Nghi thức xã giao trong kinh doanh ở châu Á

Nội dung text: Nghi thức xã giao trong kinh doanh ở châu Á

1. Nghi thức xã giao trong kinh doanh ở châu Á Trong thế giới kinh doanh có nhịp độ tiến triển nhanh như ngày nay, thì lịch làm việc một ngày của bạn có thể bao gồm hội nghị điện thoại 3 bên với Đài Loan và Tôkyô, trao đổi thư điện tử với Băng Cốc và Bắc Kinh hay quan hệ thư từ với Philipin và Nhật Bản. Khi đặt quan hệ làm ăn với các đối tác ở vùng Viễn Đông, bạn sẽ cần phải tránh những sai lầm về mặt quan hệ xã hội và những lỗi làm mất thể diện khác thường xảy ra trong quá trình giao thoa văn hoá. Cùng với ý thức nhận biết các nghi thức xã giao thông thường vốn có, bạn nên để tâm tới những bí quyết về sự khác biệt văn hóa sau để có thể tránh
2. những sai lầm đáng tiếc gây ảnh hưởng tới công việc kinh doanh của bạn tại một số quốc gia châu Á. TẠO ẤN TƯỢNG TỐT Dùng tên riêng của người khác cho đúng Đừng bao giờ cho rằng bạn có thể dễ dàng sử dụng tên thánh của người khác trừ khi bạn được người đó bật đèn xanh. Phải luôn gắn từ “Mister” trong mọi tình huống, mọi ngữ cảnh. Ở Nhật Bản, thông thường người ta bỏ từ “Mister” và gắn đuôi “-san” vào họ của khách hàng để thể hiện sự tôn kính. Tuy nhiên, không nên sử dụng cách trên với một trong những đồng nghiệp của bạn hay một thành viên trong gia đình, bởi như vậy bạn đã đề cao họ một cách không thích hợp. Giới thiệu bản thân Hãy dùng hai tay để đưa tấm danh thiếp của bạn cho khách hàng là người châu Á và khi bạn nhận danh thiếp của anh ta. Hãy dành chút thời gian để xem tấm danh thiếp, bày tỏ lòng tôn kính và đặt nó trên bàn trước mặt bạn hoặc trong quyền lưu danh thiếp. Đừng nhét nó vào túi quần sau và đừng bao giờ viết tay lên tấm danh thiếp đó - nếu thực hiện một trong hai động tác trên có thể bị coi là hành động coi thường khách hàng. Nếu như phải giao dịch thường xuyên tại một quốc gia khác, hãy lưu tâm tới việc in danh thiếp của bạn bằng hai thứ tiếng bản địa và tiếng Anh. Đúng giờ
3. Luôn phải đúng giờ trong các cuộc hẹn gặp và các cuộc họp, đây là dấu hiệu của sự tôn trọng người khác. Vì nhịp độ kinh doanh khác so với ở châu Á, bạn luôn phải lập kế hoạch tiêu tốn nhiều thời gian cho các cuộc họp. Ở Ấn Độ và đặc biệt là ở Philipin, cố gắng đừng để việc họp hành gặp gỡ ngốn hết thời gian làm việc của bạn. Bạn luôn mong các cuộc họp hành gặp gỡ đó bị trì hoãn nhưng cố gắng làm sao để không phải là tác giả đưa ra lý do để trì hoãn các cuộc họp đó. Bắt tay và cúi đầu chào Bắt tay khi gặp gỡ là phong tục của người phương Tây và khi làm việc ở châu Á nghi thức này cũng không có gì khác biệt. Nếu có ai đó đưa tay ra thì hãy chìa tay đón nhận ngay lập tức – không nên bắt tay quá chặt, quá lâu và lắc mạnh như một động tác tập thể dục. Nên nhớ rằng, phụ nữ Hồi giáo sẽ không bắt tay nam giới. Ở Nhật Bản, hãy cúi đầu một cách kính cẩn khi bắt tay, tuy nhiên, cũng đừng cố gắng cúi chào trừ khi bạn đã được học cách cúi chào của người Nhật, bởi khi bắt trước không đúng tư thế cúi chào thì động tác của bạn trông rất lố bịch. Người Philipin rất hoà đồng và cởi mở khi bắt tay. Kiềm chế mọi cử chỉ của bạn Trong khi nói chuyện với người khác đừng bao giờ đút tay vào túi. Dấu hiệu “Okay” ở Mỹ có nghĩa là “tiền” ở Nhật Bản. Đừng bao giờ chỉ tay ở Campuchia. Không nên đưa vật gì cho người khác bằng tay trái bởi ở một số quốc gia châu Á cho đó là hành động xem thường người khác. Hãy để mắt tới ngôn ngữ cơ thể
