Hướng dẫn sử dụng Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở

103 trang phuongnguyen 4780

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Hướng dẫn sử dụng Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

huong_dan_su_dung_microsoft_office_word_2007_phan_co_so.pdf

Nội dung text: Hướng dẫn sử dụng Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở

Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Hướng dẫn sử dụng Phầncơ sở Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Mục lục BÀI 1. KHỞI ĐỘNG WORD VÀ CỬA SỔ LÀM VIỆC 1 Khởi động Word 1 Màn hình soạn thảo văn bản 1 Ruy-băng (Ribbon) 2 Nút Microsoft Office 4 Cực tiểu hóa Ruy-băng 5 Tùy chỉnh Quick Access Toolbar 6 Tên tệp 7 Thanh công cụ Mini 7 Thước đo 9 Thanh trạng thái 11 Dấu chèn và thanh cuộn 11 Các chế độ xem tài liệu trên màn hình. 13 Hiển thị văn bản với tỷ lệ thích hợp 16 Soạn thảo đồng thời các phần khác nhau của một văn bản 17 BÀI 2. SOẠN MỘT TÀI LIỆU ĐƠN GIẢN 19 Làm việc với các tệp văn bản 19 Tạo tệp văn bản mới 19 Nhập văn bản vào từ bàn phím 20 Hai chế độ soạn thảo 20 Sử dụng các phím Enter và Space 21 Hiện hay ẩn dấu định dạng 22 Đánh dấu đoạn văn bản 22 Sửa và xóa trong văn bản 23 Khôi phục những sai sót khi xóa 24 Cẩn thận khi xóa ký tự ¶ 25 Di chuyển và sao văn bản 26 Di chuyển phần văn bản sang vị trí khác 26 Sao một phần văn bản 26 Sử dụng nút chuột phải để di chuyển và sao 27 Sử dụng các lệnh Cut, Copy và Paste 27 Nhập ký tự ©, TM, ®, và các biểu tượng khác 29 Lưu tệp văn bản 30 Mở tệp văn bản hiện có 32 Đóng tệp văn bản và Word 32 Lựa chọn các kiểu phông chuẩn 33 Để có tiếng Việt Unicode 34 Thiết lập kiểu gõ: 35 BÀI 3. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 39 Chọn phông chữ, cỡ chữ và kiểu chữ 39 A Chỉ số trên và chỉ số dưới ( BC) 41 Khoảng cách giữa các ký tự 42 Tài liệu hướng dẫn i
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở BÀI 4. ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN 43 Căn chỉnh lề văn bản 43 Các dáng vẻ đặc biệt khác của đoạn văn bản 45 Khoảng cách giữa các hàng và các đoạn văn 47 Khoảng cách giữa các hàng trong một đoạn văn 48 Khoảng cách giữa các đoạn văn 49 Thiết lập và sắp thẳng các điểm dừng (Tab) 50 Thêm đường viền, màu sắc nền cho đoạn văn 51 Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn 53 Dùng Format Paint 54 BÀI 5. ĐỊNH DẠNG VÀ SẮP XẾP CÁC DANH SÁCH 56 Tạo danh sách các mục 56 Sửa đổi kiểu của các khoản mục 56 Thêm số vào các đầu mục được tạo bởi kiểu có sẵn 57 Sắp xếp một danh sách 58 BÀI 6. LÀM VIỆC VỚI BẢNG 59 Tạo bảng 59 Chọn ô, hàng và cột trong bảng 60 Thay đổi độ rộng các cột 61 Tách bảng 62 Thêm và xóa ô, hàng và cột 63 Tách ô 64 Hợp nhất nhiều ô thành một ô 65 Định dạng bảng 65 Điều chỉnh vị trí của bảng 66 Tạo bảng tự do 67 Tạo phương trình 68 BÀI 7. THIẾT KẾ TRANG 72 Kích thước trang in 72 Kích thước trang 72 Thay đổi hướng trang toàn bộ tài liệu của bạn 72 Thay đổi và thiết đặt lề 74 Chèn đầu trang và chân trang 76 Ngắt trang 83 Chú thích cuối trang và cuối văn bản 87 Tạo bản mục lục 91 BÀI 8- IN ẤN 95 Xem trước khi in 95 In 98 ii Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở BÀI 1. KHỞI ĐỘNG WORD VÀ CỬA SỔ LÀM VIỆC Khởi động Word Bạn có thể khởi động Word bằng cách nháy vào biểu tượng của nó trong danh mục nhóm chương trình Microsoft Office từ danh sách Tất cả chương trình All Programs, hoặc có thể chạy Word một cách tự động mỗilần khởi động máy tính. Sau khi chạy chương trình cài đặt, bạnsẽ thấy một nhóm các chương trình gọi là "Microsoft Office". Nhóm chương trình bao gồm biểu tượng . Để khởi động Word, mộtcách đơn giảnlà nháy chuột vào biểu tượng này. Màn hình soạn thảo văn bản Khi lần đầu khởi động một ứng dụng trong hệ Microsoft Office 2007, bạn sẽ ngạc nhiên với những gì bạn thấynếubạn là người đãtừng làm việc với các phiên bản trước của Microsoft Office. Bảng chọnvàthanh công cụ của phiên bản cũ đã đượcthay thế bởi Ruy-băng, phần giao diệnngười dùng uyển chuyển của Microsoft Office. Vị trí tên tệp cũng đã thay đổi. Ngoài ra, bạn có thể nhìn thấy thanh trạng thái ở dưới cùng màn hình, các thanh cuộn- thanh cuộn ngang ở ngay trên thanh trạng thái và thanh cuộn dọc nằm bên phải màn hình, và một con trỏ nằm trong vùng soạn thảo chỉ ra vị trí bạn sẽ gõ văn bản vào. Chúng ta sẽ lần lượt làm quen vớicácđốitượng này. Tài liệu hướng dẫn 1
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Ruy-băng (Ribbon) Ruy-băng xuất hiện trong Microsoft Office Word 2007. Ruy-băng được thiết kế để giúp bạn tìm nhanh lệnh bạn cần để thực hiện công việc. Các lệnh được tổ chức thành các nhóm hợp lý dưới các tab. Mỗi tab liên quan tới một loại hành động chẳng hạn như viết hay bố trí trang. Để giảm sự lộn xộn, một số tab chỉ hiện khi cần đến. Ví dụ, tab Picture Tools chỉ hiện khi một hình được chọn. Sự thay đổi này làm công việc của bạn dễ dàng và nhanh hơn. Có ba cấu thành cơ bản của Ruy-băng. Bạn cần biết mỗi cấu thành được gọi là gì và sử dụng ra sao. Tabs. Có bảy tab cơ sở: Home, Insert, Page Layout, References, Mailings, Review và View. Mỗitabtương ứng vớimộtphạm vi hoạt động. Groups. Mỗi tab có một vài nhóm chỉ ra các mục liên quan với nhau. Commands. Một lệnh là một nút, một hộp để nhập thông tin hoặc một bảng chọn. Mọi thứ trên tab đã được chọncẩnthậntheohoạt động củangười dùng. Ví dụ, tab Home chứa tất cả các thứ bạnthường dùng nhất, chẳng hạn lệnh trong nhóm Font để thay đổi phông văn bản: Font, Font Size, Bold, Italic, v.v 2 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Một vài nhóm có mũi tên chéo nhỏ ở góc phảibêndưới. Mũitên được gọi là Hiện Hộp thoại (Dialog Box Launcher). Nếu bạn nháy vào nó, bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn hơn liên quan đến nhóm. Bạn không thấy lệnh này trong các phiên bản trước của Word. Các tùy chọn sẽ xuất hiện trong biểu mẫu của hộp thoại trông như các phiên bản trước của Word. Nếu bạn muốn có diện mạo của phiên bản trước khi làm việc với phiên bản này thì câu trả lời là không thể. Nhưng sau khi bạn làm quen với Ruy –băng và hãy thử xem cái gì ở đâu rồi bạn sẽ nhận ra nó sẽ giúp bạn thực hiện công việc dễ dàng hơn như thế nào. Ví dụ một số tab chỉ hiện khi cần đến, chẳng hạn tab Picture Tools chỉ hiện khi một hình được chọn. Sự thay đổi này làm công việc của bạn dể dàng và nhanh hơn. Tài liệu hướng dẫn 3
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Khi bạn chọn một hình, tab bổ trợ Picture Tools sẽ xuấthiện, chỉ ra nhóm các lệnh để làm việc với hình. Chọn hình. Tab Picture Tools xuất hiện. Nháy chọn tab. Các nhóm và các lệnh bổ trợ xuấthiện để làm việcvớihình; như nhóm Border hay Arrange. Khi bạn nháy chuột ra ngoài hình, tab Picture Tools biến mất, và các nhóm khác trở lại. Nút Microsoft Office 4 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Đã xảy ra chuyệngì với bảng chọn File củaphiên bảntrước? Ấn nút Microsoft Office bạn sẽ tìm thấy nó. Vị trí để bắt đầu một tài liệu Word là nút Microsoft Office. Khi bạn nháy nút, một bảng chọn xuất hiện. Bạn nhận thấy rằng các lệnh cơ bản trong bảng chọn này như Mở, Lưu, và In các tệp của bạn giống với bảng chọn File trong các phiên bản trước của Word. Bên trái của bảng chọn, bạn thấy tất cả các lệnh để làm việc với tệp. Bên phải bảng chọn liệt kê các tài liệu đã mở gần nhất. Điều này rất thuận tiện để bạn nhìn thấy ngay các tài liệu bạn làm việc với thường xuyên mà không cần phải tìm trong máy. Cực tiểu hóa Ruy-băng Không có cách nào để xóa hay thay thế Ruy-băng bằng thanh công cụ hay bảng chọn từ phiên bản trướccủaMicrosoft Office. Tuy nhiên bạn có thể cực tiểu hóa Ruy-băng để có thêm khoảng trống trên màn hình củabạn. Để luôn giữ Ruy-băng cực tiểu 1. Nháy Customize Quick Access Toolbar . 2. Trong danh sách, nháy Minimize the Ribbon. 3. Để dùng Ruy-băng khi nó đang cực tiểu, nháy tab bạn cần dùng, rồi nháy tùy chọn hay lệnh bạn cần dùng. Ví dụ, bạn cần thay đổi cỡ phông của văn bản, bạn chọn văn bản của bạn trong Microsoft Office Word, nháy tab Home, rồi chọn nhóm Font, nháy cỡ văn bản bạn cần. Sau khi bạn nháy cỡ văn bảnbạn cần, Ruy-băng sẽ trở lại là cực tiểu. Tài liệu hướng dẫn 5
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Để giữ Ruy-băng cực tiểu trong thời gian ngắn Để nhanh chóng cực tiểu hóa Ruy-băng, nháy đúp vào tên của tab hiện hoạt. Nháy đúp để khôi phục lại Ruy-băng. Bạn cũng có thể dùng bàn phím để cực tiểu hóa hay khôi phục lại Ruy-băng bằng cách ấn phím CTRL+F1. Khôi phục lại Ruy-băng 1. Nháy Customize Quick Access Toolbar . 2. Trong danh sách, nháy Minimize the Ribbon. Ẩn tạm thời Ruy-băng Nháy đúp vào tab hiện hoạt để ẩn các nhóm cho rộng chỗ. Khi bạn muốn thấy lại các lệnh, nháy đúp vào tab hiện hoạt để đưa các nhóm trở lại. Nếu bạn muốn các loại lệnh khác sẵn dùng thì sao? Hãy dùng Quick Access Toolbar (Thanh công cụ truy nhập nhanh). Tùy chỉnh Quick Access Toolbar Quick Access Toolbar là một thanh công cụ tùy chỉnh chứatập hợp các lệnh không phụ thuộctab được hiển thị hiện thời. Bạn có thể di chuyển Quick Access Toolbar từ một trong hai vị trí có thể,vàcóthể thêm các nút tương ứng các lệnh vào Quick Access Toolbar. Di chuyển Quick Access Toolbar Quick Access Toolbar được định vị ở mộttrong hai vị trí: Góc trên trái cạnh Microsoft Office (Nút Microsoft Office – vị trí mặc định) Bên dưới Ruy-băng, phần giao diệnngườidùnguyển chuyểncủa Microsoft Office (Microsoft Office Fluent) 1. Nháy Customize Quick Access Toolbar . 2. Trong danh sách, nháy Show Below the Ribbon hoặc Show Above the Ribbon. Thêm một lệnh vào Quick Access Toolbar 1. Trên Ruy-băng, nháy tab hoặc nhóm thich hợp có hiển thị lệnh bạn muốn thêm vào Quick Access Toolbar. 6 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở 2. Nháy phải vào lệnh, rồi nháy Add to Quick Access Toolbar trên bảng chọn nối tắt. Loại bỏ một lệnh khỏi Quick Access Toolbar Nháy phải vào nút muốn loại bỏ khỏi Quick Access Toolbar, rồi nháy Remove from Quick Access Toolbar trên bảng chọnnốitắt. Tên tệp Góc trái trên của cửa sổ cho bạn thấy biểu tượng của chương trình soạn thảo văn bản Microsoft Office Word 2007, căn giữa dòng trên cùng của cửa sổ là tên tệp văn bản ví dụ như Document1 -Microsoft Word: Ở đây, tên tệp văn bản bạn đang làm việclàDocument1.docx. Tất cả các tên tệp văn bản được soạn thảo bằng Word 2007 đều có phần mở rộng là .docx trừ khi bạn cho nó một phần mở rộng khác; vì vậy đôi khi ta chỉ cần tên tệp là đủ. Thanh công cụ Mini Làm bất cứ việc gì mà không có những công cụ thích hợp đều tốn phí thời gian và vất vả, thậm chí trong nhiều trường hợp không thể thựchiện được. Không gì dễ chịu và thân thiện bằng việc bạnsoạn thảovăn bảntrên máy tính cũng giống như bạn cầm bút viết trên bàn giấy, một công việc đã quen thuộc với bạn. Chính vì vậy, những người phát triển hệ soạn thảo văn bản Word cố gắng cung cấp cho bạn một môi trường làm việc quen thuộc để thời gian làm quen của bạn với môi trường làm việc mới đượcrútngắnmột cách tốithiểu. Với Word, Tài liệu hướng dẫn 7
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở bạn còn có thể làm được nhiềuviệcmột cách nhanh chóng và có hiệu quả mà bạn không thể ngờ tới. Word cung cấp cho người dùng nhiều công cụ khác nhau để hỗ trợ cho nhiều công việc, từ soạn thảo, định dạng chuẩn tới việc thiết lập các bảng biểu tùy thích, thiết kế các hình vẽ cũng như chèn các hình vẽ đã có sẵn và bạn còn có thể tạo ra các hiệu ứng đặc biệt. Chúng ta sẽ học cách sử dụng thanh công cụ Mini để định dạng tài liệu của bạn. Khi bạn chọn văn bản và trỏ vào nó, thanh công cụ Mini nửa trong suốt sẽ xuất hiện. Thanh công cụ Mini sẽ giúp bạn làm việc với các phông, kiểu phông, cỡ phông, căn chỉnh, màu văn bản, mức thụt lề và các dạng dấu đầu dòng. Bạn muốn định dạng nhanh đoạnvănbản khi đang làm việc trong tab Page Layout. Bạn có thể nháy tab Home để dùng các lựa chọn định dạng, có cách làm nhanh hơn như sau: Chọn văn bản của bạn bằng cách kéo chuột, rồi trỏ vào đoạn đã chọn. Thanh công cụ Mini sẽ xuất hiệnrõdần. Nếubạntrỏ vào thanh công cụ Mini, nó sẽ hiện nguyên hình, và bạncóthể nháy vào tùy chọn định dạng ở đó. Lưu ý Bạn không thể tùy chỉnh thanh công cụ Mini. 8 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Tắt Thanh công cụ Mini 1. Nháy nút Microsoft Office, rồi nháy Word Options 2. Nháy Popular,dưới Top options for working with Word, xóa hộp kiểm Show Mini Toolbar on selection. Thước đo Màn hình hay đánh lừa con mắt của chúng ta, nhất là khi con mắt của chúng ta bị mỏi mệt. Đôi khi những hình vẽ hay câu chữ được in ra rất chuẩn, nhưng khi được hiển thị trên màn hình, chúng bị méo mó hay kích thước của chúng không còn giữ được tỷ lệ thực tế. Để hỗ trợ cho công việc của người sử dụng, màn hình của Word cung cấp cho ta hai thước đo, thước đo ngang và thước đo dọc, để ta có thể kiểmtra một cách tương đối kích thước "trang viết" của mình để căn chỉnh văn bản, đồ họa, bảng biểuvàcác yếutố khác trong tài liệu. Tất nhiên là không phải lúc nào chúng ta cũng cầntớithước. Vì vậy ta có thể hiển thị chúng một cách tùy chọn. Để hiển thị thước ngang phía trên của tài liệu Word và thước đứng dọc theo lề trái tài liệu của bạn chỉ có thể làm được khi hiển thị văn bản dưới chế độ Print Layout. Hiện và ẩn thước đo Để hiện hay ẩn thước đo ngang và thước đo dọc, nháy View Ruler ở trên cùng thanh cuộn dọc. Lưu ý: Thước đongang sẽ không xuấthiệnnếunó bị tắt. Để bật thước đo ngang, làm như sau: 1. Nháy nút Microsoft Office, rồi nháy Word Options. 2. Nháy Advanced. 3. Dưới Display, chọn hộp kiểm Show vertical ruler in Print Layout view. Tài liệu hướng dẫn 9
