›
›

Giáo trình Tin học văn phòng (Phần 3)

pdf 47 trang phuongnguyen 2990
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Tin học văn phòng (Phần 3)", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfgiao_trinh_tin_hoc_van_phong_phan_3.pdf

Nội dung text: Giáo trình Tin học văn phòng (Phần 3)

  1. Chương 4 Microsoft WORD Microsoft Word hay còn gọi là Winword, là một phần mềm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm nổi tiếng Microsoft, chuyên dùng để soạn thảo các loại văn bản, sách vở, tạp chí phục vụ cho công tác văn phòng. Có thể liệt kê các đặc điểm nổi bật của phần mềm này như sau: Cung cấp đầy đủ các kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng và dễ sử dụng. Khả năng đồ hoạ khá mạnh, kết hợp với công nghệ OLE (Objects Linking and Embeding) bạn có thể chèn được nhiều hơn những gì ngoài hình ảnh và âm thanh lên tài liệu word như biểu đồ, bảng tính, Có thể kết xuất, nhập dữ liệu dưới nhiều loại định dạng khác nhau. Đặc biệt khả năng chuyển đổi dữ liệu giữa Word với các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office đã làm cho việc xử lý các ứng dụng văn phòng trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML để chia sẻ dữ liệu trên mạng nội bộ, cũng như mạng Internet. 4.1. Các thao tác cơ bản 1. Khởi động, thoát khỏi Winword Khởi động Winword: Dùng lệnh Start | All Programs | Microsoft Office | MicrosoftWord. Ngoài cách khởi động trên, ta còn có thể khởi động Winword theo các cách sau: Click biểu tượng Word trên Destop. Click biểu tượng Word trên Start Menu. Thoát khỏi Winword: Nên ghi lại tập tin soạn thảo trước khi thoát, nếu không Winword sẽ hỏi: Chọn Yes nếu muốn ghi. Chọn No nếu không muốn ghi. Chọn Cancel nếu muốn hủy lệnh thoát. Các cách thoát : Click nút Close ở góc trên phải cửa sổ của Winword. Dùng lệnh File | Exit. Double click biểu tượng của chương trình ở góc trên trái màn hình. Nhấn tổ hợp phím Alt + F4. 58
  2. 2. Màn hình Winword Menu Bar Formatting Toolbar Title Bar Standard Toolbar Drawing Toolbar Status bar Title Bar (thanh tiêu đề): Thanh chứa tên của tập tin văn bản. Menu Bar (thực đơn ngang): Thanh chứa các lệnh của Word, mỗi mục trên Menu Bar ứng với một Menu Popup (thực đơn dọc). Thao tác để mở một Menu Popup là click vào tên mục hoặc nhấn tổ hợp phím Alt + ký tự đại diện của tên mục. Toolbars (các thanh công cụ): Các thanh công cụ chứa một số biểu tượng hoặc nút điều khiển thể hiện một số lệnh thông dụng. Muốn biết chức năng của một biểu tượng hay một nút điều khiển nào đó ta chỉ cần rà mũi tên chuột lên biểu tượng hay nút đó và chờ vài giây (nếu chưa có tính chất này thì ta dùng lệnh Tools | Customize | Options, chọn mục Show ScreenTips on Toolbars). Để hiển thị hay ẩn các thanh công cụ, ta dùng lệnh View | Toolbars, sau đó click đánh dấu hoặc bỏ dấu check tại các mục tương ứng. - Standard (thanh công cụ chuẩn): chứa các biểu tượng, nút điều khiển thực hiện các chức năng thông dụng như ghi văn bản vào đĩa, mở văn bản, in văn bản Thay vì phải vào các menu để chọn lệnh, chỉ cần click biểu tượng hoặc nút điều khiển tương ứng. Chẳng hạn, muốn lưu văn bản đang soạn thảo lên đĩa, thay vì vào menu File chọn Save, chỉ cần click biểu tượng . - Formatting (thanh định dạng): chứa các biểu tượng, nút điều khiển dùng cho việc định dạng văn bản như loại font chữ, cỡ font, căn lề - Tables and Borders: chứa các công cụ để kẻ khung và thao tác trên bảng biểu. 59
  3. - Drawing: chứa các công cụ để vẽ hình, tô màu Ruler (thước): dùng để canh chỉnh lề và định Tab cho văn bản. Để thay đổi đơn vị đo (Inches, Centimeters, Millimeters, Points, Picas), ta thực hiện lệnh Tools | Options | General, rồi vào hộp Measurement units để thay đổi. Thường chọn đơn vị là Centimeters hoặc Inchs. Ruler có thể tắt hay mở bằng lệnh View | Ruler. Status Bar (thanh trạng thái): hiển thị tình trạng của cửa sổ hiện tại như số thứ tự trang hiện hành, tổng số trang, vị trí con trỏ (dòng, cột) Thanh này nằm ở dòng cuối cùng của cửa sổ. Scroll Bar (thanh cuốn): dùng để di chuyển màn hình cửa sổ văn bản bằng chuột. - Thanh cuốn dọc (Vertical scroll bar) Click để cuốn lên từ từ Drag di chuyển đến chỗ mong muốn Click để kéo xuống từ từ Click để cuốn lên 1 trang Click để cuốn xuống 1 trang - Thanh cuốn ngang (Horizontal scroll bar): cách sử dụng như thanh cuốn dọc. 3. Tạo mới, mở, lưu văn bản a. Tạo mới một văn bản: Để tạo mới một văn bản, ta có thể dùng các cách sau: Cách 1: Dùng lệnh File | New. Trong hộp thoại New, chọn biểu tượng Blank Document. Cách 2: Click biểu tượng New Blank Document trên thanh Standard. Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N. b. Mở một văn bản đã có trên đĩa: Để mở một văn bản đã có trên đĩa, ta có thể tiến hành theo các bước sau: Dùng lệnh File | Open (hoặc click biểu tượng trên thanh Standard, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+O) để mở hộp thoại Open. 60
  4. Trong hộp thoại Open, chọn tên tập tin muốn mở. Click nút Open hoặc gõ Enter. Lưu ý: Nếu ta không nhớ tên hay vị trí của tập tin muốn mở thì thực hiện như sau: • Nhập tên hay ký tự đại diện (?, *) vào khung File name. • Chọn tên ổ đĩa hay tên thư mục muốn tìm trong khung Look in. • Click nút Open hoặc gõ Enter. c. Lưu văn bản vào đĩa: Lưu với tên mới: Dùng lệnh File | Save As. Chọn thư mục lưu trong khung Save in, nhập tên mới trong khung File name và chọn dạng của tập tin để lưu trong khung Save as type. Click nút Save hoặc gõ Enter. Lưu với tên cũ: Dùng lệnh File | Save hoặc click biểu tượng , thao tác cũng có thể sử dụng khi lưu văn bản lần đầu tiên. Nếu tài liệu của bạn đã được ghi vào một tập tin, khi ra lệnh Save tất cả những sự thay đổi trên tài liệu sẽ được ghi lại lên đĩa. Bạn nên thực hiện thao tác ghi tài liệu thường xuyên trong khi soạn tài liệu, để tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố mất điện, hay những trục trặc của máy tính. 61
  5. 4. Các phím thường dùng khi soạn thảo: Các loại con trỏ trên cửa sổ soạn thảo: • Con trỏ nhập văn bản có dạng “ | “ (vạch đứng) Khi gõ một ký tự trên bàn phím, ký tự sẽ được chèn vào chỗ con trỏ nhập. • Con trỏ chuột trong vùng văn bản có dạng “ I “ (dấu vạch đứng với hai dấu gạch ngang ở hai đầu). Muốn chuyển con trỏ nhập tới một vị trí mới trong văn bản để nhập, ta đưa con trỏ chuột đến vị trí mới và click chuột. Di chuyển con trỏ (cursor) bàn phím: → : qua phải một ký tự. ← : qua trái một ký tự. ↓ : xuống một dòng. ↑ : lên một dòng. Ctrl + → : qua phải một từ. Ctrl + ← : qua trái một từ. Home : về đầu dòng. End : đến cuối dòng. Ctrl + Home : về đầu văn bản. Ctrl + End : đến cuối văn bản. Page Up : lên một trang màn hình. Page Down : xuống một trang màn hình. Phím xoá ký tự: Delete : xoá ký tự tại vị trí con trỏ. Backspace : xoá ký tự bên trái con trỏ Các phím khác: Enter : xuống hàng, kết thúc đoạn. Shift + Enter : xuống hàng, chưa kết thúc đoạn. Insert : dùng để chuyển đổi giữa chế độ chèn ký tự và đè ký tự. Alt : dùng để chọn các lệnh trên menu bằng bàn phím. Esc : dùng để ngắt một lệnh đang thực hiện. 5. Cách đánh tiếng Việt trên văn bản: Trong mục này sẽ giới thiệu hai kiểu đánh tiếng Việt thông dụng nhất hiện nay: kiểu gõ VNI và kiểu gõ TELEX. a. Kiểu gõ VNI: Kiểu gõ này dùng các phím chữ số ở hàng phím phía trên các phím chữ cái để thể hiện dấu trong tiếng Việt. Trong tiếng Việt, dấu được đặt ở trên các 62
