Sổ tay thực hiện Dự án “Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng”

Nội dung text: Sổ tay thực hiện Dự án “Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng”

1. NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM Dự án “Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng” – Dự án FSMIMS  Sổ tay thực hiện Dự án Ban hành kèm theo Quyết định số 1336/QĐ-NHNN ngày 03/6/2010 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Hà Nội, tháng 6 năm 2010
2. LỜI NÓI ĐẦU Hiệp định tài trợ Dự án “Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng” (gọi tắt là Dự án), vay vốn của Hiệp hội phát triển Quốc tế, khoản tín dụng số 4505-VN đã được ký kết giữa nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam và Hiệp hội phát triển Quốc tế ngày 21/4/2009. Ngân hàng Nhà nước Việt Nam là cơ quan chủ quản của Dự án và chịu trách nhiệm chung đối với việc triển khai Dự án. Tham gia Dự án có Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNN), Trung tâm Thông tin tín dụng (CIC) và Bảo hiểm tiền gửi Việt Nam (DIV). NHNN chịu trách nhiệm triển khai trực tiếp Nhóm hợp phần của NHNN và CIC. DIV chịu trách nhiệm triển khai Nhóm hợp phần của DIV. Căn cứ Hiệp định tài trợ Dự án, các văn bản hướng dẫn của Ngân hàng Thế giới, Luật, các văn bản dưới luật hiện hành và tình hình thực tế triển khai ở các đơn vị tham gia Dự án, NHNN ban hành Sổ tay thực hiện Dự án “Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng” (sau đây gọi là Sổ tay thực hiện) nhằm giúp cho các đơn vị tham gia Dự án triển khai Dự án thuận lợi và đúng quy định. Sổ tay thực hiện hướng dẫn việc xây dựng, tổ chức thực hiện, quản lý, giám sát và đánh giá các hoạt động của Dự án cho các bên liên quan của Dự án, gồm 5 chương: Chương I “Tóm tắt Dự án”: bao gồm các thông tin tổng quan về Dự án (mục tiêu, thời gian thực hiện, các nhóm hợp phần của Dự án). Chương II “Quản lý thực hiện Dự án”: cung cấp thông tin về các bên liên quan trong quá trình quản lý và triển khai Dự án. Chương III “Lập kế hoạch Dự án”: hướng dẫn về quy trình lập các kế hoạch chính của Dự án. Chương IV “Đấu thầu, mua sắm”: hướng dẫn các quy trình, thủ tục đấu thầu, mua sắm của Dự án. Chương V “Theo dõi, đánh giá và chế độ báo cáo, thông tin liên lạc của Dự án”: nêu trách nhiệm của các bên liên quan trong công tác theo dõi, đánh giá, báo cáo và thông tin liên lạc của Dự án. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, khuyến nghị, đề nghị các đơn vị tham gia Dự án phản ánh về NHNN (Ban Quản lý Dự án) để giải đáp hoặc sửa đổi, bổ sung và hoàn chỉnh. 2 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
3. MỤC LỤC TỪ VIẾT TẮT VÀ THUẬT NGỮ 5 II. CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA CÔNG TÁC ĐẤU THẦU, MUA SẮM 6 1. Yêu cầu và mục tiêu của công tác đấu thầu 26 2. Phạm vi áp dụng 26 3. Yêu cầu về tư cách hợp lệ của nhà thầu 26 4. Xung đột lợi ích và lợi thế cạnh tranh không công bằng 27 4.1. Quy định của NHTG 27 4.2. Quy định của Việt Nam 27 5. Liên kết giữa các nhà thầu 28 5.1. Quy định của NHTG 28 5.2. Quy định của Việt Nam 29 6. Mua sắm sai quy định 29 6.1. Quy định của NHTG 29 6.2. Quy định của Việt Nam 30 7. Gian lận và tham nhũng 30 8. Lưu trữ tài liệu về đấu thầu 30 9. Tổ chuyên gia đấu thầu 30 10. Gia hạn thời gian trong đấu thầu 31 11. Hủy bỏ tất cả các hồ sơ dự thầu và đấu thầu lại 31 11.1. Quy định của NHTG 31 11.2. Quy định của Việt Nam 31 12. Xử lý tình huống trong Đấu thầu 31 1. Phê duyệt của NHTG 36 1.1. Xét duyệt trước 36 1.2. Xét duyệt sau 37 2. Phê duyệt của phía Việt Nam 37 1. Đấu thầu cạnh tranh quốc tế (ICB) 40 1.1. Chuẩn bị đấu thầu 40 1.2. Lập dự toán 40 1.3. Lập HSMT 41 1.4. Tổ chức đấu thầu 42 1.5. Đánh giá hồ sơ dự thầu 43 1.6. Thẩm định và phê duyệt kết quả đánh giá 45 1.7. Công bố kết quả đấu thầu 46 1.8. Hoàn thiện, ký kết hợp đồng 46 1.9. Công bố trúng thầu 47 2. Đấu thầu cạnh tranh trong nước 47 Lập hồ sơ mời thầu 47 Quảng cáo 47 Chấm thầu 48 Công bố trúng thầu 48 3. Chào hàng cạnh tranh (shopping) 48 3.1. Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu chào hàng 48 3.2. Quảng cáo 48 3.3. Gửi Hồ sơ yêu cầu 48 3.4. Nộp chào hàng (báo giá) 48 3.5. Đánh giá các chào hàng 49 3.6. Phê duyệt kết quả đánh giá 49 3.7. Trao hợp đồng 49 1. Tuyển chọn tư vấn dựa trên cơ sở chất lượng và chi phí (QCBS) 50 1.1. TOR 50 1.2. Chuẩn bị dự toán 50 1.3. REOI và đăng quảng cáo 50 3 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
4. 1.4. Lập danh sách ngắn 51 1.5. Lập và phát hành hồ sơ mời thầu (RFP) 51 1.6. Nộp, nhận và mở đề xuất kỹ thuật 52 1.7. Đánh giá kỹ thuật 53 1.8. Mở đề xuất tài chính 56 1.9. Đánh giá tài chính và tổng hợp 56 1.10. Đàm phán hợp đồng 57 1.11. Công bố trúng thầu 58 2. Tuyển chọn tư vấn trên cơ sở chất lượng (Selection Based on Quality – QBS) 58 3. Tuyển chọn tư vấn trên cơ sở chi phí thấp nhất (Least Cost Selection – LCS) 59 4. Tuyển chọn tư vấn cá nhân (Individual Consultant – IC) 59 4.1. Xây dựng và phê duyệt TOR 59 4.2. Lựa chọn và phê duyệt lựa chọn tư vấn cá nhân 59 1. Các báo cáo theo quy định tại Quyết định số 803/2007/QĐ-BKH ngày 30/7/2007 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư 79 2. Các Báo cáo Dự án theo qui định tại Hiệp định tài trợ (theo quy định của NHTG) 80 4 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
5. TỪ VIẾT TẮT VÀ THUẬT NGỮ CIC Trung tâm Thông tin tín dụng DIV Bảo hiểm tiền gửi Việt Nam CNTT Công nghệ thông tin GTAP Kế hoạch hành động tăng cường công tác quản lý và minh bạch trong đấu thầu, mua sắm IDA Hiệp hội phát triển Quốc tế IFR Báo cáo tài chính Quý NHNN Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Tổ QLCM – KT Tổ Quản lý chuyên môn – kỹ thuật NSNN Ngân sách Nhà nước NHTG Ngân hàng Thế giới ODA Hỗ trợ phát triển chính thức PAD Tài liệu thẩm định dự án PMU Ban Quản lý Dự án của Ngân hàng Nhà nước PIU Ban Triển khai Dự án của Bảo hiểm tiền gửi Việt Nam PIM Sổ tay thực hiện Dự án TCTD Tổ chức tín dụng HDMS Hướng dẫn mua sắm bằng vốn vay IBRD và tín dụng IDA, phiên bản tháng 5/2004 và bản chỉnh sửa tháng 10/2006 HDTV Hướng dẫn tuyển chọn và thuê tư vấn do bên vay của NHTG thực hiện, phiên bản tháng 5/2004 và bản chỉnh sửa tháng 10/2006 STTV Sổ tay dịch vụ tư vấn phiên bản năm 2006 REOI Thư mời bày tỏ quan tâm HSMT Hồ sơ mời thầu HSDT Hồ sơ dự thầu HSYC Hồ sơ yêu cầu KHĐT Kế hoạch đấu thầu TOR Điều khoản tham chiếu NOL Thư không phản đối KQĐG Kết quả đánh giá KQLCNT Kết quả lựa chọn nhà thầu KQĐT Kết quả đấu thầu 5 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
6. CƠ SỞ PHÁP LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN CƠ SỞ LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN - Hiệp định tài trợ Dự án được ký giữa nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam và Hiệp hội phát triển Quốc tế ngày 21/4/2009; - Báo cáo nghiên cứu khả thi của Dự án đã được Thống đốc NHNN phê duyệt tại Quyết định số 1919/QĐ-NHNN ngày 9/9/2008 và Quyết định số 1710/QĐ-NHNN ngày 23/7/2009 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định 1919; - Sổ tay Quản lý tài chính Dự án ban hành kèm theo Quyết định số 1660/QĐ-NHNN ngày 15/7/2009 của Thống đốc NHNN; - Luật Đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005; Luật số 38/2009/QH12 ngày 19/06/2009 sửa đổi, bổ sung một số điều của các luật liên quan đến đầu tư xây dựng cơ bản và các văn bản hướng dẫn thi hành; - Nghị định số 131/2006/NĐ-CP ngày 9/11/2006 của Chính phủ ban hành quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức và các văn bản hướng dẫn; - Hướng dẫn của NHTG về mua sắm đối với các khoản vay IBRD và IDA (tháng 5/2004, sửa đổi tháng 10/2006); - Hướng dẫn tuyển chọn và thuê tư vấn do bên vay của NHTG thực hiện (tháng 5/2004, sửa đổi tháng 10/2006); - Các quy định khác có liên quan của pháp luật Việt Nam và quy định của nhà tài trợ; - Thông tư số 108/2008/TT-BTC ngày 18/11/2008 của Bộ Tài chính hướng dẫn xử lý ngân sách cuối năm và lập báo cáo quyết toán NSNN hàng năm; - Quyết định số 803/2007/QĐ-BKH ngày 30/7/2007 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành chế độ báo cáo tình hình thực hiện các chương trình, dự án ODA. CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA CÔNG TÁC ĐẤU THẦU, MUA SẮM - Hiệp định tài trợ số 4505 – VN ký ngày 21/04/2009 giữa đại diện nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam và NHTG về việc tài trợ cho Dự án FSMIMS; 6 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
7. - Thư thỏa thuận số TF 093085 – VN ký ngày 21/04/2008 về việc tiếp nhận khoản viện trợ không hoàn lại của Chính phủ Nhật Bản được ủy thác qua NHTG đồng tài trợ cho Dự án FSMIMS; - Hướng dẫn mua sắm bằng vốn vay IBRD và tín dụng IDA, phiên bản tháng 5/2004 và bản chỉnh sửa tháng 10/2006 (viết tắt là HDMS); - Hướng dẫn tuyển chọn và thuê tư vấn do bên vay của NHTG thực hiện, phiên bản tháng 5/2004 và bản chỉnh sửa tháng 10/2006 (viết tắt là HDTV); Sổ tay dịch vụ tư vấn phiên bản năm 2006 (viết tắt là STTV); - Luật Đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005; Luật sửa đổi số 38/2009/QH12 ngày 19/06/2009; Nghị định số 85/2009/NĐ-CP Hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu (Nghị định 85) và các văn bản pháp luật về đấu thầu hiện hành; - Căn cứ Quyết định số 1919/QĐ – NHNN ngày 01/09/2008 của Thống đốc NHNN về việc Phê duyệt Báo cáo nghiên cứu khả thi của Dự án FSMIMS; Quyết định số 1710/QĐ – NHNN ngày 23/07/2009 của Thống đốc NHNN về việc sửa đổi, bổ sung Quyết định số 1919/QĐ – NHNN ngày 01/09/2008; Quyết định số 3215/QĐ-NHNN ngày 25/12/2009 của Thống đốc NHNN về việc phê duyệt Kế hoạch đấu thầu Dự án FSMIMS. 7 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
8. CHƯƠNG I. TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN I. MỤC TIÊU CỦA DỰ ÁN 1. Mục tiêu tổng thể Mục tiêu của Dự án nhằm hỗ trợ NHNN, CIC và DIV nâng cao chất lượng thực hiện các chức năng chính của mình phù hợp với các chuẩn quốc tế cho lĩnh vực ngân hàng thông qua việc: (i) xây dựng một hệ thống tập trung, tích hợp các quy trình nghiệp vụ và một kiến trúc công nghệ thông tin hiện đại và (ii) tăng cường năng lực thể chế để thực hiện các hoạt động nghiệp vụ của mình. 2. Mục tiêu cụ thể 2.1. Mụ c tiêu c ụ th ể c ủ a D ự án đ ố i v ớ i NHNN Hiện đại hóa quy trình nghiệp vụ cho các chức năng cơ bản, trước hết là cho khối chính sách và khối thanh tra của NHNN và trang bị cho hai khối này các hệ thống xử lý dữ liệu và hệ thống phân tích hiện đại. Xây dựng hệ thống quản lý nguồn lực nội bộ, cải thiện xử lý thông tin nội bộ, cải thiện luồng báo cáo ra ngoài NHNN. NHNN cải tiến chế độ báo cáo thống kê, giảm gánh nặng và tăng hiệu quả sử dụng thông tin báo cáo từ các tổ chức tín dụng (TCTD). Xây dựng nền tảng công nghệ thông tin (CNTT) theo hướng tập trung thống nhất, phục vụ đắc lực cho việc thực hiện các nhiệm vụ theo chức năng của NHNN; đồng thời nâng cao năng lực chuyên môn và sử dụng CNTT cho đội ngũ cán bộ NHTW. 2.2. Mụ c tiêu c ụ th ể c ủ a D ự án đ ố i v ới CIC Phát triển hệ thống thông tin tín dụng đạt trình độ tiên tiến hiện đại về công nghệ, chuyên sâu về nghiệp vụ, nâng cao năng lực phân tích rủi ro tín dụng của khách hàng vay vốn nhằm hạn chế, ngăn ngừa rủi ro tín dụng, góp phần đảm bảo hệ thống ngân hàng phát triển an toàn, bền vững. Củng cố, nâng cấp Trung tâm dữ liệu tín dụng và hệ thống quản lý thông tin hiện đại cho nội bộ CIC. 2.3. Mục tiêu cụ thể của Dự án đối với DIV Hỗ trợ nâng cao năng lực đánh giá và quản lý rủi ro, thực hiện tốt hơn vai trò của DIV trong việc bảo vệ người gửi tiền. Tăng cường trao đổi, chia sẻ thông tin, nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin để đảm bảo an toàn và vững mạnh cho hệ thống ngân hàng thông qua các báo cáo kịp thời và tin cậy cùng với các kỹ năng phân tích hiệu quả cao. Giúp DIV phát triển trở thành một tổ chức bảo hiểm tiền gửi theo mô hình giảm thiểu rủi ro, là thành viên tích cực của mạng an toàn tài chính quốc gia. II. CÁC NHÓM HỢP PHẦN CỦA DỰ ÁN 8 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
