Kỹ năng phỏng vấn

Nội dung text: Kỹ năng phỏng vấn

1. Nhóm 4 Đề tài 9 Câu 1: Trước khi tham dự phỏng vấn, người được phỏng vấn phải chuẩn bị những gì là tốt nhất? Cần chuẩn bị trước khi phỏng vấn: 1) Tìm hiểu về tổ chức - Văn hóa của cơ quan: Hãy tìm hiểu thông qua phòng hành chính nhân sự và những nhân viên đang làm việc tại cơ quan về những quy tắc ứng xử, những quy tắc đang được áp dụng cho tất cả mọi người trong cơ quan. Nhà tuyển dụng chắc chắn sẽ có “cảm tình” với những ứng viên đã tìm hiểu và có khả năng thích ứng với văn hóa của cơ quan, có mối quan hệ tốt với đồng nghiệp - Nghiên cứu về người sẽ tiến hành phỏng vấn bạn: Nếu nhà tuyển dụng không thông báo ai sẽ là người phỏng vấn bạn, đừng ngần ngại hỏi và cố gắng tìm hiểu những thông tin trước về họ. Họ đang nắm giữ vị trí gì trong cơ quan? Họ đã làm việc trong cơ quan này bao lâu rồi? Chuyên ngành, bằng cấp của họ? Hãy giải thích với họ rằng bạn cần xin những thông tin đó để chuẩn bị một số câu hỏi với nhà tuyển dụng để biết thêm thông tin hoạt động của công ty. Với lí do này chắc chắn phòng nhân sự sẽ không ngần ngại mà cung cấp cho bạn. - Nghiên cứu về quá trình tuyển dụng: Hãy hỏi phòng nhân sự hoặc ban tuyển dụng xem bạn sẽ phải trải qua 1 vòng phỏng vấn hay nhiều hơn, nhà tuyển dụng tìm kiếm điều gì ở ứng viên? Bạn có cần phải trải qua một vòng thi trắc nghiệm, bài thi viết hay không? Bạn được phép mang những gì vào phòng phỏng vấn. Thông tin càng rõ ràng bao nhiêu, bạn càng chuẩn bị tốt hơn bấy nhiêu. Cơ hội được tuyển dụng sẽ cao hơn rất nhiều. - Nghiên cứu về yêu cầu của nhà quản lý tương lai: Điều cuối cùng bạn cần phải nghiên cứu kỹ lưỡng chính là yêu cầu của nhà quản lý trong tương lai, nếu người đó trực tiếp phỏng vấn bạn (với những tổ chức lớn, có thể bạn chỉ được gặp người quản lý trực tiếp sau khi bạn bắt đầu công việc của mình). Bằng việc tìm hiểu kỹ những yêu cầu này bạn sẽ giải thích được với họ tốt hơn bạn thích hợp với vị trí này thế nào, bạn có thể đáp ứng những yêu cầu đó ra sao 2) Tìm hiểu vị trí dự tuyển: Đọc thật kỹ những thông tin mà nhà tuyển dụng đưa ra về công việc trong thông báo tuyển dụng, nếu vẫn chưa rõ bạn hãy gọi điện hoặc email trực tiếp đến họ để hỏi nội dung cụ thể cho công việc. Sau khi tìm hiểu hãy tự đặt ra và trả lời những câu hỏi như: Những yêu cầu của công việc có phù hợp với chuyên môn, sở thích, đời sống xã hội của bạn không? Bạn có thể đưa ra những ai làm “nhân chứng” cho những khả năng và kinh nghiệm của mình? Bạn có kiến thức đặc biệt gì trong những lĩnh vực mà công việc yêu cầu không? Bạn có thể đưa