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Đổi đơn vị đo trên thước Để phù hợp với nhiều dạng công việc khác nhau cũng như tập quán sử dụng đơn vị đo trên nhiều vùng địa lý, chúng ta có thể lựa chọn đơn vị đo chiều dài trên thước. Word cho ta nămphương thứclựachọn: đolường theo đơn vị chuẩn quốc tế hiện tại là Centimeters, Milimeters, Inches, và Points sử dụng ở phương Tây, nhất là các nước thuộc Liên hiệp Anh và Mỹ, và Picas, một đơn vị đo truyền thống trong ấn loát (typography). Với năm loại đơn vị này, nhu cầu về sở thích của mọi tầng lớp người sử dụng đều được thỏa mãn. Thực hiện theo các bước sau: 1. Nháy nút Microsoft Office, rồi nháy Word Options. 2. Nháy Advanced. 3. Dưới Display, chọn đơn vị tùy ý bằng cách nháy mũi tên trong hộp Show measurements in units of: Ngoài các số đo trên thước còncócáccontrỏ dùng để định dạng (căn lề) từng đoạn văn bản như được minh họa trong hình dưới đây: 10 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Thanh trạng thái Ở dưới cùng củacửa sổ là thanh trạng thái (Status bar).Những thông tin xuất hiện trên thanh trạng thái tùy thuộcvàocông việc mà bạn đang thực hiện. Thanh trạng thái hiển thị những mô tả ngắn gọnvề lệnh đang được tiến hành, ví dụ như lưu văn bản vào đĩa cứng (Save) thì trên thanh trạng thái sẽ xuất hiện thông báo cho biết như hình dưới: Dấu chèn và thanh cuộn Điểm chèn (đôi khi ta gọi là con trỏ hay điểm nháy do nó nhấp nháy liên tục) trên màn hình chỉ ra nơi xuất hiện của ký tự bạn gõ vào. Khi bạn gõ liên tục các ký tự vào văn bản, màn hình sẽ được cuộn từ trái sang phải và từ trên xuống dưới sao cho có thể nhìn thấy được dấu chèn trên màn hình. Nếu muốn chèn ký tự mới (hay bất kỳ một đối tượng nào, chẳng hạn hình vẽ) vào một vị trí nào đó, bạn phải di chuyển dấu chèn tới vị trí đó. Chúng ta cũng có thể dùng chuột để điều chỉnh các thanh cuộn ở bên phải và phía dưới của màn hình để có thể làm thay đổi các phần khác của văn bản. Luôn luôn lưu ý rằng việc dịch chuyển các thanh cuộn không làm thay đổi vị trí dấu chèn trên văn bản. Do vậy, sau khi cuộn màn hình, nếu bạn muốn gõ các ký tự mới vào vùng văn bản đang được hiển thị, bạn phải dùng chuột và nháy vào vị trí mới đó. Bằng không, một khi bạn gõ ký tự mới vào, màn hình sẽ hiển thị đoạn văn bản có chứa dấu chèn và ký tự mới được gõ vào sẽ xuất hiện tại chỗ dấu chèn. Tài liệu hướng dẫn 11
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Di chuyển dấu chèn Cách đơn giản nhất để di chuyển dấu chèn là dùng chuột: bạn hãy di chuột sao cho con trỏ của chuột có dạng chữ I, di con trỏ tới nơi bạn muốn và nháy chuột. Ngoài ra chúng ta còn có thể sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím. Để hỗ trợ việc di chuyển nhanh dấu chèn bằng bàn phím, Word cung cấp cho ta các tính năng sau: Dịch chuyển sang trái hay sang phải một từ CTRL + ← hay CTRL + → Dịch chuyển tới đầu dòng hay cuối dòng home hay end Dịch chuyển tới đầu đoạn văn có chứa dấu chèn CRTL + ↑ Dịch chuyển tới đầu đoạn văn tiếp theo ctrl + ↓ Dịch chuyển tới đầu đoạn văn trước đó CTRL + hai lần ↑ Dịch chuyển lên hay xuống một trang màn hình page up hay page down Chuyển tới đầu hay cuối văn bản ctrl + home hay ctrl + end Chuyển tới vị trí vừa soạn thảo trước đó shift + f5 Sử dụng các thanh cuộn Hai thanh cuộn nằm ở bên phải và cuối màn hình soạn thảo được sử dụng trong việc "Giở lướt" văn bản (theo chiều dọc và chiều ngang) đang được hiển thị để xem những phần bị che khuất. Tại hai đầu thanh cuộn có hai nút tam giác và giữa chúng là một hình chữ nhật. Muốn cuộn văn bản theo chiều nào, bạn chỉ cần nháy chuột ở những nút hình tam giác có mũi nhọn hướng về chiều đó. Nếu cuộn theo chiều đứng, mỗi một lần nháy chuột ở các nút có hình tam giác văn bản trên màn hình sẽ được cuộn một dòng còn nếu nháy chuột ở khoảng trống trên hay dưới nút hình vuông nó sẽ cuộn một "màn hình". Tác động cũng tương tự như khi bạn cuộn văn bản theo chiều ngang, chỉ có khác là thay vì một dòng, bạn sẽ thấy văn bản được cuộn với một khoảng cách nào đó. Nếu bạn cần phải cuộn nhanh tới vị trí muốn xem thì hãy kéo và thả chuột ở các nút hình chữ nhật. Nhắc lại rằng, khi cuộn bằng chuột, bạn không làm dịch chuyển dấu chèn; nếu muốn cố định phần đang nhìn thấy trên màn hình bạn phải nháy chuột tại một vị trí nào đó trong trang văn bản. Ngoài ta, trên thanh cuộn đứng còn có các nút phụ, khi nháy ở đó bạn có thể lật giở theo từng mục văn bản (chứ không phải "trang màn hình"), và một nút tròn để hiển thị các phương thức cuộn đặc biệt, chẳng hạn như theo đề mục, theo hình vẽ hay theo biểu bảng v.v (xem hình dưới đây) 12 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Các nút ở bên phải thanh cuộn ngang, cạnh phần Thu phóng là các nút "nóng" dùng để chuyển đổi các chế độ xem tài liệutrênmànhình(xem mục dưới) Các chế độ xem tài liệu trên màn hình. Với hệ soạn thảo văn bản Word, bạn có thể xem tài liệu trên màn hình bằng năm chế độ khác nhau, mỗi một cách được gắn với một biểu tượng riêng biệt. Với mỗi cách, bạn sẽ xem chi tiết văn bản dưới nhiều khía cạnh khác nhau, phù hợp với tính chất của các công việc của bạn. Vị trí của dấu chèn không thay đổi khi bạn chuyển từ cách xem này sang cách xem khác. Hơn thế nữa, bạn có thể "phóng to" hay "thu nhỏ" phần tài liệu mà bạn muốn xem tùy theo ý bạn muốn xem ở mức độ chi tiết hay là xem "toàn cảnh". Thậm chí, khi cần thiết màn hình có thể hiển thị tài liệu trên toàn bộ màn hình hay xem các phần khác nhau cùng một văn bản trên hai cửa sổ khác nhau. Muốn chuyển đổicách xem, ta chọntabView trong nhóm Document Views. Bạn sẽ thấy năm nút có các biểutượng như trình bày dưới đây. Để chuyển sang một chế độ hiển thị nào đó, ta chỉ cần nháy chuột ở nút đó. Print Layout (bố trí in): Dùng để xem vănbảntrên toàn trang, chẳng hạn vị trí của các hình vẽ trên trang in hay là vị trí tương đối của các văn bản trên trang. Chế độ hiển thị này thích hợp để xem văn bản lần cuối cùng trước khi in ra giấy. Tài liệu hướng dẫn 13
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Full Screen Reading để phóng to vănbảntrên toàn bộ màn hình. Trong chế độ xem này bạn có thể lựa chọn để xem tài liệu trong các cách khác nhau. Nháy View Options, và thực hiện mộttrong các cách sau: Để hiển thị văn bản cỡ lớn hơn, nháy Increase Text Size. Để đọc nhiều chữ hơn trên màn hình, nháy Decrease Text Size. Để hiển thị trang như nó sẽ đượcinra, nháy Show Printed Page. Để hiển thị cùng lúc hai trang, nháy Show Two Pages . Web Layout (bố trí Web): Chế độ xem này cho ta hình dung trang tài liệu hiển thị như trang Web. 14 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Draft (bản thảo): Đây là cách xem thích hợpchoviệcsoạn thảo văn bản từ bàn phím, định dạng và bố trí trang được đơn giản hóa cũng như di chuyển các phần của một văn bản trong phạm vi chính nó. Outline (dàn bài): Như tên gọicủa nó, chế độ xem này chủ yếu dùng để phác thảo cấu trúc của một văn bản, sau đó soạn thảo chi tiết từng mục một. Tắt chế độ xem Full Screen Reading Nháy Close ở góc trên phải của màn hình, hoặc ấn ESC. Nhảy tới một phần của tài liệu Bạn có thể dùng Document Map hoặc Thumbnails (hình thu nhỏ) để tìm các phần của tài liệu mà bạn muốn nhảy tới. Nếu Document Map hoặc Thumbnails chưa được hiển thị, nháy Jump to a page or section in a document ở trên giữa củamànhình, sau đó nháy Document Map hoặc Thumbnails. Thực hiện một trong các cách sau: Để nhảy tới đầu mục bất kỳ trong tài liệu, nháy vào đầu mục đó trong Document Map. Tài liệu hướng dẫn 15
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Để nhảy tới một trang đặc biệt, nháy vào hình thu nhỏ của trang đó. Đánh dấu một tài liệu Trong chế độ Full Screen Reading, bạn có thể tô sáng nội dung, theo dõi các thay đổi của bạn, thêm nhận xét, và duyệt lại các thay đổi. Tô sáng nội dung bạn muốn nhớ 1. Nháy Reading Tools, rồi nháy Text Highlight Color. 2. Chọn văn bảnhay đồ họa bạn muốn tô sáng. LƯU Ý Để tắt tô sáng, nháy Reading Tools, nháy Text Highlight Color, rồi nháy Stop Highlighting, hay ấn ESC. Để đổi màu tô sáng, nháy Reading Tools, nháy vào mũi tên bên cạnh Text Highlight Color, rồi nháy vào màu bạn muốn. Hiển thị văn bản với tỷ lệ thích hợp Để phóng to hơn nữa các chi tiết trên màn hình, Word còn cung cấp cho ta một thanh trượt Zoom ở góc dưới bên phải của thanh trạng thái. Nháy chuột vào con trượt sang phảihoặc sang trái để phóng to lên hay thu nhỏ lại theo ý muốn củabạn. 16 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Chọn một thiết đặt thu phóng đặcbiệt Bạn có thể chọn cách xem tài liệu trên màn hình theo một trong các cách sau: 1. Trên tab View, trong nhóm Zoom, nháy Zoom 100%. 2. Trên tab View, trong nhóm Zoom, nháy One Page, Two Pages, hay Page Width. 3. Trên tab View tab, trong nhóm Zoom, nháy Zoom, rồi nhập số phần trăm hay lựa chọn thiết đặt nào nào khác mà bạn muốn. Soạn thảo đồng thời các phần khác nhau của một văn bản Chúng ta có thể xử lý đồng thời hai đoạn văn bản khác nhau của cùng một văn bản. Các đoạn văn bản này được hiển thị trên hai ô cửa sổ khác nhau và bạn có thể thực hiện mọi thao tác soạn thảo văn bản trong từng cửa sổ như trong cửa sổ lớn. Bất cứ một sửa đổi nào trong một ô cửa sổ cũng đều được phản ánh trong ô cửa sổ kia. Thậm chí, bạn có thể hiển thị từng ô cửa sổ theo từng chế độ khác nhau. Để tách cửa sổ soạn thảo thành hai cửa sổ, chúng ta có thể thực hiện theo hai cách: Chọn tab View, trong nhóm Window nháy .Khiđósẽ xuất hiện một vạch ngang màn hình và nếu bạn nháy chuột khi vạch ngang ở đâu thì cửa sổ được phân chia thành hai tại đó. Nếu không muốn làm việc trong chế độ hai cửa sổ nữa, ta di chuột đến đường phân cách khi con trỏ của chuột trở thành hai đoạn thẳng song song có hai mũi tên chĩa xuống và chĩa lên rồi nháy đúp chuột, ta sẽ trở lạicửa sổ chính. Tài liệu hướng dẫn 17
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Nháy đúp chuột lên phầntrêncùng của thanh cuốn đứng chỗ có vạch ngang như mũi tên chỉ trong hình ,cửasổ đượcphân chia thành hai, bạn hãy nháy đúp chuột và màn hình sẽ được tách thành hai cửa sổ bằng nhau. Muốn trở lại cửa sổ soạn thảo chính, nháy đúp chuột vào vạch phân cách. 18 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở BÀI 2. SOẠNMỘT TÀI LIỆU ĐƠNGIẢN Làm việc với các tệp vănbản Sau khi làm quen với màn hình của Word, chúng ta đã có thể bắt tay vào việc soạn thảo văn bản. Khi khởi động, Word cung cấp cho bạn ngay một tệp văn bản trống với tên ngầm định là Document1.docx. Nếu không có nhu cầu gì đặc biệt, bạn có thể tạm thời làm việc trên tệpngầm định này. Tạo tệp văn bản mới Để tạo một tệp văn bản mới, bạn có thể thựchiện theo cách sau đây: 1. Nháy nút Microsoft Office, rồi nháy New. 2. Dưới Templates, bạn sẽ thấy các lựachọnbạncóthể dùng để tạo: Một tài liệu trống. Một tài liệutừ khuôn mẫu đãcàiđặt. Một tài liệu mới từ tệp đã có. Nếu bạn đã kết nối Internet, bạn cũng sẽ thấy các khuôn mẫu sẵn dùng khác từ Microsoft Office Online. Tài liệu hướng dẫn 19
