Sáu bí quyết để mở đầu bài thuyết trình ấn tượng

Nội dung text: Sáu bí quyết để mở đầu bài thuyết trình ấn tượng

1. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG Sáu bí quyết để mở đầu bài thuyết trình ấn tượng 1
2. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG MỤC LỤC 6 bí quết để mở đầu bài thuyết trình án tượng 1 6 sai lầm thường mất khi thuyết trình 3 8 sai lầm khi thuyết trình trước đám đông 5 Diễn thuyết trước đám đông – chuyện nhỏ 7 Để diễn thuyết trước đám đông hổn loạn 9 10 tật nên tránh khi thuyết trình trước đám đông 11 7 điếu then chốt thuyết trình hiệu quả 13 10 cách để mang lại 17 Yếu tố quan trọng 19 Để trình bày ngắn gọn – Súc tích 20 Để thuyết trình thành công 21 Bí quyết để có một bài thuyết trình ấn tượng 23 Chuẩ bị và trình bày bài thi vấn đáp 25 Kỹ năng thuyết trình hiệu quả 27 5 cách chào hàng hiệu quả nhất 28 Gây ấn tượng khi gặp đối tác 29 12 cách kiểm soát mâu thuãn trong công việc 31 Khả năng ứng biến – Nhân tố quyết định thành công 34 Nghệ thuật xây dựng quan hệ với sếp 36 Tập nói, tập đọc, tập viết sao không tậ nghe 38 Những điều nên và không nên trong buổi phỏng vấn 40 Nghệ thuật sử dụng ngôn ngữ cơ thể 43 Biến xung đột thành hợp tác 44 Cách bày tỏ thái độ hữu hảo 46 Bày tỏ thái độ xin lỗi như thế nào 48 Tự tạo một phương pháp giao tiếp riêng mà hiệu quả 50 7 nhân tố cơ bản trong giao tiếp trong kinh doanh 52 Văn hóa ứng xử - Nghệ thuật tạo thiện cảm trong giao tiếp 57 Các hình thức giao tiếp khác nhau 59 Kỹ năng giao tiếp trong phối hơp nhóm 61 10 bí quết giao tiếp phi ngôn ngữ 64 Những kỹ năng giao tiếp cho người lãnh đạo 66 Kỹ năng giao tiếp - Cầu nối thâm giao 68 Phỏng vấn gây sóc 70 Lỗi thường gặp trong tuyển dụng nhân sụ 73 Suy nghĩ về đồng tiền 75 Không dùng lời vẫn lãnh đạo hiệu quả 78 Mẹo hay để trở thành con cưng của sếp 80 Mẹo để trở thành con cưng trong mắt sếp 82 9 chiêu thức 83 Điều gì tạo nên động co làm việc cho nhân viên 86 Để đưa ra những quyết định sáng suốt hơn 88 Giúp sếp trẻ quản lý nhân viên đàn anh 90 2
3. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG Để được nhân viên cảm phục 92 Nghệ thuật phê bình nhân viên 94 8 bí quyết giúp bạn đàm phán thành công 96 Kỹ năng then chốt trong đàm phán 99 Các kỹ xảo trong đàm phán 100 Vận dụng tính hài hước trong đàm phán 109 Kỹ năng thương lượng 112 Kỹ năng thương lượng lương bổng 114 Thương lượng mức lương 117 8 bí quyết của người thương lượng cừ khôi 119 Khả năng phòng bị của người đàm phán 121 Thấu hiểu tâm tư của đối phương khi đàm phán 125 Đọc sách là một phương tiện bồi dưỡng trí não 127 10 điều lãng phí nhất trong cuộc đời bạn 133 5 cách để trở nên tự tin 134 Bí quyết luyện trí nhớ tốt 136 3
4. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG "Vạn sự khởi đầu nan”, “Đầu xuôi đuôi mới lọt”, “Mở bài thành công là thắng lợi một nửa” là kinh nghiệm của những người thuyết trình chuyên nghiệp. - Theo các kết quả nghiên cứu người ta thấy rằng, để thu hút và gây ấn tượng với khách hàng, bạn chỉ có 4 phút để có một phần mở đầu cho một bài thuyết trình hoàn hảo. Người nghe có tiếp tục ủng hộ bạn hay không chính là phụ thuộc vào 4 phút đầu tiên đó của bạn.Vậy làm thế nào để có một mở đầu bài thuyết trình đi vào tâm trí người nghe? Làm thế nào để có thể lôi cuối khách hàng tham gia vào bài thuyết trình của bạn? Sau đây là 6 bí quyết sẽ giúp bạn một phần thực hiện mong muốn đó. - 1. Mở bài bằng một tình huống gây sốc Tôi đã từng tham dự một buổi thuyết trình giới thiệu sản phẩm của một công ty kinh doanh theo mạng. Thay vì vào đề một cách thông thường, người chủ trì buổi giới thiệu sản phẩm hôm đó đã tặng cho 3 người tham gia mỗi người một phong bì chứa 100 ngàn. Tất cả mọi người đều 4
5. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG bất ngờ và không hiểu điều gì đang xảy ra. Người chủ trì buổi giới thiệu sản phẩm hôm đó chậm rãi đặt vấn đề: Các bạn có mong muốn kiếm tiền dễ như 3 vị khách vừa rồi? Và ngày hôm nay tôi sẽ mang đến cho bạn cơ hội kiếm tiền nhanh hơn và nhiều hơn cho bạn. Mở đầu bài thuyết trình bằng một tình huống gây sốc cũng là một cách thức bạn có thể sử dụng trong những bài nói của mình. Những tình huống gây sốc sẽ khiến khách hàng bất ngờ và bị thu hút vào bài nói của bạn, tuy nhiên bạn cũng cần chú ý không nên gây ra những tình huống quá sốc và phản cảm cho người nghe. 2. Những con số thống kê “Trăm nghe không bằng một thấy”, “Nói có sách, mách có chứng” là những câu ngạn ngữ được ông cha ta đúc kết từ ngàn đời nay. Để thuyết phục người nghe không cách nào hơn là bạn hãy đưa ra cho họ những con số thống kê cụ thể. Ví dụ để thuyết phục khách hàng lựa chọn hình thức học tập E-Learning trong đào tạo nhân sự, bạn hãy mở đầu bài thuyết trình của mình bằng các con số nghiên cứu: giảm 70% chi phí đào tạo cho doanh nghiệp, tiết kiệm 60% thời gian học tập, tăng năng suất làm việc cho nhân viên của bạn lên 25%. 3. Một câu chuyện hay một tình huống hài hước Có một biểu hiện tâm lý mà bạn cần biết, dù là người lớn nhưng ai cũng thích nghe kể chuyện hay được xem một tình huống hài hước. Hãy để người nghe thỏa mãn mong muốn của họ. Nếu đó là một buổi thuyết trình kinh doanh hãy kể câu chuyện về một khách hàng đã sử dụng sản phẩm của bạn và họ cảm nhận tốt như thế nào. Để thu hút người nghe, nhiều người thuyết trình chuyên nghiệp còn sử dụng biện pháp diễn hài, kể các câu chuyện cười thậm chí lấy mình ra làm tình huống hài hước. Một lời khuyên cho bạn, nếu bạn không có năng khiếu gây cười cho người khác hãy tránh xa cách thức này. 4. Chiếm lấy trái tim người nghe Larry King, một trong những chuyên gia thuyết trình nổi tiếng của đài CNN thường sử dụng phương pháp này. Trong nhiều cuộc thuyết trình, thay vì một tắc phong trang trọng ông lại bắt đầu bằng cách nói nên cảm nhận của mình khi đến với chương trình này. Những sự chia sẻ chân tình của ông thường kéo người nghe lại gần, đồng cảm và kết thúc là những tràng pháo tay nồng nhiệt. Những cảm xúc chân thành của bạn, những tâm sự của bạn về một sự kiện là một đòn bẩy tâm lý giúp bạn chiếm trọn trái tim khách hàng. Nhưng bạn hãy nhớ, đó phải là những cảm xúc thật, đừng giả bộ hay đóng kịch để đánh lừa người nghe như vậy sẽ phản tác dụng. 5. Tạo ấn tượng qua giọng nói và tác phong chuyên nghiệp của bạn Một giọng nói truyền cảm, ấm áp, giầu sinh khí và một tác phong chuyên nghiệp cũng là một lợi thế tuyệt vời nếu bạn mong muốn trở thành một nhà thuyết trình chuyên nghiệp. Bạn đã bao giờ quan sát Obama, Steven Job thuyết trình chưa? Bạn sẽ nhận thấy sự khác biệt trong 5
6. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG cách mở đâu bài nói của họ. Tất nhiên, giọng nói là do thiên phú nhưng bạn vẫn có thể luyện rèn bên cạnh hàng ngày hoàn thiện tác phong chuyên nghiệp của mình. 6. Những câu hỏi bất ngờ Khách hàng luôn mang trong mình tâm lý của một đứa trẻ bởi tính tò mò. Việc bạn mở đầu bài nói của mình bởi một câu hỏi sẽ có tác dụng kích thích tư duy và trí tưởng tượng của họ. Thực tế các nhà thuyết trình kinh doanh chuyên nghiệp rất hay sử dụng phương pháp này trong bài thuyết trình của họ. Những câu hỏi bạn đưa ra không nhất thiết phải là những câu hỏi đánh đố mà nên đơn giản, hài hước và hướng vào chủ đề mà bạn muốn dẫn dắt người nghe. Ví dụ như chỉ lànhững câu hỏi đơn giản: Hôm nay quý vị cảm thấy thời tiết như thế nào?, Trên thị trường có các sản phẩm nào tích hợp tính năng 3 trong 1, quý vị có biết không ạ? Thông thường khi bắt đầu vào bất cứ một buổi thuyết trình nào dù đơn giản hay trang trọng, khách hàng vẫn chưa thực sự chuẩn bị tâm lý sẵn sàng cho bài nói của bạn. Một mở đầu bài thuyết trình ấn tượng của bạn sẽ giúp khách hàng gạt bỏ mọi yếu tố gây nhiễu bên ngoài và cuốn vào bài nói của người thuyết trình. Một khởi đầu thành công là bạn đã chiến thắng một nửa trong bài thuyết trình kinh doanh của mình. 6 "Sai lầm " thường mắc khi thuyết trình 1. Không giao tiếp bằng mắt với người nghe Hậu quả: Mọi người sẽ nghĩ bạn thiếu tự tin, bạn lo lắng và chưa chuẩn bị kỹ bài nói chuyện. Lời khuyên: Dành 90% thời gian nói chuyện hoặc nhiều hơn để nhìn thẳng vào mắt của cùng trò chuyện. Phần lớn chúng ta khi nói chuyện thường chỉ nhìn xuống tài liệu, vào màn chiếu, nhìn xuống bàn hoặc ngó lơ lung tung. Có một cách rất hiệu quả để chữa "bệnh" này: ghi hình những buổi thuyết trình của mình và xem lại để rút kinh nghiệm. Nhìn thẳng vào thính giả chính là một cách để thu hút sự chú ý của họ, không cho phép họ có cơ hội lơ là hay làm việc khác. 2. Dáng đứng rụt rè, không mạnh mẽ 6
7. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG Hậu quả: Mọi người sẽ thấy ở bạn một doanh nhân còn non nớt, không chững chạc. Lời khuyên: Khi đứng trên sàn, bạn nên đứng sao cho chân rộng bằng vai. Bạn có thể hơi nghiêng người và vai về phía trước nhưng nên giữ thẳng đầu và xương sống. Không nên dựa vào bàn hay bục phát biểu. 3. Cử động hoặc lắc lư cơ thể quá nhiều Hậu quả: Mọi người nghĩ bạn đang sốt ruột về điều gì đó, muốn nói nhanh cho xong. Đôi khi, những động tác thừa của bạn khiến người nghe rối mắt, và họ có thể lấy chúng ra làm trò cười đấy. Lời khuyên: Hãy hạn chế và kiểm soát mọi cử động của cơ thể. Đừng phô diễn những cử động không mục đích. Tập thói quen nghiêm túc ngay cả khi đang nói chuyện với một người. Trừ khi bạn đang "buôn dưa lê" với cô bạn thân, mọi cử chỉ lắc lư đều khiến bạn có vẻ cợt nhả. 4. Đứng yên một chỗ Hậu quả: Bạn đang tạo cho bài nói chuyện của mình vẻ cứng nhắc không cần thiết đấy. Buổi nói chuyện của bạn chắc chắn sẽ kém phần sôi động, vui vẻ nếu bạn cứ đứng yên như phỗng. Lời khuyên: Bạn có thể đi lại một chút. Nhiều nhà diễn thuyết xuất sắc rất hay đi lại trong lúc nói chuyện, thậm chí đi lại rất nhiều. Tuy nhiên, việc đi đi lại lại của họ là có mục đích chứ không phải vô nghĩa. Bạn cũng nên có những động tác cần thiết để minh họa cho bài nói. 5. Bỏ hai tay trong túi Hậu quả: Mọi người sẽ nghĩ bạn không có hứng thú phát biểu, bạn miễn cưỡng phải trình bày, hoặc bạn đang lo lắng. Lời khuyên: Nếu bạn chỉ bỏ một tay trong túi và tay kia để thả lỏng thì vẫn có thể chấp nhận được. Nhưng nếu bỏ cả hai tay thì chắc chắn là phải thay đổi. Giải quyết vấn đề này hết sức đơn giản: bỏ tay ra khỏi túi. Dùng tay để cầm bút, thước, chỉ vào màn hình minh họa, Hãy để đôi tay bạn không “thất nghiệp”. 6. Sử dụng những cử chỉ, điệu bộ giả tạo Hậu quả: Mọi người sẽ biết ngay bạn đã học quá thuộc bài phát biểu, bạn sẽ mất đi sự tự nhiên và khiến mọi người nghĩ ngay đến sự giả tạo, không thật trong bài phát biểu của bạn. Lời khuyên: Đừng quá lạm dụng các cử chỉ, điệu bộ trong lúc phát biểu. Nếu không sẽ có lúc cử chỉ, điệu bộ của bạn sẽ không nhất quán với những gì bạn đang nói. Khi đó, thính giả sẽ được xem một bộ phim mà hình ảnh và âm thanh bị lộn xộn. Ngôn ngữ thuyết trình cũng phải chọn lựa kỹ, sao cho giản dị và dễ hiểu, đừng để người nghe nhàm chán hoặc phải căng thẳng đầu óc để suy luận. 7
8. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG 8 sai lầm khi trình bày trước đám đông! Các CEO không thể tránh khỏi việc phải trình bày trước ban lãnh đạo, trước đối tác hoặc trước nhân viên của mình. Họ có thể mắc phải một số sai lầm nếu không chuẩn bị kỹ lưỡng cho bài trình bày của mình. Denise cuối cùng đã giành được công việc tốt: cô là CEO mới của công ty. Nhưng, từng là người tập trung vào những công việc hàng ngày, Denise đã dành những tuần đầu tiên trong vị trí mới làm việc một mình, tránh bất kỳ việc nào liên quan đến trình bày. Nhưng cô không thể giữ tình trạng như vậy được lâu. Một ngày cô phải chia sẻ tầm nhìn của mình về hãng trong vòng 5 năm tới, nghĩa là phải trình chiếu trước toàn bộ ban điều hành. Cô đã cảm thấy điều mà bất kỳ một người bình thường nào trong hoàn cảnh đáng sợ đó cũng phản ứng tương tự, đó là hoang mang lo lắng. Nhưng một cuộc khủng hoảng thường không phải là thời điểm tốt nhất để học cách tiến hành một bài trình bày hiệu quả. Nhanh chóng thu thập 20 slides, chuẩn bị một số ý chính và luyện tập cách trả lời một số câu hỏi có thể được đặt ra, Denise đã kết thúc bài trình bày trong khi học 8
9. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG được một bài học đáng giá: Bạn không thể trở thành người trình bày hoàn hảo nhất để thành công khi nói trước đám đông trừ khi bạn đã chuẩn bị kỹ lưỡng. Để chắc chắn rằng việc thiếu sự chuẩn bị sẽ không phải là thất bại của bạn khi bạn đứng trước bục, hãy xem xét 8 sai lầm phổ biến dưới đây: Sai lầm 1: Đánh giá thấp tầm quan trọng của việc nói trước đám đông đối với nghề nghiệp của bạn Một nhà điều hành với nền tảng tài chính và kinh nghiệm hoạt động vững mạnh đã được thuê làm chủ tịch chuỗi bán lẻ của một công ty. Trong những tuần đầu tiên, bà giấu các khó khăn trong việc điều hành và lặng lẽ tìm cách giải quyết chúng, không bao giờ đề nghị sự giúp đỡ. Cách này có thể đã từng có hiệu quả trong quá khứ thì đến thời điểm này lại không còn phù hợp. Các nhà lãnh đạo cấp cao trong hãng luôn luôn giúp đỡ nhau bằng việc chia sẻ thông tin. Những bức thư điện tử tiết lộ về tình huống khó khăn của bà và nhóm cấp cao đã gặp bà. Vị chủ tịch mới đã lên lịch cho một cuộc gặp được đề nghị đưa ra một bài trình bày có tính chất giải thích. Nếu bạn muốn lãnh đạo một tổ chức, đừng bao giờ đánh giá thấp đòi hỏi hoặc tầm quan trọng của việc nói trước đám đông. Bạn sẽ được phán đoán một cách đặc biệt bằng cách bạn giải quyết các vấn đề trên ghế nóng. Ngày phán đoán không phải là 6 tháng trước khi họ quyết định chọn bạn làm CEO. Ngày phán đoán sẽ diễn ra khá dài. Hãy sẵn sàng cho sự lâu dài này trước khi bạn phải thực sự sẵn sàng. Sai lầm 2: Qua loa Eric, một Phó Chủ tịch được đánh giá như một ứng viên để thành công trong vị trí CEO, được đề nghị tiến hành một bài trình bày trước ban lãnh đạo công ty. Bị ngập trong một số dự án khác, Eric chỉ trình bày qua loa. Điều làm cho vấn đề trở nên tồi tệ hơn là cùng ngày mà Eric trình bày, một đồng nghiệp tên là Fred lại tiến hành một bài trình bày tuyệt vời, Fred đã tập luyện, sắp xếp suy nghĩ và thực hành vào đêm trước đó. Đối lập với Eric, Fred dường như thoải mái, tổ chức tốt, trả lời các câu hỏi dễ dàng. Đến thời điểm lựa chọn CEO mới, bạn đoán được ai sẽ giành được vị trí đó rồi đấy. Sai lầm 3: Để tất cả cho người viết diễn văn Nếu bạn có thể thuê một người viết diễn văn tốt, bạn nên thuê. Mọi diễn giả có thể sử dụng một người nào đó để bày tỏ ý tưởng, vận dụng trí tuệ tập thể và tìm cách để cải thiện những điều bạn phải nói. Nhưng đừng để người viết diễn văn làm tất cả. Cuối cùng, bạn phải thoải mái với những điều bạn sẽ nói. Người viết diễn văn của bạn sẽ không ở phía sau bục vào lúc bạn phải trình bày. Hãy để người viết diễn văn đưa cho bạn một số sự giúp đỡ nhưng hãy chắc chắn rằng bài trình bày là của bạn. Sai lầm 4: Không trả lời câu hỏi Hãy sẵn sàng và sẵn sàng trả lời một cách trung thực những câu hỏi khó khăn phía trước. Và nếu bạn không biết câu trả lời, hãy nói như vậy. Che giấu trong một lời nói dối sẽ huỷ hoại danh tiếng của bạn. Thậm chí nếu thông tin có xấu, khán giả của bạn cũng sẽ đánh giá cao sự thật. 9
10. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG Sai lầm 5: Lãng phí thời gian của khán giả Những người đã tham dự bài trình bày thường bỏ lại hàng đống công việc trên bàn chỉ để đến và nghe bạn nói. Bạn không thể trả lại họ khoảng thời gian đó, ít nhất bạn có thể cảm ơn họ dành thời gian đó cho bạn và sau đó nỗ lực hết mình để làm cho nó có giá trị. Cho dù nói với nhân viên điều hành, nhân viên của bạn hoặc thậm chí là ứng cử viên cho công việc, hãy nghĩ về việc họ là ai và họ muốn biết gì, thậm chí trước khi bạn viết ra những lời mở đầu về bài trình bày của bạn. Nếu bạn không chắc, hỏi những người sẽ là khán giả của bạn. Tìm ra những điều mà họ cần học hỏi. Nhớ đến khán giả và cơ hội của bạn, họ sẽ nhớ bạn. Sai lầm 6: Coi thường những câu hỏi dễ Nếu bạn coi thường những câu hỏi dễ, và tỏ ra vụng về, khán giả sẽ xem bạn chưa từng chuẩn bị gì trước đó. "Anh ta có thể không biết điều đó như thế nào?", mọi người sẽ tự hỏi. Vì thế, đừng quên cân nhắc kỹ cả câu hỏi dễ cũng như khó. Sai lầm 7: Đứng đọc thay vì trình bày Đừng có đứng trước bục và chỉ đọc những gì đã viết ra vì cho rằng điều này sẽ mất ít thời gian hơn. Nói to và rõ ràng. Nhớ rằng nhiều người bị chỉ trích vì đưa ra bài diễn văn quá vắn tắt. Sai lầm 8: Không hài hước Sự hài hước giúp liên hệ bạn với khán giả. Hãy cố gắng để có một chút hài hước. Kể một câu chuyện ngắn gọn mà thu hút mọi người hoặc đưa ra một lời nhắc nhở về thời tiết. Sự hài hước sẽ khuấy động thính giả. Ai cũng có thể mắc phải sai lầm khi nói trước đám đông. Chìa khoá là xác định bài học thu được và cố gắng sửa sai vào lần tiếp theo. Nhớ lại 8 sai lầm và tránh chúng. Diễn thuyết trước đám đông - Chuyện nhỏ Diễn thuyết trước đám đông – Chuyện nhỏ!!! “Ngày mai là phải thuyết trình rồi! Lo quá đi mất!” Với nhiều người, không có gì đáng sợ bằng việc phải diễn thuyết trước nhiều người. Nỗi lo sợ này có thể biến thành trở ngại lớn với đường sự nghiệp của bạn. Ngày nay, thuyết trình là một kỹ năng không thể thiếu, dù bạn làm việc trong công ty lớn hay nhỏ. Đặc biệt, khi làm việc ở các công ty nước ngoài, chuyện diễn thuyết bằng ngoại ngữ là điều hiển nhiên. Do đó, bạn cần chế ngự được nỗi sợ hãi này nếu không muốn cơ hội thăng tiến của mình bị cản trở. Theo các chuyên gia tâm lý nhận xét, sự tự tin không biến bạn thành một diễn giả giỏi. Kỹ năng của bạn cần được trau dồi mỗi ngày, đồng thời bạn phải hiểu thật rõ những điều mình cần nói và chuẩn bị kỹ càng. Nhưng nếu bạn thấy những bí quyết này vẫn chưa đủ để giúp bạn giữ vững tâm lý, hãy tham khảo thêm những lời khuyên dưới đây. 10
11. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG 1. Không nên quá cầu toàn Phần lớn những người sợ nói trước đám đông bởi vì họ lo mình sẽ mắc phải những lỗi nào đó và bị người nghe cười chê. Ngay cả những diễn giả chuyên nghiệp cũng phạm lỗi khi nói nhưng họ không bao giờ xem đây là trở ngại. Không ai hoàn hảo, do đó, nếu bạn lỡ nói nhầm, cứ xem như đây chỉ là “chuyện nhỏ”, sửa lỗi và bình tĩnh, tập trung vào những điều sắp nói và tiếp tục như chưa có gì xảy ra. Bạn không thể nào làm hài lòng tất cả khán giả của mình. Một số người sẽ cười bạn khi bạn mắc lỗi, một số khác không bận tâm. Và quan trọng hơn cả, sẽ có người nghĩ rằng bài thuyết trình của bạn thật hay! Nói chung, phạm lỗi không phải là điều gì to tát. Vấn đề là hãy biến những sơ suất này thànhđộng cơ phấn đấu để hoàn thiện mình. 2. Tưởng tượng một kết cuộc như mong muốn Nếu bạn sợ nói trước đám đông, bạn sẽ vẽ trong đầu cảnh mình quên bàigiữa chừng, lấy “râu ông nọ cắm cằm bà kia”, và biến mình thành trò cười trước khán giả. Nhưng bạn hãy ngừng ngay trí tưởng tượng đầy phong phú và tiêu cực tại đây! Bất cứ khi nào bạn thấy đầu óc mình bắt đầu vẽ ra những viễn cảnh “đen tối” này, hãy tập trung vào một việc khác như ca hát, huýt sáo, đi dạo hoặc nói chuyện với bạn bè. Quan trọng hơn cả, bạn hãy hình dung buổi thuyết trình thành công tốt đẹp. Hãy tưởng tượng mình nói thật trôi chảy, cuốn hút và người nghe say sưa “uống” từng lời bạn nói. Khi bạn chuẩn bị tinh thần tích cực, kết quả bạn đạt được cũng sẽ khả quan hơn. 3. Chuẩn bị đề tài cẩn thận Thay vì cứ ngồi lo sợ, bạn hãy tập trung sự chú ý vào đề tài sắp trình bày. Hãy nghĩ rằng bạn sẽ nói những điều thật hay và khán giả sẽ rất thích. Nếu có thể, hãy chọn một chủ đề mà bạn thích và hiểu rõ. Ngay cả những bảng số liệu khô khan cũng sẽ trở nên sống động hơn nếu bạn biết lồng vào đó những câu nói vui hoặc một câu châm ngôn nào đó. Khi bạn thật sự yêu thích những gì mình nói, khán giả sẽ cũng sẽ cảm nhận được điều này. 4. Hít thở Khi bạn lo lắng, các cơ ngực và cổ họng thường thắt lại và khiến giọng nói của bạn bị “biến dạng”. Hãy hít thở sâu để tập trung đầu óc và giữ cho tinh thần bình tĩnh. 5. Luyện tập và luyện tập Bạn không thể tự tin nói năng lưu loát trước nhiều người nếu bạn không luyện tập. Rất ít người có khả năng thuyết trình bẩm sinh. Những diễn giả nổi tiếng đều đã từng lo sợ như bạn nhưng họ đã vượt qua nhờ chăm chỉ tập luyện. Bạn có thể bắt đầu bằng việc tham gia vào các lớp giao tiếp, qua đó, bạn sẽ dần thấy thoải mái khi nói chuyện với nhiều người. 11
12. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG Cuối cùng, hãy nghỉ ngơi đầy đủ, tránh các chất gây kích thích như cà phê, rượu, thuốc lá, v.v và dành chút thời gian chăm chút cho diện mạo của mình. Nếu trước giờ thuyết trình bạn vẫn thấy lo lắng, hãy nhớ một điều: Bạn sẽ thành công nếu bạn tập trung tinh thần vào thành công bạn mong muốn, thay vì cứ chăm chăm nghĩ về những gì khiến bạn lo sợ. Để diễn thuyết trước đám đông hỗn loạn Các diễn giả thường luôn cố gắng trình bày tốt nhất bài phát biểu, cố gắng thuyết phục người nghe bất chấp những tiếng chê bai và những lời thì thầm to nhỏ. Còn một số người nghe thường hay có tâm trạng bồn chồn mong đến giờ nghỉ để uống nước và ăn nhẹ. Tôi bắt gặp cảnh tượng này khi quan sát những người chống đối tung tin phá huỷ các buổi họp của hội đồng thành phố về vấn đề cải cách y tế mà các đại biểu quốc hội đang tổ chức trong khu vực của họ. Hầu hết các thành viên đại biểu quốc hội đều không quá ngờnghệnh như diễn giả mà tôi mô tả ở trên; họt hừa biếtc ách phớt lờ đám đông đang chống đối. Một số thì tìm cách tham gia vào nhóm chống đối, một số khác ngăn chặn rồi sau đó kêu gọi họ. Thực ra không có cách nào làt ốt nhất để kiểm soát đám đông hỗn loạn nhưng rõ ràng là vị quan chức mô tả ở trên đã làm sai hoàn toàn, ông ta đã phớ tlờ người nghe. Nhiều diễn giả có kinh nghiệm, như các chính trị gia, sẽ tìm cách hoà mình vào người nghe. Nếu đó là sự lựa chọn của bạn và cảm thấy tốt cho bạn khi diễn thuyết, thì sau đây là môt số gợi ý trong trường hợp phảiđ ối mặt với những thính giả không mấy dễ chịu và hay to tiếng. 12
13. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG Chuẩn bị trước. Mỗi diễn giả cần phải biết các thính giả muốn gì trước khi trình bày. Trường hợp là một diễn giả cao cấp, ông ta không phải nghĩ rằng mình là diễn giả cuối cùng của ngày hôm đó và mình là thứ duy nhất đứng giữa thính giả và buổi tiệc chiêu đãi. Đặc biệt lưu ý, nếu bạn mong mọi người bất bình với câu nói của bạn, hãy nghiên cứu kỹ lý do tại sao lại làm họ bực mình như vậy. Bạn muốn đưa những lời bình luận đối lập vào bài diễn thuyết của mình, hoặc hãy chuẩn bị đưa ra nhữnglập luận đó nếu có câu hỏi được đưa ra. Hãy linh hoạt. Nếu như ai đó ngắt lời bạn, hãy chấp nhận điều đó. Những diễn viên hài kịch hay kiếm sống bằng cách biểu diễn ở các hộp đêm nhỏ, sớm học trong nghề của họ cách tạo ra tiếng cười với những kẻ quấy rối. Đôi khi bạn có thể tránh được những lời chế nhạo và có một cuộc đối thoại qua lại ngắn gọn. Điều này cho thấy diễn giả vẫn là người kiểm soát tình thế, chứ không phải là người đang chất vấn. Nhưng cần phải chấm dứt cuộc tranh ãi một cách nhanh chóng và tiếp tục bài diễn thuyết. Bạn không thể từ bỏ sự kiểm soát đối với đám đông. Hãy cương quyết. Nếu người gào thét không thể giữ yên lặng, thì sẽ tạo cơ hội cho đám đông lên tiếng. Hãy thoả thuận thời gian để tiếp tục bài diễn thuyết nhưng phải hứa sẽ trả lời các câu hỏi từ khán giản gay khi bạn nói xong lời nhận xét của mình. Nếu điều này xảy ra, hãy bỏ bản thảo sang một bên và nói chuyện trực tiếp với khán giả. Hãy nói ngắn gọn. Và phải giữ bình tĩnh. Gào thét lại chỉ làm cho bạn giống như đám đông; nói chuyện một cách tự tin làm bạn cảm nhận được quyền hạn của mình qua lời nói. Không có gì bảo đảm là bất kỳ sự gợi ý trên đây có thể làm cho đám đông yên lặng. Khi chúng tôi chứng kiến cuộc phản đối chương trình y tế, một số người tham dự đến đó không phải để nghe - họ đến để phá đám. Bởi vì đối với những đứa trẻ ngỗ ngược và hư hỏng, hầu như không thể đưa ra lý lẽ được. Khi tình trạng quấy rối đang chiếm ưu thế, hoặc nếu bạn thấy không an toàn, hãy đi chỗ khác. Hãy làm điều đó một cách bình tĩnh và có chủ định. Hãy bước đi tự tin ra khỏi sân khấu đến một nơi yên tĩnh và được bảo vệ. (Tất nhiên nếu đám đông ném các thứ vào bạn, hãy thoát ra nhanh chóng.) Cần phải có một cái tôi mạnh mẽ để đối mặt với một đám đông hỗn loạn. Nguyên tắc hành động khi hoà mình vào khán giả là khả năng kiểm soát. Nếu bạn có được, hãy tiếp tục; nếu bạn mất kiểm soát, hãy rút lui. 13
14. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG 10 tật nên tránh khi phát biểu trước công chúng Nói trước công chúng có thể là chướng ngại tệ hại nhất của mỗi người. Sau đây là những lời khuyên để giúp bạn khỏi biến bài phát biểu của mình thành cơn ác mộng, được trích trong quyển “10 Simple Secrets of the world’s greatest business”. Tác giả đưa ra những thói quen tệ hại nhất mà ta cần tránh nếu bạn muốn phá vỡ những rào cản giữa người nói và người nghe. Ăn mặc luộm thuộm Những nhà diễn thuyết xuất chúng luôn chú trọng đến cách ăn mặc. Tỷ phú Donald Trump khi chơi golf vẫn mặc chỉnh tề như một tỷ phú chính hiệu. Thực tế cho thấy nhiều doanh nhân ăn mặc thấp dưới địa vị xã hội của họ.Họ xuất hiên trước công chúng trong bộ vest tồi tàn, không hơn gì những người có địa vị kém khác. Nếu bạn không biết cách ăn mặc đúng mực thì hãy nhờ người khác hỗ trợ. Bồn chồn luôn cử động, lắc lư 14
15. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG Những nhà diễn thuyết xuất chúng không bao giờ để các cử chỉ vặt vãnh chiếm hũ mình, họ không bao giờ vặn bàn tay, mân mê thứ gì đó trên tay lắc lư cơ thể khi phát biểu. Tất cả những hành động này tố cáo bạn đang căng thẳng bất an và không tự tin. Giải pháp đơn giản là tuyệt đối tránh những hành động trên. Hãy xem lại đoạn băng ghi hình của một buổi phát biểu của bạn để sửa chữa. Phát biểu như đọc từ văn bản viết sẵn Những nhà diễn thuyết xuất chúng không bao giờ đọc theo bản thảo viết sẵn, hay lệ thuộc vào slide power Point. Trong khi thỉnh thoảng bạn có thể nhìn vào những điểm nhấn như gạch đầu dòng thì cần tuyệt đối tránh phát biểu theo kiểu đọc bài, phát biểu kiểu này sẽ giết chết mối quan hệ giữa diễn giả và người nghe. Hãy nhồi nhét những ý chính vào đầu trước khi phát biểu. Tổng giám đốc công ty Apple Steve Jobs làm rất tốt việc này. Lẩn tránh tiếp xúc mắt với khán giả Những nhà diễn thuyết xuất chúng hiểu rất rõ tiếp xúc bằng mắt là công cụ quan trọng để xây dựng niềm tin. Sự tín nhiệm và mối quan hệ. Có quá nhiều doanh nhân khi phát biểu trước khán giả mà cứ nhìn vào mọi thứ (trần nhà, máy tính) trừ ánh mắt của họ. hãy nhìn vào ánh mắt của khán giả ít nhất 90% thời gian phát biểu. liếc vào bản ghi chú hay lide vài giây mỗi lần là đủ. Bạn nhớ là mình đang nói chuyện với khán giả, chứ không phải là vật thể nào khác. Không tập dượt trước những gì sẽ phát biểu Những nhà diễn thuyết xuất chúng luôn tập dượt trước những bài phát biểu quan trọng vì phần đông bài phát biểu thất bại là do không tập dượt trước. Hãy học bài học của tổng giám đốc công ty Cisco John Chambers ông bỏ ra nhiều giờ tập dượt trước những phần quan trọng của bài phát biểu, sử dụng slide thuyết minh thành thạo và cả xác định trước phạm vi di chuyển khi diễn thuyết. Đứng yên như pho tượng Những nhà diễn thuyết xuất chúng không đứng yên như lính chào vì làm như vậy bài phát biểu của họ sẽ trở nên nhạt nhẽo. Thay vào đó họ di chuyển qua lại, sử dụng cử chỉ đôi tay một cách chừng mực, không lạm dụng, quá đà giọng nói và cử chỉ của họ rất linh hoạt. Lạm dụng slide Những nhà diễn thuyết xuất chúng luôn đánh giá cao khả năng tiếp thu của khán giả. Họ không đọc từng chữ trên slide và hiểu slide chỉ là công cụ hỗ trợ cho lời nói chứ không thể thay lời nói. Đừng viết quá nhiều từ trên slide mà chỉ tối đa 6 hàng với mỗi hàng 4 từ là đủ. Nếu cần tô thêm màu để nhấn mạnh, phần còn lại để cho khán giả. Nói dông dài Những nhà diễn thuyết xuất chúng hiểu sức mạnh của 1 bài phát biểu ngắn gọn, rõ ràng và cô đọng. Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng, khán giả mất dần sự tập trung khi bài nói dài quá 18 phút. 15
16. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG Tiếc thay, nhiều doanh nhân cứ tưởng rằng, nói càng dài khán giả càng tiếp thu tốt. Lời khuyên là bạn không nên bỏ ra 5 phút để nói những điều có thể nói gọn trong 30s. Ngay cả nói chuyện điện thoại, chat và email cũng nên ngắn gọn. Không tạo được không khí phấn khích Những nhà diễn thuyết xuất chúng luôn biết cách huy động sự chú ý của khán giả từ lúc mới bước vào cửa và khán giả thường nhớ những gì họ phát biểu từ đầu đến cuối. Hãy giao lưu với khán giả mỗi khi có triệu chứng gà gật xuất hiện. Đây là cách cho khán giả tham gia vào bài phát biểu của mình để tạo không khí. Kết thúc bài phát biểu 1 cách nhạt nhẽo Những nhà diễn thuyết xuất chúng luôn dành cho phần kết bài phát biểu một ý mới thú vị chưa đề cập trong bài. Nghiên cứu cho thấy, không phải phần giữa bài phát biểu giữa bài phát biểu thường dùng để chuyển tải những ý quan trọng mới lưu lại cho người nghe mà chính phần kết thúc mới được họ lưu giữ nhiều nhất. Tính bất ngờ của phần kết thúc chính là bản lĩnh của diễn giả. 7 Điều Then Chốt Thuyết Trình Hiệu Quả Chắc các bạn đã từng nghe “chúng ta không thể đạt được điều chúng ta muốn cho đến khi chúng ta thật sự biết mình đang muốn gì”. Trong việc trình bày trước đám đông, khách hàng, vv cũng vậy. Bạn phải bắt đầu mọi thứ bằng một mục tiêu có sẵn trong đầu, bạn phải thực sự biết mình đang muốn dẫn dắt đám đông đi đâu. Trong cuộc sống đời thường và công việc hầu hết mọi người đều đã từng trải nghiệm không ít thì nhiều những lần phải phát biểu, nói chuyện trước bạn bè, nhân viên, đồng nghiệp, đối tác vv . Có lần chúng ta thành công, nhưng cũng có lần chúng ta bị bối rối sau khi trải nghiệm không mấy thuận lợi trong các buổi phát biểu như vậy. Hôm nay tôi muốn chia sẻ với các bạn một vài kinh nghiệm của riêng tôi đã đúc kết trong nhiều năm qua. Hy vọng có thể giúp các bạn những người đã từng cũng như chưa từng có thêm vài thông tin hữu ích khi nói trước đám đông. Bạn đã bao giờ thấy ai đó đứng lên lung túng, lấp ba lấp bấp “tôi cũng không biết phải nói sao nữa!”, “xin lỗi tôi run quá, quí vị cũng thấy đó!” hoặc nói xong bản thân cũng không biết mình 16
17. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG nói gì, hoặc nói xong chẳng ai hiểu mình nói gì hết. Khá nhiều trường hợp điển hình như thế này trong đời sống hàng ngày. Trong những buổi tiệc gia đình thì ok, nhưng những buổi làm việc với khách hàng, đối tác thì thật không ổn chút nào. Chúng ta có thể sẽ phải trả giá cho việc “xin lỗi tôi run quá, quí vị cũng thấy đó!” là một thương vụ khá lớn hoặc rất lớn. Vậy làm sao để khắc phục những vụ bối rối như thế này? 7 yếu tố then chốt sau đây sẽ giúp cho các bạn có bài thuyết trình, một buổi nói chuyện thành công. 1. Mục tiêu và giá trị Chắc các bạn đã từng nghe “chúng ta không thể đạt được điều chúng ta muốn cho đến khi chúng ta thật sự biết mình đang muốn gì”. Trong việc trình bày trước đám đông, khách hàng, vv cũng vậy. Bạn phải bắt đầu mọi thứ bằng một mục tiêu có sẵn trong đầu, bạn phải thực sự biết mình đang muốn dẫn dắt đám đông đi đâu. Bạn muốn thể hiện cho đám đông thấy và cảm nhận được điều gì từ buổi nói chuyện đó? Mục tiêu của buổi nói chuyện có thể là động viên họ để hành động, cung cấp thông tin, kiến thức về một lĩnh vực gì đó, hay tạo nguồn cảm hứng cho họ để giúp họ chuyển hóa các thông tin và kiến thức sẵn có trong họ, thể hiện sự cảm kích của bạn đối với bà con, thân hữu trong các buổi tiệc, hoặc thậm chí thông báo tuyên dương thành tích của ai đó như một sự công nhận vv Dĩ nhiên để mục tiêu của bạn được rõ nét bạn phải viết nó ra trước khi nói. Một yếu tố khác không kém phần quan trọng là sức thuyết phục của mục tiêu, hay đúng hơn là các giá trị mà mục tiêu đó mang lại cho người nghe, những giá trị đó có thể là kiến thức, thông tin, một tràn cười hả hê, hoặc một sự công nhận, hay những ý tưởng mới có thế giúp người nghe rút ngắn con đường sự nghiệp, thậm chí là một câu chuyện hay có ý nghĩa như một sự dẫn chứng hùng hồn cho những gì bạn nói vv Mỗi một giá trị là một điểm nhấn trong bài nói của bạn và được sắp xếp theo một trình tự khoa học. 2. Logic hóa Khi bạn đi tiệc cưới, người ta thường để trên bàn một cái set menu để bạn có thể dễ dàng theo dõi trình tự của các món ăn, và các món ăn cũng được dọn lên theo một trình tự logic và có công dụng riêng của nó, như khai vị dùng để kích thích vị giác, món ăn chơi để mọi người có thể vừa thưởng thức món lạ vừa hàn huyên và cuối cùng là món ăn no. Nên không ai thích ăn món lẩu là món ăn đầu tiên cả, vì ăn xong no rồi, đâu còn bụng để ăn những món khác. Trong bài nói cũng không thoát khỏi qui luật này, bài nói cũng cần có lộ trình mà bạn muốn đám đông trải qua cũng như các điểm nhấn và công dụng của từng phần và đương nhiên phải có sự liên kết giữa phần đầu, phần giữa và phần cuối. Và bạn phải là người nắm rất vững về lộ trình này một cách logic và biết nơi nào cần chậm, nơi nào cần đi nhanh, nơi ngừng, nơi nào thảo luận, nơi nào chơi vv 3. Nắm vững tài liệu Logic hóa vấn đề là cần thiết và đương nhiên bạn không thể nói một vấn đề hay điều mà bạn không chắc, hoặc không nắm rõ một cách hùng hồn được. Nên việc nắm vững tài liệu và lộ trình của bài nói là nền tảng cho một buổi trình bày hiệu quả. Điều này còn giúp não bạn hình thành một video clip (sản phẩm ý tưởng) trong đầu, giúp não bạn thấy rõ, nắm vững từng đường nét của một bức tranh hoàn chỉnh, thứ mà bạn sẽ từng bước hướng dẫn và vẽ lại cho 17
18. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG người nghe một cách mạch lạc. Tôi muốn trích dẫn lại lời của Robin Shamar “vạn vật được sinh ra hai lần, lần thứ nhất được sinh ra trong não chúng ta, và lần thứ hai được chúng ta tái sinh ra ngoài thực tế”. Một bài nói đã được hình thành hoàn chỉnh trong đầu thì không thể nào khi tái sinh trước công chúng nó lại méo mó, thiếu chân tay, hay mắt mũi được. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng và nắm vững tài liệu cũng cho người nghe thấy rằng bạn rất nghiêm túc về bài nói của mình, và bạn là người thích hợp nhất để nói bài này một cách thoải mái, vì nó là bài nói của bạn, và chỉ bạn, mỗi mình bạn thật sự là master vì bạn hiểu và biết về nó hơn ai hết. Và bạn có thể điều chỉnh hầu hết mọi sự phức tạp của các vấn đề một cách đơn giản. 4. Đơn giản hóa những vấn đề phức tạp Hôm trước, tôi có đưa con tôi đi bơi cùng một người bạn. Bạn tôi thấy con tôi bị uống nước trong hồ bơi, bạn tôi nói thấy ghê quá, có bao nhiêu người tiểu tiện, ghẻ lở, chưa tính họ bị các bệnh ngoài da khác, thậm chí đối tượng AIDS cũng không ngoài khả năng có trong hồ bơi vậy mà sao tôi vẫn ngồi tỉnh bơ cười và động viên con tiếp tục tập bơi với thầy. Tôi liền hỏi anh bạn “thế cho trẻ học bơi ở sông thì có an toàn hơn không? Nơi không chỉ người mà cả xúc vật như trâu, bò, heo, vịt chưa tính chuột chết, đào thải đủ loại phân, nước uế và cả những đồ thối rửa khác”. Nghe sợ quá, anh bạn tôi nói “không biết bơi là thượng sách!”. Nhưng liệu không biết bơi, thì có an toàn hơn không? Câu trả lời là “không” vì những người ở quê người ta không những tắm rửa, giặt giũ, ăn, uống chỉ có mỗi một nguồn nước mà họ vẫn sống lâu hơn chúng ta ở thành thị. Bơi lội ngoài việc vận động thể chất, tốt cho tim mạch còn có thể giúp cho bạn massage tin thần, ý tôi là xả stress. Vấn đề là chúng ta thường tưởng tượng và phóng đại các vấn đề làm cho nó trở nên phức tạp và làm cho bản thân bị hoảng sợ, khiếp đảm bởi sự phóng đại của chính mình. Khi nói chuyện trước đám đông một số người cũng không tránh khỏi trường hợp này, họ phức tạp hóa những vấn đề đơn giản không những làm cho bản thân khiếp đảm khi đứng trước đám đông, mà còn làm cho người nghe bị khó hiểu, mập mờ bởi sự tưởng tượng phóng đại vấn đề của họ. Vì thế trong quá trình nói chuyện trước đám đông hãy sử dụng những ngôn từ bạn thường dùng sẽ giúp bạn gần gủi với người nghe hơn và cố gắng đơn giản hóa các vấn đề phức tạp để người nghe có thể dễ dàng hiểu và cảm nhận. Làm sao bạn có thể ăn hết một con voi? Đơn giản là xẻ nhỏ ra, mỗi ngày ăn một miếng. Trong bài nói cũng vậy, mọi người thường bị bối rối trong khoảng 5 phút đầu tiên do không biết làm sao để ăn hết một con voi to lớn trong đầu. Nhưng ngay khi bạn có thể tập trung vào 1 phần nhỏ là 1 slide đầu tiên của bài nói bạn sẽ vượt qua 5 phút đầu tiên dễ dàng, và cứ thế tiếp tục rồi tiếp tục. Hãy nhớ chúng ta không bao giờ có cơ hội thứ hai để tạo lại ấn tượng đầu tiên, vì vậy đừng dành thời gian nghĩ và hình dung quá nhiều đến con voi, điều mà lẽ ra ta đã nghĩ xong trước đó. Khi suy nghĩ bạn cứ miên man như vậy, bạn sẽ không còn thời gian để tập trung vào slide trước mắt, tập trung vào những lý do chính đáng để được sự đồng thuận của người nghe về quan điểm của bạn ngay slide đầu tiên. 5. Dẫn chứng để thuyết phục 18
19. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG Chúng ta thường nói là thấy mới tin, không thấy không tin. Toàn bộ bài nói của bạn là một tác phẩm mà ở đó cần cung cấp cho người nghe thấy những số liệu, dẫn chứng cụ thể và cảm nhận được sự khẳng định từ những gì bạn nói. Bạn có thể dùng những câu châm ngôn, ngạn ngữ, qui luật những thứ đã được thành văn và tồn tại qua thời gian như một minh chứng để khẳng định những gì bạn nói là những ý tưởng tuyệt vời, một chân lý không bao giờ thay đổi mà ai cũng có thể dễ dàng hiểu và cảm nhận. 6. Phong cách Khi đi ăn uống, tiếp khách, xã giao vv cùng là những món ăn như nhau nhưng có người thì điềm đạm và thưởng thức một cách khoan thai, đầy phong độ, kẻ thì ham hố thô kệt, ăn uống thừa mứa, vung vãi đầy bàn. Trong thuyết trình cũng vậy có người nói người khác nghe, và có người nói người khác ngủ gục và nghe không lọt tai mặc dù cả hai đều nói cùng một chuyên đề, cùng một nội dung. Nên quan trọng không cho người nghe, trong khi người khác thì nói như đọc, rà rà, rè rè không có chút năng lượng, niềm tin hay sự hứng thú gì về điều họ nói. · Khi bạn được nói về một vấn đề nào đó hãy nói như bạn chưa bao giờ được nói, như thể bạn đã bị á khẩu vài năm nay vậy · Vì bạn biết rõ điều bạn nói là đúng hãy nói điều đó như là những quy luật, chân lý của cuộc đời. · Napoleon nói “leaders are dealers in hope” tạm dịch “lãnh đạo là người bán những hy vọng cho người khác”. Là một người thuyết trình giỏi bạn phải lôi cuốn mọi người theo cùng và đừng quên cho họ hy vọng về một tương lai tươi sáng nếu họ làm theo những gì bạn nói. Đương nhiên bạn cũng phải lạc quan với hy vọng đó thì khi truyền đạt, bạn mới bộc lộ được cảm xúc của chính mình với bức tranh mình đang vẽ ra. phải bạn sẽ nói gì mà bạn nói điều đó như thế nào? Khi để ý bạn sẽ thấy có người trình bày rất dõng dạt, đầy năng lượng, sự tự tin và truyền đầy cảm hứng dạt dào. Lưu ý: Như cái máy vi tính, tất cả các từ phải được lưu vào một file, nếu lưu mỗi file một từ thì máy tính của ta rất khó lấy thông tin cũng như hệ thống thông tin và số lượng file quá nhiều, não con người cũng vậy, nếu chúng ta muốn người nghe có thể nhớ được những gì chúng ta nói, hãy tập hợp những từ đó lại thành những câu chuyện, thay vì nhớ 10,000 từ thì não chỉ cần lưu để nhớ một câu chuyện sẽ ít tốn chỗ và dễ dàng lưu trữ. 7. Ngôn ngữ hình thế Những gì chúng ta nói phải đồng nhất với những gì chúng ta làm, những diễn tả bằng hình thể, phải khớp với những gì chúng ta nói. Chúng ta không thể kể một chuyện tình buồn cảm động trong khi miệng cứ cười toe toét hoặc ngược lại, ngôn ngữ hình thể là cách chúng ta minh họa, thể hiện cho người nghe thấy và cảm được những gì chúng ta nói. “người ta có thể quên những gì bạn nói, nhưng họ không bao giờ quên những cảm giác bạn đã mang lại cho họ” - "They may forget what you said, but they will never forget how you made them feel." — Carl. W. Buechner Hãy cảm nhận bài nói của bạn để người khác sẽ cảm nhận bạn về bài nói. Chúc bạn thành công! 19
20. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG 10 cách để mang lại sự chuyên nghiệp và có tính thuyết phục cao cho bài thuyết trình Hiện nay, cho dù bạn làm trong bất kỳ lĩnh vực nào đi nữa, thuyết trình vẫn là một trong những kỹ năng vô cùng cần thiết. Tuy nhiên, để diễn thuyết trước cả một đám đông là điều không dễ dàng đối với khá nhiều người trong chúng ta; nó đòi hỏi phải được đào tạo và thực hành một cách nghiêm túc và chuyên nghiệp. Dưới đây là 10 cách để xóa đi nỗi sợ khi thuyết trình trước đám đông, đồng thời cũng giúp các bạn nâng cao thêm kỹ năng thuyết trình của bản thân. 1. Lên kế hoạch Trong quá trình lựa chọn chủ đề, bạn cần nhớ rằng các chuyên gia về thuyết trình thường trình bày vấn đề dựa trên kinh nghiệm của chính họ. Vì thế, hãy tham khảo kinh nghiệm của các chuyên gia thuyết trình khác. Trong giai đoạn lên kế hoạch này, bạn cần tìm hiểu mọi thông tin về thính giả, địa điểm tổ chức thuyết trình. Hãy điều chỉnh bài thuyết trình cho phù hợp với đối tượng thính giả của bạn. Tìm hiểu cung đường dẫn tới địa điểm tổ chức thuyết trình và nên tới đó trước khi diễn ra buổi thuyết trình. 20
21. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG 2. Chuẩn bị kỹ càng Nhà văn Mark Twain đã từng nói "Tôi cần ít nhất là 3 tuần để chuẩn bị cho một bài diễn thuyết ứng khẩu thật tốt. Vì vậy, cách tốt nhất để bạn chuẩn bị là viết ra những gì cần nói, sau đó nói theo những điểm chính mà bạn đã gạch đầu dòng. Một cách khác cũng khá hiệu quả chính là bạn gạch đầu dòng những gì bạn muốn thuyết trình, sau đó học thuộc chúng. Cách cuối cùng đồng thời cũng là cách ít chuyên nghiệp nhất là bạn viết ra, ghi nhớ hoặc liếc mắt nhìn văn bản và đọc chúng. 3. Chỉnh sửa những gì cần thiết trong thuyết trình Giai đoạn thuyết trình có thành công hay không phụ thuộc vào 3 yếu tố quan trọng dưới đây: - Hình thức khi đứng thuyết trình của bạn, hay cụ thể hơn là cách nhìn, phương pháp giao tiếp bằng mắt, cách sử dụng ngôn ngữ cơ thể và những hiệu ứng hình ảnh khác mà bạn sử dụng. Nếu bạn để sự lo lắng lấn át, điều đó sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới bài thuyết trình của mình. - Thanh âm trong khi thuyết trình: đó chính là cách nói, âm sắc, thanh điệu, sự rõ ràng, âm lượng của giọng nói. - Lời nói: Cần phải chính xác và thư thái. Ba yếu tố trên đây quyết định rất nhiều tới ấn tượng mà bạn mang tới cho thính giả qua bài thuyết trình của mình. Họ có thể bỏ qua cho bạn các lỗi trong giai đoạn thuyết trình, nhưng họ sẽ có phản ứng khi bài thuyết trình của bạn tẻ ngắt hay khiến cho họ có cảm giác lãng phí thời gian khi phải lắng nghe những điều vô bổ. 4. Luôn duy trì trạng thái chủ động Đây là điều không dễ dàng đối với một người đang có cảm giác lo lắng và sợ hãi. Vì thế, phương pháp tốt nhất để trấn an bản thân là bạn nên chỉ tập trung suy nghĩ về những điều mà bạn sẽ trình bày với họ, chứ không nên hướng ý nghĩ sang sự đối phó với những câu hỏi do thính giả sẽ nêu lên trong buổi thuyết trình. 5. Thường xuyên tập luyện cả về trí và lực Điều này đòi hỏi bạn phải tự đưa mình vào kỷ luật nhằm nâng cao thể lực và trí tuệ: ăn đủ no, tập thể dục, nghỉ ngơi đầy đủ và đúng giờ. 6. Luyện tập! 7. Luyện tập! 8. Luyện tập! Bạn luyện tập càng nhiều thì khả năng thuyết trình và khả năng ứng phó với mọi tình huống càng nhanh và hiệu quả. 21
22. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG 9. Thuyết trình Hãy thư giãn và trình bày vấn đề một cách chậm rãi, sau đó tăng dần tốc độ khi đã bắt nhịp được. Bạn có thể diễn thuyết bằng một thái độ hài hước nhưng đừng đánh mất thái độ nghiêm túc của vai trò thuyết trình. Điều này vừa làm thư giãn cho cả bạn và cả thính giả, đồng thời nó giúp bạn nhanh chóng xóa bỏ được sự lo lắng hoặc sợ hãi lúc đầu. 10. Tham gia khóa đào tạo của một chuyên gia về thuyết trình Nếu bạn thực sự muốn trở thành một người thuyết trình giỏi, hãy dành thời gian để tham gia một khóa đào tạo về kỹ năng này với một chuyên gia. Hãy thực hành kỹ năng này với một số chuyên gia và yêu cầu họ góp ý. Yếu tố quan trọng nhất để làm nên một buổi thuyết trình thành công là gì? Có rất nhiều yếu tố để làm nên thành công của một buổi thuyết trình như: thông tin truyền đạt trong buổi thuyết trình, hình ảnh minh họa, nhưng yếu tố quan trọng nhất phải kể đến là người thuyết trình. Khi làm việc trong một tập thể chúng ta nên lựa người nói là người hiểu bài thuyết trình nhất hoặc là người có khả năng nói trước đám đông tốt, nếu hội tụ được cả hai yếu tố đó thì không còn gì bằng. Nhưng cho dù đã hiểu bài thuyết trình kỹ lưỡng hay tự tin khi nói trước cả một tập thể lớn thì các bạn cũng nên đọc lại bài thuyết trình nhiều lần thậm chí là tập diễn thuyết một mình trên máy tính để có thể nói khớp với bài powerpoint và không bị lúng túng khi mắc phải tình huống “chữ chạy đằng chữ, người nói mặc người”. Đọc kỹ nhưng không có nghĩa các bạn phải học thuộc cả một bài thuyết trình đâu nhé, điều đó sẽ gây phản tác dụng vì khi đã “thuộc bài” thì các bạn sẽ không chú tâm vào bài trình diễn trên màn hình máy chiếu nữa đâu mà cứ thao thao bất tuyệt theo trí nhớ của mình. Đừng vội tự hào là mình có trí nhớ tốt vì khi đó mọi người sẽ đặt một dấu hỏi to tướng rằng bài trình diễn powerpoint của bạn còn dùng để làm gì nữa khi bạn có thể đọc vanh vách như thế!!! Tốt nhất là các bạn nên hài hòa cà 22
23. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG hai việc: vừa diễn thuyết bài theo ý mình vừa dùng phần powerpoint như một công cụ đắc lực chứng minh bổ sung cho các ý trong bài của mình. Ngoài ra trong lúc thuyết trình để không trở thành “tiến sĩ gây mê”, các bạn nên thay đổi giọng điệu, tạo những điểm nhấn bằng cách lên giọng hoặc nhấn giọng ,tránh cách nói đều đều từ đầu đến cuối bài hoặc cách nói "à ừ" khiến bài nói bị đứt đoạn, không mạch lạc. Khi có người đặt câu hỏi điều đó chứng tỏ bài thuyết trình của bạn đã khiến cho người nghe chú ý và suy nghĩ rồi đấy vì vậy các bạn hãy tôn trọng những câu hỏi và trả lời thật ngắn gọn và đầy đủ. Còn nếu không trả lời được thì các bạn hãy ghi câu hỏi lại và giải đáp khi tìm đủ thông tin. Điều đó còn thể hiện một tác phong diễn thuyết chuyên nghiệp, một điều mà các bạn sẽ rất cần cho nghề nghiệp trong tương lai đấy. Nếu vẫn chưa tự tin để bước lên bục thuyết trình, có thể bạn đang cần đến một lớp học kỹ năng thuyết trình? Bạn từng nghe về hình thức học trực tuyến và muốn thử? Tại sao không? Đào tạo trực tuyến đã xuất hiện từ lâu trên thế giới và nay đã có mặt tại Việt Nam? Là một người Việt Nam trẻ tuổi, bạn sẵn sàng làm quen với hình thức học mới chưa? Để trình bày ngắn gọn, súc tích Trình bày là một kỹ năng quan trọng trong giao tiếp và kinh doanh hiện đại. Bài viết này giới thiệu một số điểm cần chú ý để trình bày ngắn gọn, xúc tích. 8 nguyên tắc trình bày ngắn gọn, súc tích dành cho nhà quản lý và nhà lãnh đạo: Không sa vào những chi tiết không cần thiết, Không lặp lại nội dung đã trình bày, Quyết định sử dụng ý tưởng đúng lúc, Loại bỏ từ thừa, Nói với tốc độ vừa phải, Không pha trò khi không ai cừi, Loại bỏ những từ vô nghĩa, và Đặt ra nhiều câu hỏi liên quan đến nhiều người khác. Không sa đà vào các chi tiết không cần thiết. 8 nguyên tắc trình bày ngắn gọn 1. Đừng nên sa đà vào những chi tiết không thật cần thiết. “Tôi đã đến đó vào thứ 5, cũng có thể là thứ 4, à mà chắc là thứ 5 thì phải ”. Không ai quan tâm chính xác bạn đến đó vào ngày thứ mấy, vì thế hãy bỏ qua những tiểu tiết như thế. 23
24. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG 2. Đừng lặp lại những ý tưởng hay phần nội dung đã trình bày, trừ khi người đối diện không nghe kịp hay ra hiệu cho biết là không hiểu. Chỉ nên trình bày một lần và tiếp tục với những phần khác. 3. Quyết định sử dụng nếu đó là ý tưởng mới xuất hiện trong lúc thảo luận, nếu không thì đừng nên dùng. Thật lãng phí thời gian nếu bạn lặp lại ý tưởng mà chỉ thay đổi chút ít trong cách thể hiện. 4. Loại bỏ bớt những từ dư thừa. Cố gắng trình bày càng ngắn gọn, súc tích càng tốt và chuyển tải chính xác những điều bạn muốn thể hiện. 5. Nói với tốc độ vừa phải để người nghe dễ tiếp thu. Tránh nói quá chậm, kéo dài lê thê khiến người nghe trở nên mệt mỏi, chán nản và có thể kết thúc câu chuyện của bạn khi dễ dàng đoán được những gì bạn sắp trình bày tiếp theo. 6. Không nên pha trò khi chỉ có bạn nghĩ là nó buồn cười. Có thể bạn cho rằng những câu nói đùa sẽ gây ấn tượng nhưng những người xung quanh lại nghĩ bạn đang phí thời gian cho những trò đùa dai. 7. Loại bỏ những từ hay cụm từ vô nghĩa như: “ừ”, “ờ”, “bạn biết không” Đừng nên lấp những từ đó vào các khoảng dừng trong khi trình bày. 8. Trong cuộc thảo luận nhóm, hãy đưa ra những câu hỏi không chỉ liên quan đến cá nhân bạn mà còn liên quan đến nhiều ngươì khác. Đừng đề cập những thông tin không dính dáng gì tới số đông; nếu có thắc mắc riêng thì để dành trao đổi sau đó. Để thuyết trình thành công Khi bạn muốn trình bày trước phòng ban của mình về một dự án nào đó, việc thuyết trình thường là vấn đề khiến bạn lo sợ. Sau đây là những lời khuyên hữu ích giúp bạn thuyết trình thành công. 1. Nắm rõ nguyên tắc thuyết trình Mục đích: Biết mục đích của bạn là gì khi thuyết trình. Thông báo? Thuyết phục? Giải trí? Đối tượng: Ai là đối tượng của bạn? Nhóm tuổi của họ? Họ sống ở đâu? Quan điểm, tính cách của họ? Những vấn đề cần thiết khác: Đây là những thứ cần được sắp xếp. Bạn nên xác định lượng thời gian và thời điểm cần nói và không gian. 2. Tính thời gian hợp lý 24
25. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG Lên kế hoạch, chuẩn bị và luyện tập trước sao cho bài thuyết trình chỉ chiếm 75% lượng thời gian ước lượng. Nếu bạn kết thúc sớm thì không sao nhưng nếu kết thúc muộn thì sẽ rất tệ. Nếu bạn muốn mọi người lắng nghe mình thuyết trình, chỉ nên dành 50% để trình bày và dành 25% còn lại để người nghe cùng tham gia. 3. Nội dung phù hợp Khi chuẩn bị bài phát biểu, hãy xác định những gì “phải”, “nên” và “có thể” đưa đến người nghe. Hãy hạn chế nội dung tùy theo thời gian thuyết trình và sự quan tâm của người nghe. 4. Làm bài thuyết trình thêm hấp dẫn Đưa vào bài thuyết trình các câu chuyện, giai thoại, phép ẩn dụ để chúng thêm thuyết phục thay vì chỉ đưa ra những dữ liệu đơn thuần. 5. Lập dàn ý cho riêng mình Hãy gạch ý đầu dòng thay vì dùng cả câu. Bôi đậm những chỗ quan trọng. 6. Luyện nói thật to Bạn sẽ nói thật tự nhiên khi bạn luyện tập nhiều. Hãy tập nói thật to trước khi thuyết trình. 7. Dẹp bỏ sự run sợ Run sợ không phải là là điều tốt khi thuyết trình. Không có đội trưởng đội bóng nào bảo đội của mình hãy bình tĩnh ngay trước khi vào trận. Thay vào đó, bạn hãy tự kiểm soát sự run sợ này bằng cách thở thật sâu từ cơ hoành và tưởng tượng mình sẽ kết thúc bài thuyết trình thành công. Được chuẩn bị tốt, bạn sẽ càng tự tin. 8. Sôi nổi và nồng nhiệt Thái độ nhiệt tình, sôi nổi khi phát biểu sẽ đem lại kết quả đáng ngạc nhiên cho bạn. Nếu giọng của bạn biểu cảm và cử chỉ sinh động, trông bạn sẽ tự tin và nồng nhiệt hơn. 9. Nghĩ trước tất cả những câu hỏi bạn có thể bị hỏi Phần đặt và trả lời câu hỏi sau bài thuyết trình có khi còn quan trọng hơn chính bài thuyết trình. Nhớ hiểu rõ câu hỏi trước khi trả lời và chú ý đến nguyên nhân họ đặt câu hỏi đó. Khi trả lời, hãy giữ ánh mắt khắp phòng bởi có thể những người khác cũng có cùng câu hỏi đó. Hãy tôn trọng mọi câu hỏi cũng như người đặt câu hỏi. 10. Tôn trọng người nghe Tránh có thái độ ngạo mạn hoặc thiếu chuẩn bị. Miễn là bạn quan tâm đến người nghe, có sự chuẩn bị và hoàn thành tốt phần hỏi và trả lời, chắc chắn bạn sẽ thành công. 25
26. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG Bí quyết để có một bài thuyết trình ấn tượng Thuyết trình và tường thuật là hai phương pháp trực tiếp thông dụng nhất giúp bạn truyền đạt thông tin hay ý tưởng cho người khác. Nhưng không giống như tường thuật, thuyết trình cho phép có sự tương tác giữa tất cả các thành viên tham gia và đặc biệt thuyết trình mang dấu ấn của riêng bạn. Sau đây là một vài bí quyết giúp bạn có một bài thuyết trình đặc biệt ấn tượng. 1. Xác định mục đích chung Cả bạn và người nghe phải thống nhất về mục đích của buổi thuyết trình. Nếu không, cả hai bên sẽ có cách hiểu khác nhau, từ đó dẫn đến những mục đích mong muốn đạt được khác nhau. Và buổi thuyết trình đó chắc chắn sẽ thất bại. 2. Hiểu nhu cầu của người nghe Điều quan trọng là bạn phải hiểu được lý do tại sao họ lại muốn tham gia buổi thuyết trình của bạn và những gì họ mong muốn nhận được từ đó. Khi biết được nhu cầu của họ, bạn sẽ dễ dàng 26
27. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG thu hút được sự chú ý của họ bằng cách cung cấp cho họ những thông tin cần thiết. Bạn cũng đừng quên chú ý những phương tiện trợ giúp cho bài thuyết trình gây được sự chú ý. 3. Hiểu chủ đề thuyết trình Nếu bạn muốn có được sự tôn trọng và chú ý của người nghe thì bạn cần hiểu rõ về chủ đề mà bạn định trình bày. Khi làm được điều đó, bạn sẽ tự tin hơn và có thể loại bỏ nỗi lo sợ bị lúng túng do không thể trả lời câu hỏi của người nghe. Người nghe sẽ tích cực lắng nghe bạn hơn nếu họ nhận thấy sự hiểu biết của bạn về chủ đề bạn đang trình bày. 4. Xây dựng kịch bản thuyết trình Một kịch bản tốt đóng vai trò rất quan trọng cho diễn biến bài thuyết trình của bạn. Nếu không, người nghe có thể thấy bài thuyết trình của bạn khó hiểu hoặc nhàm chán. Một kịch bản tốt là cách đảm bảo sự mạch lạc, chặt chẽ của bài thuyết trình. Nó cho phép bạn trình bày các vấn đề theo đúng trật tự và làm người nghe dễ hiểu hơn. Ngoài ra, đó cũng là cách giúp bạn đảm bảo không bỏ sót bất kỳ điều gì. 5. Kiên trì luyện tập Câu châm ngôn "có công mài sắt có ngày nên kim" hoặc "mưa dầm thấm lâu" đặc biệt đúng đối với kỹ năng thuyết trình - kiên trì tập luyện là cách loại bỏ những sai sót. Đó là lý do tại sao việc tập luyện thích đáng lại là một yếu tố làm nên sự thành công của một bài thuyết trình. 6. Tự tin Bạn phải có một phong cách bình tĩnh và tự tin để làm chủ trước người nghe. Người nghe sẽ thấy dễ dàng hơn khi lắng nghe một diễn giả điềm tĩnh và tự tin - họ sẽ tin tưởng hơn vào những gì anh ta nói. Ngược lại, người nghe thường thấy bực mình hoặc thậm chí thấy khó hiểu khi phải lắng nghe các diễn giả có thái độ do dự hoặc không chắc chắn. Với những gợi ý trên, có thể bạn đã có thêm những thông tin bổ ích để có một bài thuyết trình ấn tượng. Nhưng “có học có hơn”, nên ngoài những bí quyết được chia sẻ ở đây, bạn vẫn muốn tham gia một khóa mà đặc biệt là hình thức học trực tuyến (Elearning).Giải pháp đào tạo này không chỉ đáp ứng yêu cầu học hỏi kiến thức của bạn mà còn giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí. Thật tiện ích phải không nào? 27
28. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG Chuẩn bị và trình bày bài thi vấn đáp Làm sao tôi có thể nói tôi nghĩ gì cho tới khi tôi nghe được những gì tôi nói? E. M. Forster, người Anh 1879-1970. Bài thi vấn đáp là một dịp để bạn thể hiện những kiến thức bạn có, cách trình bày/kĩ năng diễn thuyết, cũng như là khả năng giao tiếp của bạn. Đó cũng là sự luyện tập rất tốt cho những lần phỏng vấn việc làm sau này của bạn Bài kiểm tra có thể diễn ra một cách nghiêm trang hay có phần thoải mái, nhưng bạn cần coi tất cả các bài thi vấn đáp là rất nghiêm túc để tạo ấn tượng tốt. Đối với cả hai loại, bạn cần thật chú ý lắng nghe câu hỏi và trả lời mạch lạc đúng câu hỏi. Những bài thi chuẩn theo một loạt những câu hỏi đã được soạn trước. Phương thức đánh giá thường được bố trí theo kiểu đúng/sai, và mang tính cạnh tranh cao. 28
29. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG Với loại kiểm tra này, bạn nên hỏi ý kiến trước nếu bạn muôn đưa thêmvào những thông tin liên quan hay đã được kiểm chứng. Những bài thi có phần thoải mái, thân mật, những câu hỏi thường mở hơn và câu trả lời của bạn có thể dài hơn, và những đánh giá bạn đưa ra có thể chủ quan hơn. Câu trả lời thương không hoàn toàn chính xác(đúng hoặc sai), và giá trị của câu trả lời sẽ được nâng lên nếu bạn đưa ra được phương hướng giải quyết, cũng như là một chút những giao tiếp ngoài lề giữa ban giám khảo và thí sinh. Có ba yếu tố để có được một bài thi vấn đáp hoàn chỉnh Chuẩn bị Hỏi thầy cô của bạn, bài thi gồm những phần nào. Học. Nếu bạn không học thì bạn sẽ không thể làm tốt được, Xem hướng dẫn “Chuẩn bị cho bài kiểm tra” trong trang web này. Xem hướng dẫn “Dự đoán nội dung của bài kiểm tra” trong trang web này. Viết ra những câu hỏi bạn mong là sẽ có Thảo luận với những người trong nghề hoặc đã từng thi. Tập trả lời với các bạn cùng lớp. Tập trả lời trước gương theo đúng cách mà bạn định trả lời khi đi thi, để xem xem cách ứng xử như vậy đã được chưa. Ghi nhớ rõ ngày thi, thời gian địa điểm, kiểm tra lại tất cả những thông tin này với người hướng dẫn. Nếu bạn sử dụng máy tính, máy chiếu, hay các phương tiện truyền thông tin, luyện tập với các dụng cụ ấy trước ngày thi, và kiểm tra lại khoảng trước một tiếng trong ngày thi nếu có thể. Bài thi Hãy ăn mặc và ứng xử thật lành nghề.Tạo một ấn tượng tốt. Ăn mặc đẹp và phù hợp, tắt máy di động hoặc máy nhắn tin Đến sớm một chút để có thể giải quyết những vấn đề mới phát sinh, nhưng phải đợi đến đúng giờ của cuộc hẹn thì mới vào. Đây là lúc để tập trung thư giãn chứ không phải là nhồi nhét hay cố xem lại. Khi bài thi bắt đầu ngay phút mà bạn bước vào: Ngay lập tức giới thiệu bạn là ai Tập trung tối đa theo người hướng dẫn viên, hãy tỏ ra hững thú và cười tươi! Giữ một thái độ tốt và tăng cường giao tiếp bằng mắt. Nếu có những tác nhân gây sao nhãng (tiếng ồn, ) bạn có thể đề cập tới sự sao nhãng hay hồi hộp của mình. Luôn tập trung trong suốt buổi phỏng vấn Hãy là một người biết lắng nghe và trả lời thật thông minh. 29
30. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG Đừng nói luyên thuyên nếu như bạn không biết câu trả lời Trình bày rõ ràng rằng bạn không có câu trả lời và hỏi xem bạn có thể vạch ra những ý chính để trả lời, để giải quyết vấn đề, hoặc cách thức mà bạn định thực hiện được không. Luôn giữ bình tĩnh và tự tin Nếu bạn cảm thấy buổi phỏng vấn không tốt. Có thể là người phỏng vấn đang thử bạn đó thôi. Hãy trả lời các câu hỏi nhiều hơn là chỉ nói “có” hoặc “không” Nhấn mạnh vào phần tích cực chứ không phải tiêu cực Sử dụng hai hoặc ba ý hay ví dụ để thể hiện những hiểu biết của bạn. Chú ý đến những tín hiệu báo buổi phỏng vấn sắp kết thúc (chẳng hạn như người phỏng vấn nhìn đồng hồ, kéo ghế ra đằng sau, hoặc hoàn tất một loạt các câu hỏi). Hỏi xem bạn có thể trả lời thêm để được đánh giá tốt hơn hay không. Cám ơn người hướng dẫn. Tiếp theo. Tóm tắt lại những gì bạn đã thể hiện; bạn làm tốt và không tốt ở chỗ nào Ghi chép lại tất cả. Chú ý xem bạn có thể làm gì để lần sau sẽ tốt hơn. Chú ý xem có một “sự kiện” nào đặc biệt trong lúc phỏng vấn hay không. Nếu bạn có câu hỏi hay nhận xét về tài liệu hoặc cách trình bày của bạn, đừng chần chừ, hãy nói cho người hướng dẫn của bạn. Đừng thử thách thầy cô, mà hãy cố gắng nắm rõ cách trình bày của bạn. Nếu bạn có bất kì một thắc mắc nào về sự đánh giá không hợp lí sau khi đã nói với thầy cô, hãy trao đổi với trung tâm tư vấn hay những người có vị thế cao hơn trong trường, hoặc cơ sở đó. Kỹ năng thuyết trình hiệu quả Thuyết trình là quá trình truyền đạt thông tin nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể: HIỂU, TẠO DỰNG QUAN HỆ, và THỰC HIỆN. Xây dựng một bài thuyết trình gồm 3 bước: Phân tích, Cấu trúc, Thực hiện. • Thứ nhất, bạn cần xác định mục tiêu của việc thuyết trình, ví dụ cái bạn muốn người nghe hiểu là gì, quan hệ bạn muốn tạo dựng là gì, với ai và cái bạn muốn người nghe thực hiện. • Thứ hai, bạn cần phân tích người nghe bằng cách hãy suy nghĩ về chủ đề thuyết trình dưới góc độ của người nghe, tập trung vào kiến thức của họ về vấn đề bạn thuyết trình đến đâu, ngôn ngữ sử dụng như thế nào, mối quan tâm của họ là gì, những định kiến, tâm trạng, quan hệ của người nghe • Thứ ba, là lúc bạn thực hiện phân tích các ý tưởng và xây dựng mạch ý tưởng. 30
31. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG Về cấu trúc, nhìn chung, một bài thuyết trình thường được chia làm 3 phần: Mở đầu, nội dung và kết thúc. Tại sao vậy? Cấu trúc này mang lại cho người nghe cảm giác có sự phân tích, luận cứ, có cảm giác của sự chuyển động tiến lên phía trước và lý do thứ ba là dễ nhớ. Một bài thuyết trình tốt nếu đạt được các mục tiêu cơ bản sau đây: • Không làm mất thời gian của người nghe. • Hiểu người nghe là ai và tại sao họ tới đây. • Cấu trúc tốt bài thuyết trình. • Thực hiện bài thuyết trình lôi cuốn và hấp dẫn. • Nhấn mạnh những điểm quan trọng trong thông điệp của bạn. • Tạo lập được mối quan hệ thân thiện với người nghe. Sơ lược cấu trúc và nội dung một bài thuyết trình Mở đầu bài thuyết trình, bạn hãy thu hút sự chú ý của người nghe ngay lập tức, đưa ngay các thông điệp giới thiệu tổng quan, giới thiệu kinh nghiệm bản thân, giới thiệu vấn đề một cách sáng tạo như kể chuyện, đặt câu hỏi, nêu giả thiết, hoặc nêu các thông tin mới Nội dung chính của bài trình bày nên theo Tam đoạn luận (chia thành 3 phần lớn) và sử dụng sáng tạo các phương pháp để trình bày ý tưởng trong phần này. Ví dụ trình bày ý tưởng theo logic, theo thứ tự thời gian, trình bày từ tổng thể tới cụ thể, từ điều đã biết đến cái chưa biết, từ những điều đã được chấp nhận tới những mâu thuẫn, trình bày theo quan hệ nhân-quả, từ vấn đề tới giải pháp Kết luận của bài trình bày phải nêu được điểm nhấn của bài trình bày. Trong phần này cần sử dụng các nút tác động lên người nghe bằng các câu hỏi và hành động, như “bài trình bày có gì nên thay đổi, có gì mới hơn?” 5 cách chào hàng hiệu quả nhất Mỗi công ty được thành lập đều có những sản phẩm và dịch vụ cần giới thiệu tới nhiều khách hàng. Việc dùng những kỹ xảo như thế nào để chào hàng một cách hiệu quả nhất, đó chính là sự sống còn của công ty. Hãy học hỏi 5 kỹ xảo dưới đây một cách thành thạo, chúng sẽ giúp bạn thành công trong công việc kinh doanh của mình và duy trì lòng tin tới khách hàng. 1. Lắng nghe trạng thái cảm xúc của khách hàng bạn. Mối quan hệ giữa bạn và khách hàng cực kỳ quan trọng. Bạn cần họ quan tâm đến sản phẩm, dịch vụ hay thậm chí là quan tâm đến công ty của bạn. Vậy thì trước tiên bạn phải quan tâm đến trạng thái cảm xúc của họ. Ví dụ, họ trông có vẻ mệt mỏi hoặc lo lắng. Bằng cách “bắt đúng mạch” của khách hàng, bạn có thể nhanh chóng xây dựng mối quan hệ tốt và để lại ấn tượng tốt với họ. 31
32. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG 2. Tập trung vào nhu cầu của khách hàng. Đừng bao giờ nghĩ rằng bạn chào hàng cho một công ty lớn thì bạn sẽ thu về được món lợi lớn. Họ sẽ nhận ra những gì bạn đang làm, hoặc bạn đã chào mặt hàng mà họ không cần. Điều này sẽ dẫn đến chấm dứt mối quan hệ của bạn và công ty mà bạn cho rằng sẽ kiếm được nhiều lợi ích. Mọi mối quan hệ phải bắt đầu từ nhu cầu mà khách hàng cần và lòng tin từ bạn. 3. Khách hàng phải là trung tâm trong ngôn ngữ của bạn. Nhiều người bán hàng thường thể hiện bằng ngôn ngữ rằng họ quan trọng hơn khách hàng của họ. Ví dụ, thay vì nói “Tôi nghĩ chiếc xe này sẽ phù hợp với gia đình anh chị đấy”, thì hãy nói “Các cháu nhà anh chị sẽ rất thoải mái khi ngồi trong chiếc xe rộng rãi như thế này”. Đổi chủ ngữ “Tôi” bằng chủ ngữ “Các cháu nhà anh chị” sẽ tạo nên một sự khác biệt lớn mà bạn sẽ không ngờ tới. 4. Hãy để cho khách hàng của bạn nhìn thấy hiệu quả từ món hàng mà họ sẽ mua. Khách hàng của bạn cần biết chính xác món hàng bạn chào bán sẽ mang lại cho họ điều gì. Họ cần phải biết liệu nó có đáng giá đồng tiền bát gạo mà họ bỏ ra hay không. Ví dụ, nếu họ sử dụng bóng đèn neon thì họ có thể tiết kiệm tiền điện hàng tháng như thế nào. Hãy luôn nhấn mạnh đến lợi ích lâu dài mà khách hàng bạn nhận được. 5. Tìm hiểu vấn đề chính mà khách hàng của bạn đang vướng mắc. Ví dụ, nếu khách hàng của bạn không có ý định chi tiêu một số tiền lớn vì những lý do mà bạn không thể giải quyết được, hãy để một dịp khác và thử thuyết phục họ lại một lần nữa. Đừng phí phạm thời gian của bạn và của người khác. Bạn đừng nên xuất hiện như thể là bạn đang cố “cò” tiền của họ. Gây ấn tượng khi gặp đối tác Bạn là người thường xuyên gặp gỡ các đối tác? Vậy bạn đã bao giờ nếm mùi thất bại? Nếu có hãy thử tìm hiểu xem mình còn thiếu sót điều gì nhé! Là bộ mặt của công ty, bạn phải thể hiện thế nào để đối tác thấy được tác phong trong công việc của công ty mình. Nếu làm ẩu, bạn sẽ đánh mất tất cả những cố gắng của các nhân viên khác. Để thiết lập được một mối quan hệ tốt trong làm ăn, trước tiên bạn phải biết cách gây ấn tượng với đối tác. Hãy học cách "bắt" đối tác phải nhớ tới mình ngay sau lần gặp đầu tiên. Trước tiên, bạn nên nhớ, không chỉ chú ý gây ấn tượng khi gặp trực tiếp mà ngay cả khi giao tiếp qua e-mail, điện thoại, bạn cũng phải tìm cách ghi dấu ấn tốt với người bên kia. Vậy thì hãy học nhanh một chút mẹo nhỏ để khỏi phải làm họ thất vọng. 32
33. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG 1. Ăn mặc ấn tượng Thật ra, ăn mặc ấn tượng luôn luôn có lợi ở mọi hoàn cảnh và điều đó càng có lợi hơn trong kinh doanh, giao tiếp làm ăn. Ấn tượng ở đây không có nghĩa là gây sốc. Bạn nên mặc làm sao để thể hiện sự nền nã, sang trọng, lịch sự nhưng vẫn toát lên được cá tính của mình. Điều quan trọng hơn cả là hãy diện một bộ đồ vừa vặn với mình, làm tôn lên vẻ đẹp cơ thể vì cái đẹp luôn gây ấn tượng tốt. Hơn nữa, khi bạn mặc đẹp, bạn chắc chắn được ghi thêm điểm ở sự tự tin. Bạn cần chọn một bộ trang phục phù hợp với hoàn cảnh. Nếu bạn hẹn đối tác ở một bữa dạ tiệc, không nhất thiết cứ phải đóng bộ đồ văn phòng. Đừng quácầu kỳ trong các chi tiết nhưng nên chú ý đến chất liệu vải và tuyệt đối không mặc đồ nhàu. Một bộ quần áo nhếch nhác khiến đối tác nghĩ công việc kinh doanh của bạn không tốt. 2. Nói năng rõ ràng Không gì bực bội hay khó chịu hơn việc phải giao tiếp với một người mà không hiểu họ đang nói gì. Nói quá nhỏ, người đối diện phải căng tai ra và luôn luôn phải hỏi lại. Nói quá to thì tất nhiên là bất lịch sự. Cũng đừng nói quá nhanh hay quá ề à, gây ức chế cho người đang lắng nghe. Tóm lại, việc nói rõ ràng, dễ hiểu cũng không quá khó, chỉ cần bạn chú ý tập luyện một chút là được. 3. Thường xuyên sử dụng tên Hãy dành ít phút để nghĩ xem gần đây bạn đã gặp những ai và ghi nhớ tên của họ. Chắc chắn bạn sẽ gây ngạc nhiên thích thú cho đối tác khi bạn gọi đúng tên họ giữa đám đông dù cả hai đã không liên lạc với nhau nhiều tháng rồi. Nếu đối tác trùng tên với bạn thì chắc hẳn cuộc trao đổi công việc sẽ thân thiết hơn rất nhiều. Hãy thường xuyên gọi tên của họ trong lúc nói chuyện, đồng thời tự xưng tên mình để tạo độ thân mật và "ghi" tên bạn vào bộ nhớ của họ. Tuy nhiên, trong trường hợp bạn không nhớ rõ lắm thì chớ gọi bừa. Không gì tệ hơn là gọi nhầm tên người đối diện. Nếu trí nhớ của bạn không tốt, sau mỗi buổi gặp gỡ, hãy ghi tên người bạn vừa gặp vào một cuốn sổ kèm theo những thông tin liên quan (chức vụ, tên công ty, tính cách, vóc dáng ) rồi thỉnh thoảng giở ra xem lại. 4. Hóm hỉnh, hài hước Hài hước luôn gây ấn tượng nếu được sử dụng khôn ngoan và đúng lúc. Một chút hóm hỉnh sẽ thay đổi chút không khí trang trọng buổi giao tiếp ban đầu. Nếu đối tác đang gặp phải tình huống khó xử hoặc vừa gây ra việc gì không hay, bạn có thể vận dụng khả năng hài hước của mình để gỡ rối giúp họ, họ sẽ rất cảm ơn bạn đấy. 33
34. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG Tuy nhiên không phải lúc nào cũng nói đùa. Luôn luôn cợt nhả khiến bạn đánh mất sự nghiêm túc cần thiết. Đùa quá đà còn gây khó xử cho người khác. Vì vậy, trước khi đưa ra một câu nói đùa, hãy suy nghĩ cho kỹ hậu quả của nó. 5. Biết lắng nghe Nói ít và nghe người khác nói, đó là cách để bạn thu thập thông tin và tôn trọng người khác. Tỏ ý lắng nghe người khác bằng cách gật đầu, thỉnh thoảng nói những câu như "tôi hiểu", "vâng", "vậy à", Bạn nên nhớ, ánh mắt vô cùng quan trọng. Nếu bạn thực hiện tất cả những hành động trên nhưng mắt lại nhìn đi chỗ khác thì sẽ gây hậu quả ngược, đối tác sẽ hiểu rằng bạn đang giả vờ lắng nghe thôi chứ thực ra bạn thấy câu chuyện của họ chán ngắt. Vì vậy, nếu bạn thực sự quan tâm đến họ, hãy chăm chú nhìn họ khi họ nói và thi thoảng có những câu bình luận thích hợp, thể hiện sự hiểu biết của mình. 6. Đặt người khác vào trung tâm của sự chú ý Có lẽ điều quan trọng nhất khi muốn đánh dấu cho buổi "ra mắt" chính là tránh "lấn sân". Hãy đặt người khác vào trung tâm của sự chú ý. Sai lầm tồi tệ nhất mà bạn có thể mắc phải đó là đề cao mình hay coi trọng mình quá mức. Hãy tạm lánh mình sang một bên để tỏ ý tôn trọng đối tác. 12 cách kiểm soát mâu thuẫn trong công việc Bạn không thể đạt được chiến thắng đúng nghĩa trong bất kỳ cuộc tranh luận bất kỳ nếu chỉ coi chiến thắng là việc giành được những kết quả mong muốn và không cần đếm xỉa đến người khác. Nếu vấn đề gây tranh cãi vẫn chưa được giải quyết một cách triệt để và đúng cách, chắc chắn vào một thời điểm nào đó nó sẽ quay trở lại với mức độ có thể nghiêm trọng hơn. Vì vậy, phương pháp tốt nhất là giải quyết mâu thuẫn chứ không phải tranh luận để giành chiến thắng. Một khi mâu thuẫn chưa được giải quyết, bầu không khí làm việc chung sẽ trở nên nặng nề, hoạt động nhóm kém hiệu quả, dĩ nhiên điều này sẽ dẫn đến tình trạng căng thẳng và sút giảm về năng suất công việc chung. Trong bài viết này, chúng tôi muốn giới thiệu một số bước để giải quyết những mâu thuẫn trong công việc nhằm tạo ra một bầu không khí cởi mở, đạt năng suất lao động cao. 1. Cần ý thức được rằng trong công việc bao giờ cũng có mâu thuẫn 34
35. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG Mâu thuẫn là một vấn đề thường trực đối với những người có sự tận tâm, khát khao làm việc hoặc luôn có ý tưởng mới. Điều đó không có nghĩa là bạn thích tạo ra những mâu thuẫn hoặc khó khăn. Khi mâu thuẫn xảy ra chưa hẳn là mọi việc đã chấm hết. Có thể đó là sự khởi đầu cho những ý tưởng hoặc một quy trình làm việc mới. Tuy nhiên, chúng ta không thể để những mâu thuẫn này kéo dài bởi nó không chỉ gây tổn hại cho những người khác mà còn cho cả ngay chúng ta nữa. 2. Xác định nguyên nhân dẫn tới mâu thuẫn một cách nhanh chóng Hãy giải quyết những mâu thuẫn ngay khi nó mới bắt đầu bởi nó sẽ trở nên tồi tệ hơn theo thời gian. Mâu thuẫn trong công việc không bắt nguồn từ những vấn đề đã được nói ra mà chính từ những vấn đề chưa bao giờ được đề cập tới. Mọi người đều đợi để một người khác chấp nhận rằng anh ta đã sai nhưng chúng ta cần chủ động chấm dứt sự đợi chờ này càng sớm càng tốt; có thể bằng một cuộc họp với nội dung là đưa ra những vấn đề khúc mắc để mọi người cùng tìm ra cách giải quyết. 3. Đưa ra câu hỏi một cách tế nhị Nếu một ai đó làm điều gì đó khiến bạn tức giận hoặc nếu bạn không hiểu quan điểm hay ý kiến của một ai đó, đơn giản là hãy đặt câu hỏi về điều đó và bạn sẽ tìm ra được câu trả lời một cách chóng vánh. Điều này có thể xóa bỏ ngay một mâu thuẫn tiềm năng ở ngay thời điểm đó. Hãy đặt ra câu hỏi- đơn giản chỉ là một câu hỏi chứ không phải một lời buộc tội hoặc đổ lỗi, ví dụ như: “Tôi đang tự hỏi tại sao bạn làm việc “A” ngày hôm qua”, hoặc “Tôi vừa nhận ra rằng bạn thường làm việc “B”, vậy lý do của bạn là gì?”. Cần tránh đặt ra các câu hỏi mang tính chất tiêu cực hoặc dễ gây hiểu lầm. 4. Yêu cầu sự tư vấn của một người khác Một cuộc nói chuyện vội vã qua email hay điện thoại không thể giải quyết vấn đề gì. Bạn cần một nơi yên tĩnh, không bị làm phiền và thời gian để giải quyết vấn đề đó với sự tư vấn của một người mà bạn tin tưởng. 5 Nhìn nhận vấn đề một cách khách quan Một trong những yếu tố cần và đủ trong việc giải quyết mâu thuẫn chính là nhìn nhận vấn đề một cách khách quan và trung lập. Bạn nên tự đặt câu hỏi cho bản thân để có thể tìm ra phần nào nguyên nhân của mâu thuẫn. Ví dụ như: Điều gì đã thực sự xảy ra? Nó xảy ra khi nào và như thế nào? Ai đó đang làm gì và không kém phần quan trọng là bạn đang làm gì? Vì thế, bạn nên quan sát mà không nên suy đoán xem người khác đang suy nghĩ và làm gì. Bạn có thể nói, “Tôi vừa nhận ra rằng bạn luôn luôn phê bình tôi trong cuộc họp của chúng ta” bởi vì đó là sự thật có thể xác minh được. Nhưng bạn không thể nói, “Tôi vừa nhận ra rằng bạn không tôn trọng những ý tưởng của tôi” bởi vì đó chỉ là những lời suy đoán áp đặt về người khác. 7. Không nên tiếc lời xin lỗi Hãy xin lỗi nếu có thể cho dù người gây ra mâu thuẫn không phải là bạn. Những người liên quan luôn làm một điều gì đó để kéo dài mâu thuẫn. Nên nhớ rằng không phải bạn chấp nhận hoàn toàn lỗi về phía mình mà bạn chỉ đang lãnh trách nhiệm về những gì mình gây ra. 35
36. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG 8. Đánh giá đúng bản chất của vấn đề Tôn trọng người khác khi xảy ra mâu thuẫn. Hãy nói với mọi người tại sao cần phải giải quyết mâu thuẫn. Điều này có thể là khó, nhưng mọi người đều có phản ứng tích cực khi được khi tôn trọng Đây là cách tốt nhất để đi đến những tiến triển tốt đẹp. 9. Xác định những hậu quả có thể xảy ra Mâu thuẫn sẽ dẫn đến những hậu quả gì cho bạn cũng như cho công ty của bạn? Tại sao nó lại là một vấn đề cần giải quyết? Vạch ra những hậu quả của sự mâu thuẫn và chỉ ra sự cấp thiết của việc giải quyết chúng. Công việc này cũng giúp những người liên quan tự nhìn lại bản thân mình và nhìn nhận sự mâu thuẫn từ khía cạnh của người khác. 10. Xác định mục tiêu Nó là cần thiết để vạch ra mục tiêu để cả 2 bên biết được kết quả họ đang hướng tới. Điều đó tạo nên những kết quả mong muốn khả thi hơn có thể. 11. Đưa ra các đề xuất để giải quyết mâu thuẫn Yêu cầu có những hành động có thể thực hiện ngay. Ví dụ: “Tôi gợi ý chúng ta nên thống nhất một quy tắc mới như sau: Trong cuộc họp, khi một người đưa ra một ý kiến nào đó mà người khác không đồng ý, chúng ta nên bắt đầu bằng cách khen ngợi đó là một ý tưởng hay và sau đó đưa ra ý kiến làm thế nào để ý tưởng đó trở nên tốt hơn. Tương tự như vậy, nếu chúng ta chỉ công kích nhau như trước đây, thì nên ngừng cuộc họp và sau đó nói về vấn giữa các cá nhân với nhau thay vì nói trước cả nhóm”. 12. Tiếp nhận sự hòa giải Một vài mâu thuẫn không thể được giải quyết thì những người có liên quan nên hòa giải giúp họ. Sự hòa giải bao gồm sự tham gia của bên trung gian, những người được đào tạo cơ bản về phương pháp hòa giải, có kinh nghiệm trong việc dàn xếp sự việc và có uy tín đối với mọi người. Một người hòa giải tốt sẽ giúp những người gây ra mâu thuẫn tự tìm ra giải pháp mà không ép họ thực hiện một giải pháp cụ thể nào. Cần cẩn trọng trong việc tìm người hòa giải. Họ nên là những người đã từng qua đào tạo chính thức về việc hòa giải, có những kinh nghiệm nhất định trong lĩnh vực này và quá trình hòa giải nên được giám sát, nếu không mâu thuẫn có thể trở nên căng thẳng hơn rất nhiều. 12. Xin ý kiến tư vấn của luật sư Một vài mâu thuẫn nảy sinh từ sự bất đồng với luật pháp hoặc liệu có nên tuân theo luật pháp hay không. Những người chịu trách nhiệm tố tụng sẽ báo cáo những việc vi phạm có thể có sự bảo hộ của pháp luật và sự tư vấn của luật sư. Nếu mâu thuẫn bắt nguồn từ sự lừa đảo về tiền bạc, những người tố tụng cần phải làm theo một quy trình đặc biệt để bảo vệ quyền lợi của họ. Việc này đòi hỏi người tố tụng có những kiến thức sâu về những tội danh như vậy trước khi đưa ra kết luận và cần giữ kín những thông tin về kết luận. Những phương pháp nêu trên không thể đảm bảo 100% cho việc giải quyết mâu thuẫn trong công việc. Nó có thể phát huy 36
37. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG hiệu quả hoặc không. Nhưng thậm chí không hiệu quả, thì bạn cũng sẽ hài lòng với sự cố gắng của mình. Hãy cố gắng giải quyết mâu thuẫn một cách chủ động và mang tính xây dựng cao. Khả năng ứng biến – nhân tố quan trọng để thành công Đối với những nhà doanh nghiệp thành đạt, ngoài tài năng, trí tuệ và lòng can đảm, họ còn là những người có linh cảm rất chính xác. Một sáng kiến bất ngờ, một cơ hội trời cho thường có khả năng tạo ra bước đột phá quan trọng trên con đường tạo ra một sự nghiệp thành công. Có nhiều linh cảm đồng nghĩa với việc có đầu óc chuẩn bị và với những cơ hội ngang nhau thì doanh nhân thành công chính là người nắm bắt được cơ hội nhanh nhất. Thương trường rất khốc liệt, luôn thay đổi không ngừng và rất khó dự đoán được. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng khó có thể đảm bảo rằng công việc kinh doanh của mình sẽ luôn thuận lợi và không bao giờ gặp rủi ro. Trên thực tế, rủi ro và cơ hội luôn cùng tồn tại. Trong rủi ro, có khi ta bắt gặp cơ hội. Đối với những doanh nhân thành công thì sự can đảm của họ được sinh ra từ việc nắm chắc trong tay những cơ hội mạo hiểm. Khi nhìn vào một hãng sản xuất với lợi nhuận tăng trưởng trung bình khá hàng năm, có cảm giác tưởng chừng như việc làm ăn rất thuận lợi, nhưng đó chẳng qua chỉ là sự hoạt động 37
38. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG thông qua một nhà máy khác, một đối tác cung cấp sản phẩm khác. Liệu họ có còn giữ đủ tỉnh táo để đề phòng trước khi cơ hội hoặc rủi ro đến, có thể nắm bắt được cơ hội và biến rủi ro thành ưu thế giành chiến thắng không? Tất cả đều nằm ở sự tuỳ cơ ứng biến của các chủ doanh nghiệp. Tuỳ cơ ứng biến đồng nghĩa với sự ứng phó linh hoạt, thay đổi kịp thời. Đó không chỉ là bản chất của kinh doanh mà còn là bí quyết của giới doanh nhân. Một triệu phú kinh doanh bảo hiểm ở Đài Loan thuờng kể cho các nhân viên của mình một truyện ngắn như sau: “Có một hôm Long Vương tổ chức sinh nhật và quy định những ai đạt từ 400 kg trọng lượng trở lên mới có thể được tham dự. Rùa nghe tin và rất phấn khởi đến dự, nhưng cân thì rùa còn thiếu 4 lạng và không được tham dự yến tiệc mừng Long Vương. Rùa rất buồn và quay trở về. Trên đường đi, nó gặp một con Sao biển, nó rất nhanh trí để con Sao biển bám vào cổ nó, trông như một chiếc khăn và như thế đương nhiên nó được tham dự buổi yến tiệc đó nhờ trọng lượng của con Sao biển”. Mục đích mà doanh nhân Đài Loan kể mẩu chuyện này cũng chính là muốn nói đến sự linh động trong mọi tình huống mà doanh nhân nào cũng cần phải có trên thương trường. Cơ hội đến bất ngờ và đi cũng bất ngờ, do đó khi đứng trước thời cơ cần phải nhanh chóng đưa ra phán quyết chính xác, quyết đoán kịp thời, ứng phó linh hoạt. Do dự, thiếu tự tin và quyết đoán sẽ làm lỡ đi thời cơ. Có một nhà doanh nghiệp Anh chuyên về kinh doanh vận tải biển đã gửi điện để hỏi công ty Acom chuyên sản xuất nguyên vật liệu của Pháp về việc có đúng là Acom muốn thuê thuyền vận chuyển nguyên liệu hay không. Người nhận điện thoại lúc đó là vị trưởng phòng kinh doanh của Acom. Mặc dù giá vận chuyển rất ưu đãi, song nhà doanh nghiệp người Anh nọ chỉ cho thời gian một tiếng để có câu trả lời, mà theo quy tắc, vị trưởng phòng kinh doanh của Acom không có quyền quyết định. Còn nhớ thêm rằng lúc đó vị trưởng phòng kinh doanh không tìm thấy giám đốc Acom, người có vai trò quyết định thuê hay không. Ngay lập tức trưởng phòng kinh doanh đã đồng ý thuê toàn bộ số thuyền của doanh nhân người Anh nọ. Rất may sau đó, quyết định táo bạo này đã mang lại lợi ích rất lớn cho Acom. Vị trưởng phòng kinh doanh đã được thưởng lớn và sự thăng tiến từ đó liên tục đến. Sau cùng, chiếc ghế giám đốc điều hành của Acom đã thuộc về vị trưởng phòng kinh doanh, người có quyết định táo bạo đưa lại lợi nhuận lớn cho Acom. Tuỳ cơ ứng biến về mặt ý nghĩa thì rất dễ hiểu và mọi người ai cũng biết, nhưng điều quan trọng chính là việc áp dụng nó. Điều này đòi hỏi các nhà doanh nghiệp, các nhà quản lý còn phải chuẩn bị những kiến thức cho mình, biết nắm bắt tin tức của thị trường, tầm nhìn chiến lược sâu rộng, đồng thời phải có tính quyết đoán cao. Tất cả những yếu tố này giống như một kỹ năng tổng hợp và khi nắm vững kỹ năng này trong tay thì các doanh nhân, nhà quản lý sẽ luôn ở trong thế chủ động và thành công trên thương trường là điều tất yếu. 38
39. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG Nghệ thuật xây dựng quan hệ với “sếp” Bạn sẽ có rất nhiều việc phải làm nếu muốn sự nghiệp thăng tiến như ý muốn. Tuy nhiên, một mối quan hệ tốt giữa bạn và sếp là điều có thể đem lại cơ hội thăng tiến không nhỏ, lại thường không được quan tâm một cách thích đáng. Trong thực tế, theo kết quả một cuộc thăm dò ý kiến trên một triệu lao động ở khắp nơi trên thế giới, nguyên nhân chủ yếu khiến người lao động nghỉ việc nảy sinh từ mối quan hệ không tốt đẹp với cấp trên. Dù vì lý do gì đi nữa thì việc giải quyết vấn đề này ngay từ khi mới phát sinh cũng là điều cực kỳ quan trọng. Song tốt hơn hết, bạn nên đừng để mối quan hệ này rơi vào tình trạng tồi tệ rồi mới tìm cách giải quyết. Để xây dựng quan hệ tốt với “sếp” không dễ như "ăn gỏi” nhưng cũng không quá phức tạp hoặc nằm ngoài khả năng của bạn. Điều này đơn giản chỉ là tìm ra một tiếng nói chung để tìm kiếm được những giải pháp tốt nhất cho bản thân bạn, cho “sếp” và cho cả công ty. 39
40. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG Rất nhiều người không thể phát huy được khả năng riêng của bản thân do họ vẫn tuân thủ một khuôn mẫu cổ điển, đó là chờ đợi mệnh lệnh được phát ra từ các sếp. Họ luôn đóng vai trò thụ động, không bao giờ dám bày tỏ thái độ và quan điểm riêng; họ không làm việc nếu chưa có sự chỉ đạo từ cán bộ lãnh đạo. Họ luôn phàn nàn về việc có một người sếp tồi, tuy nhiên lại không dám có hành động gì để có thể thay đổi mọi thứ diễn ra xung quanh mình. Điều này sảy ra bởi họ có thể không biết cách chủ động thiết lập một cuộc đối thoại hiệu quả với sếp. Bạn đừng để mình rơi vào cái bẫy này. Đừng giả định rằng sếp biết bạn cần gì để hoàn thành mọi công việc một cách tốt nhất. Cũng đừng giả định rằng các hành động của bạn là hoàn toàn phù hợp với những mong đợi và sự kỳ vọng của sếp. Hãy đối thoại trực tiếp và cùng kiểm tra mọi thứ. Vietnamlearning xin giới thiệu sáu bước quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ của bạn với sếp một cách hiệu quả nhất: 1. Hãy xác định điều gì quan trọng nhất trong suy nghĩ của sếp Quan điểm, cách nhìn nhận và đánh giá của sếp về con người bạn rất quan trọng. Bằng cách tìm hiểu các mục tiêu và quan tâm đến những gì đang diễn ra trong đầu sếp, bạn sẽ trở nên có giá trị hơn. Điều này không có nghĩa là bạn cần phải đồng ý với mọi mệnh lệnh mà ông chủ đưa ra. Nếu một khi bạn nắm chắc vấn đề và có lập trường rõ ràng, sự bất đồng ý kiến có thể sẽ được đánh giá rất cao. Nhiều khi, nó có vai trò quyết định trong việc tạo dựng sự tín nhiệm và khiến bạn sẽ nhận được sự ủng hộ của các nhà quản lý. 2. Đặt câu hỏi: “Liệu vấn đề này có ý nghĩa và nhận được sự quan tâm của sếp không?” trước khi đề xuất ý tưởng Trước khi bạn trình bày một ý tưởng nào đó với sếp, hãy tự đặt câu hỏi trên và suy nghĩ xem bằng cách nào hành động của bạn sẽ đi xa hơn mục tiêu và kỳ vọng mà sếp đã đưa ra với bạn. Khi mà bạn biết cách kết nối các hoạt động với lợi ích của sếp, bạn sẽ có nhiều cơ hội hơn trong việc nhận sự ủng hộ và trợ giúp tất cả những gì mà bạn cần từ sếp. 3. Biến những lời cam kết, hứa hẹn không chắc chắn thành những kết quả đáng kinh ngạc. Bạn nên thận trọng với những gì mà bạn cam kết, hứa hẹn thực hiện. Khuynh hướng tự nhiên của con người là muốn gây ấn tượng và làm hài lòng người khác bằng cách tạo ra những cam kết hay hứa hẹn chắc như đinh đóng cột. Sẽ chẳng có gì đáng nói nếu như bạn hoàn thành được cam kết đó như đúng những lời hứa hẹn của mình. Song một khi bạn không đáp ứng được sự mong đợi mà bạn đã tạo ra với người khác, thì không gì có thể cứu vãn được uy tín của bạn. Còn nếu bạn làm đúng như những gì mình hứa, thậm chí vượt quá sự mong đợi của mọi người, đặc biệt là các nhà quản lý, thì sự tín nhiệm của bạn trong con mắt của các sếp sẽ được đánh giá rất cao. 4. Đừng chỉ đơn thuần tập trung vào những vấn đề cần giải quyết 40
41. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG Chắc chắn, sếp của bạn là người rất bận rộn. Vì vậy, trong những khoảnhkhắc may mắn khi được làm việc với sếp, bạn không nên chỉ tập trung để nói đến những vấn đề khó khăn, khúc mắc cần giải quyết. Hãy đảm bảo chắc chắn rằng các cuộc gặp gỡ định kỳ giữa sếp và bạn sẽ có sự thảo luận về những vấn đề có tính chất tích cực. 5. Đưa ra các giải pháp Đừng bao giờ đưa ra một vấn đề với sếp lại không đi kèm đồng thời theo nó một giải pháp. Điều này sẽ tạo cho bạn cơ hội để chứng tỏ năng lực giải quyết vấn đề. Việc đưa ra cách nhìn nhận và đánh giá vấn đề dưới nhiều góc độ khác nhau cũng sẽ rất có lợi cho bạn khi muốn tìm kiếm sự tín nhiệm của sếp. 6. Biết cách thu nhận và xử lý các thông tin phản hồi một cách hiệu quả Việc nhận thông tin phản hồi một cách thường xuyên từ các nhà quản lý là rất quan trọng. Nếu như bạn không làm được điều này, nhiều khả năng bạn sẽ phải chịu rủi ro khi sếp tỏ ra ngạc nhiên vì bạn đã thực hiện công việc hoàn toàn không đúng như yêu cầu và mục tiêu mà sếp đã đưa ra. Tuy nhiên, cách bạn thu nhận thông tin phản hồi từ sếp còn quan trọng hơn, và điều này lại phụ thuộc vào tính cách và phong thái của các sếp. Thành công trong sự nghiệp của bạn phần nhiều có được từ việc xây dựng các mối quan hệ với mọi người trong công ty. Và không mối quan hệ nào có thể ảnh hưởng tới sự thăng tiến nghề nghiệp hơn là mối quan hệ với các sếp. Ngày nay, chiến lược quản trị các mối quan hệ nắm vai trò thống trị thế giới. Đã đến lúc bạn cần phải học và biết cách áp dụng chúng, để tối đa hóa mọi lợi ích cũng như đạt được các kết quả mà bạn muốn trong cuộc sống. Tập nói, tập viết, tập đọc tại sao không tập nghe? Trong giao tiếp, các kỹ năng: nghe, nói, đọc, viết đều quan trọng nhưng có một nghịch lý là từ nhỏ đến lúc trưởng thành, chúng ta dành nhiều thời gian cho việc tập nói, tập viết, tập đọc chứ không ai tập lắng nghe. Trong quá trình làm việc, các nhà quản trị dành tới 32.7 % thời gian cho việc nghe, 25.8% thời gian cho việc nói; 22.6% thời gian cho việc viết và dành 18.8% cho việc đọc. Nghe làm sao cho hiệu quả? Không phải ai cũng biết cách. Từng tiếp xúc nhiều với môi trường làm việc nhóm. Bản thân tôi thấy rất rõ những điều này. Khi một cá nhân đưa ra ý kiến, hiếm khi các bạn chịu chăm chú lắng nghe; để đánh giá đúng, sai. Thay vào đó, chúng ta hướng suy nghĩ của mình vào những hướng khác, chuyện khác ?? Nếu bạn dư ra một giây, bạn sẽ dễ bị phân tán tư tưởng, nghĩ sang một vấn đề khác Bởi chúng ta chưa có thói quen nghe? 41
42. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG Việc nghe có nhiều mức độ: không nghe, nghe có chọn lọc, nghe chăm chú và nghe thấu cảm. Theo quan điểm thông thường ta thường nhắc đến 2 cụm từ “nghe có chọn lọc” và “nghe chăm chú”. Xem đó là tiêu chí để nghe, nhưng bạn có biết khi bạn “nghe có chọn lọc” sẽ dẫn đến những thông tin bạn nghe được chỉ lõm bõm, mang máng, không hệ thống và không được hiểu thấu đáo, vì vậy không thể đạt được hiệu quả cao. Khi nghe chăm chú, bạn sẽ tập trung sự chú ý và sức lực vào việc nghe, vì vậy bạn trở nên nghe thụ động, bạn chỉ cố chăm chăm nghe để lĩnh hội mà không chịu động não suy nghĩ, không có chính kiến, đều này làm bạn trở nên rập khuôn, khô cứng, thiếu sự linh hoạt, uyển chuyển khi vận dụng kiến thức vào cuộc sống. Hãy chọn cách nghe thấu cảm: tự đặt mình vào vị trí, tình cảm của người khác để hiểu được họ có cảm nghĩ như thế nào. Đây là một cách nghe chủ động, có phân tích, phê phán, phản biện. Nghe thấu cảm không chỉ nghe bằng tai, mà còn nghe bằng mắt, nghe bằng cả trái tim, khối óc để “nghe” được cả những điều ẩn chứa trong ánh mắt, nụ cười, cử chỉ của đối tác, nghe cả trong phút giây im lặng. Nghe quan trọng lắm! Nhưng chúng ta vẫn chưa nghe tốt ! Đó là do những rào cản: môi trường, quan điểm, văn hóa, trình độ bên cạnh đó chúng ta chưa có cái nhìn đúng đắn về nghe. Hãy tôn trọng người khác. Giữ quan điểm: Có người nói và có người nghe, bạn sẽ tập cho mình một thói quen nghe tốt. Tất nhiên, không dễ gì bạn có thể thành thục trong một vài lần, mà đó là cả một quá trình rèn thành kỹ năng. Nghe những điều sai để rút kinh nghiệm, nghe những điều dở để hiểu vì sao họ dở, hãy nhớ lắng nghe là tôn trọng. Tình trạng ồn ào, mất trật tự khi giảng viên giảng bài tại các giảng đường là điều khá phổ biến. Liệu chúng ta có tôn trọng người nói? Vì sao chúng ta đều không thích nghe? Vì chúng ta chưa tìm được động cơ để nghe. Chúng ta tham gia vào cuộc tán gẫu vì mục đích vui vẻ là chính. Ta chăm chú nghe thầy cô giảng vì mục đích: hiểu bài, học hỏi Làm thế nào khi chúng ta không có hứng để nghe? “Khi lắng nghe bạn hãy coi nhiệm vụ của bạn không phải là tìm cách phản ứng mà là tìm cách hiểu họ. Hãy cố gắng nắm bắt nhận thức, nhu cầu cũng như những điều còn băn khoăn của họ.” 42
43. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG William Ury& Fisher Roger- Harvard Hãy luôn tự nhủ nghe được là có lợi, không ích thì nhiều. Đó là điều phải rèn luyện. Để việc nghe bớt nhàm chán bạn phải tác động vào người nói. Đừng ngại tham gia vào chủ đề; hãy đưa ra quan điểm; ý kiến của mình bạn sẽ làm cho việc nghe dễ dàng và thú vị hơn. Nó sẽ kích thích bạn phải chú ý nghe hơn nữa để tiếp tục phản biện, đưa ra lý lẽ Hãy giơ tay phát biểu trong giờ học, đảm bảo hôm đó bạn sẽ không ngủ gật hay xao lãng đi vấn đề. Tạo hóa ban cho ta 2 tai, 2 mắt và 1 miệng. Hãy sử dụng hiệu quả để trở thành một người giao tiếp thành công. Những điều nên và không nên trong buổi phỏng vấn Bạn nộp hồ sơ cho một công việc mình yêu thích và được mời đến phỏng vấn. Đó là bước khởi đầu cực kỳ thuận lợi. Tuy nhiên bạn phải làm gì để cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn là một ứng viên sáng giá? Đúng giờ Giống như tất cả mọi ngày, nhà tuyển dụng luôn luôn bận rộn với quá nhiều công việc. Hãy cho họ biết rằng bạn tôn trọng thời gian của họ và thời gian đó thực sự rất quý giá với bạn. Nhà tuyển dụng chắc chắn sẽ rất thiện cảm với một ứng viên đúng hẹn với một chiếc đồng hồ trên tay và sẵn sàng tạo cho bạn một cơ hội để trình bày về bản thân - những điều mà CV không thể nói hết về con người bạn. Đến muốn cho phép nhà tuyển dụng kết luận bạn là người tự cho mình là trung tâm, chỉ nghĩ cho mình mà không nghĩ cho người khác, vô kỷ luật, bất lịch sự. Đừng lấy bất kỳ lý do 43
44. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG gì để bào chữa cho hành vi đến muộn của mình, tắc đường, gặp việc đột xuất, hỏng xe tất cả đều nằm trong tầm kiểm soát của bạn. Trang phục Hầu như tất cả mọi người đều rất quan tâm đến việc mình phải ăn mặc đẹp trong cuộc phỏng vấn. Nhưng khái niệm đẹp có lẽ còn nhiều điều phải bàn. Không phải cứ ăn mặc cầu kỳ, thời trang hợp mốt mới là đẹp. Ăn vận đẹp nơi công sở nói chung và trong phỏng vấn nói riêng đồng nghĩa với lịch sự và hợp bối cảnh. Bạn có thể mặc quần jeans và áo phông rất đẹp và năng động, nhưng trong một cơ quan làm nghiên cứu, hay hành chính sự nghiệp nhà nước chắc chắn là không hợp. Bạn sẽ rất đẹp và gợi cảm trong chiếc áo khoét nách và không cổ khi đi dạo, đi mua sắm, đi biển nhưng sẽ là không hợp bối cảnh khi bạn mặc nó đến công sở. Một sự bất cẩn trong cách ăn mặc cũng có thể khiến nhà tuyển dụng quy kết bạn là người tuỳ tiện thiếu tế nhị và thiếu tôn trọng người khác. Bắt tay Bắt tay là một hành động quen thuộc trong giao tiếp, rất có thể bạn sẽ gặp trong cuộc phỏng vấn. Bạn làm thế nào để tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng ngay từ phút giao tiếp đầu tiên, hay bạn để lại ấn tượng gì với họ trong phút cuối cùng khi ra về. Một cái bắt tay chắc chắn (nhưng không nắm quá mạnh), không quá lâu với thái độ trân trọng sẽ ngay lập tức tạo ra cảm giác thân thiện và thoải mái với cả hai. Ngược lại những cái bắt tay quá hời hợt nhanh chóng sẽ khiến làm cho đối phương nghĩ rằng bạn chẳng mặn mà gì với mối quan hệ này. Rất có thể họ sẽ đánh giá bạn là người hời hợt, thiếu tế nhị. Khi được đề nghị bắt tay bạn nên đón nhận bằng cả hai tay để thế hiện sự tôn trọng họ, nắm tay họ một chắc chắn không hời hợt nhưng cũng không quá mạnh, không nên giữ tay họ trong một thời gian quá lâu, nhưng cũng không nên buông nhanh chóng. Hãy thể hiện rằng bạn tôn trọng và trân trọng mối quan hệ mà hai người đã gây dựng được. Ghi chép Lắng nghe nhà tuyển dụng trao đổi một cách tập trung và chăm chú thôi chưa đủ, ghi chép lại trong cuốn sổ tay nhỏ của bạn sẽ khiến họ đánh giá rất cao phong cách làm việc của bạn. Hãy ghi chép lại những thông tin mà nhà tuyển dụng cung cấp về cơ quan của họ, những nội dung của công việc mà bạn đang ứng tuyển, các lịch hẹn tiếp theo của nhà tuyển dụng Họ sẽ nhìn thấy bạn là người làm việc có khoa học, cẩn thận và lên kế hoạch rõ ràng. Thể hiện những hình ảnh tích cực của bản thân Trong suốt quá phỏng vấn có vô số những cơ hội bạn có thể cho nhà tuyển dụng thấy những ưu điểm của bạn. Hãy cho họ thấy hình ảnh tự tin của bạn khi trả lời các câu hỏi phỏng vấn cũng như khi giao tiếp. 44
45. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG Ngôn ngữ và cách thể hiện ngôn ngữ rất quan trọng trong trường hợp này. Nếu như giọng bạn khá trầm và nhỏ, nếu như bạn nói quá nhanh, nếu như bạn nói hay bị vấp, hãy cố gắng nói thật rõ ràng, nhấn mạnh vào những điểm bạn cần nhấn mạnh. Nhà tuyển dụng sẽ không hỏi lại bạn hay nhắc lại câu hỏi của chính họ nếu như họ nghe rõ những điều bạn nói. Hãy nhìn vào mắt người phỏng vấn trong khi giao tiếp, đó là cách chuyển tải thái độ của bạn nhanh nhất đến nhà tuyển dụng. Hãy sử dụng tên của nhà tuyển dụng trong quá trình giao tiếp nhưng nên có chừng mực. Nó chứng tỏ bạn đang quan tâm và lắng nghe. Nó cũng giúp bạn thiết lập mối quan hệ đầu tiên với nhà tuyển dụng, một trong những yếu tố quan trọng làm nên sự thành công cho một cuộc phỏng vấn. Cảm ơn họ "hai lần" Vào cuối cuộc phỏng vấn, bạn thường cảm ơn người phỏng vấn, tuy nhiên hãy cố gắng nhấn mạnh lời cảm ơn tới họ vì hai điều: thứ nhất họ đã dành thời gian cho bạn, và thứ hai họ đã tạo cho bạn một cơ hội để tiếp cận với vị trí tuyển dụng. Giống như việc bạn đến đúng giờ, lời cảm ơn thể hiện thái độ trân trọng và đánh giá cao giá trị thời gian mà nhà phỏng vấn dành cho bạn. Cuộc phỏng vấn của bạn cho tới khi ra về vẫn chưa kết thúc khi sau đó bạn viết một lá thứ cảm ơn đến họ và trình bày những mong muốn của mình với công việc đó. Chú ý là thư cần thật ngắn gọn, súc tích. E - mail ngày nay rất thông dụng, nhưng nếu bạn gửi một bức thư qua đường bưu điện, dấu ấn của bạn để lại sẽ nhiều hơn. Lưu ý rằng đây là loại hình giao tiếp trong công việc, kinh doanh công nghệ nên thư không nênviết tay mà nên đánh máy rõ ràng. 3 điều không nên Không nói điều gì mà mình không biết chắc Thể hiện sự học hỏi càng nhiều càng tốt từ cơ quan và vị trí bạn ứng tuyển sẽ thể hiện phỏng cách và thái độ làm việc của bạn trong tương lai. Hãy nhớ rằng người phỏng vấn bạn đang làm việc cho cơ quan này, mà họ nắm chắc những thông tin cũng như tình trạng hoạt động của họ hơn ai hết. Chính vì thế đừng nói những gì mà mình không biết chắc, cũng như đừng quá tán dương cơ quan này, nó có thể làm cho bạn mất rất nhiều điểm ngay từ lần gặp đầu tiên. Không làm mất uy tín của cơ quan làm việc cũ Nếu bạn đã từng rời bỏ một công ty nào đó để tìm một công việc mới, nếu không thể nói được một điều gì tốt từ đó, tốt nhất là không nói gì cả. Sẽ thật không hay nếu như bạn nói điều gì đó không tốt về đồng nghiệp, cơ quan cũ chỉ để bảo vệ chính mình. Nhà tuyển dụng có thể ngay lập tức cảm thấy khó chịu về cách hành xử của bạn. Cho dù điều bạn nói là thật hay không người phỏng vấn sẽ cho rằng bạn là người không có tính trách nhiệm thay vào đó là đổ trách nhiệm cho người khác khi công việc không thành. Một tình huống khác họ có thể đặt ra, sau khi làm việc cho họ vì một lý do nào đó bạn cũng ra đi, đến một nơi mới bạn có hạ thấp hình ảnh của họ chỉ để bảo vệ chính bạn hay không? Hơn nữa bạn đang phỏng vấn cho 45
46. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG công việc mới, làm việc cho một môi trường mới, một cơ quan mới, nói về chuyện cũ, người cũ không có ích gì trong trường hợp này. Đừng nói dối về bất cứ điều gì. Đừng nói dối hay thêm thắt, to vẽ về bất cư điều gì. Hãy nhớ rằng mọi người đều tôn trọng và đánh giá cao những người làm nhiều hơn nói chứ không phải nói nhiều hơn làm Nghệ thuật sử dụng ngôn ngữ cơ thể Ngôn ngữ cơ thể có thể giúp đỡ chúng ta rất nhiều trong cuộc sống hàng ngày. Những cử chỉ, hành động, nét mặt, thậm chí cách đi đứng của bạn cũng có thể bộc lộ khá nhiều suy nghĩ, giúp đồng nghiệp và bạn bè hiểu rõ thông điệp bạn muốn truyền đến họ hơn. Đặc biệt, nếu bạn là 1 nhà lãnh đạo hoặc người nổi tiếng, mỗi cử chỉ hành động của bạn sẽ được rất nhiều người chú ý. Có 1 số đã dừng những cử chỉ, hành động độc đáo trở thành đặc trưng cho chính họ. Ví dụ như ngài Steve Ballmer, CEO, "công thần số 1" của tập đoàn Microsoft, có một hành động thật khó tin, đó là thè lưỡi chào mọi người trước khi bắt đầu trổ tài diễn thuyết. Cũng là 1 cách thu hút sự chú ý của mọi người phải không các bạn ? Nghệ thuật sử dụng ngôn ngữ cơ thể còn được thể hiện qua biểu hiện về sự thích thú với 1 ai đó, đồng ý hay bất đồng quan điểm, mất tự tin hay không .thông qua những hành động như 1 46
47. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG cái vẫy tay, liếc mắt nhìn ngang hay mím miệng trong khi giao tiếp nhất là khi bạn lại là 1 người lãnh đạo Đôi mắt thường thể hiện rất nhiều suy nghĩ và thái độ của con người. Lấy ví dụ như bạn là sếp : Nếu như trong quá trình trò chuyện, bạn thường xuyên ngoảnh mặt đi nơi khác (nghe có vẻ thật bất lịch sự), chăm chăm vào tờ báo mới ra sáng nay hoặc "ân huệ" hơn là thi thoảng liếc nhìn anh chàng nhân viên đang hăng hái nói qua trang báo, sẽ chẳng khó khăn mấy để nhân viên đó nhận ra họ đang làm sếp chán nản như thế nào với những vấn đề nhạt như nước ốc. Thay vì làm điều đó, bạn hoàn toàn có thể nhìn trực diện vào người nói, ánh mắt có thể toát lên vẻ trang nghiêm hay tươi rói, nhưng cấp dưới sẽ hết sức phấn khởi vì họ cảm nhân được rằng, sếp tôn trọng, thực tâm lắng nghe và hứng thú với những điều họ đang nói. Không chỉ vậy, nhiều vị quản lý tỏ ra cao tay hơn, khi họ "thử thách" nhân viên bằng ánh mắt "bí ẩn" của mình trong giao tiếp hàng ngày, hoặc trong một cuộc phỏng vấn. Bạn hãy thử một lần xem, nhân viên sẽ thấy nóng mặt, bối rối ra sao nếu như sếp cứ nhìn chằm chằm vào mình, hoặc liên tục chớp nháy mắt trong khi nghe họ nói, thậm chí thi thoảng còn "liếc mắt trông ngang" đầy ẩn ý. Thông qua những lần thử thách như thế, hẳn nhân viên sẽ được rèn luyện tính tự tin, nhạy bán trong giao tiếp với lãnh đạo. Nhiều chuyên gia trong lĩnh vực giao tiếp nhận định rằng, đến 90% các nhà lãnh đạo đều ý thức được tầm quan trọng của việc sử dụng ánh mắt trong giao tiếp. Nếu như một người hạn chế sử dụng ánh mắt, người ta xem đó là biểu hiện của đau yếu, có mưu toan hoặc dối trá. Bạn có nghĩ là vị trí và khoảng cách của bạn cũng nói lên nhiều điều khi giao tiếp không ? nếu không thì bạn nhầm to rồi đấy happy . Lại lấy ví dụ bạn là sếp, việc bạn đứng nói chuyện trực diện, mặt đối mặt với nhân viên tức là bạn muốn đối đầu, trò chuyện thẳng thắn với họ về vấn đề nào đó. Còn khi cả hai người đứng ngang hàng, bên cạnh nhau thì có nghĩa là bạn muốn đặt mình vào vị trí của nhân viên, nói chuyện một cách bình đẳng, thân thiện. Tuy nhiên, tốt nhất là bạn hãy lựa chọn vị trí chéo so với đối phương khi trò chuyện. Bởi bạn có thể vừa quan sát, vừa thể hiện thái độ trước nhân viên. Khoảng cách giữa hai người khi trò chuyện cho thấy bạn tôn trọng không gian riêng tư của nhân viên như thế nào. Khi nhà lãnh đạo đứng quá gần, nhân viên sẽ cảm thấy mình bị lấn át và tỏ ra không dễ chịu. Bởi vậy, một khoảng cách hợp lý giữa hai người sẽ tạo nên sự hài hoà, thoải mái trong buổi nói chuyện. Biến " xung đột " thành " hợp tác " Đa số chúng ta đều biết xung đột tại nơi làm việc sẽ dẫn tới kết quả không tốt cho mỗi người, nhưng bạn có biết rằng một xung đột với đồng nghiệp hay với bạn bè cũng có thể đưa lại những kết quả tích cực?Điều này hoàn toàn là thực tế khi bạn quan tâm tới một vài yếu tố nhất định. Xung đột như một chất xúc tác Về cơ bản, có hai dạng xung đột khác nhau: các xung đột cảm xúc (Emotional conflict) và các xung đột công việc (Task conflict). 47
48. Tailieu.vn TRẦN NGỌC HƯNG Các xung đột cảm xúc (hay còn gọi là các bất đồng tính cách) là kết quả của những vận động tâm lý thường phát sinh ngầm bên dưới bề mặt. Đây là những xung đột xuất hiện khi một hay cả hai bên cảm thấy mình đánh giá thấp hay không được coi trọng. Thông thường, các xung đột cảm xúc và các xung đột công việc sẽ xuất hiện cùng nhau hay một xung đột công việc có thể trở nên bị kích động hay bị hiểu sai, dẫn tới sự nghi ngờ, ganh đua và xung đột cảm xúc. Các xung đột công việc trọng tâm vào những hành động cần thực hiện và cách thức làm một việc nào đó. Những xung đột này thường đóng vai trò như những chất xúc tác, động viên và chào mời chúng ta tìm hiểu về những khác biệt của chúng ta.Khi chúng ta đưa ra các giải pháp nhằm giải quyết các xung đột này bằng việc tiến hành các cuộc hội thoại hay thảo luận, chúng ta thường có thể xác định được cách thức tốt nhất để hoàn thành các mục tiêu chung hay tiếp cận những quyết định chuẩn xác hơn. Tuy nhiên bạn có thể giải quyết cả những xung đột phức tạp nhất nếu các bên sẵn lòng ngồi xuống trò chuyện. Dưới đây là kế hoạch các bước để biến các xung đột của bạn thành hợp tác: 1) Chuẩn bị. Hãy ghi ra một vài chú ý về tình hình và cảm giác hiện tại của bạn. Hãy viết về nơi bạn đang đứng trong hiện tại, nơi bạn muốn đến trong tương lai và làm thế nào bạn có thể đến được đó. 2) Kêu gọi sự đình chiến. Hãy sẵn lòng ngồi xuống bàn và ở đó trong một thời gian. Phía bên kia cũng sẽ làm giống bạn nếu thông điệp của bạn là: “Tôi thực sự muốn tìm ra một giải pháp có lợi cho cả hai chúng ta”. Nếu bạn không thể truyền tải thông điệp, hãy tìm kiếm ai đó có thể can thiệp thay mặt bạn và đưa các bên vào bàn đàm phán. 3) Lên lịch đàm phán Hãy ngồi xuống vào thời điểm mà bạn và phía bên kia đã nhận rõ vấn đề và có thể xây dựng cho cuộc đàm phán quan trọng này những lịch trình thích hợp cùng công sức bỏ ra thích đáng cho nó. 4) Lắng nghe, lắng nghe, lắng nghe Hãy lắng nghe như thế bạn là một người giám sát ngoài cuộc không có trước bất cứ kiến thức nào về tình huống. Luôn có ít nhất hai mặt trong mỗi câu truyện. Bạn có thể ngạc nhiên khi bạn nghe thấy phần còn lại của câu chuyện. 5) Xác định các cảm xúc Tại gốc rễ của tất cả các xung đột của con người, cho dù là hai đứa trẻ ở trong sân trường hay hai quốc gia trong cuộc chiến tranh, một ai đó cảm thấy mình bị thiếu tôn trọng, đánh giá 48