Giáo trình Kinh tế đầu tư & quản trị dự án - Chương VIII: Quản lý dự án đầu tư

Nội dung text: Giáo trình Kinh tế đầu tư & quản trị dự án - Chương VIII: Quản lý dự án đầu tư

1. Chương VIII: Quản lý dự án đầu tư CHƯƠNG VIII QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ 8.1 QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ : 8.1.1 Khái niệm : Theo Garold D. Oberlender trong “Project Management For Engineering and Construction” thì :”Quản lý dự án là nghệ thuật và khoa học phối hợp con người, thiết bị, vật tư, tiền bạc, cùng với tiến độ để hoàn thành một dự án cụ thể đúng thời hạn trong vòng chi phí đã được duyệt”. Một cách chung nhất có thể hiểu: “Quản lý dự án là tổng thể những tác động có hướng đích của chủ thể quản lý tới quá trình hình thành, thực hiện, hoạt động của dự án nhằm đạt tới mục tiêu dự án trong những điều kiện và môi trường biến động”. Cụ thể hơn: “Quản lý dự án là quá trình chủ thể quản lý thực hiện các chức năng lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm tra dự án nhằm đảm bảo các phương diện thời hạn, nguồn lực và chất lượng của dự án” Quản lý dự án được thực hiện trong tất cả các giai đoạn khác nhau của chu trình dự án. 8.1.2 Vai trò của quản lý dự án : - Bảo đảm sự liên kết trong tất cả các hoạt động của dự án - Bảo đảm phát hiện sớm và giải quyết nhanh chóng những khó khăn, vướng mắc nảy sinh. - Bảo đảm thời gian hoàn thành của dự án. - Bảo đảm giảm chi phí, tăng doanh lợi, chống thất thoát, lảng phí cho dự án - Bảo đảm tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao 8.1.3 Chức năng quản lý dự án : Chức năng quản lý dự án là những công việc khác nhau mà chủ thể quản lý dự án phải thực hiện trong quá trình hình thành, thực hiện và khai thác dự án. 8.1.3.1 Các chức năng chung : a/ Chức năng lập kế hoạch : Chức năng này được thực hiện trong tất cả các giai đoạn của dự án, bao gồm : - Xác định mục đích và mục tiêu của dự án - Xác định phạm vi dự án : số lượng công việc cần thực hiện - Xác định thời gian hoàn thành từng công việc và toàn bộ dự án - Xác định yêu cầu về kinh phí - Lập lịch trình thực hiện công việc và lịch trình cấp kinh phí cho các hoạt động của dự án b/ Chức năng tổ chức : KTĐT&QTDA 1/21
2. Chương VIII: Quản lý dự án đầu tư - Thiết lập cơ cấu tổ chức quản lý dự án - Xác định nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của những đơn vị cá nhân tham gia quản lý dự án - Lựa chọn, đào tạo và sử dụng nguồn nhân lực, đặc biệt là cán bộ quản lý dự án - Lựa chọn những đơn vị tham gia thực hiện dự án c/ Chức năng điều hành (điều phối) : - Phối hợp các bộ phận tham gia thực hiện dự án - Khuyến khích, động viên những tổ chức và cá nhân tham gia dự án - Thiết lập, quan hệ với bên ngoài tạo điều kiện thuận lợi cho dự án - Thu nhập thông tin, đề ta các quyết định để giải quyết kịp thời các vấn dề nảy sinh trong quá trình thực hiện và vận hành dự án d/ Chức năng kiểm tra : - Xác định các sai sót, các sai lệch, các ách tắc trong quá trình thiết lập, thực hiện và vận hành dự án - Xử lý các sai sót, các sai lệch, các ách tắc đã được phát hiện 8.1.3.2 Các chức năng theo lĩnh vực : Một dự án gồm 9 lĩnh vực mà quản lý dự án cần thực hiện a/ Lập kế hoạch tổng quan : Lập kế hoạch tổng quan cho dự án