩa đơn nào hoặc của phiếu chi cho vay, tạm ứng cụ hoặc của phiếu thu đi vay cụ thể. thể. - Trong trường hợp chi trả tiền cho nhiều - Trong trường hợp thu tiền của nhiều hĩa hĩa đơn thì phải tách số tiền ra theo từng đơn thì phải tách số tiền ra theo từng HĐ hĩa đơn. - Tài khoản đối ứng sẽ là tài khoản ghi trên - Tài khoản đối ứng sẽ là tài khoản ghi trên hĩa đơn và chương trình tự động lấy tài hĩa đơn và chương trình tự động lấy tài khoản này để hạch tốn. khoản này để hạch tốn. - Khi loại tiền thu trên phiếu thu khác với - Số tiền đã chi trả cho hĩa đơn hiện trên loại tiền trên hĩa đơn bán hàng thì phải màn hình là tổng số tiền đã chi liên quan nhập số tiền quy đổi tương ứng với loại đến hĩa đơn này trừ đi số tiền chi trên tiền ghi trên hĩa đơn. Khi này chương phiếu chi hiện tại. Trong trường hợp lọc trình sẽ tự động hạch tốn số tiền chênh chứng từ cũ ra sửa thì số tiền đã chi sẽ lệch tỷ giá so với số tiền trên hĩa đơn. bao gồm cả các số tiền của các phiếu chi Phiếu thu loại 2 - Thu chi tiết theo khách sau phiếu chi hiện thời. hàng - Khi loại tiền chi trả trên phiếu chi khác - Được sử dụng khi ta thu tiền của các với loại tiền trên hĩa đơn mua hàng thì mĩn cơng nợ phải thu nhưng chỉ quan phải nhập số tiền quy đổi tương ứng với tâm đến đối tượng cơng nợ (khách hàng, loại tiền ghi trên hĩa đơn. Khi này người vay tiền, tạm ứng) mà khơng cần chương trình sẽ tự động hạch tốn số phải chỉ rõ thu tiền của hĩa đơn nào, tiền chênh lệch tỷ giá so với số tiền trên phiếu chi nào ngay khi nhập liệu. hĩa đơn. Phiếu chi loại 2 - Chi trả cho nhà cung - Việc phân bổ số tiền đã thu cho từng hĩa cấp đơn cĩ thể thực hiện sau đĩ (sau khi đã lưu chứng từ, hoặc lọc chứng từ đã nhập - Loại phiếu chi này được sử dụng khi ta trước đĩ) bằng cách click chuột vào nút chi trả tiền cho các mĩn cơng nợ phải trả "Số HĐ". nhưng chỉ quan tâm đến đối tượng cơng Phiếu thu loại 3 - Thu của nhiều khách nợ (người bán, người cho vay) mà khơng hàng cần phải chỉ rõ chi trả tiền cho hĩa đơn nào, phiếu thu nào ngay khi nhập liệu. Được sử dụng khi ta thu tiền của nhiều đối tượng cơng nợ trên 1 phiếu thu. - Việc phân bổ số tiền đã chi trả cho từng hĩa đơn cĩ thể thực hiện sau đĩ (sau khi Phiếu thu loại 4 - Nhận tiền đi vay đã lưu chứng từ, hoặc lọc chứng từ đã Được sử dụng đối với các khoản tiền nhập trước đĩ) bằng cách click chuột vào đi vay mà ta muốn sau này khi chi trả vay ta nút "Số HĐ". sẽ chỉ rõ là chi trả cho số phiếu thu nào khi Phiếu chi loại 3 - Chi cho nhiều nhà cung nhận tiền vay. Trong trường hợp khơng cần cấp phải theo dõi trả vay chi tiết theo phiếu thu cụ thể thì ta cĩ thể sử dụng loại phiếu thu - Loại phiếu chi này được sử dụng khi ta bằng 9 chi trả tiền cho nhiều đối tượng cơng nợ trên 1 phiếu thu. -52-
  54. Phiếu thu loại 5 - Chuyển / Nộp tiền Phiếu chi loại 4 - Chi cho vay, tạm ứng Được sử dụng trong trường hợp - Loại phiếu chi này được sử dụng đối với chuyển tiền (rút tiền từ ngân hàng về nhập các khoản tiền cho vay, chi cho tạm ứng quỹ, nhận chuyển tiền từ ngân hàng B vào mà ta muốn sau này khi thu lại tiền cho đi ngân hàng A) vay, thu lại tiền tạm ứng hoặc thanh tốn Phiếu thu loại 6 - Mua ngoại tệ tạm ứng ta sẽ chỉ rõ là thu lại của (thanh tốn cho) số phiếu chi nào chi ra trước • Loại phiếu thu này đượcsử dụng trong đĩ. trường hợp mua ngoại tệ và định kỳ cuối tháng ta sử dụng chức năng cập nhật lại - Trong trường hợp sau này khơng cần tỷ giá giao dịch đượckhai báo trong danh phải theo dõi thu lại tiền cho vay, tiền tạm mục tỷ giá cho các phiếu thu ngoại tệ. ứng chi tiết theo số phiếu chi thì ta cĩ thể Khi này, chương trình sẽ cập nhật lại tỷ sử dụng