Giáo trình Word 2003-2007-2010 - Bùi Quyết Tiến

345 trang phuongnguyen 2650

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Word 2003-2007-2010 - Bùi Quyết Tiến", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

giao_trinh_word_2003_2007_2010_bui_quyet_tien.pdf

Nội dung text: Giáo trình Word 2003-2007-2010 - Bùi Quyết Tiến

BÙI QUYẾT TIẾN 2011 ĐÂY LÀ TÀI LIỆU VỀ WORD 03-07-10 TUY KHÔNG NÓI HẾT ĐƢƠC TẤT CẢ NHƢNG CŨNG 1 PHẦN NÀO ĐÓ CÓ ÍCH CHO MỌI NGƢỜI ( MỌI NGƢỜI NÊN DÙNG OFFICE 2010 VÌ NÓ CÓ NHIỀU TÍNH NĂNG HAY MÀ KHI NHỮNG NGƢỜI DÙNG PHIÊN BẢN THẤP HƠN CŨNG CÓ THỂ MỞ ĐƢỢC BẠN CÓ THỂ LƢU DƢỚI DẠNG .DOC HOẶC PDF ) Microsoft word Bài mở đâu 1. Giíi thiÖu phÇn mÒm Microsoft Winword So¹n th¶o v¨n b¶n lµ c«ng viÖc ®−îc sö dông rÊt nhiÒu trong c¸c c¬ quan, xÝ nghiÖp còng nh− nhu cÇu cña bÊt kú c¸ nh©n nµo hiÖn nay. Tõ thña xa x−a con ng−êi ®· biÕt sö dông m¸y mãc vµo viÖc so¹n th¶o v¨n b¶n (m¸y gâ ch÷). Gâ ®Õn ®©u, v¨n b¶n ®−îc in ra ngay ®Õn ®ã trªn giÊy. C¸c c«ng viÖc dÞch chuyÓn trªn v¨n b¶n, còng nh− c¸c kü n¨ng so¹n th¶o v¨n b¶n cßn rÊt th« s¬, ®¬n gi¶n. §Ó t¹o ra ®−îc mét v¨n b¶n, ®ßi hái ng−êi so¹n th¶o ph¶i cã nh÷ng kü n¨ng sö dông m¸y gâ rÊt tèt (kh«ng nh− m¸y tÝnh b©y giê, hÇu nh− ai còng cã thÓ häc vµ so¹n th¶o ®−îc mét c¸ch râ rµng). So¹n th¶o lµ nh− vËy, cßn vÒ in Ên còng cã v« cïng khã kh¨n. §ã lµ ngµy x−a, khi mµ c«ng nghÖ th«ng tin cßn ch−a ph¸t triÓn. Ngµy nay, khi mµ c«ng nghÖ th«ng tin ®ang ph¸t triÓn rÇm ré, c«ng nghÖ thay ®æi tõng ngµy, nh÷ng bµi to¸n, nh÷ng khã kh¨n cña con ng−êi GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 1
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 ®ang dÇn dÇn ®−îc m¸y tÝnh ho¸, th× viÖc so¹n th¶o nh÷ng v¨n b¶n b»ng m¸y tÝnh ®· trë thµnh nh÷ng c«ng viÖc rÊt b×nh th−êng cho bÊt kú ai biÕt sö dông m¸y tÝnh. Mét trong nh÷ng phÇn mÒm m¸y tÝnh ®−îc sö dông réng r·i nhÊt hiÖn nay lµ Microsoft Word cña h·ng Microsoft hay cßn gäi phÇn mÒm Winword. Ra ®êi tõ cuèi nh÷ng n¨m 1980, ®Õn nay phÇn mÒm Winword ®· ®¹t ®−îc tíi sù hoµn h¶o trong lÜnh vùc so¹n th¶o v¨n b¶n còng nh− trong lÜnh vùc v¨n phßng cña bé phÇn mÒm Microsoft Office nãi chung. Cã thÓ liÖt kª c¸c ®Æc ®iÓm næi bËt cña phÇn mÒm nµy nh− sau: - Cung cÊp ®Çy ®ñ nhÊt c¸c kü n¨ng so¹n th¶o vµ ®Þnh d¹ng v¨n b¶n ®a d¹ng, dÔ sö dông; - Kh¶ n¨ng ®å ho¹ ®· m¹nh dÇn lªn, kÕt hîp víi c«ng nghÖ OLE (Objects Linking and Embeding) b¹n cã thÓ chÌn ®−îc nhiÒu h¬n nh÷ng g× ngoµi h×nh ¶nh vµ ©m thanh lªn tµi liÖu word nh−: biÓu ®å, b¶ng tÝnh,.v.v. - Cã thÓ kÕt xuÊt, nhËp d÷ liÖu d−íi nhiÒu lo¹i ®Þnh d¹ng kh¸c nhau. §Æc biÖt kh¶ n¨ng chuyÓn ®æi d÷ liÖu gi÷a Word víi c¸c phÇn mÒm kh¸c trong bé Microsoft Office ®· lµm cho viÖc xö lý c¸c øng dông v¨n phßng trë nªn ®¬n gi¶n vµ hiÖu qu¶ h¬n. - DÔ dµng kÕt chuyÓn tµi liÖu thµnh d¹ng HTML ®Ó chia sÎ d÷ liÖu trªn m¹ng néi bé, còng nh− m¹ng Internet. 2. C¸ch khëi ®éng Cã rÊt nhiÒu c¸ch cã thÓ khëi ®éng ®−îc phÇn mÒm Word. Tuú vµo môc ®Ých lµm viÖc, së thÝch hoÆc sù tiÖn dông mµ ta cã thÓ chän mét trong c¸c c¸ch sau ®©y ®Ó khëi ®éng: C¸ch 1: Chän lÖnh Start cña Windows: Start | Programs | Microsoft Word C¸ch 2: Nh¸y kÐp chuét lªn biÓu t−îng cña phÇn mÒm Word nÕu nh− nh×n thÊy nã bÊt kú ë chç nµo: trªn thanh t¸c vô (task bar), trªn mµn h×nh nÒn cña Windows, vv C¸ch 3: NÕu muèn më nhanh mét tÖp v¨n b¶n võa so¹n th¶o gÇn ®©y nhÊt trªn m¸y tÝnh ®ang lµm viÖc, cã thÓ chän Start | Documents, chän tªn tÖp v¨n b¶n (Word) cÇn më. Khi ®ã Word sÏ khëi ®éng vµ më ngay GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 2
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 tÖp v¨n b¶n võa chØ ®Þnh. 3. M«i truêng lµm viÖc Sau khi khëi ®éng xong, mµn h×nh lµm viÖc cña Word th−êng cã d¹ng nh− sau: Th−êng th× m«i tr−êng lµm viÖc trªn Word gåm 4 thµnh phÇn chÝnh: - Cöa sæ so¹n th¶o tµi liÖu: Lµ n¬i ®Ó chÕ b¶n tµi liÖu. B¹n cã thÓ gâ v¨n b¶n, ®Þnh d¹ng, chÌn c¸c h×nh ¶nh lªn ®©y. Néi dung trªn cöa sæ nµy sÏ ®−îc in ra m¸y in khi sö dông lÖnh in. - HÖ thèng b¶ng chän (menu): chøa c¸c lÖnh ®Ó gäi tíi c¸c chøc n¨ng cña Word trong khi lµm viÖc. B¹n ph¶i dïng chuét ®Ó më c¸c môc chän nµy, ®«i khi còng cã thÓ sö dông tæ hîp phÝm t¾t ®Ó gäi nhanh tíi c¸c môc chän. - HÖ thèng thanh c«ng cô: bao gåm rÊt nhiÒu thanh c«ng cô, mçi thanh c«ng cô bao gåm c¸c nót lÖnh ®Ó phôc vô mét nhãm c«ng viÖc nµo ®ã. VÝ dô: khi so¹n th¶o v¨n b¶n, b¹n ph¶i sö dông ®Õn thanh c«ng cô chuÈn Standard vµ thanh c«ng cô ®Þnh d¹ng Formating; hoÆc khi vÏ h×nh cÇn ®Õn thanh c«ng cô Drawing ®Ó lµm viÖc. - Th−íc kÎ: gåm 2 th−íc (ruler) bao viÒn trang v¨n b¶n. Sö dông th−íc nµy b¹n cã thÓ ®iÒu chØnh ®−îc lÒ trang v¨n b¶n, còng nh− thiÕt lËp c¸c ®iÓm dÞch (tab) mét c¸ch ®¬n gi¶n vµ trùc quan. GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 3
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 - Thanh tr¹ng th¸i: gióp b¹n biÕt ®−îc mét vµi tr¹ng th¸i cÇn thiÕt khi lµm viÖc. VÝ dô: b¹n ®ang lµm viÖc ë trang mÊy, dßng bao nhiªu, .v.v. 4. T¹o mét tµi liÖu míi Lµm viÖc víi word lµ lµm viÖc trªn c¸c tµi liÖu (Documents). Mçi tµi liÖu ph¶i ®−îc cÊt lªn ®Üa víi mét tÖp tin cã phÇn më réng .DOC. Th−êng th× c¸c tÖp tµi liÖu cña b¹n sÏ ®−îc cÊt vµo th− môc C:\My Documents trªn ®Üa cøng. Tuy nhiªn, b¹n cã thÓ thay ®æi l¹i th«ng sè nµy khi lµm viÖc víi Word. Th«ng th−êng sau khi khëi ®éng Word, mét mµn h×nh tr¾ng xuÊt hiÖn. §ã còng lµ tµi liÖu míi mµ Word tù ®éng t¹o ra. Tuy nhiªn ®Ó t¹o mét tµi liÖu míi, b¹n cã thÓ sö dông mét trong c¸c c¸ch sau: Cöa sæ so¹n th¶o tµi liÖu HÖ thèng b¶ng chän HÖ thèng thanh c«ng cô Th−íc kÎ Thanh tr¹ng th¸i - Më môc chän File | New ; hoÆc - NhÊn nót New trªn thanh c«ng cô Standard; hoÆc - NhÊn tæ hîp phÝm t¾t Ctrl + N. 5. Ghi tµi liÖu lªn ®Üa §Ó ghi tµi liÖu ®ang lµm viÖc lªn ®Üa, b¹n cã thÓ chän mét trong c¸c c¸ch sau: - Më môc chän File | Save ; hoÆc GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 4
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 - NhÊn nót Save trªn thanh c«ng cô Standard; hoÆc - NhÊn tæ hîp phÝm t¾t Ctrl + S. SÏ cã hai kh¶ n¨ng x¶y ra: NÕu ®©y lµ tµi liÖu míi, hép tho¹i Save As xuÊt hiÖn, cho phÐp ghi tµi liÖu nµy bëi mét tÖp tin míi: H·y x¸c ®Þnh th− môc (Folder)- n¬i sÏ chøa tÖp tin míi nµy råi gâ tªn tÖp tin vµo môc File name: (vÝ dô Vanban1 råi nhÊn nót Save ®Ó kÕt thóc viÖc ghi néi dung tµi liÖu. NÕu tµi liÖu cña b¹n ®· ®−îc ghi vµo mét tÖp, khi ra lÖnh cÊt tÊt c¶ nh÷ng sù thay ®æi trªn tµi liÖu sÏ ®−îc ghi l¹i lªn ®Üa. Gâ tªn tÖp tin vµo ®©y! GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 5
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 B¹n nªn thùc hiÖn thao t¸c ghi tµi liÖu võa råi th−êng xuyªn trong khi so¹n tµi liÖu, ®Ó tr¸nh mÊt d÷ liÖu khi gÆp c¸c sù cè mÊt ®iÖn, hay nh÷ng trôc trÆc cña m¸y tÝnh. 6. Më tµi liÖu ®∙ tån t¹i trªn ®Üa Tµi liÖu sau khi ®· so¹n th¶o trªn Word ®−îc l−u trªn ®Üa d−íi d¹ng tÖp tin cã phÇn më réng lµ .DOC. §Ó më mét tµi liÖu Word ®· cã trªn ®Üa, b¹n cã thÓ chän mét trong c¸c c¸ch sau ®©u: - Më môc chän File | Open; hoÆc - NhÊn tæ hîp phÝm t¾t Ctrl+O. Hép tho¹i Open xuÊt hiÖn: H·y t×m ®Õn th− môc n¬i chøa tÖp tµi liÖu cÇn më trªn ®Üa, chän tÖp tµi liÖu, cuèi cïng nhÊn nót lÖnh ®Ó tiÕp tôc. TÖp tµi liÖu sÏ ®−îc më ra trªn mµn h×nh Word. MÆt kh¸c, b¹n còng cã thÓ thùc hiÖn më rÊt nhanh nh÷ng tÖp tµi liÖu ®· lµm viÖc gÇn ®©y nhÊt b»ng c¸ch më môc chän File nh− sau: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 6
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 TiÕp theo nhÊn chuét lªn tªn tÖp tµi liÖu cÇn më. 7. Tho¸t khái m«i tr−êng lµm viÖc Khi kh«ng lµm viÖc víi Word, b¹n cã thÓ thùc hiÖn theo mét trong c¸c c¸ch sau: - Më môc chän File | Exit hoÆc - NhÊn tæ hîp phÝm t¾t Alt + F4. NhÊn chuét lªn tÖp tµi liÖu cÇn më ! Ch−¬ng 1: so¹n th¶o c¬ b¶n 1.1 Mét sè thao t¸c so¹n th¶o c¬ b¶n 1.1.1 NhËp v¨n b¶n NhËp v¨n b¶n lµ kh©u ®Çu tiªn trong qui tr×nh so¹n th¶o tµi liÖu. Th«ng th−êng l−îng v¨n b¶n (Text) trªn mét tµi liÖu lµ rÊt nhiÒu, b¹n tiÕp cËn ®−îc cµng nhiÒu nh÷ng tÝnh n¨ng nhËp v¨n b¶n th× cµng tèt, bëi lÏ nã sÏ lµm t¨ng tèc ®é chÕ b¶n tµi liÖu. a. Sö dông bé gâ tiÕng ViÖt GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 7
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 Ban ®Çu, m¸y tÝnh ch−a cã b¶ng m· tiÕng ViÖt mµ chØ cã duy nhÊt b¶ng m· chuÈn ASCCI. B¶ng m· nµy bao gåm 128 kü tù La tinh (c¸c phÝm ch÷, c¸c phÝm sè vµ mét sè c¸c ký hiÖu ®Æc biÖt). §Ó cã thÓ ®−a ®−îc tiÕng ViÖt sö dông trªn m¸y tÝnh, c¸c nhµ lËp tr×nh ph¶i x©y dùng phÇn mÒm gâ tiÕng ViÖt vµ c¸c bé ph«ng ch÷ tiÕng ViÖt ®i kÌm. HiÖn nay cã kh¸ nhiÒu c¸c bé gâ tiÕng ViÖt ®ang ®−îc sö dông nh−: VNI- ®−îc sö dông réng r·i ë phÝa Nam, VietWare- ®−îc sö dông nhiÒu ë miÒn Trung vµ ABC, Vietkey th× ®−îc sö dông réng r·i ngoµi B¾c. Do mçi n¬i sö dông nh÷ng bé gâ riªng (b¶ng m· tiÕng ViÖt còng kh¸c nhau) nªn viÖc trao ®æi th«ng tin gÆp rÊt nhiÒu khã kh¨n. Míi ®©y ChÝnh phñ ®· khuyÕn c¸o sö dông bé gâ vµ bé ph«ng ch÷ Unicode. Víi hÖ thèng míi nµy viÖc trao ®æi th«ng tin ®· trë nªn ®¬n gi¶n h¬n rÊt nhiÒu. Tuy nhiªn nã vÉn gÆp ph¶i mét sè khã kh¨n v× tÝnh t−¬ng thÝch víi c¸c hÖ thèng phÇn mÒm cò trªn m¸y tÝnh kh«ng cao. TÊt nhiªn, Unicode sÏ lµ gi¶i ph¸p tiÕng ViÖt trong t−¬ng lai. PhÇn mÒm tiÕng ViÖt chóng t«i giíi thiÖu trong cuèn gi¸o tr×nh nµy lµ ABC hoÆc Vietkey víi kiÓu gâ Telex. M¸y tÝnh cña b¹n ph¶i ®−îc gµi ®Æt phÇn mÒm nµy ®Ó cã ®−îc bé gâ vµ bé ph«ng ch÷ ®i kÌm. Khi nµo trªn mµn h×nh cña b¹n xuÊt hiÖn biÓu t−îng: hoÆc lµ khi b¹n cã thÓ gâ ®−îc tiÕng ViÖt. NÕu biÓu t−îng xuÊt hiÖn ch÷ E (kiÓu gâ tiÕng Anh), b¹n ph¶i nhÊn chuét lªn biÓu t−îng lÇn n÷a hoÆc nhÊn tæ hîp phÝm nãng Alt + Z ®Ó chuyÓn vÒ chÕ ®é gâ tiÕng ViÖt. Qui t¾c gâ tiÕng ViÖt nh− sau: Gâ §−îc ch÷ Gâ §−îc dÊu aa © f huyÒn aw ¨ s s¾c oo « r hái ow ¬ x ng· w − j nÆng VÝ dô: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 8
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 Muèn gâ tõ: “ Céng hoµ x∙ héi chñ nghÜa ViÖt Nam” B¹n ph¶i bËt tiÕng ViÖt vµ gâ lªn tµi liÖu nh− sau: “Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam” * NÕu gâ z, tõ tiÕng ViÖt sÏ bÞ bá dÊu. b. Sö dông bµn phÝm BËt tiÕng ViÖt (nÕu b¹n muèn gâ tiÕng ViÖt) vµ sö dông nh÷ng thao t¸c so¹n th¶o th«ng th−êng ®Ó so¹n th¶o tµi liÖu nh− lµ: - C¸c phÝm ch÷ a, b, c, z; - C¸c phÝm sè tõ 0 ®Õn 9; - C¸c phÝm dÊu: ‘,><?[]{} - Sö dông phÝm Shift ®Ó gâ ch÷ in hoa vµ mét sè dÊu; - Sö dông phÝm Caps Lock ®Ó thay ®æi kiÓu gâ ch÷ in hoa vµ ch÷ th−êng; - Sö dông phÝm ↵ Enter ®Ó ng¾t ®o¹n v¨n b¶n; - Sö dông phÝm Tab ®Ó dÞch ®iÓm Tab; - Sö dông phÝm Space Bar ®Ó chÌn dÊu c¸ch; - Sö dông c¸c phÝm mòi tªn: ←↑↓→ ®Ó dÞch chuyÓn con trá trªn tµi liÖu; - Sö dông phÝm Page Up vµ Page Down ®Ó dÞch chuyÓn con trá vÒ ®Çu hoÆc cuèi tõng trang mµn h×nh; - PhÝm Home, End ®Ó ®−a con trá vÒ ®Çu hoÆc cuèi dßng v¨n b¶n; - PhÝm Delete ®Ó xo¸ ký tù v¨n b¶n ®øng kÒ sau ®iÓm trá; - PhÝm Backspace ®Ó xo¸ ký tù ®øng kÒ tr−íc ®iÓm trá 1.1.2 Thao t¸c trªn khèi v¨n b¶n Môc nµy cung cÊp nh÷ng kü n¨ng thao t¸c trªn mét khèi v¨n b¶n bao gåm : sao chÐp, c¾t d¸n, di chuyÓn khèi v¨n b¶n. Gióp lµm t¨ng tèc ®é so¹n th¶o v¨n b¶n. GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 9
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 a. Sao chÐp Sao chÐp khèi v¨n b¶n lµ qu¸ tr×nh t¹o mét khèi v¨n b¶n míi tõ mét khèi v¨n b¶n ®· cã s½n. Ph−¬ng ph¸p nµy ®−îc ¸p dông khi b¹n cÇn ph¶i gâ l¹i mét ®o¹n v¨n b¶n gièng hÖt hoÆc gÇn gièng víi mét ®o¹n v¨n b¶n ®· cã s½n trªn tµi liÖu vÒ mÆt néi dung còng nh− ®Þnh d¹ng (chóng ta sÏ t×m hiÓu kh¸i niÖm ®Þnh d¹ng ë phÇn tiÕp theo). C¸ch lµm nh− sau: B−íc 1: Lùa chän (b«i ®en) khèi v¨n b¶n cÇn sao chÐp. §Ó lùa chän khèi v¨n b¶n b¹n lµm nh− sau: - Di chuét vµ khoanh vïng v¨n b¶n cÇn chän; hoÆc - Dïng c¸c phÝm mòi tªn ←↑↓→ kÕt hîp viÖc gi÷ phÝm Shift ®Ó chän vïng v¨n b¶n. Chän ®Õn ®©u b¹n sÏ thÊy v¨n b¶n ®−îc b«i ®en ®Õn ®ã. B−íc 2: Ra lÖnh sao chÐp d÷ liÖu b»ng mét trong c¸c c¸ch: - Më môc chän Edit | Copy ; hoÆc - NhÊn nót Copy trªn thanh c«ng cô Standard; hoÆc - NhÊn tæ hîp phÝm nãng Ctrl + C; B−íc 3: D¸n v¨n b¶n ®· chän lªn vÞ trÝ cÇn thiÕt. B¹n lµm nh− sau: §Æt con trá vµo vÞ trÝ cÇn d¸n v¨n b¶n, ra lÖnh d¸n b»ng mét trong c¸c c¸ch sau: - Më môc chän Edit | Paste ; hoÆc - NhÊn nót Paste trªn thanh c«ng cô Standard; GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 10
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 hoÆc - NhÊn tæ hîp phÝm nãng Ctrl + V. B¹n sÏ thÊy mét ®o¹n v¨n b¶n míi ®−îc d¸n vµo vÞ trÝ cÇn thiÕt. B¹n cã thÓ thùc hiÖn nhiÒu lÖnh d¸n liªn tiÕp, d÷ liÖu ®−îc d¸n ra sÏ lµ d÷ liÖu cña lÇn ra lÖnh Copy gÇn nhÊt. b. Di chuyÓn khèi v¨n b¶n Víi ph−¬ng ph¸p sao chÐp v¨n b¶n, sau khi sao chÐp ®−îc ®o¹n v¨n b¶n míi th× ®o¹n v¨n b¶n cò vÉn tån t¹i ®óng vÞ trÝ cña nã. NÕu muèn khi sao chÐp ®o¹n v¨n b¶n ra mét n¬i kh¸c vµ ®o¹n v¨n b¶n cò sÏ ®−îc xo¸ ®i (tøc lµ di chuyÓn khèi v¨n b¶n ®Õn mét vÞ trÝ kh¸c), ph−¬ng ph¸p nµy sÏ gióp lµm ®iÒu ®ã. Cã thÓ thùc hiÖn theo hai c¸ch nh− sau: C¸ch 1: B−íc 1: Lùa chän khèi v¨n b¶n cÇn di chuyÓn; B−íc 2: Ra lÖnh c¾t v¨n b¶n cã thÓ b»ng mét trong c¸c c¸ch sau: - Më môc chän Edit | Cut ; hoÆc - NhÊn nót Cut trªn thanh c«ng cô Standard; hoÆc - NhÊn tæ hîp phÝm nãng Ctrl + X. V¨n b¶n ®· chän sÏ bÞ c¾t ®i, chóng sÏ ®−îc l−u trong bé nhí ®Öm (Clipboard) cña m¸y tÝnh. B−íc 3: Thùc hiÖn lÖnh d¸n v¨n b¶n (Paste) nh− ®· giíi thiÖu ë trªn vµo vÞ trÝ ®Þnh tr−íc. C¸ch 1: B−íc 1: Lùa chän khèi v¨n b¶n cÇn di chuyÓn; GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 11
