Hướng dẫn thực hành Microsoft PowerPoint 2010 (Phần 2)

199 trang phuongnguyen 2060

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Hướng dẫn thực hành Microsoft PowerPoint 2010 (Phần 2)", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

huong_dan_thuc_hanh_microsoft_powerpoint_2010_phan_2.pdf

Nội dung text: Hướng dẫn thực hành Microsoft PowerPoint 2010 (Phần 2)

Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Chương 4 Tuỳ biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Nội dung 1. Sử dụng các mẫu định dạng 2. Sử dụng hình và màu làm nền cho slide 3. Làm việc với Slide Master 4. Định dạng văn bản 5. Định dạng hình, SmartArt, Shape, WordArt, Video 6. Định dạng bảng biểu 7. Định dạng đồ thị 8. Tồ chức các slide trong bài thuyết trình 9. Hỏi đáp Trang 126
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình 4 rong chương trước, chúng ta đã học qua các bước cần thiết để xây dựng một bài thuyết trình T có nhiều thành phần khác nhau như văn bản, hình ảnh, Smart Art, đồ thị, bảng biểu, âm thanh, đoạn phim Trong chương này, chúng ta sẽ thực hành một số tuỳ biến và hiệu chỉnh bài thuyết trình sao cho linh hoạt và đẹp mắt hơn bằng cách sử dụng các mẫu định dạng, kiểu chữ, màu sắc, hình ảnh nền 1. Sử dụng các mẫu định dạng PowerPoint xây dựng sẵn rất nhiều mẫu định dạng (theme) màu sắc, font chữ và các hiệu ứng trong chương trình. Các mẫu này giúp tạo nên phong cách chuyên nghiệp cho bài thuyết trình khi áp dụng. Ngoài ra, chúng ta còn có thể tự tạo thêm các mẫu định dạng cho riêng mình. Áp dụng theme có sẵn cho bài thuyết trình Khi tạo bài thuyết trình mới theo dạng Blank thì PowerPoint sẽ áp dụng Office theme mặc định cho bài thuyết trình mới. Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng áp dụng thay đổi sang theme khác cho bài thuyết trình bất kỳ lúc nào bạn muốn. Các bước thực hành như sau: 1. Mở bài thuyết trình ở chương trước. 2. Vào ngăn Design, nhóm Themes, nhấpchuộtchọn kiểu Theme mà bạn muốn. Ví dụ, bạn chọn kiểu theme là Paper. Trang 127
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 212. Áp dụng theme Paper cho bài thuyết trình 3. Để đổi sang bộ màu khác cho bài thuyết trình, bạn vào Design, nhóm Themes, nhấp chọn Theme Colors và chọn bộ màu khác. Ví dụ, bạn chọn bộ màu Clarity. Hình 213. Áp dụng bộ màu Clarity cho bài thuyết trình 4. Để đổi sang bộ font chữ khác cho bài thuyết trình, bạn vào Design, nhóm Themes, nhấp chọn Theme Fonts và chọn bộ font chữ khác. Ví dụ, bạn chọn bộ font chữ Office Classic, bộ font này sử dụng font chữ Arial cho các tựa đề slide và dùng font Times New Roman cho nội dung slide. Trang 128
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 214. Áp dụng bộ font chữa Office Classic 5. Để đổi sang bộ hiệu ứng khác cho bài thuyết trình, bạn vào Design, nhóm Themes, nhấp chọn Theme Effects và chọn kiểu hiệu ứng khác.Theme Effects là các hiệu ứng trên các đường vẽ và tô nền của các đối tượng trên slide. Chúng ta không thể tạo thêm các hiệu ứng định dạng này mà chỉ có thể sử dụng những hiệu ứng đã có từ danh sách. Tùy biến Theme Thêm Theme Colors Theme Colors bao gồm 3 nhóm màu: 4 màu cho văn bản và màu nền, 6 màu cho các đối tượng Shape, WordArt, Smart Art, Table, Chart, trên slide và2 màu cho các siêu liên kết (hyperlink). On the Design tab, in the Themes group, click Colors. Các bước thực hành như sau: 1. Vào ngăn Design, nhóm Themes 2. Chọn nút Theme Colors và chọn tiếp Create New Theme Colors, hộp thoại Create New Theme Colors xuất hiện. Trang 129
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 215. Tạo Theme Colors 3. Tại vùng Theme colors, bạn hãy thiết lập màu cho 12 hộp màu thuộc 3 nhóm như đã trình bày ở trên.Nếu muốn trả về bộ màu mặc định của Theme Colors thì nhấn nút Reset. 4. Tại hộp Name, bạn hãy đặt tên cho Theme Colors vừa tạo. 5. Nhấn nút Save hoàn tất. 6. Muốn xóa Theme Colors vừa tạo thì vào ngăn Design, nhóm Themes, chọn Theme Colors. Dùng chuột nhấp phải lên tên Theme Colors cần xóa và và chọn Delete Nhấn nút Yes để xác nhận lệnh xóa trong hộp thoại thông báo. Hình 216. Xóa Theme Font Thêm Theme Fonts Theme Fonts bao gồm font cho tựa đề (heading font) và font cho nội dung của slide. Trang 130
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Các bước thực hành như sau: 1. Vào ngăn Design, nhóm Themes 2. Chọn nút Theme Fonts và chọn tiếp Create New Theme Fonts, hộp thoại Create New Theme Fonts xuất hiện. Hình 217. Tạo Theme Fonts 3. Lựa chọn các font chữ tại hộp Heading font và Body font 4. Tại hộp Name, bạn hãy đặt tên cho Theme Fonts 5. Nhấn nút Save hoàn tất. 6. Muốn xóa Theme Fonts vừa tạo thì vào Design, nhóm Themes, chọn Theme Fonts. Dùng chuột nhấp phải lên tên Theme Fonts cần xóa và và chọn Delete Nhấn nút Yes để xác nhận lệnh xóa trong hộp thoại thông báo. Hình 218. Xóa Theme Fonts Lưu Theme hiện hành Bạn có thể lưu các thay đổi về bộ màu, bộ font hay các hiệu ứng thành một Theme mới để có thể áp dụng cho các bài thuyết trình khác. Các bước thực hành như sau: 1. Vào ngăn Design, nhóm Themes Trang 131
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình 2. Chọn nút More và chọn tiếp Save Current Theme, hộp thoại Save Current Theme xuất hiện. Hình 219. Chọn lệnh lưu theme 3. Tại hộp File name, bạn đặt tên theme và chọn phần mở rộng là .thmx. Nhấn nút Save để lưu theme. Hình 220. Lưu theme 2. Sử dụng hình và màu làm nền cho slide Sử dụng màu nền hoặc các hình ảnh làm nền cho các slide trong bài thuyết trình được sử dụng rất phổ biến. Với các màu, hiệu ứng tô nền và các hình ảnh được chọn lựa kỹ sẽ mang đến một phong cách độc đáo và sáng tạo cho bài thuyết trình. Chúng ta sẽ lần lượt tham khảo qua hai cách này. Trang 132
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Dùng hình làm nền cho slide Các bước thực hành như sau: 1. Chọn một hoặc nhiều slide muốn chèn hình nền. Ví dụ, bạn chọn slide thứ 2 và thứ 3 2. Vào ngăn Design, nhóm Background, chọn Background Styles và chọn tiếp Format Background. Hộp thoại Format Background xuất hiện. Hình 221. Chọn slide cần thêm hình nền 3. Chọn Fill từ danh sách bên trái hộp thoại và chọn tiếp Picture or texture fill Hình 222. Hộp thoại Format Background và thư viện Clip Art 4. Thực hiện một trong các cách sau: Trang 133
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Cách 1: Nhấp nút File để chèn hình từ tập tin hình. Bạn tìm đến thư mục chứa hình rồi nhấp chuột hai lần vào hình muốn chèn vào. Cách 2: Nhấp nút Clipboard để dán hình đang chứa trong bộ nhớ vào làm hình nền cho slide. Cách 3: Nhấp nút Clip Art để tìm và chèn hình từ trong thư viện ClipArt. Nhập từ khóa tìm hình tại hộp Search text. Chọn hình và nhấn nút OK để chèn vào slide. Nếu chọn thêm Include content from Office.com thì kết quả tìm kiếm hình sẽ bao gồm luôn các hình tìm thấy trên trang Office.com. Ví dụ, bạn chọn cách 1, và chọn hình nền Background07.jpg Hình 223. Chọn hình nền 5. Nhấn nút Close để tiến hành áp dụng hình nền cho các slide đang chọn. Nếu bạn muốn áp dụng hình nền cho tất cả các slide thì nhấn nút Apply to All. Hình 224. Hai slide đã được áp dụng hình nền Trang 134
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Dùng màu làm nền cho slide Các bước thực hành như sau: 1. Chọn một hoặc nhiều slide muốn tô màu nền. Ví dụ, bạn chọn slide 4 và 5. 2. Vào ngăn Design, nhóm Background, chọn Background Styles và chọn tiếp Format Background. Hộp thoại Format Background xuất hiện. 3. Chọn Fill từ danh sách bên trái hộp thoại và chọn tiếp SolidFill Hình 225. Chọn màu và chỉnh độ trong suốt 4. Bạn chọn màu cần tô nền tại nút Color, nhấn nút More Colors nếu muốn chọn màu khác từ bảng màu cơ bản. Bạn có thể tùy chỉnh độ trong suốt của màu tại thanh trượt Transparency hoặc nhập trực tiếp vào hộp kế bên thanh trượt. 5. Nhấn nút Close để tiến hành áp dụng màu nền cho các slide đang chọn. Nếu bạn muốn áp dụng màu nền cho tất cả các slide thì nhấn nút Apply to All. Trang 135
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 226. Hai slide đã được áp dụng màu nền Tô nền slide kiểu Gradient Ngoài kiểu tô nền một màu, PowerPoint còn cho phép tô nền với nhiều màu phối hợp với nhau tạo nên các hiệu ứng màu đẹp mắt. Các bước thực hành như sau: 1. Chọn một hoặc nhiều slide muốn tô màu nền. Ví dụ, bạn chọn slide 8 và 9. 2. Vào ngăn Design, nhóm Background, chọn Background Styles và chọn tiếp Format Background. Hộp thoại Format Background xuất hiện. 3. Chọn Fill từ danh sách bên trái hộp thoại và chọn tiếp Gradient Fill Hình 227. Tùy chọn nền 4. Tại hộp Preset colors, bạn chọn một kiểu màu nào đó. Ví dụ như bạn chọn kiểu Daybreak, chọn Type là Linear, chọn Direction là Top Left to Bottom Right và chọn góc nghiên 450 tại hộp Angle. 5. Tại phần Gradient stops, bạn chọn màu để phối với bộ màu đã chọn ở bước trên và thiết lập thêm các thông số tại Positon, Brightness và Transparency bằng cách vừa điều chỉnh vừa quan sát các slide đang chọn. Trang 136
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 228. Tùy chọn cho màu phối hợp 6. Nhấn nút Close để áp dụng hiệu ứng Gradient cho các slide đang chọn hoặc nhấn nút Apply to All để áp dụng hiệu ứng này cho toàn bài thuyết trình. Hình 229. Hai slide áp dụng hiệu ứng màu nền Gradient Xóa hình nền và màu nền đã áp dụng cho slide Để xoá bỏ các màu nền, hiệu ứng màu nền Gradient, hình nền cho các slide. Bạn làm theo các bước sau: 1. Chọn các slide muốn xóa màu nền, hình nền, hiệu ứng màu nềnGradient 2. Vào ngăn Design, nhóm Background, chọn Background Styles và chọn tiếp Reset Slide Background. Trang 137
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 230. Trả nền slide về kiểu mặc định 3. Làm việc với Slide Master Slide master là slide nằm vị trí đầu tiên trong các slide master, nó chứa thông tin về theme và layout của một bài thuyết trình bao gồm nền slide, màu sắc, các hiệu ứng, kích thước và vị trí của các placeholder trên slide. Mỗi bài thuyết trình có ít nhất một slide master. Điểm hữu ích chính khi sử dụng slide master là chúng ta có thể thay đổi toàn bộ kiểu dáng và thiết kế của bài thuyết trình rất nhanh chóng. Khi muốn một hình ảnh hay thông tin nào đó xuất hiện trên tất cả các slide thì nên thêm chúng trong slide master để tránh phải nhập các thông tin trùng lặp ở các slide. Do các hiệu chỉnh và thay đổi trong slide master ảnh hưởng đến toàn bộ bài thuyết trình nên chúng ta chỉ thực hiện các hiệu chỉnh và thay đổi trong chế độ màn hình Slide Master. Slide Master Slide layout Hình 231. Cửa sổ Slide Master Trang 138
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Để chuyển sang cửa sổ Slide Master, bạn vào ngăn View, nhóm Master Views và chọn Slide Master. Hình 232. Chọn chế độ màn hình Slide Master Sắp xếp và định dạng placeholder trên các slide master Các bước thực hành như sau: 1. Chọn Slide master hoặc slide layout cần sắp xếp các placeholder. Ví dụ như bạn chọn Title Slide Layout Hình 233. Title Slide Layout 2. Dùng chuột chọn placeholder và giữ trái chuột kéo đến vị trí khác theo nhu cầu. Để thay đổi kích thước placeholder, bạn di chuyển chuột đến vị trí một trong 8 nốt tròn xung quanh placeholder đang chọn. Sau đó giữ trái chuột và kéo lên, xuống, trái hoặc phải để điều chỉnh kích thước placeholder. Hình 234. Di chuyển và thay đổi kích thước placeholder Trang 139
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình 3. Định dạng lại font chữ và cở chữ cho placeholder, bạn vào ngăn Home Tại nhóm Font:bạn chọn lại font chữ là Verdana, chọn cở chữ là 54 và chọn kiểu chữ đậm. Tại nhóm Paragraph: giúp canh lề, thêm các ký hiệu đầu dòng, đánh số thứ tự, cho các đoạn văn bản chứa trong placeholder. Hình 235. Placeholder Master title 4. Thực hiện việc điều chỉnh tương tự cho tất cả các placeholder trên các slide master và slide layout nếu cần. Thêm và xóa placeholder Chúng ta sẽ tiếp tục việc điều chỉnh trên slide vừa rồi.Có nhiều kiểu placeholder trong PowerPoint như là content, text, picture, chart, Tuy nhiên, chúng ta sẽ chỉ thực hành thêm một placeholder kiểu Picture để cho phép người dùng chèn một hình ảnh, logo, vào trong slide khi biên soạn. Các bước thực hành như sau: 1. Chọn Slide master hoặc slide layout bổ sung placeholder. Ví dụ như bạn chọn Title Slide Layout. 2. Trong ngăn Slide Master, đến nhóm Master Layout, chọn Insert Placeholder và chọn Picture. Hình 236. Chọn placeholder Picture Trang 140