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Lần đầu tiên làm việc với Word, bạnhãy chọn Blank document (Văn bản trống) và nháy Create. Màn hình sẽ cho ta mộtvănbảntrống với một tên ngầm định nào đó (thường là Document vớimột số thứ tự ở đuôi). Nhập văn bản vào từ bàn phím Khi Word hiển thị cho bạn mộttệp vănbản, dấu chèn ở ngay vị trí đầu tiên (phía trên, bên trái cửa sổ) dưới dạng một vạch đứng nhấp nháy báo hiệu sẵn sàng để bạn đưa các ký tự từ bàn phím. Bạn không cần phải lo lắng một cách thái quá về việc lần đầu tiên có những lỗi do gõ nhầm bàn phím, chúng ta có thể sửa những lỗi đó một cách dễ dàng và vào bất cứ lúc nào. Để chèn một đoạn văn bản vào chỗ nào, chúng ta chỉ việc đặt dấuchèntại đó. Hai chế độ soạn thảo Word tạo điều kiện cho bạn làm việc trong hai chế độ soạn thảo khác nhau: chế độ chèn ký tự và chế độ thay thế. Với chế độ chèn ký tự, những ký tự sau dấu chèn được dịch chuyển dần về bên phải khi bạn gõ những ký tự mới vào, còn với chế độ thay thế, các ký tự mới sẽ thay thế các ký tự đứng sau. Chúng ta có thể chuyển đổi giữa hai chế độ này một cách tùy ý. Để chuyển đổi giữa hai chế dộ soạn thảo, đơn giản nhất là dùng phím Insert trên bàn phím để điều khiển bật và tắt chế độ thay thế. Để dùng được tính năng điều khiển này củaphím Insert hãy làm như sau: 1. Nháy nút Microsoft Office , rồi nháy Word Options. 2. Nháy Advanced. 20 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở 3. Dưới Editing options, chọn/xóa hộpkiểmUseInsertkey to control overtype mode. Để bật/tắt chế độ thay thế: 1. Nháy nút Microsoft Office , rồi nháy Word Options. 2. Nháy Advanced. 3. Dưới Editing options, chọn/xóa hộpkiểm Use overtype mode. Sử dụng các phím Enter và Space Thông thường một văn bản bao gồm nhiều đoạn văn, các đoạn văn có thể gồm một hai dòng hay rất nhiều dòng.Khiđánhtrênmáy chữ thông thường, bạn phải gõ phím xuống hàng (thường được gọi là phím ENTER); với Word bạn không phải lo lắng chuyện đó: Word sẽ tự động xuống hàng cho bạn khi đã tới cuối hàng mà không thể cho thêm từ mới vào được nữa. Phím ENTER lúc này có vai trò đặc biệt là dùng để đánh dấu cho Word biết điểm kết thúc của một đoạn văn. Dấu đó thường được gọi là dấu ngắt đoạn. Chúng ta hãy gõ một vài câu dưới đây vào văn bản, chú ý nhấn phím ENTER sau mỗi dấu chấm câu: Sóng chiều đưa chiếc thuyền nan Sóng·chiều·đưa·chiếc·thuyền·nan¶ Chị·ơi·con·sáo·gọi·đàn·bên·sông¶ Chị ơi con sáo gọi đàn bên sông. Tài liệu hướng dẫn 21
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Ô kìa! Bên cõi trời đông Ô·kìa!·Bên·cõi·trời·đông¶ Ngựa·ai·còn·ruổi·dặm·hồng·xa·xa. ¶ Ngựa ai còn ruổi dặm hồng xa xa. Nếu bạn nháy chuột ở nút (hiểnthị hoặcdấucáckýtự điều khiển) trên nhóm Paragraph của tab Home, bạn sẽ thấy những câu trên được hiển thị như trong khung ở bên phải. Qua đây bạn thấy rằng Word xử lý văn bản bạn đưa vào như là một dòng liên tục các ký tự, bao gồm cả các ký tự được hiển thị và các ký tự điều khiển việc định dạng. Dấu ¶ cho biết điểm kết thúc của một đoạn văn, còn dấu · đánh dấu điểm cuối của một từ mà khi soạn thảo bạn phải gõ vào phím trống (SPACE). Vì vậy, khi soạn thảo với Word, bạn không nên lạm dụng việc sử dụng phím ENTER và phím SPACE, chỉ nên gõ các phím đó khi bạn thực sự thấy cần thiết. Hiện hay ẩn dấu định dạng Trong tab Home,trong nhóm Paragraph, nháy Show/Hide ( ). Đánh dấu đoạnvăn bản Khi làm việc với Word, bạn hãy luôn luôn ghi nhớ rằng: trước khi có thể di chuyển, xóa hay định dạng một đoạn văn(hay hình) nào đó, bạn cần phải đánh dấu nó. Ví dụ như cỡ chữ của đoạn văn đó quá nhỏ cần phải chọn cỡ chữ to hơn hoặc cần in nghiêng, v.v. Khi bạn đánh dấu, đoạn văn được đánh dấu sẽ bị "bôi đen". Nếu ta đánh dấu sai chỗ hay bỏ qua không thực hiện những phép sửa đổi với những phần đã được đánh dấu đó, chúng ta chỉ cần nháy chuột tại bất kỳ nơi nào trong văn bản, hoặc ấn vào một phím mũi tên bất kỳ, vệt đen sẽ biến mất. Mục này sẽ hướng dẫn bạn những cách thức đánh dấu bằng chuột. Muốn đánh dấu một đoạn văn bản, chúng ta đưa con trỏ của chuột vào nơi bắt đầu, nhấn và giữ chuột, kéo trên đoạn văn bản cần đánh dấu và thả chuột tại nơi kết thúc. Khi bạn kéo chuột từ trên xuống dưới, đoạn văn bản mà chuột đi qua sẽ được đánh dấu suốt theo chiều ngang. Trở lại văn bản vừa mới có mấy câu ở trên, bạn hãy thử đánh dấu như hình dưới đây: 22 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Word còn cung cấp cho chúng ta mộtsố khả năng để thao tác nhanh và chính xác. Để đánh dấu Một từ: Nháy đúp chuột trên từ đó; Một dòng: Nháy chuột ở bên trái dòng; Một đoạn: Nháy đúp chuột ở bên trái đoạn văn; Một khối theo chiều đứng: Giữ phím ALT và kéo thả chuột. Như hình dưới đây: Toàn bộ văn bản: Nháy chuột ba lần ở bên trái đoạnvănbất kỳ. Sửa và xóa trong văn bản Khi soạn thảo một văn bản, nhấtlànhững vănbản dài, chúng ta không thể tránh được lỗi do gõ nhầm ký tự.Thậmchí,khivăn bản được soạn thảo lần đầu chưa được vừa ý bạn, bạn có thể thay đổi nội dung, bố cục cũng như cách trình bày. Trong những trường hợp này, khi soạn thảo văn bản bằng máy tính, bạn không cần phải lãng phí "giấy tờ"một cách vô ích như là với công cụ giấy bút truyền thống.Bạn có thể lưu vănbản và sửa đổicóbất kỳ lúc nào bạn muốn. Tất nhiên, tiêu phí thời gian cho việcsửa đổi vănbảnlà điều mà máy tính không thể giúp bạn được hoàn toàn. Để sửa những lỗi nhỏ, bạn chỉ cần dùng tới hai phím BACKSPACE và DELETE là đủ. Hai phím này dùng để xóa những ký tự đã gõ sai và sau đó bạn có thể chèn các ký tự đúng vào chỗ đó. BACKSPACE hay phím có dấu ← dùng để xóa một ký tự trước dấu chèn; DELETE dùng để xóa một ký tự sau dấu chèn; CTRL + BACKSPACE : xóa một từ trước dấu chèn và CRTL + DELETE để xóa một từ sau dấu chèn. Muốn xóa những đoạn lớn hơn thì nhanh gọn nhất là đánh dấu đoạn đó và ấn phím DELETE hoặc phím BACKSPACE. Thay cho việc sử dụng hai phím đó, chúng ta có thể dùng lệnh Cut, chọn ở nhóm Clipboard trong tab Home như sau: Đánh dấu đoạn cần xóa, nháy chuộtvàonút ở nhóm Clipboard trong tab Home. Tài liệu hướng dẫn 23
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Mặc dù hiệu quả của lệnh Cut và dùng phím Delete là như nhau, song trong cách sử dụng chúng có một điều khác biệt cơ bản mà bạn cần luôn luôn ghi nhớ: Delete dùng để xóa đơn thuần một đoạn văn bản hay hình trong khi Cut cũng có tác dụng xóa, song nội dung của đoạn văn bản vừa bị xóa được Word lưu trữ tạm thời trong một bộ nhớ đệm (Clipboard) để có thể sử dụng về sau, chẳng hạn như dán (Paste) vào một vị trí khác trong văn bản. Bộ nhớ đệm của Office 12 lưu trữ nội dung của 24 lần Cut sau cùng Khôi phục những sai sót khi xóa Bạn rất có thể thực hiện các thao tác xóa nói trên khi mà bạn thực sự không muốn. Chẳng hạnnhư khi một đoạnvăn đã được đánh dấu, bạn vô tình ấn phím DELETE; hoặc khi bạn đã xóa rồi, song suy nghĩ lại, bạn thấy rằng đáng lẽ không nên xóa. Không chỉ hạn chế với các thao tác xóa mà nói chung khi thực hiện bất kỳ một thao tác gì với Word, ngay sau đó nếu bạn thấy rằng đáng lẽ không nên thực hiện thao tác đó, bạn vẫn có khả năng khôi phục lại trạng thái trước đó một cách nhanh chóng và hoàn hảo. Chúng ta được cung cấp hai nút Undo và Redo trên thanh công cụ truy nhập nhanh ngay cạnh nút Microsoft Office. Mỗi khi chúng ta cần khôi phục lại trạng thái trước đó của văn bản, ta chỉ cần nháy chuột ở nút Undo. Nút Redo dùng để khôi phục lại trạng thái trước khi sử dụng nút Undo. Như vậy, giả sử như bạn thấy cần xóa phần bị "bôi đen", bạn chỉ cần ấn phím DELETE; nhưng sau đó bạn thấy rằng mình đã xóa nhầm, bạn nháy chuột ở nút Undo, phần bị xóa sẽ trở lại như cũ. Sau một vài giây suy nghĩ, bạn lại thấy rằng tốt nhất vẫn là xóa nó đi, bạn có thể nháy chuột ở nút Redo. Thậm chí, ta có thể khôi phục lại trạng thái trước khi thực hiện nhiều thao tác bằng cách nháy chuột tại các nút mũi tên bên phải các nút như hình bên dưới. Di chuột từ trên xuống để chọn số thao tác cần khôi phục lại và nháy chuột sẽ tương đương vớiviệc nháy chuột ngần ấy lần ở nút Undo hay Redo. 24 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Cẩn thận khi xóa ký tự ¶ Như đã giới thiệu ở phần trên, ký tự ¶ đánh dấu điểm cuối của một đoạn, ký tự này xuất hiện khi bạn ấn ENTER. Ký tự ¶ lưu trữ các thông tin định dạng của đoạn văn bản trước nó, ví dụ như phông chữ, dáng vẻ của đoạn văn bản. Vì vậy bạn hãy rất cẩn thận khi xóa ký tự ¶ vì khi xóa nó, nói chung bạn sẽ làm thay đổi định dạng của nó thành định dạng của đoạn văn bản tiếp theo. Nếu đã vô tình xóa đi, ngay lập tức bạn nên khôi phục lại bằng cách nháy chuột ở nút Undo. Nói chung, khi soạn thảo bạn không nhìn thấy ký tự ¶, trừ phi bạn nháy chuột ở nút ¶ trên thanh công cụ. Tài liệu hướng dẫn 25
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Di chuyển và sao văn bản Khi soạn thảo với Word, chúng ta có thể di chuyển hoặc sao một phần bất kỳ, cho dù đó là phần văn bản, hình vẽ hay là một mục nào đó lấy từ các ứng dụng khác. Di chuyển có nghĩa là làm thay đổi vị trí của một phần văn bản được chọn trong bố cục của toàn bộ tệp văn bản, sao có nghĩa là sao chép lại một phần văn bản được chọn vào một vị trí khác mà không làm thay đổi phần văn bản ban đầu. Phương pháp đơn giản nhất để di chuyển và sao phần văn bản là dùng chuột, tuy nhiên muốn di chuyển hay sao tới một vị trí tương đối xa vị trí ban đầu thì dùng các lệnh Cut, Copy và Paste sẽ thích hợp hơn. Di chuyển phần văn bản sang vị trí khác Cách 1 1. Chọn phần văn bản hay hình vẽ cần di chuyển theo cách thức đã trình bày ở trên 2. Đặt con trỏ của chuột vào phần đã được "bôi đen" và ấn nút chuột trái. Khi con trỏ của chuột trở thành mũi tên có khung chấm bên dưới, vẫn giữ chuột ở trạng thái nhấn nút trái và di con trỏ của chuột đến vị trí mới. 3. Thả chuột. Cách 2 1. Chọn khối văn bản cần di chuyển sang vị trí mới 2. Ấn kết hợp phím Ctrl + X 3. Đặt điểm chèn vào vị trí cần đặt khối văn bản 4. Ấn kết hợp phím Ctrl +V Kết quả cho các cách thực hiện khác nhau là giống nhau. Sao một phầnvăn bản Muốn sao chép một phần văn bản vào một vị trí nào đó, chúng ta chỉ cần thực hiện ba thao tác đã mô tả ở phần di chuyển với sự khác biệt quan trọng là: trước khi ấn nút chuột trái, hãy ấn phím CTRL và chỉ thả phím CTRL sau khi thả nút chuột. Hoặc sử dụng các bước như sau 1. Chọn khối văn bản cần sao chép sang vị trí mới 2. Ấn kết hợp phím Ctrl + C 26 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở 3. Đặt điểm chèn vào vị trí cần đặt khối vănbản 4. Ấn kết hợp phím Ctrl +V Kết quả thực hiệnlà giống nhau. Sử dụng nút chuột phải để di chuyển và sao Để tăng tốc độ thao tác, Word hỗ trợ việc sử dụng nút chuột bên phải cho nhiều mục tiêu khác nhau. Khi di chuyển và sao đoạn văn bản, bạn cũng có thể dùng nút chuột phải. Chọn phần văn bản hay hình vẽ cần di chuyển theo cách thức đã trình bày ở trên. Đặt con trỏ của chuột vào phần đã được "bôi đen" và ấn nút chuột phải. Giữ chuột ở trạng thái nhấn nút phải và di con trỏ của chuột đến vị trí mới. Con trỏ của chuột bây giờ là một vạch chấm đứng. Thả chuột, bạn sẽ thấy hiện lên mộtcửa sổ nhỏ như hình dưới đây. Nếu di chuyển thì nháy chuột ở dòng Move Here (chuyểntới đây); nếu sao, bạn hãy nháy chuột ở dòng Copy Here (sao ở đây). Còn nếu không, bạn nháy chuột ở dòng cuối Cancel (bỏ qua) hay ở bất kỳ nơi nào ngoài cửasổ đó. Sử dụng các lệnh Cut, Copy và Paste 1. Chọn phần văn bản hay hình vẽ cần di chuyển theo cách thức đã trình bày ở trên 2. Thực hiện một trong hai thao tác sau: Để di chuyển, ta nháy nút (Cut) trên tab Home nhóm Clipboard. Để sao, ta nháy nút (Copy) trên tab Home nhóm Clipboard. Word sẽ lưu nội dung củaphầnvănbản đóvàotrongbộ nhớ tạm thời (Clipboard). 3. Di con trỏ củachuột đến vị trí mới. 4. Nháy (Paste) trên tab Home nhóm Clipboard. *Có thể bạn chưalưu ý Khi soạn thảo một văn bản, bạn phải tuân theo những quy tắc nhất định trong ấn loát. Những quy tắc này giúp cho bạntrìnhbày mộtvănbản đẹp, hợp thức Tài liệu hướng dẫn 27
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở và điều quan trọng hơn là sáng sủa, mạch lạc, rõ nghĩacũng như nhấn mạnh được những điềucần nhấn mạnh. Trong một văn bản, tất cả các dấucâunhư dấuchấm (.),dấu phẩy (,), dấu chấm phẩy (;), dấu hai chấm (:), dấuchấm hỏi(?),dấuchấm than (!) cũng như các dấu ngoặc và nhiều loại dấu khác đều luôn luôn đi cùng với từ đứng trước nó và Word định dạng các dòng theo quy tắc này. Vì vậy, trước các dấu câu bạn không được để khoảng trống (Space). Khi xóa hay dán (paste) các đoạn văn bản, Word tự động điều chỉnh các phần trống còn sót lại trong phần câu còn lại. Ví dụ như nếu bạn xóa một từ đứng trước dấu phẩy, Word sẽ tự động loại bỏ phần trống giữa dấu phẩy và từ đứng trước từ bị xóa. (Tác động này chỉ có được khi bạnxóabằng cách "bôi đen".) Nếu bạn không muốn Word thựchiện điềuchỉnh tự động này, bạn có thể 1. Nháy nút Microsoft Office , rồi nháy Word Options. 2. Nháy Advanced. 3. Dưới Cut, Copy and Paste, nháy chuột để tắt hộp Use Smart Cut And Paste. 28 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Nhập ký tự ©, TM, ®, và các biểutượng khác Để thêm các chữ cái, số và các dấu chấm câu trrên bàn phím, nhiều phông chữ bao gồm cả các biểu tượng danh mục, như §, TM, © và ®. Nhiều phông chữ cũng chứa các ký tự có chứa các dấu phụ (các từ biến âm sắc, dấu ngã và các từ có trọng âm). Để chèn các biểu tượng với lệnh Symbol, thực hiện các bước dưới đây: 1. Đặt con trỏ tại nơi bạn muốn chèn biểu tượng. 2. Trên tab Insert trong nhóm Symbols nháy Symbol. Khi nháy nút Symbol sẽ xuất hiện bảng một số ký tự thường gặp như hình dưới bên trái. Nếu ký tự bạn cần không có trong bảng, nháy More Symbols hộp thoại Symbol (hình dưới bên phải) sẽ xuất hiệnchobạn nhiềulựa chọn hơn. Nếu bạn cần chèn các biểu thức toán học hoặctạo các công thức, sử dụng công cụ Equation trên tab Insert trong nhóm Symbols. Tài liệu hướng dẫn 29
