Giáo trình môn Nguyên lý kế toán - ThS. Bùi Nữ Thanh Hà

Nội dung text: Giáo trình môn Nguyên lý kế toán - ThS. Bùi Nữ Thanh Hà

1. ÂAÛI HOÜC ÂAÌ NÀÔNG TRÆÅÌNG ÂAÛI HOÜC BAÏCH KHOA W[ \X ThS. BUÌI NÆÎ THANH HAÌ GIAÏO TRÇNH Âaì Nàông - 2005 1
2. Låìi måí âáöu Âãø âaïp æïng nhu cáöu âäøi måïi phæång phaïp giaíng daûy vaì náng cao cháút læåüng âaìo taûo, Âaûi hoüc Âaì Nàông cuìng caïc træåìng âaûi hoüc thaình viãn âaî tiãún haình täø chæïc biãn soaûn giaïo trçnh theo caïc khung chæång trçnh âaìo taûo quy âënh. Nguyãn lyï kãú toaïn laì mäüt trong caïc giaïo trçnh noïi trãn nhàòm trang bë kiãún thæïc nãön taíng cho sinh viãn caïc ngaình Kinh tãú noïi chung vaì sinh viãn chuyãn ngaình Kinh tãú xáy dæûng noïi riãng, taûo âiãöu kiãûn thuáûn låüi hån cho sinh viãn trong hoûc táûp vaì nghiãn cæïu. Dæûa theo âãö cæång män hoüc Nguyãn lyï kãú toaïn cuía Häüi âäöng Ngaình kãú toaïn, giaïo trçnh âæåüc kãút cáúu thaình baíy chæång, trong âoï coï quaïn triãût nhæîng näüi dung cå baín cuía Luáût Kãú toaïn âæåüc Quäúc häüi næåïc Cäüng hoìa Xaî häüi chuí nghéa Viãût Nam thäng qua ngaìy 17/06/2003 vaì nhæîng sæía âäøi cuía hãû thäúng kãú toaïn theo caïc chuáøn mæûc kãú toaïn måïi hiãûn nay. Trong quaï trçnh biãn soaûn giaïo trçnh, taïc giaí âaî cäú gàõng cáûp nháût thäng tin måïi âäöng thåìi tham khaío nhiãöu giaïo trçnh khaïc, nhæng chàõc chàõn seî khäng traïnh khoíi nhæîng haûn chãú nháút âënh. Ráút mong nháûn âæåüc yï kiãún âoïng goïp cuía caïc nhaì chuyãn män, caïc anh chë âäöng nghiãûp vaì caïc baûn âoüc âãø giaïo trçnh âæåüc hoaìn thiãûn hån . Xin trán troüng caïm ån. Biãn soaûn : Ths. Buìi Næî Thanh Ha ì 2
3. CHÆÅNG 1 GIÅÏI THIÃÛU VÃÖ KÃÚ TOAÏN 1.1 SÆÛ HÇNH THAÌNH VAÌ PHAÏT TRIÃØN CUÍA HAÛCH TOAÏN KÃÚ TOAÏN 1.1.1 Haûch toaïn - yï nghéa vaì vai troì cuía noï trong nãön kinh tãú Ngay tæì thåìi nguyãn thuyí, khi chè måïi biãút haïi læåüm vaì sàn bàõn con ngæåìi âaî quan saït, âo læåìng, tênh toaïn vaì biãøu thë sæû täön taûi hay biãún máút cuía caïc cuía caíi sàn bàõn hoàûc haïi læåüm âæåüc dæåïi nhiãöu hçnh thæïc khaïc nhau. Cuìng våïi sæû tiãún bäü dáön cuía xaî häüi loaìi ngæåìi, sæû quan saït, âo læåìng, tênh toaïn âaî âæåüc ghi cheïp khäng nhæîng bàòng caïc cäng cuû thä så maì coìn thæûc hiãûn bàòng caí nhæîng phæång tiãûn maïy moïc hiãûn âaûi. Song duì laì biãøu thë dæåïi hçnh thæïc thä så hay hiãûn âaûi thç caïc âäüng taïc quan saït, âo læåìng, tênh toaïn vaì ghi cheïp traíi qua caïc thåìi kyì kinh tãú xaî häüi khaïc nhau âãöu coï cuìng mäüt yï nghéa, âoï laì: Nhàòm thäng baïo thæåìng xuyãn, chênh xaïc vaì këp thåìi caïc thäng tin vãö tçnh hçnh kinh tãú xaî häüi trãn táöm vi mä vaì vé mä - maì chuïng ta goüi laì Haûch toaïn Haûch toaïn luïc âáöu chè âån thuáön laì cäng cuû âæåüc con ngæåìi sæí duûng âãø quaín lyï taìi saín laìm ra trong caïc âiãöu kiãûn thiãn nhiãn khàõc nghiãût vaì sæû báúp bãnh cuía cuäüc säúng. Caìng vãö sau, theo âaì phaït triãøn cuía nãön kinh tãú xaî häüi cuìng våïi sæû tiãún bäü khäng ngæìng cuía khoa hoüc kyî thuáût, haûch toaïn cuîng ngaìy caìng phaït triãøn âa daûng vaì phong phuï caí vãö näüi dung láùn hçnh thæïc.Trong âoï coï mäüt loaûi haûch toaïn âæåüc xem laì phæång tiãûn khäng thãø thiãúu âæåüc âäúi våïi sæû täön taûi vaì phaït triãøn cuía táút caí caïc chuí thãø trong mäüt nãön kinh tãú: häü gia âçnh, täø chæïc taìi chênh trung gian, caïc täø chæïc taìi chênh quäúc tãú, ngán saïch Nhaì næåïc vaì âàûc biãût laì caïc doanh nghiãûp. Chênh laì Haûch toaïn kãú toaïn. 1.1.2 Sæû ra âåìi vaì phaït triãøn cuía haûch toaïn kãú toaïn Quaï trçnh phaït triãøn cuía haûch toaïn noïi chung vaì haûch toaïn kãú toaïn noïi riãng luän gàõn liãön våïi tiãún trçnh phaït triãøn cuía xaî häüi loaìi ngæåìi. Nhiãöu nhaì nghiãn cæïu lëch sæí kinh tãú âãöu thäúng nháút ràòng: Haûch toaïn kãú toaïn thæûc sæû xuáút hiãûn vaì coï dáúu hiãûu phaït triãøn tæì khi coï sæû hçnh thaình chæî viãút vaì säú hoüc så cáúp maì træåïc hãút laì sæû phaït minh ra hãû âãúm tháûp phán vaì viãûc sæí duûng räüng raîi chæî säú AÍ ráûp âaî taûo ra nhæîng tiãön âãö cáön thiãút cho sæû ra âåìi cuía haûch toaïn kãú toaïn. Tháût váûy nhiãöu thãú kyí træåïc âáy, Kãú toaïn âaî tråí thaình mäüt män khoa hoüc âäüc láûp vaì theo mäüt säú nhaì nghiãn cæïu khaío cäø hoüc thç ngæåìi ta âaî tçm ra nhæîng di têch bàòng gäúm hoàûc saình trãn âoï coï ghi khàõc nhiãöu taìi liãûu chæïng toí khoaíng 2000 nàm træåïc cäng nguyãn ngæåìi dán Babylonienne âaî biãút nhæîng khaïi niãûm så khåíi vãö kãú 3
4. toaïn nhæ viãûc ghi cheïp vãö trao âäøi haìng hoaï, cho vay vaì thiãúu nåü hoàûc nhæ åí Ai cáûp cäø âaûi ngæåìi ta âaî tçm tháúy caïc loaûi giáúy duìng âãø ghi cheïp sæû tàng giaím taìi saín, ta goüi laì giáúy papirus, coìn åí La maî cäø âaûi thç laûi tçm tháúy caïc baíng nhoí bàòng saïp duìng âãø ghi cheïp tênh toaïn. Qua phán têch so saïnh giæîa caïc di váût våïi caïc taìi liãûu kãú toaïn hiãûn nay, ta coï thãø dãù daìng nháûn tháúy âàûc âiãøm cuía caïc váût duìng âãø ghi cheïp âoï láön læåüt aính hæåíng âãún caïc loaûi säø saïch chæïng tæì ngaìy nay, chàóng haûn nhæ: Khi phán têch caïc tåì giáúy papirus ngæåìi ta nháûn tháúy kãút cáúu vaì caïch sæí duûng cuía chuïng gàõn liãön våïi sæû ra âåìi cuía caïc tåì råìi haûch toaïn täøng håüp ngaìy nay, coìn âäúi våïi caïc baíng bàòng saïp thç ta laûi phaït hiãûn tháúy chuïng liãn quan træûc tiãúp âãún sæû xuáút hiãûn cuía säø saïch kãú toaïn vaì cuäúi cuìng laì caïc baíng ghi cheïp bàòng gäúm laûi coï kãút cáúu gàõn liãön våïi caïc tåì chi phiãúu hiãûn nay. Vaìo nhæîng nàm cuía tháûp niãn cuäúi thãú kyí XV (1491 - 1495), mäüt nhaì toaïn hoüc ngæåìi YÏ coï tãn laì Fra Luca Pacioli âaî viãút nãn cuäún saïch trçnh baìy caïc nguyãn tàõc càn baín vãö mäüt phæång phaïp ghi cheïp caïc quan hãû kinh tãú phaït sinh, goüi laì ghi keïp. Sau naìy ngæåìi ta goüi laì hãû thäúng kãú toaïn keïp. Cho âãún ngaìy nay chuïng ta phaíi thæìa nháûn ràòng viãûc phaït minh ra hãû thäúng kãú toaïn keïp laì mäüt trong nhæîng khaïm phaï läùi laûc cho sæû phaït triãøn xaî häüi loaìi ngæåìi. Ngaìy nay, cuìng våïi sæû tiãún bäü cuía khoa hoüc kyî thuáût tuy kãú toaïn âaî phaït triãøn åí mæïc âäü cao, con ngæåìi âaî biãút aïp duûng maïy vi tênh vaì caïc cäng cuû hiãûn âaûi khaïc vaìo cäng taïc kãú toaïn song cuîng chæa thãø vaì khäng thãø khäng dæûa vaìo nguyãn lyï kãú toaïn keïp âæåüc viãút trong saïch cuía Äng Luca. Baìn vãö viãûc nghiãn cæïu khoa hoüc kãú toaïn coï khaï nhiãöu træåìng phaïi lyï luáûn song cáön nháún maûnh mäüt âiãöu ràòng:" Haûch toaïn kãú toaïn khäng phaíi ra âåìi tæì khi coï kãú toaïn keïp maì haûch toaïn kãú toaïn ra âåìi cuìng våïi nãön kinh tãú haìng hoaï". Âiãöu naìy âaî âæåüc caïc træåìng phaïi nghiãn cæïu âãöu cäng nháûn. Trãn cå såí kãút håüp caïc træåìng phaïi lyï luáûn chênh, mäüt säú nhaì nghiãn cæïu kinh tãú âaî âuïc kãút laûi nhæ sau: Trong thåìi kyì Nguyãn thuyí, saín xuáút tæû cung tæû cáúp thç haûch toaïn âaî xuáút hiãûn nhæng chæa phaíi laì haûch toaïn kãú toaïn, viãûc haûch toaïn chè âæåüc thæûc hiãûn mäüt caïch âån giaín nhæ âaïnh dáúu lãn thán cáy hay buäüc nuït dáy Trong thåìi kyì naìy haûch toaïn chè laì haûch toaïn bàòng hiãûn váût vaì âæåüc sæí duûng phuûc vuû cho låüi êch cuía toaìn xaî häüi. Sang thåìi kyì Chiãúm hæîu nä lãû, yï nghéa cuía haûch toaïn âaî thay âäøi, haûch toaïn âæåüc sæí duûng træåïc hãút âãø theo doîi nä lãû vaì âáút âai, ngoaìi ra haûch toaïn coìn âæåüc sæí duûng âãø theo doîi viãûc âäøi chaïc tiãön, luïc báúy giåì khäng chè haûch toaïn bàòng hiãûn váût maì coìn haûch toaïn bàòng tiãön - sau naìy goüi laì haûch toaïn kãú toaïn. Cuîng trong thåìi kyì naìy säø kãú toaïn âaî xuáút hiãûn 4
5. Âãún thåìi kyì Phong kiãún, sæû phaït triãøn cuía näng nghiãûp âaî laìm xuáút hiãûn âëa tä phong kiãún vaì chãú âäü cho vay nàûng laîi cuía âëa chuí âäúi våïi näng dán. Chênh nhæîng bæåïc phaït triãøn naìy âaî laìm cho hãû thäúng säø saïch haûch toaïn kãú toaïn caìng phong phuï, chi tiãút hån vaì hoaìn thiãûn hån. Sang thåìi kyì chuí nghéa Tæ baín, våïi sæû phaït triãøn nhanh choïng cuía khoa hoüc kyî thuáût, sæû phán cäng lao âäüng xaî häüi ngaìy caìng sáu sàõc hån, dáùn âãún quan hãû trao âäøi mua baïn phaït triãøn maûnh, âäöng thåìi quaï trçnh dëch chuyãøn tæ baín ngaìy caìng gia tàng vaì caìng laìm måí räüng hån caïc mäúi quan hãû kinh tãú måïi. Sæû xuáút hiãûn caïc quan hãû kinh tãú naìy chênh laì tiãön âãö cho khoa hoüc haûch toaïn kãú toaïn phaït triãøn åí mæïc âäü cao hån mäüt caïch nhanh choïng væåüt báûc. Âàûc træng tiãu biãøu cuía thåìi kyì naìy âoï chênh laì sæû ra âåìi cuía hãû thäúng kãú toaïn keïp vaì sæû xuáút hiãûn cuía hãû thäúng taìi khoaín kãú toaïn. Näúi tiãúp theo sæû kiãûn trãn thç mäüt säú caïc phæång phaïp haûch toaïn kãú toaïn khaïc cuîng âaî láön læåüt ra âåìi vaì taûo thaình mäüt hãû thäúng phæång phaïp riãng cuía haûch toaïn kãú toaïn. Trong chãú âäü xaî häüi Xaî häüi chuí nghéa, haûch toaïn kãú toaïn caìng tråí thaình cäng cuû phuûc vuû âàõc læûc cho caïc thaình viãn trong quaín lyï kinh tãú xaî häüi. Cáön læu yï ràòng haûch toaïn kãú toaïn laì mäüt khoa hoüc, cho nãn báút kyì åí chãú âäü naìo khoa hoüc kãú toaïn cuîng seî phaït triãøn cuìng våïi sæû phaït triãøn cuía khoa hoüc kyî thuáût. Coï thãø kãút luáûn ràòng: Haûch toaïn kãú toaïn laì mäüt khoa hoüc kinh tãú ra âåìi vaì phaït triãøn cuìng våïi quaï trçnh phaït triãøn cuía nãön saín xuáút xaî häüi vaì phuûc vuû træûc tiãúp cho nãön saín xuáút xaî häüi. Tuy nhiãn giaíi thêch thuáût ngæî naìy nhæ thãú naìo coìn tuìy thuäüc vaìo caïch diãùn âaût ngän ngæî vaì âiãöu kiãûn cuû thãø cuía mäùi næåïc. Chàóng haûn theo âiãöu 4 cuía Luáût Kãú toaïn Viãût Nam âaî âæåüc Quäúc häüi thäng qua ngaìy 17/06/2003, thç thuáût ngæî Kãú toaïn âæåüc giaíi thêch nhæ sau: Kãú toaïn laì viãûc thu tháûp, kiãøm tra, phán têch vaì xæí lyï thäng tin kinh tãú, taìi chênh dæåïi hçnh thæïc giaï trë, hiãûn váût vaì thåìi gian lao âäüng. Khi saín xuáút xaî häüi phaït triãøn våïi quy mä ngaìy caìng cao cuìng våïi caïc quy luáût kinh tãú måïi phaït sinh seî taûo âiãöu kiãûn cho haûch toaïn kãú toaïn phaït triãøn khäng ngæìng vãö moüi màût: caí näüi dung phæång phaïp láùn hçnh thæïc täø chæïc, nhàòm cung cáúp thäng tin vãö caïc hoaût âäüng kinh tãú xaíy ra âãún caïc chuí thãø mäüt caïch täút nháút, hiãûu quaí nháút theo tæìng muûc âêch cuû thãø cuía âäúi tæåüng sæí duûng thäng tin. Âàûc biãût laì trong thåìi âaûi cäng nghãû thäng tin phaït triãøn nhæ hiãûn nay, haûch toaïn kãú toaïn âaî dáön chuyãøn sang hãû thäúng xæí lyï tæû âäüng hoaï vaì khäng ngæìng phaït triãøn cungì våïi sæû phaït triãøn cuía khoa hoüc kyî thuáût. 5
6. 1.2 CHÆÏC NÀNG, NHIÃÛM VUÛ CUÍA HAÛCH TOAÏN KÃÚ TOAÏN Træåïc khi âi vaìo chæïc nàng vaì nhiãûm vuû cuía haûch toaïn kãú toaïn, cáön phaíi khàóng âënh laûi âënh nghéa vãö Kãú toaïn. 1.2.1 Âënh nghéa vãö haûch toaïn kãú toaïn * ÅÍ giaïc âäü laì mäüt män khoa hoüc thç kãú toaïn laì mäüt hãû thäúng thäng tin thæûc hiãûn viãûc phaín aïnh vaì giaïm âäúc moüi diãùn biãún cuía quaï trçnh hoaût âäüng thæûc tãú liãn quan âãún lénh væûc kinh tãú, taìi chênh cuía mäüt täø chæïc cuû thãø. Täø chæïc cuû thãø coï thãø laì cå quan nhaì næåïc; âån vë sæû nghiãûp, täø chæïc coï hoàûc khäng sæí duûng ngán saïch cuía nhaì næåïc; doanh nghiãûp thuäüc caïc thaình pháön kinh tãú; chi nhaïnh vàn phoìng âaûi diãûn cuía næåïc ngoaìi; håüp taïc xaî vaì caí caïc häü kinh doanh caï thãø. * ÅÍ giaïc âäü laì mäüt nghãö nghiãûp thç kãú toaïn âæåüc hiãøu laì mäüt nghãû thuáût tênh toaïn vaì ghi cheïp nhæîng hiãûn tæåüng kinh tãú - taìi chênh phaït sinh liãn quan âãún caïc âån vë thäng qua viãûc quan saït, âo læåìng nhàòm cung cáúp mäüt caïch toaìn diãûn caïc thäng tin vãö tçnh hçnh vaì kãút quaí hoaût âäüng, tçnh hçnh sæí duûng väún cuía âån vë. Tæì hai caïch âënh nghéa trãn, cho pheïp chuïng ta tiãúp tuûc nghiãn cæïu caïc chæïc nàng vaì nhiãûm vuû cuía haûch toaïn kãú toaïn mäüt caïch thuáûn låüi hån. 1.2.2 Chæïc nàng cuía haûch toaïn kãú toaïn Xuáút phaït tæì âënh nghéa kãú toaïn trãn, coï thãø tháúy ràòng kãú toaïn coï 2 chæïc nàng liãn quan âãún cäng taïc quaín lyï, âoï laì: chæïc nàng phaín aïnh vaì chæïc nàng giaïm âäúc a. Chæïc nàng phaín aïnh (hay coìn goüi laì chæïc nàng thäng tin) Chæïc nàng phaín aïnh âæåüc biãøu hiãûn åí viãûc kãú toaïn theo doîi toaìn bäü caïc hiãûn tæåüng kinh tãú, taìi chênh phaït sinh trong quaï trçnh hoaût âäüng cuía âån vë thäng qua viãûc tênh toaïn, ghi cheïp, phán loaûi, xæí lyï vaì täøng kãút caïc dæî liãûu liãn quan âãún hoaût âäüng sæí duûng väún vaì taìi saín cuía âån vë. b. Chæïc nàng giaïm âäúc (Chæïc nàng kiãøm tra) Chæïc nàng giaïm âäúc thãø hiãûn åí viãûc thäng qua säú liãûu âaî âæåüc phaín aïnh, kãú toaïn seî nàõm âæåüc mäüt caïch coï hãû thäúng toaìn bäü quaï trçnh vaì kãút quaí hoaût âäüng cuía âån vë laìm cå såí cho viãûc âaïnh giaï âuïng âàõn vaì kiãøm soaït chàût cheî tçnh hçnh cháúp haình luáût phaïp cuía caïc âån vë trong cäng taïc quaín lyï kãú toaïn - taìi chênh. Chæïc nàng naìy nhàòm giuïp cho hoaût âäüng cuía âån vë ngaìy caìng âaût hiãûu quaí cao hån. c. Mäúi liãn hãû giæîa caïc chæïc nàng Chæïc nàng phaín aïnh vaì chæïc nàng giaïm âäúc coï mäúi liãn hãû chàût cheî våïi nhau, thãø hiãûn nhæ sau: Chæïc nàng phaín aïnh laì âäúi tæåüng cuía chæïc nàng giaïm âäúc, chæïc nàng giaïm âäúc laì cäng cuû âän âäúc chæïc nàng phaín aïnh âæåüc chênh xaïc, roî raìng vaì âáöy âuí hån. 6
