Bài giảng Kế toán ngân hàng - Chương IV: Kế toán nghiệp vụ ngân quỹ và các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt

71 trang phuongnguyen 6840

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Kế toán ngân hàng - Chương IV: Kế toán nghiệp vụ ngân quỹ và các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

ke_toan_nghiep_vu_ngan_quy_va_cac_hinh_thuc_thanh_toan_khong.pdf

Nội dung text: Bài giảng Kế toán ngân hàng - Chương IV: Kế toán nghiệp vụ ngân quỹ và các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt

Chương IV Kế toán nghiệp vụ ngân quỹ và các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt 1. Kế toán nghiệp vụ ngân quỹ 1.1. Những vấn đề chung về nghiệp vụ ngân quỹ 1.1.1. Nội dung nghiệp vụ ngân quỹ Nghiệp vụ ngân quỹ của tổ chức tín dụng bao gồm các nghiệp vụ thu, chi và điều chuyển tiền mặt. Mức tồn quỹ tiền mặt ở mỗi tổ chức tín dụng phụ thuộc vào qui mô hoạt động, vào tính chất thường xuyên hay thời vụ của các khoản thu, chi tiền mặt qua quỹ nghiệp vụ của tổ chức tín dụng đó. Các tổ chức tín dụng luôn phải cân nhắc các yếu tố trên để tự xác định mức tồn quỹ tiền mặt tối ưu cho mình để một mặt đảm bảo thực hiện nhu cầu thu, chi tiền mặt bất cứ lúc nào, mặt khác không để tồn quỹ tiền mặt quá cao làm ảnh hưởng đến khả năng sinh lời của ngân hàng. Quỹ tiền mặt do bộ phận ngân quỹ (hay phòng ngân quỹ) thực hiện và bảo quản trong kho, két tuyệt đối an toàn. Tại bộ phận ngân quỹ bố trí thủ quỹ và các nhân viên kiểm ngân, thủ quỹ chịu trách nhiệm về số tài sản trong kho, két. Việc tổ chức công tác quỹ phụ thuộc vào mô hình giao dịch mà ngân hàng lựa chọn: mô hình giao dịch nhiều cửa hay mô hình giao dịch một cửa. Trong mô hình giao dịch nhiều cửa: quỹ là một bộ phận trực tiếp giao dịch với khách hàng trong các nghiệp vụ liên quan đến việc thu (chi) tiền mặt từ (cho) khách hàng. Với mô hình giao dịch một cửa: đầu ngày, cuối ngày quỹ chính thực hiện việc giao (nhận) tiền mặt cho các giao dịch viên (Teller) phù hợp với hạn mức quỹ mà các giao dịch viên được nắm giữ. Như vậy, khi có nghiệp vụ tiền mặt phát sinh,
quỹ không phải trực tiếp thu - chi tiền mặt cho khách hàng (trừ các giao dịch vượt hạn mức giao dịch của các giao dịch viên). 1.1.2. Tài khoản, chứng từ và sổ sách sử dụng 1.1.2.1. Tài khoản TK “Tiền mặt tại đơn vị” - 1011 Tài khoản này dùng để hạch toán số tiền mặt tại quỹ nghiệp vụ của các Tổ chức tín dụng. Bên Nợ ghi: Số tiền mặt thu vào quỹ nghiệp vụ Bên Có ghi: Số tiền mặt chi ra từ quỹ nghiệp vụ Số dư Nợ: Số tiền mặt hiện có tại quỹ nghiệp vụ của TCTD Hạch toán chi tiết: Mở 1 tài khoản chi tiết. TK “Tiền mặt đang vận chuyển” - 1019 Tài khoản này dùng để hạch toán số tiền mặt xuất từ quỹ tiền mặt tại đơn vị chuyển cho các đơn vị khác đang trên đường đi. Bên Nợ ghi: Số tiền xuất quỹ để vận chuyển đến đơn vị nhận tiền Bên Có ghi: Số tiền đã vận chuyển đến đơn vị nhận Số dư Nợ: Số TM thuộc quỹ nghiệp vụ ở đơn vị đang trên đường vận chuyển Hạch toán chi tiết: Mở tài khoản chi tiết theo từng đơn vị nhận tiền vận chuyển đến. TK “Tiền mặt ngoại tệ tại đơn vị” - 1031 Tài khoản này dùng để hạch toán giá trị ngoại tệ tại quỹ của Tổ chức tín dụng. Bên Nợ ghi: Giá trị ngoại tệ nhập quỹ Bên Có ghi: Giá trị ngoại tệ xuất quỹ Số dư Nợ: Phản ánh giá trị ngoại tệ hiện có tại quỹ của TCTD
Hạch toán chi tiết: Mở 1 tài khoản chi tiết. TK “Ngoại tệ đang vận chuyển” - 1039 Tài khoản này dùng để hạch toán giá trị ngoại tệ chuyển cho các đơn vị khác đang trên đường đi. Bên Nợ ghi: Giá trị ngoại tệ vận chuyển đến đơn vị nhận tiền Bên Có ghi: Giá trị ngoại tệ đã vận chuyển đến đơn vị nhận Số dư Nợ: Phản ánh giá trị ngoại tệ ở đơn vị đang vận chuyển trên đường Hạch toán chi tiết: Mở tài khoản chi tiết theo từng đơn vị nhận ngoại tệ vận chuyển đến. TK “Tham ô, thiếu mất tiền, tài sản chờ xử lý” - 3614 TK này dùng để phản ảnh các khoản nợ phải thu phát sinh trong hoạt động nội bộ của TCTD. Bên Nợ ghi: Số tiền TCTD phải thu Bên Có ghi: Số tiền được xử lý chuyển vào các tài khoản thích hợp khác Số dư Nợ: Phản ánh số tiền TCTD còn phải thu Hạch toán chi tiết: Mở tài khoản chi tiết cho từng đơn vị, cá nhân có quan hệ thanh toán TK “Thừa quỹ, tài sản thừa chờ xử lý” – 461 TK này dùng để phản ảnh các khoản phải trả phát sinh trong quá trình hoạt động nội bộ của TCTD. Bên Có ghi: Số tiền TCTD phải trả Bên Nợ ghi: Số tiền TCTD đã trả hoặc được giải quyết chuyển vào TK khác Số dư Có: Phản ánh số tiền TCTD còn phải trả
Hạch toán chi tiết: Mở tài khoản chi tiết cho từng đơn vị, cá nhân có quan hệ thanh toán 1.1.2.2. Chứng từ - Nếu thu tiền mặt: + Giấy nộp tiền (dùng cho khách hàng nộp tiền vào NH) + Phiếu thu (dùng cho nội bộ NH) - Nếu chi tiền mặt: + Séc lĩnh tiền mặt (dùng cho khách hàng lĩnh tiền từ TKTG) + Giấy lĩnh tiền mặt (dùng trong trường hợp cho vay) + Phiếu chi (dùng cho nội bộ NH) 1.1.2.3. Sổ sách Tại bộ phận kế toán mở các loại sổ sau: - Sổ nhật ký quỹ (sổ tờ rời): Do kiểm soát tiền mặt giữ để ghi chép tất cả các khoản thu, chi tiền mặt trong ngày theo các chứng từ tiền mặt phát sinh. Dùng làm căn cứ lập nhật ký chứng từ và hạch toán tổng hợp trong ngày. Cuối ngày khoá sổ tìm tổng tiền mặt thu vào, tổng tiền mặt chi ra trong ngày và tồn quỹ cuối ngày => Đối chiếu với thủ quĩ. Mẫu sổ nhật ký quỹ Ngân hàng nhật kỹ quỹ Ngày tháng năm Số chứng từ Số Số tiền Ký hiệu tiểu Thu Chi thống kê Thu Chi khoản
. Cộng ngày Tồn quỹ hôm trước Tồn quỹ hôm nay Kiểm soát Kế toán trưởng Giám đốc Ngân hàng (kế toán) (ký tên) (ký tên) - Sổ kế toán chi tiết tiền mặt: Sổ này dùng để ghi tổng số tiền mặt thu, chi trong ngày và tồn quỹ tiền mặt cuối ngày (mỗi ngày một dòng). Sổ này dùng làm cơ sở cho việc lập báo cáo kế toán hàng tháng. Căn cứ để lập sổ kế toán chi tiết tiền mặt là nhật ký quỹ. Cuối ngày cộng sổ nhật ký quỹ để có tổng thu tiền mặt, tổng chi tiền mặt trong ngày. Căn cứ vào số tổng thu để vào cột phát sinh bên Nợ, số tổng chi vào cột phát sinh bên Có. Sau khi vào số phát sinh bên Nợ và bên Có sẽ rút số dư cuối ngày của tài khoản tiền mặt, số dư Nợ tài khoản tiền mặt cuối ngày phải bằng tồn quỹ tiền mặt cuối ngày trên sổ sách và tồn quỹ thực tế do thủ quỹ quản lý. Tại bộ phận quỹ nghiệp vụ mở các loại sổ sau:
- Sổ quỹ: Được đóng thành quyển (đánh số trang liên tục, đóng dấu giáp lai): Do thủ quỹ giữ để ghi chép các khoản thu, chi tiền mặt trong ngày theo các chứng từ thu chi tiền mặt. Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế để đối chiếu với kế toán và tiền mặt tồn quỹ bảo quản trong kho, két. Nếu thực hiện giao dịch một cửa thì sổ này do nhân viên giao dịch (Teller) trực tiếp giữ. - Các loại sổ khác: Sổ theo dõi các loại tiền thu, chi để phục vụ thống kê các loại tiền. 1.2. Kế toán nghiệp vụ thu, chi tiền mặt 1.2.1. Kế toán thu tiền mặt Nghiệp vụ thu tiền mặt của ngân hàng thương mại phát sinh khi: - Khách hàng nộp tiền mặt vào tài k hoản tiền gửi; hoặc trả nợ, trả lãi vay, nộp lệ phí cho ngân hàng bằng tiền mặt. - Ngân hàng nhận tiền mặt từ ngân hàng khác điều chuyển đến. - Nhận từ Ngân hàng Nhà nước thông qua vay Ngân hàng Nhà nước hay rút từ tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước. - v.v Khi khách hàng có nhu cầu nộp tiền mặt vào quỹ nghiệp vụ của Ngân hàng thì tuỳ theo nội dung cụ thể sẽ lập giấy nộp tiền và nộp trực tiếp tiền mặt cho thủ quỹ ngân hàng để kiểm đếm. Trường hợp thực hiện giao dịch một cửa thì nhân viên giao dịch (Teller) trực tiếp nhận tiền mặt. Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền mặt được thực hiện đúng nguyên tắc: Thu trước - Ghi sổ sau. Căn cứ vào giấy nộp tiền đã được xác nhận thu đủ tiền của thủ quỹ, kế toán hạch toán: + Nếu nộp vào tài khoản tiền gửi hay trả nợ ngân hàng, ghi:
Nợ: TK tiền mặt tại đơn vị (1011). Có: TK tiền gửi (nếu nộp vào TK tiền gửi). TK cho vay (nếu nộp tiền mặt để trả Nợ ngân hàng). + Nếu nộp tiền mặt để chuyển đi ngân hàng khác, ghi: Nợ: TK 1011 Có: TK thanh toán vốn giữa các Ngân hàng 1.2.2. Kế toán chi tiền mặt Tiền mặt chi từ quỹ nghiệp vụ ngân hàng theo các nội dung: - Chi trả tiền gửi và trả lãi cho khách hàng bằng tiền mặt. - Cho khách hàng vay bằng tiền mặt. - Điều chuyển tiền mặt đi ngân hàng khác cùng hệ thống. - Nộp vào Ngân hàng Nhà nước. - Chi trong nội bộ ngân hàng như chi lương cán bộ, chi khác. - v.v. Khi khách hàng có nhu cầu lĩnh tiền mặt từ tài khoản tiền gửi thanh toán thì viết Séc lĩnh tiền mặt gửi tới ngân hàng để được lĩnh tiền mặt theo séc. Trường hợp ngân hàng cho vay bằng tiền mặt hay chi tiền mặt từ tài khoản tiền gửi tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu thì lập giấy lĩnh tiền mặt. Đối với nghiệp vụ chi tiền mặt thì ngoài việc kiểm soát chặt chẽ tính chất hợp pháp, hợp lệ các chứng từ (Séc lĩnh tiền mặt, giấy lĩnh tiền ), kế toán còn phải kiểm tra số dư TKTG, hạn mức tín dụng, nếu đủ khả năng chi trả kế toán hạch toán vào sổ sách kế toán, sau đó mới chuyển chứng từ cho thủ quỹ chi tiền cho khách hàng hoặc mới trực tiếp chi tiền cho khách hàng (trong mô hình giao dịch một cửa) - Đảm bảo đúng nguyên tắc: Ghi sổ trước - Chi sau. + Chi từ tài khoản tiền gửi, ghi: Nợ: TK tiền gửi của khách hàng.
Có: TK tiền mặt tại đơn vị (1011) + Cho vay bằng tiền mặt, ghi: Nợ: TK cho vay của khách hàng. Có: TK 1011 + Nếu cán bộ NH lĩnh tiền để chi nội bộ, kế toán lập phiếu chi và hạch toán: Nợ: TK chi lương, tạm ứng Có: TK 1011
Phản ánh bút toán thu, chi tiền mặt trên sơ đồ tài khoản chữ T TK tiền gửi của KH TK tiền mặt (1011) TK cho vay KH xxx xxx xxx (1) (3) x x x x TK thanh toán vốn (5) x x x x x x (2) (4) Chú giải: 1 - Nộp tiền mặt vào tài khoản tiền gửi. 2 - Chi tiền mặt từ tài khoản tiền gửi.
3 - Cho khách hàng vay bằng tiền mặt. 4 - Khách hàng trả nợ ngân hàng bằng tiền mặt. 5 - Khách hàng nộp tiền mặt để chuyển đi ngân hàng khác. 1.3. Kế toán nghiệp vụ điều chuyển tiền mặt Điều chuyển vốn tiền mặt giữa các chi nhánh ngân hàng thương mại với Hội sở chính, hoặc giữa các chi nhánh với nhau thuộc nghiệp vụ điều hoà vốn nên chỉ điều chuyển tiền mặt trong phạm vi một hệ thống ngân hàng. Đơn vị điều chuyển tiền mặt được nhận phí và đơn vị nhận tiền mặt phải trả phí. Việc điều chuyển này chỉ được thực hiện khi có lệnh của NH cấp chủ quản. Có hai cách giao nhận tiền mặt, theo đó có hai cách hạch toán: Cách 1: Ngân hàng nhận vốn tiền mặt cử người và phương tiện đến nhận tiền trực tiếp tại ngân hàng điều tiền mặt đi. Trường hợp này không phải hạch toán qua tài khoản 1019. Việc xử lý chứng từ và hạch toán được thực hiện như sau: - Tại Ngân hàng điều tiền mặt đi: Lập biên bản giao nhận tiền, kế toán lập phiếu chi và chứng từ thanh toán vốn ghi: Nợ: TK thanh toán vốn giữa các ngân hàng thích hợp Có: TK 1011 "tiền mặt tại đơn vị". - Tại ngân hàng nhận vốn tiền mặt: Sau khi làm thủ tục nhận tiền mặt nhập kho; kế toán lập phiếu thu và căn cứ vào chứng từ thanh toán vốn của Ngân hàng điều vốn đi gửi kèm tiền mặt, kế toán ghi: Nợ: TK 1011 "tiền mặt tại đơn vị". Có: TK thanh toán vốn giữa các ngân hàng thích hợp.