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Khi nháy vào Equation, danh sách thả các dạng biểu thức xuất hiện cho bạn chọn. Nếu bạn cần soạn biểu thức mới không có trong danh sách mẫu này thì nháy vào Insert New Equation ở dòng dưới cùng. Tab công cụ mới sẽ xuất hiệnnhư hình dưới sẽ trợ giúp bạn soạn biểu thức mới. Lưu tệp văn bản Chúng ta vừa mới mở một tệp văn bản mới với tên ngầm định là Document1.docx. Trong tệp văn bản đó, chúng ta mới"soạnthảo" được bốn câu thơ ngắn ngủi, nhưng với nội dung ít ỏi như vậy, nó vẫn đủ "tư cách" là một tệp văn bản. Có thể bạn chỉ có đủ thời gian tới đây để làm quen với Word hoặc cũng có thể để đề phòng các trục trặc khác (chẳng hạn, mất điện), bạn muốn lưu giữ kết quả làm việc của mình trên đĩa cứng của máy tính. Khi đã được lưu, sau này bạn có thể mở nó ra để sửa đổi hay làm việc tiếp với nó. Để lưu, bạn hãy 1. Nháy nút trên Quick Access Toolbar (Thanh công cụ truy nhập nhanh). 30 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở 2. Hoặc nháy nút Microsoft Office rồi nháy Save. Vì đây là lần đầutiên chúng ta lưumột tệpvớimộttênngầm định (Word thường lấy một số ký tự đầu tiên trong văn bản đang đượcsoạn thảo làm tên ngầm định), chúng ta sẽ được hiển thị một cửa sổ để cho những thông số tùy chọn của mình. Từ lần sau trở đi, khi lặp lại động tác lưu văn bản như trên, cửa sổ này sẽ không được hiển thị nữa, tệp văn bản sẽ được tự động lưu với tên của nó. Bạn hãy gõ Tai lieu 1 vào mục File name. Chú ý chọnvị trí của thư mục bạn muốn lưu tài liệuvào trong hộp để dễ tìm và mở văn bản ở những lần sau. Tài liệu hướng dẫn 31
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Mở tệp văn bản hiện có Bây giờ chúng ta hãy mở tệp văn bản Tai lieu 1.docx (vừa được ta soạn thảo và lưu). Nháy nút Microsoft Office, rồi nháy Open Bạn sẽ được cung cấp một cửasổ thoại Open để định vị tệpvăn bản cần mở. Nháy chuột ở tên tệp văn bản để chọn (ở đây là Tai lieu 1.docx) và nháy Open hoặc nháy đúp chuột ở tên tệp vănbản để mở tệpvăn bản. Sau khi mở tệp văn bản, bạn có thể sửa đổi, thêm nội dung hoặc thực hiện các thao tác khác vớivăn bản. Đóng tệp văn bản và Word Sau khi đã chắc chắn rằng tệp văn bản đã được lưu, bạn có thể đóng tệp văn bản đó lại để tiết kiệm bộ nhớ làm việc với các tệp văn bản hay các ứng dụng khác. Nháy chuột tạinút tại góc trên bên phảicửasổ hoặc 32 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Nháy nút Microsoft Office, rồi nháy Close Nếu bạn chưa lưunhững sửa đổimớitrongvănbản, Word sẽ hỏi lại bạn để tránh trường hợpmất thông tin. Nếukhông, cửasổ sẽ được đóng lại. Nếu không làm việc với Word nữa, bạncóthể đóng lạibằng cách nháy chuột tiếp ở nút tại góc trên bên phảimànhình hoặc Nháy nút Microsoft Office, rồi nháy Lựa chọn các kiểu phông chuẩn Hiện nay có rất nhiều loại phông chữ khác nhau và rất đa dạng, giúp cho người sử dụng dễ dàng lựa chọn phông chữ cho mình để soạn thảo văn bản hoặc chế bản các dạng ấn phẩm khác nhau đặc biệt là trên các trình soạn thảo văn bản Microsoft Word. Đikèm với nó là các phần mềmhỗ trợ cho các kiểu phông chữ đó, Ví dụ như chương trình soạn thảo tiếng Việt: ABC, Vietkey, Unikey, VietFlex Để soạn thảo chế độ tiếng Việt người sử dụng có thể sử dụng các trình soạn thảo trên để hoàn thành công việc của mình. Tài liệu hướng dẫn 33
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Đặc biệt hiện nay các hệ điều hành Windows 2000, Windows XP đều hỗ trợ chế độ soạn thảo tiếng Việt theo chế độ Unicode. Đây là một công cụ tiện lợi cho người sử dụng mà không cần đến các trình soạn thảo khác mà vẫn có thể gõ được tiếng Việt, hơn nữa nó cung cấp cho người sử dụng có thể gõ được các loại phông chữ khác nhau của các nước trên thế giới theo một chuẩn chung. Nếu bạn gõ văn bản ở dạng Unicode thì bạn có thể đọc được tiếng Việt trên các máy khác nhau mà không bị biến dạng phông chữ của bạn. Để tiện cho người sử dụng, chúng tôi hướng dẫn các bạn các thức sử dụng Unicode trong các hệ điều hành Windows 2000, Windows XP, đồng thời cũng giới thiệu cho các bạn sử dụng công cụ Unikey hỗ trợ các chế độ gõ tiếng việt theo các phông khác nhau và đặc biệt nó hỗ trợ gõ ở chế độ Unicode với phông chữ rất đẹp. Để có tiếng Việt Unicode Thiết lập môi trường tiếng Việt cho Windows: (Chỉ thực hiện 1 lần, nếu máy của bạn chưa có thiết lập tiếng Việt của Windows) Để gõ được tiếng Việt theo kiểu của Windows Vietnamese (gọi nôm na là tiếng Việt Unicode), ta cần thêm Vietnamese vào trong Input locale (để Windows nhận biết và xử lý đúng những đặc trưng của tiếng Việt). Vì trên các Hệ điều hành khác nhau, cách thiết lập cũng hơi khác nhau một chút. Để người sử dụng dễ thực hiện, chúng tôi xin miêu tả chi tiết từng bước cho từng nhóm Hệ điều hành khác nhau. TRÊN WINDOWS 9x, NT, Me Bạn có thể sử dụng phần mềm Unikey TRÊN WINDOWS 2000 1. Vào Start → Control Panel → Regional Options: General: Chọn Vietnamese. Cũng trong phần Regional Options, chọn tab: I nput Locales: (ta có thể vào thẳng phần Input locales này từ phần Keyboard của Control Panel) nhấn nút Add, bảng thông báo Add Input Locale hiện ra, trong phần: Input locale: hãy chọn Vietnamese. 2. Đánh dấu vào ô Enable indicator on taskbar (chỉ thị ngôn ngữ trên thanh tác vụ ở cuối màn hình. Khi bật tiếng Việt, sẽ có hình chữ VI như bên phải . TRÊN WINDOWS XP 1. Vào Start → Control Panel → Regional and Language Options: Chọn tab Language: Đánh dấu hộp Install files for complex script and right-to-left languages (include Thai) 34 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở 2. Nhấn OK. Lúc này bạn cần có đĩa nguồn WindowsXP để hệ thống cài đặt thêm dịch vụ mà bạn vừa chọn. Sau đó khởi động lại máy. Sau khi khởi động lại máy, vào lại Control Panel → Regional Language and Options, chọn thẻ Languages. Nhấn Detail , khi hộp thoại Text Services and Input Languages hiện ra, nhấn nút Add, chọn Vietnamese trong hộp thoại Add Input Language. Nhấn OK ba lần để hoàn tất thiết lập. (Trong nút Language Bar, Windows XP đã tự đánh dấu vào ô Show the Language Bar on the desktop - chỉ thị ngôn ngữ trên thanh tác vụ ở cuối màn hình, nên khi bật tiếng Việt, chỉ thị này sẽ có hình chữ VI như bên phải .) Sau khi thiết lập xong tiếng Việt cho Windows, ta đã có thể gõ tiếng Việt Unicode, nhưng theo kiểu Windows Vietnamese (tức là theo kiểu của Microsoft, xem thêm bảng mô tả chế độ gõ tiếng Việt-phần cuối bài này). Để có thể gõ tiếng Việt theo cách trước nay vẫn làm (tức là theo kiểu VNI, ABC hoặc Telex), ta hãy làm theo phần cuối bài này. Chú ý: Từ Hệ điều hành Windows2000 trở đi, nếu muốn thiết lập môi trường để gõ các ngoại ngữ khác (như tiếng Pháp, Nhật, Hoa, Thái ), bạn có thể làm tương tự như đã làm cho tiếng Việt. Thiết lập kiểu gõ: Để có thể hiểu được các chương trình gõ tiếng Việt, người sử dụng nên phân biệt được 3 khái niệm sau: Mã tiếng Việt (còn gọi là bộ mã, bảng mã, trang mã, tiếng Anh: code page, code table): Có nhiều bảng mã tiếng Việt như: Unicode tổ hợp, Unicode dựng sẵn (hai mã này hợp thành bảng mã TCVN 6909. Tuy nhiên bảng mã này chỉ mới chú ý đến mã mà không có phần bản sắc tiếng Việt, đó chính là locales ), VietWare, VNI, ABC, VietFlex, VietStar, DHBK, TCVN1, TCVN2, BKED, 3C30 Unicode tổ hợp tiếng Việt là bảng mã đầu tiên (và duy nhất cho đến nay) được hỗ trợ tính bản địa để tiếng Việt chính là tiếng Việt. Phông tiếng Việt (hay còn gọi là kiểu chữ tiếng Việt): Mỗi bảng mã có kèm theo bộ phông tương ứng. Vì có quá nhiều bộ mã tiếng Việt, nên cũng có tương ứng bằng ấy bộ phông/kiểu chữ tiếng Việt với đủ thứ tên gọi. Chẳng hạn như, bộ mã ABC có các phông ABC với tiếp đầu ngữ.vn ở đầu (ví dụ .vnArial, .vnTimes ), bộ mã VNI có các phông VNI với tiếp đầu ngữ VNI- ở đầu (ví dụ, phông VNI-Arial, VNI-Times ), bộ mã VS có các phông VS1, VS2 với tiếp đầu ngữ VS1, VS2 - ở đầu như (VS1-Arial, VS1-Times ). Bộ mã Unicode cũng tương ứng có bộ phông Unicode của mình, (ví dụ như Times New Roman, Arial hoặc SimSun, SimHei: tiếng Hoa ). Office XP hiện có các phông tiếng Việt sau: Arial, Times New Roman, Courier News, Tahoma, Verdana. Tài liệu hướng dẫn 35
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Kiểu gõ tiếng Việt: Mặc dù có nhiềubảng mã và nhiềuloại phông, chỉ có 3 kiểu gõ tiếng Việt phổ biến hiện nay: VNI, Telex và theo Windows Vietnamese (gọi nôm na là kiểu gõ tiếng Việt của Microsoft Windows). Phần hướng dẫn các kiểu gõ này sẽ được viết bên dưới. Bảng mã tiếng Việt cũ sử dụng Unikey Bạn không nên dùng.các phông VNI, ABC tiếng Việt như trước đây. Chọn Character set (bảng mã tiếng Việt khác). Input Method cho ta chọn kiểu gõ ưa thích: VNI, Telex. Trong bảng Code Table (bảng mã), ta chọn các bảng mã tiếng Việt mà mình muốn dùng. Ví dụ, muốn dùng phông VNI, ta chọn VNI-Windows ANSI, muốn dùng phông ABC, ta chọn bảng mã ABC, muốn dùng phông VietFlex, ta chọn bảng mã VS1 hoặc VS2, tương tự như thế cho các bảng mã của DHBK, 3C25, v.v - Trong mục Switch Key, chọn cách thức chuyển đổi chế độ gõ tiếng Anh và tiếng Việt, ví dụ Alt+Z Chú ý: Để gõ được tiếng Việt với bộ mã, sử dụng công cụ Unikey, bạn cần phải có các phông tương ứng. Ví dụ như .vnTime, vnArial, hoặc các phông VNI Sử dụng Unikey để gõ Unicode Để sử dụng Unikey để gõ tiếng Việt trong chế độ Unicode, bạn thiết đặt chế độ Unicode trong mục Character set Gõ dấu tiếng Việt theo kiểu VNI: 36 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Để có chữ, hoặc dấu Gõ Dấu sắc 1 Dấu huyền 2 Dấu hỏi 3 Dấu ngã 4 Dấu nặng 5 Dấu â 6 Dấu ư, ơ 7 Dấu ă 8 Chữ đ d, 9 Ví dụ: để gõ chữ Chiến: Bạn có thể gõ: c h i e (dấu â) (dấu sắc) n ; hoặc gõ : c h i e (dấu â) n (dấu sắc) Bạn có thể gõ dấu ở cuối từ, nếu gõ sai, bạn có thể gõ lại ngay mà không cần xoá dấu cũ. Gõ dấu tiếng Việt theo kiểu Telex: Để có chữ, hoặc dấu Gõ Dấu sắc s Dấu huyền f Dấu hỏi r Dấu ngã x Dấu nặng j ă aw â aa ê ee ô oo đ dd ư w ơ ow w ww Bỏ dấu z Ví dụ: Muốn gõ chữ trường, bạn có thể gõ: t r w o w f n g hoặc t r w o w n g f. Tài liệu hướng dẫn 37
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Bạn có thể sửa dấu ngay sau từ. Trong ví dụ trên, nếubạngõthêm chữ s thì từ trường sẽ thành trướng. TM Gõ tiếng Việt bằng bộ gõ có sẵncủa Windows Chuyển sang bàn phím tiếng Việt bằng cách trỏ chuột trái vào chỉ thị ngôn ngữ trên thanh tác vụ ở góc phải dưới cùng của màn hình, rồichọn VI. Để có chữ, hoặc dấu Gõ ă 1 â 2 ê 3 ô 4 đ 0 ư [ ơ ] Dấu huyền 5 Dấu hỏi 6 Dấu ngã 7 Dấu sắc 8 Dấu nặng 9 Ví dụ: Để gõ chữ Việt, bạn sẽ gõ: V i 3 9 t. 38 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở BÀI 3. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN Định dạng (formatting) một văn bản tức là dùng các kiểu (styles) để làm cho văn bản của bạn rõ ràng mạch lạc và thống nhất định dạng trong toàn bộ tài liệu. Kiểu bao gồm: kiểu phông, kích cỡ phông, khoảng cách giữa các dòng, khoảng cách giữa các đoạn, căn lề trái, phải hay căn đều trái phải, lùi vào đầu dòng tạo các đường biên hay khung, đánh số các khoản mục và bố trí các chi tiết khác (trong đó bao gồm cả bảng biểu, hình ảnh), v.v. Kiểu thường được áp dụng cho đơn vị đoạn một cách tự động, nếu muốn định dạng kiểu khác cho một phần văn bản trong đoạn bạn phải chọn riêng đoạn đó và định dạng lại kiểu phông và kích cỡ phông. Khi tạo tài liệu mới, bản thân nó đãchứa sẵnmộtsố tốithiểu các kiểu ngầm định. Bạn có thể dùng ngay các kiểunày nếuchúng phù hợp, hoặc sửa đổi chúng thành kiểubạn thích. Bạn cũng có thể tạothêmcáckiểu mới. Để sao chép định dạng của đoạn này sang đoạn khác bạn có thể dùng Format Painter hoặc áp dụng các kiểu trong danh sách kiểu trong nhóm Style trên tab Home. Ngoài ra, bạn có thể sao chép các kiểu bạn đã lựa chọn từ tệp này sang tệp khác mà không cần lặp lại việc tạo mới hay sửa đổi kiểu. Trong bài này, bạn sẽ thực hành theo từng bước cụ thể trên cơ sở các tệp văn bản chúng ta mới và sẽ đưa vào. Chọn phông chữ, cỡ chữ và kiểuchữ Word cung cấp cho ta hai khả năng để chọn phông chữ, cỡ chữ và kiểu chữ. Kiểu chữ bao gồm kiểu chữ đậm, kiểu chữ nghiêng và kiểu chữ có gạch dưới; ngoài ra nếu với một phông chữ còn có các kiểu khác, Word cũng hiển thị cho ta biết. 1. Trên thanh công cụ định dạng ta có thể thấy những nút sau: Muốn thay đổi phông và cỡ chữ củacáckýtự,tathực hiệncácbước sau: 1. Trước hết ta chọn các ký tự đó ("bôi đen"); Tài liệu hướng dẫn 39
