›
›

Giáo trình Phần mềm kế toán Lotus 3.5

pdf 194 trang phuongnguyen 3380
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Phần mềm kế toán Lotus 3.5", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfgiao_trinh_phan_mem_ke_toan_lotus_3_5.pdf

Nội dung text: Giáo trình Phần mềm kế toán Lotus 3.5

  1. MC LC I. GI I THI U LOTUS VINASOFT. 3 GI I THI U PH N M M K TỐN LOTUS 3.5 4 ðă ng nh p 4 Quy ưc chung 7 II. CP NH T DANH M C T ðIN 8 Danh m c tài kho n 8 Danh m c ch ng t 16 Danh m c nhĩm đ i t ưng 18 Danh m c đ i t ưng(Khách hàng-nhà cung c p) 22 Danh m c kho hàng hĩa v t t ư 27 Danh m c nhĩm hàng hĩa v t t ư 30 Danh m c hàng hĩa v t t ư 33 Danh m c d ng nh p xu t 38 Danh m c h p đ ng 42 Danh m c bi u thu 45 Danh m c cán b nhân viên 48 Danh m c kho n m c chi phí 51 Danh m c b ph n 56 Danh m c nhĩm tài s n - cơng c d ng c 59 Danh m c tài s n - cơng c d ng c 59 III. CHC N ĂNG T NG H P 68 Ch n h s ơ 68 To n ăm làm vi c 68 Chuy n s d ư cu i tài kho n 69 Dn d p s li u 69 Cp nh t s d ư đu tài kho n 70 Cp nh t t n kho hàng hĩa đu k ỳ 70 Qu n lý ng ưi dùng 80 Cp nh t ch ươ ng trình 80 IV. CP NH T D LI U PHÁT SINH 80 Cp nh t ch ng t (B ng kê ch ng t ) 80 K tốn ti n m t, TGNH 80 K tốn mua hàng 105 1
  2. K tốn bán hàng 119 K tốn hàng t n kho 133 K tốn tài s n c đ nh và cơng c d ng c 148 K tốn t ng h p 160 Cách lên báo cáo và s sách 178 V – CH C N ĂNG H TH NG 190 M d li u 190 Sao l ưu / ph c h i d li u 196 Khai báo h th ng 200 2
  3. I. GI I THI U CƠNG TY LOTUS VINASOFT là cơng ty hàng đu v l ĩnh v c sn xu t và chuy n giao ph n m m k tốn ng d ng vào doanh nghi p, h p tác xã, các c ơ quan hành chính, các c a hàng siêu th , đi lý kinh doanh. Tr i qua quá trình xây d ng và phát tri n đ n nay cơng ty đã chuy n giao thành cơng ph n m m và đư a các gi i pháp thi t th c giúp t i thi u hĩa chi phí, nâng cao hi u qu ho t đ ng sn xu t kinh doanh cho hàng tr ăm doanh nghi p trong c n ưc. Thơng tin liên h CƠNG TY TNHH PH N M M LOTUS VINA S 2 ngõ130. ph ð i T ,P. ð i Kim, Q. Hồng Mai, Tp Hà N i ðT: 046 654 9256-046 288 4527. Fax: 046 288 4527 Email: ketoanlotus@gmail.com. Web: ðơ n v phân ph i: Ti H i D ươ ng TRUNG TÂM TH ƯƠ NG M I VÀ D CH V TIN H C DUYÊN HỊA ð/c: Khu 4 Th Tr n Thanh Mi n, H.Thanh Mi n, T nh H i D ươ ng ðt: 0320 3736526 Ti Thanh Hĩa: CƠNG TY TNHH TM T NG H P HOA TU N TÚ ð/c: Khu ðơng B c ð i L Lê L i - Tp Thanh Hĩa ðT: 0373755 161 Ti Hu DOANH NGHI P T Ư NHÂN THIÊN PHÁT ð/c: S 18 Nguy n Th Minh Khai - Tp. Hu ðT: 054 883 911 - 0905883 911 Ti ðà N ng: CƠNG TY TNHH TIN H C LONG NGUYÊN ð/c: 500B Tơn ðc Th ng - Tp ðà N ng ðT: 0511 373 8541 - 0906 559696 3
  4. GI I THI U PH N M M K TỐN LOTUS 3.5 Sn ph m ph n m m k tốn Lotus đưc ra đ i v i phiên b n đ u tiên Lotus 1.1 đưc tri n khai và c i ti n nhi u l n qua các phiên b n: Lotus 1.5, Lotus 2.0, Lotus 2.5, Lotus 3.0, Lotus 3.2 và mi đây chúng tơi cho ra đ i phiên b n Lotus 3.5. phiên b n này cĩ nhi u tính năng ưu vi t h ơn hn, áp d ng nhi u ti n b trong cơng ngh l p trình t t p đồn MICROSOFT c a M . V i s n ph m này chúng tơi luơn tin t ưng s giúp quý khách hàng nâng cao hi u qu cơng tác k tốn và cơng tác qu n lý s n xu t kinh doanh. ðăng nhp • Sau khi cài đt thành cơng, trên màn hình Desktop xu t hi n bi u t ưng "LOTUS 3.5 ", kích đúp chu t vào bi u t ưng này ho c ho c thao tác: Start -> Programs -> LOTUS 3.5 ch n "LOTUS 3.5 " đ ch y ng d ng, màn hình đă ng nh p xu t hi n: - Tên đă ng nh p( Tên NSD) : Tên đă ng nh p c a ng ưi s d ng đã đă ng ký cho m t đơn v k tốn. Tr ươ ng trình đ m c đ nh là Lotus - Mt kh u: Mt khu t ươ ng ng c a ng ưi s d ng ( Cĩ th thay đ i tùy theo yêu c u c a ng ưi s d ng) Nh n nút "ðă ng nh p" đ đă ng nh p vào ch ươ ng trình. 4
  5. Ghi chú: - Tài kho n m c đ nh: Tên đă ng nh p: LOTUS . Trong quá trình s d ng, ng ưi qu n tr nên thay đi m t kh u và to thêm các tài kho n ng ưi s d ng khác, phân quy n chi ti t n u c n thi t. Ca s làm vic chung 5
  6. Tĩm tt quy trình s dng Menu Danh m c Bưc 1 (ðă ng ký d li u ban đ u) ðă ng ðă ng ðă ng ðă ng ðă ng ðă ng ký ký ký ký ký ký kho v t nhĩm v t nhĩm khách Mã chi phí nhĩm b nhĩm tài tư tư, v t t ư hàng, khách ph n, nhân sn, tài s n hàng viên Bưc 2 Nh p phát sinh Nu cĩ Nh p s d đu Nh p Nh p Nh p Nh p đu k ỳ đu k ỳ đu k ỳ đu k ỳ bng cân s d ư kho v t tài s n đi tài cơng n tư t n kho n ph i thu, Bt bu c Nh p phát sinh ðu v ào Cân đi ch ng t ðu ra Nh p ch ng t : Phi u Phi u xu t s n xu t, xu t dùng, Nh p phi u thu, phi u chi, báo n , phi u nh p, phi u k tốn. H ch tốn, cân đ i v t bán hàng, báo cĩ. phi u mua hàng, phi u tư, tài s n, cơng n , giá thành, xác mua tài s n, phi u l ươ ng. đnh k t qu kinh doanh. Bưc 3 Xem báo cáo • Khai báo các tham s tùy ch n (nh ư Tên Doanh nghi p, mã s thu , tài kho n ngân Bhàng,ng kê )chi S chi ti t S t ng h p Báo cáo Báo cáo tài ti t tài kho n, cơng n , v t thu GTGT chính, quy t Bng kê s cái tài tư, tài tốn thu tng h p kho n kho n TNDN 6
  7. • Khai báo danh m c (nh ư H th ng Tài kho n s d ng, Danh m c khách hàng, Danh m c kho, Danh m c Hàng hĩa, ) • Khai báo s d ư ban đu (n u cĩ) • Khai báo k t chuy n t đ ng s d ư tài kho n • Cp nh t ch ng t phát sinh (nh ư Phi u thu ti n m t, Phi u chi ti n m t, Phi u Nh p mua hàng, Phi u Xu t bán hàng, ) • Xem và in báo cáo Chú ý: - Sau khi cài đt ng d ng, cĩ th c p nh t ngay các ch ng t phát sinh nh ư: Phi u thu, chi, Nh p mua hàng, bán hàng Các đi t ưng k tốn (nh ư tài kho n, đ i t ưng cơng n , kho, hàng hĩa ) bn cĩ th t o thêm trong quá trình s d ng. - Khơng nh t thi t ph i c p nh t S d ư ban đu tr ưc, ng ưi s d ng cĩ th c p nh t ho c ch nh s a s d ư ban đu b t c th i đim nào. - Khai báo k t chuy n t đ ng s d ư tài kho n: M c đ nh ng d ng đã khai báo s n k t chuy n s d ư tài kho n cu i k ỳ theo h th ng k tốn hi n hành cho tồn b các tài kho n đ u 6 tr lên. Vi c k t chuy n là hồn tồn t đ ng, ng ưi s d ng khơng c n thao tác gì thêm. Quy ưc chung trong ph n m m LOTUS • Lotus đưc thi t k nh m h tr t i đa t c đ nh p li u và gi m thi u các thao tác c a ng ưi s d ng. S d ng phím Enter ho c phím Tab s t o thành m t chu trình di chuy n qua tồn b các ơ nh p li u và các b ng trên màn hình • Trong các ơ nh p li u, ng ưi s d ng cĩ th dùng phím Enter ho c phím Tab đ ghi nh n giá tr đã nh p vào đng th i di chuy n xuơi chi u gi a các m c trên màn hình nh p d li u • Các phím chc năng : Phím Ch c n ăng F2 Thêm m i d li u F3 Sa F4 Tìm d li u F5 Máy tính F6 Chuy n mã F7 In n F8 Xĩa F9 Lc d li u, Xem chi ti t phát sinh F10 Phân lo i Tab Di chuy n gi a các m c trong c a s nh p d li u Enter Ghi nh n d li u và chuy n con nháy đ n m c khác Ch n mã trong khi c p nh t ch ng t 7
  8. Chuy n đ n form c p nh t Th c hi n ch c n ăng nút nh n n u cĩ tiêu đim ho c nút nh n cĩ ch đ m c đ nh (nút nh n cĩ đưng vi n đm bao quanh) Page Up Di chuy n đ n ch ng t tr ưc (form khơng trong ch đ c p nh t) Page Di chuy n đ n ch ng t sau (form khơng trong ch đ Down cp nh t) II. CP NH T DANH M C T ðIN Bao g m m t s danh m c sau: 8
  9. . Danh m c tài kho n Danh m c H th ng tài kho n đưc LOTUS t o s n khi cài đt ho c t o C ơ s d li u m i. Ng ưi s d ng cĩ th tùy ch n H th ng tài kho n phù h p v i ch đ K tốn mà Doanh nghi p áp dng. Tùy thu c vào yêu c u qu n lý, ng ưi s d ng cĩ th t o thêm các tài kho n m i ho c s a, xĩa. Cĩ 2 lo i tài kho n là: Tài kho n chi ti t và Tài kho n t ng h p - Tài kho n chi ti t: là tài kho n đưc s d ng đ đ nh kho n chi ti t các nghi p v tài chính phát sinh. Ví d : Tài kho n: 1111 - Ti n m t VN ð đưc s d ng đ đ nh kho n chi ti t các kho n thu, chi. - Tài kho n t ng h p: đưc s d ng nh m m c đính t ng h p m t nhĩm các tài kho n cĩ tính ch t t ươ ng t . Ví d : Tài kho n: 111 - Ti n và các kho n t ươ ng đươ ng ti n, đưc s d ng đ t ng h p s li u t các tài kho n c p d ưi 1111, 1112, 1113. - ð xác đ nh Tài kho n t ng h p c a m t Tài kho n chi ti t, LOTUS c ăn c vào thu c tính Mã m c a chúng. Ví d : Tài kho n: 1111, 1112, 1113 đu cĩ Mã m là Tài kho n: 111. - LOTUS qu n lý Danh m c h th ng Tài kho n theo mơ hình cây phân c p, vì v y m t Tài kho n t ng h p cĩ th cĩ Mã m c p trên (khơng gi i h n các c p). Mã m c p trên cĩ th là mã c a mt Tài kho n tng h p b t k ỳ (khơng nh t thi t các ký t đ u c a mã Tài kho n chi ti t ph i gi ng mã Tài kho n t ng h p Chú ý: Danh m c tài kho n cĩ th đưc c p nh t ngay trong khi đang c p nh t ch ng t . M i nghi p v k tốn ch đưc đnh kho n vào các tài kho n chi ti t (Tài kho n chi ti t là nh ng tài kho n khơng ch a tài kho n con). 9
  10. Gi i thích các thơng tin v danh m c tài kho n: Hay cịn g i là s hi u tài kho n. Tài kho n Tài kho n khơng đưc phép trùng nhau, đ dài t i thi u c a t ài kho n là 8 ký t . Tên tài kho n ð dài t i thi u c a tên tài kho n là 64 ký t Tài kho n ngo i t Nh n giá tr [C] / [K] [C] - Ngồi vi c theo dõi ti n b n t (thơng th ưng l à VND) thì tài kho n cịn theo dõi ngo i t . [K] - Ch theo dõi ti n h ch tốn đng Vi t Nam. Tài kho n cơng n Nh n giá tr [C] / [K] [C] - Tài kho n theo dõi chi ti t đn t ng đi t ưng cơng n . [K] - Tài kho n khơng theo dõi cơng n . Tài kho n giá thành Nh n giá tr [C] / [K] [C] - Tài kho n theo dõi giá thành c a s n ph m. [K] - Tài kho n khơng theo dõi giá thành. Tài kho n kho n m c Nh n giá tr [C] / [K] [C] - Tài kho n theo dõi kho n m c chi phí. [K] - Tài kho n khơng theo dõi kho n m c. 10
  11. Tài kho n s cái Nh n giá tr [C] / [K] [C] - Cĩ tác d ng đ lên báo cáo đi v i hình th c ghi s : Ch ng t ghi s, Nh t ký ch ng t . [K] - Tài kho n khơng theo dõi trong s cái. Tài kho n m ð tr ng n u là tài kho n c p 1. Mt s ch c n ăng trong danh m c tài kho n: 1. Thêm ( F2 ): ð thêm tài kho n ta vào Danh m c t đin Danh m c tài kho n màn hình giao di n sau s xu t hi n. Kích chu t Kích chu t vào t thêm trên màn hình và màn hình nh ư d ưi đây xu t hi n. 11
  12. Kích chu t Ví d : đây là tài kho n 111 - Tài kho n là 111 - Tên tài kho n là “Ti n m t” - Tài kho n ngo i t “K” – Vì tài kho n ti n m t này khơng theo dõi ngo i t - Tài kho n cơng n “K” – Khơng theo dõi cơng n - Tài kho n chi ti t SP/CT “K” – Khơng theo dõi giá thành - Tài kho n kho n m c “K” – Khơng theo dõi kho n m c chi phí - Tài kho n s cái “C” - Cĩ tác d ng đ lên báo cáo đi v i hình th c ghi s : Chng t ghi s , Nh t ký ch ng t . - Tài kho n m “ ” – B tr ng vì tài kho n 111 khơng cĩ tài kho n m Sau đĩ ta nh p chu t vào nút th c hi n Chú ý: Ta cĩ th n phím F2 trên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s d ng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t. 2. Sa (F3) : ðư a con tr chu t t i ơ ho c dịng c n s a sau đĩ kích chu t t i nút s a. 12
  13. Kích chu t Dịng đưc s a Sau khi s a theo đúng yêu c u ta kích chu t vào nút th c hi n Chú ý : Ta cĩ th n phím F3 trên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s d ng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t. Kích chu t 13