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 B−íc 2: Dïng chuét kÐo rª vïng v¨n b¶n ®ang chän vµ th¶ lªn vÞ trÝ cÇn di chuyÓn ®Õn. Ph−¬ng ph¸p nµy gäi lµ kÐo – th¶ (drag and drop). 1.1.3 ThiÕt lËp Tab Tab lµ c«ng cô ®−îc sö dông rÊt nhiÒu trong viÖc nhËp v¨n b¶n. Ngoµi kh¶ n¨ng dÞch chuyÓn ®iÓm trá theo tõng b−íc nhÈy, môc nµy sÏ giíi thiÖu c¸ch sö dông Tab cho viÖc t¹o mét v¨n b¶n hiÓn thÞ d−íi d¹ng c¸c cét. Bµi to¸n ®Æt ra: h·y t¹o b¶ng d÷ liÖu nh− sau: STT Hä vµ tªn §Þa chØ 1 NguyÔn V¨n Quang 123, T©y S¬n 2 Hå H¶i Hµ 68, NguyÔn Du 3 D−¬ng Quèc To¶n 23/10 NguyÔn Tr·i 4 NguyÔn Anh §øc 32/7 NguyÔn Tr·i C¸c b−íc lµm nh− sau: B−íc 1: §Þnh nghÜa kho¶ng c¸ch cho c¸c cét cña b¶ng bëi hép tho¹i Tab nh− sau: Më b¶ng chän Format | Tab , hép tho¹i Tab xuÊt hiÖn: - Hép Default tab stops: ®Ó thiÕt lËp b−íc nhÈy ngÇm ®Þnh cña Tab. H×nh trªn b−íc nhÈy ngÇm ®Þnh lµ 0.5 cm (tøc lµ mçi khi GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 12
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 nhÇn phÝm Tab, con trá sÏ dÞch mét ®o¹n 0.5 cm trªn mµn h×nh so¹n th¶o). B¹n cã thÓ thay ®æi gi¸ trÞ b−íc nh¶y ngÇm ®Þnh Tab trªn mµn h×nh so¹n th¶o Word b»ng c¸ch gâ mét gi¸ trÞ sè ( ®¬n vÞ lµ cm) vµo hép nµy; - B¶ng trªn cã 3 cét, mçi cét sÏ ®−îc b¾t ®Çu t¹i mét vÞ trÝ cã kho¶ng c¸ch cè ®Þnh ®Õn lÒ tr¸i trang v¨n b¶n mµ ta ph¶i thiÕt lËp ngay sau ®©y. Gi¶ sö cét STT c¸ch lÒ tr¸i 1cm, cét Hä vµ tªn c¸ch lÒ tr¸i 3 cm, cét §Þa chØ c¸ch lÒ tr¸i 8 cm. Khi ®ã ph¶i thiÕt lËp c¸c th«ng sè nµy trªn hép tho¹i Tab nh− sau: Hép Tab stop position: gâ 1 (gâ kho¶ng c¸ch tõ cét STT ®Õn mÐp lÒ tr¸i trang v¨n b¶n; ë môc Alignment- chän lÒ cho d÷ liÖu trong cét nµy (cét STT): Left ‟ canh lÒ d÷ liÖu bªn tr¸i cét, Right- canh lÒ bªn ph¶i cét, Center ‟ c¨n lÒ gi÷a cét, h·y chän Center. Chän xong nhÊn nót Set. T−¬ng tù lÇn l−ît khai b¸o vÞ trÝ Tab cho c¸c cét cßn l¹i: Hä vµ tªn (3) vµ cét §Þa chØ (8). §Ðn khi hép tho¹i Tab cã d¹ng: Cuèi cïng nhÊn nót Ok ®Ó hoµn tÊt viÖc thiÕt lËp tab cho c¸c cét vµ cã thÓ sö dông chóng nót Clear- ®Ó xo¸ bá ®iÓm Tab ®ang chän; nót Clear All - ®Ó xo¸ bá toµn bé c¸c ®iÓm tab ®ang thiÕt lËp trªn hép tho¹i). B−íc 2: C¸ch sö dông nh÷ng ®iÓm Tab võa thiÕt lËp ë trªn ®Ó t¹o b¶ng d÷ liÖu: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 13
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 Khi con trá ®ang n»m ë ®Çu dßng v¨n b¶n, nhÊn Tab ®Ó nhËp d÷ liÖu cét STT. NhËp xong nhÊn Tab, con trá sÏ chuyÓn ®Õn vÞ trÝ tab tiÕp theo (vÞ trÝ cét hä vµ tªn) vµ nhËp tiÕp d÷ liÖu Hä vµ tªn. NhËp xong nhÊn Tab ®Ó nhËp d÷ liÖu cét §Þa chØ. Lµm t−¬ng tù víi c¸c dßng tiÕp theo, b¹n ®· cã thÓ t¹o ®−îc b¶ng d÷ liÖu nh− yªu cÇu ë trªn. §Æc biÖt, chØ cÇn dïng chuét xö lý trªn th−íc kÎ n»m ngang (Vertical Ruler) b¹n còng cã thÓ thiÕt lËp vµ ®iÒu chØnh c¸c ®iÓm tab nh− võa råi. C¸ch lµm nh− sau: §Ó t¹o ®iÓm tab cho cét STT (cã kho¶ng c¸ch lµ 1cm, lÒ gi÷a), h·y nhÊn chuét tr¸i lªn vÞ trÝ 1 cm trªn th−íc kÎ n»m ngang. Mét ®iÓm Tab cã kho¶ng c¸ch 1cm, lÒ tr¸i (Left) ®· ®−îc thiÕt lËp nh− sau: . Muèn thay ®æi lÒ cho ®iÓm tab nµy lµ gi÷a (Center), lµm nh− sau: NhÊn kÐp chuét lªn ®iÓm tab võa thiÕt lËp, hép tho¹i Tab xuÊt hiÖn. TiÕp theo chän lÒ cho ®iÓm tab ®ang chän trªn hép tho¹i nµy ë môc Alignment lµ Center C¸c vÞ trÝ ®iÓm tab võa thiÕt lËp! GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 14
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 TiÕp theo nhÊt nót Set ®Ó thiÕt lËp. T−¬ng tù, h·y t¹o tiÕp c¸c ®iÓm tab cho cét Hä tªn vµ cét §Þa chØ. Muèn xo¸ bá mét ®iÓm tab nµo ®ã, chØ viÖc dïng chuét kÐo chóng (®iÓm tab ®ã) ra khái th−íc kÎ. 1.2 C¸c kü n¨ng ®Þnh d¹ng v¨n b¶n NhËp v¨n b¶n bao gåm c¸c thao t¸c ®Ó gâ ®−îc v¨n b¶n lªn tµi liÖu. Cßn ®Þnh d¹ng v¨n b¶n bao gåm c¸c thao t¸c gióp b¹n lµm ®Ñp v¨n b¶n theo ý muèn. 1.2.1 §Þnh d¹ng ®¬n gi¶n Gióp b¹n cã ®−îc nh÷ng kü n¨ng ®Þnh d¹ng v¨n b¶n ®Çu tiªn, ®¬n gi¶n nhÊt nh− lµ: ph«ng ch÷, mµu s¾c, cì ch÷, lÒ v.v. H·y gâ ®o¹n v¨n b¶n sau: MÉu v¨n b¶n ®Þnh d¹ng a. Chän ph«ng ch÷ §Ó chän ph«ng ch÷ cho ®o¹n v¨n b¶n trªn, h·y lµm nh− sau: B−íc 1: Chän (b«i ®en) ®o¹n v¨n b¶n; B−íc 2: Dïng chuét bÊm lªn hép Font trªn thanh c«ng cô Standard. Mét danh s¸ch c¸c kiÓu ph«ng ch÷ xuÊt hiÖn: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 15
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 B¹n cã thÓ chän mét kiÓu phï hîp. VÝ dô, sau khi chän kiÓu ph«ng .VnTimeH, ®o¹n v¨n b¶n ®· chän sÏ cã d¹ng: MÉu v¨n b¶n ®Þnh d¹ng Chän Center NhÊn Set ®Ó thiÕt lËp b. Chän cì ch÷ §Ó chän cì ch÷ cho ®o¹n v¨n b¶n trªn, h·y lµm nh− sau: B−íc 1: Chän (b«i ®en) ®o¹n v¨n b¶n; B−íc 2: Dïng chuét bÊm lªn hép Size trªn thanh c«ng cô Standard. Mét danh s¸ch c¸c cì ch÷ xuÊt hiÖn cho phÐp chän lùa. HoÆc còng cã thÓ gâ trùc tiÕp cì ch÷ vµo môc Size nµy. VÝ dô: sau khi chän cì ch÷ 18 (lóc ®Çu lµ cì 14), ®o¹n v¨n b¶n trªn GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 16
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 sÏ trë thµnh: MÉu v¨n b¶n ®Þnh d¹ng c. Chän kiÓu ch÷ §Ó chän kiÓu ch÷ (kiÓu ch÷ bÐo, kiÓu ch÷ nghiªng, kiÓu ch÷ cã g¹ch ch©n) cho ®o¹n v¨n b¶n trªn, h·y lµm nh− sau: B−íc 1: Chän (b«i ®en) ®o¹n v¨n b¶n; B−íc 2: Dïng chuét bÊm lªn nót kiÓu ch÷ trªn thanh c«ng cô Standard: : KiÓu ch÷ bÐo (phÝm nãng Ctrl + B) MÉu v¨n b¶n ®Þnh d¹ng : KiÓu ch÷ nghiªng (phÝm nãng Ctrl + I) MÉu v¨n b¶n ®Þnh d¹ng : KiÓu ch÷ g¹ch ch©n (phÝm nãng Ctrl + U) MÉu v¨n b¶n ®Þnh d¹ng MÆt kh¸c cã thÓ thiÕt lËp v¨n b¶n bëi tæ hîp nhiÒu kiÓu ch÷: võa bÐo, võa nghiªng hoÆc võa cã g¹ch ch©n nh− lµ: - B¹n cã thÓ bÊm tæ hîp phÝm nãng Ctrl + Shift + F ®Ó gäi nhanh b¶ng chän ph«ng ch÷; - Víi bé gâ Vietkey hoÆc ABC, nh÷ng ph«ng ch÷ cã tªn b¾t ®Çu bëi dÊu chÊm (.) lµ ph«ng ch÷ tiÕng ViÖt. VÝ dô: .vnTime, .vnArial, .vnTimeH; - Ph«ng tiÕng ViÖt kÕt thóc bëi ch÷ in hoa H, sÏ chuyÓn v¨n b¶n ®ang chän thµnh ch÷ in hoa. VÝ dô: .vnTimeH- lµ mét trong nh÷ng ph«ng ch÷ in hoa. B¹n cã thÓ bÊm tæ hîp phÝm nãng Ctrl + Shift + P ®Ó ®Þnh vÞ nhanh ®Õn hép thiÕt lËp cì ch÷. GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 17
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 MÉu v¨n b¶n ®Þnh d¹ng d. Chän mµu ch÷ §Ó chän mµu s¾c ch÷ cho ®o¹n v¨n b¶n trªn, h·y lµm nh− sau: B−íc 1: Chän (b«i ®en) ®o¹n v¨n b¶n trªn; B−íc 2: Dïng chuét bÊm lªn hép Font Color trªn thanh c«ng cô Standard. Mét b¶ng mµu xuÊt hiÖn cho phÐp chän lùa: B¹n cã thÓ chän lo¹i mµu phï hîp b»ng c¸ch nhÊn chuét lªn « mµu cÇn chän. Ngoµi ra, b¹n cã thÓ chän nh÷ng mÉu mµu ®éc ®¸o h¬n khi nhÊn nót : ThÎ Standard cho phÐp chän mµu cã s½n cã thÓ chän; H¬n n÷a, thÎ Custom cho phÐp ®Þnh nghÜa mµu cho riªng m×nh: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 18
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 B¹n cã thÓ chän mµu ë b¶ng c¸c ®iÓm mµu, ®ång thêi còng cã thÓ ®iÒu chØnh ®−îc tû lÖ c¸c mµu ®¬n trong tõng gam mµu (Red- tû lÖ mµu ®á; Green- tû lÖ mµu xanh lµ c©y; Blue- tû lÖ mµu xanh da trêi). e. Chän mµu nÒn v¨n b¶n §Ó chän mµu nÒn cho ®o¹n v¨n b¶n trªn, vÝ dô nh−: MÉu v¨n b¶n ®Þnh d¹ng h·y lµm nh− sau: B−íc 1: Chän (b«i ®en) ®o¹n v¨n b¶n trªn; B−íc 2: Dïng chuét bÊm lªn hép Hight light trªn thanh c«ng cô Standard. Mét b¶ng mµu xuÊt hiÖn cho phÐp chän lùa: Cã thÓ chän lo¹i mµu nÒn phï hîp b»ng c¸ch nhÊn chuét lªn « mµu cÇn chän. NÕu chän None- t−¬ng ®−¬ng viÖc chän mµu tr¾ng. f. Hép tho¹i Font Ngoµi nh÷ng tÝnh n¨ng ®Þnh d¹ng c¨n b¶n ë trªn, hép tho¹i Font cung cÊp nh÷ng tÝnh n¨ng ®Þnh d¹ng ®Æc biÖt h¬n. §Ó më hép tho¹i Font, kÝch ho¹t môc chän Format | Font GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 19
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 Xem mµu ®ang chän ë ®©y. ThÎ Font: Cho phÐp thiÕt lËp c¸c ®Þnh d¹ng c¨n b¶n vÒ ph«ng ch÷ nh− ®· tr×nh bµy ë trªn, vÝ dô: - Hép Font- cho phÐp chän ph«ng ch÷; - Hép Font style- chän kiÓu ch÷: Regular- kiÓu ch÷ b×nh th−êng; Italic- kiÓu ch÷ nghiªng; Bold ‟ kiÓu ch÷ bÐo; Bold Italic ‟ kiÓu võa bÐo, võa nghiªng; - Hép Size- chän cì ch÷; - Font color- chän mµu cho ch÷; - Hép Underline style: ®Ó chän kiÓu ®−êng g¹ch ch©n (nÕu kiÓu ch÷ ®ang chän lµ underline). - Ngoµi ra, môc Effect cho phÐp thiÕt lËp mét sè hiÖu øng ch÷ ®¬n gi¶n, b¹n cã thÓ chän chóng vµ xem thÓ hiÖn ë môc Preview. - NÕu nhÊn nót Default ‟ kiÓu ®Þnh d¹ng nµy sÏ ®−îc thiÕt lËp lµ ngÇm ®Þnh cho c¸c ®o¹n v¨n b¶n míi sau nµy; GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 20
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 ThÎ Text Effect: cho phÐp thiÕt lËp mét sè hiÖu øng tr×nh diÔn s«i ®éng cho ®o¹n v¨n b¶n. H·y chän kiÓu tr×nh diÔn ë danh s¸ch Animations: vµ xem tr−íc kÕt qu¶ sÏ thu ®−îc ë hép Preview. 1.2.2 §Þnh d¹ng ®o¹n v¨n b¶n ë môc 1.2.1 chóng ta ®· lµm quen víi c¸c thao t¸c ®Þnh d¹ng v¨n b¶n cho vïng v¨n b¶n ®· ®−îc chän (®−îc b«i ®en). Trong phÇn nµy, chóng ta t×m hiÓu c¸ch ®Þnh d¹ng v¨n b¶n trªn cïng ®o¹n v¨n b¶n. Mçi dÊu xuèng dßng (Enter) sÏ t¹o thµnh mét ®o¹n v¨n b¶n. Khi ®Þnh d¹ng ®o¹n v¨n b¶n, kh«ng cÇn ph¶i lùa chän toµn bé v¨n b¶n trong ®o¹n ®ã, mµ chØ cÇn ®Æt ®iÓm trá trong ®o¹n cÇn ®Þnh d¹ng. §Ó më tÝnh n¨ng ®Þnh d¹ng ®o¹n v¨n b¶n, më môc chän Format | Paragraph, hép tho¹i Paragraph xuÊt hiÖn: KÕt qu¶ sÏ thu ®−îc ! Chän kiÓu hiÖu øng ! GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 21
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 Môc Aligment: chän kiÓu c¨n lÒ cho ®o¹n: - Justified ‟ c¨n ®Òu lÒ tr¸i vµ lÒ ph¶i; - Left ‟ c¨n ®Òu lÒ tr¸i - Right ‟ c¨n ®Òu lÒ bªn ph¶i - Center ‟ c¨n gi÷a 2 lÒ tr¸i vµ ph¶i. Môc Indentation: thiÕt lËp kho¶ng c¸ch tõ mÐp lÒ ®o¹n so víi lÒ trang: - Left ‟ kho¶ng c¸ch tõ lÒ tr¸i ®o¹n ®Õn lÒ tr¸i cña trang v¨n b¶n; - Right- kho¶ng c¸ch tõ lÒ ph¶i cña ®o¹n ®Õn lÒ ph¶i cña trang v¨n b¶n NgÇm ®Þnh, hai kho¶ng c¸ch nµy ®Òu lµ 0. - Trong môc Special nÕu chän: „ First line: khi ®ã cã thÓ thiÕt lËp ®é thôt dßng cña dßng ®Çu tiªn trong ®o¹n vµo môc By: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 22
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 §©y lµ vÝ dô vÒ mét ®o¹n v¨n b¶n thiÕt lËp ®é thôt ®Çu dßng (First line) so víi c¸c dßng tiÕp theo trong ®o¹n mét kho¶ng c¸ch 0.5 cm. „ Hanging: ®Ó thiÕt lËp ®é thôt dßng cña dßng thø 2 trë ®i trong ®o¹n so víi dßng ®Çu tiªn mét kho¶ng c¸ch ®−îc gâ vµo môc By:. - §©y lµ vÝ dô vÒ mét ®o¹n v¨n b¶n thiÕt lËp ®é thôt cña c¸c dßng thø 2 trë ®i (Hanging) so víi dßng ®Çu tiªn trong ®o¹n mét kho¶ng c¸ch 0.5 cm. „ None: ®Ó hñy bá chÕ ®é thôt ®Çu dßng trªn ®o¹n. §©y lµ vÝ dô vÒ mét ®o¹n v¨n b¶n khi kh«ng thiÕt lËp chÕ ®é thôt ®Çu dßng trªn ®o¹n (None). - NÕu môc Special lµ First line, khi ®ã cã thÓ thiÕt lËp ®é thôt dßng cña dßng ®Çu tiªn trong ®o¹n vµo môc By: - Môc Spacing: cho phÐp thiÕt lËp c¸c kho¶ng c¸ch dßng: - Before ‟ kho¶ng c¸ch dßng gi÷a dßng ®Çu tiªn cña ®o¹n tíi dßng cuèi cïng cña ®o¹n v¨n b¶n trªn nã; - After- ®Ó thiÕt lËp kho¶ng c¸ch dßng gi÷ dßng cuèi cïng cña ®o¹n víi dßng ®Çu tiªn cña ®o¹n sau nã; - Line Spacing - ®Ó chän ®é d·n dßng. NgÇm ®Þnh ®é d·n dßng lµ 1 (Single); Mµn h×nh Preview cho phÐp xem tr−íc nh÷ng kÕt qu¶ ®Þnh d¹ng ®o¹n võa thiÕt lËp. NhÊn Ok ®Ó chÊp nhËn nh÷ng thuéc tÝnh võa thiÕt lËp cho ®o¹n v¨n b¶n ®ang chän; tr¸i l¹i nhÊn Cancel ®Ó huû bá c«ng viÖc võa lµm. 1.3 ThiÕt lËp Bullets vµ numbering PhÇn nµy sÏ h−íng dÉn c¸ch thiÕt lËp c¸c lo¹i ®¸nh dÊu ®Çu ®o¹n (Bullets) vµ c¸ch ®¸nh sè chØ môc (Numbering) cho c¸c tiªu ®Ò trªn tµi liÖu word. GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 23
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 1.3.1 ThiÕt lËp Bullets §Ó ®¸nh dÊu ®Çu dßng mét ®o¹n v¨n b¶n, h·y lµm theo c¸c b−íc sau ®©y: B−íc 1: §Æt con trá lªn ®o¹n cÇn ®¸nh dÊu ®Çu dßng vµ kÝch ho¹t tÝnh n¨ng ®¸nh dÊu ®Çu dßng b»ng c¸ch më môc chän: Format | Bullets and Numbering , hép tho¹i sau ®©y xuÊt hiÖn: B−íc 2: ThiÕt lËp th«ng tin vÒ dÊu ®Çu dßng ë thÎ Bulleted nh− sau: Dïng chuét nhÊn lªn kiÓu Bullet muèn thiÕt lËp (®o¹n v¨n b¶n nµy ®ang sö dông kiÓu bullet chän ë h×nh trªn); NhÊn nót Picture , ®Ó chän mét kiÓu bullet lµ c¸c h×nh ¶nh kh¸c, khi ®ã hép tho¹i sau ®©y xuÊt hiÖn: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 24
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 Chän mét lo¹i bullet råi nhÊn OK ®Ó hoµn tÊt. Cã thÓ nhÊn nót Customize ®Ó thùc hiÖn mét vµi thao t¸c ®Þnh d¹ng cÇn thiÕt cho bullet ®ang chän: - Cã thÓ chän l¹i kiÓu bullet ë danh s¸ch Bullet character; - NhÊn nót Font ®Ó chän lo¹i ph«ng ch÷ cho bullet; - NhÊn nót Bullet ®Ó cã thÓ chän bullet lµ mét ký tù ®Æc biÖt (Symbol); - Môc Bullet position ®Ó thiÕt lËp kho¶ng c¸ch dÊu bullet so víi mÐp trong lÒ bªn tr¸i tµi liÖu; - Môc Text position ®Ó thiÕt lËp kho¶ng c¸ch tõ v¨n b¶n (text) tíi mÐp trong lÒ tr¸i cña tµi liÖu. GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 25
