Khóa luận Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Hương Thuỷ

75 trang phuongnguyen 3130

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Khóa luận Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Hương Thuỷ", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

khoa_luan_ke_toan_tieu_thu_va_xac_dinh_ket_qua_kinh_doanh_ta.doc

Nội dung text: Khóa luận Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Hương Thuỷ

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Trong xu thế hiện nay, nền kinh tế toàn cầu hoá làm cho mức độ cạnh tranh về kinh tế trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng đang ngày càng diễn ra gay gắt, khốc liệt. Việt Nam kể từ khi gia nhập tổ chức thương mại thế giới - thành viên thứ 150 của WTO đã không ngừng nỗ lực vươn lên để bắt kịp với những đổi thay và phát triển của nền kinh tế thế giới. Điều đó đã khuyến khích nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ ra đời với các lĩnh vực hoạt động kinh doanh phong phú, đa dạng. Sự biến đổi của nền kinh tế ảnh hưởng rất lớn đến doanh nghiệp và ngược lại hoạt động của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng rất lớn đến nền kinh tế. Mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì kinh doanh phải có hiệu quả. Muốn vậy doanh nghiệp phải có chiến lược kinh doanh đúng đắn và đạt được lợi nhuận. Yếu tố góp phần không nhỏ đến sự sống còn của doanh nghiệp chính là khâu tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá trên thị trường. Bởi vì thông qua tiêu thụ sản phẩm doanh nghiệp mới thu hồi được chi phí bỏ ra, thu được lợi nhuận để tái đầu tư và mở rộng quy mô kinh doanh. Thông qua quá trình tiêu thụ sản phẩm, các nhà quản lý doanh nghiệp có thể nắm được chu kỳ sống của sản phẩm, biết được quá trình lưu chuyển hàng hoá, sản phẩm của mình, hiểu rõ hơn nhu cầu thị trường. Từ đó giúp họ có những quyết định sáng suốt hơn và đưa ra được những chiến lược kinh doanh đúng đắn, có lợi. Khâu tiêu thụ sản phẩm còn giúp cho việc lưu thông hàng hoá trên thị trường được thuận lợi, tiêu thụ hàng hoá nhằm cung cấp khối lượng sản phẩm, hàng hoá nhất định, đáp ứng thoả mãn nhu cầu tiêu dùng cho xã hội. Tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá giúp cho các doanh nghiệp thực hiện việc hợp tác làm ăn với nhau có hiệu quả hơn, chủ động được nguồn hàng để thực hiện công việc sản xuất kinh doanh của mình. Ngoài ra tiêu thụ sản phẩm cũng là cơ sở tạo điều kiện giúp cho một số cán bộ công nhân viên có việc làm và thu nhập ổn định, đảm bảo chất lượng cuộc sống. 1
Công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh là một trong những lĩnh vực có ý nghĩa đặc biệt quan trọng là vì vậy. Với nhận thức trên và qua thời gian tìm hiểu tại Công ty Cổ phần Hương Thuỷ - là một Công ty có nguồn gốc là Công ty thương mại tổng hợp được ra đời và đứng vững trên thị trường Thừa Thiên Huế như ngày hôm nay là nhờ vào khâu tiêu thụ hàng hoá có những biến đổi rất tốt, góp phần vào sự thành công của Công ty. Có thể nói công tác tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh là một trong những vấn đề được Công ty quan tâm hàng đầu. Xuất phát từ những vấn đề trên, để tìm hiểu rõ hơn về kế toán tiêu thụ và cách hạch toán xác định kết quả kinh doanh ở Công ty, tôi quyết định chọn đề tài: “KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HƯƠNG THUỶ” làm đề tài khoá luận tốt nghiệp của mình. 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU Đề tài này được thực hiện nhằm những mục tiêu sau: - Tổng hợp, hệ thống hoá những vấn đề lý luận chung liên quan đến kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh. - Nghiên cứu thực trạng công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại công ty Cổ Phần Hương Thuỷ. - Đánh giá những ưu điểm, nhược điểm về công tác kế toán tiêu thụ và xác định KQKD của Công ty. - Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiêu thụ và xác định KQKD nói riêng ở Công ty. 1.3 ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU Nghiên cứu công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ. 1.4. PHẠM VI NGHIÊN CỨU Đề tài tập trung nghiên cứu kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty năm 2008 và thực trạng công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ - Cửa Hàng Xăng Dầu 3 Sao tháng 12 năm 2008. 2
1.5 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Để hoàn thành khoá luận này, tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp nghiên cứu, tham khảo tài liệu: Đọc, tham khảo, tìm hiểu các giáo trình do các giảng viên biên soạn để giảng dạy; các sách ở thư viện và trung tâm học liệu để có cơ sở cho đề tài nghiên cứu. . Phương pháp phỏng vấn: Được sử dụng trong suốt quá trình thực tập, giúp tôi giải đáp những thắc mắc của mình và hiểu rõ hơn về công tác kế toán tại Công ty, qua đó cũng giúp tôi tích luỹ được những kinh nghiệm thực tế cho bản thân. Phương pháp thu thập và xử lý số liệu: Được áp dụng để thu thập số liệu thô của Công ty, sau đó toàn bộ số liệu thô được xử lý và chọn lọc để đưa vào khoá luận một cách chính xác, khoa học, đưa đến cho người đọc những thông tin hiệu quả nhất. Phương pháp thống kê: Dựa trên những số liệu đã được thống kê để phân tích, so sánh, đối chiếu từ đó nêu lên những ưu điểm, nhược điểm trong công tác kinh doanh nhằm tìm ra nguyên nhân và giải pháp khắc phục cho Công ty nói chung và cho công tác kế toán tiêu thụ, xác định kết quả kinh doanh nói riêng. 1.6 KẾT CẤU CỦA KHOÁ LUẬN Khoá luận có kết cấu gồm 3 phần: Phần 1: Đặt vấn đề Phần 2: Nội dung và kết quả nghiên cứu Chương 1: Tổng quan về kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh trong các doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng kế toán tiêu thụ và XĐKQ kinh doanh tại Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ. 2.1 Khái quát tình hình cơ bản của Công ty. 2.2 Thực trạng kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty. Chương 3: Định hướng và đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và XĐKQ kinh doanh tại Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ. Phần 3: Kết luận và kiến nghị. 3
PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH 1.1 TÓM TẮT CÁC NGHIÊN CỨU ĐÃ THỰC HIỆN Công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh chiếm một vị trí quan trọng trong việc đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì thế đề tài kế toán tiêu thụ và XĐKQKD đã được nhiều người nghiên cứu nhằm đóng góp một số ý kiến đề hoàn thiện công tác kế toán cho doanh nghiệp. Nhìn chung các khoá luận trước đã thể hiện được: -Các lý luận cơ bản về công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh -Thực trạng công tác kế toán tiêu thụ và XĐKQKD tại đơn vị mình thực tập - Đưa ra những nhận xét, đánh giá về công tác kế toán tại đơn vị và từ đó tìm ra giải pháp nhằm hoàn thiện hơn việc hạch toán kế toán tại đơn vị. Riêng đối với Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ - trong những năm qua cũng đã có nhiều người nghiên cứu công tác kế toán tại đơn vị về TSCĐ, vốn bằng tiền, kế toán thanh toán Đề tài kế toán tiêu thụ và XĐKQKD cho đến thời điểm này mới chỉ có một sinh viên nghiên cứu nhưng chỉ nghiên cứu ở mức độ chung và đưa ra những nhận xét tổng quan về tình hình hoạt động của Công ty và một số biện pháp chủ yếu để hoàn thiện bộ máy quản lý, chưa đi sâu nghiên cứu công tác kế toán cụ thể đối với từng mặt hàng cũng như từng phương thức tiêu thụ. Trong khoá luận của tôi, từ lý luận về kế toán tiêu thụ và XĐKQKD tôi đã tìm hiểu cụ thể cách hạch toán đối với từng loại mặt hàng, từng phương thức tiêu thụ, tôi đi sâu tìm hiểu về quy trình luân chuyển chứng từ của từng hoạt động. Số liệu đưa ra phân tích năm 2008 nên mang tính cập nhật hơn. Hơn nữa đề tài này nghiên cứu công tác kế toán của Công ty dựa trên hình thức kế toán máy nên những nhận xét, đánh giá, và các giải pháp đưa ra xác thực và cụ thể hơn. Trong bài này tôi đã đưa ra và phân tích các số liệu, phát hiện những trường hợp hạch toán không phù 4
hợp theo quy định cũng như việc vận dụng sáng tạo chế độ và quy định vào công tác hạch toán. 1.2 CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.2.1 Những vấn đề chung về kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh 1.2.1.1 Một số khái niệm liên quan đến tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh Hàng hoá Hàng hoá là sản phẩm của lao động, có thể thoả mãn nhu cầu nào đó của con người thông qua trao đổi, mua bán. Hàng hoá có thể ở dạng hữu hình như: Sắt, thép, lương thực, thực phẩm Hoặc ở dạng vô hình như những dịch vụ thương mại, vận tải hay dịch vụ của giáo viên, bác sĩ và nghệ sĩ Bán hàng tức là bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra và bán hàng hoá mua vào.[1, 69] Tiêu thụ Tiêu thụ xét theo góc độ kinh tế là việc chuyển quyền sở hữu về các sản phẩm, lao vụ, dịch vụ do doanh nghiệp sản xuất hoặc cung cấp đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.[5, 231] Hoạt động tiêu thụ có thể được tiến hành theo nhiều phương thức: Bán trực tiếp tại kho của doanh nghiệp, chuyển hàng theo hợp đồng, bán buôn thông qua các đại lý Về nguyên tắc kế toán sẽ ghi nhận nghiệp vụ tiêu thụ vào sổ sách kế toán khi nào doanh nghiệp không còn quyền sở hữu về hàng hoá nhưng bù lại doanh nghiệp được quyền sở hữu về tiền do khách hàng thanh toán hoặc được quyền đòi tiền.[5, 232] Kết quả kinh doanh Kết quả kinh doanh là kết quả cuối cùng về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong một kỳ nhất định và được xác định bằng cách so sánh giữa một bên là tổng doanh thu và thu nhập với một bên là tổng chi phí của các hoạt động kinh tế đã thực hiện. Nếu doanh thu và thu nhập từ các hoạt động lớn hơn chi phí thì doanh nghiệp có lãi (lợi nhuận); ngược lại, nếu doanh thu và thu nhập nhỏ hơn chi phí thì doanh nghiệp bị lỗ.[3, 300]. Kết quả của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ được phản ánh thông qua chỉ tiêu lợi nhuận. Lợi nhuận của doanh nghiệp thương mại bao 5
gồm: Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh; lợi nhuận hoạt động tài chính và lợi nhuận khác.[3, 300]. 1.2.1.2 Nhiệm vụ công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh Nhiệm vụ quan trọng và bao trùm nhất của kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh là cung cấp một cách kịp thời, chính xác cho nhà quản lý và những người quan tâm đến hoạt động của doanh nghiệp thông tin về kết quả hoạt động kinh doanh, lợi nhuận đạt được của doanh nghiệp. Từ đó nhà quản lý có thể phân tích, đánh giá và đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn cho doanh nghiệp. Những nhiệm vụ cụ thể của kế toán tiêu thụ và XĐKQKD bao gồm: + Theo dõi và phản ánh kịp thời, chi tiết hàng hoá ở tất cả các trạng thái: hàng trong kho, hàng gửi bán, hàng đang đi trên đường, đảm bảo tính đầy đủ cho hàng hoá ở cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Đồng thời giám sát chặt chẽ kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng, sản phẩm, dịch vụ cụ thể. + Phản ánh chính xác doanh thu bán hàng, doanh thu thuần để xác định chính xác kết quả kinh doanh: Kiểm tra, đôn đốc, đảm bảo thu đủ, thu nhanh tiền bán hàng, tránh bị chiếm dụng vốn bất hợp pháp. + Phản ánh chính xác, đầy đủ, trung thực các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý phát sinh nhằm xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ. + Phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp như mức bán ra, lãi thuần, Cung cấp đầy đủ số liệu, lập quyết toán kịp thời, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước. 1.2.1.3 Ý nghĩa công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh Hoạt động tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả kinh doanh mang ý nghĩa sống còn, quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Tổ chức tốt công tác tiêu thụ sản phẩm là một trong những điều kiện để đạt được mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận và giải quyết các mối quan hệ tài chính, kinh tế, xã hội của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, tiêu thụ sản phẩm còn là điều kiện để doanh nghiệp đa dạng hoá các mặt hàng cũng như hạn chế loại sản phẩm không đem lại lợi ích nhằm khai thác triệt để nhu cầu thị trường, đáp ứng kịp thời nhu cầu tiêu dùng của xã hội. 6