7. Våïi caïc chæïc nàng trãn, kãú toaïn âaî tråí thaình cäng cuû hãút sæïc quan troüng trong cäng taïc quaín lyï cuía baín thán âån vë täø chæïc kãú toaïn vaì caïc chæïc nàng naìy cuîng ráút cáön thiãút âäúi våïi caïc âäúi tæåüng khaïc coï quyãön låüi træûc tiãúp hoàûc giaïn tiãúp âäúi våïi hoaût âäüng cuía âån vë täø chæïc kãú toaïn, nhæ : ngæåìi chuí såí hæîu väún cuía âån vë, ngæåìi cung cáúp tên duûng, haìng hoaï - dëch vuû, caïc nhaì âáöu tæ, caïc cå quan taìi chênh hoàûc caïc cå quan chæïc nàng khaïc. 1.2.3 Nhiãûm vuû cuía haûch toaïn kãú toaïn Theo âiãöu 5 Luáût kãú toaïn, nhiãûm vuû cuía Kãú toaïn âæåüc âàût ra mäüt caïch täøng quaït nhæ sau: - Thu tháûp, xæí lyï thäng tin, säú liãûu kãú toaïn theo âäúi tæåüng vaì näüi dung cäng viãûc kãú toaïn, theo chuáøn mæûc vaì chãú âäü kãú toaïn. - Kiãøm tra giaïm saït caïc khoaín thu chi taìi chênh, caïc nghéa vuû thu, näüp, thanh toaïn nåü ; kiãøm tra viãûc quaín lyï, sæí duûng taìi saín; phaït hiãûn vaì ngàn ngæìa caïc haình vi vi phaûm phaïp luáût vãö taìi chênh, kãú toaïn. - Phán têch thäng tin, säú liãûu kãú toaïn; tham mæu, âãö xuáút caïc giaíi phaïp phuûc vuû yãu cáöu quaín trë vaì quyãút âënh kinh tãú, taìi chênh cuía âån vë kãú toaïn. - Cung cáúp thäng tin, säú liãûu kãú toaïn theo quy âënh cuía phaïp luáût. Trãn cå såí vàn baín Luáût quy âënh coï thãø phán têch nhiãûm vuû cuía kãú toaïn theo tæìng loaûi cäng taïc kãú toaïn. Xuáút phaït tæì yãu cáöu quaín lyï vaì cung cáúp thäng tin cho caïc âäúi tæåüng khaïc nhau, kãú toaïn âæåüc chia thaình kãú toaïn quaín trë vaì kãú toaïn taìi chênh. Mäùi loaûi âaím nháûn nhæîng nhiãûm vuû cuû thãø khaïc nhau: * Nhiãûm vuû cuía kãú toaïn taìi chênh laì theo doîi (quan saït), tênh toaïn vaì phaín aïnh tçnh hçnh vãö taìi saín, nguäön väún cuîng nhæ tçnh hçnh vaì kãút quaí hoaût âäüng cuía âån vë nhàòm phuûc vuû cho caïc âäúi tæåüng sæí duûng thäng tin bãn trong vaì bãn ngoaìi âån vë, nhæng chuí yãúu laì caïc âäúi tæåüng bãn ngoaìi. Kãú toaïn taìi chênh cung cáúp nhæîng thäng tin vãö sæû kiãûn âaî xaíy ra nãn phaíi coï âäü chênh xaïc vaì tin cáûy cao. Màût khaïc nhæîng thäng tin naìy âæåüc thu tháûp trãn cå såí chæïng tæì vaì caïc bàòng chæïng thæûc tãú, do váûy thäng tin do kãú toaïn taìi chênh cung cáúp coï tênh phaïp lãûnh. * Nhiãûm vuû cuía kãú toaïn quaín trë laì qua säú liãûu cuía kãú toaïn taìi chênh, xæí lyï vaì cung cáúp thäng tin vãö quaï trçnh hçnh thaình, phaït sinh chi phê, tçnh hçnh quaín trë taìi saín, nguäön väún vaì caïc quaï trçnh hoaût âäüng khaïc nhàòm häù tråü âàõc læûc cho nhaì quaín lyï cuía âån vë trong viãûc hoaûch âënh, kiãøm soaït vaì ra quyãút âënh. Kãú toaïn quaín trë coï âàûc âiãøm cå baín laì khäng nhæîng phaín aïnh nhæîng sæû kiãûn âaî xaíy ra, maì coìn phaín aïnh nhæîng sæû kiãûn âang vaì seî xaíy ra trong tæång lai. 7
8. Thäng tin cuía kãú toaïn quaín trë cung cáúp gàõn liãön våïi tæìng bäü pháûn chæïc nàng hoaût âäüng trong âån vë. Màût khaïc kãú toaïn quaín trë coï tênh linh hoaût vaì thêch æïng cao. Nhiãûm vuû cuía kãú toaïn taìi chênh vaì kãú toaïn quaín trë tuy coï khaïc nhau nhæng âãöu phuûc vuû chung cho mäüt muûc âêch cuía ngæåìi sæí duûng kãú toaïn.Váûy, coï thãø toïm tàõt nhiãûm vuû cuía haûch toaïn kãú toaïn noïi chung laì cung cáúp thäng tin mang tênh xuyãn suäút nhàòm phaín aïnh thäng tin vãö caïc sæû kiãûn kinh tãú âaî xaíy ra, âang xaíy ra vaì sàõp xaíy ra trong mäüt âån vë âãún caïc âäúi tæåüng quan tám. 1.3 YÃU CÁÖU ÂÄÚI VÅÏI HAÛCH TOAÏN KÃÚ TOAÏN VAÌ MÄÜT SÄÚ NGUYÃN TÀÕC KÃÚ TOAÏN CHUNG ÂÆÅÜC THÆÌA NHÁÛN 1.3.1 Yãu cáöu âäúi våïi haûch toaïn kãú toaïn Âãø thæûc hiãûn âáöy âuí chæïc nàng vaì phaït huy vai troì cuía kãú toaïn, Chuáøn mæûc kãú toaïn chung säú 01 ban haình keìm theo Quyãút âënh cuía Bäü træåíng Bäü taìi chênh säú 165/2002/QÂ-BTC ngaìy 31/12/2002 vaì Luáût Kãú toaïn âæåüc Quäúc häüi næåïc Cäüng hoìa Xaî häüi chuí nghéa Viãût Nam thäng qua ngaìy 17/06/2003 âaî âæa ra mäüt säú yãu cáöu âäúi våïi cäng taïc kãú toaïn, coï thãø täøng håüp vaì khaïi quaït laûi thaình caïc yãu cáöu nhæ sau: * Thäng tin haûch toaïn kãú toaïn cung cáúp phaíi phaín aïnh chênh xaïc, trung thæûc vaì khaïch quan thæûc tãú hoaût âäüng cuaí âån vë. Nghéa laì caïc thäng tin vaì säú liãûu kãú toaïn phaíi âæåüc ghi cheïp, baïo caïo trãn cå såí caïc bàòng chæïng âáöy âuí, khaïch quan vaì âuïng våïi thæûc tãú vãö hiãûn traûng, baín cháút näüi dung cuîng nhæ giaï trë cuía nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh phaït sinh. Màût khaïc, caïc thäng tin vaì säú liãûu kãú toaïn phaíi âæåüc ghi cheïp vaì baïo caïo âuïng våïi thæûc tãú, khäng bë xuyãn taûc, khäng bë boïp meïo. Khäng nãn quan niãûm viãûc ghi säø kãú toaïn laì chè âãø âäúi phoï våïi nhæîng yãu cáöu cuía Nhaì næåïc, maì phaíi xem haûch toaïn kãú toaïn nhæ kim chè nam cuía ngæåìi quaín lyï trong moüi hoaût âäüng cuía âån vë. Nhåì váûy âån vë khàõc phuûc âæåüc nhæîng täön taûi, phaït huy nhæîng thãú maûnh âãø âaût âæåüc muûc âiïch våïi hiãûu quaí cao. * Thäng tin haûch toaïn kãú toaïn phaíi âæåüc sàõp xãúp, phán loaûi vaì khi cung cáúp phaíi âaím baío so saïnh âæåüc. Caïc thäng tin vaì säú liãûu kãú toaïn giæîa caïc kyì kãú toaïn trong mäüt doanh nghiãûp vaì giæîa caïc doanh nghiãûp phaíi âæåüc tênh toaïn vaì trçnh baìy nháút quaïn âãø coï thãø so saïnh âæåüc khi cáön thiãút. Træåìng håüp nãúu tênh toaïn vaì trçnh baìy khäng âæåüc nháút quaïn thç phaíi giaíi trçnh trong pháön thuyãút minh âãø ngæåìi sæí duûng baïo caïo coï thãø nàõm âæåüc thäng tin giæîa caïc kyì, giæîa caïc doanh nghiãûp hoàûc giæîa säú liãûu thæûc hiãûn våïi säú liãûu kãú hoaûch hay dæû toaïn. 8
9. Cuû thãø laì: - Âaím baío tênh thäúng nháút vãö näüi dung vaì phæång phaïp tênh toaïn giæîa caïc kyì kãú toaïn. Thäúng nháút giæîa taìi liãûu kyì naìy våïi taìi liãûu cuía caïc kyì træåïc, baío âaím cho viãûc so saïnh, phán têch vaì nháûn biãút xu thãú biãún âäüng cuía caïc chè tiãu kinh tãú. - Âaím baío thäúng nháút vãö säú liãûu giæîa thæûc hiãûn våïi kãú hoaûch, âaím baío cho viãûc thæûc hiãûn kiãøm tra, giaïm saït tçnh hçnh thæûc hiãûn nhiãûm vuû kãú hoaûch. - Thäúng nháút taìi liãûu thæûc tãú cuía âån vë våïi taìi liãûu cuía caïc âån vë trong cuìng ngaình, cuìng lénh væûc hoaût âäüng, âaím baío cho viãûc täøng håüp säú liãûu theo tæìng ngaình vaì toaìn bäü nãön kinh tãú, taûo âiãöu kiãûn thuáûn låüi cho viãûc so saïnh kãút quaí giæîa caïc âån vë. * Thäng tin haûch toaïn kãú toaïn âæåüc ghi cheïp vaì baïo caïo hay phaín aïnh këp thåìi caïc hoaût âäüng kinh tãú taìi chênh xaíy ra, baío âaím âuïng hoàûc træåïc thåìi haûn khäng âæåüc cháûm trãù, giuïp cho nhaì quaín lyï vaì caïc cå quan Nhaì næåïc nháûn biãút këp thåìi hoaût âäüng cuía âån vë. Yãu cáöu naìy âoìi hoíi kãú toaïn phaíi âæåüc täø chæïc khoa hoüc vaì æïng duûng nhæîng tiãún bäü cuía khoa hoüc vaìo cäng taïc kãú toaïn. * Thäng tin haûch toaïn kãú toaïn cung cáúp phaíi phaín aïnh âáöy âuí, toaìn diãûn vãö moüi hoaût âäüng kinh tãú taìi chênh cuía âån vë. Trãn cå såí nhæîng thäng tin âæåüc cung cáúp âáöy âuí âoï, nhaì quaín lyï måïi coï thãø ra caïc quyãút âënh âuïng âàõn, thuïc âáøy sæû phaït triãøn cuía âån vë. * Thäng tin vaì säú liãûu kãú toaïn âæåüc cung cáúp hoàûc trçnh baìy trong baïo caïo taìi chênh phaíi roî raìng, dãù hiãøu, âaím baío cho caïc âäúi tæåüng sæí duûng thäng tin âãöu nhçn nháûn âuïng vãö thæûc traûng hoaût âäüng cuía âån vë. Nhæîng thäng tin vaì säú liãûu vãö nhæîng váún âãö phæïc taûp trong baïo caïo taìi chênh phaíi âæåüc giaíi trçnh trong pháön thuyãút minh. 1.3.2 Mäüt säú nguyãn tàõc kãú toaïn chung âæåüc thæìa nháûn Nguyãn tàõc kãú toaïn chung âæåüc thæìa nhánû laì nhæîng nguyãn tàõc âæåüc Uyí ban xáy dæûng caïc chuáøn mæûc kãú toaïn quäúc tãú (IASC - International Accounting Standard Committee) ban haình nhàòm âæa ra nhæîng tuyãn bäú chung, tiãúng noïi chung vãö phæång phaïp, vãö caïc quy âënh, caïc hæåïng dáùn trong quaï trçnh thæûc hiãûn nhiãûm vuû haûch toaïn kãú toaïn. Trong cäng taïc kãú toaïn cáön phaíi coï caïc nguyãn tàõc chung âæåüc thæìa nháûn trãn laì vç hoaût âäüng cuía caïc âån vë khäng chè âoïng khung trong phaûm vi mäùi næåïc maì coìn ngaìy caìng coï xu hæåïng häüi nháûp trong khu væûc cuîng nhæ trãn toaìn thãú giåïi, âiãöu âoï âoìi hoíi phaíi tçm âæåüc ngän ngæî chung trong cäng taïc kãú toaïn taìi chênh, âoï laì caïc nguyãn tàõc kãú toaïn chung âæåüc thæìa nháûn. 9
10. Caïc nguyãn tàõc kãú toaïn naìy thæåìng xuyãn âæåüc nghiãn cæïu, sæía âäøi, bäø sung vaì khäng ngæìng hoaìn thiãûn cuìng våïi quaï trçnh phaït triãøn cuía khoa hoüc kyî thuáût vaì nhæîng tiãún bäü cuía loaìi ngæåìi. Caïc nguyãn tàõc kãú toaïn chung âæåüc thæìa nháûn gäöm coï caïc khaïi niãûm cå baín vaì caïc nguyãn tàõc cå baín âaî âæåüc thæìa nháûn trong cäng taïc kãú toaïn. Sau âáy xin trçnh baìy så læåüc mäüt säú nguyãn tàõc cå baín chi phäúi cäng taïc kãú toaïn cuía âån vë, âàûc biãût laì caïc nguyãn tàõc âæåüc âãö cáûp âãún trong chuáøn mæûc kãú toaïn chung säú 01 cuía Viãût Nam âæåüc Bäü Taìi chênh ban haình ngaìy 31/12/2002 . 1.3.2.1- Khaïi niãûm thæûc thãø kinh doanh (hay coìn goüi laì âån vë kãú toaïn) Âáy laì khaïi niãûm cå baín nhàòm âãö ra cho kãú toaïn phaûm vi giåïi haûn cuía mäüt thæûc thãø kinh doanh (hay âån vë kãú toaïn) trong viãûc ghi cheïp, phaín aïnh vaì cung cáúp thäng tin mäüt caïch âáöy âuí, toaìn diãûn. Khäng âæåüc láùn läün thæûc thãø kinh doanh våïi báút kyì mäüt chuí thãø naìo khaïc. Khaïi niãûm naìy coìn chè ra ràòng âån vë kãú toaïn laì mäüt täø chæïc âäüc láûp våïi caïc chuí thãø, caï nhán khaïc vaì âäüc láûp ngay caí våïi baín thán ngæåìi chuí såí hæîu âån vë kinh doanh. 1.3.2.2 -Khaïi niãûm hoaût âäüng liãn tuûc (giaí thiãút hoaût âäüng liãn tuûc) Khaïi niãûm naìy chè laì mäüt giaí thiãút nhæng mang tênh bàõt buäüc, âæåüc aïp duûng cho caïc âån vë kãú toaïn. Theo âoï baïo caïo taìi chênh phaíi âæåüc láûp trãn cå såí giaí âënh laì caïc âån vë âang hoaût âäüng liãn tuûc vaì seî tiãúp tuûc hoaût âäüng bçnh thæåìng trong tæång lai gáön. Nghéa laì âån vë kãú toaïn khäng coï yï âënh cuîng nhæ khäng buäüc phaíi ngæìng hoaût âäüng hoàûc phaíi thu heûp âaïng kãø quy mä hoaût âäüng cuía mçnh. Taìi saín cuía âån vë laì maïy moïc thiãút bë, cäng cuû - duûng cuû phaíi duìng âãø phuûc vuû cho hoaût âäüng cuía âån vë chæï khäng phaíi âãø baïn. Giaí thiãút naìy coìn nháún maûnh ràòng taìi saín cuía âån vë khäng cáön phaíi âaïnh giaï theo giaï thë træåìng træì træåìng håüp coï sæû giaím giaï hãû thäúng vaì liãn tuûc, ta seî sæí duûng nguyãn tàõc khaïc âãø chi phäúi. Nãúu âån vë coï nguy cå bë phaï saín, chuáøn bë ngæng hoaût âäüng thç giaï thë træåìng laûi tråí nãn cáön thiãút khi láûp baïo caïo taìi chênh. 1.3.2.3-Khaïi niãûm thæåïc âo tiãön tã û Thæåïc âo tiãön tãû laì âàûc træng cå baín cuía haûch toaïn kãú toaïn. Táút caí caïc âäúi tæåüng, caïc quaï trçnh hoaût âäüng cuîng nhæ caïc nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh phaït sinh âãöu phaíi phaín aïnh thäng qua mäüt thæåïc âo tiãön tãû thäúng nháút - goüi laì âån vë tiãön tãû. Chè coï thæåïc âo tiãön tãû thäúng nháút måïi laì âån vë tênh toaïn, täøng håüp caïc chè tiãu phuûc vuû cho cäng viãûc phán têch, so saïnh, âaïnh giaï. 10
11. Khaïi niãûm naìy coìn giaí thiãút ràòng sæû thay âäøi sæïc mua cuía âån vë tiãön tãû xem nhæ khäng âaïng kãø. Træì træåìng håüp coï laûm phaït låïn, âäöng tiãön máút giaï âäöng loaût thç kãú toaïn seî aïp duûng giaíi phaïp riãng âãø giaíi quyãút. 1.3.2.4- Khaïi niãûm kyì kãú toaïn Khaïi niãûm naìy cho ràòng thåìi gian hoaût âäüng cuía caïc âån vë kãú toaïn cáön phaíi âæåüc chia thaình nhiãöu kyì kãú toaïn näúi tiãúp nhau.Vaì kyì kãú toaïn âæåüc hiãøu laì khoaíng thåìi gian xaïc âënh tæì thåìi âiãøm âån vë bàõt âáöu ghi säø kãú toaïn âãún thåìi âiãøm kãút thuïc viãûc ghi säø kãú toaïn, khoïa säø kãú toaïn âãø láûp baïo caïo kãú toaïn, taìi chênh. Baïo caïo kãú toaïn, taìi chênh phaíi phaín aïnh âæåüc tçnh hçnh vaì kãút quaí hoaût âäüng, tçnh hçnh taìi saín, nguäön väún nhàòm phuûc vuû cho yãu cáöu so saïnh, täøng håüp, kiãøm tra vaì âaïnh giaï cuía caïc âäúi tæåüng khaïc nhau. Kyì kãú toaïn coï thãø laì kyì kãú toaïn thaïng, kyì kãú toaïn quyï (3 thaïng) vaì kyì kãú toaïn nàm. Kyì kãú toaïn bàõt âáöu tênh tæì ngaìy âáöu thaïng ( quyï, nàm) âãún hãút ngaìy cuäúi thaïng ( quyï, nàm). Âäúi våïi âån vë måïi thaình láûp kyì kãú toaïn âáöu tiãn tênh tæì ngaìy âæåüc cáúp giáúy chæïng nháûn âàng kyï kinh doanh âãún hãút ngaìy cuäúi kyì. 1.3.2.5- Nguyãn tàõc giaï väún ( coìn goüi laì giaï phê, giaï gäúc) Âáy laì nguyãn tàõc cå baín âæåüc váûn duûng trong cäng taïc haûch toaïn kãú toaïn, âàûc biãût laì kãú toaïn giaï caïc loaûi taìi saín trong âån vë. Nguyãn tàõc naìy yãu cáöu khi xaïc âënh giaï cuía caïc taìi saín phaíi càn cæï vaìo säú tiãön hoàûc tæång âæång tiãön âån vë âaî chi phê thæûc tãú âãø hçnh thaình nãn taìi saín- goüi laì giaï phê, giaï gäúc hay giaï väún ban âáöu. Giaï gäúc khäng âæåüc thay âäøi theo thåìi gian træì khi coï quy âënh khaïc trong chuáøn mæûc kãú toaïn. Váûy âãø theo doîi vaì phaín aïnh giaï trë cuía taìi saín kãú toaïn phaíi dæûa vaìo giaï gäúc hay giaï väún chæï khäng dæûa vaìo giaï thë træåìng. 1.3.2.6- Nguyãn tàõc tháûn troüng Nguyãn tàõc tháûn troüng xuáút hiãûn khi âån vë cáön æåïc tênh hoàûc phaïn âoaïn nhæîng váún âãö trong âiãöu kiãûn khäng chàõc chàõn. Nguyãn tàõc naìy yãu cáöu nhaì quaín lyï laì khi âæïng træåïc nhiãöu giaíi phaïp phaíi læûa choün thç haîy læûa choün giaíi phaïp êt aính hæåíng nháút âãún väún chuí såí hæîu. Nguyãn tàõc coìn nhàõc nhåí ngæåìi laìm cäng taïc kãú toaïn phaíi chuï yï: chè ghi nháûn thu nháûp khi coï âuí chæïng cæï chàõc chàõn, ngæåüc laûi caïc khoaín chi phê phaíi âæåüc ghi ngay khi chè måïi coï dáúu hiãûu phaït sinh. 11