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 Nót lÖnh Bullet trªn thanh c«ng cô chuÈn sÏ gióp b¹n thiÕt lËp nhanh hoÆc bá thiÕt lËp ®Þnh d¹ng ®¸nh dÊu ®Çu ®o¹n v¨n b¶n. 1.3.2 ThiÕt lËp Numbering §Ó ®¸nh sè chØ môc cho c¸c tiªu ®Ò tµi liÖu, h·y lµm theo c¸c b−íc sau ®©y: B−íc 1: §Æt con trá lªn ®o¹n cÇn ®¸nh sè chØ môc vµ kÝch ho¹t tÝnh n¨ng ®¸nh sè chØ môc b»ng c¸ch më môc chän: Format | Bullets and Nubering , hép tho¹i sau ®©y xuÊt hiÖn: B−íc 2: ThiÕt lËp th«ng tin vÒ ®¸nh sè chØ môc ë thÎ Numbered nh− sau: H·y dïng chuét nhÊn lªn kiÓu ®¸nh sè chØ môc muèn thiÕt lËp ; Nót Customize , ®Ó ®Þnh d¹ng cho sè chØ môc nµy bëi hép tho¹i sau: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 26
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 ý nghÜa c¸c môc tin trªn hép tho¹i nµy nh− sau: - Nót Font , cho phÐp chän kiÓu ph«ng ch÷ cho sè chØ môc; - Môc Start at: ®Ó chän chØ môc ®Çu tiªn cÇn ®¸nh sè: nÕu chän 1, sÏ thùc hiÖn ®¸nh chØ môc lµ 1, 2, ; nh−ng nÕu chän lµ 5 th× sÏ ®¸nh sè tõ 5 trë ®i lµ 5, 6, 7 ; - Môc Number position ®Ó thiÕt lËp vÞ trÝ cña chØ môc trªn ®o¹n v¨n b¶n; - Text position ®Ó thiÕt lËp kho¶ng c¸ch v¨n b¶n so víi mÐp lÒ cña trang tµi liÖu. 1.4 So¹n th¶o c«ng thøc to¸n häc §Ó cã thÓ so¹n th¶o ®−îc c«ng thøc to¸n häc, m¸y tÝnh cña b¹n ph¶i ®−îc cµi ®Æt bé Microsoft Equation 3.0 cïng víi bé Microsoft Office. C¸ch so¹n th¶o mét c«ng thøc to¸n häc ®−îc tiÕn hµnh nh− sau: B−íc 1: Chän mét vÞ trÝ trªn tµi liÖu, n¬i sÏ chÌn c«ng thøc to¸n häc vµo; B−íc 2: KÝch ho¹t tr×nh so¹n th¶o c«ng thøc to¸n häc b»ng c¸ch: më môc chän Insert | Object Hép tho¹i Object xuÊt hiÖn: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 27
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 Dïng chuét chän môc Microsoft Equation 3.0 (nh− h×nh trªn), råi nhÊn OK. Thanh c«ng cô Equation cïng hép so¹n th¶o c«ng thøc xuÊt hiÖn: - Hép so¹n th¶o c«ng thøc, lµ n¬i ®Ó so¹n th¶o c«ng thøc to¸n häc. - Thanh c«ng cô Equation chøa c¸c nót lÖnh cho phÐp chän c¸c mÉu c«ng thøc vµ c¸c ký tù, ký hiÖu, phÇn tö trong mét c«ng thøc to¸n häc. B−íc 3: So¹n th¶o c«ng thøc: §¬n gi¶n b»ng c¸ch chÌn c¸c mÉu c«ng thøc råi x©y dùng c¸c thµnh phÇn c«ng thøc. 1.5 Chia v¨n b¶n thµnh nhiÒu cét Microsoft Word cung cÊp tÝnh n¨ng Columns gióp ng−êi dïng dÔ dµng chia v¨n b¶n cña m×nh thµnh nhiÒu cét (gièng nh− ®Þnh d¹ng trªn c¸c trang b¸o vµ t¹p chÝ). Mçi ®o¹n v¨n b¶n cã thÓ ®−îc chia thµnh c¸c cét cã ®é réng kh¸c nhau. Trªn mçi cét, cã thÓ thùc hiÖn chÌn c¸c th«ng tin nh−: b¶ng biÓu, h×nh vÏ, nh− thao t¸c trªn c¸c trang tµi liÖu b×nh th−êng. GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 28
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 Thanh c«ng cô ®Ó so¹n th¶o c«ng thøc Hép so¹n th¶o c«ng thøc to¸n häc Nót lÖnh Numbering trªn thanh c«ng cô chuÈn sÏ gióp b¹n thiÕt lËp nhanh hoÆc bá thiÕt lËp ®Þnh d¹ng ®¸nh chØ môc ®Çu ®o¹n v¨n b¶n. 1.5.1 Chia cét v¨n b¶n B−íc 1: Lùa chän (b«i ®en) vïng v¨n b¶n cÇn chia lµm nhiÒu cét; B−íc 2: KÝch ho¹t môc chän Format | Columns Hép tho¹i Columns xuÊt hiÖn: ThiÕt lËp c¸c th«ng sè cho hép tho¹i Columns víi c¸c ý nghÜa nh− sau: - ý nghÜa c¸c hép chän ë môc Presets nh− sau : One - 1 cét; Two - 2 cét; Three - 3 cét; Left - chia v¨n b¶n thµnh 2 cét, cét bªn tr¸i cã chiÒu réng b»ng mét nöa cét bªn ph¶i; Right - chia v¨n b¶n thµnh 2 cét, cét bªn ph¶i cã chiÒu réng b»ng mét nöa cét bªn tr¸i; GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 29
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 - B¹n cã thÓ thiÕt lËp sè cét cÇn t¹o ra nhiÒu h¬n b»ng c¸ch gâ sè cét vµo môc Number of Columns; - Môc Width and Spacing: cho phÐp thiÕt lËp c¸c th«ng sè vÒ chiÒu réng vµ kho¶ng c¸ch gi÷a c¸c cét. B¹n cã thÓ dïng chuét (hoÆc gâ) thay ®æi gi¸ trÞ môc Width, ®é réng cña cét t−¬ng øng sÏ ®−îc thay ®æi (h·y nh×n h×nh ë môc Preview ®Ó xem tr−íc kÕt qu¶). HoÆc thay ®æi gi¸ trÞ môc Spacing. - Kho¶ng c¸ch gi÷a hai cét kÒ nhau còng ®−îc thay ®æi khi môc Equal columns width ®−îc chän (checked)- th× ®é réng cña c¸c cét vµ kho¶ng c¸ch gi÷a c¸c cét ®Òu b»ng nhau. Muèn thay ®æi ®é réng mçi cét hoÆc kho¶ng c¸ch gi÷a c¸c cét kh¸c nhau, h·y bá chän môc nµy. Khi ®ã, cã thÓ ®iÒu chØnh ®é réng hoÆc kho¶ng c¸ch gi÷a hai cét nµo ®ã mét c¸ch trùc tiÕp. - H·y quan s¸t môc Col #: ®Ó biÕt ®−îc cét sÏ cÇn ®iÒu chØnh vµ kh«ng quªn xem hép Preview ®Ó nh×n thÊy tr−íc ®−îc kÕt qu¶ sÏ ®¹t ®−îc. - Môc Apply to: cho biÕt ph¹m vi v¨n b¶n sÏ chia thµnh c¸c cét. + NÕu chän Seleted Text th× chØ chia cét cho v¨n b¶n ®· ®−îc chän (b«i ®en) + NÕu chän Whole Document, toµn bé c¸c trang v¨n b¶n sÏ ®−îc chia cét theo thiÕt lËp nh− trªn. 1.5.2 Söa l¹i ®Þnh d¹ng §Ó söa l¹i ®Þnh d¹ng cét ®· chia, h·y lµm theo 2 b−íc B−íc 1: §Æt ®iÓm trá vµo mét vÞ trÝ bÊt kú trªn vïng v¨n b¶n ®· chia cét. B−íc 2: KÝch ho¹t menu Format | Columns , Hép tho¹i Columns xuÊt hiÖn cho phÐp chØnh söa c¸c th«ng sè vÒ c¸c cét ®· chia. 1.6 T¹o ch÷ c¸i lín ®Çu ®o¹n v¨n b¶n TÝnh n¨ng DropCap cña word gióp t¹o c¸c kiÓu ch÷ c¸i lín ®Çu tiªn cho mét ®o¹n v¨n b¶n. GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 30
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 1.6.1 C¸ch t¹o §Ó t¹o ch÷ c¸i lín ®Çu ®o¹n v¨n b¶n, h·y lµm theo c¸c b−íc sau: B−íc 1: §Æt con trá lªn ®o¹n cÇn t¹o ch÷ c¸i lín ®Çu ®o¹n; khëi ®éng tÝnh n¨ng Drop Cap b»ng c¸ch: më môc chän Format | Drop Cap Hép tho¹i Drop cap xuÊt hiÖn: B−íc 2: thiÕt lËp c¸c th«ng sè cho ch÷ lín nµy: - Môc Position- ®Ó chän kiÓu ch÷ cÇn ®Æt. Cã 3 kiÓu ch÷ lµ: None ‟ kh«ng thiÕt lËp; Dropped vµ In Margin. H·y xem mÉu trªn h×nh; - Hép Font:- chän ph«ng ch÷ cho ch÷ c¸i nµy; - Môc Line to drop:- thiÕt lËp sè dßng v¨n b¶n lµm chiÒu cao cho ch÷; - Môc Distance from text:- gâ vµo kho¶ng c¸ch tõ ch÷ c¸i lín nµy ®Õn ký tù tiÕp theo nã. - Cuèi cïng, nhÊn OK ®Ó hoµn tÊt D−íi ®©y lµ 2 vÝ dô minh häa khi sö dông 2 lo¹i ch÷ c¸i lín ®Çu ®o¹n lµ Dropped vµ In Margin o¹n v¨n b¶n nµy ®Ó m« t¶ c¸c lo¹i ch÷ c¸i lín ®Çu ®o¹n v¨n GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 31
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 b¶n. Khi chän Position lµ kiÓu Dropped, víi chiÒu cao cña ch÷ lµ 2 dßng (Lines to drop=2) o¹n v¨n b¶n nµy ®Ó m« t¶ c¸c lo¹i ch÷ c¸i lín ®Çu ®o¹n v¨n b¶n. Khi chän Position lµ kiÓu In margin, víi chiÒu cao cña ch÷ lµ 2 dßng (Lines to drop=2). . 1.6.2 §iÒu chØnh ch÷ c¸i lín ë ®Çu ®o¹n §Ó thay ®æi l¹i ch÷ c¸i lín ®Çu ®o¹n ®· t¹o ®−îc, h·y lµm nh− sau: B−íc 1: §Æt con trá lªn ®o¹n cÇn söa ch÷ c¸i lín ®Çu ®o¹n; khëi ®éng tÝnh n¨ng Drop Cap ; B−íc 2: Thùc hiÖn thiÕp lËp l¹i c¸c th«ng sè trªn hép tho¹i nµy. Cuèi cïng nhÊn OK ®Ó chÊp nhËn sù thay ®æi. 1.7 T¹o vµ qu¶n lý c¸c Style Trong qu¸ tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n, nhiÒu khi cÇn ®Þnh d¹ng nhiÒu ®o¹n v¨n b¶n theo cïng mét kiÓu ®Þnh d¹ng. NÕu ph¶i ®Þnh d¹ng lÇn l−ît tõng ®o¹n nh− vËy sÏ mÊt rÊt nhiÒu thêi gian, v¶ l¹i khã chÝnh x¸c v× ph¶i thao t¸c qu¸ nhiÒu. Mét trong nh÷ng c¸ch ®¬n gi¶n nhÊt trong Word gióp ®¬n gi¶n t×nh huèng trªn lµ Style. Style lµ mét tËp hîp c¸c ®Þnh d¹ng v¨n b¶n cña mét ®o¹n, cã tªn gäi vµ GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 32
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 cã thÓ ®−îc g¸n bëi mét tæ hîp phÝm nãng. Style ®Æc biÖt cÇn thiÕt khi ph¶i so¹n th¶o mét gi¸o tr×nh, mét tµi liÖu cã chøa nhiÒu môc, nhiÒu lo¹i ®o¹n v¨n b¶n kh¸c nhau. 1.7.1 T¹o mét Style §Ó t¹o mét Style h·y lµm nh− sau: B−íc 1: Më môc chän Format | Style Hép tho¹i Style xuÊt hiÖn: B−íc 2: §Ó t¹o Style míi, nhÊn nót New, hép tho¹i: New Style xuÊt hiÖn cho phÐp thiÕt lËp th«ng tin cho Style míi: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 33
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 - Gâ tªn cho Style míi vµo môc Name: vÝ dô Muc1; - NhÊn nót Format ®Ó chän c¸c chøc n¨ng ®Þnh d¹ng cho Style nµy: Bao gåm c¸c th«ng tin: - Font ®Ó ®Þnh d¹ng ph«ng ch÷ cho Style; - Paragraph ®Þnh d¹ng ®o¹n; - Tabs ®Ó ®Æt ®iÓm Tab cho Style (nÕu cÇn); - Border ®Ó chän kiÓu ®−êng viÒn cho Style (nÕu cÇn); - Frame ®Ó chän kiÓu khung cho Style (nÕu cÇn); - Numbering ®Ó chän kiÓu g¹ch ®Çu dßng (nÕu cÇn); - NhÊn nót Shortcut key ®Ó g¸n phÝm nãng cho Style nµy, hép tho¹i Customize Keyboard xuÊt hiÖn cho phÐp thiÕt lËp phÝm GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 34
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 nãng: - Khi con trá ®ang ë môc Press new shortcut key: h·y bÊm tæ hîp phÝm nãng cÇn g¸n trªn bµn phÝm. VÝ dô: Ctrl + 1; - TiÕp theo nhÊn nót Assign ®Ó ®ång ý phÝm nãng nµy; - Cã thÓ g¸n nhiÒu tæ hîp phÝm nãng cho mét Style, chóng ®−îc chøa ë danh s¸ch Current keys: - Nót Remove, nót Reset All gióp qu¶n lý c¸c phÝm nãng võa t¹o; - Sau khi g¸n xong tæ hîp phÝm nãng, hép tho¹i Customize keyboard sÏ cã d¹ng: - NhÊn nót Close ®Ó tiÕp tôc. GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 35
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 - NÕu chän , khi ®ã ®Þnh d¹ng cña Style sÏ ®−îc tù ®éng thay ®æi. Tøc lµ, trong qu¸ tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n, gi¶ sö mét ®o¹n v¨n b¶n nµo ®ã b¹n chän ®Þnh d¹ng kiÓu Style nµy (Muc1) bÞ thay ®æi ®Þnh d¹ng th× kiÓu ®Þnh d¹ng cña Style Muc1 còng tù ®éng bÞ thay ®æi theo; - NÕu chän , Style ®ã sÏ ®−îc l−u l¹i tÖp Normal.dot cña word. Khi ®ã Style nµy cã thÓ ®−îc sö dông trªn mäi tÖp v¨n b¶n. NÕu kh«ng chän môc nµy, th× Style Muc1 chØ cã t¸c dông trªn tÖp v¨n b¶n ®ang më. - Sau khi thiÕt lËp ®Çy ®ñ th«ng tin cho Style míi, nhÊn nót OK ®Ó hoµn tÊt. - Gi¶ sö ®Þnh d¹ng cña Style Muc1 lµ: Tªn style: Muc1 Ph«ng ch÷: .VnBlackH Cì ch÷: 14 PhÝm nãng: Ctrl + 1 B−íc 3: Sö dông Style võa t¹o ®−îc: Gi¶ sö cã ®o¹n v¨n b¶n sau: NÕu muèn ®o¹n v¨n b¶n nµy cã ®Þnh d¹ng nh− Style Muc1 ®· t¹o ®−îc ë trªn, h·y lµm nh− sau: B−íc 1: §Æt ®iÓm trá lªn ®o¹n v¨n b¶n cÇn ®Þnh d¹ng; B−íc 2: NhÊn tæ hîp phÝm nãng Ctrl + 1 ®Ó gäi Style Môc1. §o¹n v¨n b¶n ®· chän sÏ cã ®Þnh d¹ng nh− style Muc1: 1.7.2 G¸n Style cho mÉu ®· ®−îc ®Þnh d¹ng Khi ®· cã mét ®o¹n ®· ®−îc ®Þnh d¹ng trªn tµi liÖu, muèn g¸n nã bëi mét style, h·y lµm nh− sau: B−íc 1: §Æt ®iÓm trá lªn ®o¹n cÇn g¸n style; B−íc 2: Më hép tho¹i Style b»ng c¸ch më môc chän Format | Style B−íc 3: NhÊn nót New ®Ó t¹o mét style míi: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 36
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 - Môc Name, gâ vµo tªn Style muèn t¹o; - NhÊn lªn nót Shortcut key ®Ó g¸n phÝm t¾t cho Style nµy; - Cã thÓ tu söa ®Þnh d¹ng Style nµy khi nhÊn nót lÖnh Format vµ chän c¸c tÝnh n¨ng ®Þnh d¹ng cÇn thiÕt; - Cuèi cïng nhÊn OK ®Ó hoµn tÊt viÖc g¸n style míi nµy cho ®o¹n v¨n b¶n ®ang chän trªn tµi liÖu. Style lµ mét tËp hîp c¸c ®Þnh d¹ng v¨n b¶n cña mét ®o¹n, cã tªn gäi vµ cã thÓ ®−îc g¸n bëi mét tæ hîp phÝm nãng. Style lµ mét tËp hîp c¸c ®Þnh d¹ng v¨n b¶n cña mét ®o¹n cho tr−íc, cã tªn gäi vµ cã thÓ ®−îc g¸n bëi mét tæ hîp phÝm nãng. 1.7.3 §iÒu chØnh Style §Ó tu söa l¹i ®Þnh d¹ng cho Style, h·y lµm nh− sau: B−íc 1: Më hép tho¹i Style vµ chän tªn Style cÇn tu söa ë danh s¸ch Styles: (vÝ dô muèn tu söa l¹i ®Þnh d¹ng style Muc1) B−íc 2: NhÊn nót Modify hép tho¹i Modify Style xuÊt hiÖn cho phÐp thay ®æi l¹i ®Þnh d¹ng cña style nµy: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 37
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 - Cã thÓ thay ®æi l¹i c¸c ®Þnh d¹ng khi nhÊn lªn nót Format, chän kiÓu ®Þnh d¹ng vµ thùc hiÖn thay ®æi chóng; - Cã thÓ thiÕt lËp l¹i phÝm nãng khi nhÊn nót Shortcut key ; - Vµ cã thÓ lµm ®−îc tÊt c¶ nh÷ng viÖc ®èi víi Style nµy nh− ®· lµm khi t¹o Style míi. - Cuèi cïng, nhÊn OK ®Ó ®ång ý mäi sù thay ®æi. Chän style cÇn ®iÒu chØnh ! 1.7.4 Qu¶n lý c¸c Styles §Ó qu¶n lý c¸c Style trªn Word còng nh− c¸c styles ®ang sö dông trªn tÖp tµi liÖu ®ang më, h·y lµm nh− sau: B−íc 1: Më hép tho¹i Style vµ nhÊn nót Organizer : GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 38
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 Hép tho¹i Oganizer xuÊt hiÖn cho phÐp qu¶n lý c¸c style cã trªn word còng nh− trªn tÖp tµi liÖu ®ang më: Trªn tÖp tin Normal.dot cña word lu«n chøa s½n style cã tªn Normal. §©y lµ ®Þnh d¹ng ngÇm ®Þnh cho v¨n b¶n khi so¹n th¶o trªn word. B¹n nªn söa ®Þnh d¹ng style nµy phï hîp víi ®Þnh d¹ng v¨n b¶n th−êng xuyªn lµm viÖc. VÝ dô: - Font ch÷ (Font name): .vnTime - Cì ch÷ (Font size): 13 - LÒ (Alignment) : Justify - §é gi·n dßng (Line spacing): Single - Kho¶ng c¸ch dßng tr−íc cña ®o¹n (Spacing before): 6 - Kho¶ng c¸ch dßng sau cña ®o¹n (Spacing after): 4 NhÊn lªn ®©y ®Ó tiÕp tôc GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 39