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình 3. Vẽ một placeholder với kích thước vừa phải trên cùng của slide. Placeholder Picture này sẽ xuất hiện khi bạn chèn thêm slide mới có layout là Title Slide trong quá trình biên soạn sau này. Hình 237. Đặt placeholder mới trên slide 4. Muốn xóa placeholder nào thì bạn chọn nó và nhấn phím Delete trên bàn phím. Chèn và xóa slide layout Nếu nhận thấy các kiểu slide layout hiện có trong Slide master không đáp ứng đủ các kiểu bố cục khi biên soạn bài thuyết trình thì bạn có thể tạo thêm kiểu slide layout mới. Các bước thực hành như sau: 1. Chọn vị trí đặt slide layout mới trong danh mục slide layout 2. Vào ngăn Slide Master, đến nhóm Edit Master, chọn Insert Layout. Hình 238. Chọn vị trí đặt slide layout và slide layout mới thêm vào Trang 141
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình 3. Tiến hành chèn các placeholder và sắp đặt chúng theo nhu cầu của mình. Ví dụ như bạn chèn vào 3 placeholder (2 Picture và 1 Text) và bố trí như sau. Hình 239. Chèn và sắp xếp các placeholder trên slide 4. Đặt tên cho slide layout này bằng cách nhấp chuột vào nút Rename tại nhóm Edit Master trong ngăn Slide Master và đặt tên là “Two Picture & Text” trong hộp Layout name. Nhấn nút Rename để hoàn tất. Hình 240. Đổi tên cho slide layout 5. Khi đó, trong chế độ soạn thảo Normal View bạn có thể chèn slide mới với kiểu layout vừa tạo. Trang 142
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 241. Chèn slide mới với kiểu layout vừa tạo trong chế độ Normal View Chèn và xóa slide master Một bài thuyết trình có tối thiểu một slide master, do vậy bạn có thể tạo thêm các slide master khác. Với nhiều slide master trong bài thuyết trình, chúng ta có thể áp dụng mỗi slide master cho mỗi chương hoặc phần trong bài thuyết trình của mình sau này. Các bước thực hành như sau: 1. Vào ngăn View, nhóm Master Views, chọn Slide Master để trờ lại cửa sổ Slide Master. 2. Vào ngăn Slide Master, đến nhóm Edit Master, chọn Insert Slide Master. Một Slide Master mặc định được chèn vào ngay sau slide master hiện có. Trang 143
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 242. Chèn Slide Master 3. Có rất nhiều kiểu slide layout được chèn, bạn có thể xóa bớt các kiểu không sử dụng bằng cách chọn slide layout và nhấn Delete trên bàn phím để xóa. 4. Để xóa slide master và các slide layout vừa tạo thì bạn chọn slide master và nhấn phím Delete trên bàn phím để xóa. Áp dụng theme và nền cho slide master Tương tự như áp dụng theme và background cho bài thuyết trình. Trong chế độ Slide Master, mỗi khi bạn áp dụng một kiểu theme thì PowerPoint tự động tạo thêm một Slide Master mới và với kiểu theme vừa chọn. Các bước thực hành như sau: 1. Vào ngăn Slide Master, đến nhóm EditTheme, chọn Themes.Ví dụ, bạn chọn kiểu theme là Apex. 2. Một Slide Master mới được thêm vào với kiểu theme vừa chọn. Trang 144
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 243. Chọn theme mới và một Slide Master vừa thêm vào 3. Thay đổi màu nền cho slide, bạn vào Slide Master, đến nhóm Background, chọn Background Styles. Ví dụ, bạn chọn Style 9. Hình 244. Thay đổi kiểu màu nền cho slide master Thiết lập kích thước và chiều hướng của slide Các bước thực hành như sau: 1. Vào ngăn Slide Master, đến nhóm Page Setup, chọn Page Setup.Hộp thoại Page Setup xuất hiện. Trang 145
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình 2. Tại Slide sized for, bạn chọn kích thước cho slide. Tùy theo màn hình mà bạn đang sử dụng mà bạn chọn kiểu thích hợp. 3. Tại Slides: Chọn Portrait nếu muốn slide nằm dọc Chọn Landscape nếu muốn slide nằm ngang (mặc định) 4. Tại Notes, handouts & outline chọn chiều hướng theo cách tương tự như slide. Đóng cửa sổ slide master trở về chế độ soạn thảo Để trở về màn hình soạn thảo bạn nhấp vào nút Close Master View trong ngăn Slide Master. Hình 245. Đóng Slide Master Làm việc với slide master: Chúng ta nên tạo và thiết kế slide master trước khi bắt đầu biên soạn nội dung cho các slide vì khi đó các slide mà chúng ta chèn vào bài thuyết trình sẽ được kế thừa các định dạng, layout, hình ảnh, từ slide master. Nếu chúng ta tạo slide master sau khi đã xây dựng nội dung cho các slide thì có khả năng một số đối tượng trên slide sẽ không hoàn toàn tương thích với thiết kế của slide master. Khi đó, một số kiểu tính năng định dạng cho các đối tượng có thể bị lệch lạc cần phải điều chỉnh lại mất thời gian. Chỉ nên thực hiện các thay đổi về thiết kế slide trong Slide Master. Trang 146
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình 4. Định dạng văn bản Ngoài cách định dạng cho các placeholder văn bản trong chế độ Slide Master để áp dụng cho tất cả các slide trong bài thuyết trình. Chúng ta cũng có thể định dạng riêng lẻ cho một slide cụ thể nào đó với mục đích làmnổi bật thông tin trên slide. Các bước thực hành định dạng văn bản như sau: 1. Dùng chuột quét chọn vùng văn bản trên slide cần định dạng. Ví dụ bạn sẽ định dạng văn bản trên slide 2. Hình 246. Chọn văn bản cần định dạng 2. Chọn ngăn Home, nhóm Font. Bạn thực hiện các thay đổi sau: Chọn lại Font chữ tại hộp Font thành kiểu Century Nhập vào kích thước chữ là 32 tại hộp Font Size. Hoặc nhấp chuột vào nút Increase Font Size ( ) để tăng kích cở chữ và nhấn vào nút Decrease Font Size ( ) để giảm kích cở chữ. Chọn màu vàng cho văn bản tại nút Font Color ( ) Hình 247. Thay đổi font chữ Trang 147
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình 3. Qua nhóm Paragraph, bạn thực hiện các thay đổi sau: Chọn nút Bullets ( ) và chọn kiểu là Star Bullets Chọn vào nút Justify ( ) để canh đều văn bản Chọn nút Line Spacing ( ) và chọn kiểu là 1.5 Hình 248. Thay đổi paragraph 4. Chúng ta cũng có thể chuyển đổi hộp văn bản sang Smart Art nếu thấy cần thiết. Ví dụ chúng ta chuyển sang kiểu Vertical Bullet List. Bạn vào ngăn Home, nhóm Paragraph, chọn nút Convert to SmartArt và chọn kiểu Vertical Bullet List. Hình 249. Chuyển Text sang SmartArt Sao chép định dạng Chuyển sang slide 3 của bài thuyết trình, ví dụ ta sẽ định dạng hộp văn bản bên trái sau đó sẽ sao chép định dạng sang hộp văn bản bên phải. Các bước thực hành như sau: 1. Định dạng cho hộp văn bản bên trái như sau: Trang 148
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Dòng đầu tiên chữ màu vàng, cở chữ 34, kiểu chữ in đậm và đổi kiểu bullet sang hình đầu mũi tên màu vàng (vào Bullets and Numbering để chọn lại màu). Bốn dòng bên dưới chữ màu trắng, cở chữ 32 và đổi kiểu bullets sang hình ô vuông có màu trắng. Hình 250. Định dạng hộp văn bản bên trái trên slide số 3 2. Chọn hộp văn bản bên trái, sau đó vào ngăn Home, nhóm Clipboard và kích chuột một lần vào nút Format Painter để sao chép định dạng vào bộ nhớ máy tính. . Hình 251. Sao chép định dạng bằng Format Painter Trang 149
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình 3. Khi đó sẽ xuất hiện thêm biểu tượng cây cọ trên con trỏ chuột. bạn di chuyển chuột đến hộp văn bản bên phải và kích trái chuột. Hình 252. Áp dụng định dạng đã sao chép Format Painter: Khi muốn sao chép định dạng của một đối tượng và áp dụng cho nhiều đối tượng thì bạn nhấp chuột hai lần lên nút Format Painter khi thực hiện lệnh sao chép định dạng. 5. Định dạng hình, SmartArt, Shape, WordArt, Video Phần này trình bày một số thao tác thường gặp đối với hình ảnh, Smart Art, Shape và WordArtvideo trong bài trình diễn như: định dạng, xoay, di chuyển, thay đổi kích thước, cắt tỉa Xoay Hầu hết các đối tượng trên slide chúng ta đều có thể xoay (Rotate) được như là Text, hình, ClipArt, Shape, video, các thành phần của SmartArt, WordArt và các thao tác thực hiện cũng tương tự nhau. Chúng ta sẽ thực hành xoay hình hai con bướm trong slide số 4. Các bước thực như sau: 1. Chọn hình con bướm bên trái trong slide số 4. Khi đó, xung quanh hình được chọn sẽ xuất hiện 4 nút tròn nhỏ ở các góc, 4 nút vuông nhỏở giữa các cạnh và một nút tròn màu xanh nằm phía trên dùng để xoay hình. Trang 150
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 253. Chọn hình cần xoay 2. Nhấp chuột vào nút nắm tròn màu xanh ở bên trên của hình, khi đó con trỏ sẽ biến thành hình một mũi tên cong tròn. Hình 254. Nút nắm tròn dùng để xoay hình 3. Giữ trái chuột và kéo theo hướng ngược chiều kim đồng hồ, khi đó hình sẽ được xoay về phía bên trái. Trang 151
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 255. Hình sau khi xoay 4. Làm tương tự cách trên đối với hình con bướm bên phải nhưng hãy cho nghiên về phía phải. Hình 256. Xoay hình Cắt tỉa PowerPoint cho phép cắt tỉa (Crop) hình ảnh, clipart, kể cả khung hình của các đoạn video nhằm tập trung hơn vào trọng tâm của hình muốn thể hiện. Chúng ta tiếp tục thực hành phần này với việc cắt bớt vùng không hiển thị video trong slide số 8. Các bước thực như sau: 1. Chọn đoạn video bên trái trong slide số 8. Khi đó, xung quanh video được chọn sẽ xuất hiện 4 nút tròn nhỏở các góc, 4 nút vuông nhỏở giữa các cạnh và một nút tròn màu xanh nằm phía trên dùng để xoay hình. Đoạn video này dùng để hiển thị trên loại màn hình rộng nên có dư 2 vùng màu đen phía trên và dưới. Chúng ta sẽ cắt bớt 2 vùng đen này. Trang 152
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 257. Chọn video bên trái để cắt tỉa 2. Vào Video Tools, ngăn Format, nhóm Size và chọn nút Crop Hình 258. Chọn lệnh Crop 3. Nhấp chuột vào ô vuông ở cạnh bên trên của video. Khi đó con trỏ chuột biến thành hình giống chữ T ngược. Bạn giữ trái chuột và kéo hướng xuống dưới đến gần hết vùng màu đen thì nhả chuột. Hình 259. Thực hiện lệnh cắt hình từ bên dưới lên Trang 153
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình 4. Tương tự, nhấp chuột vào ô vuông ở cạnh bên dưới của video. Khi con trỏ chuột biến thành hình giống chữ T thì bạn giữ trái chuột và kéo hướng lên trên đến gần hết vùng màu đen thì nhả chuột. Hình 260. Cắt tỉa phần dưới của video Di chuyển Tất cả các đối tượng trên slide đều có thể di chuyển (move), sắp đặt và bố trí lại cho hợp lý. Chúng ta tiếp tục thực hành trên slide số 8 với việc sắp xếp lại 2 đoạn video trên slide này. Các bước thực như sau: 1. Chọn đoạn video bên trái trong slide số 8. Khi đó, xung quanh video được chọn sẽ xuất hiện 8 nút và con trỏ chuột xuất hiện thêm hình 4 mũi tên hướng về 4 hướng. Hình 261. Chọn video cần di chuyển 2. Giữ trái chuột và kéo video đến vị trí mới. Ví dụ, bạn di chuyển hướng lên trên và khi đến được vị trí mong muốn thì thả trái chuột. 3. Tương tự, chọn video bên phải và bạn di chuyển video sang phía bên phải và hướng xuống dưới. Trang 154
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 262. Di chuyển video trên slide Thay đổi kích thước Tất cả các đối tượng trên slide đều có thể phóng to hay thu nhỏ (resize) một cách dễ dàng. Chúng ta tiếp tục thực hành trên slide số 8 với việc phóng to và thu nhỏ 2 đoạn video trên slide này. Các bước thực như sau: 1. Chọn đoạn video bên trái trong slide số 8. Khi đó, xung quanh video được chọn sẽ xuất hiện 8 nút. 2. Dùng chuột chọn vào nút nắm tròn ở góc dưới bên phải của hình. Khi đó, con trỏ biến thành mũi tên 2 chiều thì kéo hướng qua góc phải dưới. 0 Hình 263. Phóng to video bên trái 3. Tương tự, bạn chọn video bên phải. Sau đó, bạn chọn nút tròn ở góc dưới bên trái và giữ trái chuột kéo hướng lên trên và qua phải. Thay đổi kích thước: Kéo chuột hướng ra phía ngoài hình sẽ phóng to hình, ngược lại sẽ thu nhỏ hình. Bạn có thể kết hợp thêm phím ALT, SHIFT hoặc CTRL khi phóng to hay thu hình để biết thêm công dụng của chúng. Trang 155
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 264. Thu nhỏ video bên phải Thêm chú thích cho các đối tượng trên slide Các đối tượng trên slide như hình, đồ thị, shape, SmartArt, đều có thể thêm văn bản để chú thích cho đối tượng. Công việc này rất hữu ích cho những người dùng khác khi mở bài thuyết trình và hiểu được ý nghĩa của các đối tượng đang sử dụng trên slide. Các bước thực như sau: 1. Chọn đối tượng. Ví dụ, bạn chọn hình sản phẩm HD Zune trong slide số 7. 2. Nhấp phải chuột lên đối tượng và chọn lệnh Format Shape Lưu ý, tùy loại đối tượng mà bạn đang chọn thì sẽ xuất hiện lệnh Format + . Hình 265. Chọn lệnh Format Shape 3. Trong hộp thoại Format Picture, bạn chọn Alt Text 4. Nhập tựa đề cho đối hình là “HD Zune” tại hộp Title và nhập phần mô tả là “Thiết bị giải trí di động đa phương tiện” tại hộp Description. 5. Nhấp nút Close để đóng cửa sổ. Trang 156
