Kỹ năng thuyết trình (Bài đọc tham khảo dành cho học viên)

Nội dung text: Kỹ năng thuyết trình (Bài đọc tham khảo dành cho học viên)

1. KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH (Bài đọc tham khảo dành cho học viên) Thạc sĩ Phan Ngọc Tú Tiến sĩ Trương Quang Dũng Thạc sĩ Sơn Thanh Tùng Kỹ năng thuyết trình là một trong những kỹ năng mềm quan trọng nhất. Một bài thuyết trình hoàn hảo có thể đem lại thành công vượt xa những gì chúng ta mong đợi. Dù bạn là ai, đang còn đi học hay đã đi làm, bạn cũng thường xuyên phải thuyết trình trước đám đông. Và chắc hẳn, bạn đều đã trải qua giai đoạn chuẩn bị, xây dựng bài thuyết trình với cảm giác hồi hộp trước khi thuyết trình. Nhiều người nghĩ rằng thuyết trình luôn là thử thách khó khăn nhưng thực tế đã chứng minh, thuyết trình không phải là quá khó nếu chúng ta biết cách. Tài liệu này sẽ hướng dẫn cho bạn từng công đoạn của việc thuyết trình như chuẩn bị buổi thuyết trình, trình bày hiệu quả bài thuyết trình Ngoài ra tài liệu còn hướng dẫn những cách thức đối mặt với sự sợ hãi, hiểu được thính giả và thu hút họ nhằm giúp bạn tự đánh giá và hoàn thiện kỹ năng thuyết trình của mình. I. CÁC CÔNG VIỆC CHUẨN BỊ BUỔI THUYẾT TRÌNH Để cho buổi thuyết trình thành công, bạn phải cố gắng chuẩn bị và tập luyện thật nghiêm túc. Nếu bạn dành thời gian chuẩn bị càng cẩn thận, kỹ lưỡng thì cơ hội thành công càng cao. 1. Xác định rõ mục tiêu Trước khi chuẩn bị buối thuyết trình bạn cần xác định thật rõ ràng đâu là mục tiêu bạn muốn đạt được. Việc xác định rõ mục tiêu sẽ giúp bạn hình thành nội dung và cách truyền đạt đến người nghe một cách có hiệu quả nhất. Điều này lại có liên quan đến các yếu tố: những thông tin bạn muốn truyền đạt là gì, người nghe là ai và bầu không khí tại địa điểm thuyết trình như thế nào. Thường hầu hết các bài thuyết trình thành công đề phải đạt 3 yếu cầu chính yếu: chuyển tải được những thông tin mới, người nghe không chỉ “nghe” mà còn được “thưởng thức” bài thuyết trình và các vấn đề trong bài thuyết trình cần được trình bày rõ ràng, logic. Để thực hiện hiệu quả 3 yêu cầu này bạn cần xác định cách diễn đạt phù hợp. Khi truyền đạt thông tin, bạn cần trình bày theo một cấu trúc hợp lý, logic. Khi muốn người nghe thư giãn, bạn có thể nói những câu dí dỏm, hài hước, những câu chuyện vui. Còn trong trường hợp mục tiêu bài thuyết trình muốn cổ vũ người nghe tham gia vào một số hoạt động nào đó thì bài thuyết trình cần đem đến cho người nghe nội dung tích cực, được trình bày với giọng điệu hào hứng, phấn khích để kích thích tinh thần và sự hưởng ứng của người nghe.
2. Cần lưu ý rằng khả năng tập trung của người nghe chỉ giới hạn trong khoảng 45 phút. Trong khoảng thời gian đó, họ chỉ tiếp thu khoảng 1/3 những gì bạn trình bày. Vì thế nội dung bài thuyết trình cần được cụ thể thành 3-4 vấn đề quan trọng và nhấn mạnh những điểm này trong phần mở đầu, phần giữa và nhắc lại chúng ở phần cuối. Thông thường, các ý chính rơi vào các vấn đề: - Tại sao “chủ đề thuyết trình” này lại cần thiết? - Nội dung của “chủ đề thuyết trình” gồm những gì? - Kết quả mong muốn sau buổi thuyết trình là gì? Ngoài ra cần tránh trình bày các khái niệm liên quan đến chủ đề thuyết trình dưới dạng lý thuyết vì chúng thường khó hiểu. Ví dụ, với tiêu đề “cải tiến chất lượng dịch vụ công”, có thể một số người nghe hình dung bạn sẽ trình bày các khái niệm về chất lượng, cải tiến chất lượng và dịch vụ công. Nếu phần trình bày của bạn cứ sa đà vào các khái niệm này sẽ làm cho người nghe chán, gây cho họ cảm giác đang “đi học”. Cần nhớ, người nghe sẽ thích thú hơn nếu họ hiểu các khái niệm và chủ đề bài thuyết trình của bạn thông qua cách trình bày đơn giản. Chẳng hạn thông qua một ví dụ nào đó trong thực tiễn hay hình ảnh minh họa để họ hiểu về chất lượng, dịch vụ công thay vì phải nghe các khái niệm này dưới dạng lý thuyết. 2. Tìm hiểu người nghe Để có thể truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả cần lưu ý trình độ văn hóa và quan điểm của người nghe. Đồng thời tính đến phản ứng của người nghe trước khi bạn định đề cập đến một vấn đề nhạy cảm vì điều này có thể ảnh hưởng đến bầu không khí của buổi thuyết trình. Nếu bạn biết một số người nghe có quan điểm cứng rắn, hãy thận trọng và chỉ nêu lên những vấn đề còn tranh cãi khi trong tay đã có những chứng cứ, lập luận tốt. Ngoài ra, cũng nên nhớ rằng sự hài hước không đúng lúc đôi khi gây phản cảm. Do vậy, chỉ sử dụng những câu chuyện vui, lời nói đùa đúng lúc để đem lại hiệu quả cao nhất. Quy mô người nghe cũng ảnh hưởng đến kết cấu của bài thuyết trình. Nếu chỉ có ít người nghe, bạn có thể trả lời câu hỏi của người nghe một cách cụ thể, hoặc đề nghị người nghe cho biết ý kiến về vấn đề đang trình bày. Còn đối với trường hợp có đông người nghe, buổi thuyết trình phần lớn mang tính một chiều. Trong trường hợp này, sự rõ ràng, chính xác và dễ hiểu là những yếu tố quan trọng để duy trì sự chú ý của người nghe trong suốt buổi thuyết trình. 3. Tìm hiểu địa điểm và thiết bị nghe nhìn Địa điểm có ảnh hưởng đến không khí của buổi thuyết trình. Chẳng hạn một buổi thuyết trình tại một trường đại học có bầu không khí khác với ở một khách sạn. Song vì địa điểm là nơi bạn khó đề nghị thay đổi nên bạn chỉ lưu ý để tạo ra bầu không khí cho phù hợp cho chủ đề thuyết trình của bạn. Vấn đề quan trọng là 2
