›
›

Hướng dẫn sử dụng V.EMIS phân hệ quản lý thư viện

doc 73 trang phuongnguyen 3300
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Hướng dẫn sử dụng V.EMIS phân hệ quản lý thư viện", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • dochuong_dan_su_dung_v_emis_phan_he_quan_ly_thu_vien.doc

Nội dung text: Hướng dẫn sử dụng V.EMIS phân hệ quản lý thư viện

  1. DỰ ÁN HỖ TRỢ ĐỔI MỚI QUẢN LÝ GIÁO DỤC Support to the Renovation of Education Management BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO UỶ BAN CHÂU ÂU 128 Mai Hắc Đế - Hà Nội; ĐT: (84-4) 9742837; Fax:(84-4) 9743465 contact@srem.com.vn HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG V.EMIS PHÂN HỆ QUẢN LÝ THƯ VIỆN Hà Nội, tháng 04 năm 2010 1
  2. MỤC LỤC MỤC LỤC 2 PHẦN I: HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT 3 1. Kiểm tra cấu hình hệ thống 4 2. Các bước cài đặt VEMIS 4 3. Cài đặt "SQL Server Management Studio Express" 10 PHẦN II: HƯỚNG DẪN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG 18 1. Đăng nhập hệ thống 18 2. Đăng kí đơn vị sử dụng 19 3. Thiết lập tham số cho năm học 22 4. Sao lưu dữ liệu 22 5. Phục hồi dữ liệu 24 PHẦN III: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ THƯ VIỆN 28 1. Menu Hệ thống 31 1.1 Đăng nhập: 31 1.2 Đổi mật khẩu: 31 1.3 Danh sách giáo viên (PEMIS) 32 1.4 Danh sách học sinh (VEMIS) 34 1.5 Khai báo tham số mượn ấn phẩm 34 1.6 Khai báo tham số mượn ấn phẩm 35 1.7 Xóa dữ liệu DEMO của phần mềm 36 2. Menu Khai báo 36 2.1 Thanh công cụ chung 37 2.2 Hướng dẫn công cụ in ấn 38 2.3 Danh mục Phân loại tài liệu 40 2.4 Danh mục tác giả 41 2.5 Danh mục nhà xuất bản 42 2.6 Danh mục ngôn ngữ 42 2.7 Danh mục tình trạng ấn phẩm 43 2.8 Danh mục trạng thái ấn phẩm 43 2.9 Danh mục nguồn cung cấp 44 2.10 Danh mục nhà cung cấp 44 2
  3. 2.11 Danh mục kho chứa ấn phẩm 45 2.12 Danh mục định dạng tài liệu. 45 2.13 Danh mục lý do phạt thẻ bạn đọc: 46 3. Menu Nghiệp vụ 46 3.1 Danh sách thẻ đọc. 46 3.3 Danh sách các ấn phẩm nhập mới chưa biên mục 53 3.4 Biên mục ấn phẩm 54 3.5 Mượn trả ấn phẩm 55 3.6 Xem nhật kí mượn trả 58 3.7 Ghi nhận phạt độc giả do vi phạm 59 3.8 Ghi nhận ấn phẩm mất 59 3.9 Thanh lý ấn phẩm 60 3.10 Dự toán đề nghị mua ấn phẩm 61 3.11 Hồi cố trạng thái ấn phẩm 62 3.12 Kiểm soát số đăng kí cá biệt 63 3.13 Kiểm soát số nhảy mã ấn phẩm 63 4. Thống kê 64 5. Tìm kiếm ấn phẩm 64 PHẦN IV: BÀI TẬP THỰC HÀNH 66 1. Bài tập về thiết lập hệ thống 66 2. Bài tập về thiết lập các danh mục 66 3. Bài tập về chức năng quản lí thư viện 66 4. Bài tập về tìm kiếm và trích xuất thông tin 71 5. Bài tập về thống kê báo cáo 71 6. Bài tập về sao lưu và phục hồi dữ liệu 71 7. Những sản phẩm và tài liệu gửi về dự án 71 3
  4. PHẦN I: HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT 1. Kiểm tra cấu hình hệ thống Để cài đặt được phầm mềm V.EMIS Ver 3.0 cấu hình đề nghị máy tính như sau: -Ổ phân vùng HĐH (thường là ổ C) dung lượng trống tối thiểu là 2GB. - Ram 512MB - Bộ vi xử lý 1.5GHz Để kiểm tra, ta thực hiện như sau: - Nháy phải chuột vào biểu tượng My Computer trên desktop, chọn dòng Properties - Xuất hiện hộp thoại System Properties, chọn tab General. - Chú ý các thông tin trong mục System, - Ví dụ cấu hình hệ thống như hình bên là: Microsoft Windows XP, Version 2002, Service Pack 2 - Nếu máy tính có cấu hình như trên, tiến hành cài đặt theo các bước dưới đây: 2. Các bước cài đặt VEMIS Có thể chạy trực tiếp trên đĩa CD hoặc copy các nội dung trên đĩa CD vào 1 thư mục trên máy tính. Dưới đây là phần hướng dẫn cài đặt trực tiếp trên CD (phần cài đặt trên thư mục tiến hành tương tự) 4
  5. - Bước 1: Chạy file hướng dẫn "Huongdansudung.htm", nội dung file như hình dưới đây: - Bước 2: Tiến hành cài đặt VEMIS bằng cách nháy vào dòng Cài đặt VEMIS, xuất hiện hộp thoại như hình bên. Nháy chọn Yes. - Xuất hiện hộp thoại, chọn Run - Xuất hiện hộp thoại, chọn Run để tiến hành việc cài đặt. - Tiếp tục thực hiện theo các bước dưới đây: 5
  6. a. Nhấn nút Accept để chọn cài đặt.NET Framework 2.0 b. Nhấn nút Accept để chọn cài đặt Crystal Reports c. Nhấn nút Accept để chọn cài đặt SQL Server 2005 Express 6
  7. d. Chương trình tự đồng cài đặt 03 chương trình +.Net Framwork 2.0 + Crystal Reports + SQL Server 2005 Express e. Màn hình xuất hiện Chọn nút Next > f. Nhấn vào nút tùy chọn: Everyone - Chọn nút Next > 7
  8. g. Màn hình xuất hiện Chọn nút Next > h. Màn hình xuất hiện - Chọn nút Close - Quá trình cài đặt hoàn tất. - Sau khi cài đặt xong, vào Start/Programs/VEMIS programs, thấy xuất hiện các nội dung như hình bên: - Chạy chương trình VEMIS từ biểu tượng ngoài màn hình của Windows. 8
  9. * Chú ý: khi cài đặt chương trình VEMIS: Nếu máy tính có sử dụng trình duyệt Mozilla Firefox, thì khi mở file "Huongdansudung.htm", click chọn phần Cài đặt VEMIS sẽ xuất hiện hộp thoại như hình dưới đây: - Khi xuất hiện hộp thoại này, thì chương trình sẽ không chạy trực tiếp vào phần cài đặt như hướng dẫn ở trên mà nó sẽ mất một khoảng thời gian để tải file này về máy rồi mới tiến hành cài đặt. NSD cần kết thúc thao tác này để mở file đó theo trình duyệt Internet Explorer Các bước thực hiện như sau: - Bước 1: Thoát khỏi hộp thoại Opening setup.exe - Bước 2: Mở ổ đĩa CD, click phải chuột vào file huongdansudung.doc, chọn Open With/Internet Explorer - Click dòng Cài đặt VEMIS và thực hiện việc cài đặt VEMIS như đã hướng dẫn ở trên. 9
  10. 3. Cài đặt "SQL Server Management Studio Express" SQL Server Management Studio Express là công cụ giúp thao tác với CSDL trong SQL Server 2005. Sau khi cài đặt VEMIS, tiến hành cài đặt chương trình SQL Server Management Studio Express. Các bước cài đặt như sau: - Bước 1: Mở file Huongdansudung.doc trên đĩa CD. - Bước 2: Tùy theo máy tính cài đặt hệ điều hành nào thì chọn dòng tương ứng để cài đặt SQL Server Management Studio Express - Xuất hiện hộp thoại, click Yes để xác định việc cài đặt. - Xuất hiện hộp thoại, chọn Run - Tiếp tục chọn Run để chạy chương trình cài đặt. 10