Việc tiêu thụ sản phẩm còn góp phần nâng cao năng lực kinh doanh của doanh nghiệp, thể hiện kết quả của quá trình nghiên cứu, giúp doanh nghiệp tìm chỗ đứng và mở rộng thị trường. Đó cũng là cơ sở để đánh giá mức độ hoàn thành nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với Nhà nước. Trong nền kinh tế quốc dân, hoạt động tiêu thụ góp phần khuyến khích tiêu dùng, hướng dẫn sản xuất phát triển để đạt được sự thích ứng tối ưu giữa cung cầu trên thị trường. Thông qua hoạt động tiêu thụ, sản xuất và tiêu dùng hàng hoá và tiền tệ, nhu cầu và khả năng thanh toán được điều hoà. Bên cạnh đó, tiêu thụ cũng góp phần giúp phát triển cân đối giữa các ngành nghề, khu vực trong toàn nền kinh tế. Kết quả tiêu thụ của mỗi doanh nghiệp chính là biểu hiện cho sự tăng trưởng kinh tế, là nhân tố tích cực tạo nên bộ mặt của nền kinh tế quốc dân. 1.2.2 Đặc điểm chế độ kế toán áp dụng trong doanh nghiệp 1.2.2.1 Hệ thống chứng từ sử dụng trong kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh Trong doanh nghiệp hoạt động tiêu thụ sản phẩm hàng hoá thường sử dụng các loại chứng từ như sau: - Hoá đơn bán hàng thông thường (mẫu số 02 GTTT - 3 LL) - Hoá đơn GTGT (mẫu số 01 GTKT - 3 LL) - Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (mẫu số 04 HDL - 3 LL) - Phiếu nhập kho (mẫu số 01 - VT) - Phiếu xuất kho (mẫu số 02 - VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu số 04 - VT) - Phiếu yêu cầu xuất vật tư - Bảng kê mua hàng (mẫu số 06 - VT) - Phiếu thu (mẫu số 01 - TT ) - Phiếu chi (mẫu số 02 - TT ) - Các chứng từ liên quan đến chi phí bán hàng: Chứng từ lao động, tiền lương (theo dõi tiền lương), chứng từ về hàng tồn kho (theo dõi vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá), chứng từ liên quan đến tiền tệ (thanh toán, tạm ứng) 7
1.2.2.2 Đặc điểm hình thức sổ kế toán Hình thức sổ kế toán là một hệ thống các loại sổ kế toán có chức năng ghi chép, kết cấu nội dung khác nhau, được liên kết với nhau trong một trình tự hạch toán trên cơ sở của chứng từ gốc. [2, 241] Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiện kế toán sẽ hình thành cho mình một hình thức tổ chức sổ kế toán khác nhau. [2,241] Để xây dựng một hình thức sổ kế toán phù hợp cho một đơn vị hạch toán có thể dựa vào các điều kiện sau đây: - Điều kiện 1: Đặc điểm về loại hình sản xuất cũng như quy mô sản xuất. - Điều kiện 2: Yêu cầu và trình độ quản lý hoạt động kinh doanh của mỗi đơn vị. - Điều kiện 3: Trình độ nghiệp vụ và năng lực của mỗi cán bộ kế toán. - Điều kiện 4: Điều kiện và phương tiện vật chất hiện có của đơn vị. Hiện nay, theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp thì có các hình thức sổ kế toán: - Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung. - Hình thức sổ kế toán Nhật ký - Chứng từ. - Hình thức sổ kế toán Nhật ký - Sổ cái. - Hình thức sổ kế toán Chứng từ ghi sổ. - Hình thức sổ kế toán trên máy vi tính. Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ sử dụng hình thức sổ kế toán trên máy vi tính với phần mềm UNESCO ACCOUNTING dựa trên hình thức sổ Nhật ký - Chứng từ. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ là tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các TK kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các TK đối ứng Nợ. Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế, kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép, sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng TK, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính. Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau: 8
- Nhật ký chứng từ. - Sổ cái. - Bảng kê. - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ thể hiện qua sơ đồ sau: Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ, Thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Sơ đồ 1.1: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Chứng từ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra, lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và Nhật ký - Chứng từ có liên quan. Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ. 9
Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng hợp của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái. Đối với các Chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng TK để đối chiếu với sổ cái. Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Hình thức Nhật ký - Chứng từ kế thừa được những ưu điểm của các hình thức Nhật ký chung, Nhật ký sổ cái, Chứng từ ghi sổ đảm bảo tính chuyên môn hoá cao của các sổ kế toán và phân công chuyên môn hoá lao động kế toán, từ đó tránh được việc ghi trùng lặp, giảm bớt được khối lượng công việc ghi chép hàng ngày và thuận lợi cho việc chuyên môn hoá lao động kế toán. Tuy nhiên, mẫu sổ sử dụng trong hình thức kế toán này phức tạp nên đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của kế toán phải cao và thích hợp với các đơn vị có quy mô lớn, nhiều nghiệp vụ phức tạp.[6, 241] 1.2.2.3 Phương pháp tính giá thực tế xuất kho Việc tính giá HTK phụ thuộc vào đơn giá trong các thời kỳ khác nhau. Nếu hàng hoá được mua vào với đơn giá ổn định từ thời kỳ này sang thời kỳ khác thì việc tính giá hàng xuất kho khá đơn giản. Nhưng nếu hàng hoá giống nhau được mua với giá khác nhau thì cần xác định và lựa chọn đơn giá sao cho phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Như vậy việc xác định giá hàng xuất kho đòi hỏi các doanh nghiệp phải quản lý được giá mua và chi phí mua để đảm bảo đúng yêu cầu về số lượng và chất lượng hàng hoá với chi phí bỏ ra là thấp nhất. Đối với các doanh nghiệp áp dụng phương pháp KKTX thường có 4 phương pháp xác định trị giá thực tế xuất kho:  Phương pháp thực tế đích danh.  Phương pháp bình quân gia quyền.  Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO).  Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIEO). 10
Ở công ty Cổ Phần Hương Thuỷ áp dụng phương pháp bình quân gia quyền Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + trị giá hàng nhập trong kỳ Đơn giá bình quân = Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ Giá trị thực tế xuất bán = Đơn giá bình quân x khối lượng xuất bán Đây là phương pháp phổ biến được sử dụng trong loại hình doanh nghiệp có khối lượng hàng hoá lớn, chủng loại đa dạng. Phương pháp này dễ tính toán, tiết kiệm thời gian công việc đỡ cho nhân viên kế toán. Tuy nhiên, do sự thay đổi của giá đầu vào làm cho giá mua của từng thời điểm nhập so với tồn trước có sự chênh lệch tương đối lớn, giá tính đôi khi không phù hợp, chính xác. 1.2.3 Nội dung kế toán tiêu thụ, xác định kết quả kinh doanh 1.2.3.1 Kế toán tiêu thụ a/ Kế toán doanh thu  Khái niệm về doanh thu Theo chuẩn mực số 14 ban hành ngày 31/12/2001 của Bộ Tài Chính: “Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu”.  Điều kiện ghi nhận doanh thu Doanh thu được ghi nhận khi đồng thời thoả mãn cả 5 điều kiện sau: 1. Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá cho người mua. 2. Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý, quyền kiểm soát hàng hoá. 3. Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. 4. Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ bán hàng. 5. Xác định được chi phí liên quan đến bán hàng.  Phương pháp hạch toán doanh thu theo các phương thức bán hàng  Phương thức bán hàng trực tiếp: Theo phương thức này người bán giao hàng hoá trực tiếp cho người mua tại kho, quầy hay tại bộ phận sản xuất. Hàng hoá khi 11
bàn giao cho người mua, được người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì xem như đã được tiêu thụ. (“Kế toán tài chính 2”, trang 142).  Phương thức chuyển hàng, chờ chấp nhận: Là phương thức mà bên bán chuyển hàng cho bên mua đến một địa điểm ghi trong hợp đồng. Số hàng này vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán, chỉ khi nào được bên mua kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới được coi là tiêu thụ.(“Kế toán tài chính 2”, trang 142). Phương pháp hạch toán TK 333 TK 511 TK 111,112,131 Thuế XK, thuế TTĐB doanh thu bán hàng TK 521,531,532 Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu TK 3331 Thuế GTGT TK 911 đầu ra Kết chuyển doanh thu bán hàng Sơ đồ 1.2: Trình tự hạch toán doanh thu bán hàng theo phương thức trực tiếp và phương thức chuyển hàng  Phương thức bán hàng trả góp: Theo hình thức này, người mua được trả tiền hàng thành nhiều lần. Doanh nghiệp thương mại, ngoài số tiền thu theo giá bán thông thường còn thu thêm người mua một khoản lãi do trả chậm. Phương pháp hạch toán: (Sơ đồ 1.3)  Phương pháp bán hàng đại lý: Theo hình thức này, doanh nghiệp giao hàng cho cơ sở đại lý, bên nhận đại lý sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng và được hưởng hoa hồng đại lý. Phương pháp hạch toán: (Sơ đồ 1.4; 1.5) 12
TK 511 TK 111, 112, 131 Doanh thu bán hàng TK 3331 Thuế GTGT đầu ra TK 515 TK 3387 Doanh thu lãi bán Tiền lãi phải thu bán hàng trả góp hàng trả chậm Sơ đồ 1.3: Trình tự hạch toán doanh thu bán hàng theo phương thức trả góp - Kế toán ở đơn vị giao đại lý TK 511 TK 111, 112, 131 TK 641 Doanh thu bán hàng Chi phí hoa hồng đại lý TK 3331 TK 133 Thuế GTGT đầu tư Sơ đồ 1.4: Trình tự hạch toán doanh thu bán hàng ở đơn vị giao đại lý - Kế toán ở đơn vị nhận đại lý TK 511 TK 331 TK 111, 112 (4) (2) TK 003 (1) (3) TK 3331 Sơ đồ 1.5: Trình tự hạch toán doanh thu bán hàng ở đơn vị nhận làm đại lý 13
Chú thích: (1): Khi nhận hàng để bán. (2): Số tiền hàng phải trả cho bên giao đại lý. (3): Trị giá của số hàng nhận đại lý đã xác định là tiêu thụ. (4): Xác định hoa hồng phải thu của đơn vị giao đại lý. b/ Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu  Khái niệm: Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán trả lại.  Chiết khấu thương mại: TK 521 - Là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn.  Giảm giá hàng bán: TK 532 - Là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu.  Hàng bán bị trả lại: TK 531 - Là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán.[5, 167]. Phương pháp hạch toán TK 111, 112, 131 TK 521 TK 511, 512 Chiết khấu thương mại TK 531 K/C các khoản Hàng bán bị trả lại giảm doanh thu TK 532 Giảm giá hàng bán TK 3331 Thuế GTGT (nếu có) Sơ đồ 1.6: Trình tự hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu 14
Thuế khấu trừ giảm doanh thu hàng bán  Thuế GTGT Khái niệm: Thuế GTGT là một loại thuế gián thu, được tính trên khoản giá trị tăng thêm của hàng hoá, dịch vụ phát sinh trong quá trình sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng. Phương pháp tính thuế GTGT: Thuế GTGT được tính theo một trong hai phương pháp là: khấu trừ hoặc trực tiếp. Nhưng chủ yếu là tính theo phương pháp khấu trừ: Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào  Thuế Xuất khẩu: Đối tượng chịu thuế XK: Tất cả các sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ mua bán, trao đổi với nước ngoài khi xuất ra khỏi biên giới Việt Nam. Đối tượng nộp thuế XK: Tất cả các đơn vị kinh tế trực tiếp XK hoặc uỷ thác XK  Thuế Tiêu thụ đặc biệt: Là loại thuế đánh trên các mặt hàng đặc biệt như bia, rượu, thuốc lá Các mặt hàng này không được nhà nước phát triển sản xuất do không thiết thực phục vụ nhu cầu sinh hoạt của người dân. Vì vậy các doanh nghiệp phải chịu thuế suất cao. 1.2.3.2 Kế toán xác định kết quả kinh doanh a/ Kế toán giá vốn hàng bán Giá vốn hàng bán là giá thực tế xuất kho của hàng hoá hoặc giá thành thực tế của lao vụ, dịch vụ đã hoàn thành và được xác định là tiêu thụ và các khoản được tính vào giá vốn để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Riêng đối với doanh nghiệp thương mại không sản xuất ra hàng hoá mà chỉ thực hiện chức năng tiêu thụ thì giá vốn hàng bán còn bao gồm cả chi phí mua hàng phân bổ cho hàng hoá đã bán trong kỳ.[7, 180] Tài khoản sử dụng: TK 632 - Giá vốn hàng bán 15
Phương pháp hạch toán TK 154, 156 TK 632 TK 156 Xuất hàng bán trực tiếp Hàng bán đã bị trả lại tại kho nhập kho TK 157 TK 911 Hàng xuất kho Hàng gửi đi bán K/C GVBB trong kỳ Gửi bán đã xác định tiêu thụ Sơ đồ 1.7: Trình tự hạch toán GVHB theo phương pháp KKTX b/ Kế toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí bán hàng: Là chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ, bao gồm các chi phí chào hàng, gới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hàng hoá, đóng gói, vận chuyển Chi phí quản lý doanh nghiệp: Phản ánh các khoản chi phí quản lý chung của doanh nghiệp như các chi phí về tiền lương nhân viên bộ máy QLDN, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho QLDN, Tài khoản sử dụng: TK 641- Chi phí bán hàng TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp c/ Kế toán chi phí tài chính Chi phí tài chính bao gồm các khoản chi phí hoặc các khoản lỗ liên quan đến các hoạt động đầu tư tài chính, chi phí đi vay và cho vay vốn Tài khoản sử dụng: TK635 - Chi phí tài chính 16
