Huấn luyện-Tư vấn và truyền thông hỗ trợ

Nội dung text: Huấn luyện-Tư vấn và truyền thông hỗ trợ

1. Chương 4 HUẤN LUYỆN - TƯ VẤN VÀ TRUYỀN THÔNG HỖ TRỢ 2007 NTLoan
2. Tầm quan trọng của truyền thông • Công nghệ thông tin → phổ biến nhất • Truyền thông trực tiếp → thứ hai →Tồn tại của TT điện tử: – Lượng thông tin khổng lồ - trình bày kém – TT không ý nghĩa – TT phụ thuộc vào người gởi và người nhận →Quan hệ xác lập nên ý nghĩa của TT 2007 NTLoan
3. Tầm quan trọng của truyền thông • Truyền thông trực tiếp hiệu quả – Xác định khả năng thăng tiến – Thống trị tất cả mọi loại TT→ dự đoán sự thành công của nhà quản trị. • Vấn đề số một của nhà quản trị: Truyền thông • Thiếu kỹ năng TT nguy hiểm cho: – cá nhân và – Quan hệ xã hội 2007 NTLoan
4. Tầm quan trọng của truyền thông • TT vẫn là vấn đề nan giải của nhà quản trị • Tại sao? – “Mình TT hiệu quả” – “TT là điểm yếu của người khác” 2007 NTLoan
5. Tầm quan trọng của truyền thông • Tập trung vào độ chính xác – Truyền thông điệp rõ ràng và chính xác • Phương diện cá nhân của TT →Là bản chất của mối quan hệ giữa những người TT – Ai nói với ai Phương diện cá – Nói điều gì nhân nằm trong – Tại sao nói cách thức chuyển – Nói như thế nào tải thông điệp – Khi nào nói =>Tác động lên mối quan hệ cá nhân 2007 NTLoan
6. Truyền thông hỗ trợ là gì? • TT hỗ trợ giúp bạn TT một cách chính xác và chân thật, mà không làm phá vở các mối quan hệ cá nhân • Tăng cường mối quan hệ cá nhân →mối quan hệ cá nhân tích cực 2007 NTLoan
7. Ý nghĩa của truyền thông hỗ trợ • TTHT không chỉ là để được người khác ưa thích hoặc được xem là người tốt • TTHT tăng mối quan hệ cá nhân tích cực -→ Có giá trị thực tiễn trong tổ chức – Năng suất cao – Giải quyết vấn đề nhanh hơn – Có đầu ra chất lượng cao – Các mâu thuẫn, thù địch ít hơn • TTHT không chỉ là “kỹ thuật con người đáng yêu” mà là lợi thế cạnh tranh của các tổ chức 2007 NTLoan
8. Huấn luyện và tư vấn • Huấn luyện: • Tư vấn – Lời khuyên, thông tin – Liên quan đến vấn đề – Thiết lập tiêu chuẩn tinh thần – Cách thức giải quyết – Tình cảm vấn đề – Các vấn đề cá nhân →Giúp thực hiện công →Giúp giải quyết vấn đề việc cá nhân • Huấn luyện tập trung • Tư vấn tập trung vào khả năng vào thái độ 2007 NTLoan
9. Huấn luyện và tư vấn • Huấn luyện • Tư vấn “Tôi có thể giúp bạn “Tôi có thể giúp bạn thực hiện công việc nhận ra có một vấn tốt hơn” đề nào đó đang tồn tại” 2007 NTLoan
10. Huấn luyện và tư vấn • Huấn luyện trong • Tư vấn trong tình tình huống tư vấn huống huấn luyện →gia tăng sự chống → né tránh vấn đề và đối, phản kháng không giải quyết →Làm khôn được tình huống 2007 NTLoan
11. Các nguyên tắc của TTHT 1. Hướng đến vấn đề không hướng đến cá nhân 2. Sự phù hợp 3. Mô tả, không đánh giá 4. Công nhận giá trị, không bác bỏ giá trị 5. Cụ thể, không chung chung 6. Liên tiếp, không gián đoạn 7. Có đối tượng sở hữu câu nói 8. Lắng nghe hỗ trợ, không lắng nghe một chiều 2007 NTLoan
12. Hai rào cản chính của TTHT • Phòng thủ • Chống đối – bị kích động, – Cảm thấy bị hạ thấp – xa lánh, – Thấy không hiệu quả – cảm thấy hỗn loạn – Giá trị của họ có – xu hướng tấn công vấn đề trở lại →Xây dựng hình ảnh → Tự phòng vệ quan hơn là lắng nghe trọng hơn là lắng →Tự đề cao mình, nghe khoe khoang, rút lui, mất đi sự tôn 2007 NTLoan trọng đối tác
13. TTHT hướng đến vấn đề không hướng đến cá nhân • Hướng đến vấn đề • Hướng vào cá nhân – Tập trung vào vấn – Tập trung vào đặc đề và giải pháp điểm cá nhân – “Đây là vấn đề” – “Bạn là vấn đề” 2007 NTLoan