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở 2. Trong nhóm Font, nháy chuột ở mũi tên chọn phông chữ . Chúng ta sẽ nhận được danh sách các phông chữ, nháy chuột để chọn phông chữ thích hợp; 3. Nháy chuột ở mũi tên chọn cỡ chữ để chọn cỡ chữ. Tương tự, để chọn kiểu chữ cho từ Wordchẳng hạn, trướchết ta "bôi đen" từ đó, nếu cần chuyển sang chữ đậm Word ta nháy chuột ở nút , nháy nút ta được chữ nghiêng Word và nháy nút ta đượcchữ có gạch dưới Word, nháy vài mũi tên ta có thể chọnkiểu của đường gạch dưới. Có thể nháy chuột nhiều nút để đạt được kếtquả kếthợp, ví dụ như nháy cả hai nút và , ta được chữ đậm và nghiêng Word hay nháy chuột ở cả ba nút ta được Word. Ngược lại, nếu bôi đen một chữ đậm và nháy chuột ở nút , ta sẽ trở lại chữ bình thường. Kết quả cũng tương tự vớicácnút khác. 2. Khả năng thứ hai cho những chọnlựa đầy đủ hơnlànháy Hộp phóng của nhóm Font trên tab Home. Chúng ta đượccung cấp một cửa sổ như Hình dưới. Khi chọn phông, cỡ và kiểu chữ,cửa sổ bên dướihiểnthị cho ta một mẫu lựa chọn để hỗ trợ cho việc quyết định nhanh về tính thích hợp của phông chữ được chọn. Ngoài những khả năng lựa chọn phông chữ, cỡ chữ và kiểu chữ, Word còn hỗ trợ nhiều khả năng khác. Chẳng hạn như chỉ với thao tác gạch dưới ta đã có thể: Gạch dưới liên tục (Single underline) Gạch dưới liên tục Gạch dướitừng từ (Word only underline) Gạch dướitừng từ Gạch dưới đúp (Double underline) Gạch dưới đúp Gạch ngắt (Dash) Gạch ngắt 40 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Dưới đây minh họa thêm một vài khả năng củaWord(với các phép chọn trong Effect): Chữ có bóng (Shadow) Word Chữ khung (Outline) Chữ khung và có bóng Word, Word, Word A Chỉ số trên và chỉ số dưới ( BC) Đôi khi trong văn bản ta phải đưa vào những ký tự có kèm theo các chỉ số, kể 2 cả chỉ số trên và chỉ số dưới, bên phải cũng như bên trái, ví dụ như H2O, x + y2. Khi đánh chỉ số, Word sẽ tự động chọn phông có cỡ nhỏ hơn và đẩy vị trí cho thích hợp. Chỉ số dưới: Khi đang ở chế độ soạn thảo bình thường, nếu muốn đánh chỉ số dưới, bạn hãy ấn đồng thời các phím CTRL và =, ấn như thế một lần nữa, bạn sẽ trở lại chế độ bình thường. Ví dụ cần gõ công thức H2O ta thực hiện như sau: Gõ H, ấn đồng thời các phím CTRL và =, gõ số 2, một lần nữa ấn đồng Tài liệu hướng dẫn 41
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở thời các phím CTRL và = để trở lạichế độ bình thường và gõ O. Bạn cũng có thể sử dụng nút trong nhóm Font thay cho cụm phím CTRL và =. Chỉ số trên: Nguyên tắc thực hiện cũng hoàn toàn tương tự, chỉ có khác là thay vì ấn đồng thời hai phím CTRL và =, để đấnh chỉ số trên bạncần ấn đồng thời ba phím CTRL, SHIFT và =. Bạncũng có thể sử dụng nút trong nhóm Font thay cho cụm ba phím CTRL, SHIFT và =. Khi muốn thay đổiphông chữ, cỡ và kiểucủacácchỉ số, chúng ta cũng có thể lặp lại các thao tác đã trình bày ở trên; chú ý rằng bạn chỉ được đánh dấu các chỉ số. Khoảng cách giữa các ký tự Khi phát triển hệ phần mềm soạn thảo văn bản Word, các nhà thiết kế đã tham khảo ý kiến của các nhà chuyên môn trong lĩnh vực ấn loát và đưa vào những tính năng tự động hoàn toàn đáp ứng các yêu cầu về ấn loát, trong đó có vấn đề về khoảng cách phân bố giữa các ký tự. Do vậy bạn có thể hoàn toàn yên tâm. Tuy nhiên trong các trường hợp hãn hữu, Word vẫn hỗ trợ bạn khả năng khả năng làm co giãn khoảng cách này. Ví dụ như: TODAY Office Co (condensed) 1pt TODAY Office Bình thường (normal) TODA Y Office Giãn (expanded) 1,5pt TODA Y Offic e Giãn (expanded) 2pt Muốn thực hiện điều này, bạn đừng chèn các khoảng trống bằng cách gõ Space mà hãy nháy HiệnHộp thoại (Dialog Box Launcher) ở góc dưới bên phải của nhóm Font trong tab Home, chọn tab Charactar Spacing bạn sẽ được cung cấp một bảng để chọn. Tuy nhiên, các thao tác này chỉ dành cho những người đã có nhiều kinh nghiệm làm việc với Word, với những bạn mới bắt đầu làm quen thì hãy tin tưởng và hài lòng vớicác tính năng tự động của nó. 42 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở BÀI 4. ĐỊNH DẠNG ĐOẠNVĂN BẢN Như đã đề cập tới ở bài trước, một đoạn vănbản(Paragraph)làmột phần được kết thúc bằng ¶. Khi soạn thảo chúng ta kết thúc một đoạn văn bản bằng cách ấn phím Enter. Bạn chỉ nhìn thấy ¶ trên màn hình nếu bạn nháy nút ¶ trên thanh công cụ chuẩn (chuyển sang chế độ hiển thị tất cả những ký tự ẩn). Trước khi định dạng một đoạn văn bản, bản phải đánh dấu nó, tức là "thông báo" cho Word biết bạn định làm việc với đoạn nào. 1. Định dạng đoạn văn bản liên quan tới dáng vẻ của toàn bộ đoạn văn bản, cho dù bạn chỉ đánh dấu một hai ký tự trong đoạn văn đóhay đánh dấucả đoạn. Căn chỉnh lề văn bản a. Chế độ ngầm định của Word là mọi đoạn văn bản được tự động căn chỉnh thẳng lề bên trái, đồng thời giữ nguyên khoảng cách hợplý giữa các ký tự mà không quan tâm đến lề bên phải. Chúng ta có thể dùng các nút , , và để căn giữa, căn lề phải và điềuchỉnh thẳng cả hai lề trái và phải cho từng đoạn văn. Đánh dấu đoạn văn bản, Nháy chuột một trong các nút sau: a. Nháy nút để căn lề trái b. Nháy nút để căn giữa trang HỆ ĐIỀU HÀNH HỆ ĐIỀUHÀNH Hệ điều hành là phần mềm quan trọng Hệ điềuhànhlàphần mềm quan trọng bậc nhất cho các máy PC. Khởi đầu, bậcnhấtchocácmáy PC. Khởi đầu, các các hệ điều hành đã được dự kiến xây hệ điềuhànhđã được dự kiến xây dựng dựng để điều hành một trong các hoạt để điều hành mộttrong các hoạt động động phức tạp nhất của cơ chế vào/ra. phức tạp nhất của cơ chế vào/ra. c. Nháy nút để căn lề trái d. Nháy nút để điều chỉnh thẳng hai lề HỆ ĐIỀU HÀNH HỆ ĐIỀUHÀNH Hệ điều hành là phần mềm quan trọng Hệ điềuhànhlàphần mềm quan trọng bậc nhất cho các máy PC. Khởi đầu, bậcnhấtchocácmáy PC. Khởi đầu, các các hệ điều hành đã được dự kiến xây hệ điềuhànhđã được dự kiến xây dựng dựng để điều hành một trong các hoạt để điều hành mộttrong các hoạt động động phức tạp nhất của cơ chế vào/ra phức tạp nhất của cơ chế vào/ra. Thay cho bước 2, ta có thể nháy Hộp thoại phóng (Dialog Box Launcher) ở góc dưới bên phảicủa nhóm Paragraph trong tab Home,chọn tab Indent and Tài liệu hướng dẫn 43
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Spacing. Trong ô Alignment,nếu nháy chuộttráiở nút mũi tên, ta sẽ nhận được một danh sách lựa chọnbaogồmcácdòng Left (lề trái), Centered (căn giữa), Right (lề phải) và Justified (chỉnh thẳng cả hai lề) (xem hình dưới). Muốn định dạng kiểu nào, ta chỉ cần nháy chuột ở dòng đó và nháy nút OK (hay ấn phím Enter) và ta sẽ nhận được kết quả tương tự trên. b. Thông thường, với các đoạnvănbảncóhai cách bố trí dòng đầu tiên: hoặc là căn thẳng lề trái hoặc thụt vào một khoảng nào đó so với các dòng tiếp theo như minh họa ở đoạn này. Kiểu định dạng ngầm định của Word là không để thụt vào, song bạn có thể kéo (nhấn, giữ nút chuột trái và di chuyển, sau đó thả nút chuột) con trỏ trên thước đo để tạo ra khoảng thụt vào cần thiết cho dòng đầu tiên. Bạn có thể kéo con trỏ cả về bên trái, bằng cách đóbạn đã "kéo" dòng đầu tiên nhô ra ngoài lề. Nên nhớ,dấuchènđang ở đoạn nào thì sẽ có tác dụng cho đoạn đó. 44 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Nếu muốn chính xác hơn, nháy HiệnHộpthoại (Dialog Box Launcher) ở góc dưới bên phải của nhóm Paragraph trong tab Home,chọntab Indent and Spacing. Chọn tiếp First line (dòng đầu tiên) trong mục Special. Cho một số đo hoặc chấp nhận số đo ngầm định vào ô By ở bên phảivànháy OK. Các dáng vẻ đặc biệt khác của đoạnvănbản Khi muốn nêu bật ý quan trọng của một đoạn văn nào đó, người ta thường định dạng đoạn văn bản đó theo một kiểu dáng riêng biệt khác với kiểu nói chung trong văn bản. Một trong những cách tạo kiểu dáng riêng đó là căn lề của cả đoạn văn bản thụt vào bên trong, có thể một lề trái, có thể cả hai lề. Hoặc khi muốn liệt kê, chẳng hạn các tài liệu tham khảo, người ta thường định dạng theo kiểu các đoạn "treo", nghĩa là từ dòng thứ hai trở đi đềuthụtvào so với dòng đầu tiên. Với Word, tất cả các định dạng đó đềucóthể thực hiện được một cách nhanh chóng và dễ dàng. Tài liệu hướng dẫn 45
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Cho thụt vào một phía hay cả hai phía: Đánh dấu đoạnvănbản, nếu muốn cho thụt cả đoạn văn bản so với lề trái, bạnhãy đưachuột vào phần hộp chữ nhật của con trỏ trên thước đo và kéo tớivị tríbạnmuốn (Chú ý đừng kéo riêng phần tam giác ở trên vì nó sẽ cho ta kết quả khác!). Ta có thể kéo con trỏ về cả hai phía; kéo về bên phải, đoạn văn sẽ thụt vào so với lề trái, kéo về bên trái sẽ đưa đoạn văn ra quá lề. Còn nếu muốn điềuchỉnh lề phảicủa đoạn văn, bạn kéo con trỏ ở bên phải của thước đo (xem hình trên). Nếu muốn định dạng đoạn văn"treo" như trên hình cuối ở trên, ta cũng đánh dấu đoạn văn bản và kéo phần tam giác ở trên con trỏ trên thước đo về vị trí thích hợp. Để có thể định dạng một cách chính xác hơnvàđượcthống nhất trong suốt văn bản dài, nháy Hiện Hộp thoại (Dialog Box Launcher) ở góc dưới bên phải của nhóm Paragraph trong tab Home,chọntabIndent and Spacing. Trong Indentation, bạn có thể cho các số đochoLeft (bên trái) và Right (bên phải) để đặt khoảng thụt vào chính xác cho bên trái hay bên phải đoạn văn (có thể cho số đo âm). Còn để tạo ra đoạn treo, bạn hãy chọn Hanging và cho số đo và ô By. Sau khi cho hết các thông số, nháy nút OK. 46 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Trên thanh công cụ chuẩn bạnthường đượccung cấp hai nút và . Có thể sử dụng hai nút này để tăng giảmkhoảng cách thụtvàoở bên trái của đoạn văn bản một cách nhanh chóng; cụ thể hơn: nháy chuột ở nút bạn sẽ làm tăng khoảng cách đó, còn nháy ở nút sẽ cho kết quả ngược lại. Khoảng cách giữa các hàng và các đoạnvăn Khoảng cách ngầm định giữa các hàng trong một đoạn văn là khoảng cách đơn (single) và ta có thể dễ dàng thay đổi khoảng cách này. Khi thay đổi khoảng cách giữa các hàng trong một đoạn văn, bạn tác động tới tất cả các hàng trong đoạn văn bản được chọn hay chứa dấu chèn. Đặt khoảng cách giữa các đoạn văn xác định nên độ cao (và chiều sâu) của mọi hàng trong đoạn văn bản. Độ cao này thay đổi tùy thuộc vào phông chữ và cỡ chữ lớn nhất sử dụng trong đoạn văn. Chẳng hạn, với phông chữ cỡ 10 pt thì độ cao của mỗi hàng xấp xỉ 12 pt, đó là độ cao thực sự của phông chữ cộng với khoảng cách giữa các dòng. Tài liệu hướng dẫn 47
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Khoảng cách giữa các hàng trong một đoạnvăn Để thay đổi khoảng cách giữa các dòng trong một đoạn văn bản, ta tiến hành các bước sau: 1. Chọn đoạnvănbản ta muốn thay đổi. 2. Nháy nút trong nhóm Paragraph. 3. Chọn kiểu thích hợp trong danh sách các khoảng cách liệt kê như hình bên. Nếu bạn cần một số đo khác các số đã liệt kê hãy nháy Line Spacing Options. Dưới đây là minh họa một đoạn vănvớikhoảng cách đơnvàkhoảng cách 1,5 dòng. Sóng chiều đưa chiếc thuyền nan Sóng chiều đưa chiếc thuyền nan Chị ơi con sáo gọi đàn bên sông. Chị ơi con sáo gọi đàn bên sông. Ô kìa! Bên cõi trời đông Ô kìa! Bên cõi trời đông Ngựa ai còn ruổi dặm hồng xa xa. Ngựa ai còn ruổi dặm hồng xa xa. 48 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Khoảng cách giữa các đoạnvăn Thay vì nhấn mộthay nhiều phím Enter để làm tăng khoảng cách giữa các đoạn văn, bạn nháy Hiện Hộp thoại (Dialog Box Launcher) ở góc dưới bên phải của nhóm Paragraph trong tab Home để mở hộp thoại Paragraph điều chỉnh khoảng cách trước hay sau một đoạn văn. Việc sử dụng này có nhiều ưu điểm. Trước hết là bạn có thể điều chỉnh được một cách chính xác. Ngoài ra khi bạn di chuyển hay xóa một đoạn văn bản là bạn xóa cả các khoảng cách đó, sau khi xóa sẽ không còn xót lại các khoảng trống và chúng ta không phải xử lý lại. Khi một đoạn vănbản có khoảng cách cho trướcnónằm ở đầu một trang, thông thường Word sẽ bỏ qua khoảng cách đó, nhưng trong một số trường hợp như đoạn đầu tiên của một tài liệu (đề mục) thì khoảng cách đó vẫn được giữ nguyên. Bạn hãy điều chỉnh khoảng cách giữa các đoạn theo các bước sau: 1. Chọn đoạn vănbản ta muốnthay đổi. 2. Nháy Hiện Hộp thoại (Dialog Box Launcher) ở góc dưới bên phải của nhóm Paragraph trong tab Home để mở hộpthoại Paragraph. Tài liệu hướng dẫn 49