là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự logic, là việc chi tiết hoá các mục tiêu dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định một chương trình để thực hiện các công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau được kết hợp một cách chặt chẽ. b/ Quản lý phạm vi : Quản lý phạm vi dự án là việc xác định và kiểm soát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và công việc nào ngoài phạm vi dự án. c/ Quản lý thời gian : Quản lý thời gian là việc lập kế hoạch, phân phối thời gian và kiểm soát tiến độ các công việc của dự án nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án. d/ Quản lý chi phí : Quản lý chi phí là quá trình lập kế hoạch chi phí, kiểm soát chi phí theo tiến độ công việc và theo hạn mức. e/ Quản lý chất lượng : KTĐT&QTDA 2/21
3. Chương VIII: Quản lý dự án đầu tư Quản lý chất lượng là quá trình lập kế hoạch chất lượng dự án, triển khai, kiểm soát các tiêu chuẩn chất lượng các công việc và toàn bộ dự án, đảm bảo chất lượng dự án theo đúng tiêu chuẩn đã hoạch định f/ Quản lý nhân lực : Quản lý nhân lực là việc lập kế hoạch về nhân lực, hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia vào việc hoàn thành mục tiêu dự án. g/ Quản lý thông tin : Quản lý thông tin là quá trình đảm bảo các dòng thông tin thông suốt và chính xác, kịp thời giữa các thành viên dự án và các cấp quản lý dự án. h/ Quản lý rủi ro : Quản lý rủi ro là việc xác định các nhân tố rủi ro, lượng hoá và lập kế hoạch và triển khai kế hoạch loại trừ i/ Quản lý cung ứng cho dự án : Là quản lý hợp đồng và hoạt động cung cấp các yếu tố đầu vào cho dự án như nguyên vật liệu, công nghệ, thiết bị. 8.2. MỘT SỐ CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN 8.2.1 Cây phân tích công việc (Work Breakdown Structure) : Một dự án dù ở quy mô lớn hay nhỏ đều cần thiết xây dựng một “cây phân tích công việc (WBS)”. “Cây phân tích công việc” chia dự án thành những bộ phận nhỏ có thể nhận dạng và quản lý được. Ý tưởng về “cây phân tích công việc” rất đơn giản : “Để quản lý toàn bộ dự án, ta cần phải quản lý và kiểm soát mỗi bộ phận của dự án”. “Cây phân tích công việc” có vai trò : - Xác định các công việc cần phải hoàn chỉnh - Xác định các chuyên môn cần thiết - Hỗ trợ việc lựa chọn êkip dự án (project team) - Làm cơ sở cho việc lập kế hoạch và kiểm soát dự án. “Cây phân tích công việc” được biểu diễn dưới dạng đồ thị, thể hiện sự phân chia công việc thành một hệ thống đa cấp (multi-level system). Số lượng các cấp phụ phụ thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của dự án Đơn vị nhỏ nhất trong một “Cây phân tích công việc” gọi là gói việc (work package). Một gói việc phải được định nghĩa đủ chi tiết để công việc có thể đo tính chi phí, lập tiến độ và kiểm soát được. Việc xây dựng “Cây phân tích công việc” là một quá trình liên tục, bắt đầu từ khi dự án được giao cho người quản lý dự án và tiếp tục cho đến khi tất cả các “gói việc” được xác định. Người quản lý dự án bắt đầu quá trình xây dựng “cây phân tích công việc ” bằng việc xác định các lĩnh vực chính của dự án. Sau đó các thành viên KTĐT&QTDA 3/21