  6. nguyên âm. Vì vậy, muốn thể hiện được dấu, ta phải gõ vào nguyên âm trước, sau đó mới gõ các phím thể hiện dấu theo quy tắc sau: - Dấu sắc : phím số 1 - Dấu huyền : phím số 2 - Dấu hỏi : phím số 3 - Dấu ngã : phím số 4 - Dấu nặng : phím số 5 - Dấu mũ (â/ê/ô) : phím a/e/o + phím số 6 - Dấu móc (ơ/ư) : phím o/u + phím số 7 - Dấu liềm (ă) : phím chữ a + phím số 8 - Dấu ngang (đ) : phím chữ d + phím số 9 b. Kiểu gõ TELEX: - Dấu sắc : phím s - Dấu huyền : phím f - Dấu hỏi : phím r - Dấu ngã : phím x - Dấu nặng : phím j - â (aa), ê (ee), ô (oo), đ (dd) - ă (aw), ơ (ow), ư (uw) - xóa dấu (z) Lưu ý: • Nếu muốn bỏ dấu cho chữ hoa thì phải nhấn đồng thời phím Shift với phím thể hiện dấu. • Thường gõ dấu ở cuối từ. 6. Nhập văn bản: a. Định dạng ký tự: Trước khi nhập một văn bản, ta cần phải chọn định dạng ký tự cho văn bản. Có thể dùng thanh Formatting Toolbar để định dạng nhanh. Chọn Font chữ thích hợp cho văn bản trong hộp Font. Lưu ý: Font chữ tiếng Việt VNI có tên bắt đầu bằng VNI, Font chữ tiếng Việt ABC có tên bắt đầu bằng .Vn Chọn kích cỡ chữ trong hộp Size. 63
  7. Font chữ Cỡ chữ Đậm Nghiêng Gạch chân .VnTime, 14 : Tin học Văn phòng .VnTime, 14, Italic : Tin học Văn phòng .VnHelvetInsH, 14 : TIN HỌC VĂN PHÒNG VNI-Awchon, 13 : Tin học Văn phòng Ngoài ra, ta có thể định dạng ký tự trong hộp thoại Font sẽ nói ở phần 4.2. b. Nhập văn bản: Sau khi định dạng ký tự, ta có thể tiến hành nhập văn bản tại vị trí con trỏ nhập. − Khi con trỏ nhập chạm biên phải của trang, Word sẽ tự động đưa nó xuống dòng dưới. − Muốn tạo thêm một đoạn, nhấn phím Enter. Ta có thể cho hiển thị hoặc che các dấu kết thúc đoạn bằng cách click vào nút trên thanh Standard. − Muốn bắt đầu một dòng mới không có dấu kết thúc đoạn, nhấn Shift + Enter. − Để hủy thao tác vừa làm, click biểu tượng , hoặc nhấn Ctrl + Z. − Để lặp lại thao tác vừa làm, click biểu tượng , hoặc nhấn F4, hoặc nhấn Ctrl + Y. c. Ngắt cột, trang: Trong Word, việc ngắt cột hoặc trang được thực hiện một cách tự động tùy thuộc Page setup. Tuy nhiên ta cũng có thể quy định các vị trí ngắt cột và ngắt trang như sau : − Đưa con trỏ nhập đến vị trí cần ngắt. − Dùng lệnh Insert | Break, chọn các tùy chọn sau: • Page break : ngắt trang. • Column break : ngắt cột. Lưu ý: có thể sử dụng các phím tắt như sau: • Ctrl + Enter : ngắt trang. • Ctrl + Shift + Enter : ngắt cột. 7. Thao tác trên một khối chọn 64
  8. a. Chọn một khối: Để chọn một khối văn bản ta có thể dùng chuột hoặc bàn phím, hoặc dùng kết hợp cả chuột và bàn phím. Sau đây là một vài phương pháp chọn khối. - Chọn một từ : Double click vào từ muốn chọn. - Chọn các ký tự liên tiếp nhau: Drag lên các ký tự muốn chọn; hoặc dùng bàn phím bằng cách đưa con trỏ nhập vào ký tự đầu tiên muốn chọn, sau đó nhấn phím Shift đồng thời nhấn các phím mũi tên thích hợp. - Chọn một dòng: Click vào khoảng trống bên trái của dòng đó. - Chọn một câu: Nhấn phím Ctrl, đồng thời click vào vị trí bất kỳ trong câu. - Chọn một đoạn: Double click vào khoảng trống bên trái của đoạn muốn chọn. - Chọn toàn bộ văn bản: Nhấn phím Ctrl, đồng thời click vào khoảng trống bên trái văn bản; hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + A. Chú ý : Nếu chọn một số dòng bằng chuột, có thể click và Drag vào khoảng trống bên trái các dòng. Chọn từ vị trí con trỏ nhập đến cuối văn bản : gõ Shift + Ctrl + End Chọn từ vị trí con trỏ nhập đến đầu văn bản : gõ Shift + Ctrl + Home Chọn từ vị trí con trỏ nhập đến đầu dòng : gõ Shift + Home Chọn từ vị trí con trỏ nhập đến cuối dòng : gõ Shift + End b. Các thao tác trên khối: Sau khi đã chọn một khối văn bản, ta có thể tiến hành các thao tác sau : - Xóa khối: Nhấn phím Delete. - Di chuyển khối: Dùng lệnh Edit | Cut, hoặc click biểu tượng trên thanh Standard, hoặc nhấn Ctrl + X. Di chuyển con trỏ nhập đến vị trí mới. Dùng lệnh Edit | Paste, hoặc click biểu tượng trên thanh Standard, hoặc nhấn Ctrl + V. Lưu ý: Ta có thể di chuyển một khối văn bản bằng cách đưa trỏ chuột vào khối rồi Drag đến vị trí mới và nhả phím chuột. - Sao chép khối: Dùng lệnh Edit | Copy, hoặc click biểu tượng trên thanh Standard, hoặc nhấn Ctrl + C. Di chuyển con trỏ nhập đến vị trí cần sao chép. Dùng lệnh Edit | Paste, hoặc click biểu tượng trên thanh Standard, hoặc nhấn Ctrl + V. 65
  9. Lưu ý: Ta có thể sao chép một khối văn bản bằng cách đưa trỏ chuột vào khối, nhấn phím Ctrl, đồng thời Drag đến vị trí mới và nhả phím chuột. Ý nghĩa của Clipboard: Clipboard là một vùng nhớ tạm dùng để lưu trữ khối chọn khi thực hiện thao tác Copy hay Cut. 8. Trình bày văn bản trên màn hình a. Các kiểu xem văn bản trên màn hình: - Dùng lệnh View | Normal để xem văn bản ở chế độ bình thường. Đây là chế độ mặc nhiên của Word, phần lớn các kiểu định dạng đặc biệt đều nhìn thấy được trên màn hình. Riêng một số trường hợp được đơn giản hóa để tăng tốc độ truy xuất (chẳng hạn, không thấy được các tiêu đề và số trang, không thực hiện được các thao tác vẽ đồ họa ). Trong chế độ này, các trang được ngăn cách nhau bởi đường chấm chấm nằm ngang. - Dùng lệnh View | Print Layout để xem văn bản giống như lúc được in ra. Các tiêu đề đầu và cuối trang, số trang đều được thể hiện. Muốn sử dụng các thao tác vẽ đồ họa, chèn hình ảnh phải chuyển qua chế độ này. - Dùng lệnh View | Outline để xem tổng quan văn bản, chỉ xem những mục tiêu đề lớn của tài liệu, giấu đi các chi tiết nhỏ. b. Chế độ phóng to, thu nhỏ màn hình: - Dùng lệnh View | Zoom. - Trong hộp thoại Zoom, chọn cỡ bạn muốn phóng to hay thu nhỏ trong khung Zoom to, hoặc chọn số phần trăm trong hộp Percent. - Click nút OK để đồng ý với kích cỡ phóng màn hình vừa chọn. Lưu ý: Có thể click hộp Zoom rồi click chọn cỡ muốn phóng. c. Xem toàn màn hình: Có thể cho vùng của người sử dụng nhiều hơn bằng cách bỏ hết các thanh menu, thanh công cụ Để thực hiện việc này, dùng lệnh View | Full Screen. Trở lại màn hình cũ bằng phím Esc. 66
  10. 4.2. Định dạng văn bản 1. Định dạng ký tự (Font) Việc quy định dạng trình bày của một ký tự, một từ hay một nhóm từ gọi là định dạng ký tự. Có thể sử dụng hộp thoại Font, hoặc các biểu tượng trên thanh công cụ, hoặc các phím tắt để định dạng ký tự. a. Dùng hộp thoại Font: - Chọn khối gồm các ký tự muốn định đạng. - Dùng lệnh Format | Font. Hộp thoại Font xuất hiện và chọn lớp Font. Xác định Font chữ trong khung Font. Xác định kiểu chữ: thường (Regular hoặc Normal), đậm (Bold), nghiêng (Italic) trong khung Font style. Xác định kích cỡ chữ trong khung size. Click hộp Font color để xác định màu chữ. Click hộp Underline style để xác định dạng gạch chân của chữ. Xác định hiệu ứng cho chữ trong khung Effects. Ví dụ : H2O (Subscrip), 50 m2 (Superscrip), INTERNET (Strikethrought) Sau mỗi chọn lựa, ta có thể xem trước kết quả trong khung Preview. Click nút OK để đồng ý với các chọn lựa trên. 67