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hiệu chỉnh hình ảnh Chúng ta có thể thực hiện một số thao tác hiệu chỉnh hình ảnh ngay trong chương trình PowerPoint mà không cần thêm bất kỳ công cụ nào. Sau đây là một số hiệu chỉnh thông dụng. Thay đổi độ sáng, độ tương phản và độ sắc nét của hình ảnh Các bước thực như sau: 1. Chọn hình cần hiệu chỉnh độ sáng và độ tương phản (Brightness and Contrast). Ví dụ, bạn chọn hình bên trái trong slide số 4. 2. Chọn Picture Tools, vào ngăn Format, nhóm Adjust, nhấp chọn nút Corrections. Hình 266. Chọn lệnh Corrections 3. Tại Shape and Soften và Brightness and Contrastlà tập hợp các kiểu điều chỉnh hình được thiết lập sẵn. Bạn có thể di chuyển chuột lên các kiểu này và xem trước kết quả thể hiện trên slide trước khi nhấp chọn một kiểu nào đó. Ví dụ, bạn chọn Sharpen là 0%, Brightness +20% và Contrast-40%. Hình 267. Chọn kiểu định dạng độ sáng,tương phản và độ sắc nét của hình 4. Ngoài ra, bạn có thể nhấp chọn lệnh Brightness and Contrast để tinh chỉnh độ sáng,độ tương phản và độ sắc nét của hình ảnh một cách linh động hơn. Trang 157
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 268. Picture Corrections trong hộp thoại Format Picture Thay đổi cường độ màu, tông màu, hiệu ứng chuyểnmàu cho hình ảnh Các bước thực như sau: 1. Chọn hình cần hiệu chỉnh. Ví dụ, bạn chọn hình con bướm bên phải trong slide số 4. 2. Chọn Picture Tools, vào ngăn Format, nhóm Adjust, nhấp chọn nút Color. Hình 269. Lệnh Color trong Picture Tools Trang 158
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình 3. Trong cửa sổ vừa xuất hiện: Tại nhóm Color Saturation, bạn chọn một kiểu phù hợp trong danh sách các kiểu thiết lập sẵn. Ví dụ, bạn chọn cho màu sắc sặc sỡ hơn 200%. Tại nhóm Color Tone, bạn chọn tông màu ấm hơn là 8800K Tại nhóm Recolor, bạn áp dụng hiệu ứng chuyển sang màu đỏ là Red. Bạn có thể chọn nút More Variantions để tùy chọn thêm các màu ưa thích khác. Hình 270. Hình trước và sau áp dụng thay đổi màu 4. Ngoài ra, bạn có thể nhấp chọn lệnh Picture Color Options để linh động tùy biến cường độ màu, tông màu và chuyển đổi màu. Hình 271. Picture Color trong hộp thoại Format Picture Với nút lệnh Reset Picture chúng ta có thể phục hồi hình ảnh về tình trạng nguyên thủy một cách dễ dàng. Trang 159
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Xóa các màu nền trong hình Xóa các màu nền trong hình sẽ giúp nhấn mạnh hơn vào đối tượng chính của hình ảnh hơn. Các bước thực như sau: 1. Chọn hình cần loại bỏ màu nền. Ví dụ, bạn chọn hình con bướm bên phải trong slide số 4. 2. Chọn Picture Tools, vào ngăn Format, nhóm Adjust, nhấp chọn nút Remove Background. Cửa sổ màn hình chuyển qua ngăn lệnh Background Removal. Hình 272. Ngăn Background Removal 3. Bạn điều chỉnh 8 nốt xung quanh hình đang chọn sao cho bao hết vùng hình con bướm cần giữ lại. Sau đó, nhấn nút Keep Changes. Hình 273. Chọn vùng hình cần giữ lại Trang 160
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Áp dụng hiệu ứng nghệ thuật cho hình Các bước thực như sau: 1. Chọn hình cần hiệu chỉnh. Ví dụ, bạn chọn hình con bướm bên trái trong slide số 4. 2. Chọn Picture Tools, vào ngăn Format, nhóm Adjust, chọn lệnh Artistic Effects. 3. Di chuyển chuột lên các kiểu hiệu ứng dựng sẵn và xem kết quả hình trên slide. 4. Nhấp chuột để chọn một kiểu hiệu ứng mong muốn. Ví dụ, bạn chọn kiểu Pencil Grayscale. Hình 274. Chọn kiểu hiệu ứng từ danh sách 5. Để bỏ hiệu ứng Artistic thì chọn kiểu None (kiểu đầu tiên) trong hộp danh sách Artistic Effects. Áp dụng hiệu ứng đổ bóng, đường viền, cho hình Ngoài các hiệu ứng đã trình bày, PowerPoint còn cho phép chúng ta áp dụng rất nhiều kiểu hiệu ứng như là các hiệu ứng đổ bóng (Shadow), hiệu ứng tương phản (Reflection), hiệu ứng cho các cạnh của hình (Soft Edges), hiệu ứng 3-D, Các bước thực như sau: 1. Chọn hình cần hiệu chỉnh. Ví dụ, bạn chọn hình con bướm bên trái trong slide số 4. 2. Chọn Picture Tools, vào ngăn Format, nhóm Picture Effects, chọn nút lệnh Picture Effects. Hình 275. Lệnh Picture Effects Trang 161
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình 3. Các hiệu ứng cho hình được phân loại thành nhiều nhóm. Bạn rê chuột vào các kiểu hiệu ứng trong các nhóm và xem trước kết quả thể hiện trên slide. Nhấp chuột chọn kiểu hiệu ứng mong muốn. Ví dụ, bạn chọn kiểu Perspective Diagonal Upper Left trong nhóm Shadow. Hình 276. Kiểu đổ bóng Perspective Diagonal Upper Left 4. Ở cuối danh dách các kiểu hiệu ứng có các nút lệnh để mở hộp thoại Format Picture giúp bạn tùy chỉnh thêm các hiệu ứng. Thay đổi kiểu định dạng đường kẽ và màu nền của Shape Các Shape là các hình do bạn vẽ từ hộp công cụ Shapes của PowerPoint. PowerPoint cung cấp rất nhiều Shapes cho bạn lựa chọn. Dưới đây là một số thao tác cần thiết đối với đối tương Shape. Áp dụng nhanh các kiểu định dạng dựng sẵn Các bước thực như sau: 1. Chọn Shape cần hiệu chỉnh. Ví dụ, bạn chọn Shape hình mũi tên trên trong slide số 6. 2. Chọn Drawing Tools, vào ngăn Format, nhóm Shape Styles, chọn nút More để mở toàn bộ danh mục và chọn một kiểu trong danh mục này. Hình 277. Áp dụng Shape Styles 3. Ví dụ, bạn chọn kiểu Light 1 Outline, Colored Fill – Gray-50%, Accent 1 Trang 162
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 278. Chọn kiểu định dạng Shape Thay đổi màu của các đường kẽ và màu nền Các bước thực như sau: 1. Chọn Shape cần hiệu chỉnh. Ví dụ, bạn chọn Shape hình mũi tên trên trong slide số 6. 2. Chọn Drawing Tools, vào ngăn Format, nhóm Shape Styles, chọn nút Shape Fill. Chọn một màu trong bảng màu, ví dụ như bạn chọn màu xanh. Nhấn vào nút More Fill Colors để mở hộp thoại Colors sẽ có nhiều màu hơn cho bạn lựa chọn hoặc pha chế màu. Hình 279. Chọn màu nền cho Shape Trang 163
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình 3. Chọn nút lệnh Shape Outline trong nhóm Shape Styles và chọn một màu trong bảng màu cho khung đường viền, ví dụ như bạn chọn màu vàng. Nhấn vào nút More Outline Colors để mở có thêm màu lựa chọn. Hình 280. Chọn màu cho khung đường viền của Shape Thay đổi kiểu nét kẻ Các bước thực như sau: 1. Chọn Shape cần hiệu chỉnh. Ví dụ, bạn chọn Shape hình mũi tên trên trong slide số 6. 2. Chọn Drawing Tools, vào ngăn Format, nhóm Shape Styles, chọn nút Shape Outline. Để thay đổi kiểu nét kẻ sang kiểu nét gạch đứt thì vào Dashes và chọn kiểu nét là Dash. 1 Để thay đổi độ dày của nét kẻ thì vào Weight và chọn độ dày là 1 /2 pt. Trang 164
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 281. Thay đổi kiểu đường kẽ Thay đổi kiểu WordArt Chúng ta sẽ thực hành thay đổi kiểu WordArt hiện hành trên slide 6 sang kiểu lượn sóng. Các bước thực như sau: 1. Chọn WordArt cần hiệu chỉnh. Ví dụ, bạn chọn WordArt trên trong slide số 6. 2. Chọn Drawing Tools, vào ngăn Format, nhóm WordArt Styles, chọn nút Text Effects. Hình 282. WordArt Styles 3. Chọn nhóm Transform và chọn kiểu lượn sóng Wave 2 cho WordArt. Trang 165
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 283. Thay đổi kiểu WordArt 4. Chúng ta có thể thay đổi nhanh các kiểu hiệu ứng màu sắc, bóng mờ cho WordArt bằng cách nhấn vào nút More và chọn một kiểu hiệu ứng dựng sẵn. Hình 284. Thay đổi hiệu ứng tô nền WordArt Áp dụng kiểu định dạng và hiệu ứng cho SmartArt Chuyển qua slide 7 trong bài thuyết trình, chúng ta sẽ thực hiện thay đổi kiểu định dạng và hiệu ứng cho SmartArt. Các bước thực như sau: 1. Chọn SmartArt cần hiệu chỉnh. Ví dụ, bạn chọn SmartArt trên trong slide số 7. 2. Chọn SmartArt Tools, ngăn Design, nhóm SmartArt Styles Trang 166
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 285. SmartArt Styles 3. Chọn lệnh Change Colors và chọn Dark 2 Outline để đổi màu cho SmartArt Hình 286. Đổi màu SmartArt 4. Chọn nút More và chọn một kiểu định dạng dựng sẵn. Ví dụ bạn chọn kiểu Polished trong nhóm 3-D. Hình 287. Chọn kiểu định dạng Polished Trang 167
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Cắt và nén media PowerPoint 2010 tích hợp sẵn tính năng cắt xém âm thanh và phim ngay trong quá trình soạn thảo. Chúng ta không phải cần đến một chương trình biên tập audio, video nào khác. Chúng ta sẽ thực hành cắt xén audio, video và nén chúng lại để tiết kiệm không gian đĩa và giúp khi nghe và xem được mượt mà hơn. Cắt xén audio Các đoạn âm thanh chèn vào bài thuyết trình đôi khi rất dài và chúng ta chỉ cần một đoạn nhỏ trong đó để minh họa cho khán giả. Khi đó, tính năng cắt xén audio của PowerPoint trở nên rất hữu ích. Các bước thực như sau: 1. Chọn audio cần hiệu chỉnh. Ví dụ, bạn chọn audio hình cái loa trên trong slide số 7. 2. Vào Audio Tools, ngăn Playback, nhóm Editing, chọn nút lệnh Trim Audio Hình 288. Trim Audio 3. Trong hộp thoại Trim Audio, bạn thiết lập thời gian bắt đầu và kết thúc của đoạn audio cần trích ra tại Start Time và End Time. Ví dụ, bạn thiết lập Start Time là 00:00 và End Time là 00:24. Bạn cũng có thể dùng chuột để xác định vùng âm thanh cần trích trên thanh trượt. Hình 289. Xác định đoạn âm thích cần trích ra 4. Nhấn nút OK để hoàn tất việc cắt xén âm thanh. Cắt xen video Tươnng tự cắt xén audio, việc cắt xén video sẽ giúp chúng ta loại bỏ được những đoạn video kém chất lượng, bị lỗi không hiển thị khi thuyết trình. Trang 168
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Các bước thực như sau: 1. Chọn video cần hiệu chỉnh. Ví dụ, bạn chọn video bên phải trong slide số 8. 2. Vào Video Tools, ngăn Playback, nhóm Editing, chọn lệnh Trim Video. Hình 290. Lệnh Trim Video 3. Trong hộp thoại Trim Video, bạn thiết lập đọan video sẽ cần trích tại các hộp Start Time và End Time. Hình 291. Chọn đoạn video cần trích 4. Nhấn OK hoàn tất. Nén audio và video Chúng ta có thể tăng hiệu năng khi trình chiếu bài thuyết trình bằng cách nén các đoạn audio và video nhúng trong bài. Các bước thực như sau: 1. Mở bài thuyết trình có chứa audio và/ hoặc video 2. Vào ngăn File, chọn Info, chọn nhóm Media Size and Performance và nhấn nút lệnh Compress Media. Trang 169
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 292. Lệnh nén media 3. Chọn một kiểu nén media trong 3 tùy chọn sau: Presentation Quality: Nén nhưng bảo lưu chất lượng âm thanh và hình ảnh phim mở mức tốt nhất. Internet Quality: Nén với chất lượng trung bình, thích hợp cho việc chia sẽ trên internet. Low Quality: Nén nhiều nhất, tạo ra tập tin có kích thước nhỏ nhất nhưng chất lượng media sẽ thấp nhất so với 2 kiểu nén trên. Hình 293. Cửa sổ Compress Media 4. Ví dụ bạn chọn kiểu nén Internet Quality và hộp thoại xuất hiện Compress Media xuất hiện thực hiện quá trình nén các âm thanh và đoạn phim đang nhúng trong bài thuyết trình. 5. Khi nén xong, PowerPoint sẽ cung cấp thông tin về kết quả nén trong cửa sổ Compress Media. Nhấn nút Close để đóng cửa sổ. Trang 170
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Compress Media: Khi thực hiện xong lệnh compress media các đoạn audio, video bị cắt bỏ bởi lệnh Trim Audio và Trim Video sẽ bị loại bỏ khỏi bài thuyết trình và không thể phục hồi lại nếu bạn đã thực hiện lệnh lưu và đóng bài thuyết trình. 6. Định dạng bảng biểu Thay đổi kiểu định dạng của bảng Các bước thực như sau: 1. Chọn bảng cần thay đổi kiểu định dạng. Ví dụ bạn chọn bảng trong slide 10. Hình 294. Chọn bảng 2. Vào Table Tools, ngăn Design, chọn nhóm Table Styles và nhấp chuột vào nút More để mở rộng danh sách các kiểu định dạng. Hình 295. Chọn Table Styles 3. Ví dụ, bạn chọn kiểu là Dark Style 2 Accent 1/ Accent 2 Trang 171
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 296. Chọn kiểu định dạng bảng 4. Để trang trí thêm cho bảng, bạn vào nút Effects, chọn nhóm Shadow và chọn kiểu bóng mờ là Offset Diagonal Bottom Right. Hình 297. Thêm bóng mờ cho bảng Thêm hoặc xóa dòng, cột của bảng Các bước thực như sau: 1. Chọn bảng cần thay đổi kiểu định dạng. Ví dụ bạn chọn bảng trong slide 10. 2. Chọn vào một ô trong bảng mà bạn dự định chèn thêm dòng, cột vào bên trái hoặc bên phải ô chọn. Ví dụ, bạn chọn ô Flash ’ Hình 298. Chọn ô trong bảng Trang 172