12. Váûn duûng nguyãn tàõc naìy, cäng taïc kãú toaïn phaíi: láûp dæû phoìng nhæng khäng quaï låïn, khäng âaïnh giaï cao hån giaï trë cuía caïc khoaín taìi saín vaì thu nháûp, khäng âaïnh giaï tháúp hån giaï trë cuía caïc khoaín nåü phaíi traí vaì chi phê. Âæïng træåïc biãún âäüng tàng giaï caí khäng cáön thiãút phaíi âiãöu chènh tàng, ngæåüc laûi âæïng træåïc biãún âäüng giaím giaï caí cáön phaíi láûp ngay caïc khoaín dæû phoìng giaím giaï. 1.3.2.7- Nguyãn tàõc phuì håüp (tæång xæïng) Nguyãn tàõc phuì håüp yãu cáöu viãûc ghi nháûn doanh thu vaì chi phê phaíi phuì håüp våïi nhau. Ghi nháûn mäüt khoaín doanh thu thç phaíi ghi nháûn mäüt khoaín chi phê tæång æïng coï liãn quan âãún viãûc taûo ra doanh thu âoï. Chi phê tæång æïng våïi doanh thu bao gäöm chi phê cuía kyì taûo ra doanh thu vaì chi phê cuía caïc kyì træåïc hoàûc chi phê phaíi traí nhæng liãn quan âãún doanh thu kyì âoï. Ngoaìi ra âãø so saïnh caïc chè tiãu cuìng kyì nàm træåïc våïi nàm nay hay säú liãûu baïo caïo, ta phaíi sæí duûng caïc thäng säú vaì phæång phaïp xaïc âënh phuì håüp giæîa caïc chè tiãu måïi âaím baío âæåüc âäü chênh xaïc. 1.3.2.8- Nguyãn tàõc ghi nháûn doanh thu (aïp duûng cho cäng taïc kãú toaïn cuía caïc doanh nghiãûp) Nguyãn tàõc naìy quy âënh caïch xaïc âënh thåìi âiãøm ghi nháûn doanh thu. Thåìi âiãøm ghi nháûn doanh thu laì thåìi âiãøm âån vë chuyãøn giao cho ngæåìi mua quyãön såí hæîu haìng hoaï, saín pháøm, lao vuû vaì ngæåüc laûi âån vë âæåüc såí hæîu mäüt khoaín tiãön hay mäüt khoaín nåü tæång æïng. Tuìy theo tæìng træåìng håüp cuû thãø doanh nghiãûp coï thãø choün mäüt trong caïc phæång phaïp sau: ghi doanh thu theo säú tiãön thæûc thu; ghi doanh thu theo phæång phaïp traí goïp vaì ghi doanh thu theo pháön tràm hoaìn thaình. 1.3.2.9- Nguyãn tàõc nháút quaïn Nguyãn tàõc naìy yãu cáöu trong cäng taïc kãú toaïn phaíi baío âaím caïc khaïi niãûm, caïc nguyãn tàõc, caïc chuáøn mæûc, caïc chênh saïch vaì caïc phæång phaïp kãú toaïn âån vë âaî choün âæåüc thæûc hiãûn nháút quaïn (thäúng nháút) tæì kyì kãú toaïn naìy sang kyì kãú toaïn khaïc. Caïc khaïi niãûm, caïc nguyãn tàõc, caïc chuáøn mæûc, caïc chênh saïch vaì caïc phæång phaïp kãú toaïn âån vë âaî choün phaíi âæåüc aïp duûng êt nháút trong mäüt kyì kãú toaïn nàm. Nguyãn tàõc naìy khäng coï nghéa laì mäüt âån vë khäng âæåüc thay âäøi caïc khaïi niãûm, caïc nguyãn tàõc, caïc chuáøn mæûc, caïc chênh saïch vaì caïc phæång phaïp kãú toaïn âaî choün, traïi laûi khi cáön thiãút âån vë váùn coï thãø thay âäøi. Træåìng håüp nãúu coï thay âäøi caïc khaïi niãûm, caïc nguyãn tàõc, caïc chuáøn mæûc, caïc chênh saïch vaì caïc phæång phaïp kãú toaïn doanh nghiãûp âaî choün thç phaíi giaíi trçnh lyï do vaì aính hæåíng cuía sæû thay âäøi âoï trong thuyãút minh baïo caïo taìi chênh. 12
13. 1.3.2.10- Nguyãn tàõc khaïch quan Nguyãn tàõc khaïch quan âoìi hoíi caïc taìi liãûu do kãú toaïn cung cáúp, caïc säú liãûu do kãú toaïn phaín aïnh cáön phaíi mang tênh khaïch quan, khäng bë boïp meïo, xuyãn taûc vaì coï âuí cå såí âãø tháøm tra khi cáön thiãút. Nguyãn tàõc naìy nhàòm âaím baío âäü tin cáûy cao trong cäng taïc kãú toaïn, âàûc biãût laì vãö nguäön thäng tin cung cáúp cho nhaì quaín lyï âån vë. Âãø thæûc hiãûn yãu cáöu cuía nguyãn tàõc naìy, kãú toaïn âån vë phaíi sæí duûng caïc thæåïc âo hiãûn váût tiãu chuáøn. Màût khaïc phaíi xem giaï väún laì cå såí quan troüng âãø phaín aïnh vaìo säø saïch, coìn giaï thë træåìng chè sæí duûng mäüt caïch haûn hæîu khi cáön thiãút. 1.3.2.11- Nguyãn tàõc troüng yãúu Nguyãn tàõc troüng yãúu cho ràòng nhaì quaín lyï chè nãn quan tám nhæîng váún âãö troüng yãúu mang tênh quyãút âënh âãún baín cháút vaì näüi dung cuía cäng taïc kãú toaïn, khäng nãn quan tám âãún nhæîng yãúu täú khäng troüng yãúu, khäng cå baín, khäng phaín aïnh baín cháút cuía váún âãö. Thäng tin âæåüc xem laì troüng yãúu trong træåìng håüp nãúu thiãúu thäng tin hoàûc thäng tin âoï thiãúu chênh xaïc coï thãø laìm sai lãûch âaïng kãø baïo caïo taìi chênh, laìm aính hæåíng âãún caïc quyãút âënh kinh tãú cuía ngæåìi sæí duûng baïo caïo taìi chênh. Tênh troüng yãúu phuû thuäüc vaìo âäü låïn vaì tênh cháút cuía thäng tin hoàûc caïc sai soït âæåüc âaïnh giaï trong hoaìn caính cuû thãø. Tênh troüng yãúu âæåüc xem xeït caí vãö âënh læåüng vaì âënh tênh. Mäüt thäng tin, mäüt váún âãö hay mäüt yãúu täú âæåüc xem laì troüng yãúu hay khäng troüng yãúu tuyì thuäüc vaìo âàûc âiãøm kinh tãú kyî thuáût cuía âån vë, vaìo trçnh âäü cuía nhaì quaín lyï vaì cå chãú quaín lyï vé mä cuía Nhaì næåïc. 1.3.2.12- Nguyãn tàõc cäng khai Nguyãn tàõc cäng khai yãu cáöu caïc baïo caïo taìi chênh phaíi phaín aïnh âáöy âuí caïc thäng tin quan troüng liãn quan âãún hoaût âäüng cuía âån vë vaì phaíi âæåüc cäng khai theo luáût âënh. Nhæîng thäng tin trãn baïo caïo phaíi roî raìng, dãù hiãøu vaì phaíi coï caïc giaíi trçnh cáön thiãút phuûc vuû cho caïc âäúi tæåüng quan tám. 1.4 ÂÄÚI TÆÅÜNG CUÍA HAÛCH TOAÏN KÃÚ TOAÏN Âãø thæûc hiãûn täút cäng taïc kãú toaïn thç váún âãö âáöu tiãn âæåüc âàût ra laì phaíi xaïc âënh âuïng âäúi tæåüng cuía haûch toaïn kãú toaïn. Khi xem xeït mäüt âån vë báút kyì duì laì mäüt cå quan nhaì næåïc, mäüt doanh nghiãûp, mäüt âån vë haình chênh sæû nghiãûp hay mäüt täø chæïc xaî häüi ta âãöu bàõt gàûp mäüt säú caïc âäúi tæåüng cáön thiãút cho hoaût âäüng cuía âån vë, âoï chênh laì caïc loaûi taìi saín. 13
14. Caïc loaûi taìi saín trãn thuäüc quyãön såí hæîu, quaín lyï hoàûc sæí duûng láu daìi cuía âån vë nhàòm thæûc hiãûn caïc nhiãûm vuû saín xuáút kinh doanh cuîng nhæ caïc nhiãûm vuû khaïc theo nhæîng muûc tiãu âaî âæåüc quy âënh hoàûc âaî xaïc âënh âäúi våïi âån vë. Trong quaï trçnh hoaût âäüng cuía âån vë, caïc loaûi taìi saín thæåìng xuyãn biãún âäüng âäöng thåìi nguäön hçnh thaình taìi saín cuîng biãún âäüng. Sæû váûn âäüng cuía taìi saín vaì nguäön hçnh thaình taìi saín (nguäön väún) laì thãø hiãûn sæû täön taûi vaì âang hoaût âäüng cuía mäüt âån vë. Bãn caûnh âoï âãø taìi saín vaì nguäön väún thæûc sæû váûn âäüng âæåüc cáön phaíi coï mäi træåìng kinh doanh vaì mäi træåìng phaïp lyï. Trong khi âiãöu haình âån vë nhaì quaín lyï âaî phaíi nhåì âãún haûch toaïn kãú toaïn âãø theo doîi vaì phaín aïnh toaìn bäü caïc âäúi tæåüng taìi saín, nguäön väún, sæû váûn âäüng cuía taìi saín- nguäön väún cuîng nhæ caïc quan hãû phaïp lyï. Váûy coï thãø kãút luáûn ràòng: Âäúi tæåüng cå baín cuía haûch toaïn kãú toaïn laì: taìi saín, nguäön väún vaì sæû váûn âäüng cuía chuïng vaì caïc quan hãû phaïp lyï trong quaï trçnh hoaût âäüng cuía âån vë. Trong thæûc tãú âäúi tæåüng haûch toaïn kãú toaïn coï sæû khaïc biãût giæîa caïc loaûi hçnh hoaût âäüng khaïc nhau, nhæ laì: âån vë thuäüc khäúi haình chênh sæû nghiãûp, caïc âån vë coï sæí duûng kinh phê ngán saïch nhaì næåïc; caïc âån vë thuäüc täø chæïc hoaût âäüng khäng sæí duûng kinh phê ngán saïch nhaì næåïc; caïc âån vë kinh doanh trãn nhiãöu lénh væûc khaïc nhau Song trong phaûm vi män Nguyãn lyï kãú toaïn, sinh viãn chè cáön nàõm væîng âäúi tæåüng cuía haûch toaïn kãú toaïn trong mäüt âån vë kãú toaïn mang tênh âiãøn hçnh. Sau âáy ta âi vaìo tçm hiãøu cuû thãø vãö âäúi tæåüng cuía haûch toaïn kãú toaïn trong âån vë kãú toaïn âiãøn hçnh laì doanh nghiãûp saín xuáút. 1.4.1 Taìi saín Trong quaï trçnh hçnh thaình, täön taûi vaì phaït triãøn, caïc âån vë noïi chung vaì caïc doanh nghiãûp saín xuáút kinh doanh noïi riãng luän cáön nhæîng thiãút bë, maïy moïc saín xuáút, nhaì xæåíng, màût bàòng goüi chung laì tæ liãûu saín xuáút. Màût khaïc, caïc doanh nghiãûp chè coï thãø hoaût âäüng âæåüc khi coï âáöy âuí caïc âäúi tæåüng saín xuáút nhæ nguyãn váût liãûu, nhiãn liãûu, cäng cuû, duûng cuû vaì mäüt læåüng tiãön màût nháút âënh. Càn cæï vaìo âàûc âiãøm luán chuyãøn giaï trë, taìi saín âæåüc chia thaình hai nhoïm låïn laì taìi saín cäú âënh vaì taìi saín læu âäüng. Trong âoï: * Taìi saín cäú âënh Taìi saín cäú âënh laì nhæîng tæ liãûu lao âäüng thoaí maîn hai âiãöu kiãûn: - Vãö thåìi gian sæí duûng: coï thåìi gian sæí duûng daìi thæåìng laì trãn mäüt nàm - Vãö giaï trë: phaíi låïn hån mäüt giaï trë quy âënh. Giaï trë quy âënh naìy tuyì thuäüc vaìo tæìng thåìi kyì, càn cæï vaìo âiãöu kiãûn thæûc tiãùn, nhu cáöu sæí duûng caïc loaûi taìi saín vaì màût bàòng giaï caí maì cå quan chæïc nàng cuía Nhaì næåïc seî ban haình mæïc giaï cuû thãø.Vê duû, hiãûn nay chãú âäü quy âënh laì tæì 5 triãûu âäöng tråí lãn. 14
15. Taìi saín cäú âënh âæåüc chia thaình caïc loaûi: - Taìi saín cäú âënh hæîu hçnh laì nhæîng taìi saín coï hçnh thaïi biãøu hiãûn dæåïi daûng váût cháút, cuû thãø nhæ nhaì xæåíng, maïy moïc thiãút bë.Chàóng haûn trong xáy dæûng coï maïy âaìo, maïy âáöm âáút, maïy träün bã täng - Taìi saín cäú âënh vä hçnh laì nhæîng taìi saín coï hçnh thaïi biãøu hiãûn åí daûng phi váût cháút , nhæ: bàòng phaït minh saïng chãú, quyãön sæí duûng âáút, nhaîn hiãûu thæång maûi - Taìi saín cäú âënh taìi chênh laì nhæîng loaûi chæïng chè coï giaï våïi thåìi haûn daìi trãn mäüt nàm vaì giaï trë cuîng thoaí maîn theo quy âënh cuía Nhaì næåïc. - Taìi saín cäú âënh khaïc * Taìi saín læu âäüng Trong doanh nghiãûp saín xuáút kinh doanh, taìi saín læu âäüng âæåüc hiãøu laì caïc loaûi âäúi tæåüng lao âäüng vaì mäüt säú tæ liãûu lao âäüng khäng thoaí maîn âiãöu kiãûn laìm taìi saín cäú âënh, bao gäöm: - Caïc loaûi tiãön: tiãön màût (gäöm tiãön màût bàòng âäöng Viãût Nam, bàòng caïc loaûi ngoaûi tãû, hoàûc bàòng vaìng baûc kim âaï quyï ); tiãön gæíi ngán haìng (gäöm tiãön gæíi ngán haìng bàòng âäöng Viãût Nam, bàòng caïc loaûi ngoaûi tãû, hoàûc bàòng vaìng baûc kim âaï quyï ); tiãön âang chuyãøn. - Caïc khoaín âáöu tæ ngàõn haûn: tên phiãúu, ngán phiãúu, thæång phiãúu - Caïc khoaín phaíi thu: âáy laì taìi saín cuía doanh nghiãûp âang bë caïc âäúi tæåüng khaïc chiãúm duûng. - Caïc loaûi haìng dæû træî cho saín xuáút : nguyãn váût liãûu ( trong xáy dæûng : xi màng, caït, âaï, gaûch, theïp, thiãút bë xáy dæûng cå baín ), cäng cuû lao âäüng (trong xáy dæûng : âaì giaïo, duûng cuû gaï làõp chuyãn duûng, quáön aïo, giaìy deïp chuyãn duìng trong thi cäng ), saín pháøm dåí dang. - Caïc loaûi haìng dæû træî cho læu thäng: thaình pháøm (trong xáy dæûng laì nhæîng cäng trçnh xáy làõp chæa tiãu thuû, nhæîng thaình pháøm phuûc vuû cho xáy dæûng cå baín do doanh nghiãûp saín xuáút ) 1.4.2 Nguäön hçnh thaình taìi saín (nguäön väún) Caïc taìi saín cuía doanh nghiãûp âæåüc hçnh thaình tæì nhiãöu nguäön väún khaïc nhau. Caïc nguäön väún naìy âæåüc sàõp xãúp vaìo hai loaûi låïn: nguäön väún chuí såí hæîu vaì nåü phaíi traí. * Nguäön väún chuí såí hæîu Âáy laì nguäön väún quan troüng do ngæåìi chuí såí hæîu doanh nghiãûp boí ra tæì khi thaình láûp doanh nghiãûp vaì haìng nàm thæåìng âæåüc bäø sung tæì låüi nhuáûn kinh doanh vaì sæû âoïng goïp cuía caïc chuí såí hæîu. 15
16. Tuyì thuäüc vaìo loaûi hçnh doanh nghiãûp maì nguäön väún chuí såí hæîu do mäüt hay nhiãöu ngæåìi cuìng tham gia âoïng goïp. Âàûc træng cå baín cuía nguäön väún chuí såí hæîu la ì nguäön väún daìi haûn vaì khäng cam kãút phaíi traí. Nguäön väún chuí såí hæîu bao gäöm nguäön väún kinh doanh vaì caïc quyî chuyãn duìng, caïc nguäön väún âáöu tæ vaì låüi nhuáûn chæa phán phäúi. * Nåü phaíi traí Âáy laì nguäön väún bäø sung quan troüng nhàòm âaïp æïng âuí cho nhu cáöu väún saín xuáút kinh doanh. Nåü phaíi traí bao gäöm caïc khoaín nåü ngàõn haûn, nåü daìi haûn cuía ngán haìng, cuía caïc täø chæïc kinh tãú, cuía caïc caï nhán Nguäön väún naìy luän luän täön taûi song song våïi nguäön väún chuí såí hæîu, sæû hiãûn hæîu cuía noï nhæ mäüt låìi nhàõc nhåí caïc doanh nghiãûp cáön phaíi tháûn troüng vaì coï traïch nhiãûm trong viãûc hoaìn traí. Vãö näüi dung, caïc nåü phaíi traí chia thaình: + Nåü ngàõn haûn laì nhæîng khoaín nåü coï thåìi haûn dæåïi mäüt nàm, gäöm: - Vay ngàõn haûn cuía ngán haìng vaì caïc âäúi tæåüng cho vay khaïc - Nåü daìi haûn âãún haûn traí - Phaíi traí cho ngæåìi baïn - Phaíi traí phaíi näüp cho ngán saïch Nhaì næåïc - Phaíi traí cho cäng nhán viãn - Caïc chi phê phaíi traí - Phaíi traí näüi bäü - Phaíi traí khaïc + Nåü daìi haûn laì nhæîng khoaín nåü coï thåìi haûn trãn mäüt nàm, gäöm: - Vay daìi haûn cuía ngán haìng vaì caïc âäúi tæåüng cho vay khaïc. - Nåü daìi haûn Vãö nguyãn tàõc nåü phaíi traí laì nguäön väún sæí duûng coï thåìi haûn keìm theo nhiãöu raìng buäüc phaíi thãú cháúp, phaíi hoaìn laûi caí gäúc láùn laîi khi âaïo haûn. Tuy nhiãn trong thæûc tãú mäüt säú khoaín nåü phaíi traí khäng phaíi traí laîi nhæ: phaíi traí cäng nhán viãn, phaíi traí näüi bäü, phaíi traí phaíi näüp ngán saïch Nhaì næåïc. 1.4.3 Sæû váûn âäüng cuía taìi saín vaì nguäön väún Quaï trçnh kinh doanh laì quaï trçnh sæí duûng taìi saín cuía doanh nghiãûp theo kãú hoaûch âaî vaûch ra nhàòm muûc âêch sinh låüi. 16