4. Chương VIII: Quản lý dự án đầu tư của ekip dự án xác định công việc cần phải hoàn thành một cách chi tiết hơn và nhờ đó sơ đồ “cây phân tích công việc” được hoàn chỉnh. Vì vậy, “cây phân tích công việc” được sử dụng từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc dự án để hoạch định và kiểm soát dự án. Nó là phương tiện hữu hiệu trong việc xác định toàn bộ dự án bằng các thành phần của nó, và cung cấp một phương tiện hữu hiệu để trao đổi thông tin cần thiết cho việc quản lý dự án. “Cây phân tích công việc” là nền tảng của hệ thống quản lý dự án. Hệ thống mã hoá (code numbers) có thể sử dụng để liên kết “cây phân tích công việc” với “cây phân tích tổ chức” (OSB : Organisation Breakdown Structure) để quản lý nhân sự. Hệ thống mã hoá cũng có thể sử dụng để nối “cây phân tích công việc” với “cây phân tích chi phí (CBS : Cost Breakdown Structure)” để quản lý chi phí. Tương tự, hệ thống mã hoá có thể liên kết “cây phân tích công việc” với kế hoạch theo phương pháp đường găng (CPM) để quản lý thời gian. Do vậy, “cây phân tích công việc” giúp cho người quản lý dự án cách tiếp cận hệ thống để nhận dạng công việc, dự trù chi phí và phát triển kế hoạch tổng hợp. Do “cây phân tích công việc” được phát triển bởi ekip dự án, là những người sẽ thực hiện dự án, nên nó là một công cụ hữu hiệu để liên kết các công việc nhằm đảm bảo không công việc nào bị bỏ sót và cũng không bị trùng lặp. Quan trọng hơn cả nó cũng cung cấp cho ta cơ sở để đánh giá thành tích khi quản lý dự án. 8.2.2 Đường cong luỹ tích chi phí (the cumulative cost currve: the S-curve) Đường cong luỹ tích chi phí còn gọi là đường cong S bởi vì nó có thường có dạng chữ S. Việc phân bổ chi phí sớm, chi phí trễ, chi phí mục tiêu được đặt chồng lên một đồ thị tạo thành đường bao mà theo đó chi phí có thể phân bổ theo mục tiêu trên trục thời gian. Biểu đồ này liên kết hai thành phần cơ bản của dự án là thời gian và chi phí. Yếu tố thứ ba là công việc phải hoàn thành cũng có thể liên kết được với thời gian và chi phí. Luỹ tích chi phí % chi phí $ 200 100% $ 150 75% $ 100 50% 25% $ 50 000 $ 0 0 % 01-04-2002 01-06-2002 01-08-2002 KTĐT&QTDA 4/21
5. Chương VIII: Quản lý dự án đầu tư Liên kết “cây phân tích công việc ” và “cây phân tích tổ chức” Project People WBS OBS Major Major SubFacilitie SubGroup Work Discipline Task 1 Task 2 Task 3 EngineerA Engineer B Engineer C Work Package 1 Work Package 2 Work Package 3 8.2.3 Sơ đồ Ganttt : Nhà hoá học người Mỹ (Henry L.Ganttt) phát minh ra công cụ này khi quản trị một dự án nghiên cứu và triển khai (R&D) vào năm 1917. Các bước để tạo sơ đồ Ganttt như sau : - Phân tích các hoạt động (công việc) của dự án một cách chi tiết - Sắp xếp trình tự thực hiện các hoạt động một cách hợp lý - Xác định độ dài thời gian thực hiện các công việc - Lập bảng phân tích các hoạt động, là kết quả của các bước trên Vẽ sơ đồ Ganttt : KTĐT&QTDA 5/21
6. Chương VIII: Quản lý dự án đầu tư + Trục tung biểu diễn công việc, trục hoành biễu diễn thời gian + Sử dụng các thanh ngang để biểu diễn các công việc trên sơ đồ - Nếu có yêu cầu có thể vẽ các biểu đồ sử dụng nguồn lực theo thời gian để quản lý nguồn lực. - Trong quá trình theo dõi dự án có thể sử dụng các ký hiệu để so sánh tiến độ công việc trên thực tế và tiến độ công việc theo hoạch định. + Ưu điểm của sơ đồ Ganttt là đơn giản, dễ làm, dễ hiểu nên được sử dụng khá phổ biến + Hạn