Phương pháp hạch toán TK 152, 153 TK 641, 642 TK 111, 112, Chi phí vật liệu, công cụ Các khoản giảm chi TK 334, 338 TK 911 Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương Kết chuyển chi phí TK 111, 112, 331 bán hàng, chi phí QLDN Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí khác bằng tiền Sơ đồ1.8: Trình tự hạch toán chi phí bán hàng, chi phí QLD 17
Phương pháp hạch toán TK 111, 112, 242 TK 635 TK 911 Trả lãi tiền vay, phân bổ lãi K/C chi phí tài chính Mua hàng trả chậm, mua góp TK 121, 221 Lỗ về các khoản đầu tư TK 111, 112 Tiền thu về bán Chi phí hoạt các khoản đầu động liên kết tư liên doanh Sơ đồ 1.9: Trình tự hạch toán chi phí tài chính d/ Kế toán chi phí thuế TNDN Chi phí thuế TNDN bao gồm: Chi phí thuế TNDN hiện hành và thuế TNDN hoãn lại phát sinh trong năm báo cáo làm căn cứ để xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong chính năm hiện hành. Phương pháp hạch toán: 18
TK 3334 TK 821 TK 911 Số thuế TNDN hiện Kết chuyển chi phí thuế hành phải nộp trong kỳ TNDN hiện hành Số chênh lệch giữa số thuế TNDN lớn hơn số thuế phải nộp Sơ đồ 1.10: Trình tự hạch toán thuế TNDN hiện hành e/ Kế toán chi phí khác Chi phí khác bao gồm các khoản: Chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ, tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế, bị phạt thuế, truy nộp thuế và các khoản chi phí khác. Tài khoản sử dụng: TK 811- Chi phí khác Trình tự hạch toán: TK 211,213 TK 811 Thanh lý, nhượng bán TSCĐ TK 214 TK 911 Kết chuyền chi phí khác TK 333 Các khoản tiền bị phạt thuế truy nộp thuế TK111,112 Chi phí bằng tiền khác Sơ đồ 1.11: Trình tự hạch toán chi phí khác f/ Kế toán doanh thu hoạt động tài chính Doanh thu hoạt động tài chính bao gồm: Tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức, lợi nhuận được chia và doanh thu tài chính khác của doanh nghiệp. Tài khoản sử dụng: TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính 19
Phương pháp hạch toán TK 911 TK 515 TK 111,112,131 Kết chuyển doanh thu Nhận lãi Cổ Phiếu, Trái Phiếu HĐTC TK 331 Chiết khấu thanh toán được hưởng TK 3387 Kết chuyển doanh thu tiền lãi bán hàng trả chậm, trả góp g/ Kế toán thu nhập khác TàiSơ khoản đồ 1.12: sử dụng:Trình TK tự hạch711 - toánThu nhậpdoanh khác thu hoạt động tài chính Phương pháp hạch toán TK 711 TK111,112,131 Thu nhập thanh lý,nhượng bán TSCĐ TK 911 TK 3331 (Nếu có) Kết chuyển thu nhập khác TK152,156,211 Được tài trợ, biếu,tặng vật tư hàng hoá, TSCĐ TK331,338 Các khoản nợ phải trả không xác định được chủ nợ h/ Kế toánSơ xác đồ định1.13: kết Trình quả tự tiêu hạch thụ toán thu nhập khác Tài khoản này dùng để xác định và phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán năm. Kết quả hoạt động 20
kinh doanh bao gồm: Kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh, kết quả hoạt động tài chính và kết quả hoạt động khác. Tài khoản sử dụng: TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh Bên Nợ: - Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá và dịch vụ đã tiêu thụ - Chi phí tài chính và chi phí khác - Chi phí bán hàng và chi phí doanh nghiệp - Chi phí thuế TNDN kết chuyển - Chi phí thuế thu nhập hoãn lại kết chuyển - Kết chuyển lợi nhuận sau thuế TNDN Bên Có: - Doanh thu thuần về sản phẩm, hàng hoá và dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ - Doanh thu hoạt động tài chính và các thu nhập khác - Trị giá vốn của hàng bán bị trả lại - Kết chuyển lỗ về hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ Trình tự hạch toán TK 632 TK 911 TK 511 K/C GVHB K/C doanh thu thuần 21
TK 641 K/C chi phí bán hàng TK 512 K/C doanh thu nội bộ TK 642 K/C chi phí QLDN TK 515 K/C doanh thu tài chính TK635 K/C chi phí tài chính TK 711 TK 811 K/C thu nhập khác K/C chi phí khác TK 421 TK 421 Kết chuyển lãi K/C lỗ Sơ đồ 1.14: Trình tự hạch toán xác định KQKD 22
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HƯƠNG THUỶ 2.1 TÌNH HÌNH CƠ BẢN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HƯƠNG THUỶ 2.1.1 Khái quát quá trình hình thành và phát triển của công ty Cổ Phần Hương Thuỷ Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ được hình thành là do sự sáp nhập lại từ hai công ty kinh doanh thương mại là Công ty thương nghiệp và Công ty vật tư tổng hợp. Trước 1992 trên địa bàn huyện Hương Thuỷ có hai công ty cùng hoạt động ở lĩnh vực kinh doanh thương mại: Công ty thương nghiệp và Công ty vật tư tổng hợp. Hai công ty này có nhiều mặt hàng kinh doanh trùng nhau như: kinh doanh xăng dầu, vật liệu xây dựng, thực phẩm, Điều này đã làm giảm hiệu quả hoạt động kinh doanh do hai công ty cùng cạnh tranh nhau trên một địa bàn. Nhằm tập trung được vốn để kinh doanh, tập trung được sự quản lý kinh doanh trên địa bàn vào một đầu mối thống nhất, từ đó mở rộng mạng lưới kinh doanh, cạnh tranh có hiệu quả với các thành phần kinh tế khác, ổn định giá cả những mặt hàng thiết yếu, phục vụ tốt cho nhu cầu sản xuất và đời sống nhân dân trên địa bàn và theo chủ trương của nhà nước về việc cắt giảm một số đơn vị làm ăn thiếu hiệu quả; thường vụ huyện uỷ và uỷ ban nhân dân huyện Hương Thuỷ đã ra quyết định số 189/QD-UB ngày 14/09/1992 về việc sáp nhập 2 công ty trên thành “Công ty thương mại tổng hợp Hương Thuỷ”. Tháng 11/1994 công ty được UBND tỉnh quyết định thành lập DNNN theo quyết định số 1701/QD-UB của UBNN tỉnh Thừa Thiên Huế. Đến tháng 9/2002 công ty được cổ phần hoá theo quyết định của UBNN tỉnh về việc phê duyệt hồ sơ xin nhận giao “Công ty thương mại tổng hợp Hương Thuỷ” cho tập thể người lao động tại doanh nghiệp số 2160/QD-UB ngày 26/08/2002 và đổi tên thành Công ty thương mại tổng hợp Hương Thuỷ. Đến ngày 22/10/2006 công ty lại được đổi tên một lần nữa theo quyết định của UBND tỉnh T.T Huế thành “Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ” và giữ tên này cho đến nay. 23
Trải qua 17 năm hoạt động, với nhiều khó khăn thử thách, Công ty đã dần ổn định và ngày càng khẳng định vị thế của mình trên thị trường. Công ty đã không ngừng phấn đấu nhằm đạt được những yêu cầu, kế hoạch kinh doanh một cách tốt nhất. Giai đoạn từ năm 1992 - 1995 tình hình công ty gặp nhiều khó khăn, nguồn vốn kinh doanh ít, chủ yếu kinh doanh bằng nguồn vốn vay ngân hàng. Các ngành hàng chủ yếu của công ty trong giai đoạn này là: thực phẩm; vật tư nông nghiệp; vật tư xây dựng; sắt thép. Đến năm 2001: Qua 5 năm hoạt động, công ty đã có nhiều cố gắng trong hoạch định chiến lược kinh doanh: Công ty đã cắt giảm những mặt hàng làm ăn kém hiệu quả như: thực phẩm để tập trung đầu tư vốn vào kinh doanh vật liệu xây dựng, sắt thép và đầu tư cho việc kinh doanh thêm mặt hàng mới là xăng dầu. Bước đầu mặt hàng mới là (Xăng dầu) này đã đem lại cho công ty một kết quả đáng khích lệ, doanh thu đạt được của mặt hàng trong 4 tháng cuối năm 2001 là hơn 7,5 tỷ đồng và là mặt hàng có mức doanh thu trung bình cao nhất. Ngày 26/08/2002 Công ty được cổ phần hoá theo quyết định số 2160/QD - UB của UBND tỉnh T.T.Huế. Ban lãnh đạo công ty đã mạnh dạn xác định phương hướng kinh doanh, lấy mặt hàng xăng dầu làm mặt hàng chủ chốt trong kinh doanh, từng bước củng cố công ty, mở rộng địa bàn kinh doanh, nêu cao ý thức “tự cứu mình không trông chờ ỷ lại cấp trên”.Qua một thời gian hoạt động, hiện nay các mặt hàng của công ty đã có chỗ đứng trên thị trường, giữ được mối quan hệ với khách hàng, mở rộng thêm mạng lưới kinh doanh trên địa bàn các huyện trong tỉnh và các tỉnh lân cận. Để ngày càng hoàn thiện hơn trong lĩnh vực kinh doanh, tạo thêm công ăn việc làm cho công nhân. Ban lãnh đạo công ty đã mạnh dạn thành lập 2 công ty con là: -Công ty TNHH Bách Việt: Trụ sở đóng tại Phú Bài - T.T.Huế. Công ty này chuyên xây dựng, thiết kế, tư vấn các công trình xây dựng. - Xí nghiệp cơ khí Huế tôn: Trụ sở đóng tại xã Thuỷ Phương, T.T.Huế. Xí nghiệp này chuyên gia công, lắp đặt. 24
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty 2.1.2.1 Chức năng của công ty Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ thực hiện những chức năng chủ yếu sau: - Tổ chức kinh doanh các mặt hàng tiêu dùng, nông lâm, hải sản, vật tư nông nghiệp, vật liệu xây dựng, tham gia công tác chế biến hàng hoá, dịch vụ, buôn bán xăng dầu Diezel, Xi măng, Sắt thép - Tổ chức lưu thông hàng hoá từ các nguồn hàng trong và ngoài tỉnh đến lĩnh vực tiêu dùng. - Chủ động nắm giữ hàng kinh doanh trong những lúc cao điểm, góp phần ổn định giá cả thị trường, tạo điều kiện ổn định đời sống nhân dân. - Dữ trữ và phân phối những mặt hàng chủ yếu theo chỉ thị của nhà nước. - Khai thác tiềm năng về lao động, tiền vốn, vật tư sản xuất, chế biến hàng hoá mở rộng quan hệ hợp tác, trao đổi hàng hoá với các tỉnh bạn trong nước. - Thông qua hoạt động kinh doanh, góp phần giao lưu hàng hoá, tổ chức mạng lưới bán buôn, bán lẻ của công ty xuống vùng dân cư. 2.1.2.2 Nhiệm vụ của công ty - Không để thất thoát vật tư, tiền vốn, tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ trên sổ sách kế toán, thống kê hàng tháng, quý, năm để có quyết toán chính xác. - Đáp ứng đầy đủ, nhanh chóng, nhu cầu hàng hoá, vật tư, nguyên liệu phục vụ yêu cầu tiêu dùng, sản xuất kinh doanh. - Thực hiện tốt vai trò thương mại, làm lành mạnh hoá thị trường nông thôn, kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký kinh doanh, sử dụng có hiệu quả vốn kinh doanh . - Khi kinh doanh phải mang lại hiệu quả kinh tế cao, tích luỹ và bảo tồn vốn kinh doanh, nâng cao đời sống cán bộ, công nhân viên. Đơn vị có trách nhiệm cung ứng đầy đủ hàng hoá của các cửa hàng, quầy hàng buôn bán, giám sát thị trường, nhanh nhạy với mọi diễn biến phức tạp của thị trường để điều chỉnh giá cả hợp lý; đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của người lao động. 25
- Trên cơ sở tổ chức kinh doanh ngày càng phát triển, Công ty thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước, nghiêm chỉnh chấp hành pháp luật quy định, góp phần bình ổn giá cả, phục vụ tốt nhu cầu tiêu dùng của nhân dân trên địa bàn trong và ngoài tỉnh. 2.1.3 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 2.1.3.1 Tổ chức bộ máy bộ máy quản lý a/ Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Ban giám đốc P. Kế toán tài vụ P.K.H.kinh doanh P. Tổ chức hành chính Cửa hàng bán lẻ, đại Cửa hàng bán lẻ, đại lý lý Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty b/ Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ đã xây dựng hệ thống quản lý theo cơ cấu trực tuyến - chức năng: Hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ. Nhiệm vụ của từng bộ phận được phân công như sau: - Hội đồng quản trị: Là người đứng đầu công ty, đại diện cho toàn thể cổ đông, thay mặt cổ đông, giám sát hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm trước cổ đông về mọi quyền lợi của cổ đông. 26
- Ban kiểm soát: Có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát việc chấp hành điều lệ của công ty và của cán bộ chuyên môn. - Ban giám đốc: Gồm một giám đốc và hai phó giám đốc. Giám đốc: Là người điều hành hoạt động kinh doanh theo chiến lược của chủ tịch Hội Đồng quản trị vạch ra, đại diện pháp nhân của công ty, là người quyết định và chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trước pháp luật. Phó giám đốc: Là người tham mưu cho Giám đốc, mỗi phó Giám đốc được Giám đốc bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công việc được giao cũng như trước pháp luật của nhà nước và là người thay mặt cho Giám đốc giải quyết các công việc của công ty theo sự uỷ quyền của Giám đốc khi Giám đốc đi vắng. Phó Giám đốc trực tiếp chỉ đạo các phòng ban phân xưởng hoạt động đúng kế hoạch đã định, đồng thời bổ nhiệm các chức danh tuyển chọn hay sa thải công nhân. - Phòng kế toán tài vụ: Kiểm tra ghi chép sổ sách đúng chế độ kế toán thống kê định kỳ, xây dựng và kiểm tra kế hoạch tài chính, quản lý kế toán thống kê định kỳ, quản lý bảo quản và phát triển vốn, cân đối thu, chi và hạch toán lãi lỗ. Trong sản xuất kinh doanh: Giám sát và quản lý toàn bộ TS, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, phân tích hoạt động kinh doanh thông qua việc ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác về tình hình sử dụng TS, vật tư, tiền vốn của công ty. Lập đủ và gửi báo cáo kế toán định kỳ theo thời gian quy định của nhà nước, tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu sổ sách kế toán một cách khoa học. - Phòng tổ chức hành chính: Chịu trách nhiệm tham mưu cho giám đốc về việc tổ chức, sắp xếp lao động hợp lý, quản lý cán bộ công nhân viên, theo dõi, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, thanh toán, giải quyết các chế độ, chính sách của người lao động, điều hành công việc của cơ quan, làm tốt công tác thanh tra, kiểm tra, theo dõi thi đua khen thưởng, kỷ luật, công tác bảo vệ công ty. - Phòng kế hoạch kinh doanh: Do ban Giám đốc trực tiếp chỉ đạo, có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, lập phương án kinh doanh, soạn thảo hợp đồng kinh tế, thực hiện và theo dõi hợp đồng kinh tế, hợp đồng kinh doanh liên kết đại lý. 27