  14. 3.Xĩa (F8): ðây là phím ch c n ăng giúp cho ng ưi s d ng cĩ th xĩa b nh ng tài kho n khơng đúng ho c khơng c n thi t trong danh m c. Sau khi kích chu t vào nút xĩa ( F8) ch ươ ng trình s đưa ra câu h i “cĩ ch c ch n xĩa khơng?” . N u nh p chu t vào nút khơng t c là ta s khơng xĩa d li u mà ta đã ch n ( N u là cĩ thì ch ươ ng trình s th c hi n theo đúng yêu c u c a ng ưi s d ng) Chú ý: Ta cĩ th n phím F8 trên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s d ng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t. Kích chu t Dịng chon xĩa Chú ý: Mt s câu h i th ưng g p khi xĩa d li u trong danh m c tài kho n Sau khi ch n dịng đ xĩa d li u ta kích chu t vào nút xĩa, c a s màn hình sau s xu t hi n: 14
  15.  Dịng thơng báo xu t hi n “ Tài kho n” này cĩ “ tài kho n con” > Khơng th xĩa đưc. ðây là dịng thơng báo mà ch ươ ng trình mu n báo cho ng ưi s d ng bi t đây là tài kho n tng h p đã cĩ tài kho n con mu n xĩa đưc tài kho n t ng h p này ph i xĩa h t tài kho n con tr ưc.  Dịng thơng báo xu t hi n “Tài kho n” đã cĩ s li u phát sinh (CDK). Cĩ ch c ch n xĩa khơng? ðây là dịng thơng báo mà ch ươ ng trình mu n báo cho ng ưi s d ng bi t đây là tài kho n đã cĩ s d ư d u k ỳ(đã nh p s d ư đu c a tài kho n này), n u b n ch c ch n xĩa thì s li u trong tài kho n mà b n đã nh p trong ch ươ ng trình tr ưc đĩ s b m t. 15
  16. 4. G p mã ( F6): ðây là ch c n ăng giúp ng ưi s d ng cĩ th g p 2 mã tài kho n khác nhau nh ưng cùng các n i dung gi ng nhau nh ư: tên tài kho n, Tk m , Tk Nt, , Tên Tp c a NH. Chú ý : Ch c n ăng này khơng th kích chu t vào tr c ti p, ta ph i n tr c ti p phím F6 trên bàn phím, c a s d ưi đây s hi n ra. 16
  17. B2: n phím F6 trên bàn phím B1:Ch n dịng g p B3:ðánh mã mã m i B4:Kích chu t Trên màn hình cĩ 2 tài kho n cĩ Tk thì khác nhau nh ưng các thơng tin chung khác l i gi ng nhau ng ưi s d ng khơng mu n xĩa vì s m t d li u cĩ trong tai kho n “1223” ta ph i dùng t i ch c n ăng g p mã này b ng cách: ðưa con tr chu t vào ơ c n g p mã > n phím F6 trên bàn phím > c a s nh ư trên hi n ra. Gi i thích t ng : - Mã c ũ: Là mã mu n g p - Mã m i: Là mã cn g p ( n u khơng nh tên tài kho n c n g p ng ưi s d ng cĩ th kích vào ơ cĩ d u .bên canh ơ mã m i đ tìm t i mã c n g p) > Kích chu t vào ơ ch p nh n. Ví d : Gp tài kho n 1223 v i mã tài kho n 1221 ðư a con tr t i dịng ch a ơ mu n g p mã (1223) > n phím F6 > mã c ũ là tài kho n 1223, mã m i là tài kho n 1221 > kích chu t vào ơ ch p nh n. 17
  18. . Danh m c ch ng t : ðnh ngh ĩa tham s ch ng t cho phép ng ưi dùng đnh các tu ỳ ch n trong quá trình nh p li u cho phù h p v i t ng đơ n v . Danh m c này khai báo thơng tin cho ch ng t . Chúng ta thao tác d li u tr c ti p vào các ơ đ thay đ i thơng tin trong b ng Gi i thích m t s thơng tin c n c p nh t Mã ct: C đ nh khơng thay đ i Tên ch ng t : Tiêu đ khi ch ng t in ra. Tiêu đ ch ng t khi in ra Tên ch ng t Lo i thu Khai báo nh ng lo i thu (1-đu vào, 2-đu ra) cĩ th đưc c p nh t vi mã ch ng t này. Lo i ch ng t này s l c mà lo i thu m à chúng ta khai báo đây Các tu ỳ ch n khác Mã h p đng (C/K), Mã b ph n (C/K), Mã kho n m c phí (C/K). Dùng đ khai báo vi c s dng các tr ưng này cho t ng mã ch ng t Khĩa c t d li u Cho phép thay đi d li u sau khi ch ng t đã b khĩa. 18
  19. Danh m c nhĩm đi t ưng Danh m c nhĩm đi t ươ ng dùng đ khai báo các nhĩm cho danh m c đi t ưng. ð đă ng nh p vào danh m c này ta vào: “ Danh m c t đin ” khi đĩ s hi n lên “ Danh m c nhĩm đ i t ưng ”, ta kích chu t vào “ Danh m c nhĩm đ i t ưng” trên màn hình hi n lên m t c a s Gi i thích các thơng tin v nhĩm đi t ưng Mã nhĩm 16 ký t , mã nhĩm đi t ưng, khơng đưc nh p ch cĩ d u và các ký t d u trên bàn phím. Tên nhĩm 64 ký t , tên nhĩm nh p ch cĩ d u ti ng Vi t bình th ưng. Nhĩm cu i Nh n giá tr [C] / [K]. Nu là nhĩm cu i cùng thì trong nhĩm khơng cịn cĩ nhĩm con n a m à ch cĩ các đi t ưng. Nhĩm m Mã nhĩm m ca nhĩm đi t ưng. N u là nhĩm g c b c 1 thì đ tr ng tr ưng này. Mã nhĩm m thu c vào danh m c nhĩm và khơng ph i là nhĩm cu i. Chú ý: Danh mc nhĩm đ i t ưng cĩ th đưc c p nh p ngay khi đang nh p ch ng t v t t ư hàng hĩa (Phi u nh p mua hàng, phi u nh p kho, phi u xu t kho, hĩa đơn bán hàng, phi u nh p thành ph m). Chúng ta ph i nh p danh m c nhĩm đ i t ưng tr ưc khi nh p danh m c đ i t ưng Mt s ch c n ăng trong danh m c nhĩm đ i t ưng: 1. Thêm(F2): ð thêm nhĩm đi t ưng vào danh m c t đin Danh m c nhĩm đ i tưng. Khi đĩ trên màn hình s xu t hi n màn hình giao di n 19
  20. Kích chu t Kích chu t vào t Thêm trên màn hình s hin nh ư d ưi Ví d : Mã nhĩm đi t ưng CBNV Kích chu t - Mã nhĩm đi t ưng : CBNV- Mã ng ưi dùng mu n đ t - Tên nhĩm đi t ưng : Nhĩm cán b nhân viên - Tên nhĩm ng ưi dùng mu n s d ng Sau đĩ ta nh n chu t vào: “ Th c hi n”. Chú ý: Cĩ th nh n phím F2 trên màm hình đ thêm, hay F2 cịn đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s d ng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t. 20
  21. 2. S a (F3): Di chu t t i ơ hay dịng c n s a, sau đĩ kích chu t vào sB2:Kícha trên màn chu hình.t B1:Dịng chon xĩa Khi đĩ trên màn hình s xu t hi n B2:Kích chu t Sau đĩ ta s a đúng n i dung c n s a và kích chu t vào nút th c hi n. Chú ý : Ta cĩ th n phím F3 trên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s d ng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nht. 3. G p mã ( F6): ðây là ch c n ăng giúp ng ưi s d ng cĩ th g p 2 mã đi t ưng l i v i nhau nh ưng cùng m t n i dung. 21
  22. Chú ý : Ch c n ăng này khơng th kích chu t vào tr c ti p, ta ph i n tr c ti p phím F6 trên bàn phím, c a s d ưi đây s hi n ra. 4. Xĩa(F8): ðây là phím ch c n ăng giúp cho ng ưi s d ng cĩ th xĩa b nh ng tên nhĩm đi t ưng khơng đúng ho c khơng c n thi t trong danh m c nhĩm đ i t ưng. B2:Kích chu t B1: Ch n dịng đ sa Sau khi kích chu t vào nút xĩa ( F8) ch ươ ng trình s đưa ra câu h i “cĩ ch c ch n xĩa khơng?” . Nu nh p chu t vào nút khơng t c là ta s khơng xĩa d li u mà ta đã ch n ( N u là cĩ thì ch ươ ng trình s th c hi n theo đúng yêu c u c a ng ưi s d ng) Chú ý: Ta cĩ th n phím F8 trên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s dng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t. 22
  23. Danh m c đ i t ưng (Khách hàng-nhà cung cp) 23
  24. Danh m c đi t ưng đưc s d ng đ khai báo và l ưu thơng tin v các đ i t ưng Cơng n nh ư: Ng ưi mua, Nhà cung c p, Nhân viên. LOTUS qu n lý Danh m c đi t ưng theo mơ hình cây phân cp, vì v y các Nhĩm khách hàng phân c p đưc qu n lý ngay trong Danh m c đi t ưng. ð xác đnh Khách hàng chi ti t thu c Nhĩm nào, LOTUS c ăn c vào thu c tính Mã m c a chúng. ð s d ng đưc danh m c đ i tưng vào “ Danh m c t đin” “Danh m c đ i tưng”. Khi đĩ s xu t hi n m t màn hình giao di n sau Mt s ch c n ăng trong danh m c d i t ưng 1. Th m(F2): ð thêm danh m c đ i t ưng vào danh m c t đin Danh m c đ i t ưng và trên màn hình hi n lên m t c a s Kích chu t vào t Thêm trên màn hình s hi n nh ư d ưi B1:Kích chu t B2:Kích chu t Ví d : Thêm đi t ưng - Mã đi t ưng : CT_TIENDAT - Mã đi t ưng ng ưi dùng mu n đ t - Tên đi t ưng: Cơng ty TNHH Ti n ð t - ði t ưng ng ưi dùng mu n s d ng - ða ch : S 6, ð i C n, Ba ðình, Hà N i - Mã s thu : 0100102478 24
  25. - Mã nhĩm đi t ưng: KHACHHANG Sau đĩ ta nh n chu t vào: “ Th c hi n”. Chú ý: Cĩ th nh n phím F2 trên màm hình đ thêm, hay F2 cịn đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s d ng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t. 2. Sa(F3): Di chu t đ n ơ hay dịng c n s a, kích chu t vào s a trên màn hình. Khi đĩ màn hình s xu t hi n B1:Kích chu t B2:Kích chu t B3:Kích chu t Sa đúng n i dung c n s a, sau đĩ kích chu t vào th c hi n. Chú ý : Ta cĩ th n phím F3 trên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s d ng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t 3. G p mã ( F6): ðây là ch c n ăng giúp ng ưi s d ng cĩ th g p 2 mã tên đi t ưng gi ng nhau li v i nhau. 25
  26. B2: n phím F6 trên bàn phím B1:Ch n dịng g p mã B4:Kích chu t Chú ý : Ch c n ăng này khơng th kích chu t vào tr c ti p, ta ph i n tr c ti p phím F6 trên bàn phím, c a s d ưi đây s hi n ra 4. Xĩa(F8): ðây là phím ch c n ăng giúp cho ng ưi s d ng cĩ th xĩa b nh ng tên đi t ưng khơng đúng ho c khơng c n thi t trong danh m c đ i t ưng. B1:Ch n dịng xĩa B2:Kích chu t 26
  27. Sau khi kích chu t vào nút xĩa ( F8) ch ươ ng trình s đưa ra câu h i “đi t ưng đã cĩ d li u phát sinh(CDK). Cĩ ch c ch n xĩa khơng?” . N u nh p chu t vào nút khơng t c là ta s khơng xĩa d li u mà ta đã ch n ( N u là cĩ thì ch ươ ng trình s th c hi n theo đúng yêu c u c a ng ưi s d ng). ðã cĩ vi c nh p d li u đ u k ỳ c a đ i t ưng này. Chú ý: Ta cĩ th n phím F8 trên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s dng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t. Danh m c kho hàng hĩa v t t ư ð s d ng danh m c kho hàng hĩa v t t ư vào danh m c t đin danh m c kho hàng hĩa. Khi đĩ trên màn hình hi n lên m t c a s Gi i thích các thơng tin v kho hàng Mã kho 16 ký t , mã kho hàng. Mã kho là duy nh t, khơng đưc trùng v i mã đã cĩ trong danh m c. Tên kho 64 ký t , tên kho v t t ư hàng hố. Mt s ch c n ăng trong danh m c kho hàng hĩa 1. Thêm(F2): ð thêm danh m c trong kho hàng hĩa vào danh m c t đin danh mc nhĩm đ i tưng. Khi đĩ trên màn hình s xu t hi n màn hình giao di n 27
  28. Kích chu t Kích chu t vào thêm trên màn hình s nh ư d ưi Kích chu t Ví d : Thêm kho hàng hĩa Mã kho: HANGHOA - ðây là mã mà ng ưi s d ng mu n đ t Tên kho: Kho hàng hĩa. 2. S a(F3): Di chu t đ n ơ hay dịng c n s a, kích chu t vào s a trên màn hình. B3: Kích chu t B1:Ch n dịng c n sa 28
  29. Khi đĩ màn hình s xu t hi n B1:ðánh ni dung cn s a B2: Kích chu t Sau đĩ ta s a đúng n i dung c n s a và kích chu t vào nút lưu. Chú ý : Ta cĩ th n phím F3 trên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s dng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t 3. G p mã ( F6): ðây là ch c n ăng giúp ng ưi s d ng cĩ th g p 2 mã tên đi t ưng gi ng nhau l i v i nhau. Chú ý : Ch c n ăng này khơng th kích chu t vào tr c ti p, ta phi n tr c ti p phím F6 trên bàn phím, c a s d ưi đây s hi n ra. B1:Ch n dịng gp mã B3:Kích chu t B2: ðánh mã m i 29
  30. 4. Xĩa(F8): ðây là phím ch c n ăng giúp cho ng ưi s d ng cĩ th xĩa b nh ng tên đi t ưng khơng đúng ho c khơng c n thi t trong danh m c nhĩm đ i t ưng. Sau khi kích chu t vào nút xĩa ( F8) ch ươ ng trình s đưa ra câu h i “Kho này đã cĩ d li u t n kho ho c nh p xu t trong k ỳ . Cĩ ch c chán xĩa khơng”. N u nh p chu t vào nút khơng t c là ta s khơng xĩa d li u mà ta đã ch n ( N u là cĩ thì ch ươ ng trình s th c hi n theo đúng yêu c u c a ng ưi s d ng) Chú ý: Ta cĩ th n phím F8 trên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s dng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t. B2:Kích chu t B1:Ch n dịng xĩa Danh m c nhĩm v t t ư hàng hĩa • Danh m c nhĩm Hàng hĩa v t t ư đưc s d ng đ khai báo và l ưu thơng tin các đi t ưng Hàng hĩa, V t t ư, Cơng c d ng c . • LOTUS qu n lý Danh m c Hàng hĩa theo mơ hình cây phân c p, vì v y các Nhĩm hàng hĩa đưc qu n lý ngay trong Danh m c Hàng hĩa. ð xác đ nh Hàng hĩa thu c Nhĩm nào, LOTUS căn c vào thu c tính Mã m c a chúng. • ð s d ng danh m c nhĩm v t t ư hàng hĩa vào danh m c t đin danh m c nhĩm vt t ư hàng hĩa, khi đĩ trên màn hình hi n lên m t màn hình giao di n. 30