Cách 2: Ngân hàng điều tiền mặt đi cử người đại diện mang tiền mặt giao tại ngân hàng nhận vốn tiền mặt điều đến. Trường hợp này tại ngân hàng điều đi phải hạch toán qua TK 1019 "tiền mặt đang vận chuyển". Việc xử lý chứng từ và hạch toán được thực hiện như sau: - Tại Ngân hàng điều vốn tiền mặt đi: Kế toán lập phiếu chi để chi tiền mặt khỏi quỹ nghiệp vụ giao cho người đại diện. Căn cứ phiếu chi, ghi: Nợ: TK 1019 "TM đang vận chuyển"/ tên người đại diện Có: TK 1011 "tiền mặt tại đơn vị" Khi nhận được chứng từ thanh toán vốn từ ngân hàng nhận vốn tiền mặt gửi đến, kế toán hạch toán để tất toán tài khoản 1019 "tiền mặt đang vận chuyển": Nợ: TK thanh toán vốn giữa các ngân hàng thích hợp Có: TK 1019 "tiền mặt đang vận chuyển" - Tại Ngân hàng nhận vốn tiền mặt: Sau khi nhận đủ tiền mặt và nhập kho, két; thủ quỹ ký vào biên bản giao nhận tiền kế toán căn cứ biên bản giao nhận tiền lập phiếu thu và chứng từ thanh toán vốn. Căn cứ chứng từ hạch toán: Nợ: TK 1011 "tiền mặt tại đơn vị". Có: TK chuyển tiền đi, hay TK điều chuyển vốn.
Phản ảnh các bút toán điều chuyển vốn tiền mặt trên sơ đồ tài khoản chữ T Ngân hàng điều chuyển vốn TM đi Ngân hàng nhận vốn tiền mặt Cách 1: TK 1011 TK T.Toán vốn giữa các NH TK T.Toán vốn giữa các NH TK 1011 xxx xxx x (1) x x (2) x Cách 2: TK 1011 TK 1019 TK T.to vốn giữa các NH TK T.to vốn giữa các NH TK 1011 xxx x (1’) x x (3’) x x (2’) x 1.4. Kế toán nghiệp vụ đối chiếu số liệu tiền mặt cuối ngày Theo quy định, hàng ngày kết thúc giờ giao dịch với khách hàng, bộ phận quỹ tiến hành khoá sổ quỹ, bộ phận kế toán khoá sổ nhật ký quỹ, cộng số phát sinh và rút số dư trên sổ kế toán chi tiết tiền mặt rồi đối chiếu số liệu tiền mặt với nhau để đảm bảo: - Tổng thu tiền mặt, tổng chi tiền mặt, tồn quỹ trên Sổ quỹ của bộ phận quỹ phải bằng tổng số phát sinh bên Nợ, tổng số phát sinh bên Có và dư Nợ trên sổ nhật ký quỹ của bộ phận kế toán. - Tồn quỹ tiền mặt trên sổ sách phải bằng tồn quỹ tiền mặt thực tế trong kho, két.
Việc đối chiếu được thực hiện theo nguyên tắc: Thủ quỹ công bố số liệu trước để kiểm soát tiền mặt (thuộc phòng kế toán) đối chiếu theo. Khi đối chiếu khớp đúng theo các tiêu thức trên thủ quỹ, kế toán trưởng (hoặc kiểm soát tiền mặt), Giám đốc ngân hàng cùng ký trên sổ quỹ và nhật ký quỹ. Trường hợp thực hiện giao dịch một cửa thì nhân viên giao dịch tự cân đối sổ sách và tiền mặt tồn quỹ của mình trước khi nộp lại tiền mặt cho Quỹ chính. Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ tiền mặt do nhiều lý do khác nhau có thể xảy ra thừa, thiếu tiền mặt (phát hiện khi đối chiếu số liệu tiền mặt cuối ngày), phải xử lý theo đúng chế độ. Xử lý đối với trường hợp thừa, thiếu quỹ khi đối chiếu cuối ngày: Đối với trường hợp thừa quỹ: Tồn quỹ thực tế > Tồn quỹ trên sổ sách kế toán (Dư Nợ TK Tiền mặt) - Sau khi kiểm tra lại một lần nữa sổ sách, kế toán và thủ quỹ cùng lập biên bản xác định thừa quỹ chờ xử lý. Trong biên bản phải ghi rõ nội dung và người chịu trách nhiệm về số tiền thừa quỹ, biên bản phải có chữ ký của thủ quỹ, kế toán trưởng và giám đốc ngân hàng. - Số tiền thừa, chưa xác minh được nguồn gốc nguyên nhân (không thể hiện trên bảng kê) phải lập biên bản, căn cứ vào đó kế toán lập phiếu thu và ghi vào TK “Thừa quỹ, tài sản thừa chờ xử lý” - 461 để xem xét xử lý sau: Nợ TK 1011 Có TK Thừa quỹ, tài sản thừa chờ xử lý - 461 - Định kỳ, ngân hàng thành lập Hội đồng xử lý thừa thiếu tài sản. Căn cứ vào biên bản kết luận của Hội đồng, kế toán lập chứng từ để chuyển số tiền thừa quỹ vào tài khoản thích hợp. . Nếu không tìm ra nguyên nhân và cũng không có khách hàng nào khiếu nại thì Hội đồng sẽ quyết định lập phiếu chuyển khoản để hạch toán: Nợ TK 461
Có TK thu nhập khác từ hoạt động ngân quỹ – 719 . Nếu tìm ra nguyên nhân do KH X nộp thừa thì số tiền thừa đó sẽ trả lại cho KHX, kế toán lập chứng từ để hạch toán: Nợ: TK 461 Có: - TK tiền gửi KH X (nếu trả bằng CK) - Hoặc TK 1011 (nếu trả bằng tiền mặt ) Đối với trường hợp thiếu quỹ: Tồn quỹ thực tế < Tồn quỹ trên sổ sách kế toán (Dư Nợ TK Tiền mặt) - Tương tự như trên, lập biên bản xác định thiếu quỹ chờ xử lý. - Căn cứ vào biên bản, kế toán lập phiếu chi để hạch toán số tiền thiếu quỹ vào Tài khoản tham ô, thiếu mất tiền, tài sản chờ xử lý - 3614/tiểu khoản đứng tên người gây ra thiếu quỹ: Nợ TK 3614/ người gây thiếu quỹ Có TK 1011 - Thành lập Hội đồng xử lý để quy trách nhiệm: + Nếu người gây thiếu quỹ bồi hoàn ngay 100% số tiền thiếu, lập giấy nộp tiền mặt: Nợ TK 1011 Có TK 3614/người gây thiếu quỹ + Nếu bồi thường bằng cách trừ lương hàng tháng: Nợ TK Chi phí trả lương Có TK 3614/người gây thiếu quỹ 2. Kế toán các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt 2.1. Một số vấn đề chung về thanh toán không dùng tiền mặt 2.1.1. Sự cần thiết, khái niệm của thanh toán không dùng tiền mặt
Tiền tệ đi vào lưu thông thực hiện chức năng phương tiện thanh toán diễn ra dưới hai hình thức là thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt (hay thanh toán qua tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán). Thanh toán bằng tiền mặt là phương thức thanh toán đơn giản và tiện dụng nhất được sử dụng để mua bán hàng hoá một cách dễ dàng. Tuy nhiên, nó chỉ phù hợp với nền kinh tế có quy mô sản xuất nhỏ, sản xuất chưa phát triển, việc trao đổi thanh toán hàng hoá diễn ra với số lượng nhỏ, trong phạm vi hẹp. Vì vậy, khi nền kinh tế ngày một phát triển với tốc độ cao cả về chất lượng và số lượng thì việc thanh toán bằng tiền mặt không còn đủ khả năng đáp ứng được những nhu cầu thanh toán của toàn bộ nền kinh tế. Việc thanh toán bằng tiền mặt đã bộc lộ một số hạn chế nhất định. Trước hết là việc thanh toán bằng tiền mặt có độ an toàn không cao. Với khối lượng hàng hóa, dịch vụ giao dịch lớn thì việc thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt sẽ không an toàn, thuận tiện cho cả người chi trả và người thụ hưởng. Thứ hai là Ngân hàng Nhà nước phải bỏ ra chi phí rất lớn để in ấn vận chuyển và bảo quản tiền mặt. Ngoài ra, một hạn chế quan trọng của việc thanh toán bằng tiền mặt nữa là thanh toán bằng tiền mặt làm giảm khả năng tạo tiền của NHTM, trong khi nền kinh tế luôn có nhu cầu về tiền mặt để thanh toán chi tiêu gây sức ép giả tạo về sự khan hiếm tiền mặt trong nền kinh tế, làm cho giá cả có khả năng tăng cao gây khó khăn cho Ngân hàng Nhà nước trong việc điều tiết chính sách tiền tệ. Từ thực tế khách quan trên đòi hỏi phải có sự ra đời của một phương thức thanh toán khác tiên tiến hơn, hiện đại hơn đó là phương thức thanh toán không dùng tiền mặt (KDTM). Thanh toán không dùng tiền mặt là cách thức thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ không có sự xuất hiện của tiền mặt mà được tiến hành bằng cách trích tiền từ tài khoản của người chi trả chuyển vào tài khoản của người thụ hưởng hoặc bằng cách bù trừ lẫn nhau thông qua vai trò trung gian của các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.
Như vậy, xét về góc độ kế toán, kế toán nghiệp vụ thanh toán KDTM là thực hiện các bút toán bằng đồng tiền ghi sổ hay bút tệ. Tham gia vào hoạt động thanh toán có các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán và tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ thanh toán: - Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán gồm các ngân hàng thương mại, các tổ chức tín dụng khác và tổ chức khác khi được NHNN cấp phép. - Tổ chức, cá nhân được sử dụng dịch vụ thanh toán là các tổ chức kinh tế, các doanh nghiệp, các cá nhân trong nền kinh tế có nhu cầu sử dụng dịch vụ thanh toán để thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ trong quan hệ thương mại. 2.1.2. Các quy định mang tính nguyên tắc trong thanh toán không dùng tiền mặt Thanh toán KDTM phản ánh mối quan hệ kinh tế pháp lý trong giao nhận và thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ nên trong quá trình thực hiện thanh toán các bên tham gia phải tuân thủ những quy định mang tính nguyên tắc sau: Thứ nhất: Các chủ thể tham gia thanh toán (kể cả pháp nhân và thể nhân) đều phải mở tài khoản thanh toán tại tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán và được quyền lựa chọn tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán để mở tài khoản. Khi tiến hành thanh toán phải thực hiện thanh toán thông qua tài khoản đã mở theo đúng chế độ quy định và phải trả phí thanh toán theo quy định của ngân hàng và tổ chức làm dịch vụ thanh toán. Trường hợp đồng tiền thanh toán là ngoại tệ thì phải tuân thủ quy chế quản lý ngoại hối của nhà nước. Thứ hai: Số tiền thanh toán giữa người chi trả và người thụ hưởng phải dựa trên cơ sở lượng hàng hoá, dịch vụ đã giao giữa người mua và người bán. Người mua phải chuẩn bị đầy đủ phương tiện thanh toán (số dư trên tài khoản tiền gửi thanh toán tại tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán hoặc hạn mức thấu chi nếu có) để đáp ứng yêu cầu thanh toán đầy đủ, kịp thời khi xuất hiện yêu cầu thanh toán. Nếu người mua chậm trễ thanh toán; hoặc vi phạm chế độ thanh toán thì phải chịu phạt theo chế độ thanh toán hiện hành.
Thứ ba: Người bán hay cung cấp dịch vụ là người được hưởng số tiền do người chi trả chuyển vào tài khoản của mình nên phải có trách nhiệm giao hàng hay cung cấp dịch vụ kịp thời và đúng với lượng giá trị mà người mua đã thanh toán; đồng thời phải kiểm soát kỹ càng các chứng từ phát sinh trong quá trình thanh toán. Thứ tư: Là trung gian thanh toán giữa người mua và người bán, các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phải thực hiện đúng vai trò trung gian thanh toán: - Chỉ trích tiền từ tài khoản của người chi trả chuyển vào tài khoản của người thụ hưởng khi có lệnh của người chi trả (thể hiện trên các chứng từ thanh toán). Trường hợp không cần có lệnh của người chi trả (không cần có chữ ký của chủ tài khoản trên chứng từ) chỉ áp dụng đối với một số hình thức thanh toán như uỷ nhiệm thu, hay lệnh của Toà án kinh tế. - Các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phải có trách nhiệm hướng dẫn, giúp đỡ khách hàng mở tài khoản, sử dụng các công cụ thanh toán phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh, phương thức giao nhận, vận chuyển hàng hoá. Cung cấp đầy đủ các chứng từ sử dụng trong quá trình thanh toán cho khách hàng. - Tổ chức hạch toán, chuyển chứng từ thanh toán một cách nhanh chóng, chính xác, an toàn tài sản. Nếu để chậm trễ hay hạch toán thiếu chính xác gây thiệt hại cho khách hàng trong quá trình thanh toán thì phải chịu phạt để bồi thường cho khách hàng theo chế tài chung. 2.1.3. Cơ sở pháp lý của hệ thống các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt ở Việt Nam Để hoạt động thanh toán không dùng tiền mặt ngày càng hoàn thiện hơn, Chính phủ và Ngân hàng Nhà nước Việt Nam không ngừng nghiên cứu và đưa ra các văn bản có tính pháp lý, tạo hành lang pháp lý cho hoạt động thanh toán KDTM nói chung và các hình thức thanh toán KDTM phát huy tác dụng. Hệ thống các văn bản pháp quy đó bao gồm:
- Luật NHNN và luật các tổ chức tín dụng ban hành năm 1997, trong đó có đề cập đến vấn đề thanh toán qua ngân hàng. - Quyết định 371/QĐ-NHNN của Thống đốc NHNN ban hành ngày 19/10/1999 về quy chế phát hành và thanh toán thẻ ngân hàng. - Nghị định 64/2001/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 20/09/2001 về hoạt động thanh toán qua tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. - Quyết định 226/2002/QĐ-NHNN của Thống đốc NHNN ban hành ngày 26/03/2002 về việc ban hành quy chế hoạt động thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. - Quyết định 235/2002/QĐ-NHNN của Thống đốc NHNN ban hành ngày 01/04/2002 về việc chấm dứt phát hành Ngân phiếu thanh toán. - Quyết định 1092/2002/QĐ-NHNN của Thống đốc NHNN ban hành ngày 08/10/2002 quy định thủ tục thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. - Nghị định 159/2003/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 10/12/2003 về cu ng ứng và sử dụng Séc có hiệu lực thi hành ngày 01/04/2004. Theo các văn bản pháp quy này thì hiện nay có 5 hình thức thanh toán không dùng tiền mặt được sử dụng để thanh toán giữa các tổ chức kinh tế, cá nhân trong nền kinh tế, đó là: + Séc thanh toán: Séc chuyển khoản, Séc được bảo chi, Séc được bảo lãnh + ủy nhiệm thu – nhờ thu + ủy nhiệm chi – lệnh chi + Thẻ thanh toán + Thư tín dụng nội địa 2.1.4. Tài khoản và chứng từ dùng trong kế toán thanh toán không dùng tiền mặt 2.1.4.1. Tài khoản
 Tài khoản tiền gửi không kỳ hạn bằng VNĐ/ngoại tệ (TK 4211/4221) Dùng để phản ánh số tiền đồng Việt Nam/ngoại tệ của khách hàng trong nước gửi không kỳ hạn (chủ yếu phục vụ cho mục đích thanh toán qua ngân hàng) Bên Có : Số tiền KH gửi vào để tạo nguồn vốn thanh toán Bên Nợ : Số tiền KH rút ra để thanh toán Dư Có : Số tiền của KH đang gửi tại NH Hạch toán chi tiết: mở TK chi tiết theo từng KH gửi tiền. Tài khoản này có thể có số Dư Nợ trong điều kiện KH được NH cho phép thấu chi, mức dư Nợ cao nhất bằng Hạn mức thấu chi.  TK Tiền ký quỹ bằng đồng Việt Nam/ngoại tệ Trong đó: . TK Tiền gửi đảm bảo thanh toán Séc (TK 4271) . TK Tiền gửi để mở thư tín dụng (TK 4272) . TK Tiền gửi để bảo đảm thanh toán thẻ (TK 4273) Dùng để phản ánh số tiền đồng Việt Nam/ngoại tệ mà Tổ chức tín dụng nhận ký quỹ, ký cược của khách hàng để đảm bảo cho các hoạt động cung ứng dịch vụ thanh toán được thực hiện theo hợp đồng đã ký. Bên Có : Số tiền khách hàng gửi để bảo đảm thanh toán Bên Nợ : Số tiền ký gửi đã sử dụng để thanh toán cho người hưởng Số tiền ký gửi sử dụng còn thừa trả lại cho khách hàng Dư Có : Số tiền KH đang ký gửi tại TCTD để đảm bảo thanh toán Hạch toán chi tiết: mở TK chi tiết theo từng KH  TK Cho vay ngắn hạn bằng đồng Việt Nam/ngoại tệ (TK 2111/2141) Dùng trong trường hợp khách hàng được ngân hàng cho vay để thực hiện nghiệp vụ thanh toán với đối tác.
