Giáo trình Tiếng Việt thực hành (Phần 2)

105 trang phuongnguyen 6750

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Tiếng Việt thực hành (Phần 2)", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

giao_trinh_tieng_viet_thuc_hanh_phan_2.pdf

Nội dung text: Giáo trình Tiếng Việt thực hành (Phần 2)

Bài 4. YÊU CẦU CHUNG CỦA VIỆC DÙNG TỪ VÀ CÂU I. RÈN LUYỆN KĨ NĂNG DÙNG TỪ 1. Yêu cầu của việc sử dụng từ, ngữ trong văn bản Lựa chọn và sử dụng từ, ngữ trong văn bản cần phải dựa trên những cơ sở thống nhất, những cơ sở tạo điều kiện cho việc giao tiếp đạt hiệu quả. Cơ sở của việc lựa chọn đó chính là yêu cầu của việc dùng từ trong văn bản. Từ, ngữ sử dụng trong văn bản cần phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau: a. Dùng từ phải đúng về âm thanh và hình thức cấu tạo Từ là đơn vị hai mặt: âm thanh và ý nghĩa. Hai mặt này đều được cộng đồng xã hội quy ước và chấp nhận. Vì vậy, khi sử dụng từ ngữ, đi ều đầu tiên chúng ta phải đảm bảo đúng về âm thanh của từ được xã hội công nhận. Việc không ghi lại đúng âm thanh sẽ làm cho người ta không hiểu hoặc hiểu sai nội dung câu nói: Ví dụ: Không nói Cần nói Bàn quang Bàng quan Sáng lạng Xán lạn Khảng định Khẳng định Sát nhập Sáp nhập Trìu tượng Trừu tượng Tuyền tuyến Tiền tuyến b. Dùng từ phải đúng ý nghĩa Ý nghĩa của từ là một trong hai mặt của từ, được cộng đồng xã hội thừa nhận và sử dụng trong giao tiếp hàng ngày. Thông thường các ý nghĩa này được ghi lại trong các từ điển giải thích. Khi sử dụng từ ngữ, cần bảo đảm đúng các mặt sau: - Chỉ đúng hiện thực khách quan (sự vật, hành động, tính chất) cần nói tới. - Biểu thị đúng khái niệm cần diễn đạt. - Phản ánh đúng thái độ, tình cảm của người viết, người nói đối với hiện thực khách quan, đối với người đọc văn bản. 58
Ví dụ: Hồ Chủ tịch trong "Tuyên ngôn độc lập" đã chọn trong hàng loạt các từ đồng nghĩa: nhấn, dấn, dìm, nhận, dúng, nhúng, tắm, gội, rửa một từ thích hợp nhất để tố cáo tội ác dã man của Thực dân Pháp. "Chúng tắm các cuộc khởi nghĩa của nhân dân ta trong các bể máu". c. Dùng từ phải đúng đặc điểm ngữ pháp của chúng. Từ là đơn vị tạo câu. Khi tham gia vào câu, từ không chỉ có hình thức và ý nghĩa mà còn có những đặc điểm ngữ pháp nữa. Đối với tiếng Việt, đặc điểm ngữ pháp của từ thể hiện rõ nhất ở khả năng kết hợp, chức năng ngữ pháp của từ trong câu. Khi cho các từ kết hợp với nhau, bố trí từ đảm nhận một chức năng ngữ pháp nào đó trong câu, cần phải tính toán và tuân theo các đặc điểm ngữ pháp của từ. Ví dụ: Điều 1. Giao ông Nguyễn Văn A phụ trách Phòng Giao dịch khách hàng kể từ ngày 01/3/2000 là một kết hợp sai. Phải sử dụng thêm quan hệ từ “cho” Điều 1. Giao cho ông Nguyễn Văn A phụ trách Phòng Giao dịch khách hà ng kể từ ngày 01/3/2000. d. Dùng từ phải phù hợp với phong cách chức năng. Ngôn ngữ được sử dụng bao giờ cũng thuộc một phong cách chức năng nhất định. Mỗi phong cách chức năng có những yêu cầu riêng trong việc sử dụng các phương tiện ngôn ngữ. Trong từ vựng, đại đa số các từ là từ đa phong cách (từ được sử dụng trong nhiều phong cách) nhưng có một số từ chuyên dụng cho một hoặc một số phong cách chức năng nhất định. Ví dụ: Trong văn bản hành chính thường có lớp từ ngữ hành chính với tính khuôn mẫu và trang trọng như: ban hành, trân trọng đề nghị, nghiêm cấm, bãi bỏ, đình chỉ Văn bản khoa học lại có nhiều thuật ngữ khoa học tương ứng với các ngành khoa học nhất định như: giao thoa, điện trở, gen trội Chính vì vậy, từ ngữ được sử dụng trong văn bản phải phù hợp với phong cách chức năng của văn bản. e. Tránh dùng từ thừa, lặp; sáo rỗng, công thức. 59
- Hiện tượng dùng thừa từ là dùng hai hoặc hơn hai đơn vị đồng nghĩa để cùng biểu đạt một nội dung. Nên lựa chọn một đơn vị từ “đắt” nhất, có khả năng biểu đạt chính xác nội dung vấn đề và loại bỏ các đơn vị còn lại. Ví dụ: Tái tạo lại, chưa vị thành niên, hoàn thành xong, nghiêm cấm không được vi phạm, bắt buộc cần phải là những tổ hợp thừa từ. Chỉ nên dùng: tái tạo, vị thành niên (hoặc chưa thành niên), hoàn thành (hoặc xong), nghiêm cấm vi phạm (hoặc không được vi phạm), bắt buộc (hoặc cần phải) - Hiện tượng lặp từ (không có dụng ý của người viết) hầu hết là do người viết nghèo nàn vốn từ nên dùng lặp đi lặp lại một đơn vị từ vựng khiến cho văn bản trở nên đơn điệu, thiếu tính thuyết phục. Ví dụ: Thứ cười gượng. Đêm ấy , Thứ thức rất khuya sẽ kém hiệu quả hơn khi viết: Thứ cười gượng. Đêm ấy, y thức rất khuya. Hoặc: Nghe chuyện Thánh Gióng, tôi tưởng tượng ra một Thánh Gióng sức vóc hơn người, nhưng tâm hồn còn thô sơ, giản dị như tâm hồn của tất cả mọi người xưa. Thánh Gióng gặp lúc quốc gia lâm nguy đã xông phẩ trận đem sức khoẻ mà đánh tan giặc, nhưng bị thương nặng. Tuy thế, Thánh Gióng vẫn còn ăn một bữa cơm Nếu viết như trên, đoạn văn sẽ mắc l ỗi lặp từ, giảm độ hay của văn bản. Vì vậy, tác giả Nguyễn Đình Thi đã viết: Nghe chuyện Phù Đổng Thiên Vương, tôi tưởng tượng ra một trang nam nhi sức vóc hơn người, nhưng tâm hồn còn thô sơ, giản dị như tâm hồn của tất cả mọi người xưa. Tráng sĩ ấy gặp lúc quốc gia lâm nguy đã xông phẩ trận đem sức khoẻ mà đánh tan giặc, nhưng bị thương nặng. Tuy thế, người trai làng Phù Đổng vẫn còn ăn một bữa cơm - Hiện tượng dùng từ ngữ sáo rỗng, văn hoa thái quá cũng bị coi là lỗi dùng từ. Ví dụ: Lao động chân tay là đáng quý lắm, vinh quang lắm và tự hào lắm. 2. Một số lỗi về từ cần tránh - Tránh dùng từ thừa, từ lặp - Tránh dùng từ sai âm, sai nghĩa - Tránh dùng từ không đúng với khả năng kết hợp - Tránh dùng từ lạc phong cách - Tránh dùng từ sáo rỗng 60
II. RÈN LUYỆN KỸ NĂNG VỀ CÂU 1. Những yêu cầu về câu trong văn bản a. Câu xét theo quan hệ hướng nội. - Câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt. - Câu phải đúng về nghĩa. - Câu được điền dấu câu cho phù hợp với chính tả tiếng Việt và nội du ng của câu. - Phù hợp phong cách chức năng. b. Câu xét về quan hệ hướng ngoại. - Câu cần hướng tới chủ đề của văn bản. Đó là cơ sở để tạo tính trọn vẹn về nội dung. - Câu cần phải được hoàn chỉnh về mặt hình thức. - Câu cần được liên kết với nhau hài hòa bởi các phương thức sau đây: * Phương thức lặp +Lặp từ ngữ: "Luật này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 01 năm 1998. Những quy định trước đây trái với Luật này đều bãi bỏ" + Lặp cấu trúc: "Căn cứ Nghị định số 38/ CP ngày 18-5-1996 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước; Căn cứ Nghị định số 38/CP ngày 04-6-1993 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Bộ Tư pháp;" * Phương thức thế "Căn cứ vào quỹ đất đai, đặc điểm và nhu cầu của địa phương, HĐND tỉ nh, thành phố trực thuộc Trung ương quyết định mỗi xã được để lại một quỹ đất không quá 5% đất nông nghiệp để phục vụ cho nhu cầu công ích của địa phương. Chính phủ quy định việc sử dụng đất này". * Phương thức liên tưởng + Liên tưởng đồng loại: "Quốc hội thực hiện quyền quyết định, quyền giám sát tối cao đối với việc quản lý và sử dụng đất đai trong cả nước. 61
Hội đồng nhân dân thực hiện quyền quyết định, quyền giám sát việc quản lý và sử dụng đất đai trong địa phương mình." + Liên tưởng bộ phận với toàn thể và ngược lại: "Nghiêm cấm sản xuất, vận chuyển, buôn bán, tàng trữ, sử dụng trái phép thuốc phiện và các chất ma túy khác. Nhà nước quy định chế độ bắt buộc cai nghiện và chữa các bệnh xã hội nguy hiểm". + Liên tưởng đối lập: "Nhà nước phát triển công tác thông tin, báo chí, phát thanh, truyền hình, điện ảnh, xuất bản, thư viện và các phương tiện thông tin đại chúng khác. Nghiêm cấm những hoạt động văn hóa, thông tin làm tổn hại lợi ích quốc gia, phá hoại nhân cách, đạo đức và lối sống tốt đẹp của người Việt Nam''. + Liên tưởng nhân quả: '' Tham nhũng là hành vi của người có chức vụ, quyền hạn đã lợi dụng chức vụ, quyền hạn đó để tham ô, hối lộ hoặc cố ý làm trái pháp luật vì động cơ vụ lợi, gây thiệt hại cho tài sản của Nhà nước, tập thể và cá nhân. Người có hành vi tham nhũng phải bị xử lý nghiêm minh theo quy định của pháp luật'' + Liên tưởng định vị: ''Tiếp tục thực hiện nhất quán đường lối đối ngoại độc lập tự chủ, mở rộng, đa phương hóa và đa dạng hóa các quan hệ quốc tế, phát triển quan hệ hữu nghị, hợp tác với tất cả các nước. Ra sức tăng cường quan hệ với các nước láng giềng và các nước trong tổ chức ASEAN, không ngừng củng cố quan hệ với các nước bạn bè truyền thống , phấn đấu vì hòa bình, độc lập và phát triển. Nâng cao vị thế của Việt Nam trên trường quốc tế. Củng cố môi trường hòa bình và tranh thủ điều kiện quốc tế thuận lợi hơn nữa cho công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, đồng thời góp phần vào cuộc đấu tranh chung của nhân loại thế giới vì hòa bình, độc lập dân tộc, dân chủ và tiến bộ xã hội". *Phương thức nối + Nối bằng quan hệ từ: "Trong những năm qua, UBND thành phố đã triển khai thực hiện Nghị quyết 06/CP ngày 29-01-1993 của Chính phủ về phòng chống và kiểm soát ma túy. Các 62
ngành, các cấp và các đoàn thể đã có nhiều biện pháp tích cực để ngăn chặn tệ nạn buôn bán, tàng trữ và sử dụng các chất này. Song, do tổ chức triển khai thực hiện chưa chặt chẽ, thiếu biện pháp cương quyết đồng bộ, chưa thống nhất nội dung, nhận thức, chưa có quy trình cai nghiện và chữa trị đúng, công tác tuyên truyền giáo dục chưa sâu rộng nên kết quả đạt được còn rất hạn chế". + Nối bằng các từ ngữ có tác dụng chuyển tiếp: "Thực hiện dán tem hàng nhập khẩu là biện pháp tích cực để chống nhập lậu và tiêu thụ hàng nhập lậu, công tác này có liên quan đến nhiều tổ chức, cá nhân và có các loại hình kinh doanh, lại phải triển khai trong thời gian rất ngắn. Do đó, sẽ có nhiều khó khăn, phức tạp. Vì vậy, UBND thành phố yêu cầu các cấp, các ngành cần coi đây là một công tác trọng tâm đột xuất; phải tập chung chỉ đạo sát sao và thống nhất theo yêu cầu của Chỉ thị này và Thông tư số 30/1998/TTLT-BTC-BTM-BNV-TCHQ ngày 16-3- 1998 của liên bộ Tài ch ính - Thương mại - Nội vụ - Tổng cục Hải quan". 2. Các loại lỗi câu thường gặp a. Lỗi về cấu tạo câu * Thiếu các thành phần nòng cốt của câu Thành phần nòng cốt của câu là thành phần nhất thiết phải có mặt để chuỗi từ ngữ kết hợp với nhau đủ điều kiện trở trành câu, nghĩa là chúng có thể độc lập về nội dung ngữ nghĩa và hoàn chỉnh về hình thức thể hiện. Thành phần nòng cốt của câu gồm: Chủ ngữ, vị ngữ và đôi khi là một số bổ ngữ xuất hiện có tính chất bắt buộc trong câu. Đối với phong cách ngôn ngữ văn chương nghệ thuật hoặc khẩu ngữ, do có sự hỗ trợ của ngữ cảnh và người nghe không cần căn cứ vào đầy đủ thành phần nòng cốt vẫn có thể lĩnh hội trọn vẹn nội dung ý nghĩa của phát ngôn (tức là sự xuất hiện câu tỉnh lược đặt trong một ngữ cảnh cụ thể vẫn có thể thực hiện được hoạt động giao tiếp). Có thể chia kiểu lỗi sai này thành các loại cụ thể như sau: + Câu thiếu chủ ngữ Ví dụ: Ngày càng đạt được nhiều thành tựu về khoa học và kĩ thuật. + Câu thiếu vị ngữ Ví dụ: Thành phố Hồ Chí Minh – Trung tâm kinh tế của cả nước. 63
+ Câu thiếu cả chủ ngữ lẫn vị ngữ. Ví dụ: Để đảm bảo trật tự, an toàn xã hội trong những ngày lễ lớn trong năm 2007. + Thiếu một vế của câu ghép Câu ghép là loại câu thường được sử dụng trong trường hợp cần trình bày những sự việc có tính độc lập tương đối nhưng lại có sự liên quan mật thiết với nhau. Thành phần của câu ghép ít nhất cũng gồm hai cụm chủ vị nòng cốt, được nối với nhau bằng dấu phẩy hoặc các quan hệ từ. Chính vì cấu tạo ngữ pháp của nó phức tạp như vậy nên người không nắm chắc quy tắc ngữ pháp mắc lỗi viết thiếu vế (thiếu cụm chủ vị nòng cốt) khi khai triển câu. Ví dụ: Mặc dù trong những năm qua Nhà nước ta đã ban hành rất nhiều văn bản quy định về công tác soạn thảo văn bản hành chính nhằm đưa công tác này đi vào n ề nếp. Muốn tránh lỗi, người viết cần thận trọng khi sử dụng câu ghép. Nếu các vế câu có khả năng độc lập cao thì có thể bỏ quan hệ từ, tách ra thành các câu đơn; nếu nhất thiết phải dùng câu ghép thì không nên quá sa đà vào việc phát triển các ý phụ của một vế mà bỏ sót các vế khác. * Sắp xếp sai trật tự từ trong câu Tiếng Việt là một ngôn ngữ không biến hình từ, chức năng ngữ pháp của từ thường do vị trí của chúng trong câu quy định. Trật tự từ là một trong những phương thức ngữ pháp quan trọng của tiếng Việt. Sự thay đổi vị trí của từ trong câu thường kéo theo sự thay đổi về nghĩa của câu. Trong thực tế tạo lập văn bản, rất nhiều trường hợp do đặt sai vị trí của từ trong câu mà dẫn đến hậu quả câu không biểu hiện đúng ý đồ của người viết hoặc câu trở thành đa nghĩa hay tối nghĩa. Ví dụ: Phong trào bảo vệ thiên nhiên trong các nhà trường phổ thông đã dược phát động ngay từ đầu năm học. hoặc Năm 2006, những văn bản về phòng chống tệ nạn xã hội của Chính phủ đã được các Bộ, ngành, địa phương tích cực thực hiện. Đối với văn bản hành chính, văn bản khoa học thì càng phải cẩn trọng trong việc sắp xếp trật tự từ trong câu. 64