  11. - Click vào nút Next để tiến hành cài đặt. - Click chọn vào I accept the terms in the license agreement - Click vào nút Next để tiếp tục. 11
  12. - Điền các thông tin vào ô Name và Company - Sau đó click nút Bước 1: Điền thông Next để tiếp tục tin. Bước 2: click nút Next để tiếp tục. - Click vào nút Next để tiếp tục. - Click vào nút Install để tiếp tục cài đặt. 12
  13. - Quá trình cài đặt diễn ra. - Click nút Finish để kết thúc quá trình cài đặt. Trong trường hợp không cài đặt được chương trình SQL Server Management Studio Express thì cần phải khắc phục lỗi đó bằng cách sau: Mở file "Huongdansudung.htm" trên đĩa CD, chọn mục 4. Khắc phục lỗi cài đặt SQL Server Management Studio Express. Tùy theo hệ điều hành của máy tính mà lựa chọn việc cài đặt thành phần msxml6 cho phù hợp. 13
  14. - Khi lựa chọn thành phần msxml6 thích hợp với hệ điều hành của máy tính, xuất hiện hộp thoại như hình bên, click chọn Run. - Tiếp tục click Run để tiến hành cài đặt. - Click Next > để tiếp tục việc cài đặt. 14
  15. - Click chọn I accept the terms in the license agreement - Click Next > để tiếp tục. - Nhập các thông tin trong khung Name và Company - Click Next > để tiếp tục. - Click Install để cài đặt chương trình. 15
  16. - Click Finish để hoàn tất việc cài đặt thành phần MSXML 6.0 - Sau khi cài đặt xong chương trình này thì tiến hành cài đặt chương trình SQL Server Management Studio Express như đã hướng dẫn ở trên. 4. Cài đặt Font mã vạch Bước 1: Mở thư mục chứa bộ cài VEMIS sau đó mở thư mục Tài liệu/Font mã vạch Bước 2: Bôi đen ba file này rồi nháy chuột phải, nháy trái vào Copy 16
  17. Bước 4: Mở thư mục C:\Windows\Fonts 17
  18. Bước 5: Nháy chuột phải vào phần màn hình nền mầu trắng trong thư mục C:\Windows\Fonts rồi nháy chuột trái vào Paste PHẦN II: HƯỚNG DẪN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG 1. Đăng nhập hệ thống Tính năng: Giúp các đơn vị sử dụng thiết lập các danh mục dùng chung, chọn tham số năm học, đăng kí đơn vị sử dụng, phân quyền, lưu và phục hồi dữ liệu Các bước thực hiện: - Trên màn hình nền click đúp vào biểu tượng - Nhập tên đăng nhập: superadmin, mật khẩu: a - Xuất hiện giao diện chính của VEMIS 18
  19. - Chọn chức năng Quản trị hệ thống - Bấm nút Đăng nhập - Muốn để lần sau khi đăng nhập không cần phải nhập tên đăng nhập và mật khẩu thì kích vào ô Nhớ mật khẩu. - Trong giao diện này gồm các chức năng như hình dưới đây: 2. Đăng kí đơn vị sử dụng Để sử dụng chương trình, các bạn phải đăng ký đơn vị sử dụng. Việc đăng ký đơn vị sử dụng giúp xác nhận đơn vị theo quy định trong hệ thống bao gồm mã đơn vị và tên đơn vị, đồng thời giúp xác định trường thuộc cấp học nào, trên cơ sở đó chương 19
  20. trình tự động xác định các môn học, các danh mục chuẩn cho cấp học đó Các bước thực hiện như sau: - Chọn chức năng Thiết lập tham số trên menu của hệ thống. - Chọn chức năng Đăng kí đơn vị sử dụng. - Xuất hiện bảng dưới đây: - Click chuột vào nút ( .) để chọn đơn vị quản lí. + Chọn Tỉnh + Chọn Huyện + Chọn Trường Chú ý: Trong hình bên người sử dụng chọn tỉnh, chọn khối các đơn vị trực thuộc sở hoặc các huyện trong tỉnh. - Nhấn chuột vào dấu (+) để chọn trường. 20
  21. - Click chuột vào nút chọn. Màn hình xuất hiện: - Tiếp theo click chuột vào nút Lưu. - Xuất hiện bảng như hình dưới đây: - Tùy theo việc người dùng có kế thừa danh mục đơn vị cũ không thì chọn Yes hay No. Nếu không muốn thực hiện thao tác này thì chọn Cancel. - Tiếp tục xuất hiện bảng thông báo: - Tùy theo việc người dùng có sao lưu dữ liệu của đơn vị trước hay không thì chọn Yes hoặc No. Nếu không muốn thực hiện thao tác này thì chọn Cancel. - Khi đăng kí xong sẽ xuất hiện hộp thoại thông báo “Đăng kí thành công”. Click vào OK để hoàn thành. 21
  22. 3. Thiết lập tham số cho năm học - Click Thiết lập tham số, chọn Tham số cho năm học - Xuất hiện bảng như hình bên. - Bước 1: Chọn năm học, học kì và điểm lớn nhất. - Bước 2: Click nút Đồng ý. - Với việc chọn thông số trên thì chương trình sẽ làm việc ở học kì 1 năm học 2009 - 2010. Để chương làm việc trong học kì 2 hoặc cả năm hãy thực hiện các bước tương tự. 4. Sao lưu dữ liệu Chỉ sử dụng chức năng này khi đã nhập DL vào chương trình, nhằm bảo vệ dữ liệu trong những trường hợp bất chắc. Cần thực hiện thao tác sao lưu dữ liệu một cách thường xuyên. Các bước tiến hành sao lưu: - Click vào Dự phòng dữ liệu, chọn Sao lưu dữ liệu. 22
  23. - Xuất hiện cửa sổ dưới đây: Click vào đây để chọn CSDL cần - Giải thích các CSDL trong mục chọn CSDL: sao lưu. Tên các CSDL Tên file tương ứng + Danh mục tĩnh của Bộ GDĐT + VEMIS_ddmmyyyy.bak + Danh mục tham số của trường + VEMIS_S_ddmmyyyy.bak + Quản lí giảng dạy + TPS_ddmmyyyy.bak + Quản lí học sinh + VEMIS_Student_ddmmyyyy.bak + Quản lí cán bộ + PEMIS_ddmmyyyy.bak + Quản lí tài chính + VEMIS_Finance_ddmmyyyy.bak + Theo dõi công tác giáo viên + VEMIS_Schedule_ddmmyyyy.bak + Quản lí thư viện + VEMIS_Library_ddmmyyyy.bak - Quản lí thiết bị + VEMIS_Equipment_ddmmyyyy.bak + Click Chọn CSDL cần sao lưu. + Click chọn Đường dẫn - Nơi chứa dữ liệu sao lưu (Nên đưa dữ liệu cần sao lưu vào các ổ khác ổ C, tránh trường hợp hệ điều hành bị lỗi phải cài lại, sẽ không bị mất dữ liệu) 23
  24. - Sau khi đã chọn nơi chữa dữ liệu, click vào nút Save để lưu lại (tên của file này để nguyên, không sửa thành tên khác) - Lần lượt thực hiện sao lưu các cơ sở dữ liệu khác tương tự như trên. - Với phân hệ Quản lí thư viện cần sao lưu các cơ sở dữ liệu: + Danh mục tĩnh của Bộ GDĐT + Danh mục tham số của trường + Quản lí học sinh + Quản lí cán bộ + Quản lí giảng dạy + Quản lí thư viện + Theo dõi công tác giáo viên - Sau khi sao lưu xong, trong thư mục đó phải đủ các file sau: + VEMIS_ddmmyyyy.bak + VEMIS_S_ddmmyyyy.bak + VEMIS_STUDENT_ddmmyyyy.bak + PEMIS_ddmmyyyy.bak + TPS_ddmmyyyy.bak + VEMIS_Library_ddmmyyyy.bak + VEMIS_Schedule_ddmmyyyy.bak 5. Phục hồi dữ liệu Khi cần khôi phục lại dữ liệu, cần thực hiện các thao tác sau: 24