loại phiếu chi bằng 9. giá giao dịch cho các phiếu thu ngoại tệ Phiếu chi loại 5 - Chuyển / rút tiền trừ các phiếu thu thuộc loại mua ngoại tệ - Loại phiếu chi này được sử dụng trong (theo tỷ giá thỏa thuận với người bán trường hợp chuyển tiền (nộp tiền ngoại ngoại tệ). tệ vào ngân hàng, chuyển tiền từ ngân • Trong trường hợp mua ngoại tệ và tỷ giá hàng A sang ngân hàng B) giao dịch do người sử dụng tự cập nhật Phiếu chi loại 6 - Bán ngoại tệ mà khơng sử dụng chức năng tự động cập nhật của chương trình thì cĩ thể sử - Loại phiếu chi này được sử dụng trong dụng loại phiếu thu bằng 9. trường hợp bán ngoại tệ (Cĩ thể sử dụng loại phiếu chi loại 9). Phiếu thu loại 7 - Người mua trả tiền trước Phiếu chi loại 7 - Trả tiền trước cho người bán - Loại phiếu thu này đượcsử dụng trong trường hợp ta muốn theo dõi thu tiền chi - Loại phiếu chi này được sử dụng trong tiết theo hĩa đơn và khi nhận tiền của trường hợp ta muốn theo dõi chi trả tiền người mua trả trước thì hạch tốn qua tài chi tiết cho hĩa đơn và khi trả tiền trước khoản cơng nợ trung gian. cho nhà cung cấp thì hạch tốn qua tài khoản cơng nợ trung gian. - Lưu ý là loại phiếu thu này thường đượcsử dụng trong trường hợp liên quan - Lưu ý là loại phiếu chi này thường đến ngoại tệ và phải tính tốn tỷ giá ghi đượcsử dụng trong trường hợp liên quan sổ, hạch tốn chênh lệch liên quan đến đến ngoại tệ và phải tính tốn tỷ giá ghi tỷ giá. sổ, hạch tốn chênh lệch liên quan đến tỷ giá. - Quy trình thực hiện như sau: - Quy trình thực hiện như sau: + Nhận (thu) tiền trả trước của người mua. Hạch tốn qua tài khoản “Nhận tiền Chi tiền trả trước cho người bán. Hạch trả trước của khách hàng”. tốn qua tài khoản “Tiền trả trước cho người bán”. + Sau khi xuất hĩa đơn cho khách hàng thì làm bút tốn bù trừ cơng nợ Sau khi nhận hĩa đơn từ nhà cung cấp giữa tài khoản “Nhận tiền trả trước của thì làm bút tốn bù trừ cơng nợ giữa tài khách hàng” và tài khoản “Cơng nợ phải khoản “Tiền trả trước cho người bán” và thu”. Bút tốn này đượcchi tiết cho từng tài khoản “Cơng nợ phải trả”. Bút tốn hĩa đơn. này đượcchi tiết cho từng hĩa đơn. - Trong trường hợp khơng liên quan đến Phiếu chi loại 8 - Chi thanh tốn chi phí ngoại tệ, chênh lệch tỷ giá ghi sổ và tỷ trực tiếp bằng tiền mặt giá giao dịch thì cĩ thể sử dụng loại - Loại phiếu chi này được sử dụng trong phiếu thu bằng 9. trường hợp chi thanh tốn các chi phí trực tiếp bằng tiền mặt. -53-
  55. Phiếu thu loại 9 - Thu khác - Trong trường hợp chương trình cho phép -Loại phiếu thu này đượcsử dụng trong các cập nhập các thơng tin liên quan đến hĩa trường hợp cịn lại, khơng thuộc các loại đơn thuế GTGT đầu vào để lên bảng kê phiếu thu nêu trên. hĩa đơn thuế GTGT đầu vào. - Nếu hĩa đơn thuế GTGT đầu vào khơng nhập trong chương trình thì cĩ thể dùng loại phiếu chi bằng 9. Phiếu chi loại 9 - Chi khác -Loại phiếu chi này đượcsử dụng trong các trường hợp cịn lại, khơng thuộc các loại phiếu chi nêu trên Lưu ý chung Sau khi đã nhập số liệu ở phần chi tiết thì khơng được sửa loại phiếu thu (chi) nữa. Để sửa được loại phiếu thu phải xĩa hết các dịng chi tiết. 4.6- Kế tốn hàng tồn kho Kế tốn hàng tồn kho / Cập nhật số liệu / -54-