* Dùng sai cặp từ quan hệ trong câu ghép Trong câu ghép, thường dùng một số cặp quan hệ từ tiêu biểu để biểu thị quan hệ ngữ nghĩa: + Quan hệ nguyên nhân - kết quả: Vì nên, do cho nên, chỉ vì thành thử. + Quan hệ tăng tiến: Bao nhiêu bấy nhiêu, càng càng, sao vậy. + Quan hệ tương phản: Tuy nhưng, mặc dù vẫn, dù song. v.v. Trong khi viết câu, có nhiều người đã không sử dụng đúng các cặp từ quan hệ với những quan hệ ngữ nghĩa tương ứng kể trên. Ví dụ: Tuy gặp rất nhiều khó khăn trong việc triển khai thực hiện kế hoạch nhưng kết quả đạt được còn rất hạn chế. Những trường hợp viết câu như vậy ảnh hưởng đến hiệu quả tác động của văn bản. b. Lỗi về nghĩa - Phản ánh sai hiện thực khách quan Ví dụ: Chính phủ là cơ quan quyền lực Nhà nước cao nhất. - Câu viết không hợp tư duy của người Việt Ví dụ: Báo cáo tổng kết năm đang được hoàn chỉnh bởi Phòn g HCTC. - Câu không có thông tin mới Ví dụ: Ngày hôm nay có buổi sáng, buổi chiều và cả đêm. - Quan hệ ngữ nghĩa giữa các thành phần không hợp lôgic. Ví dụ: Trong thanh niên nói chung, trong bóng đá nói riêng, chúng ta đã đạt được nhiều thành tích đáng kể. c. Các lỗi về dấu câu. Tiếng Việt có 11 loại dấu câu với các chức năng khác nhau và ở các vị trí khác nhau. Lỗi về câu chính là những trường hợp sử dụng dấu câu không đúng vị trí và chức năng vốn có của nó. Ví dụ: Bộ đội ta tấn công vào đồn địch tổn thất nhiều. d. Sử dụng câu sai phong cách ngôn ngữ. 65
Có nhiều phong cách chức năng của hoạt động lời nói: - Phong cách ngôn ngữ sinh hoạt - Phong cách ngôn ngữ văn chương nghệ thuật - Phong cách ngôn ngữ khoa học - Phong cách ngôn ngữ cổ động - tuyên truyền - Phong cách ngôn ngữ chính luận - Phong cách ngôn ngữ báo chí, tin tức - Phong cách ngôn ngữ hành chính - công vụ Mỗi phong cách ngôn ngữ có một yêu cầu riêng về cách sử dụng từ ngữ và đặt câu. Đa số các kiểu câu đều có thể được dùng để kiến tạo văn bản. Tuy nhiên có một số loại phong cách ngôn ngữ chỉ thích hợp với loại câu này mà không thích hợp với loại câu khác. Chẳng hạn, phong cách ngôn ngữ hành chính công vụ ưu tiên sử dụng câu tường thuật và câu cầu khiế n; không sử dụng câu nghi vấn và rất hãn hữu sử dụng câu cảm thán; không dùng lốidiễn đạt cầu kì, bóng bẩy của văn bản nghệ thuật. Ví dụ: Chúng ta phải nhanh chóng nghiêng nước ra biển, cứu vãn mùa mang, ổn định đời sống cho nhân dân. CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP CÂU HỎI Câu hỏi 1. Nêu những yêu cầu chung của việc dùng từ Câu hỏi 2. Nêu những yêu cầu của việc đặt câu. Câu hỏi 3. Phân tích các biểu hiện lỗi thường gặp của việc dùng từ. Cho ví dụ minh họa. BÀI TẬP Bài tập 1. Tìm lỗi và sửa lại cho đúng: 1) Là người chịu trách nhiệm trước UBND Thành phố và HĐND quận về quản lý nhà nước trên địa bàn quận. Lãnh đạo, điều hành toàn bộ các mặt công tác của cơ quan UBND quận. Tổ chức thực hiện các nghị quyết, quyết định, chỉ thị của các cơ quan nhà nước cấp trên, triệu t ập và chủ trì các phiên họp của UBND quận, chỉ đạo các hoạt động đối nội đối ngoại của quận. 66
2) Để đảm bảo kỷ cương của nhà trường nghiêm minh, chấm dứt tình trạng một số gia đình ở khu tập thể tự ý chuyển vào ở và sử dụng những căn phòng của nhà trường chưa phân phối. Đồng thời bảo đảm cho công trình không bị hư hỏng. Nay văn phòng xin thông báo một số nội dung như sau: ( ) 3) Quan Hóa, một huyện vùng cao nằm ở phía Tây bắc của tỉnh thanh Hóa. Đây là vùng có nhiều xã thuộc diện đặc biệt khó khăn. 4) Được biết Ban chấp hành Trung ương Đảng đang mở đợt lấy ý kiến góp ý cho dự thảo báo cáo chính trị tình hình Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ IX sẽ họp vào năm 2001. Tôi là một Đảng viên, hoạt động lâu năm trong lĩnh vực Ngân hàng nhưng hiện nay đã về hưu. Xin có một số ý kiến sau đây 5) Theo tờ Công nhân nhật báo xuất bản tại Bắc Kinh nói rằng ông Lý Quý Sinh trước đó bị cảnh sát bắt vì tội giấy tờ giả mạo. 6) Các bạn vừa nghe xong bản tin thời sự đã kết thúc chương trình phát thanh hôm nay của Đài chúng tôi. 7) Trong tình hình hiện nay đã chứng tỏ những dự đoán của cấp trên là hoàn toàn có cơ sở. 8) Các em làm phiên dịch, biên dịch, hướng dẫn viên không chuyên, kinh doanh vặt, làm gia sư, thậm chí đạp xích lô, tiếp thị nửa ngày mặc dù trong số đó có nhiều em không thuộc diện bố mẹ không nuôi nổi. Nhưng rồi thời gian cũng qua đi, âm thầm biết chịu đựng, rèn luyện, tu chí, rồi cũng học xong đại học, có chút ít kinh nghiệm bon chen giữa cuộc đời. 9) Qua đợt phát động thi đua vừa rồi cho thấy thanh niên chúng ta còn rất sôi nổi, rất nhiệt huyết và cũng rất sáng tạo. 10) Thực hiện công văn số 1214 ngày12/2/1997 của UBND Quận hướng dẫn việc triển khai công tác phòng cháy chữa cháy. Phường chúng tôi đã ti ến hành tổ chức đội công tác và đưa vào hoạt động có hiệu quả. 11) Với sự nỗ lực phi thường của người luật sư có tâm huyết đã cứu được mẹ của anh thoát khỏi cạm bẫy. 12) Nhân dịp một ông Việt kiều hảo tâm về thăm quê hương, đến xã thấy lớp học của các cháu tuềnh toàng quá mới tặng cho ít tiền xây dựng lại khang trang như thế này. 67
13) Chính ông, một nguyên thủ quốc gia với những chính sách trị quốc có nhiều thay đổi theo hướng có lợi cho người da đen. 14. Những thiệt hại do nạn ô nhiễm môi trường gây ra không thể kể bằng số liệu hay con số cụ thể. 15. Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn vừa tổ chức cho các sinh viên và học sinh đi xâm nhập thực tế. 16. Căn cứ Nghị định 06/2010/NĐ-CP quy định những người là công chức của Chính phủ ngày 25/1/2010. 17. Chiểu theo lời đề nghị của ông (bà) Vụ trưởng vụ Tổ chức - Cán bộ. 18. Trong lúc hàng nội địa đang bị "tràn ngập" bởi hàng ngoại. 19. Trong nền kinh tế thị trường đa dạng hàng hóa. 20. Trong hội nghị đã bầu ra Ban Thanh tra nhân dân mới. 21. Đội ngũ các nhà báo phải trong sạch thì uy tín của báo chí càng lớn. 22. Đây là một vụ án cực kỳ nghiêm trọng cả mức độ vi phạm lẫn số người tham gia, và nó mang tính chất maphia rõ rệt. 23. Buôn lậu không phải là những nỗi đau cho sự phát triển kinh tế mà còn là một trong những thách thức của đất nước. 24. Những bệnh nhân không cần phải mổ mắt, được khoa dược tích cực pha chế, điều trị bằng những thứ thuốc tra mắt đặc biệt. 25. Với lí do trình bày như trên, tập thể lớp chúng em yêu cầu lãnh đạo nhà trường và Phòng đào tạo xem xét rồi giải quyết ngay. 26. Để tổng hợp thông tin báo cáo Giám đốc. Phòng HCTC yêu cầu các đơn vị nộp ngay và khẩn trương bản báo cáo sơ kết 6 tháng đầu năm của đơn vị mình cho Phòng. 27. Điều 1: Nay Hiệu trưởng ban hành kèm theo quy ết định này bản quy chế chi tiêu nội bộ của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội. 28. Kính thưa cô giáo bộ môn! Vì ốm quá, nên em viết mấy dòng mong cô cho nghỉ vài buổi học. Khi nào khỏi, em sẽ đi và chép bài đủ ạ. Xin chân thành cảm ơn cô. 29. Điều 3: Trưởng các Phòng HCTC, KHTC và các đồng chí, các ông bà có tên trên căn cứ văn bản thực hiện. 68
30. Yêu cầu các đồng chí lãnh đạo cấp trên xem xét, giải quyết. Chúng tôi xin chân trọng cảm ơn. Bài tập 2. Chọn phương án đúng 1) a/ Chân anh công an vẫn quấn băng, nhỏm dậy chạy theo chị Lương. b/ Anh công an, chân còn quấn băng mà vẫn chạy theo chị Lương. 2) a/ Trong những năm cuối thập kỷ bảy mươi, đầu thập kỷ tám mươi, Lê Đình Chinh là người thanh niên Việt Nam nổi tiếng. b/ Trong những năm cuối thập kỷ bảy mươi, đầu thập kỷ tám mươi, Lê Đình Chinh là người thành niên nổi tiếng Việt Nam. 3) a/ Đầu năm nay, bà tôi định tổ chức kỷ niệm sinh nhật lần thứ 20 cho cô tôi , nhưng cô tôi từ chối. b/ Trong năm nay, bà tôi định tổ chức lần thứ 20 kỷ niệm sinh nhật cho cô tôi, nhưng cô tôi từ chối. 4) a/ Trả lời phỏng vấn của tân Thủ tướng Thái Lan nhân dịp nhậm chức. b/ Tân Thủ tướng Thái Lan trả lời phỏng vấn của báo chí nhân dịp nhậm chức c/ Trả lời phỏng vấn của tân Thủ tướng Thái Lan với báo chí nhân dịp nhậm chức. Bài tập 3. Phần nội dung của công văn sau viết chưa đúng phong cách ngôn ngữ hành chính. Hãy sửa lại cho thích hợp. Thực hiện Chỉ thị của UBND Tỉnh về việc tăng cường củng cố và sắp xếp lại tổ chức của các cơ quan quản lý nhà n ước trong địa bàn các quận, huyện của tỉnh nhà. UBND huyện Thái Hoà đề nghị thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc địa bàn huyện Thái Hoà báo cáo ngay một số điểm sau đây: - Đề án sắp xếp bố trí lại cán bộ, công chức thuộc đơn vị mình cho phù hợp với nhiệm vụ được giao. - Những ai cần thuyên chuyển sang đơn vị khác? - Cần xin ai thuộc đơn vị khác về đơn vị mình? - Những ai cần nghỉ theo chế độ chính sách? 69
Hãy huy động tất cả nhân lực có thể để trong hai ngày hoàn thành gấp rút công việc này! Báo cáo bằng văn bản cho UBND huyện trước 30/4/2010. Bài tập 4. Phát hiện lỗi dùng từ trong các đoạn văn sau và sửa lại cho đúng a. Nhà nước đầu tư, phát huy và thống nhất quản lí việc bảo vệ sức khỏe của quân dân, huy động và tổ chức mọi lực lượng xây dựng và phát triển y học Việt Nam theo phương hướng dự phòng, phối hợp chữa bệnh với phòng bệnh, phát triển và kết hợp y dược cổ truyền với y học hiện đại, kết hợp y tế nhân dân với y tế nhà nước, thực hiện bảo hiểm y tế, tạo mọi điều kiện để mọi người dân được ch ăm chút sức khỏe; Nhà nước ưu tiên thực hiện chương trình chăm sóc sức khỏe đồng bào miền núi và dân tộc tiểu số; nghiêm cấm tổ chức và cá nhân chữa bệnh, sản xuất, buôn lậu thuốc chữa bệnh trái phép gây tổn hại cho sức khỏe của quân dân. b. Số việc làm tạo thêm hàng năm gần đây đã xấp xỉ số người mới bổ xung vào đội ngũ lao động. Đời sống vật chất của đại bộ phận người dân được cải thiện. Năng lực dân trí và mức hưởng thụ văn hóa của nhân dân khá hơn trước. Các phong trào đền ơn đáp nghĩa, xóa đói giảm nghèo khó được toàn dân hưởng ứng. Dân chủ được phát triển. Lòng tin của bà con dân đối với chế độ và tiền đồ của đất nướ c, với Đảng và Nhà nước được khảng định. c. Các lực lượng vũ trang phải tuyệt đối với Tổ quốc và nhân dân, có nhiệm vụ sẵn sàng chiến đấu độc lập, chủ quyền thống nhất, lãnh thổ của Tổ quốc, an ninh quốc gia và trật tự, an toàn , bảo vệ chế độ chủ nghĩa và những thành quả của cách mạng, cùng toàn dân đất nước. Bài tập 5. Điền từ thích hợp vào chỗ trống a. Công chức là Việt Nam, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chức vụ, chức danh, trong biên chế, hưởng lương từ nhà nước hoặc được bảo đảm từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo . của pháp luật, làm việc trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị quy định tại Nghị địn h này. 70
b. Việc quản lý và con dấu trong công tác được thực hiện theo của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định của Nghị định này. Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho . văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. văn thư có . thực hiện những quy định sau: - Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có ; - Phải tự tay đóng dấu vào các , giấy tờ của cơ quan, tổ chức; - Chỉ được đóng dấu vào những , giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có ; - Không được đóng khống chỉ. c. Người nào vi phạm các quy định của Nghị định này và các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư thì tuỳ theo , mức độ mà bị xử lý hoặc truy cứu trách nhiệm theo quy định của . d. Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với xây dựng và Tổ quốc Việt Nam chủ nghĩa. e. Xử phạt vi phạm hành chính được áp dụng đối với cá nhân, cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là cá nhân, tổ chức) có cố ý hoặc vô ý vi phạm các của pháp luật về quản lí nhà nước mà không phải là tội phạm và theo của pháp luật phải bị xử phạt hành chính. Bài tập 6. Diễn đạt lại phần văn bản sau cho đúng với văn phong hành chính Tăng cường hiệu lực quản lý Nhà nước và phát huy quyền làm chủ tập thể của nhân dân lao động đối với chính quyền cơ sở là một vấn đề lớn có nhiều mặt cần giải quyết thật là đồng bộ (1). Trong đấy, việc xây dựng và củng cố tổ nhân dân thực sự vững mạnh là công tác quả là hết sức quan trọng và nó mang lai hiệu quả thiết thực cho công tác quản lý và phát huy quyền làm chủ tập thể của bà con lao động . Để mà thực hiện chủ trương này, trong thời gian gần một năm của năm 2011, các địa phương đã có vô số cố gắng đi vào tổ chức thực hiện. 71
Qua sơ kết sáu tháng đầu năm có nơi đã có tổ chức hoàn chỉnh tổ nhân dân đi vào hoạt động mang lại hiệu quả bước đầu. Ấy vậy mà, cũng còn một số nơi thực hiện chưa tốt 72