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình 3. Vào Table Tools, ngăn Layout, nhóm Rows & Columns và chọn lệnh: Insert Above: Chèn dòng ngay trên ô đang chọn Insert Below: Chèn dòng ngay dưới ô đang chọn Insert Left: Chèn cột bên trái ô đang chọn Insert Right: Chèn cột bên phải ô đang chọn Hình 299. Chọn lệnh chèn hoặc xóa dòng, cột 4. Muốn xóa dòng hoặc cột thì nhấn vào nút Delete và chọn lệnh: Delete Columns: Xóa các cột đang chọn Delete Rows: Xóa các dòng đang chọn Delete Table: Xóa cả bảng chứa ô đang chọn 7. Định dạng đồ thị Cập nhật thông tin cho đồ thị Đôi khi chúng ta cần phải cập nhật hoặc xóa bớt các số liệu cho đồ thị đã trên slide. Phiên bản PowerPoint 2010 hỗ trợ rất mạnh về mảng vẽ đồ thị nên các thao thác thực hiện rất đơn giản. Các bước thực như sau: 1. Chọn đồ thị trên slide cần hiệu chỉnh số liệu. Ví dụ bạn chọn đồ thị trong slide 11. 2. Vào Chart Tools, ngăn Design, nhóm Data và chọn lệnh Edit Data Hình 300. Lệnh Edit Data Trang 173
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình 3. Trong cửa sổ Excel xuất hiện, bạn tiến hành thay đổi số liệu, thêm dòng số liệu hoặc xóa bớt số liệu của đồ thị. Bạn đóng cửa sổ Excel khi hoàn thành các thay đổi bằng cách vào ngăn File chọn Exit. Hình 301. Cập nhật số liệu trong cửa sổ Excel Tùy biến định dạng đồ thị PowerPoint cung cấp sẵn rất nhiều mẫu định dạng đồ thị đẹp mắt cho bạn tha hồ lựa chọn. PowerPoint cho phép chúng ta thay đổi màu sắc của các thành phần trên đồ thị, thêm hoặc bớt càc thành phần như các đường lưới, các nhãn, các chú thích, hoặc thay đổi kiểu định của cả đồ thị bằng một cú nhấp chuột. Các bước thực như sau: 1. Chọn đồ thị trên slide cần hiệu chỉnh số liệu. Ví dụ bạn chọn đồ thị trong slide 11. 2. Vào Chart Tools, ngăn Design Tại Chart Layout: chọn kiểu layout muốn thay đổi. Giả sử bạn không thay đổi kiểu layout. Tại Chart Style: chọn kiểu định dạng đồ thị muốn áp dụng. Ví dụ, bạn chọn lại kiểu định dạng là Style 34. Hình 302. Chart Layout và Chart Style 3. Để thay đổi kiểu đồ thị thì vào nhóm Type trên ngăn Design. Bạn chọn lệnh Change Chart Type, hộp thoại Change Chart Type xuất hiện. Ví dụ, bạn chọn kiểu Clustered Column và nhấn OK khi đó đồ thị hình tròn biến đổi thành dạng đồ thị cột. Trang 174
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 303. Thay đổi kiểu đồ thị sang dạng cột 4. Để thêm hoặc xóa các thành phần trên đồ thị, bạn vào ngăn Layout và chọn kiểu thành phần cần thêm hoặc xóa. Sau đây là danh mục các thành phần trên đồ thị: Bảng 6. Danh mục các thành phần trên đồ thị Lệnh Tên Chức năng Chart Title Ẩn tựa đề hoặc cho hiện tựa đề đồ thị ở các ở giữa hoặc phía trên đồ thị. Axis Titles Ẩn hoặc hiện chú thích cho các trục trên đồ thị và có thể chọn chiều của văn bản xuất hiện trên trục tung. Legend Ẩn hoặc hiện chú thích cho đồ thị ở nhiều vị trí khác nhau. Data Labels Ẩn hoặc hiện nhãn dữ liệu trên đồ thị và tùy chọn vị trí xuất hiện. Chart Data Ẩn hoặc hiện bảng dữ liệu của đồ thị Table Axes Ẩn hoặc hiện các trục và các nhãn của trục tung và trục hoành. Thay đổi đơn vị tính cho các trục Chart Ẩn hoặc hiện các đường lưới ngang và dọc trên đồ thị Gridlines Trang 175
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Plot Area Thay đổi hoặc xóa màu nền của vùng đồ thị trong đồ thị 2-D Chart Wall Thay đổi hoặc xóa màu của các vách đứng (Wall) trong đồ thị 3-D Chart Floor Thay đổi hoặc xóa màu nền (Floor) trong đồ thị 3-D 3-D Rotation Mở hộp thoại Format Chart Area cho phép tùy chỉnh các kiểu xoay đồ thị 3-D Trendline Ẩn hiện các đường xu hướng của số liệu trong đồ thị Lines Ẩn hoặc hiện các đường kẽ từ điểm dữ liệu xuống trục hoành hoặc đường nối giữa điểm có giá trị thấp nhất và cao nhất trong đồ thị dạng Line. Up/Down Ẩn hoặc hiện các thanh dọc giữa điểm có giá trị thấp nhất và cao Bars nhất trong đồ thị dạng Line. Error Bars Ẩn hoặc hiện các thanh chỉ thị sự biến động của dữ liệu so với giá trị hiển thị. 8. Tồ chức các slide trong bài thuyết trình Bạn có thể sắp xếp lại thứ tự của các slide trong bài thuyết trình bất kỳ khi nào bạn muốn. PowerPoint thiết kế chế độ Slide Sorter để thực hiện công việc tổ chức và sắp xếp các slide rất thuận tiện. Các bước thực như sau: 1. Mở bài thuyết trình cần tổ chức lại. 2. Vào ngăn View chọn Slide Sorter. Màn hình PowerPoint chuyển sang chế độ hiển thị Slide Sorter. 3. Dùng chuột chọn một hoặc nhiều slide cần thay đổi vị trí. Muốn chọn nhiều slide cùng lúc thì giữ phím Alt (chọn các slide liền nhau) hoặc Ctrl (chọn các slide nằm cách xa nhau) trong khi nhấp chọn các slide. Trang 176
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 304. Slide Sorter 4. Giữ trái chuột và kéo các slide đến vị trí mới. Khi xuất hiện đường kẽ đứng tại vị trí mới thì thả trái chuột và các slide được chọn sẽ được di chuyển đến vị trí mới này. Hình 305. Sắp xếp trình tự các slide Trang 177
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình 9. Hỏi đáp Câu 1. Cho biết cách áp dụng nhiều Theme khác nhau trong một bài thuyết trình? Trả lời: Một bài thuyết trình có tối thiểu một theme được áp dụng. Chúng ta có thể dễ dàng sử dụng nhiều theme khác nhau trong một bài thuyết trình. Mỗi theme sẽ có một bộ slide master và slide layout riêng, do vậy bài thuyết trình sẽ có nhiều slide master bên trong. Giả sử, chúng ta sẽ tạo mới một bài thuyết trình có áp dụng hai theme khác nhau cho bài này. Các bước thực hiện như sau: 1. Mở PowerPoint và tạo mới một bài thuyết trình. 2. Vào ngăn View, nhóm Master Views, chọn Slide Master 3. Trong cửa sổ Slide Master: Chọn slide master Vào nhóm Edit Theme Chọn Themes và chọn một kiểu Theme nào đó từ danh sách dựng sẵn, ví dụ bạn chọn Angles Hình 306. Áp dụng Theme cho Slide Master thứ nhất 4. Chọn chuột vào slide layout cuối cùng trong Slide Master thứ nhất Trang 178
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 307. Chọn vị trí để áp dụng kiểu Theme thứ hai 5. Vào nhóm Edit Theme, chọn một kiểu Themes khác từ danh sách các mẫu dựng sẵn. Ví dụ, bạn chọn kiểu Grid. Khi đó PowerPoint sẽ tự động chèn thêm một bộ Slide Master mới và áp dụng Theme vừa chọn. Hình 308. Hai Slide Master trong bài thuyết trình 6. Khi đó trong cửa sổ, Normal khi chèn slide mới thì PowerPoint sẽ liệt kê 2 nhóm Slide Layout cho bạn lựa chọn. Trang 179
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 309. Chọn layout từ 2 kiểu Theme khi chèn slide mới Câu 2. Cho biết cách sao chép nhanh tất cả các hình có trong bài thuyết trình Trả lời: Chúng ta có thể sao chép tất cả các hình đã chèn vào PowerPoint 2010 rất nhanh chóng. Các bước thực hiện như sau: 1. Đóng bài thuyết trình cần chép các hình, ví dụ như chúng ta sẽ trích hết hình trong tập tin ThuchanhPowerPoint2010_ch4.pptx. 2. Vào trình quản lý Windows Explore (nhấn phím tắt là Windows+E) tìm đến thư mục chứa bài thuyết trình. Hình 310. Lệnh Rename 3. Nhấp phải chuột lên tập tin và chọn lệnh Rename, bạn thêm .zip vào sau tên tập tin. Trang 180
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 311. Tập tin đã được thêm .zip vào 4. Nhấp trái chuột hai lần để mở tập tin .zip này bằng trình giải nén trong máy của bạn. Nếu máy bạn chưa có chương trình giải nén nào thì có thể tải một chương trình 7zip miễn phí tại địa chỉ Hình 312. Những nội dung chứa trong tập tin PowerPoint 5. Bạn vào thư mục ppt trong cửa sổ chương trình giải nén 7zip. Trong thư mục ppt có chứa rất nhiều thư mục con bên trong và trong số đó có một thư mục tên là media dùng để chứa tất cả các hình ảnh, phim, âm thanh, mà bạn đã chèn vào trong bài thuyết trình. Trang 181
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 313. Thư mục media nằm trong thư mục ppt 6. Chọn thư mục media và nhấn vào nút Extract để chép thư mục này ra ngoài. Bạn chọn nơi chứa thư mục media trong hộp thoại Copy và nhấn OK. Hình 314. Chép thư mục media ra khỏi tập tin PowerPoint 7. Khi đó thư mục media đã được chép ra ngoài và bạn hãy đóng chương trình giải nén 7zip lại. Sau đó, bạn hãy đổi tên tập tin PowerPoint trở lại như ban đầu. Trang 182
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 315. Các hình ảnh, phim trong thư mục media Câu 3. Hướng dẫn cách tạo watermarke cho các slide? Trả lời: Chúng ta có thể dùng hình ảnh, Textbox hoặc WordArt để làm watermark cho các slide trong bài thuyết trình. Cách 1. Dùng hình làm watermark Các bước thực hiện như sau: 1. Trong chế độ Normal, bạn chọn slide cần thêm watermark. Nếu muốn thêm watermark cho tất cả các slide thì vào chế độ Slide Master để thực hiện các lệnh. Trang 183
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 316. Chọn slide cần thêm watermark 2. Vào ngăn Insert, nhóm Images, nhấp lệnh Picture, tìm đến hình cần làm watermark và nhấn nút Insert. Ví dụ, bạn chọn hình Background06.jpg Hình 317. Chọn hình làm watermark 3. Điều chỉnh lại kích thước hình vửa chèn vào cũng như vị trí sẽ đặt hình trên slide. Trang 184
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 318. Điều chỉnh kích thước và vị trí hình 4. Vào Picture Tools, ngăn Format, nhóm Adjust. Chọn Color, vào nhóm Recolor và chọn một kiểu trong đó, ví dụ bạn chọn kiểu Green, Accent color 4 Light vì nó khá gần với màu nền của slide nhất. Hình 319. Chọn kiểu Recolor Chọn Correction và chọn từ nhóm Brightness and Contrast một kiểu nào đó, ví dụ bạn chọn kiểu Brightness: 0% (Normal) Contrast: 0% (Normal). Trang 185
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 320. Chọn kiểu Corrections Chọn nút Remove Background, và chọn vùng hình cần giữ lại, nhấn Keep Changes để chấp nhận các thay đổi. Kết quả như hình sau. Hình 321. Loại bỏ nền của hình 5. Sau khi điều chỉnh hình xong, bạn vào nhóm Arrange trong ngăn Format của Picture Tools, chọn Send Backward và chọn lệnh Send to Back. Trang 186
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 322. Hình làm watermark cho slide Cách 2. Dùng văn bản làm watermark Các bước thực hiện như sau: 1. Trong chế độ Normal, bạn chọn slide cần thêm watermark 2. Vào ngăn Insert, nhóm Text, chọn WordArt Hình 323. Chọn kiểu Gradient Fill – Blue, Accent 1, Outline – White, Grow – Accent 2 3. Nhập vào văn bản là “Watermark Demo”. Nắm vào nút tròn xanh bên trên WordArt và xoay theo ngược chiều kim đồng hồ. Trang 187
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 324. Xoay WordArt 4. Vào nhóm Arrange, chọn Send Backward và chọn lệnh Send to Back. Tuy nhiên, nội dung phí trên WordArt đọc chưa được rõ. Bạn vào nhóm WordArt Styles, chọn Text Fill và chọn lại màu nhạt hơn. Hình 325. Chọn màu chữ cho WordArt Câu 4. Xin cho biết cách tạo một mẫu template? Trả lời: PowerPoint cung cấp sẵn rất nhiều mẫu template, tuy nhiên chúng ta có thể tự tạo những template đặc thù của riêng mình và đưa vào PowerPoint để sau này sử dụng. Một mẫu template bao gồm nền slide, bộ màu, bộ font, các layout của slide, hình ảnh, Do vậy, chúng ta sẽ tạo một template mẫu gồm: Một background tô màu nền kiểu Gradient Chèn một hình làm wartermark. Định dạng cho các placeholder Master title và Master text trên Slide Master Sắp xếp lại các placeholder Header & Footer trên Slide Master. Trang 188
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Các bước thực hiện như sau: 1. Mở PowerPoint và chương trình sẽ tạo mới một bài thuyết trình trống. Hình 326. Bài thuyết trình trống 2. Vào ngăn View, nhóm Master Views, chọn Slide Master. Hình 327. Bài thuyết trình trống trong chế độ Slide Master 3. Vào nhóm Background, chọn Background Styles và chọn Format Background hộp thoại Format Background xuất hiện, chọn ngăn Fill: Chọn kiểu Gradient fill Tại Type chọn kiểu Radial Tại Color chọn màu xanh Aqua, Accent 5, Darker 50%. Tất cả thông số khác giữ nguyên Nhấn Close để chấp nhận Trang 189
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 328. Tùy chỉnh màu cho Gradient 4. Vào ngăn Insert, nhóm Images, chọn Picture, chọn hình Background06.jpg và chèn vào Slide Master. Điều chỉnh kích thước hình lại và đặt nằm ở góc trái của slide. Vào Picture Tools, ngăn Format, nhóm Adjust, chọn Remove Background để loại bỏ nền của hình. Vào nhóm Arrange, chọn Send Backward và chọn lệnh Send to Back. Hình 329. Chuyển hình thành watermark cho Slide Master 5. Chọn placeholder Master title trên Slide Master Vào ngăn Home, nhóm Font, chọn lại Font chữ là Arial, cở chữ là 44 Chọn màu chữ là Dark Blue, in đậm (Bold) và có đỗ bóng (Text Shadow) Trang 190
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 330. Định dạng cho Master title trên Slide Master 6. Chọn placeholder Master text trên Slide Master, vào ngăn Home, nhóm Font, chọn lại Font chữ là Arial, màu chữ là màu xanh (Blue) Hình 331. Định dạng Master text và sắp xếp Header & Footer 7. Sắp xếp và thu nhỏ 3 placeholder của Header & Footer. 8. Vào ngăn Slide Master, chọn lệnh Close Master View. 9. Vào File, chọn Save As, hộp thoại Save As xuất hiện Đặt tên tập tin Template tại hộp File name Chọn Save as type là PowerPoint Template (*.potx) Nhấn Save để lưu 10. Các template tự tạo sẽ được PowerPoint lưu vào thư mục Template và khi bạn tạo bài thuyết trình mới theo template này thì tìm nó trong nhóm My template Trang 191
