Hướng dẫn sử dụng Excel 2010 từ Microsoft Việt Nam

250 trang phuongnguyen 4390

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Hướng dẫn sử dụng Excel 2010 từ Microsoft Việt Nam", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

huong_dan_su_dung_excel_2010_tu_microsoft_viet_nam.pdf

Nội dung text: Hướng dẫn sử dụng Excel 2010 từ Microsoft Việt Nam

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG EXCEL 2010 TỪ MICROSOFT VIỆT NAM
Mục lục Excel 2010 I. Những điểm mới trong Microsoft Excel 2010 7 Thêm tính năng Sparkline 8 Tính năng Slicers 9 Định dạng dữ liệu có điều kiện 10 PivotTables và PivotCharts 12 Share Workbook 12 I. Nội dung chính 13 Chương 1: Làm Quen Với Microsoft Excel 13 1.1 Giới thiệu Excel 13 Excel là gì: 13 Ribbon là gì? 17 Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu) 18 1.2. Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ 19 Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel 19 Thu nhỏ cửa sổ Excel 20 Phóng to cửa sổ Excel 20 Thoát khỏ i Excel 20 1.3. Thao tác với ô và vùng 20 Nhậ n dạ ng ô và vùng (cells, range) 20 Chọn vùng 21 Sao chép và di chuyển vùng 21 Dán đặ c biệ t (Paste Special) 22 Đặ t tên vùng 24
Thêm chú thích cho ô 25 Chèn, xóa ô, dòng và cộ t 26 Thay đổ i độ rộ ng cộ t và chiều cao dòng 27 Nố i (Merge) và bỏ nố i các ô (Split) 29 Chuyển một ô đã nối về lại nhiều ô 29 1.4. Di chuyển trong bảng tính và sử dụng phím tắt 30 Thanh cuố n dọ c, thanh cuố n ngang 30 Thanh Sheet tab 30 Sử dụ ng các tổ hợ p phím tắ t để di chuyể n 31 1.5 Thao tác với workbook 32 Tạo mới workbook 32 Lư u workbook 34 Đóng workbook 36 Sắp xếp workbook 36 1.6. Thao tác với worksheet 37 Chèn thêm worksheet mớ i vào workbook 37 Đổ i tên worksheet 38 Xóa worksheet 38 Sắ p xếp thứ tự các worksheet 38 Sao chép worksheet 39 Chọn màu cho sheet tab 39 Ẩ n/ Hiệ n worksheet 40 1.7 Sử dụ ng các chế độ hiể n thị trong quá trình thao tác 41 Sử dụng thanh Zoom 41 Xem và so sánh worksheet trong nhiều cửa sổ 41
Chia khung bảng tính làm nhiều phần và cố định vùng tiêu đề 42 Sử dụng Watch Window 43 Chương 2: Làm việc với dữ liệu trong Excel 43 2.1. Nhập liệu, hiệu chỉnh 43 Nhậ p liệ u 44 Nhập các ký tự đặc biệt 45 Hiệ u chỉ nh nộ i dung 46 Nhập đè lên ô có sẵn nội dung 46 Sử dụng các kỹ thuật khi nhập liệu 47 2.2. Định dạng 51 Đị nh dạ ng chung 51 Tự động định dạng có điều kiện 59 Bảng và định dạng bảng (table) 60 Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes) 62 2.3 Tìm và thay thế dữ liệu 63 2.4 Sắp xếp và lọc dữ liệu 64 Chương 3: Giới Thiệu Và Sử Dụng Các Hàm 68 3.1 Giới thiệu công thức và hàm: 68 Giới thiệu công thức (Formula) 68 Giới thiệu hàm (Function) 70 Nhập công thức và hàm 71 Tham chiếu trong công thức 73 Các lỗi thông dụng (Formulas errors) 75 3.2 Các hàm trong excel 76 a. Nhóm hàm về thống kê 76
b. Nhóm hàm về phân phối xác suất 78 c. Nhóm hàm về tương quan và hồi quy tuyến tính 80 d. Các hàm tài chính - financian functions 81 e. Danh mục các Các Hàm Quản l{ Cơ sở dữ liệu và Danh sách 86 f. HÀM TOÁN HỌC VÀ LƯỢNG GIÁC 103 g. HÀM XỬ LÝ VĂN BẢN VÀ DỮ LIỆU 117 Chương 4: Khai Thác Cơ Sở Dữ Liệu 135 4.1. Sort (sắp xếp) và Filter (lọc) 135 Sắp xếp 135 Lọc dữ liệu 136 4.2 PivotTable và PivotChart 137 4.2.1 Giới thiệu PivotTable và PivotChart 138 Tạo một báo cáo PivotTable đơn giản 138 4.2.2 Tìm hiểu dữ liệu nguồn của PivotTable 153 4.2.3 Sử dụng các công cụ của PivotTable và định dạng PivotTable 167 Chương 5: Đồ Thị Trong Excel 179 5.1 Giới thiệu đồ thị 179 5.2. Vẽ đồ thị 180 5.3. Các thao tác trên đồ thị 185 a. Nhận biết các thành phần trên đồ thị 185 Các thành phần thông ụng 185 ột số thành phần chỉ có trong đồ thị 3-D 186 b. Các thao tác với đồ thị 186 Chọn thành phần trên đồ thị 186 Di chuyển đồ thị 186
Sao ch p đồ thị 187 óa đồ thị 187 Thêm các thành phần của đồ thị 187 Sắp xếp và xóa các thành phần của đồ thị 187 n đồ thị 188 c. Hiệu chỉnh và định dạng đồ thị 188 Hiệu chỉnh Chart Area 188 Hiệu chỉnh Flot Area 190 Hiệu chỉnh tiêu đề đồ thị, ch thích, tiêu đề trục hoành và trục tung, 190 Hiệu chỉnh đường lưới ngang và ọc 191 d. Các thao tác với chuỗi số liệu trong đồ thị 196 óa bớt một chuỗi số liệu khỏi đồ thị 196 Thêm chuỗi mới vào đồ thị 196 Thay đổi chuỗi số liệu 197 Thêm đường xu hướng vào đồ thị 199 Chương 6: Định Dạng Trang Và In Bảng Tính 200 6.1. Các chế độ hiển thị trang trong Excel 200 6.2. Thiết lập thông số cho trang in 201 6.3. Thiết lập thông số hộp thoại Print 207 6.4. Các lưu { khác 209 Chương 7: Làm Việc Với Macro, Templates 209 7.1 Macro 209 Ghi một Macro 209 Thực thi Macro 211 Chương 8: Phím Tắt Và Thủ Thuật 212
8.1 Phím Tắt 212 a. Truy cậ p Ribbon bằ ng bàn phím 212 b. Phím tắt 212 8.2 Thủ thuật 216 1. Dịch số tiền về chữ (Chuyển số thành chữ) 216 2. Giấu bảng tính Excel chuyên nghiệp 221 3. Khóa và bảo vệ những ô có chứa công thức 222 4. Sử dụng Data-Validation khi danh sách nguồn nằm trong một Sheet khác 228 5. Điều khiển Conditional Formating bằng checkbox. 231 6. Đánh ấu những ô chứa công thức bằng Conditional Formatting 238 7. Sử dụng chức năng thay thế (Replace) để gỡ bỏ các ký tự không mong muốn. 239 8. Chuyển đổi con số dạng văn bản sang số thực 240 9. Tăng thêm số lần Undo cho Excel 242 10. Tách họ và tên trong cùng một cột trên bảng tính Excel 246 11. Tạo mục lục trong Excel 247
I. Những điểm mới trong Microsoft Excel 2010 1. Chức năng Backstage View Giao diện ribbon của Office 2010 được đưa vào tất cả các ứng dụng trong gói Office 2010. Công cụ Backstage View được truy cập qua phím Office (góc trên bên trái), hỗ trợ sử dụng các tác vụ như lưu tài liệu hoặc in ấn. Thanh định hướng bên trái của Backstage View chứa nhiều lệnh, như cho phép ai sửa tài liệu, kích cỡ file
Thêm tính năng Sparkline Excel luôn có dữ liệu đồ thị và biểu đồ rất phong phú để mô tả dữ liệu và xu hướng. Với Excel 2010, Microsoft đã bổ sung thêm một tính năng mới - Sparklines. Tính năng này cho phép người dùng đặt một đồ thị cỡ nhỏ (mini) hay một dòng nhận định khuynh hướng trong một ô (cell). Sparklines là cách nhanh nhất và đơn giản nhất để thêm thành phần đồ thị hiển thị vào một cell.
Sparkline là cách hữu ích để thêm một y u t tr c quan nhanh và g n. Tính năng Slicers Slicers là một trong những tính năng trong Excel 2010 có thể giúp bạn giải thích dữ liệu của bạn dễ dàng hơn. Một cách nhanh chóng, bạn có cái nhình trực quan sâu thông qua số lượng lớn dữ liệu. Ví dụ, bạn có thể sử dụng Slicers để lọc thông qua các dữ liệu của bạn và có thể nhanh chóng tìm thấy những thông tin có liên quan Khi dữ liệu trong bảng trụ (Pivot Table) thay đổi, Slicer sẽ t động được cập nhật.
Định dạng dữ liệu có điều kiện Chức năng conditional format mới bao gồm nhiề kiểu định dạng và icons và khả năng tô sáng chỉ những mục được chỉ định như giá trị lớn nhất, nhỏ nhất với chỉ 1 cú click chuột Đây là chức năng rất hay trong Excel 2010. N u bạn có một bảng với nhiều s liệu khác nhau, thông thường để đánh giá dữ liệu, chúng ta thường dùng các hàm rút trích và l c dữ liệu. Tuy nhiên, với chức năng này, bạn không cần dùng hàm, càng không cần lấy dữ liệu ra khỏi bảng mà vẫn có thể đánh giá chính xác dữ liệu qua cách làm nổi bật các ô theo một điều kiện định sẵn. Th c hiện như sau: quét ch n một cột hoặc dòng dữ liệu cần đánh giá, sau đó bấm nút Conditional Formatting, một menu hiện ra với các tùy ch n: Kiểu đánh giá sàng lọc: Kiểu đánh giá này sẽ sàng l c dữ liệu của bạn ngay tại trong bảng chứ không phải trích riêng ra ngoài như các phiên bản Excel trước đây. Chương trình th c hiện ―sàng l c tại chỗ‖ bằng cách làm nổi bật lên những ô đúng với điều kiện hoặc quy luật do bạn quy định. Sau đây là hai nhóm quy luật chính: Highlight Cells Rules: làm nổi bật các ô theo một trong các điều kiện: Greater Than (lớn hơn), Less Than (nhỏ hơn), Equal To (bằng) một giá trị so sánh nào đó, Between (giữa 2 giá trị), Text that Contains (ô chữ có chứa chuỗi ký t quy định), A Date Occurring (theo quãng thời gian), Duplicate Values (ô dữ liệu trùng nhau). Khi bạn ch n xong một điều kiện làm nổi bật, sẽ xuất hiện một hộp thoại yêu cầu bạn nhập giá trị cần so sánh và màu tô nổi bật cho ô phù hợp với điều kiện so sánh đó. Xong, bạn bấm OK để chương trình th c thi trong bảng tính. - Top/Bottom Rules: quy luật này gồm các điều kiện: Top 10 Items (đánh dấu 10 ô có giá trị lớn nhất), Top 10% (đánh dấu 10% s ô có giá trị lớn nhất), tương t với Bottom 10 Items và Bottom 10%, Above Average (ô có giá trị lớn hơn giá trị trung bình của cột/hàng), Below Average (ô có giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của cột/hàng). Khi bạn ch n đánh giá theo dữ liệu hàng Top hoặc Bottom, một hộp thoại yêu cầu bạn nhập s ô cần làm nổi, chẳng hạn như Top 10 hay 20, Top 10% hay 20% là tùy bạn tinh chỉnh, sau đó bấm OK để hoàn tất. Kiểu đánh giá hiển thị mức độ:
- Data Bars: bạn bấm ch n kiểu đánh giá này, ch n một màu ưng ý trong menu hiện ra. Khi đó, trong vùng dữ liệu của bạn sẽ xuất hiện cột màu đánh giá mức độ dữ liệu giúp bạn dễ dàng so sánh cũng như nhận ra s tăng giảm của s liệu nhập vào. Cột màu càng dài thì s liệu của bạn càng có giá trị cao, ngược lại là những ô giá trị thấp. - Color Scales: kiểu đánh giá này sẽ tô màu cho các ô dữ liệu theo 3 màu khác nhau, ứng với mỗi màu là mức độ thấp, trung bình và mức độ cao. Khi ch n nhóm Color Scales, bạn hãy ch n một nhóm màu bạn thích trong menu hiện ra và sẽ thấy chương trình áp dụng lên vùng ch n của bạn. Bạn cũng có thể tạo quy luật màu theo ý mình bằng cách ch n Color Scales > More Rules. - Icon Sets: bấm ch n Icon Sets, ch n một nhóm biểu tượng mong mu n, chương trình sẽ t động đặt các biểu tượng trước ô dữ liệu của bạn, giúp bạn có cái nhìn tr c quan về bảng tính. Ví dụ dấu biểu thị s liệu ở mức độ cao nhất, dấu biểu thị s liệu ở mức trung bình, và dấu biểu thị s liệu thấp dưới cả mức trung bình, đáng báo động. Mỗi biểu tượng ứng với một mức độ, chương trình sẽ t động tính toán giá trị trung bình của toàn cột hoặc dòng đang so sánh và ti n hành đặt biểu tượng thích hợp vào từng ô theo giá trị phần trăm mà ô đó đạt được so với mức độ chung của cả cột hoặc dòng. Bạn có thể định lại quy luật đánh giá này bằng cách ch n More Rules trong nhóm Icon Sets. Ngoài những kiểu định dạng có điều kiện trên, bạn có thể tạo riêng cho mình những quy luật đánh giá khác bằng cách bấm nút Conditional Formatting > New Rule, tuy nhiên việc này rất mất thời gian. T t nhất bạn nên sử dụng những quy luật có sẵn mà Excel đã cung cấp rất đầy đủ cho bạn. Khi bạn không vừa ý với các định dạng đã ch n, để xóa chúng mà không mất dữ liệu, bạn bấm Conditional Formatting > Clear Rules, ch n một trong các kiểu xóa như Clear Rules from: Selected Cells (chỉ xóa trong cột ch n), Entire Sheet (xóa trong cả sheet), This Table (chỉ xóa trong bảng đang xử lý). Có thể nói nhóm công cụ định dạng này của Excel 2010 rất thú vị, nó cho phép chúng ta tạo ra những bảng tính được trình bày rất khoa h c và bắt mắt. Đặc biệt nhất là tính t động cao, giao diện bảng tính đẹp và khả năng đánh giá, sàng l c dữ liệu chuẩn xác và độc đáo. Chắc chắn khi sử dụng chức năng này, bạn sẽ thấy hứng thú hơn rất nhiều khi xử lý dữ liệu và tính toán trong Excel.
PivotTables và PivotCharts Gi ng như PivotTables, PivotCharts cũng được th c hiện một cách dễ dàng trong giao diện mới này. Tất cả những cải thiện mới về việc l c được cung cấp cho PivotCharts. Khi bạn tạo một PivotChart, các công cụ PivotChart đặc biệt và các menu nội dung được cung cấp để bạn có thể phân tích dữ liệu trong biểu đồ. Bạn cũng có thể thay đổi layout, style và định dạng của biểu đồ hoặc các thành phần khác của nó theo cùng một cách mà bạn có thể th c hiện cho các biểu đồ thông thường. Trong Office Excel 2010, việc định dạng biểu đồ mà bạn áp dụng được duy trì khi thay đổi sang PivotChart, điều này là một bổ sung nâng cấp để theo cách mà nó đã làm việc trong các phiên bản Excel trước đây. Share Workbook Microsoft Excel 2010 có thể tích hợp với SharePoint để cung cấp các công cụ quản lý nội dung dễ hiểu, thuận tiện cho việc chia sẻ kinh nghiệm, tri thức, nâng cao năng suất làm việc nhóm.