9. Dự án bao gồm 3 nhóm hợp phần: (i) nhóm hợp phần của NHNN; (ii) nhóm hợp phần của CIC và (iii) nhóm hợp phần của DIV. Cụ thể như sau: 1. Nhóm hợp phần A “Hiện đại hóa NHNN”: nhóm hợp phần này bao gồm 03 hợp phần: hợp phần SBV.1, hợp phần SBV.2 và hợp phần SBV.3. 1.1. Hợp phần SBV.1 “Củng cố chức năng và sắp xếp, cải tiến quy trình nghiệp vụ của NHNN” Hợp phần này nhằm hỗ trợ NHNN xây dựng một khuôn khổ thể chế và chính sách, năng lực quản lý thông tin và khuôn khổ ra quyết định. Kết quả đầu ra của hợp phần này sẽ là đầu vào quan trọng cho phần chi tiết kỹ thuật về yêu cầu người sử dụng và nhu cầu nghiệp vụ để xây dựng nền tảng CNTT mới cho việc quản lý thông tin của hợp phần SBV.2. Các hoạt động chính sẽ là các dịch vụ tư vấn, hỗ trợ về áp dụng quy trình mới, các khóa khảo sát học tập, đào tạo chuyên sâu và đào tạo CNTT. Mục tiêu đạt được sẽ là (i) áp dụng các thông lệ và chuẩn quốc tế; (ii) đánh giá các thông lệ hiện hành cho NHNN, TCTD và thị trường tài chính; (iii) dựa trên các đánh giá toàn diện sẽ xây dựng và áp dụng quy trình nghiệp vụ, hỗ trợ chính sách và (iv) cung cấp đào tạo dưới nhiều hình thức khác nhau (đào tạo qua công việc, khóa học trên lớp và khảo sát về nghiệp vụ chuyên môn và CNTT). 1.2. Hợp phần SBV.2“Thiết kế và phát triển hạ tầng CNTT” Đây là hợp phần lớn nhất của Dự án, bao gồm thiết kế và xây dựng một nền tảng CNTT dựa trên các tiêu chuẩn CNTT quốc tế, có tính đến các thông lệ tốt nhất phù hợp với thực tiễn của Việt Nam cho NHNN với vai trò NHTW. Kết quả dự kiến của hợp phần này sẽ là tư vấn về hỗ trợ thiết kế, mua sắm và triển khai hệ thống, cung cấp và cài đặt phần cứng, phần mềm bao gồm cả các dịch vụ tích hợp hệ thống và xác nhận của nhóm tư vấn quốc tế và kiểm tra xác nhận của bên thứ ba đối với thiết kế và triển khai hệ thống. 1.3. Hợp phần SBV.3 “Quản lý dự án” Hợp phần này hỗ trợ NHNN quản lý công tác triển khai Dự án để đảm bảo tuân thủ các quy định, hướng dẫn mua sắm và quản lý tài chính của Ngân hàng Thế giới (NHTG), nhằm hỗ trợ triển khai Dự án đúng lịch trình và sự thông tin liên lạc tốt giữa các bên tham gia Dự án. Chi phí cho hợp phần này là từ nguồn vốn vay ưu đãi IDA, bao gồm chi phí cho tư vấn trong nước, đào tạo, đánh giá dự án, thông tin liên lạc, thiết bị văn phòng và kiểm toán. 2.Nhóm hợp phần B“Tăng cường năng lực CIC” Nhóm hợp phần này bao gồm 2 hợp phần: hợp phần CIC.1 và hợp phần 9 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
10. CIC.2. 2.1. Hợp phần CIC.1 “Củng cố chức năng CIC” Nhằm hỗ trợ CIC sắp xếp lại quy trình nghiệp vụ, cải tiến chất lượng sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho khách hàng, đào tạo kiến thức lập báo cáo tín dụng và trang bị những kỹ năng cần thiết để sử dụng những kiến thức và quy trình mới, khảo sát và đào tạo chuyên môn và CNTT. Kết quả sẽ là (i) báo cáo đánh giá và thiết kế các quy trình nghiệp vụ mới; (ii) nâng cao chất lượng các yêu cầu báo cáo thông tin tín dụng và (iii) chi tiết nhu cầu người sử dụng và các nhu cầu về nghiệp vụ. 2.2. Hợp phần CIC.2 “Phát triển hệ thống CNTT” Hợp phần này nhằm hỗ trợ CIC mua sắm, cài đặt các hệ thống dữ liệu tập trung đáp ứng các yêu cầu về thu nhập, lưu trữ, xử lý, phân tích và chia sẻ thông tin tín dụng. Kết quả đầu ra của hợp phần này tương tự như hợp phần SBV.2 của NHNN. 3.Nhóm hợp phần C “Tăng cường năng lực DIV” Nhóm hợp phần này bao gồm 3 hợp phần: hợp phần DIV.1, hợp phần DIV.2 và hợp phần DIV.3. 3.1. Hợp phần DIV.1 “Củng cố chức năng DIV” Nhằm hỗ trợ DIV sắp xếp lại quy trình nghiệp vụ, cải tiến chất lượng sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho khách hàng, đào tạo kiến thức và quy trình mới, khảo sát và đào tạo chuyên môn và CNTT. Kết quả sẽ là (i) Quy trình nghiệp vụ mới và thủ tục chính sách hoạt động liên quan để: đánh giá và dự báo tài sản rủi ro thuộc DIV đối với các tổ chức tham gia bảo hiểm, hỗ trợ tài chính và chi trả cho các Quỹ tín dụng nhân dân và các tổ chức tham gia bảo hiểm lớn hơn, lập kế hoạch và quản lý nguồn lực nội bộ của DIV; (ii) báo cáo đánh giá, thiết kế quy trình nghiệp vụ mới; (iii) bộ tài liệu yêu cầu của người sử dụng về nghiệp vụ và hỗ trợ dài hạn của tư vấn đối với việc áp dụng quy trình và công cụ mới cũng như đánh giá chất lượng các sản phẩm mới này; (iv) xây dựng và chuyển giao hai chương trình đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ và công nghệ thông tin; (v) báo cáo tổng hợp và truyền đạt kết quả nghiên cứu học tập kinh nghiệm quốc tế. 3.2. Hợp phần DIV.2“Phát triển hệ thống thông tin” Hợp phần này sẽ hỗ trợ DIV xây dựng năng lực về công nghệ để hỗ trợ tăng cường vai trò của DIV. Kết quả đầu ra của hợp phần này tương tự như hợp phần SBV.2 của NHNN. 3.3. Hợp phần DIV.3“Quản lý dự án” 10 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
11. Hợp phần này nhằm giúp DIV quản lý thực hiện Dự án thuộc phạm vi DIV, đảm bảo tuân thủ các quy định, hướng dẫn về mua sắm và quản lý tài chính của NHTG, hỗ trợ triển khai Dự án đúng lịch trình và sự thông tin liên lạc tốt giữa các bên tham gia của Dự án. III. CÁC CƠ QUAN CHỊU TRÁCH NHIỆM VỀ DỰ ÁN Cơ quan đề xuất Dự án: Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam Cơ quan thực hiện Dự án: Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam Trung tâm thông tin tín dụng Bảo hiểm tiền gửi Việt Nam Cơ quan vận hành Dự án: Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Trung tâm thông tin tín dụng Bảo hiểm tiền gửi Việt Nam NHNN thành lập Ban Quản lý Dự án “Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng” (PMU) chịu trách nhiệm thực hiện nhóm hợp phần A và B của Dự án. DIV thành lập Ban Triển khai Dự án (PIU) chịu trách nhiệm thực hiện nhóm hợp phần C của Dự án. IV. THỜI GIAN THỰC HIỆN 1. Ký kết Hiệp định: Hiệp định tài trợ và Hiệp định đồng tài trợ PHRD được ký kết giữa nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam và Hiệp hội phát triển Quốc tế ngày 21/4/2009. 2. Thời gian thực hiện: dự kiến thời gian thực hiện Dự án là 6 năm, từ cuối năm 2008 đến cuối năm 2014. 3. Ngày đóng khoản tín dụng: ngày 31/12/2014. V. TỔNG VỐN ĐẦU TƯ, NGUỒN VỐN VÀ GIẢI NGÂN DỰ ÁN 1. Tổng vốn đầu tư: 71,830 triệu USD 2. Nguồn vốn 2.1. Vốn vay của NHTG Hiệp hội phát triển Quốc tế (IDA) cung cấp một khoản vay trị giá 38,2 triệu SDR (tương đương 60 triệu USD) với tỷ giá 1 SDR = 1,5731 USD (là tỷ giá áp dụng ngày 29/8/2008, ngày cuối cùng của tháng trước liền kề tháng diễn 11 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
12. ra đàm phán), chiếm 83,5% tổng số vốn đầu tư Dự án. 2.2. Vốn đồng tài trợ PHRD Khoản viện trợ không hoàn lại của Chính phủ Nhật, trị giá 0,83 triệu USD, chiếm 1,2% tổng vốn đầu tư Dự án. 2.3. Vốn đối ứng 11 triệu USD, chiếm 15,3% tổng vốn đầu tư của Dự án, do NHNN và DIV bố trí hàng năm và tính vào chi phí nghiệp vụ tương ứng của NHNN (bao gồm cả CIC) và DIV. Nguồn vốn vay IDA của NHTG và nguồn đồng tài trợ PHRD được Chính phủ tiếp nhận, phản ánh trong nguồn thu ngân sách Nhà nước (NSNN) và phân bổ theo hình thức cấp phát Ngân sách toàn bộ cho NHNN (bao gồm cả CIC) và DIV. 3.Giải ngân Dự án sẽ áp dụng giải ngân theo các phương thức tạm ứng, hoàn trả, thanh toán trực tiếp và các cam kết đặc biệt. Ngày hết hạn giải ngân có thể trùng với ngày đóng khoản tín dụng hoặc trong vòng 4 tháng sau ngày đóng khoản tín dụng. 3.1. Đối với nguồn vốn vay IDA và vốn PHRD không hoàn lại Dự án có 3 tài khoản chỉ định sử dụng đồng đôla Mỹ được mở tại Ngân hàng thương mại cổ phần Công thương Việt Nam cho nguồn vốn từ IDA và PHRD. NHNN và DIV sẽ gửi trực tiếp đơn xin rút vốn cho NHTG, sau đó NHTG sẽ chuyển tiền trực tiếp tới các tài khoản đặc biệt tương ứng của NHNN và DIV. 03 tài khoản đó là: - 01 tài khoản vốn vay IDA và 01 tài khoản vốn không hoàn lại PHRD do PMU mở và quản lý; - 01 tài khoản vốn vay IDA do PIU mở và quản lý. 3.2. Đối với nguồn vốn đối ứng - PMU sẽ mở tài khoản tại Sở giao dịch NHNN để quản lý vốn đối ứng phân bổ cho nhóm Hợp phần NHNN và CIC. PMU sẽ lập ngân sách hàng năm đối với vốn đối ứng cho 2 nhóm hợp phần này và sẽ tổng hợp chung vào dự toán ngân sách hàng năm của NHNN (bao gồm cả CIC) theo quy định trong nước hiện hành; - PIU sẽ mở tài khoản vốn đối ứng tại Sở Giao dịch Ngân hàng Đầu tư & Phát triển VN, PIU chịu trách nhiệm quản lý nguồn vốn đối ứng được 12 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án Ghi chú: Thể hiện trách nhiệm báo cáo trực tiếp về các vấn đề chính sách/thể chế quan trọng (cho Ban Lãnh đạo NHNN) và các vấn đề về quản lý dự án (cho PMU). Thể hiện mối liên quan giữa các nhóm triển khai/các đơn vị triển khai dự án. Thể hiện quan hệ phối hợp giữa các đơn vị để đảm bảo tính đồng bộ trong quá trình triển khai Dự án. * Đơn vị chủ trì
13. phân bổ cho nhóm hợp phần DIV theo các quy định hiện hành trong nước. 13 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án Ghi chú: Thể hiện trách nhiệm báo cáo trực tiếp về các vấn đề chính sách/thể chế quan trọng (cho Ban Lãnh đạo NHNN) và các vấn đề về quản lý dự án (cho PMU). Thể hiện mối liên quan giữa các nhóm triển khai/các đơn vị triển khai dự án. Thể hiện quan hệ phối hợp giữa các đơn vị để đảm bảo tính đồng bộ trong quá trình triển khai Dự án. * Đơn vị chủ trì
14. CHƯƠNG II. QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN I. CƠ CẤU TỔ CHỨC Cơ cấu tổ chức quản lý và thực hiện Dự án được quy định tại Báo cáo nghiên cứu khả thi ban hành kèm theo Quyết định số 1919/QĐ-NHNN ngày 01/09/2008 về việc phê duyệt Báo cáo nghiên cứu khả thi Dự án và Quyết định số 1710/QĐ-NHNN ngày 23/7/2009 về việc sửa đổi, bổ sung Quyết định số 1919/QĐ-NHNN. Ban Lãnh đạo NHNN Phó Thống đốc NHNN Ban Quản lý Dự án (PMU) Các Tổ Quản lý chuyên môn - Tổ Quản lý chuyên môn - Ban Triển khai Dự án kỹ thuật của NHNN kỹ thuật của CIC thuộc DIV (PIU) Hợp phần SBV.1 Hợp phần CIC.1 Hợp phần DIV.1 A i: Vụ Dự báo * Phòng chức năng Phòng chức năng thống kê Tiền tệ ii: Sở Giao dịch * Hợp phần CIC.2 Hợp phần DIV.2 B i: Vụ Chính sách Phòng IT Phòng IT Tiền tệ * ii: Cơ quan Thanh Hợp phần DIV.3 tra giám sát NH * Ghi chú: Vụ Tài chính - Thể hiện trách nhiệm báo cáo trực tiếp C Kế toán * về các vấn đề chính sách/thể chế quan Vụ Tổ chức trọng (cho Ban Lãnh đạo NHNN) và D cán bộ * các vấn đề về quản lý dự án (cho PMU). Thể hiện mối liên quan giữa Hợp phần SBV.2 các nhóm triển khai/các đơn vị triển khai dự án. Thể hiện quan hệ phối hợp giữa các Cục CNTH * đơn vị để đảm bảo tính đồng bộ trong quá trình triển khai Dự án. Hợp phần SBV.3 * Đơn vị chủ trì 14 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
15. II. QUẢN LÝ THỰC HIỆN DỰ ÁN Các bên liên quan chính trong quản lý thực hiện Dự án gồm: NHNN, DIV, CIC, Ban Quản lý Dự án thuộc NHNN và Ban Triển khai Dự án thuộc DIV. NHNN vừa đóng vai trò là cơ quan chủ quản của Dự án, vừa là chủ Dự án đối với Nhóm hợp phần NHNN và CIC. DIV là chủ Dự án của Nhóm hợp phần DIV. Nhiệm vụ, trách nhiệm của từng đơn vị được quy định như sau: 1. Nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của NHNN Việt Nam 3.1. Các nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn quy định tại Điều 23 Nghị định số 131/2006/NĐ-CP ngày 9/11/2006 - Đảm bảo quyết định đầu tư Dự án đúng mục tiêu, phù hợp với quy hoạch, kế hoạch, đúng luật pháp, có hiệu quả; đảm bảo đủ vốn đối ứng đối với Nhóm hợp phần NHNN và CIC) theo tiến độ đã thoả thuận với nhà tài trợ; - Phê duyệt các nội dung trong quá trình lựa chọn nhà thầu theo quy định của pháp luật hiện hành về đấu thầu (đối với nhóm hợp phần NHNN và CIC); - Tổ chức kiểm tra, giám sát việc thực hiện Dự án; - Xây dựng và triển khai các biện pháp theo quy định của pháp luật hiện hành về phòng, chống tham nhũng, lãng phí, sử dụng vốn sai mục đích làm ảnh hưởng đến mục tiêu của Dự án và uy tín quốc gia; - Chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành về các hành vi vi phạm các quy định về thẩm quyền trong quá trình thẩm định và phê duyệt báo cáo nghiên cứu khả thi cũng như giám sát quá trình thực hiện Dự án; - Chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật về việc triển khai chậm, không đúng với quyết định phê duyệt báo cáo nghiên cứu khả; về việc có sai phạm trong quá trình triển khai Dự án gây thất thoát, lãng phí và tham nhũng; - Các quyền và trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật. 3.2. Trách nhiệm đối với Ban QLDA đầu tư quy định tại Khoản c, Điều 1, Mục IV, Thông tư số 03/2007/TT-BKH ngày 12/3/2007 - Chịu trách nhiệm pháp lý về các quyết định liên quan đến những vấn đề thuộc thẩm quyền trong quá trình thực hiện Dự án; - Quy định rõ trình tự, thời gian và sự phối hợp giữa các đơn vị chức năng thuộc thẩm quyền trong quá trình thẩm định, ra quyết định, phê duyệt các nội dung có liên quan để không gây chậm trễ, ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện Dự án; 15 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