chế của sơ đồ Ganttt là không cho thấy các mối liên hệ cụ thể và tác động tương hỗ giữa các công việc. Đặc biệt không cho thất đường găng là con đường có thể tác động để rút ngắn thời gian thực hiện dự án. Ví dụ 8.1 : Ký Thời gian thực Thời gian bắt TT Hoạt động hiệu hiện (tháng) đầu 1 San lấp mặt bằng A 1 Ngay từ đầu 2 Hợp đồng cung ứng máy móc thiết bị B 1 Ngay từ đầu 3 Xây dựng nhà xưởng C 6 Sau A 4 Chờ máy móc thiết bị về D 6 Sau B 5 Lắp đặt máy móc thiết bị E 4 Sau C, D 6 Điện, nước F 2 Sau C 7 Chạy thử và nghiệm thu G 1 Sau E, F G F E D C B A Sơ đồ Ganttt 8.2.4 Sơ đồ mạng (CPM, PERT) : Việc quản lý dự án thường được xem là yếu tố mấu chốt trong sự thành công của một dự án. Nghĩa là thành công sau này của một dự án được xác định ngay từ khi lập kế hoạch, khi nhóm quản lý dự án được hình thành. Nhóm này phải theo dõi KTĐT&QTDA 6/21
7. Chương VIII: Quản lý dự án đầu tư tất cả các chi tiết của dự án, đặc biệt các khía cạnh thiết kế, lập tiến độ và kiểm tra. Họ phải tìm kiếm và phân tích các thông tin để : - Xác định được tất cả các công việc trong dự án, sự phụ thuộc lẫn nhau và cuối cùng xác định được trình tự thực hiện các công việc. - Ước lượng thời gian thực hiện của mỗi công việc, tổng thời gian thực hiện dự án và thời điểm mỗi công việc phải kết thúc để đảm bảo đúng thời gian kết thúc dự án. - Xác định các công việc căng nhất về mặt thời gian để hoàn thành dự án đúng hạn, thời gian thực hiện tối đa của mỗi công việc mà không làm trễ dự án. - Ước lượng chi phí và lên kế hoạch thực hiện sao cho tối thiểu hoá chi phí tổng cộng. - Hoạch định và phân phối tài nguyên sao cho mục tiêu dự án đạt được một cách hiệu quả nhất. - Chỉ đạo quá trình thực hiện, phản ứng nhanh với những lệch lạc so với kết quả và hiệu chỉnh kế hoạch khi cần thiết. - Dự báo các sự cố và tìm biện pháp để tránh nó. - Lập các báo cáo về tiến trình, thể hiện các thông tin liên quan đến dự án một cách dễ hiểu nhất. Phương pháp phân tích sơ đồ mạng có thể sử dụng cho hầu hết các loại dự án, nhưng hiệu quả hơn cả là cho các dự án lớn (liên quan đến vốn đầu tư lớn đáng để tập hợp và xử lý dữ liệu) và phức tạp (dễ sai lầm trong quá trình tiến hành). Các dự án như vậy thường mang tính độc nhất nên không có những kinh nghiệm trong quá khứ có thể áp dụng trực tiếp được. Những dự án tiêu biểu bao gồm dự án xây dựng, tổ chức các sự kiện lớn, tung ra sản phẩm mới 8.2.4.1 Khái niệm : Sơ đồ mạng của một dự án bao gồm các nút liên hệ với nhau bằng các mũi tên hoặc các cung. Ta quy ước rằng mỗi công việc được mô tả bởi một mũi tên và mỗi nút biểu diễn một thời điểm mà các công việc bắt đầu hoặc kết thúc, mỗi nút được gọi là một sự kiện. Như vậy, một sơ đồ mạng bao gồm các công việc và các sự kiện. Mũi tên chỉ ra quan hệ giữa các công việc, phương và chiều dài của nó không có ý nghĩa. Ví dụ có 2 công việc A, B và 3 sự kiện. Sự kiện 1 là bắt đầu công việc A, sự kiện 2 là kết thúc công việc A và bắt đầu công việc B, sự kiện 3 là kết thúc công việc B A B 1 2 3 KTĐT&QTDA 7/21