  25. - Click vào Dự phòng dữ liệu, chọn Phục hồi dữ liệu. - Xuất hiện bảng như hình bên, click chọn Tiếp tục - Xuất hiện bảng như hình bên, click vào Tiếp tục (Lưu ý không sửa Tên máy chủ) 25
  26. - Xuất hiện bảng, click vào để tìm tới nơi chứa dữ liệu cần phục hồi (Dữ liệu đã được sao lưu). - Chọn lần lượt từng cơ sở dữ liệu để phục hồi. - Xuất hiện bảng dưới đây, click vào Tiếp tục 26
  27. - Chọn Database tương ứng với các cơ sở dữ liệu, sau đó click Tiếp tục. VD: ở hộp thoại trên chọn file Vemis_22112009.bak thì database sẽ phải chọn VEMIS - Click vào Kết thúc để hoàn thành việc phục hồi cơ sở dữ liệu thứ nhất. * Lưu ý: hộp thoại bên thông báo việc khôi phục dữ liệu thành công và đã khôi phục đúng. * Các cơ sở dữ liệu khác, thực hiện thao tác lần lượt như các bước trên. 27
  28. PHẦN III: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ THƯ VIỆN A. SƠ LƯỢC MARC 21 Phân hệ VEMIS-LIBRARY sử dụng 1 số trường Marc21 đơn giản để mô tả ấn phẩm;Bên cạnh đó có kết hợp danh mục phân loại DDC cơ bản để phân loại tài liệu I. Bảng hướng dẫn biên mục và sủ dụng phân loại DDC(chỉ áp dụng cho phân hệ quản lý Thư viện V.EMIS). Màn hình biên mục MARC21 của phân hệ QLTV: Chú giải cho các mẫu biên mục được sủ dụng của phân hệ: 1. Mẫu biên mục ấn phẩm: gồm các trường dữ liệu sau Lưu ý: Đây là các danh mục nhản trường MARC21 chỉ áp dụng cho loại ấn phẩm không định kỳ(Sách) TT Mã trường Tên trường Ý nghĩa 1. 020$a Số ISBN Nhập chỉ số sách tiêu chuẩn quốc tế 28
  29. (chỉ dùng cho sách ngoại văn) 2. 020$c Giá tiền VD: 120.000 3. 041$a Mã ngôn ngữ Nhập mã ngôn ngữ của tài liệu theo quy định về mã ngôn ngữ của ISO 639-2 (VD: Vie; Eng; Rus ) 4. 082$a Chỉ số phân loại Nhập chỉ số phân loại của tài liệu theo quy định về phân loại của đơn vị. (VD: Địa chất khoáng sản, Môi trường ) 5. 082$b Mã hóa tác giả 6. 100$a Họ tên tác giả cá Nếu tài liệu có tác giả là tác giả cá nhân thì nhân nhập tên tác giả cá nhân đầu tiên hiển thị trên tài liệu vào trường này. (VD: Hồ Chí Minh; Lênin ) 7. 245$a Nhan đề chính Nhập nhan đề chính của cuốn sách (VD: Hệ sinh thái Việt Nam) 8. 245$b Phụ đề Nhập phần còn lại của nhan đề (VD: Sách giành cho chuyên viên môi trường) 9. 245$c Thông tin trách Nhập tên người chịu trách nghiệm chính về nhiệm tài liệu. Nếu là tác giả cá nhân thì thường nhập tên tác giả. 10. 245$n Số tập Nhập số tập của tài liệu (Trong trường hợp tài liệu là sách bộ có nhiều tập) VD: Tập 1; Tập 2 11. 245$p Nhan đề tập Nhập nhan đề của tập (Trong trường hợp tài liệu là sách bộ có nhiều tập) VD: Khí hậu Việt Nam; Khí hậu Châu Âu 12. 246$a Nhan đề song song Nhập tên nhan đề ấn phẩm bằng 1 ngôn (nhan đề song đôi) ngữ khác 13. 250$a Lần xuất bản Nhập số lần xuất bản của tài liệu (VD: lần 2; lần 3 ) 29
  30. 14. 260$a Nơi xuất bản Nhập tên nơi xuất bản của tài liệu (VD: H.; Cantho ) 15. 260$b Nhà xuất bản Nhập tên nhà xuất bản của tài liệu (VD: NXB Giáo dục; NXB KT ) 16. 260$c Năm xuất bản Nhập số năm xuẩt bản của tài liệu (VD: 2005; 1999 ) 17. 300$a Số trang Nhập số trang của tài liệu (VD: 100tr; 250tr ) 18. 300$c Khổ, cỡ Nhập khổ cỡ của tài liệu (VD: 17x24cm; 12x20cm ) 19. 300$e Tài liệu kèm theo Nhập tên tài liệu kèm theo tư liệu (VD: 1CD; 1tập ảnh ) 20. 410$a Tùng thư 21. 505$a Phụ chú chung Nhập các thông tin còn lại trên cuốn sách mà không biết nhập vào trường nào (VD: Thư mục từ trang 20 – 30; Sách có sử dụng một số thông tin từ .) 22. 520$a Tóm tắt Nhập nội dung tóm tắt của ấn phẩm 23. 526$a Môn học Ấn phẩm này đáp ứng cho môn học nào (Có lập lại) 24. 650$a Chủ đề - đề mục 25. 653$a Từ khóa tự do Nhập các từ khoá cho tài liệu (VD: Môi (từ khóa không kiểm trường; Sinh thái ) soát) 26. 700$a Tiêu đề mô tả bổ Nhập tên các tác giả cá nhân từ thứ 2 trở đi. sung (Đồng tác giả Dùng cho trường hợp 1 tài liệu có từ 2 tác cá nhân): Tên cá giả cá nhân trở lên. nhân (VD: Ăng- ghen; Võ Nguyên Giáp ) 27. 904 Người biên mục ấn phẩm 30
  31. B. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ THƯ VIỆN. 1. Menu Hệ thống 1.1 Đăng nhập: Người sử dụng (NSD) thiết lập 2 quyền sử dụng tại phân hệ + Quyền admin: NSD có thể sử dụng được tất cả các chức năng của phân hệ Quản lý thư viên. + Quyền bạn đọc: Khi sử dụng quyền này không nhất thiết phải thiết lập password. Tức là khi sử dụng phần mềm thì người dùng chỉ hiện thị chức năng tra cứu ấn phẩm. Tại quyền này bạn đọc có thể tra cứu của thư viện thông qua phần mềm. 1.2 Đổi mật khẩu: Với quyền admin và NSD có thể thay đổi được mật khẩu theo các bước sau: - Chọn Tên đăng nhập: admin - Nhập mật khẩu cũ (*): a - Nhập mật khẩu mới (*): 123456 - Nhập lại mật khẩu mới (*): 123456 - Kích trái chuột chọn Chấp nhận kết thúc lệnh. 1.3 Danh sách giáo viên (PEMIS) 31
  32. Mục đích: - Để giúp cho NSD không phải nhập lại danh sách giáo viên của đơn vị mình nên danh sách giáo viên ở phân hệ quản lí thư viện này được lấy trực tiếp từ danh sách cán bộ giáo viên bên phân hệ PMIS sau khi đã được khai báo và được đưa vào tổ chuyên môn trong phân hệ Theo dõi công tác giáo viên. Từ danh sách CBGV này, chương trình sẽ thực hiện việc làm thẻ và theo dõi quá trình mượn trả của CBGV. Các bước thực hiện:: Muốn có được danh sách giáo viên kết nối được với phân hệ này NSD phải thực hiện một số thao tác sau: - Chương trình PMIS phải có dữ liệu CBGV của đơn vị mình. (Người quản lí PMIS) - Đăng kí cán bộ giáo viên vào từng tổ bộ môn ở phân hệ Theo dõi công tác giáo viên. Thao tác thực hiện để đưa giáo viên vào các tổ chuyên môn được thực hiên như sau: + Bước 1: Khởi động chương trình VEMIS, chọn phân hệ Theo dõi công tác giáo viên. + Bước 2: Chọn menu 2.Giảng dạy\Khai báo tham số hệ thống - Xuất hiện bảng như hình bên. - Chọn tab Thông tin hành chính, thiết lập các thông tin trong mục này. (Như hình bên) - Kích chọn Đồng ý để xác nhận việc thiết lập. 32