2. ra những dẫn chứng chứng minh rằng bạn có khả năng học hỏi những điều mới một cách nhanh chóng và hiệu quả không? 3) Chuẩn bị các tài liệu cần thiết - Bằng cấp - Lý lịch - Danh thiếp (Kiểm tra danh sách những tài liệu cần thiết phục vụ cho buổi phỏng vấn và chắc chắn chúng đã ở trong túi khi bạn rời khỏi nhà. Những tài liệu này có thể là bằng cấp, chứng chỉ, bản chi tiết về công việc trước đây, . nhằm cung cấp thêm thông tin giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ thêm về bạn. Nếu bạn mới tốt nghiệp, hãy mang theo học bạ.) 4) Chú ý đến trang phục, hình thức khi đi phỏng vấn a. Những nguyên tắc chung Hãy mặc những trang phục đem đến cho bạn sự thoải mái. Những bộ đồ không quá chật, không khiến bạn phải mất thời gian đưa tay chỉnh sửa mỗi lần đứng lên ngồi xuống sẽ đem đến cho bạn sự tự tin hơn. Bạn nên tránh mặc những trang phục màu sắc nổi bật, vải bóng hoặc hoa văn sặc sỡ. Xanh nhớt, xám sậm được khuyên nên dùng vì chúng khiến bạn trông chững chạc hơn (các sếp thường có cảm tình với những nhân viên có phong thái chững chạc, tự tin). Tránh xức quá nhiều nước hoa hoặc dùng nước hoa mùi mạnh. Nước hoa có thể làm ảnh hưởng đến cảm xúc của người phỏng vấn, vì thế, tốt nhất là bạn nên giữ cho mình một khoảng cách an toàn. Mang theo giấy tờ (bản photo của sơ yếu lý lịch, thư giới thiệu ), cây bút và một ít giấy trắng để sẵn trong bìa hồ sơ mỏng. Điều này sẽ giúp bạn có thể ghi lại những điều cần thiết chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn. b. Bí quyết về trang phục phỏng vấn dành cho phụ nữ Mặc đầm khi đi phỏng vấn không phải là một ý kiến tốt. Các công sở cũng không chấp nhận nhân viên mặc quần jean, vì chúng trông thiếu nghiêm túc. Tốt nhất là bạn nên mặc sơ-mi và quần hoặc váy chữ A ngang đầu gối. Nếu phỏng vấn xin vào những vị trí như nhân viên kinh doanh, nhân viên chăm sóc khách hàng, bạn sẽ được hoan nghênh nếu mặc vest màu xanh nhớt, xám, đen đi cùng với áo sơ mi trắng, hoặc xanh. Không nên mang giày quá cao. Những đôi giày cao khoảng 5cm có màu hợp với trang phục sẽ giúp bạn vững tin hơn là những đôi giày cao lênh khênh.
3. Đừng quên mang thắt lưng trong trường hợp đóng thùng. Màu thắt lưng phải hợp với màu giày (ví dụ: đen đi với đen). Hãy chú ý đến tóc. Nếu tóc dài, bạn có thể cột chúng lại đằng sau cho gọn gàng. Tránh trường hợp bạn đi xe máy đến và tóc bạn rối bời xõa ngang lưng. Mang càng ít trang sức càng tốt. Tránh mang những trang sức đong đưa hoặc tạo nên tiếng kêu mỗi khi bạn bước đi. Nếu bạn đeo hoa tay ở mũi, lông mày, lưỡi, nhất định bạn phải tháo chúng trước khi đến buổi phỏng vấn. Hãy tạo một vẻ ngoài chu đáo cho bản thân: cắt tỉa mỏng tay cẩn thận, tránh sơn móng tay với màu sặc sỡ (nếu đang sơn móng tay, tốt nhất là bạn nên chùi sạch màu sơn). Chỉ trang điểm đơn giản, không dùng những màu nổi bật như: mắt xanh, môi tím. Không nên dùng mỹ phẩm có kim tuyến lấp lánh. c. Bí quyết về trang phục phỏng vấn dành cho nam giới Hãy chọn áo sơ-mi có màu sắc cổ điển như xanh đậm, xám nhạt, ghi để tạo cho mình một vẻ ngoài chững chạc. Nếu tham gia buổi phỏng