3. bạn nên xem xét trước địa đểm để chọn chỗ đứng, cách di chuyển hợp lý, có những đồ vật có thể hạn chế tầm nhìn của người nghe không, có thể điều chỉnh ánh sáng trong phòng khi cần sử dụng thiết bị trực quan hay không, các ghế ngồi đã sắp xếp hợp lý chưa Nếu có thể, bạn cần điều chỉnh lại một số chi tiết cho phù hợp với ý định của bạn. Khi bạn có ý định sử dụng các thiết bị nghe nhìn, bạn nên kiểm tra xem đã có sẵn các thiết bị bạn cần chưa. Nếu đã có sẵn các thiết bị nghe nhìm, bạn nên làm quen với việc sử dụng các thiết bị này để tránh các trục trặc có thể xảy ra khi đang thuyết trình. Nếu chưa có bạn phải tính toán (có thể phải thuê) để sao cho bài thuyết trình của bạn đạt hiệu quả. 4. Thu thập thông tin Sự thành công của bài thuyết trình phụ thuộc vào công tác nghiên cứu kỹ lưỡng trước đó. Hoạt động này đòi hỏi sự đầu tư khá nhiều thời gian và công sức. Bạn phải cố gắng thu thập thông tin, tài liệu từ nhiều nguồn càng tốt để bài thuyết trình có sức thuyết phục hơn. Khi thu thập thông tin, tài liệu, luôn ghi nhớ mục tiêu của bài thuyết trình. Bạn có thể bắt đầu việc thu thập thông tin bằng cách chọn một quyển sách tiêu biểu về chủ đề bài thuyết trình và phần tài liệu tham khảo trong sách sẽ mở rộng thêm cho bạn danh mục tài liệu phù hợp. Thường sách sẽ giúp cho bạn các khái niệm, cơ sở lý luận của những một dung mà bạn dự định thuyết trình. Các báo cáo quản lý, tài liệu của chính phủ, tạp chí chuyên ngành sẽ giúp bạn cập nhật những nhận định mang tính thời sự của những chuyên gia trong nước và thế giới, những số liệu giúp bạn tăng thêm sự thuyết phục khi bạn sử dụng chúng để minh họa những nội dung cần thiết. Ngòai ra bạn có thể sử dụng nguồn thông tin từ internet, từ bạn bè hoặc các quan hệ cá nhân. Những thông tin trên internet luôn được cập nhật thường xuyên hơn so với thông tin trên các ấn phẩm in ấn nên có tính mới mẻ. Khi tìm thấy những tài liệu liên quan đến 3-4 ý chính, bạn hãy xếp chúng thành các hồ sơ riêng tương ứng với mỗi ý chính, cho đến khi bạn có đủ thông tin để điền vào bài thuyết trình. Cần lưu ý những ưu, nhược điểm của những nguồn thông tin mà bạn dự định sử dụng. Đồng thời phải xác định tính chính xác của những dữ liệu này. 5. Phác thảo đề cương Bạn hãy coi nội dung là vấn đề trọng tâm và mọi điều xung quanh đều phải thích hợp với nội dung đó. Nếu bài thuyết trình của bạn không có được nội dung hay, bạn sẽ không thể có được một buổi thuyết trình thành công. Muốn vậy, bài thuyết trình của bạn cần được soạn thảo một cách kỹ lưỡng với bước đầu là phác thảo đề cương gồm các vấn đề sau. 5.1. Chọn lựa kết cấu phù hợp với các ý chính 3
4. Trình tự sắp xếp các ý chính được trình bày và trọng tâm của từng ý sẽ ảnh hưởng đến thông điệp bạn muốn chuyển tải đến người nghe. Vì vậy, bạn hãy sử dụng kết cấu thích hợp nhất cho bài thuyết trình để có thể chuyển tải nội dung đến người nghe một cách hiệu quả nhất. Bạn nên quyết định sớm về số lượng các ý chính được nêu trong bài thuyết trình. Cũng nên kết thúc bài thuyết trình bằng một ý mạnh mẽ và tích cực. Có rất nhiều cách để trình bày ba hoặc bốn ý chính. Bạn có thể trình bày lần lượt từng ý hoặc theo thứ tự căn cứ vào mức độ quan trọng của từng ý. Nếu bạn muốn người nghe có ấn tượng với một ý nào đó, thì hãy trình bày nó trước tiên và tiếp theo là các ý hỗ trợ. Cách này được gọi là trình bày các ý riêng lẻ. Bạn cũng có thể sử dụng cách trình bày lồng ghép các ý với nhau. Cấu trúc trình bày hiện đang sử dụng phổ biến là sắp xếp ý này gối lên ý kia. Theo cách này, ý thứ nhất sẽ gối lên và phụ thuộc một mức độ nhất định của ý thứ 2 hay nói cách khác là ý thứ 2 sẽ có một phần giải thích cho ý thứ nhất. các ý tiếp theo được trình bày tương tự và nối các ý chính lại với nhau khá chặt chẽ. Bạn có thể để ý kiến trước mở và sau khi trình bày xong các ý kiến thì quay trở lại ý kiến này để kết thúc bài. Bảng tóm tắt các cấu trúc thuyết trình phù hợp với các ý KIỂU KẾT CẤU ỨNG DỤNG Trình bày các ý riêng lẻ. Thường sử dụng cho các bài thuyết trình có tính chính Các ý được trình bày thức, như buổi trò chuyện có tính giáo dục hoặc các bài theo trình tự phù hợp với giảng lý thuyết. Nếu người nghe ghi lại những điều một chủ đề. trình bày, bạn nên giúp họ bằng cách tóm tắt lại từng ý trước khi trình bày ý tiếp theo. Nhấn mạnh một ý. Thường sử dụng trong các bài thuyết trình về sự cần Ý chính được tiếp nối thiết phải làm một việc nào đó. Kết cấu này mang tính bằng một vài ý khác. nhấn mạnh và phù hợp trong trường hợp người nghe có khá nhiều thông tin về chủ đề thuyết trình. Điều này giúp họ dễ tiếp thu các chi tiết hơn. Gối ý. Kết cấu này thích hợp nhất cho những buổi nói chuyện Các ý được xây dựng với người nghe có quy mô nhỏ. Các ý gối nhau sẽ theo kết cấu gối ý và bổ khuyến khích người nghe tranh luận và tham gia vào sung cho nhau khá chặt buổi thuyết trình. chẽ. 5.2. Phác thảo đề cương Chuẩn bị đề cương phác thảo những nội dung chính từ các thông tin định trình bày là việc làm cần thiết. Điều này sẽ giúp bạn nắm rõ cấu trúc bài thuyết trình khi 4