Bên Nợ : Số tiền ngân hàng cho các tổ chức, cá nhân trong nước vay Bên Có : Số tiền các tổ chức, cá nhân trong nước trả nợ Số tiền chuyển sang nợ quá hạn Dư Nợ : Số tiền các tổ chức, cá nhân trong nước đang nợ trong hạn Hạch toán chi tiết: mở TK chi tiết theo từng KH  Sổ theo dõi các chứng từ dưới hình thức ngoại bảng + STD UNT gửi đi + STD UNT gửi đến chưa thanh toán (quá hạn) + STD thư tín dụng đến 1.4.2. Chứng từ Chứng từ dùng trong nghiệp vụ thanh toán có thể là chứng từ bằng giấy hoặc chứng từ điện tử. Thích ứng với mỗi hình thức thanh toán có các chứng từ phù hợp. Chứng từ giấy dùng trong kế toán dịch vụ thanh toán gồm: + Séc thanh toán: Séc chuyển khoản và séc bảo chi + Giấy uỷ nhiệm chi (UNC) + Giấy uỷ nhiệm thu (UNT) + Giấy mở thư tín dụng (TTD) + Bảng kê nộp séc, bảng kê thanh toán TTD + v.v Chứng từ điện tử dùng trong kế toán dịch vụ thanh toán gồm: + Lệnh chi + Nhờ thu + Thẻ ngân hàng (Card) + Lệnh thanh toán (Lệnh chuyển Nợ, Lệnh chuyển Có )
+ v.v 2.2. Kế toán các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt 2.2.1. Kế toán nghiệp vụ thanh toán bằng Séc 2.2.1.1. Những vấn đề cơ bản về Séc thanh toán a. Khái niệm: Séc là phương tiện thanh toán do người kí phát lập dưới hình thức chứng từ theo mẫu in sẵn lệnh cho người thực hiện thanh toán trả không điều kiện một số tiền nhất định cho người thụ hưởng có tên trên séc hoặc người cầm séc. b. Một số quy định cơ bản về séc: - Các chủ thể tham gia thanh toán séc: + Người ký phát: là người lập và ký tên trên Séc để ra lệnh cho người thực hiện thanh toán thay mặt mình trả số tiền ghi trên Séc. + Người được trả tiền: là người mà người ký phát chỉ định có quyền hưởng hoặc chuyển nhượng quyền hưởng đối với số tiền ghi trên tờ séc. + Người thụ hưởng: là người cầm tờ séc mà tờ séc đó: Có ghi tên người được trả tiền là chính mình; hoặc Không ghi tên người được trả tiền hoặc ghi cụm từ “Trả cho người cầm séc”; hoặc: Đã được chuyển nhượng bằng ký hậu cho mình thông qua dãy chữ ký chuyển nhượng liên tục. + Đơn vị thực hiện thanh toán: là tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán nơi người ký phát được sử dụng tài khoản thanh toán với một khoản tiền để ký phát séc theo thoả thuận giữa người ký phát với tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán đó. + Đơn vị thu hộ: là tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán làm dịch vụ thu hộ séc. + Trung tâm thanh toán bù trừ séc: là NHNN hoặc TCTD cung ứng dịch vụ thanh toán được NHNN cấp phép để tổ chức, chủ trì việc trao đổi, thanh toán bù trừ
séc và quyết toán các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ việc thanh toán séc cho các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán là thành viên. - Ngày ký phát: là ngày mà người ký phát ghi trên Séc để làm căn cứ tính thời hạn xuất trình của tờ séc. - Thời hạn xuất trình: là 30 ngày theo lịch, kể từ ngày ký phát đến ngày tờ Séc đó được xuất trình tại địa điểm thanh toán (địa chỉ của người thực hiện thanh toán, trụ sở chính của người thực hiện thanh toán hoặc tại Trung tâm TTBT Séc). Trong thời hạn này, tờ Séc được thanh toán vô điều kiện khi xuất trình. - Thời hạn thanh toán của Séc: là 06 tháng kể từ ngày ký phát, nếu sau thời hạn xuất trình (30 ngày) người thực hiện thanh toán không nhận được thông báo đình chỉ thanh toán đối với tờ séc đó và người ký phát đang có khoản tiền được sử dụng đủ để chi trả cho tờ séc đó. - Đình chỉ thanh toán: Là việc sau thời hạn xuất trình, người kí phát thông báo bằng văn bản yêu cầu người thực hiện thanh toán không thanh toán tờ séc do mình đã kí phát. - Séc trả tiền vào tài khoản và séc trả tiền mặt: + Séc chỉ trả vào tài khoản, không được rút tiền mặt là tờ séc được ghi cụm từ “trả vào tài khoản”. + Séc không ghi cụm từ “trả vào tài khoản” thì người thụ hưởng có thể được trả bằng tiền mặt. - Chuyển nhượng Séc: +Nếu là Séc có ghi tên người được trả tiền (Séc ký danh): Người được trả tiền có quyền chuyển nhượng tờ séc cho người khác bằng cách ghi tên người được chuyển nhượng, ngày tháng chuyển nhượng, ký và ghi rõ họ tên, địa chỉ của mình vào nơi quy định cho việc chuyển nhượng ở mặt sau tờ séc. Người chuyển nhượng séc có quyền chấm dứt việc chuyển nhượng séc tiếp bằng cách ghi trước chữ ký của mình cụm từ “không tiếp tục chuyển nhượng”.
+Nếu tờ Séc được ký phát không ghi tên người được trả tiền hoặc ghi “trả cho người cầm séc”(Séc vô danh): thì người thụ hưởng có thể chuyển nhượng bằng cách chuyển giao tờ séc đó cho người được chuyển nhượng mà không cần ký hậu. - Séc phát hành quá số dư: là tờ Séc khi xuất trình trong thời hạn xuất trình mà số tiền trên tài khoản của người ký phát không đủ để thanh toán toàn bộ số tiền trên tờ Séc đó. - Phạt vi phạm phát hành séc quá số dư: + Nếu vi phạm lần thứ nhất: người thực hiện thanh toán gửi thông báo cảnh cáo đến người ký phát. + Nếu tái phạm lần thứ hai: người thực hiện thanh toán có trách nhiệm đình chỉ tạm thời quyền ký phát Séc của người tái phạm trong vòng 03 tháng, không cung ứng Séc trắng cho người đó trong thời hạn nói trên đồng thời thu hồi toàn bộ số séc trắng đã cung ứng cho người đó. + Nếu tái phạm lần thứ 3: đình chỉ vĩnh viễn quyền ký phát séc của người tái phạm, thu hồi toàn bộ số Séc trắng đã cung ứng, đồng thời thông báo mọi thông tin về người này cho NHNN. 2.2.1.2. Kế toán phát hành và thanh toán Séc chuyển khoản Séc chuyển khoản là tờ séc do chủ tài khoản ký phát hành và trực tiếp giao cho người thụ hưởng để thực hiện nghĩa vụ thanh toán của mình. Như vậy, khi nhận Séc, người thụ hưởng không biết chắc chắn khả năng thanh toán của người ký phát đối với tờ Séc đó. Do đó, Séc chuyển khoản thường dùng trong trường hợp 2 bên tín nhiệm nhau trong thanh toán. Và cũng vì sự không chắc chắn này nên trong thanh toán Séc chuyển khoản, đơn vị thanh toán phải tuân thủ nguyên tắc hạch toán: ghi Nợ trước, ghi Có sau. Người thụ hưởng Séc có thể nộp séc vào đơn vị thanh toán theo 1 trong 3 trường hợp sau:
- Người ký phát và người thụ hưởng cùng mở tài khoản tại một tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán thì người thụ hưởng trực tiếp xuất trình Séc tại địa điểm thanh toán xin thụ hưởng số tiền trên séc. - Nếu người ký phát và người thụ hưởng không cùng mở tài khoản tại một tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán, người thụ hưởng có thể trực tiếp nộp hoặc uỷ quyền cho tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ mình thay mặt mình xuất trình và thu hộ số tiền trên tờ Séc với điều kiện đơn vị thanh toán và đơn vị thu hộ đã có sự thoả thuận trước về việc tổ chức thanh toán séc cho các khách hàng của hai bên. - Trường hợp tờ Séc được thanh toán qua Trung tâm thanh toán bù trừ Séc sẽ được đơn vị thu hộ xuất trình tại Trung tâm thanh toán bù trừ Séc. Cuối phiên giao dịch, sau khi đã tiếp nhận và thực hiện bù trừ séc từ các đơn vị thành viên, Trung tâm sẽ thanh toán số phải thu (phải trả) về Séc cho các đơn vị thành viên. a) Kế toán thanh toán Séc chuyển khoản cùng tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán - Quy trình thanh toán: (2) giao SCK Ng•êi FH Ng•êi thô SÐc h•ëng (1) giao hh, dịch vụ (4) (3) (5) Ghi Nợ BKNS + Ghi Có Tæ chøc cung øng dÞch vô Séc CK thanh to¸n
(1) Người bán giao hàng hoá, dịch vụ cho người mua (2) Người mua ký phát hành séc chuyển khoản (SCK) và giao trực tiếp cho người bán. (3) Người bán (người thụ hưởng) lập bảng kê nộp séc (BKNS) cùng với các tờ SCK gửi đến NH đề nghị thanh toán (một BKNS có thể gồm nhiều tờ séc cùng đến một NH phát hành) (4) Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán thực hiện kiểm soát chứng từ, hạch toán ghi Nợ cho người ký phát (5) ghi Có cho người thụ hưởng - Quy trình kế toán: Khi tiếp nhận BKNS cùng các tờ SCK, kế toán phải kiểm soát tính chất hợp pháp hợp lệ của tờ séc, kiểm tra số dư TKTG của người phát hành. + Nếu thấy tờ séc không đảm bảo tính hợp pháp sẽ loại khỏi bảng kê nộp séc, trả lại cho người nộp séc, yêu cầu lập BKNS khác phù hợp. + Nếu đủ điều kiện thì ghi ngày, tháng, năm thanh toán trên tờ séc và ký nhận rồi trả lại một liên BKNS cho người nộp séc làm biên lai nhận séc. Sau đó hạch toán: Nợ TK tiền gửi thanh toán/người phát hành séc Có TK tiền gửi thanh toán/người thụ hưởng Trường hợp Séc bị phát hành quá số dư: Nếu người thụ hưởng yêu cầu thanh toán một phần số tiền ghi trên Séc thì đơn vị thanh toán có nghĩa vụ thanh toán theo yêu cầu của người thụ hưởng trong phạm vi khoản tiền mà người ký phát hiện có và được sử dụng để thanh toán Séc. Khi thanh toán, đơn vị thanh toán phải ghi rõ số tiền đã thanh toán trên tờ Séc và trả lại
tờ séc cho người thụ hưởng. Người thụ hưởng phải lập chứng từ biên nhận về việc thanh toán đó và giao cho đơn vị thanh toán. Kế toán căn cứ vào các chứng từ hạch toán: Nợ TK tiền gửi thanh toán /người ký phát Số tiền đã thanh toán Có TK tiền gửi thanh toán /người thụ hưởng Đến khi người ký phát đủ khả năng thanh toán số tiền còn lại trên tờ séc, đơn vị thanh toán thực hiện thanh toán nốt số tiền còn lại đồng thời tính phạt chậm trả trên số tiền chưa thanh toán. Số tiền chậm trả * ngày chậm trả * lãi suất phạt Số tiền phạt = 30 Trong đó: . Số tiền chậm trả = Số tiền ghi trên séc – Số tiền đã thanh toán (nếu có) . Ngày chậm trả: tính từ ngày tờ séc đó được xuất trình đến ngày được thanh toán . Lãi suất phạt: do NHNN quy định tại thời điểm xuất trình tờ séc Kế toán căn cứ vào các chứng từ hạch toán: Nợ TK tiền gửi thanh toán /người ký phát Số tiền chậm trả + Số tiền phạt Có TK tiền gửi thanh toán /người thụ hưởng b) Kế toán thanh toán séc chuyển khoản giữa hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán có thanh toán trực tiếp với nhau - Trường hợp Séc chuyển khoản không có uỷ quyền chuyển Nợ + Quy trình thanh toán: Ng•êi ký ph¸t (2) Giao séc Ng•êi thô h•ëng (Ng•êi mua) (Ng•êi b¸n)
(1) Giao hàng hoá dịch vụ (5) (3) BKNS (7) Ghi Nợ + SCK Ghi Có (4) BKNS + SCK (6) Lệnh chuyển Có (1) Người bán giao hàng hoá, dịch vụ cho người mua (2) Người mua ký phát hành séc chuyển khoản (SCK) và giao trực tiếp cho người bán. (3) Người bán (người thụ hưởng) lập bảng kê nộp séc (BKNS) cùng với các tờ SCK gửi đến NH đề nghị thanh toán (một BKNS có thể gồm nhiều tờ séc cùng đến một NH phát hành) (4) Chuyển BKNS kèm (các) tờ séc chuyển khoản sang đơn vị thanh toán (5) Đơn vị thanh toán thực hiện kiểm soát, hạch toán và ghi Nợ cho người phát hành séc. (6) Truyền Lệnh chuyển Có tới địa điểm đơn vị thu hộ. (7) Căn cứ vào Lệnh chuyển Có nhận được, đơn vị thu hộ ghi Có cho người thụ hưởng. + Quy trình kế toán: Tại đơn vị thu hộ:  Giai đoạn nhận thu hộ: Khi tiếp nhận BKNS cùng các tờ SCK, phải kiểm soát tính chất hợp pháp hợp lệ của tờ séc, kiểm tra thời hạn xuất trình, thời hạn thanh toán của tờ séc:
. Nếu thấy tờ séc không đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp sẽ loại khỏi bảng kê nộp séc, trả lại cho người nộp séc, yêu cầu lập BKNS khác phù hợp. . Nếu đủ điều kiện thì ký nhận rồi giao một liên BKNS lại làm biên lai nhận séc cho người nộp séc, chuyển 2 liên BKNS kèm tờ séc chuyển khoản sang ngân hàng thanh toán. Trường hợp tờ séc đã quá thời hạn xuất trình nhưng chưa quá 6 tháng (kể từ ngày ký phát), ngân hàng thu hộ vẫn có thể nhận thu hộ. Ngân hàng thu hộ thu phí dịch vụ thu hộ Séc theo quy định. Trong trường hợp tờ séc bị từ chối thanh toán, đơn vị thu hộ không có nghĩa vụ phải hoàn trả phí thu hộ cho người thụ hưởng. Kế toán phí dịch vụ thu hộ: Nợ TK thích hợp (Tiền mặt, TKTG/người thụ hưởng) : Số tiền KH phải nộp Có TK Thu từ dịch vụ thanh toán : Phí thu hộ Có TK Thuế VAT phải nộp : Thuế Sau đó chuyển BK NS và (các) tờ séc chuyển khoản sang đơn vị thanh toán để thực hiện ghi Nợ người ký phát trước.  Giai đoạn thanh toán cho người thụ hưởng: Khi nhận được Lệnh chuyển Có từ đơn vị thanh toán, kế toán thực hiện kiểm soát Lệnh và trả tiền cho khách hàng, hạch toán: Nợ TK thanh toán vốn giữa các ngân hàng Có TK tiền gửi thanh toán/ người thụ hưởng Tại đơn vị thanh toán: Khi tiếp nhận BKNS kèm (các) tờ séc chuyển khoản từ đơn vị thu hộ, kế toán thực hiện kiểm soát bộ chứng từ, kiểm tra thời hạn xuất trình, thời hạn thanh toán séc, kiểm tra số dư tài khoản của người phát hành séc.