17. Qua hoaût âäüng cuía mçnh, doanh nghiãûp âaî laìm cho caïc taìi saín, nguäön hçnh thaình taìi saín váûn âäüng tàng, giaím, chuyãøn âäøi tæì hçnh thaïi naìy sang hçnh thaïi khaïc. Sæû váûn âäüng âoï coï thãø laìm cho täøng taìi saín vaì täøng nguäön väún cuía doanh nghiãûp låïn lãn, thu heûp laûi hoàûc khäng âäøi.Vaì sæû váûn âäüng naìy laì biãøu hiãûn cuía quaï trçnh kinh doanh. Nhiãûm vuû cuía haûch toaïn kãú toaïn laì phaíi theo doîi moüi sæû váûn âäüng cuía taìi saín vaì nguäön väún noïi trãn. Vç váûy khäng thãø khäng nhàõc âãún mäüt âäúi tæåüng tiãúp theo hãút sæïc quan troüng cuía haûch toaïn kãú toaïn laì caïc quaï trçnh kinh doanh cuía doanh nghiãûp noïi riãng hay quaï trçnh hoaût âäüng cuía caïc âån vë noïi chung. 1.4.4 Mäúi liãn hãû giæîa taìi saín vaì nguäön väún Taìi saín vaì nguäön väún coï mäúi liãn hãû máût thiãút våïi nhau, biãøu hiãûn åí viãûc nguäön hçnh thaình nãn taìi saín. Báút kyì mäüt taìi saín naìo cuîng âæåüc hçnh thaình tæì mäüt hoàûc mäüt säú nguäön nháút âënh hoàûc ngæåüc laûi mäüt nguäön väún naìo âoï bao giåì cuîng laì nguäön âaím baío cho mäüt hoàûc mäüt säú caïc taìi saín. Xeït trãn quan âiãøm nghiãn cæïu cuía triãút hoüc duy váût biãûn chæïng, taìi saín vaì nguäön väún laì hai màût cuía mäüt âäúi tæåüng goüi chung laì " TAÌI SAÍN ". Thuáût ngæî " TAÌI SAÍN " khäng hoaìn toaìn âäöng nháút våïi thuáût ngæî taìi saín âaî âãö cáûp træåïc âoï. Noï âæåüc sæí duûng åí âáy âãø chè mäüt thæûc thãø âang thæûc tãú täön taûi, thæûc thãø naìy coï thãø biãøu hiãûn dæåïi daûng váût cháút hoàûc phi váût cháút. Khi âæïng træåïc sæû täön taûi mäüt " TAÌI SAÍN " nhæ thãú ta phaíi nghé âãún hai màût, âoï laì: - Giaï trë cuía " TAÌI SAÍN " bàòng bao nhiãu (?).Traí låìi cáu hoíi naìy chênh laì biãøu hiãûn cuía màût taìi saín - " TAÌI SAÍN " naìy âæåüc hçnh thaình tæì nguäön väún naìo (?) hoàûc do âáu maì coï (?) phuûc vuû cho muûc âêch gç, sæí duûng cho bäü pháûn naìo (?). Traí låìi cho caïc cáu hoíi naìy chênh laì biãøu hiãûn cuía màût nguäön väún. * Xuáút phaït tæì viãûc phán têch mäúi quan hãû giæîa taìi saín vaì nguäön väún nhæ trãn, ta coï caïc phæång trçnh kãú toaïn nhæ sau: - Phæång trçnh kãú toaïn täøng quaït: Täøng giaï trë taìi saín = Täøng nguäön väún (1) => Täøng giaï trë taìi saín = Täøng NV chuí såí hæîu + Täøng Nåü phaíi traí (2) - Phæång trçnh kãú toaïn cå baín: Täøng NV chuí såí hæîu = Täøng giaï trë taìi saín - Täøng nåü phaíi traí (3) Phæång trçnh säú (3) âæåüc goüi laì phæång trçnh kãú toaïn cå baín båíi vç qua phæång trçnh naìy ta coï thãø âaïnh giaï âæåüc khaí nàng tæû chuí vãö taìi chênh cuía mäüt doanh nghiãûp. 17
18. Viãûc phaín aïnh vaì giaïm âäúc caïc loaûi taìi saín, nguäön väún vaì sæû biãún âäüng cuía caïc âäúi tæåüng taìi saín, nguäön väún nhæ trãn væìa laì näüi dung cå baín væìa laì yãu cáöu khaïch quan cuía cäng taïc kãú toaïn. Thäng qua âoï kãú toaïn seî cung cáúp cho nhaì quaín lyï cuîng nhæ caïc âäúi tæåüng khaïc mäüt caïch thæåìng xuyãn vaì hãû thäúng nhæîng säú liãûu cáön thiãút vãö tçnh hçnh vaì kãút quaí hoaût âäüng cuía âån vë. 18
19. CHÆÅNG 2 PHÆÅNG PHAÏP CHÆÏNG TÆÌ KÃÚ TOAÏN 2.1 NÄÜI DUNG, YÏ NGHÉA CUÍA PHÆÅNG PHAÏP CHÆÏNG TÆÌ KÃÚ TOAÏN Âãö cáûp vãö hoaût âäüng kãú toaïn cuía mäüt âån vë, khäng thãø khäng âãö cáûp âãún nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh, båíi vç nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh laì nhæîng hoaût âäüng phaït sinh cuû thãø laìm tàng, giaím taìi saín, nguäön hçnh thaình taìi saín cuía âån vë kãú toaïn. Nhæîng nghiãûp vuû naìy coï thãø diãùn ra moüi luïc, moüi nåi trong quaï trçnh hoaût âäüng cuía âån vë, âoìi hoíi phaíi coï mäüt phæång phaïp" sao chuûp" laûi tæìng nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh phaït sinh âãø theo doîi këp thåìi vaì phaín aïnh chênh xaïc sæû biãún âäüng cuía tæìng âäúi tæåüng taìi saín, nguäön hçnh thaình taìi saín- goüi chung laì thu tháûp thäng tin ban âáöu. Tuy caïc nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh phaït sinh liãn quan âãún taìi saín, nguäön väún cuía doanh nghiãûp ráút âa daûng phong phuï song khäng phaíi caïc bäü pháûn, caïc caï nhán âãöu quan tám vãö táút caí caïc nghiãûp vuû âaî xaíy ra, maì mäùi chuí thãø chè quan tám âãún mäüt säú loaûi nghiãûp vuû nháút âënh trong phaûm vi cäng viãûc cuía mçnh.Váûy âãø thäng tin këp thåìi nhæîng nghiãûp vuû kinh tãú phaït sinh vaì hæîu êch cho tæìng âäúi tæåüng sæí duûng thäng tin kãú toaïn cuía âån vë thç âäöng thåìi våïi viãûc sao chuûp, kãú toaïn coìn phaíi thiãút láûp âæåüc âæåìng dáy váûn âäüng cuía nhæîng thäng tin âaî sao chuûp âæåüc phuì håüp våïi nhu cáöu vãö thäng tin ban âáöu cuía caïc âäúi tæåüng coï liãn quan. Tæì nhæîng lyï luáûn trãn, coï thãø khàóng âënh ràòng: cáön thiãút phaíi xáy dæûng mäüt phæång phaïp âàûc træng nhàòm thu tháûp vaì xæí lyï thäng tin ban âáöu âäúi våïi moüi sæû váûn âäüng cuía âäúi tæåüng haûch toaïn kãú toaïn. Âoï chênh laì phæång phaïp chæïng tæì. 2.1.1 Näüi dung phæång phaïp chæïng tæì Näüi dung phæång phaïp chæïng tæì âæåüc thãø hiãûn åí hai cäng viãûc sau: * "Sao chuûp" nguyãn traûng caïc nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh phaït sinh thuäüc âäúi tæåüng haûch toaïn kãú toaïn phuì håüp våïi âàûc âiãøm vaì sæû váûn âäüng cuía tæìng loaûi âäúi tæåüng âoï. Våïi näüi dung naìy, phæång phaïp chæïng tæì coï hçnh thæïc biãøu hiãûn laì hãû thäúng baín chæïng tæì âãø chæïng minh håüp phaïp viãûc hçnh thaình caïc nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh vaì phaín aïnh bàòng caïch ghi cheïp mäüt caïch roî raìng, âáöy âuí, chênh xaïc, trung thæûc vaì khaïch quan caïc nghiãûp vuû âoï theo thåìi gian, âëa âiãøm phaït sinh vaìo baín chæïng tæì. Sau khi hoaìn thaình viãûc ghi cheïp âoï baín chæïng tæì chênh thæïc âæåüc sæí duûng laìm càn cæï âãø ghi säø kãú toaïn. 19
20. * Thäng tin këp thåìi vãö tçnh traûng vaì sæû váûn âäüng cuía tæìng âäúi tæåüng haûch toaïn kãú toaïn theo yãu cáöu cuía cäng taïc quaín lyï nghiãûp vuû. Våïi näüi dung naìy, phæång phaïp chæïng tæì coï hçnh thæïc biãøu hiãûn laì quy trçnh luán chuyãøn chæïng tæì. Quy trçnh luán chuyãøn chæïng tæì âæåüc âënh nghéa laì mäüt kãú hoaûch luán chuyãøn chæïng tæì, nhàòm luán chuyãøn chæïng tæì giæîa caïc bäü pháûn liãn quan coï nhu cáöu thäng tin vãö caïc nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh phaït sinh âæåüc phaín aïnh trong chæïng tæì, giuïp cho caïc bäü pháûn liãn quan âoï thu nháûn, xæí lyï vaì cung cáúp nhæîng thäng tin ban âáöu cáön thiãút vãö sæû váûn âäüng cuía caïc âäúi tæåüng haûch toaïn kãú toaïn cho nhaì quaín lyï. Quy trçnh naìy do kãú toaïn thiãút láûp, noï coï thãø âæåüc thay âäøi theo tæìng thåìi kyì tuyì thuäüc vaìo cå cáúu, vaìo yãu cáöu cäng taïc quaín lyï åí caïc âån vë. Váûy: Phæång phaïp chæïng tæì laì phæång phaïp sæí duûng baín chæïng tæì kãú toaïn âãø phaín aïnh caïc nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh thæûc sæû âaî phaït sinh theo thåìi gian, âëa âiãøm vaì näüi dung kinh tãú, sau âoï cung cáúp këp thåìi nhæîng thäng tin trãn baín chæïng tæì cho caïc bäü pháûn quaín lyï coï liãn quan âäöng thåìi cung cáúp thäng tin cho viãûc ghi säø kãú toaïn. 2.1.2 YÏ nghéa cuía phæång phaïp chæïng tæì Phæång phaïp chæïng tæì täön taûi trong hãû thäúng caïc phæång phaïp haûch toaïn kãú toaïn vaì coï yï nghéa nhæ sau: - Våïi tênh âa daûng vaì váûn âäüng khäng ngæìng cuía âäúi tæåüng haûch toaïn kãú toaïn, chæïng tæì laì phæång phaïp thêch håüp nháút, nhàòm "sao chuûp" nguyãn hçnh traûng thaïi cuía âäúi tæåüng haûch toaïn kãú toaïn thäng qua viãûc ghi cheïp laûi nhæîng nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh phaït sinh vaìo baín chæïng tæì. - Vãö phaïp lyï, chæïng tæì laì bàòng chæïng chæïng minh sæû hçnh thaình caïc nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh thuäüc âäúi tæåüng haûch toaïn kãú toaïn. Qua âoï, laìm càn cæï cho viãûc baío vãû taìi saín cuía âån vë, giaíi quyãút caïc mäúi quan hãû kinh tãú phaïp lyï thuäüc âäúi tæåüng haûch toaïn kãú toaïn, phuûc vuû cho cäng taïc kiãøm tra, thanh tra hoaût âäüng kinh tãú, taìi chênh taûi caïc âån vë. - Chæïng tæì laì phæång tiãûn thäng tin nhanh cho caïc nhaì quaín lyï vaì cäng taïc phán têch hoaût âäüng kinh tãú, taìi chênh âäüt xuáút, thæåìng xuyãn hoàûc âënh kyì. - Chæïng tæì gàõn sæû phaït sinh cuía caïc nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh våïi traïch nhiãûm váût cháút cuía caïc caï nhán, âån vë coï liãn quan âãún nghiãûp vuû. Nhåì váûy, chæïng tæì goïp pháön vaìo viãûc tàng cæåìng haûch toaïn näüi bäü gàõn liãön våïi låüi êch cuîng nhæ traïch nhiãûm váût cháút cuía caïc âäúi tæåüng liãn quan. - Âäúi våïi hãû thäúng haûch toaïn kãú toaïn, chæïng tæì laì cå såí cho viãûc phán loaûi, täøng håüp caïc nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh âãø vaìo säø saïch kãú toaïn âäöng thåìi theo doîi tæìng âäúi tæåüng haûch toaïn kãú toaïn cuû thãø. 20
21. 2.2 CHÆÏNG TÆÌ KÃÚ TOAÏN VAÌ CAÏC YÃÚU TÄÚ CÅ BAÍN CUÍA CHÆÏNG TÆÌ KÃÚ TOAÏN 2.2.1 Chæïng tæì kãú toaïn laì gç (?) Càn cæï vaìo âiãöu 1, chæång III, pháön thæï nháút cuía Quyãút âënh 167/2000/QÂ- BTC do Bäü Træåíng Bäü Taìi chênh ban haình ngaìy 25 thaïng 10 nàm 2000 vãö " Chãú âäü baïo caïo taìi chênh ": Chæïng tæì kãú toaïn laì chæïng minh bàòng giáúy tåì vãö nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh phaït sinh vaì thæûc sæû hoaìn thaình, laìm cå såí ghi säø kãú toaïn. Moüi säú liãûu, thäng tin ghi trong säø kãú toaïn bàõt buäüc phaíi âæåüc chæïng minh bàòng nhæîng chæïng tæì kãú toaïn håüp phaïp, håüp lãû. Nhæ váûy thæûc cháút cuía chæïng tæì kãú toaïn laì nhæîng loaûi giáúy tåì âaî in sàôn (hoàûc chæa in sàôn) theo máùu quy âënh, âæåüc sæí duûng âãø ghi cheïp nhæîng näiü dung väún coï cuía caïc nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh phaït sinh vaì âaî thæûc sæû hoaìn thaình trong quaï trçnh hoaût âäüng cuía âån vë, gáy ra sæû biãún âäüng âäúi våïi caïc loaûi taìi saín, caïc loaûi nguäön väún cuîng nhæ caïc âäúi tæåüng kãú toaïn khaïc. Chæïng tæì kãú toaïn phaíi láûp theo âuïng quy âënh trong chãú âäü hiãûn haình vaì phaíi ghi cheïp roî raìng, âáöy âuí, chênh xaïc, këp thåìi âuïng våïi sæû thæûc nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh phaït sinh. Láûp chæïng tæì laì mäüt phæång phaïp kãú toaïn cáön thiãút âæåüc sæí duûng âãø phaín aïnh caïc nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh âaî phaït sinh hoàûc âaî thæûc sæû hoaìn thaình trãn giáúy tåì theo máùu quy âënh, theo thåìi gian vaì âëa âiãøm phaït sinh cuû thãø. Láûp chæïng tæì laì kháu âáöu tiãn trong toaìn bäü cäng taïc kãú toaïn cuía âån vë, noï laì nhán täú âáöu tiãn aính hæåíng âãún cháút læåüng cäng taïc haûch toaïn kãú toaïn.Vç váûy khi láûp chæïng tæì kãú toaïn cáön phaíi âaím baío caïc yãu cáöu: - Roî raìng, âáöy âuí, chênh xaïc, këp thåìi - Håüp lãû vaì håüp phaïp Âaím baío âæåüc caïc yãu cáöu trãn seî giuïp cho cäng taïc kãú toaïn phaín aïnh âáöy âuí, chênh xaïc vaì këp thåìi moüi sæû biãún âäüng vãö taìi saín vaì nguäön väún trong âån vë, cho pheïp giaïm âäúc mäüt caïch liãn tuûc vaì chàût cheî moüi nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh trong khi vaì sau khi phaït sinh cuîng nhæ âaî hoaìn thaình. Ngoaìi viãûc âaím baío tênh phaïp lyï cho säú liãûu khi ghi vaìo säø kãú toaïn, viãûc láûp chæïng tæì âuïng theo caïc yãu cáöu trãn coìn coï taïc duûng goïp pháön ngàn ngæìa caïc hiãûn tæåüng vi phaûm, thoaït ly caïc chênh saïch, chãú âäü, thãø lãû vãö quaín lyï kinh tãú taìi chênh do Nhaì næåïc ban haình; phaït hiãûn vaì ngàn chàûn këp thåìi caïc haình vi tham ä, laîng phê taìi saín cuía Nhaì næåïc, cuía táûp thãø , cung cáúp nhæîng säú liãûu phuûc vuû cho thäng tin kinh tãú, truyãön âaût vaì kiãøm tra viãûc thæûc hiãûn caïc mãûnh lãûnh, chè thë cäng taïc trong âån vë. 21