16. - Thực hiện việc kiểm tra và giám sát hoạt động của Ban QLDA theo các quy định hiện hành và Quy chế tổ chức của Ban QLDA do Chủ dự án ban hành, cũng như những quy định trong lĩnh vực mua sắm đấu thầu, thương thảo và ký kết hợp đồng; rút vốn, thanh toán; quản lý tài chính; quản lý tài sản và thực hiện các nghĩa vụ tài chính, nghĩa vụ thuế của Dự án. Kết quả thanh tra, giám sát hoạt động của Ban QLDA phải được công khai hóa trong nội bộ Cơ quan chủ quản, chia sẻ với các cơ quan có trách nhiệm và nhà tài trợ. 2. Nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của NHNN và DIV (với vai trò là các chủ dự án) 2.1. Nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn quy định tại Nghị định số 131/2006/NĐ-CP ngày 9/11/2006 a. Nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn chung: - Tổ chức bộ máy quản lý và thực hiện Dự án; ký kết các hợp đồng theo quy định của pháp luật; phải đảm bảo có đủ bộ máy, đủ năng lực quản lý Dự án - Tổ chức thẩm định, phê duyệt thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán, dự toán các hạng mục công trình; - Đàm phán, ký kết, giám sát việc thực hiện các hợp đồng và xử lý các vi phạm hợp đồng; - Kiến nghị cấp có thẩm quyền về cơ chế, chính sách bảo đảm việc thực hiện Dự án phù hợp với cam kết quốc tế; - Các quyền và trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật. b. Nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn cụ thể: - Thực hiện công tác đấu thầu theo quy định của pháp luật hiện hành về đấu thầu; - Cung cấp thông tin, tài liệu liên quan cho các bên hợp đồng và tư vấn lập và thực hiện Dự án; chịu trách nhiệm về cơ sở pháp lý và độ tin cậy của các thông tin, tài liệu đã cung cấp; lưu trữ hồ sơ, tài liệu về Dự án theo quy định của pháp luật; - Chịu trách nhiệm toàn diện, liên tục về quản lý sử dụng các nguồn vốn đầu tư từ khi chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư và đưa Dự án vào khai thác sử dụng. - Thực hiện giám sát, đánh giá Dự án, quản lý khai thác Dự án; - Chịu trách nhiệm toàn diện về những sai phạm trong quá trình quản lý Dự án gây ra những hậu quả có hại đến kinh tế, xã hội, môi sinh, môi trường và 16 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
17. uy tín quốc gia; - Chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật, có thể phải bồi thường thiệt hại về kinh tế hoặc phải thay đổi chủ dự án, đối với việc triển khai chậm, không đúng với quyết định phê duyệt báo cáo nghiên cứu khả thi gây thất thoát, lãng phí và tham nhũng, ảnh hưởng đến mục tiêu và hiệu quả chung của Dự án; - Các quyền và trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật. 2.2. Trách nhiệm đối với Ban QLDA quy định tại Khoản b, Điều 2, Mục IV, Thông tư số 03/2007/TT-BKH ngày 12/3/2007 - Ban hành Quyết định thành lập và giải thể các Ban QLDA; - Bổ nhiệm, miễn nhiệm Giám đốc Ban QLDA và các nhân sự chủ chốt của Ban QLDA; - Ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Ban QLDA; - Xử lý kịp thời các vấn đề vướng mắc trong quá trình hoạt động của Ban QLDA theo thẩm quyền; - Theo dõi và đôn đốc Ban QLDA thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo theo quy định hiện hành, kể các gửi báo cáo tình hình thực hiện Dự án do Ban QLDA chuẩn bị lên Cơ quan chủ quản; - Theo dõi và đôn đốc Ban QLDA để đảm bảo Dự án được thực hiện theo đúng tiến độ, chất lượng; - Đảm bảo cung cấp kịp thời và đầy đủ kinh phí và các điều kiện vật chất (văn phòng, trang thiết bị văn phòng, trang thiết bị thông tin liên lạc, ) cho hoạt động của Ban QLDA theo cam kết trong Điều ước quốc tế cụ thể về ODA đã ký kết với nhà tài trợ; - Định kỳ đánh giá hoạt động của Ban QLDA; - Tăng cường năng lực thể chế và năng lực con người cho Ban QLDA. 3. Ban Quản lý Dự án NHNN (PMU) 3.1. Nhiệm vụ và quyền hạn của PMU a. Xây dựng, trình Thống đốc phê duyệt kế hoạch thổng thể và kế hoạch chi tiết hàng năm về thực hiện Dự án được giao; tổ chức thực hiện sau khi được Thống đốc phê duyệt. b. Thực hiện việc tiếp nhận, quản lý, tổ chức đấu thầu, giải ngân và sử dụng vốn vay của Dự án theo quy định của NHNN, của pháp luật Việt Nam và phù hợp với các quy định của nhà tài trợ. 17 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
18. c. Tổ chức nghiệm thu, bàn giao, quyết toán Dự án theo quy định của NHNN và của pháp luật. d. Tổ chức theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện Dự án theo quy định của pháp luật và yêu cầu của nhà tài trợ. e. Làm đầu mối liên hệ với các nhà tài trợ về các vấn đề có liên quan trong quá trình thực hiện Dự án. f. Tập hợp, phân loại, lưu trữ thông tin, tư liệu gốc liên quan đến Dự án theo quy định của pháp luật và nhà tài trợ. g. Cung cấp thông tin chính xác và trung thực cho các cơ quan bảo vệ pháp luật, cơ quan kiểm tra, thanh tra, kiểm toán, nhà tài trợ, các cơ quan thông tin đại chúng và cá nhân liên quan trong khuôn khổ nhiệm vụ và trách nhiệm được giao theo quy định của pháp luật. h. Phối hợp với các đơn vị liên quan huy động các nguồn vốn hỗ trợ kỹ thuật để thực hiện Dự án được giao. i. Làm đầu mối phối hợp với các đơn vị liên quan thuộc NHNN tổ chức các hội nghị, hội thảo, đào tạo, tập huấn nghiệp vụ trong phạm vi quy định của Dự án. k. Quản lý tài chính, tài sản được giao theo quy định của NHNN, pháp luật và phù hợp với các quy định của nhà tài trợ. l. Thực hiện quản lý và sử dụng cán bộ, công chức theo phân cấp, ủy quyền của Thống đốc. Quản lý biên chế, đánh giá, bố trí, sắp xếp cán bộ, công chức, người lao động và hồ sơ cán bộ, công chức thuộc PMU theo quy định của NHNN và của pháp luật. Ký hợp đồng với người lao động có thời hạn theo nhu cầu công việc và trả tiền công, tiền thù lao bằng nguồn kinh phí của Dự án theo quy định của NHNN và của pháp luật. Thực hiện các chính sách, chế độ đối với cán bộ, công chức và người lao động thuộc PMU theo quy định của NHNN và của pháp luật. m. Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất theo quy định của NHNN và cấp có thẩm quyền. n. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thống đốc giao. 18 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
19. 3.2. Cơ cấu tổ chức PMU GIÁM ĐỐC PMU PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC THƯỜNG TRỰC TÀI CHÍNH Phòng Đấu thầu, Phòng Kế hoạch – Hành Phòng Quản lý Tài mua sắm chính – Tổng hợp chính – Kế toán 4. Ban Triển khai Dự án thuộc DIV (PIU) 4.1. Nhiệm vụ và quyền hạn của PIU a. Tổ chức, quản lý, điều hành triển khai thực hiện Dự án theo đúng mục tiêu, tiến độ, chất lượng và nguồn lực tại Báo cáo nghiên cứu khả thi đã được Hội đồng quản trị BHTGVN phê duyệt, Điều ước cụ thể về ODA ký kết với nhà tài trợ và phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam. b. Trong mối quan hệ với PMU, PIU là đơn vị phối hợp thực hiện, PMU là đơn vị đầu mối, chủ trì. Công tác phối hợp cụ thể được nêu tại các chương III, IV, V và VI của Sổ tay này. 4.2. Cơ cấu tổ chức của PIU Trưởng Ban triển khai Phó Trưởng Ban triển khai Nhóm công nghệ Nhóm Hành chính Nhóm nghiệp vụ thông tin tài chính 5. Các đơn vị thụ hưởng trực tiếp của Dự án thuộc NHNN Căn cứ Báo cáo nghiên cứu khả thi Dự án, các đơn vị trực tiếp thụ hưởng Dự án thuộc NHNN gồm: Vụ Tổ chức cán bộ, Văn phòng, Vụ Kiểm toán nội bộ, Vụ Chính sách tiền tệ, Vụ Dự báo - thống kê tiền tệ, Vụ Tín dụng, Cơ quan thanh tra- giám sát ngân hàng, Vụ Quản lý ngoại hối, Sở Giao dịch, Vụ Tài 19 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
20. chính - Kế toán, Vụ Thanh toán, Vụ Hợp tác quốc tế, Vụ Pháp chế, Cục công nghệ tin học ngân hàng, các Vụ, Cục khác, các chi nhánh NHNN tỉnh, thành phố và Trung tâm thông tin Tín dụng. 6. Các tổ Quản lý chuyên môn - kỹ thuật thực hiện Dự án (Tổ QLCM – KT) Các Tổ QLCM – KT có nhiệm vụ tham mưu cho Thống đốc NHNN về chuyên môn, nghiệp vụ trong phạm vi Dự án FSMIMS. Theo Quyết định số 2388/QĐ-NHNN của Thống đốc NHNN có 8 tổ quản lý chuyên môn-kỹ thuật được thành lập, gồm: - Tổ QLCM – KT “Cải tiến chế độ báo cáo của các TCTD” - Tổ QLCM – KT “Thu thập và sử dụng thông tin thị trường” - Tổ QLCM – KT “Tăng cường chức năng chính sách” - Tổ QLCM – KT “Tăng cường chức năng Thanh tra, giám sát” - Tổ QLCM – KT “Quy trình kế toán của NHNN” - Tổ QLCM – KT “Quy trình quản lý nội bộ” - Tổ QLCM – KT “Thiết kế và phát triển hệ thống Công nghệ tin học” - Tổ QLCM – KT thực hiện hợp phần CIC Nguyên tắc hoạt động và trách nhiệm, quyền hạn của các Tổ QLCM – KT được thực hiện theo Quyết đinh số 272/QĐ-NHNN ngày 05/02/2010 Thống đốc NHNN. Cụ thể như sau: 6.1. Nguyên tắc hoạt động của Tổ QLCM – KT - Tổ QLCM – KT làm việc theo chế độ tập trung, dân chủ; Tổ trưởng quyết định các vấn đề thuộc trách nhiệm của Tổ trên cơ sở bàn bạc, tham khảo ý kiến của các thành viên trong Tổ; - Tổ QLCM – KT làm việc với nhà thầu thông qua điều phối của Ban FSMIMS; - Thành viên Tổ QLCM – KT làm việc theo chế độ kiêm nhiệm; thực hiện nhiệm vụ được phân công trong phạm vi Dự án đúng tiến độ và hiệu quả. 6.2. Nhiệm vụ của Tổ QLCM – KT Tổ QLCM – KT có nhiệm vụ tham mưu cho Thống đốc NHNN về chuyên môn, nghiệp vụ nhằm đạt được các mục tiêu của Dự án, cụ thể: 20 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
21. - Chủ trì, phối hợp với các đơn vị của NHNN nghiên cứu, đề xuất các yêu cầu về củng cố chức năng, cải tiến, sắp xếp lại quy trình nghiệp vụ và phát triển CNTT theo mục tiêu, phạm vi của Dự án; - Làm việc với chuyên gia tư vấn, nhà thầu cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho Dự án, bao gồm: (i) cung cấp các thông tin về hiện trạng năng lực, quy trình nghiệp vụ và hạ tầng thông tin phục vụ cho việc đánh giá, đề xuất các giải pháp theo yêu cầu Dự án; (ii) trao đổi, thảo luận làm rõ các yêu cầu Dự án liên quan đến lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ của Tổ mình; (iii) tham gia đánh giá kết quả, công việc của tư vấn, nhà thầu cung cấp dịch vụ, hàng hóa cho Dự án; (iv) phối hợp triển khai các công việc của Dự án liên quan đến lịch vực chuyên môn, nghiệp vụ của mình; - Trình Thống đốc giao các đơn vị chức năng của NHNN xử lý, tiếp nhận các khuyến nghị, sản phẩm của tư vấn, nhà thầu cung cấp hàng hóa, dịch vụ thuộc phạm vi Dự án; - Chậm nhất 15/1 và 15/7 hàng năm, xây dựng và trình Thống đốc (thông qua Ban FSMIMS) báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ 6 tháng của Tổ và kế hoạch triển khai nhiệm vụ 6 tháng tiếp theo. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thống đốc NHNN giao. 6.3. Quyền hạn của Tổ QLCM – KT Tổ QLCM – KT có quyền yêu cầu Ban FSMIMS và các đơn vị khác thuộc NHNN cung cấp thông tin liên quan phục vụ cho hoạt động của Tổ mình trong phạm vi Dự án. 6.4. Nhiệm vụ và quyền hạn của Tổ trưởng và các thành viên Tổ QLCM – KT - Tổ trưởng: (i) chịu trách nhiệm triển khai nhiệm vụ của Tổ; (ii) phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong Tổ; (iii) triệu tập các thành viên Tổ theo nhu cầu công việc; - Thành viên: (i) thực hiện các công việc theo phân công của Tổ trưởng theo đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng công việc; (ii) là đầu mối liên hệ với đơn vị mà thành viên đó đang công tác trong việc thực hiện các công việc của Dự án; (iii) tham gia đầy đủ các cuộc họp của Tổ theo triệu tập của Tổ trưởng. 21 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
22. CHƯƠNG III. LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN Kế hoạch xây dựng trong phạm vi Dự án gồm: Kế hoạch tổng thể thực hiện Dự án; Kế hoạch chi tiết hàng năm thực hiện Dự án; Kế hoạch đào tạo 6 tháng của Dự án; Kế hoạch đấu thầu của Dự án; Kế hoạch hành động tăng cường công tác quản lý và minh bạch về đấu thầu mua sắm (GTAP); Kế hoạch tài chính năm; Kế hoạch chi tiêu; Kế hoạch rút vốn và giải ngân. Trong quá trình phối hợp xây dựng các kế hoạch, PMU là đơn vị chủ trì, với sự phối hợp của các đơn vị khác. Nội dung, quy trình xây dựng từng loại kế hoạch được quy định như sau: 1. Kế hoạch tổng thể thực hiện Dự án1 1.1. Nội dung của kế hoạch tổng thể Kế hoạch tổng thể cần thể hiện các nội dung sau: - Hạng mục các công việc chính; - Nguồn lực sử dụng; - Thời hạn hoàn thành; - Mục tiêu chất lượng và tiêu chí chấp nhận kết quả đối với từng hoạt động của Dự án để làm cơ sở theo dõi, đánh giá. 1.2. Quy trình xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch tổng thể - PMU nghiên cứu, tổng hợp và xây dựng Kế hoạch tổng thể chung cho toàn Dự án (bao gồm cả Kế hoạch của Nhóm hợp phần DIV), trình Thống đốc NHNN phê duyệt; - Chậm nhất 5 ngày làm việc kể từ ngày Kế hoạch tổng thể được phê duyệt, PMU có trách nhiệm gửi quyết định phê duyệt (bản gốc) cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính và NHTG để làm cơ sở cho việc theo dõi, đánh giá quá trình thực hiện Dự án. 2. Kế hoạch chi tiết hàng năm thực hiện 2.1. Nội dung của kế hoạch chi tiết hàng năm Kế hoạch chi tiết hàng năm cần thể hiện các nội dung sau: - Nguồn lực sử dụng; - Tiến độ thực hiện; 1 Kế hoạch tổng thể thực hiện Dự án FSMIMS được ban hành kèm theo Quyết định số 600/QĐ- NHNN của Thống đốc NHNN ngày 24/3/2010. 22 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