 Nếu tờ séc đã quá thời hạn thanh toán, ngân hàng thanh toán được quyền từ chối thanh toán séc.  Nếu vẫn trong thời hạn thanh toán, nhưng quá thời hạn xuất trình séc và ngân hàng cũng đã nhận được thông báo đình chỉ thanh toán đối với tờ séc đó, thì ngân hàng thanh toán được quyền từ chối thanh toán séc.  Nếu vẫn trong thời hạn thanh toán, nhưng quá thời hạn xuất trình séc, ngân hàng thanh toán vẫn có thể thanh toán nếu không nhận được thông báo đình chỉ thanh toán đối với tờ séc đó và tài khoản của người ký phát đủ khả năng chi trả.  Nếu tờ séc hợp lệ được xuất trình trong thời hạn xuất trình, ngân hàng thanh toán phải thực hiện thanh toán vô điều kiện cho tờ séc đó nếu người ký phát có khoản tiền được sử dụng đủ để chi trả cho tờ séc đó. Đơn vị thanh toán thực hiện thanh toán Séc bằng cách trích tài khoản của người ký phát và lập Lệnh chuyển Có truyền tới đơn vị thu hộ để trả số tiền trên séc. Tuỳ thuộc vào mối quan hệ, sự thoả thuận giữa hai ngân hàng thanh toán và thu hộ để lựa chọn phương thức thanh toán vốn phù hợp. Kế toán căn cứ vào các chứng từ hạch toán: Nợ TK tiền gửi thanh toán / người phát hành séc Có TK thanh toán vốn giữa các ngân hàng Trường hợp Séc bị phát hành quá số dư được thực hiện tương tự như trên. - Trường hợp Séc chuyển khoản có uỷ quyền chuyển Nợ Uỷ quyền chuyển Nợ: Là cam kết giữa hai khách hàng (người thụ hưởng và người chi trả) về việc người thụ hưởng được quyền báo Nợ sang đòi tiền người chi trả hay ngân hàng phục vụ người thụ hưởng được quyền lập Lệnh chuyển Nợ sang ngân hàng phục vụ người chi trả để đòi tiền nếu người thụ hưởng có chứng từ thanh toán hợp lệ.
Nếu tờ Séc chuyển khoản có kèm theo Uỷ quyền chuyển Nợ trước giữa hai khách hàng và thông báo cho hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán biết thì sau khi nhận và kiểm soát tờ séc đó, đơn vị thu hộ được quyền lập và gửi Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền đến đơn vị thanh toán yêu cầu thanh toán số tiền trên séc. Tuy nhiên, trong khoảng thời gian chờ đợi người chi trả chấp nhận thanh toán, đơn vị thu hộ không trả tiền ngay cho đơn vị thụ hưởng mà phải tạm giữ vào tài khoản “Các khoản chờ thanh toán khác”, hoặc trả vào tài khoản tiền gửi của người thụ hưởng thì phải phong toả số tiền đó chưa cho người thụ hưởng sử dụng. Đến khi nhận được thông báo “Chấp nhận Lệnh chuyển Nợ” từ ngân hàng thanh toán, ngân hàng thu hộ mới hạch toán tất toán tài khoản “Các khoản chờ thanh toán khác” (hoặc xoá bỏ quyết định phong toả) trả tiền cho người thụ hưởng. + Quy trình thanh toán: Ng•êi ký ph¸t (2) Giao séc Ng•êi thô h•ëng (Ng•êi mua) (Ng•êi b¸n) (1) Giao hàng hoá dịch vụ (5) (3) BKNS (7) Ghi Nợ + SCK ghi Có §¬n vÞ thanh to¸n §¬n vÞ thu hé (TCC¦DVTT phôc (TCC¦DVTT phôc vô ng•êi FH (4) Lệnh chuyển Nợ vô ng•êi thô SÐc) h•ëng) (6) TB Chấp nhận lệnh chuyển Nợ (1) Người bán giao hàng hoá, dịch vụ cho người mua
(2) Người mua ký phát hành séc chuyển khoản (SCK) và giao trực tiếp cho người bán. (3) Người bán (người thụ hưởng) lập bảng kê nộp séc (BKNS) cùng với tờ SCK gửi đến NH đề nghị thanh toán (4) Sau khi kiểm soát và hạch toán, đơn vị thu hộ lập và gửi Lệnh chuyển Nợ có ủy quyền tới đơn vị thanh toán (5) Đơn vị thanh toán ghi Nợ cho người phát hành séc. (6) Gửi thông báo “Chấp nhận Lệnh chuyển Nợ” tới đơn vị thu hộ (7) Đơn vị thu hộ ghi Có cho người thụ hưởng. + Quy trình kế toán: Tại đơn vị thu hộ:  Giai đoạn nhận thu hộ: Khi tiếp nhận BKNS cùng các tờ SCK, phải kiểm soát tính chất hợp pháp hợp lệ của tờ séc, kiểm tra thời hạn xuất trình, thời hạn thanh toán của tờ séc: Nếu thấy tờ séc không đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp sẽ loại khỏi bảng kê nộp séc, trả lại cho người nộp séc, yêu cầu lập BKNS khác phù hợp. Nếu đủ điều kiện thì ký nhận rồi giao một liên BKNS lại làm biên lai nhận séc cho người nộp séc. Lập Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền truyền tới địa điểm đơn vị thanh toán yêu cầu thanh toán tờ séc. Căn cứ vào Lệnh chuyển Nợ, kế toán hạch toán: Nợ TK thanh toán vốn giữa các ngân hàng Có TK Các khoản chờ thanh toán khác/người thụ hưởng (hoặc) Có TK tiền gửi thanh toán /người thụ hưởng Phong toả số tiền thanh toán séc trên TK tiền gửi thanh toán /người phát hành séc (trường hợp hạch toán vào tài khoản này).
Thu phí dịch vụ thu hộ: Nợ TK thích hợp (1011, TKTG/người thụ hưởng) : Số tiền KH phải nộp Có TK Thu từ dịch vụ thanh toán : Phí thu hộ Có TK Thuế VAT phải nộp : Thuế  Giai đoạn thanh toán cho người thụ hưởng: Nhận được thông báo “Chấp nhận Lệnh chuyển Nợ” từ đơn vị thanh toán, đơn vị thu hộ tất toán tài khoản “Các khoản chờ thanh toán khác”, trả tiền cho người thụ hưởng. Kế toán hạch toán: Nợ TK Các khoản chờ thanh toán khác/người thụ hưởng Có TK tiền gửi thanh toán / người thụ hưởng Hoặc bỏ quyết định phong toả số tiền thanh toán séc trên TK TG của người thụ hưởng (trường hợp đã hạch toán vào tài khoản này). Tại đơn vị thanh toán: Nhận được Lệnh chuyển Nợ từ đơn vị thu hộ, thực hiện kiểm soát lệnh, kiểm tra số dư tài khoản người ký phát séc. Nếu đủ điều kiện thanh toán, ngân hàng thanh toán thực hiện thu tiền từ người ký phát và gửi thông báo “Chấp nhận Lệnh chuyển Nợ” truyền lại cho ngân hàng thu hộ. Căn cứ vào các chứng từ, kế toán hạch toán: Nợ TK tiền gửi thanh toán /người ký phát Có TK thanh toán vốn giữa các ngân hàng 2.2.1.3 . Kế toán phát hành và thanh toán Séc bảo chi
Séc bảo chi là séc đã được tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán xác nhận khả năng thanh toán trước khi người chi trả trao Séc cho người thụ hưởng để nhận hàng hoá và dịch vụ. Như vậy, Séc bảo chi là tờ Séc đã được đảm bảo khả năng chi trả, do đó nó được dùng trong trường hợp 2 bên mua, bán không tín nhiệm nhau về thanh toán. Trước khi muốn phát hành Séc bảo chi cho người thụ hưởng, người ký phát phải đến tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ mình (đơn vị thanh toán) để làm thủ tục bảo chi cho tờ séc. Sau khi séc được đóng dấu “Bảo chi”, ghi ký hiệu mật lên tờ séc, người ký phát mới có thể sử dụng tờ Séc đó để trao cho người thụ hưởng. Do tính chất chắc chắn về khả năng chi trả và kiểm soát được ký hiệu mật nên thanh toán Séc bảo chi, giữa hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán cùng hệ thống được coi là có uỷ quyền chuyển Nợ đương nhiên, do đó có thể cho phép đơn vị thu hộ ghi Có cho người thụ hưởng trước rồi báo Nợ sang đơn vị thanh toán để ghi Nợ người ký phát sau. Trường hợp thanh toán séc bảo chi giữa hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán khác hệ thống, do không thể kiểm soát và giải mã được ký hiệu mật nên phải thực hiện đúng nguyên tắc và quy trình luân chuyển chứng từ như thanh toán Séc chuyển khoản. a. Kế toán giai đoạn bảo chi Séc Khi có nhu cầu bảo chi séc, người phát hành séc lập 2 liên “Giấy yêu cầu bảo chi séc” để gửi tới tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ mình kèm tờ séc. Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán kiểm soát các yếu tố cần thiết trên giấy yêu cầu bảo chi séc và tờ séc, kiểm tra số dư tài khoản tiền gửi thanh toán của khách hàng xin bảo chi séc, nếu đủ điều kiện thì làm thủ tục bảo chi séc bằng cách trích TKTG thanh toán của khách hàng lưu ký vào TKTG đảm bảo thanh toán Séc hoặc phong toả số tiền ký phát séc trên tài khoản tiền gửi thanh toán, sau đó đóng dấu “Bảo chi”, tính và ghi ký hiệu mật lên tờ séc.
Trường hợp lưu ký tiền, kế toán hạch toán: Nợ TK tiền gửi thanh toán /người FH séc Có TKTG đảm bảo thanh toán Séc/SBC/người FH Séc Sau đó giao cho khách hàng tờ séc đã bảo chi. b. Kế toán giai đoạn thanh toán séc bảo chi - Kế toán thanh toán séc bảo chi cùng tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán + Quy trình thanh toán: (3) giao Séc BC Ng•êi ký Ng•êi thô ph¸t h•ëng (2) giao hh, dịch vụ (5) (1) (4) (6) Ghi Bảo chi BKNS + ghi Tæ chøc cung øng dÞch vô Nợ Séc thanh to¸n Séc BC Có (1) Để có tờ séc bảo chi đi mua hàng, người mua (người ký phát) phải đến NH xin bảo chi Séc (2) Người bán giao hàng hoá, dịch vụ cho người mua. (3) Người mua giao tờ Séc đã được bảo chi cho người bán. (4) Người bán lập Bảng kê nộp Séc (BKNS) kèm tờ Séc bảo chi đến tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ mình (đồng thời là đơn vị thanh toán) xin thụ hưởng số tiền trên tờ Séc. (5) Sau khi kiểm soát chứng từ và hạch toán, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán ghi Nợ cho người ký phát Séc
(6) Báo Có cho người thụ hưởng Séc + Quy trình kế toán: Nhận được BKNS và tờ séc do NH mình bảo chi, kế toán kiểm tra các yếu tố trên tờ séc với bảng kê, nếu khớp đúng sẽ hạch toán: Nợ TKTG đảm bảo thanh toán Séc/SBC/người FH Séc Có TK tiền gửi thanh toán /người thụ hưởng - Kế toán thanh toán séc bảo chi giữa hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán cùng hệ thống + Quy trình thanh toán: (3) giao SBC Ng•êi ký ph¸t sÐc Ng•êi thô h•ëng (Ng•êi mua) (Ng•êi b¸n) (2) giao hh, dịch vụ (7) (1) (4) (6) ghi Bảo chi BKNS Ghi Nợ Séc + SBC Có §¬n vÞ thanh to¸n §¬n vÞ thu hé (TCC¦DVTT phôc (TCC¦DVTT phôc vô vô ng•êi ký ph¸t ng•êi thô h•ëng) (5) Lệnh chuyển Nợ (1) Để có tờ séc bảo chi đi mua hàng, người mua (người ký phát) phải đến NH xin bảo chi Séc (2) Người bán giao hàng hoá, dịch vụ cho người mua. (3) Người mua giao tờ Séc đã được bảo chi cho người bán.
(4) Người bán (người thụ hưởng) lập Bảng kê nộp Séc (BKNS) kèm tờ Séc bảo chi đến tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ mình nhờ thu hộ số tiền trên tờ Séc. (5) Sau khi kiểm soát, đơn vị thu hộ ứng vốn thanh toán ngay cho người thụ hưởng và gửi Lệnh chuyển Nợ tới đơn vị thanh toán cùng hệ thống. (6) Báo Có cho người thụ hưởng. (7) Đơn vị thanh toán ghi Nợ và báo Nợ người ký phát Séc + Quy trình kế toán: Tại đơn vị thu hộ: Khi nhận được các liên BKNS kèm tờ séc bảo chi, kế toán thực hiện kiểm soát bộ chứng từ, giải mã KHM, dấu, chữ ký của TCCƯDVTT bảo chi séc, nếu hợp lệ, hợp pháp sẽ lập Lệnh chuyển Nợ tới đơn vị thanh toán, đồng thời ghi Có ngay cho người thụ hưởng. Kế toán hạch toán: Nợ TK thanh toán vốn cùng hệ thống (với đơn vị thanh toán) Có TK tiền gửi thanh toán /người thụ hưởng Kế toán thu phí thu hộ (như phần Séc chuyển khoản) Tại đơn vị thanh toán: Khi nhận được Lệnh chuyển Nợ, kế toán thực hiện kiểm tra đối chiếu các yếu tố của Lệnh với các yếu tố trên sổ chi tiết TKTG bảo đảm thanh toán séc bảo chi, nếu khớp đúng sẽ hạch toán: Nợ TKTG đảm bảo thanh toán Séc/SBC/người FH Séc Có TK thanh toán vốn cùng hệ thống (với đơn vị thu hộ) - Kế toán thanh toán Séc bảo chi giữa hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán khác hệ thống
Trường hợp người mua và người bán mở tài khoản tại hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán khác hệ thống cũng có thể lựa chọn hình thức thanh toán bằng Séc bảo chi nếu hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán đó đã có thoả thuận trước về thanh toán Séc cho các khách hàng của hai tổ chức đó bất kể hai tổ chức đó là cùng hay khác địa bàn. Phương thức thanh toán vốn do hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán tự lựa chọn. Trong trường hợp này, do không thể giải mã được ký hiệu mật trên tờ séc đã bảo chi, đơn vị thu hộ phải tuân thủ nguyên tắc hạch toán ghi Nợ trước - ghi Có sau, có nghĩa là quy trình thanh toán được thực hiện đúng như thanh toán Séc chuyển khoản: + Nếu Séc bảo chi không kèm theo hợp đồng uỷ quyền chuyển Nợ giữa hai khách hàng thì đơn vị thu hộ phải chuyển toàn bộ bộ chứng từ (BKNS + Séc BC) sang đơn vị thanh toán để thực hiện ghi Nợ người ký phát trước. + Nếu Séc bảo chi có kèm theo hợp đồng uỷ quyền chuyển Nợ giữa hai khách hàng và thông báo cho hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán biết, thì đơn vị thu hộ, khi nhận được BKNS cùng Séc bảo chi từ người thụ hưởng, được quyền lập Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền truyền đến địa điểm đơn vị thanh toán và khi nhận được thông báo “chấp nhận Lệnh chuyển Nợ” sẽ ghi Có (trả tiền) cho người thụ hưởng. 2.2.1.4 . Kế toán phát hành và thanh toán séc bảo lãnh Séc bảo lãnh: là séc đã được đảm bảo trả tiền đối với một phần hoặc toàn bộ số tiền ghi trên séc bằng việc bảo lãnh của một bên thứ ba (gọi là người bảo lãnh), nhưng không phải là đơn vị thanh toán.