8. Chương VIII: Quản lý dự án đầu tư - Hướng của mũi tên trong sơ đồ mạng chỉ ra trình tự thực hiện, một công việc đi trước (preceding activity) phải kết thúc trước khi công việc đi sau (following activity) bắt đầu thực hiện, một công việc đi sau có thể bắt đầu ngay sau khi mà công việc đi trước đã kết thúc. - Sau khi đã vẽ sơ đồ mạng, chúng ta sẽ khảo sát vấn đề thời gian, để tiện lợi ta giả thiết rằng thời điểm bắt đầu dự án là thời điểm 0 và đi tính toán thời điểm bắt đầu và kết thúc của các công việc. - Khi đã có lịch trình thực hiện của dự án trong đó chỉ rõ thời điểm bắt đầu và kết thúc của mỗi công việc, ta có thể hoạch định tài nguyên cho từng công việc khi cần thiết. Tóm lại các bước chính của việc hoạch định dự án là : - Xác định các công việc - Xác định sự phụ thuộc lẫn nhau và thời gian thực hiện mỗi công việc - Vẽ sơ đồ mạng - Phân tích thời gian cho dự án - Hoạch định tài nguyên Nếu khi hoạch định tài nguyên xuất hiện những tồn tại không thể chấp nhận được thì ta có thể hiệu chỉnh tiến độ để tìm giải pháp tốt hơn. Cuối cùng khi kế hoạch đã được chấp nhận và đi vào thực hiện thì quá trình thực hiện kế hoạch phải được theo dõi để đối chiếu với kế hoạch, những lệch lạc trong quá trình thực hiện cần phải hiệu chỉnh nếu thấy cần thiết. 8.2.4.2 Vẽ sơ đồ mạng : Các dự án nhỏ do số công việc ít nên có thể dễ dạng sử dụng bảng quan hệ phụ thuộc (dependence table) của các công việc để vẽ sơ đồ mạng, còn đối với các dự án lớn cần phải áp dụng phương pháp sau: Bắt đầu vẽ từ bên trái các công việc không phụ thuộc vào công việc nào cả. Sau đó thêm vào cột các công việc chỉ phụ thuộc vào các công việc thứ nhất, rồi tiếp theo là các công việc chỉ phụ thuộc vào các công việc vừa thêm vào Tiếp tục như vậy cho đến khi không còn công việc nào nữa. Quy trình đó dựa vào các quy tắc sau : - Trước khi một công việc bắt đầu, các công việc đi trước nó phải được kết thúc. - Mũi tên chỉ ra trình tự giữa các công việc, độ dài và phương không có ý nghĩa - Một sơ đồ mạng chỉ có một điểm bắt đầu và một điểm kết thúc. - Hai sự kiện chỉ có thể nối với nhau bằng một công việc. 8.2.4.3 Công việc giả (dummy activities): KTĐT&QTDA 8/21
9. Chương VIII: Quản lý dự án đầu tư Có hai trường hợp cần phải sử dụng công việc giả trong sơ đồ mạng : a/ Trường hợp các công việc phụ thuộc nhau như bảng sau : Công việc Phụ thuộc vào A - B A C A D B,C Nếu không dùng công việc giả ta phải biểu diễn như sau : A B D 1 2 3 4 C như vậy sẽ vi phạm quy tắc giữa hai sự kiện chỉ được nối với nhau bằng một công việc, ta đưa vào công việc giả x (có thời gian thực hiện bằng không và không cần tài nguyên) ta sẽ biểu diễn lại dự án như sau : 3 x B A D 1 2 4 5 C b/ Trường hợp các công việc phụ thuộc nhau như bảng sau : Công việc Phụ thuộc vào D - E - F D,E G D Nếu không dùng công việc giả ta phải biểu diễn như sau : 1 4 D F 3 E G 2 5 KTĐT&QTDA 9/21
10. Chương VIII: Quản lý dự án đầu tư cách mô tả này cho thấy cả hai công việc F và G đều phụ thuộc vào hai công việc D và E, không đúng vì chỉ có công việc F phụ thuộc vào D và E còn G chỉ phụ thuộc vào D mà thôi. Khi dùng công việc giả ta sẽ có sơ đồ mạng như sau : 1 3 5 D G F 2 E 4 6 8.2.4.4 Tính toán thời gian cho dự án : Tính toán thời gian cho các sự kiện và các công việc là phần chủ yếu trong hoạch định dự án. Đặc biệt là thời gian bắt đầu sớm nhất và thời gian kết thúc muộn nhất của các công việc. Phương pháp đường găng (CPM) khác phương pháp PERT là ở chỗ phương pháp CPM xem thời gian thực hiện một công việc hằng số và đã biết, trong khi đó PERT xem thời gian thực hiện thay đổi theo một phân phối đã biết. ™ Trước tiên ta bắt đầu bằng phương pháp CPM a/ Phân tích sự kiện : Thời gian sớm nhất của sự kiện j (ET : earliest time) là thời gian sớm nhất mà tất cả các công việc đi trước đã được kết thúc i1 ET(i1) D(i1,j) i2 j D(i2,j) ET(i2) ET(j) i D(i ,j) 3 3 ET(i3) KTĐT&QTDA 10/21