  31. Gi i thích các thơng tin v nhĩm v t t ư Mã nhĩm hàng hĩa, vt 16 ký t , mã nhĩm v t t ư, hàng hố, s n ph m. Tên nhĩm hàng hĩa, vt 64 ký t , tên nhĩm. Chú ý : ð c p nh t danh m c v t t ư ta ch c n ch n nhĩm cu i và b m phím Enter đ vào danh m c v t t ư chi ti t c a t ng nhĩm. Ch ươ ng trình cĩ kh n ăng qu n lý nhi u c p nhĩm, tuy nhiên đ thu n ti n khi s d ng ta khơng nên chia quá nhi u c p. Mt s ch c n ăng trong danh m c nhĩm v t t ư hàng hĩa: 1. Thêm (F2 ): ð thêm danh m c v t t ư hàng hĩa kích chu t vào thêm. Kích chu t Khi đĩ trên màn hình hi n lên giao di n m i. 31
  32. Kích chu t Ví d : Thêm nhĩm v t t ư hàng hĩa: “Dch v ” Mã nhĩm hàng hĩa, vt : DICHVU - mã mà ng ưi s d ng mu n đ t Tên nhĩm hàng hĩa, vt: D ch v - mã ng ưi s d ng đang mu n nh p Sau đĩ kích chu t vào th c hi n. 2. S a(F3 ): Di chu t đ n ơ hay dịng c n s a, kích chu t vào s a trên màn hình. Kích chu t Khi đĩ màn hình s xu t hi n Kích chu t 32
  33. Sau đĩ ta s a đúng n i dung c n s a và kích chu t vào nút th c hi n. Chú ý : Ta cĩ th n phím F3 trên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s dng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t. 3. G p mã(F6): ðây là ch c n ăng giúp ng ưi s d ng cĩ th g p 2 mã tên đi t ưng gi ng nhau l i v i nhau. Chú ý : Ch c n ăng này khơng th kích chu t vào tr c ti p, ta ph i n tr c ti p phím F6 trên bàn phím, c a s d ưi đây s hi n ra. B2: n phím F6 trên bàn phím B1:Ch n dịng gp mã B4:Kích B3: ðánh chu t mã m i 4.Xĩa(F8): ðây là phím ch c n ăng giúp cho ng ưi s d ng cĩ th xĩa b nh ng tên đi t ưng khơng đúng ho c khơng c n thi t trong danh m c nhĩm đ i t ưng. Sau khi kích chu t vào nút xĩa ( F8) ch ươ ng trình s đưa ra câu h i “ Cĩ ch c chán xĩa khơng”. Nu nh p chu t vào nút khơng t c là ta s khơng xĩa d li u mà ta đã ch n ( N u là cĩ thì ch ươ ng trình s th c hi n theo đúng yêu c u c a ng ưi s d ng) Chú ý: Ta cĩ th n phím F8 trên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s dng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t. 33
  34. B2: Kích chu t B1:Ch n dịng đ xĩa Danh m c v t t ư hàng hĩa Danh m c v t t ư dùng đ khai báo các v t t ư, hàng hố, s n ph m. ð vào danh m c v t t hàng hĩa kích vào danh m c t đin danh m c v t t ư hàng hĩa, khi đĩ s xu t hi n m t màn hình giao di n nh ư d ưi 34
  35. Gi i thích các thơng tin v v t t ư Mã v t t ư 16 ký t , mã v t t ư, hàng hố, s n ph m Tên v t t ư 64 ký t , tên v t t ư hàng hố. ðơ n v tính 8 ký t , đơ n v tính. Mã nhĩm 16 ký t , mã nhĩm v t t ư hàng hố Lo i v t t ư La ch n lo i hình v t t ư: 0 - D ch v . 1 - Thành ph m. 2 - V t t ư, hàng hố. Tài kho n v t t ư Tài kho n ghi cĩ giá v n khi bán hàng. Tài kho n giá v n Tài kho n ghi n giá v n khi bán hàng. Tài kho n doanh thu S hi u tài kho n ghi nh n doanh thu Chú ý : ð thay th đ ng lo t vài thu c tính c a m t s v t t ư thì ta cĩ th dùng phím Spacebar đ đánh d u ch n và b m phím F10 đ th c hi n. Mt s ch c n ăng trong danh m c v t t ư hàng hĩa 1. Thêm(F2): ð thêm danh m c v t t ư hàng hĩa kích chu t vào thêm. khi đĩ trên màn hình hi n lên giao di n m i. Kích chu t 35
  36. Khi đĩ trên màn hình hi n lên giao di n m i. Kích chu t Ví d : Thêm nhĩm v t t ư hàng 3 Mã v t t ư: TV_LGPHANG19 - Mã ng ưi dùng mu n đ t Tên v t t ư: Tivi LG 19 inches- Tên v t t ư ng ưi dùng c n s d ng. ðơ n v tính: Chi c Lo i v t t ư: 2- Vì đây là v t t ư hàng hĩa Tài kho n v t t ư: 1561- ðây là TK hàng hĩa TK giá v n hàng bán: 63211- ðây là TK hàng bán d ch v th y nơng TK doanh thu: 51121- ðây là TK doanh thu ho t đ ng d ch v th y nơng Nhĩm v t t ư: HANGHOA -vì v t t ư thu c nhĩm hàng hĩa Sau đĩ ta kích chu t vào nút th c hi n Chú ý : Ta cĩ th n phím F2 trên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s d ng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t. 2. S a(F3): Di chu t đ n ơ hay dịng c n s a r i kích chu t vào s a . 36
  37. Kích chu t Kích chu t Trên màn hình hi n lên m t c a s m i Kích chu t Sau đĩ ta s a đúng n i dung c n s a và kích chu t vào nút th c hi n. 37
  38. Chú ý : Ta cĩ th n phím F3 trên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s d ng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t. 3. G p mã ( F6): ðây là ch c n ăng giúp ng ưi s d ng cĩ th g p 2 mã v t t ư hàng hĩa gi ng nhau l i v i nhau. Chú ý : Ch c n ăng này khơng th kích chu t vào tr c ti p, ta ph i n tr c ti p phím F6 trên bàn phím, c a s d ưi đây s hi n ra. B2: n phím F6 trên bàn B1: Ch n phím dịng g p B3: mã ðánh mã mi B4:Kích chu t 4.Xĩa(F8): ðây là phím ch c n ăng giúp cho ng ưi s d ng cĩ th xĩa b nh ng danh m c v t t ư hàng hĩa khơng đúng ho c khơng c n thi t trong danh m c hàng hĩa. Sau khi kích chu t vào nút xĩa ( F8) ch ươ ng trình s đưa ra câu h i “ vt t ư đã cĩ t n kho ho c nh p/xu t trong k ỳ. Cĩ ch c chán xĩa khơng”. N u nh p chu t vào nút khơng t c là ta s khơng xĩa d li u mà ta đã ch n ( N u là cĩ thì ch ươ ng trình s th c hi n theo đúng yêu c u c a ng ưi s dng) B2:Kích chu t B1:Ch n dịng đ xĩa 38
  39. Chú ý: Ta cĩ th n phím F8 trên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s dng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t. Sau đĩ kích chu t vào th c hi n Danh m c d ng nh p xu t Danh m c d ng nh p xu t dùng đ khai báo các ki u nh p xu t v t t ư hàng hố. ð s d ng danh m c d ng nh p xu t vào danh m c t đin danh m c d ng nh p xu t, khi đĩ s hin lên m t màn hình giao di n Gi i thích các thơng tin v d ng nh p xu t Mã d ng nh p xu t 16 ký t , mã d ng nh p xu t. Mã d ng nh p xu t là duy nh t, khơng đưc trùng v i mã đã cĩ trong danh m c. Tên d ng nh p xu t 64 ký t , tên d ng nh p xu t Ch ng t ca d ng nh p Dng nh p xu t này s hi n lên trong các ph n c p nh t ch ng xu t t đã ch n. ðnh kho n S cái C - Cĩ đnh kho n K - Khơng đnh kho n Tk ng m đnh Trong Ph n Phi u Nh p, Chi Phí, Hàng bán tr li là TK Cĩ. Trong ph n Hố đơ n, Phi u xu t, L p ráp là TK N. Hch tốn ngồi b ng Cĩ h nh tốn tài kho n ngồi b ng cĩ/khơng Tài kho n ngồi b ng S hi u tài kho n ngồi b ng đưc h ch tốn t đng 39
  40. Lưu ý: Tr ưng h p cĩ ch ng t trùng - khơng đnh kho n, khai báo đ nh kho n s cái là khơng (K). Ví d đ i v i nghi p v mua hàng tr ti n ngay thì đã đưc đ nh kho n ph n phi u chi cịn phi u nh p v n c p nh t vào d li u ch ng t nh ưng khơng đnh kho n. Mt s ch c n ăng trong danh m c d ng nh p xu t 1. Thêm(F2): ð thêm danh m c d ng nh p xu t kích chu t vào thêm khi đĩ trên màn hình hi n lên giao di n m i Kích chu t B2:Kích chu t Ví d : Thêm đă ng nh p xu t c a bán hàng cơng n Mã d ng nh p xu t: 131-Mã TK mà ng ưi dùng mu n s d ng Tên d ng nh p xu t: Bán hàng cơng n - ðây là tên TK mà ng ưi dùng đang s d ng Ch ng t c a d ng đă ng nh p xu t: CP,HD,PN,TL- Vì chng t c a d ng nh p xu t là H ð bán hàng ðinh kho n s cái: C- Vì ng ưi dùng mu n đ nh kho n này vào s cái Tài kho n ng m đ nh: 131- Vì bán hàng ch ưa thu ti n nên s du ng TK 131 Hch tốn ngồi b ng: K- Vì đây là TK n m trong danh m c Tk Tên tài kho n ngồi b ng Sau đĩ kích chu t vào ch p nh n Chú ý : Ta cĩ th n phím F2 trên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s d ng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t. 40
  41. 2. Sa(F3): Di chu t đ n ơ hay dịng c n s a r i kích chu t vào s a trên màn hình hi n lên mt c a s m i Kích chu t Kích chu t Sa đúng n i dung c n s a sau đĩ kích chu t vào ch p nh n. Chú ý : Ta cĩ th n phím F3 trên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s dng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t 3. G p mã ( F6): ðây là ch c n ăng giúp ng ưi s d ng cĩ th g p 2 mã d ng nh p xu t gi ng nhau l i v i nhau. Chú ý : Ch c n ăng này khơng th kích chu t vào tr c ti p, ta ph i n tr c ti p phím F6 trên bàn phím, c a s d ưi đây s hi n ra. B2: n phím F6 B4:Kích trên bàn chu t phím B1: Ch n dịng c n gp B3: ðánh mã m i 41
  42. Sau khi g p hai mã l i v i nhau kích chu t vào ch p nh n 4. Xĩa(F8): ðây là phím ch c n ăng giúp cho ng ưi s d ng cĩ th xĩa b nh ng tên đi tưng khơng đúng ho c khơng c n thi t trong danh m c nhĩm đ i t ưng. Sau khi kích chu t vào nút xĩa ( F8) ch ươ ng trình s đưa ra câu h i “Cĩ ch c chán xĩa khơng”. Nu nh p chu t vào nút khơng t c là ta s khơng xĩa d li u mà ta đã ch n ( N u là cĩ thì ch ươ ng trình s th c hi n theo đúng yêu c u c a ng ưi s d ng) Chú ý: Ta cĩ th n phím F8 trên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s dng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t B2:Kích chu t B1: Ch n dịng đ xĩa Danh m c bi u thu Danh m c bi u thu dùng đ khai báo, qu n lý lo i hình thu su t đ u ra, đ u vào. ð vào danh m c bi u thu vào danh m c h p đ ng danh m c bi u thu , khi đĩ trên màn hình hi n lên m t giao di n m i 42
  43. Gi i thích các thơng tin v bi u thu Mã lo i thu 4 ký t Tên lo i thu 64 ký t , di n gi i tên c a mã lo i thu . Lo i thu Nh n giá tr [1]/ [2] - Thu đu vào/ Thu đu ra Kh u tr /Tr c ti p Lo i hình thu GTGT đu vào: [1] - Thu đu vào đưc tính kh u tr . [0] - Thu đu vào đưc tính tr c ti p. Trong tr ưng h p Lo i thu là [2] thì giá tr ca tr ưng n ày luơn b ng [1]. Giá cĩ thu ðơ n giá đã bao g m thu GTGT Thu su t % Thu su t thu GTGT Tài kho n thu Tài kho n h ch tốn thu Chú ý : Trong tr ưng h p thu đ u vào cĩ ph phí (ví d : phí giao thơng) thì ta thêm m t mã thu (ví d : V05B) cĩ thu su t b ng khơng và khi c p nh t ch ng t ta gõ tr c ti p s thu trên hố đơ n c a ng ưi bán vào tr ưng ti n thu . 43
  44. Mt s ch c n ăng trong danh m c bi u thu 1. Thêm(F2): ð thêm vào danh m c bi u thu kích chu t vào thêm trên màn hình hi n lên giao di n m i Kích chu t Kích chu t Ví d : Thêm lo i thu GTGT đ u ra 10% Mã lo i thu : R10- Mã ng ưi dùng mu n đ t Tên lo i thu : Thu GTGT đ u ra 10%- Lo i thu mà ng ưi dùng mu n s d ng Lo i thu : 2- Thu GTGT đ u ra Kh u tr /tr c ti p: 1- Thu GTGT đưc kh u tr Giá cĩ thu : 0- Giá khơng bao g m thu Thu su t: 10 Tài kho n thu :3331- Thu GTGT đ u ra Phân lo i Sau đĩ kích chu t vào th c hi n Chú ý : Ta cĩ th n phím F2 trên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s d ng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t 44
  45. 2.S a(F3): Di chu t đ n ơ hay dịng c n s a r i kích chu t vào s a trên màn hình hi n lên mt c a s m i Kích chu t Kích chu t Kích chu t Sa đúng n i dung c n s a sau đĩ kích chu t vào ch p nh n. Chú ý : Ta cĩ th n phím F3 trên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s d ng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t 3. G p mã ( F6): ðây là ch c n ăng giúp ng ưi s d ng cĩ th g p 2 mã bi u thu gi ng nhau l i vi nhau. Chú ý : Ch c n ăng này khơng th kích chu t vào tr c ti p, ta ph i n tr c ti p phím F6 trên bàn phím 45
  46. Kích chu t Kích chu t Sau khi g p mã c ũ và mã m i v i nhau kích chu t vào th c hi n. 4. Xĩa(F8): ðây là phím ch c n ăng giúp cho ng ưi s d ng cĩ th xĩa b nh ng tên đi tưng khơng đúng ho c khơng c n thi t trong danh m c nhĩm đ i t ưng. Sau khi kích chu t vào nút xĩa ( F8) ch ươ ng trình s đưa ra câu h i “Cĩ ch c chán xĩa khơng”. Nu nh p chu t vào nút khơng t c là ta s khơng xĩa d li u mà ta đã ch n ( N u là cĩ thì ch ươ ng trình s th c hi n theo đúng yêu c u c a ng ưi s d ng) Chú ý: Ta cĩ th n phím F8 trên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s dng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t Kích chu t 46