  33. + Bước 3: Chọn menu 2.Giảng dạy\Khai báo danh mục\Danh sách giáo viên giảng dạy, xuất hiện cửa sổ như hình dưới đây: - Trước tiên, NSD thực hiện chọn tổ bộ môn. - Tích chọn những CBGV thuộc tổ bộ môn đó, click nút để đưa sang khung bên phải. - Click Đồng ý để xác nhận. * Nếu NSD đưa nhầm CBGV vào một tổ nào đó và muốn đưa CBGV ra khỏi tổ bộ môn đó, thì thực hiện thao tác như sau: + Chọn tổ bộ môn + Chọn CBGV ở khung bên phải. Tích nút để đưa CBGV trở lại khung bên trái. + Click nút Đồng ý để xác nhận. - Như vậy, tại phân hệ QLTV, khi click vào dòng Xem danh sách giáo viên (PEMIS) thì danh sách giáo viên của đơn vị được hiện ra khi NSD chọn vào từng tổ cụ thể. (Như hình dưới đây) 33
  34. 1.4 Danh sách học sinh (VEMIS) Mục đích: Cũng như danh sách CBGV, ở phân hệ quản lí thư viện lấy danh sách học sinh từ phân hệ quản lí học sinh của chương trình VEMIS. Từ danh sách học sinh này, chương trình sẽ thực hiện việc làm thẻ và theo dõi quá trình mượn trả ấn phẩm của học sinh. Các bước thực hiện: - Bước 1: Menu Hệ Thống/xem danh sách học sinh xuất hiện cửa sổ như hình dưới: - Khi muốn xem danh sách học sinh của từng lớp NSD chọn Năm học và lớp 1.5 Khai báo tham số mượn ấn phẩm Mục đích: NSD có thể thiết lập được luồng công việc mượn trả ấn phẩm theo đơn vị quy định về số lượng ấn phẩm và thời gian mượn trả ấn phẩm. Các bước thực hiện: - Bước 1: Kích chọn và sửa trực tiếp trên form - Bước 2: Sau khi sửa xong, chọn Đồng ý kết thúc lệnh. 34
  35. * Ghi chú: Tham số luồng công việc mượn đọc tại chỗ: cho từng đối tượng về thời gian mượn tối đa tính theo đơn vị là giờ. Tham số thiết lập luồng công việc mượn về nhà cho từng đối tượng về thời gian mượn tối đa tính theo đơn vị là ngày. 1.6 Khai báo tham số mượn ấn phẩm Mục đích: NSD thiết lập kỳ nghỉ, ngày lễ nghỉ phục vụ. Nếu những ấn phẩm được mượn trong thời gian diễn ra các ký nghỉ trên thì phần mềm tự cộng bù ngày mượn trả ấn phẩm của độc giả để tránh tình trạng ấn phẩm mượn trả bị tính mượn quá hạn. Các bước thực hiện: - chọn Hệ thống/Khai báo các kỳ nghỉ, ngày lễ nghỉ phục vụ + Click Thêm mới + Nhập các thông tin + Click Ghi lại để hoàn thành. - NSD có thể sửa đổi các thông tin bằng cách: + Chọn kì nghỉ, chọn Sửa. + Sửa thông tin liên quan. Sau đó click nút Ghi để hoàn thành. 35
  36. - NSD muốn xóa một kì nghỉ, chọn kì nghỉ cần xóa, click nút Xóa. Chọn Yes để chấp nhận. 1.7 Xóa dữ liệu DEMO của phần mềm Mục đích: Giúp cho người sử dụng chương trình xóa sạch dữ liệu DEMO của chương trình. Các bước thực hiện: - Chọn Hệ thống/Xóa dữ liệu DEMO của phần mềm - Xuất hiện bảng thông báo, kích chọn YES để hoàn thành. * Cần hết sức cẩn thận khi thực hiện thao tác này. Nếu đơn vị đã nhập dữ liệu của đơn vị mình thì tuyệt đối không dùng chức năng này. 2. Menu Khai báo Các chức năng khai báo danh mục trong menu Khai Báo. Các bảng danh mục sau đây được sử dụng từ phân hệ quản lý chung của hệ thống VEMIS, nhằm đảm bảo tính liên thông, sử dụng chung dữ liệu của toàn bộ hệ thống phần mềm: 1. Danh mục giáo viên (phân hệ PEMIS) 2. Danh mục học sinh (phân hệ VEMIS – Student) 3. Danh mục môn học 4. Danh mục cấp học 5. Danh mục khối học 6. Danh mục lớp học 7. Danh mục năm học - học kỳ 36
  37. Chi tiết Các bước thực hiện: thực hiện khai báo, cập nhật dữ liệu, xin tham khảo các tài liệu hướng dẫn của các phân hệ tương ứng trên. Trong phân hệ THƯ VIỆN, các danh mục sau đấy được khai báo riêng, bao gồm các danh mục: Danh mục phân loại tài liệu Danh mục tác giả Danh mục nhà xuất bản Danh mục ngôn ngữ Danh mục tình trạng ấn phẩm Danh mục trạng thái ấn phẩm Danh mục nguồn cung cấp Danh mục nhà cung cấp Danh mục kho chứa ấn phẩm Danh mục định dạng tài liệu Danh mục lý do phạt thẻ đọc 2.1 Thanh công cụ chung Vì cơ bản các thao tác làm việc với bảng danh mục (cập nhật, in ấn, tìm kiếm ) là tương tự nhau. Các giao diện làm việc của phần mềm đều được thiết kế thống nhất, bao gồm thanh công cụ chung, chứa các thao tác chính của người dùng. Từ trái qua phải, các chức năng tương ứng với từng nút lệnh như sau: Nút lệnh 1: Về bản ghi đầu tiên trong danh sách Nút lệnh 2: Về bản ghi đầu tiên trong danh sách Nút lệnh 3: Về bản ghi đầu tiên trong danh sách Nút lệnh 4: Về bản ghi đầu tiên trong danh sách 37
  38. Thêm mới: (F2): Tạo mới một bản ghi trắng để người dùng nhập dữ liệu Ghi: (Ctrl + S): Lưu lại những giá trị dữ liệu người dùng nhập liệu. Ko lưu: (Ctrl +H): Khi người sử dụng thay đổi dữ liệu hoặc thêm mới dữ liệu, nhưng sau đó không muốn lưu lại các thay đổi đó, bỏ qua không ghi lại vào file dữ liệu phần mềm. Bản ghi sẽ khôi phục lại trạng thái trước khi người dùng thực hiện thao tác Thêm mới hoặc Sửa. In (Ctrl +P): In dữ liệu theo các mẫu tương ứng với từng chức năng của cửa sổ làm việc Sửa/Thay đổi (F3): Người dùng khi cần sửa thông tin, thay đổi các số liệu đã nhập. Xoá: Người sử dụng khi cần xoá dữ liệu đã nhập khỏi file dữ liệu phần mềm. Do dữ liệu đã xoá không thể khôi phục lại được, vì vậy cần lưu ý khi thực hiện các thao tác xoá. Thoát: (F10): Đóng cửa sổ ứng dụng đang làm việc của phần mềm. 2.2 Hướng dẫn công cụ in ấn Tất cả các danh sách, báo cáo, thống kê, trước khi in ra giấy đều xuất hiện màn hình Main Report. Màn hình này cho phép người sử dụng xem trước tài liệu trước khi in ra giấy. Các chức năng chính của thanh công cụ In như sau: Màn hình Main Report: có các chức năng chính sau: + Nút thứ nhất : cho phép xuất dữ liệu ra các định dạng khác. 38