vấn chọn nhân viên cao cấp (giám đốc, trưởng phòng ), bạn nên thắt cà vạt. Màu cà vạt phải hài hòa với màu áo sơ mi. Không nên chọn cà vạt có màu sắc sặc sỡ. Thắt lưng và giày phải có màu tệp với màu quần tây. Hãy chú ý đến đôi giày của mình, không nên mang những đôi giày cũ kỹ, sờn da. Ít nhất, bạn cũng nên đánh xi giày cho mới. Khi xin vào những vị trí đơn giản như nhân viên bình thường, bạn cũng phải chú ý cách ăn mặc của mình. Bạn vẫn có thể mặc áo sơ-mi trắng và quần tây, giày sandal, nhưng chú ý, mọi thứ phải trông sạch sẽ và gọn gàng. Bạn không nên đi phỏng vấn với mái tóc dài rủ xuống mặt, trừ khi bạn là dân làm nghệ thuật và muốn xin vào một công ty quảng cáo. 5) Chú ý đến thời gian, địa điểm PV, phương tiện đi lại Trong trường hợp bạn chưa bao giờ đến nơi sẽ phỏng vấn, bạn nên đến thử xem đó ở nơi nào, mất thời gian bao lâu để đến nơi đó và đi bằng phương tiện gì cho thuận lợi. Nếu bạn biết rõ địa điểm và thời gian cần thiết để đến nơi đó thì cũng nên trừ hao thời gian đến trước tối thiểu là 10 phút. Với thời gian trừ hao đó sẽ hữu ích cho bạn nếu phát sinh một trục trặc nào đó hoặc sắp xếp lại hổ sơ, các vật dụng cần thiết đã chuẩn bị ở nhà và chuẩn bị cho mình một phong thái tự tin, bình tĩnh trước khi vào cuộc phỏng vấn.
4. 6)KỸ NĂNG CẦN THIẾT TRONG PHỎNG VẤN Kỹ năng lắng nghe: -Có một nhà báo nói đã nói: Nếu cho tôi viết một cuốn sách về phỏng vấn tôi sẽ viết về cách lắng nghe, nếu cho tôi viết một chương về phỏng vấn tôi cũng viết về cách lắng nghe, nếu cho tôi viết một câu về phỏng vấn tôi sẽ viêt: Nếu bạn chú ý lắng nghe, bạn sẽ thành công hơn. -Biết lắng nghe bạn mới có thể tìm ra những chi tiết, quan điểm, tình cảm, ý tưởng mới lạ hoặc khác biệt của người đối thoại, người trò chuyện. Lắng nghe còn là biểu hiện sự tôn trọng, thân thiện trong quá trình trò chuyện, phỏng vấn của cả người đi phỏng vấn và người trả lời phỏng vấn. -Vì vậy, rèn luyện kỹ năng lắng nghe là vô cùng quan trọng không chỉ trong buổi phỏng vấn mà còn trong cả công việc của mỗi chúng ta. -Và kỹ năng tiếp theo mà chúng ta rất quan tâm trong mỗi buổi phỏng vấn là Kỹ năng trả lời câu hỏi. Vì vậy, trước khi đi phỏng vấn chúng ta hãy tìm hiểu và trả lời một số câu hỏi thường xuất hiện trong các buổi phỏng vấn như: Hãy giới thiệu về bạn? Điểm yếu điểm mạnh của bạn là gì? Hay bạn biết gì về vị trí mà bạn đăng kí dự tuyển? Trong khi trả lời các câu hỏi này chúng ta cần chú ý những gì Huyền nhỉ? Kỹ năng trả lời câu hỏi: -Trong khi trả lời câu hỏi, chúng ta cần:  Tập trung lắng nghe, suy nghĩ cẩn thận trước khi trả lời câu hỏi.  Hãy cảm ơn trước khi trả lời câu hỏi của nhà tuyển dụng.  Trong mỗi câu trả lời cần thể hiện: sự nhiệt tình với công việc, thể hiện kiến thức chuyên môn, khả năng đảm nhiệm vị trí được giao.  