  47. Danh m c kho n m c phí Danh m c kho n m c phí đ khai báo các kho n m c chi phí. ð vào danh m c chi phí vào dan m c t đin danh m c kho n m c chi phí, khi đĩ trên màn hình hi n lên m t giao di n m i Gi i thích các thơng tin v các kho n m c phí Mã kho n m c 16 ký t , mã kho n m c phí. Tên kho n m c 64 ký t , tên c a kho n m c phí Mt s ch c n ăng trong danh m c chi phí 1.Thêm(F2): ð thêm vào danh m c chi phí kích chu t vào thêm trên màn hình hi n lên giao di n mi 47
  48. Kích chu t Kích chu t Ví d : Thêm kho n m c chi phí x ăng xe, đin tho i ho t đ ng đin Mã kho n m c: 33- Mã mà ng ưi dùng mu n đ t Tên kho n m c: Chi phí x ăng xe, đin tho i ho t đ ng đin- Chi phí mà ng ưi dùng s d ng Sau đĩ kích chu t vào ch p nh n Chú ý : Ta cĩ th n phím F2 trên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s d ng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t 2.S a(F3): Di chu t đ n ơ hay dịng c n s a r i kích chu t vào s a trên màn hình hi n lên mt c a s m i 48
  49. Kích chu t Kích chu t Sa đúng n i dung c n s a kích chu t vào ch p nh n Chú ý : Ta cĩ th n phím F3 trên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s d ng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t 3. G p mã ( F6): ðây là ch c n ăng giúp ng ưi s d ng cĩ th g p 2 mã bi u thu gi ng nhau l i v i nhau. Chú ý : Ch c n ăng này khơng th kích chu t vào tr c ti p, ta ph i n tr c ti p phím F6 trên bàn phím 49
  50. Kích Kích chu t chu t Kích chu t Sau khi g p mã c ũ và mã m i l i v i nhau kích chu t vào ch p nh n 4. Xĩa(F8): ðây là phím ch c n ăng giúp cho ng ưi s d ng cĩ th xĩa b nh ng tên đi tưng khơng đúng ho c khơng c n thi t trong danh m c chi phí Sau khi kích chu t vào nút xĩa ( F8) ch ươ ng trình s đưa ra câu h i “Cĩ ch c chán xĩa khơng”. Nu nh p chu t vào nút khơng t c là ta s khơng xĩa d li u mà ta đã ch n ( N u là cĩ thì ch ươ ng trình s th c hi n theo đúng yêu c u c a ng ưi s d ng) Chú ý: Ta cĩ th n phím F8 trên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s dng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t 50
  51. Kích chu t Kích chu t Danh m c ngu n v n Danh m c ngu n v n dùng đ khai báo các ngu n v n hình thành tài s n ð vào danh m c ngu n v n và danh m c t đin danh m c ngu n v n, khi đĩ trên màn hình hi n lên m t giao di n m i 51
  52. Mt s ch c n ăng trong danh m c ngu n v n 1.S a(F3): ðây là phím ch c n ăng giúp ng ưi dùng khơng đúng v i ngu n v n hình thành tài s n ð s a danh m c ngu n v n di chu t đ n ơ hay dịng c n s a, kích chu t vào s a trên màn hình, khi đĩ trên màn hình hi n lên m t c a s Kích chu t Kích chu t Sa đúng n i dung c n s a kích chu t vào ch p nh n Chú ý: Ta cĩ th n phím F3 trên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s dng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t Danh m c m c đích s d ng Dùng đ khai báo các m c đích s d ng tài s n ð vào danh m c m c đích s d ng vào dan m c t đin danh m c m c đích s dung, khi đĩ trên màn hình hi n lên m t giao di n m i Mt s ch c n ăng trong danh m c mc đích s d ng 1. Thêm(F2): ð thêm m c đích s d ng kích chu t vào thêm trên màn hình, khi đĩ trên màn hình hi n lên m t giao diên m i 52
  53. Kích chu t Kích chu t Ví d : Thêm m c đích s d ng dùng cho b ph n qu n lý doanh nghi p Mã m c đích s d ng: 02- Mã mà ng ưi dùng mu n đ t Tên m c đích s d ng: Dùng cho b ph n qu n lý doanh nghi p- B ph n mà ng ưi dùng mu n s d ng Sau đĩ kích chu t vào ch p nh n Chú ý: Ta cĩ th n phím F2 trên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s d ng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t 2.S a(F3): Di chu t đ n ơ hay dịng c n s a r i kích chu t vào s a trên màn hình hi n lên m t c a s m i Kích chu t Kích chu t Kích chu t 53
  54. Sa đúng n i dung c n s a kích chu t vào ch p nh n Chú ý : Ta cĩ th n phím F3 trên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s d ng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t 3. G p mã ( F6): ðây là ch c n ăng giúp ng ưi s d ng cĩ th g p 2 mã m c gi ng nhau li v i nhau. Chú ý : Ch c n ăng này khơng th kích chu t vào tr c ti p, ta ph i n tr c ti p phím F6 trên bàn phím Kích chu t Gp mã c ũ và mã m i l i v i nhau kích chu t vào ch p nh n 4. Xĩa(F8): ðây là phím ch c năng giúp cho ng ưi s d ng cĩ th xĩa b nh ng m c đích s dng khơng đúng ho c khơng c n thi t trong danh m c b ph n Sau khi kích chu t vào nút xĩa ( F8) ch ươ ng trình s đưa ra câu h i “Cĩ ch c ch n xĩa khơng”. Kích chu t Kích chu t Nu nh p chu t vào nút khơng t c là ta s khơng xĩa d li u mà ta đã ch n ( N u là cĩ thì ch ươ ng trình s th c hi n theo đúng yêu c u c a ng ưi s d ng) 54
  55. Chú ý: Ta cĩ th n phím F8 trên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s dng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t Danh m c lý do t ăng gi m tài s n c đ nh Danh m c lý do t ăng gi m tài s n c đ nh dùng đ khai báo lý do t ăng gi m tài s n c đ nh ð vào danh m c lý do t ăng gi m tài s n c đinh vào danh m c t đin danh m c lý do t ăng gi m tài s n c đ nh, khi đĩ trên màn hình hi n lên m t giao di n m i Mt s ch c n ăng trong danh m c lý do t ăng gi m tài s n c đ nh 1.Thêm(F2): ð thêm lý do t ăng gi m tài s n c đ nh kích chu t vào thêm trên màn hình hi n lên m t c a s m i Kích chu t Kích chu t Ví d : Thêm lý do t ăng do mua m i 55
  56. Mã lý do t ăng gi m: T1- mã mà ng ưi dùng mu n đ t Tên lý do t ăng gi m: T ăng do mua m i- Lý do t ăng mà ng ưi dùng mu n s d ng Lo i t ăng/gi m: T- T ăng tài s n Sau đĩ kích chu t vào ch p nh n Chú ý: Ta cĩ th n phím F2 rên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s d ng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t 2.S a(F3): Di chu t đ n ơ hay dịng c n s a r i kích chu t vào s a trên màn hình hi n lên mt c a s m i Kích chu t Kích chu t Kích chu t Sa đúng n i dung c n s a kích chu t vào ch p nh n Chú ý : Ta cĩ th n phím F3 trên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s d ng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t 3. Gp mã ( F6): ðây là ch c n ăng giúp ng ưi s d ng cĩ th g p 2 mã lý do t ăng gi m gi ng nhau l i v i nhau Chú ý : Ch c n ăng này khơng th kích chu t vào tr c ti p, ta ph i n tr c ti p phím F6 trên bàn phí n phím F6 trên Kích bàn phím chu t 56
  57. Gp mã c ũ và mã m i l i v i nhau kích chu t vào ch p nh n 4. Xĩa(F8): ðây là phím ch c n ăng giúp cho ng ưi s d ng cĩ th xĩa b nh ng m c đích s dng khơng đúng ho c khơng c n thi t trong danh m c b ph n Sau khi kích chu t vào nút xĩa ( F8) ch ươ ng trình s đưa ra câu h i “Cĩ ch c ch n xĩa khơng”. Nu nhp chu t vào nút khơng t c là ta s khơng xĩa d li u mà ta đã ch n ( N u là cĩ thì ch ươ ng trình s th c hi n theo đúng yêu c u c a ng ưi s d ng) Chú ý: Ta cĩ th n phím F8 trên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s d ng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t Kích chu t Kích chu t T giá h ch tốn Danh m c t gía h ch tốn dùng đ khai báo các ngo i t s d ng trong quá trình h ch tốn ð vào t giá h ch tốn vào đnh m c t đin t giá h ch tốn, khi đĩ trên màn hình hi n lên m t giao di n m i 57
  58. Mt s ch c n ăng trong t giá h ch tốn: 1.Thêm(F2): ð thêm t giá h ch tốn kích chu t vào thêm trên màn hình, khi đĩ trên màn hình hi n lên m t giao di n m i Kích chu t Kích chu t Ví d : Thêm t giá h ch tốn lo i ti n đơ la m Mã lo i ti n: USD- Mã mà ng ưi dùng mu n đ t Tên lo i ti n: ðơla M - Tên lo i ti n ng ưi dùng mu n s d ng Ngày t giá: 03/06/10- Ngày tháng n ăm c p nh p t giá T giá: 19000- Ti n đơ la M chuy n sang ti n Vi t Sau đĩ kích chu t vào ch p nh n Chú ý: Ta cĩ th n phím F2 trên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s d ng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t 2. Sa(F3): Di chu t đ n ơ hay dịng c n s a ri kích chu t vào s a trên màn hình hi n lên mt c a s m i 58
  59. B2:Kích chu t B1:Kích chu t B3:Kích chu t Sa đúng n i dung c n s a kích chu t vào ch p nh n Chú ý: Ta cĩ th n phím F2 trên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s d ng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t 4. Xĩa(F8): ðây là phím ch c n ăng giúp cho ng ưi s d ng cĩ th xĩa b nh ng m c đích s dng khơng đúng ho c khơng c n thi t trong t giá h ch tốn Sau khi kích chu t vào nút xĩa ( F8) ch ươ ng trình s đưa ra câu h i “Cĩ ch c ch n xĩa khơng”. Nu nh p chu t vào nút khơng t c là ta s khơng xĩa d li u mà ta đã ch n ( N u là cĩ thì ch ươ ng trình s th c hi n theo đúng yêu c u c a ng ưi s d ng) Chú ý: Ta cĩ th n phím F8 trên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s d ng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t Kích chu t Ch n dịng xĩa 59
  60. III. CH C N ĂNG T NG H P 1. Nghi p v t ng h p: Ch c n ăng: Các màn hình c p nh p ch ng t là đàu vào chính c a tồn b h th ng thơng tin k tốn. LOTUS cho phép khai báo m t s thơng tin chung v các màn hình c p nh p ch ng t . Vi c khai báo này nh m 2 m c đích:  Liên k t các thơng tin đàu vào thành m t h th ng nh t là đ ti n cho x lý s li u.  T đ ng hĩa vi c c p nh p s li u. 1.1. Khĩa s li u và t o n ăm tài chính: Vi c ch n h s ơ này nh m m c đích giúp ng ưi s d ng ch n n ăm làm vi c hi n th i, tháng bt đ u h ch tốn và cho phép ng ưi s d ng khố d li u trên máy khơng cho s a ch a. Cách đă ng nh p: Tng h p \ Khĩa s li u và to n ăm tài chính 1.2. T o n ăm tài chính: Thi t l p các thơng s ban đ u c a h th ng. Ch c n ăng này ch y khi ti n hành cài đt xong ho c khi đ các Update nâng c p, ch nh s a ch ươ ng trình g c. 1.3. Chuy n s d ư: Sau khi ch n ch c n ăng “Chuy n s dư ” ch ươ ng trình s yêu c u xác nh n s li u c n chuy n.Tươ ng ng v i ti n đ chuy n d li u mà ch ươ ng trình s hi n ra các thơng báo trên màn hình Cách đă ng nh p: Tng h p \ Chuy n s d ư 60
  61. Kích chu t Ví d : Chuy n s d ư tài kho n 154 Tài kho n: 154(Chi phí s n xu t kinh doanh d dang)- TK mà ng ưi dùng mu n chuy n s dư Chuy n đ i s d ư TK T Tk: 154(Chi phí s n xu t kinh doanh d dang) ðn Tk: 156(Hàng hĩa)- Tk mà ng ưi dùng mu n chuy n s d ư đn Chuy n t n kho v t t ư: Mã kho: HANGHOA- Kho mà ng ưi dùng mu n chuy n t n kho v t t ư Chuy n s d ư Tk ngồi b ng Sau đĩ kích chu t vào th c hi n đ chuy n s d ư 1.4. D n d p s li u: Là ch c n ăng giúp ng ưi s d ng s p x p l i d li u khi cĩ s thay đ i trong các danh m c nh ư s a, xĩa d li u ho c m t s ch c n ăng khác mà ch ươ ng trình ch ưa k p ch nh s a ho c s p x p li ta cĩ th s d ng ch c n ăng này đ dn d p, sp x p l i Cách đă ng nh p: Tng h p \ D n d p s li u Kích chu t Các b ưc th c hi n: 61
  62. B1: Tích chu t đánh d u các ch m c c n d n d p ( ðng b s li u- Tái l p ch m c- Rà sốt cơ s k tốn) B2: Gõ t tháng . ð n tháng c n d n d p s li u tính B3: kích chu t vào ch p nh n đ hồn thành quá trình d n d p. Chú ý: ð ch c n ăng này đt đ chính xác cao nh t ng ưi s d ng nên thốt ch ươ ng trình và kh i đng l i máy tính 1.5. S d ư đu tài kho n: Ch c n ăng: Khi m i b t đ u s d ng ch ươ ng trình ta nh p s d ư s đ u n ăm c a các tài kho n . ð i v i các n ăm ti p theo ta ch vi c th c hi n chuy n s d ư cu i n ăm tr ưc sang đ u n ăm mi sau khi đã khĩa s k tốn cu i n ăm tr ưc. Cách đă ng nh p: Tng h p/ S d ư đu tài kho n, khi đĩ trên màn hình hi n lên m t giao di n m i nh ư d ưi Mt s ch c n ăng trong s d ư đu tài kho n 1.5.1 Thêm(F2): ð thêm s d ư đu tài kho n kích chu t vào thêm ho c nh n phím F2 trên bàn phím, khi đĩ trên màn hình hi n lên mt c a s m i Kích chu t Kích chu t 62
