Hệ thống quản lý môi trường tiêu chuẩn và hướng dẫn sử dụng

Nội dung text: Hệ thống quản lý môi trường tiêu chuẩn và hướng dẫn sử dụng

1. HỆ THỐNG QUẢN LÝ MÔI TRƯỜNG TIÊU CHUẨN VÀ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG 1. Phạm vi Tiêu chuẩn này quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý môi trường, để giúp cho một tổ chức có thể hình thành chính sách và các mục đích có tính đến các yêu cầu của pháp luật và các thông tin về những tác động lớn đến môi trường. Tiêu chuẩn này áp dụng đối với các phương diện về môi trường mà tổ chức có thể kiểm soát qua đó hy vọng là có những tác động. Tiêu chuẩn này bản thân nó không đưa ra các tiêu chí cụ thể về hoạt động môi trường. Tiêu chuẩn quốc tế này có thể áp dụng trong mọi tổ chức mong muốn a. Thực hiện, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý môi trường; b. Đảm bảo tổ chức của mình phù hợp với chính sách môi trường đã tuyên bố; c. Thể hiện sự phù hợp tới các bên d. Chứng nhận/đăng ký hệ thống quản lý môi trường bởi một tổ chức bên ngoài e. Tự xác định và tự tuyên bố sự phù hợp đối với các yêu cầu của tiêu chuẩn quốc tế này. Tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn quốc tế này là để tập hợp lại thành một hệ thống quản lý môi trường. Phạm vi áp dụng sẽ phụ thuộc vào các nhân tố như chính sách môi trường của tổ chức, bản chất các hoạt động và điều kiện hoạt động. Tiêu chuẩn này cũng đưa ra, trong phụ lục A, hướng dẫn về việc sử dụng tiêu chuẩn. Phạm vi áp dụng tiêu chuẩn này phải được nêu ra một cách rõ ràng. Chú ý: Để dễ sử dụng, các điều khoản nhỏ của tiêu chuẩn này và phụ lục A đều có số liên hệ với nhau; ví dụ như, 4.3.3 và A3.3 về các mục đích và mục tiêu liên quan đến môi trường, và 4.5.4 và A5.4 về đánh giá hệ thống quản lý môi trường. 2. Các định nghĩa Tiêu chuẩn quốc tế này sử dụng những định nghĩa sau
2. 2.1 Cải tiến liên tục Quá trình nâng cao hệ thống quản lý môi trường để đạt được những tiến bộ trong toàn bộ hoạt động môi trường như chính sách về môi trường của tổ chức đề ra. Chú ý: Quá trình không cần thiết phải diễn ra ở tất cả các khu vực cùng một lúc. 2.2 Môi trường Khu vực xung quanh hoạt động của tổ chức bao gồm không khí, nước, đất, tài nguyên thiên nhiên, hệ thực vật, hệ động vật, con người, và các tương tác. Chú ý: Khu vực xung quanh trong trường hợp này mở rộng trong phạm vi một tổ chức đến hệ thống toàn cầu. 2.3 Các phương diện về môi trường Các yếu tố của các hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ có thể có tương tác với môi trường của một tổ chức. Chú ý: Phương diện nổi bật nhất về môi trường là phương diện môi trường mà có hoặc có thể có tác động đáng kể đến môi trường. 2.4 Tác động môi trường Bất cứ một sự thay đổi nào đến môi trường, đem lại lợi ích hay có hại, toàn bộ hay từng phần là kết quả các hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức. 2.5 Hệ thống quản lý môi trường Một phần của hệ thống quản lý môi trường bao gồm cơ cấu tổ chức, các hoạt động kế hoạch, trách nhiệm, thực hiện, thủ tục, quá trình và các nguồn lực để triển khai, thực hiện, đạt được, xem xét và duy trì chính sách chất lượng. 2.6 Đánh giá hệ thống quản lý môi trường Quá trình kiểm tra xác nhận một cách hệ thống và được lập thành văn bản các bằng chứng được thu thập khách quan và đánh giá đễ xác định xem hệ thống quản lý môi trường của tổ chức có phù hợp với các tiêu chí đánh giá hệ thống quản lý môi trường do tổ chức đề ra hay không, và trao đổi kết quả của quá trình này đến lãnh đạo. 2.7 Mục tiêu môi trường
3. Mục tiêu môi trường tổng thể, xuất phát từ chính sách môi trường, mà tổ chức đề ra cho mình phải đạt được, và phải được định lượng nếu có thể. 2.8 Kết quả hoạt động môi trường Kết quả đo lường được của hệ thống quản lý môi trường, liên quan đến việc kiểm soát các khía cạnh về môi trường của tổ chức, dựa trên chính sách về môi trường, mục đich và mục tiêu của tổ chức. 2.9 Chính sách môi trường Tuyên bố của tổ chức về các ý định và nguyên tắc có liên quan đến kết quả tổng thể hoạt động về môi trường mà đưa ra được khuôn khổ cho các hoạt động và cho việc xác định mục đích và mục tiêu về môi trường của tổ chức. 2.10 Các mục tiêu về môi trường Các yêu cầu chi tiết về kết quả hoạt động, được định lượng nếu có thể, được áp dụng cho tổ chức hoặc các bộ phận của tổ chức, xuất phát từ mục đích về môi trường và cần được thiết lập và đáp ứng để đạt được các mục đích. 2.11 Bên liên quan Cá nhân và nhóm có quan tâm hoặc bị tác động bởi kết quả các hoạt động về môi trường của tổ chức. 2.12 Tổ chức Công ty, hãng, doanh nghiệp, cơ quan hoặc viện nghiên cứu, hoặc một bộ phận kết hợp, được sát nhập hay không, thuộc khu vực công hay tư nhân, mà có chức năng và tổ chức của mình Chú ý - Đối với tổ chức mà có từ một đơn vị vận hành trở lên, thì một đơn vị vận hành cũng có thể được định nghĩa là một tổ chức. 2.13 Phòng ngừa ô nhiễm Việc áp dụng các quá trình, thực tiễn, nguyên vật liệu hoặc sản phẩm mà tránh được, giảm bớt hoặc kiểm soát được sự ô nhiễm, có thể bao gồm cả việc tái chế, xử lý, thay đổi quá trình, cơ chế kiểm soát, sử dụng hiệu quả các nguồn lực và các nguyên vật liệu thay thế.