Bài 5 CÁCH DÙNG DẤU CÂU I. Ý NGHĨA, TÁC DỤNG CỦA DẤU CÂU Dấu câu là một trong những phương tiện ng ữ pháp dùng trên văn bản viết (thay cho ngữ điệu khi nói). Nó có tác dụng làm cho nội dung của câu văn mạch lạc, khúc chiết; ngăn cách các thành phần trong cấu tạo câu. Dùng dấu câu không chuẩn xác hoặc dùng dấu câu không phù hợp trong văn bản làm cho câu sai hoặc có nội dung mơ hồ. II. CÁC LOẠI DẤU VÀ CÁCH SỬ DỤNG (Trong bài này, các ví dụ được in nghiêng để phân biệt với phần lý thuyết) 1. Dấu chấm (.) - Dấu chấm dùng để kết thúc câu tường thuật (câu kể) trên văn bản. Dù là câu đơn giản, câu rút gọn, câu đặc biệt hay câu ghép đều phải dùng dấu chấm câu. Trong giao tiếp bằng lời (phát thanh, đàm thoại, đối thoại, phát biểu, tự thuật ), sau dấu chấm câu có độ nghỉ ngắt đoạn tương đối dài hơn so với dấu chấm phẩy và đương nhiên, cần hạ giọng. Ví dụ: Khi nhận được hồ sơ dự án luật, pháp lệnh, dự thảo nghị quyết, nghị định, Bộ Tư pháp có trách nhiệm kịp thời tổ chức việc thẩm định dư án luật, pháp lệnh, dự thảo nghị quyết, nghị định. Trong trường hợp cần thiết, Bộ Tư pháp có thể yêu cầu cơ quan soạn thảo thuyết trình về dự án, dự thảo, cung cấp thông tin và tài liệu có liên quan đến dự án, dự thảo văn bản đó. - Dấu chấm được dùng để kết thúc câu cầu khiến trong văn bản hành chính Ví dụ: Nghiêm cấm việc tàng trữ, buôn bán, sử dụng trái phép các chất m a túy. - Dấu chấm còn được dùng để kết thúc một đoạn trên văn bản hoặc kết thúc toàn bộ văn bản. Ví dụ: Văn bản quy phạm pháp luật chỉ được sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc bãi bỏ bằng một văn bản quy phạm pháp luật do chính cơ quan nhà nước đã ban hành văn bản 73
đó hoặc bị đình chỉ việc thi hành, bãi bỏ bằng một văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế, bãi bỏ hoặc đình chỉ việc thi hành văn bản khác phải xác định rõ tên văn bản, điều, khoản của văn bản bị sửa đổi, b ổ sung, thay thế, bãi bỏ hoặc đình chỉ việc thi hành. Văn bản quy phạm pháp luật khi chưa được cơ quan nhà nước có thẩm quyền sửa đổi, thay thế, bãi bỏ hoặc đình chỉ việc thi hành thì vẫn còn nguyên hiệu lực và phải được nghiêm chỉnh thi hành. Lưu ý: Hiện nay, khi kết thúc văn bản, có người dùng dấu ./. Tuy nhiên, đó không phải là dấu câu. 2. Dấu chấm hỏi (?) Dấu chấm hỏi dùng trong câu nghi vấn (câu hỏi) nhất là trong trường hợp đối thoại. Ví dụ: - Sao anh không đến? - Tôi bận. Cần chú ý: a. Dấu chấm hỏi có thể dùng trong câu tường thuật, đặt trong dấu ngoặc đơn để biểu thị sự nghi ngờ. Ví dụ: - Anh ấy làm ra vẻ không biết gì (?) - Thế mới khôn ngoan chứ! b. Không dùng dấu chấm hỏi trong trường hợp có từ nghi vấn trong cấu tạo của câu ghép với nghĩa nêu lên một tiền đề cho ý tiếp theo. Tình hình sản xuất của Xí nghiệp ta hiện nay như thế nào, lãnh đạo Công ty đã năm được. c. Khi muốn biểu thị ý nghi ngờ kèm theo sự mỉa mai, đặt dấu (?!) ở cuối câu tường thuật. Ví dụ: Đài AFP đưa tin theo cách đưa tin ỡm ờ của AFP họ là 80 người sức lực khá tốt nhưng hơi gầy (!?). 74
Lưu ý: Dấu chấm hỏi thường được dùng trong phong cách văn chương nghệ thuật, phong cách báo chí, chính luận; ít được dùng trong phong cách khoa học. Phong cách hành chính - công vụ không dùng loại dấu này. Trên thực tế, có loại văn bản hỏi ý kiến nhưng không xuất hiện câu hỏi. 3. Dấu chấm than (!) Dấu chấm than thường được đặt cuối câu cảm thán, câu cầu khiến, khuyên ngăn, mệnh lệnh. Ví dụ: - Đã sáu năm rồi! Biết bao là sự đổi thay! - Đi đi! Khi đọc cần ngưng giọng ở cuối câu và xuống giọng hay lên giọng tùy theo hoàn cảnh giao tiếp mà người đọc muốn tỏ thái độ, tình cảm của mình. Dấu chấm than còn có thể đặt trong dấu ngoặc đơn (!) để biểu thị thái độ mỉa mai hay dùng cùng với dấu chấm hỏi trong ngoặc đơn (!?) để vừa biểu thị thái độ mỉa mai vừa hoài nghi. Ví dụ: Anh ấy cũng là chuyên gia dạy tiếng Việt (!?) Lưu ý: Vì dấu chấm than là một trong những phương tiện biểu cảm, do đó phong cách hành chính công vụ cần rất thận trọng khi sử dụng loại dấu này. Văn bản hành chính đôi khi có dùng kiểu câu cảm thán biểu thị thái độ nhưng không dùng dấu chấm than để kết thúc câu mà dùng dấu chấm. Khi kết thúc một công văn hành chính có thể dùng câu cảm thán biể u thị thái độ. Ví dụ: Kính đề nghị lãnh đạo Sở quan tâm xem xét, giải quyết. Công ty xin chân thành cảm ơn. Khi kết thúc một bài diễn văn, một bài phát biểu. Ví dụ: Xin chân thành cảm ơn sự có mặt của các đại biểu. Chúc đại hội thành công rực rỡ. 75
Chỉ khi biểu thị sự tiếc nuối, thương tiếc đối với một người đã khuất (điếu văn) thì có dùng dấu chấm than. Ví dụ: - Thế là đồng chí Nguyễn Văn A, Tổng Bí thư của chúng ta không còn nữa. - Vĩnh biệt Người, vị lãnh tụ Cách mạng vĩ đại của Đảng và giai cấp công nhân Việt Nam! 4. Dấu chấm lửng ( ) Khi nói, dấu chấm lửng được thay thế bằng từ "vân vân". Khi viết cũng có thể dùng từ này, viết tắt "v.v " hoặc dùng dấu 3 chấm. Dấu chấm lửng dùng để: a. Đặt cuối câu khi người nói không muốn nói hết ý mìn h mà người nghe vẫn hiểu những ý không nói ra: Ví dụ: - Tình trong như đã mặt ngoài còn e. (Nguyễn Du) - Cụ Nhờn, cụ Nhỡ ngồi đợi Một lát sau Gái bưng mâm xuống. (Nam Cao) b. Dùng để thay thế sự liệt kê (tức là còn nữa) Ví dụ: - Phân loại theo tên loại, văn bản có thể bao gồm: nghị quyết, nghị định, quyết định, chỉ thị, thông tư, báo cáo v.v - Các văn bản giúp cho các cơ quan lãnh đạo và quản lý nhà nước tổ chức các hoạt động cụ thể theo quyền hạn của mình. Đó là các văn bản như quyết định, chỉ thị, thông báo, công văn hướng dẫn các công việc cho cấp dưới, các báo cáo tổng kết công việc v.v c. Đặt sau từ, ngữ biểu thị lời nói đứt quãng Ví dụ: Giả tao đây ! (Nguyễn Công Hoan) 76
d. Đặt sau "từ tượng th anh" để biểu thị sự kéo dài âm thanh. Ví dụ: Tùng tùng tùng e. Đặt sau từ, ngữ biểu thị sự châm biếm, hài hước. Ví dụ: - Giơ tay hàng tuốt quân ta Té ra công sự chỉ là công toi g. Dấu chấm lửng (hoặc dấu chấm lửng trong ngoặc đơn) còn được dùng để biểu thị sự lược bớt một phần, một đoạn nào đó trên văn bản. Ví dụ: Chương I NHữNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1: Bộ, cơ quan ngang Bộ (sau đây gọi chung là Bộ) là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với ngành hoặc lĩnh vực công tác trong phạm vi cả nước. ( ) Lưu ý: Phong cách hành chính - công vụ rất hạn chế dùng loại dấu này. Nếu có sử dụng phải hết sức thận trọng, tránh để người đọc tự suy diễn ý. 5. Dấu hai chấm (:) Dấu hai chấm dùng để: a. Báo hiệu sự liệt kê Ví dụ: Viết hoa trong văn bản của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ phải bảo đảm các yêu cầu sau: - Đúng với ngữ pháp và chính tả tiếng Việt phổ thông. 77
- Theo cách viết thông dụng trong các văn kiện của Đảng, Nhà nước đang được đa số các cơ quan và các nhà ngôn ngữ học tiếng Việt chấp nhận. - Giảm tối đa các chữ viết hoa. - Thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn bản. Hoặc trong thành phần vị ngữ có các từ biểu thị sự liệt kê ở sau các từ: sau đây, để, gồm, gồm có, như, như sau Ví dụ 1: Những việc cán bộ, công chức tham gia ý kiến trực tiếp hoặc thông qua đại diện trước khi Thủ tướng cơ quan quyết định gồm có: 1. Chủ trương, giải pháp thực hiện nghị quyết của Đảng, pháp luật của Nhà nước liên quan đến công việc của cơ quan; 2. Kế hoạch công tác hàng năm của cơ quan; 3. Tổ chức phong trào thi đua; ( ) (Trích điều 17, mục 4 Quy chế thực hiện dân chủ trong hoạt động của cơ quan. Ban hành kèm theo Nghị định số 71/1998/NĐ-CP ngày 08/9/1998 của Chính phủ). Ví dụ 2: Điều 25. Các Viện kiểm sát quân sự gồm có: - Viện Kiểm sát quân sự Trung ương; - Các Viện Kiểm sát quân sự quân khu, quân chủng, quân đoàn, tổng cục và cấp tương đương; - Các viện Kiểm sát quân sự tỉnh và khu vực. Thông thường trước bộ phận liệt kê, thường dùng dấu gạch ngang hoặc dùng những từ: một là , hai là và cuối cùng là , hoặc đánh số thứ tự. Theo thói quen, sau các bộ phận liệt kê, thường dùng dấu chấm. Điều này không đúng với quy tắc dùng dấu chấm câu. Vì thế, thay vì dấu ch ấm là dấu chấm phẩy. b. Chỉ ra ranh giới giữa lời của người dẫn chuyện với lời của nhân vật Ví dụ: Một thanh niên hỏi tôi một cách đột ngột: 78
"Này sao, trong ngành địa chất không có phụ nữ là khoa học, bác nhỉ?" (Nguyễn Tuân) Trong trường hợp này, dấu hai chấm thường đứng trước dấu ngoặc kép để trích dẫn lời nói trực tiếp. c. Báo hiệu đằng sau nó có nội dung được trình bày, được minh hoạ, được giải thích. Ví dụ 1: Tiêu chí phân loại: Căn cứ vào hiệu lực pháp lý, có thể chia văn bản hành chính thành 5 loại. Ví dụ 2: Chế độ làm việc của các Tiểu ban Hợp tác kinh tế và Tiểu ban Hợp tác chuyên ngành: - Các tiểu ban làm việc định kỳ 2 tháng một lần. Khi cần thiết, trưởng tiểu ban có thể triệu tập các cuộc họp bất thường. - Trước mỗi phiên họp của ỦY ban, hai Tiểu ban họp chung để chuẩn bị cho nội dung phiên họp của ỦY ban. Văn phòng ỦY ban có thể triệu tập các cuộc họp chung bất thường khi cần thiết. d. Dùng báo hiệu nội dung lời của các nhân vật trong đối thoại. Ví dụ: - Hiền chống cái gậy trúc đứng lên, nghiêng đầu châm thuốc lá rồi cười: - Làm lính dân chủ thật là cả một sự khó khăn. Tôn lù rù đi ra, mặt vẫn khó đăm đăm: - Từng này việc là lại hết ngủ. (Nguyễn Đình Thi) 6. Dấu gạch ngang (-) Cần phân biệt dấu gạch ngang khác với dấu nối. Trước đây dấu nối thường dùng trong phiên âm nước ngoài (Pê-li-xi-lin), hoặc dùng trong cách viết họ tên nhân vật (Đỗ - Thanh ), hoặc dùng trong từ ghép Hán Việt (Độc - lập, Tự - do ). 79
Cách dùng dấu nối như trên hiện nay ít dùng. D ấu nối không phải là phương tiện ngữ pháp. Dấu gạch ngang dùng để: a. Đặt đầu dòng, trước lời đối thoại trực tiếp hoặc đặt giữa lời thuật gián tiếp. Con chữ đầu âm tiết của từ trong lời đối đáp cần viết hoa. Ví dụ: - Đề nghị thủ trưởng do ý kiến về vấn đề nhân sự của phòng tiếp thị. - Được. Tôi sẽ trình bày việc này trong cuộc họp giao ban sáng nay. b. Đặt đầu dòng trước những bộ phận liệt kê mà mỗi bộ phận đó được trình bày riêng thành từng dòng. Sau dấu ngang, con chữ đầu âm tiết của từ cần viết hoa. Nhưng cũng có khi người ta không dùng dấu gạch ngang trong trường hợp này mà dùng số thứ tự. Ví dụ: Công điện gồm hai phần: - Phần cơ quan gửi điện gồm: số điện, thời gian, (giờ, ngày, tháng), nơi nhận điện, tên cơ quan điện. - Phần cơ quan (cá nhân) nhận điện bao gồm: tên cơ quan, địa chỉ người nhận điện, nội dung điện, chữ ký của người chịu trách nhiệm, con dấu của cơ quan. Ví dụ 2: Điều 4: Cơ cấu tổ chức của Đài Truyền hình Việt Nam gồm có: - Ban Thư ký biên tập. - Ban Biên tập thời sự. - Ban Biên tâp khoa giáo. - Ban Biên tập đối ngoại. - Ban Biên tập văn nghệ. - Ban Truyền hình địa phương. - Trung tâm kỹ thuật sản xuất chương trình. - Trung tâm kỹ thuật truyền dẫn phát sóng. - Ban Tổ chức cán bộ và đào tạo. - Ban Kế hoạch tài vụ. 80
- Ban Quan hệ quốc tế. - Thanh tra. - Văn phòng. Ví dụ 3: Trường hợp dùng số Ả rập thay cho dấu gạch ngang ỦY ban Thường vụ Quốc hộicó những nhiệm vụ và quyền hạn sau đây: 1. Công bố và chủ trì việc bầu cử đại biểu Quốc hội; 2. Tổ chức việc chuẩn bị, triệu tập và chủ trì các kỳ họp của Quốc hội; 3. Giải thích Hiến pháp và pháp luật; 4. [ ]. c. Ngăn cách thành phần chú thích với từ ngữ trong cấu tạo nội bộ thành phần chính của câu. Ví dụ: Hà Nội - Thủ đô của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Na m - chuẩn bị chào đón một nghìn năm Thăng Long. d. Đặt nối những tên, địa danh, tổ chức có liên quan với nhau: Ví dụ: - Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội - Tuyến đường sắt Hà Nội - Huế - Thành phố Hồ Chí Minh - Phong trào Xô Viết Nghệ - Tĩnh. - Chủ nghĩa Mác - Lê nin. e. Dùng trong cách đề ngày, tháng , năm. Ví dụ: 2-9-1945 7-5-1954 7. Dấu ngoặc đơn ( ) Dấu ngoặc đơn dùng để: a. Ngăn cách thành phần chú thích (biểu lộ tình cảm, thái độ, nhận định của tác giả) với từ ngữ trong thành phần chính của câu. Ví dụ: Cách mạng bùng lên 81
Rồi kháng chiến trường kì Quê tôi đầy bóng giặc Từ biệt mẹ, tôi đi Cô bé nhà bên (Có ai ngờ!) Cũng vào du kích Hôm gặp tôi vẫn cười khúc khích Mắt đen tròn (Thương thương quá đi thôi!) (Giang Nam) b. Dùng để giải thích nghĩa cho một từ một yếu tố ngôn ngữ không thông dụng hoặc chưa được thông dụng. Ví dụ: Tình hình lắp đặt, sử dụng TVRO (truyền hình từ vệ tinh) hiện đang là một vấn đề cần được quan tâm. (Thông báo của Bộ Văn hóa Thông tin v/v tạm ngừng giấy phép sử dụng TVRO) c. Dùng để giải thích nguồn gốc của dẫn liệu (tên ấn phẩm, tác giả ) Ví dụ: Công dân nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là người có quốc tịch Việt Nam. (Hiến pháp 1992) 8. Dấu ngoặc kép " " Dấu ngoặc kép dùng để: a. Trích dẫn lời nói được thuật lại trực tiếp. Trước dấu ngoặc kép, trong trường hợp này, thường dùng dấu hai chấm . Ví dụ: Khoản 1 điều 27 được bổ sung: "1. Cơ cấu tổ chức của Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương gồm:" - ỦY ban Thẩm phán; - Tòa hình sự, Tòa dân sự, Tòa kinh tế, Tòa lao động, Tòa hành chính; trong trương hợp cần thiết ỦY ban Thường vụ Quốc hội quyết định thành lập các tòa chuyên 82