5. bắt tay vào soạn thảo và nhớ lại những nội dung khi đang thuyết trình. Hãy xác định 3 hoặc 4 ý chính. Ví dụ I, II, III, IV hoặc A, B, C, D, sau mỗi ý xác định tiếp các ý nhỏ hơn (1, 2, 3, 4) và tiếp tục cho hết tất cả các ý. Khi phác thảo đề cương, hãy cố gắng viết đơn giản sao cho chỉ cần nhìn qua, bạn có thể đọc được. Sau đây là ví dụ về một phác thảo đề cương sơ lược. Bạn có thể sử dụng phác thảo này làm cơ sở và mở rộng thêm. CHỦ ĐỀ: ĐÀO TẠO . I. Tại sao cần thiết phải đào tạo? 1. Nhân viên hưởng lợi từ các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ. 2. Nhân viên mới nắm được quy trình đúng nhất. II. Các hoạt động đào tạo gồm: 1. Nâng cao nghiệp vụ 1.1. Kiểm tra trình độ kỹ năng 1.2. Thiếu sót trong kiến thức 2. các vấn đề thực tế III. Kết quả mong muốn: 1. Nâng cao hiệu quả hoạt động 2. Tăng năng suất 5.3. Mở đầu hiệu quả Bắt đầu diễn thuyết, phần lớn người nghe chưa biết bạn nên bạn phải làm cho họ có thiện cảm với mình ngay mới được. Tạo được ấn tượng tốt ngay từ đầu có ý nghĩa hết sức quan trọng, trong đó thái độ tích cực và sự tự tin là một trong những cách tốt nhất để gây ấn tượng tốt với người nghe. Điều này đồng nghĩa với việc bạn phải chuẩn bị công việc và tâm lý thật tốt. Những diễn giả không chuyên nghiệp thường chọn cách viết một hoặc hai câu mở đầu rồi luyện tập cho thành thạo, cho thật “nhuyễn”. Khi mở đầu đã suôn sẻ, những vấn đề trình bày tiếp theo sẽ dễ dàng và tự nhiên. Cũng cần lưu ý rằng mức độ tập trung chú ý của người nghe ngay lúc khởi đầu là chưa cao, vì thế một khởi đầu suôn sẽ có ý nghĩa giúp bạn tự trấn tĩnh nhiều hơn, hãy dành những ý quan trọng nhất nên trình bày sau khi buổi thuyết trình đã bắt đầu khoảng vài phút. Hiện nay, có vài cách đang được sử dụng khá phổ biến để mở đầu là: mở đầu bằng một câu chuyện, mượn lời của một danh nhân, đặt một câu hỏi, gợi tính tò mò của người nghe Cũng có vài điều bạn nên tránh, đó là: 5
6. - Không nên nói vòng vo một lúc rồi mới nhập đề. Cách này đôi khi là cho người nghe cảm thấy mất thời gian. - Có thể kể những câu chuyện vui, hài hước để phá vỡ khoảng cách và lôi cuốn sự chú ý của người nghe. Nhưng bạn cần phải nhớ chỉ cần vụng về một chút là câu chuyện trở nên vô duyên, nhạt nhẽo. Hơn nữa, một chút hài hước thì nên, nhiều quá sẽ hóa nhạt. - Tránh mở đầu đẩy vấn đề lên quá mức. Cách này thu hút được sự quan tâm, tò mò của người nghe ngay từ đầu, nhưng nếu phần nội dung bình thường quá, bài thuyết trình sẽ trở nên sáo rỗng và biến thành câu chuyện đầu voi đưôi chuột. - Tránh khiêm tốn nhũn nhặn, giả dối. Không nên mở đầu như: “Tôi chưa bao giờ trình bày trước đông người như thế này, vì thế nếu có gì sơ xuất mong mọi người thông cảm ”. Mở đầu như thế sẽ có người nghĩ nếu bạn tự thấy còn vụng về thì đừng nói. Không những người nghe không thông cảm mà đôi khi còn mất lòng tin vào bạn. 5.4. Liên kết và tóm tắt Bạn nên đề cập đến một ý mới bằng cách liên hệ và phân biệt rõ giữa các ý cũ và mới để người nghe dễ dàng theo dõi. Khi có điều kiện, bạn nên học từ các diễn giả chuyên nghiệp để biết kỹ thuật họ sử dụng nhằm liên kết các ý cũng như tóm tắt lại từng ý trước khi chuyển sang ý mới. trong thuyết trình, việc liên kết và tóm tắt có vai trò quan trọng không kém các ý chính, do đó bạn nên chuẩn bị cho thật tốt. 5.5. Kết thúc ấn tượng Phần kết thúc cô đọng, ấn tượng cũng quan trọng không kém so với phần mở đầu. Bạn phải làm cho người nghe biết bài thuyết trình đang dần đi vào phần kết thúc. Nên sử dụng những câu như: “về ý cuối cùng ” hoặc “để kết luận ” nhằm thông báo cho người nghe rằng bạn sắp tóm tắt lại những gì vừa trình bày. Như vậy người nghe sẽ tập trung để nắm bắt lại những điều đã bỏ sót trong bài thuyết trình. 6. Soạn thảo bài thuyết trình Để người nghe có thể tiếp nhận trọn vẹn nội dung của bài thuyết trình, bạn cần lưu ý đến ngôn ngữ thể hiện. Bài thuyết trình cần được thể hiện theo lối văn nói. 6.1. Bắt tay vào soạn thảo Sau khi đề cương thuyết trình đã được phác thảo, bạn hãy bắt tay vào soạn thảo chi tiết. Hãy cố gắng hình dung ra những từ mà bạn muốn cử tọa nghe. Dành thời gian để suy nghẫm về những điều sẽ viết và sau đó bắt đầu soạn bản thảo, trước tiên bằng cách viết lại tất cả những gì bạn muốn đưa vào. Cố gắng nghĩ ra nhiều cách khác nhau để diễn tả cùng một ý, sau đó hãy chọn cách nào mà bạn thấy mình có thể áp dụng một cách tự nhiên nhất. Cố gắng đừng lý thuyết nhiều quá mà phải cụ thể hóa những cái trừu tượng thành cái đơn giản, dễ hiểu. Khi cần lý luận, bạn cố tránh các trường hợp: định nghĩa sai rồi lý luận, lấy một trường hợp đặc biệt 6
7. rồi nâng lên thành tổng quát, nhầm lẫn giữa nguyên nhân và kết quả, vướng vào vòng luẩn quẩn . Nếu bạn chưa nắm chắc cách viết một bài diễn văn thì cần xác định sự khác biệt giữa văn nói và văn viết. Sau đây là một vài chỉ dẫn đơn giản nhằm điều chỉnh văn viết phù hợp với văn nói. CẤU TRÚC CÂU CÁCH THỂ HIỆN NGỮ PHÁP Viết: “Hệ thống kế toán mà tôi đang làm là ” Cố tránh những câu đúng về mặt Nói: “Tôi đang làm việc với hệ thống kế toán ” ngữ pháp nhưng khi nói có vẻ cứng nhắc. Để tạo ấn tượng trực tiếp, nên sử dụng ngôi thứ nhất, Viết: “Điều quan trọng là phải công nhận những thứ hai (tôi và các bạn) và các vấn đề này .” động từ chủ động Nói: “Các anh nên công nhận những vấn đề này .” CÚ PHÁP Viết: “Chúng ta cần cắt giảm chi phí và nâng Luôn đặt những sự kiện quan cao sản lượng” trọng hay thú vị nhất lên đầu Nói: “Chi phí thấp và sản lượng tăng – đó là tiên. Không nên mở đầu câu những điều chúng ta cần làm” bằng một mệnh đề phụ hoặc những lời lẽ cần để trong ngoặc Viết: “Mặc dù đây là những chi tiết nhỏ, song đơn. nó có thể tạo sự khác biệt” Nói: “Điều này có thể tạo sự khác biệt hoàn toàn” 6.2. Sắp xếp thông tin Sau khi hoàn tất bản thảo đầu tiên, bạn nên chỉnh sửa lại thông tin trong bài. Đọc lại bản thảo một lượt để chắc chắn rằng các thông tin được sắp xếp theo trật tự ưu tiên hợp lý và mọi thông tin cần thiết đều đã đưa vào. Ngoài ra, hãy thêm vào những ví dụ thích hợp để nhấn mạnh các ý chính. Lưu ý: các cấp độ ưu tiên của thông tin là: - Cần phải biết: những thông tin quan trọng, cần phải nói đầy đủ. - Nên biết: những thông tin ít quan trọng hơn nên dành thời gian ít hơn và mức độ nhấn mạnh cũng ít hơn. - Biết thì tốt: những thông tin biết thì tốt mà không biết cũng không ảnh hưởng đến bài thuyết trình. Lọai thông tin này nếu còn thì giờ thì nói. 7