11. Chương VIII: Quản lý dự án đầu tư ET(j) = max [ ET(i) + D(i,j) ] ET(1) = 0 ET(j)= Max [ ET(i) + D(i,j) ] ET(i) : thời gian sớm nhất của sự kiện i D(i,j) : Thời gian thực hiện công việc nối sự kiện i và sự kiện j Max lấy cho tất cả các sự kiện i đi trước sự kiện j Thời gian trễ nhất của một sự kiện i (LT: latest time) là thời gian trễ nhất đạt đến sự kiện i mà tất cả các công việc đi sau nó vẫn có thể bắt đầu đúng thời gian (cuối cùng không làm trễ sự kiện n) j 1 LT(j1) D(i1,j) j2 i D(i2,j) LT(j2) LT(i) D(i3,j) j3 ET(j3) LT(i) = min [LT(j) + D(i,j) ] LT(n) = ET(n) LT(i) = min [LT(j) + D(i,j)] LT(j) : thời gian trễ nhất của sự kiện j đi sau sự kiện i n: sự kiện cuối cùng Min lấy cho tất cả các sự kiện j đi ngay sau sự kiện i - Các sự kiện có thể chuyển dịch trong một khoảng thời gian mà vẫn không ảnh hưởng đến tiến độ của dự án. Ta định nghĩa độ chùng của một sự kiện (slack) bằng hiệu số giữa thời gian sớm nhất và thời gian trễ nhất của sự kiện đó S(i) = LT(i) – ET(i) Như vậy một sự kiện có số thứ tự là i sẽ biểu diễn bằng một vòng tròn bên trong sẽ chứa các thông tin như sau : KTĐT&QTDA 11/21
12. Chương VIII: Quản lý dự án đầu tư i S(i) = LT(i) – ET(i) ET(i) LT(i) S(i) b/ Phân tích công việc : Thời gian bắt đầu sớm nhất (ES : earliest start time) của một công việc chính là thời gian đạt đến sớm nhất của sự kiện trước nó. ES (k) = ET (i) Thời gian kết thúc trễ nhất của một công việc (LF : latest finish time) chính là thời gian trễ nhất của sự kiện đi sau nó. LF (k) = LT (j) i Công việc k j ET(i) LT(i) ET(j) LT(j) D (i,j) S(i) S(j) ES (k) LF(k) Thời gian kết thúc sớm nhất (EF : earliest finish time) của một công việc bằng thời gian bắt đầu sớm nhất cộng với thời gian thực hiện của công việc đó. EF (k) = ES (k) + D (i,j) EF (k) : thời gian kết thúc sớm nhất của công việc k ES (k) : thời gian bắt đầu sớm nhất của công việc k giữa hai sự kiện i và j D(i,j) : thời gian thực hiện công việc k Thời gian bắt đầu trễ nhất của một công việc (LS: latest start time) bằng thời gian kết thúc trễ nhất của công việc đó trừ cho thời gian thực hiện nó. LS (k) = LF (k) – D (i,j) LS(k) : thời gian bắt đầu trễ nhất của công việc k LF (k) : thời gian kết thúc trễ nhất của công việc k giữa sự kiện i và j KTĐT&QTDA 12/21
13. Chương VIII: Quản lý dự án đầu tư i Công việc k j ET(i) LT(i) ET(j) LT(j) S(i) S(j) D (i,j) ES (k) EF(k) LS(k) LF(k) D(i,j) Trong dự án có một số công việc có thời gian bắt đầu sớm nhất và trễ nhất giống nhau, ES (k) = LS (k), các công việc như vậy trong một dự án tạo thành đường găng (Critical path). Một dự án có thể có nhiều đường găng. Nếu kéo dài hoặc rút ngắn thời gian thực hiện các công việc trên đường găng một khoản thời gian nào đó thì dự án sẽ bị kéo dài hoặc rút ngắn một khoản thời gian tương ứng. Tuy nhiên nếu thời gian các công việc trên đường găng rút ngắn quá mức thì có thể sẽ xuất