Nhanh chóng nắm bắt nhu cầu hàng hoá trên thị trường, lựa chọn những mặt hàng mới có chất lượng cao, giá cả hợp lý, mẫu mã đẹp, phù hợp với nhu cầu thị hiếu của nhân dân. - Các cửa hàng bán lẻ, đại lý: Tổ chức tốt việc tiêu thụ hàng hoá thông qua việc mua bán và tiếp xúc với khách hàng để nắm bắt nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng, phản ánh kiến nghị với lãnh đạo công ty nhằm làm tốt công tác khai thác và dự trữ tốt nguồn hàng hợp lý, góp phần ổn định giá cả trên địa bàn. 2.1.3.2 Tình hình nguồn lực của công ty năm 2008 a/ Tình hình lao động của công ty năm 2008 Lao động là một yếu tố góp phần làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được diễn ra thường xuyên, liên tục không bị gián đoạn. Cho dù máy móc, thiết bị có hiện đại đến đâu cũng không thể thiếu được sự đóng góp của bàn tay và khối óc con người. Do vậy, bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển thì đòi hỏi họ phải có cách bố trí và sử dụng lao động thật hiệu quả. Nhận xét Cùng với sự phát triển mọi mặt của đời sống xã hội thì những yêu cầu của khách hàng cũng trở nên khắt khe hơn về chất lượng giá cả, thẩm mỹ và dịch vụ sau khi mua. Do đó công ty luôn có những chính sách đào tạo, bồi dưỡng và phát triển đội ngũ công nhân viên làm cho nguồn lực về lao động trở nên dồi dào và lớn mạnh, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Hàng năm, công ty phải bỏ ra hơn 250 triệu đồng cho việc tuyển dụng và đào tạo. Qua bảng 2.1 ta có thể nói rằng: Nhìn chung cơ cấu lao động của Công ty năm 2008 khá hợp lý, phù hợp với tính chất công việc và ngành nghề kinh doanh. Lao động nam chiếm tỷ trọng lớn (300 người, chiếm 66,7%), đó là do công ty vừa hoạt động sản xuất, vừa kinh doanh thương mại, xây dựng và đầu tư nên đòi hỏi nhiều lao động có sức khoẻ tốt để có thể vận chuyển, bốc xếp hàng hoá. Công ty cũng rất quan tâm đến đội ngũ lao động trẻ, bởi họ là những người năng động, sáng tạo trong công việc. Điều này phù hợp với xu thế phát triển của nền kinh tế hiện nay, sự năng động sáng tạo là hết sức cần thiết. Lao động trong độ tuổi từ 18 đến 35 là 360 người, chiếm 80% trong tổng số lao động của Công ty. 28
Bảng 2.1: Tình hình lao động của Công ty năm 2008 Chỉ tiêu Số lượng (người) Cơ cấu (%) Tổng số lao động 450 100 1. Phân theo giới tính Nam 300 66,7 Nữ 150 33,3 2. Phân theo trình độ văn hoá Đại học và trên đại học 47 10,4 Cao đẳng và trung cấp 84 18,7 Thợ cơ khí + lao động phổ thông 319 70,9 3. Phân theo độ tuổi Từ 18 – 25 tuổi 160 35,6 Từ 26 – 35 tuổi 200 44,4 Từ 35 – 45 tuổi 55 12,3 Từ 46 – 55 tuổi 35 7,8 (Nguồn: Phòng tổ chức lao động Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ) Số lượng lao động có trình độ đại học và cao đẳng chiếm tỷ lệ cao trong Công ty (chiếm gần 30%). Tuy nhiên, do tính chất công việc nên đòi hỏi nhiều lao động phổ thông (lao động phổ thông chiếm hơn 70%). Qua đây cho thấy Công ty vừa đáp ứng được nhu cầu lao động, vừa chú ý đến trình độ của đội ngũ công nhân viên. b/Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty Để có thể tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty phải có một nguồn lực nhất định về TS. Tài sản, đó là toàn bộ tiềm lực kinh tế của đơn vị, biểu thị cho những lợi ích mà đơn vị thu được trong tương lai hoặc những tiềm năng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. [3] Nguồn vốn kinh doanh là toàn bộ số vốn để đảm bảo toàn bộ nhu cầu về tài sản giúp cho quá trình kinh doanh được tiến hành liên tục và có hiệu quả. Bất kỳ một doanh nghiệp, một tổ chức hay đơn vị kinh tế muốn tiến hành hoạt động kinh doanh thì phải có một lượng vốn nhất định. [3] 29
Như vậy, tài sản và nguồn vốn là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp đi vào hoạt động. Bảng 2.2: Tình hình tài sản và nguồn vốn năm 2008 Số đầu năm Số cuối năm Chỉ tiêu Giá trị (1000 đ) % Giá trị (1000 đ) % TỔNG TÀI SẢN 63.334.703 100 89.225.653 100 Tài sản ngắn hạn 44.635.264 70,48 41.878.565 46,94 Tài hạn dài hạn 18.699.439 29,52 47.347.088 53,06 TỔNG NGUỒN VỐN 63.334.703 100 89.225.653 100 Nợ phải trả 44.159.612 69,72 48.322.740 54,16 Vốn chủ sở hữu 19.175.091 30,28 40.902.913 45,84 (Nguồn: Bảng CĐKT năm 2008 tại phòng kế toán Công ty) Nhìn vào bảng 2.2 ta thấy: Tổng tài sản và nguồn vốn của Công ty năm 2008 tương đối lớn, trong đó tài sản ngắn hạn chiếm hơn 70%, tài sản ngắn hạn của Công ty chủ yếu là các khoản phải thu và hàng tồn kho. Tài sản dài hạn chủ yếu là tài sản CĐHH: nhà xưởng, máy móc. Nguồn vốn của Công ty bao gồm Nợ phải trả và nguồn vốn CSH. Nợ phải trả năm 2008 chiểm tỷ trọng lớn, gần 55% tổng nguồn vốn. Điều này chứng tỏ Công ty đang tận dụng được nguồn vốn bên ngoài để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên việc chiếm dụng vốn cũng làm tăng khoản chi phí lãi vay ngân hàng phải trả hàng kỳ của Công ty. Vì thế Công ty cần phải cân nhắc giữa khoản lợi ích thu được với khoản chi phí bỏ ra để có chính sách vận động vốn phù hợp. 2.1.3.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty Cổ Phần Hương Thuỷ Kết quả hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp phản ánh khả năng, trình độ quản lý của nhà quản trị cũng như hiệu quả lao động của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp đó. Kết quả hoạt động kinh doanh cũng gián tiếp cho thấy những điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội, chính sách, nơi doanh nghiệp đó hoạt động. Nó còn là một trong những căn cứ để khách hàng đánh giá uy tín của doanh nghiệp và quyết định các mối quan hệ kinh tế trên thị trường. 30
Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty được thể hiện qua bảng (2.3). Qua bảng 2.3 - Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty năm 2008 ta thấy: Tổng lợi nhuận kế toán của Công ty năm 2008 đạt 10.595.765 nghìn đồng. Bao gồm lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh, lợi nhuận thuần từ hoạt động tài chính và lợi nhuận khác. Trong đó lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh chiếm tỷ trọng lớn nhất (11.801.849 nghìn đồng). Sở dĩ có được điều đó là nhờ năm 2008 hoạt động tiêu thụ của Công ty được tiến hành tốt. Công ty luôn đẩy mạnh, đầu tư thực hiện tốt các chính sách bán hàng, Trong khâu tiêu thụ hàng hoá, Công ty luôn quan tâm đến việc đảm bảo chất lượng sản phẩm, chất lượng sản phẩm được đặt lên hàng đầu “Chất lượng là hàng đầu tạo nên tương lai tốt đẹp và giàu có”. Bảng 2.3: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2008 ĐVT: 1000 Đồng Chỉ tiêu Năm 2008 1. Doanh thu thuần 345.063.298 2. Giá vốn hàng bán 316.819.727 3. Lợi nhuận gộp 28.243.570 4. Chi phí bán hàng 14.544.380 5. Chi phí QLDN 1.897.341 6. Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 11.801.849 7. Lợi nhuận hoạt động tài chính (1.801.949) 8. Lợi nhuận khác 595.865 9. Lợi nhuận kế toán trước thuế 10.595.765 10. Thuế thu nhập doanh nghiệp 1.483.407 11. Lợi nhuận kế toán sau thuế 9.112.358 (Nguồn: Phòng kế toán Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ) 31
Chính vì vậy chi phí bán hàng của Công ty năm 2008 khá lớn: 14.544.380 nghìn đồng, và chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm 1.897.341 nghìn đồng. Qua đây ta có thể thấy được năm 2008 Công ty rất chú trọng đến khâu tiêu thụ hàng hoá cũng như việc giám sát tình hình Công ty. Lợi nhuận thuần từ hoạt động tài chính là (- 1.801.949 nghìn đồng). điều đó là do năm 2008 thu nhập tài chính của Công ty chỉ đạt 641.385 nghìn đồng, chủ yếu thu lãi từ tiền gửi ngân hàng, được hưởng chiết khấu thanh toán. Trong khi đó chi phí từ hoạt động tài chính là 2.443.335 nghìn đồng, chủ yếu là chi phí từ việc chuyển tiền, chi phí lãi vay ngân hàng, chi phí bảo lãnh dự thầu. Lợi nhuận khác (595.266 nghìn đồng) = thu nhập khác - chi phí khác. Thu nhập khác của Công ty chủ yếu là thu tiền khoán quầy Kiểm - Thuỷ Vân, nhập hàng thừa Còn chi phí khác chủ yếu là do chênh lệch làm tròn chuyển nhượng Cổ Phần thương mại TP, chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ. 2.1.4 Đặc điểm tổ chức kế toán của công ty 2.1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán a/ Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán (Sơ đồ 2.2) b/ Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận Kế toán trưởng: Là người tham mưu cho Giám đốc, chịu trách nhiệm trước pháp luật và tổng Giám đốc về tổ chức công tác kế toán và tình hình tài chính của công ty, chịu trách nhiệm về mức độ chính xác của số liệu kế toán trước các cấp lãnh đạo. Phó phòng kế toán: Giúp kế toán trưởng thực hiện các nhiệm vụ kế toán. Phối hợp với kế toán trưởng điều hành bộ máy kế toán Báo cáo trực tiếp với kế toán trưởng công tác kế toán theo nhiệm vụ được phân công. Kế toán thanh toán: Theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt của công ty. Mở sổ kế toán quỹ tiền mặt ghi chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh của các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền măt Báo cáo trực tiếp với kế toán trưởng. Kế toán công nợ: Theo dõi các khoản nợ phải thu, phải trả, tình hình thanh toán với khách hàng Báo cáo tình hình công nợ, đối chiếu công nợ với khách hàng, căn cứ theo hợp đồng để đúc thúc thu hồi công nợ. Báo cáo trực tiếp với kế toán trưởng. 32
Kế toán kho, quầy, cửa hàng: Theo dõi tình hình biến động tăng, giảm các loại vật tư, TS, hàng hoá tại kho hàng Kiểm kê hàng tồn kho Theo dõi tình hình công nợ, thu hồi công nợ phát sinh tại các cửa hàng, cân đối tiền, hàng, công nợ hàng tháng để báo cáo trực tiếp với kế toán trưởng. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng P.P kế toán Phụ Kế Kế Kế Kế Kế toán trách toán toán toán toán quầy kế tổng XDC công ngân VLXD toán hợp B nợ hàng Sơn máy cửa hàng Thủ Kế Kế toán Kế toán quỹ toán công ty XN cơ thanh TNHH khí Huế toán Bách tôn Việt Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức kế toán của công ty Kế toán máy, kế toán tổng hợp: Kiểm tra các chương trình, dữ liệu đã được đưa vào chương trình kế toán, bảo đảm tính chính xác của số liệu Báo cáo trực tiếp với phó phòng kế toán. 33
Kế toán ngân hàng: Theo dõi toàn bộ các phát sinh của quỹ tín dụng, tiền gửi, tiền vay giữa công ty với các ngân hàng; trực tiếp giao dịch với ngân hàng: nhận tiền, chuyển tiền, đối chiếu số dư hàng ngày, báo cáo với kế toán trưởng. Kế toán XDCB: Tập hợp chi tiết các chứng từ, theo dõi sổ phụ phát sinh hầng ngày. Đến theo dõi trực tiếp tại công trình để xác nhận khối lượng thực tế. Kế toán XN: Theo dõi việc bán hàng, gia công, lắp dựng các công trình cơ khí, phân loại chi phí để tính giá thành sản phẩm; theo dõi tình hình biến động tăng, giảm TS tại XN. Cân đối tiền - hàng công nợ cuối tháng để báo cáo trực tiếp với kế toán trưởng. Kế toán công ty TNHH Bách Việt: Thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở đơn vị, tổ chức thu nhận, xử lý và hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế toán ở đơn vị để lập báo cáo tài chính định kỳ gửi về phòng kế toán công ty. Báo cáo trực tiếp với Giám đốc. Thủ quỹ: Quản lý các khoản tiền mặt của công ty; chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt. Mở sổ chi tiết thu, chi cho từng kho hàng, cửa hàng. Đối chiếu số thu hàng tháng. Báo cáo trực tiếp với kế toán trưởng. Nhìn chung Công ty có cơ cấu tổ chức nhân lực hợp lý, các nhân viên kế toán hầu hết có năng lực và trình độ chuyên môn cao, có trách nhiệm và tận tuỵ với công việc. Công ty đã căn cứ vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình để lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán nửa tập trung, nửa phân tán. 2.1.4.2 Chế độ và hình thức kế toán tại công ty a/ Chế độ kế toán Hiện nay Công ty áp dụng luật kế toán Việt Nam, chuẩn mực kế toán Việt Nam, chế độ kế toán doanh nghệp Việt Nam ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. b/ Hình thức kế toán Hiện tại Công ty áp dụng hình thức kế toán máy dựa trên hình thức sổ nhật ký - chứng từ. Hình thức sổ kế toán của công ty: 33
Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính với phần mềm UNESCO ACCOUNTING dựa trên hệ thống sổ của hình thức “Nhật ký - Chứng từ”. Việc này giúp giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên kế toán, đáp ứng nhu cầu hạch toán của công ty. Các mẫu sổ và bảng tổng hợp được thiết kế trong phần mềm này bao gồm: - Nhật ký Chứng từ - Sổ cái - Bảng kê - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính: Chứng từ kế Phần mềm kế Sổ kế toán: toán toán -Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết Bảng tổng hợp - Báo cáo tài chính chứng từ kế toán - Báo cáo kế toán cung loại Máy vi tính quản trị Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm. Đối chiếu, kiểm tra. Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính  Trình tự ghi sổ: Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào các sổ sách liên quan như bảng kê chứng từ TK, sổ chi tiết, sổ kế toán tổng hợp (sổ cái hoặc Nhật ký - sổ cái) và các thẻ kế toán chi tiết có liên quan. 34