I. Nội dung chính Chương 1: Làm Quen Với Microsoft Excel 1.1 Giới thiệu Excel Excel là gì: Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạyr chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc th c hiện: Tính toán đại s , phân tích dữ liệu Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau Vẽ đồ thị và các sơ đồ T động hóa các công việc bằng các macro Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác nhau. Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm việc (tính toán, vẽ đồ thị, ) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin (file). Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn. Worksheet: Còn g i tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn được g i là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng. Worksheet được chứa trong workbook. Một Worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 dòng). Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ thị. Một chart sheet rất hữu ích khi bạn mu n xem riêng lẻ từng đồ thị. Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dưới của cửa sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vào tên sheet cần đ n trong thanh sheet tab.
Các thành phần của Workbook Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định là ―.XLSX‖ (d a trên chuẩn XML giúp việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng được dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trước đây là ―.XLS‖. Giao diện Excel
Nút lệnh Office chứa các lệnh rất thường hay sử dụng như tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, và danh mục các tập tin đã mở trước đó. Nút lệnh Office gi ng như th c đơn File của các phiên bản trước. Chúng ta có thể ch bi n thanh các lệnh truy cập nhanh chứa các lệnh mà ta hay sử dụng nhất. Nhấn vào để mở danh mục các lệnh và vào các lệnh cần cho hiện lên thanh lệnh truy cập nhanh. N u các nút lệnh ở đây còn quá ít bạn có thể nhấn ch n More Commands để mở cửa sổ điều ch thanh lệnh truy cập nhanh. Các lệnh trong th c đơn Office
Bảng l a ch n lệnh truy cập nhanh
Hộp thoại để ch bi n thanh các lệnh truy cập nhanh Ribbon là gì? Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh th c đơn truyền th ng thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình g i là Ribbon. Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins. Thanh công cụ Ribbon
Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp x p, tìm ki m, l c dữ liệu, Insert: Chèn các loại đ i tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thi t lập in ấn. Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel. Data: Các nút lệnh thao đ i với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu, Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thi t lập bảo vệ bảng tính. View: Thi t lập các ch độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những người có hiểu bi t về VBA. Để mở nhóm này nhấn vào nút Office Excel Options Popular Chọn Show Developer tab in the Ribbon. Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung, Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu) Khi mu n th c hiện một thao tác nào đó trên đ i tượng (ô, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ ) trong bảng tính, bạn hãy nhấp phải chuột lên đ i tượng đó. Lập tức một thanh th c đơn hiện ra chứa các lệnh thông dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho đ i tượng mà bạn ch n.
Th c đơn ngữ cảnh 1.2. Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ 1.2.1. Mở Excel Thao tác: B1. Từ màn hình (cửa sổ) chính của Windows nhấp chuột nút Start ở góc dưới bên trái B2. Di chuyển chuột lên trên đ n chữ All Programs, rồi di chuyển chuột sang phải ch n Microsoft Office, sau đó di chuyển chuột đ n chữ Microsoft Office Excel 2010 thì dừng lại. B3. Nhấp chuột vào biểu tượng để khởi động Excel. Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel
Các nút điều khiển cửa sổ Excel Thu nhỏ cửa sổ Excel Thao tác này chỉ th c hiện được khi cửa sổ đang mở to Nhấp chuột chuột vào nút ở góc trên cùng bên phải. Khi đó cửa sổ Excel sẽ được thu g n lại thành một biểu tượng trên thanh Taskbar của Windows bên cạnh nút Start. Phóng to cửa sổ Excel Thao tác: Thao tác này chỉ th c hiện được khi cửa sổ đang bị thu nhỏ Nhấp chuột vào biểu tượng thu g n của Excel trên thanh Taskbar bên phía dưới màn hình Thoát khỏi Excel Thao tác: Nhấp chuột vào nút ở góc trên cùng bên phải để thoát khỏi Excel. Hoặc cũng có thể thoát Excel bằng cách nhấn nút Office chọn Exit Excel. 1.3. Thao tác với ô và vùng Nhận dạng ô và vùng (cells, range) Địa chỉ một ô trong Excel được xác định bởi tiêu đề cột và s thứ t của dòng. Một vùng trong bảng tính được xác định bằng địa chỉ của ô ở góc trên bên trái của vùng và địa chỉ ô góc dưới bên phải của vùng (có dấu : phân cách). Đặc biệt, địa chỉ của cả một cột hoặc dòng được xác định là : (ví dụ cột A thì được xác định ngắn g n là A:A) và : (ví dụ địa chỉ của cả một dòng 4 là 4:4). Ví dụ: Hình bên dưới ô hiện hành có địa chỉ là B11 vì nó có tiêu đề cột là B và s dòng là 11, vùng được bao bởi nét chấm đứt có địa chỉ là H2:H12 vì ô đầu tiên của vùng có địa chỉ là H2 và ô cu i của vùng là H12.
Địa chỉ ô và vùng Chọn vùng N u dùng chuột, trước tiên bạn dùng chuột di chuyển ô hiện hành đ n góc trên bên trái của vùng cần ch n, sau đó giữ trái chuột kéo xu ng dưới qua phải đ n vị trí ô cu i cùng của vùng và thả chuột. N u dùng phím thì sau khi ch n ô đầu tiên bạn giữ phím Shift trong khi nhấn phím và để đ n ô cu i của vùng và thả các phím. (Bạn cũng có thể làm ngược lại là ch n ô cu i của vùng trước và kéo ch n đ n ô đầu tiên). Khi mu n ch n cả sheet hiện hành thì nhấn , còn mu n ch n cả workbook (nghĩa là ch n tất cả các sheet) thì nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và ch n Select All Sheets. Sao chép và di chuyển vùng Sao chép (copy) giúp ta nhân bản một vùng nào đó đ n một nơi nào đó trong bảng tính và dữ liệu g c còn nguyên, còn di chuyển vùng thì cũng như sao chép nhưng dữ liệu g c sẽ được di dời đ n vị trí mới. Để sao chép hay di chuyển trước tiên bạn phải ch n vùng cần sao chép hay di chuyển, sau đó có thể dùng nút lệnh, phím tắt hay dùng chuột để th c hiện:
Dùng Ribbon: Ch n vùng Home nhóm Clipboard nhấn nút hay (Copy hay Cut), đ n nơi đích và Home nhóm Clipboard nhấn nút (Paste). Bạn có thể g i các lệnh trên từ th c đơn ngữ cảnh nhấp phải chuột. Chuột: Ch n vùng giữ trái chuột và giữ thêm phím Ctrl n u là sao chép (không giữ thêm phím Ctrl sẽ là lệnh di chuyển) kéo chuột tới nơi đích cần sao chép hay di chuyển đ n và thả chuột. Dán đặc biệt (Paste Special) Trong quá trình sao chép đôi khi chúng ta cần dán nội dung đã sao chép hay cắt từ bộ nhớ vào với một s ch n l c nào đó, khi đó thay vì dùng lệnh Paste bạn hãy sử dụng Paste Special Sau khi ch n vùng, ra lệnh Copy, đ n đích cần sao chép đ n và nhấp phải chuột, ch n lệnh Paste Special . hộp thoại Paste Special có một s l a ch n như bảng sau: Giải thích hộp thoại Paste Special Hạng mục Mô tả All Dán cả giá trị và định dạng của vùng nguồn
Formulas Dán giá trị và công thức, không định dạng Values Chỉ dán giá trị và k t quả của công thức, không định dạng Formats Chỉ dán vào định dạng, bỏ qua tất cả giá trí và công thức Comments Chỉ dán vào chú thích của các ô, bỏ qua tất cả giá trí và công thức Validation Chỉ dán vào các qui định xác th c dữ liệu cho vùng đích All using source theme Dán vào m i thứ và dùng mẫu định dạng từ vùng nguồn All except borders Dán vào m i thứ và loại bỏ các khung viền Column widths Chỉ dán vào thông tin qui định chiều rộng cột Formulas and number Dán vào giá trị, công thức và các định dạng g c của các con s , các formats định dạng khác bị loại bỏ. Values and number Dán vào giá trị, k t quả của công thức và các định dạng g c của các formats con s . None Không kèm theo việc tính toán nào trên dữ liệu sắp dán vào Add Cộng các giá trị của vùng nguồn vào các ô tương ứng ở vùng đích Subtract Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ trừ đi các ô tương ứng của vùng nguồn. Multiply Các ô mang gia trị của vùng đích sẽ nhân với các ô tương ứng của vùng nguồn. Divide Các ô mang gia trị của vùng đích sẽ chia cho các ô tương ứng của vùng nguồn Skip blanks . Không dán đè các ô rỗng ở vùng nguồn vào ô có giá trị ở vùng đích
Transpose Dán vào và đảo dòng thành cột hoặc ngược lại Paste Link Dán vào và tham chi u ô đích đ n ô nguồn Đặt tên vùng Việc đặt tên vùng có lợi rất lớn trong quá trình thao thác và xử lý tính toán như: vùng được gán tên sẽ giúp gợi nhớ và dễ hiểu công dụng của nó hơn là các địa chỉ đơn thuần, đặt tên giúp việc tham chi u tính toán ít sai sót hơn và di chuyển hay ch n các vùng đã được đặt tên rất nhanh chóng từ Name box (hoặc dùng Go to – F5). Tên dài t i đa 255 ký t không chứa khoảng trắng và dấu chấm, tên phải bắt đầu là ký tự không được bắt đầu là s , tên không được đặt gi ng các địa chỉ tham chi u. Để đặt tên trước tiên ta ch n vùng cần đặt tên ch n nhóm Formulas Defined Names Define Name, hộp thoại New Name hiện ra. Ở đây, bạn hãy nhập tên vùng vào hộp Name ch n Scope, nhập chú thích n u cần, xong thì nhấn OK. Ngoài ra bạn còn có thể đặt tên tr c ti p từ hộp Name box hoặc đặt tên cho vùng ch n từ Formulas Defined Names Create from Selection hoặc dùng th c đơn ngữ cảnh. Mu n mở hộp thoại quản lý các tên đã đặt bạn vào nhóm Formulas Defined Names Name Manager. Từ hộp thoại bạn có thể đặt tên mới, hiệu chỉnh thông tin cho các tên hiện hoặc xóa tên của các vùng không dùng đ n,
Thêm chú thích cho ô hêm chú thích vào các ô giúp cho việc hiệu chỉnh và hiểu thông tin mà ô đang chứa được rõ ràng hơn. Để thêm chú thích và ô, chọn ô ch n nhóm Review Comments New Comment và hãy nhập chú thích vào. Ngoài ra bạn có thể nhấp phải chuột lên ô cần chú thích và ch n Insert Comment. Để đ c chú thích chỉ cần rê chuột lên ô có chú thích hoặc vào Review Comments Next hay Previous. Để ẩn/ hiện chú thích vào Review Comments Show All Comments (ẩn/ hiện tất cả) hoặc Show/ Hide Comment (ẩn/ hiện chú thích ô đang ch n). Hiệu chỉnh chú thích vào ch n ô cần hiệu chỉnh chú thích Review Comments Edit Comment. Ngoài ra để nhanh bạn có thể nhấp phải chuột và ch n Edit Comment từ th c đơn ngữ cảnh. Xóa chú thích vào ch n ô cần xóa chú thích Review Comments Delete. Hoặc nhấp phải chuột và ch n Delete Comment. Minh h a cho hiện các chú thích
Chèn, xóa ô, dòng và cột Chúng ta có thể chèn thêm các ô vào bên trái hoặc bên trên của ô hiện hành trong worksheet và dịch chuyển các ô đang ch n qua phải hoặc xu ng dưới. Tương t , ta có thể chèn thêm các dòng bên trên, chèn thêm các cột vào bên trái và có thể xóa đi các ô, các dòng và cột. Chèn ô trống B1. Ch n các ô mà bạn mu n chèn các ô tr ng vào đó (mu n ch n các ô không liên tục thì giữ Ctrl trong khi ch n các ô). B2. Ch n Home ch n nhóm Cells Insert Insert Cells B3. Ch n l a ch n phù hợp trong hộp thoại Insert Chèn dòng B1. Ch n một hoặc nhiều dòng liên tục hoặc cách khoảng mà bạn mu n chèn s dòng tương ứng phía trên các dòng này. B2. Ch n Home ch n nhóm Cells Insert Insert Sheet Rows Minh h a chèn các dòng tr ng lên trên các dòng đang ch n
Chèn cột B1. Ch n một hoặc nhiều cột liên tục hoặc cách khoảng mà bạn mu n chèn s cột tương ứng phía bên trái các cột này. B2. Ch n Home ch n nhóm Cells Insert Insert Sheet Columns Xóa các ô, dòng và cột B1. Ch n các ô, các dòng hoặc các cột cần xóa B2. Ch n Home Cells Delete ch n kiểu xóa phù hợp (xem hình) Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng Trong worksheet ta có thể qui định độ rộng cột từ 0 đ n 255, đây chính là s ký t có thể hiển thị trong một dòng. Độ rộng mặc định của cột là 8.43 ký t , khi độ rộng là 0 thì cột được ẩn đi. Tương t , chiều cao của dòng qui định từ 0 đ n 409, đây là đơn vị đo lường bằng điểm (point: 1 point = 1/72 inch). Chiều cao mặc định của dòng là 12.75 point, khi chiều cao là 0 thì dòng bị ẩn đi. Các bước điều chỉnh dòng cột: B1. Ch n dòng hoặc cột cần điều chỉnh chiều cao hoặc độ rộng B2. Ch n Home Cells Format Ch n lệnh phù hợp Row Height ch n lệnh này để qui định chiều cao của dòng AutoFit Row Height ch n lệnh này Excel sẽ t canh chỉnh chiều cao dòng cho phù hợp với nội dung. Column Width ch n lệnh này để qui định độ rộng cột
AutoFit Column Width ch n lệnh này Excel sẽ t canh chỉnh độ rộng cột cho phù hợp với nội dung. Default Width ch n lệnh này khi bạn mu n qui định lại độ rộng mặc định cho worksheet hay cả workbook. Ta có thể qui định chiều cao dòng và độ rộng cột cho cả worksheet hay cả workbook bằng cách ch n cả worksheet hay cả workbook trước khi th c hiện lệnh. Ngoài cách thay đổi chiều cao dòng và độ rộng cột như trên, ta còn có thể dùng chuột để thao tác nhanh hơn. Mu n thay đổi độ rộng cột nào hãy rê chuột đ n phía bên phải tiêu đề cột đó cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột về bên phải để tăng hoặc kéo về bên trái để giảm độ rộng cột. Tương t , mu n thay đổi chiều cao dòng nào hãy rê chuột đ n bên dưới s thứ t dòng cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột lên trên để giảm hoặc kéo xu ng dưới để tăng chiều cao dòng. Ta có thể qui định chiều cao dòng và độ rộng cột cho cả worksheet hay cả workbook bằng cách ch n cả worksheet hay cả workbook trước khi th c hiện lệnh.