Chương 4. Tùy biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình Hình 332. Chọn My templates để truy cập vào các template tự tạo hoặc tải từ internet Trang 192
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Chương 5 Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Nội dung 1. Hiệu ứng cho văn bản 2. Sao chép hiệu ứng 3. Sắp xếp trình tự thực thi hiệu ứng cho 4. Hiệu ứng cho hình ảnh, shape 5. Hiệu ứng cho SmartArt 6. Thiết lập hiệu ứng và tùy chọn cho âm thanh và đoạn phim 7. Hiệu ứng cho bảng biểu 8. Hiệu ứng cho đồ thị 9. Xóa bỏ hiệu ứng của các đối tượng trên slide 10. Hiệu ứng chuyển slide 11. Tự động hoá bài thuyết trình 12. Tạo các siêu liên kết và các nút lệnh điều hướng trong bài thuyết trình 13. Hỏi đáp Trang 193
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh 5 ác hiệu ứng và hoạt cảnh cho các đối tượng trên slide là cách tốt nhất giúp bạn nhấn mạnh C vào các thông tin cung cấp trên slide, điều khiển dòng thông tin trong bài thuyết trình và giúp người xem cảm thấy thích thú hơn đối với bài thuyết trình của bạn. Bạn có thể áp dụng hiệu ứng vào các đối tượng trên từng slide riêng lẻ hoặc thực hiện công việc này trong slide master và các slide layout nhằm tiết kiệm thời gian. PowerPoint cung cấp rất nhiều hiệu ứng và được chia làm 4 nhóm: Hiệu ứng Entrance. Các đối tượng áp dụng hiệu ứng sẽ xuất hiện trên slide hoặc có xu hướng di chuyển từ bên ngoài slide vào trong slide. Hiệu ứng Exit: Các đối tượng áp dụng hiệu ứng sẽ biến mất khỏi slide hoặc có xu hướng di chuyển từ trong slide ra khỏi slide. Hiệu ứng Emphasis: Nhấn mạnh nội dung áp dụng hiệu ứng Hiệu ứng di chuyển: Hiệu ứng làm các đối tượng di chuyển theo một đường đi qui định trước (Motion Paths). Bạn có thể tùy ý áp dụng một hay nhiều kiểu hiệu ứng cho một đối tượng. Ngoài ra, bạn còn có thể thiết lập cho các âm thanh kèm theo hiệu ứng. Trong chương này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu các loại hiệu ứng và các kiểu hoạt cảnh cho Text, hình ảnh, shape, bảng biểu, đồ thị, Smart Art, slide để áp dụng vào bài thuyết trình diễn của mình. Nhìn chung khi áp dụng hiệu ứng, chúng ta cần chú ý các điểm sau: Chọn kiểu hiệu ứng: 4 nhóm hiệu ứng đã nêu trên Thiếp lập cấp độ mà hiệu ứng sẽ áp dụng lên đối tượng: cả đối tượng hay từng thành phần của đối tượng. Thiết lập hành động cho đối tượng sau khi thực hiện xong hiệu ứng: đổi màu, biến mất, Thiết lập thời điểm, tốc độ và số lần lặp của hiệu ứng: khi nhấp chuột hay là tự thực hiện sau một thời gian qui định, thực hiện hiện hiệu ứng đồng thời hay sau một hiệu ứng khác, tốc độ thực hiện hiệu ứng nhanh hay chậm. Thiết lập thứ tự thực hiện hiệu ứng của đối tượng so với các đối tượng khác trên slide Trang 194
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh 1. Hiệu ứng cho văn bản Văn bản (Textbox) là đối tượng được sử dụng nhiều nhất trong bài thuyết trình. Do vậy, Powerpoint xây dựng sẵn rất nhiều kiểu hiệu ứng rất thú vị cho đối tượng này và chúng ta có thể thiết lập hiệu ứng đến từng dòng, từng chữ hoặc từng ký tự trong đoạn văn bản. WordArt thực chất cũng là văn bản nên cách áp dụng hiệu ứng cho đối tượng này hoàn toàn tương tự với Textbox. Do vậy, phần này chỉ minh hoạ áp dụng hiệu ứng trên đối tượng Textbox. Hình 333. Các cấp độ của văn bản trong Textbox Bảng 7. Tùy chọn hiệu ứng cho các đoạn văn bản trong Textbox Nhóm văn bản Mô tả As One Object Cả Textbox thực thi hiệu ứng một lần All Paragraphs Tất cả các đoạn văn bản (dòng) trong Textbox thực thi hiệu ứng riêng lẻ As One nhưng diễn ra đồng thời. By 1st Level Thực thi hiệu ứng đến các đoạn văn bản thuộc cấp thứ nhất trong Textbox. Paragraphs Các dòng là cấp con của cấp thứ nhất không có hiệu ứng riêng. By 2nd Level Thực thi hiệu ứng đến các đoạn văn bản thuộc cấp thứ hai trong Textbox. Paragraphs Các dòng là cấp con của cấp thứ hai không có hiệu ứng riêng. By 3rd Level Thực thi hiệu ứng đến các đoạn văn bản thuộc cấp thứ ba trong Textbox. Paragraphs Các dòng là cấp con của cấp thứ ba không có hiệu ứng riêng. By 4th Level Thực thi hiệu ứng đến các đoạn văn bản thuộc cấp thứ tư trong Textbox. Paragraphs Các dòng là cấp con của cấp thứ tư không có hiệu ứng riêng. By 5th Level Thực thi hiệu ứng đến các đoạn văn bản thuộc cấp thứ năm trong Textbox. Paragraphs Trang 195
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Bảng 8. Tùy chọn hiệu ứng cho các từ trong các dòng văn bản Dòng văn bản Mô tả All at once Cả dòng thực thi hiệu ứng một lần By word Thực thi hiệu ứng đến mỗi từ trong dòng văn bản By letter Thực thi hiệu ứng đến mỗi ký tự trong dòng văn bản Chúng ta sẽ thực hành áp dụng hiệu ứng cho các đoạn văn bản (Textbox) trong slide số 3 “Các kiểu hiển thị” của bài thuyết trình đã tạo trong phần trước. Các bước thực như sau: 1. Trong chế độ Normal View, bạn chọn hộp văn bản cần áp dụng hiệu ứng. Ví dụ, bạn chọn hộp văn bản bên trái trong slide số 3. Hình 334. Chọn hộp văn bản 2. Vào ngăn Animations trên Ribbon, nhóm Animation và nhấp chọn nút More để mở danh mục các hiệu ứng. Hình 335. Các hiệu ứng dựng sẵn 3. Ví dụ, bạn sử dụng hiệu ứng Entrance với kiểu Fly In trong hộp Animation Styles. Khi đó hộp văn bản trên slide xuất hiện thêm số thứ tự là 1 ở đầu mỗi dòng văn bản. Điều này có nghĩa đây là hiệu ứng sẽ được thực thi đầu tiên trên slide và khi thực hiện hiệu ứng thì PowerPoint sẽ cho xuất hiện đồng thời các dòng trong hộp văn bản. Trang 196
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Hình 336. Chọn kiểu hiệu ứng Fly In 4. Bạn chọn nút Effect Options trong nhóm Animation và chọn kiểu Fly In từ danh sách. Bạn có thể rê chuột lên các kiểu hiệu ứng Fly In và xem kết quả thể hiện trên slide trước khi quyết định chọn. Ví dụ, bạn chọn kiểu From Bottom-Left có nghĩa là đoạn văn bản sẽ bay từ góc dưới bên trái lên vị trí của nó được đặt trên slide. Hình 337. Effect Options 5. Nếu thấy các kiểu hiệu ứng không trong hộp Animation Styles còn ít quá, bạn chọn tiếp nút More Entrance Effects trong hộp này. Khi đó, hộp thoại Change Entrance Effect xuất hiện với hơn 30 kiểu hiệu ứng cho bạn lựa chọn. Tích chọn vào hộp Preview Effect rổi nhấp chuột vào tên các hiệu ứng và xem kết quả thể hiện trên slide. Sau khi chọn được một kiểu vừa ý thì nhấn nút OK. Ví dụ, bạn chọn lại kiểu Flip Trang 197
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Hình 338. Thay đổi kiểu hiệu ứng Các tùy chọn hiệu ứng nâng cao cho văn bản Để thiết lập các thông số hiệu ứng nâng cao cho hộp văn bản. Bạn vào nhóm Advanced Animation và chọn nút Animation Pane. Khung Animation Pane xuất hiện bên phải trong cửa sổ soạn thảo Normal View. Hình 339. Mở khung Animation Pane Trang 198
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Thực hiện các tùy chọn nâng cao như sau: 1. Chọn lại hộp văn bản bên trái trong slide số 3. Khi đó trong ngăn Animation Pane, hiệu ứng đã thiết lập cho đối tương tương ứng trên slide cũng được chọn. 2. Nhấp chuột vào nút ( ) bên phải tên của đối tượng đang chọn để mở danh sách lệnh. Bạn hãy chọn lệnh Effect Options hộp thoại tùy chọn cho hiệu ứng Fly In xuất hiện. Hình 340. Tùy chọn cho hiệu ứng Fly In 3. Tại ngăn Effect: Nhóm Settings: . Direction: thiết lập hướng bay như trong tùy chọn Effect Options đã thực hiện ở phần trên. . Smooth start: hiệu ứng thực hiện chậm lúc đầu . Smooth end: hiệu ứng thực hiện chậm lúc cuối . Bounce end: hiệu ứng rung lắc của đối tượng lúc cuối. Ví dụ bạn thiết lập Bouce end là 0.5 giây (0.5 sec). Nhóm Enhancements: . Sound: qui định có âm thanh hay không khi thực hiện hiệu ứng và điều chỉnh âm lượng tại biểu tượng hình loa bên cạnh. Ví dụ, bạn chọn kiểu âm thanh là Camera. . After animation: thiết lập hành động cho đối tượng sau khi thực hiện xong hiệu ứng. Ví dụ, bạn chọn More Colors và chọn màu xanh lá cây. Nghĩa là, đoạn văn bản sẽ đổi sang màu xanh sau khi thực hiện ứng. . Animate text: thiết lập phạm vi ảnh hưởng của hiệu ứng đến cả dòng (All at once), từng từ (By word) hoặc từng ký tự (By letter) trong câu kèm theo thời gian chờ. Số phần trăm càng cao thì khoảng thời gian chờ càng lâu. Ví dụ, bạn chọn kiểu By Word và thời gian chờ là 10% giữa các từ. Trang 199
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Hình 341. Thiết lập tùy chọn cho ngăn Effect 4. Tại ngăn Timing: Start: sự kiện thực hiện hiệu ứng như là chờ nhấp chuột (On Click), hiệu ứng sẽ diễn ra đồng thời với hiệu ứng trước đó (With Previouse) hay là hiệu ứng sẽ diễn ra sau một hiệu ứng nào đó (After Previous). Ví dụ bạn chọn kiểu After Previous. Lưu ý, mặc dù ta chọn là After Previous nhưng khi bạn nhấp chuột thì hiệu ứng vẫn sẽ thực thi dù chưa đến thời điểm vì hiệu lệnh nhấp chuột được mặc định ưu tiên hơn. Delay: thiết lập thời gian chờ trước khi hiệu ứng bắt đầu thực thi. Ví dụ, bạn thiết lập thời gian chờ là 2 giây. Duration: thiết lập thời gian hay tốc độ thực hiện hiệu ứng. Ví dụ, bạn chọn tốc độ thực hiện là 2 giây (2 seconds (Medium)). Repeat: thiết lập số lần thực thi lặp lại của hiệu ứng. Ví dụ, bạn chọn None để cho hiệu ứng chỉ thực hiện một lần. Tích chọn Rewind when done playing nếu muốn đối tượng bị trả về nơi xuất phát sau khi thực thi hiệu ứng. Triggers: giữ mặc định không tùy chỉnh, chúng ta sẽ thảo luận về Trigger trong phần sau. 5. Tại ngăn Text Animation: Group text: thiết lập cấp độ văn bản trong hộp Textbox được áp dụng hiệu ứng. Văn bản trong Textbox bên trái có 2 cấp và ta muốn áp dụng hiệu ứng cho mỗi dòng trong văn bản đó. Do vậy, bạn chọn Group text là By 2nd Level Paragraphs. Trang 200
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Automatically after: thiết lập thời gian chờ trước khi thực hiện hiệu ứng, đây chính là Delay bên ngăn Timing. Animate attached shape: chỉ xuất hiện khi bạn định dạng shape cho hộp văn vản. Và nếu tích chọn tùy chọn này thì shape sẽ thực thi hiệu ứng trước, sau đó mới đến các hiệu ứng của văn bản chứa trong shape. In reverse order: các hiệu ứng sẽ thực thi theo trình tự ngược lại, văn bản có nhiều dòng thì sẽ thực thi hiệu ứng cho dòng cuối trước, dòng đầu sẽ thực thi hiệu ứng sau cùng. Hình 342. Thiết lập tùy chọn ngăn Text Animation 6. Nhấn nút OK sau khi thiết lập các thông số. 7. Nếu các hiệu ứng là đơn giản thì chúng ta có thể thiết lập nhanh các thông số về hiệu lệnh thực thi hiệu ứng, thời gian thực thi và thời gian chờ trước khi thực thi hiệu ứng. Nếu trên slide có nhiều đối tượng áp dụng hiệu ứng là dùng các nút Move Earlier (đưa lên thực thi trước) hoặc Move Later (đưa xuống thực thi sau) để sắp xếp trình tự thực thi hiệu ứng của các đối tượng trên slide. Hình 343. Thiếp lập nhanh các tùy chọn 8. Nhấn nút Play trong khung Animation Pane hoặc nhấn nút Preview trong ngăn Animations của Ribbon để xem trước kết quả áp dụng hiệu ứng trên slide. Trang 201
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Bảng 9. Tùy chọn hành động sau khi thực thi hiệu ứng Hành động Mô tả Màu Thay đổi đối tượng (văn bản, shape) sang màu lựa chọn sau khi thực thi More Colors hiệu ứng. Don’t Dim Không có hành động gì thêm sau khi thực thi hiệu ứng. Hide After Ẩn đối tượng sau khi thực thi hiệu ứng. Animation Hide on Next Ẩn đối tượng sau khi nhấp chuột. Mouse Click 2. Sao chép hiệu ứng Tính năng sao chép hiệu ứng (Animation Painter) giữa các đối tượng mới được bổ sung vào PowerPoint 2010. Nhờ tính năng này, thời gian thiết lập hiệu ứng cho các đối tượng trong bài thuyết trình được rút ngắn rất nhiều. Chúng ta sẽ thực hành việc sao chép hiệu ứng từ hộp văn bản bên trái của slide 3 sang hộp văn bản bên phải. Thực hiện các bước như sau: 1. Chọn hộp văn bản bên trái trong slide số 3. 2. Vào ngăn Animations, nhóm Advanced Animation chọn lệnh Add Animation Hình 344. Sao chép hiệu ứng 3. Để sao chép hiệu ứng cho nhiều đối tượng cùng lúc, bạn làm như sau: Trước tiên, bạn phải tắt tính năng AutoPreview tại tùy chọn bên dưới nút Preview, trong ngăn Animations. Tiếp theo, phải nhấp nút Animation Painter hai lần khi thực hiện lệnh sao chép hiệu ứng. Sau đó, lần lượt nhấp chuột lên các đối tượng cần được áp dụng hiệu ứng. Trang 202