Như vậy, cũng như Séc bảo chi, Séc bảo lãnh là tờ séc đã được đảm bảo khả năng chi trả, do đó nó được dùng trong trường hợp 2 bên mua, bán không tín nhiệm nhau về thanh toán. Trước khi phát hành Séc bảo lãnh, người ký phát phải đến tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán khác (không phải TCCƯDVTT phục vụ mình) để làm thủ tục ký kết hợp đồng bảo lãnh với tổ chức đó (người bảo lãnh). Người bảo lãnh có thể bảo lãnh toàn bộ hay một phần số tiền trên tờ séc. Sau khi ký kết hợp đồng bảo lãnh, người bảo lãnh ghi cụm từ “Đã bảo lãnh”, số tiền bảo lãnh, tên của người được bảo lãnh, chữ ký và tên mình (người bảo lãnh) trên tờ Séc hoặc trên văn bản đính kèm tờ Séc. Séc bảo lãnh cũng được sử dụng để thanh toán giữa hai khách hàng mở tài khoản tại cùng một tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán hoặc tại hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán có cam kết thực hiện thanh toán séc cho các khách hàng của nhau. Quy trình thanh toán Séc do vậy cũng được thực hiện tương tự thanh toán Séc chuyển khoản nếu người ký phát đủ khả năng thanh toán. Trường hợp người thụ hưởng hoặc ngân hàng thu hộ xuất trình tờ séc bảo lãnh tại địa điểm đơn vị thanh toán trong thời hạn xuất trình mà người ký phát không thể thực hiện nghĩa vụ thanh toán của mình thì người bảo lãnh phải chịu trách nhiệm về việc trả thay số tiền mà mình đã bảo lãnh trên tờ séc cho người thụ hưởng và người được bảo lãnh (người ký phát) phải nhận nợ với người bảo lãnh. (Quy trình nghiệp vụ bảo lãnh, trả thay khách hàng, thu nợ, thu lãi được thực hiện tương tự như Chương III phần tín dụng bảo lãnh). 2.2.2. Kế toán hình thức thanh toán bằng Lệnh chi hay ủy nhiệm chi - chuyển tiền 2.2.2.1 Tổng quan về Lệnh chi hay uỷ nhiệm chi Lệnh chi hay UNC là lệnh của chủ tài khoản uỷ nhiệm cho tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ mình trích một số tiền nhất định từ tài khoản tiền
gửi của mình để chuyển cho người được hưởng có tài khoản ở cùng tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán hoặc khác tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán Như vậy, Lệnh chi hay UNC được áp dụng trong thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ hoặc chuyển tiền của người sử dụng dịch vụ thanh toán trong cùng một tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán hoặc giữa các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. Lệnh chi có thể được sử dụng để thanh toán, chuyển tiền giữa hai khách hàng mở tài khoản tại một tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán hoặc hai khách hàng mở tài khoản tại hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán khác nhau. Trường hợp dùng Lệnh chi hay UNC để thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ thì khi thực hiện lệnh chi, số tiền của lệnh chi được chuyển thẳng vào tài khoản thanh toán của người thụ hưởng. Trường hợp dùng trực tiếp Lệnh chi hay UNC để chuyển tiền đứng tên người thụ hưởng thì chuyển trả vào tài khoản thanh toán của người thụ hưởng (nếu người thụ hưởng có tài khoản tại tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán nhận chuyển tiền) hoặc trả cho người thụ hưởng qua tài khoản “Chuyển tiền phải trả” (nếu người thụ hưởng không có tà i khoản tại tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán nhận chuyển tiền). Chủ tài khoản cũng có thể dùng Lệnh chi hoặc uỷ nhiệm chi để chuyển tiền bằng cách đề nghị tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ mình phát hành séc chuyển tiền cầm tay. Trường hợp này chỉ sử dụng để chuyển tiền giữa hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán cùng hệ thống. Thời hạn thực hiện lệnh chi hay UNC do tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán thoả thuận với người sử dụng dịch vụ thanh toán. Khi kiểm soát, hạch toán lệnh chi, các bên phải thực hiện đúng thời hạn đã quy định để đảm bảo thanh toán nhanh lệnh chi. 2.2.2.2 Quy trình kế toán thanh toán Lệnh chi hay UNC
a. Kế toán thanh toán Lệnh chi hay UNC cùng một tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán - Quy trình thanh toán: Ng•êi chi tr¶ (1) Giao hh, dịch vụ Ng•êi thô h•ëng (Ng•êi ph¸t LÖnh) (2) (3) (4) UNC Báo Nợ Tæ chøc cung øng Báo Có dÞch vô thanh to¸n (1) Người bán giao hàng hoá, dịch vụ cho người mua (2) Người chi trả sau khi hoàn thành nhận hàng hoá, dịch vụ sẽ lập ngay lệnh chi (hay UNC) gửi tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán để đề nghị thanh toán cho người thụ hưởng. (3) Căn cứ vào UNC, TCCƯDVTT ghi Nợ và báo Nợ cho người phát lệnh (người chi trả) (4) Báo Có cho người thụ hưởng. - Quy trình kế toán: Nhận lệnh chi (UNC) từ khách hàng, kế toán kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của lệnh chi, khả năng chi trả của tài khoản thanh toán. Nếu lệnh chi đủ điều kiện thanh toán kế toán vào sổ tài khoản chi tiết hoặc nhập dữ liệu vào máy tính (lệnh chi không đủ điều kiện thanh toán được trả lại người chi trả ngay khi kiểm soát, xử lý lệnh chi). Hạch toán: Nợ TK tiền gửi thanh toán/người chi trả
Có TK tiền gửi thanh toán/người thụ hưởng b. Kế toán thanh toán Lệnh chi hay UNC khác tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán - Quy trình thanh toán: Ng•êi chi tr¶ (1) Giao hh, dịch vụ (Ng•êi ph¸t Ng•êi thô h•ëng LÖnh) (2) (3) (5) UNC Báo Nợ Báo Có Tæ chøc cung øng Tæ chøc cung øng (4)Lập và gửi Lệnh chuyển Có DVTT phôc vô ng•êi DVTT phôc vô ng•êi chi tr¶ thô h•ëng (1) Người bán giao hàng hoá, dịch vụ cho người mua (trong quan hệ thương mại) (2) Người chi trả sau khi hoàn thành nhận hàng hoá, dịch vụ sẽ lập lệnh chi (hay UNC) gửi tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ mình để đề nghị chuyển trả tiền cho người thụ hưởng. (3) Căn cứ vào UNC, TCCƯDVTT ghi Nợ và báo Nợ cho người phát lệnh (người chi trả) (4) Đồng thời gửi Lệnh chuyển Có sang TCCƯDVTT phục vụ người thụ hưởng. (5) Căn cứ vào Lệnh chuyển Có, TCCƯDVTT ghi Có TK tiền gửi người thụ hưởng và báo Có cho người thụ hưởng. - Quy trình kế toán: + Tại tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người chi trả:
Khi nhận được Lệnh chi (hay UNC) từ khách hàng, kế toán thực hiện kiểm soát Lệnh chi (UNC), kiểm tra số dư TKTG người chi trả, nếu đủ điều kiện, trích tài khoản người chi trả, lập Lệnh chuyển Có thanh toán vốn cho tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người thụ hưởng (tuỳ các tổ chức cung ứng lựa chọn phương thức thanh toán vốn mà hạch toán vào các tài khoản thích hợp), kế toán hạch toán: Nợ TK tiền gửi thanh toán/người chi trả Có TK thanh toán vốn giữa các TCCƯDVTT thích hợp + Tại tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người thụ hưởng Nhận được Lệnh chuyển Có từ tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người chi trả, thực hiện kiểm soát Lệnh, nếu đúng kế toán hạch toán: Nợ: TK thanh toán vốn TCCƯDVTT thích hợp Có: - TKTG thanh toán/người thụ hưởng (nếu người thụ hưởng có tài khoản tại tổ chức nhận chuyển tiền); hoặc - TK chuyển tiền phải trả (nếu người thụ hưởng không có tài khoản tại tổ chức nhận chuyển tiền) Trường hợp đã hạch toán vào tài khoản chuyển tiền phải trả, tuỳ nhu cầu khách hàng, ngân hàng sẽ tất toán TK này và trả tiền cho khách hàng. Về thu phí và thuế GTGT đối với UNC thanh toán khác TCTƯDVTT do TCCƯDVTT phát sinh chuyển tiền thu. Phương pháp hạch toán phí và thuế GTGT giống phần thanh toán Séc đã trình bày ở phần trên. 2.2.2.3 Kế toán Séc chuyển tiền Séc chuyển tiền là một hình thức chuyển tiền cầm tay do người được đơn vị ủy nhiệm trực tiếp cầm tờ séc đó để nộp vào tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán nhận chuyển tiền để thụ hưởng số tiền trên Séc. Thời hạn hiệu lực của tờ séc chuyển tiền là 30 ngày kể từ ngày kí phát hành.
Séc chuyển tiền là một hình thức chuyển tiền cầm tay đứng tên cá nhân và chỉ thực hiện chuyển tiền giữa hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán trong cùng một hệ thống. Người xin chuyển tiền lập lệnh chi để trích tài khoản thanh toán hoặc nộp tiền mặt để được cấp séc chuyển tiền. Số tiền chuyển được lưu kí vào tài khoản đảm bảo thanh toán séc chuyển tiền. - Tại tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người chuyển tiền: + Giai đoạn phát hành Séc chuyển tiền: Sau khi hoàn thành kiểm soát, xử lý chứng từ sẽ ghi các thông tin cần thiết lên tờ séc, tính và ghi ký hiệu mật lên Séc chuyển tiền sau đó trao Séc cho người thụ hưởng ghi trên séc. Kế toán hạch toán: Nợ: TK tiền gửi thanh toán/đơn vị chuyển tiền; hoặc TK tiền mặt (nếu nộp tiền mặt) Có: TK đảm bảo thanh toán séc chuyển tiền/đơn vị chuyển tiền + Giai đoạn thanh toán Séc chuyển tiền: Khi nhận được Lệnh chuyển Nợ từ tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán trả chuyển tiền sẽ hạch toán để tất toán tài khoản đảm bảo thanh toán séc chuyển tiền: Nợ: TK đảm bảo thanh toán séc chuyển tiền/đơn vị chuyển tiền Có: TK thanh toán vốn cùng hệ thống (chuyển tiền đến, điều chuyển vốn) - Tại tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán trả chuyển tiền Khi nhận tờ séc chuyển tiền từ người thụ hưởng nộp vào sẽ kiểm soát Séc và các chứng từ kèm theo theo đúng thủ tục quy định, giải mã ký hiệu mật ghi trên Séc, nếu đủ điều kiện thanh toán sẽ gửi Lệnh chuyển Nợ sang tổ chức cung ứng
dịch vụ thanh toán phục vụ người chuyển tiền, và trả tiền cho người đại diện đơn vị chuyển tiền theo các trường hợp: + Nếu người thụ hưởng đề nghị chuyển số tiền của tờ séc vào tài khoản tiền gửi thanh toán của người cung cấp (có tài khoản tại tổ chức trả chuyển tiền) kế toán căn cứ vào các chứng từ thích hợp trả tiền cho người cung cấp: Nợ: TK thanh toán vốn cùng hệ thống (chuyển tiền đi, điều chuyển vốn) Có: TK tiền gửi thanh toán của người cung cấp + Nếu người thụ hưởng trực tiếp nhận tiền, kế toán căn cứ vào các chứng từ ghi: Nợ: TK thanh toán vốn cùng hệ thống (chuyển tiền đi, điều chuyển vốn) Có: TK chuyển tiền phải trả/người nộp Séc Từ tài khoản chuyển tiền phải trả tổ chức trả chuyển tiền thực hiện trả tiền cho người thụ hưởng ghi trên séc theo yêu cầu của họ như lĩnh tiền mặt, cấp Séc bảo chi đi mua hàng Nợ: TK chuyển tiền phải trả/người nộp Séc Có: TK 1011 (nếu trả bằng tiền mặt); hoặc TK đảm bảo thanh toán Séc bảo chi (nếu cấp séc bảo chi) 2.2.3. Kế toán hình thức thanh toán bằng nhờ thu hay ủy nhiệm thu 2.2.3.1 Tổng quan về nhờ thu hay uỷ nhiệm thu (UNT) Nhờ thu hoặc uỷ nhiệm thu được áp dụng trong giao dịch thanh toán giữa những người sử dụng dịch vụ thanh toán có mở tài khoản trong nội bộ tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán hoặc giữa các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán, trên cơ sở có thoả thuận hoặc hợp đồng về điều kiện thu hộ giữa bên trả tiền và bên thụ hưởng.
Thực chất của nhờ thu hay uỷ nhiệm thu là giấy tờ thanh toán do người bán lập để uỷ thác cho tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán thu hộ một số tiền ở người mua tương ứng với giá trị hàng hoá, dịch vụ đã cung ứng. Tuy nhiên, việc tự động lập nhờ thu hay ủy nhiệm thu này có thể dẫn tới người bán lập nhờ thu hay uỷ nhiệm thu để thu khống, thu thừa tiền của người mua, do đó nhờ thu hay UNT chỉ được sử dụng để thanh toán những hàng hoá, dịch vụ có dụng cụ ghi đo chính xác như điện, điện thoại, nước Thời hạn thực hiện nhờ thu hay uỷ nhiệm thu do tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán thoả thuận với người sử dụng dịch vụ thanh toán. Trong thời gian không quá một ngày làm việc kể từ thời điểm nhận được UNT do tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người thụ hưởng gửi đến, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người trả tiền phải hoàn tất việc trích tài khoản của người trả tiền nếu trên tài khoản của người chi trả đó có đủ điều kiện để thực hiện giao dịch thanh toán, hoặc báo cho người trả tiền biết nếu trên tài khoản của người đó không có đủ tiền để thực hiện giao dịch thanh toán, đồng thời theo dõi để thanh toán khi tài khoản của người trả tiền có đủ tiền. 2.2.3.2 Quy trình kế toán thanh toán nhờ thu hay uỷ nhiệm thu a. Thanh toán nhờ thu hay UNT cùng một tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán - Quy trình thanh toán: (1) Giao hàng hóa, dịch vụ Ng•êi b¸n Ng•êi mua Hợp đồng kinh tế (2) (4) (3) Nộp Báo Có Báo Nợ Tæ chøc cung UNT øng dÞch vô thanh to¸n (1) Người bán giao hàng hoá, dịch vụ cho người mua trên cơ sở hợp đồng kinh tế đã ký kết
(2) Người bán lập nhờ thu (hay UNT) gửi tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ mình để đề nghị thu hộ số tiền theo giấy nhờ thu (uỷ nhiệm thu). (3) TCCƯDVTT kiểm soát, ghi Nợ và báo Nợ cho người mua (4) Ghi Có và báo Có cho người bán - Quy trình kế toán: Nhận giấy nhờ thu, kế toán thực hiện kiểm soát tính chất hợp pháp hợp lệ của chứng từ, kiểm tra số dư tài khoản của người mua (người chi trả). + Nếu tài khoản của người chi trả có đủ tiền để thanh toán: Kế toán trích ngay tài khoản của người chi trả chuyển vào tài khoản của người thụ hưởng Nợ: TK thanh toán của người chi trả Có: TK thanh toán của người thụ hưởng + Nếu tài khoản của người chi trả không đủ tiền để thanh toán: Kế toán báo cho người chi trả biết; đồng thời ghi Nhập sổ theo dõi “Uỷ nhiệm thu quá hạn”. Khi tài khoản thanh toán của người chi trả có đủ tiền để thanh toán UNT, kế toán ghi Xuất sổ theo dõi “Uỷ nhiệm thu quá hạn” để thanh toán và tính phạt chậm trả người chi trả để chuyển cho người thụ hưởng cùng số tiền của nhờ thu. Số tiền phạt Số tiền Thời gian Lãi suất = x x chậm trả nhờ thu chậm trả phạt (1) (2) (3) Trong đó: (1) Số tiền ghi trên giấy nhờ thu (2) Tính theo ngày kể từ sau ngày ghi Nhập sổ theo dõi “UNT quá hạn” đến ngày xuất sổ để thanh toán. (3) Theo lãi suất NQH cho vay ngắn hạn tính theo ngày (lãi suất tháng chia 30 ngày) Hạch toán: Nợ: TK TG thanh toán người chi trả Số tiền nhờ thu
Có: TK TG thanh toán người thụ hưởng cộng tiền phạt b. Thanh toán UNT khác tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán - Trường hợp UNT không có uỷ quyền chuyển Nợ + Quy trình thanh toán: (1) Giao hh, dịch vụ Ng•êi b¸n Ng•êi mua Hợp đồng kinh tế (2) (6) (4) Nộp Ghi Có, Ghi Nợ, Tæ chøc cung øng Tæ chøc cung øng DVTT UNT phôc vô Báo ng•êi Có DVTT phôc Báo vô Nợng•êi b¸n mua (3) Chuyển UNT ghi Nợ trước (5) Lệnh chuyển Có (1) Trên cơ sở hợp đồng kinh tế đã ký kết, người bán giao hàng hoá, dịch vụ cho người mua (2) Người bán gửi nhờ thu, UNT tới tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ mình để đề nghị thu hộ số tiền theo giấy nhờ thu (uỷ nhiệm thu). (3) Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người bán làm thủ tục để chuyển giấy nhờ thu (UNT) sang tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người mua. (4) Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người mua ghi Nợ và báo Nợ cho người mua (5) Đồng thời gửi Lệnh chuyển Có sang tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người bán. (6) Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người bán ghi Có và báo Có cho người bán.