  56. Các lưu ý chung trong phân hệ nghiệp vụ Kế tốn hàng tồn kho: - Về hạch tốn tài khoản nợ (tài khoản vật tư) thì chương trình sẽ tự động hạch tốn dựa trên khai báo tài khoản vật tư của mặt hàng trong danh mục hàng hĩa vật tư. - Chương trình khơng cho phép nhập số lượng bằng 0 trong trường hợp vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp NTXT. - Trong trường hợp đối với các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp trung bình nhưng lại xuất theo giá đích danh thì ta phải đánh dấu là phiếu xuất kho theo giá đích danh. Cuối tháng, khi tính giá trung bình, chương trình sẽ khơng cập nhật giá lại cho các phiếu xuất này. - Chuơng trình cịn cho phép tra cứu giá của các phiếu nhập để cập nhật giá cho phiếu xuất (dùng phím F5). 4.6.1 Phiếu nhập kho: Dùng để cập nhật các phiếu nhập thành phẩm từ sản xuất, nhập trả lại các NVL từ sản xuất, nhập khác. Trong trường hợp điều chuyển kho qua 2 bước thì phiếu nhập điều chuyển được cập nhật ở menu này. Nếu thực hiện điều chuyển kho 1 bước thì phiếu nhập điều chuyển cập nhật ở menu phiếu xuất điều chuyển kho. Kế tốn hàng tồn kho / Cập nhật số liệu / Phiếu nhập kho 4.6.2 Phiếu xuất kho: - Dùng để cập nhật các phiếu xuất NVL, CCLĐ cho sản xuất, cho sử dụng và khác. - Trong trường hợp điều chuyển kho qua 2 bước thì phiếu xuất điều chuyển được cập nhật ở menu này. Nếu thực hiện điều chuyển khi 1 bước thì phiếu xuất điều chuyển cập nhật ở menu phiếu xuất điều chuyển kho. - Trong trường hợp nhập mua và xuất thẳng luơn thì sử dụng màn hình phiếu nhập xuất thẳng ở phân hệ kế tốn mua hàng và cơng nợ phải trả. Kế tốn hàng tồn kho / Cập nhật số liệu / Phiếu xuất kho 4.6.3 Phiếu xuất điều chuyển kho: - Phiếu xuất điều chuyển chỉ dùng trong trường hợp điều chuyển vật tư giữa các kho trong nội bộ đơn vị. Trường hợp điều chuyển giữa các kho thuộc 2 đơn vị cơ sở khác nhau thì phải dùng phiếu nhập kho và phiếu xuất kho để cập nhật. - Trong trường hợp điều chuyển kho nội bộ (tài khoản nợ trùng với tài khoản cĩ) chương trình sẽ khơng hạch tốn. Nếu điều chuyển kho nội bộ sang kho đại lý hoặc từ kho đại lý về kho nội bộ thì chương trình sẽ hạch tốn cho phiếu xuất và khơng hạch tốn cho phiếu nhập. Tài khoản hàng tồn kho ở đại lý được khai báo trong danh mục kho hàng. Nghiệp vụ: Gởi bán 1 tấn hàng A cho khách hàng (KHHML), đơn giá bán chưa cĩ thuế GTGT 10% là 22.000đ/kg. Chọn chức năng: Kế tốn hàng tồn kho / Cập nhật số liệu / Phiếu xuất điều chuyển kho Chọn nút “Mới” để tiến hành nhập liệu -55-
  57. 4.6.4 Tính giá và cập nhật giá hàng tồn kho: Chương trình cho phép đánh giá hàng tồn kho theo 04 phương pháp khác nhau: • Giá trung bình tháng, • Giá trung bình di động (theo ngày), • Giá nhập trước xuất trước. Đối với các vật tư khác nhau cĩ thể chọn các phương pháp đánh giá hàng tồn kho khác nhau. Việc khai báo phương pháp tính giá của các vật tư tính giá được thực hiện ở phần khai báo các thơng tin về vật tư. Kế tốn hàng tồn kho / Cập nhật số liệu / Tính giá trung bình Kế tốn hàng tồn kho / Cập nhật số liệu / Tính giá trung bình di động theo ngày Nếu cĩ hàng gởi đi bán thì phải thực hiện nghiệp vụ “Tính giá trung bình” cho mã kho hàng gởi đi bán -56-
  58. Kế tốn hàng tồn kho / Cập nhật số liệu / Tính giá nhập trước xuất trước 4.7 Kế tốn tổng hợp - Phân hệ kế tốn tổng hợp cĩ thể dùng như một phân hệ cơ sở và độc lập hoặc liên kết thống nhất với tất cả các phân hệ khác của chương trình. - Tại phân hệ kế tốn tổng hợp ta cĩ thể cập nhật các phiếu kế tốn tổng quát, các bút tốn phân bổ, kết chuyển cuối kỳ, các bút tốn định kỳ và các bút tốn điều chỉnh. Ngồi ra phân hệ kế tốn tổng hợp thực hiện tổng hợp số liệu từ tất cả các phân hệ khác. - Phân hệ kế tốn tổng hợp thực hiện lên các sổ sách, báo cáo kế tốn, báo cáo thuế. -57-