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Hình 345. Sao chép hiệu ứng cho nhiều đối tượng Thứ tự thực hiện hiệu ứng trên slide: Thứ tự thực hiện hiệu ứng trên slide của các đối tượng căn cứ vào vị trí của nó trong khung Animation Pane. Đối tượng nằm trên sẽ thực thi trước đối tượng nằm dưới. 3. Sắp xếp trình tự thực thi hiệu ứng cho Khung Animation Pane bên phải cửa sổ Normal View liệt kê danh mục các hiệu ứng đã thiết lập cho các đối tượng trên slide. Những hiệu ứng nằm trên cùng có độ ưu tiên cao hơn và sẽ được thực thi trước, sau đó mới đến các hiệu ứng bên dưới. Do vậy, bạn cần phải sắp xếp thứ tự cho các hiệu ứng trên slide theo ý đồ trình bày của mình khi thuyết trình. Hình 346. Khung Animation Pane Thực hiện các bước như sau: Trang 203
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh 1. Chọn slide có nhiều đối tượng được đã thiết lập hiệu ứng. Ví dụ, bạn chọn slide số 3. 2. Vào ngăn Animations, nhóm Advanced Animation chọn lệnh Animation Pane để mở hộp Animation Pane. 3. Để sắp xếp thứ tự thực thi hiệu ứng cho một đối tượng thì chọn hiệu ứng của đối tượng đó trong khung Animation Pane và nhấp nút mũi tên hướng lên để tăng độ ưu tiên hoặc nhấp mũi tên hướng xuống để giảm độ ưu tiên khi thực thi. 4. Để kiểm tra lại kết quả của việc sắp xếp, bạn nhấp vào nút Play để xem trước sự thực thi hiệu ứng của các đối tượng trên slide. 4. Hiệu ứng cho hình ảnh, shape Cách áp dụng hiệu ứng cho hình ảnh, clipart hay shape là giống nhau, phần này chúng ta sẽ thực hành áp dụng hiệu ứng cho các hình ở slide 4. Áp dụng hiệu ứng Thực hiện các bước như sau: 1. Chọn hình con bướm bên trái trong slide số 4. 2. Vào ngăn Animations, nhóm Animation và chọn một hiệu ứng từ Animation Style. Ví dụ, bạn chọn kiểu Spin từ nhóm Emphasis. Nhấp chuột vào nút Effect Options để tùy chọn thêm cho hiệu ứng vừa chọn nếu cần. Hình 347. Chọn hiệu ứng cho hình 3. Nếu thấy có ít hiệu ứng lựa chọn thì nhấp vào nút More Emphasis Effects để mở hộp thoại Change Emphasis Effect. Danh mục hơn 20 hiệu ứng xuất hiện. Tích chọn vào hộp Preview Effect rổi nhấp chuột vào tên các hiệu ứng và xem kết quả thể hiện trên slide. Sau khi chọn được một kiểu vừa ý thì nhấn nút OK. Ví dụ, bạn không thay đổi kiểu. Trang 204
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Hình 348. Hộp thoại Change Emphasis Effect Các tùy chọn hiệu ứng nâng cao cho hình ảnh Một cách khác để truy cập hộp thoại tùy chọn hiệu ứng nâng cao cho đối tượng trên slide bằng cách chọn đối tượng đã áp dụng hiệu ứng và nhấp vào nút Show Additional Effects Options tại nhóm Animation trong ngăn Animations. Hình 349. Truy cập nhanh hộp thoại Trang 205
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Thực hiện các tùy chọn như sau: 12. Chọn hình con bướm bên trái trong slide số 4. 13. Nhấp vào nút Show Additional Effects Options tại nhóm Animation trong ngăn Animations. Hộp thoại tùy chọn nâng cao cho hiệu ứng đã chọn xuất hiện. Hình 350. Thiết lập tùy chọn hiệu ứng nâng cao cho hình ảnh 14. Tại ngăn Effect: Nhóm Settings: Không thay đổi trong phần Nhóm Enhancements: . Sound: chọn kiểu âm thanh Chime từ danh sách, tùy chỉnh âm lượng tại nút biểu tượng hình loa kế bên. Chọn No sound sẽ không có âm thanh kèm theo hiệu ứng. . After animation: Ví dụ, bạn chọn tùy chọn này. 15. Tại ngăn Timing: tương tự như việc thiết lập thời gian cho đối tượng văn bản. Ví dụ bạn chọn sự kiện xảy ra hiệu ứng là After Previous tại hộp Start, thời gian chờ là 2 giây tại Delay, tốc độ thực thi là 1 giây và không chọn lặp lại. 16. Nhấn nút OK sau khi hoàn tất. 17. Sao chép hiệu ứng cho hình con bướm bên phải trên slide. Hiệu ứng di chuyển đối tượng theo đường đi dựng sẵn Để minh họa cho việc áp dụng hiệu ứng di chuyển các đối tượng trên slide theo đường đi định sẵn, chúng ta hãy chèn thêm một hình ảnh vui vào slide số 5 trong bài thuyết trình và áp dụng hiệu ứng Motion Path hình này. Trang 206
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Thực hành theo các bước sau: 1. Chọn slide số 5 trong bài thuyết trình, vào ngăn Insert, nhóm Images và chọn lệnh Picture. Bạn tìm đến thư mục chứa hình và chèn một hình vào. Ví dụ, bạn chọn hình dino.gif và nhấn nút Insert. Đây là một hình động đang bước đi nên khi kết hợp với Motion Path sẽ cho cảm giác như là chú khủng long đang chạy. Hình 351. Chèn hình vào slide 2. Bây giờ chúng ta sẽ thiết lập hiệu ứng Motion Path cho chú khủng long con di chuyển ngang qua slide. Bạn hãy di chuyển hình ra phía góc dưới bên phải ở ngoài phạm vi của slide. Hình 352. Dời hình ra ngoài slide 3. Chọn hình chú khủng long và vào ngăn Animations, nhóm Animation, chọn Animation Styles và chọn Custom Path Trang 207
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Hình 353. Chọn kiểu đường di chuyển 4. Vẽ một đường gấp khúc nhẹ từ vị trí của hình chú khủng long ngang qua phần dưới của slide như hình sau. Hình 354. Vẽ đường di chuyển gấp khúc 5. Bạn chọn nút Preview trên Ribbon sẽ thấy được hiệu ứng thực thi. Tuy nhiên tốc độ di chuyển quá nhanh, bạn hãy chọn lại hình chú khủng long và vào nhóm Timing trên ngăn Animations để thiết lập lại tổng thời gian thực thi hiệu ứng tại hộp Duration là 6 giây và chọn tùy chọn After Previous tại hộp Start. Hình 355. Thiết lập lại thời gian thực thi hiệu ứng 6. Để thú vị hơn, bạn hãy chọn tiếp nút Show Additional Effect Options để mở hộp thoại tùy chọn hiệu ứng nâng cao. Bạn vào ngăn Timing, đến hộp Repeat và chọn Until End of Slide để cho hành động di chuyển của chú khủng loang sẽ được lặp lại đến khi chuyển sang slide khác. Trang 208
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh 5. Hiệu ứng cho SmartArt PowerPoint cho phép chúng ta áp dụng hiệu ứng cho SmartArt và các thành phần trong SmartArt như Text, Shape, hình ảnh Bảng 10. Hiệu ứng cho các thành phần trong SmartArt Hiệu ứng Mô tả As one object Hiệu ứng sẽ áp dụng lên cả SmartArt như là một hình ảnh. All at once Tất cả shape trong SmartArt sẽ được thực thi hiệu ứng đồng thời. Điểm khác nhau của hiệu ứng cho SmartArt kiểu As one object và All at once là khi xoay hình chẳng hạn thì kiểu As one object sẽ xoay cả SmartArt còn kiểu All at one thì các shape trong SmartArt sẽ đồng loạt xoay. One by one Mội shape trong SmartArt sẽ lần lượt thực thi hiệu ứng By branch one Tất cả các shape cùng một nhánh sẽ thực thi hiệu ứng đồng thời. Kiểu hiệu by one ứng này thường áp dụng trong SmartArt kiểu sơ đồ tổ chức (organization chart) hoặc sơ đồ cây (hierarchy). By level at Tất cả shape cùng cấp sẽ thực thi hiệu ứng đồng thời. once Áp dụng hiệu ứng cho SmartArt kiểu danh sách Thực hành theo các bước sau: 1. Chọn SmartArt dạng danh sách trên slide số 2 2. Vào ngăn Animations, nhóm Animation, chọn More để mở hộp Animation Styles, chọn lệnh More Entrance Effects hộp thoại Change Entrance Effect xuất hiện 3. Bạn chọn kiểu Pinwheel tại nhóm Exciting và nhấn nút OK. Trang 209
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Hình 356. Chọn kiểu hiệu ứng Pinwheel 4. Chọn Effect Options và chọn kiểu One by One. Tùy chọn thêm thời gian cho hiệu ứng tại nhóm Timing: Start chọn After Previous, Duration là 2 giây và Delay là 0.5 giây. Hình 357. Tùy chọn hiệu ứng cho SmartArt Áp dụng hiệu ứng cho SmartArt kiểu Picture Thực hành theo các bước sau: 1. Chọn SmartArt dạng danh sách trên slide số 7 2. Vào ngăn Animations, nhóm Animation, chọn kiểu Zoom tại Animation Styles. 3. Vào Effect Options chọn One by One Trang 210
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Hình 358. Chọn kiểu hiệu ứng One by One 4. Vào nhóm Timing, chọn lại After Previous tại hộp Start, chọn 1.5 giây tại hộp Duration và chọn 0.5 giây tại hộp Delay. 6. Thiết lập hiệu ứng và tùy chọn cho âm thanh và đoạn phim Chúng ta ó thể đánh dấu (bookmark) các thời điểm thú vị trêncác đoạn phim hoặc âm thanh trong bài thuyết trình. Sau đó, các bookmark này được sử dụng như là các điểm để kích hoạt một hiệu ứng hoặc nhảy đến một vị trí xác định trong đoạn video. Thêm và xóa bookmark Thực hành theo các bước sau: 1. Chọn slide chứa audio hoặc video. Ví dụ, bạn chọn đoạn phim bên trái trong slide 8. 2. Nhấn nút Play trên thanh điều khiển nằm dưới đoạn phim. 3. Để đánh dấu một điểm trên video hoặc audio: Nếu là video: vào Video Tools, ngăn Playback, nhóm Bookmarks, chọn lệnh Add Bookmark. Nếu là audio: vào Audio Tools, ngăn Playback, nhóm Bookmarks, chọn lệnh Add Bookmark. Hình 359. Lệnh bookmark Trang 211
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh 4. Thực hiện lại bước 2 và 3 để tạo thêm các bookmark khác. Hình 360. Đánh dấu các đoạn ưu thích trên phim 5. Muốn xóa bỏ bookmark nào đó đã tạo, bạn chọn lên bookmark cần xóa trên thanh điều khiển nằm dưới video hoặc audio rồi thực hiện lệnh sau: Nếu là video: vào Video Tools, ngăn Playback, nhóm Bookmarks, chọn lệnh Remove Bookmark. Nếu là audio: vào Audio Tools, ngăn Playback, nhóm Bookmarks, chọn lệnh Remove Bookmark. Thiết lập các tùy chọn cho âm thanh Khi chèn một tập tin âm thanh vào slide thì PowerPoint mặc định tập tin âm thanh này chỉ được phát khi bạn nhấp chuột lên nó. Phần này, chúng ta sẽ thực hiện một số tùy chịnh để tập tin âm thanh phát và dừng theo ý muốn của mình. Thực hành theo các bước sau: 1. Chọn slide chứa audio. Ví dụ, bạn chọn âm thanh trong slide 7. 2. Vào Audio Tools, ngăn Playback, nhóm Audio Options Volume: thiết lập mức âm lượng cho audio Start: thiết lập sự kiện nào xảy ra thì phát âm thanh. . Automatically: âm thanh tự động phát khi slide được trình chiếu. Ví dụ, bạn chọn Automatically. . On Click: âm thanh được phát khi kích chuột . Play across slides: âm thanh được phát liên tục khi chuyển sang các slide khác. Hide During Show: nếu chọn tùy chọn này để biểu tượng hình loa sẽ được ẩn trên slide khi trình chiếu. Ví dụ, bạn không chọn tùy chọn này. Loop until Stopped: nếu chọn tùy chọn này sẽ phát âm thanh liên tục cho đến khi có một lệnh dừng xảy ra, chẳng hạn như là khi chuyển sang slide khác Trang 212
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh hoặc bạn kích chuột bấm nút dừng trên thanh điều khiển âm thanh khi trình chiếu. Nếu tùy chọn Loop until Stopped được chọn kết hợp với tùy chọn Play across slides tại hộp Start thì âm thanh sẽ được phát tiếp tục và lặp lại đến hết bài báo cáo khi trình chiếu. Ví dụ, bạn chọn tùy chọn này. Hình 361. Tùy chỉnh cho âm thanh 3. Bạn có thể tùy chỉnh thêm hiệu ứng cho âm thanh trên slide bằng cách chuyển qua ngăn Animations, nhóm Animation và chọn Show Additional Effect Options ( ). Hộp thoại Play Audio xuất hiện: Ngăn Effect: . Tại Start playing: thiết lập điều kiện để phát âm thanh  From beginning: sẽ phát âm thanh từ đầu. Ví dụ bạn chọn tùy chọn này.  From last position: sẽ phát tiếp âm thanh từ vị trí điểm dừng trước kia  From time: thiết lập thời gian bắt đầu trong tập tin âm thanh sẽ được phát. . Tại Stop playing: thiết lập điều kiện dừng phát âm thanh  On click: khi kích chuột  After current slide: sau khi chuyển sang slide mới. Ví dụ, bạn chọn tùy chọn này.  After: thiết lập cho âm thanh sẽ tiếp tục phát sau khi khi trình chiếu tiếp một số slide nữa. Trang 213
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Hình 362. Ngăn Effect trong Play Audio Ngăn Timing: . Start: bạn chọn After Previuos . Delay: không cần chờ nên cho Delay là 0 giây. . Duration: bỏ trống, đây mặc định là độ dài thời gian của âm thanh . Repeat: tùy chọn số lập lặp lại. Until End of Slide đang được chọn vì nó chính là tùy chọn Loop until Stop mà bạn đã thiết lập ở bước 2. Hình 363. Ngăn Effect trong Play Audio Trang 214
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Ngăn Audio Settings: thiết lập mức âm lượng và tùy chọn ẩn biểu tượng hình loa khi trình chiếu tại Display options. Ngoài ra, PowerPoint còn cung cấp thông về độ dài của âm thanh và tình trạng tập tin lưu trữ. Hình 364. Ngăn Audio Settings 4. Kích chuột vào nút OK để đóng hộp Play Audio. 5. Bạn mở ngăn Animation Pane và sắp xếp lại thứ tự thực thi các hiệu ứng cho các đối tượng trên slide. Thông thường chúng ta sẽ cho âm thanh phát ngay sau khi đến lượt slide chứa nó trình chiếu. Do vậy bạn di chuyển hiệu ứng cho đối tượng âm thanh lên đầu danh sách các hiệu ứng. Thiết lập các tùy chọn cho phim Thiết lập các tùy chọn cho các đoạn video nhúng trong bài thuyết trình cũng tương tự như thiết lập tuỳ chọn cho âm thanh. Thực hành theo các bước sau: 1. Chọn slide chứa video. Ví dụ, bạn chọn video bên trái trong slide 8. 2. Vào Video Tools, ngăn Playback, nhóm Video Options Volume: thiết lập mức âm lượng cho audio Start: thiết lập sự kiện nào xảy ra thì phát âm thanh. . Automatically: âm thanh tự động phát khi slide được trình chiếu. Ví dụ, bạn không chọn tùy chọn này. . On Click: âm thanh được phát khi kích chuột. Play Full Screen: phát phim chế độ toàn màn hình. Ví dụ, bạn không chọn tùy chọn này. Trang 215