  11. b. Sử dụng các tổ hợp phím: Một số chức năng định đạng ký tự thường sử dụng có thể thực hiện nhanh chóng thông qua các tổ hợp phím: Mục đích Gõ Tăng kích cỡ ký tự Ctrl + ] Giảm kích cỡ ký tự Ctrl + [ Bật/tắt chữ dậm (bold) Ctrl + B Bật/tắt chữ nghiêng (Italic) Ctrl + I Bật/tắt chữ gạch dưới đơn (Single Underline) Ctrl + U Bật/tắt chữ gạch dưới kép (Double Underline) Ctrl + Shift + D Đổi chữ in thành chữ thường và ngược lại Shift + F3 Bật/tắt chỉ số dưới Ctrl + dấu bằng Bật/tắt chỉ số trên Ctrl + Shift + dấu bằng Trả về định dạng mặc định Ctrl + Space 2. Định dạng đoạn văn bản (Paragraph) Việc quy định dạng trình bày của một hay nhiều đoạn liên tục gọi là định dạng đoạn. Có thể sử dụng hộp thoại Paragraph, hoặc các biểu tượng trên Formatting Toolbar, hoặc các phím tắt để định dạng đoạn văn bản. a. Sử dụng hộp thoại Paragraph: - Chọn khối gồm các đoạn muốn định dạng (nếu chỉ định dạng cho một đoạn thì chỉ cần chuyển con trỏ nhập vào đoạn đó). - Dùng lệnh Format | Paragraph, xuất hiện hộp thoại Paragraph và chọn lớp Indents and Spacing. 68
  12. Alignment: quy định việc bố trí các dòng theo lề trái (left), lề phải (Right), đều cả hai lề (Justified) hay canh giữa (Centered). Indentation: dùng để xác định lề cho đoạn. Left: khoảng cách từ lề trái đến đoạn văn bản. Right: khoảng cách từ lề phải đến đoạn văn bản. Special: có ba trường hợp chọn None: lề theo quy định của Left và Right Indent. First line: chỉ dời lề trái của dòng đầu tiên (xác định trong By). Hanging: chỉ dời lề trái của các dòng không phải dòng đầu tiên (xác định trong By). Spacing: quy định khoảng cách giữa các dòng. Before: xác định khoảng trống phía trên mỗi đoạn. After: xác định khoảng trống phía sau mỗi đoạn. Line Spacing: xác định khoảng cách các dòng trong cùng đoạn. - Sau mỗi chọn lựa, ta có thể xem trước kết quả trong khung Preview. - Click nút OK để hoàn tất thao tác định dạng đoạn. b. Sử dụng các biểu tượng trên Formatting Toolbar: Canh trái Tăng lề trái Thay đổi Canh giữa Canh phải Canh đều khoảng Giảm lề trái cách dòng Có thể dời lề của đoạn bằng cách di chuyển chuột trên bốn biểu tượng nằm trên Ruler gồm: First line Indent, Left Indent, Hanging Indent và Right Indent. First line Hanging Left Indent Right c. Sử dụng các tổ hợp phím: Một số chức năng định đạng đoạn thường sử dụng có thể thực hiện nhanh chóng thông qua các tổ hợp phím: Mục đích Gõ Cách dòng đơn Ctrl + 1 Cách dòng đôi Ctrl + 2 Cách một dòng rưỡi Ctrl + 5 Canh trái (Left Align) Ctrl + L 69
  13. Canh giữa (Center Align) Ctrl + E Canh phải (Right Align) Ctrl + R Canh đều (Justify Align) Ctrl + J Tăng lề trái Ctrl + M Giảm lề trái Ctrl + Shift + M Tăng lề trái trừ dòng đầu Ctrl + T Giảm lề trái trừ dòng đầu Ctrl + Shift + T Trả về định dạng đoạn mặc định Ctrl + Q 3. Định dạng cột trong văn bản Có thể trình bày toàn bộ văn bản, một phần văn bản hay một nhóm các Paragraph trên nhiều cột (dạng như cột báo). Thông thường có hai cách định dạng cột trong văn bản: nhập nội dung văn bản trước sau đó định dạng cột, hoặc định dạng cột trước rồi nhập văn bản. Thông thường, ta hay dùng cách thứ nhất. Để dịnh dạng cột văn bản, ta thực hiện như sau: Chọn khối văn bản cần chia cột. Dùng lệnh Format | Columns, hộp thoại Columns xuất hiện. Presets: xác định dạng chia cột theo mẫu định sẵn. Number of columns: xác định số cột cần chia. Width and Spacing: xác định chiều rộng và khoảng cách giữa các cột. Các ô trong cột Col #: hiển thị tên cột. Các ô trong cột Width: chọn chiều rộng của các cột tương ứng. Các ô trong cột Spacing: chọn khoảng cách giữa các cột tương ứng. Nếu đánh dấu check vào ô kiểm tra Equal column width thì độ rộng của các cột bằng nhau. 70
  14. Line between : xác định có hay không đường gạch đứng phân chia giữa các cột. Click nút OK để hoàn tất việc định dạng cột. Ghi chú: Có thể thực hiện nhanh định dạng cột bằng cách click vào biểu tượng trên Standard Toolbar, sau đó Drag để chọn số cột. Khi muốn thay đổi chiều rộng cột, ta có thể điều chỉnh trực tiếp trên Ruler. 4. Định dạng Tab Mỗi lần gõ phím Tab, con trỏ sẽ dừng tại một vị trí. Khoảng cách từ vị trí dừng của Tab này đến vị trí dừng của Tab khác gọi là chiều dài của Tab Stop, khoảng cách mặc định là 0.5 inch. Việc dùng các Tab Stop rất tiện lợi khi ta gõ một văn bản có dóng theo các cột. Ví dụ bảng danh sách các học sinh trong lớp gồm: Số thứ tự, Họ tên, Ngày sinh, Quê quán, Điểm thi Các Tab Stop nằm trên thanh Ruler, nếu thanh Ruler chưa hiện thì ta phải cho nó hiện bằng lệnh View | Ruler. Đầu phía trái của Ruler có nút định dạng Tab Stop, khi click liên tiếp vào nút này sẽ xuất hiện các cách định dạng của Tab Stop. Nút định dạng Dóng trái cột Dóng phải Canh giữa Dóng theo dấu chấm Định dạng Tab Stop trên Ruler : Click chọn kiểu Tab trên góc trái Ruler. Click chuột tại một vị trí muốn đặt Tab Stop trên Ruler. Để di chuyển một dấu Tab Stop trên Ruler: Drag đến vị trí mới. Muốn xóa một dấu Tab Stop: click và Drag ra khỏi thanh Ruler. Muốn xóa hết các Tab Stop trên Ruler: dùng lệnh Format | Tabs | Clear All. 5. Định dạng Bullets & Numbering Ta có thể điền tự động các dấu chấm hình tròn, quả trám, dấu sao, dấu mũi tên hoặc đánh thứ tự theo số, theo ký tự Alphabet ở đầu dòng các đoạn nhằm giúp cho các đề mục trong văn bản dễ đọc và nổi bật hơn. 71
  15. Cách thức thực hiện như sau: Di chuyển con trỏ nhập vào đoạn muốn định dạng hay chọn các đoạn muốn định dạng. Dùng lệnh Format | Bullets & Numbering. Xuất hiện hộp thoại Bullets & Numbering. Chọn mục Bulleted và chọn kiểu chấm, hoặc chọn mục Numbered và chọn kiểu số hay chữ. Nếu muốn chọn dạng Bullets hay dạng Numbering khác thì click vào nút Customize để thay đổi. 6. Tạo chữ cái lớn đầu dòng (Drop Cap) ó thể sử dụng khả năng của Drop Cap để tạo chữ cái lớn đầu dòng như trong đoạn văn bản này. Để tạo chữ cái lớn, ta thực hiện như sau: C Di chuyển con trỏ nhập vào đoạn muốn tạo Drop Cap. Dùng lệnh Format | Drop Cap. Xuất hiện hộp thoại Drop Cap: 72
