Kỹ năng thuyết trình với MS Powerpoint - Phạm Thanh An

Nội dung text: Kỹ năng thuyết trình với MS Powerpoint - Phạm Thanh An

1. SKILLS KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH TION VỚI MS .POWERPOINT Giảng viên: Phạm Thanh An PRESENTA Trường Cao Đẳng Quốc tế KENT
2. Mục tiêu  Cung cấp cho sinh viên những khái niệm và kỹ SKILLS năng để chuẩn bị và thực hiện một bài thuyết trình hiệu quả. TION  Một số quy tắc khi thuyết trình  Chuẩn bị bài thuyết trình hiệu quả với Powerpoint PRESENTA  Rèn luyện khả năng thuyết trình cho sinh viên. 5/22/2014
3. Nội dung trình bày  Khái niệm về giao tiếp và thuyết trình SKILLS  Đối phó với tình trạng lo âu, hồi hộp  Lập kế hoạch thuyết trình TION  Sử dụng màu sắc, font chữ trong thuyết trình  Một số quy tắc trong thuyết trình PRESENTA 5/22/2014
4. Tài liệu tham khảo  Effective Presentation Skills , A Practical SKILLS Guide to Better Speaking, Steve Mandel  How to present at meetings, George M Hall TION  Powerful Presentation Skills, The Career Press PRESENTA 5/22/2014
5. Khái niệm về giao tiếp  Giao tiếp (Communication) là một tiến trình SKILLS tương tác, trao đổi thông tin hai chiều giữa các chủ thể tham gia, thông qua các phương TION tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ PRESENTA 5/22/2014
6. Thuyết trình  Thuyết trình là trình bày trước nhiều người SKILLS một vấn đề, một chủ đề nào đó.  Thuyết trình thiên về khuynh hướng giao tiếp TION một chiều  Mục đích của thuyết trình – Thông báo PRESENTA – Thuyết phục – Giáo dục 5/22/2014
7. Cảm giác lo âu, hồi hộp  Lo lắng, hồi hộp là một trạng thái tự nhiên, tồn SKILLS tại khi chúng ta đối mặt với một áp lực nào đó  Những điều làm chúng ta lo âu khi thuyết trình TION – Chưa bao giờ làm việc đó – Không biết sẽ nói điều gì – Quên những gì muốn nói PRESENTA – Không biết cách tổ chức tài liệu – Hết những vấn đề cần nói – Không biết trả lời khi có người đặt câu hỏi 5/22/2014
8. Nhận diện sự hồi hộp, lo âu  Để kiểm soát trạng thái tâm lý lo âu, hồi hộp, SKILLS chúng ta cần nhận diện chúng  Một số diễn tả chung về sự lo âu TION – Quên những vấn đề muốn trình bày – Sợ sẽ biến thành anh hề trước mọi người – Sợ mọi người cười, chê mình PRESENTA – Trở nên nói cằ lắp hay nói sai  “The only way to truly overcome a fear is to do whatever it is you fear “ 5/22/2014
9. Phương pháp để giảm lo âu, hồi hộp  Tổ chức SKILLS – Thiếu tổ chức là một trong những nguyên nhân chính gây nên lo âu, hồi hộp TION – Nếu tư duy của bạn được tổ chức tốt, sẽ cho chúng ta sự tư tin, giúp chúng ta tập trung năng lượng vào việc thuyết trình  Hình dung (Visualize): PRESENTA – Hình dung đi lại trong phòng, phát tài liệu, giới thiệu, những câu hỏi về lĩnh vực đó – Nhẩm lại trong đầu với trình tự như vậy 5/22/2014
10. Phương pháp để giảm lo âu, hồi hộp (tt)  Thực hành (Practice) SKILLS – Nhẩm lại trong đâu hay chỉ trên môi – Thực hành đứng dậy, sử dụng các công cụ hỗ trợ TION như đang thuyết trình thật trước khán giả  Hơi thở (Breathe): – Khi sức lực căng ra, chúng ta cảm thấy hồi hộp, do hơi thở chúng ta không đủ sâu PRESENTA – Hít sâu nhiều lần, đững duỗi chân thẳng nhưng phải thư giãn 5/22/2014
11. Phương pháp để giảm lo âu, hồi hộp (tt)  Tập trung vào thư giãn (Focus on relaxing) SKILLS – Thay vì nghĩ về sự căng thẳng hãy tập trung vào việc hư giãn TION  Giải phóng căng thẳng (Release tension)  Di chuyển  Giữ liên lạc bằng mắt (eye contact ) PRESENTA 5/22/2014
12. Trang phục cá nhân (Personal Appearance)  Mẫu mực, màu sắc đơn giản SKILLS TION PRESENTA  “Khán giả chú ý đến bạn chứ không phải những thứ bạn mặc “ 5/22/2014
13. Trang phục cá nhân (tt)  Với nữ: SKILLS – Không mặc quá chật – Nên mặc áo tay dài TION – Màu sắc hài hòa với màu da và tóc của bạn – Tránh dùng trang sức sặc sỡ – Trang điểm đơn giản PRESENTA  Với Nam – Nên mặc đồ vét, tránh dùng đồ ca rô, kẻ sọc, sặc sỡ – Cà vạt phù hợp với màu mắt và mặt – Tùy vào mức độ trang trọng, nên cài nút áo vét hay không 5/22/2014