22. 2.2.2 Phán loaûi chæïng tæì kãú toaïn Âãø thuáûn tiãûn cho viãûc sæí duûng chæïng tæì, ta tiãún haình phán loaûi chæïng tæì theo nhiãöu tiãu thæïc khaïc nhau. a. Phán loaûi theo cäng duûng Càn cæï vaìo cäng duûng, chæïng tæì âæåüc chia thaình chæïng tæì mãûnh lãûnh, chæïng tæì cháúp haình, chæïng tæì thuí tuûc vaì chæïng tæì liãn håüp. Chæïng tæì mãûnh lãûnh laì nhæîng chæïng tæì chuyãøn taíi caïc quyãút âënh cuía chuí thãø quaín lyï, noï biãøu hiãûn chè thë cho mäüt nghiãûp vuû kinh tãú cáön phaíi thæûc hiãûn, nhæng chæïng tæì naìy chæa chæïng minh âæåüc nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh âaî phaït sinh hay chæa. Vê duû: Lãûnh chi tiãön, Lãûnh âiãöu âäüng Chæïng tæì cháúp haình (thæûc hiãûn) laì loaûi chæïng tæì biãøu thë mäüt nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh âaî âæåüc thæûc hiãûn vaì âaî hoaìn thaình. Thäng qua chæïng tæì coï thãø nháûn tháúy âæåüc mæïc âäü thæûc hiãûn, âäöng thåìi biãøu thë caí traïch nhiãûm váût cháút cuía caïc chuí thãø liãn quan trong viãûc thæûc hiãûn nghiãûp vuû âoï. Loaûi chæïng tæì naìy chæïng minh cho caïc nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh âaî phaït sinh maì noï sao chuûp vaì âæåüc sæí duûng laìm càn cæï âãø ghi säø kãú toaïn. Nhæng âãø âaím baío tênh phaïp lyï, noï thæåìng phaíi coï chæïng tæì mãûnh lãûnh âênh keìm theo. Vê duû: Phiãúu xuáút kho, Phiãúu nháûp kho Chæïng tæì thuí tuûc kãú toaïn laì loaûi chæïng tæì täøng håüp caïc nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh phaït sinh coï liãn quan theo tæìng âäúi tæåüng kãú toaïn cuû thãø nhàòm taûo sæû tiãûn låüi trong viãûc ghi säø vaì âäúi chiãúu våïi caïc taìi liãûu. Loaûi chæïng tæì naìy chè laì chæïng tæì trung gian nãn phaíi coï chæïng tæì ban âáöu âênh keìm theo thç måïi âuí cå såí phaïp lyï chæïng minh cho caïc nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh âaî phaït sinh. Vê duû: Chæïng tæì ghi säø trong hçnh thæïc kãú toaïn chæïng tæì ghi säø (seî âæåüc trçnh baìy trong chæång 5) Chæïng tæì liãn håüp laì loaûi chæïng tæì kãút håüp nhiãöu loaûi cäng duûng kãø trãn trãn mäüt chæïng tæì. Vê duû: Hoaï âån kiãm phiãúu xuáút kho, Lãûnh chi kiãm phiãúu chi Caïch phán loaûi naìy nhàòm giuïp cho kãú toaïn viãn læûa choün vaì sæí duûng chæïng tæì håüp lyï , phuì håüp våïi cäng duûng cuía tæìng loaûi chæïng tæì. b. Phán loaûi theo âëa âiãøm láûp chæïng tæì Theo âëa âiãøm láûp chæïng tæì ngæåìi ta thæåìng chia chuïng thaình chæïng tæì bãn trong (näüi bäü) vaì chæïng tæì bãn ngoaìi. Trong âoï: Chæïng tæì bãn trong laì loaûi chæïng tæì âæåüc láûp trong phaûm vi âån vë, täø chæïc kãú toaïn khäng phuû thuäüc vaìo âàûc âiãøm cuía nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh phaït sinh. Coï mäüt säú chæïng tæì bãn trong chè liãn quan âãún caïc nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh giaíi quyãút trong näüi bäü âån vë. Chàóng haûn : Phiãúu xuáút váût tæ cho phán xæåíng saín xuáút, Baíng kã 22
23. thanh toaïn læång, Biãn baín kiãøm kã näüi bäü Mäüt bäü pháûn khaïc cuía chæïng tæì bãn trong âæåüc láûp taûi âån vë kãú toaïn, nhæng giaíi quyãút caïc mäúi quan hãû kinh tãú våïi caïc âån vë bãn ngoaìi. Vê duû: Hoïa âån baïn haìng, Biãn baín baìn giao taìi saín Chæïng tæì bãn ngoaìi laì loaûi chæïng tæì cuía âån vë kãú toaïn, nhæng âæåüc láûp taûi caïc âån vë khaïc. Thäng thæåìng laì caïc chæïng tæì liãn quan âãún viãûc thu mua haìng hoaï, dëch vuû hoàûc caïc loaûi taìi saín Chàóng haûn: Hoïa âån mua haìng, Hoïa âån thanh toaïn váûn chuyãøn thuã ngoaìi Caïch phán loaûi naìy taûo âiãöu kiãûn thuáûn låüi cho viãûc kiãøm tra, âäúi chiãúu vaì xæí lyï caïc nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh, phán biãût mæïc âäü quan tám khaïc nhau trong viãûc kiãøm tra âäúi chiãúu våïi tæìng loaûi chæïng tæì. c. Phán loaûi theo trçnh âäü khaïi quaït cuía taìi liãûu trong baín chæïng tæì Theo trçnh âäü khaïi quaït cuía taìi liãûu trong baín chæïng tæì, chæïng tæì âæåüc chia thaình chæïng tæì ban âáöu vaì chæïng tæì täøng håüp. Chæïng tæì ban âáöu coìn goüi laì chæïng tæì gäúc laì nhæîng chæïng tæì âæåüc láûp khi nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh phaït sinh, laì "táúm hçnh" chuûp laûi toaìn bäü nhæîng dæî liãûu mä taí vãö nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh thæûc tãú xaíy ra. Chæïng tæì ban âáöu coï âáöy âuí giaï trë vaì hiãûu læûc phaïp lyï âäúi våïi cäng taïc kãú toaïn vaì quaín lyï. Vê duû: Hoaï âån baïn haìng, Phiãúu xuáút kho, Phiãúu thu Chæïng tæì täøng håüp âæåüc xem laì phæång tiãûn täøng håüp caïc nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh phaït sinh cuìng loaûi, nhàòm giaím nheû khäúi læåüng cäng taïc kãú toaïn ghi säø. Chæïng tæì täøng håüp khäng coï yï nghéa phaïp lyï nãúu noï âæïng âäüc láûp mäüt mçnh vaì chè âæåüc xem laì cäng cuû thäng tin. Nãúu khäng coï chæïng tæì gäúc keìm theo thç khi coï tranh cháúp, chæïng tæì täøng håüp khäng coï yï nghéa phaïp lyï chæïng minh cho nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh âaî phaït sinh. Vê duû: Baíng kã chæïng tæì, baíng täøng håüp chæïng tæì Caïch phán loaûi naìy giuïp cho viãûc læûa choün chæïng tæì trong cäng taïc kãú toaïn cuîng nhæ trong cäng taïc thanh tra, kiãøm tra. d. Phán loaûi theo näüi dung kinh tãú cuía nghiãûp vuû trãn chæïng tæì Theo näüi dung cuía nghiãûp vuû kinh tãú phaín aïnh trãn chæïng tæì, hãû thäúng chæïng tæì âæåüc chia thaình nhiãöu loaûi, chàóng haûn: - Chæïng tæì vãö tiãön màût; - Chæïng tæì vãö váût tæ; - Chæïng tæì vãö tiãu thuû haìng hoïa; 23
24. - Chæïng tæì vãö thanh toaïn: thanh toaïn våïi ngán haìng, våïi ngán saïch nhaì næåïc, våïi cäng nhán viãn - Chæïng tæì vãö taìi saín cäú âënh - Caïc chæïng tæì khaïc Caïch phán loaûi naìy taûo thuáûn låüi cho viãûc læu træî chæïng tæì vaì xaïc âënh thåìi haûn læu træî cho tæìng loaûi chæïng tæì. e. Phán loaûi theo tênh cáúp baïch cuía thäng tin trong chæïng tæì Theo caïch phán loaûi naìy chæïng tæì âæåüc chia thaình chæïng tæì bçnh thæåìng vaì chæïng tæì baïo âäüng. Chæïng tæì bçnh thæåìng laì loaûi chæïng tæì chæïa âæûng nhæîng thäng tin bçnh thæåìng vãö nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh phaït sinh. Chæïng tæì baïo âäüng (cáúp baïch) laì loaûi chæïng tæì chæïa âæûng nhæîng thäng tin vãö caïc nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh coï tênh baïo âäüng hoàûc caïc nghiãûp vuû diãùn biãún khäng bçnh thæåìng cáön phaíi coï caïch xæí lyï ngay. Vê duû: Váût tæ sæí duûng væåüt âënh mæïc, Giáúy baïo thanh toaïn tiãön vay quaï haûn Caïch phán loaûi naìy giuïp cho viãûc theo doîi këp thåìi tçnh hçnh biãún âäüng taìi saín, nguäön hçnh thaình taìi saín cuía âån vë. Tæì âoï nhanh choïng coï quyãút âënh xæí lyï këp thåìi, thêch håüp âäúi våïi caïc nghiãûp vuû báút thæåìng. 2.2.3 Näüi dung vaì caïc yãúu täú cå baín cuía chæïng tæì kãú toaïn Theo quy âënh cuía âiãöu 17 Luáût Kãú toaïn, chæïng tæì kãú toaïn phaíi coï âáöy âuí caïc caïc yãúu täú sau: - Tãn goüi vaì säú hiãûu chæïng tæì - Ngaìy thaïng nàm láûp chæïng tæì - Tãn goüi, âëa chè cuía âån vë hoàûc caï nhán láûp chæïng tæì - Tãn goüi, âëa chè cuía âån vë hoàûc caï nhán nháûn chæïng tæì - Näüi dung nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh phaït sinh - Säú læåüng, âån giaï vaì säú tiãön cuía nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh ghi bàòng säú; täøng säú tiãön cuía chæïng tæì duìng âãø thu, chi tiãön ghi bàòng säú vaì bàòng chæî - Chæî kyï, hoü vaì tãn cuía ngæåìi láûp, ngæåìi duyãût vaì nhæîng ngæåìi coï liãn quan âãún chæïng tæì Ngoaìi nhæîng näüi dung chuí yãúu kãø trãn, chæïng tæì kãú toaïn coï thãø coï thãm nhæîng näüi dung khaïc tuìy theo loaûi chæïng tæì. a. Tãn vaì säú hiãûu chæïng tæì kãú toaïn -Tãn chæïng tæì laì mäüt cuûm tæì thæåìng thãø hiãûn näüi dung khaïi quaït cuía nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh phaït sinh. 24
25. Vê duû: Nhçn vaìo "Hoaï âån baïn haìng" ta coï thãø nháûn tháúy näüi dung khaïi quaït cuía nghiãûp vuû laì nhàòm chæïng minh mäüt nghiãûp vuû baïn haìng âaî phaït sinh, chæï khäng phaíi laì mäüt nghiãûp vuû thu chi tiãön tãû. - Säú hiãûu chæïng tæì thæûc cháút laì säú thæï tæû chæïng tæì. Viãûc thiãút kãú säú hiãûu chæïng tæì phaíi tuán theo nhæîng quy âënh cuû thãø âäúi våïi tæìng ngaình nghãö, tæìng lénh væûc hoaût âäüng cuía âån vë vaì tæìng loaûi nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh phaín aïnh trãn chæïng tæì. b. Ngaìy, thaïng, nàm láûp chæïng tæì kãú toaïn Ngaìy, thaïng, nàm láûp chæïng tæì laì caïc yãúu täú xaïc âënh vãö thåìi gian, thæï tæû nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh phaït sinh, âáy cuîng laì mäüt yãúu täú quan troüng phuûc vuû cho viãûc quaín lyï chæïng tæì vaì thanh tra taìi chênh. Ngoaìi ra, ngaìy thaïng nàm trãn chæïng tæì coìn coï yï nghéa hãút sæïc quan troüng trong caïc vuû tranh cháúp phaïp lyï, caïc vuû aïn âang xeït xæí. c. Tãn, âëa chè cuía caïc bãn láûp vaì nháûn chæïng tæì kãú toaïn Caïc bãn láûp vaì nháûn chæïng tæì kãú toaïn coï thãø laì mäüt doanh nghiãûp, mäüt cå quan, mäüt täø chæïc hoàûc mäüt caï nhán Yãúu täú naìy laìm cå såí cho viãûc xaïc âënh traïch nhiãûm váût cháút âäúi våïi nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh phaït sinh. Âäöng thåìi laì cå såí cho viãûc xaïc minh, âäúi chiãúu vaì kiãøm tra vãö caïc nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh khi coï tranh cháúp xaíy ra. d. Näüi dung kinh tãú cuía chæïng tæì kãú toaïn Âáy laì mäüt trong nhæîng yãúu täú cå baín nháút cuía chæïng tæì. Näüi dung kinh tãú cuía chæïng tæì chênh laì näüi dung cuía nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh phaït sinh, noï coï taïc duûng giaíi thêch roî hån vãö yï nghéa kinh tãú cuía nghiãûp vuû, taûo âiãöu kiãûn thuáûn låüi cho viãûc kiãøm tra, thanh tra tênh håüp lyï cuía chæïng tæì . Näüi dung nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh trãn chæïng tæì phaíi âæåüc diãùn âaût ngàõn goün, roî raìng bàòng chæî viãút quy âënh thäúng nháút theo Luáût kãú toaïn vaì caïc quy âënh liãn quan. Näüi dung nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh khäng âæåüc viãút tàõt, khäng âæåüc táøy xoïa, sæía chæîa. Caïc thuáût ngæî âæåüc sæí duûng trong näüi dung chæïng tæì phaíi âaím baío thäng duûng vaì dãù hiãøu. e. Chè tiãu säú læåüng, âån giaï, säú tiãön vaì âån vë tênh Yãúu täú naìy træåïc tiãn coï taïc duûng phán biãût ranh giåïi giæîa chæïng tæì kãú toaïn våïi caïc chæïng tæì khaïc sæí duûng trong caïc lénh væûc thanh tra, trong haình chênh hoàûc lénh væûc kyî thuáût. Chè tiãu säú læåüng vaì giaï trë laì yãúu täú cå såí âãø haûch toaïn kãú toaïn vaì cuîng laì cå såí hay âäúi tæåüng cuía cäng taïc thanh tra, kiãøm tra.Trong mäüt säú træåìng håüp, chè tiãu giaï trë, säú læåüng âæåüc biãøu hiãûn caí bàìng chæî vaì bàòng säú coï keìm theo âån vë tênh. 25
26. Âån vë tênh sæí duûng trong kãú toaïn phaíi âuïng theo quy âënh cuía Nhaì næåïc, chàóng haûn åí næåïc ta quy âënh: - Âån vë tiãön tãû laì âäöng Viãût Nam, kyï hiãûu quäúc gia laì “ â”, kyï hiãûu quäúc tãú laì “ VND”. Trong træåìng håüp nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh phaït sinh laì ngoaûi tãû, phaíi ghi theo nguyãn tãû vaì âäöng Viãût Nam theo tyí giaï häúi âoaïi thæûc tãú hoàûc quy âäøi theo tyí giaï häúi âoaïi do Ngán haìng Nhaì næåïc Viãût Nam cäng bäú. - Âån vë hiãûn váût vaì âån vë thåìi gian lao âäüng laì caïc âån vë âo læåìng âæåüc quy âënh chênh thæïc cuía Cäüng hoìa xaî häüi chuí nghéa Viãût Nam. Xem xeït vãö säú læåüng vaì giaï trë phaín aïnh trãn chæïng tæì, kãú toaïn coï thãø phaït hiãûn tênh báút håüp lyï cuía nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh hoàûc cuía chæïng tæì. f. Chæî kyï, hoü vaì tãn cuía ngæåìi láûp, ngæåìi duyãût vaì nhæîng ngæåìi coï liãn quan âãún chæïng tæì kãú toaïn Yãúu täú naìy nhàòm âaím baío tênh phaïp lyï vaì gàõn liãön traïch nhiãûm váût cháút trong tæìng nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh phaït sinh. Mäùi nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh thæåìng gàõn liãön våïi viãûc thay âäøi traïch nhiãûm váût cháút cuía âäúi tæåüng naìy sang âäúi tæåüng khaïc, cuía bäü pháûn naìy sang bäü pháûn khaïc, do âoï chæïng tæì kãú toaïn phaíi coï êt nháút hai chæî kyï cuía caïc bãn liãn quan. Nhæîng chæïng tæì kãú toaïn thãø hiãûn mäúi quan hãû giæîa caïc phaïp nhán kinh tãú våïi nhau nháút thiãút phaíi coï chæî kyï cuía ngæåìi quaín lyï coï tháøm quyãön. Vê duû nhæ chuí taìi khoaín, kãú toaïn træåíng 2.3 TRÇNH TÆÛ LUÁN CHUYÃØN CHÆÏNG TÆÌ KÃÚ TOAÏN Trçnh tæû luán chuyãøn chæïng tæì kãú toaïn bao gäöm caïc bæåïc sau: - Láûp chæïng tæì hoàûc tiãúp nháûn chæïng tæì - Kiãøm tra chæïng tæì, phã duyãût näüi dung nghiãûp vuû - Sæí duûng chæïng tæì (càn cæï vaìo chæïng tæì âãø ghi säø kãú toaïn) - Baío quaín vaì læu træî chæïng tæì kãú toaïn 2.3.1 Láûp hoàûc tiãúp nháûn chæïng tæì kãú toaïn tæì bãn ngoaìi Caïc nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh phaït sinh liãn quan âãún hoaût âäüng cuía âån vë kãú toaïn âãöu phaíi láûp chæïng tæì . Mäùi nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh phaït sinh chè âæåüc láûp chæïng tæì mäüt láön. Khi láûp chæïng tæì cáön phaíi càn cæï vaìo näüi dung kinh tãú cuía nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh phaït sinh âãø sæí duûng loaûi chæïng tæì coï tãn goüi thêch håüp tæång æïng. Tuyì theo quy âënh, yãu cáöu cuía cäng taïc quaín lyï maì säú baín chæïng tæì coï thãø âæåüc láûp khaïc nhau ( coìn goüi laì säú liãn) 26