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 - Danh s¸ch In Document1: liÖt kª c¸c style ®ang sö dông trªn tÖp Document1.doc (tÖp ®ang më); - Danh s¸ch To Normal.dot: liÖt kª danh s¸ch c¸c style cã trªn tÖp Normal.dot cña word (c¸c style trªn tÖp normal.dot cã thÓ chia sÎ cho tÊt c¶ c¸c tÖp word kh¸c sö dông ®−îc); - MÆt kh¸c ta còng cã thÓ thay ®æi c¸c styles trªn danh s¸ch nµy b»ng c¸ch chän tÖp tµi liÖu ë hép Styles available in: - Qu¶n lý style lµ thªm vµo, xo¸ ®i hoÆc ®æi tªn c¸c style cho tµi liÖu ®ang më hoÆc cho tÖp normal.dot cña word. - Sö dông nót Copy ®Ó sao chÐp mét style gi÷a hai danh s¸ch trªn; - Sö dông nót Delete ®Ó xo¸ style ®ang chän; - Sö dông nót Rename ®Ó ®æi tªn style ®ang chän; - Cuèi cïng nhÊn Close ®Ó kÕt thóc. 1.8 T×m kiÕm vµ thay thÕ v¨n b¶n TÝnh n¨ng Find & Replace trong Word gióp t×m kiÕm v¨n b¶n, ®ång thêi gióp thay thÕ mét côm tõ bëi mét côm tõ míi. §iÒu nµy gióp Ých rÊt nhiÒu khi b¹n ph¶i lµm viÖc trªn mét sè l−îng trang v¨n b¶n rÊt lín (mét gi¸o tr×nh, mét b¸o c¸o dµi ch¼ng h¹n). 1.8.1 T×m kiÕm v¨n b¶n §Ó t×m kiÕm mét côm tõ trong tµi liÖu cña m×nh, lµm nh− sau: B−íc 1: Chän vïng v¨n b¶n muèn t×m kiÕm; NÕu kh«ng lùa chän mét vïng v¨n b¶n, Word sÏ thùc hiÖn t×m kiÕm trªn toµn bé tµi liÖu. GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 40
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 B−íc 2: Khëi ®éng tÝnh n¨ng t×m kiÕm v¨n b¶n b»ng c¸ch: kÝch ho¹t môc chän Edit | Find hoÆc nhÊn tæ hîp phÝm t¾t Ctrl + F, hép tho¹i Find and Replace xuÊt hiÖn: Danh s¸ch c¸c style cã thÓ qu¶n lý B−íc 3: ThiÕt lËp c¸c th«ng tin vÒ t×m kiÕm trªn thÎ Find. ý nghÜa c¸c môc tin nh− sau: - Gâ tõ cÇn t×m kiÕm vµo môc Find what: vÝ dô: Viet nam; - ThiÕt lËp c¸c tuú chän t×m kiÕm ë môc Search Options nh− sau: - Match case- t×m kiÕm mµ kh«ng ph©n biÖt ch÷ hoa, ch÷ th−êng; - Find whole words only- chØ t×m trªn nh÷ng tõ ®éc lËp B−íc 4: NhÊn nót Find next, m¸y sÏ chØ ®Õn vÞ trÝ v¨n b¶n chøa côm tõ cÇn t×m. 1.8.2 T×m vµ thay thÕ v¨n b¶n TÝnh n¨ng nµy gióp t×m ra nh÷ng côm tõ trªn v¨n b¶n, ®ång thêi cã thÓ thay thÕ côm tõ t×m ®−îc bëi mét côm tõ míi. §Ó thùc hiÖn tÝnh n¨ng nµy, lµm nh− sau: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 41
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 B−íc 1: Chän vïng v¨n b¶n muèn t×m kiÕm; khëi ®éng tÝnh n¨ng t×m kiÕm v¨n b¶n; B−íc 2: ThiÕt lËp th«ng tin vÒ côm tõ cÇn t×m vµ côm tõ sÏ thay thÕ ë thÎ Replace cña hép tho¹i: - Gâ côm tõ cÇn t×m kiÕm vµo môc Find what: - Gâ côm tõ sÏ thay thÕ ë môc Replace with: Gâ côm tõ cÇn t×m vµo ®©y ! Gâ côm tõ sÏ thay thÕ ! Gâ côm tõ cÇn t×m ! NhÊn lªn ®©y ®Ó tiÕp tôc Hép tho¹i trªn thiÕt lËp th«ng tin t×m kiÕm côm tõ Viet nam, nÕu t×m thÊy cã thÓ thay thÕ côm tõ ®ã bëi ViÖt Nam. B−íc 3: NhÊn nót Find next ®Ó t×m ®Õn vÞ trÝ v¨n b¶n chøa côm tõ cÇn t×m. Khi t×m thÊy, cã thÓ bÊm nót Replace ®Ó thay thÕ côm tõ t×m ®−îc bëi côm tõ ®· chØ ®Þnh ë môc Replace with: hoÆc nhÊn nót Replace All, Word sÏ tù ®éng thay thÕ toµn bé c¸c côm tõ sÏ t×m ®−îc nh− chØ ®Þnh. 1.9 TÝnh n¨ng AutoCorrect §©y lµ tÝnh n¨ng tù ®éng söa lçi chÝnh t¶ rÊt m¹nh trªn Word. Nã gióp GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 42
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 tèc ®é so¹n th¶o v¨n b¶n cña b¹n nhanh h¬n nhê nh÷ng tõ viÕt t¾t vµ tr¸nh ®−îc c¸c lçi chÝnh t¶ kh«ng cÇn thiÕt bëi kh¶ n¨ng tù ®éng söa lçi chÝnh t¶ cña nã. 1.9.1 Thªm mét tõ viÕt t¾t §Ó thªm mét tõ viÕt t¾t, thùc hiÖn theo c¸c b−íc sau: B−íc 1: Khëi ®éng tÝnh n¨ng AutoCorrect b»ng c¸ch më môc chän lÖnh: Tools | AutoCorrect , Hép tho¹i AutoCorrect xuÊt hiÖn: - Gâ côm tõ viÕt t¾t vµo môc Replace: - Gâ côm tõ sÏ thay thÕ vµo môc With: VÝ dô: muèn viÕt t¾t tõ v¨n b¶n bëi vb th×: Replace gâ vb With gâ v¨n b¶n B−íc 2: NhÊn nót Add ®Ó ghi thªm tõ nµy vµo danh s¸ch viÕt t¾t cña GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 43
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 Word. 1.9.2 Xo¸ ®i mét tõ viÕt t¾t Côm tõ viÕt t¾t Côm tõ sÏ thay thÕ §Ó xo¸ ®i mét tõ viÕt t¾t, thùc hiÖn theo c¸c b−íc sau: B−íc 1: Khëi ®éng tÝnh n¨ng AutoCorrect; B−íc 2: T×m ®Õn tõ viÕt t¾t cÇn xo¸ b»ng c¸ch gâ tõ viÕt t¾t vµo môc Replace. VÝ dô muèn xo¸ tõ vb – v¨n b¶n võa thiÕt lËp ë trªn, h·y gâ vb vµo môc Replace; B−íc 3: NhÊn nót Delete ®Ó xo¸ côm tõ viÕt t¾t nµy. 1.9.3 C¸c tuú chän vÒ söa lçi chÝnh t¶ AutoCorrect cho phÐp thiÕt lËp mét sè tÝnh chÊt tù ®éng söa c¸c lçi chÝnh t¶ trong qu¸ tr×nh so¹n th¶o. §Ó thiÕt lËp c¸c tÝnh chÊt tù ®éng söa lçi chÝnh t¶, h·y lµm nh− sau: B−íc 1: Khëi ®éng tÝnh n¨ng AutoCorrect; B−íc 2: ThiÕt lËp c¸c th«ng sè vÒ tù ®éng söa lçi chÝnh t¶ b»ng c¸ch chän (checked) c¸c môc sau: - tù ®éng söa nh÷ng tõ nÕu cã 2 ký tù hoa ®Çu dßng sÏ chØ ®Ó l¹i ký tù hoa ®Çu tiªn. VÝ dô TWo sÏ tù ®éng söa thµnh Two; - tù ®éng söa ký tù ®Çu tiªn cña mét c©u thµnh ký tù in hoa; - viÕt in hoa cho ký tù ®Çu tiªn cña ngµy. VÝ dô: sÏ lu«n söa lµ Monday; - tù ®éng söa lçi kiÓu nh− cAPS LOCK khi bËt nhÇm phÝm Caps lock. Khi ®ã m¸y sÏ söa thµnh Caps lock. 1.10 ChÌn ký tù ®Æc biÖt GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 44
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 Trong qu¸ tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n, nhiÒu lóc chóng ta cÇn chÌn mét sè ký tù ®Æc biÖt vµo tµi liÖu (kh«ng cã trªn bµn phÝm) vÝ dô nh−: ∀, ∑, ↑, ↓, ±, ≥, TÝnh n¨ng Insert Symbol cña Word gióp ®¬n gi¶n lµm viÖc nµy. 1.10.1 ChÌn ký tù ®Æc biÖt Chän vÞ trÝ cÇn ®¨t ký tù ®Æc biÖt, tiÕp theo më môc chän Insert | Symbol Hép tho¹i Symbol xuÊt hiÖn: Khi chóng ta so¹n th¶o trªn Word, th−êng hay gÆp ph¶i lçi sau: NÕu gâ ch÷ thi, m¸y sÏ tù ®éng söa thµnh thI Gâ ch÷ thiÖn, m¸y tù ®éng söa thµnh thIÖn Tøc lµ ch÷ i (i th−êng) sÏ tù ®éng chuyÓn thµnh I (I hoa). Lçi nµy do AutoCorect ®Æt söa lçi chÝnh t¶ ithµnh I (v× trong tiÕng Anh I cã nghÜa lµ t«i, vµ chóng lu«n ®−îc viÕt in hoa trong c©u). §Ó söa lçi nµy, h·y thùc hiÖn xo¸ ®i kiÓu viÕt t¾t ch÷ i bëi tÝnh n¨ng Delete cña AutoCorrect. ë thÎ Symbol, cã thÓ t×m ký tù ®Æc biÖt cÇn chÌn lªn v¨n b¶n. Trong tr−êng hîp kh«ng t×m thÊy, cã thÓ t×m ký tù ë danh môc kh¸c b»ng c¸ch chän mét danh môc tËp hîp c¸c ký tù ë môc Font: Mµn h×nh trªn hiÓn thÞ tËp hîp c¸c ký tù ®Æc biÖt cña danh s¸ch Symbol. Gi¶ sö khi chän hép Font lµ danh s¸ch c¸c ký tù ®Æc biÖt sÏ nh− sau: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 45
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 Khi thÊy ký tù cÇn t×m, cã thÓ chÌn chóng lªn tµi liÖu bëi mét trong hai c¸ch sau: C¸ch 1: NhÊn kÐp chuét lªn ký tù cÇn chÌn; hoÆc C¸ch 2: Chän ký tù cÇn chÌn b»ng c¸ch nhÊn chuét tr¸i lªn nã, råi nhÊn nót Insert ®Ó chÌn ký tù lªn tµi liÖu. Víi tÝnh n¨ng nµy, b¹n cã thÓ chÌn mét lóc nhiÒu c¸c ký tù ®Æc biÖt lªn tµi liÖu. §Æc biÖt: cã hai chøc n¨ng rÊt thuËn tiÖn nÕu ta ph¶i dïng nhiÒu ký tù ®Æc biÖt nµo ®ã trong so¹n th¶o, ®ã lµ g¸n tæ hîp phÝm nãng vµ thiÕt lËp côm tõ viÕt t¾t cho ký tù ®Æc biÖt. 1.10.2 G¸n tæ hîp phÝm nãng cho ký tù ®Æc biÖt Mçi ký tù ®Æc biÖt, b¹n cã thÓ g¸n mét tæ hîp phÝm nãng ®Ó sau nµy khi so¹n th¶o chØ cÇn bÊm tæ hîp phÝm ®ã, ký tù ®Æc biÖt t−¬ng øng sÏ ®−îc chÌn lªn tµi liÖu. H·y lµm nh− sau: B−íc 1: Më hép tho¹i Symbol; B−íc 2: T×m ®Õn ký tù ®Æc biÖt cÇn g¸n phÝm t¾t, nhÊn chuét tr¸i lªn ký tù ®ã ®Ó chän: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 46
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 B−íc 3: NhÊn nót Shortcut Key , hép tho¹i Customize Keyboard xuÊt hiÖn: Khi con trá ®ang ë môc Press new shortcut key: h·y nhÊn tæ hîp phÝm nãng cÇn g¸n. ë vÝ dô trªn, gi¶ sö muèn g¸n tæ hîp phÝm Alt + O cho ký tù φ, h·y bÊm tæ hîp phÝm Alt + O, tiÕp theo bÊm nót Assign ®Ó ®¨ng ký phÝm t¾t nµy. Khi hép tho¹i sau ®©y xuÊt hiÖn, tøc lµ b¹n ®· g¸n phÝm t¾t Alt + O cho ký tù φ GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 47
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 C¸ch sö dông: Sau khi ®· thiÕt lËp tæ hîp phÝm t¾t cho ký tù φ, ®Ó chÌn ký tù nµy lªn tµi liÖu b¹n kh«ng cÇn quay l¹i tÝnh n¨ng Insert Symbol n÷a, mµ chØ cÇn nhÊn tæ hîp phÝm Alt + O. Ký tù φ sÏ ®−îc chÌn vµo vÞ trÝ mµ con trá ®ang chän. 1.10.3 G¸n tõ viÕt t¾t cho ký tù ®Æc biÖt Ngoµi viÖc g¸n tæ hîp phÝm nãng cho mét ký tù ®Æc biÖt, ta cßn cã thÓ g¸n tæ hîp ký tù thay cho ký tù ®Æc biÖt th«ng qua tÝnh n¨ng AutoCorrect. VÝ dô, ®Ó chÌn ký tù ®Æc biÖt φ b¹n cã thÓ g¸n nã bëi tæ hîp ký tù fi, c¸ch lµm nh− sau: B−íc 1: Khëi ®éng tÝnh n¨ng Insert Symbol; B−íc 2: T×m ®Õn ký tù ®Æc biÖt cÇn g¸n phÝm t¾t, nhÊn chuét tr¸i lªn ký tù ®ã ®Ó chän: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 48
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 B−íc 3: NhÊn chuét lªn nót AutoCorrect, hép tho¹i AutoCorrect xuÊt hiÖn: PhÝm nãng ®· ®−îc g¸n ! H·y gâ vµo tæ hîp ký tù th−êng cÇn g¸n cho ký tù ®Æc biÖt nµy vµo môc Replace. ë vÝ dô nµy, muèn g¸n tæ hîp ký tù fi cho ký tù ®Æc biÖt φ, h·y gâ fi vµo môc Replace; B−íc 4: nhÊn nót Add ®Ó ®ång ý cho viÖc g¸n võa råi. Cuèi cïng nhÊn Ok ®Ó ®ãng hép tho¹i. C¸ch sö dông: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 49
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 Gi¶ sö b¹n ®· thiÕt lËp fi cho ký tù φ nh− trªn, nÕu ph¶i gâ biÓu thøc: φ = 2n+1 chØ cÇn gâ fi = 2n+1 Ch−¬ng 2: b¶ng biÓu 2.1 T¹o cÊu tróc b¶ng 2.1.1 ChÌn b¶ng míi C¸ch 1: Sö dông môc chän Insert Table §Ó chÌn mét b¶ng míi lªn tµi liÖu, më môc chän: Table | Insert | Table Hép tho¹i Insert Table xuÊt hiÖn: H·y ®iÒn th«ng tin vÒ cÊu tróc b¶ng míi lªn hép tho¹i nµy: - Môc Table size: cho phÐp thiÕt lËp sè cét (Columns) vµ sè dßng (Rows) cho b¶ng: - Gâ sè cét cña b¶ng vµo môc: Number of columns: - Gâ sè dßng cña b¶ng vµo môc Number of rows: - Môc AutoFit behavior: thiÕt lËp mét sè c¸c thuéc tÝnh tù ®éng c¨n chØnh: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 50
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 - Fixed column with: sÏ cè ®Þnh chiÒu réng cña mçi cét lµ: Auto ‟ tù ®éng c¨n chØnh chiÓu réng cho cét; hoÆc b¹n gâ vµo ®é réng cña mçi cét vµo môc nµy (tèt nhÊt chän Auto, v× b¹n cã thÓ c¨n chØnh ®é réng cña c¸c cét sau nµy); - AutoFit contents: tù ®éng ®iÒu chØnh ®é réng c¸c cét khÝt víi d÷ liÖu trong cét Êy; - AutoFit window: tù ®éng ®iÒu chØnh ®é réng c¸c cét trong b¶ng sao cho b¶ng cã chiÒu réng võa khÝt chiÒu réng trang v¨n b¶n. Nªn chän kiÓu Auto cña môc Fixed column with: - Nót Auto format cho phÐp b¹n chän lùa ®Þnh d¹ng cña b¶ng sÏ t¹o theo mét sè mÉu b¶ng ®· cã s½n nh− lµ: H·y chän mét kiÓu ®Þnh d¹ng ë danh s¸ch Formats: (nÕu b¹n c¶m thÊy −ng ý). Ng−îc l¹i cã thÓ bÊm Cancel ®Ó bá qua b−íc nµy. - NÕu chän môc , th× th«ng tin vÒ cÊu tróc b¶ng hiÖn t¹i sÏ lµ ngÇm ®Þnh cho c¸c b¶ng t¹o míi sau nµy. - Cuèi cïng nhÊn OK ®Ó chÌn b¶ng lªn tµi liÖu: C¸ch 2: Sö dông thanh c«ng cô: B¹n cã thÓ nhÊn nót Insert Table trªn thanh c«ng cô Standard ®Ó chÌn mét b¶ng lªn tµi liÖu. B¶ng chän sau ®©y xuÊt hiÖn, cho phÐp chän sè dßng vµ sè cét cña b¶ng: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 51
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 H×nh trªn chän mét b¶ng míi víi 3 dßng vµ 3 cét. Sau khi thùc hiÖn lÖnh trªn, sÏ thu ®−îc kÕt qu¶ nh− sau: 2.1.2 Söa cÊu tróc b¶ng Sau khi ®· chÌn mét b¶ng lªn tµi liÖu, b¹n vÉn cã thÓ thay ®æi cÊu tróc b¼ng b»ng c¸ch: chÌn thªm hoÆc xo¸ ®i c¸c cét, c¸c dßng cña b¶ng. Gi¶ sö b¹n ®· chÌn vµ nhËp d÷ liÖu cho b¶ng nh− sau: STT Hä tªn Ngµy sinh 1 NguyÔn V¨n Nam 12/3/1983 2 TrÇn ThÞ B×nh 22/1/1981 Chän kiÓu ®Þnh d¹ng ë ®©y! B©y giê muèn chÌn thªm mét cét Giíi tÝnh vµo sau cét Hä tªn. B¹n cã thÓ lµm nh− sau: B−íc 1: §Æt ®iÓm trá lªn cét Hä tªn; B−íc 2: Më môc chän Table | Insert | Columns to the right (tøc lµ chÌn thªm mét cét vµo bªn ph¶i cét ®ang chän). Mét cét míi ®−îc chÌn vµo bªn ph¶i cét Hä tªn: STT Hä tªn Ngµy sinh 1 NguyÔn V¨n Nam 12/3/1983 2 TrÇn ThÞ B×nh 22/1/1981 GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 52
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 H·y thùc hiÖn nhËp d÷ liÖu cho cét Giíi tÝnh nµy: STT Hä tªn Giíi tÝnh Ngµy sinh 1 NguyÔn V¨n Nam Nam 12/3/1983 2 TrÇn ThÞ B×nh N÷ 22/1/1981 Muèn chÌn thªm dßng vµo cuèi b¶ng ®Ó nhËp thªm d÷ liÖu, lµm nh− sau: B−íc 1: §Æt ®iÓm trá vµo dßng cuèi cïng (TrÇn ThÞ B×nh); B−íc 2: Më môc chän: Table | Insert | Row below (tøc lµ chÌn thªm dßng míi vµo phÝa d−êi dßng ®ang chän). Mét dßng míi ®−îc chÌn vµo b¶ng. STT Hä tªn Giíi tÝnh Ngµy sinh 1 NguyÔn V¨n Nam Nam 12/3/1983 2 TrÇn ThÞ B×nh N÷ 22/1/1981 Ngoµi ra, khi sö dông c¸c thao t¸c vÒ con trá trùc tiÕp lªn b¶ng b¹n cã thÓ ®¬n gi¶n khi thùc hiÖn viÖc chØnh söa cÊu tróc b¶ng. §Ó chÌn thªm (c¸c) cét míi vµo b¶ng, b¹n lµm nh− sau: B−íc 1: Chän (b«i ®en) toµn bé cét muèn chÌn: gi¶ sö muèn chÌn thªm 1 cét vµo tr−íc cét Ngµy sinh, b¹n b«i ®en toµn bé cét Ngµy sinh; B−íc 2: NhÊn ph¶i chuét lªn vïng b«i ®en cña b¶ng, råi më môc chän . Mét cét míi sÏ ®−îc chÌn vµo tr−íc cét Ngµy sinh. T−¬ng tù, ®Ó chÌn thªm (c¸c) dßng míi vµo b¶ng, b¹n lµm nh− sau: B−íc 1: Chän (b«i ®en) toµn bé dßng muèn chÌn: gi¶ sö muèn chÌn thªm 2 dßng lªn ®Çu b¶ng, b¹n b«i ®en toµn bé 2 dßng cã STT lµ 1 vµ 2; B−íc 2: NhÊn ph¶i chuét lªn vïng b«i ®en cña b¶ng, råi më môc GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 53
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 chän . Hai dßng míi sÏ ®−îc chÌn lªn tr−íc hai dßng cò. §Ó xo¸ (c¸c) cét ra khái b¶ng, lµm nh− sau: B−íc 1: Chän (b«i ®en) toµn bé c¸c cét muèn xo¸; B−íc 2: NhÊn ph¶i chuét lªn vïng b«i ®en cña b¶ng, råi më môc chän . C¸c cét ®−îc chän sÏ bÞ xo¸ ra khái b¶ng. §Ó xo¸ (c¸c) dßng ra khái b¶ng, lµm nh− sau: B−íc 1: Chän (b«i ®en) toµn bé c¸c dßng muèn xo¸; B−íc 2: NhÊn ph¶i chuét lªn vïng b«i ®en cña b¶ng, råi më môc chän . Toµn bé c¸c dßng ®· chän sÏ ®−îc xo¸ ra khái b¶ng. 2.1.3 Trén « Trén « lµ thao t¸c trén nhiÒu « kÒ nhau trªn mét b¶ng l¹i thµnh mét «. XÐt vÝ dô sau: Häc kú 1 Häc kú 2 STT Hä tªn HL HK HL HK 1 NguyÒn V¨n Nam Tèt Tèt Kh¸ Kh¸ 2 TrÇn Thanh B×nh Tèt Tèt Kh¸ Tèt C¸ch lµm: §Çu tiªn b¹n t¹o b¶ng nh− sau: STT Hä tªn Häc kú 1 Häc kú 2 HL HK HL HK 1 NguyÒn V¨n Nam Tèt Tèt Kh¸ Kh¸ GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 54