trách khác theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Tư pháp sau khi thống nhất ý kiến với Tòa án nhân dân tối cao; - Bộ máy giúp việc." b. Trích dẫn đầy đủ một câu, một ý, một danh ngôn, một khẩu hiệu. Trong trường hợp này không dùng dấu hai chấm trước đó. Ví dụ: Mặt sau của thẻ chấp hành viên có ghi "Cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công dân có trách nhiệm thực hiện yêu cầu của chấp hành viên trong việc thi hành án". Con chữ đầu âm tiết của từ trong danh ngôn, tục ngữ, lời dẫn cần được viết hoa. c. Dùng để biểu thị thái độ mỉa mai, khinh bỉ, chế giễu của người viết. Khi nói cần biểu lộ thái độ này qua giọng điệu (nhấn giọng, dằn giọng, kéo dài giọng ). Ví dụ: Chúng cũng nói đến "nhân quyền", "tự do", khi mà hàng ngàn người da đen còn bị đánh đập, đối xử như nô lệ. d. Dùng chú thích một nghĩa của từ được dùng đặc biệt, khác với nghĩa thông dụng phổ dụng. Ví dụ: - Cái Gái lấy ngón tay gí vào cục "chè", rồi bỗng nói to lên: À! Con biết rồi! Không phải chè, cám mà! Cám nấu mà bu bảo chè! 9. Dấu chấm phẩy (;) Văn bản hành chính là loại văn bản dùng dấu chẩm phẩy với một tần số rất cao, bởi loại dấu này thường dùng để phân tách ý trong những câu dài, mà câu dài lại được ưu tiên dùng trên văn bản hành chính để diễn đạt các thông tin phong phú, nhiều ý, nhiều tầng. Dấu chấm phẩy dùng để: 83
a. Ngăn cách các vế trong câu ghép song song, khi giữa các vế có sự tương xứng về hình thức, về nghĩa hoặc các vế là những mệnh đề tương đương với nhau. Nói cách khác, dùng để ngăn cách các vế trong một câu ghép có nhiều thành phần, khi các thành phần đó dược trình bày kế tiếp nhau. Ví dụ 1: Nhà nước hỗ trợ việc đầu tư nâng cấp, mở rộng và xây dựng mới các cơ sở công nghiệp chế biến ở các vùng tập trung, chuyên canh; hướng dẫn việc ký kết hợp đồng cung ứng vật tư và tiêu thụ nông sản. (Trích Nghị quyết số 03/2000/NQ-CP ngày 02 tháng 02 năm 2000 của Chính phủ về kinh tế trang trại). Ví dụ 2: Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn chịu trách nhiệm hướng dẫn các địa phương xây dựng quy hoạch các vùng phát triển kinh tế trang trại; quy hoạch phát triển hệ thống thủy lợi, cơ sở công nghiệp chế biến; tổ chức hệ thống khuyến nông, khuyến lâm, thông tin thị trường; hướng dẫn các doanh nghiệp công nghiệp chế biến ký kết hợp đồng tiêu thụ nông sản, nguyên liệu cho các trang trại; tổ chức đào tạo nghiệp vụ kỹ thuật, quản lý cho chủ trang trại. (Trích dẫn như trên) b. Trong câu ghép song song mà vế sau có tác dụng bổ sung ý cho vế trước thì có thể dùng dấu chấ m phẩy. Ví dụ 1: Sáng tạo là vấn đề rất quan trọng; không sáng tạo không làm cách mạng được. Ví dụ 2: Tiêu đề của công văn gồm tên cơ quan gửi công văn, trích yếu của công văn; trích yếu của công văn phải gọn và rõ, thể hiện được một cách tổng quát nộ i dung của công văn. c. Đứng sau các bộ phận liệt kê mà mỗi bộ phận đó có thể là một từ, ngữ hay một cấu tạo mệnh đề cùng giữ một chức năng trong câu và tách biệt nhau bằng dấu gạch đầu 84
dòng. Loại câu ghép có nhiều thành phần đồng chức mà các thành phần này được trình bày riêng thành từng dòng thì cũng dùng dấu chấm phẩy đặt sau mỗi mệnh đề. Ví dụ 1: Sự phát triển đại học trong những năm qua có những nét nổi bật: - Nhu cầu học đại học của nhân dân rất lớn, nhiều loại hình đào tạo được mở ra, số lượng sinh viên tăng nhanh; - Xuất hiện các đại học mở, các trung tâm đào tạo từ xa, là các công cụ quan trọng để tăng quy mô đào tạo hệ thống giáo dục đại học; - Và xuất hiện các trường đại học dân lập. Ví dụ 2: HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI Căn cứ Quyết định số 1052/QĐ-BNV ngày 04/82008 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội; Căn cứ Quy chế tuyển sinh Đại học, Cao đẳng hệ chính quy ban hành kèm theo Quyết định số 04/2007/ QĐ-BGD&Đ ngày 22/02/2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo; Theo đề nghị của Trưởng phòng Đào tạo, QUYẾT ĐỊNH: [ ] Ví dụ 3: Nghị định của Thủ tướng Chính phủ ban hành để: 1) Quy định những nguyên tắc, những chi tiết thi hành các đạo l uật, sắc luật và sắc lệnh; 2) Quy định sự thực hiện các Nghị quyết của Hội đồng Chính phủ; 3) Quy định những chi tiết cụ thể để thi hành các đạo luật, sắc lệnh về những vấn đề có liên quan đến nhiệm vụ, quyền hạn của nhiều bộ; 4) Bổ nhiệm các cán bộ cao cấp như chánh , phó giám đốc văn phòng, vụ. (Phụ lục về tên loại văn bản) 85
Chú ý: Sau dấu gạch đầu dòng, con chữ đầu âm tiết của từ phải viết hoa và trước ý liệt kê cuối cùng có thể có từ và (đứng sau dấu gạch ngang) để báo hiệu sự liệt kê kết thúc. 10. Dấu phẩy (,) Đây là loại dấu câu được dùng nhiều trong các văn bản và có nhiều chức năng. a. Dấu phẩy dùng để ngăn cách thành phần chính của câu với thành phần phụ (thành phần tình huống, thành phần chuyển tiếp và thành phần than, gọi ). Ví dụ: Trước khi đưa ký công văn, người đưa ký công văn phải soát lại và sửa chữa bản đánh máy cho đúng với bản dự thảo đã được duyệt. (Trích Điểu 9, Mục 2, Điều lệ quy định chế độ chung về công văn, giấy tờ ở các cơ quan). b. Dùng để ngăn cách các vế trong câu ghép đẳng lập hay khi đảo trật tự vế của câu ghép qua lại. Ví dụ 1: Viện Kiểm sát nhân dân do Viện trưởng lãnh đạo, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp dưới chịu sự lãnh đạo của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp trên. c. Dùng để liên kết các yếu tố cùng chức năng (còn gọi là bộ phận song song hay bộ phận đồng chức) trong cấu tạo nội bộ các thành phần câu. Ví dụ 1: Những công văn có tính chất quan trọng thuộc phạm vi phương châm, chính sách, chương trình, chủ trương, kế hoạch công tác, báo cáo, công văn xin chỉ thị của cấp trên, những nghị quyết, thông tư, chỉ thị về công tác gửi cấp dưới thi hành đều phải do thủ trưởng cơ quan ký. Ví dụ 2: Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ phải thường xuyên chỉ đạo và kịp thời cho ý kiến về việc thực hiện chương trình xây dựng luật, pháp lệnh, chương trình xây dựng nghị quyết, nghị định của Chính phủ do Bộ, Ngành mình chủ trì soạn thảo. 86
(Trích Điều 12, Chương 2 Nghị định số 101/CP ngày 23/9/1997 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật) d. Dùng để chỉ ra ranh giới giữa chủ ngữ và vị ngữ trong cấu tạo câu đơn bình thường, khi cấu tạo chủ ngữ là một đoạn khá dài. Ví dụ: Những công văn, tài liệu sau khi đã được giải quyết và sắp xếp thành hồ sơ đem nộp vào bộ phận lưu trữ của cơ quan hoặc kho lưu trữ Trung ương hay địa phương để tra cứu và sử dụng khi cần thiết, gọi là hồ sơ, tài liệu lưu trữ. (Trích Điều 24, Mục II Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định số 142 ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ). e. Dùng khi vị ngữ được đặt lên trước chủ ngữ trong câu đơn bình thường để nhấn mạnh ý. Trong trường hợp này, dấu phẩy thay thế cho động từ "là". Ví dụ: Lịch sử có hai loại chiến tranh: chiến tranh chính nghĩa và chiến tranh phi nghĩa. Chính nghĩa, những cuộc chiến tranh chống áp bức, chống bọn xâm lược, giành tự do, độc lập. Phi nghĩa, những cuộc chiến tranh xâm lược hoặc bình định chiếm nước ngoài hoặc cướp tự do, hạnh phúc của một dân tộc. (Trường Chinh) - Tre giữ làng, giữ nước, giữ mái nhà tranh, giữ đồng lúa chín. Tre hi sinh để bảo vệ con người. Tre, anh hùng lao động. Tre, anh hùng chiến đấu. (Thép mới) g. Thay vì giọng điệu (ngắt quãng) nhằm diễn tả khúc chiết rành mạch ý trong lời nói, trên văn bản có thể dùng dấu phẩy. Ví dụ: So sánh - Trâu bò cày, không được cho thịt. với - Trâu bò cày không được, cho thịt. 11. Dấu móc vuông [ ] 87
a. Dấu móc vuông ít được dùng trên văn bản nghệ thuật, hành chính. Nó thường được dùng trong văn bản khoa học với chức năng chú thích công trình nghiên cứu khoa học của các tác giả được đánh theo số thứ tự ABC ở mục lục trích dẫn nguồn tư liệu và trang sách có lời được trích dẫn. "Tính ngữ là một ngữ có tính từ làm chính tố" [8,147] Có nghĩa: chữ số đầu tiên thay tên sách ở số thứ tự mục trích dẫn nguồn tư liệu; chữ số tiếp theo là số của trang sách trích dẫn. b. Chỉ dẫn thêm cho người đọc tham khảo một văn bản hay một trích đoạn rút ra từ chú thích ở ngoài văn bản. Ví dụ: Mậu Thân Thuận Thiên năm thứ nhất [1428] người Minh đã về nước, vua bèn thống nhất thiên hạ, lấy năm ấy là năm dẹp yên. (Đại Việt sử kí Toàn thư) c. Dùng chú thích thêm cho chú thích đã có: tức là trong dấu ngoặc vuông đã có phần chú thích. Ví dụ: Anh là cầu thủ bóng đá tầm cỡ quốc tế [giày vàng: hai lần vô địch (một lần ở giải Ơrô châu Âu năm 1987 và một lần cũng ở giải châu Âu năm 1986, nhưng ở đội trẻ)]. *Một vài nhận xét về dấu câu trong văn bản hành chính. - Dấu chấm được dùng với tỷ lệ nhiều nhất, có tác dụng kết thúc câu trình bày, câu cầu khiến mệnh lệnh. - Dấu chấm phẩy được dùng khá nhiều với tác dụng ngăn cách các bộ phận (hoặc các mệnh đề) đồng chức có quan hệ đẳng lập với nhau. - Dấu hai chấm được dùng để báo hiệu đằng sau nó có các bộ phận được giải thích, bổ sung, diễn giải hoặc được liệt kê. - Dấu gạch ngang dùng để: + Liên kết các thành tố song song trong phần tiêu ngữ của văn bản Ví dụ: Độc lập - Tự do - Hạnh phúc + Đứng ở đầu dòng, trước các bộ phận liệt kê tạo sự rành mạch, rõ ràng. - Dấu phẩy được dùng rất phổ biến với tác dụng: + Ngăn cách thành phần phụ trạng ngữ với nòng cốt câu 88
+ Ngăn cách các bộ phận liệt kê + Ngăn cách các vế trong một câu ghép liên hợp hoặc đảo trật tự vế của câu ghép chính phụ. - Dấu ngoặc đơn dùng để chứa thành phần chú thích, giải thích cho một từ, một ngữ chưa thông dụng hay cho một ý nào đó trong văn bản. - Dấu ngoặc kép rất ít được dùng. - Dấu hỏi chấm không xuất hiện trong bất cứ loại văn bản hành chính nào. - Dấu chấm than nói chung không dùng, chỉ cực kỳ hãn hữu xuất hiện trong thể loại diễn văn, điếu văn. - Dấu gạch chéo (/) tuy không phải là dấu câu, nhưng được dùng như một ký hiệu lghi phần số, kí hiệu của văn bản. - Do tính chính xác của văn bản quy định mà dấu ba chấm không được dùng phổ biến. Đặc trưng của loại dấu này là biểu thị sự "còn nữa" nên phải rất thận trọng tránh cho đối tượng thực thi văn bản tự suy diễn những nội dung tiếp sau đó. CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP I. CÂU HỎI Câu hỏi 1. Trình bày cách sử dụng dấu chấm phẩy. Cho ví dụ minh họa Câu hỏi 2. Phân biệt cách sử dụng dấu phẩy và dấu chấm phẩy. Cho ví dụ minh họa. II. BÀI TẬP Bài tập 1. Hãy sắp xếp lại phần nội dung văn bản dưới đây đúng về cách trình bày, viết hoa và dấu câu như ngu yên bản. nghị định của chính phủ số 147/2003/nđ-Chính phủ ngày 02/12/2003 quy định về điều kiện, thủ tục cấp giấy phép và quản lý hoạt động của các cơ sở cai nghiện ma túy tự nguyện chính phủ căn cứ luật tổ chức chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001 căn cứ luật bảo vệ sức khỏe nhân dân ngày 30 tháng 6 năm 1989 89
căn cứ luật doanh nghiệp nhà nước ngày 20 tháng 4 năm 1995 và luật doanh nghiệp ngày 12 tháng 6 năm 1999 căn cứ luật phòng chống ma túy ngày 09 tháng 12 năm 2000 căn cứ pháp lệnh hành nghề y dượ c tư nhân ngày 20 tháng 02 năm 2003 theo đề nghị của các bộ trưởng bộ lao động thương binh xã hội bộ trưởng bộ y tế nghị định chương I những quy định chung điều 1 đối tượng và phạm vi điều chỉnh 1 nghị định này quy định về điều kiện thủ tục cấp thu hồi giấy phép hoạt động cai nghiện ma tuy và quản lý hoạt động của cơ sở cai nghiện cho người cai nghiện ma túy tự nguỵện sau đây gọi chung là cơ sở cai nghiện cơ sở cai nghiện do cơ quan tổ chức cá nhân thành lập theo quy định của pháp luật tổ chức hoạt động cai nghiện ma túy theo loại hình dịch vụ có thu phí lợi nhuận hoặc hoạt động nhân đạo từ thiện 2 các cơ sở cai nghiện ma túy bắt buộc theo luật phòng chống ma túy được thành lập theo pháp lệnh xử lý vi phạm hành chính không thuộc đối tượng áp dụng c ủa nghị định này Điều 2. khuyến khích hoạt động cai nghiện ma túy tự nguyện Cơ quan tổ chức cá nhân quy định tại khoản 1 điều 1 và có đủ điều kiện theo quy định của nghị định này thành lập cơ sở cai nghiện đều được cấp giấy phép tạo điều kiện hoạt động cai nghiện ma túy Điều 3 nội dung giấy phép hoạt động cai nghiện ma túy 1 giấy phép hoạt động cai nghiện ma túy do cơ quan có thẩm quyền xem xét cấp cho cơ sở cai nghiện phục hồi bao gồm a) điều trị cắt cơn giải độc và phục hồi sức khỏe b) giáo dục phục hồi hành vi nhân cách c) lao động trị liệu chuẩn bị tái hòa nhập cộng đồng và chống tái nghiện d) thực hiện toàn bộ quy trình cai nghiện phục hồi theo nội dung quy định tại điểm a, b và c khoản 1 điều này 90