8. Cuối cùng, bạn hãy xem xét để đưa vào những thông tin có sức thu hút và hấp dẫn đặc biệt để tăng tính thời sự cho bài thuyết trình của mình. Tuy điều này không nhất thiết nhưng nó sẽ giúp người nghe dễ chịu hơn khi lắng nghe bài thuyết trình của bạn. 6.3. Viết tự nhiên Khi cảm thấy tự tin và thoải mái về những câu, từ đang trình bày, tức là bạn đang có khởi đầu tốt đẹp báo hiệu sự thành công của buổi thuyết trình. Do đó, khi chuẩn bị bài thuyết trình, bạn cần sử dụng những cấu trúc câu đơn giản. Hãy xem người nghe như người đang đối thoại với mình, điều này sẽ giúp bạn tạo được bầu không khí thân mật. Nếu vẫn không cảm thấy chắc chắn phần diễn thuyết được tự nhiên thì nên thử thu băng, nghe lại và điều chỉnh nếu cần thiết. Sau đây là một số lời khuyên để có thể viết được tự nhiên. NÊN KHÔNG NÊN - Sử dụng những câu đơn giản, trực - Không dùng những từ ngữ lạ hoặc ngôn tiếp; ngữ không phù hợp; - Sử dụng đại từ “tôi” và “các bạn”; - Không nên soạn bài thuyết trình theo - Sử dụng các động từ dạng chủ động; kiểu văn viết; - Chuẩn bị tập và trình bày trước để - Tránh tạo áp lực cho người nghe bằng tránh sai sót; cách cung cấp quá nhiều thông tin chi tiết; - Đưa vào các ví dụ và so sánh tương - Không tỏ vẻ kiểu cách với người nghe; đồng để minh họa cho các ý. - Không bắt chước người khác, bởi nó có thể không hợp với bạn. 6.4. Ngắt nhịp trình bày Thời gian là một trong những nhân tố quan trọng quyết định sự thành công của buổi thuyết trình. Xét về mặt truyền đạt nội dung, một vài giây im lặng trong lúc thuyết trình cũng quan trọng bởi chúng mang lại cho người nghe cảm giác tĩnh lặng. Vì vậy, bạn hãy cân nhắc kỹ khi soạn thảo bài bằng cách đặt mình vào vị trí người nghe. Bạn nên sắp xếp để có những khoảng im lặng tại những thời điểm cần thiết, ví dụ khi muốn nhấn mạnh một ý hay chuyển tiếp từ ý này sang ý khác. Khi luyện tập, bạn nhớ thực hành điều này. Đây là một thói quen ngắt nhịp trong lúc thuyết trình, tuy dễ nhưng rất khó thực hiện. Thật cẩn thận vì nếu thực hiện không tốt, sự ngắt nhịp làm cho buổi thuyết trình trở nên rời rạc, không lôi cuốn và tệ hơn, bạn có thể trở nên “buồn cười” trước người nghe. 8
9. 6.5. Chuẩn bị các mẩu giấy ghi chú Ngoài bản chính, bạn có thể bổ sung thêm những mẩu giấy nhỏ ghi các ý chính. Điều này sẽ giúp bạn tránh hiện tượng đọc bài và có dụng ý nhắc nhở khi bạn quên mất các vấn đề cần trình bày. Khi nhìn những mẩu giấy ghi chú này, bạn dễ dàng có xu hướng đối thoại với người nghe hơn thay vì đọc thuộc lòng bài viết. Cần lưu ý đánh số thự tự trên những mẩu giấy để tranh nhầm lẫn. Ngoài ra, những mẩu giấy có thể ghi lại những câu trích dẫn, những mẩu chuyện vui mà bạn không nhớ chính xác hoặc viết vào bài thì làm cho bài trở nên quá dài. Thường khi thuyết trình lần đầu, khi soạn bài, phần nội dung nghĩ được câu nào là ghi lại ngay câu ấy rồi sau đó sửa chữa. Nhưng khi đã thuyết trình vài lần rồi, bạn chỉ nên soạn phần nội dung trên các mẩu giấy nhỏ ghi các ý chính thôi. Sau đây là ví dụ về đoạn đầu của một bài thuyết trình. Nếu chọn cách thuyết trình dựa trên bài ĐÀO TẠO viết đã soạn sẵn thì xây dựng cấu trúc bài Xin chào quý vị (các bạn, các đồng viết thật kỹ lưỡng. Sử dụng kiểu chữ to, chí ) cách dòng rộng cho dễ đọc. đặt tiêu đề rõ ràng để nắm được các ý chính. Sử dụng Tôi tên là: nhiều phương pháp khác nhau để làm nổi Đến từ: Phòng đào tạo bật các đọan cần nhấn mạnh, chẳng hạn tô Hôm nay, tôi muốn trao đổi với các đậm hay in nghiêng đoạn đó. bạn về các vấn đề trong lĩnh vực đào Đánh dấu những điểm cần nhấn mạnh và tạo (dừng vài giây). Cụ thể, tôi sẽ đề ngắt nhịp ngay trên bản soạn thảo. Điều cập đến 3 vấn đề sau đây: này sẽ giúp bạn trò chuyện tự nhiên và tự - Tại sao phải cần thiết đào tạo? tin với người nghe. - Đào tạo bao gồm những vấn đề gì? Có thể sử dụng mực màu để đánh dấu những điều cần chú ý. Chẳng hạn: những - sau đào tạo cần phải đạt những ý quan trọng màu đỏ, những đoạn nếu hiệu quả gì? không đủ thời gian có thể bỏ đi bằng màu vàng . 7. Luyện tập Luyện tập rất cần thiết trong quá trình chuẩn bị để có được một buổi thuyết trình thành công. Trong quá trình luyện tập, bạn có thể ghi chú, ước tính thời gian và chỉnh sửa những chỗ bạn thấy cần thiết trong bài thuyết trình. Hãy lưu ý dành thời gian ở cuối buổi thuyết trình để trả lời các câu hỏi của người nghe. 9