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 2 TrÇn Thanh B×nh Tèt Tèt Kh¸ Tèt Sau ®ã lÇn l−ît trén c¸c «. vÝ dô, ®Ó trén « Hä vµ tªn: B−íc 1: B«i ®en 2 « cÇn trén cña « Hä tªn; B−íc 2: Më môc chän Table | Merge Cell. Khi ®ã 2 « ®· chän sÏ ®−îc trén thµnh mét «. T−¬ng tù, b¹n h·y lÇn l−ît trén c¸c « cßn l¹i. 2.1.4 VÏ b¶ng Trong tr−êng hîp muèn vÏ thªm c¸c ®−êng cho b¶ng, b¹n cã thÓ sö dông chøc n¨ng nµy. H·y më thanh c«ng cô Tables and Borders, nhÊn nót Draw Table . Con chuét lóc nµy chuyÓn sang h×nh chiÕc bót vÏ vµ b¹n cã thÓ dïng nã ®Ó kÎ thªm c¸c ®−êng kÎ cho b¶ng. C¸c « ®· ®−îc trén 2.2 §Þnh d¹ng b¶ng biÓu 2.2.1 §Þnh d¹ng d÷ liÖu trong « ViÖc ®Þnh d¹ng ph«ng ch÷, mµu ch÷ trªn b¶ng biÓu thùc hiÖn theo nh− phÇn ®Þnh d¹ng ch÷ ®· tr×nh bµy ë (môc 1.2). §Þnh d¹ng lÒ B−íc 1: Chän (b«i ®en) c¸c « cÇn ®Þnh d¹ng; B−íc 2: Nh¸y ph¶i chuét lªn vïng b«i ®en, më môc chän råi chän kiÓu lÒ muèn ®Þnh d¹ng theo b¶ng: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 55
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 §Þnh d¹ng h−íng v¨n b¶n B¹n cã thÓ ®Þnh d¹ng h−íng v¨n b¶n trong « (hiÓn thÞ theo chiÒu däc, hay chiÒu ngang). §Ó ®Þnh d¹ng h−íng, b¹n lµm nh− sau: B−íc 1: Chän « cÇn ®Þnh d¹ng h−íng; B−íc 2: Nh¸y ph¶i chuét lªn vïng ®· chän, më môc chän , hép tho¹i Text Direction xuÊt hiÖn: H·y dïng chuét nhÊn vµo h−íng muèn thiÕt lËp ë môc Orientation. B−íc 3: NhÊn OK ®Ó hoµn tÊt. 2.2.2 T« nÒn, kÎ viÒn §Ó t« mµu nÒn hay kÎ viÒn cho mét vïng cña b¶ng, c¸ch lµm nh− sau: B−íc 1: Chän c¸c « (b«i ®en) cÇn t« nÒn hay ®Æt viÒn; B−íc 2: NhÊn ph¶i chuét lªn vïng ®· chän, më môc chän . Hép tho¹i Border and Shading xuÊt hiÖn: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 56
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 ThÎ Border cho phÐp thiÕt lËp c¸c ®Þnh d¹ng vÒ ®−êng kÎ cña vïng lùa chän: - Môc Style: chän kiÓu ®−êng ®Þnh thiÕt lËp; - Môc Color: chän mµu cho ®−êng th¼ng; - Môc Width: chän ®é dµy, máng cho ®−êng; - Môc Setting: chän ph¹m vi ®−êng cÇn thiÕt lËp. Ngoµi ra b¹n cã thÓ chän ph¹m vi c¸c ®−êng cÇn thiÕt lËp ®Þnh d¹ng ë môc Preview; - Môc Apply to: ®Ó chän ph¹m vi c¸c « thiÕt lËp cho phï hîp: Table ‟ sÏ thiÕt lËp ®Þnh d¹ng nµy cho toµn bé b¶ng; Cell- chØ thiÕt lËp cho c¸c « ®· chän; - NhÊn Ok ®Ó kÕt thóc c«ng viÖc. ThÎ Shading cho phÐp thiÕt lËp c¸c ®Þnh d¹ng vÒ t« nÒn b¶ng: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 57
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 - Môc Fill: chän chän mµu cÇn t«. §· cã s½n mét hép víi rÊt nhiÒu mµu. B¹n cã thÓ nhÊn nót More Colors ®Ó tù chän cho m×nh nh÷ng mµu kh¸c: - Môc Apply to: ®Ó chän ph¹m vi c¸c « cÊn t« mÇu nÒn: Table ‟ t« toµn bé b¶ng; Cell- chØ t« cho c¸c « ®· chän; - NhÊn Ok ®Ó kÕt thóc c«ng viÖc. 2.3 TÝnh to¸n trªn b¶ng B¹n cã thÓ thùc hiÖn mét sè phÐp tÝnh ®¬n gi¶n trªn b¶ng cña Word. GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 58
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 Mét khÝa c¹nh nµo ®Êy th× Word còng cã kh¶ n¨ng nh− mét b¶ng tÝnh ®iÖn tö (Excel), tuy nhiªn nã chØ xö lý ®−îc nh÷ng phÐp to¸n ®¬n gi¶n, rÊt lµ ®¬n gi¶n. 2.3.1 TÝnh tæng Gi¶ sö cã mét b¶ng sè liÖu nh− sau: TT Hä tªn L−¬ng Phô cÊp Thùc lÜnh 1 NguyÔn Nam 507000 150000 ? 2 TrÇn Kh¸nh 600000 150000 ? 3 Minh Hoa 630000 200000 ? Tæng céng: ? ? ? Hµm tÝnh tæng SUM cña Word ®Ó ®iÒn gi¸ trÞ tæng vµo c¸c « cã dÊu ? B−íc 1: §Æt ®iÓm trá lªn « cÇn chøa gi¸ trÞ tæng. VÝ dô mét « trªn dßng Tæng céng: B−íc 2: Më môc chän Table | Formula , hép tho¹i Formula xuÊt hiÖn: ë môc Formula, gâ vµo c«ng thøc cÇn tÝnh. Cã 3 lo¹i c«ng thøc tÝnh tæng: =SUM(ABOVE) ‟ tÝnh tæng c¸c dßng tõ trªn dßng ®Æt ®iÓm trá. C«ng thøc nµy ®−îc ¸p dông ®Ó tÝnh tæng cho dßng Tæng céng; =SUM(LEFT) ‟ tÝnh tæng cho c¸c dßng bªn tr¸i dßng ®Æt ®iÓm trá. C«ng thøc nµy ®−îc ¸p dông tÝnh tæng cho cét Thùc lÜnh ( = L−¬ng + Phô cÊp); GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 59
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 T−¬ng tù, =SUM(RIGHT) ‟ tÝnh tæng cho c¸c dßng bªn ph¶i dßng ®Æt ®iÓm trá. Cuèi cïng nhÊn OK ®Ó hoµn tÊt viÖc tÝnh tæng. Sau khi thùc hiÖn d¸n c¸c c«ng thøc tÝnh tæng cho dßng Tæng céng, vµ cét Thùc lÜnh ta ®−îc b¶ng kÕt qu¶ nh− sau: TT Hä tªn L−¬ng Phô cÊp Thùc lÜnh 1 NguyÔn Nam 507000 150000 657000 2 TrÇn Kh¸nh 600000 150000 750000 3 Minh Hoa 630000 200000 830000 Tæng céng: 1737000 500000 2237000 2.3.2 TÝnh trung b×nh céng Gi¶ sö cã mét b¶ng sè liÖu nh− sau: TT Hä tªn §TB HK1 §TB HK2 §TB c¶ n¨m 1 NguyÔn Nam 5.7 6.5 ? 2 TrÇn Kh¸nh 7.6 7.4 ? 3 Minh Hoa 7.5 8.3 ? §TB chung c¶ líp: ? ? ? Hµm tÝnh trung b×nh céng AVERAGE cña Word ®Ó ®iÒn gi¸ trÞ vµo c¸c « cã dÊu ? B−íc 1: §Æt ®iÓm trá lªn « cÇn tÝnh. VÝ dô mét « trªn dßng §TB c¶ n¨m: B−íc 2: Më môc chän Table | Formula , hép tho¹i Formula xuÊt hiÖn: =SUM(LEFT) GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 60
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 =SUM(ABOVE) ë môc Formula, gâ vµo c«ng thøc cÇn tÝnh. Cã 3 lo¹i c«ng thøc tÝnh trung b×nh céng: =AVERAGE(ABOVE) ‟ tÝnh trung b×nh céng c¸c dßng tõ trªn dßng ®Æt ®iÓm trá. C«ng thøc nµy ®−îc ¸p dông ®Ó tÝnh gi¸ trÞ cho dßng §TB chung c¶ líp:; =AVERAGE(LEFT) ‟ tÝnh trung b×nh céng cho c¸c dßng bªn tr¸i dßng ®Æt ®iÓm trá. C«ng thøc nµy ®−îc ¸p dông tÝnh gi¸ trÞ cho cét §TB c¶ n¨m = (§TB HK1 + §TB HK2)/2; T−¬ng tù, =AVERAGE(RIGHT) ‟ tÝnh trung b×nh céng cho c¸c dßng bªn ph¶i dßng ®Æt ®iÓm trá. Cuèi cïng nhÊn OK ®Ó hoµn tÊt viÖc tÝnh tæng. Sau khi thùc hiÖn d¸n c¸c c«ng thøc tÝnh trung b×nh céng cho dßng §TB chung c¶ líp:, vµ cét §TB c¶ n¨m: ta ®−îc b¶ng kÕt qu¶ nh− sau: TT Hä tªn §TB HK1 §TB HK2 §TB c¶ n¨m 1 NguyÔn Nam 5.7 6.5 6.1 2 TrÇn Kh¸nh 7.6 7.4 7.5 3 Minh Hoa 7.5 8.3 7.9 §TB chung c¶ líp: 6.93 7.4 7.17 2.4 S¾p xÕp d÷ liÖu trªn b¶ng D÷ liÖu trªn b¶ng cã thÓ ®−îc s¾p xÕp theo mét thø tù nµo ®ã. Gi¶ sö cã b¶ng d÷ liÖu sau: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 61
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 TT Hä ®Öm Tªn §iÓm TB 1 NguyÔn Quang Anh 7.5 2 TrÇn M¹nh Hµ 8.0 3 NguyÔn §øc B×nh 7.2 4 NguyÔn Xu©n Th¾ng 6.5 5 NguyÔn ThÞ Oanh 8.0 S¾p xÕp b¶ng theo Tªn vµ Hä ®Öm §Æt ®iÓm trá lªn b¶ng cÇn s¾p xÕp råi më môc chän Table | Sort , hép tho¹i Sort xuÊt hiÖn: ThiÕt lËp thuéc tÝnh cho hép tho¹i nµy nh− sau: - Môc Sort by: chän cét ®Çu tiªn cÇn s¾p xÕp (cét Tªn); - Môc Type : chän kiÓu d÷ liÖu cña cét ®ã ®Ó s¾p xÕp. Cã 3 kiÓu d÷ liÖu mµ Word hç trî: Text ‟ kiÓu ký tù; Number ‟ kiÓu sè häc vµ Date ‟ kiÓu ngµy; - C¸c môc Then By: SÏ ®−îc so s¸nh khi gi¸ trÞ s¾p xÕp tr−êng ®Çu GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 62
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 tiªn trïng nhau. VÝ dô trªn, khi Tªn trïng nhau th× s¾p xÕp tiÕp theo Hä ®Öm; - Môc My list has: chän Header row- dßng ®Çu tiªn cña b¶ng sÏ kh«ng tham gia vµo qu¸ tr×nh s¾p xÕp (lµm dßng tiªu ®Ò); nÕu chän No header row- m¸y tÝnh sÏ s¾p xÕp c¶ dßng ®Çu tiªn cña b¶ng (chän khi b¶ng kh«ng cã dßng tiªu ®Ò); - Cuèi cïng nhÊn OK ®Ó thùc hiÖn. Sau khi s¾p xÕp theo Tªn vµ Hä ®Öm, thu ®−îc b¶ng kÕt qu¶ nh− sau: TT Hä ®Öm Tªn §iÓm TB 1 NguyÔn Quang Anh 7.5 3 NguyÔn §øc B×nh 7.2 2 TrÇn M¹nh Hµ 8.0 5 NguyÔn ThÞ Oanh 8.0 4 NguyÔn Xu©n Th¾ng 6.5 Cét cÇn s¾p xÕp S¾p xÕp theo kiÓu d÷ liÖu S¾p theo chiÒu t¨ng S¾p theo chiÒu gi¶m B¹n chØ cã thÓ s¾p xÕp ®−îc d÷ liÖu cña b¶ng trªn ph¹m vi c¸c « kh«ng bÞ trén (Merged) S¾p xÕp b¶ng theo §iÓm TB råi ®Õn Tªn §Æt ®iÓm trá lªn b¶ng cÇn s¾p xÕp råi më môc chän Table | Sort , hép tho¹i Sort xuÊt hiÖn vµ thiÕt lËp c¸c th«ng sè cho hép tho¹i nµy nh− sau: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 63
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 KÕt qu¶ s¾p xÕp thu ®−îc lµ: TT Hä ®Öm Tªn §iÓm TB 2 TrÇn M¹nh Hµ 8.0 5 NguyÔn ThÞ Oanh 8.0 1 NguyÔn Quang Anh 7.5 3 NguyÔn §øc B×nh 7.2 4 NguyÔn Xu©n Th¾ng 6.5 2.5 Thanh c«ng cô Tables and Borders Thanh c«ng cô nµy chøa c¸c tÝnh n¨ng gióp b¹n dÔ dµng thùc hiÖn nh÷ng thao t¸c xö lý trªn b¶ng biÓu. §Ó hiÓn thÞ thanh c«ng cô, kÝch ho¹t môc chän View | Toolbars | Tables and Borders: ý nghÜa c¸c nót trªn thanh c«ng cô nµy nh− sau: Dïng ®Ó kÎ hoÆc ®Þnh d¹ng c¸c ®−êng; : GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 64
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 : Dïng ®Ó tÈy bá ®−êng th¼ng; §Ó chän kiÓu ®−êng th¼ng; : : Chän ®é ®Ëm cña ®−êng; §Þnh d¹ng mµu cho ®−êng; : KÎ khung cho c¸c «; : : T« mÇu nÒn c¸c «; §Ó chÌn thªm b¶ng míi lªn tµi liÖu; : §Ó trén c¸c « ®· chän thµnh 1 «; : : §Ó chia mét « thµnh nhiÒu « nhá; §Ó ®Þnh d¹ng lÒ v¨n b¶n trong «; : §Ó kÝch ho¹t tÝnh n¨ng tù ®éng ®Þnh d¹ng : : §Þnh d¹ng h−íng v¨n b¶n trong «; : S¾p xÕp gi¶m dÇn theo cét ®ang chän; S¾p xÕp t¨ng dÇn theo cét ®ang chän; : TÝnh tæng ®¬n gi¶n. : Ch−¬ng 3: §å ho¹ Ngoµi nh÷ng kh¶ n¨ng vÒ so¹n th¶o vµ ®Þnh d¹ng v¨n b¶n, kh¶ n¨ng ®å ho¹ cña Word còng rÊt m¹nh. Trong ch−¬ng nµy, chóng ta sÏ ®−îc t×m hiÓu vµ tiÕp cËn nh÷ng kü thuËt vÏ h×nh còng nh− xö lý mét sè khèi h×nh ho¹ trùc tiÕp trªn Word. GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 65
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 §Ó lµm viÖc víi m«i tr−êng ®å ho¹ trªn Word, b¹n ph¶i sö dông ®Õn thanh c«ng cô Drawing. NÕu ch−a nh×n thÊy thanh c«ng cô nµy trªn mµn h×nh cã thÓ më nã b»ng c¸ch kÝch ho¹t môc chän View | Toolbar | Drawing 3.1 VÏ khèi h×nh ®¬n gi¶n 3.1.1 Sö dông c¸c mÉu h×nh ®¬n gi¶n B¹n cã thÓ vÏ mét sè khèi h×nh rÊt ®¬n gi¶n lªn tµi liÖu cña m×nh b»ng c¸ch sö dông mét sè nót vÏ h×nh trªn thanh c«ng cô Drawing nh−: : VÏ h×nh ch÷ nhËt; : VÏ h×nh « val, h×nh trßn; : T¹o « h×nh ch÷ nhËt chøa v¨n b¶n; : VÏ ®−êng th¼ng; : VÏ mòi tªn. C¸ch vÏ h×nh nh− sau: B−íc 1: Dïng chuét nh¾p lªn nót chøa h×nh cÇn vÏ; B−íc 2: Dïng chuét vÏ h×nh ®ã lªn tµi liÖu. D−íi ®©y lµ mét h×nh ch÷ nhËt võa ®−îc vÏ: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 66
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 §iÓm ®¸nh dÊu Khi con trá chuyÓn h×nh mòi tªn, b¹n cã thÓ thay ®æi kÝch cì h×nh vÏ. Chóng ta ®Ó ý, trªn khèi h×nh th−êng cã c¸c ®iÓm ®¸nh dÊu , nÕu ®Æt con trá chuét vµo nh÷ng ®iÓm ®¸nh dÊu nµy b¹n cã thÓ co d·n ®−îc kÝch cì cña h×nh vÏ b»ng c¸ch kÐo rª chuét. 3.1.2 Sö dông c¸c khèi h×nh AutoShape Ngoµi c¸c khèi h×nh ®¬n gi¶n mµ b¹n thÊy trªn thanh c«ng cô Drawing, nót AutoShapes cßn cung cÊp rÊt nhiÒu c¸c mÉu h×nh vÏ ®a d¹ng. §Ó sö dông mét mÉu h×nh trong AutoShapes, B¹n lµm nh− sau: NhÊp nót AutoShapes trªn thanh c«ng cô Drawing: Danh s¸ch c¸c mÉu h×nh ®−îc liÖt kª ra, b¹n cã thÓ chän vµ vÏ chóng lªn tµi liÖu nh− ®· h−íng dÉn ë trªn. 3.1.3 §Þnh d¹ng h×nh vÏ Thanh c«ng cô Drawing cung cÊp nhiÒu nót tÝnh n¨ng gióp b¹n ®Þnh d¹ng trªn khèi h×nh vÏ: : Nót nµy dïng ®Ó chän ®èi t−îng cÇn ®Þnh d¹ng; : Chän ®é dÇy máng cña ®−êng; : Chän kiÓu nÐt cña ®−êng; GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 67
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 : Chän chiÒu mòi tªn (khi vÏ mòi tªn trªn h×nh); : Chän mµu s¾c cho ®−êng; : T« mÇu nÒn cho mét h×nh kÝn; : Chän mµu s¾c cho ch÷; : T¹o bãng cho h×nh vÏ; : Chän khèi h×nh trong kh«ng gian 3 chiÒu (3D); : §Ó quay h×nh vÏ. 3.1.4 Lµm viÖc tËp hîp c¸c h×nh vÏ Mét khèi h×nh vÏ th−êng bao gåm tæ hîp nhiÒu h×nh vÏ ghÐp l¹i. TÝnh n¨ng nhãm (Group) gióp gom nhãm c¸c h×nh nhá cÇn thiÕt thµnh mét khèi h×nh lín. §iÒu nµy rÊt thu©n lîi cho viÖc sö dông còng nh− qu¶n lý khèi h×nh vÏ trªn tµi liÖu. a. Gom nhãm (Group) §Ó gom nhãm mét tËp hîp c¸c h×nh, b¹n lµm nh− sau: B−íc 1: Sö dông nót trªn thanh c«ng cô Drawing, kÕt hîp viÖc gi÷ phÝm Shift. Råi lÇn l−ît chän c¸c h×nh nhá cÇn nhãm l¹i (b»ng c¸ch nhÊn chuét lªn tõng h×nh) hoÆc dïng chuét khoanh vïng bao quanh khèi h×nh cÇn nhãm; B−íc 2: KÝch ho¹t tÝnh n¨ng nhãm b»ng c¸ch: nhÊn nót Draw trªn thanh c«ng cô Drawing, chän Group . TÊt c¶ c¸c h×nh nhá ®· chän sÏ ®−îc nhãm l¹i thµnh mét h×nh lín. b. Gì nhãm (Ungroup) Trong tr−êng hîp muèn söa l¹i tõng cÊu tróc h×nh nhá trªn khèi ®· nhãm, b¹n ph¶i thùc hiÖn gì nhãm. C¸ch lµm nh− sau: B−íc 1: Sö dông nót ®Ó chän h×nh (lín) cÇn gì nhãm; B−íc 2: KÝch ho¹t tÝnh n¨ng gì nhãm b»ng c¸ch: nhÊn nót Draw GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 68
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 trªn thanh c«ng cô Drawing, chän Ungroup . TÊt c¶ c¸c h×nh nhá trong h×nh lín sÏ ®−îc trë l¹i tr¹ng th¸i nh− tr−íc lóc bÞ nhãm. §Õn ®©y, b¹n cã thÓ hiÖu chØnh tõng h×nh nhá theo ý muèn. c. Nhãm l¹i (Regroup) Sau khi gì nhãm vµ chØnh söa xong, muèn nhãm l¹i thµnh khèi h×nh nh− ban ®Çu b¹n kh«ng cÇn ph¶i thùc hiÖn l¹i tÝnh n¨ng nhãm, mµ chØ cÇn gäi tÝnh n¨ng nhãm l¹i (Regroup). C¸ch lµm nh− sau; B−íc 1: Sö dông nót ®Ó chän bÊt kú mét h×nh nhá nµo trong sè c¸c h×nh nhá cÇn nhãm l¹i; B−íc 2: KÝch ho¹t tÝnh n¨ng nhãm l¹i b»ng c¸ch: nhÊn nót Draw trªn thanh c«ng cô Drawing, chän Regroup . C¸c h×nh nhá sÏ ®−îc tù ®éng nhãm l¹i nh− viÖc nhãm ®· lµm ban ®Çu. 3.2 T¹o ch÷ nghÖ thuËt 3.2.1 ChÌn ch÷ nghÖ thuËt §Ó chÌn mét dßng ch÷ nghÖ thuËt (Word Art) lªn tµi liÖu, b¹n lµm nh− sau: B−íc 1: NhÊp nót Insert WordArt trªn thanh céng cô Drawing, hép tho¹i WordArt Gallery xuÊt hiÖn: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 69