2 việc cấp giấy phép hoạt động cai nghiện ma túy theo nội dung quy định tại điểm b và điểm c khoản 1 điều này chỉ áp dụng đối với các cơ sở cai nghiện đang hoạt động theo nội dung đó giấy phép hoạt động theo nội dung quy định tại điểm a hoặc điểm d khoản 1 điều này điều 4 các hành vi bị nghiêm cấm nghiêm cấm các hanh vi 1 tổ chức cơ sở cai nghiện trái pháp luật 2 cho mượn cho thuê chuyển nhượng hoặc sử dụng giấp phép hoạt động cai nghiện ma túy vào các mục đích khác 3 xâm phạm tính mạng danh dự nhân phẩm sức khỏe tài sản của người đang cai nghiện ma túy tại cơ sở cai nghiện Bài tập 2. Điền dấu phù hợp vào phần văn bản sau cho đúng với bản chính. 1. Ở cơ quan tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng người đứng đầu cơ quan tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan tổ chức người đứng đầu cơ quan tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. 2. Ở cơ quan tổ chức làm việc chế độ tập thể a) Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số việc ký văn bản được quy định như sau: Người đứng đầu cơ quan tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức Cấp phó của người đứng đầu và các thà nh viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể ký thay người đứng đầu cơ quan tổ chức những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. b) Việc ký văn bản về những vấn đề khác được thực hiện như quy định tại khoản 1 của Điều này. 3. Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan tổ chức có thể uỷ quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới 91
hạn trong một thời gian nhất định người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký. 4. Người đứng đầu cơ quan tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (T L.) một số loại văn bản việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan tổ chức. 5. Khi ký văn bản không dùng bút chì không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai. Bài tập 3. Tách dòng và điền dấu câu thích hợp và viết hoa vào các đoạn sau đây cho đúng với nguyên bản. ủy ban khoa học công nghệ và môi trường có những nhiệm vụ và quyền hạn sau đây thẩm tra dự án luật kiến nghị về luật dự án pháp lệnh và các dự án khác thuộc lĩnh vực khoa học công nghệ và bảo vệ môi trường sinh thái giám sát việc thực hiện luật pháp lệnh nghị quyết của quốc hội ủy ban thường vụ quốc hội thuộc lĩnh vực khoa học công nghệ và bảo vệ môi trường sinh thái trong các kế hoạch chương trình phát triển kinh tế xã hội của đất nước và việc thực hiện ngân sách trong lĩnh vực này kiến nghị với quốc hội về chính sách đầu tư phát triển khoa học công nghệ và bảo vệ môi trường sinh thái Bài tập 4. Trong các đoạn sau đây có người khi chép lại đã dùng dấu câu và viết hoa chưa đúng. Hãy sửa lại cho thích hợp. ủy ban Thường vụ Quốc hội có những nhiệm vụ và quyền hạn sau: 1, Thẩm tra dự án luật. Kiến nghị về luật. Dự án pháp lệnh và các dự án thuộc lĩnh vực hoạt động đối ngoại của Nhà nước. Công pháp và tư pháp quốc tế. Báo cáo của Chính phủ về công tác đối ngoại trình Quốc hội. 2, Giám sát thực hiện luật. Pháp lệnh. Nghị quyết của Quốc hội. ủy ban thường vụ Quốc hội thuộc lĩnh vực đối ngoại. Giám sát hoạt động của chính phủ trong việc thực hiện chính sách đối ngoại của Nhà nước. Ho ạt động đối ngoại của các ngành và địa phương. 92
3, Thực hiện và giúp Quốc hội thực hiện quan hệ đối ngoại với Quốc hội các nước và Liên minh Quốc hội thế giới. 4, Kiến nghị với Quốc hội những vấn đề thuộc chính sách đối ngoại của Nhà nước; về quan hệ với Quốc hội các nước; với liên minh quốc hội thế giới và với các tổ chức quốc tế, 5, Tổ chức việc chuẩn bị; triệu tập và chủ trì các kỳ họp Quốc hội. Giải thích Hiến pháp; Luật; Pháp lệnh. Ra pháp lệnh về những vấn đề được Quốc hội giao. 6, Giám sát việc thi hành Hiến pháp; Luật; Nghị quyết của Quốc hội; pháp lệnh; Nghị quyết của ủy ban Thường vụ Quốc hội. Giám sát hoạt động của Chính phủ; Tòa án nhân dân tối cao; Viện kiểm sát nhân dân tối cao; đình chỉ việc thi hành các văn bản của Chính phủ; Thủ tướng Chính phủ; Tòa án nhân dân tối cao; Viện kiểm sát nhân dân tối cao trái với Hiến pháp; luật; nghị quyết của Quốc hội và trình Quốc hội quyết định việc hủy bỏ các văn bản đó. Hủy bỏ các văn bản của Chính phủ; Thủ tướng Chính phủ; Tòa án nhân dân tối cao; Viện kiểm sát nhân dân tối cao trái với pháp lệnh; nghị quyết của ủy ban thường vụ Quốc hội Bài tập 5. Điền dấu câu và viết hoa cho đúng bản chính. Điều 4. Hình thức văn bản Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan tổ chức bao gồm 1. Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002 2. Văn bản hành chính Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) thông cáo thông báo chương trình kế hoạch phương án đề án báo cáo biên bản tờ trình hợp đồng công văn công điện giấy chứng nhận giấy uỷ nhiệm giấy mời, giấy giới thiệu giấy nghỉ phép giấy đi đường giấy biên nhận hồ sơ phiếu gửi phiếu chuyển 3. Văn bản chuyên ngành Các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ 93
4. Văn bản của tổ chức chính trị tổ chức chính trị xã hội Các hình thức văn bản của tổ chức chính trị tổ chức chính trị xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị tổ chức chính trị xã hội quy định. Điều 5. Thể thức văn bản 1. Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính a) Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau: Quốc hiệu Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản Số ký hiệu của văn bản Địa danh và ngày tháng, năm ban hành văn bản Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản Nội dung văn bản Chức vụ họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền Dấu của cơ quan, tổ chức Nơi nhận Dấu chỉ mức độ khẩn mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật) b) Đối với công văn công điện giấy giới thiệu giấy mời phiếu gửi phiếu chuyển ngoài các thành phần được quy định tại điểm a của khoản này có thể bổ sung địa chỉ cơ quan tổ chức địa chỉ E-mail số điện thoại số Telex số Fax. c) Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do Bộ trưởng Bộ Nội vụ và Bộ trưởng Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định. 2. Thể thức văn bản chuyên ngành Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ. 3. Thể thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức chính trị tổ chức chính trị xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chứ c chính trị, tổ chức chính trị xã hội quy định. 94
4. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế. Điều 6. Soạn thảo văn bản 1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002. 2. Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo người đứng đầu cơ quan tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo. b) Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau Xác định hình thức nội dung và độ mật độ khẩn của văn bản cần soạn thảo Thu thập xử lý thông tin có liên quan Soạn thảo văn bản Trong trường hợp cần thiết đề xuất với người đứng đầu cơ quan tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan tổ chức hoặc đơn vị cá nhân có liên quan nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan. Bài tập 6. Phần văn bản sau đây trích trong một văn bản hành chính nhưng lại viết liền và có sự nhầm lẫn về dấu câu và cách viết hoa. Hãy căn cứ vào nội dung của nó và đặc điểm của văn bản hành chính để tách dòng, tách đoạn và sửa lại dấu câu cho thích hợp. Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về dân quân tự v ệ. Trong phạm vi cả nước bộ quốc phòng giúp chính phủ quản lý nhà nước về tổ chức xây dựng, hoạt động của lực lượng của dân quân tự vệ hướng dẫn chỉ đạo đôn đốc kiểm tra việc thực hiện của các bộ. cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ. ủy ban nhân dân các cấp. các tổ chức kinh tế. tổ chức chính trị xã hội trong việc tổ chức. xây dựng và hoạt động của lực lượng dân quân tự vệ, tư lệnh quân khu giúp bộ quốc phòng trực tiếp chỉ đạo. hướng dẫn và kiểm tra việc triển khai thực hiện công tác dân quân tự vệ c ủa các tỉnh. thành phố trực thuộc trung ương trên địa bàn quân khu, các bộ cơ quan ngang bộ cơ quan thuộc 95
chính phủ trong phạm vi. nhiệm vụ và quyền hạn của mình có trách nhiệm phối hợp vời bộ quốc phòng thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức xây dựng. H oạt động của lực lượng dân quân tự vệ theo dõi và đôn đốc các đơn vị cơ sở trong ngành mình xây dựng tự vệ theo kế hoạch của cơ quan quân sự địa phương giải quyết những vấn đề có liên quan đến tổ chức. xây dựng và hoạt động của dân quân tự vệ. Bài tập 7. Điền dấu câu thích hợp a, Trong xã hội truyện Kiều đồng tiền đã thành một sức mạnh tác quái rất ghê Nguyễn Du không phải không nhắc đến tác dụng tốt của đồng tiền có tiền Thúc Sinh Từ Hải mới chuộc được Kiều Kiều mới cứu được cha và sau này mới báo được ơn cho người này người nọ đó là những khi đồng tiền nằm trong tay người tốt nhưng chủ yếu Nguyễn Du nhìn về mặt tác hại vì Nguyễn Du thấy rõ cả một loạt hành động gian ác bất chính đều do đồng tiền chi phối quan lại vì tiền mà bất chấp công lí sai nha vì t iền mà làm nghề buôn thịt bán người Sở Khanh vì tiền mà táng tận lương tâm. Khuyển Ưng vì tiền mà làm những điều ác cả một xã hội chạy theo tiền. b, Văn hóa truyền thống của ta là tốt đẹp trong tương lai biết đâu cái màu sắc dịu dàng tươi mát cái không khí thanh bình của nó lại không phải là nơi cần tìm đến trong cuộc sống căng thẳng của nền sản xuất hiện đại thế nhưng trước mắt nó lại có những chỗ khác đến là đối lập với văn hóa xã hội chủ nghĩa nông nghiệp chứ không phải công nghiệp làng xã chứ không phải đô thị không phải thế giới gia đình và nhà nước chứ không phải xã hội cho nên quá trình gia nhập của nó vào đời sống xã hội chủ nghĩa không phải là suôn sẻ hiểu đặc sắc cả mặt hay mặt dở là dự kiến con đường phát triển ý thức đầy đủ về điểm xuất phát của thời kỳ quá độ để giải quyết vấn đề để lại hay xóa bỏ phát triển hay hạn chế và tìm những hình thức trung gian để dẫn dắt và lót ổ cho văn hóa truyền thống mở đường cho cái mới ra đời Bài tập 8. Phân tích chức năng của các loại dấu câu trong những đoạn văn dưới đây: 1/ Những tiêu chuẩn đạo đức của con người mới phải chăng có thể nêu lên như sau: yêu nước, yêu nhân dân; trung thành với sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội, đấu 96
tranh thực hiện thống nhất nước nhà; ghét bóc lột, ăn bám và lười biếng; yêu lao động, coi lao động là nghĩa vụ thiêng liêng của mình 2/ Kính gửi: - Văn phòng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ - Văn phòng ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Để thống nhất các mẫu dấu: đăng ký công văn đến, dấu chỉ mức độ mật, độ khẩn và các mẫu dấu khác dùng trong công tác văn thư, vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ xin gửi các mẫu nêu trên hiện tại Văn phòng Chính phủ đang sử dụng (kèm theo) để các văn phòng tham khảo, sử dụng: - Mẫu dấu "Đăng ký công văn đến" : Đóng ở đầu trang, góc trái phía trên (dưới trích yếu nội dung công văn) - Các mẫu dấu "Tài liệu họp", "Xong hội nghị xin trả lại" : đóng trên trang đầu, phía trên, góc phải (trên Quốc hiệu). 3/ Về số tiền trên 3 tỷ đồng, riêng với Phùng Long Thất chỉ khai nhận 32 triệu đồng (!?). Theo luật sư, việc cha mẹ nuôi cho tiền Phùng Long Thất là có thật, nhưng con số cụ thể bao nhiêu thì không biết! Bài tập 9. Chỉ ra lỗi về dấu câu trong các loại văn bản sau và sửa lại cho đúng Lực lượng dân quân tự vệ có những nhiệm vụ sau đây: 1. Sẵn sàng chiến đấu. Chiến đấu, phục vụ chiến đấu: làm nòng cốt cùng toàn dân đánh giặc bảo vệ địa phương cơ sở 2. Phối hợp với quân đội - công an và các lực lượng khác bảo vệ độc lập chủ quyền thống nhất toàn vẹn lãnh thổ - an ninh - chính trị trật tự an toàn xã hội. Bảo vệ Đảng chế độ xã hội chủ nghĩa; chính quyền; tính mạng và tài sản của nhân dân, tài sản của Nhà nước; của tổ chức ở cơ sở tính mạng và tài sản của cá nhân nước ngoài mục tiêu và công trình quốc phòng - an ninh trên địa bàn 3. Xung kích trong bảo vệ sản xuất phòng chống khắc phục hậu quả thiên tai dịch hoạ và các sự cố nghiêm trọng khác 97