+ Quy trình kế toán: Tại tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người bán:  Giai đoạn nhận thu hộ: Nhận giấy nhờ thu, kế toán thực hiện kiểm soát tính chất hợp pháp hợp lệ của chứng từ, nếu đủ điều kiện ghi Nhập “Sổ theo dõi UNT gửi đi chờ thanh toán” Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người bán thực hiện thu phí dịch vụ thu hộ.  Giai đoạn thanh toán cho người bán: Khi nhận được lệnh chuyển Có thanh toán ủy nhiệm thu từ tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người mua gửi đến, kế toán kiểm soát Lệnh, ghi Xuất sổ theo dõi “UNT gửi đi chờ thanh toán” và vào sổ kế toán: Nợ TK thanh toán vốn giữa các ngân hàng thích hợp Có TK TG thanh toán của người bán Tại tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người mua: Nhận giấy nhờ thu từ tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người bán chuyển đến, sau khi hoàn thành thủ tục kiểm soát chứng từ, kiểm tra số dư tài khoản của người mua. Nếu đủ điều kiện sẽ trích ngay tài khoản của người mua để chuyển trả cho người bán qua tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người bán bằng Lệnh chuyển Có. Nợ TK TG thanh toán của người mua Có TK thanh toán vốn giữa các ngân hàng thích hợp Trường hợp tài khoản của người mua không đủ số dư để thanh toán thì xử lý như nhờ thu quá hạn trong thanh toán cùng một tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. - Trường hợp UNT có uỷ quyền chuyển Nợ + Quy trình thanh toán:
(1) Giao hh, dịch vụ Ng•êi b¸n Ng•êi mua Hợp đồng kinh tế (2) (6) (4) Nộp Ghi Có, Ghi Nợ, Tæ chøc cung øng Tæ chøc cung øng UNT & báo Có & báo Nợ DVTT phôc vô ng•êi DVTT phôc vô ng•êi b¸n mua (3) Gửi Lệnh chuyển Nợ (5) T/báo chấp nhận LCNợ (1) Trên cơ sở hợp đồng kinh tế đã ký kết, người bán giao hàng hoá, dịch vụ cho người mua (2) Người bán gửi nhờ thu, UNT tới tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ mình để đề nghị thu hộ số tiền theo giấy nhờ thu (uỷ nhiệm thu). (3) Căn cứ vào ủy nhiệm thu có ủy quyền chuyển Nợ, TCCƯDVTT phục vụ người bán lập và gửi Lệnh chuyển Nợ cho TCCƯDVTT phục vụ người mua. (4) Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người mua ghi Nợ và báo Nợ cho người mua (5) Đồng thời gửi thông báo chấp nhận Lệnh chuyển Nợ cho TCCƯDVTT phục vụ người bán. (6) Căn cứ vào thông báo “Chấp nhận Lệnh chuyển Nợ” nhận được, TCCUDVTT phục vụ người bán báo Có cho người bán. + Quy trình kế toán: Tại tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người bán:  Giai đoạn nhận thu hộ:
Nhận giấy nhờ thu từ khách hàng, kế toán thực hiện kiểm soát tính chất hợp pháp hợp lệ của chứng từ, kiểm soát hợp đồng ủy quyền chuyển Nợ, nếu đủ điều kiện sẽ lập và gửi Lệnh chuyển Nợ tới TCCƯDVTT phục vụ người mua để đòi tiền (tuy nhiên chưa trả tiền - ghi Có - ngay cho người bán mà hạch toán vào tài khoản các khoản chờ thanh toán khác): Nợ TK thanh toán vốn thích hợp Có TK Các khoản chờ thanh toán khác/người bán  Giai đoạn thanh toán UNT: Khi nhận được thông báo “Chấp nhận Lệnh chuyển Nợ” từ TCCƯDVTT đến sẽ trả tiền cho người bán ngay: Nợ TK Các khoản chờ thanh toán khác/người bán Có TK tiền gửi thanh toán/người bán Tại TCCƯDVTT phục vụ người mua: Khi nhận được Lệnh chuyển Nợ, thực hiện kiểm soát Lệnh, kiểm tra số dư tài khoản người mua:  Nếu bên mua đủ khả năng thanh toán sẽ trích ngay TKTG của người mua ghi: Nợ TK tiền gửi thanh toán/người mua Có TK thanh toán vốn giữa các NH  Nếu người mua không đủ khả năng thanh toán: Xử lý như trường hợp UNT không có ủy quyền chuyển Nợ quá hạn. 2.2.4. Kế toán hình thức thanh toán bằng thư tín dụng 2.2.4.1 Tổng quan về thư tín dụng - Khái niệm: Thư tín dụng là một văn bản cam kết có điều kiện được ngân hàng mở theo yêu cầu của người sử dụng dịch vụ thanh toán (người xin mở TTD) theo đó ngân hàng thực hiện yêu cầu của người sử dụng dịch vụ thanh toán để:
+ Trả tiền hoặc uỷ quyền cho ngân hàng khác trả tiền ngay theo lệnh của người thụ hưởng khi nhận được bộ chứng từ xuất trình phù hợp với các điều kiện của TTD + Chấp nhận trả tiền hoặc uỷ quyền cho ngân hàng khác trả tiền theo lệnh của người thụ hưởng vào một thời điểm nhất định trong tương lai khi nhận được bộ chứng từ xuất trình phù hợp với các điều kiện thanh toán của TTD - Đặc điểm: + TTD dùng trong thanh toán tiền hàng hoá dịch vụ trên cơ sở HĐKT đã ký kết và trong trường hợp giữa người mua và người bán không tín nhiệm lẫn nhau, + Thường áp dụng khi bên bán hoặc bên mua giao dịch không thường xuyên, không biết nhau hoặc giao dịch lần đầu, hoặc do yêu cầu của bên bán đòi hỏi bên mua đảm bảo cho khả năng thanh toán chắc chắn. - Phạm vi thanh toán: TTD dùng để thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa người mua và người bán mở tài khoản ở hai ngân hàng cùng hệ thống. Trường hợp thanh toán ra khác hệ thống thì tại địa bàn của ngân hàng phục vụ người bán phải có một ngân hàng cùng hệ thống với ngân hàng phục vụ người mua tham gia thanh toán bù trừ. - Điều kiện thanh toán: + TTD chỉ thanh toán một lần và cho một người bán. Trường hợp thanh toán không hết thì phải hoàn lại số tiền mở TTD cho người mua. + Thời hạn hiệu lực: 3 tháng kể từ ngày ngân hàng phục vụ người mua mở TTD đến ngày người bán nộp chứng từ thanh toán vào ngân hàng. + Thanh toán TTD nội địa đòi hỏi người mua phải lưu ký 100% giá trị thư tín dụng tại NH. 2.2.4.2 Quy trình kế toán thanh toán thư tín dụng
a. Thanh toán thư tín dụng giữa hai khách hàng mở tài khoản tại hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán cùng hệ thống - Quy trình thanh toán: Ng•êi mua (5) Giao hàng hoá , dịch vụ Ng•êi b¸n (1) (2) (4) (6) (8) Xin mở Báo Thông báo Nộp Báo NH ng•êi b¸n TTD Nợ TTD đã NH ng•êi mua (NH th«ng mở c.từ Có (NH më TTD) b¸o TTD) (3) Gửi TTD đã mở (7) Gửi Lệnh chuyển Nợ (1) Người mua gửi giấy xin mở thư tín dụng tới ngân hàng (2) Sau khi hạch toán mở TTD, ngân hàng gửi báo nợ cho người mua (3) Ngân hàng phục vụ chuyển TTD đã mở sang ngân hàng phục vụ người bán (4) Ngân hàng phục vụ người bán thông báo TTD đã mở cho người bán (5) Người bán giao hàng hóa, dịch vụ cho người mua theo TTD đã mở (6) Sau khi giao hàng người bán lập bảng kê thanh toán TTD gửi tới NH phục vụ mình đề nghị thanh toán (7) Ngân hàng phục vụ người bán chuyển Lệnh chuyển Nợ về thanh toán TTD sang ngân hàng phục vụ người mua (8) Ngân hàng gửi báo Có cho người bán. - Quy trình kế toán:
+ Tại ngân hàng phục vụ bên mua Giai đoạn mở thư tín dụng: Sau khi hoàn thành ký kết hợp đồng kinh tế người mua lập giấy xin mở TTD gửi ngân hàng phục vụ mình để trích TK tiền gửi hoặc vay ngân hàng theo số tiền của TTD lưu ký vào tài khoản tiền gửi đảm bảo thanh toán TTD. Thanh toán viên giữ tài khoản của người mua kiểm soát chứng từ. Nếu TTD thoả mãn tất cả các điều kiện về thanh toán TTD thì kế toán làm thủ tục mở TTD cho khách hàng, tính, ghi ký hiệu mật và ký xác nhận lên thư tín dụng rồi chuyển TTD đã mở sang ngân hàng phục vụ người bán; đồng thời hạch toán: Nợ: TK tiền gửi hoặc TK cho vay của người mua (KH xin mở TTD) Có: TK tiền gửi đảm bảo thanh toán TTD Giai đoạn thanh toán thư tín dụng: Khi nhận được Lệnh chuyển Nợ thanh toán TTD từ NH người bán chuyển đến, Kế toán thực hiện kiểm soát Lệnh và hạch toán: Nợ: TK tiền gửi đảm bảo thanh toán TTD của KH xin mở TTD Có: TK thanh toán vốn thích hợp Nếu sau khi thanh toán TTD, số tiền lưu ký để đảm bảo thanh toán TTD còn thừa, ngân hàng phải làm thủ tục hoàn trả lại số tiền đó vào tài khoản tiền gửi cho khách hàng. Kế toán ghi: Nợ: TK tiền gửi đảm bảo thanh toán TTD của KH xin mở TTD Có: TK tiền gửi thanh toán của KH xin mở TTD + Tại ngân hàng phục vụ người bán Giai đoạn thông báo thư tín dụng: Ngân hàng phục vụ người bán nhận được TTD đã mở từ ngân hàng phục vụ người mua chuyển đến sẽ kiểm soát lại chứng từ, giải mã ký hiệu mật, kiểm soát chữ ký Nếu hợp pháp, hợp lệ ghi Nhập sổ theo dõi “thư tín dụng đến”, đồng thời
thông báo TTD đã mở cho người bán để người bán giao hàng cho người mua theo hợp đồng kinh tế và phù hợp với các điều kiện đã nêu trong TTD. Giai đoạn thanh toán thư tín dụng: Sau khi hoàn thành giao hàng hóa, dịch vụ cho người mua trong phạm vi số tiền của TTD đã mở người bán lập Bảng kê thanh toán TTD kèm hoá đơn bán hàng gửi ngân hàng phục vụ mình để đề nghị thanh toán TTD. Nhận chứng từ thanh toán TTD do người bán nộp vào kế toán kiểm soát chứng từ nếu không có gì sai sót thì trả lại hoá đơn giao hàng cho người bán. Căn cứ vào bảng kê ghi Xuất sổ theo dõi “thư tín dụng đến”; đồng thời hạch toán nội bảng: Nợ TK chuyển tiền đi hay TK điều chuyển vốn. Có TK tiền gửi thanh toán của người bán b. Thanh toán thư tín dụng giữa hai khách hàng mở tài khoản tại hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán khác hệ thống Trường hợp thanh toán thư tín dụng giữa hai khách hàng mở tài khoản tại hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phải có sự tham gia của một tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán trung gian với điều kiện tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán trung gian phải cùng địa bàn với tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán thông báo thư tín dụng và cùng hệ thống với tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán mở thư tín dụng. TCCƯDVTT trung gian sẽ làm nhiệm vụ kiểm soát TTD, giải mã ký hiệu mật của TTD, thông báo TTD trực tiếp cho người bán (hoặc qua TCCƯDVTT phục vụ người bán). Khi nhận được bảng kê chứng từ thanh toán TTD từ người bán (hoặc từ TCCƯDVTT phục vụ người bán) sẽ thực hiện thanh toán với TCCƯDVTT mở TTD qua thanh toán vốn cùng hệ thống và thanh toán cho TCCƯDVTT phục vụ người mua qua thanh toán bù trừ cùng địa bàn. 2.2.5. Kế toán thanh toán thẻ thanh toán nội địa (thẻ ngân hàng) 2.2.5.1 Những vấn đề chung về thẻ ngân hàng
- Khái niệm thẻ: thẻ ngân hàng là một phương thức thanh toán không dùng tiền mặt do ngân hàng phát hành cho khách hàng, theo đó người sử dụng thẻ có thể dùng để thanh toán tiền hàng hoá dịch vụ tại các ĐVCNT hay rút tiền mặt tại các ngân hàng đại lý thanh toán thẻ hoặc tại các máy rút tiền tự động ATM. - Đặc điểm cấu tạo của thẻ: + Mặt trước của thẻ gồm: Nhãn hiệu thương mại của thẻ Tên và logo của ngân hàng phát hành thẻ Số thẻ, tên chủ thẻ được in nổi + Mặt sau thẻ gồm: Dải băng từ chứa các thông tin đã được mã hoá theo một chuẩn thống nhất như: số thẻ, ngày hết hạn, các yếu tố kiểm tra an toàn khác. Ô chữ ký dành cho chủ thẻ - Phân loại thẻ: + Phân loại theo đặc tính kỹ thuật: Thẻ băng từ: được sản xuất dựa trên kỹ thuật từ tính với 1 dải băng từ chứa 2 rãnh thông tin ở mặt sau của thẻ. Thẻ điện tử có bộ vi xử lý Chip (thẻ thông minh): là thế hệ mới nhất của thẻ thanh toán, thẻ thông minh dựa trên kỹ thuật vi xử lý tin học nhờ gắn vào thẻ “Chip” điện tử có cấu trúc như một máy tính hoàn hảo. Thẻ thông minh có nhiều nhóm với dung lượng nhớ của “Chíp” điện tử khác nhau. Thông thường, một tấm thẻ thông minh được gắn chip điện tử để thay thế cho dải băng từ sau thẻ. Cũng có trường hợp thẻ thông minh có cả chíp điện tử và băng từ. Thẻ thông minh gắn chíp xử lý dữ liệu có khả năng vừa lưu trữ các thông tin về chủ thẻ, điểm thưởng tích lũy đồng thời lưu giữ số liệu về những lần giao dịch tại đơn vị chấp nhận thẻ (ĐVCNT). Tính năng vượt trội này của thẻ thông minh giúp