  63. Ví d : Thêm s d ư đu c a tài kho n 1111 Tài kho n: 1111- Ti n m t vn đ - Tài kho n mà ng ưi dùng mu n s d ng ði t ưng(Tk cơng n )- N u là tài kho n cơng n thì ta theo dõi chi ti t theo t ng đi t ưng cịn khơng thì đ tr ng S d ư đu tháng 01: Dư n : 20 000 000- S ti n mà ng ưi s d ng mu n nh p c a Tk 1111 Dư cĩ: Vì đây là TK bên tài s n nên khơng cĩ s d ư bên cĩ Tươ ng t s d ư đu n ăm c ũng v y. Sau khi nh p xong n i dung các d li u ta kích chu t vào th c hi n đ ch p nh n Lưu ý: Vi các tài kho n cơng n thì ta ph i vào s dư chi ti t c a t ng đi t ưng cơng n mà khơng ph i vào s dư tng c a tài kho n. Chú ý: Ta cĩ th n phím F2 trên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ngưi s d ng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t 1.5.2. S a(F3): Ch c n ăng này giúp cho ng ưi s d ng cĩ th s d ng s a l i nh ng n i dung khơng đúng, đ s a di chu t đ n ơ hay dịng c n s a sau đĩ kích chu t vào s a hay nh n phím F3 trên bàn phím, khi đĩ trên màn hình hi n ra m t c a s m i Kích chu t Kích chu t Sa đúng n i dung c n s a kích chu t vào ch p nh n Chú ý: Ta cĩ th n phím F3 trên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s d ng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t 1.5.3. Xĩa(F8): ðây là phím ch c n ăng giúp cho ng ưi s d ng cĩ th xĩa b nh ng n i dung khơng đúng ho c khơng cn thi t trong danh m c Sau khi kích chu t vào nút xĩa ( F8) ch ươ ng trình s đưa ra câu h i “Cĩ ch c ch n xĩa khơng”. Nu nh p chu t vào nút “No” tc là ta s khơng xĩa d li u mà ta đã ch n ( N u là “Yes” thì ch ươ ng trình s th c hi n theo đúng yêu c u c a ng ưi s d ng) 63
  64. Kích Ch n chu t dịng c n xĩa Chú ý: Ta cĩ th n phím F8 trên bàn phím đ thêm, đây đưc g i là phím t t đ h tr ng ưi s dng gi m đưc các thao tác và truy c p d li u m t cách nhanh nh t 1.5.4. Tính t ng s li u: Tươ ng t nh ư các danh m c khác chc n ăng này cĩ th giúp ng ưi s d ng tính t ng s d ư đu c a các tài kho n m t cách nhanh nh t. ð tính t ng s li u ta Click chu t đ n ơ d li u b ng s hay dịng mà ta c n tính t ng, kích chu t vào ơ cĩ bi u t ưng xích ma màu đ. Khi đĩ ch ươ ng trình s thơng báo t ng s li u mà ng ưi dùng mu n tính. Lưu ý: Ch c n ăng này ch áp d ng tính đưc v i các ct cĩ ki u d li u là ch s . 1.5.5. K t xu t d li u: Ch c n ăng này cĩ th giúp ng ưi s d ng xem và in s d ư d ư đu k ỳ tài kho n d ưi d ng Excel. ð k t xut d li u ta kích chu t vào ơ cĩ bi u t ưng Excel, khi đĩ trên màn hình hi n lên m t c a s B1:Kích chu t B3:Kích B2:Ch n chu t đưng d n đ file k t xu t 64
  65. ð th c hi n quá trình k t xu t d li u kích chu t vào bi u t ưng m ũi tên t i dịng ki u d li u ch n: “ Microsoft Excel 5x workbook file (* .xls)”, cịn t i dịng đưng d n kích chu t vào bi u tưng ơ vuơng ch n đ l ưu d li u và ch n phơng ch mà ta mu n dùng. Sau đĩ kích chu t vào ch p nh n đ hồn thành quá trinh k t xu t d li u. 1.6. T n kho đ u k ỳ: Khai báo s tn kho đu k ỳ ca t ng v t t ư hàng hố chi ti t v i t ng kho, m t hàng khi bt đu s dng ch ươ ng trình. Cách đă ng nh p: Tng h p/ T n kho đ u k ỳ, khi đĩ trên màn hình hi n ra m t giao di n Mt s ch c n ăng trong t n kho đ u k ỳ: 1.6.1. Thêm(F2): ð thêm t n kho đ u k ỳ kích chu t vào thêm(F2) trên màn hình hi n lên m t giao di n m i Ví d : Thêm kho hàng hĩa, kích chu t vào kho hàng hĩa màn hình hi n lên Thêm t n kho đu k ỳ c a hàng 3 trong kho hàng hĩa, kích chu t vào thêm(F2) trên màn hình hi n lên giao di n Kích chu t Kích chu t Mã kho: KHH- Mã mà ng ưi dùng mu n đ t Mã v t t ư: 007- Hàng 3- MÃ v t t ư mà ng ưi dùng mu n đ t S l ưng: 3000- S l ưng c a v t t ư ðơ n giá: 5000- ðơ n giá c a v t t ư Giá tr : 15000000- T ng giá tr c a v t t ư 65
  66. ðơ n giá Nt: B tr ng Giá tr Nt: B tr ng Ngày: 31/12/09- Ngày khĩa s c a n ăm 09- Ch ươ ng trình t m c đ nh. Sau đĩ kích chu t vào ch p nh n 1.6.2. S a(F3): Phím F3 dùng đ s a nh ng n i dung khơng đúng trong t n kho đ u k ỳ. ð s a di chu t đên ơ hay dịng c n s a kích chu t vào s a(F3) trên màn hình hi n lên giao di n m i B2:Kích chu t B1:Kích chu t B3:Kích chu t Sa đúng n i dung c n s a kích chu t vào ch p nh n. 1.6.3. Xĩa(F8): Dùng đ xĩa nh ũng n i dung khơng đúng ho c khơng c n thi t trong danh mc, đ th c hi n ta kích chu t vào xĩa(F8), khi đĩ trên màn hình hi n lên giao di n m i Kích chu t 66
  67. Sau khi kích chu t vào nút xĩa ( F8) ch ươ ng trình s đưa ra câu h i “Cĩ ch c ch n xĩa khơng”. Nu nh p chu t vào nút khơng t c là ta s khơng xĩa d li u mà ta đã ch n ( N u là cĩ thì ch ươ ng trình s th c hi n theo đúng yêu c u c a ng ưi s d ng) Lưu ý: Luơn ki m tra giá tr tn tng kho sau khi c p nh t t n đu. N u doanh nghi p s dng ph ươ ng pháp tính giá nh p tr ưc - xu t tr ưc thì t n kho đu k ỳ cn xác đnh chi ti t đn t ng phi u nh p 1.6.4. Tính t ng s li u: Tươ ng t nh ư các danh m c khác. Ch c n ăng này cĩ th giúp ng ưi s d ng tính đưc tính t ng t n kho đ u k ỳ c a các kho m t cách nhanh nh t. ð tính t ng s liu ta Click chu t đ n ơ d li u b ng s hay dịng mà ta c n tính t ng, kích chu t vào ơ cĩ bi u tưng xích ma màu đ. Khi đĩ ch ươ ng trình s thơng báo t ng s li u mà ng ưi dùng mu n tính. Lưu ý: Ch c n ăng này ch áp d ng tính đưc v i các c t cĩ ki u d liu là ch s . 1.6.5. Kt xu t d li u: Ch c n ăng này cĩ th giúp ng ưi s d ng xem và chuy n đ i d li u t n kho đ u k ỳ c a các kho d ưi d ng Excel. ð k t xu t d li u ta kích chu t vào ơ cĩ bi u tưng Excel, khi đĩ trên màn hình hi n lên m t c a s B2:Kích chu t B1: Ch n dưng B3:Kích dn đ file chu t kt xu t ð th c hi n quá trình k t xu t d li u kích chu t vào bi u t ưng m ũi tên t i dịng ki u d li u ch n: “ Microsoft Excel 5x workbook file (* .xls)”, cịn t i dịng đưng d n kích chu t vào bi u tưng ơ vuơng ch n đ l ưu d li u và ch n phơng ch mà ta mu n dùng. Sau đĩ kích chu t vào ch p nh n đ hịa thành quá trinh k t xu t d li u. 1.7. S d ư tài kho n ngồi b ng: Vi c cp nh p s d ư tài kho n ngồi b ng giúp ng ưi dùng cĩ th theo dõi nh ng s d ư đu kỳ c a tài kho n ngồi b ng. 1.8. Qu n lý ng ưi dùng: LOTUS cho phép qu n lý quy n truy c p các ch c n ăng theo t ng ng ưi s d ng. Kh n ăng này đm b o cho vi c b o m t và an tồn s li u k tốn. 67
  68. Ph n qu n lý ng ưi s d ng cĩ các ch c n ăng sau: 1.8.1. Thêm:Là thêm m i ng ưi s d ng đă ng nh p vào ph n m m, đ thêm ng ưi s dng kích chu t vào thêm trên màn hình hi n lên m t giao diên m i Kích chu t Tên: A- Tên đưc c p nh p vào khi vào ch ươ ng trình Tên đy đ : Nguy n V ăn A- Tên đy đ c a ng ưi s d ng Là ng ưi qu n tr : 0- Ng ưi s d ng ( N u là ng ưi qu n tr gõ 1- Ng ưi qu n tr , n u là ng ưi s d ng gõ 0- Ng ưi s d ng) Sau đĩ kích chu t vào ch p nh n 1.8.2. S a: S a thơng tin ng ưi s d ng đã khai báo, đ s a thơng tin ng ưi s d ng kích chu t vào s a trên màn hình hi n lên m t giao di n m i Kích chu t Sa đúng n i dung c n s a, sau đĩ kích chu t vào ch p nh n 1.8.3. Xĩa: Là xĩa 1 ng ưi dùng đã khai báo, đ xĩa thơng tin ng ưi dùng đã khai báo Kích chu t vào xĩa trên màn hình hi n lên thơng báo Nu mu n xĩa ng ưi s d ng “A” ta kích chu t vào “Yes”, n u khơng mu n xĩa kích chu t vào: “No”. Sau khi đi l i m t kh u kích chu t vào ch p nh n 68
  69. 1.8.4. Phân quy n: Ch c n ăng này ch cĩ ng ưi qu n tr m i cĩ th phân quy n cho các ng ưi s d ng khác. ð phân quy n kích chu t vào phân quy n đ đ th c hin quá trình phân quy n. Sau khi ng ưi qu n tr phân quy n xong kích chu t vào ch p nh n đ hồn thành. Lưu ý: Ch ng ưi dùng v i quy n qu n tr vào ch ươ ng trình mi đưc phép s a, thêm, xố, đi m t kh u c a nh ng ng ưi dùng khác. Cịn v i ng ưi dùng ch cĩ th đi m t kh u và khai báo tham s ca chính mình. 1.9. C p nh t ch ươ ng trình : Ch c n ăng này cĩ tác d ng nh n các gĩi d ch v t Lotus. Dùng đ cp nh t ch ươ ng trình, ch a l i, thêm tính n ăng cho ph n m m. IV . C P NH T CH NG T PHÁT SINH K tốn ti n m t, TGNH : Cp nh t ch ng t (nhap_sl) Sau khi ch n ch c n ăng c p nh t ch ng t thì ch ươ ng trình s hi n ra màn hình danh sách các ch ng t cùng lo i m i đưc c p nh t trong th i gian g n nh t. Ng m đ nh thì ch ươ ng trình s ly s li u c a 10 ngày cui cùng. 69
  70. Lưu ý: Tuy nhiên ta cĩ th khai báo s ngày mà ch ươ ng trình s l y s li u k t ngày cu i cùng trong Panel Tng H p\Khai báo thơng tin chung , n u ta đ tr ng bi n này thì ch ươ ng trình s ly 10 phi u cu i cùng đưc c p nh t. Trong LOTUS tt c các ch ng t đu đưc c p nh t chung t i m t màn hình, c ăn c vào mã ch ng t đ phân bi t các lo i ch ng t khác nhau. Các ch ng t cĩ th đưc c p nh t t i Panel Nghi p V ho c qua các nút trên màn hình chính. Trên màn hình danh sách ch ng t ta cĩ th nh p ch ng t mi b ng cách ch n nút Thêm (ta cĩ th dùng phím nĩng F2). Sau khi ch n mã ch ng t thì màn hình t ươ ng ng v i ch ng t s đưc hi n ra. • ð sa các ch ng t hi n t i ta ch n nút S a (ta cĩ th dùng phím nĩng F3) r i nh n nút Ch p nh n đ lưu l i. • ð thêm m t đnh kho n vào ch ng t đ con tr cu i dịng tr ưc nh n phím Enter. • Mu n ch n nhi u ch ng t đ in ho c xố ng ưi s dng cĩ th dùng phím Spacebar đánh d u. • ð xố ch ng t hi n t i thì ta ch n nút Xố (ta cĩ th dùng phím nĩng F8) • ð in ch ng t hi n t i trên màn hình thì ta ch n nút In (ta cĩ th dùng phím nĩng F7). • ð lc ra các ch ng t đã vào thì ta ch n nút L c và đin các thơng tin v ch ng t mà ta c n l c. Sau đĩ ch n nút Ch p nh n đ máy tính b t đu l c (ta cĩ th dùng phím nĩng F9). 70
  71. • ð đánh d u “ch ng t đã th c hi n” ta dùng chu t click đúp vào c t “Khĩa ch ng t ”. Ch ng t sau khi đã b khĩa thì ch cĩ ng ưi cĩ th m quy n (qu n tr ) m i cĩ th sa đi. Lưu ý khi l c: Trong h p tho i “N i dung”, ng ưi dùng cĩ th nh p mt c m t cĩ trong ch ng t ph n “Di n gi i” ho c “Ơng bà” đ lc hi n ra các ch ng t tho mãn yêu c u. Gi i thích m t s thơng tin c n c p nh t Mã ch ng t Mã hi u c a ch ng t , 2 ký t hoa, thu c danh m c ch ng t (khai báo sn trong ch ươ ng trình). S ch ng t S ca ch ng t , dài 10 ký t , đưc t đng c ng lên 1 khi vào ch ng t mi. Tuy nhiên ta c ũng cĩ th sa s ch ng t theo ý mu n. Ngày ch ng t Ngày c a ch ng t cp nh t theo khuơn d ng Ng ày/Tháng/N ăm (DD/MM/YYYY). L ưu ý N ăm ph i là n ăm đang làm vi c hi n th i v à tháng ph i k t tháng b t đu h ch tốn. ði t ưng ði t ưng c a ch ng t . ði t ưng n p ti n, đi t ưng nh n ti n, ng ưi mua, ng ưi bán. Di n gi i Ch a n i dung c a ch ng t . Tài kho n N Tài kho n N ca ch ng t . Tài kho n Cĩ Tài kho n Cĩ c a ch ng t . Mã Ti n t Lo i ti n phát sinh Ti n ngo i t S ti n phát sinh. Trong tr ưng h p phát sinh b ng ti n VN ð thì ti n ngo i t chính b ng s ti n VN ð Thu VAT Mã c a lo i thu VAT đưc dùng Thu GTGT Thu GTGT (n u cĩ). Máy tính s t đng tính thu GTGT b ng cách nhân thu su t GTGT v i ti n n u là lo i thu GTGT đư c kh u tr . Cịn v i lo i thu GTGT tr c ti p, ch ươ ng trình s t đng tính ra s thu đưc kh u tr và tr li giá v n. Tuy nhiên trong m t s tr ưng h p ng ưi s dng cĩ th sa s ti n thu GTGT tu ỳ ý b ng cách đ thu su t GTGT b ng 0 và s a tr c ti p s ti n thu . Tài kho n n GTGT Tài kho n n ca đnh kho n thu GTGT. Tài kho n cĩ GTGT Tài kho n cĩ c a đnh kho n thu GTGT. Lưu ý: Nu cĩ m t ch ng t cùng s , cùng ngày, ch ươ ng trình s báo và ng ưi s dng cĩ th tu ỳ ch n nh p ti p hay khơng. Khi l ưu m t ch ng t , ch ươ ng trình s t đng ki m tra, phát hi n và lo i b nh ng dịng nghi p v mà s ti n phát sinh b ng 0. 71