  59. 4.7.1 Phiếu kế tốn: - Phiếu kế tốn dùng để cập nhật các bút tốn điều chỉnh, các bút tốn phân bổ, kết chuyển cuối kỳ Tại một số doanh nghiệp thì phiếu kế tốn cịn được dùng để nhập nhiều loại chứng từ khác do tính đặc thù về sự phân cơng cơng việc trong phịng kế tốn. - Nhĩm định khoản: • Nhĩm định khoản được sử dụng trong trường hợp cập nhật các chứng từ với định khoản nhiều nợ nhiều cĩ. • Chương trình cho phép hạch tốn nhiều nợ nhiều cĩ trên cùng một chứng từ nhưng ta phải tách chúng thành các nhĩm hạch tốn đối ứng 1 nợ - nhiều cĩ hoặc 1 cĩ - nhiều nợ. Tương ứng với mỗi nhĩm này ta phải mã hố thành các nhĩm định khoản khác nhau ở trường nhĩm định khoản. Ví dụ ta cĩ mã hố từng nhĩm định khoản khác nhau bằng cách đánh số: 1, 2, 3 • Trong trường hợp chỉ cĩ 1 nhĩm định khoản thì khơng cần phải cập nhập trường nhĩm định khoản (để trắng). Nghiệp vụ: Thực hiện bút tốn tính lương phải trả cho nhân viên bán hàng là 10.000.000đ và nhân viên văn phịng là 20.000.000đ. • Thực hiện chức năng Kế tốn tổng hợp / Câp nhật số liệu / Phiếu kế tốn • Chọn “Thời gian làm việc” > Chọn nút “Mới” Nhập số hiệu tài khoản ghi Nợ, Cĩ -58-
  60. Nghiệp vụ: Thực hiện bút tốn kết chuyển thuế GTGT hàng bán bị trả lại; kết chuyển thuế GTGT của hàng xuất trả lại nhà cung cấp; kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ cuối kỳ. • Thực hiện chức năng Kế tốn tổng hợp / Câp nhật số liệu / Phiếu kế tốn • Chọn “Thời gian làm việc” > Chọn nút “Mới” Khi thực hiện bút tốn nhiều TK ghi Nợ/ Cĩ trên cùng 1 phiếu kế tốn thì phải chọn nhĩm định khoản -59-
  61. 4.7.2 Tạo và thực hiện các bút tốn kết chuyển tự động: 4.7.2.1 Khai báo các bút tốn kết chuyển tự động Cuối kỳ phải thực hiện các bút tốn kết chuyển sau: . Kết chuyển vốn hàng bán vào tài khoản kết quả kinh doanh . Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản kết quả kinh doanh . Kết chuyển tài khoản chi phí bán hàng vào tài khoản kết quả kinh doanh . Kết chuyển tài khoản chi phí quản lý vào tài khoản kết quả kinh doanh . Kết chuyển khác - Trên cơ sở các bút tốn kết chuyển nêu trên đều lặp lại giống nhau vào các cuối kỳ kế tốn và cách lấy số liệu khá rõ ràng nên trong chương trình cĩ chức năng cho phép thực hiện tự động sinh ra các bút tốn kết chuyển cuối kỳ. - Để thực hiện được việc kết chuyển tự động ta phải khai báo tài khoản “chuyển”, tài khoản “nhận” cho từng nhĩm bút tốn một và khai báo việc kết chuyển đượcthực hiện từ tài khoản ghi cĩ sang tài khoản ghi nợ (ví dụ C642 - N911) hoặc ngược lại (ví dụ N511 - C911). - Trong trường hợp kết chuyển được chi tiết hố cho từng vụ việc thì khai báo là cĩ kết chuyển theo vụ việc hay khơng. Chương trình cũng cho phép chỉ kết chuyển các phát sinh cĩ vụ việc cịn những phát sinh khơng cĩ vụ việc thì khơng kết chuyển. - Khi tạo bút tốn kết chuyển: chương trình sẽ kết chuyển số tiền bằng tổng số phát sinh tăng trừ tổng số phát sinh giảm trong kỳ. - Fast Accounting cho phép các khả năng khai báo sau: . Khai báo kết chuyển từ một tài khoản chi tiết này sang một tài khoản chi tiết khác. . Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản chi tiết. Khi này Fast Accounting sẽ kết chuyển cho từng tài khoản chi tiết “chuyển” sang tài khoản “nhận”. . Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản tổng hợp khác. Khi này Fast Accounting sẽ kết chuyển tương ứng cho từng cặp tài khoản chi tiết “chuyển - nhận” cĩ “đuơi” tiểu khoản giống nhau. -60-
  62. Nghiệp vụ: Thực hiện khai báo các bút tốn kết chuyển cuối kỳ để xác định kết quả kinh doanh. • Thực hiện chức năng: Kế tốn tổng hợp / Câp nhật số liệu / Khai báo các bút tốn kết chuyển tự động • Chọn phím F4 4.7.2.2 Thực hiện các bút tốn kết chuyển tự động: Trước khi tạo bút tốn ta phải đánh dấu các bút tốn cần tạo. Chương trình cho phép tạo nhiều bút tốn cùng một lúc. Bút tốn kết chuyển tự động sau khi tạo cĩ thể xĩa đi tạo lại và in ra. . Thực hiện chức năng : Kế tốn tổng hợp / Cập nhật số liệu / Bút tốn kết chuyển tự động . Chọn năm làm việc . Đánh dấu chọn các bút tốn cần kết chuyển (phím Spacebar hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + A) . Bấm phím F4 -61-