  16. Position: Có 3 mẫu để chọn dạng trình bày. Option: Định dạng của kiểu chữ cho ký tự Drop Cap trong hộp Font. Xác định số dòng mà ký tự Drop Cap thể hiện trong hộp Lines to drop. Xác định khoảng cách giữa ký tự Drop Cap và kí tự tiếp theo trong hộp Distance From text. Click nút OK để hoàn tất thao tác định dạng Drop Cap. 7. Định dạng khung và nền (Borders & Shading) Việc thêm những đường viền hay làm nổi bật nền của văn bản gọi là định dạng khung và nền. Có thể định dạng khung và nền cho một số ký tự, một số đoạn hay trang in. Để định dạng khung và nền, ta thực hiện như sau: Chọn khối văn bản cần định dạng khung & nền (nếu định dạng khung & nền một đoạn thì chỉ cần chuyển con trỏ nhập vào đoạn đó). Dùng lệnh Format | Borders and Shading. Để định dạng khung, chọn lớp Borders, xuất hiện hộp thoại : Style : chọn kiểu đường viền mỗi cạnh của khung. Color : chọn màu đường kẻ. Width : chọn độ rộng đường kẻ. Setting : chọn các mẫu kẻ khung. Preview : xác định cạnh nào có đường viền. Để định dạng nền, chọn lớp Shading, xuất hiện hộp thoại: 73
  17. Style : chọn mẫu tô (nhiều mẫu tô có đường kẻ). Color : chọn màu cho các đường kẻ trong mẫu tô. Fill : chọn nền của văn bản. Chọn No Fill : không có màu nền. Để định dạng khung cho trang in, chọn lớp Page Border, xuất hiện hộp thoại: Setting, Style và Preview có tác dụng giống định dạng khung cho đoạn. Apply to để xác định những trang được làm khung. Ghi chú: Một số chức năng định dạng khung và nền thông dụng có thể thực hiện nhanh chóng thông qua các biểu tượng trên thanh công cụ Tables and Borders. Để xuất hiện thanh công cụ này, dùng lệnh: View | Toolbars | Tables and Borders, hoặc click vào biểu tượng trên Standard Toolbar. 74
  18. Ki ểu đường Độ lớn đường Màu Màu đường Chọn đường 8. Định khuôn dạng chung (Style) Trong quá trình định dạng văn bản, để tiết kiệm thời gian và công sức, bạn có thể tạo kiểu định dạng cho một đoạn bất kỳ, sau đó sao chép kiểu định dạng này đến các đoạn khác. Đây là một hình thức giúp cho văn bản của ta thống nhất về kiểu chữ, kích cỡ chữ, định dạng đoạn, định dạng Tab stop Trong Word đã có sẵn một số style chuẩn như: Normal, Heading 1, Heading 2, Trong đó style Normal áp dụng cho mọi đoạn văn bản trong các tài liệu mới. a. Tạo một paragraph style mới: − Chọn một đoạn có chứa dạng mà ta muốn sử dụng cho style. − Click vào bên trong hộp Styles and Formatting trên Formatting Toolbar (không click vào nút mũi tên của ô), nhập đè lên tên một style đang có để tạo ra tên cho style mới, gõ Enter. b. Tạo một character style mới: − Dùng lệnh Format | Styles and Formatting, hay click vào biểu tượng trên Formatting Toolbar. − Click vào . Xuất hiện hộp thoại New Style. − Nhập tên của character style ở hộp Name. − Trong hộp Style type, click chọn Character. − Chọn các tuỳ chọn khác, rồi click OK. c. Áp dụng một style cho một đoạn văn bản: − Để áp dụng một paragraph style, hãy chọn các đoạn văn bản muốn thay đổi. Để áp dụng một character style, hãy chọn các kí tự cần thay đổi. − Vào Styles and Formatting, click lên tên style muốn áp dụng. 75
  19. 9. Định dạng trang và in ấn a. Khái niệm Section: Bình thường một tài liệu được chia thành nhiều trang, các trang có định dạng giống nhau. Nhưng đôi khi ta muốn một số phần văn bản có định dạng trang khác (như in theo chiều ngang khổ giấy A4), khi đó cần chia văn bản thành nhiều vùng (Section), mỗi Section có thể có định dạng trang khác nhau. Nếu không chia Section thì Word mặc nhiên coi toàn bộ văn bản là một Section duy nhất. − Lệnh Insert | Break: dùng để tạo một ngắt trang, ngắt cột hay ngắt Section bằng tay. Khi dùng lệnh này, xuất hiện hộp thoại : Page Break để chèn một ngắt trang. Column Break để chèn một ngắt cột trong trường hợp soạn văn bản theo nhiều cột. Khung Section break types để tạo một ngắt Section, nó có 4 lựa chọn: Next page (section mới sẽ sang trang tiếp theo), continuous (section mới vẫn nằm liên tục với section trước đó), Even page (section mới sẽ bắt đầu ở một trang đánh số chẵn), Odd page (section mới bắt đầu ở một trang đánh số lẻ). − Xóa các ngắt trang và ngắt Section: đặt màn hình ở chế độ Normal View, khi đó ngắt trang là một đường gạch ngang chấm chấm ở giữa có chữ Page Break, ngắt section là một đường gạch kép chấm chấm nằm ngang ở giữa có chữ Section Break, đưa con trỏ tới các đường này và gõ phím Delete. b. Chọn cỡ giấy và đặt lề: Trước khi bắt tay vào soạn một văn bản, thông thường ta chọn cỡ giấy định in và đặt lề cho trang in bằng lệnh File | Page Setup, xuất hiện hộp thoại Page Setup. − Chọn cỡ giấy : Trong hộp thoại Page Setup, chọn lớp Paper. Hộp Paper size: xác định kích cỡ trang giấy. Đối với các công văn giấy tờ ta thường chọn khổ giấy A4, 210 x 297 mm. Hộp Width và Height: định dạng lại chiều rộng và chiều dài của trang giấy. 76
  20. Khi đó cỡ giấy được gọi là Custome size (cỡ của người dùng tự định nghĩa). Hộp Apply to, chọn một trong ba khả năng: This Secsion (để áp dụng cho secsion văn bản hiện tại), This Point Forward (áp dụng cho vùng từ vị trí hiện tại trở về sau), Whole Document (áp dụng cho toàn bộ tài liệu). Chọn OK để xác nhận các thông số mới thiết lập. Có thể chọn Default để lưu các thông số vào tập tin khuôn mẫu sử dụng cho nhiều tài liệu về sau. − Đặt lề cho trang in: Trong hộp thoại Page Setup, chọn lớp Margins. Thay đổi khoảng cách từ mép giấy đến phần văn bản trong các hộp: Top (trên), Bottom (dưới), Left (trái), Right (phải). Hộp Gutter : xác định chiều rộng của gáy sách. Khung Orientation: chọn hướng in là Portrait (hướng in dọc) hay Landscape (hướng in ngang). Khung Preview: cho thấy hình dạng tương đối của văn bản so với kích thước giấy. Hộp Apply to tương tự như ở phần Page size. Click nút OK để chấp nhận. c. Tạo tiêu đề đầu trang, cuối trang: Một số văn bản có cùng nội dung ở đầu hoặc cuối mỗi trang in. Muốn thực hiện việc này phải tạo Header (đầu trang) hoặc Footer (cuối trang). − Dùng lệnh View | Header and Footer. Số của mỗi trang Tổng số trang Định dạng đánh số trang Ngày Giờ Chọn đầu/cuối trang − Trong khung Header và Footer gõ nội dung vào, có thể chọn các ký hiệu đánh số trang hay ngày giờ để đưa vào đầu / cuối trang. − Click Close để hoàn tất việc tạo tiêu đề và đánh số trang. d. Đánh số trang: Dùng lệnh Insert | Page Number. Hộp thoại Page Number xuất hiện: 77
  21. − Hộp Position: Chọn vị trí đánh số trang trong. Top of Page (ở đầu trang), Bottom of Page (ở cuối trang). − Hộp Alignment: Chọn việc dóng số trang. Left (bên trái), Right (bên phải), Center (ở giữa) − Nút kiểm tra Show number on first page: có hay không hiển thị số thứ tự của trang ở trang đầu tiên tài liệu. − Click nút Format để thiết lập các thông số: Start At (bắt đầu đánh từ số mấy), Continue from previous section (tiếp theo số trang của phần trước), Number Format (định dạng số). e. Xem trước trên màn hình cách bố cục các trang in: Giả sử toàn bộ văn bản đã được định dạng xong. Để xem trước cách trình bày các trang trước khi in ra giấy, ta dùng lệnh File | Print Preview hoặc click biểu tượng trên Standard Toolbar. Nếu các trang phân không hợp lệ ta có thể sửa đổi. Khi màn hình soạn thảo biến mất, xuất hiện màn hình mới với các trang đã phân, đỉnh màn hình có thanh công cụ: In VB ra hiển thị hiển thị đồng dành toàn màn máy in thời nhiều trang 1 trang hình để xem. Phóng to/thu chọn tỷ lệ phóng tắt/mở thước kẻ về lại màn nhỏ trang. Khi biểu tượng này to/ thu nhỏ trang trên màn hình hình soạn thảo không sáng, ta có thể hiệu chỉnh được VB. f. In văn bản: Dùng lệnh File | Print hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + P. Hộp thoại Print xuất hiện: 78