  72. * Ch c n ăng : Theo dõi ti n m t, ti n g i ngân hàng và ti n vay. Theo dõi theo ti n VN ð và ngo i t Theo dõi ti n g i, ti n vay t i nhi u ngân hàng khác nhau Theo dõi s d ư t c th i ti n m t t i qu , ti n g i ngân hàng t i t ng tài kho n các ngân hàng Theo dõi thanh tốn thu chi theo khách hàng, h p đ ng, hĩa đơn mua bán và theo các kho n mc chi phí 1. Phi u thu ti n m t: Cách đă ng nh p: K tốn ti n m t, TGNH \ Phi u thu ti n m t. Gi i thích m t s thơng tin khi nh p ch ng t : Ch ng t Mã hi u c a ch ng t , 2 ký t hoa, thu c danh m c ch ng t (khai báo s n trong ch ươ ng trình). Ngày S ca ch ng t , dài 10 ký t , đưc t đng c ng lên 1 khi vào ch ng t mi. Tuy nhiên ta c ũng cĩ th sa s ch ng t theo ý mu n. ch ng t 72
  73. S ch ng Ngày c a ch ng t cp nh t theo khuơn dng Ngày/Tháng/N ăm (DD/MM/YYYY). L ưu ý N ăm ph i là n ăm đang làm vi c hi n th i và tháng ph i t k t tháng b t đu h ch tốn. Di n gi i Ch a n i dung c a ch ng t . ði t ưng ði t ưng c a ch ng t . ði t ưng n p ti n, đi t ưng nh n ti n, ng ưi mua, ng ưi bán. Tk n Tài kho n N ca ch ng t . Tk cĩ Tài kho n Cĩ c a ch ng t . Ti n S ti n phát sinh. Trong tr ưng h p phát sinh b ng ti n VN ð thì ti n ngo i t chính b ng s ti n VN ð nguyên t Thu VAT Mã c a lo i thu VAT đưc dùng Ti n Thu GTGT (n u cĩ). Máy tính s t đng tính thu GTGT b ng cách nhân thu su t GTGT v i ti n n u là lo i thu GTGT đưc kh u tr . Cịn v i lo i thu VAT thu GTGT tr c ti p, ch ươ ng trình s t đng tính ra s thu đưc kh u tr và tr li giá v n. Tuy nhiên trong m t s tr ưng h p ng ưi s dng cĩ th sa s ti n thu GTGT tu ỳ ý b ng cách đ thu su t GTGT b ng 0 và s a tr c ti p s ti n thu Tk n VAT Tài kho n n ca đnh kho n thu GTGT. Tk cĩ VAT Tài kho n cĩ c a đnh kho n thu GTGT. Nu ng ưi dùng m i s d ng mà trong ch ươ ng trình ch ưa cĩ d li u gì thì cĩ th s d ng mt s ch c n ăng sau đ c p nh p d li u vào ch ươ ng trình. 1.1. Thêm(F2 ): ð thêm phi u thu ti n m t kích chu t vào thêm(F2), ch ươ ng trình hi n lên m t c a s 73
  74. Kích chu t Mã ch ng t : PT- Ch ươ ng trình t m c đ nh Ngày: 18/03/11- Ngày phát sinh ch ng t S ch ng t : 11- S ch ng t ư mà ng ưi dùng đánh theo th t Ti n tê: VND- N u theo dõi theo t giá USD thì ta nh p USD vào ph n ti n t và t giá quy đi. ði t ưng: DUY120- Ng ưi n p ti n H tên: Nguy n Duy Anh ða ch : Hà N i Di n gi i: Tr t m ng theo phi u chi 212;226;228;229- Lý do thu ti n Tk n : 1111- Vì thu ti n nên TK1111 t ăng lên và ghi n TK 1111 Tk cĩ: 141- Vì tr ti n t m ng nên s ti n t m ng s gi m đi nên ghi cĩ TK 141 ði t ưng: DUY120- Ngưi n p ti n VAT: N u cĩ thu thì ghi cịn khơng thì b tr ng Ti n thu VAT, TK n VAT, TK cĩ VAT: Do khơng cĩ thu nên nh ng ơ này ta b tr ng .Cịn mu n xem chi ti t ch ng t kích chu t vào h ch tốn đ xem chi ti t h ch tốn, kích chu t vào chi ti t VAT- Hĩa đơ n GTGT đ xem chi ti t. Phím F4 dùng đ chuy n sang chi ti t VAT Hn n : B tr ng Kèm theo: N u kèm theo ch ng t g c thì ghi cịn khơng b tr ng 74
  75. Sau khi nh p xong n i dung vào ch ng t kích chu t vào lưu 1.2. S a(F3): Dùng đ s a nh ng nơi dung khơng đúng trong phi u thu ti n m t, đ s a di chu t đ n ơ hay dịng c n s a kích chu t vào s a(F3) trên màn hình nh ư ví d d ưi đây Kích chu t Sa đúng n i dung c n s a kích chu t vào lưu 1.3. Xĩa(F8): Ch c n ăng này dùng đ xĩa nh ng n i dung khơng c n thi t hay khơng đúng trong phi u thu ti n m t, đ xĩa di chu t đ n ơ hay dịng c n xĩa kích chu t vào xĩa(F8) khi đĩ ch ươ ng trình s đưa ra câu h i: “ Xĩa ch ng t s 81/09” khơng?. N u mu n xĩa ch ng t kích chu t vào: “Yes”, n u khơng mu n xĩa kích chu t vào: “ No”. 75
  76. 1.4. Tính t ng s li u: Ch c n ăng này cĩ th giúp ng ưi s d ng tính đưc t ng s ti n ca phi u thu ti n m t m t cách nhanh nh t. ð tính t ng s li u ta Click chu t đ n ơ hay dịng d li u b ng s mà ta c n tính t ng và kích chu t vào ơ cĩ bi u t ưng xích ma màu đ. Khi đĩ ch ươ ng trình s thơng báo t ng s li u mà ng ưi dùng mu n tính t ng. Kích chu t Kích chu t Lưu ý: Ch c n ăng này ch áp d ng tính đưc v i các c t cĩ ki u d li u là ch s . 1.5. In báo cáo(F7): Ch c n ăng này giúp cho ng ưi s d ng in đưc các ch ng t . ð in đưc phi u thu ti n m t ta Click chu t đ n các ch ng t c n in sau đĩ đĩ kích chu t vào bi u t ưng máy in. Khi đĩ ch ươ ng trình s in ch ng t mà ng ưi s d ng c n in. 76
  77. ð in ch ng t kích chu t vào “All” đ in t t c , ơ “ Number of copies” ch n 1 in ra 2 liên, ch n 2 s in ra 4 liên tùy ng ưi s d ng mu n in ra bao nhiêu liên. Sau đĩ kích chu t vào Print đ in Lưu ý: Ta cĩ th n phím F7 trên bàn phím đ th c hi n quá trình in. Phím F7 đưc goi là phím t t giúp ng ưi s d ng gi m b t đưc các thao tác m t cách nhanh nh t. 1.6: Xem tr ưc khi in(ctrl+F7): Ch c n ăng này giúp cho ng ưi s d ng cĩ th xem nh ng n i dung tr ưc khi in. ð xem tr ưc khi in kích chu t vào biê t ưng máy in, khi đĩ ch ươ ng trình s hi n th lên n i dung mà ta c n in. 1.7. L c d li u: Ch c n ăng này cĩ th giúp cho ng ưi s d ng lc ra nh ng ch ng t là phi u chi mu n xem m t cách nhanh nh t, đ l c ta kích chu t vào bi u t ưng l c trên màn hình hi n lên m t c a s 77
  78. ðiu ki n l c: T ngày: 01/03/11 đn ngày: 31/03/11- Ngày tháng n ăm mà ng ưi dùng mu n l c Ch ng t t s : 1 đn s : 20- S ch ng t mà ng ưi dùng mu n l c Mã ch ng t : PT- ðây là mã c a ch ng t mu n l c Tài kho n: 111(Ti n m t)- Tk ng ưi dùng mu n l c N/Cĩ: *. T t c - L c t t c TK bên n và cĩ c a TK 111 S ti n t s : 39000000 đ n s : 100000000- S ti n mà ng ưi dùng mu n l c đ n Mã lo i thu : B tr ng Kho n m c, d ng nh p xu t, kho, đ i t ưng, v t t ư, n i dung, phân lo i: B tr ng Sau đĩ kích chu t vào th c hi n đ hồn thành quá trình l c d li u Chú ý: Ta cĩ th n phím F9 đ l c d li u. Phím này g i là phím tt giúp ng ưi s d ng cĩ th gi m b t các thao tác nh p d li u m t cách nhanh nh t. 2. Phi u chi tin m t: 78
  79. Cách đă ng nh p: K tốn ti n m t, TGNH \ Phi u chi ti n m t. Mt s ch c n ăng trong phi u chi ti n m t: 2.1. Thêm(F2): Ch c n ăng này dùng đ thêm các ch ng t trong phi u thu ti n m t, đ thêm vào phi u chi ti n m t kích chu t vào thêm trên màn hình, khi đĩ ch ươ ng trình hi n th Kích chu t 79
  80. Các b ưc đ nh p m t ch ng t m i: Mã ch ng t : PC- Ch ươ ng trình t m c đ nh Ngày: 10/03/11- Ngày c p nh t ch ng t S ch ng t : 03/01- S ch ng t - Là s ch ng t mà ng ưi s d ng đánh theo th t ch ng t ði t ưng: AA- Nguy n H ng Anh Ơng bà: Nguy n H ng Anh - ða ch : Hà N i Di n gi i: Tm ng đ mua cơng đin- Lý do chi ti n Tk n : 141- Vì t m ng nên ti m t m ng s t ăng. Tk cĩ: 1111- Vì chi ti n nên ti n m t s gi m và ghi cĩ Tk 1111 Ti n Vi t Nam ð ng: 10000000 ði t ưng: AA- B ph n, kho n m c, sn ph m, VAT, ti n thu VAT, Tk n VAT, Tk cĩ VAT: B tr ng. ð xem chi ti t kích chu t vào h ch tốn, chi ti t VAT, hĩa đơn GTGT đ xem chi ti t. Phím F4 dùng đ chuy n sang chi ti t VAT n u ng ưi dùng mu n xem chi ti t VAT Hn n : B tr ng Kèm theo bao nhiêu ch ng t g c thì ghi n u khơng thì b tr ng Sau đĩ kích chu t vào lưu Chú ý: Ta cĩ th dùng phím F2 đ thêm. Phím này cĩn đưc g i là phím t t giúp cho cho ng ưi s d ng gi m b t các thao tác nh p d li u m t cách nhanh nh t. 2.2. S a(F3): Ch c n ăng này dùng đ s a nh ng n i dung khơng đúng ho c khơng kh p trong phi u chi ti n m t, đ s a di chu t đén ơ hay dịng c n s a kích chu t vào s a(F3) trên màn hình nh ư ví d d ưi đây 80
  81. Sa đúng n i dung mà ta c n s a sau đĩ kích chu t vào lưu 2.3. Xĩa(F8 ): Ch c n ăng này dùng đ xĩa nh ng n i dung khơng đúng trong phi u chi ti n mt. ð xĩa ta di chu t đ n ơ hay dịng c n xĩa sau đĩ kích chu t vào xĩa(F8) và ch ươ ng trình x đư a ra câu h i: “ Xĩa ch ng t s 250/10” ?. N u xĩa kích chu t vào: “Yes”, n u khơng xĩa kích chu t vào: “No” 2.4. Tính t ng s li u: Ch c n ăng này giúp ng ưi s d ng cĩ th tính đưc t ng s li u mt cách nhanh nh t. ð tính t ng s li u di chu t đ n ơ hay dịng cĩ d li u b ng s mà ta c n tính tng và kích chu t vào ơ cĩ bi u t ưng xích ma màu đ. Khi đĩ ch ươ ng trình s thơng báo t ng s li u mà ng ưi dùng mu n tính t ng. Kích chu t Kích chu t 2.5. In báo cáo(F7): Ch c n ăng này giúp ng ưi s d ng cĩ th in đưc các ch ng t . ð in đưc phi u thu ti n m t ta Click chu t đ n các ch ng t c n in sau đĩ đĩ kích chu t vào bi u tưng máy in. Khi đĩ ch ươ ng trình s hi n lên 81
  82. ð in ch ng t kích chu t vào “All” đ in t t c , ơ “ Number of copies” ch n 1 in ra 2 liên, ch n 2 s in ra 4 liên tùy ng ưi s d ng mu n in ra bao nhiêu liên. Sau đĩ kích chu t vào Print đ in Lưu ý: Ta cĩ th n phím F7 trên bàn phím đ th c hi n quá trình in. Phím F7 đưc goi là phím t t giúp ng ưi s d ng gi m b t đưc các thao tác m t cách nhanh nh t. 2.6. Xem tr ưc khi in(Ctrl+F7): Ch c n ăng này cĩ th giúp ng ưi s d ng xem nh ng ch ng t tr ưc khi ta c n in. ð xem tr ưc khi in Click chu t đ n ch ng t mà ta c n xem, sau đĩ kích chu t vào bi u t ưng xem tr ưc in trên thanh cơng c . Khi đĩ ch ươ ng trình s hi n lên ch ng t mà ta c n xem. 82
  83. Chú ý : Ta cĩ th nh n Ctrl+F7 đ xem tr ưc khi in. Phím này cịn đưc g i là phím t t giúp ng ưi s d ng gi m b t cá thao tác m t cách nhanh nh t. 2.7. L c d li u(F9): Ch c n ăng này cĩ th giúp cho ng ưi s d ng lc ra nh ng ch ng t là phi u chi ti n m t mu n xem m t cách nhanh nh t, đ l c ta kích chu t vào bi u t ưng l c trên màn hình hi n lên m t c a s 83
  84. ðiu ki n l c: T ngày: 01/03/11 đn ngày: 31/03/11 - Ngày tháng n ăm mà ng ưi dùng mu n l c Ch ng t t s : 2 đ n s : 25- S ch ng t mà ng ưi dùng mu n l c Mã ch ng t : PC- ðây là mã c a ch ng t mu n l c Tài kho n: 111(Ti n m t)- Tk ng ưi dùng mu n l c N/Cĩ: *. T t c - L c t t c TK bên n và cĩ c a TK 111 Tài kho n đi t ưng: B tr ng S ti n t s đn s - S ti n mà ng ưi dùng mu n l c đ n Mã lo i thu : B tr ng Kho n m c, đi t ưng, s n ph m, n i dung, phân lo i: B tr ng Sau đĩ kích chu t vào th c hi n đ hồn thành quá trình l c d li u Chú ý: Ta cĩ th n phím F 9 đ l c d li u. Phím này g i là phím t t giúp ng ưi s d ng cĩ th gi m b t các thao tác nh p d li u m t cách nhanh nh t 3. Báo cĩ ngân hàng: Cách đă ng nh p: K tốn ti n m t, TGNH \ Báo cĩ ngân hàng 84