  63. CHƯƠNG 5: XEM, IN CHỨNG TỪ, SỔ SÁCH, BÁO CÁO KẾ TỐN VÀ TRÍCH XUẤT DỮ LIỆU 5.1 Xem chứng từ, sổ sách, báo cáo kế tốn . Xem chứng từ kế tốn Nghiệp vụ: Xem hố đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho  Thực hiện chức năng: Kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu / Cập nhật số liệu / Hố đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho  Bấm phím Esc  Chọn nút  để chọn chứng từ cần xem  Chọn Tab “In chứng từ”  Chọn nút “Xem” BấmB ấmchọn chọn hố hố đ ơnđơn cầnc ầnxem xem -62-
  64. . Xem sổ sách kế tốn theo hình thức Nhật ký chung Nghiệp vụ: Xem sổ Nhật ký chung Thực hiện chức năng: Kế tốn TH / Sổ sách theo hình thức NKC / Sổ Nhật ký chung Chọn thời gian -63-
  65. . Xem Báo cáo tài chính Nghiệp vụ: Xem bảng cân đối số phát sinh các tài khoản theo QĐ 15 Thực hiện chức năng: Kế tốn tổng hợp / Báo cáo tài chính theo QĐ 15 / Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản Nghiệp vụ: Xem bảng cân đối số phát sinh các tài khoản theo QĐ 15 Thực hiện chức năng: Kế tốn tổng hợp / Báo cáo tài chính theo QĐ 15 / Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản Chọn thời gian -64-
  66. 5.2 In chứng từ, sổ sách, báo cáo kế tốn . In chứng từ kế tốn Nghiệp vụ: In hố đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho  Thực hiện chức năng: Kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu / Cập nhật số liệu / Hố đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho  Chọn nút  để chọn chứng từ cần xem  Chọn Tab “In chứng từ”  Chọn nút “In” Bấm chọn hố đơn cần xem -65-
  67. . In sổ sách kế tốn theo hình thức Nhật ký chung Nghiệp vụ: In sổ Nhật ký chung Thực hiện chức năng: Kế tốn TH / Sổ sách theo hình thức NKC / Sổ Nhật ký chung  Chọn phím F7 -66-
  68.  Chọn nút “Preview” để xem thử  Chọn nút “Máy in” để in . In báo cáo tài chính Nghiệp vụ: In Bảng cân đối số phát sinh theo QĐ15 Thực hiện chức năng: Kế tốn tổng hợp / Báo cáo tài chính theo QĐ 15 / Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản -67-
  69.  Chọn phím F7  Chọn nút “Preview” để xem thử  Chọn nút “Máy in” để in -68-
  70. 5.3 Trích xuất dữ liệu qua excel Cách 1: Nghiệp vụ: trích xuất dữ liệu Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản theo QĐ15 thành file excel Thực hiện chức năng: Kế tốn tổng hợp / Báo cáo tài chính theo QĐ 15 / Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản  Chọn phím F7  Chọn nút “Tệp Excel”  Chọn ổ đĩa để lưu  Đặt tên cho tập tin Chọn ổ đĩa để lưu Đặt tên cho tập tin -69-
  71. Cách 2: Nghiệp vụ: trích xuất dữ liệu của Sổ Nhật ký chung thành file excel Thực hiện chức năng: Kế tốn TH / Sổ sách theo hình thức NKC / Sổ Nhật ký chung  Chọn phím F7  Chọn nút “Tệp Excel”  Chọn ổ đĩa để lưu  Đặt tên cho tập tin Chọn ổ đĩa để lưu Đặt tên cho tập tin 5.4 Back up dữ liệu Thực hiện chức năng: Hệ thống / Quản lý và bảo trì số liệu / Lưu trữ (Back up số liệu) -70-
  72.  Chọn ổ đĩa để lưu dữ liệu (nên khác với ổ đĩa cài đặt chương trình)  Chọn “OK”  Chương trình tự động thực hiện và lưu thành file cĩ tên là “BackUp04.Rar”  Khi muốn sử dụng dữ liệu của file “BackUp04.Rar” thì giải nén và sao chép đè lên các file tương tự trong hệ thống. Thực hiện như sau: + Mở file “BackUp04.Rar” + Chọn nút Extract To Chọn ỗ đĩa hệ thống của chương trình (ví dụ ổ C) Chọn Folder chương trình (ví dụ FA2009.Edu) Chọn OK -71-