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở 3. Chọn tab Indents and Spacing. 4. Cho số đo khoảng cách vào Before (trước đó) và/hoặc After (sau đó) trong ô Spacing (xem hình ở trên). 5. Nháy OK. *Nên tránh Gõ tab hay space nhiều lần để làm tăng khoảng thụt vào cũng như nhấn phím Enter ở cuối mỗi dòng. Văn bản sẽ không được căn chỉnh đúng và mỗi khi bạn chèn thêm hay xóa ký tự, bạn sẽ rất mất thì giờ để định dạng lại. Thiết lập và sắp thẳng các điểmdừng (Tab) Tận cùng phía bên trái của thước đo bạn sẽ thấy một nút được gọi là nút chọn điểm dừng. Khởi đầu (theo ngầm định), nút đó có dạng (dùng để căn thẳng trái), nháy chuột ở đó, nó biến thành dạng (dùng để căn thẳng giữa), nháy chuột lần thứ hai ở đó nó sẽ có dạng (dùng để căn thẳng phải)và cuối cùng, nếu nháy chuột thêm một lần nữa, nó sẽ trở về dạng ban đầu. Nháy chuột ở nút này ta có thể thiết đặt nhanh các điểm dừng để căn trái, căn giữa hay căn phải văn bản. Công việc này tương tự như bạn làm việc với máy chữ, tạo các điểm dừng để căn thẳng chữ theo các cột. Thực hiện từng bước sau đây giúp bạn biết cách thiết đặt các điểm dừng tại các vị trí mong muốn. 1. Nháy nút chọn điểm dừng đến khi nó phản ánh điểm dừng căn thẳng trái . 2. Trên thước, nháy điểm 1 cm. Điểm dừng căn thẳng trái xuất hiện. 3. Nháy lại . Điểm dừng thay đổi thành điểm dừng căn giữa . Trên thước, nháy điểm 5 cm. 4. Nháy lại . Điểm dừng thay đổi thành điểm dừng căn thẳng phải . Trên thước, nháy điểm 9 cm. 5. Nhấn phím Tab. Gõ Căn thẳng Trái. 6. Nhấn phím Tab. Gõ Căn giữa. 7. Nhấn phím Tab. Gõ Căn thẳng Phải. 8. Nhấn phím Enter và lặp lại các bước 6.-8. với ba từ Trái, Giữa và Phải. Tài liệu bây giờ hiển thị ba điểm dừng có thể có trong Word như minh họa dưới đây: Căn thẳng trái Căn thẳng giữa Căn thẳng phải Trái Giữa Phải Một khi ta nháy một điểm dừng nào đó không đúng vị trí trên thước, muốn di chuyển nó sang vị trí khác hay xóa điểm dừng đó ta chỉ việc kéo biểu tượng điểm dừng tới vị trí thích hợp hay ra khỏi khu vực hiển thị của thước. 50 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Thêm đường viền, màu sắc nền cho đoạnvăn Với Word bạn có thể tạo ra nhiềuhiệu ứng bấtngờ mộtcách dễ dàng. Một trong số đó là việc tạo đường viền, khung cho một đoạnvănbản (kể cả đoạn văn bản trong các ô của bảng biểu) cũng như thiết lập màu sắc nền cho nó. Hình dưới đây minh họa một vài khả năng. Bạn hãy thực hiệncác bước sau đây để thêm đường viền(Border), tạo ra vệt bóng (Shading), mẫu nền (Patterns) và màu sắc (Color) vào đoạn văn trong các tài liệu của bạn. Trong nhóm Paragraph của tab Home,chúng ta thấy có nút , nút này dùng để giúp bạnthực hiện nhanh mộtsố thao tác có liên quan tới việc tạo đường viền cho các đoạn văn bản. Để tạo hình ảnh như hình trên bên trái. Hãy tiến hành các bược sau: 1. Nháy nút trong nhóm Paragraph củatabHome.Chọn Borders and Shading (Đường viền và Vệt bóng) – dòng cuối cùng trong hình trên. 2. Nháy tab Borders và nháy ở hai nút và ở bên phải để chọn viền trên và viền dưới. Xem hình minh họadưới đây: Tài liệu hướng dẫn 51
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở 3. Cuốn hộp Width: (Độ rộng:) xuống, và chọn độ rộng 3pt. 4. Trong hộp danh sách Color: (Màu sắc:), nháy Blue (Xanh) và nháy OK. Muốn tạo hiệu quả như trong hình thứ hai, ta lặplạiBước1và2 ở trên, sau đó 1. Chọn Borders and Shading (Đường viền và Vệt bóng) và nháy tab Shading (Tạo ra vệt bóng). 2. Trong mục Patterns (Mẫu), nháy hộp danh sách Style: (Kiểu dáng), và nháy 30%. 3. Trong hộp danh sách Color (Màu), nháy Auto (Tự động) và nháy OK. (Thay cho Auto, bạn có thể chọn một màu bất kỳ theo ý thích của bạn. Mẫu được hiển thị ở ô bên phải để bạn xem trước (Hình ). Hình cuối cùng minh họa cả ba hiệu quả: tạo khung, độ bóng và màu nền, trong đó có khả năng nới rộng khoảng cách từ khung tới các dòng văn bản. Để thực hiện điều đó, bạnhãy lặp lại Bước 1 và 2 ở trên, sau đó 1. Chọn Borders and Shading (Đường viền và Vệt bóng) và nháy tab Borders. 2. Nháy hộp Box, cuốn Style để chọnkiểu đường viền, và chọn độ rộng 3 pt. 3. Trong hộp danh sách Color: (màu sắc:), nháy chọn màu Blue (Xanh). 4. Nháy nút Shadow (Đổ bóng). 5. Nháy OK. 52 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Tạo chữ cái lớn đầu đoạnvăn Tạo chữ cái lớn đầu một đoạn văn bản minh họa thêm một khả năng định dạng nhanh chóng và dễ dàng của Word. Kiểu dáng này thường được sử dụng nhiều hơn trong việc trình bày các bài báo mang tính chất phổ thông. Có hai kiểu tạo chữ cái lớn đầu một đoạnvănbản: trong lề và ngoài lề. Khi ta định dạng chữ cái lớn đầu tiên cho một đoạnvăn, Word tạo ra một khung (frame) và đặt chữ cái vào trong khung đó. Bạncũng có thể chèn một hình vẽ làm ký tự đầu tiên của một đoạn, với hình vẽ đó, Word sẽ tự động chỉnh lại kích thước của hình vẽ để vừa với số dòng bạn muốn. Tài liệu hướng dẫn 53
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở 1. Đặt dấuchènvào đoạn văn bản bạn muốnchochữ đầulớn. Nếu bạn đánh dấu mộtphần hay cả từ đầu thì cả từ đầu sẽ được định dạng theo cỡ chữ lớn. 2. Chọn tab Insert, trong nhóm Text, nháy Drop Cap (Chữ cái lớn). 3. Nháy chuột ở mộttrong ba khả năng lựa chọndưới Position (vị trí): None (không), Dropped (đẩy xuống) và In Margin (ở lề). 4. Trong hộp Font (phông) bạn có thể chọn phông chữ. 5. Chọn số hàng chữ đầu thò xuống ở ô Lines to drop. 6. Chọn khoảng cách từ bên phải chữ đầu tớiphần còn lại ở ô Distance from text (khoảng cách tới đoạn văn). 7. Nháy nút OK. Dùng Format Paint Word cung cấp cho ta một công cụ khá hiệu lực và thuận tiện để thực hiện tất cả các công việc về định dạng phông chữ, đoạn văn đã được trình bày ở trên một cách nhanh chóng và thống nhất trong suốt tài liệu của bạn mà không phải lặp lại các thao tác tác đó trong từng đoạn văn. Đó là nút Format Painter (chổi định dạng) trên tab Home trong nhóm Clipboard có biểu tượng (hình một cái chổi quét sơn). Nguyên tắcsử dụng nó thật đơn giản: giả sử bạn có một đoạn vănbản đã định dạng một cách hoàn hảovàbạn muốn tất cả phần còn lại trong văn bản của bạn cũng được định dạng như thế. Nút dùng để sao chép định dạng phông (Font) và đoạn (Paragraph) 54 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở từ đoạn này sang đoạn khác. Để sao chép định dạng từ đoạn nào đó sang đoạn thứ hai, chúng ta tiến hành như sau: 1. Chọn (bôi đen) đoạn văn đã được định dạng (có thể bằng cách kéo thả chuột, nháy lề trái hai lần hay nháy ba lầntrên đoạnvăn). 2. Nháy trên tab Home trong nhóm Clipboard. Nếu di chuyển chuột, con trỏ của nó bây giờ có hình dạng cái chổi sơn. 3. Kéo con trỏ chuột tới đoạn văn cần định dạng và nháy chuột. Lưu ý: Nếu muốn định dạng nhiều đoạnvănbản, bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian bằng cách nháy hai lần ở bước 2. Khi đã định dạng xong tất cả các đoạn cần thiết bạn phải nháy chuột một lần ở nút để con trỏ của chuột trở về hình dạng cũ. Tài liệu hướng dẫn 55
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở BÀI 5. ĐỊNH DẠNG VÀ SẮP XẾPCÁC DANH SÁCH Tạo danh sách các mục Đối với những phần văn bản có tính chất liệtkêdướidạng danh sách các khoản mục, chúng ta sử dụng lệnh Bullets (Dấu đầu dòng), Numbering (Đánh số thứ tự) hoặc Multilevel List (Danh sách nhiều mức): Các hành tinh trong Hệ Mặttrời Thứ ba, 4/6/93 • Sao Hỏa 1. GặpPhógiám đốc Công ty RNA • Sao Thủy 2. Xem xét kế hoạch phát triển • Trái đất 3. Trình bày tại Hội thảo Sao Kim • 4. Khởi hành điParis Để tạo danh sách các khoản mục, bạn hãy 1. Chọn các dòng cần đưa vào danh sách. 2. Nháy trên tab Home trong nhóm Paragraph nếubạn muốn đặt dấu chấm đen trước các khoảnmục; nếumuốn đánh số thứ tự, bạn hãy nháy chuột ở nút ; nếu muốn đánh số thứ tự nhiềumức, bạn hãy nháy chuột ở nút . 3. Muốn loại bỏ một khoản mục nào đó trong danh sách, bạn chỉ cần nháy lại nút tương ứng. Như ví dụ trên hình trên chẳng hạn, ta chọn các dòng: "Sao Hỏa", "Sao Thủy", "Trái đất" và dòng "Sao Kim" (bôi đen) và sau đó nháy chuột ở nút . Nếu cần thiết, ta có thể dùng nút để tăng hiệu quả phân biệt. Bạn hãy luôn nhớ rằng mỗi đoạn sẽ là một khoản mục. Vì vậy để tạo khoản mục mới ta cần gõ phím Enter để thêm vào một đoạnmới. Nếumuốnloạitrừ một dòng nào đó ra khỏi danh sách, ta chỉ cần chọndòng đóvànháy lại nút (hoặc nút ). Sửa đổi kiểu của các khoảnmục Để sửa đổi kiểu của các các khoản mục, ví dụ như bạn không thích dùng dấu • mà thích dùng dấu ♣ hay dấu cũng như thay vì 1., 2. bạn thích dạng 1), 2) hơn chẳng hạn, bạn vẫn có khả năng để đặt các tùy chọn của mình. Word cung cấp cho chúng ta các lựa chọn định dạng khi nháy vào mũi tên trên các nút Bullets, Numbering và Multilevel List như các hình minh họadưới đây. 56 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Các dạng dấu đầu dòng Các dạng đánh số thứ tự Các dạng danh sách nhiều mức Thêm số vào các đầu mục được tạobởi kiểucó sẵn Nếu bạn sử dụng các kiểu đầu mục có sẵn cho việc định dạng các đầu mục trong một tài liệu, bạn có thể đánh số các đầu mục một cách tự động bởi định dạng số bạn chọn. Tài liệu hướng dẫn 57
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở 1. Trên tab Home trong nhóm Paragraph, nháy Multilevel List. 2. Nhập văn bảnbạn muốn đánh số đầumục, ấn ENTER. 3. Để thêm số đầu mục tiếp theo, nháy Multilevel List lần nữa và chọn kiểu bạn muốn. Để chuyển một đầu mục tới một mức phù hợp, thựchiệncác lệnh sau trên nhóm Paragraph. 1. Để giảm cấp đầu mục xuống mứcsố thấp hơn, chọn đầu mục và nháy Increase Indent hoặc ấn phím TAB. 2. Để thăng cấp đầu mục lên mộtmứcsố cao hơn, chọn đầu mục và nháy Decrease Indent hoặc ấn SHIFT+TAB. Sắp xếp một danh sách 1. Chọn danh sách bạn muốn sắp xếp. 2. Trên tab Home, trong nhóm Paragraph, nháy Sort. 3. Lựa các tùy chọn bạn muốn. 58 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở BÀI 6. LÀM VIỆC VỚI BẢNG Tạo bảng Tạo bảng trong một văn bản bao giờ cũng là một công việc phức tạp và tốn phí công sức. Nhiều chương trình soạn thảo văn bản chuyên nghiệp cũng đã bộc lộ những điểm yếu của mình khi xử lý bảng biểu. Các tính năng của Word 2007 đã được cải tiến rất nhiều để giúp ta tạo bảng một cách đơn giản và trực quan. Tạo bảng tức là bố trí các thông tin, dữ liệu có liên quan với nhau dưới một dạng nêu bật được các mối liên quan đó. Bảng gồm các hàng và các cột, mỗi hàng và cột gồm một số ô. Bạn có thể đưa văn bản và hình vẽ vào mỗi ô và việc soạn thảo cũng như sửa đổi chúng trong mỗi ô được thực hiện theo cách thức y hệt như bạn thực hiện trên một trang bình thường. 1. Để thêm một bảng vào tài liệu, ta đặt con trỏ ở vị trímuốnchèn và nháy tab Insert, 2. Trong nhóm Tables nháy chuột vào nút Table Một cửasổ có nửa trên như hình bên sẽ xuất hiện. Ta nháy chuột, giữavàkéochuột xuống và sang phải để chọnsố hàng và cột cho bảng rồithả chuột. Hàng trên cùng sẽ cho bạnbiếtsố cột và số hàng bạnchọnchobảng. Tài liệu hướng dẫn 59
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Bạn có thể nháy Insert Table (Chèn Bảng). Gõ hay chọn số cột và hàng trong các hộp Number of Columns (Số Cột) và Number of Rows (Số Hàng) trong hộp hội thoại Insert Table. Khởi đầu Word sẽ tạo cho bạn một theo nội dung) hoặc AutoFit to bảng trống có số cột và số hàng bạn window (Tự động khớp theo cửa sổ). muốn với chiều rộng các cột được chia đều theo chiều rộng củatrang. Khi cần thiết chỉnh sửa, chúng ta có thể dùng chuột di chuyển các con trỏ trên thước đo để thay đổi độ rộng của các cột. Còn khi dùng lệnh Insert Table bạn có thể chọn chiều rộng của các cột (Column width) theo các lựa chọn khác nhau dưới AutoFit behavior: cho số vào ô ở cửasổ mô tả ở bên nếu bạn muốn chiều rộng cột cố định, có thể để Auto, hoặc chọn AutoFit to contents (Tự động khớp Chọn ô, hàng và cột trong bảng Để chọn một ônàođó trong bảng ta nháy chuột tại cạnh trái của nó. Nháy bên trái một hàng để chọn hàng đó. Ta có thể nháy đúp chuột tại một vị trí trên hàng đó. Để chọn mộtcột, ta nháy chuột ở đường viền trên của ô trên cùng trong cột đó. 60 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Thay đổi độ rộng các cột Để thay đổi độ rộng của cột hay hàng trong bảng, trỏ chuột vào đường viền cần mở rộng hoặc thu hẹp cho đến khi con trỏ trở thành hai vạch đứng song song với hai mũi tên hai chiều, kéo đường viền về phía cầnmở rộng hoặc thu hẹp. Trên thước có các nút đứng ở vị trícácđường viền và dùng chuột kéo các nút này cũng cho kết quả tương tự như kéo các đường biên. Muốn biết độ rộng của các cột trong bảng, chúng ta có thể đọc trên thước đo. Nếu ta ấn và giữ phím ALT và nháy chuột ở nút nào đó, Word sẽ hiển thị các khoảng cách giữa các đường biên dọc với những số đo chính xác. Khác với các phiên bản trước đó, khi bạn di chuột đơn thuần để kéo một đường biên đứng thì chỉ một vị trí đường biên đó thay đổi, các đường biên khác vẫn ở nguyên vị trí cũ. Với các phím SHIFT và CTRL ta có thể tạo thêm các hiệu quả khác: Giữ phím CTRL ở trạng thái ấn và kéo một đường biên đứng nào đó, các đường biên bên phải nó sẽ thay đổimột cách giữ nguyên tỷ lệ độ rộng giữa các cột ở bên phải đường biên bị kéo, đồng thời chiều rộng toàn bộ của bảng được giữ nguyên. Giữ phím SHIFT ở trạng thái ấnvàkéomột đường biên đứng nào đó, các đường biên bên phải nó sẽ thay đổi và giữ nguyên độ rộng giữa các cột ở bên phải đường biên bị kéo, đồng thời chiều rộng toàn bộ của bảng bị thay đổi. Giữ đồng thời các phím CTRL và SHIFT ở trạng thái ấn và kéo một đường biên đứng nào đó, các đường biên bên phải nó sẽ thay đổi chia đều độ rộng giữa các cột ở bên phải đường biên bị kéo, đồng thời chiều rộng toàn bộ của bảng được giữ nguyên. Việc điều chỉnh độ rộng của các cột một cách chính xác được thực hiện thông qua lệnh Table Properties như sau: 1. Chọn cột cần điều chỉnh độ rộng. Tài liệu hướng dẫn 61