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn bảo đảm chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. c/ Hệ thống tài khoản áp dụng tại Công ty Hệ thống tài khoản cấp 1, cấp 2 của Công ty sử dụng trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính quy định tại Quyết định 15/2006/QĐ - BTC. Ngoài ra Công ty còn mở thêm một số tài khoản chi tiết theo từng kho hàng và từng loại mặt hàng 2.1.4.3 Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12. Đơn vị tiền tệ: Việt Nam Đồng. Phương pháp khấu hao: Theo đường thẳng. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp bình quân gia quyền. Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ. 2.1.4.4 Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty bao gồm: 1.Bảng cân đối kế toán (Mẫu B01 – DN) 2.Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu B02 – DN) 3.Bảng thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu B09 – DN) 4.Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu B03 – DN) 35
2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HƯƠNG THUỶ 2.2.1 Đặc điểm về hoạt động tiêu thụ tại công ty 2.2.1.1 Mặt hàng kinh doanh Công ty CP Hương Thuỷ đã tiến hành hoạt động kinh doanh các mặt hàng sau: - Mua bán các sản phẩm, vật tư từ các công ty, tổng công ty ở T.T.Huế và một số mặt hàng nhập từ ngoài tỉnh. - Kinh doanh các mặt hàng thực phẩm - Mua bán vật liệu xây dựng, xi măng, sắt thép, ốc vít, lõi thép - Tổ chức thi công, lắp dựng các công trình xây dựng - Kinh doanh các mặt hàng xăng. dầu, sơn các loại, tôn, xà gồ Ngoài ra công ty còn chế biến một số sản phẩm như: Bột trét tường Các mặt hàng được mã hoá một cách rõ ràng, chính xác nhằm thuận lợi cho việc quản lý và theo dõi. Sau đây tôi xin trích một số mặt hàng mà công ty kinh doanh: Một số sản phẩm của công ty CP Hương Thuỷ: Tên mặt hàng Mã số ĐVT Tên mặt hàng Mã số ĐVT XI MĂNG XM Kg THÉP SK Kg 1.XM Kim Đỉnh P40 XM01 Kg Thép buộc SK01 Kg 2.XM Kim Đỉnh P30 XM02 Kg Thép 8 đa năng SK061 Kg 3.XM Long Thọ P30 XM04 Kg XĂNG, DẦU Lít 4.XM Sông Gianh XM10 Kg Xăng A92 XD1 Lít SẮT THÉP SC Cây Dầu Diezel 0,05 S. XD3 Lít 1.Sắt 10 Thái SC101 Cây Dầu Diezel 0,25 S. XD8 Lít Nguyên 2.Sắt phi 10 HP SC101y Cây Dầu PLC Gear 90 DNF10 Lít 3.Sắt phi 16 HP SC16y Cây Dầu BPHD 50 DNF1 Lít (Nguồn: Phòng kinh doanh của công ty ) 36
2.2.1.2 Phương thức tiêu thụ và thanh toán a/ Phương thức tiêu thụ Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ tổ chức bán hàng cho khách hàng theo các phương thức: Bán buôn, bán lẻ và bán thông qua các đại lý.  Phương thức bán buôn Công ty thường bán buôn cho các khách hàng là các doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp thương mại, các cơ quan, tổ chức. Căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế đã ký kết, bên mua cử đại diện đến nhận hàng tại kho, quầy, các cửa hàng của Công ty (hoặc) Công ty vận chuyển hàng đến địa điểm nào đó theo thoả thuận trong hợp đồng. Phương thức bán buôn thường áp dụng đối với các mặt hàng là vật liệu xây dựng. Trong quá trình thực hiện bán buôn hàng hoá, Công ty đã thực hiện các chính sách chiết khấu đối với khách hàng. Tỷ lệ chiết khấu do phòng kinh doanh quy định đối với từng loại mặt hàng và trong từng điều kiện cụ thể. Phương thức này đảm bảo tính chủ động cho Công ty và lợi ích của hai bên mua bán. Đây là hình thức phổ biến và cũng là một phần trong chiến lược kinh doanh của Công ty. Phương thức bán buôn giúp cho Công ty bán hàng hoá trên một địa bàn rộng và khối lượng lớn, từ đó có thể tiêu thụ hàng hoá trong thời gian ngắn, thu hồi vốn nhanh, tiết kiệm chi phí bảo quản, hao hụt và giảm bớt rủi ro.  Phương thức bán lẻ Theo phương thức này, hàng hoá được bán tại các kho, quầy, cửa hàng của Công ty. Khi bán theo phương thức này Công ty thường thu tiền trực tiếp. Thông thường số lượng bán một lần ít và rời rạc nên Công ty không lập chứng từ cho mỗi lần bán và không ghi sổ kế toán sau mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Thay vì đó sau một nghiệp vụ bán hàng, nhân viên ghi vào bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ. Sau 3 - 5 ngày nhân viên bán hàng gửi bảng kê cùng chứng từ gốc về phòng kế toán và nộp tiền cho thủ quỹ.  Phương thức bán hàng qua đại lý 37
Hàng hoá được gửi bán ở một số đại lý như: Đại lý Xăng dầu Quân đội, Đại lý Xăng dầu 187 Hùng Vương Số hàng bán ra được ghi vào sổ “giao nhận và thanh toán”. Cuối tháng đại lý gửi tiền cho phòng kế toán. Khi đó kế toán viết phiếu thu và hoá đơn GTGT. b/ Phương thức thanh toán Để có thể nhanh chóng thu hồi được vốn kinh doanh, mở rộng phạm vi hoạt động và tránh tình trạng bị khách hàng chiếm dụng vốn. Ban Giám đốc Công ty và phòng kinh doanh đã căn cứ vào nhiều yếu tố để đưa ra các phương thức thanh toán khác nhau tuỳ theo từng đối tượng khách hàng. Hiện nay Công ty đang áp dụng các phương thức thanh toán sau: - Phương thức thanh toán trực tiếp: Theo phương thức này, người mua thanh toán trực tiếp cho Công ty tại phòng kế toán. Khách hàng có thể trả ngay bằng tiền mặt hoặc thanh toán trả chậm. Hình thức thanh toán trả chậm được Công ty áp dụng đối với các khách hàng có quan hệ làm ăn lâu năm và uy tín với Công ty. Nếu như quá hạn thanh toán thì Công ty áp dụng tính lãi suất 1%/tháng trên giá trị phần nợ đó. - Phương thức thanh toán bằng chuyển khoản: Phương pháp này được Công ty áp dụng đối với các khách hàng có uy tín và hợp tác lâu dài với Công ty. Phương thức thanh toán này giúp Công ty tiết kiệm thời gian, đảm bảo an toàn, tiện lợi. 2.2.1.3 Đặc điểm về tổ chức chứng từ kế toán tiêu thụ áp dụng tại Công ty a/ Hệ thống chứng từ kế toán tiêu thụ tại Công ty Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ trong quá trình tiêu thụ khá đơn giản, bao gồm: Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có b/ Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiêu thụ + Hoá đơn GTGT: Công ty sử dụng hoá đơn GTGT theo mẫu của Bộ tài chính ban hành, hoá đơn GTGT do phòng kinh doanh hoặc kế toán lập. Khi tiêu thụ hàng hoá, căn cứ vào đơn đặt hàng và phiếu xuất kho, kế toán tiến hành viết hoá đơn GTGT. Nếu trường hợp bán lẻ thì không lập hoá đơn cho từng lần bán, 38
chỉ khi nào khách hàng yêu cầu thì mới lập để gửi một liên hoá đơn GTGT cho khách hàng. Hoá đơn GTGT là căn cứ để kế toán ghi nhận doanh thu, thủ quỹ thu tiền bán hàng và đồng thời để xuất kho thành phẩm. Hoá đơn GTGT gồm 3 liên: Liên 1: Màu tím, lưu tại cuốn Liên 2: Màu đỏ, giao cho khách hàng Liên 3: Màu xanh, nội bộ + Phiếu xuất kho: Phiếu xuất kho của Công ty do bộ phận kho lập. Hàng ngày, khi có nhu cầu về hàng hoá, khách hàng sẽ liên hệ với phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh sẽ yêu cầu bộ phận kho lập PXK. Phiếu xuất kho được lập 2 liên: một liên lưu tại bộ phận lập phiếu, một liên được chuyển cho thủ quỹ làm căn cứ xuất kho. Thủ kho xuất kho, ghi số lượng thực xuất và ký xác nhận vào PXK, sau đó chuyển PXK cho kế toán làm căn cứ ghi sổ. + Phiếu thu: Do kế toán lập căn cứ vào hoá đơn GTGT (phiếu thu phải có chữ ký của kế toán trưởng và Giám đốc), phiếu thu dùng để xác định số tiền thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, gồm 3 liên: Liên 1: Lưu tại bộ phận lập phiếu Liên 2: Chuyển cho thủ quỹ để ghi vào sổ quỹ, sau đó chuyển lại cho kế toán để ghi vào sổ kế toán. Liên 3: Giao cho người trả tiền Bên cạnh đó, để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu và theo dõi chặt chẽ quá trình tiêu thụ, Công ty còn sử dụng một số chứng từ khác như: Hợp đồng kinh tế, giấy giao hàng + Hợp đồng kinh tế: Ngay từ đầu năm, phòng kinh doanh có trách nhiệm liên hệ với khách hàng để ký hợp đồng bán hàng. Hợp đồng kinh tế phải có chữ ký của Giám đốc, được lập thành 6 bản: khách hàng giữ 3 bản; Công ty giữ 3 bản, trong đó Giám đốc giữ 1 bản, phòng kinh doanh giữ 1 bản, phòng kế toán giữ 1 bản. Sau khi hợp đồng được ký kết, căn cứ vào hợp đồng hai bên sẽ tiến hành thực hiện như trong thoả thuận. + Giấy giao hàng: Được lập trong trường hợp kế toán chưa lập hoá đơn GTGT theo yêu cầu của khách hàng (đây là những khách hàng mua hàng nhưng 39
chưa thanh toán), giấy giao hàng được xem như là đơn đặt hàng của khách hàng, do phòng kinh doanh lập, gồm 4 liên: 1 liên phòng kinh doanh giữ, 1 liên thủ kho giữ, 1 liên kế toán giữ và 1 liên giao cho người vận chuyển. Dưới đây là một số mẫu chứng từ mà Công ty đang sử dụng: HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG HL/2008B Liên 3 - Nội bộ 0065699 Ngày 10 tháng 12 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ (CHXD 3Sao) Điạ chỉ: Khu 7 - TT Phú Bài - H.Hương Thuỷ - TT.Huế Số tài khoản: Điện thoại: 0543.861.230 MST: 3300348587 . Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Báo cáo Biểu 05 theo bảng kê số K35/04/12/08 . Địa chỉ: Từ ngày 02 đến ngày 10 tháng 12 năm 2008 Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Xăng A92 Lít 6.527,5 10.454,54 68.242.010 LPXD 3.263.750 Cộng tiền hàng 68.242.010 Thuế suất 10% Tiền thuế GTGT: 6.824.240 Tổng cộng tiền thanh toán: 78.330.000 Số tiền viết bằng chữ: Bảy mươi tám triệu, ba trăm ba mươi nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị 40
Căn cứ vào Phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, kế toán tiến hành lập phiếu thu Đơn vị: Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ Địa chỉ: khu7 - TT Phú Bài - Hương Thuỷ- Huế PHIẾU THU Số : T36 Mẫu số 01-TT Ngày 10/12/2008 (ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Nợ 111135 : 78.330.000 ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng BTC) Có 338803 : 3.263.750 Quyển số: Có 3331113 : 6.824.240 Có 511135 : 68.242.010 Họ tên người nộp tiền : Nguyễn Đình Hiếu Địa chỉ : Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ Lý do thu : Thu tiền bán hàng CHXD 3 Sao - T12/2008 Số tiền : 78.330.000 đồng, bằng chữ: Bảy mươi tám triệu ba trăm ba mươi nghìn đồng chẵn. Đã nhận đủ số tiền ( bằng chữ): Kèm theo : Chứng từ gốc Ngày tháng năm Tổng giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) 41
Đơn vị: Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ Địa chỉ: Khu 7-TT.Phú Bài-H.Hương Thuỷ-TT.Huế PHIẾU XUẤT KHO 31/12/2008 Nợ 63235 Số : XKBK04 Có 1561 Họ tên người nhận hàng: .Địa chỉ (bộ phận) Lý do xuất kho : 3 Sao xuất bán Cty TNHH Luks-An HĐ 62075 Xuất tại kho : 3 Sao ( Thảo). STT Tên sản phẩm, Mã ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền hàng hoá số Theo Thực CT xuất A B C D 1 2 3 4 1 Dầu Diezel XD8 Lít 5.097 5.097 9.448 48.160.008 Cộng 5.097 48.160.008 Cộng thành tiền: Bốn mươi tám triệu, một trăm sáu mươi nghìn, không trăm lẻ támđồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Phụ trách bộ phận phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho sử dụng 2.2.2 Kế toán doanh thu tại Công ty 2.2.2.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng để hạch toán doanh thu tại Công ty a/ Chứng từ kế toán Chứng từ được sử dụng để làm cơ sở cho việc hạch toán doanh thu bán hàng tại Công ty chủ yếu bao gồm: Hoá đơn GTGT, phiếu thu b/ Tài khoản sử dụng Để hạch toán doanh thu bán hàng tại Cửa hàng Xăng Dầu 3 Sao của Công ty, kế toán sử dụng TK 511135: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 2.2.2.2 Quy trình và phương pháp hạch toán a/ Quy trình ghi sổ 42
Hàng ngày, khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến doanh thu, căn cứ vào chứng từ gốc (hoá đơn GTGT, phiếu thu ), kế toán tiến hành nhập vào máy tính. Theo trình tự ghi sổ đã được cài đặt, số liệu sẽ tự động cập nhật vào các bảng kê hàng hoá dịch vụ bán ra, bảng kê chứng từ TK 511, sổ chi tiết TK 511, sổ cái TK 511 và các sổ liên quan như TK 111 (nếu khách hàng thanh toán ngay), TK 131 (nếu khách hàng chưa thanh toán). Cuối kỳ kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Sơ đồ 2.4 dưới đây mô tả quy trình ghi sổ doanh thu tiêu thụ tại Công ty: Chứng từ gốc (Hoá đơn GTGT, Phiếu thu) Phần mềm UNESCO ACCOUNTING Bảng kê hàng hoá, dịch Bảng kê chứng từ Sổ chi tiết TK 111, vụ (bán lẻ, bán nợ, TK 111, TK 131, TK 131, TK 511 BKTM) TK 511 Sổ cái TK 511 Báo cáo tài chính Sơ đồ 2.4: Quy trình hạch toán doanh thu tại Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ b/ Phương pháp hạch toán - Ngày 16/12/2008 Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ xuất bán cho công ty TNHH Luks An theo HĐ số 62069 với số lượng hàng hoá là 8.213 lít dầu Diezel, giá bán chưa thuế GTGT 10.363,64 đồng/lít, thuế suất 10%, khách hàng chưa thanh toán. Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán tiến hành nhập vào máy tính theo định khoản: 43