10. Việc luyện tập giúp bạn ghi nhớ các dữ liệu và trình tự thuyết trình. Đồng thời giúp bạn trình bày một cách “trơn tru”. Hãy bắt đầu bằng cách đọc toàn bộ văn bản bài thuyết trình. Khi cảm thấy hài lòng, bạn hãy luyện tập trước gương và chuyển sang sử dụng các mẩu giấy “nhắc nhở”. Lần đầu tiên, có thể bạn sẽ cảm thấy căng thẳng hoặc không thỏai mái. Nhưng sau đó bạn sẽ trở nên tự tin hơn. Chỉ đến khi bạn hoàn toàn thoát khỏi sự phụ thuộc vào bài thuyết trình đã soạn hoặc các dòng gợi ý bạn mới có thể bắt đầu trình bày tự nhiên được. Trò chuyện một cách tự nhiên với người nghe có khác so với thuyết trình khi luyện tập. Tuy nhiên đây không phải là công việc quá khó khăn. Bạn hãy cố gắng trình bày một cách tự nhiên, trước hết bằng việc hiểu cặn kẽ về chủ đề trình bày. Nhờ đó, bạn sẽ tự tin hơn khi đưa thêm vào các chi tiết hoặc ví dụ minh họa không có trong bài thuyết trình soạn sẵn. Điều này sẽ giúp phần trình bày của bạn được sinh động, gợi mở nhiều thông tin và thu hút người nghe hơn. Cẩn thận hơn nữa, bạn nên nhờ bạn bè hoặc đồng nghiệp nghe bạn thuyết trình và góp ý cho bạn. Trong trường hợp này, bạn hãy giải thích rõ cho người đó biết về bối cảnh và những thông tin cơ bản của buổi thuyết trình. Tập trình bày với một người bạn sẽ giúp bạn củng cố sự tự tin, đồng thời đón nhận các ý kiến đóng góp về giọng nói, các cử chỉ và động tác . Hãy ghi nhận những ý kiến đóng góp để chỉnh sửa hoàn thiện hơn. Bạn cần lưu ý thời gian thuyết trình bao gồm cả khoảng thời gian dành cho việc sử dụng các thiết bị nghe nhìn và trả lời các câu hỏi của người nghe. Vì vậy bạn hãy chú ý đến điều này khi luyện tập. Bạn nên chuẩn bị trước các câu hỏi mà người nghe có khả năng đặt ra, sau đó tập trả lời các câu hỏi này và ước tính thời gian cần thiết. 8. Chuẩn bị về hình thức và tâm lý Cùng với nội dung thuyết trình, sự tự tin sẽ quyết định sự thành công của một buổi thuyết trình. Người nghe sẽ trở nên thoải mái và cởi mở hơn trước thái độ và phong cách tự tin của bạn. 8.1. Suy nghĩ tích cực Trong quá trình chuẩn bị, bạn hãy tập hình dung sự thành công của buổi thuyết trình với những hình ảnh, hiệu ứng tích cực và kết quả như bạn mong đợi. Bạn nên tưởng tượng người nghe chào đón bạn nhiệt tình, chăm chú lắng nghe bạn nói và đưa ra các câu hỏi có tính xây dựng. Còn bạn thì hăng say trình bày bài thuyết trình, dùng ánh mắt và cử chỉ tự nhiên, thân thiện để giao tiếp với người nghe và tạo bầu không khí hòa đồng, cởi mở. Nếu trước buổi thuyết trình bạn cảm thấy mất tự tin và cảm giác hồi hộp xen lẫn nỗi sợ hãi xâm chiến bạn, bạn nên lặp đi lặp lại trong đầu những suy nghĩ tích cực để giảm bớt căng thẳng. Có thể sử dụng những câu sau đây để lặp đi lặp lại: 10
11. - “Bài trình bày của mình sẽ rất thú vị vì có nhiều ý tưởng mới, chắc chắn người nghe sẽ hài lòng”. - “Mình biết rất rõ về chủ đề này và người nghe cũng sớm nhận biết điều đó”. - “Chắc chắn người nghe sẽ rất nhiệt tình vì mình đã chuẩn bị mọi thứ rất tốt và bài thuyết trình có rất nhiều thông tin hữu ích”. - Những lần luyện tập của mình đều rất suôn sẻ. Thế nào mình cũng thành công”. Bạn hãy luôn nhớ rằng người nghe là đồng minh của bạn. Họ muốn học hỏi và nhờ bạn cung cấp thông tin chứ không phải đến để xoi mói, tìm cách chê trách, hạ thấp uy tín của bạn. 8.2. Chuẩn bị dáng vẻ bên ngoài Ấn tượng ban đầu thường rất mạnh mẽ và khó thay đổi. Khi bạn bước lên phát biểu, trong đầu người nghe sẽ hình thành những đánh giá dựa trên cách ăn mặc và đi đứng của bạn. Do đó bạn hãy chọn trang phục phù hợp và đi đứng một cách tự tin để tạo một ấn tượng đầu tiên tốt đẹp với người nghe. Rất khó để xác định trang phục phù hợp, kể cả trong trường hợp bạn đã biết về đối tượng người nghe. Ví dụ, bạn là cán bộ khuyến nông huyện về hướng dẫn cho nông dân cách chăm sóc heo mà bạn mặc bộ com-lê sang trọng có vẻ như không phù hợp, nhưng trưởng phòng marketing của một công ty dược về giới thiệu với nông dân về một loại thuốc bảo vệ thực vật mới thì mặc com-lê lại không vấn đề gì. Song có một điểm chung cho mọi diễn giả là phải mặc chình tề và tươm tất. Quần áo nên không quá rộng hay quá chật, không bẩn, nhàu nát hay đứt khuy, cà-vạt không xộc xệch, tay áo không xắn bên cao bên thấp, đầu tóc không bù xù . Nếu bạn mặc không chỉnh tế, người nghe sẽ có cảm giác bạn coi thường buổi thuyết trình, thiếu tôn trọng người nghe. Tư thế đứng thuyết trình cũng thể hiện hình ảnh tích cực của bạn. Để cải thiện tư thế và tránh những thói quen xấu, bạn hãy tập thuyết trình trước một tấm gương. Nếu có thể, nhờ đồng nghiệp xem bạn thuyết trình và cho ý kiến về những cử chỉ hoặc tư thế có thể làm người nghe mất tập trung. Những thói quen xấu hay mắc phải cần tránh gồm: - Khi thuyết trình mặt cúi xuống sẽ làm giảm âm lượng giọng nói. - Luôn nhìn vào tài liệu mà không nhìn vào người nghe. - Tay chống nạnh hoặc đút vào túi quần, túi áo. - Dùng ngón tay chỉ vào người nghe. - Tay nghịch bút. - Bắt chéo chân. 11
12. - Quay lưng về phía người nghe khi sử dụng các thiết bị hỗ trợ. II. TRÌNH BÀY HIỆU QUẢ BÀI THUYẾT TRÌNH Sự tự nhiên được coi là chìa khóa của sự thành công khi trình bày bài thuyết trình. Nếu thiếu yếu tố này buổi thuyết trình sẽ không thành công như mong muốn do mọi thứ đều có vẻ gượng ép, thiếu sức thuyết phục. 1. Kiểm soát sự căng thẳng Hầu như tất cả mọi người đều cảm thấy căng thẳng khi lần đầu thuyết trình trước nhiều người. Tâm lý căng thẳng này sẽ làm cho các hoạt động của bạn không được tự nhiên. Do đó bạn nên làm mọi cách để kiểm soát cảm xúc bản thân, nhằm đạt được hiệu quả cao nhất khi thuyết trình. Để giải quyết trạng thái căng thẳng thần kinh, bạn cần đoán biết và xác định những triệu chứng căng thẳng thường tác động đến bản thân mình. Một trong những triệu chứng thường gặp là “nôn nao trong lòng”. Các biểu hiện cụ thể như miệng khô, tay run, lòng bàn tay đổ mồ hôi . Một trong những nguyên nhân chính gây ra trạng