4. Chú ý - Lợi ích tiềm tàng của việc ngăn ngừa ô nhiễm bao gồm việc giảm các tác động có hại của môi trường, tăng hiệu quả và giảm chi phí. 3. Các yêu cầu hệ thống quản lý môi trường 3.1 Các yêu cầu chung Tổ chức phải thiết lập và duy trì hệ thống quản lý môi trường, các yêu cầu của hệ thống này được mô tả toàn bộ trong điều khoản 4. 3.2 Chính sách môi trường Lãnh đạo cao nhất phải xác định chính sách của tổ chức về môi trường và đảm bảo là: a. Phù hợp với bản chất, phạm vi và tác động đến môi trường của các hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức; b. Bao gồm cam kết cả tiến liên tục và phòng ngừa ô nhiễm c. Bao gồm cam kết tuân thủ pháp luật và quy định về môi trường, và các yêu cầu khác mà tổ chức cam kết tuân thủ; d. Đưa ra cơ sở để thiết lập và xem xét các mục đích và mục tiêu về môi trường; e. Được lập thành văn bản, thực hiện và duy trì và truyền đạt đến toàn bộ nhân viên; f. Có sẵn cho công chúng. 3.3 Lập kế hoạch 3.3.1 Các khía cạnh về môi trường Tổ chức phải thiết lập và duy trì các thủ tục để nhận biết các khía cạnh môi trường của các hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ của mình mà có thể kiểm soát và thông qua đó có thể mong đợi một ảnh hưởng nhất định, nhằm xác định ra những khía cạnh có hoặc có thể có những tác động đáng kể đến môi trường. Tổ chức phải đảm bảo là các khía cạnh liên quan đến những tác động đáng kể được xem xét trong quá trình thiết lập các mục đích về môi trường. Tổ chức phải cập nhật những thông tin này. 3.3.2 Yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác
5. Tổ chức phải thiết lập và duy trì thủ tục để nhận biết và tiếp cận đến các yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác mà tổ chức cam kết tuân thủ, mà có thể áp dụng đến các khía cạnh về môi trường của các hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức. 3.3.3 Mục đích và mục tiêu Tổ chức phải thiết lập và duy trì các mục đích và mục tiêu về môi trường, tại các cấp đơn vị chức năng và các cấp trong tổ chức. Khi thiết lập và xem xét các mục tiêu, tổ chức phải xem xét các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác, các khía cạnh đáng kể về môi trường của chúng, các lựa chọn công nghệ và các yêu cầu về tài chính, tác nghiệp và kinh doanh, và quan điểm của các bên liên quan. Mục đích và mục tiêu phải nhất quán với chính sách môi trường, bao gồm cả cam kết phòng ngừa ô nhiễm. 3.3.4 Các chương trình quản lý môi trường Tổ chức phải thiết lập và duy trì các chương trình để đạt được các mục đích và mục tiêu. Bao gồm a. Giao trách nhiệm đạt được các mục đích và mục tiêu tại mỗi đơn vị chức năng và các cấp của tổ chức; b. Công cụ và giới hạn thời gian mà các mục đích và mục tiêu phải đạt được. Nếu một dự án có liên quan đến việc triển khai mới, hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ mới hoặc có thay đổi, thì chương trình phải được sửa đổi cho phù hợp để đảm bảo việc quản lý môi trường được áp dụng cho các dự án này. 3.4 Thực hiện và vận hành 3.4.1 Cơ cấu và trách nhiệm Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn phải được xác định, lập thành văn bản và trao đổi nhằm tạo thuận lợi cho việc quản lý môi trường một cách hữu hiệu.