  73. BÀI TẬP THỰC HÀNH Thơng tin về đơn vị kế tốn như sau Tên doanh nghiệp: Cơng ty thương mại ABC Chế độ kế tốn áp dụng: chế độ kế tốn doanh nghiệp theo quyết định 15 Phương pháp kế tốn thuế GTGT: phương pháp khấu trừ Phương pháp kế tốn hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Trung bình tháng Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng Tài khoản tiền gởi VND và USD tại ngân hàng DAB . SỐ DƯ ĐẦU KỲ CỦA CÁC TÀI KHOẢN Tài Ngoại Dư nợ Dư nợ Dư cĩ Dư cĩ Ghi chú khoản tệ VND ngọai VND ngoại tệ tệ 1111 500.000.000 1121DAB 200.000.000 1122DAB USD 19.000.000 1.000 131111 125.000.000 KHHML 1561 150.000.000 5.000kg HHA x 10.000 5.000kg HHB x 20.000 3111DAB 90.000.000 331111 200.000.000 NBS03 141 6.000.000 Lê Hùng 41111 570.000.000 TC 1.000.000.000 1.000.000.000 . CÁC NGHIỆP VỤ PHÁT SINH TRONG KỲ: 1. Nhập kho hàng A, chưa trả tiền cho người bán (NBS03) : 30 tấn, đơn giá mua chưa cĩ thuế GTGT 10% là 12.000đ/kg. (Hố đơn 100005- Sê ri: AD/10) 2. Nhập khẩu hàng A, chưa trả tiền cho người bán (NBXKC) : 5 tấn, đơn giá nhập là 0,5usd/kg; tỷ giá giao dịch 20.000đ/usd; thuế suất thuế nhập khẩu 5%, thuế suất thuế GTGT 10% (Invoice G10065- Sê ri: AD/10) 3. Chi phí vận chuyển hàng A nhập kho chưa cĩ thuế GTGT 5% là 5.000.000đ, chưa trả tiền cho người bán (NBVCC) – Số hố đơn 100007 – Sê ri AB/10 (Hàng mua của NBS03) 4. Trả lại 5 tấn hàng A cho NBS03 -73-
  74. 5. Dịch vụ mua ngồi là điện sử dụng cho bộ phận bán hàng 4.000.000đ, chưa cĩ thuế GTGT 10%, chưa trả tiền cho nhà cung cấp (NBDLC) - (Hố đơn 100008- S ri: AH/10) 6. Nhân viên Lê Hùng thanh tốn tạm ứng tiền cơng tác phí, số tiền 2.200.000đ (đã cĩ thuế GTGT 10%) - Hố đơn 100009- Sê ri: AH/10 7. Xuất bán hàng A, chưa thu tiền cho khách hàng (KHHML) : 5 tấn hàng A, đơn giá bán chưa cĩ thuế GTGT 10% là 20.000đ/kg. 8. Khách hàng (KHHML) trả lại 1 tấn hàng A. Hố đơn khách hàng xuất trả lại 100010 – AD/10. 9. Ngày 15/4: Nhập mua máy tính sử dụng ở bộ phận kế tốn, chưa trả tiền người bán (NBS04), Hố đơn GTGT 100012- Số Sê ri AH/10, thuế GTGT 5% a. + Nguyên giá 14.400.000đ - Mã thiết bị: TBQ L001 b. + Số kỳ khấu hao: 24 c. + Ngày bắt đầu sử dụng: 21/4 10. Điều chỉnh tăng nguyên giá TSCĐ (TBQL001) do bổ sung chi phí vận chuyển là 720.000đ 11. Ngày 31/03/10, Khai báo giảm tài sản cố định (TBQL02) sử dụng ở phịng kinh doanh; Nguyên giá 14.000.000đ; số kỳ khấu hao: 14; ngày mua 01/04/2009; ngày bắt đầu khấu hao 01/04/2009; đã khấu hao 12.000.000đ 12. Khai báo thơi khấu hao tài sản cố định (TBQL02) sử dụng ở phịng kinh doanh từ ngày 31/3/10 13. Thu tiền khách hàng (KHHML) nợ đầu kỳ của Hố đơn 4001 bằng tiền mặt 14. Xuất quỹ tiền mặt 50.000.000đ để gởi vào tài khoản ngân hàng (1121DAB) 15. Khách hàng (KHHML) chuyển khoản trả tiền mua hàng 100.000.000đ vào TK VND ở Ngân hàng Đơng Á. 16. Dùng tiền ở tài khoản VND để thanh tốn phí ngân hàng là 200.000đ, thuế GTGT 5%. (số chứng từ là SP001 – Số Sê ri:NH/10. 17. Gởi bán 1 tấn hàng A cho khách hàng (KHHML), đơn giá bán chưa cĩ thuế GTGT 10% là 22.000đ/kg. 18. Thực hiện bút tốn tính lương phải trả cho nhân viên bán hàng là 10.000.000đ và nhân viên văn phịng là 20.000.000đ. 19. Thực hiện bút tốn kết chuyển thuế GTGT hàng bán bị trả lại; kết chuyển thuế GTGT của hàng xuất trả lại nhà cung cấp; kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ cuối kỳ. 20. Thực hiện các bút tốn kết chuyển cuối kỳ để xác định kết quả kinh doanh. -74-