  39. Chú ý: Trong trường hợp có một số mẫu biểu trong phần mềm được thiết kế trên khổ giấy A3, nếu không có điều kiện in ấn trên khổ giấy A3, có thể lựa chọn chuyển in khổ A3 bằng khổ A4 theo trình tự thực hiện sau đây. + Cài đặt một máy in khổ A3, không nhất thiết phải có máy in mà chỉ cần cài “ảo” một máy in A3 trên máy tính cài phần mềm (ví dụ máy in HP LaserJet 2000 ), + Chọn chức năng in biểu mẫu cần in + Chọn chức năng kết xuất dữ liệu sang các định dạng khác của mẫu biểu in (nút lệnh ngoài cùng trên thanh công cụ (Hình vẽ trên). Chọn chức năng kết xuất dữ liệu ra định dạng Adode Acrobat (*.pdf). Dùng phần mềm PDF Reader.exe trong thư mục cài đặt (hoặc các phần mềm khác hỗ trợ đọc định dạng file Adode Acrobat (*.pdf)) để mở file và in ấn. + Nút thứ hai : - Nhấp chuột trên nút có hình máy in thì màn hình Print xuất hiện. Cho phép khai báo một số thông số của máy in trước khi in: + Print range: chọn trang để in: All để in tất cả các trang, Pages để in một hay nhiều trang: từ trang ( from ) đến trang ( to ). + Copies: Số bản cần in. + Properties: Bấm vào để qui định các thông số cho bản in 39
  40. + Khi chọn in, bạn vào phần Properties máy in, ở phần Orientation chọn kiểu in ngang (Landscape) hoặc in dọc (Portrait) Phóng to thu nhỏ trang in * Các nút di chuyển trang in ( ) + Nút thứ 5: Dùng để chuyển về trang đầu tiên của báo cáo. + Nút thứ 6: Dùng đề chuyển về trang trước trang hiện hành. + Nút thứ 7: Dùng để chuyển đến trang kế tiếp trang hiện hành. + Nút thứ 8: Dùng để chuyển đến trang cuối cùng của báo cáo. + Nút thứ 9: Di chuyển nhanh đến trang chỉ định. Nhấp chuột trên nút này một màn hình Goto Page xuất hiện: Cho phép chọn trang để xem nội dung: Ví dụ: Cần xem nội dung trang số 3, nhập số 3 vào ô nhập liệu sau đó nhấp chuột trên nút OK màn hình sẽ hiển thị nội dung trang số 3. Nếu nhập một số lơn hơn số trang hiện có thì màn hình sẽ hiển thị trang cuối cùng. Nếu nhập số nhỏ hơn 1 thì màn hình hiển thị trang hiện hành. Nhấp chuột trên nút Cancel để đóng màn hình Goto Page. + Nút thứ 12 : Nhấp chuột trên nút có hình cái kính lúp để phóng to thu nhỏ trang in. 2.3 Danh mục Phân loại tài liệu Mục đích: Phân loại tài liệu theo nội dung được chia ra thành: Sách giáo khoa, sách tham khảo, sách nghiệp vụ, Báo – tạp chí, Khác Các bước thực hiện:: 40
  41. + Người sử dụng muốn thêm 1 đối tượng thì thực hiện như sau: chọn chức năng trong menu Khai báo\ Danh mục phân loại tài liệu\Thêm mới. - Nhập các thông tin, click chọn Đang sử dụng. Click Ghi để hoàn thành. + Muốn sửa đối tượng, NSD chọn đối tượng cần sửa, click Sửa. Sửa các thông tin liên quan. Click nút Ghi để hoàn thành. + Muốn xóa đối tượng, NSD chọn đối tượng cần xóa, click Xóa, bảng thông báo xuất hiện, chọn Yes để xác định. Chú ý: Đối với từng mục phân loại theo nội dung, giá trị của trường ký hiệu sẽ là giá trị sử dụng trong việc ký hiệu mã đăng ký cá biệt, ví dụ một ấn phẩm được phân vào nhóm Sách giáo khoa, sẽ có ký hiệu mã đăng ký cá biệt là SGK. 2.4 Danh mục tác giả. Mục đích: Danh mục các tác giả, đồng tác giả, phục vụ việc tìm kiếm ấn phẩm, in phích, (theo quy tắc mã hoá của ngành văn thư lưu trữ thư viện ) Các bước thực hiện:: Người sử dụng chọn chức năng trong menu Khai báo\Danh mục tác giả (Các thao tác Thêm mới, sửa, xóa tương tự mục 2.3) 41
  42. 2.5 Danh mục nhà xuất bản Mục đích: Cập nhật danh sách nhà xuất bản, Các bước thực hiện:: Người sử dụng chọn chức năng trong menu Khai báo\ Danh mục nhà xuất bản (Các thao tác Thêm mới, sửa, xóa tương tự mục 2.3) 2.6 Danh mục ngôn ngữ Mục đích: Phân loại ấn phẩm theo ngôn ngữ, người dùng cập nhật danh mục này theo số ngôn ngữ sử dụng: Tiếng Việt, tiếng dân tộc ( ), Tiếng Anh, Các bước thực hiện:: Người sử dụng chọn chức năng trong menu Khai báo\ Danh mục ngôn ngữ (Các thao tác Thêm mới, sửa, xóa tương tự mục 2.3) 42
  43. 2.7 Danh mục tình trạng ấn phẩm Mục đích: Phân loại ấn phẩm theo tình trạng: mới, đã cũ, rách, mất trang Các bước thực hiện:: Người sử dụng chọn chức năng trong menu\Khai báo \Danh mục tình trạng ấn phẩm\Thêm mới (Các thao tác Thêm mới, sửa, xóa tương tự mục 2.3). 2.8 Danh mục trạng thái ấn phẩm Mục đích: Ghi nhận ấn phẩm theo trạng thái trong kho ấn phẩm Các bước thực hiện:: Người sử dụng kích chọn chức năng trong menu Khai báo \Danh mục trạng thái ấn phẩm (Các thao tác Thêm mới, sửa, xóa tương tự mục 2.3) 43
  44. 2.9 Danh mục nguồn cung cấp Mục đích: Phân loại ấn phẩm theo nguồn cung cấp, người sử dụng ghi nhận các nguồn cung cấp ấn phẩm, (các nguồn được cấp phát và các nguồn tự mua ) Các bước thực hiện:: Người sử dụng chọn chức năng trong menu Khai báo\Danh mục nguồn cung cấp (Các thao tác Thêm mới, sửa, xóa tương tự mục 2.3) 2.10 Danh mục nhà cung cấp Mục đích: Ghi nhận danh sách các nhà cung cấp, phân phối ấn phẩm Các bước thực hiện:: Người sử dụng chọn chức năng trong menu Khai báo\Danh mục nhà cung cấp ấn phẩm (Các thao tác Thêm mới, sửa, xóa tương tự mục 2.3) 44
  45. 2.11 Danh mục kho chứa ấn phẩm Mục đích: Ghi nhận danh sách các kho ấn phẩm trong thư viện Các bước thực hiện:: Người sử dụng chọn chức năng trong menu Khai báo\Danh mục kho ấn phẩm Các thao tác Thêm mới, sửa, xóa tương tự mục 2.3) 2.12 Danh mục định dạng tài liệu. Mục đích: Ghi nhận danh mục phân loại ấn phẩn theo định dạng lưu trữ: Sách in, Sách điện tử, Báo, Tranh - Ảnh, Bản đồ, Băng đĩa, Mô hình, Các bước thực hiện: Người sử dụng kích chọn chức năng trong menu Khai báo\Danh mục định dạng tài liệu (Các thao tác Thêm mới, sửa, xóa tương tự mục 2.3) 45
  46. 2.13 Danh mục lý do phạt thẻ bạn đọc: Mục đích: NSD thiết lập lý do phạt thẻ bạn đọc như: hỏng rách, mất, mượn sách quá hạn Từ những tiêu chí này sẽ quản lý được về chính sách lưu thông của thư viện. Thực hiện: Menu khai báo\Danh mục lý do phạt thẻ bạn đọc (Các thao tác Thêm mới, sửa, xóa tương tự mục 2.3) 3. Menu Nghiệp vụ 3.1 Danh sách thẻ đọc. Mục đích: Lập danh sách các thẻ đọc của thư viện, các thẻ đọc được chia thành 03 nhóm thẻ: thẻ đọc cho cán bộ giáo viên; thẻ đọc cho học sinh và thẻ khác , các dữ liệu thẻ đọc này được lấy từ dữ liệu giáo viên trong phân hệ quản lý Nhân sự PMIS, và phân hệ quản lý học sinh VEMIS_Student và thêm mới thẻ cho đối tượng khác. Các bước thực hiện:: Người sử dụng click chọn chức năng trong menu Nghiệp vụ\ Danh sách thẻ đọc, màn hình giao diện quản lý thẻ đọc có dạng như sau: 46