6. Lãnh đạo phải cung cấp nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện và kiểm soát hệ thống quản lý môi trường. Các nguồn lực bao gồm nguồn nhân lực và các kỹ năng chuyên môn, công nghệ và các nguồn lực tài chính. Lãnh đạo cao nhất của tổ chức phải chỉ định ra một đại diện lãnh đạo người mà ngoài các trách nhiệm khác, phải có nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn cho a. Việc đảm bảo là các yêu cầu về hệ thống quản lý môi trường được thiết lập, thực hiện và duy trì phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế này; b. Báo cáo kết quả hoạt động về hệ thống quản lý môi trường lên lãnh đạo cao nhất để xem xét như là cơ sở cho hoạt động cải tiến hệ thống quản lý môi trường. 3.4.2 Đào tạo, nhận thức và năng lực Tổ chức phải nhận biết các nhu cầu đào tạo. Tổ chức phải yêu cầu tất cả các nhân sự mà công việc của họ có thể gây ra tác động đáng kể đến môi trường, phải được đào tạo phù hợp. Tổ chức phải thiết lập và duy trì các thủ tục để các nhân viên hoặc thành viên của mình tại các bộ phận chức năng và các cấp nhận biết được a. Tầm quan trọng của sự phù hợp với chính sách môi trường và các thủ tục và với các yêu cầu của hệ thống quản lý môi trường; b. Các tác động đáng kể về môi trường, thực tế và tiềm tàng, của các hoạt động công việc và các lợi ích về môi trường do kết quả hoạt động của các cá nhân được cải tiến. c. Vai trò và trách nhiệm của họ trong việc đạt được sự phù hợp với chính sách và các thủ tục và với các yêu cầu của hệ thống quản lý môi trường, bao gồm cả sự sẵn sàng khẩn cấp và yêu cầu phúc đáp; d. Kết quả tiềm ẩn của việc áp dụng các thủ tục vận hành cụ thể. Các nhân viên thực hiện các nhiệm vụ có thể gây ra các tác động đáng kể về môi trường phải có năng lực trên cơ sở được giáo dục, đào tạo và/hoặc kinh nghiệm hợp lý. 3.4.3 Trao đổi thông tin Về các khía cạnh môi trường và hệ thống quản lý môi trường, tổ chức phải thiết lập và duy trì các thủ tục để
7. a. Trao đổi thông tin nội bộ giữa các cấp và các bộ phận chức năng của tổ chức; b. Tiếp nhận, lập văn bản và phúc đáp những trao đổi thông tin từ các bên có quan tâm bên ngoài. Tổ chức phải xem xét các quá trình trao đổi thông tin bên ngoài về những khía cạnh lớn về môi trường và ghi hồ sơ các quyết định. 3.4.4 Tài liệu hệ thống quản lý môi trường Tổ chức phải thiết lập và duy trì thông tin, bằng văn bản hoặc phương tiện điện tử, để a. Mô tả các yếu tố chỉnh của hệ thống quản lý và các tương tác; b. Đưa ra phương hướng cho các tài liệu liên quan. 3.4.5 Kiểm soát tài liệu Tổ chức phải thiết lập và duy trì các thủ tục để kiểm soát tất cả các tài liệu do tiêu chuẩn quốc tế này yêu cầu để đảm bảo là a. Các tài liệu được cất giữ b. Các tài liệu được xem xét định kỳ, sửa đổi khi cần thiết và được người có thẩm quyền thông qua mức độ thoả đáng; c. Phiên bản hiện thời của các tài liệu phải sẵn có tại các địa điểm mà hoạt động cần thiết đối với việc vận hành hiệu quả hệ thống quản lý môi trường; d. Các tài liệu lỗi thời phải được loại bỏ ngay lập tức khỏi nơi ban hành và sử dụng, hoặc đảm bảo chống việc sử dụng vô tình; e. Bất cứ tài liệu lỗi thời nào lưu giữ vì mục đích pháp lý và/hoặc kiến thức phải được nhận biết phù hợp. Tài liệu phải rõ ràng, ghi ngày tháng (cùng với ngày sửa đổi) và phải dễ nhận biết, duy trì trật tự và lưu giữ trong một thời gian xác định. Các thủ tục và trách nhiệm phải được thiết lập và duy trì liên quan đến việc tạo và sửa đổi những loại tài liệu khác nhau. 3.4.6 Kiểm soát vận hành Tổ chức phải xác định những vận hành và các hoạt động liên quan đến những khía cạnh lớn về môi trường phù hợp với chính sách, mục đích và mục tiêu của mình. Tổ chức
8. phải lập kế hoạch các mục tiêu này, bao gồm việc duy trì, nhằm đảm bảo là chúng phải được thực hiện theo các điều kiện cụ thể bằng việc a. Thiết lập và duy trì thủ tục bằng văn bản để bao quát các tình huống khi mà sự thiếu vắng chúng có thể dẫn đến sự sai chệch khỏi chính sách về môi trường và các mục đích và mục tiêu; b. Quy định các tiêu chí hoạt động trong các thủ tục; c. Thiết lập và duy trì các thủ tục liên quan đến các khía cạnh môi trường có thể nhận biết được của hàng hoá và dịch vụ do tổ chức sử dụng và trao đổi các thủ tục và yêu cầu đến các nhà cung cấp và các nhà thầu. 3.4.7 Sự sẵn sàng khẩn cấp và phúc đáp Tổ chức phải thiết lập và duy trì các thủ tục để xác định tiềm năng cho và phúc đáp đến các tai nạn và các tình huống và các tình huống khẩn cấp, và để phòng ngừa và giảm nhẹ những tác động về môi trường mà có thể đi kèm với chúng. Tổ chức phải xem xét và sửa đổi, khi cần thiết, sự sẵn sàng khẩn cấp và thủ tục phản hồi, đặc biệt, sau khi xảy ra các tai nạn hoặc các trường hợp khẩn cấp. Khi có thể tổ chức cũng phải định kỳ kiểm tra những thủ tục này. 3.5 Kiểm tra và hành động phòng ngừa 3.5.1 Giám sát và đo lường Tổ chức phải thiết lập và duy trì các thủ tục bằng văn bản để định kỳ giám sát và đo lường các đặc tính cơ bản trong hoạt động của tổ chức và các hoạt động mà có tác động đáng kể đến môi trường. Hoạt động này bao gồm việc ghi lại các thông tin để truy tìm kết quả hoạt động, kiểm soát vận hành và sự phù hợp với các mục đích và mục tiêu của tổ chức. Thiết bị giám sát phải được hiệu chuẩn và duy trì và các hồ sơ của quá trình này phải được duy trì theo các thủ tục của tổ chức. Tổ chức phải thiết lập và duy trì thủ tục bằng văn bản để đánh giá định kỳ sự tuân thủ pháp luật và quy định về môi trường. 