27. Khi láûp chæïng tæì cáön tuán theo caïc quy âënh sau: - Láûp roî raìng, âáöy âuí, këp thåìi, chênh xaïc theo näüi dung quy âënh trãn máùu in. Træåìng håüp chæïng tæì chæa coï máùu quy âënh, âån vë kãú toaïn tæû láûp våïi âáöy âuí caïc näüi dung cå baín theo quy âënh cuía luáût Kãú toaïn. - Khi viãút phaíi duìng buït mæûc, säú vaì chæî viãút phaíi liãn tuûc khäng âæåüc ngàõt quaíng, phaíi gaûch cheïo caïc pháön träúng. - Trãn chæïng tæì khäng viãút tàõt, khäng táøy xoaï, sæía chæîa .Khi viãút sai vaìo máùu chæïng tæì thç phaíi huíy boí bàòng caïch gaûch cheïo vaìo chæïng tæì viãút sai. - Âäúi våïi caïc chæïng tæì liãn quan træûc tiãúp âãún tiãön, khi phaït haình sai cáön phaíi gaûch âãø huíy âi nhæng khäng xeï råìi khoíi cuäúng chæïng tæì. - Chæïng tæì kãú toaïn phaíi âæåüc láûp âáöy âuí säú liãn quy âënh. Näüi dung giæîa caïc liãn phaíi giäúng nhau. Chæïng tæì kãú toaïn láûp âãø giao dëch våïi caïc täø chæïc, caï nhán ngoaìi âån vë, liãn gæíi cho bãn ngoaìi phaíi coï dáúu cuía âån vë. - Chæïng tæì kãú toaïn âæåüc láûp dæåïi daûng chæïng tæì âiãûn tæí phaíi âæåüc in ra giáúy vaì læu træî theo quy âënh cuía tæìng træåìng håüp cuû thãø. 2.3.2 Kiãøm tra chæïng tæì, phã duyãût näüi dung nghiãûp vuû chæïng tæì kãú toaïn Âãø tàng tênh tháûn troüng trong nghãö nghiãûp kãú toaïn, træåïc khi laìm càn cæï ghi vaìo säø kãú toaïn, caïc chæïng tæì kãú toaïn cáön phaíi âæåüc kiãøm tra vaì phã duyãût. Näüi dung cuía viãûc kiãøm tra vaì phã duyãût bao gäöm: - Kiãøm tra tênh roî raìng, trung thæûc vaì tênh âáöy âuí caïc chè tiãu cuîng nhæ caïc yãúu täú trãn chæïng tæì. - Kiãøm tra tênh håüp phaïp, håüp lyï vaì håüp lãû cuía nghiãûp vuû kinh tãú phaït sinh thäng qua caïc yãúu täú cå baín trãn chæïng tæì. - Kiãøm tra tênh chênh xaïc cuía säú liãûu vaì thäng tin trãn chæïng tæì. - Kiãøm tra viãûc cháúp haình quy chãú quaín lyï chæïng tæì trong phaûm vi näüi bäü (âäúi våïi chæïng tæì do âån vë láûp). Trong træåìng håüp laì âån vë nháûn chæïng tæì kãú toaïn, thç khi nháûn chæïng tæì cáön kiãøm tra kyî caïc chæî kyï, cuû thãø nhæ sau: - Chæïng tæì kãú toaïn phaíi âuí chæî kyï, chæî kyï trãn chæïng tæì phaíi âæåüc kyï bàòng buït mæûc, khäng âæåüc kyï bàòng mæûc âoí hoàûc âoïng dáúu chæî kyï khàõc sàôn, chæî kyï cuía cuìng mäüt ngæåìi trãn caïc chæïng tæì kãú toaïn phaíi thäúng nháút. - Chæî kyï trãn chæïng tæì phaíi do ngæåìi coï tháøm quyãön hoàûc ngæåìi âæåüc uíy quyãön kyï. Nhæîng træåìng håüp näüi dung chæïng tæì khäng quy âënh traïch nhiãûm liãn quan âãún tãn ngæåìi kyï khäng thãø âæåüc cháúp nháûn. 27
28. - Chæïng tæì kãú toaïn chi tiãön phaíi do ngæåìi coï tháøm quyãön hiãûn haình kyï duyãût chi vaì kãú toaïn træåíng hoàûc do ngæåìi âæåüc uíy quyãön kyï træåïc khi thæûc hiãûn. Caïc chæî kyï phaíi âæåüc kyï træûc tiãúp bàòng buït mæûc trãn tæìng liãn. Læu yï: Khi phaït hiãûn tháúy caïc haình vi vi phaûm chênh saïch, chãú âäü kinh tãú taìi chênh cuía Nhaì næåïc cuîng nhæ caïc haình vi vi phaûm quy âënh vãö láûp vaì sæí duûng chæïng tæì, kãú toaïn viãn phaíi tæì chäúi thæûc hiãûn, âäöng thåìi baïo caïo ngay cho kãú toaïn træåíng hoàûc thuí træåíng âån vë âãø xæí lyï këp thåìi theo âuïng phaïp luáût hiãûn haình. 2.3.3 Sæí duûng chæïng tæì kãú toaïn Sau khi bäü pháûn kãú toaïn âaî kiãøm tra kyî læåîng caïc yãúu täú cå baín trãn chæïng tæì tiãúp nháûn bãn ngoaìi hoàûc do âån vë láûp, nãúu xaïc minh laì hoaìn toaìn âuïng quy âënh thç måïi duìng nhæîng chæïng tæì âoï âãø ghi säø kãú toaïn. Âäúi våïi chæïng tæì tiãúp nháûn tæì bãn ngoaìi, nãúu láûp khäng âuïng vãö thuí tuûc, näüi dung hoàûc säú tiãön thç ngæåìi kiãøm tra phaíi thäng baïo cho nåi láûp chæïng tæì âoï biãút âãø láûp laûi, sau khi âaî âæåüc âiãöu chènh xong, chæïng tæì måïi coï thãø tråí thaình cå såí cho viãûc ghi säø kãú toaïn.Chæïng tæì âaî qua kiãøm tra âæåüc sæí duûng nhæ sau: - Cung cáúp nhanh nhæîng thäng tin cáön thiãút cho quaín lyï nghiãûp vuû cuía caïc bäü pháûn coï liãn quan. - Phán loaûi chæïng tæì theo näüi dung, tênh cháút nghiãûp vuû vaì âäúi tæåüng kãú toaïn. - Láûp âënh khoaín vaì vaìo säø kãú toaïn. 2.3.4 Baío quaín vaì læu træî chæïng tæì kãú toaïn Chæïng tæì kãú toaïn sau khi âaî sæí duûng âãø ghi säø kãú toaïn phaíi âæåüc sàõp xãúp, baío quaín vaì læu træî theo quy âënh hiãûn haình cuía Nhaì næåïc vãö viãûc baío quaín vaì læu træî chæïng tæì. Moüi træåìng håüp máút chæïng tæì gäúc âãöu phaíi baïo caïo våïi thuí træåíng vaì kãú toaïn træåíng âån vë âãø coï biãûn phaïp xæí lyï këp thåìi. Riãng træåìng håüp máút hoaï âån baïn haìng, biãn lai, sec tràõng phaíi baïo ngay cho cå quan Thuãú, Ngán haìng vaì Cäng an âëa phæång nåi âån vë måí taìi khoaín âãø coï biãûn phaïp vä hiãûu hoaï chæïng tæì bë máút. Ngoaìi ra, trong trçnh tæû luán chuyãøn coìn coï giai âoaûn“ sæí duûng laûi chæïng tæì “. Tuy khäng âæåüc vàn baín quy âënh, nhæng giai âoaûn naìy ráút quan troüng âäúi våïi quaï trçnh luán chuyãøn chæïng tæì. Muûc âêch cuía viãûc baío quaín vaì læu træî chæïng tæì cuîng chênh laì âãø sæí duûng laûi chæïng tæì vaìo nhæîng cäng viãûc nhæ: - Truy tçm bàòng chæïng vãö mäüt nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh âaî phaït sinh trong quaï khæï. 28
29. - Täøng håüp vaì phán têch chuäùi säú liãûu thäúng kã âãø âaïnh giaï quaï trçnh hoaût âäüng vaì phaït triãøn cuía âån vë qua caïc nàm. - Phuûc häöi hiãûn traûng caïc nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh âaî phaït sinh trong quaï khæï khi cáön thiãút. - Cå såí phaïp lyï cho caïc vuû tranh cháúp xuáút hiãûn sau khi caïc nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh âaî âæåüc âæa vaìo læu træî mäüt thåìi gian daìi. 2.3.5 Täø chæïc luán chuyãøn chæïng tæì Âãø âaím baío cho viãûc ghi säø kãú toaïn âæåüc nhanh choïng vaì chênh xaïc cáön phaíi täø chæïc luán chuyãøn chæïng tæì mäüt caïch khoa hoüc. Täø chæïc luán chuyãøn chæïng tæì laì viãûc xaïc âënh âæåìng âi cuû thãø cuía tæìng loaûi chæïng tæì: mäùi loaûi chæïng tæì phaíi âi qua caïc bäü pháûn naìo, bäü pháûn naìo coï nhiãûm vuû kiãøm tra, xæí lyï vaì ghi säø kãú toaïn, thåìi gian hoaìn thaình nhiãûm vuû bao láu vaì bäü pháûn naìo chëu traïch nhiãûm læu træî chæïng tæì. Nhàòm tàng cæåìng hiãûu quaí viãûc sæí duûng chæïng tæì, âaím baío tênh këp thåìi vaì håüp lyï, bäü pháûn kãú toaïn phaíi xáy dæûng så âäö luán chuyãøn cho tæìng loaûi chæïng tæì cuû thãø. Viãûc xáy dæûng så âäö luán chuyãøn chæïng tæì, ngoaìi viãûc biãøu hiãûn mäúi quan hãû vãö cung cáúp säú liãûu kãú toaïn coìn cho pheïp xaïc âënh âæåüc nhæîng luäöng thäng tin diãùn ra thæåìng xuyãn trong âån vë, xaïc âënh âæåüc nhæîng nguyãn nhán laìm cho säú liãûu chæïng tæì thiãúu chênh xaïc hoàûc thiãúu këp thåìi.Nhåì váûy måïi âæa âæåüc cäng taïc chæïng tæì kãú toaïn vaìo nãö nãúp, kyí cæång. Âãø tàng cæåìng quaín lyï cäng taïc chæïng tæì kãú toaïn, âån vë kãú toaïn cáön phaíi ban haình caïc vàn baín coï tênh phaïp lyï näüi bäü vãö hoaût âäüng luán chuyãøn chæïng tæì, váûn haình song song, thäúng nháút våïi nhæîng quy âënh trong Chãú âäü Kãú toaïn ./. 29
30. CHÆÅNG 3 PHÆÅNG PHAÏP TAÌI KHOAÍN KÃÚ TOAÏN 3.1 NÄÜI DUNG VAÌ YÏ NGHÉA CUÍA PHÆÅNG PHAÏP TAÌI KHOAÍN KÃÚ TOAÏN 3.1.1 Sæû cáön thiãút khaïch quan cuía phæång phaïp taìi khoaín Nhæ âaî trçnh baìy åí chæång træåïc, âäúi tæåüng cuía haûch toaïn kãú toaïn coï hçnh thaïi biãøu hiãûn ráút âa daûng, phong phuï dæåïi nhiãöu hçnh thæïc khaïc nhau vaì thæåìng xuyãn váûn âäüng theo nhæîng chiãöu hæåïng khaïc nhau. Tênh váûn âäüng cuía âäúi tæåüng haûch toaïn kãú toaïn âæåüc thãø hiãûn qua caïc nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh phaït sinh trong quaï trçnh hoaût âäüng cuía âån vë kãú toaïn. Caïc nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh naìy diãùn ra thæåìng xuyãn, liãn tuûc âoìi hoíi phaíi âæåüc ghi cheïp këp thåìi, âáöy âuí qua phæång phaïp chæïng tæì. Tuy nhiãn phæång phaïp chæïng tæì chè måïi cung cáúp nhæîng thäng tin ban âáöu coï tênh âån leí vãö tæìng nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh, chæa thãø cung cáúp âæåüc nhæîng thäng tin coï tênh täøng håüp, âäöng thåìi cuîng chæa phaín aïnh âæåüc mäúi quan hãû biãún âäüng giæîa caïc âäúi tæåüng haûch toaïn kãú toaïn khi nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh phaït sinh. Trong khi âoï, nhaì quaín lyï ráút cáön nhæîng thäng tin täøng håüp theo tæìng âäúi tæåüng kãú toaïn vaì báút kyì sæû biãún âäüng cuía mäüt âäúi tæåüng haûch toaïn kãú toaïn naìo cuîng cáön âæåüc xem xeït trong mäúi liãn hãû våïi caïc âäúi tæåüng khaïc. Tæì nhæîng yãu cáöu trãn cuía cäng taïc quaín lyï âoìi hoíi phaíi coï mäüt phæång phaïp thêch æïng, coï khaí nàng xæí lyï vaì täøng håüp thäng tin vãö tçnh hçnh biãún âäüng cuía tæìng loaûi âäúi tæåüng haûch toaïn kãú toaïn cuîng nhæ mäúi quan hãû giæîa caïc âäúi tæåüng haûch toaïn kãú toaïn. Âoï chênh laì phæång phaïp taìi khoaín vaì ghi keïp vaìo caïc taìi khoaín (goüi tàõt laì phæång phaïp taìi khoaín kãú toaïn). Váûy sæû hçnh thaình phæång phaïp taìi khoaín vaì ghi keïp laì sæû näúi tiãúp theo sau phæång phaïp chæïng tæì nhàòm xæí lyï vaì cung cáúp thäng tin cho nhaì quaín lyï vãö tæìng âäúi tæåüng haûch toaïn kãú toaïn, tæìng loaûi hoaût âängü kinh doanh, cuîng nhæ caïc mäúi quan hãû giæîa caïc âäúi tæåüng khi nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh phaït sinh. Âäöng thåìi chè trãn cå såí phæång phaïp taìi khoaín vaì ghi keïp vaìo taìi khoaín thç thäng tin måïi âæåüc hãû thäúng hoïa thaình caïc chè tiãu kinh tãú, taìi chênh phuûc vuû cho viãûc láûp caïc baïo caïo kãú toaïn, âaím baío cung cáúp thäng tin täøng håüp cho caïc nhaì quaín lyï, caïc cáúp laînh âaûo Nhaì næåïc vaì caïc âäúi tæåüng quan tám khaïc. 30
31. + Nhoïm taìi khoaín phaín aïnh chi phê: taìi khoaín Chi phê nguyãn váût liãûu træûc tiãúp (621), taìi khoaín Chi phê nhán cäng træûc tiãúp (622), taìi khoaín Chi phê saín xuáút chung (627), taìi khoaín Chi phê taìi chênh (635) + Nhoïm taìi khoaín phaín aïnh doanh thu, thu nháûp: taìi khoaín Doanh thu baïn haìng vaì cung cáúp dëch vuû (511), taìi khoaín Thu nháûp khaïc (711), taìi khoaín Doanh thu hoaût âäüng taìi chênh (515) + Nhoïm taìi khoaín xaïc âënh kãút quaí kinh doanh coï taìi khoaín Xaïc âënh kãút quaí kinh doanh (911) Viãûc phán loaûi taìi khoaín theo näüi dung kinh tãú phaín aïnh trãn taìi khoaín giuïp cho kãú toaïn choün læûa taìi khoaín kãú toaïn theo näüi dung vaì váûn duûng vaìo cäng taïc kãú toaïn âæåüc chênh xaïc, phuì håüp våïi âàûc âiãøm hoaût âäüng kinh doanh cuía âån vë. 3.3.2.2 Phán loaûi taìi khoaín theo cäng duûng vaì kãút cáúu Âãø phán loaûi, træåïc hãút càn cæï vaìo cäng duûng âãø chia taìi khoaín thaình nhæîng loaûi coï cäng duûng giäúng nhau, sau âoï trong tæìng loaûi càn cæï vaìo kãút cáúu cuía taìi khoaín âãø chia chuïng thaình nhæîng nhoïm taìi khoaín coï kãút cáúu giäúng nhau. Theo caïch phán loaûi naìy, taìi khoaín kãú toaïn âæåüc chia thaình ba loaûi: a. Loaûi taìi khoaín cå baín Loaûi taìi khoaín naìy coï cäng duûng træûc tiãúp phaín aïnh tçnh hçnh biãún âäüng cuía taìi saín vaì nguäön väún. Càn cæï vaìo kãút cáúu, loaûi taìi khoaín cå baín naìy laûi âæåüc chia thaình ba nhoïm: a.1/ Nhoïm taìi khoaín coï säú dæ Nåü Nhoïm taìi khoaín coï säú dæ Nåü bao gäöm nhæîng taìi khoaín phaín aïnh taìi saín coï kãút cáúu nhæ sau: Caïc taìi khoaín coï säú dæ Nåü Nåü Coï S äú dæ âáöu kyì : Giaï trë taìi saín âáöu kyì Säú phaït sinh tàng: Giaï trë taìi saín tàng Säú phaït sinh giaím: Giaï trë taìi saín giaím trong kyì trong kyì S äú dæ cuäúi kyì : Giaï trë taìi saín cuäúi ky ì 46
32. a.2/ Nhoïm taìi khoaín coï säú dæ Coï Nhoïm taìi khoaín coï säú dæ Coï bao gäöm nhæîng taìi khoaín phaín aïnh nguäön väún coï kãút cáúu nhæ sau: Caïc taìi khoaín coï säú dæ Coï Nåü Coï Säú dæ âáöu kyì : Nguäön väún hiãûn coï âáöu kyì Säú phaït sinh giaím: Giaï trë taìi saín giaím Säú phaït sinh tàng: Nguäön väún tàng trong kyì trong kyì Säú dæ cuäúi kyì : Nguäön väún hiãûn coï cuäúi kyì a.3/ Nhoïm taìi khoaín coï säú dæ Nåü - Coï Thuäüc nhoïm naìy gäöm coï caïc taìi khoaín phaíi thu vaì caïc taìi khoaín phaíi traí, goüi chung laì taìi khoaín cäng nåü. Sau âáy laì kãút cáúu cuía hai taìi khoaín âàûc træng nháút trong nhoïm caïc taìi khoaín coï säú dæ Nåü - Coï, âoï laì: - Taìi khoaín Phaíi thu khaïch haìng (131) - Taìi khoaín Phaíi traí ngæåìi baïn (331) * Kãút cáúu taìi khoaín Phaíi thu khaïch haìng TK Phaíi thu khaïch haìng (131) Nåü Coï SDDK: Säú tiãön khaïch haìng âàût træåïc conì SDDK: Säú coìn phaíi thu cuía khaïch haìng vaìo âáöu kyì. âá öu kyì. SPS: - Säú phaíi thu khaïch haìng giaím trong SPS: - Säú phaíi thu khaïch haìng tàng trong kyì. kyì. - Säú tiãön âàût træåïc cuía khaïch haìng - Trë giaï saín pháøm haìng hoïagiao cho tàng lãn trong kyì. khaïch haìng âaî âàût træåïc tiãön haìng. SDCK: Säú tiãön khaïch haìng âàût træåïc conì SDCK: Säú coìn phaíi thu khaïch haìng cuäúi kyì. cuäúi kyì. 47