23. - Thời hạn hoàn thành; - Mục tiêu chất lượng và tiêu chí chấp nhận kết quả đối với từng hoạt động của Dự án để làm cơ sở theo dõi, đánh giá. 2.2. Quy trình xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch chi tiết hàng năm thực hiện Dự án a. Tại PMU: - Bước 1: PMU làm đầu mối phối hợp với các Tổ QLCM – KT xây dựng kế hoạch chi tiết hàng năm thực hiện Dự án (Nhóm hợp phần NHNN và Nhóm hợp phần CIC) trước 15/01 hàng năm; - Bước 2: PMU tổng hợp Kế hoạch chi tiết toàn Dự án trước 20/01 hàng năm (bao gồm cả nhóm hợp phần DIV); - Bước 3: PMU gửi NHTG để thống nhất ý kiến trước 25/01 hàng năm; - Bước 4: PMU trình Thống đốc phê duyệt - Bước 5: PMU làm đầu mối, phối hợp các đơn vị liên quan triển khai. b. Tại PIU: - Bước 1: PIU làm đầu mối phối hợp với các phòng, Ban của DIV xây dựng kế hoạch chi tiết hàng năm và trình người có thẩm quyền của DIV phê duyệt; - Bước 2: chậm nhất ngày 15/01 hàng năm, PIU gửi PMU kế hoạch đã được người có thẩm quyền của DIV phê duyệt để xem xét, tổng hợp chung. 3. Kế hoạch đào tạo 6 tháng 3.1. Nội dung của kế hoạch đào tạo 6 tháng Kế hoạch đào tạo cần thể hiện các nội dung sau: - Chủ đề, hoạt động (hội thảo, tọa đàm, khóa học ); - Thời gian thực hiện (từ đến ); - Cá nhân/ Đơn vị tổ chức đào tạo; - Địa điểm đào tạo; - Dự kiến chi phí. 3.2. Quy trình xây dựng và tổ chức đào tạo a. Tại PMU: - Bước 1: PMU xây dựng hoặc phối hợp với các Tổ Quản lý chuyên môn – kỹ thuật (nếu cần) xây dựng Kế hoạch đào tạo 6 tháng của NHNN và tổng hợp 23 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
24. cho toàn Dự án gửi NHTG xin ý kiến “không phản đối” trước ngày 20/5 và 20/11 hàng năm; - Bước 2: PMU tổng hợp kế hoạch đào tạo chung của toàn Dự án (đã có ý kiến “Không phản đối” của NHTG) và trình Thống đốc phê duyệt; - Bước 3: PMU phối hợp với các bên liên quan của Dự án tổ chức triển khai Kế hoạch đào tạo đã được phê duyệt. b. Tại PIU: - Bước 1: PIU làm đầu mối phối hợp với các Phòng, Ban xây dựng kế hoạch đào tạo 6 tháng; - Bước 2: Chậm nhất 15/6 và 15/12 hàng năm, PIU gửi PMU Kế hoạch đào tạo 6 tháng để tập hợp gửi NHTG xin ý kiến “Không phản đối”; - Bước 3: PIU trình người có thẩm quyền của DIV phê duyệt sau khi có ý kiến “không phản đối” của NHTG và tổ chức thực hiện. 4. Kế hoạch đấu thầu 4.1. Nội dung của Kế hoạch đấu thầu Kế hoạch đấu thầu phải bao gồm tối thiểu các nội dung sau: - Tên gói thầu; - Giá gói thầu; - Nguồn vốn; - Hình thức lựa chọn nhà thầu và phương thức đấu thầu; - Thời gian lựa chọn nhà thầu; - Thời gian thực hiện hợp đồng. 4.2. Quy trình xây dựng, cập nhật và tổ chức thực hiện kế hoạch đấu thầu tổng thể tại PMU Kế hoạch đấu thầu cho 18 tháng đầu tiên phải được NHTG và NHNN phê duyệt. PMU có trách nhiệm cập nhật kế hoạch đấu thầu tổng thể của Dự án. Việc cập nhật kế hoạch đấu thầu tổng thể căn cứ vào yêu cầu và thực tiễn triển khai Dự án. Các bước thực hiện cụ thể như sau: - Bước 1: PMU sẽ dự thảo các thay đổi cần cập nhật trong KHĐT tổng thể, trình Phó Thống đốc phụ trách đồng ý về nguyên tắc việc cập nhật kế hoạch đấu thầu căn cứ vào nhu cầu, tiến độ thực tế và thông qua các trao đổi với NHTG; - Bước 2: PMU hoàn chỉnh dự thảo KHĐT tổng thể cập nhật; 24 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
25. - Bước 3: PMU gửi dự thảo KHĐT cập nhật cho NHTG để xin NOL; - Bước 4: Sau khi nhận được NOL của NHTG về KHĐT cập nhật, PMU báo cáo Phó Thống đốc phụ trách xem xét, phê duyệt KHĐT cập nhật; - Bước 5: Đăng tải KHĐT cập nhật lên báo chí, website theo quy định. 4.3. Kế hoạch triển khai từng gói thầu Khi triển khai từng gói thầu, PMU/PIU lập kế hoạch triển khai cho từng gói thầu, làm cơ sở theo dõi, thực hiện và đánh giá. PMU có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc triển khai các gói thầu do PIU thực hiện. 5. Kế hoạch hành động tăng cường công tác quản lý và minh bạch về đấu thầu, mua sắm (GTAP) thực hiện theo kế hoạch ban hành kèm theo Quyết định số 1662/QĐ-NHNN của Thống đốc NHNN ngày 15/7/2009. 6. Kế hoạch tài chính hàng năm, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch rút vốn và giải ngân của Dự án thực hiện theo hướng dẫn tại Sổ tay Quản lý tài chính của Dự án. 25 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
26. CHƯƠNG IV. ĐẤU THẦU, MUA SẮM I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG 1. Yêu cầu và mục tiêu của công tác đấu thầu - Đạt được hiệu quả kinh tế trong việc thực hiện Dự án; - Tạo điều kiện cạnh tranh cho các nhà thầu hợp lệ; - Khuyến khích phát triển các ngành sản xuất và dịch vụ của quốc gia của Chủ đầu tư; - Đảm bảo sự minh bạch của quá trình mua sắm; - Đảm bảo chất lượng dịch vụ tư vấn. 2. Phạm vi áp dụng Áp dụng đối với tất cả các hợp đồng được tài trợ toàn bộ hoặc chỉ một phần bằng nguồn vốn ODA trong phạm vi Dự án FSMIMS. Các phương pháp đấu thầu được áp dụng cụ thể cho từng gói thầu được quy định chi tiết trong Kế hoạch đấu thầu, được xây dựng dựa trên các quy định trong Hiệp định tài trợ. Việc áp dụng một phương pháp đấu thầu không được nêu trong Hiệp định tài trợ phải được sự đồng ý trước của NHTG. 3. Yêu cầu về tư cách hợp lệ của nhà thầu NHTG quy định cụ thể về tư cách hợp lệ của các nhà thầu khi tham gia cạnh tranh để cung cấp hàng hóa, công trình hay dịch vụ tư vấn trong các hợp đồng do NHTG tài trợ.1 Theo quy định hiện hành của Việt Nam về đấu thầu, nhà thầu là tổ chức có tư cách hợp lệ khi có đủ các điều kiện sau đây:2 - Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đầu tư được cấp theo quy định của pháp luật hoặc có quyết định thành lập đối với các tổ chức không có đăng ký kinh doanh trong trường hợp là nhà thầu trong nước; có đăng ký hoạt động do cơ quan có thẩm quyền của nước mà nhà thầu mang quốc tịch cấp trong trường hợp là nhà thầu nước ngoài; - Hạch toán kinh tế độc lập; - Không bị cơ quan có thẩm quyền kết luận về tình hình tài chính không lành mạnh, đang lâm vào tình trạng phá sản hoặc nợ đọng không có khả năng chi trả; đang trong quá trình giải thể. 1 Mục 1.6, 1.7, 1.8, HDMS; Mục 1.11, HDTV. 2 Điều 7, Luật Đấu thầu. 26 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
27. Nhà thầu là cá nhân có tư cách hợp lệ khi có đủ các điều kiện sau đây:1 - Năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định pháp luật của nước mà cá nhân đó là công dân; - Đăng ký hoạt động hợp pháp hoặc chứng chỉ chuyên môn phù hợp do cơ quan có thẩm quyền cấp; - Không bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Ngoài ra, để bảo đảm cạnh tranh, Luật Đấu thầu và Nghị định 85 quy định:2 - Nhà thầu tham gia đấu thầu phải độc lập về tổ chức, không cùng phụ thuộc vào một cơ quan quản lý và độc lập về tài chính với nhà thầu tư vấn lập hồ sơ mời thầu (HSMT), đánh giá hồ sơ dự thầu (HSDT); - Nhà thầu tư vấn giám sát thực hiện hợp đồng phải độc lập về tổ chức, không cùng phụ thuộc vào một cơ quan quản lý và độc lập về tài chính với nhà thầu thực hiện hợp đồng; - Nhà thầu tham gia đấu thầu các gói thầu thuộc Dự án phải độc lập về tổ chức, không cùng phụ thuộc vào một cơ quan quản lý và độc lập về tài chính với chủ đầu tư của Dự án. 4. Xung đột lợi ích và lợi thế cạnh tranh không công bằng 4.1. Quy đị nh c ủ a NHTG NHTG yêu cầu tư vấn phải đảm bảo thực hiện công việc một cách chuyên nghiệp, khách quan, trung lập và luôn đặt lợi ích của khách hàng lên trên hết và phải tránh trường hợp xảy ra xung đột giữa công việc đang thực hiện với các công việc khác hoặc với lợi ích riêng của họ. Nhà thầu tư vấn sẽ không được thuê trong các trường hợp bị coi là xung đột lợi ích.3 4.2. Quy đị nh củ a Việ t Nam Theo Luật Đấu thầu, để bảo đảm cạnh tranh trong đấu thầu nhà thầu tư vấn lập báo cáo nghiên cứu khả thi không được tham gia đấu thầu cung cấp dịch vụ tư vấn lập thiết kế kỹ thuật của Dự án, nhà thầu tư vấn đã tham gia thiết kế kỹ thuật của Dự án không được tham gia đấu thầu các bước tiếp theo.4 Những hành vi vi phạm có thể dẫn tới xung đột lợi ích như:5 1 Điều 8, Luật Đấu thầu. 2 Khoản b,c,d, Điều 11 Luật Đấu thầu ; Điều 3, Nghị định 85. 3 Mục 1.9, HDTV; Chương 4, STTV. 4 Khoản a, Điều 11, Luật Đấu thầu. 5 Điều 12, Luật Đấu thầu. 27 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
28. - Cấm tổ chức hoặc cá nhân vừa tham gia đánh giá HSDT vừa thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu đối với cùng một gói thầu; - Cấm tham gia đấu thầu với tư cách là nhà thầu đối với gói thầu do mình làm bên mời thầu; - Nhà thầu tham gia đấu thầu cung cấp hàng hóa cho gói thầu do mình cung cấp dịch vụ tư vấn; - Sắp đặt để cha mẹ đẻ, cha mẹ vợ hoặc cha mẹ chồng, vợ hoặc chồng, con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể, anh chị em ruột tham gia các gói thầu mà mình làm bên mời thầu hoặc là thành viên tổ chuyên gia đấu thầu, tổ chuyên gia thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu hoặc là người phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. 5. Liên kết giữa các nhà thầu Quy định của NHTG Các nhà thầu có thể liên kết với nhau dưới hình thức liên danh hoặc một thỏa thuận tư vấn phụ để bổ sung cho các lĩnh vực chuyên môn tương ứng của mình, tăng cường đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật của hồ sơ thầu của họ và tạo được nhóm chuyên gia lớn hơn, đưa ra các phương pháp và cách tiếp cận tốt hơn, và trong một số trường hợp có thể chào giá thấp hơn. Sự liên kết như vậy có thể là dài hạn (độc lập với bất kỳ công việc cụ thể nào), hoặc cho một công việc cụ thể. Nếu bên vay thuê một nhà thầu dưới dạng một liên danh thì tư vấn liên kết này phải cử ra một trong số các công ty thành viên là làm đại diện cho liên danh. Tất cả các thành viên của liên danh phải ký hợp đồng sẽ cùng nhau và riêng rẽ chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công việc. Trong gói thầu dịch vụ tư vấn, một khi danh sách ngắn được xác định và HSMT được phát hành thì bất kỳ sự liên kết nào dưới dạng liên danh hoặc thầu phụ giữa các công ty thuộc các công ty thuộc danh sách ngắn sẽ chỉ được chấp thuận khi có sự chấp thuận của bên vay.1 Mỗi nhà thầu chỉ được tham gia trong một hồ sơ dự thầu đối với một gói thầu với tư cách là nhà thầu độc lập hoặc là nhà thầu liên danh. Trường hợp liên 1 Mục 1.13, HDTV. 28 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
29. danh phải có văn bản thỏa thuận giữa các thành viên, trong đó quy định rõ người đứng đầu của liên danh, trách nhiệm chung và trách nhiệm riêng của từng thành viên đối với công việc thuộc gói thầu.1 Quy định của Việt Nam Khi nhà thầu là một liên danh, thì đơn dự thầu phải do đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh ký hoặc thành viên đứng đầu liên danh thay mặt liên danh ký đơn dự thầu theo quy định trong văn bản thỏa thuận liên danh. Tính hợp lệ của thỏa thuận liên danh: trong thỏa thuận liên danh phải phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn, khối lượng công việc phải thực hiện và giá trị tương ứng của từng thành viên trong liên danh, kể cả người đứng đầu liên danh và trách nhiệm của người đứng đầu liên danh, chữ ký của các thành viên, con dấu (nếu có),2 trách nhiệm chung, trách nhiệm riêng của từng thành viên đối với công việc thuộc gói thầu.3 Đối với nhà thầu liên danh thì chỉ cần một thành viên trong liên danh mua HSMT.4 6. Mua sắm sai quy định 6.1. Quy định của NHTG NHTG không tài trợ cho các khoản chi cho hàng hoá và công trình xây lắp mua sắm không theo đúng các thủ tục đã thoả thuận trong Hiệp định vay và như được trình bày trong Kế hoạch Đấu thầu, mua sắm. Trong những trường hợp như vậy, NHTG sẽ tuyên bố mua sắm sai quy định, và chính sách của NHTG là huỷ bỏ phần vốn vay phân bổ cho những hàng hoá và công trình xây lắp đã mua sắm sai quy định. Hơn nữa, NHTG có thể thực hiện các biện pháp chấn chỉnh khác theo Hiệp định vay. Ngay cả khi hợp đồng được trao sau khi có “thư không phản đối” (NOL) của NHTG, NHTG vẫn có thể tuyên bố mua sắm sai quy định nếu NHTG kết luận rằng NOL được đưa ra trên cơ sở thông tin không đầy đủ, không chính xác, hoặc sai lạc do Bên vay cung cấp, hoặc các điều khoản và điều kiện của hợp đồng đã bị sửa đổi mà không có sự phê duyệt của NHTG.5 Trong quá trình xét duyệt quy trình tuyển chọn tư vấn, NHTG có thể phát hiện ra trường hợp bên vay không tuyển chọn các tư vấn phù hợp với các điều khoản trong Hiệp định Vay và các điều khoản chi tiết hơn trong Kế hoạch đấu thầu, mua sắm (KHĐTMS) đã được phê duyệt bởi NHTG. Ví dụ, chuyên gia tư vấn không đủ năng lực, hoặc các điều khoản hợp đồng đã ký kết hoặc chuẩn bị ký kết không đáp ứng yêu cầu của NHTG. NHTG cũng có thể cho rằng NOL đã 1 Mục 4, Chương 3, STTV. 2 Điều 18, Nghị định 85. 3 Khoản 2, Điều 10, Luật Đấu thầu. 4 Khoản 1, Điều 17, Nghị định 85. 5 Mục 1.12, HDMS; Mục 1.17, HDTV. 29 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