Ngoài cách thay đổi chiều cao dòng và độ rộng cột như trên, ta còn có thể dùng chuột để thao tác nhanh hơn. Mu n thay đổi độ rộng cột nào hãy rê chuột đ n phía bên phải tiêu đề cột đó cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột về bên phải để tăng hoặc kéo về bên trái để giảm độ rộng cột. Tương t , mu n thay đổi chiều cao dòng nào hãy rê chuột đ n bên dưới s thứ t dòng cho xuất hiện ký hiệu và kéo chuột lên trên để giảm hoặc kéo xu ng dưới để tăng chiều cao dòng. Nối (Merge) và bỏ nối các ô (Split) Nối nhiều ô thành một ô Khi n i nhiều ô thành một ô, n u tất cả các ô đều có dữ liệu thì bạn cần chuyển h t dữ liệu lên ô ở góc trên cùng bên trái của nhóm ô cần merge vì chỉ có dữ liệu của ô này được giữ lại, dữ liệu của các ô khác sẽ bị xóa. B1. Ch n các ô cần n i lại. B2. Ch n Home Alignment ch n Merge & Center. Để canh chỉnh dữ liệu trong ô dùng các nút canh chỉnh trong nhóm Algnment. Chuyển một ô đã nối về lại nhiều ô Sau khi chuyển ô đã n i về lại nhiều ô thì nội dung sẽ hiện tại ô ở góc trên cùng bên trái.
B1. Ch n ô đang bị n i. B2. Ch n Home Alignment ch n lại Merge & Center hoặc Unmerge Cells đều được. 1.4. Di chuyển trong bảng tính và sử dụng phím tắt Bạn có thể dùng chuột, các phím  , thanh cu n d c, thanh cu n ngang, sheet tab, các tổ hợp phím tắt đề di chuyển qua lại giữa các sheet hay đi đ n các nơi bất kỳ trong bảng tính. Thanh cuốn dọc, thanh cuốn ngang Thanh cu n d c và thanh cu n ngang được g i chung là các thanh cu n (scroll bars). Bởi vì màn hình Excel chỉ có thể hiển thị (cho xem) một phần của bảng tính đang thao tác, nên ta phải dùng thanh cuốn dọc để xem phần bên trên hay bên dưới bảng tính và dùng thanh cuốn ngang để xem phần bên trái hay bên phải của bảng tính. Thanh cu n d c là thanh dài nhất, nằm d c ở bên lề phải; hai đầu có hai mũi tên lên và mũi tên xu ng; ở giữa có thanh trượt để cu n màn hình lên xu ng. Thanh cu n ngang là thanh nằm ngang, thứ hai từ dưới màn hình đ m lên. Có hình dạng gi ng thanh cu n d c, chỉ khác là nằm ngang. Thanh cu n ngang Thao tác: Nhấp chuột vào mũi tên sang trái để cu n màn hình đi sang trái. Nhấp chuột vào mũi tên sang phải để cu n màn hình sang phải. Thanh Sheet tab Để di chuyển qua lại giữa các sheet ta nhấp chuột lên tên của sheet trên thanh sheet tab. Ngoài ra chúng ta có thể dùng để di chuyển đ n sheet liền trước sheet hiện hành và để di chuyển đ n sheet liền sau sheet hiện hành. Để trở về sheet đầu tiên bạn nhấp chuột và nút trên thanh sheet tab và để đ n sheet cu i cùng thì bạn nhấp chuột vào nút trên thanh sheet tab. N u mu n đ n một sheet nào đó trong trường hợp có quá nhiều sheet thì bạn hãy nhấp phải chuột vào thanh và ch n tên sheet cần đ n.
Sử dụng các tổ hợp phím tắt để di chuyển Để đ n được nơi cần thi t trong bảng tính ngoài việc dùng chuột cu n các thanh cu n ngang và d c, các phím mũi tên thì bạn nên nhớ các tổ hợp phím ở bảng bên dưới để giúp di chuyển được nhanh hơn. Nhấn phím Di chuyển → hoặc Tab Sang ô bên phải ← hoặc Shift + Tab Sang ô bên trái ↑ Lên dòng ↓ Xu ng dòng Home Đ n ô ở cột A của dòng hiện hành Ctrl + Home Đ n địa chỉ ô A1 trong worksheet Ctrl + End Đ n địa chỉ ô có chứa dữ liệu sau cùng trong worksheet Alt + Page Up Di chuyển ô hiện hành qua trái một màn hình Alt + Page Down Di chuyển ô hiện hành qua phải một mành hình Page Up Di chuyển ô hiện hành lên trên một màn hình
Page Down Di chuyển ô hiện hành xu ng dưới một màn hình F5 Mở hộp thoại Go To End + → hoặc Ctrl + → Đ n ô bên phải đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô tr ng End + ← hoặc Ctrl + ← Đ n ô bên trái đầu tiên mà trước hoặc sau nó là ô tr ng End + ↑ hoặc Ctrl + ↑ Lên ô phía trên đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô tr ng End + ↓ hoặc Ctrl + ↓ Xu ng ô phía dưới đầu tiên mà trên hoặc dưới nó là ô tr ng Ctrl + Page Up Di chuyển đ n sheet phía trước sheet hiện hành Ctrl + Page Down Di chuyển đ n sheet phía sau sheet hiện hành Các phím tắt di chuyển nhanh trong bảng tính 1.5 Thao tác với workbook Tạo mới workbook Ch n nút Office New, một hộp thoại hiện ra (xem hình bên dưới) cung cấp nhiều l a ch n để tạo workbook như: workbook tr ng, workbook theo mẫu d ng sẵn, workbook d a trên một workbook đã có. Để tạo workbook tr ng, bạn ch n Blank workbook và nhấp nút Create.
Mở workbook có sẵn trên đĩa Một tập tin có sẵn có thể được mở bằng nhiều cách: 1. Ch n nút Office ch n tên tập tin trong danh sách Recent Documents, có thể có t i đa 50 tên tập tin được sử dụng gần đây nhất trong danh sách này (để điều chỉnh thì nhấn vào nút Office Excel Options Advance phần Display Show this number of Recent Documents ). 2. Dùng trình quản lý tập tin như Windows Explorer, tìm đ n nơi lưu trữ tập tin và nhấp chuột hai lần lên tên tập tin. 3. Ch n nút Office Open, hộp thoại Open hiện ra. Trong hộp thoại Open, chúng ta phải tìm đ n nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và ch n tên tập tin cần mở sau đó nhấn nút
Open để mở tập tin. Các tùy ch n của nút Open trong hộp thoại Open: Open (mở bình thường), Open Read-Only (Không lưu đè được những thay đổi), Open as Copy (Tạo bản sao của tập tin và mở ra), Open in Browser (Mở tập tin bằng trình duyệt web mặc định), Open and Repair (Rất hữu dụng trong trường hợp tập tin bị lỗi). Lưu workbook ột điều cần lưu ý khi làm việc trên máy tính là các bạn phải nhớ th c hiện lệnh lưu lại công việc đã th c hiện thường xuyên. Việc ra lệnh lưu trữ không t n nhiều thời gian nhưng n u máy bị hỏng hay cúp điện đột ngột có thể mất tong cả giờ làm việc của bạn. Nhằm an toàn cho dữ liệu, bạn nên bật tính năng Auto Recover, Excel sẽ t động th c hiện lệnh lưu theo thời gian qui định (mặc định là 10 phút lưu một lần). Để sử dụng tính năng Auto Recover bạn ch n nút Office Excel Options Save, sau đó đánh dấu ch n vào Save AutoRecover information every minutes. Một s cách lưu workbook: 1. Ch n nút Office Save 2. Nhấp chuột lên nút trên thanh lệnh truy cập nhanh (Quick Access Tollbar). 3. Dùng tổ hợp phím hoặc .
N u tập tin đã được lưu trước đó rồi thì Excel sẽ lưu ti p các phần cập nhật, còn n u là tập tin được ra lệnh lưu lần đầu thì hộp thoại Save As hiện ra. Trong hộp thoại Save As, bạn hãy ch n nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) và đặt tên cho tập tin tại hộp File name, ch n kiểu tập tin tại Save as type và sau đó nhấn nút Save để lưu trữ. Minh h a lưu tập tin Qui tắt đặt tên: Đặt tên tập tin Excel dùng chung qui tắt đặt tên tập tin của Windows. Tên tập tin có thể dài tới 255 ký tự bao gồm cả khoảng trắng. Tuy nhiên trong tên tập tin không được dùng các ký hiệu như: \ ? : * “ | Để bảo mật tập tin, chúng ta có thể gán mật mã bảo vệ, khi đó cần phải bi t mật mã mới được phép mở tập tin (trừ những cách tà đạo!). B1. Nhấn nút Office Save As, hộp thoại Save As hiện ra. B2. Nhấn nút Tools ch n General Options , hộp thoại General Options hiện ra
B3. Nhập mật mã mở và hiệu chỉnh workbook (hai mật mã này nên khác nhau để tăng bảo mật). Sau đó nhấn nút OK B4. Xác nhận lại mật mã mở workbook. Sau đó nhấn nút OK B5. Xác nhận lại mật mã hiệu chỉnh workbook. Sau đó nhấn nút OK B6. Nhấn nút Save để hoàn tất. Dùng mật mã bảo vệ workbook Các tùy ch n trong hộp General Options: Always create backup (tạo bản sao có đuôi *.xlk trước khi gán mật mã), Password to Open (mật mã để mở workbook), Password to modify (mật mã để cập nhật nội dung workbook), Read-only recommended (mở dưới dạng chỉ đ c). Đóng workbook Một s cách đóng workbook: 1. Ch n nút Office Close 2. Dùng chuột ch n nút ở góc trên bên phải (trên thanh tiêu đề). 3. Dùng tổ hợp phím hoặc . N u workbook có s thay đổi nội dung thì Excel sẽ nhắc bạn lưu lại các thay đổi đó. Sắp xếp workbook Chi mở nhiều workbook cùng lúc và cần tham khảo qua lại, để thuận tiện ta nên sắp x p lại: Rê chuột nhấn vào nhóm lệnh View ch n nút Arrange All Ch n kiểu b trí thích hợp.
Sắp x p các workbook trong cửa sổ Excel 1.6. Thao tác với worksheet Chèn thêm worksheet mới vào workbook Có nhiều cách th c hiện: 1. Nhấn vào nút trên thanh sheet tab 2. Dùng tổ hợp phím chèn sheet mới vào trước sheet hiện hành. 3. Nhấn ch n nhóm Home đ n nhóm Cells Insert Insert sheet 4. Nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và ch n Insert , hộp thoại Insert hiện ra, ch n Worksheet và nhấn nút OK. Sheet mới sẽ chèn vào trước sheet hiện hành.
Minh h a chèn sheet mới Đổi tên worksheet Nhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên ở thanh sheet tab, ch n Rename, gõ tên mới vào, xong nhấn phím Enter. Tên sheet có thể dài tới 31 ký t và có thể dùng khoảng trắng, tuy nhiên không được dùng các ký hiệu để đặt tên như: : / \ ? * Xóa worksheet Mu n xóa work sheet, bạn làm theo các cách sau: 1. Ch n sheet mu n xóa ch n nhóm Home ch n nhóm Cells Delete Delete sheet 2. Nhấp phải chuột lên tên sheet mu n xóa sau đó ch n Delete, xác nhận xóa OK. Sắp xếp thứ tự các worksheet Có nhiều cách th c hiện sắp x p worksheet như: 1. Nhấp trái chuột lên tên sheet cần sắp x p và giữ chuột kéo đ n vị trí mới và thả chuột.
2. Khi có quá nhiều sheet thì dùng cách này, nhấp phải chuột lên tên sheet cần sắp x p, ch n Move or Copy . hộp thoại Move or Copy hiện ra. Hãy nhấp ch n lên tên sheet trong danh sách mà bạn mu n di chuyển sheet đ n trước nó, sau đó nhấn OK. Sao chép worksheet Nhấp phải chuột lên sheet, ch n Move or Copy ch n vị trí đặt bản sao trong vùng Before sheet đánh dấu ch n vào hộp Creat a copy nhấn nút OK. Ngoài ra để sao chép nhanh bạn nhấn giữ phím Ctrl rồi dùng chuột ch n lên tên sheet cần sao chép giữ trái chuột rê đ n vị trí đặt bản sao trên thanh sheet tab thả trái chuột. Để sao chép nhiều sheet cùng lúc cũng làm tương t nhưng phải ch n nhiều sheet trước khi th c hiện lệnh. Để ch n được nhiều sheet bạn hãy giữ phím để ch n sheet. Để chép một hay nhiều sheet sang một workbook khác, bạn hãy mỡ workbook đó lên sau đó th c hiện lệnh Move or Copy và nhớ ch n tên workbook đích tại To book (n u ch n workbook đích (new book) thì sẽ sao chép các sheet đ n một workbook mới). Chọn màu cho sheet tab Việc tô màu giúp quản lý thanh sheet tab được t t hơn. Để tô màu cho các sheet tab bạn chỉ cần nhấp phải chuột lên tên sheet cần tô màu, ti p theo hãy ch n Tab Color và ch n màu thích hợp.
Ẩn/ Hiện worksheet Khi bạn không mu n ngưới khác thấy một hay nhiều sheet nào đó thì bạn có thể ẩn nó đi. Không thể ẩn h t các sheet trong workbook mà phải còn lại ít nhất một sheet không bị ẩn. Mu n ẩn sheet bạn chỉ cần nhấp phải chuột lên tên sheet mu n ần và ch n Hide th là sheet đã được ẩn. Khi mu n cho hiện trở lại một sheet, bạn nhấp phải chuột lên thanh Sheet tab và ch n Unhide sau đó ch n tên sheet cần cho hiện và nhấn nút OK.