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Hide While Not Playing: ẩn phim khi không phát. Ví dụ, bạn không chọn tùy chọn này. Loop until Stopped: nếu chọn tùy chọn này sẽ phát phim liên tục cho đến khi có một lệnh dừng xảy ra, chẳng hạn như là khi chuyển sang slide khác hoặc bạn kích chuột bấm nút dừng trên thanh điều khiển phim khi trình chiếu. Rewind after Playing: trả phim về lại từ đầu sau phi phát xong. Ví dụ, bạn chọn tùy chọn này. Hình 365. Tùy chỉnh cho video 3. Bạn có thể tùy chỉnh thêm hiệu ứng cho phim trên slide bằng cách chuyển qua ngăn Animations, nhóm Animation và chọn Show Additional Effect Options ( ). Hộp thoại Play Audio xuất hiện: Ngăn Effect: Không nên thiết lập gì thêm Ngăn Timing: chọn lại After Previous tại hộp Start, các thông số khác giữ theo mặc định. Ngăn Video Settings: điều chỉnh âm lượng video tại Play options. Hai tùy chọn còn lại đã trình bày ở bước 2. Hình 366. Tùy chọn hiệu ứng cho video 4. Sắp xếp lại trình tự thực thi các hiệu ứng cho các đối tượng trên slide trong khung Animation Pane. 5. Bạn sao chép hiệu ứng đã thiết lập cho video bên trái sang video bên phải trên slide và xóa đi bookmark trên video bên phải. Bạn hãy chọn thêm Hide While Not Play tại nhóm Video Options trong ngăn Playback cho đoạn video này. Trang 216
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Sử dụng trigger Phần này, chúng ta sẽ thực hành sử dụng trigger để kích hoạt một hiệu ứng khác trên slide số 8 trong khi phát đoạn phim quảng cáo Office 2010. Chúng ta sẽ chèn thêm một WordArt vào slide, áp dụng hiệu ứng cho WordArt này và sau đó sử dụng trigger để kích hoạt hiệu ứng cho WordArt khi video phát tới đoạn đã được đánh dấu trước đó. Thực hành theo các bước sau: 1. Chọn slide chứa video. Ví dụ, bạn chọn slide 8. 2. Hãy vào ngăn Insert, nhóm Text, chọn lệnh WordArt, chọn kiểu Fill – Red, Text 2, Outline – Background 2 và nhập vào đoạn văn bản sau “Office 2010: The Movie” trong hộp Your text here. Sau đó thu nhỏ và di chuyển WordArt xuống nằm bên dưới đoạn quảng cáo Office bên trái. Hình 367. Chèn WordArt vào slide 3. Chọn WordArt, và vào ngăn Animations, nhóm Animation chọn kiểu hiệu ứng Float In và chỉnh lại Duration là 3 giây bên nhóm Timing để thời gian thực thi hiệu ứng được lâu hơn. 4. Thiết lập trigger như sau: Chọn WordArt Vào ngăn Animations, nhóm Advanced Animation, chọn lệnh Trigger, chọn On Bookmark, sau đó chọn Bookmark 1. Trang 217
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Hình 368. Thiết lập trigger cho WordArt 5. Nhấn vào nút Preview trên Ribbon trong ngăn Animations để xem kết quả áp dụng Trigger hoặc nhấn tổ hợp phím để trình chiếu bài thuyết trình bắt đầu từ slide hiện hành. Hình 369. WordArt xuất hiện khi phim phát tới bookmark 7. Hiệu ứng cho bảng biểu PowerPoint không có nhiều tùy chọn hiệu ứng cho đối tượng là bảng biểu. Chúng ta chỉ có thể áp dụng hiệu ứng lên toàn bộ bảng biểu giống như là áp dụng hiệu ứng cho một hình ảnh. Thực hành theo các bước sau: 1. Chọn slide chứa bảng biểu trong bài thuyết trình. Ví dụ, bạn chọn bảng trong slide 10. 2. Vào ngăn Animations, nhóm Animation và chọn kiểu hiệu ứng là Wheel. Chọn tiếp lệnh Effect Options bên cạnh và chọn 2 Spokes. Trang 218
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Hình 370. Tùy chọn hiệu ứng & hình ảnh khi thực thi hiệu ứng cho bảng biểu 3. Qua nhóm Timing để thiết lập thời gian cho hiệu ứng: Tại Start: chọn After Previous Tại Duration: thiết lập thời gian thực thi hiệu ứng trong vòng 2 giây Tại Delay: thiết lập cho thực thi hiệu ứng ngay lập tức, thời gian chờ là 0 giây Hình 371. Thiết lập thời gian cho hiệu ứng 4. Tại nhóm Animation, nhấp vào lệnh Show Additional Effect Options để mở hộp tùy chọn nâng cao. Tại đây bạn có thể chọn thêm âm anh đi kèm hiệu ứng là Breeze chẳng hạn và các tùy chọn khác để mặc định. 8. Hiệu ứng cho đồ thị Đồ thị trong PowerPoint cũng là đối tượng được quan tâm nhiều với khá nhiều tùy chọn khi thiết lập hiệu ứng vì đồ thị rất thường được sử dụng trong các báo cáo. Chúng ta có thể áp dụng hiệu ứng cho cả đồ thị hoặc đến từng thành phần trong đồ thị như các chuỗi, các nhóm, từng thành phần trong chuỗi hoặc trong nhóm. Bảng 11. Tùy chọn nhóm áp dụng hiệu ứng trong đồ thị Nhóm Mô tả As One Object Thực thi hiệu ứng trên toàn bộ đồ thị By Series Thực thi hiệu ứng trên từng chuỗi số liệu By Category Thực thi hiệu ứng trên từng loại số liệu By Element in Series Thực thi hiệu ứng trên từng thành phần trong các chuỗi số liệu By Element in Category Thực thi hiệu ứng trên từng thành phần trong các loại số liệu Trang 219
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Thực hành theo các bước sau: 1. Chọn đồ thị trên slide trong bài thuyết trình. Ví dụ, bạn chọn đồ thị trong slide số 10. 2. Vào ngăn Animations, nhóm Animation, chọn kiểu hiệu ứng Fade 3. Chọn tiếp lệnh Effects Options và chọn kiểu By Category Hình 372. Tùy chọn hiệu ứng cho đồ thị 4. Chuyển sang nhóm Timing để thiết lập thời gian cho các hiệu ứng. Ví dụ, bạn chọn After Previous tại hộp Start, chọn Duration là 1 giây và 0 giây cho Delay. 5. Để tùy chọn thêm các tính năng nâng cao thì chọn lệnh Show Additional Effect Options tại nhóm Animation. Tại ngăn Effect: . Sound: chọn âm thanh là Laser và điều chỉnh âm lượng tại biểu tượng hình loa bên cạnh. . After animation: chọn cho các cột đồ thị chuyển sang màu xanh sau khi thực thi hiệu ứng. Tại ngăn Timing: không điều chỉnh gì thêm so với bước 4 Tại ngăn Chart Animation: . Tại Group chart đã thấy chọn By Category vì ta ta đã chọn tại Effect Options ở bước 3. . Bỏ tùy chọn Start animation by drawing the chart background để không thực thi hiệu ứng cho nền của đồ thị. Trang 220
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Hình 373. Tùy chọn nâng cao cho hiệu ứng đồ thị 6. Nhấp nút OK để đóng hộp tùy chọn nâng cao và nhấn nút Preview trên Ribbon để xem trước kết quả thực thi hiệu ứng. 9. Xóa bỏ hiệu ứng của các đối tượng trên slide PowerPoint không có tính năng xoá hàng loạt các hiệu ứng đã thiết lập cho các đối tượng trên các slide trong bài thuyết trình mà chúng ta phải xóa hiệu ứng cho từng đối tượng. Các bước xoá hiệu ứng cho đối tượng: 1. Chọn đối tượng trên slide đang có hiệu ứng. Ví dụ bạn chọn Smart Art trong slide 2 Hình 374. Chọn Smart Art cần xóa hiệu ứng 2. Vào ngăn Animations, nhóm Animation, chọn None từ danh mục hiệu ứng Trang 221
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Hình 375. Chọn None để loại bỏ hiệu ứng cho đối tượng 10. Hiệu ứng chuyển slide Các phần trên các bạn đã tạo được hiệu ứng cho các đối tượng văn bản, đồ thị, hình ảnh. Phần này sẽ hướng dẫn cách tạo hiệu ứng khi chuyển từ một slide này sang slide khác (transitions) trong bài thuyết trình. PowerPoint 2010 đã bổ sung thêm khá nhiều hiệu ứng mới rất hấp dẫn khi trình chiếu, đặc biệt là các hiệu ứng 3-D. Áp dụng hiệu ứng chuyển slide Thực hành theo các bước sau: 3. Mở bài thuyết trình cần áp dụng hiệu ứng chuyển slide. Ví dụ, bạn hãy mở bài thuyết trình mà chúng ta đã tạo và thực hành trong các phần trước. 4. Chọn slide cần áp dụng hiệu ứng chuyển slide. Ví dụ, bạn chọn slide đầu tiên trong bài thuyết trình. 5. Vào ngăn Transitions trên Ribbon, vào nhóm Transition to This Slide và chọn kiểu hiệu ứng Doors trong danh mục dựng sẵn. Hình 376. Chọn kiểu Transition 6. Chọn lệnh Effect Options và tùy chọn thêm cho kiểu hiệu ứng Doors vừa chọn. Ví dụ, bạn vẫn chọn là Vertical. Trang 222
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh 7. Chuyển đến nhóm Timing để thiết lập thời gian cho hiệu ứng Transition: Sound: ví dụ bạn chọn âm thanh khi chuyển slide là Chime Duration: thiết lập thời gian thực thi hiệu ứng chuyển từ slide này sang slide khác. Ví dụ, bạn chọn là 2 giây để có tốc độ thực thi vừa phải và dễ quan sát. Chọn On Mouse Click: thì sẽ chuyển sang slide khác nếu nhấp chuột trong khi trình chiếu. Nên chọn tùy chọn này. Tại hộp After: thiết lập số phút:giây (mm:ss) sẽ tự động chuyển sang slide khác khi vẫn chưa có hiệu lệnh kích chuột. Tùy chọn này phải có khi muốn xây dựng bài thuyết trình tự động trình chiếu. Ví dụ, bạn chọn After là 8 giây. Trong thực tế, chúng ta cần tính toán thời gian sao cho khán giả có thể đọc hết nội dung trên slide trước khi chuyển sang slide khác. Hình 377. Tùy chọn thời gian cho Transition 8. Slide đầu tiên đã thiết lập xong hiệu ứng Transition. Nhấn nút Apply To All trong nhóm Timing sẽ áp dụng thiết lập Transition trên cho tất cả các slide trong bài thuyết trình. Khi đó, tất cả các slide sẽ có hiệu ứng Transition giống nhau. Bạn lặp lại các bước 2,3,4,5 để thiết lập hiệu ứng Transition cho các slide khác trong bài thuyết trình với các tùy chọn hiệu ứng độc lập với nhau. Việc làm này sẽ tốn nhiều thời gian nhưng bài thuyết trình sẽ sinh động và thu hút hơn. Ngoài ra, nội dung của mỗi slide là khác nhau nên thời gian thực thi hoặc chờ chuyển slide của mỗi slide là khác nhau. Xóa bỏ hiệu ứng chuyển slide Việc xóa bỏ các thiết lập hiệu ứng chuyển slide rất đơn giản. Chúng ta có thể xóa bỏ hiệu ứng chuyển slide cho từng slide riêng lẻ hoặc thực hiện đồng loạt trên tất cả các slide. Các bước xoá hiệu ứng chuyển slide: 1. Chọn một hay nhiều slide cần xoá hiệu ứng chuyển slide 2. Vào ngăn Transitions, nhóm Transition to This Slide và chọn None để hủy bỏ hiệu ứng chuyển slide cho các slide đang chọn. Trang 223
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Hình 378. Chọn None để xóa hiệu ứng chuyển slide 3. Nếu bạn chọn thêm lệnh Apply To All bên nhóm Timing thì sẽ xóa hết hiệu ứng chuyển slide trong bài thuyết trình. Hình 379. Xóa tất cả hiệu ứng chuyển slide 11. Tự động hoá bài thuyết trình Trong một số trường hợp, chúng ta cần xây dựng bài thuyết trình với mục đích trình chiếu một cách tự động và không có người thuyết trình. Các hướng dẫn trong phần này sẽ giúp bạn thực hiện điều đó. Một bài thuyết trình tự hành phải đảm bảo 3 điều kiện sau: Hiệu ứng chuyển slide khi áp dụng phải chọn thêm tùy chọn After và thiết lập thời gian chờ chuyển slide cho tất cả các slide. Khi áp dụng hiệu ứng cho các đối tượng trên tất cả các slide phải sử dụng tùy chọn After Previous hoặc With Previous tại Start. Chọn thêm Loop continuously until ‘Esc’ trong ngăn Slide Show, nhóm Set Up, lệnh Set Up Slide Show để tự động trình chiếu lặp lại bài thuyết trình khi kết thúc. Thực hành theo các bước sau: 1. Mở bài thuyết trình cần áp dụng tự động. 2. Vào từng slide, chọn các đối tượng đã áp dụng hiệu ứng và vào ngăn Animations, nhóm Timing, chọn lại After Previous tại hộp Start. Trang 224
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Hình 380. Tùy chọn After Previous trong Animations 3. Vào từng slide, vào ngăn Transitions, nhóm Timing, chọn After và thiết lập thời gian chờ chuyển silde. Hình 381. Tùy chọn After trong Transitions 4. Vào ngăn Slide Show, nhóm Set Up, lệnh Set Up Slide Show, chọn lệnh Loop continuously until ‘Esc’. Hình 382. Hộp thoại Set Up Show Trang 225
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh 12. Tạo các siêu liên kết và các nút lệnh điều hướng trong bài thuyết trình Với các nút điều kiển hoặc các siêu liên kết (hyperlink) đặt đúng chổ trong bài thuyết trình sẽ giúp việc trình bày được dễ dàng hơn trong việc di chuyển hoặc nhảy đến một nội dung nào đó trong hoặc ngoài bài thuyết trình. Chúng ta có thể tạo siêu liên kết cho các đối tượng trong bài thuyết trình như Textbox, shape, hình ảnh, bảng biểu, e-mail, tập tin của ứng dụng khác, Các địa chỉ internet, e-mail hoặc địa chỉ ftp sau khi nhập vào hộp văn bản sẽ được PowerPoint tự động chuyển thành các siêu liên kết: . Địa chỉ web: địa chỉ bắt đầu bằng . Địa chỉ e-mail: chuỗi ký tự không có khoảng trắng và có ký hiệu @ ở giữa. . Địa chỉ máy chủ FTP: địa chỉ bắt đầu bằng ftp:// Liên kết đến một slide khác trong cùng bài thuyết trình Thực hành theo các bước sau: 1. Chọn văn bản hoặc đối tượng cần gán thêm hyperlink. Ví dụ, bạn hãy chọn văn bản “Microsoft PowerPoint 2010” trong slide đầu tiên để thêm liên đến đến slide số 10 trong bài thuyết trình. Hình 383. Chọn văn bản cần thêm hyperlink 2. Vào ngăn Insert, nhóm Links, chọn lệnh Hyperlink hoặc nhấn tổ hợp phím tắt . 3. Chọn Place in this Document tại khung Link to 4. Thực hiện các bước sau: Liên kết đến một trình chiếu tùy biến (custom show) trong cùng bài thuyết trình. Cách tạo custom show sẽ trình bày trong chương sau. . Chọn một custom show mà bạn muốn nhảy đến khi trình chiếu bài thuyết trình trong hộp Select a place in this document. . Chọn thêm Show and return để khi trình chiếu xong custom show sẽ trở lại slide chứa hyperlink này. Trang 226