14. Sự phù hợp • Câu nói chân thật luôn tốt hơn những câu nói giả dối • Sự phù hợp - điều kiện tiên quyết của niềm tin • Sự phù hợp liên quan đến sự kết hợp nội dung, cử chỉ, ngữ điệu, âm lượng của giọng nói của người truyền thông • Đảm bảo sự phù hợp không có nghĩa là chúng ta sẵn sàng xả hơi ngay khi tức giận, thất vọng – Nói chính xác những gì mang đang cảm nhận đôi khi là xúc phạm người 2007khác NTLoan
15. Mô tả - không đánh giá • Đánh giá →cảm • Mô tả giác bị tấn →phòng – Mô tả khách quan về ự ệ thủ s ki n, hành vi • Tránh buộc tội • Nhận xét người • Đưa ra số liệu, bằng khác → người khác chứng nhận xét mình → – Tập trung vào hành vi phòng thủ và phản ứng của mình • Mô tả phản ứng và hành vi của mình • Mô tả kết quả sẽ có – Tập trung giải pháp • Không bàn ai đúng, sai • Đề xuất giải pháp 2007 NTLoan • Cởi mở các phương án
16. Mô tả - không đánh giá • Nếu đối tác không hợp tác – “Tôi không quan tâm đến cảm giác của anh” – “Tôi có lý do của mình, tôi không có lỗi” →Phản ứng phòng thủ →Chuyển từ huấn luyện sang tư vấn, từ năng lực sang thái độ. Hướng vào vấn đề. • Khi cần đánh giá - Theo tiêu chuẩn đã xây dựng - Theo kết quả khả thi - Gợi lại sự thành công của họ trong quá khứ - Điều quan trọng là tránh phủ nhận người khác và khơi dậy sự chống đối 2007 NTLoan
17. Xác nhận - không bác bỏ giá trị cá nhân • TT xác nhận giá trị • TT bác bỏ giá trị → → cảm giác được cảm giác tiêu cực thừa nhận, được về giá trị bản thân, hiểu, được xem là từ chối sự tồn tại, có giá trị tầm quan trọng của người khác 2007 NTLoan
18. TT bác bỏ giá trị - Sự vượt trội • Mình được khẳng định → Người khác bị phớt lờ • Mình xứng đáng → Người khác không xứng đáng • Mình có năng lực → Người khác không có năng lực • Mình mạnh mẽ → Người khác yếu đuối Hình thức ➢ Sự hạ mình → người khác bị xem thường → mình được đề cao ➢ Giữ lợi thế với người khác, dấu thông tin,đề cao mình, hợm mình → làm người khác khó chịu ➢ Sử dụng biệt ngữ, từ ngữ viết tắt, → tạo ra rào 2007cản NTLoan
19. TT bác bỏ giá trị - Cứng nhắc trong TT • Cách tt này là tuyệt đối, dứt khoác, không thể bác bỏ. – “hãy làm theo cách này, khỏi bàn” – “Làm theo tôi” 2007 NTLoan
20. TT bác bỏ giá trị - Sự tách biệt • Sự tách biệt: được TT khi sự có mặt hay tầm quan trọng của người khác không được thừa nhận – Im lặng – không phản hồi với người khác – Tránh nhìn, tránh đối mặt – Liên tục cắt đứt câu nói của người khác – Dùng những từ không liên quan – Tạo ấn tượng thừ ơ với cảm nghĩ của người khác “người ta nói, người ta nghe tôi không biết à2007 nhe!” NTLoan
21. TT bác bỏ giá trị - Sự thờ ơ • Không biết đến cảm giác, suy nghĩ của người khác, → trừ sự người khác vào cuộc giao tiếp • Từ chối cơ hội để người khác hình thành mối quan hệ làm hài lòng hai bên 2007 NTLoan
22. TT xác nhận giá trị cá nhân • Tôn trọng và bình đẳng →Giúp người khác cảm nhận vai trò của mình – Hỏi ý kiến – Đề xuất và các ý tưởng • Linh hoạt- sẵn sàng học hỏi và cởi mở trong giao tiếp → khiêm tốn trong TT • TT hai chiều là kết quả của TT tôn trọng và linh hoạt – Nhiều ý kiến, giải pháp mới → VĐ được giải quyết một cách đầy sáng tạo 2007 NTLoan
23. TTHT - Cụ thể không chung chung • Câu nói càng cụ thể càng có hiệu quả trong việc thúc đẩy sự cải tiến • Câu nói cụ thể tránh sự thái quá và khẳng định • Câu nói chung chung làm cho người nhận thông điệp thường thấy áp lực • Câu nói cụ thể thường tập trung vào vấn đề, sự kiện, hành vi mà điều đó có thể được thực hiện 2007 NTLoan
24. TTHT – nối tiếp không đứt đoạn • TT nối tiếp, liên kết với thông điệp trước → TT diễn ra trôi chảy • TT phân biệt – không kết nối với trước đó 2007 NTLoan