thái căng thẳng thần kinh là nỗi lo sợ sẽ có những vấn đề nảy sinh trong buổi thuyết trình. Để tránh điều này, bạn hãy cố gắng giảm thiểu khả năng xảy ra những sự cố ngoài ý muốn. Hãy bắt đầu bằng việc chuẩn bị kỹ lưỡng. Kiểm tra xem các công cụ, thiết bị hỗ trợ nghe nhìn đã chuẩn bị sẵn sàng chưa. Điều này sẽ giúp bạn có thời gian tập trung chuẩn bị cho bản thân trước khi bắt đầu thuyết trình. Bạn cũng nên động viên mình rằng bạn đã chuẩn bị cho buổi thuyết trình này rất kỹ lưỡng nên mọi chuyện sẽ diễn ra đúng dự kiến. 2. Thuyết trình một cách tự tin Cách trình bày cũng có tác động rất lớn đến sự thành công của bài thuyết trình. Khi thuyết trình bạn cần khởi đầu một cách mạnh mẽ, ấn tượng, sau đó sử dụng giọng điệu, nhịp điệu và ngôn ngữ cơ thể một cách hợp lý để giúp người nghe hiểu rõ hơn những gì bạn đang nói. 2.1. Mở đầu một cách tự tin Cần đảm bảo rằng bạn được giới thiệu với người nghe một cách ấn tượng. Lời giới thiệu tốt sẽ tạo uy tín cho bạn, đồng thời kích thích người nghe có cảm giác trông chờ vào những điều bạn sắp trình bày. Bạn hãy tìm hiểu ai là người dẫn chương trình và cung cấp những thông tin cần thiết về bạn cho người đó. Ngoài ra bạn có thể yêu cầu người đó giới thiệu trình độ chuyên môn của bạn đối với chủ đề thuyết trình. Bạn hãy bắt đầu phần mở đầu một cách tự tin, to rõ, với tốc độ bình thường và cố gắng không nhìn vào bài thuyết trình. Điều này sẽ giúp bạn xây dựng không khí tự tin, cởi mở và lôi cuốn. Trước tiên, bạn nên cố gắng nhìn bao quát toàn bộ người nghe để thu hút mọi người chú ý vào bài thuyết trình. 12
13. 2.2. Tốc độ trình bày Trình bày nhanh hoặc chậm sẽ thu hút sự chú ý của người nghe, nhưng đừng nên tăng hay giảm tốc độ mà không có chủ ý. Ngoài ra, bạn nên dừng một vài giây trước khi chuyển sang ý khác và tận dụng những dịp này để giao tiếp với cử tọa. Điều này sẽ giúp bạn có cơ hội nắm bắt những phản ứng của họ đối với bài thuyết trình. Trong quá trình phát biểu, bạn hãy nói với tốc độ ổn định, chỉ nhấn giọng khi bạn muốn nêu bật những ý quan trọng. 2.3. Vận dụng ngôn ngữ cơ thể Trong mỗi khoảnh khắc, chúng ta đều gửi đi những thông điệp không lời thể hiện cảm xúc và ý định của mình. Trong thuyết trình cũng vậy, chúng ta có thể vận dụng ngôn ngữ cơ thể để khẳng định thêm thông điệp muốn chuyển tải. Tuy nhiên, bạn nên lưu ý luôn giữ mình trong tư thế mở, không bắt chéo tay hoặc tạo ra những rào cản giữa bạn và người nghe. Sử dụng cử chỉ của bàn tay với mục đích nhấn mạnh, nhưng không lạm dụng quá mức khiến người nghe mất tập trung. Nếu bạn đang ở trạng thái thoải mái và vận dụng ngôn ngữ cơ thể một cách tự nhiên, thì thông điệp chuyển tải sẽ tăng thêm sức thuyết phục đối với người nghe. 2.4. Giao tiếp bằng ánh mắt Giao tiếp bằng ánh mắt có hiệu quả rất tốt trong việc xây dựng mối quan hệ thân mật giữa mọi người với nhau. Việc tạo bầu không khí thân thiện trong buổi thuyết trình là rất quan trọng. Bạn hãy nhìn bao quát toàn bộ người nghe, cố gắng thu hút sự chú ý của những người ngồi xa bục phát biểu. Thông thường nhiều diễn giả có xu hướng nhìn nhiều vào mắt của những người nghe tỏ ra quan tâm và hứng thú đến bài thuyết trình, và bỏ qua những người nghe có thái độ trung lập hay chống đối. Bạn nên nhớ, những người cảm thấy mình không được diễn giả quan tâm thường có xu hướng phản ứng tiêu cực nhiều hơn so với những người được diễn giả chú tâm thu hút. 2.5. Sử dụng cử chỉ Tầm nhìn của người nghe thay đổi tùy thuộc vào quy mô người nghe, do đó bạn cần điều chỉnh cử chỉ của mình sao cho phù hợp. Với số lượng người nghe có quy mô lớn, bạn phải có những động tác mang tính khuếch trương cao mới có thể đạt được hiệu quả hình ảnh tốt. Ví dụ, khi muốn dùng cử chỉ để nhấn mạnh “một mặt . mặt khác ” , bạn hãy dùng cử chỉ nhấn vai thay vì cổ tay. Có thể thời gian đầu bạn thực hiện không được tự nhiên, nhưng dần dần sẽ trở thành thói quen và có sức thuyết phục cao đối với người nghe. Nhìn chung, trong thực tế, bạn phải vận dụng cùng lúc nhiều kỹ năng ngôn ngữ cơ thể như giọng nói, cách ứng xử, ánh mắt, tư thế, ngôn từ nhằm thu hút sự chú ý của người nghe. Ví dụ, khi muốn nhấn mạnh một ý quan trọng, bạn cần sử dụng các câu ngắn gọn, súc tích, đứng thẳng người và cao giọng. Hoặc khi muốn khơi gợi sự tò mò của người nghe về những điều bạn sắp tiết lộ thì hãy dướn người 13
14. về phía trước và hạ thấp giọng xuống. Cử chỉ này là dấu hiệu cho biết bạn sắp chia sẻ những điều bí mật hoặc sự thú vị nào đó. Bạn hãy luyện tập thường xuyên để có thể sử dụng nhuần nhuyễn, nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Sau đây là một số lời khuyên nhằm thuyết trình một cách tự tin. NÊN KHÔNG NÊN - Sử dụng nhôn ngữ đơn giản, súc tích - Không nên xin lỗi người nghe vì lý do để đảm bảo bài thuyết trình rõ ràng, dễ bạn chưa có nhiều kinh nghiệm thuyết hiểu; trình; - Sử dụng cách giao tiếp bằng mắt để thu - Không nên nói lúng búng hay ngập nhận sự phản hồi của người nghe; ngừng; - Ngắt nhịp dứt khoát và có chủ ý để - Không nên xuống giọng ở cuối câu vì người nghe có thời gian chiêm nghiệm điều này có nghĩa những gì bạn nói những gì bạn nói; không chắc chắn lắm; - Ước lượng thời gian thuyết trình, hoặc - Không nói lan man, xa rời thông điệp xem đồng hồ treo tường (nếu có) thay vì muốn chuyển tải vì sẽ khiến bạn lẫn cứ chăm chú vào đồng hồ đeo tay. người nghe mất tập trung. 