  47. + Đối với: Thẻ giáo viên, thẻ học sinh, các bước thực hiện như sau: - Bước 1: Chọn tab có đối tượng cần in (GV: chọn theo tổ, HS chọn theo năm và lớp học) - Bước 2: Chọn đối tượng cần in bằng cách tích chọn vào đối tượng đó (Có thể lựa chọn 1 hoặc nhiều đối tượng). NSD có thể chọn toàn bộ danh sách bằng cách click nút hoặc loại bỏ tích chọn toàn bộ khi click nút - Bước 3: Tùy theo mục đích sử dụng có thể in thẻ bạn đọc theo dạng thẻ đọc thường hoặc thẻ đọc mã vạch. * Chú ý: Khi chọn in là đối tượng nào thì khi click biểu tượng máy in phải là đối tượng đó. 47
  48. * Đối tượng khác: - Lập thẻ đọc cho đối tượng khác: NSD click chọn chức năng Thêm thẻ mới trên thanh công cụ sau đó NSD cần nhập các thông tin cơ bản để lập thẻ: Họ tên chủ thẻ, ngày sinh, giới tính, đơn vị công tác / Ghi kết thúc lệnh. - Trong quá trình lập thẻ, nếu nhập nhầm thẻ NSD chọn đối tượng cần sửa, click nút Sửa. Sau khi sửa xong các thông tin liên quan, click nút Ghi để hoàn thành. - Muốn xóa một đối tượng, chọn đối tượng cần xóa, click nút Xóa. Xuất hiện bảng thông báo, chọn Yes để xác nhận. - Với những thẻ thuộc đối tượng này thì việc in thẻ cũng thực hiện tương tự như việc in thẻ của giáo viên và học sinh. 48
  49. Chú ý: Hạn sử dụng thẻ đọc được xác định trong khoảng giá trị Từ ngày - Đến ngày, NSD xác nhận giá trị của hạn thẻ, khi thực hiện việc Mượn - Trả ấn phẩm, chỉ những thẻ còn hạn sử dụng mới có thể thực hiện được các yêu cầu mượn - trả. Đối với những thẻ đọc vi phạm quy định của thư viện (mượn quá nhiều chưa trả, quá hạn phải trả, làm mất ẩn phẩm, ), NSD có thể ghi nhận để đánh dấu các trạng thái của thẻ, tiện cho việc quản lý thẻ đọc và mượn ấn phẩm. 3.2 Nhập mới ấn phẩm: Mục đích: NSD có thể nhập phiếu thông tin chi tiết của ấn phẩm sau đó biên mục ấn phẩm, đăng ký cá biệt và từ đó có thể in phích, gáy sách, mã hóa số đăng ký cá biệt sang mã vạch Thực hiện: Menu Nghiệp vụ\Nhập mới ấn phẩm - Trước khi nhập ấn phẩm vào kho, NSD cần phải nhập các thông tin liên quan đến chứng từ nhập ấn phẩm. Các thao tác thực hiện như sau: + Bước 1: Chọn tab Chi tiết nội dung chứng từ. + Bước 2: Click chọn Thêm mới + Bước 3: Nhập các thông tin liên quan đến chứng từ. NSD nhập tên ấn phẩm vào khung Nhan đề và các thông tin liên quan đến số lượng, giá tiền của ấn phẩm, sau đó click Lưu lại, click Nhập tiếp để nhập tiếp các ấn phẩm khác. Nếu trong quá trình nhập liệu mà bị nhầm, thì click chọn dòng ấn phẩm bị nhầm, sau đó click nút Bớt dòng để xóa dòng đó. + Bước 4: Click chọn Ghi để ghi lại chứng từ. 49
  50. - Khi nhập xong chứng từ thì NSD có thể kiểm tra phiếu đó bằng cách click tab Danh sách các phiếu nhập kho ấn phẩm. - Nếu muốn xóa chứng từ, chọn chứng từ cần xóa, click nút Xóa (Cần hết sức cẩn thận khi thực hiện lệnh xóa vì khi đó sẽ không thể khôi phục được chứng từ) - Đồng thời NSD có thể in chứng từ đó qua lệnh in trên thanh công cụ. 50
  51. * Biên mục ấn phẩm: Tại cửa sổ này, chương trình cho phép NSD biên mục ấn phẩm, thao tác như sau: - Bước 1: Chọn chứng từ có ấn phẩm cần biên mục trong tab Danh sách các phiếu nhập kho ấn phẩm. - Bước 2: Chọn ấn phẩm cần biên mục trong tab Chi tiết nội dung chứng từ - Bước 3: Click nút trên thanh công cụ, xuất hiện cửa sổ biên mục. Chọn tab . - Bước 4: Gõ tên ấn phẩm vào khung Nhan đề, click Kiểm tra trùng + Nếu có tên ấn phẩm thì sau khi chọn tên ấn phẩm, click Chọn biên mục). Cửa sổ được thoát ra, NSD click nút để vào biên mục. Lúc này chỉ cần xem và sửa một số thông tin. Click nút để hoàn thành việc biên mục. + Còn khi kiểm tra trùng mà không có tên ấn phẩm thì NSD chuyển qua tab Thông tin tạo biên mục ấn phẩm mới 51
  52. - Nhập đầy đủ các thông tin liên quan đến ấn phẩm, sau đó click nút để hoàn thành việc biên mục. * Đăng kí cá biệt: Sau khi đã biên mục xong, NSD chuyển qua đăng kí cá biệt cho ấn phẩm, cách thực hiện như sau: - Bước 1: Chọn ấn phẩm vừa biên mục trong tab chi tiết nội dung chứng từ, click nút , xuất hiện hộp thoại, - Bước 2: Click Tạo mã cá biệt - Bước 3: Nhập từ số hiệu đến số hiệu sau đó click Ghi nhận. - Danh sách mã cá biệt xuất hiện trong cửa sổ, click nút Chọn tất cả , sau đó click nút để ghi vào cơ sở dữ liệu. - Trong trường hợp mà đánh bị vượt so với số thực tế của thư viện mình, NSD có thể thực hiện Đánh lại mã cá biệt bằng cách click vào nút * In mã cá biệt, in nhãn gáy ấn phẩm, in phích mô tả 52
  53. - Tùy theo yêu cầu của thư viện (Thư viện có máy đọc mã vạch hay không) mà NSD có thể lựa chọn việc in mã cá biệt, hoặc in nhãn để dán gáy sách hoặc các phích mô tả của ấn phẩm. + In mã vạch: + In nhãn gáy ấn phẩm: + In phích mô tả (Có thể lựa chọn 1 trong 3 loại phích mô tả): * Chức năng Xóa mã cá biệt: Trong quá trình nhập chứng từ, NSD không may nhập số lượng ấn phẩm nhiều hơn thực tế và đã biên mục và đăng kí mã cá biệt xong. Khi đó NSD tích chọn mã cá biệt thừa và click nút Xóa mã cá biệt để xóa. 3.3 Danh sách các ấn phẩm nhập mới chưa biên mục Mục đích: Giúp NSD có thể kiểm tra được những ấn phẩm nào đã nhập vào ở các chứng từ mà chưa biên mục để tiếp tục biên mục. Thực hiện: Vào Menu Nghiệp vụ/Danh sách các ấn phẩm nhập mới chưa biên mục 53
  54. - Nhập thông tin về ngày lập (có thể chọn 1 thời điểm bất kì để kiểm tra) - Click nút Tìm kiếm - Những ấn phẩm nào chưa biên mục sẽ được hiện ra ở phía bên dưới. NSD sẽ biết được ấn phẩm đó thuộc số phiếu nào và ngày lập là bao nhiêu để tiện cho việc theo dõi. 3.4 Biên mục ấn phẩm Mục đích: Giúp NSD có thể kiểm tra được trong thư viện hiện nay có bao nhiêu ấn phẩm, thông tin chi tiết của từng ấn phẩm đó. Đồng thời cũng giúp cho người sử dụng biết được những cuốn sách đó mang số cá biệt như thế nào. - Chương trình giúp cho NSD biết được hiện trong kho có những ấn phẩm đang trong trạng thái như thế nào để có thể cho bạn đọc mượn những ấn phẩm mà họ cần. Thực hiện: Vào Menu Nghiệp vụ/Biên mục ấn phẩm - Tab Danh sách các ấn phẩm cho biết tên các ấn phẩm có trong thư viện 54