  22. − Mục Printer: Chọn loại máy in. − Mục Page Range: Chọn trang muốn in : All (in toàn bộ), Current Page (in trang hiện hành), Pages (in các trang nào, ví dụ : 1,4,6-9), Selection (in khối văn bản đang chọn). − Mục Copies: Chọn số bản cần in. − Mục Options: Xác định cách thức in văn bản. − Nút Properties: Xác định chất lượng in, cỡ giấy in và in theo chiều ngang hay chiều dọc trang giấy. − Click nút OK để in. Lưu ý: Để in toàn bộ văn bản một lần theo kiểu máy in định sẵn, ta có thể click biểu tượng trên Standard Toolbar. 4.3. Làm việc với các đối tượng trên văn bản 1. Chèn ký tự đặc biệt Đưa con trỏ nhập đến vị trí cần chèn. Dùng lệnh Insert | Symbol. Trong hộp thoại Symbol, chọn ký tự cần chèn. Có thể chọn nhiều bảng ký tự khác nhau trong hộp Font. 79
  23. Double click vào ký tự, hoặc click nút Insert để chấp nhận chèn. Click nút Close để đóng hộp thoại Symbol. Lưu ý : Trong trường hợp thường xuyên sử dụng một số ký hiệu đặc biệt nào đó, nên định nghĩa cho nó một tổ hợp phím theo trình tự sau: Dùng lệnh Insert | Symbol, chọn ký hiệu cần định nghĩa, click nút Shortcut Key, hộp thoại Customize xuất hiện. Con trỏ lúc này nằm ở hộp Press New Shortcut Key, bấm tổ hợp phím cần định nghĩa. Click nút Assign, click nút Close để trở về hộp Symbol. Kể từ đó, chỉ cần bấm tổ hợp phím đã định nghĩa thì ký hiệu tương ứng sẽ xuất hiện tại vị trí con trỏ. 2. Chèn và hiệu chỉnh hình ảnh a. Chèn hình ảnh vào văn bản − Chèn từ Clip Art: Đưa con trỏ nhập đến vị trí muốn chèn hình, thực hiện lệnh Insert | Picture | ClipArt. Xuất hộp thoại Clip Art: Nhập từ khoá tìm kiếm ở đây Giới hạn vùng tìm kiếm Giới hạn kết quả tìm kiếm (âm thanh, hình, phim ) Trong hộp văn bản Search For, nhập từ khoá để tìm Clip Art tương ứng (từ khoá là tiếng Anh như “computer” chẳng hạn). 80
  24. Bạn có thể rê chuột lên hình ảnh trong bảng các Clip Art vừa tìm được để biết thêm các thông tin như: các từ khoá tìm kiếm, kích thước ảnh (tính bằng pixel), độ lớn của hình, kiểu tập tin Đưa hình vào văn bản bằng cách Click chuột lên hình, có thể bạn sẽ thấy thanh công cụ hình ảnh sau xuất hiện: Nút Chức năng Mô tả Chèn hình Mở hộp thoại chèn hình ảnh Màu sắc Cho phép chuyển sang 1 trong 4 chế độ màu. Tăng/giảm tương phản Tăng/giảm độ tương phản giữa màu sáng và tối. Tăng/giảm độ sáng Tăng/giảm độ sáng của ảnh. Cắt hình ảnh Cắt khúc các cạnh ngang/dọc của hình Xoay trái Xoay hình ảnh 900 về bên trái. Kiểu đường Hiển thị các độ dày, kiểu đường để đóng khung hình. Nén ảnh Giảm kích cỡ tập tin bằng cách giảm độ phân giải hình hay loại bỏ những vùng trống. Định dạng ảnh Cho phép đặt lại một số thuộc tính như kích thước, màu sắc, vị trí trên màn hình Đặt màu trong suốt Tạo vùng trong suốt với màu được chọn nếu như kiểu tập tin có hổ trợ tạo màu trong suốt. Tái tạo ảnh Huỷ bỏ những thay đổi về độ tuơng phản, màu sắc, độ sáng, đường biên, kích thước. − Chèn từ tập tin hình: Đưa con trỏ nhập đến vị trí muốn chèn hình, thực hiện lệnh Insert | Picture | From File. Xuất hiện hộp thoại Insert Picture : Chọn đường dẫn đến tập tin hình trong hộp Look in. 81
  25. Chọn tên tập tin hình cần chèn. Double click vào tên tập tin, hoặc click vào nút Insert để chấp nhận chèn. Click nút Cancel hoặc nút để đóng hộp thoại Insert Picture. Lúc này, hình ảnh được chèn vào văn bản và có kích thước mặc định. b. Hiệu chỉnh hình ảnh: − Di chuyển, xóa hình ảnh: Chọn hình ảnh cần di chuyển/ xóa. Để di chuyển, drag đến vị trí mới. Để xóa hình, gõ phím Delete. − Hiệu chỉnh kích thước hình ảnh: Chọn hình ảnh cần hiệu chỉnh, các nút hiệu chỉnh hình xuất hiện. Đưa trỏ chuột đến nút hiệu chỉnh, drag để phóng to hay thu nhỏ hình ảnh. − Định dạng cách trình bày hình ảnh: Right click vào hình ảnh cần cần định dạng, chọn Format Picture. Trong hộp thoại Format Picture, chọn lớp Layout. Trong Layout, chọn kiểu trình bày hình ảnh thích hợp trong khung Wrapping style. Click nút OK để chấp nhận định dạng mới. 3. Vẽ hình trong văn bản a. Vẽ hình: Để vẽ hình trong Word, ta sử dụng thanh công cụ vẽ (Drawing Toolbar). Nếu trên màn hình Word chưa hiển thị Drawing Toolbar, click biểu tượng trêns Standard Toolbar, hoặc dùng lệnh View | Toolbars | Drawing. Có thể chọn các biểu tượng trên Drawing để vẽ hình. đường mũi chữ Oval bóng 3 chiểu thẳng tên nhật xoay màu nền màu nét dạng dạng hình hình vẽ nét vẽ mũi tên 82
  26. Trong Drawing Toolbar, lệnh Autoshapes để vẽ theo những mẫu hình làm sẵn trong Word, lệnh Draw | Order quy định hình được trình bày trên/dưới các hình khác hoặc văn bản. Thực hiện vẽ hình như sau: − Chọn biểu tượng vẽ. − Đưa trỏ chuột đến vị trí thích hợp, sau đó drag để thực hiện vẽ hình. Lưu ý : Để vẽ hình vuông hoặc hình tròn, chọn biểu tượng hoặc sau đó nhấn Ctrl đồng thời drag cho đến khi đạt được hình vừa ý. b. Di chuyển và thay đổi kích thước hình: − Chọn hình. Nếu chỉ chọn một hình thì click vào hình cần chọn, nếu chọn nhiều hình thì giữ phím Shift và click vào các hình muốn chọn. − Drag hình đến vị trí mới hoặc drag tại các nút hình vuông xung quanh hình để thay đổi kích thước. c. Xóa hình: − Chọn hình. − gõ phím Delete. 4. Tạo chữ nghệ thuật WordArt Trong Word ta có thể tạo những dạng kiểu chữ đặc biệt để làm các trang bìa hay các dòng chữ quảng cáo Ví dụ : Cách thực hiện: − Định vị con trỏ nhập tại nơi muốn chèn WordArt. − Dùng lệnh Insert | Picture | WordArt hoặc click vào biểu tượng trên Drawing Toolbar, hộp thoại WordArt Gallery xuất hiện: ƒ − Chọn một mẫu và click nút OK, hộp thoại Edit WordArt Text xuất hiện. 83
  27. − Chọn font chữ trong hộp Font, chọn cỡ chữ trong hộp Size, sau đó gõ vào chuỗi ký tự mới trong khung Text và click nút OK để hoàn tất thao tác tạo WordArt. − Sau khi tạo WordArt, thanh công cụ WordArt xuất hiện để hổ trợ việc thay đổi mẫu mã và nội dung WordArt vừa tạo ra. 1. Chèn thêm WordArt. 2. Sửa nội dung. 3. Chọn lại WordArt. 4. Định dạng WordArt. 5. Chọn kiểu hiệu ứng. 6. Xoay WordArt. 7. Đổi dạng chữ thường thành chữ hoa và ngược lại. 8. Đổi chữ hàng ngang thành hàng dọc và ngược lại. 9. Canh dòng (trái, phải, giữa, đều hai bên). 10. Hiệu chỉnh dạng WordArt. 5. Định dạng Text Box Text Box là một đối tượng hình vẽ trong văn bản và cũng được xem như là một văn bản con mà trên đó ta có thể nhập vào văn bản, hình ảnh a. Tạo Text Box: − Dùng lệnh Insert | Text Box, hoặc click biểu tượng trên Drawing Toolbar. − Đưa con trỏ nhập đến vị trí cần tạo Text Box, click & drag để thực hiện chèn Text Box vào văn bản, một khung trống xuất hiện trên màn hình nằm trên văn bản nền, lúc này có thể nhập dữ liệu vào Text Box. b. Di chuyển và thay đổi kích thước Text Box: − Di chuyển Text Box đến vị trí mới: chọn Text Box bằng cách click vào Text Box, sau đó đưa trỏ chuột đến đường viền của Text Box cho đến khi trỏ chuột chuyển sang hình , drag đến vị trí mới. − Thay đổi kích thước Text Box: chọn Text Box và drag các nút trên biên của Text Box. 84