  75. Bài 1: Tại doanh nghiệp thương mại Đệ Nhất cĩ tình hình trong tháng 12/200X như sau: A- Số dư đầu tháng của một số tài khoản như sau:  Tài khoản Tiền gởi ngân hàng VND ở ngn hng ACB : 500.000.000 đ  Tài khoản phải thu ngắn hạn khách hàng (KHN01): 90.000.000 đ KHN01 – Khách hàng Số 1 – 17 Nguyễn Đình Chiểu, Q3 – MST 0100000003 - HĐ 10010 ngày 15/11/2008)  Hàng tồn kho (hạt nhựa PP): 60.000 kg, trị giá 900.000.000 đ (Mã hàng hố: PP – Mã kho: KHN – Phương pháp tính giá hàng tồn kho là Trung bình tháng)  Nguồn vốn kinh doanh (vốn gĩp): 1.490.000.000đ B- Phát sinh trong tháng: 1- Mua hạt nhựa PP : 18.000 kg, giá mua chưa thuế GTGT 10% là 15.500đ/kg. Doanh nghiệp chưa trả tiền cho người bán (NBS01) NBS01 – Cơng ty Số 01 – 20 Cộng Hịa, QTB – MST 0100000001 – HĐ 80001 – Xêri BB/08 2- Bán hạt nhựa PP : 70.000kg, giá bán chưa thuế GTGT 10% là 20.000đ/kg. Khách hàng chưa trả tiền (KHN01) 3- Khách hàng (KHN01) trả hết số tiền nợ đầu tháng bằng tiền mặt. 4- Doanh nghiệp dùng tiền gởi ngân hàng trả hết nợ người bán ở nghiệp vụ 1 5- Khách hàng (KHN01) trả lại 2.000kg hạt nhựa PP. (Hĩa đơn khách hàng xuất trả lại: số 80008 – xêri: HH/08) 6- Dịch vụ mua ngồi là điện sử dụng cho bộ phận bán hàng 3.000.000đ, chưa cĩ thuế GTGT 5%. Doanh nghiệp chưa trả tiền cho nhà cung cấp (NBDL) NBDL - Cơng ty Điện Lực – 6 Hàm Nghi, Q1 – MST 0100000005- HĐ 80003 – BB/08 7- Lương phải trả cho bộ phận bán hàng 4.000.000đ và bộ phận quản lý 8.000.000đ 8- Trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN theo qui định 9- Lập phiếu kế tốn kết chuyển thuế GTGT hàng bán bị trả lại và thuế GTGT được khấu trừ trong tháng. 10- Tạo và thực hiện các bút tốn kết chuyển cuối kỳ để xác định kết quả kinh doanh. Yêu cầu: Trích xuất Bảng cân đối số phát sinh tháng 12/200X thành file excel -75-
  76. Bài 2: Tại doanh nghiệp thương mại B cĩ tình hình trong tháng 7/200X như sau: A- Số dư đầu tháng 7/200X: . Tài khoản Tiền gởi ngân hàng VND: 500.000.000 đ . Tài khoản phải thu ngắn hạn khách hàng (KHN07): 100.000.000 đ (KHN07 – Cửa hàng Số 7 – 77 Nguyễn Đình Chiểu, Q3 – MST 0100000003 - HĐ 10009 ngày 15/06/2008) . Hàng tồn kho (Hàng Z): 7.000 cái, trị giá 63.000.000 đ (Mã hàng hố: HHZ – Mã kho: KS1 - PP tính giá là Trung bình di động) . Nguồn vốn kinh doanh (vốn gĩp): 663.000.000 đ B- Phát sinh trong tháng 7/200X: 1- Mua Hàng Z : 8.000cái, giá mua chưa thuế GTGT 10% là 10.000đ/cái. Doanh nghiệp chưa trả tiền cho người bán. (NBS15 – Cơng ty Số 15 – 20 Đường Cộng Hịa, QTB – MST 0100000001 – HĐ 00001 – BB/08) 2- Xuất bán hàng Z : 11.000cái, giá bán chưa thuế GTGT 10% là 15.000đ/c. Khách hàng chưa trả tiền (KHN07). 3- Chi phí vận chuyển hàng Z nhập kho chưa cĩ thuế GTGT 5% là 2.000.000đ, chưa trả tiền cho người bán (NBVCC) - Hng mua của NBS15 (NBVCC – Cơng ty VC – 2 Hịa Bình, QTB – MST 0100000005 – HĐ 80007 – Sê ri AB/10) 4- Doanh nghiệp dùng tiền gởi ngân hàng trả nợ người bán ở nghiệp vụ 1 là 50.000.000đ 5- KHN07 trả lại 1.000 cái hàng Z đã mua ở nghiệp vụ 2. (Hĩa đơn khách hàng xuất trả lại: số 20051 – xêri: HH/08) 6- Lương phải trả cho bộ phận bán hàng 10.000.000đ và bộ phận quản lý doanh nghiệp 20.000.000đ 7- Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo quy định 8- Ngày 15: Nhập mua máy tính sử dụng ở bộ phận kế tốn, chưa trả tiền người bán (NBS02), Hố đơn GTGT 100023- Số Sê ri AH/XX, thuế GTGT 5%. Nguyên giá 50.00.000đ; Số kỳ khấu hao: 36; Ngày bắt đầu sử dụng: 15. M ti sản l TBQL003. NBS02 – Cơng ty Số 2 – 10 Cộng Hịa, QTB – MST 0100000001 – HĐ 80001 – Xêri BB/08 9- Lập phiếu kế tốn kết chuyển thuế GTGT hàng bán bị trả lại và thuế GTGT được khấu trừ trong tháng. 10- Thực hiện nghiệp vụ tính giá vốn cuối kỳ 11- Thực hiện nghiệp vụ trích khấu hao TSCĐ 12- Tạo và thực hiện các bút tốn cuối kỳ để xác định kết quả kinh doanh. Yêu cầu: Trích xuất Bảng cân đối số phát sinh thành file excel -76-