3.5.2 Sự không phù hợp và hành động khắc phục và phòng ngừa
9. Tổ chức phải thiết lập và duy trì các thủ tục để xác định trách nhiệm và quyền hạn trong việc xử lý và điều tra sự không phù hợp, thực hiện hành động nhằm giảm nhẹ bất cứ tác động gây ra và để tiến hành và kết thúc hành động khắc phục và phòng ngừa. Bất cứ hành động khắc phục và phòng ngừa nào được tiến hành nhằm loại bỏ các nguyên nhân của sự không phù hợp thực tế và tiềm ẩn phải phù hợp với mức độ của vấn đề và tương xứng với những tác động môi trường gặp phải. Tổ chức phải thực hiện và ghi hồ sơ bất cứ sự thay đổi nào các thủ tục bằng văn bản do hành động khắc phục và phòng ngừa tạo ra. 3.5.3 Hồ sơ Tổ chức phải thiết lập và duy trì các thủ tục để nhận biết, duy trì và xử lý các hồ sơ về môi trường. Những hồ sơ này phải bao gồm những hồ sơ về đào tạo và kết quả đánh giá và xem xét. Các hồ sơ về môi trường phải rõ ràng, dễ nhận biết và truy tìm tới các hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ liên quan. Các hồ sơ về môi trường phải được lưu giữ và duy trì để dễ truy cập và bảo vệ khỏi hư hỏng, xuống cấp hoặc mất mát. Thời gian lưu giữ phải được thiết lập và ghi lại. Hồ sơ phải được duy trì, một cách phù hợp với hệ thống và với tổ chức, để chứng minh sự phù hợp các yêu cầu của tiêu chuẩn quốc tế này. 3.5.4 Đánh giá hệ thống quản lý môi trường Tổ chức phải thiết lập và duy trì các chương trình và thủ tục để đánh giá định kỳ hệ thống quản lý môi trường được thực hiện nhằm a. Xem xét xem hệ thống quản lý môi trường có: o Phù hợp với các sắp xếp hoạch định quản lý môi trường bao gồm các yêu cầu của tiêu chuẩn này; và o Được thực hiện và duy trì hợp lý; và b. Cung cấp thông tin về kết quả đánh giá lên lãnh đạo. Chương trình đánh giá của tổ chức, bao gồm chương trình đánh giá phải dựa trên tầm quan trọng về vấn đề môi trường của hành động liên quan và kết quả của các cuộc đánh giá lần trước. Để toàn diện, thủ tục đánh giá phải bao gồm phạm vi, tần xuất và
10. phương pháp đánh giá, cũng như trách nhiệm và các yêu cầu để thực hiện đánh giá và báo cáo đánh giá. 3.6 Xem xét lãnh đạo Lãnh đạo cao nhất của tổ chức phải, định kỳ, xem xét hệ thống quản lý chất lượng, để đảm bảo tính phù hợp, thoả đáng và hữu hiệu liên tục của hệ thống. Quá trình xem xét lãnh đạo phải đảm bảo các thông tin cần thiết được thu thập để lãnh đạo thực hiện việc đánh giá này. Việc xem xét sẽ được ghi thành văn bản. Xem xét lãnh đạo sẽ giải quyết các nhu cầu có thể trong việc thay đổi chính sách, mục tiêu và các yếu tố khác của hệ thống quản lý môi trường, theo sự phát hiện của kết quả đánh giá hệ thống quản lý môi trường, thay đổi tình hình và cam kết đối với hoạt động cải tiến liên tục. PHỤ LỤC PHỤ LỤC A: Hướng dẫn sử dụng tiêu chuẩn Phụ lục này đưa ra các thông tin thêm về các yêu cầu và nhằm tránh sự hiểu nhầm về các yêu cầu. Phụ lục này chỉ đề cập đến các yêu cầu về hệ thống quản lý môi trường được nêu trong điều khoản 4. A.1 Các yêu cầu chung Nhằm mục đích đảm bảo việc thực hiện hệ thống quản lý môi trường được mô tả bằng tiêu chuẩn sẽ đem lại kết quả hoạt động về môi trường được cải tiến. Tiêu chuẩn này dựa trên quan niệm là tổ chức phải định kỳ xem xét và đánh giá hệ thống quản lý môi trường của mình nhằm xác định các cơ hội cải tiến và thực hiện chúng. Các hoạt động cải tiến hệ thống quản lý môi trường nhằm đạt được những cải tiến hơn nữa trong kết quả hoạt động môi trường. Hệ thống quản lý môi trường đưa ra một quá trình có cơ cấu để đạt được sự cải tiến liên tục, tỷ lệ và mức độ của nó sẽ được tổ chức xác định theo tình hình kinh tế và các tình hình khác. Mặc dù một số cải tiến trong kết quả hoạt động về môi trường là có thể do việc áp dụng tiếp cận hệ thống, cần phải nắm được là hệ thống quản lý môi trường là một công cụ cho phép tổ chức đạt được và kiểm soát một cách có hệ thống mức độ kết quả của hoạt động môi trường mà tổ chức đặt ra cho mình. Việc thiết lập và vận hành hệ thống quản lý môi trường, chính nó, sẽ không nhất thiết phải giảm được ngay lập tức những tác động có hại về môi trường.