Không nói những điều tiêu cực về công ty cũ khi phỏng vấn xin việc -Ngoài những điều lưu ý trên, chúng ta còn phải  Chú ý đến phần tự giới thiệu của nhà tuyển dụng. Để biết tên và vị trí của nhà tuyển dụng, nếu có thể thì hãy gọi tên họ thay vì cách gọi chung chung như “ thưa anh/ thưa chị”  Không trả lời lan man. Trong các buổi phỏng vấn các ứng viên thường gặp câu hỏi như “ Giới thiệu về bản thân”. Với câu hỏi này nhà tuyển dụng không hề muốn nghe chúng ta nói lan man về ngày sinh đặc biệt như thế nào hay quê hương chúng ta có đặc sản gì, hãy dành những phút giới thiệu đầu tiên
5. này để giới thiệu về những kinh nghiệm mà mình có, về trình độ học vấn của mình, hãy cho nhà tuyển dụng thấy được khả năng của bạn. Kỹ năng đặt câu hỏi -Kỹ năng trả lời câu hỏi là một kỹ năng rất cần thiết và quan trọng trong một cuộc phỏng vấn. Tuy nhiên chỉ thụ động nhận câu hỏi từ nhà tuyển dụng là chưa đủ thuyết phục. Việc thỉnh thoảng đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng khiến buổi phỏng vấn trở nên nhẹ nhàng hơn, giống như một buổi nói chuyện thân mật chứ không phải là một bài kiểm tra căng thẳng và áp lực -Ngoài ra, nhà tuyển dụng cũng sẽ hài lòng khi biết mức độ quan tâm của bạn đối với công việc trong tương lai là rất cao. Tuy nhiên, việc đặt câu hỏi cũng không phải dễ dàng. Những câu hỏi về đặc điểm, tính chất, phương thức kinh doanh của công ty sẽ chỉ khiến cho nhà tuyển dụng cảm thấy rằng bạn hoàn toàn chưa tìm hiểu gì về họ. Hãy đặt những câu hỏi thông minh để chứng tỏ năng lực của bạn, đồng thời thể hiện sự hiểu biết rõ về công ty. Chẳng hạn như: “loại hình công nghệ nào tôi có thể sử dụng để đáp ứng tốt nhất cho công việc này?”, hay “tôi đã từng sử dụng qua một phần mềm rất phù hợp với công việc ở đây, không biết công ty mình đã thử qua phương thức đó chưa?” -Bên cạnh những kỹ năng cần thiết trên, một ứng viên xuất sắc còn cần phải có Kỹ năng quan sát và kỹ năng phân tích, suy luận và phán đoán. Sự tinh ý trong giao tiếp là rất cần thiết để chúng ta có thể có những điều chỉnh phù hợp hơn trong cuộc phỏng vấn. Kỹ năng quan sát và kỹ năng phân tích, suy luận và phán đoán  Người phỏng vấn biểu hiện như thế nào?  Đó có phải là cuộc đối thoại 2 chiều?  Bạn được hỏi về thời gian bắt đầu làm việc  Bạn được mời đi giới thiệu với các thành viên trong công ty?  Thời gian của cuộc phỏng vấn là bao lâu? Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ - Một sai lầm người xin việc thường hay mắc phải là quá chú trọng mình cần phải nói gì khi đi phỏng vấn. Nhưng vì tới 93% việc giao tiếp của chúng ta là qua ngôn ngữ phi lời nói – ngôn ngữ cơ thể, nét mặt và cách nói. Bạn cần phải lưu ý rằng người được phỏng vấn cần phải nghĩ đến cả những gì mình biểu đạt qua nói lẫn những thứ biểu đạt không dùng lời trong một buổi phỏng vấn. - Vì vậy, bạn nghĩ gì về những gì ngôn ngữ cơ thể sẽ biểu đạt trong một buổi phỏng vấn? Nó rất quan trọng! Thực vậy, không một nhà tuyển dụng nào có thể