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 B−íc 2: Dïng chuét chän kiÓu ch÷ nghÖ thuËt cÇn t¹o, b»ng c¸ch nhÊn vµo « chøa kiÓu ch÷ mµ b¹n muèn; B−íc 3: Gâ vµo dßng ch÷ b¹n muèn t¹o ë môc Text trªn hép tho¹i Edit WordArt Text: B¹n cã thÓ chän ph«ng ch÷, kiÓu ch÷, cì ch÷ cho ®o¹n v¨n b¶n nµy. B−íc 4: NhÊn Ok ®Ó kÕt thóc. Dßng ch÷ nghÖ thuËt sÏ ®−îc hiÖn lªn tµi liÖu: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 70
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 3.2.2 HiÖu chØnh B¹n cã thÓ thùc hiÖn c¸c phÐp hiÖu chØnh cho dßng ch÷ nghÖ thuËt ®· t¹o ®−îc bëi thanh c«ng cô WordArt: ý nghÜa c¸c nót lÖnh trªn thanh c«ng cô nµy nh− sau: NhÊn chuét lªn « cã mÉu ch÷ cÇn t¹o! : §Ó chÌn thªm dßng ch÷ nghÖ thuËt kh¸c; : §Ó söa néi dung v¨n b¶n cña dßng ch÷; : §Ó chän l¹i kiÓu ch÷ nghÖ thuËt; : §Ó ®Þnh d¹ng mµu cho khèi ch÷; : §Ó chän mét sè kiÓu ch÷ nghÖ thuËt kh¸c; : §Ó quay khèi ch÷; : §Ó xoay h−íng v¨n b¶n; : §Ó ®Þnh d¹ng lÒ v¨n b¶n trong khèi h×nh; : §Ó ®iÒu chØnh kho¶ng c¸ch gi÷a c¸c ký tù. 3.3 ChÌn ¶nh lªn tµi liÖu B¹n cã thÓ chÌn ®−îc h×nh ¶nh tõ nhiÒu nguån kh¸c nhau trªn m¸y tÝnh lªn tµi liÖu Word nh−: ¶nh tõ mét tÖp tin; ¶nh tõ th− viÖn ¶nh Clip Gallery hoÆc ¶nh tõ mµn h×nh m¸y tÝnh. 3.5.1 ChÌn ¶nh tõ mét tÖp tin §Ó chÌn ¶nh tõ mét tÖp tin lªn tµi liÖu, b¹n lµm nh− sau: Më môc chän Insert | Picture | From file, hép tho¹i Insert Picture xuÊt hiÖn cho phÐp b¹n t×m tÖp ¶nh cÇn chÌn lªn tµi liÖu: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 71
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 H·y chän tÖp ¶nh, råi nhÊn nót Insert ®Ó hoµn tÊt. ¶nh tõ tÖp ®· chän ®−îc chÌn lªn tµi liÖu cïng thanh c«ng cô Picture gióp b¹n thùc hiÖn c¸c phÐp ®Þnh d¹ng, hiÖu chØnh ¶nh. ý nghÜa c¸c nót lÖnh trªn thanh c«ng cô Picture nh− sau: : §Ó chÌn thªm ¶nh tõ tÖp tin kh¸c; : §Þnh d¹ng mµu cho ¶nh; : §iÒu chØnh ®é t−¬ng ph¶n cho ¶nh; : §iÒu chØnh ®é s¸ng, tèi cña ¶nh; : Dïng ®Ó c¾t ¶nh; : Chän kiÓu ®−êng viÒn cho ¶nh; : BËt c¸c tÝnh n¨ng ®Þnh d¹ng ®èi t−îng ¶nh; GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 72
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 : ThiÕt lËp thuéc tÝnh xuyªn thÊu (Transparent) ¶nh; : Huû bá c¸c ®Þnh d¹ng ¶nh. Trong tr−êng hîp kh«ng xuÊt hiÖn thanh c«ng cô Picture, b¹n cã thÓ gäi môc chän View | Toolbar | Picture ®Ó hiÓn thÞ nã. 3.5.2 ChÌn ¶nh tõ th− viÖn ¶nh Clip Gallery §Ó chÌn ¶nh tõ th− viÖn ¶nh Clip Gallery lªn tµi liÖu, b¹n lµm nh− sau: Më môc chän Insert | Picture | Clip Art, hép tho¹i Insert ClipArt xuÊt hiÖn cho phÐp t×m h×nh ¶nh cÇn chÌn lªn tµi liÖu: ¶nh ®−îc l−u trong c¸c môc (Categories), b¹n ph¶i më c¸c môc nµy ra ®Ó t×m ¶nh. Nót Back vµ Forward gióp b¹n quay vÒ thao t¸c tr−íc hoÆc thao t¸c sau trong khi dÞch chuyÓn gi÷a c¸c Categories. Sau khi t×m ®−îc ¶nh, nhÊn chuét lªn ¶nh t×m ®−îc, mét thùc ®¬n xuÊt hiÖn cho phÐp b¹n chän c¸c t×nh huèng xö lý ®èi víi ¶nh ®ang chän: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 73
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 H·y nhÊn nót Insert ®Ó chÌn ¶nh lªn tµi liÖu. Sau khi ¶nh ®−îc chÌn lªn tµi liÖu, b¹n cã thÓ sö dông thanh c«ng cô Picture ®Ó ®Þnh d¹ng ¶nh nh− ®· h−íng dÉn ë trªn. 3.5.3 Chôp ¶nh tõ mµn h×nh vµo tµi liÖu Trong qu¸ tr×nh chÕ b¶n tµi liÖu, nhiÒu khi chóng ta cÇn chÌn nh÷ng h×nh ¶nh ®ang xuÊt hiÖn trªn mµn h×nh m¸y tÝnh vµo tµi liÖu. Sau ®©y lµ c¸c b−íc cÇn thiÕt gióp b¹n lµm viÖc ®ã: B¹n muèn chôp toµn bé mµn h×nh m¸y tÝnh vµo tµi liÖu? B−íc 1: Më mµn h×nh cÇn chôp, nhÊn phÝm Print Screen. Toµn bé h×nh ¶nh cña mµn h×nh sÏ ®−îc l−u vµo bé nhí ®Öm (Clipboard) d−íi d¹ng h×nh ¶nh; B−íc 2: Chän vÞ trÝ cÇn chÌn lªn tµi liÖu, nhÊn tæ hîp phÝm Ctrl + V hoÆc nót Paste ®Ó d¸n h×nh tõ bé nhí ®Öm lªn v¨n b¶n. B¹n muèn chôp hép tho¹i hoÆc cöa sæ ®ang ®−îc kÝch ho¹t trªn mµn h×nh vµo tµi liÖu? NhÊn lªn ®©y ®Ó chÌn ¶nh lªn tµi liÖu! B−íc 1: Më mµn h×nh cÇn chôp, nhÊp tæ hîp phÝm Alt + Print Screen. H×nh ¶nh cña hép tho¹i hoÆc cöa sæ ®ang kÝch ho¹t sÏ ®−îc l−u vµo bé nhí ®Öm; B−íc 2: Chän vÞ trÝ cÇn chÌn ¶nh trªn tµi liÖu, nhÊn tæ hîp phÝm Ctrl + V hoÆc nót Paste ®Ó d¸n h×nh tõ bé nhí ®Öm lªn v¨n b¶n. B¹n chØ muèn chôp mét vïng nµo ®ã cña mµn h×nh vµo tµi liÖu? GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 74
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 B−íc 1: Më mµn h×nh cÇn chôp, nhÊp phÝp Print Screen. B−íc 2: H·y më ch−¬ng tr×nh Paint brush cña Window hay bÊt kú mét phÇn mÒm xö lý ¶nh nµo cã trªn m¸y tÝnh; t¹o mét tÖp míi vµ d¸n mµn h×nh võa chôp ®−îc vµo. TiÕp theo, sö dông tÝnh n¨ng c¾t h×nh cña phÇn mÒm nµy ®Ó c¾t phÇn h×nh ¶nh cÇn lÊy. NhÊn Ctrl+C hoÆc nót Copy ®Ó sao chÐp chóng. B−íc 3: Cuèi cïng, b¹n chän vÞ trÝ cÇn chÌn lªn tµi liÖu, nhÊn tæ hîp phÝm Ctrl + V hoÆc nót Paste ®Ó d¸n h×nh ®· c¾t ®−îc lªn tµi liÖu. Ch−¬ng 4: In Ên 4.1 Qui tr×nh ®Ó in Ên In Ên lµ c«ng ®o¹n rÊt quan träng vµ lµ kh©u cuèi cïng trong qui tr×nh so¹n th¶o tµi liÖu. §Ó lµm tèt viÖc in Ên cho tµi liÖu cña m×nh, b¹n nªn thùc hiÖn theo qui tr×nh sau: - §Þnh d¹ng trang in: ®©y lµ b−íc b¹n ph¶i lµm ®Çu tiªn khi so¹n th¶o mét tµi liÖu trªn Word; - So¹n th¶o tµi liÖu: bao gåm tÊt c¶ c¸c kü n¨ng mµ b¹n ®· ®−îc t×m hiÓu tõ ch−¬ng 1 ®Õn ch−¬ng 5; - ThiÕt lËp tiªu ®Ò ®Çu, tiªu ®Ò cuèi trang; - Print Preview- lµ kh©u rÊt quan träng. Cho phÐp b¹n cã thÓ xem néi dung c¸c trang in tr−íc khi in; - Thùc hiÖn in tµi liÖu ra giÊy. GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 75
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 4.2 TÝnh n¨ng Page Setup TÝnh n¨ng nµy gióp thiÕt lËp cÊu tróc trang in, khæ giÊy in. H·y më môc chän File | Page Setup ®Ó kÝch ho¹t. Hép tho¹i Page Setup xuÊt hiÖn: 1. §Þnh d¹ng trang in (Page Setup) 2. So¹n th¶o tµi liÖu 3. ThiÕt lËp tiªu ®Ò ®Çu, tiªu ®Ò cuèi trang, ®¸nh sè trang (nÕu cÇn) 4. Xem tµi liÖu tr−íc khi in (Print preview) 5. In Ên tµi liÖu - ThÎ Paper Size: cho phÐp b¹n lùa chän khæ giÊy in: - Môc Paper size: ®Ó chän khæ giÊy in. Bao gåm c¸c khæ: Letter, A0, A1, A2, A3, A4, A5, tuú thuéc vµo tõng lo¹i m¸y in cña b¹n. B×nh th−êng, v¨n b¶n ®−îc so¹n th¶o trªn khæ A4; - Ngoµi ra b¹n cã thÓ thiÕt lËp chiÒu réng (môc Width), chiÒu cao (môc Height) cho khæ giÊy; - Môc Orientation: ®Ó chän chiÒu in trªn khæ giÊy. NÕu lµ Portrait ‟ in theo chiÒu däc; Lanscape ‟ in theo chiÒu ngang khæ giÊy; - Môc Apply to: ®Ó chØ ®Þnh ph¹m vi c¸c trang in ®−îc ¸p dông thiÕt lËp nµy. NÕu lµ Whole Document - ¸p dông cho toµn bé tµi liÖu; This point forward - ¸p dông b¾t ®Çu tõ trang ®ang chän trë vÒ cuèi tµi liÖu; - Môc Preview ‟ cho phÐp b¹n nh×n thÊy cÊu tróc trang in ®· thiÕt lËp; GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 76
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 - NhÊn nót Default ‟ nÕu b¹n muèn ¸p dông thiÕt lËp nµy lµ ngÇm ®Þnh cho c¸c tÖp tµi liÖu sau cña Word; - NhÊn OK ®Ó ®ång ý vµ ®ãng hép tho¹i l¹i. ThÎ Margin: cho phÐp thiÕt lËp lÒ trang in: - Môc Top: ®Ó thiÕt lËp chiÒu cao cña lÒ trªn cña trang in; - Môc Bottom: ®Ó thiÕt lËp chiÒu cao cña lÒ d−íi cña trang in; - Môc Left: ®Ó thiÕt lËp chiÒu réng cña lÒ bªn tr¸i cña trang in; - Môc Right: ®Ó thiÕt lËp chiÒu réng cña lÒ bªn ph¶i cña trang in; - Môc Gutter: ®Ó thiÕt lËp bÒ réng phÇn g¸y tµi liÖu; - Môc Header ‟ thiÕt lËp chiÒu cao cña phÇn tiªu ®Ò ®Çu trang (Header); - Môc Footer ‟ thiÕt lËp chiÒu cao cña phÇn tiªu ®Ò cuèi trang (Footer); GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 77
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 - Môc Apply to: ®Ó chØ ®Þnh ph¹m vi c¸c trang in ®−îc ¸p dông thiÕt lËp nµy. NÕu lµ Whole Document - ¸p dông cho toµn bé tµi liÖu; This point forward - ¸p dông b¾t ®Çu tõ trang ®ang ®Æt ®iÓm trá trë vÒ cuèi tµi liÖu; - Môc Preview cho phÐp b¹n nh×n thÊy cÊu tróc trang in ®· thiÕt lËp; - NhÊn nót Default ‟ nÕu b¹n muèn ¸p dông thiÕt lËp nµy lµ ngÇm ®Þnh cho c¸c tÖp tµi liÖu sau cña Word; - NhÊn OK ®Ó ®ång ý vµ ®ãng hép tho¹i l¹i. 4.3 Tiªu ®Ò ®Çu, tiªu ®Ò cuèi trang Cã thÓ miªu t¶ vÞ trÝ cña phÇn tiªu ®Ò ®Çu, tiªu ®Ò cuèi trang qua h×nh sau: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 78
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 C¸ch x©y dùng tiªu ®Ò ®Çu vµ tiªu ®Ò cuèi: Më môc chän View | Header and Footer, con trá lËp tøc chuyÓn ngay vµo phÇn tiªu ®Ò ®Çu (Header): Top Left Gutter Right Bottom Header Footer Thanh c«ng cô Header and Footer còng xuÊt hiÖn: B¹n cã thÓ so¹n th¶o tiªu ®Ò b»ng c¸ch gâ trùc tiÕp v¨n b¶n, råi ®Þnh d¹ng chóng. B¹n còng cã thÓ chÌn c¸c h×nh ¶nh, ®å häa, b¶ng biÓu, lªn tiªu ®Ò nh− lµ chÌn lªn tµi liÖu. Ngoµi ra, b¹n cã thÓ chÌn thªm c¸c th«ng tin kh¸c n÷a tõ thanh c«ng cô Header and Footer nh− sau: Nót nµy cho phÐp chÌn vµo mét sè c¸c th«ng tin tiªu : ®Ò cña tÖp tµi liÖu nh− lµ: : ChÌn T¸c gi¶, trang, ngµy; : ChÌn tªn t¸c gi¶; : ChÌn tªn m¸y tÝnh t¹o tÖp tin; : ChÌn tªn tÖp tin cïng ®−êng dÉn; : ChÌn tªn tÖp tin; GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 79
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 : ChÌn ngµy in v¨n b¶n gÇn nhÊt; : ChÌn thêi ®iÓm cuèi sö v¨n b¶n; ChÌn trang thø X cña tæng sè trang Y : : ChÌn sè thø tù trang hiÖn t¹i; : ChÌn tæng sè trang cña tµi liÖu; : ChÌn ngµy hiÖn t¹i; : ChÌn giê hiÖn t¹i; : §Þnh d¹ng sè trang; : ChuyÓn ®æi lµm viÖc gi÷a Header vµ Footer; : §ãng thanh tiªu ®Ò l¹i. 4.4 ChÌn sè trang tù ®éng Ngoµi viÖc chÌn sè trang tù ®éng bëi tÝnh n¨ng Header and Footer, b¹n cã thÓ chÌn sè trang tù ®éng lªn tiªu ®Ò trang b»ng c¸ch: Më môc chän: Insert Page numbers Hép tho¹i Page numbers xuÊt hiÖn: - Môc Position ‟ chän vÞ trÝ sÏ chÌn sè trang: Bottom of page chÌn vµo tiªu ®Ò cuèi; hoÆc Top of page chÌn vµo tiªu ®Ò ®Çu trang; - Môc Aligment ‟ dãng hµng cho sè trang: Right- bªn ph¶i trang; GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 80
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 Left ‟ bªn tr¸i trang hoÆc Center- ë gi÷a trang; - NÕu chän môc sÏ thùc hiÖn ®¸nh sè trang ®Çu tiªn, tr¸i l¹i trang ®Çu tiªn sÏ kh«ng ®−îc ®¸nh sè, chØ ®¸nh sè tõ trang thø 2 trë ®i; - Môc Preview- ®Ó xem kÕt qu¶ thiÕt lËp trªn trang tµi liÖu; - NhÊn OK ®Ó hoµn tÊt c«ng viÖc. 4.5 Xem tµi liÖu tr−íc khi in Xem tr−íc khi in (hay cßn gäi Print preview) lµ viÖc rÊt quan träng, ®Æc biÖt ®èi víi nh÷ng ng−êi míi häc word, ch−a cã nhiÒu c¸c kü n¨ng vÒ in Ên. Qua mµn h×nh Print Preview, b¹n cã thÓ quan s¸t tr−íc ®−îc cÊu tróc trang in còng nh− néi dung chi tiÕt trªn trang in. Qua ®ã sÏ cã nh÷ng ®iÒu chØnh hîp lý, kÞp thêi ®èi víi tµi liÖu cña m×nh ®Ó khi in ra sÏ thu ®−îc kÕt qu¶ cao nh− ý muèn. §Ó bËt mµn h×nh Print preview, b¹n cã thÓ lµm theo mét trong hai c¸ch: C¸ch 1: Më môc chän File | Print Preview C¸ch 2: NhÊn nót Print preview trªn thanh c«ng cô Standard. Mµn h×nh Preview cïng thanh c«ng cô Print preview xuÊt hiÖn: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 81
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 Mµn h×nh Preview lµ n¬i hiÓn thÞ cÊu tróc, còng nh− néi dung c¸c trang tµi liÖu tr−íc khi in; Thanh c«ng cô Print Preview cung cÊp c¸c nót chøc n¨ng ®Ó lµm viÖc trªn mµn h×nh Preview, ®ã lµ: §Ó phãng to, thu nhá (Zoom) th«ng tin trªn mµn h×nh Preview; : Cho phÐp hiÓn thÞ hay kh«ng hiÓn thÞ th−íc kÎ (Rule) trªn mµn : h×nh nµy; : ChØ hiÓn thÞ mét trang tµi liÖu trªn mµn h×nh nµy; Cã thÓ chän n trang tµi liÖu cïng hiÓn thÞ trªn cïng mét mµn : h×nh nµy (n=1 6); GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 82
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 §Ó chuyÓn ®æi chÕ ®é chØ xem vµ xem + cã thÓ söa néi dung : trùc tiÕp trªn tµi liÖu; : In tµi liÖu ra m¸y in; §ãng mµn h×nh nµy l¹i, trë vÒ mµn h×nh so¹n th¶o tµi liÖu ban : ®Çu. B¹n còng cã thÓ lµm viÖc nµy khi nhÊn phÝm ESC. 4.6 In Ên tµi liÖu Sau khi ®· chÕ b¶n xong tµi liÖu, ®· kiÓm tra l¹i c¸c lçi chÕ b¶n. B−íc nµy b¹n sÏ thùc hiÖn in Ên tµi liÖu ra m¸y in. Cã nhiÒu c¸ch cho b¹n chän lùa ra lÖnh in Ên: C¸ch 1: Më môc chän File | Print C¸ch 2: NhÊn tæ hîp phÝm Ctrl + P Hép tho¹i Print xuÊt hiÖn: - Hép Printer cho phÐp b¹n chän m¸y in cÇn in (trong tr−êng hîp m¸y tÝnh b¹n cã nèi tíi nhiÒu m¸y in). Nót Properties cho phÐp b¹n thiÕt lËp c¸c thuéc tÝnh cho m¸y in nÕu cÇn; - Hép Page range- cho phÐp thiÕt lËp ph¹m vi c¸c trang in: - Chän All ‟ in toµn bé c¸c trang trªn tÖp tµi liÖu; GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 83