11. Một tổ chức được tự quyền và linh hoạt trong việc xác định phạm vi và có thể lựa chọn để thực hiện tiêu chuẩn quốc tế này trong toàn bộ tổ chức hoặc trong một đơn vị hoạt động cụ thể của mình hoặc các hoạt động của tổ chức. Nếu tiêu chuẩn quốc tế này được thực hiện cho một đơn vị hoặc hoạt động cụ thể, chính sách và thủ tục do các phần khác của tổ chức xây dựng nên có thể được sử dụng để đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn quốc tế này, với điều kiện là chúng phải được áp dụng cho đơn vị hoặc hoạt động cụ thể mà phụ thuộc vào chúng. Mức độ chi tiết và phức tạp của hệ thống quản lý môi trường, mức độ tài liệu và các nguồn lực dành riêng cho hệ thống quản lý sẽ phụ thuộc và kích cỡ của tổ chức và bản chất của các hoạt động của tổ chức. Đây có thể là trường hợp đặc biệt cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Việc hợp nhất các vấn đề về môi trường với hệ thống quản lý tổng thể có thể đóng góp vào việc thực hiện hữu hiệu hệ thống quản lý môi trường, cũng như đóng góp vào hiệu quả và mức độ rõ ràng của các vai trò. Tiêu chuẩn quốc tế này bao gồm các yêu cầu của hệ thống quản lý, dựa trên quá trình có tính chu kỳ năng động của việc "lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và xem xét" Hệ thống phải giúp tổ chức để a. Thiết lập chính sách môi trường phù hợp với tổ chức; b. Nhận biết các khía cạnh về môi trường xuất phát từ các hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ trước đây, đang thực hiện và trong kế hoạch của tổ chức, để xác định mức độ tác động về môi trường; c. Xác định các yêu cầu pháp luật và quy định; d. Xác định các ưu tiên và thiết lập các mục đích và mục tiêu về môi trường phù hợp; e. Thiết lập cơ cấu và các chương trình để thực hiện chính sách và đạt được các mục đích và mục tiêu; f. Tạo thuận lợi cho các quá trình lập kế hoạch, kiểm soát, giám sát, hành động khắc phục, đánh giá và xem xét các hoạt động để đảm bảo là chính sách được tuân thủ và hệ thống quản lý môi trường được duy trì phù hợp; g. Đủ khả năng thích ứng với những thay đổi. A.2 Chính sách môi trường Chính sách môi trường là định hướng cho việc thực hiện và cải tiến hệ thống quản lý môi trường để tổ chức có thể duy trì và có tiềm năng để cải tiến kết quả hoạt động môi trường của mình. Do vậy chính sách phải thể hiện cam kết của lãnh đạo cao nhất tuân thủ
12. những luật lệ hiện hành và việc cải tiến liên tục. Chính sách đưa ra cơ sở qua đó tổ chức thiết lập các mục đích và mục tiêu. Chính sách phải rõ ràng để các bên liên quan bên trong và bên ngoài tổ chức có thể hiểu và định kỳ phải được xem xét và sửa đổi để phản ánh sự thay đổi các điều kiên và thông tin. Phạm vi áp dụng phải được xác định rõ. Lãnh đạo cao nhất của tổ chức phải xác định và thiết lập bằng văn bản chính sách môi trường đảm bảo đúng tinh thần của chính sách môi trường của tổ chức lớn hơn mà nó là một bộ phận với sự chấp thuận của tổ chức đó, nếu có. Chú ý - Lãnh đạo cao nhất có thể bao gồm một cá nhân hoặc nhóm các cá nhân với các trách nhiệm lãnh đạo đối với tổ chức. A.3 Lập kế hoạch A.3.1 Các khía cạnh về môi trường Điều khoản nhỏ 4.3.1 nhằm đưa ra một quá trình cho một tổ chức để nhận biết các khía cạnh về môi trường đáng kể mà phải được giải quyết hệ thống quản lý môi trường của tổ chức giải quyết ưu tiên giải quyết. Quá trình này phải tính đến chi phí và thời gian thực hiện phân tích và mức độ sẵn có của các dữ liệu đáng tin cậy. Các thông tin sẵn có cho các mục đích điều chỉnh hoặc các mục đích khác có thể được sử dụng cho quá trình này. Tổ chức cũng có thể xem xét đến mức độ thực hiện kiểm soát mà họ có thể có đối với các khía cạnh môi trường được xem xét. Tổ chức phải xác định đâu là các khía cạnh về môi trường của họ bằng việc xem xét các yếu tố đầu vào và đầu ra gắn liền với các hoạt động, sản phẩm và/hoặc dịch vụ hiện tại và trước đây của tổ chức. Một tổ chức mà hiện tại không áp dụng hệ thống quản lý môi trường trước tiên phải thiết lập vị trí của tổ chức về môi trường bằng các hình thức xem xét. Mục đích phải là việc xem xét tất cả các khía cạnh về môi trường của tổ chức như là cơ sở để thiết lập hệ thống quản lý môi trường. Những tổ chức đang áp dụng các hệ thống quản lý môi trường không phải tiến hành hoạt động xem xét này. Việc xem xét phải bao quát bốn khu vực: a. Các quy định và yêu cầu pháp luật b. Xác định các vấn đề môi trường c. Kiểm tra thực tiễn và các thủ tục hiện hành về môi trường d. Đánh giá thông tin phản hội về điều tra các sự cố trước đây