4. Vận động nhân dân thực hiện đường lối. Chủ trương của Đảng chính sách; pháp luật của Nhà nước, tích cực thực hiện các c hương trình phát triển kinh tế xã hội ở địa phương góp phần xây dựng cơ sở vững mạnh toàn diện. 5. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật. Bài tập 10. Điền dấu câu thích hợp, viết hoa đúng và tách đoạn cho phần nội dung công văn sau đây như nguyên bản. Kính gửi các sở giáo dục và đào tạo các trường đại học cao đẳng trung học chuyên nghiệp và dạy nghề nhằm củng cố và nâng cao chất lượng dạy và học ngoại ngữ trong hệ thống giáo dục quốc dân trong thời gian tới theo tinh thần nghị quyết 40qh2000 của quốc hội và sự chỉ đạo của chính phủ bộ giáo dục và đào tạo tiến hành điều tra tình hình dạy học ngoại ngữ tại các trường phổ thông các trường trung học chuyên nghiệp dạy nghề cao đẳng đại học và các cơ sở giáo dục không chính quy trên cả nước để có thể nắm được tình hình thực tế từ đó xây dựng kế hoạch tổ chức và quản lý tốt hơn nữa việc dạy học ngoại ngữ trong hệ thống giáo dục quốc dân bộ giáo dục và đào tạo đề nghị các sở giáo dục và đào tạo các trường đại học cao đẳng trung học chuyên nghiệp dạy nghề và các cơ sở giáo dục không chính quy cung cấp các số liệu thống kê theo biểu mẫu kèm theo và gửi về viện chiến lược và chương trình giáo dục 101 trần hưng đạo hà nội trước ngày 30/5/2004. Bài tập 11. Điền dấu câu thích hợp, viết hoa đúng và trình bày văn bản sau đúng thể thức như nguyên bản. công văn của văn phòng chính phủ. số 1022vpcp ttbc ngày 22 tháng 03 năm 2000 về việc thi hành nghiêm các quyết định hành chính Kính gửi các đồng chí bộ trưởng thủ trưởng các cơ quan ngang bộ thủ trưởng cá c cơ quan trực thuộc chính phủ chủ tịch ủy ban nhân dân các tỉnh thành phố trực thuộc tw quyết định 19 2000 qđ ttg ngày 3/2/2000 của thủ tướng chính phủ về việc bãi bỏ các loại giấy phép trái với quy định của luật doanh nghiệp đã được dư luận báo chí nhân dân biểu thị thái độ hoan nghênh và tích cực thực hiện tuy nhiên vẫn tồn tại một số đơn vị thực hiện thiếu nghiêm túc quyết định này thủ tướng chính phủ yêu cầu các đồng chí bộ 98
trưởng thủ trưởng các cơ quan ngang bộ thủ trưởng các cơ quan trực thuộc chính phủ chủ tịch ủy ban nhân dân các tỉnh thành phố trực thuộc trung ương thực hiện nghiêm quyết định 10 2000 qđttg và tất cả các nghị định quyết định hành chính đã được chính phủ ban hành trong khi triển khai thấy các vấn đề cần kiến nghị điều chỉnh thì báo cáo thủ tướng chính phủ không được tự ý làm trái thủ tướng chính phủ giao bộ kế hoạch và đầu tư ban đổi mới quản lý doanh nghiệp trung ương rà soát lại các văn bản có liên quan để tiếp tục hủy bỏ các giấy phép trái với luật doanh nghiệp và kiến nghị xử lý những vướng mắc khi thực hiện quyết định 19 2000qđttg của thủ tướng chính phủ và nghị định 02 2000nđcp nghị định 03 2000 nđcp của chính phủ ban hành ngày 3/2/2000. Bài tập 12. Điền dấu câu thích hợp và viết hoa đúng Khi thu tiền Thi hành án kể cả khoản tiền tang vật hoặc tiền do đương sự nộp trong giai đoạn xét xử chấp hành viên chỉ được dùng một loại biên lai thống nhất theo mẫu quy định riêng các khoản thu tiền án phí tiền phạt và tiền tịch thu cũng như tiền tạm ứng án phí phải sử dụng biên lai do cơ quan thuế phát hành theo quy định tại công văn số 164 TCT/AC ngày 26-1-1995 của Tổng cục thuế và Công văn số1853 /TC- TCTngày 27-9-1995 của bộ tài chính tuyệt đối không được ghi chép vào bất cứ loại giấy tờ nào khác hoặc nhận tiền mà không có biên lai thu biên lai phải có chữ kí của chấp hành viên chữ kí và họ tên địa chỉ của người nộp tiền. 99
Bài 6 NGÔN NGỮ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH I. PHONG CÁCH HÀNH CHÍNH CÔNG VỤ 1. Khái niệm phong cách hành chính - công vụ Phong cách hành chính công vụ là phong cách ngôn ngữ của tiếng Việt văn hóa hiện đại, dùng trong lĩnh vực pháp luật và hoạt động quản lý nhà nước; nhằm ghi nhận và truyền đạt các thông tin pháp lí, thông tin quản lý từ Nhà nước đến nhân dân, từ nhân dân đến Nhà nước; từ cơ quan này đến cơ quan khác; từ n ước này đến nước khác. Văn bản hành chính là sản phẩm của phong cách ngôn ngữ hành chính – công vụ. 2. Đặc trưng của văn bản hành chính - công vụ. 2.1. Tính chính xác, mạch lạc Văn bản hành chính là văn bản chứa đựng những thông tin hết sức quan trọng, liên quan tới sự tồn, vong, thành, bại của Nhà nước, của một cơ quan, tổ chức Do đó, việc diễn đạt thông tin phải chuẩn xác, mạch lạc là yêu cầu số một. Ngôn ngữ trong văn bản hành chính phải phản ánh đúng nội dung cần truyền đạt, phản ánh tường tận, sáng tỏ các vấn đề, không để người đọc, người nghe không hiểu hoặc hiểu nhầm, hiểu sai ý. Giữa các ý, các phần trong văn bản phải có sự gắn kết, tiếp nối theo một trật tự hợp lí, lôgic. Cụ thể là: - Dùng từ, ngữ chính xác, nhất quán, đơn nghĩa. Cần phân biệt các từ gần âm, các gần nghĩa, các từ ghép Hán Việt có yếu tố đồng nhất vì rất dễ bị nhầm lẫn trong khi sử dụng. - Diễn đạt ý chính xác, rõ ràng, mạch lạc. Không dung nạp cách diễn đạt ý đại khái, chung chung hay mập mờ. - Viết câu chặt chẽ về ngữ pháp; chính xác, ngắn gọn, chặt chẽ, lôgíc về nghĩa. Do đó phải sắp xếp từ đúng trật tự cần thiết, dùng quan hệ từ chính xác, dấu câu phù hợp, - Chính xác về chính tả. 2.2. Tính khuôn mẫu 100
Tính khuôn mẫu cũng là một đặc trưng nổi bật của văn bản hành chính - công vụ. Đặc trưng này được biểu hiện ở cả thể thức và ngôn ngữ của văn bản. - Về mặt thể thức: Văn bản được soạn thảo theo thể thức quy định của Nhà nước. So với các phong cách ngôn ngữ khác, văn bản hành chính - công vụ có tính quy ước rất cao. Thời kỳ Nhà nước phong kiến độc lập (938 - 1858) văn bản hành chính Việt Nam được xây dựng theo khuôn mẫu văn bản hành chính của người Hán. Tiêu biểu nhất là bộ Luật Hồng Đức (Lê Triều hình luật) với 721 điều, chia thành 6 quyển 16 chương. Thời kỳ thuộc Pháp văn bản hành chính kiểu Hán tự dần được thay thế theo lối Pháp kể cả chữ viết và cách hành văn. Hiện nay, mỗi văn bản hành chính phải có 9 hoặc 10 thành phần được đặt ở những vị trí quy định. Từng thể loại văn bản có mẫu trình bày riêng, đánh dấu từ thời kỳ từ Cách mạng Tháng Tám đến nay. Khuôn mẫu của văn bản có tính khả biến theo thời gian, thể hiện rõ sự can thiệp của Nhà nước đối với các quy chuẩn của từng thể loại văn bản. Ngay cả trong chế độ mới, thể thức và ngôn ngữ văn bản hành chính vẫn thay đổi thường xuyên do sự điều chỉnh các chính sách quản lí kinh tế, quản lí xã hội. Thí dụ: Thành phần Quốc hiệu của văn bản cũng có sự thay đổi theo từng thời gian: + Từ 1945 - 1975: Việt Nam Dân chủ cộng hòa. + Từ 1976 - nay: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. - Về ngôn ngữ: Tính khuôn mẫu của văn bản hành chính thể hiện ở việc thường dùng lặp đi lặp lại những câu, những từ, những cấu trúc có sẵn mà không bị coi là lỗi lặp từ, lặp câu. Thí dụ: - Căn cứ Quyết định số /QĐ-XYZ ngày / / của về việc ; - Theo đề nghị của , - Các có tên trên căn cứ Quyết định thi hành. Tính khuôn mẫu đảm bảo cho sự thống nhất, kỉ cương, chuẩn mực của văn bản; giúp cho việc tăng năng suất và chất lượng soạn thảo văn bản, tránh được những sai sót trong quá trình soạn thảo văn bản; giúp thuận lợi cho việc lập hồ sơ, sắp xếp tài liệu trong công tác văn thư, lưu trữ. Tính khuôn mẫu cũng giúp cho người thực hiện văn bản 101
dễ tiếp nhận nội dung thông tin, biết chỗ nào là quan trọng cần chú ý, chỗ nào có thể lướt qua. Và ở một mức độ, tính khuôn mẫu cũng đem lại sự cân đối, thẩm mĩ cho văn bản. Một văn bản hành chính công vụ được soạn thảo đúng thể thức là một trong những yếu tố quyết định hiệu lực pháp lí của văn bản. 2.3 Tính nghiêm túc, trang trọng, lịch sự Văn bản là phương tiện giao tiếp, là phát ngôn chính thức của các cơ quan nhằm ban hành mệnh lệnh hoặc giải quyết công việc. Ngôn ngữ trong văn bản hành chính phải hết sức nghiêm túc, đó là ngôn ngữ của lí trí. Và tính nghiêm túc được coi như một dấu hiệu đặc biệt của văn bản hành chính. Đối với văn bản thuộc các phong cách khác như văn bản nghệ thuật, văn bản chính luận, văn bản báo chí thì hình thức, kết cấu của văn bản hoàn toàn phụ thuộc vào ý tưởng riêng của tác giả. Với văn bản hành chính, điều này khôn g được phép. Văn bản phải được soạn thảo theo một khuôn mẫu nhất định do Nhà nước quy định. Mỗi văn bản phải có đầy đủ 9 hoặc 10 thành phần ( quốc hiệu, tác giả, số kí hiệu, địa danh, tên loại, ) được đặt ở những vị trí nhất định. Mỗi thể loại văn bản cụ thể lại có mẫu riêng cho việc soạn thảo. Thể thức của một văn bản khẳng định tính nghiêm túc của văn bản. Sự tùy tiện thay đổi hình thức của văn bản là điều không thể cho phép, nó làm mất đi tính nghiêm túc, và mất tính hiệu lực của văn bản (nói cách khác, một văn bản không được soạn thảo đúng thể thức sẽ không có giá trị về mặt pháp lí). Về phương diện sử dụng ngôn ngữ, tính nghiêm túc vốn là thuộc tính của ngôn ngữ sách vở, đi ngược lại với tính cảm xúc, tính bình giá chủ quan vốn là những thuộc tính của ngôn ngữ hàng ngày. Lời nói trong văn bản hành chính - công vụ là lời nói được coi là nghiêm túc bậc nhất và cũng do đó mang tính chất đơn điệu, lạnh lùng. Ngôn ngữ hành chính - công vụ dùng truyền đạt các tư tưởng mang tính hành chính và mang tính luật pháp. Nó không phải là sự trao đổi cá nhân. Để đảm bảo tính nghiêm túc, cần lưu ý: - Tuyệt đối không dùng tiếng lóng, từ tục tĩu - Tránh lối diễn đạt dông dài, bỡn cợt hoặc đưa những ý kiến bình giá dễ dãi, chủ quan đối với nội dung thông tin của văn bản. 102
- Xưng hô đúng tôn ti, trật tự hành chính. - Thông tin trong văn bản phải được phản ánh đúng hiện thực khách quan, không hư cấu. - Tất cả các bên tham gia giao tiếp đều phải tôn trọng văn bản như là với tư cách, một công cụ của luật pháp. Tính nghiêm túc của văn bản gắn liền với chuẩn mực, vị thế, tôn ti mang tính hệ thống của các cơ quan Nhà nước. Là phương tiện giao tiếp chính giữa các cơ quan, tổ chức nên trang trọng, lịch sự lễ độ cũng là yêu cầu cần thiết đối với văn bản hành chính - công vụ. Tính lịch sự trong văn bản phản ánh trình độ văn hóa trong giao tiếp của các Nhà nước và của các cơ quan, tổ chức. - Trước hết, hình thức văn bản phải đảm bảo tính thẩm mĩ. Nghĩa là được trình bày đúng thể thức; cân đối, sáng sủa. - Cách xưng hô phải đúng thứ bậc hành chính. Việc đưa ra các yêu cầu, đề nghị, mệnh lệnh phải phân định rõ dạng cầu hoặc dạng khiến. Việc đề đạt các yêu cầu hay nguyện vọng cần phải được diễn đạt theo lối cầu thị, cầu tiến - Trình bày thông tin phải rõ ràng, dễ hiểu, không đánh đố người đọc. Và đặc biệt là diễn đạt phải trong sáng để không bị suy diễn theo những nghĩa thô tục. - Dùng ngôn ngữ gọt rũa, văn hoá. Ưu tiên sử dụng từ Hán Việt vì lớp từ này mang sắc thái biểu cảm trang trọng, nghiêm túc, lịch sự. Không dùng từ thô tục, khiếm nhã vì chúng dễ gây nên phản ứng xấu ở người đọc. - Thường sử dụng cách diễn đạt có tính chất nghi thức, thể hiện phép lịch sự xã giao. Thí dụ: + Trân trọng kính mời + Kính đề nghị + Xin trân trọng thông báo + Rất mong được xem xét và gi ải quyết . - Khi ban hành mệnh lệnh cho cấp dưới thi hành hoặc trong các quyết định khiển trách đối với người phạm lỗi, cần thể hiện thái độ đúng mực với đối tượng, không tỏ thái độ hách dịch, trịch thượng hoặc dọa nạt, khinh bỉ Đối với văn bản của cấp dư ới gửi cấp trên, tránh lối diễn đạt thể hiện sự khúm núm, sợ hãi hay nịnh bợ; song cũng 103
không xưng hô, trình bày một cách xách mé, hạ thấp cấp trên. Đặc biệt với các văn bản phải đưa ra lời từ chối nên lưu ý cách diễn đạt để tránh có tác động xấu đến tâm l í người đọc. Thí dụ: Nên viết: Tổng Công ty rất tiếc phải từ chối lời đề nghị của Xí nghiệp v/v xin thay đổi phương hướng kinh doanh vì điều kiện hiện nay chưa cho phép. Không nên viết: Tổng Công ty không thể chấp nhận lời đề nghị của Xí nghiệp v/v xin thay đổi phương hướng kinh doanh vì điều kiện hiện nay chưa cho phép. - Lời văn trang trọng sẽ thể hiện sự tôn trọng đối với các chủ thể thi hành, làm tăng uy tín của cá nhân, tập thể ban hành văn bản. 2.4. Tính khách quan Văn bản hành chính phải trình bày thông tin một cách khách quan, không thiên vị vì nó là tiếng nói quyền lực của Nhà nước chứ không phải là tiếng nói của cá nhân, dù rằng văn bản có thể được giao cho một cá nhân hay một nhóm cá nhân soạn thảo. Là người phát ngôn thay cho công quyền, người soạn thảo văn bản không được tự ý đưa những quan điểm riêng của mình vào văn bản, mà phải nhân danh cơ quan trình bày đúng ý chí của Nhà nước, ý tưởng của tập thể hay của của lãnh đạo. Do đó, ngôn ngữ phải khách quan. Tính khách quan của văn bản hành chính gắn liền với tính chính xác của văn bản. Tính khách quan được biểu hiện cụ thể như sau: - Thông tin trình bày trong văn bản phải đúng với hiện thực khách quan, không bị hư cấu. Nghĩa là việc tô hồng hay bôi đen, bóp méo thông tin đều đi ngược với yêu cầu khách quan của văn bản. - Ngôn ngữ phải khách quan, không dùng từ biểu cảm, ít dùng đại từ nhân xưng ngôi thứ nhất số ít, không dùng các danh từ chỉ mối quan hệ thân thuộc để xưng hô giữa các cơ quan hay các cá nhân trong quá trình giải quyết việc công. Dùng từ chỉ chức vụ, chức danh hoặc dùng tên cơ quan để xưng hô trong văn bản. Thí dụ: Hay dùng các cụm từ chỉ các đối tượng chung như: “ Sở Kế hoạch và Đầu tư đề nghị ”, “Bộ Giáo dục và Đào tạo yêu cầu ”. Nếu văn bản có ghi: “Thủ tướng Chính phủ yêu cầu ”, “Giám đốc Sở Nội vụ đề nghị ”, “Trưởng phòng Đào tạo thông báo ” thì đó cũng là ý chí Nhà nước. Họ chỉ với tư cách Nhà nước, đại diện cho tập thể, thay mặt tập thể ra văn bản mà thôi. 104