  85. Gi i thích m t s thơng tin khi c p nh p ch ng t : Ch ng t Mã hi u c a ch ng t , 2 ký t hoa, thu c danh m c ch ng t (khai báo s n trong chươ ng trình). Ngày S ca ch ng t , dài 10 ký t , đưc t đng c ng lên 1 khi vào ch ng t mi. Tuy nhiên ta c ũng cĩ th sa s ch ng t theo ý mu n. ch ng t S ch ng Ngày c a ch ng t cp nh t theo khuơn d ng Ngày/Tháng/N ăm (DD/MM/YYYY). L ưu ý N ăm ph i là n ăm đang làm vi c hi n th i và tháng ph i t k t tháng b t đu h ch tốn. Di n gi i Ch a n i dung c a ch ng t . ði t ưng ði t ưng c a ch ng t . ði t ưng n p ti n, đi t ưng nh n ti n, ng ưi mua, ng ưi bán. Tk n Tài kho n N ca ch ng t . Tk cĩ Tài kho n Cĩ c a ch ng t . Ti n S ti n phát sinh. Trong tr ưng h p phát sinh b ng ti n VN ð thì ti n ngo i t chính b ng s ti n VN ð nguyên t Thu VAT Mã c a lo i thu VAT đưc dùng Ti n Thu GTGT (n u cĩ). Máy tính s t đng tính thu GTGT b ng cách nhân thu su t GTGT v i ti n n u là lo i thu GTGT đưc kh u tr . Cịn v i lo i Thu VAT thu GTGT tr c ti p, ch ươ ng trình s t đng tính ra s thu đưc kh u tr và tr li giá v n. Tuy nhiên trong m t s tr ưng h p ng ưi s dng cĩ th sa s ti n thu GTGT tu ỳ ý b ng cách đ thu su t GTGT b ng 0 và s a tr c ti p s ti n thu Tk n VAT Tài kho n n ca đnh kho n thu GTGT. Tk cĩ VAT Tài kho n cĩ c a đnh kho n thu GTGT. Mt s ch c n ăng trong Báo cĩ ngân hàng Thêm(F2): ð thêm vào phi u báo cĩ ngân hàng kích chu t vào thêm(F2) 85
  86. Kích chu t Mã ch ng t : BC- Ch ươ ng trình t m c đ nh Ngày 18/03/11- Ngày phát sinh ch ng t S ch ng t : 02- S ch ng t mà ng ưi dùng đanh theo th t Ti n t : VN ð- N u theo dõi theo ti n ngo i t thì gõ USD vào ơ tin t ði t ưng: DUYANH - Ng ưi thu ti n H tên: Cơng ty máy tính Duy Anh ða ch : Phú Xuyên, Hà N i Di n gi i: Cơng ty Lotus thanh tốn ti n hàng- Lý do thu ti n Tk n : 1121- Vì cơng ty M c Lan thanh tốn ti n hàng nên s ti n trong qu t ăng Tk cĩ: 1311- S ti n: 54120000 ði t ưng: DUYANH -Ng ưi thu ti n Kho n m c, VAT, ti n thu VAT, Tk n VAT, Tk cĩ VAT: B tr ng ð xem chi ti t h ch tốn, chi tiêt VAT, hĩa đơ n GTGT kích chu t vào đ xem chi ti t Phím F4 dùng đ chuy n sang xem chi ti t VAT Hn n : B tr ng Kèm theo ch ng t g c: N u kèm theo ch ng t g c thì ghi cịn khơng b tr ng Sau đĩ kích chu t vào lưu Sa(F3): Ch c n ăng này dùng đ s a nh ng n i dung khơng đúng trong ch ng t đã nh p n phím F3 trên bàn phím ho c click chu t vào Sa(F3) trong danh m c 86
  87. Kích chu t Sa đúng n i dung c n s a sau đĩ kích chu t vào lưu Xĩa(F8): Ch c n ăng này dùng đ xĩa nh ng n i dung khơng đúng ho c khơng c n thi t trong gi y báo cĩ, đ xĩa ta di chu t đên ơ hay dịng c n xĩa sau đĩ kích chu t vào xĩa(F8) và ch ươ ng trình s đưa ra câu h i: “ Xĩa ch ng t s 01” khơng? N u mu n xĩa kích chu t vào: “Yes”, n u khơng mu n xĩa kích chu t vào: “No” Tính t ng s li u: Ch c n ăng này giúp ng ưi s d ng cĩ th tính đưc t ng s li u c a báo cĩ ngân hàng m t cách nhanh nh t. ð tính t ng s li u di chu t đ n ơ hay dịng cĩ d li u bng s c n tính t ng và kích chu t vào bi u t ưng cĩ xích ma màu đ trên thanh cơng c . Khi đĩ ch ươ ng trình s thơng báo s li u mà ng ưi dùng c n tính t ng. 87
  88. Kích chu t Kích chu t In báo cáo(F7): Ch c n ăng này giúp ng ưi s d ng cĩ th in đươ c các ch ng t . ð in kích chu t vào bi u t ưng máy in trên thanh cơng c , khi đĩ trên màn hình hi n lên Kích chu t 88
  89. ð in ch ng t kích chu t vào “All” đ in t t c , ơ “ Number of copies” ch n 1 in ra 2 liên, ch n 2 s in ra 4 liên tùy ng ưi s d ng mu n in ra bao nhiêu liên. Sau đĩ kích chu t vào Print đ in Lưu ý: Ta cĩ th n phím F7 trên bàn phím đ th c hi n quá trình in. Phím F7 đưc goi là phím t t giúp ng ưi s d ng gi m b t đưc các thao tác m t cách nhanh nh t. Xem tr ưc khi in(Ctrl+F7): Ch c n ăng này cĩ th giúp ng ưi s d ng xem nh ng ch ng t tr ưc khi ta c n in. ð xem tr ưc khi in Click chu t đ n ch ng t mà ta c n xem, sau đĩ kích chu t vào bi u t ưng xem tr ưc in trên thanh cơng c . Khi đĩ ch ươ ng trình s hi n lên ch ng t mà ta c n xem. Chú ý: Ta cĩ th nh n Ctlt+F7 đ xem tr ưc khi in. Hay đây cịn g i là phím t t giúp ng ưi s d ng gi m b t đưc các thao tác. Lc d li u(F9): Ch c n ăng này cĩ th giúp cho ng ưi s d ng lc ra nh ng ch ng t là báo cĩ ngân hàng mu n xem m t cách nhanh nh t, đ l c ta kích chu t vào bi u t ưng l c trên màn hình hi n lên m t c a s 89
  90. Kích chu t ðiu ki n l c: T ngày: 01/01/11 đn ngày: 31/03/11- Ngày tháng n ăm mà ng ưi dùng mu n l c Ch ng t t s , đn s - Là s ch ng t mà ng ưi dùng mu n l c Mã ch ng t : BC- ðây là mã c a ch ng t mu n l c Tài kho n- Gõ Tk ng ưi dùng mu n l c N/Cĩ: *. T t c - L c t t c TK bên n và cĩ. Tài kho n đ i t ưng: B tr ng S ti n t s đ n s - S ti n mà ng ưi dùng mu n l c đ n Mã lo i thu : B tr ng Kho n m c, n i dung, phân lo i: B tr ng Sau đĩ kích chu t vào th c hi n đ hồn thành quá trình l c d li u Chú ý: Ta cĩ th n phím F9 đ l c d li u. Phím này g i là phím t t giúp ng ưi s d ng cĩ th gi m b t các thao tác nh p d li u m t cách nahnh nh t Báo n ngân hàng: 90
  91. Cách đă ng nh p: K tốn ti n m t, TGNH \ Báo n ngân hàng Mt s ch c n ăng trong Báo n ngân hàng: Thêm(F2): Ch c n ăng này giúp cho ng ưi s d ng cĩ th thêm các ch ng t vào báo n ngân hàng. ð thêm kích chu t vào thêm trên màn hình, khi đĩ ch ươ ng trình hi n lên 91
  92. Cách nh p m t ch ng t m i: Mã ch ng t : BN- Ch ươ ng trình t m c đ nh mã ch ng t Ngày: 08/01/11- Ngày ghi ch ng t S : 04- S ch ng t mà ng ưi dùng đánh theo th t Ti n t : VN ð- Ng ưi dùng theo dõi tin theo VN ð, n u theo dõi theo t giá USD nh p USD vào và t gái t ươ ng ng chuy n sang ti n VN ð ði t ưng: AA - Là ng ưi chi ti n H tên: Nguy n H ng Ánh ða ch : Hà N i Di n gi i: Tr ti n cho cơng ty ACC- Lý do chi tiên Tk n : 331|(Ph i tr ng ưi bán)- Vì mua hàng ph i tr ti n nên ph i tr ng ưi bán s gi m đi và đnh kho n n Tk331 Tk cĩ: 1121(Ti n g i ngân hàng)- Vì ph i chuy n kho n tr ng ưi bán nên s ti n t i ngân hàng s gi m đi và đnh kho n cĩ Tk1121 Ti n VN ð: 24000000- S ti n ph i tr ng ưi bán B ph n, kho n m c, s n ph m, Vat, ti n thu VAT, TK n Vat, TK cĩ VAT: B tr ng ð xem chi ti t kích chu t vào h ch tốn, chi ti t VAT, hĩa đơn GTGT đ xem chi ti t. Mu n chuy n sang xem chi ti t VAT cĩ th nh n phím F4 đ xem Hn n : B tr ng Kèm theo ch ng t g c, n u kèm theo ch ng t g c thì ghi cịn khơng b tr ng Sau đĩ kích chu t vào lưu đ hồn thành quá trình thêm m i. 92
  93. Chú ý : Ta cĩ th nh n phím F2 trên bàn phím đ thêm m i, phím này cịn đưc g i là phím t t giúp ng ưi s d ng cĩ th gi m b t các thao tác cp nh t s li u m t cách nhanh nh t Sa(F3): Ch c n ăng này giúp ng ưi s d ng cĩ th cĩ th s a nh ng n i dung khơng đúng, đ s a ta di chu t đ n ơ hay dịng c n s a và kích chu t vào s a trên thanh cơng c . Khi đĩ ch ươ ng trình hi n lên n i dung c n s a Kích chu t Sa đúng n i dung c n s a sau đĩ kích chu t vào ch p nh n Chú ý: Cĩ th nh n phím F3 trên bàn phím đ s a. Phím này cịn đưc g i là phím t t giúp ng ưi s d ng gi m b t đưc các thao tác m t cách nhanh nh t Xĩa(F9): Ch c n ăng này giúp ng ưi s d ng cĩ th xố nh ng ch ng t khơng đúng v i nơi dung c n nh p. ð xĩa di chu t đ n ch ng t c n xĩa. Sau đĩ kích chu t xĩa trên thanh cơng c và ch ươ ng trình x đưa ra câu h i: “ Xĩa ch ng t s 04 ?. N u xĩa kích chu t vào: “Yes”, nu khơng xĩa kích chu t vào: “No” 93
  94. Kích chu t Tính t ng s li u: Ch c n ăng này giúp ng ưi s d ng cĩ th tính đưc t ng s ti n báo n ngân hàng m t cách nhanh nh t. ð tính t ng s ti n ta di chu t đ n ơ hay dịng cĩ ch a s li u là con s , kích chu t vào bi u t ưng xích ma màu đ trên thanh cơng c . Khi đĩ ch ươ ng trình s hi n lên t ng s ti n mà ng ưi dùng mu n tính. Kích chu t Kích chu t In báo cáo(F7): Ch c n ăng này giúp ng ưi s d ng cĩ th in đưc gi y báo n . ð in di chu t đ n ch ng t c n in va kích chu t vào bi u t ưng in trên thanh cơng c , khi đĩ ch ươ ng trình hi n lên 94
  95. Kích chu t ð in ch ng t kích chu t vào “All” đ in t t c , ơ “ Number of copies” ch n 1 in ra 2 liên, ch n 2 s in ra 4 liên tùy ng ưi s d ng mu n in ra bao nhiêu liên. Sau đĩ kích chu t vào Print đ Chú ý : Ta cĩ th nh n phím F7 trên bàn phím đ in báo cáo. Phím này cịn đưc g i là phím tt giúp ng ưi s d ng gi m b t đưc các thao tác m t cách nhanh nh t Xem tr ưc khi in( Crtl+F7): Ch c n ăng này giúp cho ng ưi s dng xem đưc gi y báo n tr ưc khi in. ð xem di chu t đ n ch ng t c n xem và kích chu t vào bi u t ưng xem tr ưc khi in trên thanh cơng c , khi đĩ ch ươ ng trình s hi n lên ch ng t mà ta c n xem. Chú ý : Ta cĩ th nh n phím Crtl+F7 trên bàn phím đ xem tr ưc khi in.Phím này con đưc gi là phím tt giúp ng ưi s d ng gi m b t đưc các thao tác m t cách nhanh nh t Lc d li u: Ch c n ăng này cĩ th giúp cho ng ưi s d ng lc ra nh ng ch ng t là phi u chi ti n m t mu n xem m t cách nhanh nh t, đ l c ta kích chu t vào bi u t ưng l c trên thanh cơng c. Khi đĩ ch ươ ng trình s hi n n i dung cn l c Kích chu t 95
  96. ðiu ki n l c ch ng t : T ngày: 01/03/11 đn ngày: 31/03/11- Ngày tháng n ăm mà ng ưi dùng mu n l c Ch ng t t s , đn s - Là s ch ng t mà ng ưi dùng mu n l c đn Mã ch ng t : BN - ðây là mã c a ch ng t mu n l c Tài kho n: 112( Ti n g i ngân hàng) - Tk ng ưi dùng mu n l c N/Cĩ: *. T t c - L c t t c TK bên n và cĩ c a TK 112 Tài kho n đ i t ưng: B tr ng S ti n t s đ n s - S ti n mà ng ưi dùng mu n l c đ n Mã lo i thu : B tr ng Kho n m c, n i dung, phân lo i: B tr ng Sau đĩ kích chu t vào th c hi n đ hồn thành quá trình l c d li u Chú ý: Ta cĩ th n phím F 9 đ l c d li u. Phím này g i là phím t t giúp ng ưi s d ng cĩ th gi m b t các thao tác nh p d li u m t cách nhanh nh t Lưu ý chung : Khi l p phi u thu, phi u chi, gi y báo cĩ, gi y báo n ph i chi ti t theo t ng hĩa đơ n và khi thu -chi ti n ph i cùng m t đ i t ưng v i các ch ng t liên quan. 3. K tốn mua hàng: Ch c n ăng: Theo dõi t ng h p và chi ti t hàng mua vào theo m t hàng, nhà cung c p và h p đ ng Tính thu GTGT c a hàng hĩa mua vào Theo dõi các kho n ph i tr , tình hình tr ti n và tình tr ng ph i tr cho cac nàh cung c p Cp nh t các phi u nh p mua: trong n ưc, nh p kh u, chi phí mua hàng Theo dõi VN ð theo ngo i t Phân h k tốn mau hang liên k t s li u k tốn ti n m t, ti n g i đ cĩ th lên d ưc báo cáo cơng n và chuy n s li u sang báo cáo và s sách, kê tốn hàng t n kho. Cp nh t s li u: Phi u nh p mua : Ch c n ăng: Dùng đ c p nh t nh ng ch ng t phát sinh đ i v i hàng hĩa nh p trong nưc và nh p kh u t n ưc ngồi 96
  97. Cách đă ng nh p: K tốn mua hàng \ Phi u nh p mua Gi i thích m t s thơng tin chung: Mã ch ng t Mã hi u c a ch ng t , 2 ký t hoa, thu c danh m c ch ng t (khai báo s n trong ch ươ ng trình). Ngày ch ng t S ca ch ng t , dài 10 ký t , đưc t đng c ng lên 1 khi vào ch ng t mi. Tuy nhiên ta c ũng cĩ th sa s ch ng t theo ý mu n. S ch ng t Ngày c a ch ng t cp nh t theo khuơn d ng Ngày/Tháng/N ăm (DD/MM/YYYY). L ưu ý N ăm ph i là n ăm đang làm vi c hi n th i và tháng ph i k t tháng b t đu h ch tốn. Di n gi i Ch a n i dung c a ch ng t . ði t ưng ði t ưng c a ch ng t . ði t ưng n p ti n, đi t ưng nh n ti n, ng ưi mua, ng ưi bán. Tng ti n Tng s ti n c a hoa đơ n nh p mau bao g m c thu GTGT đ u vào Mã v t t ư Mã v t t ư. Tên v t t ư Tên c a v t t ư hàng hĩa khi nh p mua hàng ðVT ðơ n v tính c a v t t ư hàng hĩa Mã kho Mã c a kho hàng hĩa nh p mua S l ưng S lưng c a v t t ư ðơ n giá ðơ n giá c a m t hàng Thành ti n S ti n c a m t hàng nh p mua Mt s ch c n ăng trong phi u nh p mua: Thêm(F2): Ch c n ăng này giúp cho ng ưi s d ng thêm nh ng ch ng t ư m i vào phi u nh p mua. ð them kích chu t vào thêm trên thanh cơng c , khi đĩ ch ươ ng trình s hi n lên m t màn hình giao di n. 97