30. được phát hành dựa trên các thông tin không đầy đủ, không chính xác hoặc bị sai lệch. NHTG sẽ rút lại NOL và yêu cầu Bên vay sửa chữa sai sót. Nếu Bên vay không thực hiện, NHTG sẽ tuyên “bố mua sắm sai quy định.”1 Khi mua sắm sai quy định được tuyên bố, ngoại trừ các trường hợp đặc biệt, các khoản tiền vay phân bổ cho dịch vụ tư vấn, bao gồm cả phần dự phòng số lượng và dự phòng giá trị sẽ bị huỷ bỏ. Nếu bất kỳ khoản tiền nào đã được rút vốn từ khoản vay phục vụ cho hoạt động mua sắm sai quy định, NHTG sẽ có những biện pháp phù hợp nhằm thu hồi lại khoản tiền đã giải ngân.2 Hàng hoá, công trình, dịch vụ nếu không được mua sắm theo đúng trình tự đã được quy định trong Hiệp định tài trợ và KHĐTMS đã được NHTG chấp thuận sẽ không được NHTG tài trợ. Trong trường hợp đó, NHTG sẽ tuyên bố “mua sắm sai quy định”. Phần vốn vay phân bổ cho các dịch vụ, hàng hóa, công trình mua sắm sai quy định sẽ bị hủy bỏ.3 6.2. Quy đị nh c ủ a Vi ệ t Nam Các hành vi bị cấm trong đấu thầu gây ra mua sắm sai quy định, và các chế tài xử lý vi phạm được quy định cụ thể trong Luật Đấu thầu, và Nghị định 85.4 7. Gian lận và tham nhũng Theo các hướng dẫn của NHTG, có định nghĩa và đưa ra cách xử lý các hành vi tham nhũng, gian lận, cấu kết thông đồng, ép buộc và cản trở.5 Trong Luật Đấu thầu, các hành vi được xem là tham nhũng, gian lận, cấu kết, thông đồng, cản trở là các hành vi bị cấm trong đấu thầu.6 8. Lưu trữ tài liệu về đấu thầu Các tài liệu về đấu thầu phải được lưu trữ, bảo mật theo quy định để NHTG cũng như các cơ quan có thẩm quyền có thể kiểm tra, xem xét. 9. Tổ chuyên gia đấu thầu Tổ chuyên gia đấu thầu do Chủ đầu tư thành lập.7 Quyền và nghĩa vụ của Tổ chuyên gia đấu thầu được quy định tại Điều 63, Luật Đấu thầu. Yêu cầu đối 1 Mục 6, Chương 3, STTV. 2 Mục 6, Chương 3, STTV. 3 Mục 1.17, HDTV. 4 Điều 12, Luật Đấu thầu; Điều 63 và Khoản 2; Điểm 3, Khoản 3, Điều 66, Nghị định 85. 5 Mục 1.14, HDMS; Mục 1.22, HDTV; Chương 5, STTV. 6 Điều 12, Luật Đấu thầu. 7 Khoản 3, Điều 61, Luật Đấu thầu. 30 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
31. với cá nhân là thành viên Tổ chuyên gia đấu thầu được quy định tại Điều 9, Luật Đấu thầu. 10.Gia hạn thời gian trong đấu thầu Việc gia hạn trong đấu thầu được xem là việc xử lý tình huống trong đấu thầu, được quy định tại Điều 70 Nghị định 85. 11.Hủy bỏ tất cả các hồ sơ dự thầu và đấu thầu lại 11.1. Quy định của NHTG Việc huỷ bỏ tất cả các HSDT và tiến hành đấu thầu lại chỉ quy định chi tiết Mục 2.61-64 HDTV; Mục 2.30 HDTV. Trước khi huỷ bỏ tất cả các HSDT và đấu thầu lại, cần tham khảo ý kiến của các cấp có thẩm quyền và NHTG. Trường hợp nếu giá dự thầu vượt quá dự toán được duyệt, ban quản lý có thể xem xét khả năng tăng ngân sách hoặc đàm phán với nhà thầu để giảm quy mô công việc để đạt được giá trị hợp đồng mong muốn sau khi tham khảo ý kiến NHTG. Tuy nhiên, việc cắt giảm quá lớn khối lượng công việc sẽ không được chấp nhận vì ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ. 11.2. Quy định của Việt Nam Quy định của Việt Nam về các trường hợp hủy đấu thầu như sau: - Thay đổi mục tiêu, phạm vi đầu tư đã được nêu trong hồ sơ mời thầu; - Có bằng chứng cho thấy bên mời thầu thông đồng với nhà thầu; - Tất cả hồ sơ dự thầu về cơ bản không đáp ứng được các yêu cầu của hồ sơ mời thầu; - Có bằng chứng cho thấy tất cả các nhà thầu có sự thông đồng làm ảnh hưởng đến lợi ích của bên mời thầu.1 - Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu không tuân thủ quy định của pháp luật về đấu thầu hoặc pháp luật khác có liên quan dẫn đến không lựa chọn được nhà thầu trúng thầu hoặc nhà thầu trúng thầu không đáp ứng yêu cầu của gói thầu; - Có bằng chứng cho thấy có sự thông đồng giữa các bên trong đấu thầu: chủ đầu tư, bên mời thầu, cơ quan, tổ chức thẩm định và nhà thầu gây thiệt hại lợi ích của Nhà nước.2 12.Xử lý tình huống trong Đấu thầu Điều 70, Nghị định 85 quy định việc xử lý tình huống trong Đấu thầu như 1 2 Điều 66, Mục 2, Nghị định 85. 31 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
32. sau: 12.1. Trường hợp có lý do cần điều chỉnh giá gói thầu hoặc nội dung gói thầu, chủ đầu tư phải tiến hành thủ tục điều chỉnh kế hoạch đấu thầu theo các quy định của pháp luật trước thời điểm mở thầu, trừ trường hợp quy định tại Khoản 12.2 và Khoản 12.5 dưới đây. 12.2. Trường hợp dự toán của gói thầu (không bao gồm dự phòng) được duyệt thấp hơn hoặc cao hơn giá gói thầu đã duyệt thì dự toán này sẽ thay thế giá gói thầu để làm cơ sở xem xét kết quả lựa chọn nhà thầu mà không phải làm thủ tục điều chỉnh giá gói thầu trong kế hoạch đấu thầu đã duyệt. Trường hợp dự toán của gói thầu do chủ đầu tư phê duyệt cao hơn giá gói thầu đã được người có thẩm quyền phê duyệt trong kế hoạch đấu thầu thì chủ đầu tư bảo đảm tổng giá trị cao hơn đó nằm trong tổng mức đầu tư của dự án được duyệt. Trường hợp dự toán cao hơn giá gói thầu dẫn đến hình thức lựa chọn nhà thầu được phê duyệt trong kế hoạch đấu thầu không còn phù hợp theo quy định của Luật Đấu thầu, Luật sửa đổi thì chủ đầu tư xem xét, quyết định chuyển đổi hình thức lựa chọn nhà thầu cho phù hợp với quy định của pháp luật về đấu thầu. Trường hợp vượt tổng mức đầu tư phải thực hiện điều chỉnh tổng mức đầu tư theo quy định của pháp luật. 12.3. Trường hợp gói thầu được chia thành nhiều phần thì trong hồ sơ mời thầu cần nêu rõ điều kiện chào thầu, biện pháp và giá trị bảo đảm dự thầu cho từng phần hoặc nhiều phần và phương pháp đánh giá đối với từng phần hoặc nhiều phần để các nhà thầu tính toán phương án chào thầu theo khả năng của mình. Việc đánh giá hồ sơ dự thầu và xét duyệt trúng thầu sẽ được thực hiện trên cơ sở bảo đảm nguyên tắc tổng giá đánh giá của gói thầu là thấp nhất và giá trúng thầu của cả gói thầu không vượt giá gói thầu được duyệt mà không so sánh với ước tính chi phí của từng phần. Trường hợp có một phần hoặc nhiều phần thuộc gói thầu không có nhà thầu tham gia đấu thầu hoặc không có nhà thầu đáp ứng yêu cầu về mặt kỹ thuật, chủ đầu tư báo cáo người có thẩm quyền để điều chỉnh kế hoạch đấu thầu của gói thầu theo hướng tách các phần đó thành gói thầu riêng với giá gói thầu là tổng chi phí ước tính tương ứng của các phần; việc lựa chọn nhà thầu đối với các phần công việc có nhà thầu tham gia và được đánh giá đáp ứng yêu cầu về mặt 32 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
33. kỹ thuật vẫn phải bảo đảm nguyên tắc tổng giá đánh giá của các phần là thấp nhất và giá trúng thầu của các phần này không vượt tổng chi phí ước tính của các phần đó mà không so sánh với ước tính chi phí của từng phần. 12.4. Trường hợp hồ sơ dự thầu có đơn giá khác thường mà gây bất lợi cho chủ đầu tư thì bên mời thầu yêu cầu nhà thầu giải thích, làm rõ bằng văn bản về những đơn giá khác thường đó. Nếu sự giải thích của nhà thầu không đủ rõ, không có tính thuyết phục thì đây là sai lệch và thực hiện hiệu chỉnh sai lệch theo quy định như đối với nội dung chào thừa hoặc thiếu của hồ sơ dự thầu so với yêu cầu của hồ sơ mời thầu theo quy định tại Điều 30, Nghị định 85. 12.5. Đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, gói thầu lựa chọn tổng thầu (trừ gói thầu lựa chọn tổng thầu thiết kế), trường hợp giá dự thầu sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch của các nhà thầu đều vượt giá gói thầu đã duyệt thì chủ đầu tư xem xét xử lý theo một trong các giải pháp sau đây: a) Cho phép các nhà thầu này được chào lại giá dự thầu; b) Cho phép đồng thời với việc chào lại giá dự thầu sẽ xem xét lại giá gói thầu, nội dung hồ sơ mời thầu đã duyệt, nếu cần thiết. Trường hợp cho phép các nhà thầu được chào lại giá dự thầu thì cần quy định rõ thời gian chuẩn bị và nộp hồ sơ chào lại giá (trong thời hạn tối đa là 10 ngày) cũng như quy định rõ việc mở các hồ sơ chào lại giá như quy trình mở thầu theo quy định tại Khoản 3, Điều 28, Nghị định 85. Trường hợp cần điều chỉnh giá gói thầu trong kế hoạch đấu thầu đã duyệt thì người có thẩm quyền có trách nhiệm phê duyệt điều chỉnh trong thời gian tối đa là 10 ngày (song phải bảo đảm trước thời điểm hết hạn nộp hồ sơ chào lại giá) kể từ ngày nhận được báo cáo của chủ đầu tư. c) Cho phép mời nhà thầu có giá đánh giá thấp nhất vào đàm phán về giá nhưng phải bảo đảm giá sau đàm phán không được vượt giá dự thầu sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch thấp nhất. Trường hợp cần điều chỉnh giá gói thầu trong kế hoạch đấu thầu đã duyệt thì người có thẩm quyền có trách nhiệm phê duyệt điều chỉnh trong thời gian tối đa là 10 ngày, kể từ ngày nhận được báo cáo của chủ đầu tư. Trường hợp đàm phán không thành công thì mời nhà thầu có giá đánh giá thấp tiếp theo vào đàm phán. Chủ đầu tư chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả đàm phán của mình trên cơ sở bảo đảm các điều kiện sau: 33 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
34. - Gói thầu đó được thực hiện theo hình thức đấu thầu rộng rãi; - Quá trình tổ chức đấu thầu được tiến hành đúng quy trình và bảo đảm tính cạnh tranh, minh bạch, công bằng; - Không làm vượt tổng mức đầu tư đã được phê duyệt, hiệu quả của dự án vẫn được bảo đảm. 12.6. Trường hợp chỉ có một hồ sơ dự thầu vượt qua bước đánh giá về mặt kỹ thuật thì không cần xác định điểm tổng hợp (đối với gói thầu dịch vụ tư vấn không yêu cầu kỹ thuật cao), không cần xác định giá đánh giá (đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp và gói thầu lựa chọn tổng thầu xây dựng, trừ gói thầu lựa chọn tổng thầu thiết kế) mà chỉ xác định giá đề nghị trúng thầu để có cơ sở xem xét kết quả trúng thầu. Đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, gói thầu lựa chọn tổng thầu (trừ gói thầu lựa chọn tổng thầu thiết kế), trường hợp giá đề nghị trúng thầu của nhà thầu vượt giá gói thầu được duyệt thì xử lý theo quy định tại Khoản 12.5 nêu trên. 12.7. Trường hợp có hai hồ sơ dự thầu có kết quả đánh giá tốt nhất, ngang nhau (về số điểm hoặc giá đánh giá) thì sẽ xem xét trao thầu cho nhà thầu có giá đề nghị trúng thầu thấp hơn đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp hoặc cho nhà thầu có điểm kỹ thuật cao hơn đối với gói thầu dịch vụ tư vấn không yêu cầu kỹ thuật cao, trừ các trường hợp ưu đãi theo quy định tại Khoản 2, Điều 4, Nghị định 85. 12.8. Trong quá trình thương thảo, hoàn thiện hợp đồng, trường hợp thấy cần thiết bổ sung khối lượng công việc hợp lý ngoài phạm vi công việc trong hồ sơ mời thầu nhưng dẫn đến giá ký hợp đồng vượt giá trúng thầu thì bên mời thầu báo cáo chủ đầu tư xem xét, quyết định nhưng đảm bảo giá ký hợp đồng không vượt giá gói thầu, dự toán được duyệt. Trường hợp vượt giá gói thầu, dự toán được duyệt mà không dẫn đến làm tăng tổng mức đầu tư, chủ đầu tư xem xét, quyết định mà không phải làm thủ tục điều chỉnh giá gói thầu trong kế hoạch đấu thầu đã duyệt. 12.9. Trường hợp giá đề nghị trúng thầu do bên mời thầu đề nghị thấp bất thường hoặc thấp dưới năm mươi phần trăm (50%) giá gói thầu, hoặc dự toán được duyệt thì trước khi 34 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