- Thể hiện ý chí Nhà nước ở mức tối đa, giảm yếu tố cá nhân ở mứ c tối thiểu. - Không dùng từ địa phương hay các từ mang phong cách cá nhân. - Không dùng các câu, từ mang sắc thái biểu cảm; tuyệt đối không sử dụng các biện pháp tu từ, những hình ảnh bóng bẩy, cầu kì Ngôn ngữ hành chính là ngôn ngữ của lí trí, và nói chung đơn điệu, lạnh lùng. Tính đơn điệu lạnh lùng này làm cho tính khách quan càng được biểu hiện rõ nét. 2.5. Tính phổ thông, đại chúng Đối tượng tiếp nhận của văn bản quản lí nhà nước, đặc biệt của nhóm văn bản quy phạm pháp luật, là nhiều tầng lớp nhân dân trong cả nước. Vì vậy, ngôn ngữ biểu đạt phải mang tính phổ thông, đại chúng, dễ hiểu, dễ nhớ, dễ tiếp thu đối với quần chúng nhân dân. Tất nhiên, tính phổ thông, đại chúng không hề mâu thuẫn với tính khuôn mẫu, chuẩn mực. Cần lưu ý tránh hiện tượng sử dụng ngôn ngữ suồng sã, thông tục với quan điểm cho rằng như thế mới đạt yêu cầu đại chúng. Không dùng khẩu ngữ, tiếng lóng, tiếng địa phương, các từ nước ngoài chưa được Việt hoá ở phạm vi toàn quốc. Cần viết cho phù hợp với trình độ người tiếp nhận. Không nên viết ở tầm quá thấp cho người có trình độ cao sẽ làm giảm giá trị văn bản, làm mất thiện cảm của người tiếp nhận. Cũng không nên viết ở tầm quá cao cho người có trình độ thấp bởi người đọc sẽ khó tiếp nhận văn bản một cách thấu đáo, chính xác. Trên đây là một số đặc điểm cơ bản, đồng thời cũng là những tiêu chí của việc lựa chọn và sử dụng ngôn ngữ của phong cách ngôn ngữ hành chính, ngoài ra còn một số đặc điểm khác nữa như tích ngắn gọn, súc tích, tính có hiệu lực cao Nhưng nói chung, thực hiện tốt những đặc điểm trên đây là đạt được yêu cầu cần thiết của ngôn ngữ văn bản quản lí nhà nước. II, ĐẶC ĐIỂM TỪ NGỮ CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Xuất phát từ chức năng, vai trò của văn bản trong hoạt động quản lý nhà nước và pháp luật, văn phong của văn bản hành chính - công vụ đòi hỏi đảm bảo tính chính xác, rõ ràng. Nhìn chung, màu sắc trung tính của các phương tiện ngôn ngữ được sử dụng chủ yếu trong văn bản này. Ngôn ngữ được lựa chọn làm sao để không bị hiểu thành đa nghĩa, đảm bảo tính khách quan, không diễn đạt theo lối biểu cảm; vừa mang tính khuôn mẫu vừa thể hiện sự nhã nhặn, lịch sự, trang trọng. 105
Từ ngữ sử dụng trong văn bản hành chính - công vụ thường có sự quy định chặt chẽ, phổ thông, dễ hiểu và tuân thủ tính thứ bậc trong nền hành chính. Từ ngữ sử dụng trong văn bản hành chính - công vụ có hai dấu hiệu cơ bản, đó là màu sắc tu từ trung tính và tần số sử dụng các phương tiện khuôn mẫu (khuôn sáo hành chính), các thuật ngữ hanh chính rất cao. Đồng thời, các thuật ngữ của văn bản hành chính - công vụ cụ thể hơn, ít trừu tượng hơn so với phong cách khoa học. "Khuôn sáo hành chính" là đơn vị từ vựng hay đơn vị cú pháp luôn luôn được tái hiện, có tương quan với những hoàn cảnh được lặp đi lặp lại với những khái niệm phổ biến và làm cho chúng được biểu đạt dễ dàng. Còn theo tác giả Nguyễn Văn Thâm, những câu, những từ, những cấu trúc được dùng lặp đi, lặp lại rất đặc trưng cho văn bản hành chính được gọi là các "từ khóa". Khuôn sáo hành chính đối lập với phương tiện cá nhân tác giả. Đặc điểm của văn bản hành chính - công vụ là sự chiếm ưu thế của khuôn sáo hành chính, của các phương tiện khuôn mẫu và sự tối giảm các phương tiện ngôn ngữ cá nhân tác giả. Trong văn bản hành chính - công vụ, từ ngữ được lựa chọn một cách khắt khe, cẩn trọng bởi tính chính xác, nghiêm túc và hiệu lực pháp lý của văn bản hành chính quy định. Những từ ngữ diễn đạt khái niệm chung chung, mơ hồ, đa nghĩa, mang tính hình ảnh biểu tượng không được phép dùng. Đặc biệt sau văn bản hành chính - công vụ là phương tiện giao tiếp chính thức giữa các cơ quan nhà nước nên từ ngữ phải mang tính phổ thông chuẩn mực, trung tính thuộc văn viết. Không dùng từ thuộc phong cách khẩu ngữ, phong cách văn chương nghệ thuật; tránh sử dụng từ cổ, thận trọng với việc dùng từ mới; không dùng từ địa phương, tiếng lóng, từ tục tĩu vì chúng làm mất đi tính trang trọng, thể chế, pháp quy nghiêm túc của văn bản. Cần sử dụng đúng các thuật ngữ chuyên ngành. Những yêu cầu cụ thể: Từ của tiếng Việt là một hoặc một số âm tiết cố định, bất biến; mang những đặc điểm ngữ pháp nhất định; nằm trong những kiểu cấu tạo nhất định; tất cả ứng với một kiểu nghĩa nhất định. Từ là đơn vị nhỏ nhất để tạo câu. Khi sử dụng từ trong tiếng Việt để hình thành ngôn ngữ văn bản hành chính cần chú ý: 106
1. Lựa chọn và sử dụng từ đúng ngữ nghĩa Nghĩa của từ là sự phản ánh trong từ một hiện tượng hay sự vật nhất định (đồ vật, tính chất, quan hệ, quá trình v.v.) Nghĩa của từ bao gồm nghĩa từ vựng và nghĩa ngữ pháp . Nghĩa từ vựng của từ là tương quan của từ với khái niệm tươn g ứng; là vị trí, sự tương quan ngữ nghĩa của từ đó trong hệ thống nghĩa từ vựng của ngôn ngữ. Nghĩa từ vựng có thể bao gồm nghĩa sự vật (chỉ sự vật, hiện tượng khách quan) và nghĩa biểu thái (biểu thị thái độ, tình cảm của con người). Nghĩa ngữ pháp là các thuộc tính ngữ pháp của từ (từ loại, khả năng kết hợp với các từ loại khác nhau v.v.) a. Dùng đúng nghĩa từ vựng - Cần dùng từ đúng nghĩa từ vựng sao cho từ phải biểu hiện được tính chính xác nội dung cần thể hiện. Ví dụ: "Nhà nước khuyến mại và tạo điều kiện cho tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng và khai khẩn hợp lý thành phần môi trường" Trong câu này, thay vì "khuyến mại, khai khẩn" phải dùng "khuyến khích, khai thác". Ví dụ: Trong tiếng Việt, các từ phá hại, phá hoại, phá hủy, hủy hoại, hủy diệt v.v. đều có nghĩa là "làm cho hư hỏng, thiệt hại", nhưng ở các mức độ khác nhau. Phá hại là "làm cho hư hại (thường là hoa màu)". Phá hoại là "cố ý làm cho hỏng, cho bị thiệt hại nặng". Phá hủy là "làm cho bị hư hỏng nặng, không dùng được nữa hoặc k hông còn tồn tại". Hủy hoại là "làm cho hư hỏng, tan nát". Hủy diệt là "diệt hoàn toàn trong một phạm vi rộng lớn". Vì vậy, cần nắm bắt chính xác nghĩa của từ để sử dụng cho đúng với từng trường hợp cụ thể. - Ngôn ngữ thông dụng và dễ hiểu. 107
Hiện nay, có rất nhiều từ đã trở thành từ cổ. Thay và đó là những từ mới vừa thông dụng, dễ hiểu đồng thời làm cho cách diễn đạt mang tính thời sự. Tránh dùng từ cổ trong văn bản hành chính. Ví dụ: Căn cứ Quyết định số Không dùng Chiểu theo Quyết định số Báo cáo quý I, không dùng Báo cáo Tam cá nguyệt thứ nhất - Không dùng từ làm phát sinh cách hiểu đa nghĩa Hiện tượng từ đa nghĩa rất phổ biến trong tiếng Việt. Nếu dùng từ đa nghĩa có thể làm mất tính chính xác của văn bản, tạo ra những cách hiểu không thống nhất đối với văn bản. Ví dụ: Đề nghị các gia đình có người ở đến Trụ sở Công an Phường đăng kí tạm trú. Cách dùng từ người ở dễ phát sinh cách hiểu khác là "người sống trong các gia đình". Cần dùng từ người giúp việc sẽ chính xác về thông tin. Hoặc "Phải xử phạt đối với những hành vi không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ những quy định về đăng ký hộ khẩu khi thay đổi nơi ăn ở ". Trong câu này, từ "ăn ở" dùng không chính xác, dễ làm phát sinh các cách hiểu khác nhau, cần thay bằng từ "cư trú". - Không sử dụng từ ngữ mang sắc thái văn chương, gợi hình ảnh: Ví dụ: Chúng ta phải nhanh chóng nghiêng nước ra biển, cứu vãn mùa màng, sớm ổn định cuộc sống cho nhân dân. - Dùng từ đúng nghĩa biểu thái, phù hợp với phong cách hành chính: Ví dụ: Yêu cầu các đồng chí công an viên đến ngay xóm N trói gô cổ mấy thanh niên đang gây rối trật tự về Trụ sở UBND xã để giải quyết. Câu trên, dùng cụm từ trói gô cổ không đúng với tính nghiêm túc của văn bản hành chính. b. Dùng đúng nghĩa ngữ pháp Khi sử dụng từ, cần xác định nó thuộc loại từ nào; với loại từ đó nó có nghĩa như thế nào và có thể phối hợp với những loại từ nào trong cùng một câu; vị trí của nó trong câu v.v. 108
Nếu sử dụng không đúng nghĩa ngữ pháp của từ có thể làm cho câu bị tối nghĩa hoặc bị hiểu theo nội dung khác với ý đồ của người soạn thảo. Cần lưu ý: + Để tạo nên câu và những đơn vị của câu, các từ được sử dụng luôn quan hệ với nhau về nghĩa và ngữ pháp, tùy thuộc vào khả năng kết hợp của chúng. Khả năng kết hợp này do bản chất ngữ nghĩa, ngữ ph áp của từ quy định. Cần nắm bắt điều đó để sử dụng từ cho đúng. Ví dụ: "Lượng mưa năm nay kéo dài nên úng lụt xảy ra ở nhiều địa phương". Trong câu này "lượng mưa" không thể kết hợp với "kéo dài", mà chỉ có thể kết hợp với "lớn", "nhỏ"; "kéo dài" không thể kết hợp với "lượng mưa" mà chỉ phù hợp với "mùa mưa". + Phải có từ quan hệ thích hợp trong câu Ví dụ: “Quy chế làm việc Trường ĐHSP Hà Nội” là một câu sai vì thiếu quan hệ từ “của”. Phải viết: “Quy chế làm việc của Trường ĐHSP Hà Nội.” Ví dụ: Ủy ban nhân dân tỉnh giao Sở Giáo dục và Đào tạo chịu trách nhiệm thực hiện" là một câu thiếu quan hệ từ "cho" + Sắp xếp từ trong câu phải đúng trật tự Ví dụ: Thời gian qua, những văn bản về việc phòng chống tiêu cực trong thi cử của Bộ Giáo dục và Đào tạo đã được các cơ sở đào tạo thực hiện nghiêm túc. Câu trên sắp xếp như vậy sẽ mơ hồ về nghĩa. Cần sắp xếp lại: Thời gian qua, những văn bản của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc phòng chống tiêu cực trong thi cử đã được các cơ sở đào tạo thực hiện nghiêm túc. + Một biểu hiện khác của việc dùng từ đúng ngữ pháp, đúng quan hệ kết hợp là không dùng lặp từ, thừa từ. Ví dụ: "Cải cách thủ tục hành chính là nhu cầu đòi hỏi cấp bách đang được thực tiễn đặt ra". Hay: "Những thiệt hại do nạn ô nhiễm môi trường gây ra là rấ t nghiêm trọng, không thể xác định cụ thể bằng các số liệu hay con số cụ thể". Là những câu dùng thừa từ. 2. Sử dụng từ đúng phong cách chức năng. (Sử dụng từ đúng văn phong hành chính công vụ) 109
- Sử dụng đúng văn phong hành chính công vụ là lựa chọn, sử dụng từ đúng với kiểu thể loại văn phong hành chính, với hoàn cảnh giao tiếp có tính nghi thức. - Sử dụng các lớp từ trong văn bản hành chính: a. Từ trong văn bản hành chính theo nguồn gốc: + Trong văn bản hành chính, từ HánViệt được sử dụng phổ biế n. Theo thống kê của tác giả bài viết "Tìm hiểu tính chính xác của ngôn ngữ luật pháp tiếng Việt" Nguyến Thế Truyền, tỷ lệ từ Hán - Việt trong văn bản pháp luật khoảng 85%. Sự ưu tiên sử dụng từ HánViệt so với các lớp từ khác do đặc điểm của lớp từ này. - Từ Hán - Việt có tính trang trọng hơn từ thuần Việt tương ứng. Ví dụ: Kết hôn - Lấy nhau Công vụ - Việc công Hành khất - Ăn mày Phụ nữ - Đàn bà - Tính trừu tượng, khái quát: từ Hán Việt biểu thị nhiều nội dung mà trong tiếng Việt tương ứng với một tổ hợp từ Ví dụ: Công chức - Cán bộ Nhà nước Nguyên đơn - Người khởi kiện Lưu ý khi sử dụng: - Không lạm dụng từ Hán Việt mà sử dụng trong trường hợp cần thiết khi không có từ tương ứng hoặc có nhưng tránh từ thông tục nhằm gìn giữ sự t rong sáng của tiếng Việt. Ví dụ: không dùng hỏa xa mà dùng xe lửa không dùng cự ly mà dùng khoảng cách - Sử dụng từ đúng nghĩa, đúng âm: hiểu rõ nghĩa của nó. (Tra từ điển những từ chưa thật hiểu nghĩa). + Từ thuần Việt: Thông số không cao trong văn bản hành chính đặc biệt trong văn bản quy phạm pháp luật do đặc điểm của từ tiếng Việt có sắc thái biểu cảm trung hòa hoặc khiếm nhã; có màu sắc ý nghĩa cụ thể; sinh động và dùng ở nhiều phong cách. 110
Văn bản hành chính có thể sử dụng từ thuần Việt thay cho từ Hán Việt nếu từ đó dễ hiểu, đại chúng mà không ảnh hưởng đến tính nghiêm túc khách quan của văn bản hành chính. Ví dụ: “Dự án cải tạo sân bay quốc tế Nội Bài giai đoạn 1” là tên một văn bản hành chính có dùng từ thuần Việt sân bay mà không dùng từ phi trường, văn bản vẫn đảm bảo tính trang trọng, dễ hiểu. + Từ gốc ấn - Âu . Những từ đã được Việt hóa, (có dấu thanh điệu: cà-phê, xăng .) có thể được sử dụng trong văn bản hành chính. Những từ gốc ấn - Âu là những thuật ngữ chuyên ngành được sử dụng tương đối rộng rãi trên phạm vi quốc tế có thể sử dụng. Lưu ý: Phiên âm những từ gốc La tinh thì tôn trọng dạng chính tả có tính quốc tế (giữ nguyên dạng) Những từ gốc ấn - Âu chưa thông dụng thì hạn chế sử dụng nếu cần dùng phải có sự giải thích Ví dụ: barem (biểu điểm) b. Từ trong văn bản hành chính theo phạm vi sử dụng. - Từ toàn dân: Văn bản hành chính sử dụng từ toàn dân (từ phổ thông), nhằm mục đích: tạo ra cách hiểu thống nhất để thực hiện thống nhất. - Từ địa phương là những từ được sử dụng hạn chế trong một vài địa phương mà không được sử dụng rộng rãi trong phạm vi cả nước. Văn bản hành chính hạn chế dùng từ địa phương vì từ địa phương không phổ biến, có địa phương hiểu, có địa phương không hiểu. Tuy nhiên, văn bản hành chính vẫn phải sử dụng từ địa phương khi có sự thay đổi về phạm vi sử dụng hoặc không có từ toàn dân tương ứng. Sự vật chỉ có ở địa phương đó mà thôi. Ví dụ: Kế hoạch mở rộng rừng đước giai đoạn 1 - Tiếng lóng: Là do một, một nhóm người tự đặt ra, tự quy ước với nhau nh ằm biểu thị một sự vật, sự việc, hành động nào đó. Không sử dụng tiếng lóng trong văn bản hành chính vì làm mất đi tính nghiêm túc và tính dễ hiểu của văn bản hành chính. 111