Nợ TK 131135 : 96.092.100 đồng Có TK 511135 : 85.116.575 đồng Có TK 3331113: 8.511.625 đồng Có TK 338803 : 2.463.900 đồng - Căn cứ vào HĐ GTGT số 62065 (Biểu 2.1 - Phụ lục) ngày 24/12/08, CHXD 3 Sao xuất bán cho trường Trung học GTVT Huế 105 Lít xăng A92, giá bán chưa thuế GTGT 9.545,45 đồng/lít, 45 lít dầu Diezel, giá bán chưa thuế GTGT là 10.590,91 đồng/lít, thuế suất 10%, khách hàng chưa thanh toán, kế toán nhập số liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 131135 : 1.692.750 đồng Có TK 511135 : 1.478.86 đồng Có TK 3331113: 147.887 đồng Có TK 338803 : 66.000 đồng - Ngày 10/12/08, căn cứ vào phiếu thu số T36, khách hàng thanh toán tiền hàng theo hoá đơn GTGT số 65699 ngày 10/12/08, trị giá chưa thuế 68.242.010 đồng, thuế GTGT 10% là 6.824.240 đồng, lệ phí lưu thông 3.263.750 đồng, kế toán nhập liệu vào máy tính theo định khoản: Nợ TK 111135 : 78.330.000 đồng Có TK 338803 : 3.263.750 đồng Có TK 3331113: 6.824.240 đồng Có TK 511135 : 68.242.010 đồng Sau khi số liệu được nhập vào máy. Máy tính sẽ tự động cập nhật vào các sổ sách liên quan theo chương trình đã được cài đặt. Mẫu bảng kê hàng hoá dịch vụ bán ra trong tháng 12/2008 của Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ (Biểu 2.4, biểu 2.5 - Phụ lục). Dưới đây là mẫu sổ chi tiết bán hàng, mẫu bảng kê chứng từ TK 131 - Phải thu khách hàng tháng 12/2008 Cửa hàng Xăng Dầu 3 Sao. Nếu khách hàng thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt thì kế toán lập phiếu thu và thu tiền ngay. Nếu bán chịu thì kế toán phản ánh vào sổ chi tiết TK 131 theo từng đối tượng khách hàng - để theo dõi khoản phải thu khách hàng. 44
Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Cửa hàng Xăng Dầu 3 Sao Năm: Tháng 12/2008 Ngày ghi Chứng từ Doanh thu Diễn giải TK đối ứng sổ Số Ngày Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 24/12/08 62069 24/12/08 Cty TNHH Luks-An 131 8.213 10.363,64 85.116.575 (Dầu Diezel) 24/12/08 62065 24/12/08 Trường THGTVT Huế 131 45 10.590,91 476.591 (Dầu Diezel) 24/12/08 62065 24/12/08 Trường THGTVT Huế 131 105 9.545,45 1.002.272 (Xăng A92) Cộng 2.120.627.973 45
SỔ CHI TIÊT TÀI KHOẢN Tháng 12/2008 TK: 131 Phải thu khách hàng ĐVT: VNĐ Số CT Ngày CT Ngày CT Diễn Giải Đối Ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số Dư DT21/11 21/11/08 21/11/08 Đối trừ công nợ Cty An Phú 331135 29.919.500 (29.919.500) Thu tiền Xăng Dầu DNTN Lộc T04 01/12/08 01/12/08 Phước 111135 55.000.000 (84.919.500) UNC1 01/12/08 01/12/08 Cty TNHH Luks An chuyển 112135 120.000.000 ( 204.919.500) 3 Sao xuất bán Cty TNHH Thuận 62066 31/12/08 31/12/08 Đức 338803 892.982 (204.026.518) 3 Sao xuất bán Cty TNHH Thuận 62067 31/12/08 31/12/08 Đức 511135 18.509.092 (185.517.426) 3 Sao xuất bán Cty TNHH Thuận 62068 31/12/08 31/12/08 Đức 33311135 1.850.091 (183.667.335) 3 Sao bán Xăng Cty TNHH 53248 31/12/08 31/12/08 Thuận Đức 338803 3.709 (183.663.626) 3 Sao bán Xăng Cty TNHH 53248 31/12/08 31/12/08 Thuận Đức 511135 31.364 (183.632.262) 62049 31/12/08 31/12/08 3 Sao bán Dầu theo HĐ 62049 338803 1.299.144 1.479.069.980 62049 31/12/08 31/12/08 3 Sao bán Dầu theo HĐ 62049 511135 26.927.718 1.505.997.698 62049 31/12/08 31/12/08 3 Sao bán Dầu theo HĐ 62049 33311135 2.692.772 1.508.690.470 Tổng phát sinh 1.703.609.970 204.919.500 Số dư cuối kỳ 1.508.690.470 46
Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ BẢNG KÊ CHỨNG TỪ Tháng 12/2008 Ghi Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng ĐVT: Đồng Chứng từ Diễn Ghi Nợ TK131, ghi Có các TK sau Cộng Số Ngày giải 3331 5111 3388 135.279.304 1.352.792.926 20.618.240 1.508.690.470 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Công ty Cổ phần Hương Thuỷ BẢNG KÊ SỐ 1 – TIỀN MẶT Ghi Nợ tài khoản 11135 - Tiền mặt Tháng 12 năm 2008 ĐVT: Đồng Ghi Chứng từ Ghi Nợ TK 111135, Ghi có các TK STT chú Số Ngày 1311 511135 3331113 338803 1 T05 01/12/08 295.455 29.545 13.000 2 T04A 01/12/08 45.656.357 4.565.643 1.374.000 3 T36 10/12/08 68.242.010 6.824.240 3.263.750 4 T81 23/12/08 5 T86 24/12/08 653.641.225 65.364.175 19.065.600 Cộng 1.365.000 767.835.047 76.783.603 23.716.350 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Nguồn: Phòng kế toán Công ty Cổ phần Hương Thuỷ) 47
Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ BẢNG KÊ PHÁT SINH CÓ TÀI KHOẢN 511135 Tháng 12 năm 2008 ĐVT: Đồng Chứng từ Ghi Có TK 511135, Ghi Nợ các TK Diễn giải Cộng Có Số CT Ngày CT 111135 131135 T05 01/12/2008 Thu tiền bán hàng 3 Sao ngày 1/12/08 295.455 T04A 01/12/2008 Thu tiền bán hàng 3 Sao ngày 1/12/08 45.656.357 T86C 24/12/2008 Thu tiền bán bảng kê K35-CHXD 3 Sao 653.641.225 62065 31/12/2008 3 Sao bán Xăng Trường THGT VT Huế 1.478.863 62066 31/12/2008 3 Sao bán Dầu Cty TNHH Thuận Đức 18.509.092 62069 31/12/2008 3 Sao bán Dầu Cty TNHH Luks-An 85.116.575 Cộng 767.835.047 1.352.792.926 2.120.627.973 48
Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tháng 12 năm 2008 TK 511135- Doanh thu bán hàng CHXD 3 Sao ĐVT: Đồng Số CT Ngày CT Ngày ghi Diễn giải Đối Phát sinh Nợ Phát sinh Có sổ ứng 1311T05 01/12/08 01/12/08 DT bán hàng 3 Sao 1111 295.455 T04A 01/12/08 01/12/08 DT bán hàng 3 Sao 1111 45.656.357 T36 01/12/08 01/12/08 DT bán hàng 3 Sao 1111 68.242.357 62065 31/12/08 31/12/08 DT bán hàng 3 Sao 1311 1.478.663 62069 31/12/08 31/12/08 DT bán hàng 3 Sao 1311 85.116.575 43912 31/12/08 31/12/08 DT bán hàng 3 Sao 1311 27.925.431 62075 31/12/08 31/12/08 DT bán hàng 3 Sao 1311 48.189.841 KC_4 31/12/08 31/12/08 Kết chuyển DT T12 911 2.120.627.973 Tổng số phát sinh 2.120.627.973 2.120.627.973 Ngày 31/12/2008 Số liệu từ các sổ chi tiết, bảng kê chứng từ vào các ngày cuối tháng sẽ được máy tính chuyển vào sổ cái tài khoản doanh thu (TK 511135 – Doanh thu Cửa hàng 3 Sao tháng 12/2008). Để đảm bảo mức độ chính xác của các con số trong sổ cái nhằm có được báo cáo tài chính trung thực nhất, kế toán sẽ đối chiếu số liệu trong sổ cái với sổ chi tiết. Nếu thấy các con số ăn khớp với nhau thì kế toán mới sử dụng để lập báo cáo tài chính. Ngược lại, nếu có sự sai lệch thì buộc kế toán phải kiểm tra từ đầu để sửa lại sai sót. 49
SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tháng 12 năm 2008 TK 511135: Giá vốn hàng bán Số dư đầu tháng Nợ Có ĐVT: Đồng Diễn giải Tháng 12 Ghi nợ TK 111135, ghi có TK 511135 767.835.047 Ghi nợ TK 131135, ghi có TK 511135 1.352.792.926 Ghi nợ TK 511135, ghi có TK 911 2.120.627.973 Tổng phát sinh Nợ 2.120.627.973 Tổng Phát sinh Có 2.120.627.973 Nợ: Số dư cuối kỳ Có: Ngày 31/12/2008 (Nguồn: Phòng kế toán Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ) 2.2.3 Kế toán các khoản giảm thu, thuế GTGT 2.2.3.1 Kế toán thuế GTGT Cũng như các doanh nghiệp thương mại khác, hàng tháng công ty phải tính số thuế GTGT cho số hàng hoá bán ra, căn cứ vào HĐ GTGT và sổ chi tiết doanh thu của tháng để báo cáo cho cục thuế và tính số thuế phải nộp cho nhà nước. Cách tính thuế phải nộp hàng tháng căn cứ trên bảng kê hoá đơn bán hàng. Cuối tháng căn cứ vào tổng số thuế GTGT phải nộp của hàng hoá bán ra và tổng số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trình cho cơ quan thuế để công ty tiến hành nộp thuế. Nếu tổng số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ lớn hơn tổng số thuế GTGT đầu ra phải nộp thì trong tháng đó công ty khỏi nộp thuế và khoản chênh lệch đó sẽ được khấu trừ vào số thuế phải nộp trong tháng sau. Ngược lại công ty phải nộp đủ số thuế còn thiếu cho cơ quan thuế. 50
Khi nộp thuế kế toán phản ánh: Nợ TK 33311135 : Số thuế còn phải nộp Có TK 111135 : Số thuế còn phải nộp (hoặc) Có TK 112135 : Số thuế còn phải nộp Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Trong tháng 12, Tại Cửa Hàng 3 Sao, kế toán xác định tổng số thuế GTGT đầu ra là 588.634.482 đồng, số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ là: 212.765.409 đồng. Như vậy, trong tháng 12 năm 2008 Công ty phải nộp thuế GTGT với số tiền là: 375.869.073 đồng. Khi nộp thuế kế toán phản ánh: Nợ TK 33311135 : 375.869.073 đồng Có TK 1112135: 375.869.073 đồng 2.2.3.2 Kế toán khoản giảm thu Trong công tác kế toán, doanh nghiệp không sử dụng các TK 521, TK531, TK 532 để hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu. Mặc dù tại Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ các nghiệp vụ này vẫn thường xẩy ra. Nhưng doanh nghiệp lại hạch toán các khoản làm giảm trừ doanh thu này vào chi phí bán hàng. Tuy nhiên kỳ nghiên cứu này không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu. Đây chính là thành quả của Công ty trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm và uy tín đối với khách hàng. Tuy nhiên, trong nền kinh tế thị trường ngày nay các doanh nghiệp phải nỗ lực hết mình để nâng cao doanh thu, thu hút được nhiều khách hàng nhất. Để làm được điều đó các doanh nghiệp không ngừng quảng cáo hay thực hiện chính sách giá cả, chính sách sản phẩm thu hút khách hàng. Chính vì vậy Công ty nên chú ý TK 521 (khiết khấu thương mại) để thu hút khách hàng mới và có chính sách ưu đãi đối với khách hàng cũ nhằm giữ vững mối làm ăn lâu dài. 2.2.4 Kế toán xác định kết quả kinh doanh 2.2.4.1 Kế toán giá vốn hàng bán a/ Chứng từ và tài khoản sử dụng Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ sử dụng TK 632 - Giá vốn hàng bán để hạch toán giá trị sản phẩm đã xác định tiêu thụ trong kỳ. 51
Các chứng từ được sử dụng để hạch toán giá vốn hàng bán bao gồm: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, phiếu giao hàng, thẻ kho (Mẫu phiếu xuất kho, phiếu nhập kho: Biểu 2.2; 2.3 - Phụ lục). b/ Quy trình và phương pháp hạch toán Sau mỗi nghiệp vụ xuất hàng bán, thủ kho có nhiệm vụ trình các phiếu xuất kho kèm theo các thẻ kho chứng minh giá xuất kho của các mặt hàng trình lên cho kế toán kho hàng. Kế toán kho hàng sẽ tập hợp các chứng từ xuất - nhập - tồn của hàng hoá. Hiện nay, Công ty đang áp dụng phương pháp KKTX và sử dụng phương pháp đơn giá bình quân để tính ra giá vốn của lô hàng bán ra. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho có liên quan rồi tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho đưa lên, kế toán kho hàng phải kiểm tra, đối chiếu chứng từ này với các chứng từ liên quan như hoá đơn mua hàng Sau đó tiến hành nhập chứng từ vào máy. Phần mềm máy tính sẽ tự động tính ra giá vốn cho số lượng hàng đã tiêu thụ; máy tính tự phân bổ vào bảng kê chứng từ TK 632, sổ chi tiết TK 632, sổ cái TK 632. Cuối tháng kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Sơ đồ 2.5 mô tả quy trình ghi sổ giá vốn hàng bán tại Công ty Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho Bảng kê CT TK 63235 Phần mềm UNESCO Sổ chi tiết TK 63235 ACCOUNTING Sổ cái TK 63235 Sơ đồ 2.5: Quy trình hạch toán giá vốn hàng bán tại Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ 52
Phương pháp hạch toán Khi nhập kho hàng hoá, căn cứ vào Phiếu nhập kho do thủ kho đưa lên, kế toán tiến hành nhập liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 1561 Nợ TK 1331 Có TK 111,1112,331 Khi xuất kho hàng hoá bán cho khách hàng, Căn cứ vào Phiếu xuất kho do thủ kho đưa lên, kế toán tiến hành nhập liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 63235 Có TK 1561 Trong tháng 12/2008 Công ty đã xuất bán sản phẩm có giá trị là 1.929.794.303 kế toán sẽ định khoản: Nợ TK 63235 : 1.929.794.303 đồng Có TK 1561 : 1.929.794.303 đồng Đến cuối kỳ, kế toán Công ty sẽ kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ sang TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh. Nợ TK 911 : 1.929.794.303 đồng Có TK 632 : 1.929.794.303 đồng SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN TK 63235 - Giá vốn hàng bán Tháng 12/2008 ĐVT: Đồng Số CT Ngày CT Diễn giải TKĐƯ PS Nợ PS Có XK 65699 01/12/08 3 Sao xuất bán 1561 58.485.450 XK 62065 24/12/08 3 Sao xuất bán 1561 1.365.977 XK 62075 31/12/08 3 Sao xuât bán 1561 48.160.008 KC_1 31/12/08 Kết chuyển giá 911 1.929.794.303 vốn Tổng số phát 1.929.794.30 1.929.794.303 sinh 3 Số dư cuối kỳ 0 0 Ngày 31/12/2008 53
SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tháng 12 năm 2008 TK 63235: Giá vốn hàng bán Số dư đầu tháng Nợ Có ĐVT: Đồng Diễn giải Tháng 12 Ghi Nợ TK 63235, ghi Có TK 1561 1.929.794.303 Ghi Nợ TK 911, ghi Có TK 63235 1.929.794.303 Tổng phát sinh Nợ 1.929.794.303 Tổng Phát sinh Có 1.929.794.303 Nợ: Số dư cuối kỳ Có Ngày 31/12/2008 (Nguồn: Phòng kế toán công ty Cổ Phần Hương Thuỷ) 2.2.4.2 Kế toán chi phí bán hàng a/ Chứng từ và tài khoản sử dụng Chi phí bán hàng là những chi phí phát sinh nhằm thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm. Công ty sử dụng TK 641 – Chi phí bán hàng để theo dõi các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ, bao gồm chi phí lương nhân viên, chi phí vận chuyển hàng đi tiêu thụ Công ty mở các tài khoản chi tiết để thuận lợi cho việc theo dõi chi phí bán hàng phát sinh ở từng kho,quầy. Chứng từ sử dụng: Kế toán căn cứ vào các chứng từ chủ yếu sau để hạch toán chi phí bán hàng: Phiếu chi, bảng thanh toán tiền lương, hoá đơn dịch vụ mua ngoài b/ Trình tự và phương pháp hạch toán Trình tự ghi sổ Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc (phiếu chi, bảng thanh toán tiền lương, hoá đơn dịch vụ mua ngoài, ) kế toán nhập số liệu vào máy tính, máy tính tự phân bổ vào 54
bảng kê chứng từ TK 641, sổ chi tiết TK 641, sổ cái TK 641. Cuối tháng kế toán thực hiện bút toán kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Phương pháp hạch toán: Ví dụ: Căn cứ vào phiếu chi ngày 15/12/2008 (Biểu 2.4 - Phụ lục) chi phí cho việc vận chuyển xăng dầu các loại từ ngày 1/12 đến ngày 10/12 tại CHXD 3 Sao. Kế toán nhập vào máy tính theo định khoản: Nợ TK 64135 : 2.845.543 đồng Có TK 11135 : 2.845.543 đồng Ngày 20/12/08 căn cứ vào phiếu nhập kho xăng dầu số 30020 dùng cho bộ phận bán hàng được tập hợp vào cuối tháng, kế toán ghi: Nợ TK 64135 : 1.605.524 đồng Có TK 331 : 1.605.524 đồng Căn cứ vào phiếu chi số C240 ngày 25/12/08, chi tiền dầu chạy máy 3 Sao với số tiền là 555.908 đồng, kế toán nhập liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 64135 : 555.908 đồng Có TK 335 : 555.908 đồng Căn cứ vào phiếu chi số TP208, chi phí lương nhân viên bán hàng 3 Sao tháng 12/08 với số tiền là 5.754.285 đồng, kế toán nhập vào máy theo định khoản: Nợ TK 64135 : 5.754.285 đồng Có TK 334 : 5.754.285 đồng Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911 Nợ TK 911 : 10.761.260 đồng Có TK 641 : 10.761.260 đồng 55
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng Tháng 12/2008 ĐVT: Đồng SỐ CT Ngày CT Diễn giải TKĐƯ PS Nợ PS Có C08 15/12/08 Chi tiền vận chuyển CHXD 11135 2.845.543 3 Sao C06 20/12/08 Chi phí mua XDT12 331 1.605.524 KC_3 31/12/08 Kết chuyển CPBH 911 10.761.260 Tổng số phát sinh 10.761.260 10.761.260 Số dư cuối kỳ 0 0 Ngày 31/12/2008 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tháng 12 năm 2008 TK 64135: Chi phí bán hàng ĐVT: Đồng Số dư đầu tháng Nợ Có Diễn giải Tháng 12 Ghi Nợ TK 64135, ghi Có TK 11135 2.845.543 Ghi Nợ TK 64135, ghi Có TK 33135 1.605.524 Ghi Nợ TK 64135, ghi Có TK 335 555.908 Ghi Nợ TK 64135, ghi Có TK 334 5.754.285 Ghi Nợ TK 911, ghi Có TK 64135 10.761.260 Tổng phát sinh Nợ 10.761.260 Tổng Phát sinh Có 10.761.260 Nợ Số dư cuối kỳ Có Ngày 31/12/2008 (Nguồn: Phòng kế toán công ty Cổ Phần Hương Thuỷ) 56
2.2.4.3 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí QLND tại Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ bao gồm các khoản chi phí sau: Chi phí hội họp, chi phí tiếp khách, công tác phí, chi phí điện thoại, điện nước, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí tiền lương, chi phí khấu hao TSCĐ và các chi phí bằng tiền khác. a/ Chứng từ và tài khoản sử dụng Chứng từ sử dụng: Để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí QLDN, kế toán Công ty đã sử dụng các chứng từ: Phiếu chi tiền mặt, bảng phân bổ tiền lương, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp để hạch toán các khoản chi phí QLDN phát sinh tại Công ty. Tài khoản 642 được chi tiết thành các tài khoản sau: Tài khoản 6421: Chi phí nhân viên quản lý Tài khoản 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng Tài khoản 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ Tài khoản 6425: Thuế, phí, lệ phí Tài khoản 6427: Chi phí bằng tiền khác b/ Quy trình và phương pháp hạch toán Quy trình ghi sổ Tương tự chi phí bán hàng, hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc (phiếu chi, bảng phân bổ tiền lương, Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ ) kế toán nhập số liệu vào máy tính, máy tính tự phân bổ vào bảng kê chứng từ TK 642, sổ chi tiết TK 642, sổ cái TK 642. Cuối tháng kế toán thực hiện bút toán kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Phương pháp hạch toán Căn cứ vào phiếu chi số 903/08 ngày 10/12/08, chi phí cho việc sửa chữa Bảng hiệu 3 Sao với số tiền là 252.631 đồng, kế toán phản ánh vào máy tính: Nợ TK 6427 : 252.631 đồng Có TK 154 : 252.631 đồng 57
Căn cứ vào phiếu chi số 122/08 ngày 20/12/08. Cửa hàng 3 Sao mua sắm đồ dùng phục vụ cho việc bán hàng, với tổng số tiền là 121.770 đồng, kế toán nhập vào máy: Nợ TK 6423 : 121.770 đồng Có TK 111135 : 121.770 đồng Số liệu sau khi được nhập vào máy, máy tính sẽ tự động phân bổ vào các sổ sách có liên quan. SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 64235 - Chi phí QLDN Tháng 12/2008 ĐVT: Đồng SỐ CT Ngày CT Diễn giải TKĐƯ PS Nợ PS Có 122/08 20/12/08 Chi phí đồ dùng ở CHXD 3 Sao T12 111135 121.770 903/08 10/12/08 Chi phí sữa chữa bảng hiệu CH 3 Sao 154 252.631 KC_4 31/12/08 Kết chuyển chi phí QLDN 911 374.401 Tổng số phát sinh 374.401 374.401 Số dư cuối kỳ 0 0 Ngày 31/12/2008 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tháng 12 năm 2008 TK 64235: Chi phí QLDN Số dư đầu tháng Nợ Có ĐVT: Đồng Diễn giải Tháng 12 Ghi Nợ TK 64135, ghi Có TK 11135 121.770 Ghi Nợ TK 64235, ghi Có TK 154 252.631 Ghi Nợ TK 911, ghi Có TK 64235 374.401 Tổng phát sinh Nợ 374.401 Tổng Phát sinh Có 374.401 Nợ Số dư cuối kỳ Có 58
2.2.4.4 Kế toán thu nhập khác a/ Chứng từ và tài khoản sử dụng Chứng từ sử dụng: Để hạch toán khoản thu nhập khác phát sinh tại Công ty, kế toán sử dụng các chứng từ sau: Phiếu thu, giấy báo có Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 711 – Thu nhập khác để hạch toán các khoản thu nhập khác phát sinh trong kỳ. b/ Quy trình và phương pháp hạch toán Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến khoản thu nhập khác, căn cứ vào chứng từ gốc (giấy báo có, phiếu thu ), kế toán tiến hành nhập vào máy. Theo trình tự ghi sổ trong máy, số liệu sẽ được cập nhật vào sổ sách liên quan như bảng kê chứng từ TK 711, sổ chi tiết TK 711, sổ cái TK 711. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp kết chuyển sang TK 911 để xác định KQKD. Trong tháng 12 tổng thu nhập khác phát sinh là 2.645.218 đồng, đây là khoản nhập hàng hao hụt Cửa hàng Xăng dầu 3 Sao theo biên bản khoán số 105/2008. Kế toán nhập vào máy theo định khoản: Nợ TK 1561 : 2.645.218 đồng Có TK 711 : 2.645.218 đồng Cuối tháng kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh Nợ TK 711 : 2.645.218 đồng Có TK 911 : 2.645.218 đồng 2.2.4.5 Kế toán chi phí khác a/ Chứng từ và tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng TK 811 để phản ánh khoản chi phí khác phát sinh trong kỳ. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ. Chứng từ sử dụng: Phiếu chi, giấy báo nợ b/ Quy trình và phương pháp hạch toán Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc tiến hành nhập vào máy. Máy tính sẽ tự động cập nhật vào các sổ sách đã cài sẵn. Cuối kỳ, thực hiện bút toán kết chuyển sang TK 911 để xác định KQKD. Tuy nhiên, trong tháng 12/2008 tại Công ty không phát sinh khoản chi phí này. 59
SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tháng 12 năm 2008 TK 711: Thu nhập khác Số dư đầu tháng ĐVT: Đồng Nợ Có Diễn giải Tháng 12 Ghi Nợ TK 1561, ghi Có TK 711 2.645.218 Ghi Nợ TK 711, ghi Có TK 911 2.645.218 Tổng phát sinh Nợ 2.645.218 Tổng Phát sinh Có 2.645.218 Nợ Số dư cuối kỳ Có Ngày 31/12/2008 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 2.2.4.3 Kế toán xác định kết quả kinh doanh Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng TK 911- Xác định kết quả kinh doanh để hạch toán kết quả kinh doanh cuối kỳ. Quy trình hạch toán Cuối kỳ, kế toán tổng hợp sẽ tiến hành kết chuyển các khoản chi phí và thu nhập phát sinh trong tháng sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Sau khi xác định được lãi (lỗ) kế toán thực hiện kết chuyển sang TK 421. Dưới đây là mẫu sổ chi tiết TK 911, sổ cái TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh của Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ. 60
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 911- Xác định kết quả kinh doanh Tháng 12/2008 ĐVT: Đồng SỐ Ngày CT Diễn giải TKĐƯ PS Nợ PS Có CT KC_2 31/12/08 Kết chuyển doanh 511135 2.120.627.973 thu bán hàng KC_5 31/12/08 Kết chuyển thu nhập 711 2.645.218 khác KC_1 31/12/08 Kết chuyển giá vốn 63235 1.929.794.303 hàng bán KC_3 31/12/08 Kết chuyển chi phí 641 10.761.260 bán hàng KC_4 31/12/08 Kết chuyển chi phí 642 374.401 QLDN KC_10 31/12/08 Kết chuyển lãi 421 182.343.227 Cộng số phát sinh 2.123.273.191 2.123.273.191 Số dư cuối kỳ 0 0 Ngày 31/12/2008 61
SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tháng 12 năm 2008 TK 911: Xác định kết quả kinh doanh Số dư đầu tháng Nợ Có ĐVT: Đồng Diễn giải Tháng 12 Ghi Nợ TK 911, ghi Có TK 63235 1.929.794.303 Ghi Nợ TK 911, ghi Có TK 64135 10.761.260 Ghi Nợ TK 911, ghi Có TK 64235 374.401 Ghi Có TK 911, ghi Nợ TK 511135 2.120.627.973 Ghi Có TK911, ghi Nợ TK 71135 2.645.218 Ghi Nợ TK 911, ghi Có TK 421 182.343.227 Tổng phát sinh Nợ 2.123.273.191 Tổng Phát sinh Có 2.123.273.191 Nợ Số dư cuối kỳ Có Ngày 31/12/2008 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 62
CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HƯƠNG THUỶ 3.1 ĐÁNH GIÁ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY VÀ KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH 3.1.1 Đánh giá về tổ chức công tác kế toán Như chúng ta đã biết, nhà quản lý chỉ có thể đưa ra những quyết định đúng đắn, chính xác và kịp thời khi họ nắm bắt một cách thấu đáo tình hình “sức khoẻ” của đơn vị mình. Trong đó thông tin kế toán là một trong những căn cứ quan trọng. Qua tìm hiểu sơ bộ về công tác kế toán tại Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ, tôi nhận thấy một số ưu điểm và nhược điểm chủ yếu sau đây: - Về bộ máy kế toán: Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ là một đơn vị hoạt động kinh doanh trong nhiều lĩnh vực, phạm vi hoạt động kinh doanh khá rộng. Công ty áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán. Mô hình này giúp Công ty có được sự chỉ đạo kịp thời trong công tác kế toán. Bộ máy kế toán của Công ty khá gọn nhẹ (gồm 10 người). Trong đó: Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm điều hành cả về công tác quản lý và công tác tài chính của Công ty, về mức độ chính xác của các số liệu kế toán. Nhìn chung các nhân viên kế toán đều có trình độ đại học và được phân công theo từng lĩnh vực rõ ràng: kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán, kế toán ngân hàng, kế toán các kho quầy, kế toán công nợ Tuy nhiên do quy mô và phạm vi hoạt động khá lớn, lĩnh vực kinh doanh đa dạng nên một kế toán phải kiêm nhiều công việc, phụ trách nhiều kho, quầy, hơn nữa các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày nhiều, trong kỳ làm không hết sẽ dồn lại cuối kỳ Dẫn đến việc cung cấp thông tin cho kế toán trưởng chậm, từ đó thông tin cung cấp cho ban quản trị sẽ chậm trễ. - Về hình thức sổ kế toán Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, dựa trên hệ thống sổ của hình thức Nhật ký - Chứng từ. Việc áp dụng phần mềm kế toán máy góp 63
phần giảm nhẹ khối lượng công việc kế toán, giúp cho việc cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác, đáp ứng việc ra quyết định của các nhà quản trị, nâng cao hiệu quả công tác kế toán của Công ty. Các nhân viên kế toán chỉ cần nhập chứng từ gốc vào máy, theo chương trình đã được cài đặt sẵn trong máy, số liệu sẽ được cập nhật vào các sổ sách liên quan một cách nhanh chóng và chính xác. Hệ thống sổ sách của Công ty khá đơn giản và gọn nhẹ, thuận lợi trong việc kiểm tra, đối chiếu khi có sai sót xẩy ra. Tuy nhiên hệ thống sổ sách của Công ty cũng chưa đầy đủ theo quy định: Mặc dù sử dụng hình thức kế toán là Nhật ký - chứng từ nhưng Công ty không lập nhật ký chứng từ thay vào đó là bảng kê chứng từ. Mặt khác trong quá trình nhập chứng từ vào máy, các nhân viên kế toán còn bỏ sót hoặc nhập trùng lặp một số nghiệp vụ. Ngoài ra họ còn gặp khó khăn trong vấn đề xử lý trên phần mềm kế toán. - Về hệ thống chứng từ Công ty áp dụng hệ thống chứng từ ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và các văn bản luật khác hướng dẫn việc lập và luân chuyển chứng từ. Hệ thống chứng từ của Công ty tương đối đầy đủ và phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và quy định của Nhà nước. - Về hệ thống tài khoản Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ áp dụng hệ thống tài khoản ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006. Ngoài ra, Công ty còn mở thêm các tài khoản chi tiết và mã hoá chúng nhằm phù hợp với đặc điểm hoạt động của Công ty - Về sự phân công phụ trách các phần hành kế toán Ưu điểm lớn nhất trong việc phân công phụ trách các phần hành kế toán trong Công ty là: Định kỳ (trong một thời gian nhất định), kế toán trưởng cùng các kế toán viên tổ chức hội thảo để thay đổi vị trí của những kế toán viên nhằm đáp ứng nguyện vọng của các kế toán viên, tránh được sự nhàm chán trong công việc. Ngoài ra cũng tạo cơ hội giúp các nhân viên kế toán có điều kiện học hỏi, tiếp thu kinh nghiệm của nhau, nhằm giúp họ thành thạo với nhiều phần hành kế toán. - Về hệ thống báo cáo kế toán 64
Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty được phân thành 2 loại: hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo quản trị. Trong đó, hệ thống báo cáo kế toán tài chính được Công ty xây dựng đầy đủ, đáp ứng yêu cầu kiểm tra hoạt động SXKD của đơn vị cũng như của cơ quan quản lý Nhà nước. Hệ thống báo cáo kế toán quản trị của Công ty được xây dựng nhằm mục đích cung cấp thông tin làm cơ sở để các nhà quản trị đề ra những chính sách kinh doanh phù hợp với từng thời kỳ và giai đoạn cụ thể đồng thời có những quyết định kinh doanh kịp thời và chính xác nhằm nâng cao hiệu quả SXKD của Công ty trong tương lai. 3.1.2 Đánh giá về công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh 3.1.2.1 Ưu điểm Kế toán tiêu thụ và xác định KQKD là một nội dung quan trọng trong công tác kế toán của các doanh nghiệp, bởi nó liên quan đến sự tồn tại và phát triển của bản thân các doanh nghiệp đó. Nhận thức được vai trò quan trọng này, Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ luôn tìm các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán nói chung, công tác kế toán tiêu thụ và xác định KQKD nói riêng. Cụ thể: - Công tác kế toán tiêu thụ và xác định KQKD tại Công ty tương đối phù hợp với chế độ kế toán hiện hành và đặc điểm kinh doanh của đơn vị. - Trong quá trình bán hàng, do các nghiệp vụ diễn ra thường xuyên, số lượng khách hàng nhiều, hàng hoá của Công ty được phân bố ở nhiều kho, quầy, cửa hàng nên để thuận tiện trong việc hạch toán bán hàng, ghi nhận doanh thu. Công ty, ngoài việc vận dụng hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán hiện hành còn mở thêm các TK chi tiết theo từng loại hàng, từng kho, quầy và từng đối tượng khách hàng (Ví dụ: liên quan đến doanh thu, kế toán sử dụng TK 511135 – doanh thu bán hàng 3 Sao, TK 111135 - Tiền Mặt tại Cửa hàng 3 Sao, TK 63235- Giá vốn hàng bán 3 Sao, ). Điều này giúp cho việc theo dõi và quản lý tốt khâu tiêu thụ hàng hoá và quản ký tốt công nợ đối với khách hàng. - Sau mỗi lần xuất hàng tiêu thụ, kế toán căn cứ vào đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, phản ánh đầy đủ vào sổ chi tiết bán hàng, sổ theo dõi tình hình công nợ khách hàng, sổ cái tài khoản liên quan. Điều này thuận tiện trong công tác 65
kiểm tra, đối chiếu số liệu từ đó giúp cho các nhân viên kế toán hạch toán chính xác kết quả hoạt động kinh doanh. Việc luân chuyển chứng từ trong quá trình tiêu thụ hàng hoá được thực hiện theo một quy trình khá chặt chẽ và rõ ràng, hạn chế được những mất mát có thể xẩy ra. Ở Công ty việc tính giá hàng xuất kho được kế toán áp dụng theo phương pháp BQGQ, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX. Cách tính giá này có ưu điểm là giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên kế toán trong suốt kỳ kế toán, dễ sửa chữa và điều chỉnh khi phát hiện sai sót. Trong quá trình tiêu thụ hàng hoá, Công ty có thực hiện các chính sách như: Chiết khấu thương mại (Ví dụ : Khi khách hàng mua một thùng Dầu BP thì được tặng kèm một chiếc áo Thun, ), chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán Đây là chính sách tốt làm tăng lượng khách hàng, những thủ thuật để cạnh tranh với đối thủ cạnh tranh. 3.1.2.2 Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm nói trên, công tác kế toán tiêu thụ và xác định KQKD tại công ty còn tồn tại một số hạn chế sau đây: Kế toán phản ánh doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ và doanh thu nội bộ vào một tài khoản chung là TK 511. Điều này ảnh hưởng đến việc theo dõi doanh thu không rõ ràng. Trong quá trình bán hàng, Công ty không sử dụng các tài khoản làm giảm trừ doanh thu trong khi tại Công ty vẫn có những khoản liên quan. Các khoản này, kế toán lại phản ánh vào TK 641 - chi phí bán hàng, như vậy là không hợp lý, không đúng với chế độ kế toán ban hành. Các khoản chi phí phát sinh trong quá trình thu mua hàng hoá được kế toán phản ánh vào TK 641 – Chi phí bán hàng. Như vậy nếu trong kỳ hàng hoá mua về nhiều mà chưa bán được thì chi phí bán hàng sẽ bị đội lên, làm cho thu nhập trước thuế giảm xuống, từ đó làm giảm khoản thuế phải nộp. Điều đó là không đúng. Là một Công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực thương mại, hàng hoá có thể có những biến động về giá cả, chất lượng và sự thay đổi thường xuyên về mẫu mã Khách hàng của Công ty lại phân bố rải rác khắp nơi. Chính vì vậy, trong quá 66
trình tiêu thụ hàng hoá, Công ty không thể tránh khỏi những rủi ro có thể xẩy ra như: chất lượng hàng hoá giảm sút do tồn kho lâu ngày nên khi bán cũng phải điều chỉnh giảm giá nhằm khuyến khích khách hàng Điều này có phần ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của Công ty. Thế nhưng, Công ty chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Ngoài ra, trong quá trình bán hàng, Công ty bị khách hàng chiếm dụng vốn khá nhiều. Các khoản nợ phải thu mặc dù vẫn được theo dõi, quản lý chặt chẽ nhưng vẫn không thu hồi kịp thời. Có nhiều khoản đã chuyển thành nợ khó đòi và mất khả năng thu hồi. Điều này làm thất thoát doanh thu của Công ty. Tuy nhiên, Công ty cũng chưa thực hiên chính sách lập dự phòng đối với nợ phải thu khó đòi này. Thị trường tiêu thụ của Công ty tuy rộng khắp trong và ngoài tỉnh, nhưng tại Công ty đến thời điểm này vẫn chưa có hoạt động xuất khẩu hàng hoá – hoạt động có thể nói là góp phần không nhỏ đến lợi nhuận kinh doanh của Công ty. Công ty chưa tin học hoá hoàn toàn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đặc biệt là ở bộ phận kho, sổ sách kế toán (thẻ kho), làm bằng tay nên hiệu quả công việc chưa cao. 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY - Về tổ chức bộ máy kế toán Để nâng cao hiệu quả công tác kế toán, Công ty nên tuyển dụng thêm một vài nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao, có đạo đức nghề nghiệp để hỗ trợ bớt công việc trong phòng kế toán. Đội ngũ kế toán thiết kế sao cho gọn nhẹ, linh hoạt, hoạt động hiệu quả, đúng chức năng phần hành kế toán của mình. Tránh tình trạng một kế toán phải đảm nhiệm nhiều phần hành khác nhau làm ảnh hưởng đến hiệu quả công tác kế toán. Công ty nên tổ chức nhiều hơn các lớp đào tạo, hướng dẫn, nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên, đặc biệt là nhân viên kế toán vì hiện nay công ty đang chuyển từ phần mềm kế toán UNESCO ACCOUNTING sang phần mềm FAST ACCOUNTING, chính vì vậy các nhân viên kế toán còn gặp một số khó khăn trong việc nhập dữ liệu và xử lý trên phần mềm kế toán máy. 67
Ngoài ra để nâng cao trình độ, mỗi kế toán viên phải không ngừng học hỏi kinh nghiệm của những người có kinh nghiệm trong Công ty. Tự giác tìm tòi, tìm hiểu các quy định, chế độ kế toán mới ban hành để áp dụng vào công việc của mình một cách tốt nhất. Công ty cũng nên tổ chức giao lưu, học hỏi kinh nghiệm giữa các doanh nghiệp với nhau, giữa khách hàng với doanh nghiệp để giúp họ am hiểu được tâm lý khách hàng. Ban lãnh đạo Công ty cũng phải thường xuyên đôn đốc nhân viên làm việc theo đúng quy định và trách nhiệm, có hình thức thưởng phạt phân minh để khuyến khích nhân viên làm việc một cách tích cực hơn. - Chính sách bán hàng Để thúc đẩy việc thanh toán của khách hàng, Công ty nên có chính sách thanh toán cụ thể. Nếu khách hàng thanh toán ngay hoặc thanh toán trước thời hạn thì sẽ được hưởng chiết khấu, nếu thanh toán chậm thì phải chịu lãi suất của khoản nợ quá hạn. - Về công tác thu hồi công nợ Đối với khách hàng gần đến hạn thanh toán: Công ty nên gửi thông báo có ghi rõ số tiền còn nợ, ngày thanh toán và thường xuyên trao đổi thông tin về các khoản nợ giữa kế toán và phòng kinh doanh để có quyết định có nên tiếp tục bán hàng cho khách hàng nữa hay không. - Về việc sử dụng tài khoản Công ty nên sử dụng TK 512 để phản ánh doanh thu nội bộ, tách bạch rõ ràng với việc hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để dễ dàng theo dõi doanh thu tiêu thụ hàng hoá của Công ty. Trong quá trình thu mua hàng hoá, các chi phí phát sinh nên được hạch toán vào TK 1562, chứ không nên hạch toán vào chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp. Việc hạch toán chính xác và đầy đủ các loại chi phí phát sinh trong kỳ sẽ giúp cho Ban quản lý của doanh nghiệp dễ kiểm soát, dễ quản lý, từ đó có thể đưa ra những biện pháp cắt giảm chúng cho phù hợp nhằm góp phần nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp. Chính vì vậy kế toán Công 68
ty cần chú ý phản ánh một cách chính xác, đầy đủ, rõ ràng các khoản chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán hàng và QLDN vào các TK 641, TK 642. - Chính sách lập dự phòng Hiện nay công ty chưa thực hiện chính sách lập dự phòng. Theo tôi, vì Công ty kinh doanh nhiều mặt hàng, hoạt động trên nhiều lĩnh vực, áp dụng nhiều phương thức thanh toán Chính vì vậy Công ty nên thực hiện chính sách lập dự phòng (dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 159), dự phòng nợ phải thu khó đòi (TK139), ), nhằm hạn chế rủi ro có thể xẩy ra. - Đối với các khoản giảm trừ doanh thu Công ty nên sử dụng các tài khoản giảm trừ doanh thu như: TK521 - Chiết khấu thương mại, TK 531 – Hàng bán bị trả lại, TK 532 - Giảm giá hàng bán trong hạch toán. Như vậy nó vừa phù hợp với chế độ kế toán, vừa phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hơn nữa nó còn giúp Công ty trong việc xác định chính xác hơn khoản thuế GTGT đầu ra phải nộp. Cụ thể, khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan, kế toán phản ánh: Nợ TK 521, 531, 532 Nợ TK 3331 Có TK 111, 112, 131 Cuối kỳ, kế toán làm bút toán kết chuyển vào doanh thu thuần: Nợ TK 511 Có TK 521, 531, 532 - Về mở rộng thị trường tiêu thụ Công ty nên mở rộng phạm vi và thị trường tiêu thụ hàng hoá. Đặc biệt là phương thức xuất khẩu hàng hoá, Công ty nên áp dụng nhằm nâng cao hiệu quả tiêu thụ cho mình. 69
PHẦN III : KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 3.1 KẾT LUẬN Qua quá trình tìm hiểu thực tế tại Công ty, đề tài của tôi đã giải quyết được các vấn đề sau: Thứ nhất, đề tài của tôi đã hệ thống lại các vấn đề lý luận về kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh trong các doanh nghiệp. Nghiên cứu thực trạng công tác kế toán tiêu thụ và xác định KQKD tại Công ty Cổ Phần Hương Thuỷ. Nhìn chung công tác kế toán tiêu thụ và xác định KQKD của Công ty được thực hiện đúng chế độ quy định hiện hành và phù hợp với thực tế ở Công ty. Việc vận dụng hệ thống chứng từ, sổ sách tương đối đầy đủ. Thứ hai, so sánh giữa cơ sở lý luận và thực tiễn tìm hiểu tại Công ty, tôi nhận thấy trong việc hạch toán tiêu thụ và xác định KQKD, Công ty đã vận dụng sáng tạo các loại sổ sách, tài khoản kế toán phù hợp với tình hình của Công ty. Thứ ba, tôi đã đưa ra một số định hướng và giải pháp nhằm phục vụ cho công tác kế toán tiêu thụ và xác định KQKD tại Công ty. Nhìn chung những mục tiêu mà tôi đưa ra trong đề tài cơ bản đã đạt được. Tuy đạt được những kết quả như vậy nhưng tôi nhận thấy đề tài của mình còn một số hạn chế sau đây: Thứ nhất, đề tài của tôi còn một số vấn đề chưa sâu như chưa đưa ra được đầy đủ các loại sổ sách, các thẻ, phiếu kế toán có liên quan đến công tác kế toán tiêu thụ và xác định KQKD. Thứ hai, các số liệu thu thập được chỉ xẩy ra ở một quầy hàng, chưa thu thập được tất cả các loại chứng từ, sổ sách có liên quan đến tổng thể quá trình hoạt động của Công ty. 3.2 KIẾN NGHỊ Trên cơ sở những hạn chế của để tài, tôi có kiến nghị sau: Nếu có điều kiện nghiên cứu tiếp đề tài thì tôi sẽ tìm hiểu kỹ hơn về quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng – thu tiền, thu thập thêm các loại chứng từ, sổ sách, tìm hiểu công tác kế toán tiêu thụ và xác định KQKD ở tất cả các kho, quầy với tất cả 70