35. phê duyệt kết quả đấu thầu, chủ đầu tư có thể đưa ra các biện pháp phù hợp như thành lập tổ thẩm định liên ngành để thẩm định kỹ hơn về hồ sơ dự thầu của nhà thầu hoặc đưa ra các biện pháp phù hợp trong hợp đồng để bảo đảm tính khả thi cho việc thực hiện. 12.10. Trường hợp thực hiện sơ tuyển, lựa chọn danh sách nhà thầu để mời tham gia đấu thầu mà có ít hơn 3 nhà thầu đáp ứng yêu cầu thì chủ đầu tư căn cứ điều kiện cụ thể của gói thầu xử lý theo một trong hai cách sau đây: a) Tiến hành sơ tuyển bổ sung, lựa chọn bổ sung nhà thầu vào danh sách ngắn. Trong trường hợp này, nhà thầu đã được đánh giá đáp ứng được bảo lưu kết quả đánh giá mà không phải làm lại hồ sơ dự sơ tuyển, hồ sơ quan tâm nhưng bên mời thầu phải đề nghị các nhà thầu này cập nhật thông tin về năng lực và kinh nghiệm; b) Cho phép phát hành ngay hồ sơ mời thầu cho nhà thầu trong danh sách ngắn. 12.11. Trường hợp trong hồ sơ mời thầu quy định nhà thầu được đề xuất biện pháp thi công khác với biện pháp thi công nêu trong hồ sơ mời thầu, phần sai khác giữa khối lượng công việc theo biện pháp thi công nêu trong hồ sơ mời thầu và khối lượng công việc theo biện pháp thi công do nhà thầu đề xuất sẽ không bị hiệu chỉnh theo quy định tại Điều 30, Nghị định 85. Phần sai khác này cũng không bị tính vào sai lệch để loại bỏ hồ sơ dự thầu theo quy định tại Điều 45, Luật Đấu thầu. 12.12. Trường hợp nhà thầu có thư giảm giá, việc sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch được thực hiện trên cơ sở giá dự thầu chưa trừ đi giá trị giảm giá. Trong trường hợp đó, việc xác định giá trị tuyệt đối của lỗi số học hoặc sai lệch được tính trên cơ sở giá dự thầu ghi trong hóa đơn. 12.13. Khi phê duyệt danh sách nhà thầu được mời tham gia đấu thầu hạn chế, trường hợp có 1 hoặc 2 nhà thầu, chủ đầu tư báo cáo người có thẩm quyền xem xét, quyết định cho phép tiếp tục tổ chức đấu thầu hạn chế hoặc áp dụng hình thức lựa chọn khác. Trường hợp có 3 hoặc 4 nhà thầu thì chủ đầu tư xem xét cho phép phát hành hồ sơ mời thầu ngay cho các nhà thầu trong danh sách ngắn hoặc gia hạn thời 35 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
36. gian để xác định thêm nhà thầu đưa vào danh sách ngắn. Ngoài các trường hợp nêu trên, khi phát sinh tình huống thì bên mời thầu báo cáo chủ đầu tư xem xét, quyết định. II. PHÊ DUYỆT CÁC TÀI LIỆU, VĂN BẢN LIÊN QUAN ĐẾN ĐẤU THẦU Phê duyệt của NHTG NHTG sẽ xem xét các quyết định đấu thầu mua sắm của chủ đầu tư để đảm bảo thủ tục quy trình đấu thầu mua sắm đã tiến hành là phù hợp với các quy định trong Hiệp định tài trợ, HDMS, HDTV. Việc xem xét này bao gồm 2 thủ tục: xét duyệt trước và xét duyệt sau. Việc phê duyệt của NHTG được thể hiện bằng phát hành NOL. Trừ phi IDA (NHTG) và NHNN có thỏa thuận khác, nếu không thì các hợp đồng dưới đây sẽ theo thủ tục xét duyệt trước của NHTG: (a) Hợp đồng hàng hoá có giá trị từ 100.000 USD trở lên, và tất cả hợp đồng theo phương thức mua sắm trực tiếp; (b) Hợp đồng tư vấn với công ty tư vấn có giá trị dự kiến từ 100.000 USD trở lên; (c) Hợp đồng tư vấn ký với cá nhân theo phương thức SSS có giá trị dự kiến từ 50.000 USD trở lên, các yêu cầu cần đáp ứng: (i) báo cáo so sánh về năng lực và kinh nghiệm của ứng viên; TOR và các điều kiện thuê tuyển tư vấn phải gửi NHTG để xem xét và phê duyệt trước; (ii) chỉ được trao hợp đồng sau khi NHTG phê duyệt; (iii) tuân theo quy định ở Đoạn 3 và 5, Phụ lục 1, HDTV. Tất cả các hợp đồng khác sẽ tuân theo thủ tục Xét duyệt sau của NHTG. Trong quá trình chuẩn bị dự án, KHĐT cho 18 tháng đầu tiên của dự án đã được lập và được hai bên thống nhất trong đợt đàm phán. KHĐT này sẽ được cập nhật hàng năm hoặc khi cần thiết cho 18 tháng tiếp theo của quá trình thực hiện dự án và đệ trình cho NHTG xem xét chấp thuận.1 1.1. Xét duyệt trước Những tài liệu sau đây chịu sự xét duyệt trước của NHTG trong khuôn khổ Dự án FSMIMS: • Thư mời bày tỏ quan tâm (REOI) đối với các gói thầu tư vấn; • Danh sách ngắn đối với các gói thầu tư vấn; 1 Đoạn 14, Điểm C, Phụ luc 8, Tài liệu thẩm định dự án (PAD). 36 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
37. • Hồ sơ mời thầu (trong đó gồm TOR đối với các gói thầu tư vấn); • Đánh giá đề xuất, hồ sơ dự thầu (Đánh giá đề xuất kỹ thuật đối với các gói thầu tư vấn, Đánh giá tổng hợp đề xuất kỹ thuật và tài chính với các gói thầu tư vấn, Đánh giá HSDT đối với gói thầu hàng hóa); • Đàm phán hồ sơ sự thầu và trao hợp đồng. Đây là những tài liệu bắt buộc phải có ý kiến của NHTG trước khi tiến hành bước tiếp theo. Việc gửi những tài liệu đấu thầu không nằm trong danh mục nêu trên phải xin ý kiến của NHTG do PMU/PIU xem xét và quyết định. 1.2. Xét duyệt sau Đối với các hợp đồng không thuộc diện xét duyệt trước như đã nêu ở trên, NHTG sẽ áp dụng thủ tục xét duyệt sau. Trong trường hợp đó, PMU/PIU có thể tiến hành các bước mua sắm mà không cần có sự kiểm tra trước và lấy thư Không phản đối của NHTG, kể cả việc trao thầu và ký hợp đồng. Tất cả các tài liệu mua sắm liên quan phải được lưu giữ đầy đủ tại văn phòng dự án để cán bộ NHTG kiểm tra vào thời điểm thích hợp trên cơ sở lựa chọn mẫu bất kỳ. Khi xác định việc trao hợp đồng không đúng trình tự, thủ tục quy định, NHTG sẽ tuyên bố việc mua sắm sai quy định. 2. Phê duyệt của phía Việt Nam Quy trình phê duyệt các tài liệu, văn bản liên quan đến đấu thầu trong khuôn khổ Dự án sẽ được thực hiện như sau: Tại PMU-SBV: - Bước 1: PMU (có thể thay mặt Tổ chuyên gia đấu thầu) trình tài liệu, văn bản đấu thầu cần phê duyệt lên Người có thẩm quyền (Thống đốc, hoặc người được ủy quyền theo quy định của luật pháp) để thông qua về mặt nguyên tắc, chủ trương đối với các nội dung trong văn bản. - Bước 2: Nếu tài liệu thầu phải được NHTG xét duyệt trước, PMU sẽ gửi tài liệu, văn bản đấu thầu cần phê duyệt cho NHTG xin NOL. - Bước 3: PMU báo cáo và trình Thống đốc kèm NOL của NHTG ký quyết định phê duyệt tài liệu, văn bản đấu thầu. Tại PIU-DIV: - Bước 1: PIU (có thể thay mặt Tổ chuyên gia đấu thầu) trình tài liệu, văn bản cần phê duyệt lên người có thẩm quyền (Chủ tịch HĐQT, hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật) của DIV để thông qua về mặt nguyên tắc, chủ trương đối với các nội dung trong văn bản. 37 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
38. - Bước 2: Nếu tài liệu thầu phải được NHTG xét duyệt trước, PIU sẽ gửi văn bản cần phê duyệt cho NHTG thông qua PMU để xin NOL. - Bước 3: PIU báo cáo và trình lên Người có thẩm quyền của DIV kèm NOL của NHTG để Người có thẩm quyền của DIV ký quyết định phê duyệt tài liệu, văn bản đấu thầu. Trong trường hợp văn bản, tài liệu đấu thầu không cần xét duyệt trước của NHTG thì quy trình này có thể được rút ngắn bước tương ứng. Thông thường tối đa thời gian cho việc phê duyệt được quy định trong khoảng 10-20 ngày tùy thuộc vào tài liệu, văn bản cần phê duyệt. 1 Chi tiết về thời gian tối đa phê duyệt đối với: - HSYC: 10 ngày, kể từ ngày nhận được tờ trình xin phê duyệt. - HSMT: 10 ngày, kể từ ngày nhận được báo cáo thẩm định của cơ quan tổ chức thẩm định. - KQĐT: 20 ngày, kể từ ngày nhận tờ trình xin phê duyệt. - Thẩm định KQĐT: 20-30 ngày. 2 Các bảng sau đây mô tả việc thực hiện, phê duyệt liên quan đến gói thầu thuê tuyển tư vấn và mua sắm hàng hóa căn cứ theo quy định của Luật Việt Nam về đấu thầu và Hướng dẫn của NHTG. Về tuyển chọn tư vấn Cơ quan thực hiện, xem xét, phê duyệt Các bước thực hiện NHTG PMU/PIU Chủ đầu tư ( ) Kế hoạch đấu thầu (chi tiết) Thực hiện Phê duyệt Xây dựng TOR Thực hiện Phê duyệt Phê duyệt Lập dự toán (nếu cần) Thực hiện Xem xét Phê duyệt Yêu cầu bày tỏ quan tâm, quảng cáo Thực hiện Phê duyệt Lập danh sách ngắn Thực hiện Phê duyệt Phê duyệt Lập và phát hành HSMT tư vấn Thực hiện Phê duyệt Phê duyệt Nhận HSDT, Mở thầu Thực hiện Đánh giá kỹ thuật Thực hiện* Phê duyệt Phê duyệt Mở và đánh giá đề xuất tài chính Thực hiện* 1 Khoản 1, Điều 8, Nghị định 85. 2 Khoản 6, Điều 31, Luật Đấu thầu. 38 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
39. Đánh giá tổng hợp Thực hiện* Phê duyệt Phê duyệt Đàm phán, dự thảo hợp đồng Thực hiện Phê duyệt Phê duyệt Ký kết hợp đồng Thực hiện Phê duyệt Công bố kết quả trúng thầu Thực hiện • (*) Do Tổ chuyên gia đấu thầu thực hiện. • ( ) NHTG chỉ phê duyệt (NOL) đối với các gói thầu xét duyệt trước. Về mua sắm hàng hóa Cơ quan thực hiện, xem xét, phê duyệt Các bước thực hiện PMU/PIU NHTG ( ) Chủ đầu tư Lập kế hoạch đấu thầu (chi tiết) Thực hiện Phê duyệt Xây dựng HSMT, HSYC Thực hiện Phê duyệt Phê duyệt Lập dự toán (nếu cần) Thực hiện Xem xét Phê duyệt Quảng cáo Thực hiện Phê duyệt Phê duyệt Phát hành HSMT, HSYC Thực hiện Nhận HSDT/Chào hàng Thực hiện Mở thầu Thực hiện* Đánh giá HSDT/Chào hàng Thực hiện* KQĐG, Ký kết hợp đồng Thực hiện Phê duyệt Phê duyệt Công bố kết quả Thực hiện • (*) Do Tổ chuyên gia đấu thầu thực hiện. • ( ) NHTG phát hành NOL đối với các gói thầu xét duyệt trước. III. CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐẤU THẦU MUA SẮM ĐỐI VỚI HÀNG HÓA Dưới đây nêu rõ phương pháp đấu thầu được áp dụng để mua sắm hàng hoá trong khuôn khổ Dự án FSMIMS. KHĐT nêu rõ các gói thầu mà các phương pháp này được áp dụng. (a) Đấu thầu cạnh tranh quốc tế (ICB): trừ phi có quy định khác được nêu trong 2 phương pháp dưới đây. 39 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
40. (b) Đấu thầu cạnh tranh trong nước (NCB): theo các quy trình, thủ tục bổ sung quy định tại Phụ đính 2 trong Hiệp định tài trợ.1 (c) Chào hàng cạnh tranh. Đấu thầu cạnh tranh quốc tế (ICB) Đấu thầu cạnh tranh quốc tế (ICB) được áp dụng cho các hợp đồng mua sắm hàng hóa trong dự án có giá trị dự kiến bằng hoặc lớn hơn 150.000 USD/hợp đồng. 2 ICB có thể được thực hiện theo phương thức đấu thầu hai giai đoạn hoặc đấu thầu một giai đoạn. Theo KHĐT đã được duyệt của Dự án FSMIMS, các gói thầu SG3, SG4, CG1, DG1 được áp dụng ICB 2 giai đoạn, các gói thầu hàng hóa khác áp dụng ICB 1 giai đoạn. Quy trình ICB được quy định tại Phần II, HDMS. Đối với phương thức đấu thầu 2 giai đoạn, thì giai đoạn 1 được triển khai riêng biệt, trong đó nhà thầu được yêu cầu nộp hồ sơ kỹ thuật và phương án tài chính không có báo giá chi tiết.3 Giai đoạn 2 trong hình thức đấu thầu 2 giai đoạn tương ứng với hình thức đấu thầu 1 giai đoạn và bao gồm các bước chính sau đây: 1.1. Chuẩn bị đấu thầu Chủ đầu tư (PMU/PIU) phải đăng thông báo mời thầu trên (i) mạng UNDB/dgMarket; (ii) ít nhất một tờ báo phát hành toàn quốc; (iii) trang web về đấu thầu và Báo Đấu thầu của Bộ Kế hoạch và đầu tư; (iv) các phương tiện thông tin đại chúng khác (nếu thấy cần thiết). 1.2. Lập dự toán Chuẩn bị dự toán hợp lý và thực tế là quan trọng để xác định ngân sách dành cho một hợp đồng mua sắm hàng hóa. Tuy nhiên trên thực tế, lập dự toán có thể là khá khó khăn do biến động không ngừng của giá cả thị trường. Một cách có hiệu quả là thuê tư vấn có chuyên môn và kinh nghiệm để lập dự toán hoặc khảo sát sơ bộ thị trường (tham khảo báo giá các hàng hóa/hợp đồng tương tự trên thị trường). Dự toán cần phải được cập nhật để đảm bảo phản ánh hợp lý và thực tế các chi phí. Theo quy định của pháp luật hiện hành, dự toán của gói thầu được lập kể từ khi lập KHĐT.4 1 Phần này nêu những vấn đề cần tuân theo khi các quy định về đấu thầu trong nước không phù hợp với các quy định trong HDMS cùa NHTG. 2 Đoạn 3, Phần A, Phụ lục 8, PAD. 3 Mục 2, Chương 5, Nghị định 85. 4 Điều 10, Nghị định 85. 40 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
41. 1.3. Lập HSMT a. Quy định của NHTG Căn cứ theo tính chất hàng hóa yêu cầu cho Dự án, hai mẫu HSMT chuẩn sau đây sẽ được dùng chủ yếu: (1) HSMT chuẩn đối với cung cấp và lắp đặt hệ thống CNTT (Standard Bidding Documents for Supply and Installation of Information System); (2) HSMT chuẩn đối với mua sắm hàng hóa (Standard Bidding Documents for Procurement of Goods). Các mẫu HSMT chuẩn này có thể tải từ trên website của NHTG (www.worldbank.org). Khi chuẩn bị HSMT, các phần có tính chất tiêu chuẩn áp dụng chung cho mọi trường hợp như Điều kiện chung hợp đồng, các Mẫu biểu chuẩn phải giữ nguyên không được sửa đổi. Các yêu cầu cụ thể đối với gói thầu sẽ được đưa vào các phần như Thư mời thầu, Bảng dữ liệu, Chỉ dẫn cho nhà thầu, điều kiện đặc biệt của Hợp đồng, Chỉ tiêu Kỹ thuật, Bản vẽ, v.v Đối với phương pháp ICB, HSMT phải phản ánh được các yêu cầu cơ bản cụ thể sau đây:1 Tạo điều kiện cạnh tranh công bằng cho mọi nhà thầu hợp lệ; Ngôn ngữ: sử dụng tiếng Anh. PMU/PIU có thể chuẩn bị và phát hành thêm một phiên bản tiếng Việt của HSMT.HSMT và Đề xuất dự thầu sẽ được lập bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp hoặc tiếng Tây Ban Nha theo lựa chọn của bên vay Nếu hợp đồng được ký kết bằng một ngôn ngữ khác tiếng Anh, tiếng Pháp và tiếng Tây Ban Nha và hợp đồng thuộc diện xét duyệt trước của NHTG, bên vay phải cung cấp cho NHTG một bản dịch của Hợp đồng sang ngôn ngữ được sử dụng quốc tế - là ngôn ngữ được sử dụng để soạn HSMT. Tư vấn/ Bên dự thầu không được phép ký kết hợp đồng bằng hai ngôn ngữ. Hợp đồng ký kết với người trúng thầu sẽ được soạn bằng ngôn ngữ mà HSDT đã đệ trình, đó là ngôn ngữ chi phối.Các quan hệ hợp đồng giữa bên vay và tư vấn được tuyển chọn (đối với tuyển chọn Tư vấn) hay người trúng thầu (đối với mua sắm hàng hóa);2 Thời gian cho nhà thầu chuẩn bị HSDT tối thiểu phải là 6 tuần tính từ ngày quảng cáo hoặc ngày bắt đầu phát hành HSDT tùy thuộc ngày nào muộn hơn. Đối với gói thầu lớn phức tạp, phải cho phép thời gian chuẩn bị hợp lý khoảng ba (03) tháng; HSMT phải quy định rõ giá thầu sẽ cố định hay được điều chỉnh cho các 1 Mục 2.1 – 2.68, HDMS. 2 Mục 2.15, HDMS. - 3 Khoản b, Điều 23, Nghị Định 85. 41 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