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở 2. Trong tab Table Tools, chọn tab Layout, nháy Table Properties rồi nháy tab Column. 3. Cho các số đo chính xác về độ rộng của từng cột ở mục Preferred with và các tùy chọn khác cho bảng (Table), hàng (Row), hoặc ô (Cell). 4. Nháy OK. Tách bảng Giả sử bạn có một bảng tổng kết về doanh thuvàchiphí của một công ty nào đó được sắp xếp dưới dạng bảng bên trái hình dưới đây và bạn muốn tách bảng này thành hai bảng, một bảng về doanh thu và mộtbảng về chi phí. Muốn thế bạn chỉ cần 1. Đặt dấu chèn tại hàng mà bảng mới sẽ bắt dầu. 2. Trong tab Table Tools, chọntabLayout, nháy Split Table (tách bảng). Bạn sẽ nhận được kết quả như phần bên phảicủahìnhdưới. Doanh thu 1992 1993 Doanh thu 1992 1993 Số đơn vị bán ra 199 168 số đơnvị bán ra 199 168 Giá đơn vị 3 3 Giá đơnvị 3 3 Tổng doanh thu 597 504 Tổng doanh thu 597 504 Chi phí 1992 1993 Chi phí nguyên liệu\đơn 75 75 Chi phí 1992 1993 vị Chi phí lao động đơn vị 25 25 Chi phí nguyên liệu\đơn 75 75 vị Chi phí bán hàng 129 168 Chi phí lao động \đơnvị 25 25 Chi phí bán hàng 129 168 62 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Thêm và xóa ô, hàng và cột Để thêm ô, hàng hoặc cột trong mộtbảng, trướchết chúng ta phải chọn ô, hàng hay cột. Word sẽ thêm hàng mớilêntrên hàng ta đánh dấu, thêm cột mới vào bên trái cột được đánh dấu và ô mới vào vị trí đánh dấu, đẩy xuống và đẩy sang bên phải các ô ở dưới và bên phải ô đánh dấu kể cả ô được đánh dấu. Thêm ô: Ta nhớ là cần thêm bao nhiêu ô thì phải chọn ngần ấy ô. Ví dụ như hình dưới ta cần thêm hai ô vào trước ô thứ hai ở cột 2 và hàng 2. 1. Chọn hai ô 2 và 3 ở cột 2 2. Trong tab Table Tools, chọn tab Layout, nháy Bật Hộp thoại của nhóm Rows & Columns (hàng và cột).Một cửasổ sẽ được hiển thị. Nếu ta nháy ở hàng Shift Cells Down (đẩy ôxuống dưới), hai ô mới sẽ được chèn vào và đẩy hai ô cũ xuống dưới. Nếu ta nháy ở hàng Shift Cells Right (đẩy ô sang phải), hai ô mới sẽ được chèn vào và đẩy hai ô cũ sang phải (xem hình dưới). Doanh thu 1992 Doanh thu 1992 Doanh thu 1992 Số đơn vị 199 Số đơn vị Số đơn vị 199 bán ra bán ra bán ra Giá đơn vị 3 Giá đơn vị Giá đơn vị 3 Tổng 597 Tổng doanh 199 Tổng 597 doanh thu thu doanh thu 3 597 Thêm hàng và thêm cột: 1. Chọn hàng hay cột ở vị trí cần thêm các hàng mới hay cột mới vào. 2. Chọn Insert entire row hoặc Insert entire column để thêm hàng hay cột. Để ý rằng bạnchọn bao nhiêu hàng hay cộtthì Word sẽ chèn thêm bấy nhiêu hàng và cột vào vị trí trên các hàng hay bên trái các cột đã được chọn. Tài liệu hướng dẫn 63
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Doanh thu 1992 Doanh thu 1992 Số đơn vị 199 bán ra Giá đơn vị 3 Tổng 597 Số đơn vị 199 doanh thu bán ra Giá đơn vị 3 Tổng doanh 597 thu Doanh thu 1992 Doanh thu 1992 Số đơn vị 199 Số đơn vị 199 bán ra bán ra Giá đơn vị 3 Giá đơnvị 3 Tổng 597 Tổng doanh 597 doanh thu thu Xóa ô, hàng và cột: Việc xóa các ô, hàng vàcộttrongbảng bắt đầu bằng việc đánh dấu những ô, hàng hay cột cần xóa và sau đó chọn lệnh thích hợp trong Table Tools, nháy tab Layout tiếp đó trong nhóm Rows & Columns, nháy rồi nháy Cells - xóa ô, Rows - xóa hàng hay Delete Columns - xóa cột, tương ứng. Tách ô Bạn có thể phân chia một ô bất kỳ trong bảng thành nhiều hàng và/hay cột tùy theo ý thích của bạn. 64 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở 1. Chọn ô cần phân chia. 2. Dưới Table Tools, trong tab Layout, trong nhóm Merge, nháy Split Cells. 3. Một cửa sổ như hình bên sẽ đượchiểnthị. 4. Hãy nhập số hàng vào ô Number of rows (số hàng) và số cột vào ô Number of colums (số cột). 5. Nháy OK. Hợp nhất nhiều ô thành một ô Với Word 2007, việc hợp nhất các ô được thực hiện đơn giản vì Word 2007 cho phép hợp nhất theo cả hai chiều. Bạnchỉ việcchọn các ô cần kết hợp thành một ô và chọn lệnh Merge Cells (kết hợp các ô) trong nhóm Merge trên tab Layout của Table Tools, bạn sẽ được kết quả mong muốn. Định dạng bảng Tạo các đường viền và các đường lưới đa dạng sẽ làm nổi bật những nét quan trọng trong một bảng là mục đích của việc định dạng bảng. Có thể sử dụng một trong ba cách sau: Word 2007 cung cấp cho ta các kiểu sẵn dùng – tương tự như các kiểu để định dạng văn bản, để có thể định dạng các đường này một cách đơn giản bằng việc sử dụng các lệnh hiển thị trực quan trên tab Design trong nhóm Table Styles của Table Tools (Hình dưới) Để tự định dạng một bảng ta thực hiện theo các bước sau: 1. Chọn một vùng hoặc toàn bộ bảng cần định dạng (dưới Table Tools, nháy tab Layout trong nhóm Table – nháy nút Select và chọn miền bạn muốn). 2. Dưới Table Tools, nháy tab Design. 3. Trong nhóm Table Styles, nháy nút Borders,sau đó dùng các thiết đặt sẵn có của đường viền để định dạng miềnbạn đãchọn. Tuy nhiên Tài liệu hướng dẫn 65
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở với cách này bạn phải lặp lại thao tác này nhiềulầnnếumuốn định dạng đủ các đường viền theo ý mình. Bạn có dùng cách sau: 4. Nháy Borders and Shading để mở hộp thoại Border and shading thay cho chọndạng đường viềnsẵn có, nháy tab Borders, rồi chọn kiểu thiết đặtdưới Setting,kiểu đường dưới Style, màu sắc dưới Color, độ đậm nhạtcủa đường viềndưới Width tùy theo bạn muốn, chọn vị trí các đường viền hay lưới trong bảng để áp dụng kiểu bạn thiết đặt dưới Preview. Đối với dữ liệu trong bảng, bạn có thể sử dụng các phương thức định dạng thông thường như với định dạng đoạnvàđịnh dạng ký tự. Điều chỉnh vị trí của bảng Với việc kéo các đường viền, chúng ta hoàn toàn có khả năng di chuyển một bảng tới một vị trí bất kỳ. Song việc làm đó làm tiêu phí quá nhiều thời gian và kém phần chính xác. Trong thực tế đôi khi chúng ta chỉ cần đặt cân giữa hai lề, sát lề trái hay sát lề phải. Trong những trường hợp như thế này, việc căn chỉnh tương đối dễ dàng. 66 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở 1. Chọnmột dòng hay toàn bộ bảng 2. Chọn Center (giữa), Left (trái) hay Right (phải) dưới Alignment (sắp xếp) trong hộp thoại Table Properties để đặt bảng căn giữa, sát lề trái hay sát lề phải. 3. Nháy OK. Tạo bảng tự do Ngoài cách tạo bảng nêu trên, bạn có thể tự vẽ bảng như bạn dùng bút bình thường bằng cách: Nháy tab Insert, trong nhóm Tables nháy chuột vào nút Table và nháy nút Draw Table (Vẽ Bảng).Khiđócontrỏ chuột chuyển thành hình cây bút. Bạn có thể chọnmàuđể vẽ bảng (từ hình bên) bằng cách nháy nút trên tab Design của Table Tools trong nhóm Draw Borders. Đầu tiên bạn vẽ đường khung ngoài củabảng sau đó vẽ các đường kẻ ngang phân chia hàng, đường kẻ dọcphânchiacột. Kếtthúc việc vẽ bằng cách nháy nhả nút trên tab Design của Table Tools trong nhóm Draw Borders Tài liệu hướng dẫn 67
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Bạn có thể sửacác đường vẽ nhầmbằng cách nháy nút trên tab Design của Table Tools trong nhóm Draw Borders. Con trỏ trở thành hình cái tẩy, kéo chuột đến đoạn đường kẻ vẽ sai, nháy và kéo chuột để đoạn vẽ sai nổi lên, nhả chuột để xoá đoạn đó. Nháy nút một lần để dừng chế độ xoá. Tạo phương trình Các phương trình được tạo trong văn bản đòi hỏi một cách định dạng khác biệt, kể cả phông chữ hay khoảng cách và vị trí của các ký tự và dấu hiệu và hiện đã có một vài chương trình chuyên dụng cho việc soạn thảo các phương trình theo đúng các yêu cầu về chuyên môn cũng như về ấn loát. Word là một hệ phần mềm xử lý văn bản, tuy không phải là chuyên dụng song với phiên bản 2007 đã có thể đáp ứng được các yêu cầu nghiêm khắc của các nhà chuyên môn với cách soạn thảo dễ dàng hơn trước nhiều. Với Word 2007 ta có thể tạo các phân số, các hàm số mũ, tích phân và hàng loạt các phần tử toán học khác trong một văn bản. Khi bạn soạn phương trình, Word tự động định dạng và làm hầuhếtcáccông việckhisoạn thảo biểu thức toán học, chẳng hạn như tự động chọncỡ chữ cho các chỉ số trên và dưới cũng như vị trí của chúng và điều chỉnh khoảng cách giữacácký tự. 2 2 n sin α + cos α = 1 − b ± b 2 − 4ac a = ∑ xk 2a Khi soạn phương trình, Word tự động chuyển đổiphương trình sang định dạng phương trình chuyên nghiệp. 1. Trên tab Insert, trong nhóm Symbols, nháy vào mũitêncạnh Equations, 68 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở rồi nháy . 2. Soạn phương trình. Chèn một phương trình được sử dụng thường xuyên hay định dạng trước: 1. Trên tab Insert, trong nhóm Symbols, nháy vào mũi tên cạnh Equations, rồi nháy phương trình mà bạn muốn soạn. Thêm một phương trình vào danh sách phương trình đượcsử dụng thường xuyên 1. Chọn phương trình bạn muốn thêm. 2. Dưới Equation Tools, trên tab Design, trong nhóm Tools, nháy Equation, rồi nháy . 3. Trong hộp thoại Create New Building Block, gõtênchophương trình. Tài liệu hướng dẫn 69
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở 4. Trong danh sách Gallery, nháy Equations. 5. Chọn bất kỳ lựa chọn nào khác mà bạn muốn. Chèn biểu thức toán học thường dùng: 1. Trên tab Insert, trong nhóm Symbols, nháy mũi tên bên cạnh Equations, rồi nháy . 2. Dưới Equation Tools, trên tab Design, trong nhóm Structures, nháy loại biểu thức bạn muốn dùng, chẳng hạn như phân số hay khai căn, rồi nháy biểu thức mà bạn muốn dùng. Nếu biểu thức chứa những chỗ giữ sẵn, hãy nháy vào đó rồigõ số hay ký hiệu bạn muốn. Chỗ giữ sẵn của phương trình là những hộpchấm chấm nhỏ trong phương trình . Biểu thức toán họcbạn soạn thảo sẽ được Word chèn vào trong một khung, khi nháy chuột ở ngoài khung biểu thức, khung sẽ mất đi và tất cả sẽ được hiển thị đúng như bạn mong muốn. Những ký tự bạn gõ vào trong biểuthứccũng sẽ được đặttrong các khung, khởi đầu các khung này có dạng rất hẹp, như khung chấmtrong hình (vì chưa chứa gì); khi thêm ký tự, các khung này sẽ được tự động nới rộng ra. Nếu 70 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở trong một biểu thức bạn thấy có nhiều khung như vậy thì có thể dùng các phím mũi tên để di chuyển dấu chèn giữa các khung đó. Khi soạn thảo xong biểu thức, ta nháy chuột tại một nơi bất kỳ trên màn hình và màn hình Word sẽ trở lại. Thay đổi một phương trình được viết trong Office Word 2007: 1. Nháy phương trình bạn muốn soạn thảo. 2. Thực hiện các thay đổi bạn muốn. Thay đổi một phương trình được viết trong phiên bản trước: Để thay đổi một phương trình được viết trong phiên bản trước dùng Equation 3.0 bổ trợ, bạn cần sử dụng phần bổ trợ đã được dùng để viết phương trình. Khi bạn mở một tài liệu có chứa phương trình được viết trong phiên bản trước của Word, bạn không thể sử dụng hỗ trợ gắn liền để viết hay thay đổi phương trình nếu không chuyển đổi tài liệu của bạn sang Office Word 2007. Thay đổi một phương trình được viết bằng Equation 3.0: 1. Nháy đúp vào phương trình bạn muốn thay đổi. 2. Thực hiện các thay đổi bạn cần. Để nhận trợ giúp trong Equation Editor, nháy Equation Editor Help Topics trên bảng chọn Help. Chuyển đổi một phương trình định dạng chuyên nghiệp sang một phương trình trên một dòng: Khi bạn gõ một phương trình và ký tự phân ranh chẳng hạn như khoảng cách trong miền toán học, Microsoft Office Word 2007 tự động chuyển đổi nó thành phương trình định dạng chuyên nghiệp. Thủ tụcsaugiảithích chuyển đổi phương trình định dạng chuyên nghiệpsangphương trình trên một dòng như thế nào. Chuyển đổi phương trình: 1. Chọn phương trình. 2. Dưới Equation Tools, trên tab Design, trong nhóm Tools, nháy Linear. Chuyển đổi tài liệu của bạn sang Office Word 2007: Nếu bạn chuyển đổi tài liệu của bạn và lưu nó sang tệp Office Word 2007, bạn sẽ không thể sử dụng phiên bản trước của Word để thay đổi bất kỳ phương trình nào trong tài liệu. Nháy nút Microsoft Office, rồi nháy Convert. Nháy nút Microsoft Office, rồi nháy Save. Lưu ý Sau khi bạnchuyển đổi tài liệucủabạn, bạncầnlưutàiliệu như một tài liệu Office Word 2007, hoặc tài liệusẽ trở lại phiên bản trước. Tài liệu hướng dẫn 71