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 - Current page ‟ chØ in trang tµi liÖu ®ang chän; - Pages ‟ chØ ra c¸c trang cÇn in. Qui t¾c chän ra c¸c trang cÇn in nh− sau: - VÝ dô: ChØ in trang sè 5: 5 In tõ trang 2 ®Õn trang 10: 2-10 In tõ trang 2 ®Õn trang 10; tõ trang 12 ®Õn 15: 2-10, 12-15 - Hép Copies ‟ chØ ra sè b¶n in, ngÇm ®Þnh lµ 1. NÕu b¹n in nhiÒu h¬n 1 b¶n, h·y gâ sè b¶n in vµo ®©y; - Hép Page per sheet ®Ó chØ ra sè trang tµi liÖu sÏ ®−îc in ra mét trang giÊy. NgÇm ®Þnh lµ 1, tuy nhiªn b¹n cã thÓ thiÕt lËp nhiÒu h¬n sè trang in trªn mét trang giÊy, khi ®ã cì sÏ rÊt bÐ; - Cuèi cïng nhÊn nót OK ®Ó thùc hiÖn viÖc in Ên. Ch−¬ng 5: trén tµi liÖu 5.1 Kh¸i niÖm vÒ trén tµi liÖu Mét tÝnh n¨ng rÊt m¹nh cña phÇn mÒm so¹n th¶o v¨n b¶n Microsoft Word lµ trén tµi liÖu (Mail Merge). §iÒu nµy ®· gióp Ých cho c¸c nh©n viªn v¨n phßng rÊt nhiÒu trong viÖc in c¸c danh s¸ch cña m×nh ra c¸c phiÕu nhá. Chóng ta h·y t×m hiÓu t×nh huèng sau: Lan lµ BÝ th− chi ®oµn líp Q9A1, c« ®ang ph¶i so¹n th¶o c¸c giÊy mêi ®Ó göi tíi c¸c b¹n sinh viªn tham dù buæi liªn hoan v¨n nghÖ do Chi ®oµn tæ chøc. Danh s¸ch kh¸ch mêi ®· ®−îc liÖt kª trªn mét b¶ng Word (hoÆc trªn Excel) nh− sau: TT Hä tªn Líp 1 NguyÔn V¨n Quang Q9A2 GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 84
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 2 Th¹ch H¶i V©n Q9A2 3 Bïi ThÞ Ninh Q9A3 4 Lª Quang T¸m Q9A3 5 NguyÔn ThÞ Hµ Q9A4 Lan ph¶i lµm nh− thÕ nµo? TÝnh n¨ng Mail Merge cña Word sÏ gióp Lan ®¬n gi¶n vµ rÊt nhanh chãng t¹o ra ®−îc c¸c giÊy mêi ghi ®Çy ®ñ th«ng tin cÇn thiÕt. 5.2 ChuÈn bÞ d÷ liÖu Ph¶i ch¾c ch¾n b¹n ®· t¹o ®−îc danh s¸ch kh¸ch mêi nh− sau: TT Hä tªn Líp 1 NguyÔn V¨n Quang Q9A2 2 Th¹ch H¶i V©n Q9A2 3 Bïi ThÞ Ninh Q9A3 4 Lª Quang T¸m Q9A3 5 NguyÔn ThÞ Hµ Q9A4 B¶ng nµy cã thÓ ®−îc so¹n trªn Word, trªn Excel hoÆc mét b¶ng trªn Access, Foxpro. 5.3 So¹n mÉu tµi liÖu trén So¹n th¶o mét mÉu giÊy mêi nh− sau: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 85
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 5.4 KÝch ho¹t tÝnh n¨ng Mail merge KÝch ho¹t tÝnh n¨ng trén tµi liÖu cña Word b»ng c¸ch më môc chän Tools | Mail Merge , Hép tho¹i Mail Merge Helper xuÊt hiÖn: ë môc bÊm chuét nót Creat vµ chän môc Mailing Label, hép tho¹i sau ®©y xuÊt hiÖn: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 86
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 H·y chän Active Window ®Ó tiÕp tôc: ë môc , nhÊn chuét nót Get Data vµ chän môc Open Data Source , hép tho¹i Open Data Source xuÊt hiÖn, b¹n h·y chän tÖp chøa danh s¸ch kh¸c mêi ®· t¹o råi nhÊn Open. Sau khi më ®−îc tÖp chøa danh s¸ch kh¸ch mêi, cã thÓ nhÊn Close ®Ó ®ãng hép tho¹i Mail Merge Helper vµ sö dông thanh c«ng cô Mail merger ®Ó chÌn c¸c tr−êng tin cÇn thiÕt lªn tµi liÖu: NÕu kh«ng thÊy thanh c«ng cô Mail Merge xuÊt hiÖn trªn mµn h×nh, cã thÓ hiÓn thÞ nã b»ng c¸ch chän thùc ®¬n View | Toolbars | Mail Merge. 5.5 ChÌn c¸c tr−êng tin lªn tµi liÖu §Ó chÌn mét tr−êng tin lªn giÊy mêi, lµm nh− sau: B−íc 1: §Æt ®iÓm trá vµo vÞ trÝ cÇn chÌn th«ng tin trªn tµi liÖu: ®Æt lªn phÇn ®Þnh chÌn tªn (nÕu muèn chÌn tr−êng Hä tªn) hoÆc ®Æt ®iÓm trá lªn môc líp (nÕu muèn chÌn tr−êng Líp); B−íc 2: Trªn thanh c«ng cô Mail merge nhÊn nót Insert Merge Field, råi chän tr−êng tin cÇn chÌn lªn tµi liÖu. Sau khi chÌn ®Çy ®ñ c¸c tr−êng tin vµo nh÷ng vÞ trÝ hîp lý cña chóng trªn tµi liÖu, b¹n cã thÓ chuyÓn sang b−íc tiÕp theo ®Ó tiÕn hµnh trén ra c¸c GiÊy mêi. 5.6 Thùc hiÖn trén tµi liÖu NhÊn nót trªn thanh c«ng cô Mail merge, hép tho¹i tuú chän trén th− Merge xuÊt hiÖn: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 87
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 Cã thÓ thiÕt lËp th«ng sè cho hép tho¹i nµy nh− sau: - Môc Merge to: cho biÕt nh÷ng giÊy mêi ®−îc t¹o ra sÏ ®Æt ë ®©u: New document- ë mét tÖp word míi; hoÆc Printer ‟ sÏ ®−îc in ngay ra m¸y in; - Môc Records to be merged: cho biÕt ph¹m vi c¸c b¶n ghi sÏ ®−îc trén ra: All- sÏ thùc hiÖn trén tÊt c¶ c¸c b¶n ghi hoÆc From: ‟ h·y chØ ra trén tõ b¶n ghi nµo ®Õn To: b¶n ghi nµo? - Cuèi cïng nhÊn nót Merge ®Ó thùc hiÖn trén ra c¸c GiÊy mêi nh− ®· thiÕt lËp. 5.7 Thanh c«ng cô Mail merge Thanh c«ng cô Mail Merge cung cÊp c¸c nót chøc n¨ng gióp b¹n lµm viÑc nhanh chãng vµ thuËn tiªn trong qu¸ tr×nh trén tµi liÖu trªn word. §Ó chÌn mét tr−êng tin (cét) tõ danh s¸ch lªn tµi : liÖu trén; §Ó chuyÓn ®Õn vÞ trÝ c¸c tµi liÖu sau khi ®· trén : ®−îc; §Ó hiÓn thÞ hép tho¹i Mail Merge Helper tiÕp tôc : nh÷ng thiÕt lËp ë môc 5.4; GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 88
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 §Ó kiÓm tra xem cã mét lçi nµo trong qu¸ tr×nh : thiÕt lËp c¸c th«ng tin trén tµi liÖu hay kh«ng? Thùc hiÖn trén tµi liÖu vµ ®−a c¸c kÕt qu¶ ra mét : tÖp Word míi; Thùc hiÖn trén tµi liÖu vµ in lu«n kÕt qu¶ ra m¸y : in; Më hép tho¹i thiÕt lËp c¸c th«ng tin tr−íc khi trén : th− Merge. Ch−¬ng 6: Mét sè øng dông kh¸c cña word 6.1 TÝnh n¨ng ®Õm tõ TÝnh n¨ng ®Õm tõ cho phÐp b¹n thèng kª ®−îc c¸c th«ng tin vÒ ký tù, tõ, ®o¹n, trang trªn mét tÖp tµi liÖu. Nã rÊt cÇn thiÕt khi b¹n lµ nhµ b¸o, viÕt s¸ch hoÆc lµm nh÷ng viÖc cã liªn quan. Më môc chän Tools | Word Count ®Ó gäi tÝnh n¨ng nµy. Hép tho¹i Word Count xuÊt hiÖn: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 89
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 NÕu chän môc , sÏ thùc hiÖn ®Õm c¶ c¸c tõ vµ ®o¹n trªn nh÷ng phÇn ghi chó cña tµi liÖu. 6.2 B¶o vÖ tµi liÖu ViÖc b¶o vÖ d÷ liÖu trªn Word ®−îc ph©n thµnh c¸c møc ®é. Møc ®é cao nhÊt lµ b¶o vÖ khi më tÖp tµi liÖu, vµ møc ®é thø hai lµ b¶o vÖ sù thay ®æi d÷ liÖu trªn tÖp tµi liÖu. Sö dông møc ®é nµo lµ do b¹n quyÕt ®Þnh, tuú thuéc vµo môc ®Ých cña b¹n. Nguyªn t¾c b¶o vÖ cho mçi møc lµ: b¹n g¸n mét mËt khÈu (Password). Khi ®ã, chØ khi nµo ng−êi dïng nhËp ®óng mËt khÈu ®· g¸n míi cã thÓ lµm ®−îc viÖc mµ b¹n ®· b¶o vÖ. 6.2.1 B¶o vÖ khi më tÖp tµi liÖu B−íc 1: Më tµi liÖu cÇn b¶o vÖ trªn word; B−íc 2: Më môc chän: Tools | Options , hép tho¹i Options xuÊt hiÖn: Tæng sè trang Tæng sè tõ Tæng sè ký tù (kh«ng tÝnh dÊu c¸ch) Tæng sè ký tù (kÓ c¶ dÊu c¸ch) Tæng sè ®o¹n Tæng sè dßng GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 90
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 Trªn thÎ Save, b¹n h·y gâ vµo mËt khÈu b¶o vÖ tÖp khi më ë môc Password to Open:, gâ xong nhÊn OK. Hép tho¹i Confirm Password xuÊt hiÖn, yªu cÇu b¹n nhËp l¹i mËt khÈu võa gâ: H·y gâ l¹i mËt khÈu võa gâ tr−íc ®ã vµo môc Reenter password to open: Gâ xong nhÊn OK ®Ó hoµn tÊt. NÕu b¹n gâ ®óng, hép tho¹i sÏ ®ãng l¹i, viÖc thiÕt lËp mËt khÈu khi më v¨n b¶n ®· thµnh c«ng. NÕu b¹n gâ sai, th«ng b¸o sau ®©y xuÊt hiÖn: TiÕp theo b¹n ph¶i nhËp l¹i mËt khÈu ®· gâ tr−íc ®ã. Sau khi ®· thiÕt lËp mËt khÈu b¶o vÖ tµi liÖu khi më tÖp nµy thµnh GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 91
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 c«ng, nÕu ng−êi dïng më tÖp tµi liÖu nµy ra ®Ó lµm viÖc, hép tho¹i sau ®©y xuÊt hiÖn yªu cÇu nhËp vµo mËt khÈu b¶o vÖ: Ng−êi dïng ph¶i nhËp ®óng mËt khÈu mµ b¹n ®· thiÕt lËp lªn hép tho¹i nµy míi cã thÓ më ®−îc tÖp tµi liÖu. 6.2.2 B¶o vÖ khi söa néi dung tµi liÖu B−íc 1: Më tµi liÖu cÇn b¶o vÒ trªn word; B−íc 2: Më hép tho¹i Options; Trªn thÎ Save, b¹n h·y gâ vµo mËt khÈu b¶o vÖ khi söa ®æi néi dung v¨n b¶n ë môc Password to modify:, gâ xong nhÊn OK. Hép tho¹i Confirm Password xuÊt hiÖn, yªu cÇu b¹n nhËp l¹i mËt khÈu võa gâ: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 92
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 H·y gâ l¹i mËt khÈu võa gâ tr−íc ®ã vµo môc Reenter password to modify: Gâ xong nhÊn OK ®Ó hoµn tÊt. NÕu b¹n gâ ®óng, hép tho¹i sÏ ®ãng l¹i, viÖc thiÕt lËp mËt khÈu thµnh c«ng. NÕu b¹n gâ sai, th«ng b¸o sau ®©y xuÊt hiÖn: Sau khi ®· thiÕt lËp ®−îc mËt khÈu, nÕu ng−êi dïng më tÖp nµy ra ®Ó sö dông, mét hép tho¹i yªu cÇu hä nhËp mËt khÈu ®Ó cã thÓ söa ®−îc néi dung tµi liÖu: - NÕu nhËp mËt khÈu ®óng, ng−êi dïng ®ã sÏ cã quyÒn söa néi dung tµi liÖu; - NÕu kh«ng cã mËt khÈu, hä còng cã thÓ nhÊn nót Read Only ®Ó më tÖp tµi liÖu nµy d−íi d¹ng chØ ®äc- Read Only (d¹ng nµy th× kh«ng söa vµ cÊt ®−îc néi dung v¨n b¶n). Khi ®ã, thanh tiªu ®Ò word xuÊt hiÖn dßng ch÷: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 93
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 6.3 Hép tho¹i Options Khi lµm viÖc víi word (còng nh− lµm viÖc trªn bÊt kú phÇn mÒm cã qui m« lín nµo ®ã) b¹n th−êng ph¶i thiÕt lËp cho m×nh mét m«i tr−êng lµm viÖc thuËn tiÖn, phï hîp víi së thÝch vµ c«ng viÖc. Hép tho¹i Options cho phÐp b¹n lµm nh÷ng viÖc ®ã. B¹n kÝch ho¹t môc chän Tool | Options. Hép tho¹i Options xuÊt hiÖn víi nhiÒu thÎ, gióp b¹n cã thÓ thiÕt lËp m«i tr−êng lµm viÖc theo c¸c nhãm: 6.3.1 ThÎ View §Ó thiÕt lËp c¸c th«ng tin mang tÝnh hiÓn thÞ (Viewable) trªn m«i tr−êng lµm viÖc: C¸ch b¶o vÖ nµy kh«ng ®−îc hiÖu qu¶ l¾m khi mµ c¸c kü n¨ng xö lý d÷ liÖu trªn tµi liÖu hiÖn nay lµ rÊt ®¬n gi¶n. B¹n nªn dïng c¸ch b¶o vÖ møc khi më tÖp d÷ liÖu th× hiÖu qu¶ sÏ cao h¬n. Cã rÊt nhiÒu c¸c thuéc tÝnh mµ b¹n cã thÓ thiÕt lËp ®−îc ë ®©y, nh−ng d−íi ®©y lµ mét sè thuéc tÝnh hay ®−îc sö dông nhÊt: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 94
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 - Status bar: ®Ó hiÓn thÞ thanh tr¹ng th¸i Status bar; - ScreenTips: cho phÐp hiÓn thÞ nh÷ng mÉu giíi thiÖu (Tips) trªn mµn h×nh cña word; - Animated text: cho phÐp hiÓn thÞ nh÷ng hiÖu øng tr×nh diÔn cña v¨n b¶n (®Ó thiÕt lËp nh÷ng hiÖu øng nµy, b¹n tham kh¶o môc 1.2.1.f Hép tho¹i Font); - Hozirontal scrollbar: ®Ó hiÓn thÞ thanh cuén ngang cña cöa sæ tµi liÖu; - Vertical scrollbar: ®Ó hiÓn thÞ thanh cuén däc cña cöa sæ tµi liÖu; - Drawing: cho phÐp hiÓn thÞ h×nh vÏ lªn tµi liÖu vµ in ®−îc chóng ra m¸y in. NÕu kh«ng chän môc nµy, b¹n kh«ng thÓ nh×n thÊy c¸c h×nh vÏ b»ng thanh c«ng cô Drawing còng nh− kh«ng thÓ in ®−îc c¸c h×nh nµy ra m¸y in; - Text Boundary: hiÓn thÞ ®−êng viÒn bao cho trang v¨n b¶n còng nh− nh÷ng ®èi t−îng kh¸c trªn tµi liÖu. §iÒu nµy gióp b¹n ph©n ®Þnh ®−îc râ rµng biªn giíi c¸c ®èi t−îng cã trªn tµi liÖu ®ang lµm viÖc; 6.3.2 ThÎ General §Ó thiÕt lËp mét sè th«ng tin mang tÝnh chung trªn m«i tr−êng lµm viÖc: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 95
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 Chóng t«i chØ giíi thiÖu 2 thuéc tÝnh b¹n cã thÓ quan t©m nhÊt: - Recently used file list: h·y nhËp vµo sè tÖp word ®−îc sö dông dông gÇn ®©y nhÊt lªn môc chän File cña word. §iÒu nµy rÊt thuËn tiÖn cho viÖc më mét tÖp v¨n b¶n mµ b¹n chóng míi ®−îc sö dông gÇn ®©y chØ b»ng c¸ch nhÊp chuét. NgÇm ®Þnh sè tÖp lµ 4, b¹n nªn thiÕt lËp con sè nµy nhiÒu h¬n; - Measurement units: ®Ó thay ®æi ®¬n vÞ ®o chiÒu dµi trªn word cho phï hîp víi b¹n. Cã 2 kiÓu ®¬n vÞ ®o chiÒu dµi ®−îc sö dông ë ®©y lµ Inch vµ Centimeter. 6.3.3 ThÎ Spelling & Grammar §Ó thiÕt lËp nh÷ng th«ng tin vÒ kiÓm tra lçi chÝnh t¶ v¨n b¶n: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 96
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 - Check spelling as you type: ®Ó kÝch ho¹t tÝnh n¨ng kiÓm tra lçi chÝnh t¶. B¹n nªn chän môc nµy, bëi lÏ nÕu nã ®−îc chän th× nh÷ng tõ viÕt t¾t vµ nh÷ng thiÕt lËp kiÓm tra lçi chÝnh t¶ trªn hép tho¹i AutoCorrect míi cã t¸c dông; - Check grammar as you type: ®Ó kÝch ho¹t tÝnh n¨ng kiÓm tra lçi ng÷ ph¸p (ng÷ ph¸p tiÕng Anh). B¹n chØ bËt nã khi tµi liÖu lµ v¨n b¶n tiÕng Anh, tr¸i l¹i b¹n nªn bá môc nµy. 6.3.4 ThÎ File Locations ThiÕt lËp nh÷ng th«ng tin vÒ th− môc trªn ®Üa cã liªn quan ®Õn m«i tr−êng lµm viÖc word: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 97
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 H·y chän môc cÇn thiÕt lËp l¹i th− môc ë danh s¸ch File types: råi nhÊn nót Modify ®Ó chän l¹i th− môc lµm viÖc. VÝ dô, muèn thay ®æi th− môc ngÇm ®Þnh khi më vµ cÊt v¨n b¶n míi, lµm nh− sau: B−íc 1: Chän môc Documents trªn danh s¸ch File types; B−íc 2: NhÊn nót Modify, hép tho¹i sau xuÊt hiÖn cho phÐp b¹n chän l¹i th− môc míi. B−íc 3: Sau khi chän xong th− môc ngÇm ®Þnh ®Ó më vµ cÊt tµi liÖu, GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 98
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 nhÊn nót OK ®Ó ®ång ý sù thay ®æi nµy. 6.4 Lµm viÖc víi Macro Khi lµm viÖc víi word nhiÒu khi b¹n ph¶i lÆp l¹i mét sè c¸c thao t¸c xö lý trªn tµi liÖu. §iÒu nµy sÏ ®−îc ®¬n gi¶n h¬n khi b¹n ¸p dông kü thuËt Macro. Macro cã thÓ hiÓu lµ mét lÖnh ®Ó gäi mét thñ tôc (thñ tôc lµ mét ch−¬ng tr×nh ®−îc lËp tr×nh trªn m¸y tÝnh cã thÓ bao gåm nhiÒu lÖnh yªu cÇu m¸y tÝnh lµm viÖc) nµo ®ã. LÖnh Macro cã thÓ ®−îc g¾n bëi tæ hîp phÝm t¾t hoÆc ®−îc g¾n vµo mét nót lÖnh trªn thanh c«ng cô mµ khi bÊm tæ hîp phÝm t¾t nµy hoÆc nhÊn chuét lªn nót ®· g¸n trªn thanh c«ng cô, Macro ®ã sÏ ®−îc thùc hiÖn. 6.4.1 T¹o Macro §Ó dÔ hiÓu h¬n, chóng t«i sÏ ®−a ra bµi to¸n vµ c¸ch gi¶i quyÕt nã sau ®©y: B¹n lµ mét nh©n viªn v¨n phßng, rÊt hay ph¶i so¹n th¶o c¸c b¸o c¸o, hîp ®ång, mµ cã dßng tiªu ®Ò ®Çu tiªn lµ: Céng hoµ x∙ héi chñ nghÜa ViÖt Nam §éc lËp ‘ Tù do ‘ H¹nh phóc o0o H·y t¹o mét Macro cã tªn CHXHCNVN vµ g¾n nã bëi mét tæ hîp phÝm nãng Ctrl + T ch¼ng h¹n, b¹n lµm nh− sau: B−íc 1: KÝch ho¹t tÝnh n¨ng t¹o míi Macro b»ng c¸ch: më môc chän Tools | Macro | Record new Macro Hép tho¹i Record Macro xuÊt hiÖn: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 99