6. tuyển một người có vẻ vô tổ chức hay ăn mặc kém làm vị trí tiếp xúc nhiều với khác hàng dù cho người đó có giỏi kỹ năng đến mức nào  Khi bước vào:Nên đi thẳng, đi nhẹ nhàng tránh tiếng động, thể hiện sự tự tin, chuyên nghiệp.  Khi ngồi: 1 Ngồi ở tư thế thẳng, nhưng thật thoải mái, nghiêng 10 hay 15 độ về phía người phỏng vấn. Tư thế này giúp bạn gửi thông điệp bạn là ứng cử viên có hứng thú với công việc. 2: . Điều tốt nhất đối với đôi tay là hãy để chúng được thả lỏng trên đùi hay trên bàn. Dùng tay nghịch tóc, mặt hay cổ thể hiện sự lo lắng hay không chắc chắn. Những chuyên gia về ngôn ngữ cơ thể đồng ý việc đặt tay lên mũi, môi hay tai có thể là dấu hiệu bạn đang nói dối. 3: . Khoanh tay trước ngực như thể bạn đang trong tư thế tự vệ. Nó gửi thông điệp tới người tuyển dụng, ứng cử viên đang bị đe dọa hay không được thoải mái và muốn kết thúc cuộc phỏng vấn tại đó hay ứng cử viên không đồng tình những gì người phỏng vấn đang nói. 4: . Vắt chéo chân dưới mắt cá hoặc để hai chân dưới sàn thể hiện sự tự tin và năng lực chuyên môn vững chắc. Rung hay luôn di chuyển chân có thể kích thích sự cáu giận hay bạn đang lo lắng. 5: . Giữ ánh mắt thẳng hướng người phỏng vấn cho thấy bạn đang chủ động lắng nghe và rất hào hứng. Liếc mắt xung quanh khiến người đối diện có cảm giác bạn không trung thực. Nhìn xuống thể hiện bạn là người không tự tin cho công việc. 6: Th. Mắm môi hay xoắn môi qua lại nghĩa là bạn đang không tán thành những gì vừa được nghe. Nghiến môi cũng thể hiện sự lo lắng của bạn. Cố gắng giữ cho miệng được thư giãn.Sức mạnh của nụ cười: Nụ cười là một trong những cách tốt nhất để chúng ta thể hiện thái độ chân thành và thân thiện. Vì vậy trong cuộc phỏng vấn, hãy tận dụng nụ cười đúng lúc. Chẳng hạn như khi bạn kể về một tình huống hài hước đã xảy ra trong một chuyến công tác nào đó, tình huống ấy khiến bạn có thêm kinh nghiệm làm việc như thế nào không chỉ thể hiện thái độ thân thiện và chân thành, nụ cười còn mang đến một bầu không khí vui vẻ và thoải mái cho cuộc nói chuyện giữa bạn và nhà tuyển dụng. 7: Tư thế của đầu, nhìn chắc chắn và có thể tin tưởng, nó gửi thông điệp rằng bạn đang rất nghiêm túc. Để thân thiện và thư gian hơn, bạn có thể nghiêng đầu qua một bên một chút.  Khi đứng dậy ra về: Có một vấn đề mà nhà tuyển dụng rất để ý, đó là khi phỏng vấn xong các ứng viên đứng dậy ra về như thế nào. Đa số các ứng viên đi vào cuộc phỏng vấn với tác phong lịch sự, nhưng chưa biết đi ra như thế