1.7 Sử dụng các chế độ hiển thị trong quá trình thao tác Trong quá trình thao tác trên bảng tính đôi khi chúng ta cần phóng to hay thu nhỏ các cửa sổ để có được góc nhìn t t hơn, hoặc xem nội dung của cùng một worksheet dưới nhiều góc độ khác nhau, hoặc chia cửa sổ worksheet thành nhiều Tab để dễ dàng tham chi u, hay giữ c định tiêu đề một danh sách dài trong khi cu n các thanh cu n, Sử dụng thanh Zoom Excel 2010 b trí thanh công cụ Zoom dùng để phóng to thu nhỏ khung làm việc của bảng tính. Thanh zoom nằm ngay ở góc dưới bên phải màn hình và có thể giúp thu nhỏ và phóng to khung làm việc từ 10% đ n tới 400%, phóng to thì nhấn và nút dấu cộng còn thu nhỏ thì nhấn vào nút dấu trừ. Thanh Zoom Xem và so sánh worksheet trong nhiều cửa sổ Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn mu n xem một worksheet hay các worksheet trong cùng một workbook dưới nhiều góc độ khác nhau, mỗi một nhân bản để xem sẽ được gắn thêm chỉ s phía sau tên tập tin. Ch n nhóm View Window New Window Để so sánh hai worksheet thì sau khi làm bước trên bạn ch n ti p nhóm View Window View Side by Side. Khi sử dụng chức năng này khi bạn cu n thanh cu n ở cửa sổ này thì
cửa sổ kia cũng được cu n theo. Để tắt tính năng cu n đồng thời này bạn vào View Window Synchronous Scrolling (n u nó đang bật). Chia khung bảng tính làm nhiều phần và cố định vùng tiêu đề Tính năng rất hay được dùng khi thao tác trên các danh sách dài hoặc trong tính toán cần phải th c hiện nhiều việc tham chi u. Để chia cửa sổ bảng tính: Đặt ô hiện hành tại vi trí cần chia trên bảng tính, sau đó ch n View Window Split. Để bỏ khung bảng tính thì nhấn nút Split lại một lần nữa hoặc nhấp chuột 2 lần lên đường chia d c và ngang. Ngoài ra, ở đầu của các thanh cu n d c và ngang có một ngấn nhỏ mà khi rê chuột lên sẽ có biểu tượng (công cụ chia nhanh khung bảng tính), bạn giữ trái chuột và kéo ra nơi mu n chia trên cửa sổ làm việc của bảng tính. Minh h a chia 4, chia 2 d c, chia 2 ngang Ngoài việc chia khung làm việc, Excel còn hỗ trợ bạn c định một vùng nào đó trên cửa sổ làm việc ví dụ như dòng tiêu đề của một danh sách. Việc c định này rất hữu ích vì nó giúp ta luôn thấy được dòng tiêu đề mặc dù đã cu n màn hình xu ng phía dưới để nhập liệu. Để c định bạn hãy đặt ô hiện hành tại vị trí cần c định, sau đó ch n View Window Freeze Panes ch n kiểu c định phù hợp. N u ch n: Freeze Panes: Sẽ c định dòng phía trên và cột bên trái ô hiện hành Freeze Top Row: C định dòng đầu tiên đang nhìn thấy của danh sách Freeze First Column: C định cột đầu tiên đang nhìn thấy của danh sách
Minh h a c định các tiêu đề Để bỏ c định thì vào View Window Freeze Panes Unfreeze Panes Sử dụng Watch Window Tính năng này giúp ta theo dõi các ô trong quá trình tính toán. Bạn mu n giám sát ô nào thì đưa nó vào danh sách giám sát ở cửa sổ của Watch Window. G i cửa sổ Watch Window bạn ch n nhóm Formulas Formula Auditing Watch Window, sau đó ch n ô cần theo dõi và nhấn vào nút Add Watch trên cửa sồ Watch Window. Cửa sổ Watch Window Chương 2: Làm việc với dữ liệu trong Excel 2.1. Nhập liệu, hiệu chỉnh Các ô trong bảng tính có thể chứa các con s , các chuỗi văn bản hay các biểu thức toán h c. Ngoài ra bảng tính còn có thể chứa các biểu đồ, sơ đồ, hình ảnh, các đ i tượng này không chứa trong ô mà nổi trên bề mặt bảng tính.
Nhập liệu Nhập số, chuỗi, thời gian, ngày tháng năm B1. Trên worksheet, ch n ô cần nhập liệu B2. Nhập vào con s , chuỗi văn bản, ngày tháng hay thời gian, mà bạn cần B3. Nhập xong nhấn Enter (ô hiện hành chuyển xu ng dưới) hoặc Tab (ô hiện hành chuyển qua phải) để k t thúc. Lưu ý: N u nhập các con s vào mà Excel hiển thị ##### là do chiều rộng cột không đủ bạn bản tăng thêm chiều rộng cột. Mặc định Excel sẽ dùng dấu chấm (.) để phân cách phần s nguyên và phần s thập phân. Khi nhập các con s mà các con s này không cần tính toán thì bạn nên định dạng ô là Text trước khi nhập (Home nhóm Number ch n Text từ danh sách). Ngày và thời gian nhập vào ô thì nó dùng định dạng ngày mặc định trong Control Panel Regional and Language Options. Khi nhập ngày dùng dấu / hoặc - để phân cách, ví dụ 10/05/2007 hoặc 10-05-2007. Khi mu n nhập ngày hiện tại vào ô hãy gõ . Khi mu n dùng định dạng ngày mặc định cho ô chứa ngày thì ch n ô và gõ . Khi nhập thời gian và mu n định dạng theo chuẩn 12 giờ thì thêm A hoặc P vào sau thời gian nhập vào, ví dụ 8:30 AM hoặc 4:15 PM, n u không Excel t hiểu là AM. Khi mu n nhập thời gian hiện tại vào ô hãy gõ . Khi mu n dùng định dạng thời gian mặc định cho ô chứa thời gian thì ch n ô và gõ . Mu n nhập cùng một nội dung cho nhiều ô, bạn hãy ch n các ô và nhập liệu vào sau đó nhấn . Ngoài ra còn có thể sử dụng chức năng AutoFill (phần sau). Mu n nhập cùng nội dung trên các ô ở nhiều sheet, bạn hãy ch n các sheet đó, sau đó ch n các ô trên sheet hiện hành, ti p theo nhập liệu (có thể mất dữ liệu do bị nhập đè lên các ô có dữ liệu). Để bỏ ch n các sheet thì nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và ch n Ungroup Sheets.
Ví dụ nhập các loại dữ liệu Nhập các ký tự đặc biệt B1. Mu n nhập ký t đặc biệt vào, trước tiên ch n ô và đ n nơi cần chèn trong ô. B2. Ch n Insert nhóm Text ch n Symbol B3. Trong hộp thoại Symbol hãy ch n ký t cần, có thể đổi kiểu Font tại hộp Font. B4. Nhấn nút Insert để chèn. Ví dụ chèn vào ô Hủy lệnh (Undo), phục hồi lệnh (Redo), lặp lại lệnh sau cùng
Để hủy một lệnh vừa th c hiện bạn nhấn chuột lên nút hay dùng phím Đang nhập liệu vào ô mu n hủy thì nhấn phím ESC Để phục hồi lệnh vừa hủy thì nhấn nút hay dùng phím Để th c hiện lại lệnh sau cùng nhấn Hiệu chỉnh nội dung Xóa nội dung các ô B1. Ch n một hoặc nhiều ô cần xóa B2. Nhấn Delete trên bàn phím (xóa cách này thì chỉ xóa nội dung các định dạng của ô vẫn còn). Ngoài ra để xóa bạn có thể vào Home nhóm Editing Clear ( ) và ch n các lệnh: Clear All: Xóa tất cả nội dung và định dạng Clear Formats: Chỉ xóa phần định dạng của ô Clear Contents: Chỉ xóa nội dung, còn định dạng Clear Comments: Chỉ xóa các chú thích của ô n u có Lưu ý các lệnh trên không xóa được định dạng của bảng (table) Nhập đè lên ô có sẵn nội dung Mu n nhập đè lên các ô có sẵn nội dung, trước tiên bạn hãy ch n ô đó và nhập vào nội dung mới. Khi đó, nội dung cũ của ô sẽ mất đi và thay bằng nội dung vừa nhập đè. Hiệu chỉnh nội dung các ô Mu n hiệu chỉnh nội dung sẵn có của ô bạn làm các cách sau:
1. Nhấp chuột hai lần lên ô cần hiệu chỉnh dùng chuột hoặc các phím mũi tên di chuyển đ n nơi cần hiệu chỉnh dùng phím Backspace hoặc Delete để xóa một s nội dung sau đó nhập vào nội dung mới. 2. Ch n ô cần hiệu chỉnh và nhấn F2 để vào ch độ hiệu chỉnh và làm tương t như trên 3. Ch n ô cần hiệu chỉnh, sau đó nhấp chuột vào thanh công thức (Formula) Sử dụng các kỹ thuật khi nhập liệu Sử dụng chức năng AutoFill Sử dụng công cụ này Excel sẽ giúp bạn điền t động dữ liệu theo các mẫu AutoFill có sẵn. Ngoài ra bạn còn có thể tạo thêm các mẫu phục vụ cho công việc của mình. Danh saùch một s AutoFill coù saün Các giá trị khởi đầu Chuỗi sau khi mở rộng 1, 2, 3 4, 5, 6 9:00 10:00, 11:00, 12:00 Mon Tue, Wed, Thu Monday Tuesday, Wednesday, Thursday Jan Feb, Mar, Apr Jan, Apr Jul, Oct, Jan Jan-99, Apr-99 Jul-99, Oct-99, Jan-00 15-Jan, 15-Apr 15-Jul, 15-Oct 1999, 2000 2001, 2002, 2003 1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep,
Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2, Product 1, On backorder Product 2, On backorder, Product 3, On backorder, Text1, textA text2, textA, text3, textA, 1st Period 2nd Period, 3rd Period, Product 1 Product 2, Product 3, Bạn mu n điền các s lẻ trong khoảng từ 1 đ n 25 vào cột A bạn làm như sau: B1. Ch n ô đầu tiên A1 và nhập vào s 1 B2. Ch n ô ti p theo A2 nhập vào s 3 (bước nhảy bằng 3-1 = 2, Excel sẽ cộng s 2 vào ô chứa s lẻ trước đó để có được s lẻ k ti p). B3. Ch n hai ô A1:A2, di chuyển chuột xu ng dấu vuông nhỏ màu đen (Fill handle) ở góc dưới bên phải vùng ch n cho chuột bi n thành dấu cộng màu đen. B4. Giữ trái chuột kéo xu ng phía dưới cho đ n khi hiện s 25 thì dừng lại.
Khi bạn mu n điền t động (sao chép) dữ liệu hay công thức của ô hiện hành cho các ô bên trái, bên phải, phía trên hay bên dưới nó thì bạn làm theo các cách sau: 1. Ch n ô hiện hành đang chứa dữ liệu hay công thức cần sao chép, sau đó giữ Fill handle và kéo theo hướng bạn cần (lên, xu ng, trái hay phải). Khi đó dữ liệu hay biểu thức sẽ được sao chép. 2. Ch n ô chứa dữ liệu (hay công thức) cần sao chép và tất cả các ô cần sao dữ liệu đ n, sau đó vào Home nhóm Editing Fill ch n hướng phù hợp (Down, Right, Up, Left). T tạo danh sách AutoFill bạn vào nút Office Excel Options Popular trong phần trong phần Top options for working with Excel ch n Edit Custom Lists hộp thoại Custom Lists hiện ra. Tại đây, bạn hãy nhập vào danh sách trong khung List entries, sau khi nhập xong nhấn nút Add để thêm vào Custom lists và kể từ lúc này bạn có thể sử dụng chức năng AutoFill với danh sách t tạo của bạn. Mu n xóa một danh sách thì bạn chỉ cần ch n danh sách đó và nhấn nút Delete. N u mu n hiệu chỉnh danh sách thì ch n danh sách đó và hiệu chỉnh trong ô List entries, sau khi hiệu chỉnh xong nhấn nút Add. Sử dụng chức năng Automatic Completion Chức năng Automatic Completion giúp bạn nhập các chuỗi văn bản gi ng nhau ở các ô được nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, chức năng này đôi khi cũng làm bạn khó chịu, để bật tắt bạn vào nút Office Excel Options ch n Tab Advance tại Editing options Enable AutoComplete for cell values.
Sử dụng chức năng AutoCorrect AutoCorrect giúp bạn sửa các lỗi chính tả nhập liệu khi nhập bằng ti ng Anh, ngoài ra nó còn giúp nhập nhanh các ký hiệu hay các đoạn văn bản lặp đi lặp lại. Chúng ta có thể thêm vào các cụm từ mà chúng ta thường hay dùng vào danh sách của AutoCorrect. Để thêm tử vào danh sách AutoCorrect làm theo các bước sau: B1. Ch n nút Office Excel Options Proofing AutoCorrect Options B2. Tại Tab AutoCorrect ch n Replace text as you type thì chức năng này mới có tác dụng B3. Trong hộp Replace gõ cụm từ thường hay gõ sai (hoặc gõ vào mã t c ký) B4. Trong hộp With gõ cụm từ đúng vào (hoặc gõ vào nguyên bản của mã t c ký) B5. Nhấn nút Add để thêm vào danh sách
Ðể hiệu chỉnh một mục từ trong danh sách thì ch n mục từ đó và gõ nội dung mới vào hai hộp Replace và With, sau đó nhấn nút Replace. Mu n xóa một mục từ trong danh sách thì ch n mục từ đó và nhấn nút Delete. Minh h a thêm mã t c ký vn và nguyên văn 2.2. Định dạng Định dạng chung Các nút định dạng thông dụng của Excel được b trí rất thuận lợi truy cập trong nhóm Home của thanh Ribbon. Trong quá trình soạn thảo, tính toán trên Excel, mỗi khi cần định dạng bạn chỉ việc nhấn chuột lên nút lệnh phù hợp dưới đây.
Định dạng văn bản và s Khi cần các định dạng phức tạp hơn mà trên thanh Ribbon không có nút lệnh thì bạn truy cập vào hộp thoại Format Cells: Ch n Home nhóm Cells Format Format Cells
Giải thích hộp thoại Format Cells Định dạng Mô tả Tab Number Category Danh sách các loại định dạng s , giá trị Sample Hiển thị định dạng của giá trị trong ô hiện hành theo các định dạng bạn ch n Decimal places T i đa có thể có 30 s sau dấu thập phân, chỉ áp dụng cho dạng Number, Currency, Accounting, Percentage, và Scientific. Use 1000 Separator (,) Ch n ô này n u mu n có dấu phân cách giữa hàng nghìn, triệu, tỷ chỉ áp dụng cho dạng Number Negative numbers Ch n loại định dạng thể hiện cho s âm, chỉ áp dụng cho dạng Number và Currency. Symbol Ch n loại ký hiệu tiền tệ, chỉ áp dụng cho dạng Currency và Accounting Type Ch n kiểu hiển thị phù hợp cho giá trị , chỉ áp dụng cho các dạng Date, Time, Fraction, Special, và Custom. Locale (location) Ch n loại ngôn ngữ khác để áp dụng định dạng giá trị, chỉ áp dụng cho các dạng Date, Time, và Special. Tab Alignment Text alignment Horizontal Có các l a ch n dùng để canh chỉnh nội dung ô theo chiều ngang. Mặc định Excel canh lề trái cho văn bản, lề phải cho giá trị , các giá trị luận lý và các lỗi được canh giữa. Vertical Có các l a ch n dùng để canh chình nội dung theo chiều d c. Mặc định Excel canh lề dưới cho văn bản.
Indent Thụt đầu các dòng nội dung của ô. Orientation Ch n các hướng của văn bản trong các ô. Degrees Đặt giá trị độ để xoay văn bản. Các giá trị từ -90 đ n 90 độ Text control Wrap text Nội dung trong ô được xu ng nhiều dòng tùy thuộc vào độ rộng cột và độ dài nội dung. (xem chi ti t phần dưới) Shrink to fit Giảm kích cở chữ để tất cả nội dung trong ô vừa với độ rộng cột Merge cells N i các ô ch n thành một ô (đã trình bày phần trên) Right-to-left Text direction Xác định trình t đ c và canh lề Tab Font Font Ch n kiểu Font cho các ô, font mặc định là Calibri Font style Ch n kiểu thường, in nghiên, in đậm của Font chữ, kiểu mặc định là Regular. Size Kích thước font chữ , từ cở 1 đ n 1638 và mặc định là cở chữ 11 point. Underline Ch n kiểu gạch chân cho văn bản trong danh sách, mặc định là None. Color Ch n màu cho văn bản, mặc định là Automatic (do Excel t ch n màu) Normal font N u ch n sẽ loại bỏ các định dạng Font khác và trở về dạng bình thường Effects Strikethrough Có thêm đường gạch ngang văn bản Superscript Làm cho văn bản co lại và đẩy lên trên Subscript Làm cho văn bản co lại và đẩy xu ng dưới Preview Xem trước k t quả định dạng bạn vừa ch n Tab Border
Line Ch n kiểu và kích cở các đường kẻ khung, sau đó ch n các nút bên hộp Border để kẻ Presets Ch n không kẻ khung, kẽ đường bao và kẽ các đường phân cách giữa các ô Color Ch n màu cho các đường kẽ Border Các nút bao quanh hình minh h a dùng để kẽ các đường bao các ô Tab Fill Background Color Ch n màu nền cho các ô. Fill Effects cung cấp các hiệu ứng tô màu nền (xem chi ti t phần dưới). More Colors Bổ sung thêm các màu và công cụ pha ch màu. Pattern Color Các mẫu màu nền Pattern Style các kiểu mẫu tô nền ô. Xem trước k t quả ch n màu và kiểu mẫu tại Sample Tab Protection Locked Khóa việc thay đổi, di chuyển, xóa, các ô, chỉ có tác dụng khi sheet được bảo vệ Hidden Ẩn công thức trong ô, chỉ co tác dụng khi sheet được bảo vệ (xem phần sau) General Excel mặc định dùng kiểu này để định dạng giá trị, khi s dài hơn 12 s thì định dạng General chuyển sang dạng Scientific Number Dùng để định dạng các con s , bạn có thể ch n dấu phân cách thập phân và qui định s con s sau dấu thập phân, đồng thời có thể ch n kiểu hiển thị s âm.