13. Trong tất cả các trường hợp, phải xem xét các hoạt động bình thường và không bình thường trong tổ chức và các điều kiện khẩn cấp tiềm tàng. Hình thức tiếp cận phù hợp để xem xét có thể bao gồm danh mục kiểm tra, phỏng vấn, trực tiếp thanh tra và đo lường, kết quả của các lần đánh giá trước hoặc các xem xét khác phụ thuộc vào bản chất của các hoạt đôngj. Quá trình xác định các vấn đề về môi trường nổi bật gắn liền với các hoạt động tại đơn vị hoạt động, khi thích hợp, phải, a. Sự phát ra không khí; b. Nhiễm vào nước; c. Xử lý chất thải; d. Sự ô nhiễm đất; e. Sử dụng nguyên liệu và các tài nguyên thiên nhiên; f. Các vấn đề khác về cộng đồng và môi trường địa phương Quá trình này phải xem xét các điều kiện hoạt động thông thường, các điều kiện tắt và khởi động, cũng như các tác động đáng kể tiềm tàng thực tế gắn liềm với các tình huống khẩn cấp hoặc lường trước được một cách hợp lý. Quá trình nhằm xác định các vấn đề môi trường nổi bật gắn liền với các hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ và không nhằm yêu cầu việc đánh giá chu kỳ sống ở mức độ chi tiết. Tổ chức không phải đánh giá từng sản phẩm, bộ phận cấu thành và các nguyên liệu thô đầu vào. Các tổ chức có thể lựa chọn loại hình hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ để xác định các vấn đề có thể có tác động đáng kể nhất. Việc kiểm soát và ảnh hưởng đối với các vấn đề môi trường của sản phẩm rất khác nhau, phụ thuộc vào tình hình thị trường của tổ chức. Một nhà thầu hoặc nhà cung ứng cho tổ chức có thể kiểm soát rất ít trong khi tổ chức chịu trách nhiệm về thiết kế sản phẩm có thể biến đổi vấn đề một cách đáng kể bằng việc thay đổi, ví dụ, một nguyên liệu đầu vào. Trong khi thừa nhận là tổ chức có rất ít sự kiểm soát việc sử dụng và xử lý các sản phẩm của họ, nếu thấy thực tế, tổ chức phải xem xét việc sử dụng đúng và cơ chế xử lý. Điều khoản này không nhằm vào việc thay đổi hoặc làm tăng trách nhiệm pháp lý của tổ chức. A.3.2 Yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác Các ví dụ về các yêu cầu mà tổ chức phải tuân thủ là
14. a. Quy định thực thi trong ngành b. Thoả thuận với các cơ quan quản lý của nhà nước c. Các hướng dẫn A.3.3 Mục đích và mục tiêu Các mục đích phải cụ thể và các mục tiêu phải đo lường được bất cứ khi nào là thực thi và khi phù hợp phải thực hiện các biện pháp phòng ngừa into account Khi xem xét các lựa chọn về công nghệ, tổ chức phải xem xét việc sử dụng công nghệ sẵn có tốt nhất, khả thi về kinh tế, hiệu quả về chi phí và đánh giá phù hợp. Việc xem xét đến các yêu cầu về tài chính của tổ chức không nhằm ngụ ý là tổ chức phải có trách nhiệm sử dụng các phương pháp kế toán chi phí liên quan đến môi trường. A.3.4 Các chương trình quản lý môi trường Việc tạo và sử dụng một hoặc nhiều chương trình là yếu tố chính để thực hiện thành công hệ thống quản lý môi trường. Chương trình phải mô tả các mục tiêu của tổ chức và mục đích phải đạt được, bao gồm phạm vi thời gian và con người chịu trách nhiệm thực hiện chính sách môi trường của tổ chức. chương trình này có thể được chia nhỏ để giải quyết các yếu tố cụ thể trong hoạt động của tổ chức. Chương trình phải bao gồm việc xem xét về môi trường đối với các hoạt động mới. Khi phù hợp, chương trình có thể bao gồm việc xem xét các giai đoạn lập kế hoạch, thiết kế, sản xuất, tiếp thị và xử lý. Việc này có thế thực hiện cho cả các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ hiện có và mới. Đối với sản phẩm, việc này có thể giải quyết các vấn đề về thiết kế, nguyên vật liệu, các quá trình sản xuất, sử dụng và xử lý cuối cùng. Đối với việc lắp đặt và những thay đổi lớn trong các quá trình, việc xem xét có thể giải quyết các vấn đề lập kế hoạch, thiết kế, xây dựng, uỷ nhiệm, hoạt động và tại thời điểm tổ chức cho là thích hợp thực hiện thay đổi cả vấn đề decommission. A.4 Việc thực hiện và hoạt động A.4.1 Cơ cấu và trách nhiệm Việc thực hiện thành công hệ thống quản lý môi trường yêu cầu sự cam kết của tất cả các nhân viên trong tổ chức. Do vậy, trách nhiệm về môi trường phải không được coi là chỉ giới hạn đến chức năng môi trường, mà có thể bao gồm cả các khu vực khác của tổ chức như quản lý tác nghiệp hoặc các chức năng của cán bộ không thuộc về môi trường.