  98. Kích chu t Ví d : Nh p ch ng t c a cơng ty Trang Linh Ch ng t : NM- Ch ươ ng trình t n c đ nh Ngày nh p: 10/01/11- Ngày tháng n ăm nh p hàng S phi u: 03- S th t ng ưi dùng nh p ch ng t Ti n t : VN ð- Theo dõi theo ti n VN ð, n u theo dõi theo t giá USD thì nh p USD và t giá quy đ i sang ti n VN ð vào ơ ti n t ði t ưng: LL(Nguy n Th Lan)- Ng ưi nh p hàng H tên: Nguy n Th Lan. ð a ch : Hà N i Di n gi i: Nh p hàng mua c a cơng ty Trang Linh- Lý do nh p hàng Mã nh p xu t: 3313- ðây là mã c a mua hàng ch ưa thanh tốn ti n Tk cĩ: 331(Ph i tr ng ưi bán)- Vì mua hàng ch ưa thanh tốn nên đnh kho n cĩ Tk331 Kho n m c chi phí: B tr ng Vt t ư: 001,003- mã c a m t hàng Tên v t t ư: Hàng 1, hàng 3- Tên c a m t hàng nh p mua Tk n : 1561(Hàng hĩa)- Vì nh p hàng nên hàng hĩa t ăng đnh kho n n Tk1561 Kho: HANGHOA - ðây là kho c a hàng nh p mua S l ưng: 20- S l ưng c a m t hàng nh p mua ðơ n giá: 2500000 - ðơ n giá c a m t hàng nh p mua Thành ti n: 50000000 - S ti n c a hàng nh p mua ch ưa bao g m thu ð xem chi ti t đ nh kho n và xem chi ti t Thu ta kích chu t vào chi ti t 1, chi ti t 2 đ xem 98
  99. Ho c cĩ th nh n phím F4 trên bàn phím đ xem chi ti t Hn n : B tr ng VAT: V10- mã c a thu GTGT đàu vào 10% Tk n : 1331- Tk n c a thu GTGT đ u vào Tk cĩ: 331- Ph i tr ng ưi bán ði t ưng thu Nguy n Thi Lan(NTL)- Vì ng ưi mua hàng là NTL nên NTL là đi tưng thu _ MST: 1230145621 S hĩa đơn: S ghi trên hĩa đơ n Ngày hĩa đơ n: Ngày ghi trên hĩa đơ n S seri: Là s seri c a hĩa đơ n Sau đĩ kích chu t vào lưu Chú ý: ta cĩ th nh n phím F2 trên bàn phím đ s a. Phím này cịn đưc g i là phím t t giúp ng ưi s d ng cĩ th gi m b t các tao tác m t cách nhanh nh t Sa(F3): Ch c n ăng này giúp cho ng ưi s d ng cĩ th s a nh ng ch ng t khơng đúng ni dung. ð s a di chu t đ n chng t c n s a và kích chu t vào s a trên màn hình. Khi đĩ ch ươ ng trình s hi n lên ch ng t c n s a Kích chu t Sa đúng n i dung c n s a và kích chu t vào ch p nh n đ hồn thành quá trình s a Chú ý: ta cĩ th nh n phím F3 trên bàn phím đ s a. Phím này cịn đưc g i là phím t t giúp ng ưi s d ng cĩ th gi m b t các tao tác m t cách nhanh nh t 99
  100. Xĩa(F8): Ch c n ăng này giúp ng ưi s d ng cĩ th xĩa nh ng ch ng t khơng đúng v i ni dung. ð xĩa ta Click chu t đ n ch ng t c n xĩa và kích chu t vào xĩa trên thanh cơng c , khi đĩ ch ươ ng trình s đư a ra câu h i: “ Xĩa ch ng t s 02 khơng?. N u xĩa kích chu t vào: “Yes”, n u khơng xĩa kích chu t vào: “No. Kích Ch n chu t dịng xĩa Chú ý: ta cĩ th nh n phím F8 trên bàn phím đ xĩa hay phím này cịn đưc g i là phím t t giúp ng ưi s d ng cĩ th gi m b t đưc các thao tác. Tính t ng s li u: Ch c n ăng này giúp ng ưi s d ng cĩ th tính đưc t ng s ti n c a chúng t m t cách nhanh . ð tính t ng s ti n di chu t đ n ơ hay dịng cĩ ch a s li u là con s và kích chu t vào bi u t ưng xích ma màu đ trên thanh cơng c , khi đĩ ch ươ ng trình s thơng báo tng ti n c t c n tính. 100
  101. Kích chu t Kích chu t In báo cáo(F7): Ch c n ăng này giúp ng ưi s d ng cĩ th in đưc các phi u nh p mua. ð in Click chu t vào chúng t c n in và kích chu t vào bi u t ưng máy in, khi đĩ ch ươ ng trình hi n lên Kích chu t ð in ch ng t kích chu t vào “All” đ in t t c , ơ “ Number of copies” ch n 1 in ra 2 liên, ch n 2 s in ra 4 liên tùy ng ưi s d ng mu n in ra bao nhiêu liên. Sau đĩ kích chu t vào Print đ in. Chú ý: Ta cĩ th nh n phím F7 trên bàn phím đ in báo cáo. Phím này con đưc g i là phím tt giúp ng ưi s d ng gi m b t đưc các thao tác m t cách nhanh nh t 101
  102. Xem tr ưc khi in( Crtl+F7): Ch c n ăng này giúp cho ng ưi s d ng xem đưc gi y báo n tr ưc khi in. ð xem di chu t đ n ch ng t c n xem và kích chu t vào bi u t ưng xem tr ưc khi in trên thanh cơng c , khi đĩ ch ươ ng trình s hi n lên ch ng t mà ta c n xem Chú ý: Ta cĩ th nh n phím Crtl+F7 trên bàn phím đ xem tr ưc khi in. Phím này cịn đưc gi là phím t t giúp ng ưi s d ng gi m b t đưc các thao tác m t cách nhanh nh t Lc d li u(F9): Ch c n ăng này giúp ng ưi s d ng cĩ th l c đưc nh ng ch ng t là phi u nh p mua theo t ng ngày t ng s hĩa đơn t ng Tk m t cách nhanh nh t. ð l c ch ng t ta kích chu t vào bi t ưng l c trên thanh cơng c , khi đĩ ch ươ ng trình hi n lên 102
  103. Kích chu t ðiu ki n l c ch ng t : T ngày: 01/03/11 đn ngày: 31/03/11- Ngày tháng n ăm mà ng ưi dùng mu n l c Ch ng t t s đn s - Là s ch ng t mà ng ưi dùng mu n l c Mã ch ng t : BN - ðây là mã c a ch ng t mu n l c Tài kho n- Tk ng ưi dùng mu n l c N/Cĩ: *. T t c - L c t t c TK bên n và cĩ c a TK 112 Tài kho n đ i t ưng: B tr ng S ti n t s đ n s - S ti n mà ng ưi dùng mu n l c Mã lo i thu : B tr ng Kho n m c, dng nh p xu t, kho, ni dung, phân lo i: B tr ng Sau đĩ kích chu t vào th c hi n đ hồn thành quá trình l c d li u Chú ý: Ta cĩ th nh n phím F9 trên bàn phím đ l c d li u. Phím này con đưc g i là phím tt giúp ng ưi s d ng gi m b t đưc các thao tác m t cách nhanh nh t Chi phí v n chuy n Ch c n ăng: Dùng đ c p nh t nh ng ch ng t phát sinh khi mua hàng nh ư: Chi phí v n chuy n, chi phi b o hi m hàng hĩa, thu nh p kh u, chi phí d ch v khác. Cách đă ng nh p: K tốn mua hàng \ Chi phí v n chuy n 103
  104. Mt s ch c n ăng trong chi phí v n chuy n: Thêm(F2): Ch c n ăng này giúp cho ng ưi s d ng cĩ th thêm nh ng chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng. ð thêm kích chu t vào thêm trên thanh cơng c , khi đĩ ch ươ ng trình hi n lên Kích chu t 104
  105. Ví d : Thêm chi phí v n chuy n phát sinh khi mua hàng Mã ch ng t : CP- Ch ươ ng trình t m c đ nh Ngày ch ng t : 02/01/11- Ngày phát sinh chi phí mua hàng S ch ng t : 003- S ch ng t mà ng ưi dùng nh p theo th t Ti n t : VN ð- Chi phí mua hàng này theo dõi theo ti n VN ð, n u theo dõi theo t giá ngo i t thì nh p USD vào ơ ti n t và ti n quy đ i sang VN ð t ươ ng ng Hp đ ng: B tr ng ði t ưng: HH H tên: Nguy n Th Lan ða ch : Hà N i Mã nh p xu t: 3313- Mã mua hàng ch ưa thanh tốn Tk cĩ: 331- Vì ch ưa thanh tốn ti n cho ng ưi mua nên s ghi cĩ Tk 331(Ph i tr ng ưi bán) Kho n m c chi phí: B tr ng Phân b chi phí: Kích chu t vào dịng phân b chi phí, khi đĩ ch ươ ng trình hi n lên m t c a s đ phân b Kích chu t Kích chu t đ ch n phi u nh p Cách phân b : Giá tr ngo i t : N u theo dõi theo ngo i t thì nh p cịn khơng b tr ng Phân b chi phí nh p mua hàng theo: 1 n u theo giá tr thì nh p, 2 nu theo s l ưng thì nh p Mã ch ng t : CP- Vì đây là mã c a ch ng t chi phí mua hàng Kho: HANGHOA - Kho c a hàng hĩa c n phân b Nhĩm v t t ư: N u hàng hĩa thu c nhĩm nào thì ta ch n nhĩm đĩ Vt t ư: N u v t t ư thu c m t hàng nào thì nh p v t t ư đĩ vào Dng nh p: Mua hàng ch ưa thanh tốn và đã thanh tốn, n u thu c lo i d ng nh p nào thì ta nh p d ng đĩ vào T ngày: 02/01/11 đn 02/01/11- Ngày phát sinh chi phí Ch ng t s đ n s : N u mu n phân b ch ng t t s nào thì nh p vào Các phi u nh p: Ta kích chu t vào ơ cĩ ba ch m đ l c phi u nh p Khi này ta kích chu t vào ơ ch n s hi n lên d u nhân và thốt ra. Sau đĩ kích chu t vào ch p nh n đ hồn thành quá trình phân b Mã v t t ư: 001- Mã c a m t hàng nh p mua Tên v t t ư: Hàng 1- Tên c a m t hàng nh p mau vào ðVT: Cái- ðV c a m t hàng nh p mua 105
  106. TK n : 1561- Vì mua hàng hĩa nên s hàng hĩa t ăng lên và ghi n TK 1561 Sn ph m: B tr ng Kho: KHH- Kho c a m t hàng nh p mua S l ưng, đơn giá: B tr ng Thành ti n: 1000000- S ti n chi phí phát sinh ð xem chi ti t ta kích chu t vào chi ti t 1, chi ti t 2 đ xem chi ti t ho c at cĩ th nh n phím F4 đ chuy n sang xem chi ti t 2 Hn n : b tr ng VAT: V10- Mã c a thu GTGT đ u vào 10% Tk n : 1331- Thu GTGT đ u vào c a hàng nh p mua Tk cĩ 331: Ph i tr ng ưi bán ði t ưng thu VAT: Nguy n Th Lan - Mã s thu là mã s thu c a đ i t ưng S hĩa đơ n: S ghi trên hĩa đơ n c a chi phí v n chuy n Ngày hĩa đơ n: Ngày ghi trên hĩa đơ n S seri: S c a seri ghi trên hĩa đơ n Sau đĩ kích chu t vào ch p nh n đ hồn thành Chú ý : Ta cĩ th nh n phím F2 trên bàn phím đ thêm hay phím này cịn đưc g i là phím t t giúp ng ưi s d ng gi m b t đưc các thao tác m t cách nhanh nh t. Sa( F3): Ch c n ăng này giúp cho ng ưi s d ng cĩ th s a nh ng n i dung khơng đúng trong ch ng t đã nh p. ð s a Click chu t vào ch ng t c n s a và kích chu t vào s a trên thanh cơng c , khi đĩ ch ươ ng trình hi n lên Kích chu t Sa đúng n i dung c n s a và kích chu t vào ch p nh n 106
  107. Chú ý : Ta cĩ th nh n phím F3 trên bàn phím đ s a hay phím này cịn đưc g i là phím t t giúp ng ưi s d ng gi m b t đưc các thao tác m t cách nhanh nh t. Xĩa(F8): Ch c n ăng này giúp ng ưi s d ng cĩ th xĩa nh ng ch ng t khơng đúng. ð xĩa ta Click chu t đn ch ng t c n xĩa và kích chu t vào xĩa trên thanh cơng c , khi đĩ ch ươ ng trình đt ra câu h i: “Xĩa ch ng t s 01?” N u mu n xĩa ta kích chu t vào: “Yes”, khơng mu n xĩa ch ng t đĩ kích chu t vào”No” Kích chu t Kích chu t Tính t ng s li u: Ch c n ăng này giúp ng ưi s d ng cĩ th tính đưc t ng s ti n c a hĩa đơ n chi phí v n chuy n m t cách nhanh nh t. ð tinh t ng s li u ta Click chu t đ n ơ hay dịng cĩ ch a d li u b ng s và kích chu t vào bi u t ưng xích ma màu đ trên thanh cơng c , khi đĩ ch ươ ng trình s hi n lên t ng s ti n ma ta c n tính 107
  108. Kích chu t Kích chu t Kích chu t In báo cáo(F7): Ch c n ăng này cĩ th giúp ng ưi s d ng cĩ th in đưc nh ng ch ng t là hĩa đơ n chi phí v n chuy n. ð in ta Click chu t đ n ch ng t c n in và kích chu t vào bi u tưng máy in trên thanh cơng c , khi đĩ ch ươ ng trình hi n lên Kích chu t ð in ch ng t kích chu t vào “All” đ in t t c , ơ “ Number of copies” ch n 1 in ra 2 liên, ch n 2 s in ra 4 liên tùy ng ưi s d ng mu n in ra bao nhiêu liên. Sau đĩ kích chu t vào Print 108
  109. Chú ý: Ta cĩ th nh n phím F7 trên bàn phím đ in báo cáo. Phím này cịn đưc g i là phím tt giúp ng ưi s d ng gi m b t các thao tác t i m c t i thi u nh t. Xem tr ưc khi in: Ch c n ăng này giúp cho ng ưi s d ng xem đưc ch ng t chi phí mua hàng tr ưc khi in. ð xem di chu t đ n ch ng t c n xem và kích chu t vào bi u t ưng xem tr ưc khi in trên thanh cơng c , khi đĩ ch ươ ng trình s hi n lên ch ng t mà ta c n xem. Chú ý: Ta cĩ th nh n phím Crtl+F7 trên bàn phím đ xem tr ưc khi in.Phím này cịn đưc gi là phím t t giúp ng ưi s d ng gi m b t đưc các thao tác m t cách nhanh nh t ` 109
  110. Lc d li u(F9): Ch c n ăng này giúp ng ưi s d ng cĩ th l c đưc nh ng ch ng t chi phí mua hàng theo t ng ngày, t ng s hĩa đơn, t ng Tk m t cách nhanh nh t. ð l c ch ng t ta kích chu t vào bi t ưng l c trên thanh cơng c , khi đĩ ch ươ ng trình hi n lên Kích chu t ðiu ki n l c: T ngày: 01/03/11 đn ngày: 31/03/11 - Ngày tháng n ăm mà ng ưi dùng mu n l c Ch ng t t s đ n s - S ch ng t mà ng ưi dùng mu n l c Mã ch ng t : BN - ðây là mã c a ch ng t mu n l c Tài kho n- Tk ng ưi dùng mu n l c N/Cĩ: *. T t c - L c t t c TK bên n và bên cĩ TK 1561 Tài kho n đ i t ưng: B tr ng S ti n t s đ n s - S ti n mà ng ưi dùng mu n l c đ n Mã lo i thu : B tr ng Kho n m c, n i dung, phân lo i: B tr ng Sau đĩ kích chu t vào th c hi n đ hồn thành quá trình l c d li u Chú ý : Ta cĩ th nh n phím F9 trên bàn phím đ l c d li u. Phím này con đưc g i là phím tt giúp ng ưi s d ng gi m b t đưc các thao tác m t cách nhanh nh t 4. K tốn bán hàng: Ch c n ăng : Cp nh p các hĩa đơn bán hàng, bao g m hĩa đơn bán hàng, hàng bán b tr l i Theo dõi t ng h p và chi ti t hàng bán ra Theo dõi bán hàng theo b ph n, c a hàng, nhân viên bán hàng, theo h p đ ng 110