cắt giảm chi phí xử lý đối với ngân hàng và các trung gian thanh toán bởi việc đối chiếu thông tin tài khoản và thông tin của chủ thẻ cũng như việc cập nhật thông tin liên quan tới thẻ giờ đây được thực hiện ngay tại ĐVCNT. + Phân loại theo tính chất thanh toán (nội dung kinh tế) của thẻ: Thẻ ghi nợ (Debit Card) – Thẻ loại A: là loại thẻ có quan hệ trực tiếp và gắn với tài khoản tiền gửi thanh toán của chủ thẻ. Để sử dụng loại thẻ này, chủ thẻ phải có tài khoản hoạt động thường xuyên tại ngân hàng. Loại thẻ này khi rút tiền tại các máy rút tiền tự động (ATM) hay mua hàng hoá dịch vụ tại các đơn vị chấp nhận thẻ (ĐVCNT), giá trị những giao dịch sẽ được trừ ngay lập tức vào tài khoản của chủ thẻ. Như vậy, người sử dụng thẻ này không phải lưu ký tiền vào TK đảm bảo thanh toán thẻ, căn cứ để thanh toán là số dư TKTG của chủ sở hữu thẻ tại NH và hạn mức thanh toán tối đa của thẻ do NH quy địn h. Trong số các loại thẻ ghi nợ, thẻ ATM là hình thức phát triển đầu tiên, nó cho phép chủ thẻ tiếp cận trực tiếp với tài khoản của mình tại ngân hàng từ máy rút tiền tự động. Chủ thẻ có thể thực hiện nhiều giao dịch khác nhau tại máy rút tiền tự động ATM, bao gồm: xem số dư tài khoản, chuyển khoản, rút tiền, in sao kê, xem các thông tin quảng cáo Hệ thống máy ATM hiện đại còn cho phép chủ thẻ gửi tiền vào tài khoản của mình ngay tại các máy ATM. Tuy nhiên, sử dụng thẻ ATM, chủ thẻ chỉ có thể tiếp cận với tài khoản của mình từ những máy rút tiền tự động. Đây là một hạn chế bởi tài khoản cá nhân chưa được tận dụng triệt để trong thanh toán hàng hóa, dịch vụ tại các ĐVCNT. Sự tiện lợi là đặc điểm quan trọng nhất của thẻ ATM. Bằng cách nhập mã số cá nhân PIN, chủ thẻ có thể tiếp cận tài khoản cá nhân của mình tại các máy rút tiền tự động 24/24h một ngày và 7 ngày trong tuần. Điều này có nghĩa là nhiều giao dịch được thực hiện ngoài giờ làm việc của ngân hàng và các ngày nghỉ. Thẻ trả trước (Prepaid Card) – Thẻ loại B: Đây là loại thẻ mới được phát triển trên thế giới, khách hàng không cần phải thực hiện các thủ tục phát hành thẻ
theo yêu cầu của ngân hàng như điền vào yêu cầu phát hành thẻ, chứng minh tài chính , họ chỉ cần trả cho ngân hàng một số tiền sẽ được ngân hàng bán cho một tấm thẻ với mệnh giá tương đương. Đặc tính của loại thẻ này giống như mọi thẻ bình thường khác, chỉ có điều thẻ này chỉ được giới hạn trong số tiền có trong thẻ và chi tiêu trong một khoảng thời gian nhất định tuỳ vào quy định của mỗi ngân hàng, tức là hạn mức thẻ không có tính chất tuần hoàn. Thẻ tín dụng (Credit Card) – Thẻ loại C: Đây là loại thẻ được sử dụng phổ biến nhất, theo đó người chủ thẻ được sử dụng một hạn mức tín dụng quy định không phải trả lãi (nếu chủ thẻ hoàn trả số tiền đã sử dụng đúng kỳ hạn) để mua sắm hàng hoá dịch vụ tại những cơ sở chấp nhận loại thẻ này. Thẻ tín dụng là một phương thức thanh toán không dùng tiền mặt cho phép người sử dụng khả năng chi tiêu trước trả tiền sau. Khoảng thời gian từ khi thẻ được dùng để thanh toán hàng hóa, dịch vụ tới lúc chủ thẻ phải trả tiền cho ngân hàng có độ dài phụ thuộc vào từng loại thẻ tín dụng của các tổ chức khác nhau. Thời gian này chủ thẻ hoàn toàn được miễn lãi đối với số tiền phát sinh. Nếu hết thời gian miễn lãi này mà toàn bộ số tiền phát sinh chưa được thanh toán cho ngân hàng thì chủ thẻ sẽ chịu những khoản phí và lãi chậm trả. Khi toàn bộ số tiền phát sinh được hoàn trả cho ngân hàng, hạn mức tín dụng của chủ thẻ được khôi phục như ban đầu. Đây còn gọi là tính chất “tuần hoàn” (revolving) của thẻ tín dụng. Các tổ chức tài chính như ngân hàng hay các công ty tài chính phát hành thẻ tín dụng cho khách hàng dựa trên uy tín và khả năng đảm bảo chi trả của từng khách hàng. Khả năng đảm bảo chi trả được xác định dựa trên tổng hợp nhiều thông tin khác nhau như: thu nhập, tình hình chi tiêu, mối quan hệ sẵn có đối với các tổ chức tài chính, địa vị xã hội của khách hàng. Do đó, mỗi khách hàng có những hạn mức tín dụng khác nhau.
- Các chủ thể tham gia vào hoạt động phát hành và thanh toán thẻ Hoạt động phát hành, sử dụng và thanh toán thẻ ngân hàng có sự tham gia chặt chẽ của 4 chủ thể là: ngân hàng phát hành thẻ, ngân hàng thanh toán thẻ, chủ thẻ và các đơn vị chấp nhận thẻ (ĐVCNT). Từng chủ thể đóng vai trò quan trọng khác nhau trong việc phát huy tối đa vai trò làm phương tiện thanh toán hiện đại của thẻ ngân hàng. + Ngân hàng phát hành Ngân hàng phát hành là ngân hàng thực hiện việc: Thẩm định tính năng pháp lý và khả năng tài chính khách hàng; Phát hành thẻ cho các khách hàng có kết quả thẩm định đạt yêu cầu; Tạo sao kê cho chủ thẻ và quyết toán với chủ thẻ; Ngoài ra, ngân hàng phát hành còn có quyền ký kết hợp đồng đại lý với bên thứ ba, là một ngân hàng hoặc một tổ chức tài chính tín dụng khác trong việc phát hành thẻ tín dụng. Trong trường hợp này, ngân hàng phát hành tận dụng được ưu thế của bên thứ ba về kinh nghiệm, khả năng thâm nhập thị trường và những ưu việt về vị trí địa lý; tuy nhiên, cũng phải chịu rủi ro về tài chính bởi bên thứ ba lúc này hoạt động dưới danh nghĩa là ngân hàng phát hành. Bên thứ ba khi ký kết hợp đồng đại lý với ngân hàng phát hành được gọi là ngân hàng phát hành đại lý (ngân hàng đại lý). Các ngân hàng này không tham gia toàn bộ vào quá trình phát hành thẻ mà chủ yếu có nhiệm vụ phân phát các tờ rơi tại hệ thống chi nhánh của mình và nhận những đơn xin phát hành thẻ của khách hàng và trong một số trường hợp tham gia vào quá trình thẩm định khả năng tài chính của khách hàng dựa trên kinh nghiệm và mối quan hệ sẵn có. Ngân hàng phát hành là tổ chức thực hiện các công việc còn lại như quyết định hạn mức tín dụng cho khách hàng, ký kết hợp đồng và in thẻ. Để phục vụ việc phát hành thẻ, các ngân hàng phải đầu tư lớn vào trang thiết bị bởi công tác phát hành đòi hỏi những công nghệ hiện đại. Trong đó, ngân hàng
phát hành phải trang bị hệ thống in thẻ, hệ thống quản lý và cập nhật dữ liệu liên quan tới chủ thẻ và tình hình chi tiêu của chủ thẻ Chính vì vậy, thông thường, để trở thành ngân hàng phát hành thẻ, ngoài uy tín, những ngân hàng và các tổ chức tài chính tín dụng nói chung phải đáp ứng được những yêu cầu nhất định về khả năng tài chính, đầu tư công nghệ và chất xám. + Chủ thẻ Chủ thẻ là những cá nhân hoặc người được ủy quyền (nếu là thẻ do công ty ủy quyền sử dụng) được ngân hàng phát hành thẻ, có tên in nổi trên thẻ và sử dụng thẻ theo những điều khoản trong hợp đồng đã ký kết với ngân hàng phát hành. Theo thông lệ, mỗi chủ thẻ chính thường có thể phát hành thêm một thẻ phụ. Như vậy, phát sinh hai khái niệm chủ thẻ chính và chủ thẻ phụ. Tuy nhiên, chủ thẻ chính và chủ thẻ phụ cùng chi tiêu chung một tài khoản. Chủ thẻ phụ cũng có trách nhiệm thanh toán các khoản phát sinh trong kỳ nhưng chủ thẻ chính là người có trách nhiệm thanh toán cuối cùng đối với ngân hàng. Chủ thẻ sử dụng thẻ của mình để thanh toán hàng hóa, dịch vụ tại các đơn vị chấp nhận thẻ (ĐVCNT), ứng tiền mặt tại các điểm ứng tiền mặt thuộc hệ thống ngân hàng hoặc sử dụng thẻ để thực hiện các giao dịch tại máy rút tiền tự động ATM. Trong trường hợp thẻ tín dụng, sau một khoảng thời gian nhất định tùy theo quy định của từng ngân hàng phát hành, chủ thẻ sẽ nhận được sao kê (statement) là bản thông báo số tiền mà chủ thẻ phải thanh toán với ngân hàng và thời điểm thanh toán cũng như số tiền thanh toán tối thiểu bắt buộc. Nếu là thẻ ghi nợ, ngân hàng sẽ tự động trích nợ tài khoản của chủ thẻ theo giá trị giao dịch được thực hiện bằng thẻ. + Ngân hàng thanh toán Ngân hàng thanh toán là ngân hàng chấp nhận các loại thẻ như một phương tiện thanh toán thông qua việc ký kết hợp đồng chấp nhận thẻ với các điểm cung
ứng hàng hóa, dịch vụ trên địa bàn. Trong hợp đồng chấp nhận thẻ ký kết với các đơn vị cung ứng hàng hóa, dịch vụ, ngân hàng thanh toán thẻ cam kết: Chấp nhận các đơn vị này vào hệ thống thanh toán thẻ của ngân hàng; Cung cấp các thiết bị đọc thẻ tự động cho các đơn vị này kèm theo những hướng dẫn sử dụng hoặc chương trình đào tạo nhân viên cách thức vận hành cùng với dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng đi kèm trong suốt thời gian hoạt động; Quản lý và xử lý những giao dịch có sử dụng thẻ tại những đơn vị này. Thông thường, ngân hàng thanh toán thu từ các đơn vị cung ứng hàng hóa, dịch vụ có ký kết hợp đồng chấp nhận thẻ với họ một mức phí chiết khấu (discount rate) cho việc xử lý các giao dịch có sử dụng thẻ tại đây. Mức phí này cao hay thấp phụ thuộc vào từng ngân hàng và vào mối quan hệ chiến lược đối với các đơn vị khác nhau. Trên thực tế, rất nhiều ngân hàng vừa là ngân hàng phát hành vừa là ngân hàng thanh toán thẻ. Với tư cách là ngân hàng phát hành, khách hàng của họ là chủ thẻ còn với tư cách là ngân hàng thanh toán, khách hàng là các đơn vị cung ứng hàng hóa, dịch vụ có ký kết hợp đồng chấp nhận thẻ. + Đơn vị chấp nhận thẻ (ĐVCNT) Các đơn vị cung ứng hàng hóa, dịch vụ ký kết hợp đồng chấp nhận thẻ như một phương tiện thanh toán được gọi là đơn vị chấp nhận thẻ (ĐVCNT). Các ngành kinh doanh của các ĐVCNT trải rộng từ những cửa hiệu bán lẻ, những nhà hàng ăn uống, đến các khách sạn, sân bay Tại nhiều nước trên thế giới, khi thẻ ngân hàng đã trở thành một phương tiện thanh toán thông dụng, chúng ta có thể nhìn thấy những biểu trưng của thẻ xuất hiện thường tại các cửa hàng. ở Việt Nam, các ĐVCNT tập trung chủ yếu tại những ngành hàng, dịch vụ có thu hút nhiều khách nước ngoài như những cửa hàng bán đồ thủ công mỹ nghệ, lưu niệm tại các trung tâm thương mại, những nhà hàng, khách sạn lớn, các đại lý bán vé máy bay
Để trở thành ĐVCNT đối với một loại thẻ ngân hàng nào đó, nhất thiết là đơn vị này phải có tình hình tài chính tốt và có năng lực kinh doanh. Cũng như việc ngân hàng phát hành thẩm định khách hàng trước khi phát hành thẻ cho họ, các ngân hàng thanh toán cũng sẽ chỉ quyết định ký kết hợp đồng chấp nhận thẻ với những đơn vị kinh doanh hiệu quả, có khả năng thu hút nhiều giao dịch sử dụng thẻ. Mặc dù phải trả cho ngân hàng thanh toán một tỷ lệ phí chiết khấu theo số tiền trong mỗi giao dịch, các ĐVCNT vẫn có được lợi thế cạnh tranh bởi việc chấp nhận thanh toán bằng thẻ ngân hàng sẽ giúp các đơn vị này thu hút được một lượng khách hàng lớn, nâng cao số lượng các giao dịch thực hiện, giảm chi phí quản lý tiền mặt, góp phần tăng hiệu quả kinh doanh. 2.2.5.2 Quy trình nghiệp vụ phát hành thẻ và kế toán giai đoạn phát hành thẻ a. Quy trình nghiệp vụ phát hành thẻ Ng©n hµng ph¸t hµnh 3 4 ChuyÓn vÒ NhËn yªu trung t©m cÇu thÎ 5 2 NhËp d÷ liÖu ThÈm ®Þnh/ ph¸t hµnh quyÕt ®Þnh ph¸t hµnh 1 6 Ch¹y Batch TiÕp nhËn (xö lý) yªu cÇu 9 NhËn thÎ tõ trung t©m 7 M· ho¸, in næi 8
Tại chi nhánh Tại trung tâm thẻ Tuỳ từng điều kiện trình độ hoàn cảnh của mỗi ngân hàng mà có sự điều chỉnh cho phù hợp. Cụ thể như có ngân hàng thì chi nhánh phát hành và hội sở chính là
một sẽ không có các bước (3) và (9); có hệ thống ngân hàng giao cho hội sở chính phát hành thì “công ty thẻ” được thay bằng “trung ương” và sẽ phát sinh một số dòng luân chuyển khác Ngân hàng thương mại muốn được cung ứng dịch vụ thẻ phải thoả mãn các điều kiện Ngân hàng Nhà nước yêu cầu như: - Có năng lực tài chính. - Đảm bảo hệ thống trang thiết bị cần thiết phù hợp với tiêu chuẩn và đảm bảo an toàn cho hoạt động phất hành, thanh toán thẻ. - Có đội ngũ cán bộ đủ năng lực chuyên môn để vận hành và quản lý hệ thống này theo thông lệ quốc tế. - Chứng minh được tính hiệu quả, sự cần thiết và tính khả thi của việc đầu tư vào hệ thống phát hành và thanh toán thẻ. - Báo cáo và cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin tài liệu có liên quan theo yêu cầu của Ngân hàng Nhà nước khi xem xét đơn xin phát hành thẻ. Khi được sự đồng ý của Ngân hàng Nhà nước, NHTM bắt đầu triển khai các nghiệp vụ cần thiết, nghiệp vụ kinh doanh bắt đầu khi khách hàng có nhu cầu muốn sử dụng thẻ ngân hàng. Phát hành thẻ bao gồm phát hành mới và phát hành lại: - Phát hành thẻ mới: (1) Khách hàng có nhu cầu sử dụng thẻ, ngân hàng hướng dẫn khách hàng làm đơn theo mẫu và nộp cho ngân hàng. (2) Xét duyệt yêu cầu phát hành thẻ: Cán bộ thẩm định thực hiện thẩm định hồ sơ yêu cầu phát hành thẻ và phân loại khách hành theo các hạng đặc biệt (VIP), hạng 1 hoặc hạng thường trình cấp trên có thẩm quyền phê duyệt.