Currency Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ cho các giá trị, ta có thể ch n dấu phân cách thập phân và định s con s sau dấu thập phân, đồng thời có thể ch n kiểu hiển thị s âm. Accounting Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ trong k toán, nó đặt ký hiệu tiền tệ và giá trị ở hai cột khác nhau. Date Dùng để định dạng các giá trị ngày và thời gian tùy theo ch n l a tại phần Type và Locale (location). Các Type có dấu (*) là định dạng lấy từ hệ th ng (Control Panel). Time Dùng để định dạng các giá trị ngày và thời gian tùy theo ch n l a tại phần Type và Locale (location). Các Type có dấu (*) là định dạng lấy từ hệ th ng (Control Panel). Percentage Định dạng này lấy giá trị trong ô nhân với 100 và thêm dấu % vào sau k t quả, bạn có thể ch n dấu phân cách thập phân và qui định s con s sau dấu thập phân. Fraction Định dạng này hiển thị con s dưới dạng phân s tùy theo Type bạn ch n. Scientific Hiển thị con s dưới dạng khoa h c . Ví dụ, s 12345678901 định dạng theo Scientific là 1.23E+10, nghĩa là 1.23 x 1010. Bạn có thể ch n dấu phân cách thập phân và qui định s con s sau dấu thập phân. Text Định dạng nội dung ô gi ng như những gì nhập vào kể cả các con s . Special Định dạng các con s dạng mã bưu chính (ZIP Code), s điện thoại, s bảo hiểm Custom Dùng để hiệu chỉnh các mã định dạng đang áp dụng hay tạo mới các định dạng do bạn áp dụng. Ta có thể thêm vào từ 200 đ n 250 định dạng t tạo tùy theo ngôn ngữ và phiên bản Excel. (xem phần sau) Sử dụng Wrap Text
Khi bạn mu n đoạn văn bản dài trong ô có nhiều dòng thì bạn dùng chức năng wrap text hoặc dùng để xu ng dòng tại vị trí mong mu n. B1. Ch n ô cần định dạng Wrap text, ví dụ ô A1 B2. Ch n Home Alignment ch n Wrap Text ( ). N u dòng không t động mở rộng là do ô bị thi t lập chiều cao c định, bạn vào Home Cells Format tại Cells Size ch n AutoFit Row Height Xoay chữ (Orientation) B1. Ch n các ô cần xoay chữ A1:D1 B2. Ch n Home nhóm Alignment Orientation Angle Counterclockwise Định dạng khung (border) Kẽ đường bao xung quanh vùng B2:E18 đậm, có đường phân cách giữa các ô bằng nét mãnh và màu tất cả đường kẽ là màu đỏ. B1. Ch n danh sách cần kẽ khung B2:E18 B2. Ch n Home nhóm Cells Format Ch n Format Cells B3. Vào Tab Border, ch n màu là Red ( ) tại Color B4. Ch n Style là nét đậm , sau đó ch n nút Outline tại Preset B5. Ch n Style là nét mảnh , sau đó ch n nút Inside tại Preset B6. Nhấn OK hoàn tất
Hiệu ứng tô nền ô (Fill effect) B1. Ch n vùng cần tô màu nền B2:E18 B2. Ch n Home nhóm Cells Format Ch n Format Cells B3. Vào Tab Fill Ch n Fill Effects B4. Ch n các màu cần ph i hợp: Color 1 (ví dụ là màu vàng Yellow) và Color 2 (Blue) B5. Ch n Shading styles là Vertical và ch n kiểu thứ 3 B6. Nhấn OK hai lần để hoàn tất.
Tự động định dạng có điều kiện. Với Excel 2010 định dạng có điều kiện sẽ giúp bạn chỉ ra các mẫu trong dữ liệu và sử dụng rất đơn giản. Chỉ cần đánh dấu một nhóm các ô và kích vào Conditional Formatting trên ribbon Home. Khi đưa chuột trên những l a ch n, bạn sẽ thấy preview của nó ngay lập tức. Có thể gán cho mỗi ô một màu để phán ảnh thứ hạng của nó trong toàn bộ dải các giá trị, thêm một thanh dữ liệu trong su t phản ánh giá trị của ô Cách thức ti n hành này cho phép đơn giản hơn rất nhiều so với s phức tạp trong hộp thoại Conditional Formatting của Excel 2003.
Bảng và định dạng bảng (table) Excel thi t lập sẵn rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng và còn hỗ trợ tạo thêm các biểu mẫu mới. Excel chỉ cho phép xóa các biểu mẫu t tạo thêm và cho phép xóa định dạng bảng. Ngoài ra ta có thể hiệu chỉnh định dạng bảng khi cần thi t. Áp định dạng bảng cho danh sách và chuyển danh sách thành bảng B1. Ch n danh B2:E18 B2. Ch n Home nhóm Styles ch n Format As Table B3. Cửa sổ Style liệt kê rất nhiều biểu mẫu định dạng bảng, ch n một trong các biểu mẫu. Ví dụ ch n mẫu Light số 9 B4. Cửa sổ Format As Table hiện lên nhấn OK để xác nhận. Để tạo mẫu mới thì tại bước 3 ch n New Table Style , sau đó đặt tên cho biểu mẫu mới và nhấn Format để ch bi n biểu mẫu. Mu n xóa một mẫu t tạo thì vào Home Style Format As Table, tại phần Custom nhấp phải chuột lên biểu mẫu và ch n Delete.
Các tùy ch n hiệu chỉnh bảng có ở Table Tools Tab Design trên thanh Ribbon Xóa kiểu định dạng bảng đang áp dụng và chuyển bảng về danh sách Để xóa một kiểu định dạng bảng đang áp dụng, trước tiên hãy ch n bảng, tại Tab Design vào nhóm Table Styles ch n More ( ) ch n Clear. Đ n lúc này vùng ch n vẫn còn là bảng do vậy nó có các tính năng của bảng. Để chuyển một bảng về thành danh sách thì ch n bảng, sau đó vào Tab Design, tại nhóm Tools ch n Convert to Range.
Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes) Các mẫu tài liệu d ng sẵn giúp người sử dụng tạo nên các tài liệu có dáng vẽ chuyên nghiệp và rất dễ sử dụng. Các biểu mẫu tài liệu được thi t k sẵn với nhiều màu, font chữ, hình ảnh, đồ thị, với nhiều hiệu ứng đẹp mắt. Ngoài ra chúng ta còn có thể hiệu chỉnh và ch bi n các mẫu này. Để áp dụng biểu mẫu tài liệu bạn vào ch n nhóm Page Layout Themes Ch n một biểu mẫu từ danh sách. Có thể hiệu chỉnh biễu mẫu: vào Colors để ch n lại màu, vào Fonts để ch n lại kiểu Font và vào Effects để ch n lại hiệu ứng. Lưu ý bảng phải áp dụng Style thì mới có tác dụng. Tạo biểu mẫu mới Colors và Font bạn vào Page Layout Themes ch n Colors ch n Create New Themes Colors hay Page Layout Themes ch n Fonts ch n Create New Themes Fonts. Nhớ lưu lại (Save) sau khi tạo. Khi đổi kiểu mẫu khác đồng loạt các đ i tượng được áp dụng biểu mẫu thay đổi định dạng và không bị thay đổi nội dung.
2.3 Tìm và thay thế dữ liệu Để tìm dữ liệu hoặc tìm và thay th dữ liệu: • Kích nút Find & Select trên nhóm Editing của tab Home • Ch n Find hoặc Replace
• Hộp thoại Find and Replace xuất hiện, nhập từ mu n tìm trong mục Find What (n u bạn ch n Find ở bước trên) hoặc nhập từ mu n tìm trong mục Find What và từ thay th trong mục Replace with (n u bạn ch n Replace ở bước trên). • Kích nút Options để tìm thêm các tùy ch n 2.4 Sắp xếp và lọc dữ liệu Sort (sắp xếp) và Filter (lọc) là những tính năng cho phép bạn thao tác dữ liệu trong một bảng tính được thi t lập d a trên các tiêu chuẩn.
Sắp xếp Để th c hiện một sắp x p theo chiều tăng dần hay giảm dần trên một cột: • Đánh dấu các ô mu n được sắp x p • Kích nút Sort & Filter trên tab Home • Kích nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A) Tùy chỉnh sắp xếp Để sắp x p nhiều hơn một cột: • Kích nút Sort & Filter trên tab Home • Ch n cột mà bạn mu n sắp x p đầu tiên • Kích Add Level • Ch n cột ti p theo bạn mu n sắp x p • Kích OK
Lọc dữ liệu Bộ l c cho phép bạn chỉ hiển thị dữ liệu mà đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định. Để sử dụng bộ l c: • Kích vào cột hoặc ch n các cột chứa dữ liệu mà bạn mu n l c • Trên tab Home, kích Sort & Filter • Kích nút Filter • Kích vào mũi tên phía dưới ô đầu tiên • Kích Text Filter • Kích Words bạn mu n l c Nhấn chuột vào đây để xem ảnh g c
• Để không áp dụng bộ l c, kích nút Sort & Filter • Kích Clear
Chương 3: Giới Thiệu Và Sử Dụng Các Hàm 3.1 Giới thiệu công thức và hàm: Giới thiệu công thức (Formula) Công thức giúp bảng tính hữu ích hơn rất nhiều, n u không có các công thức thì bảng tính cũng gi ng như trình soạn thảo văn bản. Chúng ta dùng công thức để tính toán từ các dữ liệu lưu trữ trên bảng tính, khi dữ liệu thay đổi các công thức này sẽ t động cập nhật các thay đổi và tính ra k t quả mới giúp chúng ta đỡ t n công sức tính lại nhiều lần. Vậy công thức có các thành phần gì? Công thức trong Excel được nhận dạng là do nó bắt đầu là dấu = và sau đó là s k t hợp của các toán tử, các trị s , các địa chỉ tham chi u và các hàm. Ví dụ: Ví dụ về công thức Các toán tử trong công thức Toán tử Chức năng Ví dụ Kết quả + Cộng =3+3 3 cộng 3 là 6 - Trừ =45-4 45 trừ 4 còn 41 * Nhân =150*.05 150 nhân 0.50 thành 7.5 / Chia =3/3 3 chia 3 là 1
^ Lũy thừa =2^4 =16^(1/4) 2 lũy thừa 4 thành 16 Lấy căn bậc 4 của 16 thành 2 & N i chuỗi =‖Lê‖ & ―Thanh‖ N i chuỗi ―Lê‖ và ―Thanh‖ lại thành ―Lê Thanh‖ = Bằng =A1=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 K t quả: FALSE > Lớn hơn =A1>B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 K t quả: FALSE = Lớn hơn hoặc =A1>=B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 K t quả: bằng FALSE Khác =A1<>B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 K t quả: TRUE , Dấu cách các tham =Sum(A1,B1) Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 K t quả: chi u 9 : Tham chi u mãng =Sum(A1:B1) Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 K t quả: 9 khoảng Trả về các ô giao =B1:B6 A3:D3 Trả về giá trị của ô trắng giữa 2 vùng Thứ t ưu tiên của các toán tử
Toán tử Mô tả Ưu tiên : (hai chấm) (1 khoảng trắng) , (dấu phẩy) Toán tử tham chi u 1 – S âm (ví dụ –1) 2 % Phần trăm 3 ^ Lũy thừa 4 * và / Nhân và chia 5 + và – Cộng và trừ 6 & N i chuỗi 7 = = =5,‖Đạt‖,‖Rớt‖): hàm 3 đ i s =PMT(10%,4,1000,,1): hàm nhiều đ i s và đ i s tùy ch n Trong Excel 2010 có các hàm chính như sau: Hàm ngoại: Call, Registed.ID, Hàm lấy dữ liệu từ SSAS: Cubeset, Cubevalue,
Hàm dữ liệu: Dmin, Dmax, Dcount, Hàm ngày và thời gian: Time, Now, Date, . Hàm kỹ thuật: Dec2Bin, Dec2Hex, Dec2Oct, Hàm tài chính: Npv, Pv, Fv, Rate, Hàm thông tin: Cell, Thông tin, IsNa, Hàm luận lý: If, And, Or, Hàm tham chi u và tìm ki m: Choose, Vlookup, OffSet, Hàm toán và lượng giác: Log, Mmult, Round, Hàm th ng kê: Stdev, Var, CountIf, Hàm văn bản: Asc, Find, Text, Chúng ta sẽ cùng nghiên cứu cách sử dụng từng hàm trong các nhóm hàm trên ở các phần sau. Nhập công thức và hàm Nhập công thức trong Excel rất đơn giản, mu n nhập công thức vào ô nào bạn chỉ việc nhập dấu = và sau đó là s k t hợp của các toán tử, các trị s , các địa chỉ tham chi u và các hàm. Bạn có thể nhìn vào thanh Formula để thấy được tr n công thức. Một điều h t sức lưu ý khi làm việc trên bảng tính là tránh nhập tr c ti p các con s , giá trị vào công thức mà bạn nên dùng đ n tham chi u. Ví dụ: Minh h a dùng tham chi u trong hàm Trong ví dụ trên, ở đ i s thứ nhất của hàm NPV chúng ta không nhập tr c suất chi t tính 10% vào hàm mà nên tham chi u đ n địa chỉ ô chứa nó là I2, vì n u lãi suất có thay đổi thì ta chỉ cần nhập giá trị mới vào ô I2 thì chúng ta sẽ thu được k t quả NPV mới ngay không cần phải chỉnh sửa lại công thức.
Giả sử các ô C2:G2 được đặt tên là DongTien, và ô I2 đặt tên là LaiSuat (Xem lại cách đặt tên vùng ở bài s 1) thì trong quá trình nhập công thức bạn có thể làm như sau: B1. Tại ô B4 nhập vào =NPV( B2. Nhấn F3, cửa sổ Paste Name hiện ra B3. Ch n LaiSuat và nhấn OK B4. Nhập dấu phẩy (,) và gõ F3 B5. Ch n DongTien và nhấn OK B6. Nhập dấu đóng ngoặc rồi nhập dấu + B7. Nhấp chuột vào ô B2 B8. Nhấn phím Enter Chèn tên vùng vào công thức Một trong những cách dễ dàng nhất để sử dụng hàm trong Excel là sử dụng thư viện hàm. Khi bạn mu n sử dụng hàm nào chỉ việc vào thanh Ribbon ch n nhóm Formulas Function Library -> ch n nhóm hàm -> ch n hàm cần sử dụng. Ngoài ra bạn có thể nhấn vào nút để g i hộp thoại Insert Function một cách nhanh chóng và khi cần tìm hiểu về hàm này bạn chỉ cần nhấn vào Help on this function.