  28. − Xóa Text Box: chọn Text Box và gõ phím Delete. d. Định dạng một Text Box: Chọn Text Box và thực hiện lệnh Format | Text Box, hoặc Right Click và chọn xuất hiện hộp thoại Format Text Box. − Lớp Colors and Lines : Chọn dạng nền (Fill) và dạng khung (Line). − Lớp Size: Chọn kích thước (Height và Width) của Text Box. − Lớp Layout: Để quy định Text Box nằm song song với văn bản nền (trên hoặc dưới), hoặc chen vào giữa văn bản (đẩy các ký tự của văn bản nền sang nơi khác) 85
  29. − Lớp Text Box : Xác định lề để trình bày dữ liệu trong Text Box. Lưu ý : Có thể đổi hướng văn bản trong Text Box bằng cách dùng lệnh Format | Text Direction, xuất hiện hộp thoại Text Direction - Text Box và chọn hướng thích hợp. Có thể làm bóng (Shadow) hoặc làm khung 3 chiều (3-D) bằng cách sử dụng các biểu tượng trên Drawing Toolbar. 6. Đánh công thức Toán - Equation Equation chuyên dùng để đánh các ký hiệu hoặc công thức toán trong văn bản. Ví dụ: a. Tạo biểu thức toán học: − Đưa con trỏ nhập đến vị trí thích hợp. Thực hiện lệnh Insert | Object − Trong hộp thoại Object, chọn lớp Create New. Sau đó double click vào mục Microssoft Equation 3.0. − Click nút OK để mở thanh Equation. Lúc này, Word chuyển sang chế độ soạn thảo Equation, đồng thời xuất hiện khung soạn thảo Equation để ta nhập các ký hiệu toán học vào. Mỗi khung chứa một biểu thức toán học. − Click chọn các ký hiệu toán học cần dùng trên thanh Equation để đưa nó vào biểu thức toán học cần tạo. 86
  30. − Click vào vị trí bất kỳ ngoài khung Equation để chấm dứt việc tạo biểu thức toán học và trở về màn hình soạn thảo văn bản thông thường. b. Hiệu chỉnh biểu thức toán học: Để hiệu chỉnh biểu thức toán học, ta thực hiện các thao tác sau : − Double click vào biểu thức toán học muốn hiệu chỉnh. Lúc này Word chuyển sang chế độ soạn thảo Equation và sau đó có thể tiến hành các thao tác chỉnh sửa. − Dùng lệnh Style | Other, sau đó chọn font chữ thích hợp trong hộp Other Style. − Dùng lệnh Format | Spacing, sau đó chọn kích cỡ thích hợp trong hộp Spacing. − Click ngoài khung Equation để chuyển về màn hình soạn thảo văn bản. Lưu ý: Ta có thể thay đổi kích thước của biểu thức bằng cách click vào biểu thức, sau đó đưa trỏ chuột đến các nút hiệu chỉnh để phóng to hoặc thu nhỏ kích thước của biểu thức. 7. Máy tính trong Word − Trong Word cũng có một chiếc máy tính ẩn, và có thể làm xuất hiện công cụ tính toán này như sau: − Click phải lên thanh công cụ, chọn Customize. − Chọn tab Command. Trong mục Categories, tìm và click chọn dòng All Commands. Trong hộp Commands bên phải, tìm dòng ToolsCalculate, click chọn và nắm kéo thả lên thanh công cụ. − Đóng cửa sổ Customize lại. Từ giờ có thể sử dụng chiếc máy tính này rồi, và cách sử dụng như sau: Trong Word, bạn gõ một biểu thức tính toán nào đó. Ví dụ: (2+4*3)^2. Quét chọn biểu thức này, rồi click biểu tượng Tools Calculate trên thanh công cụ. Nhấn tổ hợp phím Ctrl-V. Kết quả tính toán sẽ xuất hiện ngay tại vị trí con trỏ. 87
  31. 4.4. Lập bảng biểu (Table) 1. Tạo một bảng mới Để tạo một bảng mới ta có thể sử dụng một trong hai cách sau: Cách 1 : Đưa con trỏ nhập đến vị trí cần tạo bảng. Dùng lệnh Table | Insert | Table. Xuất hiện hộp thoại Insert Table: Trong hộp thoại Insert Table, xác định các thông số cho bảng: Hộp Number of columns: xác định số cột cho bảng. Hộp Number of rows: xác định số hàng cho bảng. Hộp Fixed column with: xác định chiều rộng cho các cột. Có thể chọn Auto để Word tự động điều chỉnh giá trị này. Click nút OK để chấp nhận tạo bảng với thông số vừa xác định. Cách 2 : Đưa con trỏ nhập đến vị trí cần tạo bảng. Click biểu tượng trên Standard Toolbar. Drag để chọn số cột và số dòng, và tạo bảng. 2. Các thao tác trên bảng a. Nhập và di chuyển con trỏ nhập trên bảng: − Để nhập chữ trên bảng, đưa con trỏ nhập vào ô cần nhập, sau đó gõ các ký tự vào. − Sau khi gõ chữ vào bảng có thể tiến hành định dạng chữ với các thao tác giống như trên văn bản. − Di chuyển con trỏ nhập trong bảng: Dùng phím ↑ hay ↓ để lên hay xuống một dòng; nhấn Tab hay Shift + Tab để sang phải hay sang trái một cột; nhấn Alt + Home hay Alt + End để đến ô đầu tiên hay ô cuối cùng của dòng hiện tại; nhấn Alt + PgUp hay Alt + PgDn để đến ô đầu tiên hay ô cuối cùng của cột hiện tại − Nếu muốn nhập phím Tab trong một ô phải gõ Ctrl + Tab. − Có thể trình bày dữ liệu trong ô theo chiều đứng bằng cách dùng lệnh Format | Text Direction. Chọn kiểu hiển thị trong khung Orientation. b. Đánh dấu chọn các ô trên bảng: − Chọn một ô: Đưa con trỏ nhập đến ô muốn chọn, rồi dùng lệnh Table | Select | Cell, hoặc đưa chuột đến mép trái của ô cho đến khi trỏ chuột chuyển sang hình thì click. − Chọn nhiêu ô: Đưa con trỏ nhập đến ô đầu tiên muốn chọn, drag đến ô cuối. 88
  32. − Chọn hàng: Đưa con trỏ nhập đến hàng muốn chọn rồi dùng lệnh Table | Select | Row, hoặc đưa chuột đến lề trái của hàng cho đến khi trỏ chuột chuyển sang hình thì click, và drag xuống hay lên để chọn nhiều hàng. − Chọn cột: Đưa con trỏ nhập đến cột muốn chọn rồi dùng lệnh Table | Select | Column, hoặc đưa chuột đến mép trên của cột cho đến khi trỏ chuột chuyển sang hình thì click, và drag qua phải hay qua trái để chọn nhiều cột. − Chọn cả bảng: Đưa con trỏ nhập đến ô bất kỳ trong bảng, dùng lệnh Table | Select | Table, hoặc nhấn tổ hợp phím Alt+Shift+5 (trên phần bàn phím số) c. Chèn thêm hàng, cột vào bảng: − Chèn một hàng duy nhất vào cuối bảng: Đặt con trỏ nhập vào ô cuối cùng của bảng và nhấn phím Tab. − Chèn nhiều hàng vào cuối bảng: Đặt con trỏ nhập vào vào hàng cuối cùng của bảng và dùng lệnh Table | Insert Rows, xuất hiện hộp thoại Insert Rows, nhập vào số hàng cần thêm. − Chèn thêm nhiều hàng ở giữa bảng: Lựa chọn các hàng đã có sẵn (nơi sẽ đặt các hàng mới), dùng lệnh Table | Insert Rows. − Chèn thêm các cột: Lựa chọn các cột đã có sẵn, dùng lệnh Table | Insert Columns. Các cột mới thêm sẽ nằm bên trái các cột đã chọn. d. Hủy bỏ hàng, cột trong bảng: − Chọn các hàng/cột muốn hủy bỏ. − Dùng lệnh Table | Delete Rows để hủy bỏ hàng, hay Table | Delete Columns để hủy bỏ cột. e. Nhập nhiều ô thành một ô: − Chọn các ô muốn nhập chung. − Dùng lệnh Table | Merge cells, hay Right Click và chọn f. Tách một ô thành nhiều ô: − Đưa con trỏ nhập vào ô muốn tách. − Dùng lệnh Table | Split cells, hay Right Click và chọn Number of columns : xác định ô được tách ra mấy cột. Number of rows : xác định ô được tách ra mấy hàng. − Click nút OK để hoàn tất thao tác tách ô. g. Thay đổi kích thước của cột và hàng: Sau khi tạo bảng, ta có thể chỉnh sửa lại chiều rộng của cột và chiều cao của hàng như sau: − Đánh dấu chọn một hay nhiều cột (hoặc một hay nhiều hàng). − Đưa trỏ chuột đến đường phân cách của cột (hoặc hàng) cần thay đổi cho đến khi trỏ chuột đổi sang hình (hoặc hình ). 89