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Liên kết đến một slide trong cùng bài thuyết trình: chọn tên slide muốn liên kến tới trong danh sách các slide trong hộp Select a place in this document. Ví dụ, bạn chọn tùy chọn này và chọn slide số 10. Hình 384. Chọn liên kết đến slide số 10 để Text to Display: chính là nội dung đoạn văn bản mà bạn chọn, nếu thay đổi trong khung này thì đoạn văn bản trên slide cũng thay đổi theo. ScreenTip: mặc định cho hyperlink chính là địa chỉ của nó (URL) hoặc đường dẫn đến tập tin, nếu bạn muốn thay đổi ScreenTip thì nhấn vào nút ScreenTip và nhập phần trợ giúp vào. Liên kết đến một slide khác bài thuyết trình Thực hành theo các bước sau: 1. Chọn hộp văn bản thứ hai trong slide số 2. Chúng ta sẽ thêm hyperlink cho nó để liên kết đến slide “Enrich Your Presentation” trong bài giới thiệu về phần mềm PowerPoint 2010 “PowerPoint 2010Sample.pptx”. 2. Vào ngăn Insert, nhóm Links, chọn lệnh Hyperlink. Hộp thoại Insert Hyperlink xuất hiện. Trang 227
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Hình 385. Chọn hộp văn bản số 2 trong SmartArt để thêm hyperlink 3. Dưới khung Link to, chọn lệnh Existing File or Web Page và tìm đến chọn bài thuyết trình chứa slide cần liên kết đến trong khung Look in. Ví dụ, bạn chọn tập tin tên là PowerPoint 2010Sample.pptx Hình 386. Chọn bài thuyết trình 4. Chọn nút lệnh Bookmark hộp thoại Select Place in Document xuất hiện. Bạn chọn vào tên slide “Enrich Your Presentation”. Trang 228
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Hình 387. Chọn slide cần liên kết đến 5. Nhấn nút OK để đóng hộp thoại và nhấn tiếp nút OK để đóng hộp thoại Insert Hyperlink. Nếu bạn có liên kết đến một slide trong một bài thuyết trình phụ thì bạn cần phải sao chép bài thuyết trình phụ này kèm theo bài thuyết trình chính khi di chuyển sang một máy tính khác. Bạn nên lưu bài thuyết trình phụ kia chung thư mục với bài thuyết trình chính để thuận tiện khi di chuyển sang máy khác. Không được phép đổi tên, di chuyển đi nơi khác, hoặc xóa bài thuyết trình phụ nếu không muốn hyperlink mất tác dụng khi được kích vào trong lúc trình chiếu. Liên kết đến một địa chỉ thư điện tử Bạn có thể tạo một hyperlink để mở một chương trình quản lý e-mail mặc định trên máy tính và tạo mới một e-mail để gửi cho ai đó với địa chỉ và tựa đề do bạn thiết lập sẵn. Thực hành theo các bước sau: 1. Chọn slide đầu tiên, bạn dùng vẽ thêm một shape hình mặt cười trên slide này. Vào ngăn Insert, nhóm Illustrations, chọn lệnh Shapes Chọn shape Smiley Face và vẽ vào slide. Trang 229
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Hình 388. Chèn thêm shape vào slide 2. Chọn shape vừa vẽ, chúng ta sẽ liên kết nó với một địa chỉ e-mail. Bạn vào ngăn Insert, nhóm Links và chọn Hyperlink 3. Tại khung Link to, chọn E-mail Address Hình 389. Sử dụng hyperlink để gọi trình quản lý và gửi e-mail 4. Trong hộp E-mail address, bạn nhập vào địa chỉa e-mail mà mình muốn gửi thư đến hoặc chọn từ danh sách Recently used e-mail addresses nếu có sẵn. 5. Trong hộp Subject: nhập tựa đề cho e-mail Tạo liên kết đến địa chỉ Web hoặc máy chủ FTP Phần trước, bạn đã tạo hyperlink đến một slide trong và ngoài bài thuyết trình từ một đoạn văn bản hoặc từ một hộp văn bản. Trong phần này, bạn sẽ thực hành tạo hyperlink đến một trang web hay máy chủ FTP từ một hình ảnh. Trang 230
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Thực hành theo các bước sau: 1. Chọn slide đầu tiên. Chúng ta sẽ chèn thêm một hình logo Office nho nhỏ vào slide này và dùng nó liên kết với địa chỉ trang web Office.com. Vào ngăn Insert, nhóm Images, chọn lệnh Picture Chọn hình OfficeOnline.jpg và nhấn Insertt để chèn vào slide Hình 390. Chèn logo Office Online vào slide 2. Nhấp phải chuột lên logo vừa chèn vào và chọn lệnh Hyperlink , hộp thoại Insert Hyperlink xuất hiện. Hình 391. Truy cập lệnh Hyperlink bằng phải chuột 3. Chọn Existing File or Web Page tại khung Link to và nhập địa chỉ vào hộp Address. Trang 231
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Hình 392. Tạo hyperlink đến trang Office Online của Microsoft 4. Nhấp nút OK hoàn tất. Tạo liên kết đến tập tin đang lưu trên đĩa hoặc trên mạng nội bộ Chúng ta có thể tạo liên kết đến các tập tin theo cách tương tự như trên nhưng thay vì nhập địa chỉ trang web thì bạn tìm đến tập tin đang lưu trữ trên máy tính hoặc trên mạng nội bộ (LAN). Trong phần này chúng ta sẽ áp dụng các nút lệnh (Action button) vào bài thuyết trình. Bảng 12. Các nút lệnh dựng sẵn Nút Tên Hyperlink đến Back hoặc Previous Về slide liền trước trong bài thuyết trình Forward hoặc Next Đến slide liền trước trong bài thuyết trình Beginning Về slide đầu tiên trong bài thuyết trình End Đến slide cuối cùng trong bài thuyết trình Home Về slide đầu tiên trong bài thuyết trình Information Mặc định là không làm gì, bạn phải tự thiết lập hành động cho nó. Return Trở về slide mới xem trước đó. Movie Mặc định là không làm gì, bạn phải tự thiết lập hành động cho nó (phát đoạn phim chẳng hạn) . Document Mặc định là không làm gì, bạn phải tự thiết lập hành động cho nó (mở tập tin nào đó). Trang 232
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Sound Phát âm thanh do bạn chọn, nếu bạn không chọn thì PowerPoint sẽ phát âm thanh đầu tiên trong danh sách âm thanh chuẩn của nó (Applause). Help Mặc định là không làm gì, bạn phải tự thiết lập hành động cho nó (link đến một tập tin hướng dẫn nào đó) . None Mặc định là không làm gì, bạn có thể nhập văn bản vào và thiết lập hành động cho nó. Bảng 13. Các tùy chọn Hyperlink to Hyperlink to Thực hiện Previous Slide Các tùy chọn này thực hiện hành động giống như tên của nó (xem lại Next Slide bảng trên) First Slide Last Slide Last Slide Viewed End Show Dừng trình chiếu Custom Show Mở hộp thoại Link to Custom Show, từ đó bạn chọn custom show muốn chuyển tới. Slide Mở hộp thoại Hyperlink to Slide, từ đó bạn chọn slide muốn chuyển tới URL Mở hộp thoại Hyperlink to URL, từ đó bạn nhập vào địa chỉ trang Webmuốn chuyển tới. Other PowerPoint Mở hộp thoại Hyperlink to Other PowerPoint Presentation, từ đó bạn Presentation chọn các tập tin thuyết trình khác muốn chuyển tới. Other File Mở hộp thoại Hyperlink to Other File, từ đó bạn chọn tập tin muốn mở lên.Nếu là tập tin khác PowerPoint thì ứng dụng tương ứng sẽ được mở lên đồng thời với tập tin. Thực hành theo các bước sau: 1. Chọn slide chứa đồ thị trong bài thuyết trình. Chúng ta sẽ vẽ thêm một nút lệnh để khi nhấn nút sẽ thực thi việc mở một tập tin Excel lưu số liệu thống kê về thị phần trình duyệt web trong năm 2009. Vào ngăn Insert, nhóm Illustrations, chọn lệnh Shapes Đến nhóm Action Buttons, bạn chọn kiểu nút Document và vẽ một nút nhỏ vào slide bên cạnh tựa đề của slide. Hộp thoại Action Settings xuất hiện. Trang 233
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Hình 393. Thêm nút lệnh vào slide 2. Bạn chọn hộp Hyperlink to và chọn Other File hộp thoại Hyperlink to Other File xuất hiện. Tại Look in: tìm đến thư mục chứa tập tin muốn liên kết. Thông thường tập tin này nên lưu chung thư mục với bài thuyết trình để thuận tiện cho việc di chuyển sang máy khác khi báo cáo. Chọn tập tin và nhấn nút OK Hình 394. Hộp thoại Action Settings 3. Bạn có thể tùy chọn thêm âm thanh khi mở tập tin tại Play sound 4. Nhấn OK để hoàn tất. Trang 234
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Liên kết đến một ứng dụng và tạo một tài liệu mới Chúng ta đôi khi cần minh họa cho một nội dung đang trình bày bằng một vài phép tính trên phần mềm bảng tính Excel chẳng hạn. Khi đó, việc tạo một hyperlink để mở và tạo một tập tin Excel mới nhằm phục vụ cho việc này sẽ rất cần thiết. Thực hành theo các bước sau: 1. Chọn slide chứa đồ thị trong bài thuyết trình. Chúng ta sẽ vẽ thêm một nút lệnh mới để khi nhấn nút sẽ thực thi việc mở chương trình Excel và tạo mới một bảng tính mới. Vào ngăn Insert, nhóm Illustrations, chọn lệnh Shapes Chọn kiểu hình chữ nhật tại nhóm Rectangles chọn kiểu Rectangle và nhập vào chữ Demo. Hình 395. Thêm shape vào slide 2. Chọn hình vừa tạo, sau đó nhấn tổ hợp phím để truy cập nhanh vào hộp thoại Insert Hyperlink. 3. Tại Link to, bạn chọn Create New Document, phần bên phải hộp thoại Insert Hyperlink biến đổi thành hình sau. Hình 396. Tạo tài liệu mới bằng hyperlink Trang 235
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Tại hộp Name of new document: Nhập tên tập tin cần tạo kèm theo phần mở rộng của nó. Các phần mở rộng thông dụng được liệt kê ở bảng bên dưới. Tại Full path: nhấn nút Change và chọn nơi lưu tập tin nếu cần Tại When to edit: . Chọn Edit the new document later để khi gọi thì ứng dụng phù hợp (theo phần mở rộng) sẽ mở tập tin để hiệu chỉnh. . Chọn Edit the new document now thì ứng dụng phù hợp (theo phần mở rộng) sẽ mở tập tin lên để hiệu chỉnh ngay. 4. Nhấn OK hoàn tất Bảng 14. Các phần mở rộng thông dụng Phần mở rộng Chương trình tương ứng sẽ được sử dụng DOCX, DOCM, Trình xử lý văn bản Microsoft Word, hoặc WordPad khi không có hoặc DOC Word trên máy. WRI Trình xử lý văn bản Write (phiên bản trước của WordPad), Word TXT Trình xử lý văn bảnthô Notepad WPD Trình xử lý văn bản WordPerfect BMP Microsoft Paint hoặc một chương trình xử lý ảnh được thiết lập mặc định MDB Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access MPP Trình quản lý dự án Microsoft Project. PPTX hoặc PPT Microsoft PowerPoint XLSX, XLSM, Bảng tính Microsoft Excel hoặc XLS Thay đổi màu của đoạn văn bản có siêu liên kết Thực hành theo các bước sau: 1. Vào ngăn Design, nhóm Themes, chọn nút Theme Colors và chọn lệnh Create New Theme Colors. 2. Trong hộp thoại Create New Theme Colors, đến phần Theme colors và thực hiện chọn màu cho 2 tùy chọn cuối cùng là: Hyperlink: chọn lại màu cho văn bản có hyperlink Followed Hyperlink: chọn màu cho văn bản hyperlink sau khi đã nhấp lên liên kết. Trang 236
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Hình 397. Đổi màu cho hyperlink 3. Nhấn nút Save để lưu Theme Colors mới. Nhấn mạnh hyperlink với âm thanh Thực hành thêm âm thanh cho hyperlink theo các bước sau: 1. Chọn hyperlink cần thêm âm thanh. Ví dụ, bạn chọn hyperlink logo Office trên slide đầu tiên. 2. Vào ngăn Insert, nhóm Links, chọn lệnh Action Hình 398. Lệnh Action 3. Thực hiện các tùy chọn sau: o Ngăn Mouse Click: thiết lập thêm âm thanh tại phần Play sound trong ngăn này để khi kích chuột lên liên kết thì mới thực thi lệnh. o Ngăn Mouse Over: thiết lập thêm âm thanh tại phần Play sound trong ngăn này để khi di chuyển chuột lên trên liên kết thì sẽ thực thi lệnh. Trang 237
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Hình 399. Tùy chọn âm thanh cho hyperlink 4. Chọn âm thanh tại Play sound và nhấn nút OK. Hiệu chỉnh hoặc xóa hyperlink Thực hành thêm âm thanh cho hyperlink theo các bước sau: 1. Chọn đối tượng có hyperlink cần hiệu chỉnh hoặc xóa. Ví dụ, bạn chọn hình mặt cười trên slide đầu tiên. 2. Vào ngăn Insert, nhóm Links, chọn lệnh Hyperlink, hộp thoại Nhấn nút Remove Hyperlink trong hộp thoại Edit Hyperlink để xóa bỏ siêu liên kết Hoặc hiệu chỉnh lại thông tin cho hyperlink và nhấn OK. Hình 400. Hộp thoại Edit Hyperlink Trang 238
Chương 5. Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh Hyperlink: Hiệu chỉnh hyperlink: chọn đoạn văn bản hoặc đối tượng có hyperlink rồi nhấp phải chuột và chọn lệnh Edit Hyperlink Mở hyperlink: chọn đoạn văn bản hoặc đối tượng có hyperlink rồi nhấp phải chuột và chọn lệnh Open Hyperlink Sao chép hyperlink: chọn đoạn văn bản hoặc đối tượng có hyperlink rồi nhấp phải chuột và chọn lệnh Copy Hyperlink Sau đó chọn đối tượng khác và nhấn tổ hợp phím tắt để áp dụng hyperlink cho đối tượng. Xóa hyperlink: chọn đoạn văn bản hoặc đối tượng có hyperlink rồi nhấp phải chuột và chọn lệnh Remove Hyperlink Trang 239