42. biến động chi phí (nhân công, vật liệu, máy móc, nhiên liệu) trong thời gian thực hiện hợp đồng; HSMT phải cho phép nhà thầu được chào giá thầu bằng bất cứ đồng tiền nào. Nếu nhà thầu muốn chào thầu bằng nhiều loại tiền ngoại tệ khác nhau, nhà thầu được phép chào thầu tối đa bằng 3 ngoại tệ khác nhau. HSMT sẽ quy định một đồng tiền chung (thông thường là đồng nội tệ - VNĐ) để chuyển đổi giá đánh giá theo tỷ giá do NHTMCP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) công bố. Ngày áp dụng tỷ giá chuyển đổi là ngày mở đề xuất tài chính. HSMT phải bao gồm dự thảo hợp đồng quy định cụ thể các điều kiện cơ bản như thời gian hoàn thành, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, thanh toán, trường hợp bất khả kháng, phạt hợp đồng, bảo hành, giải quyết tranh chấp, v.v ; Các tiêu chuẩn kỹ thuật trong HSMT phải được chuẩn bị trên cơ sở tạo điều kiện cạnh tranh rộng rãi nhưng đồng thời đảm bảo yêu cầu kỹ thuật. Trong phạm vi có thể, tiêu chuẩn kỹ thuật phải được soạn thảo theo các tiêu chuẩn quốc tế được chấp nhận rộng rãi trừ trường hợp không có các tiêu chuẩn quốc tế phù hợp, tiêu chuẩn trong nước có thể áp dụng. HSMT phải quy định rõ thời gian, địa điểm cho việc nộp và mở thầu; các tiêu chí đánh giá năng lực nhà thầu. b. Quy định của Việt Nam Luật pháp hiện hành có quy định về nội dung HSMT,1 và mẫu HSMT đối với đấu thầu mua sắm hàng hóa.2 Trong quá trình lập HSMT cần tham khảo, áp dụng các quy định của NHTG cũng như luật pháp hiện hành của Việt Nam. Sau khi chuẩn bị xong HSMT, PMU/PIU sẽ trình người có thẩm quyền (và NHTG nếu đó là gói thầu phải xét duyệt trước) để tiến hành Quy trình phê duyệt. 1.4. Tổ chức đấu thầu a. Phát hành HSMT HSMT sẽ được bán cho các nhà thầu sau khi quảng cáo. NHTG khuyến khích không nên bán HSMT. Nếu bán thì giá bán HSMT không nên quá cao, ở mức giá vừa phải đủ trang trải cho các chi phí in ấn và phát hành (thông thường khoảng 100-200 USD). Không được hạn chế phát hành HSMT, HSMT phải có sẵn cho nhà thầu mua cho đến hết thời hạn nộp thầu. Sau khi phát hành HSMT, nhà thầu được phép gửi yêu cầu làm rõ HSMT. PMU/PIU có trách nhiệm trả lời các câu hỏi yêu cầu làm rõ, và phải gửi trả lời đến tất cả các nhà thầu bằng văn bản. Nếu cần thiết phải sửa đổi HSMT, PMU/PIU sẽ phát hành phụ lục HSMT 1 2 Mẫu HSMT trong mua sắm hàng hóa, Thông tư 05/2010/TT-BKH, 10/02/2010, . 42 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
43. và gửi cho tất cả các nhà thầu đã mua/nhận HSMT. b. Nộp và mở thầu Sau khi hết thời hạn nộp thầu (thời điểm đóng thầu), PMU/PIU phải tiến hành mở thầu ngay. HSDT nộp muộn sẽ không được mở và không được xem xét. Mở thầu sẽ được tiến hành công khai với sự tham gia của Tổ chuyên gia chấm thầu, đại diện các nhà thầu (nếu họ muốn tham dự). Các thông tin sau đây phải được đọc to và ghi chép đầy đủ trong biên bản mở thầu:1 + Tên nhà thầu; + Số lượng bản gốc, bản chụp hồ sơ dự thầu; + Thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu; + Giá dự thầu ghi trong đơn dự thầu và giảm giá (nếu có); + Giá trị và thời hạn hiệu lực của bảo đảm dự thầu; + Văn bản đề nghị sửa đổi hồ sơ dự thầu (nếu có); + Các thông tin khác liên quan. Biên bản mở thầu cần được đại diện PMU/PIU, đại diện các nhà thầu, và đại diện các cơ quan liên quan tham dự ký xác nhận: tên nhà thầu, tổng giá chào thầu, giảm giá (nếu có) và HSDT cho phương án thay thế (nếu có). PMU/PIU sẽ lập biên bản mở thầu và gửi ngay cho NHTG và tất cả các nhà thầu đã nộp HSDT đúng hạn. Lưu ý: - Tất cả các HSDT nộp trước hạn chót đều phải được mở. Không được từ chối mở HSDT nộp đúng hạn vì bất cứ lý do gì. - Trong quá trình mở thầu, không được đưa ra bất cứ bình luận hay quyết định có liên quan đến việc chấm thầu vì điều đó có thể gây tổn hại tính bảo mật của quá trình chấm thầu. 1.5. Đánh giá hồ sơ dự thầu Một số yêu cầu cơ bản: - Bảo mật: Mọi thông tin liên quan đến việc chấm thầu không được tiết lộ cho bất cứ nhà thầu nào hoặc người nào không liên quan cho đến khi công bố KQĐG. Trường hợp PMU/PIU muốn yêu cầu một nhà thầu làm rõ HSDT để xem xét thêm, PMU/PIU sẽ gửi yêu cầu bằng văn bản và nhà thầu cũng phải trả lời bằng văn bản; 1 Điểm b, Khoản 3, Điều 28, Nghị định 85. 43 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
44. - Công bằng và minh bạch: Chấm thầu phải hoàn toàn dựa trên các tiêu chí, yêu cầu quy định trong HSMT; - Đạt/không đạt: Theo quy định của NHTG, việc chấm thầu đối với hợp đồng hàng hóa phải được tiến hành trên cơ sở đạt/không đạt. Tuy nhiên đối với một số ít loại hợp đồng đặc biệt (ví dụ Hợp đồng cung cấp lắp đặt hệ thống CNTT), NHTG có thể cho phép sử dụng phương pháp chấm điểm để đánh giá các ưu điểm chất lượng (trong trường hợp đó, hệ thống phương pháp chấm điểm phải quy định rõ trong HSMT); - Sai lệch cơ bản/không cơ bản: PMU/PIU cần xác định trên cơ sở đánh giá chuyên môn sai lệch nào là nhỏ (có thể chấp nhận được) hoặc là lớn (không chấp nhận được và HSDT sẽ bị loại). Thời gian đánh giá HSDT tối đa là 60 ngày kể từ ngày mở thầu đến ngày PMU/PIU trình Chủ đầu tư phê duyệt kết quả đấu thầu.1 Các bước thực hiện: a. Kiểm tra, đánh giá sơ bộ PMU/PIU cần kiểm tra các vấn đề sau: • Thẩm tra: Kiểm tra HSDT có được ký đầy đủ bởi người có thẩm quyền hay không; có đảm bảo thời gian hiệu lực yêu cầu trong HSMT; nếu là liên danh, có thỏa thuận liên danh đạt yêu cầu không, v.v ; • Tính hợp lệ: Kiểm tra nhà thầu (bao gồm cả các thành viên trong liên danh và thầu phụ) hàng hóa có xuất xứ từ các quốc gia hợp lệ và có bị liên quan đến các xung đột lợi ích hay không; • Bảo lãnh dự thầu: Bảo lãnh dự thầu có đáp ứng yêu cầu về giá trị, thời gian hiệu lực và điều kiện tịch thu theo yêu cầu HSMT. Bảo lãnh dự thầu đối với nhà thầu liên danh phải ghi tên đầy đủ các nhà thầu trong liên danh; • Tính đầy đủ của HSDT: Kiểm tra HSDT có bao gồm đầy đủ các tài liệu và chào đầy đủ các hạng mục khối lượng hàng hóa như yêu cầu trong 1 Khoản 6, Điều 2, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các luật liên quan đến đầu tư xây dựng cơ bản (38/2009/QH12); 2 Điều 29, Nghị Định 85; 3 Điều 18, Nghị định 85; 4 Điều 30, Nghị Định 85; 5 Mục 1, Chương 3, Thông tư 05/2010/TT-BKH 44 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
45. HSMT; • Đáp ứng cơ bản: Kiểm tra HSDT có đáp ứng cơ bản các yêu cầu kỹ thuật và thương mại của HSMT. HSDT không thỏa mãn được bất cứ yêu cầu nào nêu trên sẽ bị loại và không được xem xét tiếp. Các HSDT đạt yêu cầu kiểm tra sơ bộ được coi là "đáp ứng cơ bản" sẽ được xem xét đánh giá về giá thầu tại bước tiếp theo. b. Đánh giá chi tiết Gồm đánh giá kỹ thuật, tài chính và đánh giá tổng hợp.1 PMU/PIU sẽ xem xét chi tiết giá dự thầu của các HSDT đáp ứng cơ bản, so sánh và xếp hạng các hồ sơ này theo "giá đánh giá".2 Sau khi xác định giá đánh giá, PMU/PIU sẽ tiến hành so sánh, xếp hạng và xác định HSDT có giá đánh giá thấp nhất. c. Đánh giá năng lực Chỉ áp dụng đối với các gói thầu không tiến hành sơ tuyển. Việc đánh giá năng lực sẽ được tiến hành theo các tiêu chí về năng lực đã nêu chi tiết trong HSMT.3 Nhà thầu có HSDT đáp ứng cơ bản và giá đánh giá thấp nhất xác định từ Bước 2 nói trên sẽ được đánh giá năng lực để xem xét các bước tiếp theo. Nếu đạt tất cả các tiêu chí trên, nhà thầu sẽ được xem xét để trao hợp đồng. Ngược lại, nếu nhà thầu không thỏa mãn bất cứ tiêu chí nào, nhà thầu sẽ bị loại và việc kiểm tra năng lực sẽ được tiếp tục tiến hành cho nhà thầu đứng tiếp theo.4 d. Báo cáo KQĐG Sau khi kết thúc việc chấm thầu, Tổ chuyên gia đấu thầu (PMU/PIU) phải lập báo cáo chấm thầu theo mẫu Báo cáo Chấm thầu của NHTG kèm theo đề nghị trao thầu và đệ trình NHTG và các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Đồng thời gửi báo cáo này đến Người có thẩm quyền phê duyệt thông qua PMU/PIU.5 1.6. Thẩm định và phê duyệt kết quả đánh giá a. Thẩm định: Thẩm định đấu thầu là việc kiểm tra, đánh giá của cơ quan, tổ chức có chức năng thẩm định về KHĐT, HSMT, và kết quả lựa chọn nhà thầu 1 2 3 4 Mục 2.58, HSMS. 5 Điều 63, Luật Đấu thầu. 45 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
46. (KQLCNT) để làm cơ sở cho người có thẩm quyền xem xét, quyết định theo quy định của Luật Đấu thầu.1 PMU/PIU (Bên mời thầu) phải lập báo cáo về kết quả đấu thầu trình chủ đầu tư xem xét, quyết định và gửi đến cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thẩm định. Cơ quan, tổ chức thẩm định có trách nhiệm lập báo cáo thẩm định kết quả đấu thầu trên cơ sở báo cáo của bên mời thầu để trình chủ đầu tư xem xét, quyết định.2 b. Phê duyệt KQLCNT Báo cáo kết quả đánh giá HSDT (hay báo cáo KQĐT) được gửi đến NHTG để xem xét và phát hành NOL. Đối với phía Việt Nam, thì sau khi có kết quả thẩm định báo cáo KQĐT, chủ đầu tư có trách nhiệm xem xét, phê duyệt kết quả đấu thầu trên cơ sở báo cáo của bên mời thầu để trình chủ đầu tư xem xét, quyết định.3 1.7. Công bố kết quả đấu thầu a. Tên nhà thầu trúng thầu Việc thông báo tên nhà thầu trúng thầu (mà không cần giải thích lý do đối với nhà thầu không trúng thầu) phải được thực hiện theo mẫu quy định, ngay sau khi có quyết định phê duyệt KQĐT.4 b. Giá trúng thầu Giá trúng thầu là giá được phê duyệt trong KQLCNT làm cơ sở để thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng.5 c. Hình thức hợp đồng Hình thức hợp đồng được quy định rõ trong HSMT, dựa trên các hình thức hợp đồng của từng gói thầu đã được ghi trong KHĐT. Những thay đổi trong hợp đồng được thỏa thuận, và cần có phê duyệt khi cần thiết. 1.8. Hoàn thiện, ký kết hợp đồng Hợp đồng ký với nhà thầu trúng thầu phải được soạn thảo dựa trên dự thảo hợp đồng kèm theo HSMT và các điều kiện của HSDT của nhà thầu trúng 1 Khoản 39, Điều 4, Luật Đấu thầu. 2 Khoản 11, Điều 2, Luật số 38 sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật liên quan đến ĐTXDCB. 3 Khoản 11, Điều 2, Luật số 38 sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật liên quan đến ĐTXDCB. 4 Điều 41, Luật Đấu thầu. 5 Khoản 29, Điều 4, Luật Đấu thầu. 46 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
47. thầu. Hợp đồng sẽ được trao cho nhà thầu có HSDT đáp ứng các yêu cầu trong HSMT, có giá đánh giá thấp nhất và có đủ năng lực thực hiện hợp đồng. Việc trao thầu phải được tiến hành khi HSDT còn hiệu lực. Việc gia hạn hiệu lực HSDT được quy định cụ thể tại Điều 8 Nghị định 85 và Khoản 4, Điều 31, Luật Đấu thầu. 1.9. Công bố trúng thầu Trong vòng 2 tuần kể từ ngày NOL được NHTG phát hành cho báo cáo chấm thầu và đề nghị trao hợp đồng của Chủ đầu tư, Chủ đầu tư phải đăng tải trên UNDB/dgMarket những thông tin sau đây: - Danh sách các nhà thầu đã nộp HSDT; - Giá chào thầu đọc tại lễ mở thầu; - Tên và giá đánh giá của các nhà thầu đáp ứng các yêu cầu của HSMT; - Tên của các nhà thầu có hồ sơ bị loại; - Tên nhà thầu trúng thầu, giá chào thầu, thời gian thực hiện và tóm tắt phạm vi công việc của hợp đồng được trao. Sau khi công bố trúng thầu, các nhà thầu có thể yêu cầu PMU/PIU giải thích lý do tại sao HSDT của họ không được chọn. PMU/PIU sẽ giải thích lý do bằng văn bản hoặc tổ chức một cuộc họp, nhưng chỉ đề cập đến hồ sơ của nhà thầu yêu cầu chứ không thảo luận các hồ sơ khác. Đấu thầu cạnh tranh trong nước Đấu thầu cạnh tranh trong nước có thể sử dụng cho các Hợp đồng hàng hóa có giá trị dự toán dưới 150.000 USD. Phương pháp này được mô tả trong đoạn 3.3 - 3.4 của Hướng dẫn Mua sắm của NHTG và về cơ bản tương tự như ICB với một số khác biệt như sau: Lậ p hồ sơ mời thầu HSMT được chuẩn bị theo mẫu HSMT hàng hóa áp dụng cho phương pháp đấu thầu cạnh tranh trong nước do NHTG quy định. Ngôn ngữ HSMT và HSDT bằng tiếng Việt và nhà thầu được mời chào thầu bằng đồng Việt Nam. Thời gian cho nhà thầu chuẩn bị HSDT tối thiểu là 30 ngày. HSMT phải quy định một cơ chế phù hợp để tiếp nhận và giải quyết khiếu nại của nhà thầu. Quảng cáo PMU/PIU đăng tải thông báo mời chào hàng trên: (i) ít nhất 01 tờ báo hàng ngày phát hành toàn quốc; (ii) báo Đấu thầu 3 kỳ liên tiếp; (iii) trang thông 47 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