7. nào, thường là quay người lại rồi đi thẳng bỏ lại sau lưng những ấn tượng không tốt với nhà tuyển dụng. Vậy chúng ta nên làm như thế nào? Theo lời khuyên của các nhà tuyển dụng thì các ứng viên có thể quay mặt vào nhà tuyển dụng chào sau đó lùi vài bước trước khi quay lưng lại và ra về. 7) MỘT SỐ LƯU Ý. Giữ thái độ thân thiện, nhã nhặn, tự tin và thẳng thắn, hãy luôn luôn nhìn thẳng vào mắt nhà tuyển dụng trong lúc phỏng vấn. Khi trao đổi với họ, đừng úp mở hoặc ấp úng mà hãy trình bày vấn đề của mình một cách mạch lạc và rõ ràng hết sức có thể. Để làm được điều đó, bạn cần phải chuẩn bị một tinh thần thật thoải mái. Mặc dù chúng ta luôn xem trọng cuộc phỏng vấn, nhưng cũng nên xem đây như là một công việc mà mình nên hoàn thành nó một cách nhẹ nhàng. Càng tự tin và thoải mái thì mọi việc sẽ càng dễ dàng hơn. Thể hiện bản thân hợp lý: Không nên quá tự hào về bản thân:Bạn hoàn toàn có quyền tự hào về những thành tích mình đạt được nhưng nên thể hiện một cách khiêm tốn. Bạn có thể nói “Tôi không tự nhận mình là người giỏi nhất, nhưng tôi luôn cố gắng hết sức và nỗ lực của tôi được đền đáp với giải nhất cuộc thi XYZ.” Ngược lại, nếu bạn vỗ ngực: “Sau khi qua mặt 2 ứng viên nặng ký cho ghế Giám đốc và thắng luôn ứng viên sáng giá cuối cùng bằng bảng kế hoạch kinh doanh xuất sắc, vị trí Giám đốc Kinh doanh tại công ty ABC đương nhiên trở thành của tôi”, chỉ cần đến đây, NTD có thể nhẹ nhàng gạch tên bạn ra khỏi danh sách.Bên cạnh đó, có những ứng viên chọn cách “thêu dệt” thêm thành tích nhằm làm lý lịch của mình “đẹp” hơn, nhưng NTD tinh ý luôn dễ dàng phát giác những chi tiết “giả tưởng” này. Không gì sáng suốt bằng việc nói đúng sự thật và khiêm tốn. Tập trung lắng nghe, suy nghĩ cẩn thận trước khi trả lời câu hỏi Không nghe điện thoại khi phỏng vấn Việc nghe điện thoại khi đang phỏng vấn là một trong những điều tối kỵ. Nếu bạn đang chờ một cuộc gọi cực kỳ khẩn cấp hoặc có công việc cực kỳ gấp phải giải quyết qua điện thoại, hãy hỏi ý NTD trước khi buổi phỏng vấn bắt đầu. Chỉ nên nghe điện thoại khi NTD đồng ý và cố gắng kết thúc cuộc gọi sớm. Thông thường NTD phải tiếp xúc khá nhiều ứng viên và sẽ không có đủ thời gian nếu bạn cứ “cà kê” trên điện thoại. Nếu bạn không ở trong bất kỳ tình huống “cực kỳ” nào bên trên, hãy tắt điện thoại trước khi vào phỏng vấn. Chú ý giao tiếp phi ngôn ngữ Giữ vững tâm lý, bình tĩnh và kiềm chế cảm xúc
8. Câu hỏi 2: Thực hành phỏng vấn tuyển dụng cho vị trí chuyên viên quan hệ khách hang của ngân hang TMCP Maritimebank (phỏng vấn nhóm 5 ứng viên và từng ứng viên. Các ứng viên vào bàn phỏng vấn cùng một lúc. Người phỏng vấn không phải là thành viên của nhóm bạn). Nhóm đã cử ra 5 bạn đóng làm 5 ứng viên với các tính cách và hoàn cảnh khác nhau: +) Con ông cháu cha : Lê Đức Huy +) Người con trong gia đình khó khăn, nỗ lực vượt khó: Nguyễn Thị Mai Hằng +) Người thông minh nhưng , chủ quan , tự cao tự đại: Vũ Quang Huy +) Người không quá giỏi, không quá thông minh, nhưng cần cù chịu khó, có ý chí phấn đấu: Nguyễn Thị Huyền +) Một cô gái xinh đẹp, thông minh nhưng không trung thực, cầu toàn và gian xảo: Vũ Thùy Dương