2.6. Kết luận đạt hiệu quả cao Bài thuyết trình được kết thúc mạnh mẽ, ấn tượng là rất quan trọng vì nó có tác dụng củng cố niềm tin của người nghe. Bạn hãy điểm lại các ý chính vừa trình bày nhằm giúp người nghe ghi nhớ rõ rằng những điều đó. Trong khi thuyết trình, bạn thỉnh thoảng nên đề cập còn bao nhiêu vấn đề cần trình bày và khi nào bài thuyết trình kết thúc. Bạn có thể sử dụng những câu nói như: “đây là vấn đề thứ 3 trong 4 vấn đề tôi sẽ trình bày ” hoặc “và bây giờ, trước khi kết thúc, tôi xin tóm tắt lại những vấn đề đã nêu ”. Bằng cách thông báo cho người nghe bài thuyết trình sắp kết thúc, bạn có thể thu hút sự tập trung chú ý của người nghe trước khi tóm lược lại các vấn đề chính. Ngoài ra, đây cũng là khoảng thời gian để người nghe xem xét và chuẩn bị các câu hỏi đặt ra cho bạn. Trước khi kết luận, bạn hãy bước lên phía trước các thiết bị nghe nhìn (nếu có) để người nghe nhìn thấy bạn rõ hơn. Giữ dáng đứng tự tin và đưa ra những câu kết luận một cách dứt khóat. Khi kết luận, chỉ nên căn cứ vào những thông tin đã trình bày trong bài, cần tránh đưa ra những ý kiến có tính chất võ đoán. Chẳng may, lúc này bạn sực nhớ ra đã quên mất một số ý, thì hãy bỏ qua luôn, không nên xin lỗi rồi trình bày lại những ý đã lỡ quên. Nếu sau phần thuyết trình có phần trả lời câu hỏi 14
15. của người nghe, bạn hãy cẩn thận vì đây có thể là nguyên nhân làm giảm hiệu quả bài thuyết trình vốn đã được chuẩn bị kỹ lưỡng. Bạn nên lưu ý rằng chính ấn tượng cuối cùng trong tâm trí người nghe về bài thuyết trình sẽ lưu lại lâu nhất. Do đó bạn cố gắng để phần kết gây ấn tượng và có ý nghĩa. Trong phần kết, bạn cố gắng kết hợp các kiểu âm điệu, ngắt nhịp và các ngôn ngữ cơ thể sao cho thông điệp chuyển tải thấm sâu vào tâm trí người nghe. Đồng thời, điều này còn giúp bạn ngày càng trở nên chuyên nghiệp hơn trong công việc thuyết trình. 3. Kiểm soát người nghe Trong quá trình thuyết trình, bạn hãy cố gắng xét đoán tâm trạng của người nghe để xác định cách thức chuyển tải thông điệp phù hợp nhất. Bạn hãy để ý đến các dấu hiệu vì mỗi người nghe có một cách thể hiện khác nhau. Bạn rất dễ nhận biết những biểu hiện thể hiện sự hứng thú của người nghe, chẳng hạn họ mỉm cười, gật đầu hoặc dướn người về phía trước và nhìn bạn một cách chăm chú. Những người có biểu hiện như vậy đều có khả năng đồng cảm, đứng về phía bạn. Người nghe cũng có những cách khác nhau để biểu lộ sự không đồng tình hay tỏ thái độ không hứng thú gì với bài thuyết trình của bạn. Ví dụ, những người nhìn lơ đễnh lên trần nhà hoặc ra ngoài cửa sổ, nói chuyện riêng hoặc tệ hơn trực tiếp tỏ thái độ không đồng tình với bạn. Việc ai đó liên tục nhìn đồng hồ đeo tay cũng thường cho thấy người đó đã hết hứng thú với bài thuyết trình. Khi bạn thấy một số người nghe thiếu tập trung hay uể oải, bạn hãy tìm cách khích lệ họ, chẳng hạn đặt câu hỏi và đề nghị mọi người trả lời bằng cách giơ tay. Bạn cũng có thể nói đùa hay kể một câu chuyện vui nào đó để làm cho bầu không khí vui vẻ hơn. 4. Trả lời các câu hỏi Đã có những buổi thuyết trình gặp thất bại do diễn giả trả lời không thỏa đáng các câu hỏi của người nghe. Do đó trong quá trình chuẩn bị bài thuyết trình, bạn nên học cách xử lý những câu hỏi khó và rắc rối để rèn luyện sự tự tin. Bạn bước vào buổi thuyết trình với tinh thần sẵn sàng trả lời mọi câu hỏi của người nghe là rất quan trọng. Muốn vậy, sau khi hoàn tất bản dự thảo, bạn phải dự kiến những câu hỏi mà người nghe có thể hỏi và tìm lời giải đáp cho những câu hỏi đó. Nếu được, bạn nên nhờ bạn bè hay đồng nghiệp phản biện trước cho bạn. Khi đã chuẩn bị kỹ, thực tế vẫn có những câu hỏi mà bạn chưa nghĩ đến nhưng thường không nhiều. Đừng bao giờ cho phép hai hay nhiều người nói cùng một lúc, nếu không tình hình rất dễ vượt ra khỏi tầm kiểm soát. Bạn hãy thông báo rõ bạn chỉ có thể trả lời từng câu hỏi. bạn cần tỉnh táo để tránh bị cuốn vào những câu hỏi dông dài về một khía cạnh nhỏ nào đó trong bài thuyết trình. Nhưng nếu mọi người lại quan tâm đến 15
16. vấn đề này, bạn nên để vào cuối buổi thuyết trình (nếu còn thời gian) thì hãy tiếp tục thảo luận. Cần nhận biết và có cách ứng xử phù hợp với những kiểu câu hỏi khác nhau. Có những câu hỏi chỉ để chứng tỏ người hỏi hiểu biết nhiều hơn bạn (có tính phô trương), có những câu hòi không hỏi trược tiếp mà nói vòng vo Bạn nên lịch sự với những câu hỏi “phô trương” và gợi ý vào trọng tâm những câu hỏi vòng vo, chẳng hạn bạn nói đó là một ý rất hay, nó có trọng tâm về . Nếu bạn gặp phải câu hỏi khó thật sự thì hãy cố gắng bình tĩnh, đôi khi đừng ngại xem lại bài thuyết trình của mình trước khi trả lời. Có thể dùng thủ thuật trì hoãn, chẳng hạn như: uống nước, hắng giọng hay thậm chí lấy mùi soa để lau mặt. Điều này giúp bạn tránh được thời gian trống khi chưa tìm đựợc câu trả lời thích hợp. trong tường hợp bạn không nắm rõ thông tin, không đủ dữ kiện để trả lời hay bạn không thể trả lời được câu hỏi nào đó, thì hãy thẳng thắn thừa nhận điều này, thay vì cố gắng trình bày vòng vo, tránh né. Điều này cũng không có gì là quá nghiêm trọng vì bạn không thể biết hết mọi điều. Bạn có thể sử dụng một vài câu nói mẫu sau: - Hiện tôi không có câu trả lời nhưng tôi có thể tra cứu giúp anh (chị). Xin vui lòng cho tôi địa chỉ, tôi sẽ liên lạc với anh (chị) sau. - Tôi cần suy nghĩ một chút. Chúng ta có thể trở lại câu hỏi này vào cuối buổi. Xin mời câu hỏi tiếp theo. - Thực sự không có câu trả lời đúng hoặc sai thật rõ ràng cho vấn đề này. Song cá nhân tôi cho rằng . Cần lưu ý cảnh giác với những câu hỏi được chuẩn bị sẵn nhằm mục đích chỉ ra những điểm yếu trong lập luận, nhằm hạ thấp uy tín của bạn và hạ thấp uy tín bài thuyết trình. Đối với những câu hỏi kiểu này, bạn hãy chuẩn bị sẵn một số câu trả lới như: “Hôm nay, tôi không định đề cập đến cả khía cạnh đó của vấn đề ”, hay “Đây là vấn đề hoàn toàn tách biệt với chủ đề thuyết trình nên tôi không có đủ thời gian để thảo luận nó, tôi sẽ trả lời riêng cho .”