Hộp thoại Insert Function Tham chiếu trong công thức Các tham chi u sử dụng trong công thức giúp cho chúng ta khỏi t n công sửa chữa các công thức khi các giá trị tính toán có s thay đổi. Có 3 loại tham chi u sau: Tham chi u địa chỉ tương đ i: Các dòng và cột tham chi u sẽ thay đổi khi chúng ta sao chép hoặc di dời công thức đ n vị trí khác một lượng tương ứng với s dòng và s cột mà ta di dời. Ví dụ A5:B7, C4 Tham chi u địa chỉ tuyệt đ i: Các dòng và cột tham chi u không thay đổi khi ta di dời hay sao chép công thức. Ví dụ $A$5:$B$7, $C$4 Tham chi u hỗn hợp: Ph i hợp tham chi u địa chỉ tương đ i và tuyệt đ i. Ví dụ A$5 nghĩa là cột A tương đ i và dòng 5 tuyệt đ i. Lưu ý: Dấu $ trước thứ t cột là c định cột và trước thứ t dòng là c định dòng. Nhấn phím F4 nhiều lần để (tuyệt đ i) c định/ bỏ c định dòng hoặc cột. Nhấn phím F4 nhiều lần để (tuyệt đối) cố định/ bỏ cố định dòng hoặc cột. Ví dụ: Tính thành tiền bằng S lượng nhân Giá. Đổi sang giá trị Thành tiền sang VND. Tính tổng các cột Thành tiền và cột VND.
Minh h a địa chỉ tương đ i và tuyệt đ i B1. Tại ô D2 nhập vào =B2*C2 và Enter. Sau đó quét ch n cả vùng D2:D14 và gõ . Vào các ô D3, D4 D14 ta thấy công thức các dòng t động được thay đổi tương ứng với khoảng cách so với ô D2. Trường hợp này chúng ta dùng địa chỉ tương đ i của B2*C2 là vì chúng ta mu n khi sao chép công thức xu ng phía dưới thì địa chỉ các ô tính toán sẽ t động thay đổi theo. B2. Tại ô E2 nhập vào =D2*B$17 và Enter, sau đó chép công thức xu ng các ô E3:E14. Chúng ta cần c định dòng 17 trong địa chỉ tỷ giá B17 vì ta mu n khi sao công thức xu ng thì các công thức sao chép vẫn tham chi u đ n ô B17 để tính toán. B3. Tại ô D15 nhập vào =Sum(D2:D14) và chép sang ô E15. Lưu ý: Tham chi u đ n địa chỉ ở worksheet khác nhưng cùng workbook thì có dạng Tên_sheet!Địa_chỉ_ô. Ví dụ: =A2*Sheet2!A2 =A2*’Thong so’!B4 Khi tên sheet có chứa khoảng trắng thì để trong cặp nháy đơn ‘ ’ Tham chi u đ n địa chỉ trong workbook khác thì có dạng
[Tên_Workbook]Tên_sheet!Địa_chỉ_ô. Ví dụ: =A2*[Bai2.xlsx]Sheet3!A4 =A2*’[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4 Khi tên Sheet hay Workbook có chứa khoản trắng để trong cặp nháy đơn ‘ ’ =A2*’C:\Tai lieu\[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4 Khi tham chiếu đến workbook khác mà workbook này không mở =A2*’\\DataServer\Excel\[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4 Khi tham chiếu đến tài nguyên chia sẽ trên máy chủ trong mạng Các lỗi thông dụng (Formulas errors) Các lỗi thông dụng Lỗi Giải thích #DIV/0! Trong công thức có chứa phép chia cho 0 (zero) hoặc chia ô rỗng #NAME? Do dánh sai tên hàm hay tham chi u hoặc đánh thi u dấu nháy #N/A Công thức tham chi u đ n ô mà có dùng hàm NA để kiểm tra s tồn tại của dữ liệu hoặc hàm không có k t quả #NULL! Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau của 2 vùng mà 2 vùng này không có phần chung nên phần giao rỗng #NUM! Vấn đề đ i với giá trị, ví dụ như dùng nhầm s âm trong khi đúng phải là s dương #REF! Tham chi u bị lỗi, thường là do ô tham chi u trong hàm bị xóa #VALUE! Công thức tính toán có chứa kiểu dữ liệu không đúng.
3.2 Các hàm trong excel a. Nhóm hàm về thống kê AVEDEV (number1, number2, ) : Tính trung bình độ lệch tuyệt đối các điểm dữ liệu theo trung bình của ch ng. Thường ùng làm thước đo về sự biến đổi của tập số liệu AVERAGE (number1, number2, ) : Tính trung bình cộng AVERAGEA (number1, number2, ) : Tính trung bình cộng của các giá trị, bao gồm cả những giá trị logic AVERAGEIF (range, criteria1) : Tính trung bình cộng của các giá trị trong một mảng theo một điều kiện AVERAGEIFS (range, criteria1, criteria2, ) : Tính trung bình cộng của các giá trị trong một mảng theo nhiều điều kiện COUNT (value1, value2, ) : Đếm số ô trong danh sách COUNTA (value1, value2, ) : Đếm số ô có chứa giá trị (không rỗng) trong danh sách COUNTBLANK (range) : Đếm các ô rỗng trong một vùng COUNT F (range, criteria) : Đếm số ô thỏa một điều kiện cho trước bên trong một dãy COUNTIFS (range1, criteria1, range2, criteria2, ) : Đếm số ô thỏa nhiều điều kiện cho trước DEVSQ (number1, number2, ) : Tính bình phương độ lệch các điểm dữ liệu từ trung bình mẫu của chúng, rồi cộng các bình phương đó lại. FREQUENCY (data_array, bins_array) : Tính xem có bao nhiêu giá trị thường xuyên xuất hiện bên trong một dãy giá trị, rồi trả về một mảng đứng các số. Luôn sử dụng hàm này ở dạng công thức mảng GEOMEAN (number1, number2, ) : Trả về trung bình nhân của một dãy các số ương. Thường ùng để tính mức tăng trưởng trung bình, trong đó lãi k p có các lãi biến đổi được cho trước HARMEAN (number1, number2, ) : Trả về trung bình điều hòa (nghịch đảo của trung bình cộng) của các số
KURT (number1, number2, ) : Tính độ nhọn của tập số liệu, biểu thị mức nhọn hay mức phẳng tương đối của một phân bố so với phân bố chuẩn LARGE (array, k) : Trả về giá trị lớn nhất thứ k trong một tập số liệu MAX (number1, number2, ) : Trả về giá trị lớn nhất của một tập giá trị MAXA (number1, number2, ) : Trả về giá trị lớn nhất của một tập giá trị, bao gồm cả các giá trị logic và text MEDIAN (number1, number2, ) : Tính trung bình vị của các số. MIN (number1, number2, ) : Trả về giá trị nhỏ nhất của một tập giá trị MINA (number1, number2, ) : Trả về giá trị nhỏ nhất của một tập giá trị, bao gồm cả các giá trị logic và text MODE (number1, number2, ) : Trả về giá trị xuất hiện nhiều nhất trong một mảng giá trị PERCENTILE (array, k) : Tìm phân vị thứ k của các giá trị trong một mảng dữ liệu PERCENTRANK (array, x, significance) : Trả về thứ hạng (vị trí tương đối) của một trị trong một mảng dữ liệu, là số phần trăm của mảng dữ liệu đó PERMUT (number, number_chosen) : Trả về hoán vị của các đối tượng. QUART LE (array, quart) : Tính điểm tứ phân vị của tập dữ liệu. Thường được dùng trong khảo sát dữ liệu để chia các tập hợp thành nhiều nhóm RANK (number, ref, order) : Tính thứ hạng của một số trong danh sách các số SKEW (number1, number2, ) : Trả về độ lệch của phân phối, mô tả độ không đối xứng của phân phối quanh trị trung bình của nó SMALL (array, k) : Trả về giá trị nhỏ nhất thứ k trong một tập số STDEV (number1, number2, ) : Ước lượng độ lệch chuẩn trên cơ sở mẫu STDEVA (value1, value2, ) : Ước lượng độ lệch chuẩn trên cơ sở mẫu, bao gồm cả những giá trị logic STDEVP (number1, number2, ) : Tính độ lệch chuẩn theo toàn thể tập hợp
STDEVPA (value1, value2, ) : Tính độ lệch chuẩn theo toàn thể tập hợp, kể cả chữ và các giá trị logic VAR (number1, number2, ) : Trả về phương sai ựa trên mẫu VARA (value1, value2, ) : Trả về phương sai ựa trên mẫu, bao gồm cả các trị logic và text VARP (number1, number2, ) : Trả về phương sai ựa trên toàn thể tập hợp VARPA (value1, value2, ) : Trả về phương sai ựa trên toàn thể tập hợp, bao gồm cả các trị logic và text. TRIMMEAN (array, percent) : Tính trung bình phần trong của một tập dữ liệu, bằng cách loại tỷ lệ phần trăm của các điểm dữ liệu ở đầu và ở cuối tập dữ liệu. b. Nhóm hàm về phân phối xác suất BETADIST (x, alpha, beta, A, B) : Trả về giá trị của hàm tính mật độ phân phối xác suất tích lũy beta. BETAINV (probability, alpha, beta, A, B) : Trả về nghịch đảo của hàm tính mật độ phân phối xác suất tích lũy beta. BINOMDIST (number_s, trials, probability_s, cumulative) : Trả về xác suất của những lần thử thành công của phân phối nhị phân. CHIDIST (x, degrees_freedom) : Trả về xác xuất một phía của phân phối chi-squared. CHIINV (probability, degrees_freedom) : Trả về nghịch đảo của xác xuất một phía của phân phối chi-squared. CHITEST (actual_range, expected_range) : Trả về giá trị của xác xuất từ phân phối chi-squared và số bậc tự o tương ứng. CONFIDENCE (alpha, standard_dev, size) : Tính khoảng tin cậy cho một kz vọng lý thuyết CRITBINOM (trials, probability_s, alpha) : Trả về giá trị nhỏ nhất sao cho phân phối nhị thức tích lũy lớn hơn hay bằng giá trị tiêu chuẩn. Thường ùng để bảo đảm các ứng dụng đạt chất lượng
EXPONDIST (x, lambda, cumulative) : Tính phân phối mũ. Thường ùng để mô phỏng thời gian giữa các biến cố FDIST (x, degrees_freedom1, degrees_freedom2) : Tính phân phối xác suất F. Thường ùng để tìm xem hai tập số liệu có nhiều mức độ khác nhau hay không FINV (probability, degrees_freedom1, degrees_freedom2) : Tính nghịch đảo của phân phối xác suất F. Thường ùng để so sánh độ biến thiên trong hai tập số liệu FTEST (array1, array2) : Trả về kết quả của một phép thử F. Thường ùng để xác định xem hai mẫu có các phương sai khác nhau hay không FISHER (x) : Trả về phép biến đổi Fisher tại x. Thường ùng để kiểm tra giả thuyết dựa trên hệ số tương quan FISHERINV (y) : Tính nghịch đảo phép biến đổi Fisher. Thường ùng để phân tích mối tương quan giữa các mảng số liệu GAMMADIST (x, alpha, beta, cumulative) : Trả về phân phối tích lũy gamma. Có thể ùng để nghiên cứu có phân bố lệch GAMMAINV (probability, alpha, beta) : Trả về nghịch đảo của phân phối tích lũy gamma. GAMMLN (x) : Tính logarit tự nhiên của hàm gamma HYPGEOMDIST (number1, number2, ) : Trả về phân phối siêu bội (xác suất của một số lần thành công nào đó ) LOGINV (probability, mean, standard_dev) : Tính nghịch đảo của hàm phân phối tích lũy lognormal của x (LOGNORMDIST) LOGNORMDIST (x, mean, standard_dev) : Trả về phân phối tích lũy lognormal của x, trong đó logarit tự nhiên của x thường được phân phối với các tham số mean và standard_dev. NEGBINOMDIST (number_f, number_s, probability_s) : Trả về phân phối nhị thức âm (trả về xác suất mà sẽ có number_f lần thất bại trước khi có number_s lần thành công, khi xác suất không đổi của một lần thành công là probability_s)
NORMDIST (x, mean, standard_dev, cumulative) : Trả về phân phối chuẩn (normal distribution). Thường được sử dụng trong việc thống kê, gồm cả việc kiểm tra giả thuyết NORMINV (probability, mean, standard_dev) : Tính nghịch đảo phân phối tích lũy chuẩn NORMSDIST (z) : Trả về hàm phân phối tích lũy chuẩn tắc (standard normal cumulative distribution function), là phân phối có trị trung bình cộng là zero (0) và độ lệch chuẩn là 1 NORMSINV (probability) : Tính nghịch đảo của hàm phân phối tích lũy chuẩn tắc POISSON (x, mean, cumulative) : Trả về phân phối poisson. Thường ùng để ước tính số lượng biến cố sẽ xảy ra trong một khoảng thời gian nhất định PROB (x_range, prob_range, lower_limit, upper_limit) : Tính xác suất của các trị trong dãy nằm giữa hai giới hạn STANDARDIZE (x, mean, standard_dev) : Trả về trị chuẩn hóa từ phân phối biểu thị bởi mean và standard_dev TDIST (x, degrees_freedom, tails) : Trả về xác suất của phân phối Student (phân phối t), trong đó x là giá trị tính từ t và được ùng để tính xác suất. TINV (probability, degrees_freedom) : Trả về giá trị t của phân phối Student. TTEST (array1, array2, tails, type) : Tính xác xuất kết hợp với phép thử Student. WEIBULL (x, alpha, beta, cumulative) : Trả về phân phối Weibull. Thường sử dụng trong phân tích độ tin cậy, như tính tuổi thọ trung bình của một thiết bị. ZTEST (array, x, sigma) : Trả về xác suất một phía của phép thử z. c. Nhóm hàm về tương quan và hồi quy tuyến tính CORREL (array1, array2) : Tính hệ số tương quan giữa hai mảng để xác định mối quan hệ của hai đặc tính COVAR (array1, array2) : Tính tích số các độ lệch của mỗi cặp điểm dữ liệu, rồi tính trung bình các tích số đó
FORECAST (x, known_y's, known_x's) : Tính toán hay dự đoán một giá trị tương lai bằng cách sử dụng các giá trị hiện có, bằng phương pháp hồi quy tuyến tính GROWTH (known_y's, known_x's, new_x's, const) : Tính toán sự tăng trưởng dự kiến theo hàm mũ, bằng cách sử dụng các dữ kiện hiện có. INTERCEPT (known_y's, known_x's) : Tìm điểm giao nhau của một đường thẳng với trục y bằng cách sử dụng các trị x và y cho trước LINEST (known_y's, known_x's, const, stats) : Tính thống kê cho một đường bằng cách dùng phương pháp bình phương tối thiểu (least squares) để tính đường thẳng thích hợp nhất với dữ liệu, rồi trả về mảng mô tả đường thẳng đó. Luôn ùng hàm này ở dạng công thức mảng. LOGEST (known_y's, known_x's, const, stats) : Dùng trong phân tích hồi quy. Hàm sẽ tính đường cong hàm mũ phù hợp với dữ liệu được cung cấp, rồi trả về mảng gía trị mô tả đường cong đó. Luôn dùng hàm này ở dạng công thức mảng PEARSON (array1, array2) : Tính hệ số tương quan momen tích pearson (r), một chỉ mục không thứ nguyên, trong khoảng từ -1 đến 1, phản ánh sự mở rộng quan hệ tuyến tính giữa hai tập số liệu RSQ (known_y's, known_x's) : Tính bình phương hệ số tương quan momen tích Pearson (r), thông qua các điểm dữ liệu trong known_y's và known_x's SLOPE (known_y's, known_x's) : Tính hệ số góc của đường hồi quy tuyến tính thông qua các điềm dữ liệu STEYX (known_y's, known_x's) : Trả về sai số chuẩn của trị dự đoán y đối với mỗi trị x trong hồi quy. TREND (known_y's, known_x's, new_x's, const) : Trả về các trị theo xu thế tuyến tính d. Các hàm tài chính - financian functions ACCRINT (issue, first_interest, settlement, rate, par, frequency, basis, calc_method) : Tính lãi tích lũy cho một chứng khoán trả lãi theo định kz
ACCR NT (issue, settlement, rate, par, basis) : Tính lãi tích lũy đối với chứng khoán trả lãi theo kz hạn AMORDEGRC (cost, date_purchased, first_period, salvage, period, rate, basis) : Tính khấu hao trong mỗi tài khóa kế toán tùy theo thời hạn sử dụng của tài sản (sử dụng trong các hệ thống kế toán theo kiểu Pháp) AMORLINC (cost, date_purchased, first_period, salvage, period, rate, basis) : Tính khấu hao trong mỗi tài khóa kế toán (sử dụng trong các hệ thống kế toán theo kiểu Pháp) COUPDAYBS (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính số ngày kể từ đầu kz lãi tới ngày kết toán COUPDAYS (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính số ngày trong kz lãi bao gồm cả ngày kết toán COUPDAYSCN (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính số ngày từ ngày kết toán tới ngày tính lãi kế tiếp COUPNCD (settlement, maturity, frequency, basis) : Trả về một con số thể hiện ngày tính lãi kế tiếp kể từ sau ngày kết toán COUPNUM (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính số lần lãi suất phải trả trong khoảng từ ngày kết toán đến ngày đáo hạn COUPPCD (settlement, maturity, frequency, basis) : Trả về một con số thể hiện ngày thanh toán lãi lần trước, trước ngày kết toán CUMIPMT (rate, nper, pv, start_period, end_period, type) : Tính lợi tức tích lũy phải trả đối với khoản vay trong khoảng thời gian giữa start_period và end_period CUMPRINC (rate, nper, pv, start_period, end_period, type) : Trả về tiền vốn tích lũy phải trả đối với khoản vay trong khoảng thời gian giữa start_period và end_period DB (cost, salvage, life, period, month) : Tính khấu hao cho một tài sản sử dụng phương pháp số ư giảm dần theo một mức cố định (fixed-declining balance method) trong một khoảng thời gian xác định.