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 B−íc 2: Khai b¸o tªn vµ thiÕt lËp phÝm t¾t cho Macro nµy: - ¤ Macro name: b¹n h·y gâ vµo tªn cña Macro cÇn t¹o lµ: CHXHCNVN; - §Ó thiÕt lËp phÝm t¾t cho Macro, h·y nhÊn lªn nót Keyboard , hép tho¹i Customize Keyboard xuÊt hiÖn: Khi con trá ®ang nhÊp nh¸y ë hép Press new shortcut key: b¹n h·y bÊm tæ hîp phÝm nãng cÇn thiÕt lËp (ë ®©y lµ Ctrl + T), tiÕp theo nhÊn Asign ®Ó ®ång ý. Cuèi cïng nhÊn Close ®Ó ®ãng hép tho¹i nµy l¹i. Mét thanh c«ng cô míi xuÊt hiÖn nh− sau: GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 100
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 Vµ con trá trªn mµn h×nh sÏ trë thµnh: . Khi ®ã b¹n cã thÓ ra c¸c lÖnh cho Macro nµy. B−íc 3: Ra c¸c lÖnh cho Macro: Thùc chÊt lÖnh cho Macro ®ang t¹o lµ: So¹n th¶o dßng ch÷ Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam §éc lËp ‟ Tù do ‟ H¹nh phóc o0o vµ ®Þnh d¹ng dßng ch÷ ®ã ®Ó trë thµnh: Céng hoµ x∙ héi chñ nghÜa ViÖt Nam §éc lËp ‘ Tù do ‘ H¹nh phóc o0o B¹n h·y lµm c¸c c«ng viÖc so¹n th¶o ®Ó ®−îc kÕt qu¶ nh− vËy. B−íc 4: KÕt thóc viÖc t¹o Macro: Sau khi so¹n th¶o ®−îc mÉu tiªu ®Ò nh− ý muèn, h·y kÕt thóc viÖc t¹o Macro nµy b»ng c¸ch nhÊn lªn nót Stop recording trªn thanh c«ng cô Stop. B¹n ®· t¹o ®−îc Macro cã tªn CHXHCNVN víi phÝm nãng lµ Ctrl + T. 6.4.2 Sö dông Macro ®· t¹o ®−îc Gi¶ sö ®· t¹o ®−îc Macro CHXHCNVN. Khi muèn hiÓn thÞ tiªu ®Ò nh− vËy b¹n chØ cÇn gäi Macro nµy bëi phÝm nãng cña nã lµ Ctrl + T. B¹n sÏ thu ®−îc kÕt qu¶ nh− mong muèn. HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG WORD 2007 CHƢƠNG I GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 101
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 1. Làm quen với giao diện mới Trong Word 2007, bạn sẽ không còn thấy các menu lệnh như phiên bản trước mà thay vào đó là hệ thống “ribbon” với 3 thành phần chính: thẻ (Tab), nhóm (Group) và các nút lệnh (Command button). Các nút lệnh có liên quan đến nhau được gom vào một nhóm, ví dụ như các nút chọn font, cỡ chữ, in đậm, nghiêng, gạch chân được gom vào nhóm Font. Nhiều nhóm có chung một tác vụ lại được gom vào trong một thẻ. Bạn hãy để ý, ở góc trên bên tay trái có một nút hình tròn , nó có tên là Microsoft Office Button. Nhấn nút này sẽ xuất hiện một bảng lệnh tương tự như menu File của phiên bản Word trước, bao gồm các lệnh: New, Open, Save, Print Quick Access Toolbar là thanh công cụ nằm cạnh nút Microsoft Office Button, giúp truy cập nhanh đến những nút lệnh thường dùng. Bạn có thể nhấn chuột vào nút mũi tên ở cuối thanh và bổ sung thêm những nút lệnh bạn hay dùng khác vào thanh công cụ này bằng cách đánh dấu chọn vào nó. 2. Sử dụng phím tắt để mở các thẻ, nút lệnh Ngoài phương pháp nhấn chuột, bạn có thể sử dụng phím tắt để truy cập đến các thẻ, nút lệnh một cách nhanh chóng. Rất đơn giản, hãy giữ phím Alt trong 2 giây, lập tức xuất hiện các chữ cái trên các thẻ, bạn nhấn tiếp chữ cái trên thẻ nào mình muốn mở, thẻ đó sẽ được kích hoạt. Bây giờ trên các nút lệnh lại xuất hiện một loạt chữ cái để bạn kích hoạt nó với cách tương tự. GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 102
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 3. Tạo một tài liệu mới Tương tự như Word 2003, phím tắt để tạo một tài liệu mới trong Word 2007 là Ctrl+N. Cách khác: Nhấn chuột vào Microsoft Office Button , chọn New, nhấn đúp chuột vô mục Blank document. Tạo một tài liệu mới từ mẫu có sẵn: Nhấn Microsoft Office Button , chọn New. Nhấn Installed Templates, sau đó chọn một mẫu đã cài vào máy hay chọn một mẫu từ Microsoft Office Online (yêu cầu có kết nối Internet để tải về). Nhấn nút Create để tạo một tài liệu mới từ mẫu đã chọn GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 103
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 104
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 105
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 106
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 Höôùng daãn söû duïng Word 2007 Baèng Laêng 2 4. Mở tài liệu có sẵn trên máy Tương tự như Word 2003, phím tắt mở tài liệu có sẵn là Ctrl+O. Bạn cũng có thể vào Microsoft Office Button , chọn Open GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 107
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 5. Lƣu tài liệu Phím tắt để lưu tài liệu là Ctrl+S (giống Word 2003). Cách khác: Nhấn Microsoft Office Button , chọn Save. Nếu file tài liệu này trước đó chưa được lưu lần nào, bạn sẽ được yêu cầu đặt tên file và chọn nơi lưu. Để lưu tài liệu với tên khác (hay định dạng khác), bạn nhấn Microsoft Office Button , chọn Save As (phím tắt F12, tương tự như Word 2003). 6. Mặc định lƣu tài liệu dạng Word 2003 trở về trƣớc Mặc định, tài liệu của Word 2007 được lưu với định dạng là *.DOCX, khác với *.DOC mà bạn đã quen thuộc. Với định dạng này, bạn sẽ không thể nào mở được trên Word 2003 trở về trước nếu không cài thêm bộ chuyển đổi. Để tương thích khi mở trên Word 2003 mà không cài GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 108
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 Höôùng daãn söû duïng Word 2007 Baèng Laêng 3 thêm chương trình, Word 2007 cho phép bạn lưu lại với định dạng Word 2003 (trong danh sách Save as type của hộp thoại Save As, bạn chọn Word 97-2003 Document). Muốn Word 2007 mặc định lưu với định dạng của Word 2003, bạn nhấn Microsoft Office Button , chọn Word Options để mở hộp thoại Word Options. Trong khung bên trái, chọn Save. Tại mục Save files in this format, bạn chọn Word 97-2003 Document (*.doc). Nhấn OK Trong Word 2003 cũng có tính năng mặc định lưu theo một định dạng nào đó (dĩ nhiên không có định dạng của Word 2007). Để truy cập tính năng tương ứng trên Word 2003, bạn vào menu Tools > Options > thẻ Save > chọn định dạng trong mục Save Word files as > OK. 7. Giảm thiểu khả năng mất dữ liệu khi chƣơng trình bị đóng bất ngờ Để đề phòng trường hợp treo máy, cúp điện làm mất dữ liệu, bạn nên GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 109
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 bật tính năng sao lưu tự động theo chu kỳ. Cũng trong hộp thoại Word Options, chọn mục Save ở bên trái, đánh dấu check vào Save AutoRecover information every, sau đó nhập số phút tự động lưu vào ô bên cạnh. Nhấn OK. 8. Lƣu tài liệu với định dạng PDF/XPS Một tính năng mới có trong Word 2007 là khả năng lưu tài liệu với dạng file *.PDF và *.XPS. Có lẽ bạn đã khá quen thuộc với định dạng PDF. Còn XPS? Tương tự PDF, XPS (XML Paper Specification) là loại file điện tử có bố cục cố định, đảm bảo khi file được xem trên mạng hay đem in nó vẫn giữ lại chính xác các phần định dạng bạn cần, dữ liệu trong file không dễ thay đổi. Để lưu hoặc xuất sang định dạng PDF/XPS, trước hết bạn cần cài đặt thêm phần hỗ trợ Microsoft Save as PDF or XPS cho hệ thống Office 2007: truy cập vào y và làm theo hướng dẫn trong đó để cài đặt. Cài xong bạn có thể lưu tài liệu lại với dạng PDF/XPS bằng cách nhấn Microsoft Office Button , chọn Save As, chọn PDF or XPS GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 110
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 111
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 112
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 113
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 Höôùng daãn söû duïng Word 2007 Baèng Laêng 4 9. Phóng lớn / thu nhỏ tài liệu Có lẽ bạn đã khá quen thuộc với hộp Zoom trên thanh công cụ Standard của Word 2003, nó giúp phóng to hay thu nhỏ tài liệu với nhiều tùy chọn. Còn trên Word 2007, công cụ này nằm ở đâu? Bạn hãy đưa mắt GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 114
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 xuống góc dưới bên phải cửa sổ, trên thanh trạng thái sẽ thấy thanh trượt Zoom . Bạn chỉ việc kéo thanh trượt qua phải để phóng lớn hay qua trái để thu nhỏ tài liệu. 10. Xác lập chế độ phóng lớn / thu nhỏ đặc biệt Trong thẻ View, nhóm Zoom, nhấn 100% để đưa tài liệu về đúng kích cỡ của nó. Cũng trong nhóm Zoom, nút One Page cho phép bạn hiển thị vừa đúng 1 trang trên màn hình, nút Two Pages hiển thị đúng 2 trang, còn Page Width là chế độ Zoom mà chiều rộng trang vừa với chiều rộng màn hình. Nhấn nútZoom sẽ cho nhiều tùy chọn hơn nữa. 11. Xem tài liệu ở chế độ Full Screen Reading Ở Word 2003, bạn có thể xem tài liệu giống như xem sách (2 trang đối diện nhau, và chiều rộng màn hình được tận dụng tối đa để có thể đọc và ghi chú vào tài liệu một cách dễ dàng). Cách thực hiện: vào menu View – Reading Layout. Đối với Word 2007, công cụ này nằm ở thẻ View, nhóm Document Views, mục Full Screen Reading. Khi ở chế độ Full Screen Reading, nhấn phím mũi tên ở góc dưới của trang để di chuyển qua lại giữa các trang. Nhấn ESC để trở về chế độ Print Layout. Cũng trong nhóm Document Views bạn có thể chọn nhiều chế độ hiển thị khác như Web Layout, Outline, Draft 12.Thanh thƣớc kẻ (Ruler) Thước kẻ dọc và ngang rất tiện lợi cho bạn canh chỉnh, thế nhưng trong phiên bản Word 2007 này hình như Microsoft đã loại bỏ nó rồi? Không phải vậy, cũng như Word 2003 cho phép bạn tùy ý bật tắt thanh Ruler (menu View– Ruler), trong phiên bản 2007, chức năng này đã được đưa vào thẻ View, nhóm Show/Hide. Bạn chỉ việc đánh dấu check vào mục Ruler để cho nó hiện lên lại. Một cách khác để cho thước kẻ hiện ra là nhấn chuột vào nút View Ruler ở phía trên thanh GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 115
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 cuộn dọc. Nếu thực hiện cách này mà bạn chỉ thấy có mỗi thước kẻ ngang xuất hiện, không thấy thước kẻ dọc đâu cả, hãy làm thêm bước sau để bật thước kẻ dọc lên: Nhấn Microsoft Office Button , nhấn tiếp Word Options. Trong hộp thoại xuất hiện, ở khung bên trái chọn Advanced. Kéo thanh trượt ở khung bên phải xuống dưới nhóm Display, đánh dấu chọn hộp kiểm Show vertical ruler in Print Layout view. Nhấn OK Lưu ý: Bạn phải xem tài liệu ở chế độ Print Layout thì mới hiện đủ được các thanh thước kẻ. 13. Duyệt tài liệu ở chế độ hình thu nhỏ (Thumbnails) Chế độ này rất hữu ích nếu trong tài liệu của bạn có quá nhiều trang vì nó cho bạn một cái nhìn tổng thể về các trang, và bạn có thể nhảy nhanh đến một trang bất kỳ. Trong thẻ View, nhóm Show/Hide, bạn đánh dấu check vào hộp kiểm Thumbnails. Lập tức bên trái cửa sổ xuất hiện một khung chứa hình thu nhỏ của các trang trong tài liệu, kèm theo số trang ở bên dưới. Bạn nhấn chuột vào một trang để nhảy đến trang đó. GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 116
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 14. Thay đổi xác lập lề trang Trong Word 2003, để thay đổi những xác lập trang, bạn vào menu File – Page Setup. Còn trong Word 2007 thì sao? Các xác lập trang giấy nằm trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup. -Để thay đổi lề trang, nhấn nút Margins, một menu xổ xuống cho bạn chọn những kiểu lề trang mình thích (mỗi kiểu lề đều có ghi chú thông số bên cạnh, ví dụ kiểu Normal thì lề trên, dưới, trái, phải đều cách mép giấy 1 inch ) GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 117
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 Höôùng daãn söû duïng Word 2007 Baèng Laêng 6 - Nếu như các thông số lề trang bạn muốn xác lập không có sẵn trong danh sách, hãy nhấn Custom Margins ở cuối menu, sau đó tự mình nhập vào thông số mới. 15. Hiển thị các lề trang Nhấn Microsoft Office Button, nhấn tiếp Word Options. Trong hộp thoại xuất hiện, ở khung bên trái nhấn Advanced, khung bên phải kéo thanh trượt xuống nhóm Show document content và đánh dấu check vào hộp kiểm Show text boundaries. Nhấn OK. 16. Các lề trang sẽ xuất hiện trong tài liệu dƣới dạng đƣờng đứt nét Trong Word 2003, bạn có thể thực hiện chức năng tương ứng bằng cách vào menu Tools – GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 118
BÙI QUYẾT TIẾN 2011 Options > thẻ View > đánh dấu check mục Text boundaries trong nhóm Print and Web Layout options > OK. 17. Chọn hƣớng giấy cho toàn bộ tài liệu Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Orientation và chọn một trong hai kiểu là Portrait (trang dọc) hoặc Landscape (trang ngang). 18. Xác lập trang dọc và trang ngang trong cùng một tài liệu - Dùng chuột quét chọn các đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi sang hướng dọc hoặc ngang. - Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Margins. - Nhấn Custom Margins, chọn tiếp Portrait (trang dọc) hoặc Landscape (trang ngang) trong mục Orientation. - Trong mục Apply to, chọn Selected text. Nhấn OK. 19. Thay đổi cỡ giấy Nếu muốn thay đổi kích cỡ trang giấy, trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, bạn nhấn nút Size. Menu xổ xuống cho bạn chọn một trong các cỡ giấy có sẵn như: Letter, A4, A5, A6, Postcard Muốn xác lập một cỡ giấy đặc biệt không có trong danh sách, bạn chọn More Paper Sizes ở cuối menu và nhập vào chiều rộng (Width), chiều cao (Height) mình thích. 20. Khắc phục hiện tƣợng: Lề trên bị biến mất Khi bạn xem tài liệu ở chế độ Print Layout, điểm chèn nằm ở sát góc trên bên trái trang, giống như là không có lề trên vậy. Cách khắc phục: 1. Khi lề trên hoặc lề dưới không hiển thị, bạn đưa con trỏ chuột đến lề trên hoặc lề dưới của trang cho đến khi con trỏ biến thành mũi tên hai đầu rồi nhấn đúp chuột vào. GIÁO TRÌNH WORD 2003-2007-2010 Page 119