  55. - Tab Thông tin chi tiết về ấn phẩm cho biết các thông tin cụ thể về ấn phẩm - Tab Danh sách các mã cá biệt cho biết danh sách các mã cá biệt. 3.5 Mượn trả ấn phẩm 55
  56. Mục đích: NSD quản lý việc mượn trả ấn phẩm đã được biên mục của thư viện. Thực hiện: Vào menu Nghiệp vụ/Mượn trả ấn phẩm Chương trình có thể cho phép NSD dùng máy đọc mã vạch để đọc thẻ barcode và mã vạch của những ấn phẩm đã được mã hóa, giúp cho việc thao tác được nhanh chóng và chính xác cao. Với những thư viện hiện nay việc mượn trả được thực hiện như sau: - Bước 1: Chọn loại thẻ (đối tượng) Giáo viên, học sinh, đối tượng khác, gõ mã thể trực tiếp vào ô chọn mã thẻ hoặc click nút để chọn mã thẻ (trường hợp bạn đọc quên mang thẻ). Sau khi chọn xong thì thông tin về người mượn được hiện lên ở phía dưới. 56
  57. - Bước 2: Click khung Chọn mã cá biệt ấn phẩm, gõ tên mã cá biệt của ấn phẩm đó, gõ Enter Hoặc click nút để chọn ấn phẩm - Chọn Kho ấn phẩm - Gõ tên ấn phẩm vào khung Nhan đề (Có thể không cần gõ đầy đủ) - Click nút Tìm kiếm - Chọn ấn phẩm cần mượn, click nút Chọn ấn phẩm. - Những ấn phẩm được mượn sẽ hiện trong khung như hình dưới đây: - Khi muốn trả ấn phẩm nào đó NSD sau khi chọn tên người mượn, thì NSD chỉ cần nhập mã cá biệt của ấn phẩm vào khung Chọn mã cá biệt ấn phẩm rồi gõ Enter thì ấn phẩm đó tự động không còn trong danh sách của người mượn. - NSD có thể gia hạn thời gian mượn ấn phẩm của một người nào đó bằng cách chọn ấn phẩm cần gia hạn, sau đó click nút lệnh Gia hạn mượn thì thời gian mượn được gia hạn thêm (bằng thời gian mà NSD thiết lập ở phần Tham số mượn ấn phẩm) 57
  58. - Tại giao diện này NSD có thể thực hiện in phiếu mượn của một người nào đó bằng cách click nút lệnh in trên thanh công cụ, xuất hiện giao diện sau: - NSD cũng có thể thực hiện lệnh xóa danh sách các ấn phẩm mượn của một đối tượng. Tuy nhiên khi thực hiện lệnh này thì chương trình sẽ xóa tất cả nội dung mượn, chính vì vậy phải hết sức cẩn thận khi thực hiện thao tác này. 3.6 Xem nhật kí mượn trả Mục đích: NSD theo dõi được việc mượn trả của thư viện mình Thực hiện: Vào menu Nghiệp vụ/Xem nhật kí mượn trả - Cho biết được các thông tin mượn, trả của các đối tượng trong khoảng thời gian tùy chọn. 58
  59. - Cho biết được nhật kí mượn trả của tất cả các đối tượng trong trường hoặc biết được nhật kí cụ thể của từng đối tượng. 3.7 Ghi nhận phạt độc giả do vi phạm Mục đích: Thiết lập nguyên nhân và hình thức phạt Thực hiện: Người sử dụng chọn chức năng trong menu Nghiệp vụ\Ghi nhận phạt độc giả do vi phạm - In phiếu phạt: 3.8 Ghi nhận ấn phẩm mất 59
  60. Mục đích: Ghi nhận các ấn phẩm bị mất khi thực hiện kiểm kê ấn phẩm theo định kỳ, hoặc người đọc báo cho thủ thư việc để mất ấn phẩm mượn Thực hiện: NSD chọn chức năng trong menu Nghiệp vụ\Ghi nhận ấn phẩm mất - Chọn thời điểm để nhập ấn phẩm bị mất. - Nhập mã ấn phẩn mất vào khung Chọn mã cá biệt ấn phẩm, gõ Enter để chấp nhận. Ấn phẩm sẽ được liệt kê ở khung dưới đây: 3.9 Thanh lý ấn phẩm. Mục đích: Lập phiếu liệt kê các ấn phẩm hỏng, rách, quá hạn trong kho của thư viện để đề nghị thanh lý ấn phẩm. Thực hiện: NSD chọn chức năng trong menu Thư viên\Thanh lý ấn phẩm Các thao tác thực hiện tương tự như phần Ghi nhận ấn phẩm mất 60
  61. 3.10 Dự toán đề nghị mua ấn phẩm Mục đích: Lập đề nghị dự toán mua bổ sung, đề nghị trang cấp ấn phẩm Thực hiện: Người sử dụng kích chọn chức năng trong menu Nghiệp vụ\Đề nghị dự toán mua ấn phẩm, màn hình giao diện nhập ấn phẩm có dạng như sau: Màn hình giao diện gồm 2 cửa sổ con: - Tab Danh sách các dự toán bổ sung ấn phẩm: Liệt kê toàn bộ các phiếu đã được lập trong năm học (năm tài chính) - Tab Chi tiết nội dung dự toán bổ sung ấn phẩm Để thêm một ấn phẩm vào phiếu đề nghị: NSD gõ ký hiệu ấn phẩm, khi ấn Enter, một danh sách các ấn phẩm có ký hiệu “gần giống” với giá trị NSD nhập liệu hiện thị. NSD di chuyển đến đúng dòng chứa mã ấn phẩm cần nhập mới. Thực hiện gõ số lượng ấn phẩm cần đề nghị mua vào cột Slg. (Số lượng). Sau đó ấn phím Enter để kết thúc việc nhập ấn phẩm. Với việc các ấn phẩm được tổ chức mã thống nhất, theo bảng danh mục ấn phẩm chung của ngành đào tạo, thì việc xác định ấn phẩm thông qua mã ấn phẩm được thực hiện khá là đơn giản, dễ nhớ. Để huỷ bỏ một ấn phẩm đã được nhập vào trong phiếu, NSD di chuyển con trỏ đến dòng chứa ấn phẩm cần loại bỏ khỏi phiếu, kích chọn chức năng Bớt dòng. 61
  62. Các thao tác khác trên màn hình nhập liệu tương tự như Các bước thực hiện: thực hiện trên thanh công cụ. 3.11 Hồi cố trạng thái ấn phẩm Mục đích: Trong quá trình sử dụng, NSD không may chuyển nhầm trạng thái của ấn phẩm từ sẵn sàng trong kho sang những trạng thái khác. NSD dùng chức năng này để khôi phục lại trạng thái sẵn sàng trong kho. Thực hiện: Người sử dụng kích chọn chức năng trong menu Nghiệp vụ\Hồi cố trạng thái ấn phẩm, màn hình giao diện có dạng như sau: - Nhập các thông tin tìm kiếm ấn phẩm cần hồi cố trạng thái trong khu vực Thông tin tìm kiếm ấn phẩm cần khôi phục trạng thái. - Tích chọn mục Chỉ hiện ấn phẩm có trạng thái để lựa chọn trạng thái (mất, thanh lí, hỏng). - Click nút để đưa ra danh sách các ấn phẩm có trạng thái đó. - Chọn ấn phẩm cần hồi cố. - Click nút - Hiện bảng thông báo, chọn Yes để chấp nhận. (Khi chấp nhận xong, ấn phẩm đó sẽ được đưa ra khỏi danh sách này) 62
  63. 3.12 Kiểm soát số đăng kí cá biệt - Cho phép NSD biết được mã cá biệt của mỗi kho đã được sử dụng đến số nào để thuận lợi cho việc đăng kí cho những ấn phẩm sau. 3.13 Kiểm soát số nhảy mã ấn phẩm - Cho phép kiểm soát việc nhảy số của các chứng từ liên quan đến nhập liệu của người quản lí thư viện. 63