DDB (cost, salvage, life, period, factor) : Tính khấu hao cho một tài sản sử dụng phương pháp số ư giảm dần kép (double-declining balance method), hay giảm dần theo một tỷ lệ nào đó, trong một khoảng thời gian xác định. DISC (settlement, maturity, pr, redemption, basis) : Tính tỷ lệ chiết khấu của một chứng khoán DOLLARDE (fractional_dollar, fraction) : Chuyển đổi giá dollar ở dạng phân số sang giá dollar ở dạng thập phân DOLLARFR (decimal_dollar, fraction) : Chuyển đổi giá dollar ở dạng thập phân số sang giá dollar ở dạng phân số DURATION (settlement, maturity, coupon, yld, frequency, basis) : Tính thời hạn hiệu lực Macauley dựa trên đồng mệnh giá $100 (thời hạn hiệu lực là trung bình trọng giá trị hiện tại của dòng luân chuyển tiền mặt và được ùng làm thước đo về sự phản hồi làm thay đổi lợi nhuận của giá trị trái phiếu) EFFECT (nominal_rate, npery) : Tính lãi suất thực tế hằng năm, biết trước lãi suất anh nghĩa hằng năm và tổng số kz thanh toán lãi kép mỗi năm FV (rate, nper, pmt, pv, type) : Tính giá trị kz hạn của sự đầu tư ựa trên việc chi trả cố định theo kz và lãi suất cố định FVSCHEDULE (principal, schedule) : Tính giá trị kz hạn của một vốn ban đầu sau khi áp dụng một chuỗi các lãi suất kép (tính giá trị kz hạn cho một đầu tư có lãi suất thay đổi) INTRATE (settlement, maturity, investment, redemption, basis) : Tính lãi suất cho một chứng khoán đầu tư toàn bộ IPMT (rate, per, nper, pv, fv, type) : Trả về khoản thanh toán lãi cho một đầu tư ựa trên việc chi trả cố định theo kz và dựa trên lãi suất không đổi IRR (values, guess) : Tính lợi suất nội hàm cho một chuỗi các lưu động tiền mặt được thể hiện bởi các trị số ISPMT (rate, per, nper, pv) : Tính số tiền lãi đã trả tại một kz nào đó đối với một khoản vay có lãi suất không đổi, sau khi đã trừ số tiền gốc phải trả cho kz đó.
MDURATION (settlement, maturity, coupon, yld, frequency, basis) : Tính thời hạn Macauley sửa đổi cho chứng khoán dựa trên đồng mệnh giá $100 MIRR (values, finance_rate, reinvest_rate) : Tính tỷ suất doanh lợi nội tại trong một chuỗi luân chuyển tiền mặt theo chu kz NOMINAL (effect_rate, npery) : Tính lãi suất anh nghĩa hằng năm, biết trước lãi suất thực tế và các kz tính lãi kép mỗi năm NPER (rate, pmt, pv, fv, type) : Tính số kz hạn để trả khoản vay trong đầu tư ựa trên từng chu kz, số tiền trả và tỷ suất lợi tức cố định NPV (rate, value1, value2, ) : Tính hiện giá ròng của một khoản đầu tư bằng cách sử dụng tỷ lệ chiếu khấu với các chi khoản trả kz hạn (trị âm) và thu nhập (trị ương) ODDFPRICE (settlement, maturity, issue, first_coupon, rate, yld, redemption, frequency, basis) : Tính giá trị trên mỗi đồng mệnh giá $100 của chứng khoán có kz đầu tiên lẻ (ngắn hạn hay dài hạn) ODDFYIELD (settlement, maturity, issue, first_coupon, rate, pr, redemption, frequency, basis) : Trả về lợi nhuận của một chứng khoán có kz tính lãi đầu tiên là lẻ (ngắn hạn hay dài hạn) ODDLPRICE (settlement, maturity, last_interest, rate, yld, redemption, frequency, basis) : Tính giá trị trên mỗi đồng mệnh giá $100 của chứng khoán có kz tính lãi phiếu cuối cùng là lẻ (ngắn hạn hay dài hạn) ODDLYIELD (settlement, maturity, last_interest, rate, pr, redemption, frequency, basis) : Tính lợi nhuận của chứng khoán có kz cuối cùng là lẻ (ngắn hạn hay dài hạn) PMT (rate, nper, pv, fv, type) : Tính tiền phải trả đối với khoản vay có lãi suất không đổi và chi trả đều đặn PPMT (rate, per, nper, pv, fv, type) : Tính khoản vốn thanh toán trong một kz hạn đã cho đối với một khoản đầu tư, trong đó việc chi trả được thực hiện đều đặn theo định kz với một lãi suất không đổi
PRICE (settlement, maturity, rate, yld, redemption, frequency, basis) : Tính giá trị chứng khoán trên đồng mệnh giá $100, thanh toán lợi tức theo chu kz PRICEDISC (settlement, maturity, discount, redemption, basis) : Tính giá trị trên đồng mệnh giá $100 của một chứng khoán đã chiết khấu PRICEMAT (settlement, maturity, issue, rate, yld, basis) : Tính giá trị trên đồng mệnh giá $100 của một chứng khoán phải thanh toán lãi vào ngày đáo hạn PV (rate, nper, pmt, fv, type) : Tính giá trị hiện tại của một khoản đầu tư RATE (nper, pmt, pv, fv, type, guess) : Tính lãi suất mỗi kz trong một niên kim REVEICED (settlement, maturity, investment, discount, basis) : Tính số tiền nhận được vào kz hạn thanh toán cho một chứng khoán đầu tư toàn bộ SLN (cost, salvage, life) : Tính chi phí khấu hao (theo phương pháp đường thẳng) của một tài sản trong một kz SYD (cost, salvage, life, per) : Tính khấu hao theo giá trị còn lại của tài sản trong định kz xác định TBILLEQ (settlement, maturity, discount) : Tính lợi nhuận tương ứng với trái phiếu cho trái phiếu kho bạc TBILLPRICE (settlement, maturity, discount) : Tính giá trị đồng mệnh giá $100 cho trái phiếu kho bạc TBILLYIELD (settlement, maturity, pr) : Tính lợi nhuận cho trái phiếu kho bạc VDB (cost, salvage, life, start_period, end_period, factor, no_switch) : Tính khấu hao tài sản sử dụng trong nhiều kz XIRR (values, dates, guess) : Tính lợi suất nội hàm cho một loạt lưu động tiền mặt không định kz XNPV (rate, values, dates) : Tính tỷ giá ròng cho một ãy lưu động tiền mặt không định kz YIELD (settlement, maturity, rate, pr, redemption, frequency, basis) : Tính lợi nhuận đối với chứng khoán trả lãi theo định kz
YIELDDISC (settlement, maturity, pr, redemption, basis) : Tính lợi nhuận hằng năm cho chứng khoán đã chiết khấu YIELDMAT (settlement, maturity, issue, rate, pr, basis) : Tính lợi nhuận hằng năm của chứng khoán trả lãi vào ngày đáo hạn e. Danh mục các Các Hàm Quản lý Cơ sở dữ liệu và Danh sách DAVERAGE (database, field, criteria) : Tính trung bình các giá trị trong một cột của danh sách hay các trị của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện được chỉ định. DCOUNT ( atabase, fiel , criteria) : Đếm các ô chứa số liệu trong một cột của danh sách hay các trị của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện được chỉ định. DCOUNTA (database, field, criteria) : Đếm các ô "không rỗng" trong một cột của danh sách hay các trị của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện được chỉ định. DGET (database, field, criteria) : Trích một giá trị từ một cột của một anh sách hay cơ sở dữ liệu, khớp với điều kiện được chỉ định. DMAX (database, field, criteria) : Trả về trị lớn nhất trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện được chỉ định. DMIN (database, field, criteria) : Trả về trị nhỏ nhất trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện được chỉ định. DRODUCT (database, field, criteria) : Nhân các giá trị trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện được chỉ định. DSTDEV ( atabase, fiel , criteria) : Ước lượng độ lệch chuẩn của một tập hợp theo mẫu, bằng cách sử dụng các số liệu trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện được chỉ định. DSTDEVP ( atabase, fiel , criteria) : Tính độ lệch chuẩn của một tập hợp theo toàn thể các tập hợp, bằng cách sử dụng các số liệu trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện được chỉ định.
DSUM (database, field, criteria) : Cộng các số trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện được chỉ định. DVAR ( atabase, fiel , criteria) : Ước lượng sự biến thiên của một tập hợp dựa trên một mẫu, bằng cách sử dụng các số liệu trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện được chỉ định. DVARP (database, field, criteria) : Tính toán sự biến thiên của một tập hợp dựa trên toàn thể tập hợp, bằng cách sử dụng các số liệu trong một cột của một danh sách hay của một cơ sở dữ liệu, theo một điều kiện được chỉ định. GETPIVOTDATA (data_field, pivot_table, field1, item1, field2, item2, ) : Trả về dữ liệu được lưu giữ trong báo cáo PivotTable. Có thể ùng GETP VOTDATA để lấy dữ liệu tổng kết từ một báo cáo PivotTable, với điều kiện là phải thấy được dữ liệu tổng kết từ trong báo cáo đó. Nói chung về Các Hàm Quản l{ Cơ sở dữ liệu và Danh sách Microsoft Excel cung cấp nhiều hàm dùng cho việc phân tích dữ liệu trong anh sách hay cơ sở dữ liệu. Những hàm này bắt đầu bằng chữ D. Mỗi hàm đều sử dụng 3 đối số là database, field và criteria; những đối số này là các tham chiếu đến các mảng trong bảng tính. * database : Là một dãy các ô tạo nên anh sách hay cơ sở dữ liệu. Một cơ sở dữ liệu là một danh sách dữ liệu gồm những mẩu tin, và có cột dữ liệu là các trường (fiel ). Dòng đầu tiên trong danh sách luôn chứa tên trường. * field : Cho biết cột nào được sử dụng trong hàm. field có thể được cho ở dạng text với tên cột được để trong cặp dấu ngoặc k p (như "Age", "Yiel " ) hay là số đại diện cho vị trí của cột (1, 2, ) * criteria : Là một dãy các ô chứa điều kiện. Có thể dùng bất cứ dãy nào cho phần điều kiện này, miễn là ãy đó có ít nhất một tên cột và một ô bên ưới tên cột để làm điều kiện cho hàm (xem thêm bài Một số ví dụ về cách ùng Criteria để nhập điều kiện ở sau đây). HÀM NGÀY THÁNG VÀ THỜI GIAN
Một số lưu { khi sử dụng ngày tháng và thời gian trong Excel: Excel hỗ trợ tính toán ngày tháng cho Windows và Macintosh. Windows dùng hệ ngày bắt đầu từ 1900. Macitosh dùng hệ ngày bắt đầu từ 1904. Tài liệu này được diễn giải theo hệ ngày 1900 dành cho Windows. Hệ thống ngày giờ Excel phụ thuộc vào thiết lập trong Regional Options của Control Panel. Mặc định là hệ thống của Mỹ "Tháng/Ngày/Năm" ( / /yyyy). Bạn có thể sửa lại thành hệ thống ngày của VN "Ngày/Tháng/Năm" ( / /yyyy). Khi bạn nhập một giá trị ngày tháng không hợp lệ nó sẽ trở thành một chuỗi văn bản. Công thức tham chiếu tới giá trị đó sẽ trả về lỗi. =NOW() Cho hiện ngày giờ của hệ thống =TODAY() Cho ngày của hệ thống =DAY(D) Cho giá trị ngày của D (Trả về thứ tự của ngày trong tháng từ một giá trị kiểu ngày tháng) =MONTH(D) Cho giá trị tháng của D =YEAR(D) Cho giá trị năm của D =DAYS360(BTNT1, BTNT2) Tính số ngày giữa 2 mốc ngày tháng dựa trên cơ sở một năm có 360 ngày. =EDATE Trả về mốc thời gian xảy ra trước hoặc sau mốc chỉ định =EOMONTH Trả về ngày cuối cùng của tháng xảy ra trước hoặc sau mốc chỉ định Hàm HOUR() Cho biết số chỉ giờ trong một giá trị thời gian Cú pháp: = HOUR(serial_number) serial_number: Biểu thức thời gian hoặc là một con số chỉ giá trị thời gian Ví dụ: HOUR(0.5) = 12 (giờ) Hàm MINUTE()
Cho biết số chỉ phút trong một giá trị thời gian Cú pháp: = MINUTE(serial_number) serial_number: Biểu thức thời gian hoặc là một con số chỉ giá trị thời gian Ví dụ: Bây giờ là 10:20 PM, MINUTE(NOW()) = 20 (phút) =MONTH Trả về số tháng của một giá trị kiểu ngày tháng. =NETWORKDAYS Trả về số ngày làm việc trong mốc thời gian đưa ra sau khi trừ đi ngày nghĩ và ngày lễ. =NOW Trả về ngày giờ hiện tại trong hệ thống của bạn. Hàm SECOND() Cho biết số chỉ giây trong một giá trị thời gian Cú pháp: = SECOND(serial_number) serial_number: Biểu thức thời gian hoặc là một con số chỉ giá trị thời gian Ví dụ: SECOND("2:45:30 PM") = 30 (giây) Hàm TIME() Trả về một giá trị thời gian nào đó Cú pháp: = TIME(hour, minute, second) hour: Số chỉ giờ, là một con số từ 0 đến 23. Nếu lớn hơn 23, Excel sẽ tự trừ đi một bội số của 24. minute: Số chỉ phút, là một con số từ 0 đến 59. Nếu lớn hơn 59, Excel sẽ tính lại và tăng số giờ lên tương ứng. second: Số chỉ giây, là một con số từ 0 đến 59. Nếu lớn hơn 59, Excel sẽ tính lại và tăng số phút, số giờ lên tương ứng. Ví dụ: TIME(14, 45, 30) = 2:45:30 PM