. Những câu trả lời như vậy, tuy có vẻ lẩn tránh nhưng sẽ giảm bớt áp lực lên bạn. Trong suy nghĩ của người nghe, bạn là người đóng vai trò hòa giải nếu giữa những người nghe xảy ra tranh luận. Đối với trường hợp này, bạn hãy cố gắng giảm bớt sự căng thẳng, đảm bảo với mọi người ai cũng có cơ hội được phát biểu và lập lại trật tự càng sớm càng tốt. Nhắc mọi người nhớ lại mục đích của buổi thuyết trình để đưa họ trở lại đúng hướng đi của bạn. Hãy chứng tỏ cho mọi người thấy bạn có khả năng kiểm soát được tình hình. Sau đây là một số lời khuyên khi xử lý các câu hỏi. - Nghiên cứu kỹ các tài liệu thuyết trình và thông tin liên quan sẽ giúp bạn lường trước những vấn đề được hỏi. 16
17. - Sự căng thẳng có thể khiến bạn vội vã trả lời. Vì thế hãy bình tĩnh suy nghĩ trước khi đưa ra câu trả lời. - Nếu cần, hãy đề nghị người hỏi làm rõ nghĩa câu hỏi. - Nên trả lời từng câu hỏi một - Cho dù giọng điệu hay ý định của người hỏi thiếu thiện chí. Bạn cũng nên cố gắng giữ bình tĩnh và tạo sự ôn hòa. - Nếu người đặt câu hỏi tỏ ra rụt rè, bạn hãy khen ngợi và khích lệ họ. - Chú ý tránh bị lôi kéo vào những cuộc tranh cãi với người hỏi, mặc dù ý kiến của họ không hoàn toàn được chấp nhận. 5. Ứng xử với báo chí Trong trường hợp bạn phát biểu tại những hội nghị có nhiều phóng viên báo chí tham dự thì nên cố gắng ứng xử với báo chí một cách tự tin. Trả lời các câu hỏi một cách nhẹ nhàng, lịch sự nhưng luôn phải cảnh giác không để phóng viên “bẫy” hay “mớm lời” cho mình. Bạn có thể sử dụng một số câu nói sau: - Quan điểm của tôi đã được nói rõ trong bài phát biểu. Tôi nghĩ không còn gì để bổ sung thêm. - Đó không phải là những gì tôi đã nói. Tôi xin nhắc lại những gì vừa trình bày - Anh (chị) đã nêu được một ý quan trọng, nhưng cá nhân tôi thì cho rằng - Tôi đánh giá cao những gì anh (chị) vừa nói, song tôi cảm thấy cần nhấn mạnh (hay nói lại) là . III. TỰ ĐÁNH GIÁ KÝ NĂNG THUYẾT TRÌNH CỦA BẢN THÂN Kỹ năng thuyết trình của bạn sẽ ngày càng hoàn thiện hơn nếu bạn thường xuyên tập luyện. Hãy xem mỗi lần thuyết trình là dịp tập luyện cho lần thuyết trình tiếp theo. Bạn có thể tự mình đánh giá năng lực thuyết trình của bản thân bằng cách trả lời những câu hỏi dưới đây. Bạn cố gắng trả lời thật nghiêm túc. Nếu câu trả lời của bạn: - Không bao giờ: bạn hãy cho mình 1 điểm. - Thỉnh thoảng: bạn hãy cho mình 2 điểm. - Thường xuyên: bạn hãy cho mình 3 điểm. - Luôn luôn: bạn hãy cho mình 4 điểm. Sau khi hoàn tất, bạn hãy cộng tất cả số điểm lại và so sánh với bảng phân tích dưới đây để biết được khả năng thuyết trình của bạn ở mức nào. Từ đó bạn có thể 17
18. đánh giá một cách tương đối năng lực thực sự của bản thân và tìm ra những mặt còn yếu để cải thiện chúng. LỰA CHỌN TT TIÊU CHÍ Không Thỉnh Thường Luôn bao giờ thoảng xuyên luôn (1điểm) (2điểm) (3điểm) (4điểm) 1 Tôi dành ra đủ thời gian để tiến hành các công việc nghiên cứu và chuẩn bị một cách kỹ lưỡng 2 Tôi sắp xếp các tư liệu theo những ý chính của bài thuyết trình 3 Sau khi luyện tập một vài lần, bài thuyết trình vẫn tỏ ra mới mẻ đối với tôi 4 Tôi sử dụng các thiết bị để hỗ trợ hình ảnh minh họa và tăng sức thuyết phục cho các ý chính trong bài thuyết trình 5 Tôi đến địa điểm thuyết trình sớm để nghe các bài phát biểu trước đó 6 Ngay khi bắt đầu bài thuyết trình tôi thu hút được sự chú ý của người nghe 7 Tôi phát biểu với giọng nói và nhịp điệu phù hợp với người nghe 8 Tôi phát biểu lưu loát và tự tin trong suốt buổi thuyết trình 9 Khi thuyết trình, tôi có giao tiếp bằng mắt với mọi người nghe ngồi ở các vị trí khác nhau 10 Bài thuyết trình của tôi khiến người nghe thấy hứng thú và họ đặt nhiều câu 18
19. hỏi 11 Tôi vẫn giữ được bình tĩnh khi ứng xử với những người chống đối hoặc gây rắc rối 12 Câu trả lời của tôi luôn đi thẳng vào ý chính và giữ được sự quan tâm của người nghe Phân tích - Từ 12-24 điểm: hãy tận dụng mọi cơ hội học hỏi từ những sai lầm của mình, dành nhiều thời gian hơn vào việc chuẩn bị và luyện tập cho các buổi thuyết trình về sau. - Từ 25-36 điểm: nhìn chung bạn có kỹ năng thuyết trình tốt, nhưng vẫn còn một số điểm cần được cải thiện. - Từ 37-48 điểm: bạn có kỹ năng thuyết trình tốt, nhưng đừng tự mãn. Tiếp tục chuẩn bị và luyện tập kỹ càng trước mỗi buổi thuyết trình. Cần lưu ý rằng dù bạn đã đạt tới thành công ở mức nào đi nữa, vẫn luôn có những lĩnh vực cần phải cải thiện thêm. Xác định những mặt còn yếu và xem những tài liệu cần thiết để có những lời khuyên, chỉ dẫn bổ ích, từ đó tự mình tạo dựng và rèn giũa các kỹ năng cần thiết. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Nguyễn Hiến Lê, Nghệ thuật nói chuyện trước công chúng, NXB Trẻ - 1992. 2. Richard Hal, Đừng chỉ thuyết trình giỏi – hãy thuết trình xuất chúng, NXB Lao động Xã hội – 2008. 3. Tim Hindle, Kỹ năng thuyết trình, NXB tổng hợp TP.HCM – 2006. 4. Công ty TNHH TUV Rheinland Việt Nam, Tập bài giảng về kỹ năng trình bày. 19