33. * Kãút cáúu taìi khoaín Phaíi traí ngæåìi baïn TK Phaíi traí ngæåìi baïn (331) Nåü Coï SDDK: Säú tiãön doanh nghiãûp âaî æïng træåïc SDDK: Säú tiãön doanh nghiãûp coìn phaíi traí cho ngæåìi baïn taûi thåìi âiãøm âáöu kyì. ngæåìi baïn taûi thåìi âiãøm âáöu kyì. SPS: - Säú phaíi traí ngæåìi baïn tàng lãn trong SPS: - Säú P.traí ngæåìi baïn giaím trong kyì kyì. (âa î traí). - Giaï trë haìng hoïa, váût tæ doanh nghiãûp - ÆÏng træåïc tiãön mua haìng cho ngæåìi nháûn âæåüc tæång æïng våïi säú tiãön âaî æïng baïn. træåïc. SDCK: Säú tiãön doanh nghiãûp âaî æïng træåïc SDCK: Säú tiãön doanh nghiãûp phaíi traí ngæåìi cho ngæåìi baïn taûi thåìi âiãøm cuäúi kyì. baïn taûi thåìi âiãøm cuäúi kyì. b. Loaûi taìi khoaín âiãöu chènh Cäng duûng cuía loaûi taìi khoaín âiãöu chènh laì giuïp cho viãûc tênh laûi säú liãûu ghi cheïp trãn taìi khoaín maì noï âiãöu chènh, xaïc âënh chênh xaïc caïc chè tiãu thæûc tãú vãö âäúi tæåüng haûch toaïn kãú toaïn taûi thåìi âiãøm tênh toaïn theo yãu cáöu quaín lyï. Taìi khoaín âiãöu chènh âæåüc chia thaình taìi khoaín âiãöu chènh tàng, taìi khoaín âiãöu chènh giaím. Caïc taìi khoaín âiãöu chènh tàng coï kãút cáúu cuìng chiãöu våïi taìi khoaín âæåüc âiãöu chènh, traïi laûi caïc taìi khoaín âiãöu chènh giaím coï kãút cáúu ngæåüc chiãöu våïi taìi khoaín âæåüc âiãöu chènh. Hiãûn nay trong hãû thäúng taìi khoaín kãú toaïn doanh nghiãûp khäng coï taìi khoaín âiãöu chènh tàng, chè coï taìi khoaín âiãöu chènh giaím vaì mäüt säú taìi khoaín âiãöu chènh væìa tàng væìa giaím. + Caïc taìi khoaín âiãöu chènh giaím gäöm: taìi khoaín Hao moìn taìi saín cäú âënh (214), taìi khoaín Dæû phoìng giaím giaï âáöu tæ ngàõn haûn (129), taìi khoaín Dæû phoìng giaím giaï haìng täön kho (159), taìi khoaín Dæû phoìng giaím giaï âáöu tæ daìi haûn (229) + Caïc taìi khoaín âiãöu chènh væìa tàng væìa giaím gäöm coï: taìi khoaín Chãnh lãûch âaïnh giaï laûi taìi saín (412), taìi khoaín Chãnh lãûch tyí giaï ngoaûi tãû (413) * Mäüt säú taìi khoaín âiãöu chènh giaím âàûc træng 1/ Taìi khoaín 214” Hao moìn taìi saín cäú âënh” Cäng duûng cuía taìi khoaín “ Hao moìn taìi saín cäú âënh” laì âãø âiãöu chènh, tênh giaï trë coìn laûi cuía caïc taìi saín cäú âënh cuía doanh nghiãûp. Ta coï kãút cáúu cuía taìi khoaín naìy nhæ sau: 48
34. TK Hao moìn taìi saín cäú âënh (214) Nå ü Coï SDDK: Giaï trë hao moìn TSCÂ vaìo âáöu kyì. SPS: Giaï trë hao moìn TSCÂ giaím xuäúng SPS : Giaï trë hao moìn TSCÂ tàng lãn trong kyì trong kyì. SDCK: Giaï trë hao moìn TSCÂ vaìo cuäúi kyì. Ta coï cäng thæïc xaïc âënh giaï trë coìn laûi cuía taìi saín cäú âënh nhæ sau: Giaï trë coìn laûi Nguyãn giaï cuía Giaï trë hao moìn cuía TSCÂ = TSCÂ - cuía TSCÂ 2/ Taìi khoaín 159 ”Dæû phoìng giaím giaï haìng täön kho” Taìi khoaín naìy âæåüc sæí duûng âãø âiãöu chènh giaï trë thæûc tãú cuía caïc loaûi haìng täön kho so våïi säø saïch kãú toaïn do sæû biãún âäüng giaím giaï trãn thë træåìng. Kãút cáúu nhæ sau: TK Dæû phoìng giaím giaï haìng täön kho (159) Nå ü Coï SPS: Giaï trë dæû phoìng giaím giaï haìng tänö SPS: Giaï trë dæû phoìng giaím giaï haìng tänö kho hoaìn nháûp ghi giaím giaï väún haìng baïn kho âaî láûp tênh vaìo giaï väún SDCK: Giaï trë dæû phoìng giaím giaï haìng täön kho cuäúi kyì. Ta coï cäng thæïc xaïc âënh giaï trë thæûc tãú cuía haìng täön kho coï xu hæåïng giaím giaï nhæ sau: Giaï trë thæûc tãú Giaï trë trãn säø saïch Giaï trë dæû phoìng giaím = cuía haìng täön kho haìng täön kho - giaï haìng täön kho * Taìi khoaín âiãöu chènh væìa tàng væìa giaím Thuäüc vãö nhoïm taìi khoaín naìy gäöm coï caïc taìi khoaín “ Chãnh lãûch âaïnh giaï laûi taìi saín “(412) vaì taìi khoaín “ Chãnh lãûch tyí giaï ngoaûi tãû” (413). 49
35. Caïc taìi khoaín naìy, seî coï hai khaí nàng âiãöu chènh: Nãúu giaï trë âäúi tæåüng âæåüc âaïnh giaï laì tàng lãn, thç trãn taìi khoaín 412 hoàûc taìi khoaín 413 phaín aïnh âiãöu chènh tàng vaì ngæåüc laûi nãúu giaï trë âäúi tæåüng âæåüc âaïnh giaï coï giaím xuäúng thç caïc taìi khoaín naìy phaín aïnh âiãöu chènh giaím. c. Loaûi taìi khoaín nghiãûp vuû Loaûi taìi khoaín naìy âæåüc sæí duûng âãø táûp håüp säú liãûu cáön thiãút vãö quaï trçnh hoaût âäüng kinh doanh cuía doanh nghiãûp, sau âoï duìng nhæîng phæång phaïp thêch håüp coï tênh nghiãûp vuû âãø xæí lyï säú liãûu theo yãu cáöu cuía cäng taïc quaín lyï. Caïc taìi khoaín nghiãûp vuû âæåüc chia thaình bäún nhoïm: nhoïm taìi khoaín phán phäúi, nhoïm taìi khoaín tênh giaï thaình, nhoïm taìi khoaín theo doîi - kãút chuyãøn doanh thu vaì nhoïm taìi khoaín so saïnh. c.1/ Nhoïm taìi khoaín phán phäúi Âæåüc sæí duûng âãø táûp håüp vaì phán phäúi chi phê phaït sinh räöi kãút chuyãøn hoàûc phán bäø cho caïc âäúi tæåüng liãn quan. Trong nhoïm naìy laûi chia thaình hai nhoïm chi tiãút hån : nhoïm táûp håüp - phán phäúi vaì nhoïm phán phäúi theo dæû toaïn + Nhoïm taìi khoaín táûp håüp - phán phäúi bao gäöm caïc taìi khoaín loaûi chi phê nhæ taìi khoaín Chi phê nguyãn váût liãûu træûc tiãúp (621), taìi khoaín Chi phê nhán cäng træûc tiãúp (622), taìi khoaín Chi phê saín xuáút chung (627), taìi khoaín Chi phê taìi chênh (635) Caïc taìi khoaín naìy âãöu coï chung kãút cáúu nhæ sau: Caïc taìi khoaín táûp håüp - phán phäúi Nåü Coï SPS: Táûp håüp caïc chi phê phaït sinh SPS: Kãút chuyãøn chi phê cho trong kyì caïc âäúi tæåüng. Taìi khoaín naìy cuäúi kyì khäng coï säú dæ + Nhoïm taìi khoaín phán phäúi theo dæû toaïn Laì nhæîng taìi khoaín âæåüc sæí duûng âãø phaín aïnh caïc chi phê seî vaì âaî phaït sinh theo dæû toaïn tênh træåïc hoàûc caïc khoaín chi phê âaî phaït sinh mäüt láön nhæng cáön phán bäø dáön cho caïc âäúi tæåüng sæí duûng. Chàóng haûn nhæ taìi khoaín Chi phê traí træåïc (142), taìi khoaín Chi phê traí træåïc daìi haûn (242), taìi khoaín Chi phê phaíi traí (335). Trong âoï: - Caïc taìi khoaín Chi phê traí træåïc (142) , Chi phê traí træåïc daìi haûn (242) âæåüc sæí duûng âãø phaín aïnh nhæîng chi phê thæûc tãú âaî phaït sinh nhæng khäng thãø tênh hãút vaìo mäüt chu kyì saín xuáút kinh doanh do quy mä chi phê quaï låïn vaì liãn quan âãún nhiãöu chu kyì saín xuáút kinh doanh. 50
36. Caïc taìi khoaín naìy coï kãút cáúu nhæ sau: Caïc taìi khoaín Chi phê traí træåïc (142 vaì 242) Nåü Coï SDÂK: Chi phê traí træåïc hiãûn coìn âáöu ky ì SPS: Phán bäø chi phê traí træåïc tênh SPS: Caïc chi phê traí træåïc phaït sinh vaìo chi phê trong kyì trong kyì SDCK: Chi phê traí træåïc hiãûn coìn cuäúi ky ì - Taìi khoaín Chi phê phaíi traí (335) âæåüc sæí duûng âãø phaín aïnh nhæîng chi phê seî phaït sinh våïi quy mä låïn, liãn quan âãún nhiãöu chu kyì saín xuáút kinh doanh cáön phaíi trêch træåïc theo kãú hoaûch. Taìi khoaín naìy coï kãút cáúu nhæ sau: Taìi khoaín Chi phê phaíi traí (335) Nå ü Coï SDÂK: Chi phê phaíi traí hiãûn coìn âáöu kyì SPS: Ca ïc chi phê phaíi traí thæûc tãú phatï SPS : Caïc chi phê phaíi traí trêch træåïc sinh trong ky ì theo kãú hoaûch trong kyì SDCK: Chi phê phaíi traí hiãûn coìn cuäúi kyì c.2/ Nhoïm taìi khoaín tênh giaï thaình Cäng duûng cuía nhoïm taìi khoaín naìy laì táûp håüp chi phê saín xuáút âãø tênh giaï thaình saín pháøm, dëch vuû hoaìn thaình hoàûc chi phê cuía caïc hoaût âäüng khaïc trong doanh nghiãûp. Thuäüc nhoïm naìy gäöm coï: taìi khoaín Chi phê saín xuáút kinh doanh dåí dang (154), taìi khoaín Giaï thaình saín xuáút (631), taìi khoaín Xáy dæûng cå baín dåí dang ( 241) Kãút cáúu taìi khoaín tiãu biãøu cuía nhoïm taìi khoaín naìy âæåüc biãøu hiãûn qua taìi khoaín Chi phê saín xuáút kinh doanh dåí dang (154) 51
37. Taìi khoaín naìy coï kãút cáúu nhæ sau: TK Chi phê saín xuáút kinh doanh dåí dang (154) Nåü Coï SDÂK: Chi phê saín xuáút dåí dang âáöu ky ì SPS : Táûp håüp chi phê saín xuáút SPS : Giaï thaình cuía saín pháøm, phaït sinh trong kyì dëch vuû hoaìn thaình trong kyì. SDCK: Chi phê saín xuáút dåí dang cuäúi kyì c.3 Nhoïm taìi khoaín theo doîi vaì kãút chuyãøn doanh thu, thu nháûp Nhoïm taìi khoaín naìy theo doîi doanh thu, thu nháûp âäöng thåìi kãút chuyãøn doanh thu, thu nháûp thuáön vaìo taìi khoaín xaïc âënh kãút quaí kinh doanh . Thuäüc nhoïm naìy gäöm coï caïc taìi khoaín : Taìi khoaín doanh thu baïn haìng vaì cung cáúp dëch vuû ( 511), Taìi khoaín doanh thu hoaût âäüng taìi chênh (515), Taìi khoaín thu nháûp khaïc (711) Kãút cáúu chung cuía nhoïm naìy âæåüc thãø hiãûn nhæ sau: Caïc taìi khoaín Doanh thu , thu nháûp Nå ü Coï - Caïc khoaín giaím træì doanh thu, thu nháûp taìi - Doanh thu baïn haìng, thu nháûp taìi chênh , thu nháûp khaïc phaït sinh trong kyì. chênh, thu nháûp khaïc phaït sinh trong kyì - Cuäúi kyì kãút chuyãøn doanh thu thuáön, caïc khoaín thu nháûp thuáön vaìo taìi khoaín xaïc âënh kãút quaí . Cuäúi kyì caïc taìi khoaín naìy khäng coï säú dæ c.4 Nhoïm taìi khoaín so saïnh Nhoïm taìi khoaín naìy âæåüc sæí duûng âãø xaïc âënh kãút quaí hoaût âäüng saín xuáút kinh doanh cuía doanh nghiãûp vaìo cuäúi kyì, bàòng caïch so saïnh giæîa bãn Nåü våïi bãn Coï cuía taìi khoaín. Thuäüc nhoïm taìi khoaín naìy chè coï mäüt taìi khoaín âoï laì taìi khoaín Xaïc âënh kãút quaí kinh doanh (911). Taìi khoaín naìy coï kãút cáúu nhæ sau: 52
38. TK Xaïc âënh kãút quaí kinh doanh (911) Nåü Coï - Gia ï väún haìng baïn trong kyì - Doanh thu thuáön baïn haìng &cung cáúp d.vuû - Chi phê ta ìi chênh - Doanh thu hoaût âäüng taìi chênh - Chi phê baïn haìng - Chi phê quaín lyï doanh nghiãûp - Chi phê khaïc -Thu nháûp khaïc - Cäüng phaït sinh Nåü -Cäüng phaït sinh Coï - Kãút chuyãøn laîi (2) -Kãút chuyãøn läù (3) Læu yï: (1) : Cäng duûng cuía taìi khoaín naìy cho pheïp doanh nghiãûp coï thãø xaïc âënh kãút quaí chung cho caïc hoaût âäüng hoàûc xaïc âënh riãng kãút quaí cuía tæìng hoaût âäüng bao gäöm: hoaût âäüng chênh cuía doanh nghiãûp( hoaût âäüng saín xuáút kinh doanh + hoaût âäüng taìi chênh) vaì caïc hoaût âäüng khaïc. (2) : Doanh nghiãûp âaût kãút quaí laîi khi Täøng thu nháûp hoàûc doanh thu ( thuáön) > Täøng chi phê, tæïc laì Cäüng phaït sinh Nåü Cäüng phaït sinh Coï. (4) : Doanh thu thuáön baïn haìng &cung cáúp d.vuû seî âæåüc trçnh baìy åí chæång 6 3.4 PHÆÅNG PHAÏP GHI KEÏP VAÌO TAÌI KHOAÍN KÃÚ TOAÏN 3.4.1 Caïc quan hãû âäúi æïng kãú toaïn 3.4.1.1 Khaïi niãûm quan hãû âäúi æïng Quan hãû âäúi æïng kãú toaïn laì khaïi niãûm duìng âãø biãøu thë mäúi quan hãû hai màût giæîa taìi saín vaì nguäön väún hoàûc giæîa tçnh hçnh tàng vaì tçnh hçnh giaím cuía caïc âäúi tæåüng kãú toaïn cuû thãø trong mäùi nghiãûp vuû kinh tãú phaït sinh. 53
39. Vê duû: Coï caïc nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh sau: 1/ Chuyãøn tiãön gæíi ngán haìng thanh toaïn tiãön mua xe taíi : 20.000.000 âäöng (1) 2/ Mua xi màng thanh toaïn bàòng khoaín vay ngàõn haûn : 30.000.000 âäöng (2) Phán têch caïc nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh trãn: Nghiãûp vuû säú (1) biãøu thë mäúi quan hãû giæîa hai màût tàng - giaím cuía hai âäúi tæåüng âãöu laì taìi saín: TS " Tiãön gæíi ngán haìng" giaím xuäúngÙ TS “ Giaï trë taìi saín cäú âënh" tàng lãn Nghiãûp vuû säú (2) biãøu thë mäúi quan hãû cuìng tàng lãn cuía hai âäúi tæåüng taìi saín - nguäön väún : TS " Nguyãn váût liãûu - xi màng" tàng lãn Ù NV " vay ngàõn haûn" cuîng tàng lãn. Trong quïa trçnh hoaût âäüng cuía caïc âån vë coï ráút nhiãöu quan hãû âäúi æïng kãú toaïn khaïc nhau, biãøu hiãûn dæåïi nhiãöu hçnh thaïi khaïc nhau, tuy nhiãn sau khi phán têch kyî thç thæûc cháút chuïng âãöu thuäüc mäüt trong bäún loaûi cå baín, seî âãö cáûp åí pháön dæåïi âáy. 3.4.1.2 Caïc loaûi quan hãû âäúi æïng kãú toaïn a. Loaûi 1: Giaï trë taìi saín naìy tàng lãn âäöng thåìi giaï trë taìi saín khaïc giaím xuäúng våïi cuìng mäüt læåüng giaï trë Loaûi quan hãû âäúi æïng naìy thãø hiãûn xu hæåïng chuyãøn hoaï taìi saín cuía âån vë tæì daûng naìy sang daûng khaïc, song âiãöu âoï chè laìm cho taìi saín cuía âån vë thay âäøi kãút cáúu, coìn täøng giaï trë taìi saín vaì nguäön väún thç váùn khäng thay âäøi. Vê duû minh hoüa Taûi Xê nghiãûp xáy làõp coï caïc nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh phaït sinh nhæ sau: Mua maïy träün bã täng thuí cäng, thanh toaïn bàòng tiãön màût: 3.000.000 VND ( cäng cuû lao âäüng) Trong nghiãûp vuû kinh tãú naìy, cäng cuû lao âäüng cuía doanh nghiãûp tàng lãn 3.000.000 VND Ù tiãön màût giaím 3.000.000 VND, => laìm cho kãút cáúu taìi saín cuía âån vë thay âäøi nhæng täøng giaï trë taìi saín váùn khäng âäøi båíi vç tiãön màût âaî chuyãøn hoaï thaình cäng cuû lao âäüng. b. Loaûi 2: Nguäön väún naìy tàng lãn âäöng thåìi nguäön väún khaïc giaím xuäúng cuìng mäüt læåüng giaï trë. Loaûi quan hãû âäúi æïng naìy thãø hiãûn xu hæåïng chuyãøn hoaï nguäön väún cuía âån vë tæì loaûi naìy sang loaûi khaïc, nhæng âiãöu âo ï chè laìm cho nguäön väún cuía âån vë thay âäøi kãút cáúu chæï khäng laìm thay âäøi täøng nguäön väún vaì giaï trë taìi saín . Vê du minh hoüa û: Vay ngàõn haûn traí nåü cho ngæåìi baïn váût liãûu xáy dæûng : 15.000.000 VND ÅÍ nghiãûp vuû kinh tãú naìy, nguäön väún " Vay ngàõn haûn" tàng lãn 15.000.000VND, Ù nguäön väún " Phaíi traí cho ngæåìi baïn" giaím xuäúng 15.000.000 VND, => kãút cáúu nguäön väún cuía âån vë thay âäøi nhæng täøng nguäön väún vaì giaï trë taìi saín váùn khäng âäøi 54