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở BÀI 7. THIẾT KẾ TRANG Thông thường việc đặt kích thước trang, lề, hướng giấy (ngang hay dọc), đầu trang hay chân trang được thực hiện trước khi soạn thảo văn bản. Tuy nhiên bạn có thể thay đổi các những đặc trưng này bất cứ lúc nào bạn muốn. Thậm chí có thể duy trì các đặc trưng này một cách nhất quán trong suốt văn bản hoặc bạn có thể chia một văn bản dài thành nhiều phần (section) để đặt các tùy chọn khác nhau cho từng phần. Kích thước trang in Kích thước trang Khi mở đầu một văn bản mới với Word, bạncóthể bắttay vào việc soạn thảo ngay. Word sẽ áp dụng các thông số ngầm định về kích thước trang, kích thước lề cũng như cách đánh số trang cho vănbảncủabạn. Nếu bạn thấy các thông số ngầm định đó không phù hợp với mục tiêu của mình, bạn có thể đặt lại theo các bước sau: 1. Trước hết chọn kích thước giấy. Trên tab Page Layout, trong nhóm Page Setup, nháy Size 2. Các loại kích thước giấy được được hiển thị trong hộp thoại có số đo tương ứng. Hai loại kích thước thường dùng là A4 và A5. Cuối hộp thoại có More Paper Sizes (kích thước trang khác nữa) để bạn có thể chọn kích thước tùy ý. Thay đổi hướng trang toàn bộ tài liệucủa bạn 1. Trên tab Page Layout, trong nhóm Page Setup, nháy Orientation. 2. Nháy Portrait hay Landscape. Sừ dụng hướng dọc và ngang trang giấy trong cùng một tài liệu: 1. Chọn các trang hay đoạn văn mà bạn muốn chuyển thành hướng dọc hay ngang trang giấy. LƯU Ý Nếu bạn chọn một số nhưng không phải toàn bộ văn bản trên trang để chuyển thành hướng dọc hay ngang, Word đặt văn bản đã chọn trong trang của nó, và văn bản lân cận sang trang riêng. 2. Trên tab Page Layout, trong nhóm Page Setup, nháy Margins. 72 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở 3. Nháy Custom Margins. 4. Trên tab Margins, nháy Portrait hay Landscape. 5. Trong danh sách Apply to, nháy Selected text. LƯU Ý Microsoft Word tự động chèn ngắt phần trước và sau văn bản ở nơi có hướng trang mới. Nếu văn bản của bạn đã chia thành nhiều phần, bạn có thể nháy vào một phần (hay chọn nhiều phần), rồi đổi hướng chỉ cho các phần bạn chọn. Thay đổi và thiết đặt lề Lề là khoảng cách từ mép trang giấy tới cạnh của phần văn bản (khoảng cách giữa các cạnh tương ứng của hai hình chữ nhật trên hình vẽ bên). Thông thường Word in văn bản và hình vẽ trong diện tích được giới hạn bởi các lề, còn các thông tin chứa trong đầu trang hay cân trang (kể cả số trang) được đưa ra ngoài lề. Một khi lề đã được điều chỉnh thì các thông số đó tác động đến toàn bộ văn bản. Các lựa chọn lề: Microsoft Word đưa ra một vài lựa chọn lề. Bạn có thể dùng các lề mặc định hoặc có thể định rõ lề của riêng mình. Thêm lề cho bìa sách Sử dụng lề đóng gáy để thêm khoảng cách vào bên cạnh hoặc phía lề trên của tài liệu mà bạn định đóng gáy. Lề đóng gáy sẽ giúp cho văn bản không bị che khuất do đóng gáy. Lề đóng gáy Lề đối xứng gương cho các trang đốidiện Tài liệu hướng dẫn 73
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Đặt lề cho các trang Sử dụng lề đối xứng gương để thiết đặt trang cho các tài liệu in hai mặt, như sách hay tạp chí. Trong trường hợp này, lề của trang trái sẽ đối xứng gương với lề trang phải (nghĩa là, lề bên trong có cùng độ rộng, và lề bên ngoài có cùng độ rộng). LƯU Ý Bạn có thể thiết đặt lề đóng gáy cho một tài liệu đối xứng gương nếu tài liệu cần khoảng cách thêm để đóng gáy. Add a book fold Sử dụng lựa chọn Book fold trong hộp thoại Page Setup, bạn có thể tạo cuốn sách nhỏ. Bạn có thể sử dụng lựa chọn tương tự để tạo bảng chọn, giấy mời, chương trình sự kiện, hay bất kỳ loại tài liệu nào khác sử dụng gấp giữa đơn. Word chèn gấp giữa đơn Sau khi bạn thiết đặt tài liệu như một cuốn sách nhỏ, bạn cũng làm việc với nó như bạn làm việc với bất kỳ tài liệu nào, chèn văn bản, đồ họa, và các yếu tố trực quan khác. LƯU Ý Hầu hết máy in đòi hỏi một độ rộng tối thiểu cho thiết đặt lề, vì không thể in ra sát mép trang giấy. Nếu bạn cố thiết đặt lề quá hẹp, Microsoft Word hiển thị thông báo One or more margins are set outside the printable area of the page. Để tránh tình trạng văn bản bị mất, nháy Fix để tự động tăng độ rộng lề. Nếu bạn không để ý đến thông báo và cố in tài liệu như vậy, Word sẽ hiển thị thông báo khác hỏi bạn có muốn tiếp tục không. Thiết đặt lề tối thiểu phụ thuộc máy in của bạn, trình điều khiển máy in, và kích thước trang. Để biết thiết đặt lề tối thiểu kiểm tra tài liệu hướng dẫn máy in của bạn. Thay đổi và thiết đặt lề 1. Trên tab Page Layout, trong nhóm PageSetup, nháy Margins. 74 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở 2. Nháy loại lề bạn cần. Với độ rộng lề thông thường nhất, nháy Normal. Khi bạn nháy loại lề bạn cần, toàn bộ tài liệu của bạn tự động thay đổi sang loại lề bạn đã chọn. Bạn cũng có thể chỉ rõ thiết đặt lề của riêng mình. Nháy Margins, nháy Custom Margins, rồi trong hộp Top, Bottom, Left,vàRight, nhập giá trị mới cho các lề. LƯU Ý Để thay đổi các lề mặc định, nháy Margins sau khi bạnchọnlề mới, rồi nháy Custom Margins.Trong hộp thoại Page Setup,nháy nút Default, rồi nháy Yes. Thiết đặt mặc định mới được lưuvàomẫu mà các tài iệusẽ lấy làm cơ sở. Mỗi tài liệu mới được tạo trên cơ sở mẫu sẽ tự động dùng thiết đặt lề mới. Để thay đổi các lề của một phần vănbản, chọnvăn bản, rồithiết đặt lề bạn muốn bằng cách nhập giá trị lề mớitrong hộp thoại PageSetup. Trong hộp Apply to, nháy Selected text. Microsoft Wordtự động chèn ngắt phần trước và sau đoạn văn bản mới được thiết đặt lề mới. Nếu văn bản của bạn đã chia sẵn thành các phần, bạn có thể nháy vào một phần hay chọn nhiều phần rồi thay đổi lề cho những phần muốn thiết đặt lề giống nhau. Xem lề trang 1. Nháy nút Microsoft Office, rồi nháy Word Options. 2. Nháy Advanced, rồi nháy hộpkiểm Show text boundaries dưới Show document content. Lề trang xuất hiệntrong tài liệucủabạnlàcácđường nhiềuchấm. LƯU Ý Bạn có thể xem lề trang trong chế độ Print Layout hoặc Web Layout, đường ranh giới văn bản không xuất hiện trong trang đượcinra. Thiết đặt lề các trang đối diện Khi bạn chọn lề đối xứng gương, lề của trang trái sẽ là ảnh đối xứng gương với lề trang phải. Nghĩa là, các lề trong có độ rộng như nhau, và các lề ngoài có độ rộng như nhau. 1. Trên tab Page Layout, trong nhóm PageSetup, nháy Margins. Tài liệu hướng dẫn 75
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở 2. Nháy Mirrored. 3. Để thay đổi độ rộng lề, nháy Margins, nháy Custom Margins, rồi nháy các hộp Inside và Outside, nhập độ rộng bạnmuốn. Chèn đầu trang và chân trang Đầu trang và chân trang là vùng ở lề trên và lề dưới trong một tài liệu. Bạn có thể đưa vào tài liệu của bạn đầu trang và chân trang để hiển thị thông tin tiêu đề, ngày tháng, biểu tượng công ty, số trang hay tên tệp hoặc tên tác giả. Bạn có thể định dạng những gì đưa vào đầu trang và chân trang như trong trang văn bản bình thường. Chèn đầu trang hay chân trang trên mỗi trang Microsoft Office Word 2007 có nhiều đầu trang hay chân trang đã xác định trước để bạn có thể dùng chèn vào tài liệu củabạn. Hoặcbạn có thể tạo đầu trang hay chân trang từ đầu. 1. Trên tab Insert, trong nhóm Header & Footer, nháy Header hay Footer. hay 2. Nháy thiết kế đầu trang hay chân trang bạn muốn dùng. LƯU Ý Nếu bạn không thấy bộ sưutậpthiết kế đầu trang hay chân trang, có thể có vấn đề vớikhối cấu trúc mẫu trên máy tính của bạn. Đầu trang hay chân trang được chèn vào từng trang của tài liệu Nếu cần bạn có thể định dạng văn bản trong đầu trang hay chân trang bằng cách chọn văn bản và dùng lựa chọn đính dạng trên thanh công cụ Mini. Nếu bạn muốn chuyển sang một đầu trang hay chân trang xác định trước khác, hãy lặp lại các bước này và chọn một đầu trang hay chân trang khác từ bộ sưu tập. Chèn đầu trang hay chân trang tùy chỉnh 1. Trên tab Insert, trong nhóm Header & Footer, nháy Header hay Footer. 76 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở hay 2. Nháy Edit Header hay Edit Footer. 3. Gõ văn bản hay chèn đồ họa và các nội dung khác bằng cách dùng các lựa chọn trong nhóm Insert trong tab Design, dưới tab Header & Footer Tools. MẸO Để lưu đầutrang hay chân trang bạn đãtạovàobộ sưutập các lựa chọn đầu trang hay chân trang, chọn văn bản hay đồ họa trong đầu trang hay chân, rồi nháy Save Selection as New Header hay Save Selection as New Footer. Tạo đầu trang hay chân trang củatrang đầukhácvới các trang còn lại 1. Trên trang đầu tiên của tài liệu, nháy đúp vào vùng đầutrang hay chân trang. 2. Dưới Header & Footer Tools,trêntabDesign,trong nhóm Options, chọn hộp kiểm Different First Page. LƯU Ý Nếu tài liệu của bạn có chứa trang bìa từ bộ sưu tập các trang bìa trong Office Word 2007, lựa chọn Different First Page đã được bật. Chèn hay soạn đầu trang hay chân trang trên trang này không ảnh hưởng đến các trang khác trong tài liệu. Tạo một đầu trang hay chân trang, hay thay đổi đầu trang hay chân trang đã có sẵn trên trang đầu tiên. Không dùng đầu trang hay chân trang trên trang đầu tiên 1. Trên trang đầu tiên của tài liệu, nháy đúp vào vùng đầutrang hay chân trang. 2. Dưới Header & Footer Tools,trêntabDesign, trong nhóm Options, chọn hộp kiểm Different First Page. LƯU Ý Nếu hộp kiểm Different First Page đã được chọn, đừng xóa nó đi. Thực hiện bước tiếp. 3. Trên vùng First Page Header hay First Page Footer, xóa nội dung của đầu trang hay chân trang. Tài liệu hướng dẫn 77
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở Tạo đầu trang hay chân trang khác nhau giữa trang lẻ và trang chẵn Ví dụ, bạn có thể dùng tiêu đề của tài liệu trên các trang lẻ và tiêu đề chương trên các trang chẵn. Hoặc, đối với một cuốn sách nhỏ, bạn có thể đặt số trang trên các trang lẻ ở bên phải trang giấy và số trang trên các trang chẵn ở bên trái trang giấy. Bằng cách này số trang luôn nằm ở mép ngoài khi các trang được in hai mặt của giấy. Tạo đầu trang hay chân trang lẻ và chẵn trong một tài liệu mà chưa dùng đầu trang hay chân trang: 1. Nháy vào một trang lẻ, chẳng hạn trang đầu tiên của tài liệu. 2. Trên tab Insert, trong nhóm Header & Footer, nháy Header hay Footer. hay 3. Trong bộ sưu tập đầu trang hay chân trang, nháy nhãn thiết kế (Odd Page), chẳng hạn Austere (Odd Page). 4. Dưới Header & Footer Tools, trên tab Design, trong nhóm Options, chọn hộp kiểm Different Odd & Even Pages. 5. Dưới Header & Footer Tools,trêntab Design, trong nhóm Navigation, nháy Next Section để chuyểncontrỏ đến đầu trang hay chân trang của trang chẵn. 6. Dưới Header &Footer Tools, trên tab Design, trong nhóm Header & Footer, nháy Header hay Footer. 7. Trong bộ sưu tập đầu trang hay chân trang, nháy một nhãn thiết kế (Even Page), chẳng hạn Austere (Even Page). Tạo đầu trang hay chân trang lẻ và chẵn trong tài liệu đãcó đầu trang hay chân trang 1. Nháy đúp vào vùng đầu trang hay chân trang. 2. Dưới Header & Footer Tools, trên tab Design, trong nhóm Options, chọn hộp kiểm Different Odd & Even Pages. Đầu trang hay chân trang đã có bây giờ sẽ chỉ được gán cho các trang lẻ. 3. Dưới Header & Footer Tools,trêntabDesign, trong nhóm Navigation, nháy Next Section để chuyểncontrỏ đến đầu trang hay chân trang các trang chẵn, rồitạo đầu trang hay chân trang cho các trang chẵn. Tạo đầu trang hay chân trang khác nhau trong mỗi phầnhay chương Nếu tài liệu của bạn được chia ra các phần, bạn có thể thay đổi đầu trang và chân trang sao cho chúng hiển thị nộidung khác nhau cho mỗiphần. Ví dụ, nếu 78 Tài liệu hướng dẫn
Microsoft Office Word 2007 – Phần cơ sở tài liệu của bạn chia thành các chương bằng cách dùng ngắt phần, tiêu đề chương có thể được hiển thị trong đầu trang của mỗi chương. MẸO Nếu bạn không chắc chắn tài liệu của bạn có các phần hay, bạn có thể tìm kiếm chúng. Nháy vào Drafts trên thanh trạng thái. Trên tab Home, trong nhóm Find, nháy Go To. Nháy Section. Nháy Next để tìm ngắt phần trong tài liệu. Chế độ xem bản thảo dễ xem ngắt phầntrong tài liệu. Thêm ngắt phần vào tài liệu Nếu tài liệu của bạn chưa chia ra các phần, bạn có thể chèn ngắt phần vào chỗ nào bạn muốn có đầu trang hay chân trang thay đổi. 1. Bắt đầu ở đầu trang, đặt con trỏ tại chỗ bắt đầu trang mà bạn muốn bắt đầu thay đổi đầu trang hay chân trang. 2. Trên tab PageLayout, trong nhóm Page Setup, nháy Breaks, rồi dưới Section Breaks, nháy Next Page. 3. Đặt con trỏ tại bắt đầu trang tiếp theo nơi bạn muốn thay đổi đầu trang hay chân trang, chẳng hạn trang đầu củachương mới. 4. Trên tab PageLayout, trong nhóm Page Setup, nháy Breaks, rồi dưới Section Breaks, nháy Next Page. 5. Lặp lại bước 3 và 4 cho mỗingắtphầnbạnmuốntrong tài liệu. Tài liệu hướng dẫn 79