15. Cam kết phải bắt đầu ở cấp cao nhất. Theo đó, lãnh đạo cao nhất phải thiết lập chính sách môi trường của tổ chức và đảm bảo là hệ thống quản lý môi trường được thực hiện. Như một phần của cam kết này, lãnh đạo cao nhất phải chỉ định a) đại diện lãnh đạo với các trách nhiệm và quyền hạn cụ thể để thực hiện hệ thống quản lý chất lượng. Trong tổ chức lớn hoặc phức tạp, có thể có nhiều hơn một đại diện lãnh đạo. Trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa, những trách nhiệm này có thể do một cá nhân thực hiện. Lãnh đạo cao nhất cũng phải đảm bảo cung cấp các nguồn lực phù hợp để đảm bảo hệ thống quản lý môi trường được thực hiện và duy trì. Cũng rất quan trọng là các trách nhiệm chủ yếu trong hệ thống quản lý môi trường được xác định rõ và truyền đạt đến từng nhân sự thích hợp. A.4.2 Đào tạo, nhận thức và năng lực Tổ chức phải thiết lập và duy trì các thủ tục để xác định các nhu cầu đào tạo. Tổ chức cũng phải yêu cầu các nhà thầu hoạt động đại diện thay mặt cho tổ chức phải có khả chứng minh là nhân viên của họ được đào tạo đầy đủ theo yêu cầu. Lãnh đạo phải xác định mức độ kinh nghiệm, khả năng và đào tạo cần thiết để đảm bảo năng lực của nhân sự, đặc biệt là những người thực hiện những chức năng quản lý môi trường cụ thể. A.4.3 Trao đổi thông tin Tổ chức phải thực hiện thủ tục để tiếp nhận, lập văn bản và phúc đáp tới thông tin thích hợp và yêu cầu của các bên liên quan. Thủ tục này phải bao gồm đối với các bên liên quan và việc xem xét những quan tâm thích hợp. Trong một số trường hợp, việc phúc đáp tới các bên liên quan phải bao gồm cả các thông tin liên quan về tác động đến môi trường đi liền với hoạt động của tổ chức. Những thủ tục này phải thực hiện những trao đổi cần thiết với các cơ quan công chúng về lập kế hoạch các trường hợp khẩn cấp và các vấn đề liên quan. A.4.4 Tài liệu hệ thống quản lý môi trường Mức độ chi tiết của tài liệu đầy đủ để mô tả các yếu tố chính và sự tương tác của hệ thống quản lý môi trường và đưa ra phương hướng cho thu thập thông tin về hoạt động của từng bộ phận cụ thể của hệ thống quản lý môi trường. Tài liệu này có thể gộp với tài liệu của các hệ thống quản lý khác mà tổ chức đang thực hiện. Tài liệu này không nhất thiết phải dưới hình thức một cuốn sổ tay riêng. Các tài liệu liên quan bao gồm:
16. a. Thông tin về quá trình; b. Sơ đồ tổ chức; c. Tiêu chuẩn nội bộ và các thủ tục hoạt động; d. Kế hoạch khẩn cấp tại chỗ A.4.5 Kiểm soát tài liệu Mục đích của 4.4.5 để đảm bảo tổ chức tạo và duy trì các tài liệu một cách đầy đủ để thực hiện hệ thống quản lý môi trường. Tuy nhiên, trước tiên tổ chức phải tập trung vào việc thực hiện hữu hiệu hệ thống quản lý môi trường và việc kết quả thực hiện về môi trường chứ không phải tập trung vào hệ thống kiểm soát tài liệu phức tạp. A.4.6 Kiểm soát hoạt động A.4.7 Sự sẵn sàng và phúc đáp khẩn cấp A.5 Kiểm tra và hành động khắc phục A.5.1 Giám sát và đo lường Trong quá trình thiết lập và duy trì các thủ tục để điều tra và khắc phục sự không phù hợp, tổ chức phải bao gồm những yếu tố cơ bản sau: a. Xác định nguyên nhân của sự không phù hợp; b. Xác định và thực hiện hành động khắc phục cần thiết; c. Thực hiện hoặc thay đổi việc kiểm soát cần thiết để tránh sự lặp lại sự không phù hợp; d. Ghi lại những thay đổi trong các thủ tục bằng văn bản do hành động khắc phục đem lại. Tuỳ thuộc vào tình hình, việc này có thể thực hiện một cách nhanh chóng với việc lập kế hoạch tối thiểu hoặc có thể phức tạp hơn và là một hoạt động dài hạn. Các tài liệu kèm theo phải phù hợp với cấp độ của hành động khắc phục. A.5.3 Hồ sơ Các thủ tục để xác định, duy trì và xử lý hồ sơ phải tập trung vào những hồ sơ cần thiết để thực hiện và vận hành hệ thống quản lý môi trường và việc ghi hồ sơ ở mức độ mà các mục đích và mục tiêu theo kế hoạch được đáp ứng. Các hồ sơ về môi trường có thể bao gồm:
17. a. Thông tin về các luật môi trường đang áp dụng hoặc các yêu cầu khác; b. Hồ sơ về những khiếu nại; c. Các hồ sơ đào tạo; d. Thông tin về quá trình; e. Thông tin về sản phẩm; f. Hồ sơ về kiểm tra, duy trì và hiệu chuẩn g. Nhà thầu lâu dài và các thông tin về nhà cung cấp; h. Báo cáo sự cố; i. Thông tin về sự sẵn sàng khẩn cấp và phúc đáp; j. Thông tin về các vấn đề môi trường nổi bật; k. Kết quả đánh giá; l. Xem xét của lãnh đạo Phải xem xét một cách thích hợp các thông tin về bí mật kinh doanh. A.5.4 Đánh giá hệ thống quản lý môi trường Chương trình đánh giá và các thủ tục phải bao gồm các nội dung: a. Các hoạt động và khu vực được xem xét trong quá trình đánh giá; b. Tần xuất đánh giá; c. Trách nhiệm liên quan đến việc quản lý và thực hiện đánh giá d. Trao đổi thông tin về kết quả đánh giá; e. Năng lực của đánh giá viên f. Thực hiện đánh giá như thế nào; Đánh giá có thể do nhân sự trong tổ chức thực hiện và hoặc do người bên ngoài do tổ chức lựa chọn. Trong cả hai trường hợp, người thực hiện đánh giá phải ở vị trí để đánh giá một cách khách quan và công bằng. A.6 Xem xét lãnh đạo Nhằm duy trì cải tiến liên tục, tính phù hợp và hữu hiệu của hệ thống quản lý môi trường và kết quả thực hiện hệ thống, lãnh đạo của tổ chức phải xem xét và đánh giá hệ thống quản lý môi trường tại thời điểm xác định. Phạm vi của việc xem xét phải toàn diện mặc dù không phải tất cả các yếu tố của hệ thống quản lý môi trường cần phải được xem xét ngay và quá trình xem xét có thể diễn ra trong một thời kỳ.