4. Đừng bao giờ chạm vào đầu người Thái Lan, Campuchia hay Việt Nam, thậm chí làm rối tóc một đứa trẻ. Đây là một hành động được coi là bất kính. Trao đổi thư từ Loại bỏ những biệt ngữ (từ ngữ kỹ thuật hoặc chuyên môn do một nhóm người nào đó dùng và khó hiểu đối với người khác) và những câu từ không theo qui định, qui ước chung. Hãy đọc lại nội dung các bức thư và lời nhắn trước khi gửi, đảm bảo ngôn từ bạn dùng là dễ hiểu và thoáng nghĩa. Ở châu Á, phong cách thư từ hoàn toàn khác - nội dung thư thường dài hơn. Sau mỗi một cuộc họp thường có một bức thư cảm ơn tới người tham dự và xác nhận những gì đã thảo luận và quyết định trong cuộc họp đó. CUNG CÁCH ĂN MẶC Ăn mặc đúng lối Hãy mặc veston hoặc com lê thật chỉnh tề khi tới tham dự bất kỳ cuộc họp hay hội thảo nào. Hãy chú ý tới thời tiết. Ở Ấn Độ và Philipin rất nóng, bởi thế hãy chọn và chuẩn bị những bộ veston hay com lê có chất liệu vải mỏng và nhẹ. Khi đến công sở không nên mặc quần jeans. Hãy nhận biết và tôn trọng những thông lệ của địa phương, quốc gia sở tại. Cởi giầy Ở một số nước châu Á, bạn sẽ được hoan nghênh nếu cởi giầy trước khi vào một toà nhà, phòng hay nhà hàng cụ thể nào đó. Hãy mua những đôi tất mới trước chuyến đi như vậy và luôn mang theo một đôi để dự trữ. Không nên
5. dù chỉ là vô tình hay cố ý đi tất thủng hoặc bị rách bởi trong tình huống bị cởi giày bất ngờ như vậy bạn sẽ cảm thấy rất bất tiện. SAU GIỜ LÀM VIỆC Khi đi theo Sếp Nếu như bạn bị đưa đến một quán bar – karaoke ở Nhật Bản, Đài Loan hay Trung Quốc và mọi người yêu cầu bạn hát, nghi thức ngoại giao đúng nguyên tắc lúc đó là bạn phải thể hiện hết mình, cho dù bạn không thể cất giọng được. Hãy lưu ý đối với những phần thưởng và sự ưu đãi đặc biệt. Đó được xem như bạn được trao niềm vinh hạnh ăn đầu cá trong một bữa ăn. Nếu bạn từ chối thì điều đó sẽ làm mất lòng người tiếp đón và chiêu đãi bạn. Hãy lịch thiệp, tiếp nhận phần thưởng và thưởng thức qua. Uống đúng lúc Đừng bao giờ uống một ly rượu trong bữa ăn trưa trừ khi mọi người làm điều đó trước bạn. Người Hồi giáo không uống rượu và ở một số quốc gia nhất định, đồ uống có cồn không có chỗ trong quãng thời gian của ngày làm việc. Sau giờ tan sở thì lại là một chuyện hoàn toàn khác. Uống hết mình sau giờ làm việc có thể là lệ thường của việc giải toả những ức chế của người Hàn Quốc và Hồng Kông. Tuy nhiên, bạn không nên uống quá đà bởi điều đó ảnh hưởng trực tiếp tới sức khoẻ và công việc của bạn. Trong bữa ăn tối, biết tán thưởng nếu người chiêu đãi bạn đề nghị bạn nâng cốc chúc mừng.