48. tin điện tử về đấu thầu; và (iv) các phương tiện thông tin đại chúng khác (nếu thấy cần thiết). Chấm thầu Phương pháp đánh giá HSDT của các nhà thầu về cơ bản tương tự phương pháp đấu thầu cạnh tranh quốc tế nhưng không cần chuyển đổi đồng tiền (vì nhà thầu được yêu cầu chào bằng đồng Việt Nam). Giá chấm thầu có thể bao gồm thuế trong nước. Công bố trúng thầu Chậm nhất hàng quý, PMU/PIU phải công bố/cập nhật thông tin trúng thầu tương tự như yêu cầu đối với phương pháp đấu thầu cạnh tranh quốc tế trên báo Đấu thầu của Bộ Kế hoạch và đầu tư hoặc một website hay tờ báo phù hợp. Chào hàng cạnh tranh (shopping) Chào hàng cạnh tranh là phương pháp mua sắm hàng hóa dựa trên cơ sở so sánh các chào giá từ một vài nhà thầu có uy tín và năng lực (ít nhất 3) để đảm bảo có được giá cạnh tranh. Phương pháp này áp dụng cho mua sắm hàng hóa khối lượng nhỏ có sẵn trên thị trường hoặc các hàng hóa có chỉ tiêu kỹ thuật tiêu chuẩn. Các hợp đồng mua xe ô tô và hợp đồng mua sắm thiết bị văn phòng phục vụ quản lý dự án có thể sử dụng phương pháp này. Các bước chính để thực hiện phương pháp này như sau: 3.1. Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu chào hàng Hồ sơ yêu cầu chào hàng bao gồm mô tả và khối lượng hàng hoá cần mua, thời gian và địa điểm giao hàng yêu cầu và các dịch vụ kèm theo nếu cần. Hồ sơ yêu cầu được làm cả bằng tiếng Việt và tiếng Anh (do NHTG yêu cầu không được hạn chế sự tham gia của nhà thầu nước ngoài). Quảng cáo PMU/PIU thông báo mời chào hàng trên (i) Báo Đấu thầu 3 kỳ liên tiếp; (ii) trên trang thông tin điện tử về đấu thầu; (iii) các phương tiện thông tin đại chúng khác (nếu thấy cần thiết). 3.3. Gửi Hồ sơ yêu cầu Hồ sơ yêu cầu chào hàng sau khi đã được các cấp có thẩm quyền phê duyệt sẽ được gửi đến các nhà thầu quan tâm. Để tránh rủi ro khi có nhà thầu không trả lời, nên gửi hồ sơ cho nhiều hơn 3 nhà thầu để đảm bảo nhận được ít nhất 3 chào giá. Thời gian chuẩn bị chào hàng tối thiểu là 5 ngày. 3.4. Nộp chào hàng (báo giá) 48 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
49. Nhà thầu có thể trực tiếp nộp bản chào hàng hoặc qua bưu điện, fax, thư điện tử, v.v Hồ sơ chào hàng không cần mở công khai, nhưng trong HSYC, PMU/PIU phải ghi rõ ngày yêu cầu nộp chào hàng. Đánh giá các chào hàng Chủ đầu tư thực hiện việc đánh giá hồ sơ theo đúng quy định: • Kiểm tra nội dung về mặt kỹ thuật: Đề xuất vượt qua bước đánh giá về mặt kỹ thuật khi tất cả yêu cầu về mặt kỹ thuật đều được đánh giá là “đạt”; • PMU/PIU so sánh giá chào của các hồ sơ đề xuất đáp ứng về mặt kỹ thuật để xác định hồ sơ đề xuất có giá chào thấp nhất. Nhà thầu có giá chào thấp nhất sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch và không vượt giá gói thầu sẽ được đề nghị lựa chọn;1 • Cập nhật năng lực nhà thầu; • Đánh giá tiến độ thực hiện; • Lập báo cáo kết quả mua sắm chào hàng cạnh tranh. 3.6. Phê duyệt kết quả đánh giá PMU/PIU trình người có thẩm quyền phê duyệt kết quả đánh giá chào hàng. Trao hợp đồng PMU/PIU thông báo kết quả chào hàng bằng văn bản cho tất cả các nhà thầu tham gia nộp chào hàng và tiến hành thương thảo, hoàn thiện hợp đồng với nhà thầu được lựa chọn để chủ đầu tư ký kết hợp đồng. Hợp đồng được trao cho nhà thầu có đơn chào hàng đáp ứng cơ bản và có giá đánh giá thấp nhất. Hợp đồng thường sử dụng theo mẫu hợp đồng thương mại đơn giản. IV. CÁC PHƯƠNG PHÁP TUYỂN CHỌN TƯ VẤN Bảng dưới đây nêu rõ phương pháp đấu thầu có thể được áp dụng để tuyển chọn tư vấn trong khuôn khổ Dự án. KHĐT nêu rõ các gói thầu mà các phương pháp sau được áp dụng: (a) Tuyển chọn dựa trên cơ sở chất lượng và chi phí (QCBS) (b) Tuyển chọn dựa trên cơ sở chất lượng (QBS) 1 Khoản 3, Điều 43, Nghị định 85. 49 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
50. (c) Tuyển chọn dựa trên cơ sở chi phí thấp nhất (LCS) (d) Tuyển chọn tư vấn cá nhân (Individual Consultant) 1. Tuyển chọn tư vấn dựa trên cơ sở chất lượng và chi phí (QCBS) Phương pháp QCBS được áp dụng phổ biến cho các dịch vụ tư vấn có giá dự toán từ 100.000 USD/một hợp đồng trở lên. Phương pháp này được mô tả trong Phần II, HDTV của NHTG. Các bước chính cần lưu ý để thực hiện phương pháp này như sau: 1.1. TOR TOR phải nêu rõ mục tiêu, nhiệm vụ và phạm vi công việc tư vấn, yêu cầu đào tạo và chuyển gia công nghệ (nếu cần thiết), yêu cầu báo cáo và cung cấp các thông tin liên quan đến dịch vụ cũng như các thông tin tài liệu đầu vào do Chủ đầu tư cung cấp. Tuy nhiên, TOR không được quá chi tiết và thiếu linh động để nhà thầu có thể đề xuất phương pháp thực hiện riêng và nhân sự của mình một cách phù hợp và tốt nhất. 1.2. Chuẩn bị dự toán Dự toán cho dịch vụ tư vấn phải được chuẩn bị kỹ lưỡng đảm bảo đủ ngân sách cho việc thực hiện. Dự toán phải lập trên cơ sở tính toán các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện hợp đồng bao gồm: thời gian làm việc của chuyên gia tư vấn, hỗ trợ hậu cần và các yếu tố đầu vào khác như phương tiện đi lại, văn phòng, thiết bị.1 1.3. REOI và đăng quảng cáo Ngay sau khi dự án được phê duyệt, Chủ đầu tư phải chuẩn bị một Thông báo đấu thầu chung trong đó liệt kê các dịch vụ tư vấn lớn có yêu cầu danh sách ngắn bao gồm các nhà thầu quốc tế và gửi NHTG để đăng Thông báo này trên mạng Kinh doanh Phát triển của Liên Hiệp Quốc (UNDB) và dgMarket. Đối với các gói thầu áp dụng thủ tục lựa chọn danh sách ngắn, chủ đầu tư phê duyệt REOI trong đó có các nội dung yêu cầu về năng lực chuyên môn và số lượng chuyên gia; yêu cầu về kinh nghiệm. REOI được đăng tải 3 kỳ liên tiếp trên ít nhất một tờ báo phát hành rộng rãi toàn quốc, trên Báo Đấu thầu và trên trang thông tin điện tử về đấu thầu.2PMU/PIU có thể quảng cáo thêm trên các báo/tạp chí quốc tế và/hoặc gửi REOI trực tiếp đến các tổ chức nghề nghiệp/các nhà thầu có năng lực và kinh nghiệm liên quan đã biết. PMU/PIU phải đảm bảo ít 1 Chương 11, STTV. 2 Điều 15, Nghị định 85. 50 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
51. nhất 14 ngày kể từ ngày quảng cáo cho các nhà thầu chuẩn bị hồ sơ bày tỏ quan tâm.1 1.4. Lập danh sách ngắn Danh sách ngắn bao gồm 6 công ty có đủ năng lực và kinh nghiệm để thực hiện hợp đồng từ các vùng địa lý khác nhau trong đó có không quá 2 công ty từ một quốc gia và ít nhất 1 công ty từ một quốc gia đang phát triển (trừ khi không tìm được một công ty như vậy). Danh sách ngắn tốt nhất là bao gồm các công ty có cùng bản chất, mục tiêu kinh doanh và năng lực/kinh nghiệm tương tự (ví dụ một danh sách ngắn chỉ nên bao gồm toàn các công ty hoạt động vì lợi nhuận hoặc toàn các công ty/tổ chức phi lợi nhuận). Sau khi Tổ chuyên gia đấu thầu chức xem xét, tuyển chọn danh sách ngắn các nhà thầu gửi thư bày tỏ quan tâm, PMU/PIU thực hiện Quy trình phê duyệt đối với báo cáo kết quả lựa chọn danh sách ngắn. 1.5. Lập và phát hành hồ sơ mời thầu (RFP) HSMT phải được lập theo mẫu HSMT chuẩn (SRFP) của NHTG với những sửa đổi tối thiểu ở mức thực sự cần thiết cho điều kiện cụ thể của Dự án. Các thông tin trong HSMT đối với QCBS tương tự như đối với ICB trừ một số khác biệt sau: Các yêu cầu cụ thể đối với gói thầu sẽ được đưa vào các phần như Thư mời thầu, dữ liệu Chỉ dẫn cho tư vấn, Điều kiện đặc biệt của Hợp đồng, TOR, v.v Ngoài ra, trong quá trình lập HSMT dịch vụ tư vấn, PMU/PIU cần tham khảo các quy định được nêu trong Thông tư 06/2010/TT-BKH về hướng dẫn lập HSMT gói thầu dịch vụ tư vấn. - HSMT phải mô tả rõ quy trình chấm thầu (đánh giá kỹ thuật và tổng hợp), các tiêu chí đánh giá chất lượng, tỷ trọng giá/chất lượng, điểm chất lượng tối thiểu phải đạt và chi tiết quy trình mở đề xuất tài chính công khai; đàm phán hợp đồng và trao hợp đồng và các mẫu biểu đề xuất kỹ thuật và tài chính; - Các tiêu chí đánh giá chất lượng (kỹ thuật) bao gồm: • Kinh nghiệm riêng: 0-10 điểm; • Phương pháp luận: 20-50 điểm; • Nhân sự chủ chốt: 30-60 điểm; • Chuyển giao công nghệ: 0-10 điểm; • Sự tham gia của tư vấn trong nước: 0-10 điểm. 1 Chương 13, STTV. 51 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
52. Có thể quy định thêm các tiêu chí phụ trong mỗi tiêu chí trên, nhưng không được quy định quá nhiều tiêu chí phụ chi tiết vì có thể sẽ làm quá trình đánh giá chất lượng trở nên cứng nhắc và máy móc. Tỷ trọng giữa điểm chất lượng kỹ thuật và chi phí là 80/20; - HSMT phải nêu rõ ước tính số tháng-công chuyên gia tư vấn cần thiết cho hợp đồng đó hoặc ước tính ngân sách dành cho hợp đồng đó nhưng không được nêu cả 2 thông tin này; - HSMT phải quy định rõ thời gian, địa điểm cho việc nộp và mở thầu. Mở thầu đề xuất kỹ thuật phải tiến hành ngay lập tức sau khi hết hạn nộp đề xuất. Phong bì tài chính sẽ được lưu giữ nguyên niêm phong và gửi đến một công ty kiểm toán công có uy tín hoặc một cơ quan độc lập và chỉ được mở công khai sau khi kết thúc đánh giá kỹ thuật đối với những nhà thầu có đề xuất kỹ thuật đạt điểm tối thiểu. Sau khi chuẩn bị xong HSMT tư vấn, PMU/PIU thực hiện Quy trình phê duyệt. HSMT sẽ được gửi cho các nhà thầu trong danh sách ngắn (không bán). PMU/PIU cần liên lạc với các nhà thầu trong danh sách ngắn để kiểm tra xem họ đã nhận được HSMT chưa và có ý định nộp đề xuất hay không. Trong trường hợp có nhà thầu nào từ chối tham gia, PMU/PIU cần tìm và bổ sung một nhà thầu khác có đủ năng lực vào danh sách ngắn để thay thế (với sự đồng ý trước của NHTG). Nhà thầu được phép gửi yêu cầu làm rõ HSMT. PMU/PIU sẽ xem xét trả lời các câu hỏi làm rõ (sao gửi cho tất cả các nhà thầu) bằng văn bản. Một hội nghị tiền đấu thầu (khoảng 2 tuần sau khi phát hành) có thể được tổ chức để làm rõ cho tư vấn, được nêu trong Thư mời thầu và HSMT để tư vấn tham gia. Nếu cần thiết phải sửa đổi HSMT, PMU/PIU sẽ phát hành phụ lục HSMT và gửi cho tất cả các nhà thầu trong danh sách ngắn. 1.6. Nộp, nhận và mở đề xuất kỹ thuật Nhà thầu tư vấn phải chuẩn bị đề xuất kỹ thuật và tài chính trong 02 phòng bì niêm phong riêng biệt và nộp cùng một lúc trước hạn chót quy định trong HSMT. Các đề xuất, kể cả các đề nghị sửa đổi đề xuất, nộp muộn hơn hạn chót sẽ được trả lại nguyên niêm phong cho nhà thầu sau khi nhà thầu ký xác nhận việc nộp muộn. Ngay sau khi hết hạn nộp hồ sơ, PMU/PIU sẽ lập tức tiến hành mở tất cả các phong bì có chứa đề xuất kỹ thuật đồng thời cất giữ nguyên niêm phong các phong bì tài chính. Cần lưu ý rằng việc mở phong bì kỹ thuật được tổ chuyên gia đấu thầu thực hiện công khai. 52 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án
53. 1.7. Đánh giá kỹ thuật Đánh giá kỹ thuật phải đảm bảo tối thiểu các yêu cầu sau: bảo mật, công bằng và minh bạch, đánh giá chuyên môn. Cụ thể như sau: - Bảo mật: Mọi thông tin liên quan đến chấm thầu không được tiết lộ cho bất cứ nhà thầu nào hoặc người nào không liên quan cho đến khi công bố trúng thầu. Nói chung, PMU/PIU không yêu cầu nhà thầu làm rõ đề xuất của mình mà sẽ chấm điểm theo các thông tin có trong hồ sơ do việc làm rõ như vậy có thể gây ảnh hưởng công bằng đến kết quả chấm điểm. Trường hợp đặc biệt, PMU/PIU muốn yêu cầu một nhà thầu làm rõ kinh nghiệm nêu trong HSDT, PMU/PIU có thể yêu cầu nhà thầu chứng minh. Tránh hội họp hay trao đổi trực tiếp với nhà thầu trong quá trình chấm thầu; - Công bằng và minh bạch; - Đánh giá chuyên môn: Việc đánh giá chất lượng dịch vụ tư vấn cần được tiến hành trên cơ sở đánh giá chuyên môn của các chuyên gia trong lĩnh vực liên quan và không nên quá cứng nhắc thiên về định lượng. Để tiến hành đánh giá kỹ thuật, các chuyên gia trong tổ chấm thầu sẽ xem xét đánh giá các HSDT trên cơ sở tính đáp ứng TOR theo các tiêu chí đánh giá quy định trong HSMT. Các chuyên gia phải chấm điểm trên cơ sở đánh giá chuyên môn độc lập của từng người. Cách chấm điểm có thể tiến hành theo 2 bước. Đầu tiên người chấm thầu đánh giá mức độ đáp ứng của một đề xuất kỹ thuật đối với một tiêu chí theo tỷ lệ phần trăm. Sau đó, nhân tỷ lệ phần trăm này với số điểm tối đa dành cho tiêu chí để xác định điểm cho hồ sơ đó. Khi đánh giá kỹ thuật, cần xem xét các vấn đề sau trong từng tiêu chí (các hướng dẫn gợi ý dưới đây áp dụng cho trường hợp khi PMU/PIU yêu cầu nhà thầu nộp đề xuất đầy đủ không phải là hồ sơ đơn giản – xem Mẫu HSMT Tư vấn Chuẩn của NHTG): - Kinh nghiệm cụ thể: tiêu chí này được quy định không quá 10 điểm và thông thường không sử dụng tiêu chí phụ. Các mức đáp ứng cho tiêu chí này được khuyến nghị nên là: đạt (50-70%); tốt (70-90%) và rất tốt (trên 90%). Vì các nhà thầu được vào danh sách ngắn là được coi đã có đủ năng lực thực hiện, do vậy điểm số cho tiêu chí này thông thường không nên thấp hơn mức đạt yêu cầu (50% của số điểm tối đa). Các khía cạnh kỹ thuật cần xem xét bao gồm: + Kinh nghiệm công ty tư vấn trong các hợp đồng tương tự; + Kinh nghiệm công ty tư vấn ở các nước hay khu vực có điều kiện, địa lý, văn hóa, xã hội, thể chế tương tự; 53 Dự án Hệ thống thông tin quản lý và hiện đại hóa ngân hàng (Dự án FSMIMS) Sổ tay thực hiện Dự án