(3) Sau khi thẩm định hồ sơ khách hàng, nếu hồ sơ đảm bảo yêu cầu thì ngân hàng gửi hồ sơ về trung tâm phát hành thẻ (phải có xác nhận của giám đốc chi nhánh hoặc trưởng phòng nghiệp vụ). (4,5,6,7,8) Tại trung tâm, các thông tin về khách hàng sẽ được cá nhân hoá, sau đó gửi thẻ kèm theo số PIN cho chủ thẻ thông qua NHPH. (9) Nhận được thẻ từ trung tâm, NHPH xác nhận bằng văn bản có chữ ký của trưởng phòng nghiệp vụ hoặc người được uỷ quyền cho trung tâm thẻ. Khi được trao quyền sở hữu thẻ, khách hàng được gọi là chủ thẻ, ngân hàng được gọi là ngân hàng phát hành (NHPH). Trong quá trình sử dụng thẻ, chủ thẻ có quyền sử dụng thẻ để thanh toán hàng hoá và dịch vụ hoặc rút tiền tại máy rút tiền tự động(ATM), yêu cầu được giải trình khi có thắc mắc đối với bảng kê giao dịch do NHPH gửi. NHPH có nghĩa vụ phải giải quyết thấu đáo các thắc mắc của khách hàng, phải kịp thời thanh toán cho các CSCNT, NHTT, hướng đẫn họ thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ trong thanh toán thẻ đảm bảo an toàn cho khách hàng và ngân hàng. - Phát hành, thay thế, in lại thẻ, nâng cấp thẻ: Tại chi nhánh phát hành, khi nhận được yêu cầu in lại thẻ, thay thế thẻ và nâng cấp thẻ của khách hàng thì phải kiểm tra lại các điều kiện đảm bảo như tiền ký quỹ, tài sản thế chấp (nếu cần) trong trường hợp nâng cấp thẻ, tạo dữ liệu thay thế gửi nơi in thẻ để thực hiện. Sau khi in xong, chi nhánh phát hành kiển tra tình trạng thẻ như trong trường hợp nhận thẻ mới. - In thẻ kỳ hạn mới: Hàng tháng, nơi in thẻ in ra danh sách các chủ thẻ sẽ hết hạn vào tháng sau để các chi nhánh phát hành thông báo cho chủ thẻ và chủ thẻ sẽ có ý kiến về việc tiếp tục sử dụng hay chấm dứt. Nếu không có ý kiến gì của chủ thẻ thì việc sử dụng
mặc nhiên chấm dứt. Trong trường hợp tiếp tục sử dụng thì xử lý tương tự như phát hành lại. b. Kế toán giai đoạn phát hành thẻ: - Nếu là thẻ loại A thì KH phải mở TKTG tại NH, TK phải có số dư nhất định - Nếu là thẻ loại B thì KH phải ký quỹ số tiền để thanh toán, căn cứ vào số tiền ký quỹ NH ghi: Nợ TK Thích hợp (tiền mặt, hoặc TG thanh toán) Có TK Tiền gửi ký quỹ để thanh toán thẻ - Nếu là thẻ loại C thì khách hàng phải làm thủ tục ký hợp đồng tín dụng với NH để xác định hạn mức tín dụng. 2.2.5.3 Quy trình nghiệp vụ thanh toán thẻ và kế toán giai đoạn thanh toán thẻ Quy trình nghiệp vụ thanh toán thẻ tổng quát được xác định từ khi chủ thẻ bắt đầu sử dụng thẻ cho đến khi hoàn thành nghĩa vụ đối với ngân hàng và các bên liên quan, kể cả nghĩa vụ theo cam kết. Quy trình thanh toán có thể chia ra thành các công đoạn chính là thanh toán tại các ĐVCNT, thanh toán tại NHTT và NHPH. Quy trình thanh toán thẻ (3) Giao hh, dvụ (giao tiền) và trả§¬n lại thẻvÞ chÊp nhËn thÎ Chñ së h÷u thÎ (§iÓm øng (2) Nộp thẻ tiÒn mÆt) (1) (7) (4) (5) FH thẻ Báo Nợ Nộp CT Tạm ứng, NH ph¸t hµnh NH thanh to¸n Báo Có (6) Gửi Lệnh chuyển Nợ a. Thanh toán thẻ tại ĐVCNT hoặc theo điểm ứng tiền mặt (ĐƯTM)
ĐVCNT phải kiểm tra thẻ và thông tin chủ thẻ trước khi giao dịch theo các yếu tố quy định về bảo mật của thẻ theo quy định. - Giao dịch thực hiện tại CSCNT/ĐƯTM được trang bị máy EDC Khi chủ thẻ sử dụng thẻ tại CSCNT/ĐƯTM được trang bị máy Electronic Data Capture (EDC), máy sẽ tự động xin cấp phép giao dịch. Nếu giao dịch bị từ chối cấp phép, ĐVCNT hoặc ĐƯTM có thể tiếp tục thực hiện giao dịch cấp phép với số tiền nhỏ hơn hoặc liên hệ với nơi cấp phép để được hướng dẫn. Sau khi việc cấp phép hoàn thành hoặc giao dịch dưới hạn mức quy định, ĐVCNT thực hiện việc in hoá đơn, lấy chữ ký của chủ thẻ (phải khớp chữ ký mẫu trên thẻ). Hoá đơn được lập thành 3 liên: 1 liên trả lại cho khách hàng, 1 liên nộp cho NHTT và 1 liên lưu lại tại ĐVCNT/ĐƯTM để tra soát. - Giao dịch thực hiện tại ĐVCNT/ĐƯTM trang bị máy cà tay (Imprinter) Nếu giá trị giao dịch hàng hoá dịch vụ nhỏ hơn hạn mức thanh toán: ĐVCNT có thể không phải xin cấp phép. ĐVCNT có thể tiến hành kiểm tra thẻ và đối chiếu số thẻ với danh sách thẻ cấm lưu hành mới nhất và các thông tin bổ sung khác do NHPH cung cấp để tránh thanh toán những thẻ giả mạo hoặc mất cắp. Nếu giá trị giao dịch thẻ lớn hơn hoặc bằng hạn mức thanh toán, ĐVCNT phải liên hệ với NHPH để xin cấp phép giao dịch bằng các phương tiện có thể như điện thoại, telex Tất các các giao dịch ứng tiền mặt đều phải liên hệ để xin cấp phép tại NHPH trước khi tiến hành giao dịch. b. Thanh toán tại ngân hàng thanh toán (NHTT) thẻ NHTT thực hiện thanh toán thẻ với ĐVCNT và ngân hàng phát hành. - Thanh toán với ĐVCNT Sau khi thực hiện giao dịch với chủ thẻ xong, ĐVCNT thực hiện việc thanh toán với NHTT:
+ Đối với các ĐVCNT/ĐƯTM được trang bị máy EDC phải kiểm tra lại và xử lý các giao dịch đã được thực hiện trước khi thanh toán với ngân hàng, cần chú ý là nếu sau thời gian quy định kể từ ngày giao dịch nếu ĐVCNT/ĐƯTM không nhận được báo Có từ NHTT thì phải liên lạc ngay với NHTT để tra soát. + Đối với các ĐVCNT/ĐƯTM được trang bị máy cà tay thực hiện thanh toán với ngân hàng như sau: ĐVCNT tập hợp hoá đơn và lập bảng kê theo từng loại thẻ. Bảng kê ghi rõ tên, số hiệu ĐVCNT, tổng số tiền của các hoá đơn, số lượng hoá đơn, ngày nộp bảng kê, tên và chữ ký người nộp. Tên và chữ ký của nhân viên ngân hàng nhận theo mẫu do NHTT quy định. Ngân hàng thanh toán thực hiện ứng tiền trả cho ĐVCNT/ĐƯTM trước, sau đó báo cáo sang NHFH để đòi tiền. Hạch toán: Nợ TK Tạm ứng Có TK thích hợp của ĐVCNT/ĐƯTM - Thanh toán với ngân hàng phát hành (NHFH) + Gửi dữ liệu thanh toán thẻ tới NHFH: Hàng ngày, NHTT cập nhật và tập hợp toàn bộ các giao dịch thẻ, tra soát từng loại thẻ theo mẫu quy định bao gồm cả các khoản phí cũng như các thông tin về thẻ bị thu hồi và truyền cho NHFH. + Thanh toán với NHFH: Hàng ngày, NHTT nhận được Lệnh chuyển Có hay báo cáo số tiền và số giao dịch được thanh toán từ các NHFH gửi về. Tiến hành đối chiếu báo cáo thanh toán thẻ gửi đi và báo cáo nhận về trước khi tiến hành hạch toán. Nếu phát sinh chênh lệch (do giao dịch bị từ chối thanh toán, giao dịch không gửi đi được) thì phải tìm nguyên nhân và xử lý.
Nếu khớp đúng thì tất toán tài khoản tạm ứng và các tài khoản liên quan khác, hạch toán khoản phí được hưởng vào tài khoản thu phí. Hạch toán: Nợ TK thanh toán vốn với NHFH Có TK tạm ứng c. Thanh toán tại ngân hàng phát hành (NHFH) thẻ NHFH có trách nhiệm tiếp nhận các thông tin yêu cầu thanh toán liên quan từ NHTT, xử lý tổng hợp. Hạch toán ghi Nợ cho chủ thẻ vào các tài khoản thích hợp tùy thuộc đó là thẻ loại A, B hay C và thanh toán tiền cho các NHTT, gửi Lệnh chuyển Có (báo cáo số tiền và số giao dịch được thanh toán) cho NHTT: Nợ TK thích hợp/ chủ thẻ (TGTT, tiền gửi đảm bảo thanh toán thẻ, tiền vay ) Có TK thanh toán vốn với NHTT    Ôn tập Chương IV I. Phần lý thuyết: 1. Hãy nêu các mô hình tổ chức và chức năng cơ bản của bộ phận ngân quỹ? 2. Phân tích ý nghĩa và yêu cầu của thanh toán không dùng tiền mặt. Anh (chị) có nhận xét gì về các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt hiện đang áp dụng tại Việt Nam? Để mở rộng thanh toán không dùng tiền mặt trong giai đoạn hiện nay ở nước ta, chính phủ cần chú trọng tạo lập những điều kiện mang tính môi trường gì?
3. Séc thanh toán là gì? Hãy vẽ sơ đồ thể hiện quá trình luân chuyển chứng từ và thanh toán đối với Séc bảo chi giữa hai NH cùng hệ thống, khác địa bàn. Phân tích các nguyên tắc luân chuyển chứng từ được vận dụng? 4. Trình bày quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán trong trường hợp thanh toán Séc chuyển khoản (có hợp đồng uỷ quyền chuyển Nợ) giữa 2 khách hàng mở tài khoản tại 2 NH cùng địa bàn? Trong trường hợp này nguyên tắc ghi Nợ trước – Có sau, có bị vi phạm không? 5. So sánh sự giống và khác nhau giữa thanh toán bằng UNC và thanh toán bằng UNT giữa 2 khách hàng mở tài khoản tại 2 ngân hàng khác nhau? II. Phần bài tập: Kế toán nghiệp vụ ngân quỹ Tại NHCT Đống Đa, ngày 20/08/0X có các nghiệp vụ ngân quỹ phát sinh như sau: 1. Theo lệnh của NHCTVN điều quỹ tiền mặt 500.000.000 đồng về NHCT Bắc Giang. NHCT Đống Đa tự tổ chức điều chuyển tiền đi và bàn giao tại NHCT Bắc Giang. 2. Nhận được Lệnh chuyển Có trị giá 300.000.000đ, nội dung NHCT Ninh Bình đã nhận được tiền do NHCT Đống Đa điều chuyển tới. 3. Nhận tiền mặt điều chuyển đến của NHCT Thái Bình theo phương thức NHCT Thái Bình đến giao tiền trực tiếp tại NHCT Đống Đa, số tiền 200.000.000đ. 4. Theo lệnh của NHCTTW, NHCT Gia Lâm đến nhận tiền mặt tại NHCT Đống Đa, số tiền 150.000.000đ
5. Xuất quỹ tiền mặt nộp vào NHNN Hà Nội, số tiền 20.000.000đ, trong ngày đã nhận được báo Có của NHNN Hà Nội. 6. Công ty bột giặt Thái Hà lập giấy nộp tiền để nộp vào tài khoản tiền gửi thanh toán, số tiền 35.000.000đ kèm tiền mặt, NH kiểm đếm chỉ có 34.900.000đ, Công ty bột giặt Thái Hà chấp nhận nộp số tiền đó. 7. Cuối ngày kiểm quỹ, NH thấy thừa quỹ 5.000.000đ. Yêu cầu: Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên vào tài khoản thích hợp. Giải thích những trường hợp cần thiết. (Các tài khoản liên quan có đủ khả năng thanh toán). Kế toán nghiệp vụ thanh toán không dùng tiền mặt Tại NHNo&PTNT Hà Nội, ngày 31/8/200X có một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh: 1. Công ty XNK nông sản nộp: . Bảng kê nộp séc kèm tờ séc chuyển khoản, số tiền 25.000.000đ do Nhà máy bánh kẹo Hải Hà (TK tại NHNo Hà Nội) phát hành ngày 02/08/04. Kiểm tra số dư TKTG của Nhà máy bánh kẹo Hải Hà, thanh toán viên phát hiện số tiền được sử dụng để thanh toán chỉ còn 15.000.000đ. Công ty XNK nông sản xin thanh toán số tiền đó. . Biết thêm rằng: Trong hồ sơ của Công ty XNK nông sản có một séc chuyển khoản chưa thanh toán từ ngày 21/08/04, số tiền trên Séc là 20.000.000đ, trước đây người thụ hưởng có tài khoản ở NHCT Đống Đa đã yêu cầu thanh toán 10.000.000đ. 2. Công ty may Vạn An nộp: . UNT (có uỷ quyền chuyển Nợ), số tiền 15.000.000đ đòi tiền Nhà máy cơ khí Mai động (TK mở tại NHCT Hai Bà Trưng). . UNC chuyển tiền cho Văn phòng giao dịch của mình tại TP Hồ Chí Minh (tài khoản tại NHCT TP Hồ Chí Minh), số tiền 100.000.000đ.
3. Nhận được một số chứng từ từ NH khác chuyển sang: . Bảng kê nộp séc kèm tờ séc bảo chi, số tiền 25.000.000đ do NHNo Hà Nội bảo chi cho Công ty may Thăng Long ngày 21/7/04. (NHNo Hà Nội chưa nhận được thông báo đình chỉ thanh toán từ Cty may Thăng Long cho tờ Séc này) . UNT, số tiền 5.000.000đ đơn vị bán đòi tiền của Nhà máy bánh kẹo Tràng An (TK tại NHNo Hà Nội). 4. Nhận được các Lệnh thanh toán vốn sau: . Lệnh chuyển Có thanh toán UNT, số tiền 45.000.000đ, đơn vị nộp UNT này là Công ty XNK Nông sản. . Lệnh chuyển Nợ thanh toán Séc chuyển khoản (có uỷ quyền chuyển Nợ), số tiền 32.000.000đ do Công ty may Thăng Long phát hành ngày 05/08/2004. Yêu cầu: Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên vào tài khoản thích hợp. Giải thích những trường hợp cần thiết. (Các tài khoản liên quan có đủ khả năng thanh toán).