6. Thanh toán hóa đơn Ở phần lớn các quốc gia, trong các cuộc thương thảo, dàn xếp công việc làm ăn, bất kỳ ai muốn mời đối tác, khách đi ăn tối thì người đó được xem là chủ nhân của bữa tiệc chiêu đãi, và tất nhiên người đó cũng tự nguyện đứng ra thanh toán hoá đơn bữa tiệc đó. Nên ca tụng chủ nhân của bữa tiệc về sự lựa chọn nhà hàng của anh/cô ta. Và đừng bao giờ cho rằng vợ hay bạn gái của bạn được tính đến trong lời mời ăn tối. Bạn không muốn các mối quan hệ làm ăn và khách hàng của mình phải lúng túng hay bị ngăn trở bởi sự có mặt bất ngờ của cô ấy. Khẩu vị ăn uống Trừ khi bạn là người khó ăn hoặc dị ứng với những món ăn khác lạ của bản địa thì bạn có thể từ chối. Còn không khi chủ bữa tiệc mời bạn nếm thử một món nào đó thì không nên từ chối. Hãy chủ động đề nghị chủ bữa tiệc giới thiệu và mô tả các món ăn. Đừng bao giờ để đôi đũa của bạn rời khỏi bát ăn cơm. Phải biết trước được một số thủ tục cầu kinh trước và sau bữa ăn, bởi thế đừng vội động đũa ăn khi bạn cảm thấy chưa có tín hiệu cho phép. Giữ thể diện Điều cực kỳ quan trọng là việc bạn phải hiểu khái niệm làm mất và lấy lại thể diện cho mình và người khác. Đừng bao giờ làm điều gì khiến cho người châu Á cảm thấy bị mất mặt và xấu hổ. Khi hoàn toàn bắt buộc phải sửa chữa ai đó, hãy làm điều đó một cách kín đáo, thận trọng và lịch sự. Hãy tự nhận lỗi về mình: “Tôi xin lỗi, Tanaka-san, tôi xin có lời giải thích. Tôi đánh giá cao
7. câu trả lời của anh, tuy nhiên, tôi cần bổ xung thêm một số thông tin trong lời đề nghị của tôi”. Bằng cách này bạn đã cho phép anh ta thay đổi câu trả lời của mình mà vẫn giữ được phẩm cách của anh ta. Đừng bao giờ tỏ vẻ lúng túng, thái độ và hành động của bạn liên đới tới khách hàng. Tạo các mối quan hệ Tại Ấn Độ, việc thiết lập các mối quan hệ là điều kiện tiên quyết trước khi dẫn tới bất kỳ cuộc họp và gặp mặt nào. Ở một số vùng khác của châu Á, đề nghị gặp mặt và họp ban đầu của bạn có thể phải cần tới một bức thư giải thích chi tiết những vấn đề sẽ đưa ra để thảo luận. Đối với người Trung Quốc, guanxi, hay networking, vô cùng quan trọng. Ở tất cả các vùng của châu Á, hãy tạo dựng mối quan hệ trước khi cố gắng dàn xếp ngồi vào bàn đàm phán một thương vụ làm ăn. Mở mang kiến thức hiểu biết Trước tiên luôn phải chuẩn bị, trau rồi bản thân. Bạn có thể bất ngờ được cử đi công tác ở châu Á, vì vậy trong thời gian chuẩn bị cho chuyến đi nên mua một cuốn sách hướng dẫn để nghiên cứu về các phong tục, tập quán, cung cách làm việc của nước sở tại. Về nguyên tắc, người châu Á thích giới thiệu đất nước mình. Hãy tỏ vẻ quan tâm, đưa ra các câu hỏi và tiếp thu một nền văn hoá mới. Chọn mua những món quà phù hợp
8. Hãy tìm hiểu trước khi chọn mua một món quà nào được coi là thích hợp. Hãy quên ngay việc mua những mòn quà làm từ da lợn cho những người theo đạo Hồi và tránh tặng những những bộ quà gồm 4 đồ vật ở Trung Quốc (theo quan niệm của người Trung Quốc con số 4 biểu thị sự chết chóc). Ở Inđônêsia, việc tặng quà trong cuộc gặp gỡ đầu tiên là điều bất hợp lý, trong khi đó phần lớn các công ty Nhật Bản đánh giá cao món quà mà tất cả mọi người trong phòng đều có thể chia xẻ, ví như một hộp kẹo sôcôla chẳng hạn. Hãy xin lỗi khi người khác chờ đợi điều đó ở bạn Nếu như khả năng bạn đã làm mất lòng ai đó, đừng ngần ngại mà nói lên lời xin lỗi. Nếu không làm vậy, sự nghiệp của bạn có thể sẽ bị tổn hại. Bạn nên nhớ rằng về phương diện văn hoá không phải lúc nào tính hài hước của bạn cũng được mọi người hưởng ứng. Hãy để những câu chuyện cười, những câu nói hài hước mang tính chất bông đùa của bạn ở nhà, làm vậy bạn sẽ không phải nói lời xin lỗi vì những chuyện không đâu. Khả năng ngoại giao và ứng xử Luôn quan tâm tới những cảm nhận của người khác, không nên không chú ý tới tình cảnh của họ, đất nước và nền văn hoá. Đừng bao giờ cho rằng ai đó không hiểu được điều gì và không bao giờ hiểu được những gì bạn nói. Tiếng Anh có thể là ngôn ngữ thứ hai nhưng bạn nên nhớ rằng họ không bị điếc. Là một người trung thực không có nghĩa rằng bạn không phải là người khéo léo. Hãy nghĩ trước khi nói. Đừng bao giờ chỉ trích hay thảo luận về vấn đề ly hôn, chết chóc hay chính trị.
9. Hãy luôn linh hoạt và nhớ rằng bạn chỉ là một vị khách, phải cởi mở đón nhận và học hỏi những kinh nghiệm mới. Giành lấy những ưu thế cạnh tranh bằng việc trau rồi, tiếp thu sự khác biệt trong nền văn hoá ứng xử, giao tiếp. Khi trang bị được cho mình những kiến thức giao tiếp nền tảng, bạn sẽ giành được sự tôn kính của khách hàng, như vậy công việc kinh doanh của bạn sẽ tiến triển tốt hơn.