TIME(14, 65, 30) = 3:05:30 PM TIME(25, 85, 75) = 2:26:15 AM * Cũng như DATE(), hàm T E() rất hữu dụng khi hour, minute, second là những công thức mà không phải là một con số, nó sẽ giúp chúng ta tính toán chính xác hơn Hàm TIMEVALUE() Chuyển đổi một chuỗi văn bản có dạng thời gian thành một giá trị thời gian để có thể tính toán được Cú pháp: = TIMEVALUE(time_text) time_text: Chuỗi văn bản cần chuyển đổi Ví dụ: TIMEVALUE("26:15") = 0.09375 (= 2:15:00 AM) =WEEKDAY Trả về số thứ tự của ngày trong tuần từ giá trị ngày tháng. =WEEKNUM Trả về số thứ tự của tuần trong năm từ giá trị ngày tháng. =WORKDAY Trả về ngày làm việc xảy ra trước hoặc sau mốc thời gian đưa ra. Trong công việc hằng ngày, chắc hẳn chúng ta hay nghĩ đến chuyện việc làm này của mình mất hết mấy phần trăm của một năm, ví ụ, một ngày ngủ hết 6 tiếng, là 1/4 ngày, vậy một năm chúng ta ngủ hết 25% (hic) thời gian Hoặc một nhân viên của công ty xin nghỉ việc vào tháng 5, lương tính theo năm, vậy công ty phải trả cho người đó bao nhiêu phần trăm lương khi cho nghỉ việc? Excel có một hàm để tính tỷ lệ của một khoảng thời gian trong một năm, và cho ph p tính theo nhiều kiểu (năm 365 ngày, hay năm 360 ngày, tính theo kiểu Mỹ hay theo kiểu châu Âu ): Hàm YEARFRAC() (Dịch từ chữ Year: năm, và Frac = Fraction: tỷ lệ) Cú pháp: = YEARFRAC(start_date, end_date [, basis])
start_ ate, en _ ate: Ngày tháng đại diện cho ngày bắt đầu và ngày kết thúc của khoảng thời gian cần tính toán. Nên nhập bằng hàm DATE(), hoặc dùng một kết quả trả về của một công thức khác, vì có thể sẽ xảy ra lỗi nếu bạn nhập trực tiếp ngày tháng ưới dạng text. basis: Một con số, quy định kiểu tính: * 0 : (hoặc không nhập) Tính toán theo kiểu Bắc Mỹ, một năm có 360 ngày chia cho 12 tháng, một tháng có 30 ngày. * 1 : Tính toán theo số ngày thực tế của năm và số ngày thực tế của từng tháng * 2 : Tính toán theo một năm có 360 ngày, nhưng số ngày là số ngày thực tế của từng tháng * 3 : Tính toán theo một năm có 365 ngày, và số ngày là số ngày thực tế của từng tháng * 4 : Tính toán theo kiểu Châu Âu,mỗi tháng có 30 ngày (nếu start_date hoặc en _ ate mà rơi vào ngày 31 của một tháng thì chúng sẽ được đổi thành ngày 30 của tháng đó) Ví dụ: Tính tỷ lệ giữa ngày 15/3/2010 và ngày 30/7/2010 so với 1 năm: YEARFRAC("15/3/2010", "30/7/2010") = 37% Tính số ngày chênh lệch theo kiểu một năm có 360 ngày Hiện nay, vẫn còn một số hệ thống kế toán dùng kiểu tính thời gian là một tháng coi như có 30 ngày và một năm coi như có 360 ngày! Gặp trường hợp này, việc tính toán thời gian sẽ không đơn giản, vì thực tế thì số ngày trong mỗi tháng đâu có giống nhau. Có lẽ vì nghĩ đến chuyện đó, nên Excel có một hàm dành riêng cho các hệ thống kế toán dựa trên cơ sở một năm có 360 ngày, đó là hàm DAYS360. Hàm DAYS360() Cú pháp: = DAYS360(start_date, end_date [, method]) start_ ate, en _ ate: Ngày tháng đại diện cho ngày bắt đầu và ngày kết thúc của khoảng thời gian cần tính toán. Nên nhập bằng hàm DATE(), hoặc dùng một kết quả trả về của một công thức khác, vì có thể sẽ xảy ra lỗi nếu bạn nhập trực tiếp ngày tháng ưới dạng text.
method: Một giá trị logic (TRUE, FALSE) để chỉ cách tính toán, theo kiểu châu Âu hay theo kiểu Mỹ. * FALSE: (hoặc không nhập) Tính toán theo kiểu Mỹ: Nếu start_date là ngày 31 của tháng, thì nó được đổi thành ngày 30 của tháng đó. Nếu end_date là ngày 31 của tháng và start_date nhỏ hơn 30, thì en _ ate được đổi thành ngày 1 của tháng kế tiếp. * TRUE: Tính toán theo kiểu châu Âu: Hễ start_date hoặc en _ ate mà rơi vào ngày 31 của một tháng thì chúng sẽ được đổi thành ngày 30 của tháng đó. Ví dụ: So sánh số ngày chênh lệch giữa 01/01/2008 và 31/5/2008 theo kiểu một năm có 360 ngày và theo kiểu thường (dùng hàm DATEDIF) DAYS360("01/01/2008", "31/5/2008") = 150 DAYS360("01/01/2008", "31/5/2008", TRUE) = 149 DATEDIF("01/01/2008", "31/5/2008", "d") = 151 Tính số ngày làm việc giữa hai khoảng thời gian Bình thường, nếu lấy ngày tháng trừ ngày tháng, kết quả sẽ bao gồm luôn những ngày lễ, ngày nghỉ, v.v Còn nếu tính số ngày làm việc trong một khoảng thời gian, thì phải trừ bớt đi những ngày không làm việc. Trong Excel có một hàm chuyên để tính toán những ngày làm việc giữa hai khoảng thời gian mà không bao gồm các ngày thứ Bảy, Chủ Nhật và những ngày nghỉ khác được chỉ định: Hàm NETWORKDAYS (đ ng nguyên nghĩa của nó: net workdays). Dĩ nhiên hàm này chỉ thích hợp với những cơ quan làm việc 5 ngày một tuần, chứ như ch ng ta, làm tuốt, có khi là 365 ngày một năm (hic) thì hàm này vô tác ụng! Hàm NETWORKDAYS() Cú pháp: = NETWORKDAYS(start_date, end_date [, holidays]) start_ ate, en _ ate: Ngày tháng đại diện cho ngày bắt đầu và ngày kết thúc công việc. Nên nhập bằng hàm DATE(), hoặc dùng một kết quả trả về của một công thức khác, vì có thể sẽ xảy ra lỗi nếu bạn nhập trực tiếp ngày tháng ưới dạng text.
holidays: Danh sách những ngày nghỉ ngoài những ngày thứ Bảy và Chủ Nhật. Danh sách này có thể là một vùng đã được đặt tên. Nếu nhập trực tiếp thì phải bỏ trong cặp dấu móc {}. Ví dụ: Công thức tính số ngày làm việc giữa ngày 1/12/2010 và ngày 10/1/2011, trong đó có nghỉ ngày Noel (25/12) và ngày Tết Tây (1/1): = NETWORKDAYS("01/12/2010", "10/01/2011", {"12/25/2007", "1/1/2011"}) Hàm DATEDIF() Có lẽ cách dễ nhất khi muốn tính toán ngày tháng năm là ùng hàm DATED F(). Cú pháp: = DATEDIF(start_day, end_day, unit) start_ ay: Ngày đầu end_day: Ngày cuối (phải lớn hơn ngày đầu) unit: Chọn loại kết quả trả về (khi dùng trong hàm phải gõ trong dấu ngoặc kép) y : số năm chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối m : số tháng chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối d : số ngày chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối md : số ngày chênh lệch giữa ngày đầu và tháng ngày cuối, mà không phụ thuộc vào số năm và số tháng ym : số tháng chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối, mà không phụ thuộc vào số năm và số ngày yd : số ngày chênh lệch giữa ngày đầu và ngày cuối, mà không phụ thuộc vào số năm Ví dụ: DATED F("01/01/2000", "31/12/2100", "y") = 100 (năm) DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "m") = 1211 (tháng) DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "d") = 36889 (ngày) DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "md") = 30 (= ngày 31 - ngày 1)
DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "ym") = 11 (= tháng 12 - tháng 1) DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "yd") = 365 (= ngày 31/12 - ngày 1/1) *Tính tuổi (2): Ở bài trước, tôi đã đưa ra một cái công thức để tính tuổi ài thoòng như vầy: = YEAR(NOW() - YEAR(Birthdate) - (DATE(YEAR(NOW()), MONTH(Birthdate), DAY(Birthdate)) > TODAY()) Đó là khi chưa biết đến hàm DATEDIF(). Bây giờ, với DATEDIF(), công thức trên chỉ ngắn như vầy thôi, mà ra kết quả vẫn chính xác: = DATEDIF(Birthdate, TODAY(), "y") Ví dụ, hôm nay là ngày 09/01/2007: * Với ngày sinh là 05/01/1969 (đã tổ chức sinh nhật rồi), DATEDIF("05/01/1969", TODAY(), "y") = 39 * Nhưng với ngày sinh là 11/1/1969 (chưa tổ chức sinh nhật), DATEDIF("11/01/1969", TODAY(), "y") = 38 *Tìm một giờ, ph t, giây nào đó tính từ lúc này Như tôi đã nói ở trên, hàm TIME() sẽ tự động điều chỉnh kết quả của một giá trị thời gian khi những thông số trong hàm không hợp lý (giờ > 24, ph t và giây > 60). Và o đó, khi cần tính toán hoặc tìm một giá trị thời gian nào đó kể từ lúc này (hoặc bất kz l c nào), người ta thường sử dụng hàm TIME(). Ví dụ, công thức sau đây sẽ cho ra kết quả là thời gian vào 12 tiếng nữa kể từ lúc này: = TIME(HOUR(NOW()) + 12, MINUTE(NOW()), SECOND(NOW())) Không giống như hàm DATE(), bạn không thể đơn giản cộng thêm giờ, phút, hay giây trong hàm TIME(). Ví dụ công thức sau đây chỉ làm mỗi chuyện là tăng thêm 1 ngày vào ngày tháng năm và thời gian hiện tại: = NOW() + 1
Nếu bạn muốn cộng thêm giờ, phút, hay giây vào một giá trị thời gian, bạn phải tính thời gian cộng thêm đó theo một tỷ lệ của một ngày. Ví dụ, bởi vì một ngày thì có 24 giờ, nên một giờ được tính như là 1/24. Cũng vậy, bởi vì một giờ thì có 60 phút, nên một phút sẽ được tính như là 1/24/60 (của một ngày). Và cuối cùng, bởi vì có 60 giây trong một phút, nên 1 giây trong một ngày sẽ được tính bằng 1/24/60/60. *Tính tổng thời gian Khi tính tổng thời gian, bạn nên phân biết hai trường hợp sau đây: * Cộng thêm giờ, phút, giây: Ví dụ, bây giờ là 8 giờ, cộng thêm 2 tiếng nữa, là 10 giờ Hoặc bây giờ là 23 giờ, cộng thêm 3 tiếng nữa là 2 giờ sáng (chớ không phải 26 giờ) Nếu cộng kiểu này thì bạn cứ cộng bình thường, dùng hàm TIME() và nếu cần thì theo bảng hướng dẫn ở trên. * Cộng tổng thời gian làm việc: Mỗi ngày tôi làm việc 18 tiếng, vậy hai ngày tôi làm mấy tiếng? là 36 tiếng. Nhưng nếu bạn ùng format bình thường dạng thời gian thì Excel nó sẽ tự quy ra (36-24) = 12:00 Để được kết quả là 36:00, bạn phải định dạng thời gian cho ô theo kiểu: [h]:mm:ss (giờ nằm trong một cặp dấu ngoặc vuông) Lấy lại định dạng ngày tháng Đôi khi, bạn nhận được một cái database mà không hiểu vì một l{ o gì đó, cell chứa ngày tháng năm nó như sau: 20070823, nghĩa là nó được định dạng theo kiểu YYYYMMDD. Trường hợp này, không thể dùng Format Cell của Excel để định dạng lại, mà bạn phải ùng đến hàm DATE(year, month, day) và các hàm xử lý text, ví dụ hàm LEFT(), D() và R GHT() để lấy các trị số ngày, tháng, năm cho hàm DATE(): Tôi giả sử con số 20070823 này đang nằm ở cell A1, thì công thức LEFT(A1, 4) sẽ cho ta trị số của năm, D(A1, 3, 2) sẽ cho trị số của tháng và RIGHT(A1, 2) sẽ cho trị số của ngày.
Giả sử trong Control Panel của bạn định dạng ngày tháng năm theo kiểu dd/mm/yyyy, và cell nhận kết quả của bạn đã được định dạng theo kiểu ngày tháng năm, bạn dùng hàm DATE(year, month, day) với 3 tham số là 3 công thức vừa làm ở trên, ta sẽ có: =DATE(LEFT(A1, 4), D(A1, 5, 2), R GHT(A1, 2))→ 23/8/2007 HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU Bao gồm các hàm tìm kiếm và tham chiếu rất hữu ích khi bạn làm việc với CSDL lớn trong EXCEL như kế toán, tính lương, thuế =ADDRESS(row_num, column_num *, abs_num+ *, a1+ *, sheet_text+) Dùng để tạo địa chỉ dạng chuỗi ký tự, theo chỉ số dòng và chỉ số cột được cung cấp. row_num: Số thứ tự dòng của địa chỉ column_num: Số thứ tự cột của địa chỉ abs_num: Kiểu địa chỉ (tuyệt đối hay tương đối) - mặc định là tuyệt đối a1: Dạng địa chỉ (=TRUE: dạng A1; =FALSE: dạng R1C1) - mặc định là TRUE sheet_text: Tên của sheet chứa địa chỉ - mặc định là không có =AREAS(reference) Trả về số vùng tham chiếu trong một tham chiếu. Mỗi vùng tham chiếu có thể là một ô rời rạc hoặc là một dãy ô liên tục trong bảng tính. reference: Là một hoặc nhiều vùng tham chiếu mà bạn cần đếm. Nếu muốn đưa nhiều vùng rời rạc nhau vào công thức thì bạn phân cách chúng bằng dấu phẩy, nếu không ngăn bằng dấu phẩy, Excel sẽ không đếm (xem ví dụ 3 ưới đây) =CHOOSE Trả về giá trị trong mảng giá trị tại vị trí được chỉ định. =COLUMN(reference) Trả về số thứ tự cột của ô đầu tiên ở góc trên bên trái của vùng tham chiếu. reference: Là ô hoặc một vùng nhiều ô. Nếu reference bỏ trống thì COLUMN() trả về số thứ tự cột của ô chứa công thức. =COLUMNS(array) Trả về số cột của vùng tham chiếu.