25. TT có thể thành đứt đoạn • Thiếu cơ hội hợp lý để nói – cả hai nói cùng lúc, – Cắt đứt câu nói của người khác – Kiểm soát thời gian • Những lần dừng lại kéo dài • Kiểm soát đề tài – Đơn phương chuyển đề tài Quản lý tương tác càng trôi chảy, người truyền thông được đánh giá là có năng lực 2007 NTLoan
26. Truyền thông hỗ trợ có sở hữu • Có sở hữu – thừa nhận câu nói ý tưởng – Tạo ra sự từ tin và ý nghĩa về giá trị bản thân – Chìa khóa cho sự phát triển bản thân và quan hệ cá nhân – Sự sẵn sàng tham gia vào mối quan hệ • Không sở hữu – sử dụng ngôi thứ 3 – Là người chuyển thông điệp hơn là cá nhân 2007 NTLoan
27. Truyền thông hỗ trợ- Lắng nghe • Lắng nghe và phản hồi hiệu quả câu nói của người khác – Người lắng nghe tốt – người giao tiếp giỏi • Kỹ năng lắng nghe thường kém nhất khi họ tương tác với những người gần với họ – Cắt đứt và chuyển sang kết luận • Lắng nghe – sự phản hồi phù hợp 2007 NTLoan
28. Lắng nghe Phản hồi định Phản hồi không hướng định hướng hữu ích trong hữu ích trong tư huấn luyện vấn Phản hồi đóng Phản hồi mở Hữu ích trong hữu ích trong những giai đoạn những giai đoạn sau của cuộc thảo đầu của cuộc trao luận đổi Lắng nghe hỗ trợ tránh phản hồi đánh giá Như là phương án đầu tiên 2007 NTLoan
29. Bốn phương thức phản hồi • Khuyên bảo – Giúp người TT hiểu vấn đề, giải quyết vấn đề, cách nên hành động – Sử dụng hiệu quả khi, người TT cần định hướng và người nghe có khả năng hơn • Các vấn đề trong khuyên bảo – Gây ra tính phụ thuộc – Người TT muốn được nghe, muốn được chia sẻ, mà không chịu trách nhiệm – Người TT có thể không tập trung vào vấn đề – Ám chỉ người TT không có sự hiểu biết, năng lực, sự trưởng thành cần thiết → thiếu khả năng • Vượt qua rào cản – Tránh đưa ra lời khuyên như là cách phản hồi đầu tiên – Cần thu thập thông tin → lời khuyên cần kết nối với tiêu chuẩn – Lới khuyên nên được TT như là ý kiến hay suy nghĩ của người nghe2007 →cho phép người TT chấNTLoanp nhận hoặc từ chối lời khuyên
30. Bốn phương thức phản hồi • Làm trệch hướng chuyển tập trung vấn đề của người TT sang vấn đề của người nghe • Sử dụng: – Khi cần sự so sánh hay đảm bảo – Tránh làm xấu hỗ người nói hoặc người nghe – Thay đổi đề tài khi một bên không thoải mái • Hạn chế – Tạo cảm giác bị thờ ơ, người khác vượt trội 2007 NTLoan
31. Bốn phương thức phản hồi Bảng 5 Bốn loại phản hồi thăm dò Loại thăm dò Giải thích Thăm dò kỹ Sử dụng khi cần thêm thông tin lưỡng (“Anh có thể cho tôi biết thêm về chuyện này không?” Thăm dò làm rõ Sử dụng khi thông điệp không rõ và mập mờ (“Anh nói thế là ý nói điều gì?”) Thăm dò lặp lại Sử dụng khi đề tài bị chệch hướng hoặc khi các câu phát biểu không rõ ràng. (“Hãy nói lại đi, anh nghĩ gì về điều này?”) Phản hồi phản Sử dụng để động viên người nói đi sâu hơn vào đề tài ánh (“Anh nói rằng anh đang gặp khó khăn?”) 2007 NTLoan
32. Bốn phương thức phản hồi • Phản ánh lại thông điệp theo ngôn từ khác • Quy tắc phản sử dụng phản hồi phản ánh – Tránh lặp lại đi lặp lại cùng một câu trả lời, – Tránh dùng lại từ của người nói. – Tránh một cuộc trao đổi mà người nghe như là một người bắt chước. – Phản ứng lại theo cá nhân chứ không phản ứng không có đối tượng. – Phản hồi với những cảm giác được bộc lộ trước khi phản hồi lại nội dung. – Phản hồi với sự đồng cảm và chấp nhận. – Tránh biểu lộ sự đồng ý hay bất đồng với câu nói của người truyền thông. Sử dụng lắng nghe phản hồi và những phản hồi lắng nghe khác để giúp người truyền thông khai thác và phân tích vấn đề. Sau đó, bạn có thể rút ra từ các thông tin này để hình thành một giải pháp. 2007 NTLoan
33. Truyền thông hỗ trợ đúng cho mọi nền văn hóa của các quốc gia trên thế giới 2007 NTLoan