  33. − Drag để thay đổi kích thước của cột (hay hàng) cho đến khi đạt được kích thước vừa ý. 3. Tạo tiêu đề cho bảng Trường hợp văn bản có chứa một bảng thể hiện trên nhiều trang, ta thường tạo tiêu đề cho bảng được lặp lại ở tất cả các trang. Cách thực hiện : − Chọn các hàng muốn tạo tiêu đề. − Dùng lệnh Table | Heading Rows Repeat. Lưu ý : Để xóa bỏ việc tạo tiêu đề cho bảng, ta chọn bảng, sau đó dùng lệnh Table | heading Rows Repeat. 4. Sắp xếp các dữ liệu trên một bảng − Chọn khối dữ liệu cần sắp xếp nội dung. − Dùng lệnh Table | Sort. − Chọn kiểu cần sắp xếp trong hộp thoại Sort. Sort by và Then by để chọn các khóa sắp xếp. Type để xác định sắp xếp theo kiểu dữ liệu nào. Kiểu ký tự (Text), kiểu số (Number), kiểu ngày (Date). Ascending hay Descending để chọn thứ tự sắp xếp tăng dần hay giảm dần. − Click nút OK để hoàn tất thao tác sắp xếp dữ liệu trong bảng. 5. Tính tổng cuối cột số trong một bảng − Đưa con trỏ đến ô cuối cùng của cột số. − Dùng lệnh Table | Formula. − Click nút OK, kết quả tổng sẽ trình bày tại ô cuối cùng. 90
  34. 4.5. Các kỹ năng hỗ trợ 1. Tìm kiếm và thay thế a. Tìm kiếm: − Dùng lệnh Edit | Find, hoặc nhấn Crtl + F. Hộp thoại Find and Replace xuất hiện: − Chọn lớp Find. Nhập nội dung cần tìm vào hộp Find What. Click nút Find Next để tìm. Nếu tìm thấy, Word sẽ hiển thị phần vừa tìm thấy trên màn hình. Click nút Find Next để tiếp tục tìm. Click nút Cancel để ngắt không tìm tiếp. b. Tìm kiếm và thay thế: − Dùng lệnh Edit | Replace, hoặc nhấn Ctrl + H. Hộp thoại Find and Replace xuất hiện: − Chọn lớp Replace. Nhập nội dung cần tìm vào hộp Find What. Nhập nội dung cần thay thế vào hộp Replace with. 91
  35. Click nút Replay All để thay thế tất cả các từ trong hộp Find What bởi các từ trong hộp Replace with. Click nút Find Next để tìm. Nếu tìm thấy, Word sẽ hiển thị phần vừa tìm thấy trên màn hình. Click nút Replace nếu muốn thay từ vừa tìm được, nếu không thì tiếp tục click nút Find Next để tìm đến từ khác. Click nút Cancel để ngắt không tìm tiếp. 2. Thiết lập AutoCorrect Khi nhập nội dung cho một văn bản trong đó có lập lại nhiều lần một số nhóm từ nào đó. Để tiết kiệm thời gian và công sức, ta có thể thiết lập chức năng AutoCorrect nhằm thay thế một vài ký tự viết tắt cho nhóm từ trên. Cách thực hiện như sau: − Dùng lệnh Tools | AutoCorrect Options. Xuất hiện hộp thoại AutoCorrect − Chọn lớp AutoCorrect. Nhập nội dung viết tắt vào hộp Replace và nội dung thay thế cho nội dung viết tắt vào hộp With. Sau đó, click nút Add để đưa vào danh sách AutoCorrect. Click nút OK để đóng hộp thoại AutoCorrect. − Muốn sử dụng AutoCorrect, ta nhập từ viết tắt, sau đó nhập thêm dấu phân cách từ (ký tự trắng, dấu phẩy, dấu chấm, chấm hỏi ) để đưa nội dung thay thế tương ứng vào văn bản. 3. Kiểm tra chính tả và ngữ pháp tiếng Anh (Spelling and Grammar) Khi nhập một nội dung văn bản tiếng Anh, Word cung cấp một chức năng kiểm tra lỗi chính tả và lỗi cấu trúc ngữ pháp tiếng Anh một cách tự động. Cách thực hiện như sau : 92
  36. − Dùng lệnh Tools | Option. Xuất hiện hộp thoại Option: − Chọn lớp Spelling & Grammar. Trong khung Spelling: đánh dấu check vào ô Check spelling as you type, nếu muốn bật chức năng kiểm tra lỗi chính tả tự động. Trong khung Grammar: đánh dấu check vào ô Check grammar as you type, nếu muốn bật chức năng kiểm tra lỗi ngữ pháp tự động. Click nút OK để đóng hộp thoại Option. Lưu ý : Sau khi thiết lập hai chế độ trên, nếu văn bản nhập vào có lỗi chính tả và ngữ pháp thì các từ bị lỗi sẽ xuất hiện nét gạch dưới. Thông thường, các lỗi chính tả có nét gạch dưới màu đỏ, các lỗi ngữ pháp có nét gạch dưới màu xanh lục. 4. Sử dụng Mail Merge Trong trường hợp muốn gửi một văn bản có cùng nội dung đến nhiều người như giấy báo họp, giấy báo thi, giấy mời ta phải in nhiều Họ Tên, Địa chỉ cho nhiều người khác nhau. Chức năng Mail Merge trong Word có chức năng trộn nội dung thư với danh sách Họ Tên, Địa chỉ Để thực hiện trộn thư, ta phải có sẵn hai tập tin: Tập tin chính (Main Document) chứa nội dung chung của văn bản. Ví dụ : Trường PTCS ABC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc GI□Y M□I Kính mời : Ông/Bà Là phụ huynh em : Lớp : 9A1 Đến tại phòng : 12 để tham dự buổi họp phụ huynh đầu năm học. Nội dung : Phổ biến quy chế và chủ trương của Nhà trường trong năm học mới. Rất mong quý phụ huynh tham dự đông đủ. TP. Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 9 năm 2004 GV chủ nhiệm 93
  37. Tập tin dữ liệu (Data Document) chứa các trường (field) nội dung cần trộn vào tập tin chính. Ví dụ: Phụ huynh Học sinh Nguyễn Dũng Nguyễn Thị Lan Hồ Văn Hùng Hồ Trân Lê Bá Lê Hoàng Trần Văn Trần Hòa Võ Văn Lân Võ Hòa Các bước thực hiện trộn thư: − Tạo tập tin chính, dùng lệnh File | Save as để ghi tên tập tin vào đĩa, ví dụ: giaymoi-1.doc. − Dùng lệnh Tools | Letters and Maillings | Mail Merge, xuất hiện hộp thoại Mail Merge, hướng dẫn ta làm 6 bước: Bước 1: Trong cửa sổ Mail Merge, dưới mục Select document type, click chọn mục Letters, sau đó nhấn Next để qua bước 2. Bước 2: Trong vùng Select Start Document chọn mục Use the current document và click vào Next để đến bước 3 hoặc Previous để về lại bước 1 hiệu chỉnh lựa chọn lại Bước 3: Trong mục Select recipients, ta chọn Uses an existing list. Tiếp tục click vào Next để thực hiện kết nối với dữ liệu đã được tạo sẵn. Sau khi click vào Next thì hộp thoại sau xuất hiện: trong vùng Look In chọn thư mục chứa tập tin dữ liệu đã tạo ra trước đó, trong vùng File nam 94
  38. Nhấn vào nút lệnh Open để hiển thị bảng danh sách các record cần thực hiện trộn thư: nhấn vào Edit để hiệu chỉnh dữ liệu và Close để đóng hộp thoại. Tiếp tục bước 4 Bước 4: Trong mục Write your letter. Để đưa nội dung các trường cần trộn vào thư, click chọn nơi cần đưa nội dung vào rồi chọn More items chọn tên trường tương ứng rồi click insert. Tiếp tục click vào Next để sang bước 5 Bước 5: click vào Next để sang bước cuối cùng Bước 6: Hộp thoại sau sẽ xuất hiện. Chọn Edit Individual letters Xuất hiện hộp thoại Merge to New Document 95
  39. Click nút OK để bắt đầu trộn tập tin chính và tập tin dữ liệu. Sau khi trộn các văn bản ta có thể dùng lệnh File \ Print để in ra máy in. Mỗi một giấy mời sẽ được in bắt đầu từ một trang mới. Tên tập tin văn bản sau khi trộn có tên ngầm định là Letters1, ta có thể ghi vào đĩa với tên khác. 96