  77. Bài 3: Tại Doanh nghiệp thương mại Đệ Nhị cĩ tình hình trong tháng 12/200X như sau: A- Số dư đầu tháng của một số tài khoản như sau:  Tài khoản Tiền mặt USD: 510.000.000 đ (25.500USD)  Tài khoản phải thu ngắn hạn khách hàng (KHN02): 90.000.000 đ KHN02 – Khách hàng Số 2 – 17 Nguyễn Đình Chiểu, Q3 – MST 0100000003 - HĐ 10010 ngày 15/11/2008)  Hàng tồn kho (hạt nhựa HD): 60.000 kg, trị giá 900.000.000 đ (Mã hàng: HD – Mã kho: KHD – Phương pháp tính giá hàng tồn kho là Nhập trước xuất trước)  Nguồn vốn kinh doanh (Vốn gĩp): 1.500.000.000 đ B- Phát sinh trong tháng: 1- Mua hạt nhựa HD : 18.000 kg, giá mua chưa thuế GTGT 10% là 15.500đ/kg. Doanh nghiệp chưa trả tiền cho người bán (NBS01) NBS02 – Cơng ty Số 2 – 10 Cộng Hịa, QTB – MST 0100000001 – HĐ 80001 – Xêri BB/08 2- Khách hàng (KHN02) trả hết số tiền nợ đầu tháng bằng chuyển khoản 3- Xuất kho 2.000kg hạt nhựa HD gởi đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng (KDL1) 4- Bán hạt nhựa HD : 70.000kg, giá bán chưa thuế GTGT 10% là 20.000đ/kg. Khách hàng chưa trả tiền (KHN02) 5- Khách hàng (KHN02) trả lại 2.000kg hạt nhựa HD. (Hĩa đơn khách hàng xuất trả lại: số 80008 – Xêri: HH/08) 6- Doanh nghiệp trả nợ người bán NBS02: 200.000.000đ bằng tiền mặt 7- Dịch vụ mua ngồi là điện sử dụng cho bộ phận văn phịng 4.000.000đ, chưa cĩ thuế GTGT 5%. Doanh nghiệp chưa trả tiền cho nhà cung cấp (NBDL) NBDL - Cơng ty Điện Lực – 6 Hàm Nghi, Q1 – MST 0100000005- HĐ 80003 – Xêri BB/08 8- Lương phải trả cho bộ phận bán hàng 4.000.000đ và bộ phận quản lý 8.000.000đ 9- Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo quy định 10- Lập phiếu kế tốn kết chuyển thuế GTGT hàng bán bị trả lại và thuế GTGT được khấu trừ trong tháng. 11- Thực hiện các nghiệp vụ kế tốn cuối kỳ để xác định kết quả kinh doanh. Yêu cầu: Trích xuất Bảng cân đối số phát sinh thành file excel -77-
  78. Bài 4: Tại doanh nghiệp thương mại Đệ Nhất cĩ tình hình trong tháng 5/200X như sau: A- Số dư đầu tháng của một số tài khoản như sau:  Tài khoản Tiền gởi ngân hàng VND: 500.000.000 đ  Tài khoản Tiền mặt: 200.000.000đ (trong đĩ cĩ ngoại tệ 1.000usd, tỷ giá 20.000đ/usd)  Tài khoản phải thu ngắn hạn khách hàng (KHN01): 50.000.000 đ KHN01 – Khách hàng Số 1 – 9 Võ Văn Tần, Q3 – MST 0100000003; Hố đơn nợ đầu kỳ số 10001 ngày 15/04/2010  Hàng hố tồn kho: 210.000.000 đ, bao gồm + VPP1: 5.000đv, đơn giá 18.000đ/đv + VPP2: 8.000đv, đơn giá 15.000đ/đv (Mã kho: DHM – Phương pháp tính giá hàng tồn kho là Trung bình tháng)  Vốn chủ sở hữu (vốn gĩp) : 960.000.000 đ B- Phát sinh trong tháng: 1- Nhập mua hàng VPP1 : 18.000 đv, giá mua chưa thuế GTGT 10% là 20.000đ/đv, chưa trả tiền cho người bán (NBS01) NBS01 – Cơng ty Số 01 – 1 Trương Định, Q 1 – MST 0100000001; số HĐ 80001– Xêri BB/08 2- Xuất bán chưa thu tiền cho khách hàng (KHN01) số hàng như sau: + VPP1: 17.000đv, đơn giá bán chưa cĩ thuế GTGT 10% là 28.000đ/đv + VPP2: 2.000đv, đơn giá bán chưa cĩ thuế GTGT 10% là 22.000đ/đv 3- Khách hàng (KHN01) chuyển khoản trả hết số tiền nợ đầu tháng. 4- Trả lại 3.000 đv hàng VPP1 cho NBS01 5- Doanh nghiệp xuất quỹ tiền mặt 110.000.000đ trả nợ người bán NBS01 6- Khách hàng (KHN01) trả lại 2.000 đv hàng VPP1. (Hĩa đơn khách hàng xuất trả lại: số 80006– xêri: HH/10) 7- Dịch vụ mua ngồi là điện sử dụng cho bộ phận bán hàng 3.000.000đ, chưa cĩ thuế GTGT 10%. Doanh nghiệp chưa trả tiền cho nhà cung cấp (NBDL) NBDL - Cơng ty Điện Lực – 7 Chợ Lớn, Q5 – MST 0100000005- HĐ 80007 – BB/10 8- Lương phải trả cho bộ phận bán hàng 4.000.000đ và bộ phận quản lý 8.000.000đ 9- Lập phiếu kế tốn kết chuyển thuế GTGT cuối kỳ 10- Tạo và thực hiện các bút tốn kết chuyển cuối kỳ để xác định kết quả kinh doanh. Yêu cầu: Trích xuất Bảng cân đối số phát sinh thành file excel -78-