14. Một bài thuyết trình hiệu quả  Khán giả tập trung SKILLS  Hoàn thành các mục tiêu đề ra  Bạn cảm thấy hài lòng TION  Khán giả cảm thấy hài lòng  Sử dụng thời gian hợp lý  Bố cục, cấu trúc logic và nhất quán PRESENTA 5/22/2014
15. Các bước khi thuyết trình  Lên kế hoạch (Planning) SKILLS  Chuẩn bị (Preparation)  Thực hành (Practice) TION  Thuyết trình (performance)  Hỏi đáp (Questions) PRESENTA 5/22/2014
16. Lập kế hoạch thuyết trình  Mục đích SKILLS – Mục đích thuyết trình của bạn là gì ? – Ví dụ: Giúp sinh viên thực hiện bài thuyết trình TION hiệu quả  Mục tiêu – Bạn muốn khản giả của bạn nhận được cái gì ? – Ví dụ: PRESENTA • Thay đổi thái độ, niềm tin (thuyết phục) • Truyền đạt tri thức (thông tin) • Thay đổi hành vi 5/22/2014
17. Lập kế hoạch thuyết trình  Khán giả SKILLS – Nhu cầu: Xác định được khán giả cần cái gì ? – Thái độ: Hứng thú chủ đề của bạn hay không ? TION – Mức độ nhận thức họ: – Nhân khẩu học (Demographic Information ) • Tuổi, giới tính, chủng tộc • Tôn giáo, tín ngưỡng, ngôn ngữ PRESENTA – Môi trường thuyết trình : không gian, cách bố trí phòng, số người  Thời gian thuyết trình: – Bài thuyết trình kéo dài trong bao lâu ? 5/22/2014
18. Chuẩn bị bài thuyết trình  Nội dung SKILLS – Liệt kê mọi thứ liên quan đến mục đích và mục tiêu của bài thuyết trình TION – Tìm kiếm các tài liệu quanh chủ đề của bài thuyết trình – Lựa chọn tài liệu : chia thành các mức độ • Phải có PRESENTA • Nên có • Có thể có 5/22/2014
19. Chuẩn bị bài thuyết trình (tt)  Tài liệu để cho bài thuyết trình bao gồm SKILLS – Sách – Báo, Tạp chí TION – Trang webs – Ví dụ minh họa – Thống kê, số liệu thực tế – Demo PRESENTA 5/22/2014
20. Chuẩn bị bài thuyết trình (tt)  Khi đã có chủ đề của bài thuyết trình SKILLS – Hình thành các ý tưởng chính – Với mỗi ý tưởng chính, hành thành các ý tưởng con TION  Xây dựng bản tóm tắt cho bài thuyết trình – Đánh số thứ tự – Sử dụng các hình ảnh PRESENTA – Ghi chép để dễ nhớ nhất – Có sự kết nối, hướng dẫn đến các phần chi tiết hơn – Trình bày theo bố cục 5/22/2014
21. Cấu trúc của bài thuyết trình SKILLS Giới thiệu (10%) TION Thân (80%) PRESENTA Kết (10%) 5/22/2014
22. Giới thiệu  Lời chào khán giả SKILLS  Đơn vị tổ chức  Giới thiệu về bản thân: kinh nghiệm, nơi công TION tác, vv  Giới thiệu về chủ đề bài thuyết trình  Nêu mục đích và mục tiêu của bài thuyết trình PRESENTA  Nêu những nội dung chính  Thời gian cho bài buổi thuyết trình 5/22/2014
23. Phần Thân  Trình bày chủ đề, nội dung với các giải thích, SKILLS minh họa rõ ràng  Sử dụng những lập luận chặt chẽ: TION  Lập luận phải gắn với kết luận  Nhất quán với các lập luận khác cùng lập trường. PRESENTA  Giải thích và lý giải đầy đủ  Sử dụng biểu đồ, bảng, hành ảnh, video, bản đồ, số liệu thực tế để thuyết phục, làm rõ vấn đề 5/22/2014
24. Phần Kết  Nhấn mạnh những nội dung quan trọng SKILLS  Đưa ra các kết luận  Yêu cầu đặt câu hỏi TION PRESENTA 5/22/2014
25. Thực hành  Thực hành, thực hành, và thực hành SKILLS – Tranh thủ cơ hội để thực hành trước Gia đình, đồng nghiệp, lớp học TION – Giảm sự lo âu hồi hộp – Làm quen với công cụ hỗ trợ thuyết trình – Điều chỉnh thời gian – Tậ trung vào các điểm chính PRESENTA – Trình bày có cấu trúc logic 5/22/2014
26. Thuyết trình  Chuẩn bị SKILLS – Đến sớm – Kiểm tra trang phục, trang thiết bị , phòng TION – Phát Handouts PRESENTA 5/22/2014
27. Thuyết trình (tt)  Trong khi thuyết trình SKILLS – Âm lượng: vừa phải và rõ ràng – Nhịp độ, ngữ điệu TION – Eye contact – Body language – Di chuyển, vị trí – Điệu bộ, cử chỉ PRESENTA – Tương tác với khán giả – Từ ngữ: Đơn giản, ngắn gọn, rõ ràng tránh mơ hồ đa nghĩa – Tập trung vào chủ đề không trình bày quá rộng – Luôn quan sát thái độ của khán giả : ? 5/22/2014
28. PRESENTATION SKILLS Thuyết trình Thuyết trình (tt) 5/22/2014
29. PRESENTATION SKILLS Thuyết trình Thuyết trình (tt) 5/22/2014
30. Hỏi đáp  Ghi chép lại các câu hỏi SKILLS  Trước khi trả lời, nhắc lại câu hỏi cho toàn bộ khán giả cùng nghe TION  Nếu gặp câu hỏi không trả lời được – Yêu cầu khán giải gợi ý, làm rõ – Hẹn sẽ trao đổi riêng lại sau PRESENTA 5/22/2014
31. PRESENTATION SKILLS Q&A 5/22/2014