  40. Bài thực hành 1 1. Khởi động chương trình Microsoft Word, chọn lệnh File | New hay Click biểu tượng trờn Standard Toolbar để thực hiện việc tạo mới tập tin, nhập vào nội dụng như sau: ĐÂY THÔN VĨ DẠ Sao anh không về thăm thôn Vĩ? Nhìn nắng hàng cau nắng mới lên, Vườn ai mướt quá xanh như ngọc, Lỏ trúc che ngang mặt chữ điền. Gió theo lối gió, mây đường mây; Dòng nước buồn thiu hoa bắp lay. Thuyền ai đậu bến sông trăng đó? Có chở trăng về kịp tối nay? Mơ khách đường xa, khách đường xa, Áo em trắng quá nhìn không ra Ở đây sương khói mờ nhân ảnh Ai biết tình ai có đậm đà? 2. Chọn menu File | Save hay nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để ghi tập tin với tên bai-1.doc 3. Định dạng bài thơ có dạng như sau: ĐÂY THÔN VĨ DẠ Sao anh kh□ng v□ th□m th□n V□? Nhìn n□ng hàng cau n□ng m□i lên, V□□n ai m□□t quá xanh nh□ ng□c, L□ trúc che ngang m□t ch□ □i□n. Gió theo l□i gió, m□y □□□ng m□y; Dòng n□□c bu□n thiu hoa b□p lay. Thuy□n ai □□u b□n s□ng tr□ng □ó? Có ch□ tr□ng v□ k□p t□i nay? M□ khách □□□ng xa, khách □□□ng xa, □o em tr□ng quá nhìn kh□ng ra □ □□y s□□ng khói m□ nh□n □nh Ai bi□t tình ai có □□m □à? 4. Đánh dấu khối toàn bộ bài thơ trên. Dùng lệnh Format | Paragragh, chọn giá trị trong Line spacing là 1.5 lines. Quan sát khoảng cách các dòng của bài thơ, sau đó gỏ giá trị 1.2 tại At. 5. Chọn menu File | Save As để ghi tập tin văn bản đang soạn thảo lên đĩa với tên là bai-2.doc. Thoát khỏi chương trình Microsoft Word. 97
  41. Bài thực hành 2 1. Khởi động Microsoft Word, click biểu tượng trên Standard Toolbar để mở tập tin mới. Dùng lệnh Format | Column để đánh vào đoạn văn bản sau theo ba cột : Một số hiện tượng nhận biết MÁY ĐÃ BỊ NHIỄM VIRUS Các tập tin chương EXE trước đây vốn đều bị tê liệt, chỉ còn trình của bạn cứ thấy chạy bình thường nay cách bấm tổ hợp phím nở ra, mỗi ngày một không chạy được Ctrl-Alt-Del hoặc ít, nghĩa là kích thước hoặc chạy sai. dùng nút Reset để khởi tập tin cứ tăng dần lên. Màn hình chỉ xuất hiện động máy, song máy Tập tin chương trình có dấu nháy lấp lánh đứng vẫn ở tình trạng ban phần mở rộng COM, yên một chỗ, các phím đầu 2. Gõ Ctrl+S để ghi tập tin lên đĩa với tên BAI-3.DOC. Rồi mở tiếp tập tin mới nhập và trình bày văn bản sau : THÔNG BÁO TUYỂN SINH Lớp Tin học Văn phòng MỤC TIÊU : ào tạo học viên soạn thảo văn bản, lập biểu báo cáo, xử lý số liệu trên môi Đ trường Windows. CHƯƠNG TRÌNH: (Có phát giáo trình miễn phí) WINDOWS Phần mềm xử lý văn bản : WINWORD Phần mềm xử lý bảng tính : EXCEL THỜI GIAN VÀ LỊCH HỌC: Thời gian : 8 tuần (48 tiết LT - 48 tiết TH) Lịch học : Ngày khai giảng Thời gian Giảng viên 05/09 13g30 - 16g45 Lê Văn Hùng 10/09 17g30 - 20g45 Võ Tấn Long 15/09 08g00 - 11g15 Lê Dũng Hỏi chi tiết và ghi danh từ 15/08/04 đến 15/09/04, trong giờ làm việc tại: TRUNG TÂM ĐÀO TẠO & ỨNG DỤNG TIN HỌC ABC 5 NAM QUỐC CANG - Q.1 - TP. HCM ĐT : 8862824 3. Gõ Ctrl+S để ghi tập tin văn bản đang soạn lên đĩa với tên là BAI-4.DOC rồi thoát khỏi Microsoft Word. 98
  42. Bài thực hành 3 KẾ HOẠCH HỌC TẬP LỚP KỸ THUẬT VIÊN VĂN PHÒNG W›X THỜI GIAN HỌC ( 8 THÁNG ) NGÀY KHAI GIẢNG GIẢNG VIÊN  BUỔI HỌC GIỜ HỌC 04/04/2004 2 - 4 - 6 14g00 - 17g00 Nguyễn Minh Châu 05/04/2004 3 - 5 - 7 17g30 - 20g30 Hoàng Thị Hương 10/04/2004 2 - 5 - CN 08g00 - 11g00 Trần Túc BAN ĐÀO TẠO 2. Gõ Ctrl+S để ghi tập tin văn bản đang soạn lên đĩa với tên là BAI-5.DOC rồi thoát khỏi Microsoft Word. 99
  43. Bài thực hành 4 1. Vào Microsoft Word, mở tập tin mới và đánh vào nội dung sau : áy tính điện tử là công cụ xử lý thông tin một cách tự động theo một chương trình M được xác định trước mà không cần sự tham gia trực tiếp của con người. Khi sử dụng máy tính để giải quyết một vấn đề nào đó : Bản thân máy tính không thể tự tìm được cách giải quyết, con người phải cung cấp đầy đủ ngay từ đầu cho máy tính các chỉ thị để hướng dẫn cho máy tính thực hiện đúng vấn đề đặt ra. Tập hợp các chỉ thị do con người soạn ra theo một ngôn ngữ mà máy tính hiểu được gọi là chương trình. SƠ ĐỒ KHỐI CƠ BẢN CỦA MỘT HỆ THỐNG MÁY VI TÍNH Khối xử lý trung tâm (CPU) Các thiết bị nhập Các thiết bị xuất (INPUT DEVICE) (OUTPUT DEVICE) Bộ nhớ trong  Bàn phím, (ROM + RAM) Màn hình,  Con chuột Máy in Bộ nhớ ngoài (AUXILIARY STORAGE) Đĩa cứng, Đĩa mềm 2. Gõ Ctrl+S để ghi tập tin văn bản đang soạn lên đĩa với tên là BAI-6.DOC rồi thoát khỏi Microsoft Word. 100
  44. Bài thực hành 5 Khởi động chương trình Microsoft Word. Soạn thảo và định dạng văn bản như sau (Lưu tập tin với tên bai-7.doc):: Phiếu bình chọn Bài hát hay nhất : ASIA Bài hát bạn thích : Số người dự đoán: 101
  45. Bài thực hành 6 1. Vào Microsoft Word, mở tập tin mới và đánh vào nội dung sau: KẾT QUẢ THI LỚP TIN HỌC CĂN BẢN - K1 STT HỌ LÓT TÊN PHÁI NƠI SINH ĐIỂM 1 Hồ Thị Hồng Nữ Huế 8 2 Lê Văn An Nam Nha Trang 7 3 Nguyễn Thị Tâm Nữ Long An 10 4 Nguyễn Văn Long Nam Hà Nội 4 5 Trần Đức Bình Nam Vũng Tàu 9 6 Võ Văn Hoa Nam Long An 5 (Bảng 1) 2. Đánh dấu khối toàn bộ bảng và sao chép thêm 2 bảng nữa, gọi là bảng 2 và bảng 3. 3. Sắp xếp bảng 2 theo cột điểm giảm dần. 4. Sắp xếp bảng 3 theo cột Tên tăng dần. 5. Lập bảng sau thống kê sau : Nghiệp vụ Tin học Thời gian công tác Tin học Cấp quản lý Cấp đào tạo Sử Hướng Dưới 3 nămTừ 3 năm trở lên Trung Địa dụng dẫn ương phương Trung ương 64 399 363 100 314 149 (463) Địa phương 43 345 287 101 306 82 (388) Tư nhân 12 153 118 47 131 34 (165) Tổngsố (1016) 6. Dùng lệnh Table | Formula tính tổng các cột trong bảng ghi vào dòng cuối tương ứng. 7. Gõ Ctrl+S để ghi tập tin văn bản đang soạn lên đĩa với tên là BAI-8.DOC rồi thoát khỏi Ms. Word. 102
  46. Bài thực hành 7 1. Vào Microsoft Word, mở tập tin mới và đánh vào nội dung sau: Các loại đĩa mềm thông dụng hiện nay Loại đĩa Dung lượng Kích thước Mật độ 5.25 inch kép 360 KB 5.25 inch cao 1.2 MB 3.5 inch kép 720 KB 3.5 inch cao 1.44 MB phổ biến nhất hiện nay MỘT MINH HỌA CHU KỲ HOẠT ĐỘNG CỦA MÁY VI TÍNH Một chương trình được chép từ đĩa và chứa trong bộ nhớ trong. Dưới sự điều khiển của chương trình được chứa, dữ liệu được nhập từ bàn phím và chứa trong bộ nhớ trong. CPU thao tác dữ liệu. Kết quả của chương trình sau khi được CPU xử lý xong được chứa trở lại trong bộ nhớ trong. Cuối cùng kết quả được xuất ra. CPU Chương trình (3) (4) (5) Chương Dữ liệu Kết quả (1) trỡnh (2)  Main Memory 5. Gõ Ctrl+S để ghi tập tin văn bản đang soạn lên đĩa với tên là BAI-9.DOC rồi thoát khỏi Ms Word. 103
  47. Bài thực hành 8 1. Vào Microsoft Word, mở tập tin mới và đánh vào nội dung sau: A- Biện luận phương trình bậc hai: ax2 + bx + c = 0 (a ≠ 0) Lập ∆ = b2 - 4ac s ∆ 0 : PT có 2 nghiệm phân biệt x1,2 = . 2a sin x 1 ⎡ 1 ⎤ 2x 1 B- lim(1+ sin x) 2x = lim⎢(1+ sin x) sin x ⎥ = e 2 = e x→0 x→0 ⎣⎢ ⎦⎥ C- Tính các tích phân : dx 1 a) ; b) cot g 2 xdx ; c) x 4 + 2 + x −4 dx ∫ sin2 x.cos2 x ∫ ∫ x 3 D- Xác định hạng của ma trận A theo tham số thực λ : ⎡3 λ 1 2⎤ ⎢ ⎥ A = ⎢1 4 7 2⎥ . ⎢1 10 17 4⎥ ⎢ ⎥ ⎣4 1 3 3⎦ E- Giải hệ phương trình tuyến tính sau: ⎧x1 + 2x2 + 5x3 = −9 ⎪ ⎨ x1 − x2 + 3x3 = 2 . ⎪ ⎩3x1 − 6x2 − x3 = 25 F- Sơ đồ câu lệnh IF trong Pascal Biểu thức sai logic đúng Lệnh_P 2. Ghi tập tin văn bản đang soạn lên đĩa với tên là BAI-10.DOC rồi thoát khỏi Ms. Word. 104