Ví dụ: Nghiêm cấm tàng trữ và sử dụng ma túy. Không thể nói . nghiêm cấm tàng trữ và sử dụng cơm đen. - Thuật ngữ khoa học: Là những từ có nội dung là các khái niệm thuộc một lĩnh vực chuyên môn nhất định: khoa học, kĩ thuật, y tế Văn bản hành chính hạn chế sử dụng những thuật ngữ khoa học. Chỉ sử dụng những từ ngữ thông dụng. Nếu cần thiết phải dùng thuật ngữ thì cần có sự giải thích nghĩa một cách rõ ràng. Ví dụ: Văn bản viết hoa của Văn phòng Chính phủ sử dụng thuật ngữ của ngôn ngữ như: từ, âm tiết. c. Từ trong văn bản hành chính theo mục đích sử dụng - Từ vựng tích cực: Từ đang được sử dụng với tần số cao trong một cộng đồng ngôn ngữ. Lớp từ này được văn bản hành chính sử dụng một cách rộng rãi. Đáp ứng yêu cầu về tính phổ biến của văn bản đảm bảo phát huy hiệu lực của văn bản hành chính. Ví dụ: Nhà nước không kiểm duyệt tác phẩm trước khi xuất bản, trừ trường hợp cần thiết do thủ tướng chính phủ quyết định (luật xuất bản) . - Từ vựng tiêu cực: xuất hiện với tần số thấp trong cộng đồng ngôn ngữ nên ít xuất hiện. - Từ cổ: Từ được hình thành trong giai đoạn trước đây nhưng hiện tại đã có từ thay thế. Ví dụ: Chiểu - Căn cứ Ông chủ - Người sử dụng lao động Người làm thuê - Người lao động Văn bản hành chính không được sử dụng từ cổ. - Từ mới: Từ mới được tạo ra đề diễn đạt nội dung mới hoặc diễn đạt một nội dung không mới nhưng bằng cấu trúc khác. Tạo từ mới để diễn đạt những vấn đề mới, hoặc thay thế từ cổ. Ví dụ: "Vốn pháp định" (hình thành từ vốn pháp luật quy định) "Người có quyền và lợi ích liên quan " thay thế "người dự sự". 112
- Văn bản hành chính chỉ sử dụng từ mới khi nó được định nghĩa, giải thích một cách rõ ràng (sử dụng trong từ điển tiếng Việt). Không sử dụng khi nghĩa chưa xác định. d. Từ về mặt phong cách chức năng: Có nhiều phong cách ngôn ngữ trong tiếng Việt. + Từ trung hòa. Có những từ ngữ được dùng trong mọi phong cách được gọi là từ đa phong cách (từ trung hòa): Văn bản hành chính được sử dụng những từ này. Ví dụ: Hội thẩm có thể được miễn nhiệm vì lí do sức khỏe hoặc vì lí do khác. Hội thẩm bị bãi nhiêm khi có vi phạm về phẩm chất đạo đức, hành vi vi phạm pháp luật không còn xứng đáng làm hội thẩm. + Từ hội thoại. Tránh sử dụng từ hội thoại trong ngôn ngữ văn bản hành chính. (Từ hội thoại được sử dụng trong giao tiếp khẩu ngữ, có tính nôm na, giản dị đôi khi khiếm nhã). Ví dụ: Ăn ở = cư trú Giấy tờ = văn bản Chơi bạc = đánh bạc Lúc này = hiện nay + Từ khoa học: (Xem mục b) + Từ báo chí: ít sử dụng (chỉ sử dụng khi đề cập đến những nội dung mang tính chuyên môn). Như Luật Báo chí sử dụng một số từ ngữ báo chí. + Từ hành chính: Văn bản hành chính sử dụng với tần số cao từ hành chính. Đó là những từ chỉ người theo chức trách, tên cơ quan, tên gọi văn bản quản lí nhà nước; từ khuôn sáo hành chính (mở đầu, kết thúc, chuyển tiếp) Hoặc từ được dùng một cách đặc biệt; từ chỉ cá nhân (người), pháp nhân (cơ quan, xí nghiệp hoặc tổ chức có quyền lợi và trách nhiêm), phía, bên (người, nhóm người, nhà nước, cơ quan trong quan hệ với người, nhóm người, cơ quan, nhà nước khác) Ví dụ: Cục phòng chống tệ nạn xã hội có tư cách pháp nhân, c ó con dấu riêng, được cấp kinh phí sự nghiệp, được mở tài khoản tại kho bạc Nhà nước. Ví dụ: Trước khi công nhận và đăng kí, ủy ban nhân dân nhắc nhở cho hai bên rõ nghĩa vụ và quyền hạn của vợ chồng như đã quy định trong luật hôn nhân và gia đình. 113
3. Sử dụng từ viết tắt. Hiện nay có 2 cách viết tắt điển hình: viết các chữ cái đứng đầu các âm tiết trong từ tiếng Việt hoặc viết các chữ cái đứng đầu từ trong tiếng Anh sau khi đã dịch từ tiếng Việt ra tiếng Anh. Trong văn bản quản lý nhà nước, từ viết tắt thường được sử dụng trong một số trường hợp: - Để trình bày một số đề mục hình thức văn bản quản lý nhà nước, như: ký hiệu, chữ ký; - Để trình bày tên cơ quan, tổ chức hoặc một số thuật ngữ chuyên ngành. Tuy nhiên, để bảo đảm sự chặt chẽ của văn bản quản lý nhà nước, trong trường hợp thứ hai, trước khi viết tắt phải viết các từ nói trên một cách đầy đủ. Ví dụ: Hội đồng nhân dân (HĐND), hợp đồng xây dựng - kinh doanh - chuyển giao. Quỹ tiền tệ Quốc tế (IMF) 4. Sử dụng từ đúng chính tả tiếng Việt Trong tiếng Việt, lỗi chính tả khá đa dạng mà điển hình là: - Lỗi về phụ âm đầu (X - S, N - L, Tr - Ch, Ng - Ngh, v.v.); - Lỗi về thanh điệu (các dấu giọng hỏi (?) với ngã (~), sắc (') với ngã (~), v.v.); - Lỗi viết hoa. Nếu mắc lỗi chính tả trong văn bản hành chính thì sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng, hiệu lực của văn bản; làm giảm uy tín của Nhà nước, cơ quan. 5. Một số lỗi dùng từ thường gặp trong văn bản hành chính (Theo Tạp chí Ngôn ngữ và Đời sống. Số 3/2005) - Tác giả Phan Ngọc ấn - TP. Hồ Chí Minh. Tình hình sử dụng ngôn ngữ hành chính ở cấp cơ sở hiện nay còn khá nhiều vấn đề phải chấn chỉnh. Trên cơ sở khảo sát 241 văn bản hành chính thu thập ở tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu, bao gồm các văn bản pháp quy và văn bản thông thường, thử nêu lên một số nhận xét bước đầu về tình hình sử dụng từ ngữ. a. Tổng quan chung về lỗi từ vựng 114
a.1. Có thể nói rằng, hầu như văn bản nào cũng chứa lỗi, từ lỗi chính tả đến lỗi tổ chức văn bản. Lỗi từ vựng, theo quan sát của chúng tôi, tần suất của nó tuy không cao bằng lỗi chính tả nhưng lại gây ấn tượng nặng nề nhất. Số lỗi chúng tôi thu thập được là 1.940 phân bố như sau (xem bảng1): Bảng 1: Loại lỗi Số lượng Tỉ lệ /241 VB Câu 554 28,5 Từ ngữ 653 33,6 Chính tả 733 37,7 Tổng 1.940 a.2. Đặt ngữ liệu vào ngữ cảnh sử dụng, nhất là ngữ cảnh rộng (toàn văn bản), việc nhận diện lỗi là dễ thấy nhất, tuy nhiên việc phân loại lỗi lại có nhiều ý kiến khác nhau, bởi thực tế ngôn ngữ cho thấy có nhiều hiện tượng nằm ở vị trí trung gian. Tại đây, chúng tôi tạm thời phân loại theo một quan niệm phổ biến nhất (xem bảng 2). Bảng 2: Stt Loại lỗi Số lượng Tỉ lệ/241 VB 1 Lỗi sai từ ngữ 154 64 2 Lỗi lặp, thừa, thiếu 169 70 từ 3 Lỗi dùng từ địa 148 61 phương 4 Lỗi sai phong cách 182 75,5 Tổng 653 b. Miêu tả và phân loại lỗi 115
b.1 Lỗi dùng từ ngữ sai Như chúng ta đã biết, để đảm bảo tính đơn trị về nghĩa, mọi ngôn ngữ trong văn bản hành chính phải đươc sử dụng một cách chính xác, phản ánh đúng đối tượng mà nó muốn gọi tên. Thế nhưng, đi ều này đã không được tuân thủ một cách nghiêm ngặt. Khảo sát các ví dụ sau: Ví dụ 1: "Đội ngũ ổn định về số lượng, chất lượng ngày càng được nâng dần " (Tờ trình) Ví dụ 2: " Năm 2002 hầu hết các huyện, thành phố, thị xã trong tỉnh đều đạt yêu cầu 100% phổ cập cấp I. Trong đó, hai huyện X và Y còn nhiều xã chưa thực hiện được". (Báo cáo) Ví dụ 3: " Đời sống cán bộ, nhân viên ngày càng nâng cao, tạo được tâm lý vững vàng, an tâm công tác" (Báo cáo) Quan sát 3 ví dụ trên, các ngữ đoạn gạch chân đều đư ợc dùng không chính xác. Thực ra, lỗi sai về từ ngữ nếu căn cứ vào chức năng từ loại có thể phân thành những tiểu loại, nhưng theo ghi nhận của chúng tôi, có đến trên 70% đều tập trung ở lỗi về liên từ. b.2 Lỗi lặp, thừa, thiếu từ ngữ. Về nguyên nhân sâu xa, có thể nói được rằng, người soạn thảo văn bản chưa phân biệt được sự khác biệt giữa hình thức nói và viết. Hãy xem các vi dụ sau: Ví dụ 1: "Các đoàn thể phối hợp cùng với chính quyền trong việc kiểm tra thực hiện qui chế dân chủ cơ sơ " (công văn). Ví dụ 2: "Ban giám hiệu các trường phối hợp với Đoàn thành niên, Đội thiếu niên, tích cực tuyên truyền giáo dục, làm cho học sinh thấy rõ sức tác hại của ma túy ." (chỉ thị). Ví dụ 3: " UBND tỉnh đã có chủ trương về việc giải tỏa nhằm giải quyết việc giả i tỏa, đền bù thỏa đáng cho các hộ dân phải di dời". (thông báo) Rõ ràng là ba ví dụ trên đều hoặc thừa, hoặc thiếu hoặc lặp từ ngữ không cần thiết. Điều này làm cho câu văn dàn trải, ít thông tin, thậm chí còn sai lệch hẳn về nội dung. b.3 Lỗi dùng từ đ ịa phương 116
Ngoại trừ những biên bản hình sự, nhìn chung về nguyên tắc, văn bản hành chính không được sử dụng từ ngữ địa phương. Cần thấy rằng, nhiều khi phải dựa vào ngữ nghĩa của từ, mới có thể phát hiện được loại lỗi này, ví dụ: Một chục trái cây, ở Nam Bộ có sở chỉ xê dịch từ 10 đến 18 đơn vị hay cân và kí ở đây rất khác nhau, hoặc sào, mẫu ở Nam Bộ và Trung Bộ khác nhau về lượng. Nhìn vào bảng 2 có thể thấy lỗi khảo sát về loại này chiếm tỉ lệ thấp nhất. Tuy nhiên, về mặt hệ quả diễn đạt trong văn bản hành chính lại rất lớn. Ví dụ: "Là một huyện vùng sâu, vùng xa, trừ khu vực thị trấn và các xã lân cận, các xã còn lại, tổ chức Hội phụ nữ hầu như còn trắng." Các ví dụ trên, trong diễn đạt từ ngữ chưa đáp ứng được yêu cầu nghiêm ngặt của một văn bản hành chính. Việc nhận diện và phân loại lỗi ở đây chỉ có ý nghĩa tương đối. Dù vậy, việc sử dụng khẩu ngữ địa phương là một sai phạm không thể chấp nhận được. b.4 Lỗi dùng từ ngữ sai phong cách Không thể phủ nhận rằng, lỗi từ vựng đang bàn ở mục này có liên quan mật thiết đến (b.3). Với dụng ý làm nổi rõ loại lỗi chiếm tỉ lệ cao nhất (75,5%), sau đây, bài viết sẽ phân tích thêm các tiểu loại của chúng. * Nhóm 1 Ví dụ 1: "Trong phong trào bảo vệ an ninh tổ quốc, nhờ tai mắt của quần chúng, các tội phạm buôn bán ma túy, mãi dâm đã được quét sạch làm trong sạch địa bàn dân cư" (báo cáo). Ví dụ 2: "Để giải quyết khó khăn trong công tác đền bù giải tỏa ở khu vực X, UBND thành phố cần có phương án tháo gỡ, phù hợp với chủ trương của tỉnh về ngân sách, ổn định đời sống và thỏa đáng quyền lợi cho các hộ dân di dời" (chỉ thị). * Nhóm 2 Ví dụ 1: "Trên cơ sở nắm bắt sự chỉ đạo của nghị quyết lần thứ X Ban chấp hành Đảng bộ tỉnh " (báo cáo) Ví dụ 2: "So với cùng kì năm ngoái, số vụ cháy rừng đã giảm xuống rõ rệt" (báo cáo). Nếu xem xét các tiêu chí như: chính xác, khách quan, đơn vị của từ ngữ trong văn bản hành chính thì ở cả hai nhóm vừa liệt kê trên, việc sử dụng các từ ngữ này đã không 117
tuân thủ của phong cách ngôn ngữ hành chính - công vụ. Cụ thể là dùng khẩu ngữ của phong cách sinh hoạt hàng ngày và dùng từ ngữ hình tượng của phong cách nghệ thuật. c. Với những vấn đề trình bày trên, bài viết đã sơ khởi nhận diện, phân loại và miêu tả một số lỗi từ ngữ thường gặp trong VBHC trên một địa bàn cụ thể. Cần thấy rằng, đây là hiện tượng không chỉ bó hẹp trong phạm vi hoạt động hành chính của một tỉnh mà có thể bắt gặp ở bất kì hệ thống VBHC cơ sở nào trên cả nước. Nếu khảo sát cả các lĩnh vực như chính tả, ngữ pháp câu và tổ chức văn bản, chắc chắn thực trạng sử dụng ngôn ngữ sẽ cung cấp những gợi ý lí thú và bổ ích cho việc xây dựng nền hành chính còn non trẻ ở Việt Nam. Quả nhiên, cải cách hành chính có khá nhiều việc phải làm, trong đó không thể không quan tâm một cách thích đáng về mặt sử dụng ngôn ngữ. III. ĐẶC ĐIỂM CỦA CÂU TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Văn bản hành chính - công vụ thường sử dụng chủ yếu là loại câu tường thuật và mệnh lệnh, các "trường cú" có nhiều bộ phận đồng chức. Không dùng câu nghi vấn và biểu cảm, câu cảm thán biểu thị thái độ được dùng trong một vài trường hợp đặc biệt. 1. Về cấu trúc ngữ pháp Văn bản hành chính là loại văn bản thuộc phong cách ngôn ngữ gọt giũa, được dùng trong lĩnh vực pháp luật và hoạt động quản lý nhà nước, được soạn thảo theo một khuôn mẫu nhất định; chứa đựng hiệu lực có tính quy định hay bắt buộc một cá nhân, đơn vị chịu trách nhiệm thi hành, chấp hành. Thông tin được trình bày trong văn bản hành chính là nhằm thông báo, nhằm tác động hoặc nhằm trao đổi ý kiến giưa đối tượng quản lý và đối tượng bị quản lý và ngược l ại. Chính vì vậy, nhìn một cách khái quát, văn bản hành chính ưu tiên dùng những câu có kết cấu hoàn chỉnh. Đặc điểm này trái ngược với đặc điểm cú pháp ở phong cách khẩu ngữ tự nhiên (dùng kết cấu tỉnh lược xen lẫn kết cấu có yếu tố dư). Sở dĩ như vậy vì nội dung thông tin được biểu đạt trong văn bản hành chính là những thông tin có ý nghĩa pháp lý, có ảnh hưởng đến vận mệnh, quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của cá nhân hay đơn vị nào đó, thậm trí là cả một quốc gia nên văn bản hành chính không được phép tạo nên tình trạng ngờ vực, lúng túng trong nhận thức nội dung câu nói. Mặt khác, văn bản hành chính là phương tiện giao tiếp chính thức của các cơ quan nhà nước có tính chất nghiêm chỉnh, trang trọng nên cũng không cho phép đặt câu có những yếu tố dư (thừa thành phần). 118