40. båíi vç sau khi kãút thuïc, nghiãûp vuû chè laìm chuyãøn hoaï nguäön väún phaíi traí cho ngæåìi baïn thaình nguäön väún vay ngàõn haûn. c. Loaûi 3: Taìi saín tàng vaì nguäön väún cuìng tàng lãn våïi cuìng mäüt læåüng giaï trë Loaûi quan hãû âäúi æïng naìy væìa laìm thay âäøi cå cáúu væìa laìm tàng giaï trë cuía taìi saín vaì nguäön väún, do váûy seî laìm cho täøng giaï trë cuía taìi saín vaì täøng nguäön väún tàng lãn cuìng mäüt læåüng giaï trë. Vê duû : Mua mäüt maïy âáöm âáút trë giaï 100.000.000VND, chæa traí tiãön cho ngæåìi baïn. Khi nghiãûp vuû kinh tãú naìy phaït sinh, taìi saín cäú âënh tàng lãn 100.000.000VND, Ù nguäön väún " Phaíi traí cho ngæåìi baïn" cuîng tàng lãn 100.000.000 VND, dáùn âãún giaï trë vaì kãút cáúu taìi saín cuîng nhæ nguäön väún cuía âån vë thay âäøi theo chiãöu hæåïng tàng lãn do váûy täøng taìi saín vaì nguäön väún cuía âån vë seî tàng lãn våïi cuìng mäüt læåüng giaï trë laì 100.000.000 VND d. Loaûi 4: Taìi saín giaím vaì nguäön väún cuîng giaím våïi cuìng mäüt læåüng giaï trë Loaûi quan hãû âäúi æïng naìy væìa laìm thay âäøi cå cáúu væìa laìm giaím giaï trë cuía taìi saín vaì nguäön väún, do váûy seî laìm cho täøng giaï trë cuía taìi saín vaì nguäön väún giaím xuäúng cuìng mäüt læåüng giaï trë. Vê duû : Chi tiãön màût thanh toaïn læång cho cäng nhán viãn 55.000.000VND Trong nghiãûp vuû kinh tãú naìy, tiãön màût cuía âån vë giaím xuäúng 55.000.000VND, Ù nguäön väún " Phaíi traí cho cäng nhán viãn " cuîng giaím xuäúng 55.000.000 VND, laìm cho giaï trë vaì kãút cáúu cuía taìi saín cuîng nhæ nguäön väún trong âån vë thay âäøi theo chiãöu hæåïng giaím xuäúng, do váûy täøng taìi saín vaì nguäön väún cuía âån vë seî giaím xuäúng 55.000.000VND. Caïc quan hãû âäúi æïng trãn coï thãø âæåüc biãøu diãùn dæåïi daûng så âäö nhæ sau: Loaûi 1 TAÌI SAÍN TAÌI SAÍN tàng giaím Loaûi 3 Loaûi 4 NGUÄÖN VÄÚN NGUÄÖN VÄÚN tàng giaím Loaûi 2 55
41. 3.4.2 Ghi keïp vaìo taìi khoaín Ghi keïp vaìo taìi khoaín laì viãûc phaín aïnh nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh phaït sinh vaìo caïc taìi khoaín liãn quan ( êt nháút phaíi coï hai taìi khoaín) theo âuïng quan hãû âäúi æïng kãú toaïn.Thæûc cháút ghi keïp laì ghi vaìo bãn NåÜ cuía taìi khoaín naìy âäöng thåìi ghi vaìo bãn Coï cuía taìi khoaín khaïc våïi cuìng mäüt säú tiãön tæång æïng. Âãø thæûc hiãûn viãûc ghi keïp vaìo taìi khoaín kãú toaïn, kãú toaïn viãn phaíi tiãún haình xaïc âënh ghi Nåü vaìo taìi khoaín naìo vaì ghi Coï vaìo taìi khoaín naìo, våïi säú tiãön bao nhiãu (?). Thæûc hiãûn cäng viãûc naìy goüi laì "Âënh khoaín”. Trong thæûc tãú khi mäüt nghiãûp vuû kinh tãú phaït sinh coï thãø liãn quan tæì hai âãún ba âäúi tæåüng tråí lãn. Nãúu mäüt âënh khoaín liãn quan âãún hai âäúi tæåüng thç goüi laì âënh khoaín âån, nãúu mäüt âënh khoaín liãn quan tæì ba âäúi tæåüng tråí lãn goüi laì âënh khoaín phæïc. Nhæng cho duì laì âënh khoaín âån hay âënh khoaín phæïc thç âäúi våïi mäùi âënh khoaín kãú toaïn váùn phaíi thæûc hiãûn mäüt láön ghi cheïp vaìo säø kãú toaïn (taìi khoaín), viãûc ghi cheïp mäüt âënh khoaín vaìo taìi khoaín kãú toaïn hay säø saïch kãú toaïn âæåüc goüi laì thæûc hiãûn mäüt " Buït toaïn". Qua viãûc phán têch caïc loaûi âënh khoaín, vaì caïc khaïi niãûm vãö buït toaïn hay ghi keïp ta coï thãø ruït ra mäüt vaìi âiãøm cáön læu yï nhæ sau: - Trong cuìng mäüt âënh khoaín kãú toaïn thç täøng säú tiãön ghi vaìo bãn Nåü cuía caïc taìi khoaín luän luän bàòng våïi säú tiãön ghi vaìo bãn Coï cuía caïc taìi khoaín âäúi æïng. - Viãûc ghi keïp vaìo taìi khoaín kãú toaïn dáùn âãún trong mäüt kyì kãú toaïn: täøng säú phaït sinh bãn Nåü cuía táút caí caïc taìi khoaín bàòng täøng phaït sinh bãn Coï cuía táút caí caïc taìi khoaín kãú toaïn måí ra trong âån vë kãú toaïn. 3.4.3 Kãú toaïn täøng håüp vaì kãú toaïn chi tiãút 3.4.3.1 Taìi khoaín täøng håüp vaì taìi khoaín phán têch Taìi khoaín täøng håüp laì taìi khoaín âæåüc sæí duûng âãø phaín aïnh caïc âäúi tæåüng kãú toaïn theo tæìng loaûi nháút âënh nhàòm cung cáúp nhæîng thäng tin coï tênh cháút täøng håüp vãö âäúi tæåüng âoï, chàóng haûn: taìi khoaín Tiãön gæíi ngán haìng (112) laì mäüt taìi khoaín täøng håüp båíi vç noï cung cáúp cho nhaì quaín lyï caïc thäng tin täøng håüp vãö tçnh hçnh säú dæ vaì säú phaït sinh cuía tiãön gæíi ngán haìng noïi chung chæï chæa cung cáúp âæåüc thäng tin vãö tæìng loaûi tiãön gæíi ngán haìng cuû thãø. Taìi khoaín phán têch laì taìi khoaín cáúp 2 tråí âi, âæåüc sæí duûng âãø phaín aïnh mäüt caïch chi tiãút vãö caïc âäúi tæåüng kãú toaïn âaî phaín aïnh trong caïc taìi khoaín täøng håüp. Vê duû: Taìi khoaín täøng håüp " Tiãön màût" coï caïc taìi khoaín phán têch laì taìi khoaín " Tiãön màût bàòng VND", " Tiãön màût bàòng ngoaûi tãû", " Tiãön màût bàòng vaìng, baûc âaï quyï". Nhæ âaî phán tiïch åí pháön âáöu cuía chæång naìy, taìi khoaín täøng håüp vaì caïc taìi khoaín phán têch cuía noï coï mäúi quan hãû hãút sæïc chàût cheî våïi nhau, sau âáy xin âæåüc nháún maûnh laûi caïc âiãøm näøi báût trong mäúi quan hãû âoï: 56
42. * Mäùi taìi khoaín täøng håüp vaì caïc taìi khoaín phán têch cuía noï âãöu cuìng phaín aïnh mäüt âäúi tæåüng haûch toaïn kãú toaïn nhæng åí mæïc âäü khaïc nhau. * Caïc taìi khoaín phán têch phaín aïnh cuìng näüi dung våïi taìi khoaín täøng håüp vãö cuìng mäüt âäúi tæåüng kãú toaïn nãn chuïng coï cuìng kãút cáúu våïi nhau. * Trong cuìng mäüt âäúi tæåüng haûch toaïn kãú toaïn thç taìi khoaín täøng håüp coï chæïc nàng cung cáúp thäng tin täøng håüp vãö âäúi tæåüng, coìn caïc taìi khoaín phán têch thç coï chæïc nàng cung cáúp thäng tin coï tênh giaíi thêch, phán têch chi tiãút hån vãö âäúi tæåüng. Do váûy säú dæ cuía taìi khoaín täøng håüp seî bàòng täøng säú dæ cuía caïc taìi khoaín phán têch tæång æïng. * Giæîa taìi khoaín täøng håüp vaì caïc taìi khoaín phán têch cuía noï seî khäng coï quan hãû âäúi æïng kãú toaïn kãú toaïn. Nhæng giæîa caïc taìi khoaín phán têch cuía mäüt taìi khoaín täøng håüp váùn coï quan hãû âäúi æïng kãú toaïn. 3.4.3.2 Kãú toaïn täøng håüp vaì kãú toaïn chi tiãút Theo quy âënh cuía Luáût Kãú toaïn, näüi dung kãú toaïn täøng håüp vaì kãú toaïn chi tiãút âæåüc hiãøu nhæ sau: + Kãú toaïn täøng håüp phaíi thu tháûp, xæí lyï, ghi cheïp vaì cung cáúp thäng tin täøng quaït vãö hoaût âäüng kinh tãú, taìi chênh cuía âån vë. Kãú toaïn täøng håüp sæí duûng âån vë tiãön tãû âãø phaín aïnh tçnh hçnh taìi saín, nguäön hçnh thaình taìi saín, tçnh hçnh vaì kãút quaí hoaût âäüng kinh tãú, taìi chênh cuía âån vë kãú toaïn. Váûy kãú toaïn täøng håüp laì viãûc thæûc hiãûn ghi keïp vaìo taìi khoaín kãú toaïn täøng håüp hoàûc phán têch trong âoï chuí yãúu laì taìi khoaín täøng håüp. Noïi theo caïch khaïc, kãú toaïn täøng håüp chênh laì thæûc hiãûn caïc buït toaïn trãn cå såí caïc âënh khoaín âaî xaïc âënh cuía caïc nghiãûp vuû kinh tãú. Mäùi láön thæûc hiãûn mäüt buït toaïn kãú toaïn täøng håüp, kãú toaïn phaíi thæûc hiãûn mäüt láön ghi keïp tæïc laì ghi Nåü vaìo taìi khoaín naìy âäöng thåìi ghi Coï vaìo taìi khoaín khaïc. Trong khi thæûc hiãûn kãú toaïn täøng håüp kãú toaïn háöu nhæ chè quan tám âãún thæåïc âo giaï trë hay coìn goüi laì thæåïc âo tiãön tãû. + Kãú toaïn chi tiãút phaíi thu tháûp, xæí lyï, ghi cheïp vaì cung cáúp thäng tin chi tiãút bàòng âån vë tiãön tãû, âån vë hiãûn váût vaì âån vë thåìi gian lao âäüng theo tæìng âäúi tæåüng kãú toaïn cuû thãø trong âån vë kãú toaïn. Kãú toaïn chi tiãút minh hoüa cho kãú toaïn täøng håüp. Säú liãûu kãú toaïn chi tiãút phaíi khåïp âuïng våïi säú liãûu kãú toaïn täøng håüp trong mäüt kyì kãú toaïn. Váûy kãú toaïn chi tiãút laì viãûc kãú toaïn coï tênh cháút âån leí trãn tæìng âäúi tæåüng haûch toaïn kãú toaïn. Thæåìng kãú toaïn chi tiãút âæåüc thæûc hiãûn trãn caïc taìi khoaín phán têch tæïc laì ghi cheïp vaì theo doîi trãn caïc loaûi säø chi tiãút. Trong khi thæûc hiãûn kãú toaïn chi tiãút, kãú toaïn háöu nhæ khäng quan tám âãún quan hãû âäúi æïng kãú toaïn maì chuí yãúu laì quan tám âãún sæû biãún âäüng tàng giaím cuía âäúi tæåüng âang âæåüc ghi cheïp theo doîi caí vãö màût hiãûn váût láùn giaï trë. 57
43. Do váûy kãú toaïn chi tiãút khäng nhæîng chè sæí duûng thæåïc âo giaï trë maì coìn sæí duûng caí caïc thæåïc âo hiãûn váût vaì thæåïc âo lao âäüng tuìy theo tæìng loaûi âäúi tæåüng haûch toaïn kãú toaïn. 3.5 KIÃØM TRA VIÃÛC GHI CHEÏP TRÃN CAÏC TAÌI KHOAÍN KÃÚ TOAÏN Quïa trçnh ghi cheïp trãn taìi khoaín kãú toaïn coï thãø bë sai soït, nháöm láùn do nhiãöu nguyãn nhán chuí quan, khaïch quan khaïc nhau. Nãúu laì sai soït do chuí quan táút nhiãn chuïng ta seî khäng tæû kiãøm tra maì cáön phaíi coï âäúi taïc bãn ngoaìi tham gia vaìo viãûc kiãøm tra. Váûy trong phaûm vi chæång naìy chè âãö cáûp âãún cäng taïc tæû kiãøm tra cuía nhán viãn kãú toaïn nhàòm tàng âäü chênh xaïc cuía thäng tin kãú toaïn cung cáúp cho nhaì quaín lyï vaì caïc âäúi tæåüng coï nhu cáöu âæåüc cung cáúp thäng tin. Viãûc kiãøm tra ghi cheïp trãn taìi khoaín âæåüc tiãún haình thæåìng xuyãn bàòng nhiãöu caïch qua tæìng cäng âoaûn cuía cäng taïc kãú toaïn: - Âäúi chiãúu säú liãûu giæîa chæïng tæì gäúc vaì säú liãûu âaî ghi cheïp trãn taìi khoaín. - Âäúi chiãúu säú liãu trãn taìi khoaín våïi caïc säø saïch chæïng tæì trung gian træåïc khi láûp baïo caïo kãú toaïn, dæûa trãn tênh cháút cán âäúi väún coï cuía âäúi tæåüng haûch toaïn kãú toaïn. - Âäúi chiãúu säú liãûu ghi cheïp trãn caïc taìi khoaín täøng håüp våïi nhau vaì âäúi chiãúu säú liãûu ghi cheïp trãn taìi khoaín täøng håüp våïi säú liãûu täøng håüp âæåüc tæì caïc taìi khoaín phán têch. Thäng thæåìng kãú toaïn coï thãø sæí duûng mäüt trong ba phæång phaïp âäúi chiãúu sau âãø tàng cæåìng cäng taïc kiãøm tra ghi cheïp trãn taìi khoaín kãú toaïn. 3.5.1 Sæí duûng baíng cán âäúi taìi khoaín Máùu: BAÍNG CÁN ÂÄÚI TAÌI KHOAÍN Tãn taìi khoaín kãú toaïn Säú dæ âáöu kyì Säú phaït sinh Säú dæ cuäúi kyì (Hoàûc kyï hiãûu TK) ( SDÂK) trong kyì ( SDCK) Nåü Coï Nåü Coï Nåü Coï 1. Tiãön màût 2. TGNH 3. Tiãön âang chuyãøn 4. 5. Täøng cäüng (1) (2) (3) (4) (5) (6) 58
44. * Caïch láûp baíng Càn cæï vaìo säú liãûu cuía caïc taìi khoaín täøng håüp, ta liãût kã lãn baíng cán âäúi taìi khoaín, mäùi taìi khoaín âæåüc phaín aïnh trãn mäüt doìng: - Âäúi våïi säú dæ âáöu kyì: Nãúu taìi khoaín coï säú dæ âáöu kyì åí bãn Nåü thç ghi vaìo cäüt säú dæ âáöu kyì bãn Nåü, nãúu taìi khoaín coï säú dæ âáöu kyì åí bãn Coï thç ghi vaìo cäüt säú dæ âáöu kyì bãn Coï cuía baíng cán âäúi taìi khoaín theo tæìng haìng (doìng). - Âäúi våïi säú phaït sinh trong kyì: Càn cæï vaìo täøng säú phaït sinh bãn Nåü cuía tæìng taìi khoaín âãø ghi vaìo bãn Nåü cuía cäüt “ Säú phaït sinh trong kyì ”, âäöng thåìi täøng säú phaït sinh bãn Coï cuía tæìng taìi khoaín âãø ghi vaìo bãn Coï cuía cäüt “ Säú phaït sinh trong kyì ”. - Tæång tæû ta cuîng ghi cheïp vaìo cäüt säú dæ cuäúi kyì nhæ âäúi våïi cäüt säú dæ âáöu kyì. .* Caïch kiãøm tra Âäúi chiãúu giæîa täøng bãn Nåü vaì täøng bãn Coï theo tæìng cäüt: - Âäúi chiãúu säú dæ âáöu kyì bãn Nåü våïi säú dæ âáöu kyì bãn Coï - Âäúi chiãúu giæîa täøng säú phaït sinh trong kyì bãn Nåü våïi täøng säú phaït sinh trong kyì bãn Coï. - Âäúi chiãúu säú dæ cuäúi kyì bãn Nåü våïi säú dæ cuäúi kyì bãn Coï. Yãu cáöu âàût ra laì säú liãûu cuía tæìng càûp âäúi chiãúu phaíi cán bàòng våïi nhau. Nãúu âäúi chiãúu giæîa tæìng càûp säú liãûu xuáút hiãûn træåìng håüp caïc càûp säú liãûu âäúi chiãúu khäng cán bàòng nhau, âiãöu âoï chæïng toí viãûc ghi cheïp kãú toaïn âaî coï sæû nháöm láùn, sai soït cáön tçm vaì sæía chæîa. * Cå såí âäúi chiãúu cuía baíng baíng cán âäúi taìi khoaín Baíng cán âäúi taìi khoaín dæûa trãn cå såí cán âäúi väún coï cuía caïc âäúi tæåüng haûch toaïn kãú toaïn vaì kyî thuáût ghi keïp kãú toaïn. + Âäúi våïi säú dæ âáöu kyì, do tênh cán âäúi giæîa hai màût cuía âäúi tæåüng haûch toaïn kãú toaïn, ta coï täøng giaï trë taìi saín luän cán âäúi våïi täøng nguäön väún trong âån vë cho nãn täøng säú dæ âáöu kyì bãn Nåü cuía caïc taìi khoaín bàòng täøng säú dæ âáöu kyì bãn Coï cuía caïc taìi khoaín. Do váûy Säú liãûu åí cäüt säú (1) = Säú liãûu åí cäüt (2) + Âäúi våïi säú phaït sinh trong kyì, nhæ ta âaî biãút theo nguyãn tàõc ghi keïp vaìo taìi khoaín thç khi mäüt nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh phaït sinh seî coï säú tiãön ghi vaìo bãn Nåü cuía caïc taìi khoaín bàòng säú tiãön ghi vaìo bãn Coï cuía caïc taìi khoaín âäúi æïng, cho nãn nãúu täøng håüp táút caí caïc nghiãûp vuû kinh tãú, taìi chênh phaït sinh trong kyì thç ta luän coï: Täøng säú phaït sinh bãn Nåü cuía caïc taìi khoaín bàòng täøng säú phaït sinh bãn Coï cuía caïc taìi khoaín. Do váûy Säú liãûu åí cäüt säú (3) = Säú liãûu åí cäüt (4) + Âäúi våïi säú dæ cuäúi kyì cuîng lyï luáûn tæång tæû nhæ âäúi våïi säú dæ âáöu kyì kãút håüp våïi cäng thæïc xaïc âënh säú dæ cuäúi kyì âäúi våïi mäùi taìi khoaín nhæ sau: Säú dæ cuäúi kyì = Säú dæ âáöu kyì + Säú phaït sinh tàng - Säú phaït sinh giaím 59