18. Việc xem xét chính sách, mục đích và các thủ tục phải được thực hiện ở cấp lãnh đạo mà đã đề ra những chính sách và mục tiêu này. Việc xem xét phải bao gồm: a. Kết quả từ hoạt động đánh giá; b. Mức độ mà các mục đích và mục tiêu đã được đáp ứng; c. Sự tiếp tục tính phù hợp của hệ thống quản lý môi trường trong mối quan hệ với các điều kiện và thông tin thay đổi; d. Mối quan tâm của các bên liên quan Sự quan sát, kết luận và nhận xét phải được ghi lại thành văn bản để thực hiện các hành động cần thiết. PHỤ LỤC B: Mối quan hệ giữa ISO 14001 và ISO 9001 Bảng B.1 và bảng B.2 nêu rõ mối quan hệ và sự giống nhau rất nhiều về chuyên môn giữa ISO 14001 và ISO 9001 và ngược lại. Mục đích của việc so sánh là thể hiện khả năng kết hợp của cả hai hệ thống đối với những tổ chức đã áp dụng một trong những tiêu chuẩn này và có mong muốn đáp ứng theo cả hai tiêu chuẩn. Mối liên hệ trực tiếp giữa các điều khoản nhỏ trong hai tiêu chuẩn quốc tế này đã được xác định nếu hai điều khoản này phần lớn là tương đồng ở nội dung của các yêu cầu. Ngoài ra, rất nhiều tương đồng trong liên hệ chéo ở mức chi tiết mà không thể thể hiện ở đây. Bảng A.2: Tương ứng giữa ISO 14001:1996 và ISO 9001:2000 ISO 14001:1996 ISO 9001:2000 0 Mở đầu 0.1 Khái quát 0.2 Cách tiếp cận theo quá trình 0.3 Quan hệ với ISO 9004 0.4 Sư tương thích với các hệ thống quản lý khác Phạm vi 1 1 Phạm vi 1.1 Khái quát 1.2 Áp dụng Tiêu chuẩn trích dẫn 2 2 Tiêu chuẩn viện dẫn Định nghĩa 3 3 Thuật ngữ và định nghĩa
19. Các yêu cầu của Hệ thống 4 4 Hệ thống quản lý môi trường quản lý môi trường Các yêu cầu chung 4.1 4.1 Yêu cầu chung 5.5 Trách nhiệm, quyền hạn và trao đổi thông tin 5.5.1 Trách nhiệm và quyền hạn Chính sách môi trường 4.2 5.1 Cam kết của lãnh đạo 5.3 Chính sách chất lượng 8.5 Cải tiến Lập kế hoạch 4.3 5.4 Hoạch định Khía cạnh môi trường 4.3.1 5.2 Hướng vào khách hàng 7.2.1 Xác định các yêu cầu liên quan đến sản phẩm 7.2.2 Xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm. Yêu cầu về pháp luật và yêu 4.3.2 5.2 Hướng vào khách hàng cầu khác 7.2.1 Mục tiêu và chỉ tiêu 4.3.3 5.4.1 Mục tiêu chất lượng Chương trình quản lý môi 4.3.4 5.4.2 Hoạch định hệ thống quản lý chất trường lượng 8.5.1 Thực hiện và điều hành 4.4 7 Tạo sản phẩm 7.1 Hoạch định việc tạo sản phẩm Cơ cấu trách nhiệm 4.4.1 5 Trách nhiệm của lãnh đạo 5.1 Cam kết của lãnh đạo 5.5.1 Trách nhiệm và quyền hạn 5.5.2 Đại diện của lãnh đạo 6 Quản lý nguồn lực 6.1 Cung cấp các nguồn lực 6.2 Nguồn nhân lực 6.2.1 Khái quát 6.3 Cơ sở hạ tầng 6.4 Môi trường làm việc Đào tạo, nhận thức và năng 4.4.2 6.2.2 Năng lực, nhận thức và đào tạo lực Thông tin liên lạc 4.4.3 5.5.3 Trao đổi thông tin nội bộ 7.2.3 Trao đổi thông tin với khách hàng Tư liệu của hệ thống quản lý 4.4.4 4.2 Yêu cầu về hệ thống quản lý môi trường 4.2.1 Khái quát 4.2.2 Sổ tay chất lượng Kiểm soát tài liệu 4.4.5 4.2.3 Kiểm soát tài liệu
20. Kiểm soát điều hành 4.4.6 7. Tạo sản phẩm 7.1 Hoạch định việc tạo sản phẩm 7.2 Các quá trình liên quan đến khách hàng 7.2.1 Xác định các yêu cầu liên quan đến sản phẩm 7.2.2 Xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm 7.3 Thiết kế và phát triển 7.3.1 Hoạch định thiết kế và phát triển 7.3.2 Đầu vào của thiết kế và phát triển 7.3.3 Đầu ra của thiết kế và phát triển 7.3.4 Xem xét thiết kế và phát triển 7.3.5 Kiểm tra xác nhận thiết kế và phát triển 7.3.6 Xác nhận giá trị sử dụng của thiết kế và phát triển 7.3.7 Kiểm soát thay đổi thiết kế và phát triển 7.4 Mua hàng 7.4.1 Quá trình mua hàng 7.4.2 Thông tin mua hàng 7.4.3 Kiểm tra xác nhận sản phẩm mua vào 7.5 Sản xuất và cung cấp dịch vụ 7.5.1 Kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ 7.5.3 Nhận biết và xác định nguồn gốc 7.5.4 Tài sản của khách hàng 7.5.5 Bảo toàn sản phẩm 7.5.2 Xác nhận giá trị sử dụng của các quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ Sự chuẩn bị sẵn sàng và đáp 4.4.7 8.3 ứng với tình trạng khẩn cấp KIểm tra và hành động khắc 4.5 8 Đo lường, phân tích và cải tiến phục Giám sát (monitoring) và đo 4.5.1 7.6 8.1 Khái quát 8.2 Theo dõi và đo lường 8.2.1 Sự thoả mãn của khách hàng 8.2.3 Theo dõi và đo lường các quá trình 8.2.4 Theo dõi và đo lường sản phẩm 8.4 Phân tích dữ liệu 8.3 Kiểm soát sản phẩm không phù
21. hợp 8.5.2 Hành động khắc phục 8.5.3 Hành động phòng ngừa Hồ sơ 4.5.3 4.2.4 Kiểm soát hồ sơ Đánh giá hệ thống quản lý 4.5.4 8.2.2 Đánh giá nội bộ môi trường Xem xét lại của ban lãnh 4.6 5.6 Xem xét của lãnh đạo đạo 5.6.1 Khái quát 5.6.2 Đầu vào của việc xem xét 5.6.3 Đầu ra của việc xem xét