  64. 4. Thống kê Mục đích: Các mẫu báo cáo dùng trong quản lý thư viện cấp trường Thực hiện: NSD chọn chức năng trong menu Thư viện\Báo cáo quản lý thư viện, Để thực hiện in ấn báo cáo nào, NSD chỉ cần chọn vào mục báo cáo cần lập, chọn các tham số về thời gian. Kích chọn chức năng Báo cáo. Khi mẫu in hiển thị, thực hiện các thao tác như trong hướng dẫn với thanh công cụ in chung. 5. Tìm kiếm ấn phẩm Mục đích: Thực hiện việc tìm kiếm ấn phẩm theo các tiêu chí tìm kiếm: Thực hiện: NSD chọn chức năng trong menu Thư viện\Tìm kiếm ấn phẩm, giao diện cửa sổ tìm kiếm có dạng như sau: 64
  65. - Gõ các thông tin cần tìm kiếm vào các khung tương ứng. Có thể cho phép NSD tìm kiếm theo nhan đề, mã ấn phẩm, năm xuất bản, nhà xuất bản, chủ đề, từ khóa, - Sau khi gõ điều kiện tìm kiếm, NSD click nút Tìm kiếm. Danh sách các ấn phẩm được liệt kê ở phía dưới. - Muốn biết được thông tin chi tiết về ấn phẩm đó, NSD chọn ấn phẩm, sau đó click nút Xem chi tiết ấn phẩm sẽ cho ta biết được các thông tin liên quan đến ấn phẩm; cho biết ấn phẩm đó tổng số có bao nhiêu cuốn và trạng thái của mỗi cuốn. 65
  66. PHẦN IV: BÀI TẬP THỰC HÀNH 1. Bài tập về thiết lập hệ thống Bài tập 1: Hãy đăng kí đơn vị sử dụng theo đúng tên đơn vị trường học. Bài tập 2: Thiết lập tham số chung của hệ thống. 2. Bài tập về thiết lập các danh mục Bài tập 3: Cập nhật thêm mới, sửa xoá một số bảng danh mục của phân hệ Quản lý thư viện: - Danh mục tác giả, - Danh mục nhà xuất bản, - Danh mục ngôn ngữ, - Danh mục khổ sách. 3. Bài tập về chức năng quản lí thư viện Bài tập 5: Thực hiện các chức năng: thêm, sửa, xoá, in ấn, lọc ấn phẩm. Bài tập 6: Yêu cầu nhập mới và biên mục 3 ấn phẩm trên 1 số phiếu. Hướng dẫn thực hiện: B1: Menu khai báo\ NSD khai báo những danh mục cần sử dụng để biên mục ấn phẩm. B2: Menu Nghiệp vụ\Nhập mới ẩn phẩm\Chi tiết nội dung chứng từ\Thêm mới\ Nhập đầy đủ thông tin của phiếu(Nguồn, kho, nhà cung cấp, số hóa đơn ) Và thông tin chi tiết của từng ấn phẩm(nhan, số lương, giá tiền ) kết thúc lệnh bằng phím enter hoặc kích trái chuột . Tiếp tục nhập Nhan đề của ấn phẩm khác. Sau đó kích chọn nút Ghi kết thúc lệnh. Sau khi nhập xong số phiếu NSD chuyển sang tab Danh sách các phiếu nhập kho ấn phẩm xem tổng quát số phiếu vừa nhập. 66
  67. Các chức năng Thêm, sửa, xoá, in ấn, di chuyển được thực hiện theo quy định chuẩn của các màn hình nhập dữ liệu trong phần mềm, xin tham khảo chi tiết trong mục Thanh công cụ chung. Khi nhập mới ấn phẩm, NSD cần ghi rõ các thông tin sau đây: Ngày lập phiếu ( phần mềm tự động cập nhập) Số phiếu Nguồn( đã thiết lập ký hiệu bên danh mục: 01 = được cấp phát theo kế hoạc đảm bảo; 02= Tự mua, tự biên chế.) Diễn giải Kho nhập: đã thiết lập khai báo NSD kích chọn. Nhập từ: đã thiết lập khai báo NSD kích chọn. Số HĐ tài chính (nếu có). 67
  68. Với mỗi ấn phẩm nhập trong chứng từ nhập ấn phẩm, NSD cần ghi rõ số lượng của từng ấn phẩm, đơn giá bìa (hoặc giá mua ấn phẩm), các diễn giải của từng mục ấn phẩm (nếu có). Ghi chú: Chọn “Xóa” là xóa tòan bộ số phiếu. Trong số phiếu 01 muốn xóa 1 Nhan đề sách chọn nhan đề sách cần xóa sau đó chọn “Bớt dòng”. B3: Biên mục ấn phẩm. - Lần lượt chọn từng nhan đề sách vừa cập nhập sau đó kích chọn Biên mục ấn phẩm/+ Kiểm tra trùng ISBD và chọn Ấn phẩm đã biên mục. nếu không trùng NSD tiến hành biên mục ấn phẩm/ Đăng ký cá biệt. - Những ấn phẩm đã biên mục rồi Phần mềm sẽ cảnh báo cho NSD .Từ đó NSD sẽ không cần biên mục lại những ấn phẩm đó mà chỉ cần chọn /chọn biên mục như vậ ấn phẩm đã biên mục xong và chỉ cần Đăng ký cá biệt 68
  69. + Thông tin biên mục Mới/Nhập đầy đủ thông tin ấn phẩm sau Kích chọn mã tự động. Mã đó/Ghi./ Kết thúc phiên làm việc. nhảy tự động theo STT của ấn phẩm biên mục. B4: Đăng ký cá biệt: a. Menu nghiệp vụ\Kiểm soát số cá biệt (chỉ cần thiết lập 1 lần đầu). b. Menu nghiệp vụ\nhập mới ấn phẩm\chọn ấn phẩm vừa biên mục xong\Đăng ký cá biệt\Tạo mã cá biệt\Ghi nhận\Ghi lại CSDL\ In mã cá biệt; in phích; in gáy sách 69
  70. Sau đó thực hiện chức năng Nhập mới ấn phẩm tại thư viện: - Lập phiếu nhập mới ấn phẩm - Biên mục ấn phẩm - Tạo mã cá biệt sau đó xuất in mã mã vạch của ấn phẩm đó. - In phích - In gáy sách - In phiếu nhập ấn phẩm. Bài tập 7: Thực hiện chức năng khai báo thẻ đọc thư viện: - In 10 thẻ đọc thư viện của giáo viên, cán bộ nhân viên của đơn vị - In 10 thẻ đọc thư viện của học sinh - Đánh dấu, huỷ các thẻ hết hạn sử dụng - Đánh dấu các thẻ bị cấm mượn ấn phẩm do vi phạm các quy định của thư viện (mượn quá hạn, làm mất ấn phẩm ) Bài tập 8: Thực hiện chức năng Mượn ấn phẩm. Bài tập 9: Thực hiện chức năng Trả ấn phẩm. Bài tập 10: Thực hiện chức năng đề nghị dự toán mua - đề nghị cấp ấn phẩm. Bài tập 11: Thực hiện chức năng ghi nhận ấn phẩm bị mất, hỏng. Bài tập 12: Thực hiện chức năng ghi nhận ấn phẩm bị mất, hỏng đề nghị thanh lý. Bài tập 13: Thực hiện chức năng ghi nhận biên bản thanh lý ấn phẩm. Bài tập 14: Thực hiện chức năng ghi nhận biên bản kiểm kê ấn phẩm 70
  71. 4. Bài tập về tìm kiếm và trích xuất thông tin Bài tập 15: Thực hiện hiện việc tìm kiếm ấn phẩm theo các lựa chọn tiêu chí tìm kiếm khác nhau. 5. Bài tập về thống kê báo cáo Bài tập 17: Thiết lập tiêu chí thống kê, kiểm tra việc thay đổi các tiêu chí này. Bài tập 18: Thực hiện việc xem và in các thống kê trong phần mềm. 6. Bài tập về sao lưu và phục hồi dữ liệu Bài tập 19: Thực hiện việc sao lưu dữ liệu của đơn vị. Bài tập 20: Thực hiện chức năng phục hồi dữ liệu và kiểm tra lại kết quả của việc phục hồi đó. 7. Những sản phẩm và tài liệu gửi về dự án a. 7 file bakup kết quả đã làm trong những ngày tập huấn đó là: + VEMIS.bak + VEMIS_S.bak + TPS.bak + VEMIS_Student.bak + PEMIS.bak + VEMIS_Schedule.bak + VEMIS_Library.bak 71
  72. MỘT SỐ HÌNH ẢNH HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN 72
  73. Mọi thông tin hỏi đáp NSD vui lòng liên hệ: Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục - Bộ GD&ĐT Support to the Renovation of Education Management (SREM) Project Address: 128- Mai Hac De- Hai Ba Trung- Ha Noi ĐT : 04-3 9742837 (ML: 103) Fax: 04- 39743465/Email: contact@srem.com.vn Website: www.srem.com.vn 73