hiện đường găng khác trên sơ đồ mạng. Trong dự án có một số công việc có được thời gian linh hoạt hơn, nghĩa là có thể bắt đầu sớm hoặc trễ hơn mà vẫn không làm ảnh hưởng đến thời gian chung của dự án. Ta gọi các công việc đó là công việc không găng, các công việc này có thể kéo dài thời gian thực hiện một cách hợp lý thì vẫn không làm cho thời gian hoàn thành dự án bị kéo dài. Ta định nghĩa độ trôi nổi (Float) của một công việc là khoản thời gian di chuyển có thể của một công việc, độ trôi nổi còn gọi là thời gian dự trữ của các công việc trong dự án. Có 3 cấp thời gian dự trữ về thời gian đối với mỗi công việc, mỗi thời gian dự trữ được sử dụng với những mục đích khác nhau. Š Thời gian dự trữ chung (TF: Total Float): Ta có thể thực hiện công việc k trong khoảng thời gian bắt đầu sớm nhất ET(i) đến thời gian hoàn thành trễ nhất LT(i) mà vẫn không kéo dài dự án. Thời gian dự trữ chung được định nghĩa : TF(k) = LT(j) – ET(i) – D(i,j) Thời gian dự trữ chung của một công việc là thời gian lớn nhất mà công việc đó có thể kéo dài thêm khi thực hiện, hoặc khởi đầu muộn hơn so với ES(k), mà không làm ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành dự án. Các công việc trên đường KTĐT&QTDA 13/21
14. Chương VIII: Quản lý dự án đầu tư găng có thời gian dự trữ chung bằng không, các công việc không găng có giá trị này lớn hơn không. i Công việc k j ET(i) LT(i) ET(j) LT(j) D(i,j) S(i) S(j) Thời gian dự trữ chung ⎢TF(k)⎢+ thời gian thực hiện ⎢D(i,j)⎢ của công việc k Š Thời gian dự trữ tự do (FF : Free Float) : Nếu tất cả các công việc đều bắt đầu tại thời gian bắt đầu sớm nhất thì thời gian dự trữ tự do của một công việc là khoảng thời gian mà một công việc có thể kéo dài thêm mà không làm ảnh hưởng đến thời gian bắt đầu sớm nhất của các công việc sau nó. FF (k) = ET (j) – ET (i) – D(i,j) i Công việc k j ET(i) LT(i) ET(j) LT(j) D(i,j) S(i) S(j) Thời gian dự trữ tự do ⎢FF(k)⎢+ thời gian thực hiện ⎢D(i,j)⎢ của công việc k Š Thời gian dự trữ độc lập (IF : Independent Float) : Nếu tất cả các công việc đi trước một công việc k nào đó đều kết thúc trễ nhất có thể và tất cả các công việc đi sau công việc k đó đều bắt đầu sớm nhất có thể, ta định nghĩa thời gian dự trữ độc lập là thời gian mà một công việc có thể kéo dài thêm mà không làm ảnh hưởng đến các công việc trước và sau đó. IF (k) = ET (j) – LT (i) – D(i,j) i Công việc k j ET(i) LT(i) ET(j) LT(j) D(i,j) S(i) S(j) Thời gian dự trữ độc lập ⎢IF(k)⎢+ thời gian thực hiện ⎢D(i,j)⎢ của công việc k KTĐT&QTDA 14/21
15. Chương VIII: Quản lý dự án đầu tư Một công việc k chỉ có thể có thời gian dự trữ độc lập khi khoảng thời gian giữa thời gian kết thúc trễ nhất ET(i) của các công việc trước nó và thời gian bắt đầu sớm nhất của các công việc sau nó ET(j) lớn hơn thời gian thực hiện D(i,j) Trong quá trình thực hiện dự án, nhiều công việc bị dồn nén đến mức thời gian dự trữ độc lập bằng không và có trường hợp âm mà ta quy ước cũng ghi bằng không. ™ Phương pháp PERT (Project Evaluation and Review Technique) Trong phương pháp mạng PERT thời gian thực hiện một công việc không phải là hằng số mà là đại lượng ngẫu nhiên, kinh nghiệm cho thấy thời gian thực hiện công việc có thể mô tả bởi một phân phối β, có hình dạng như phân phối lệch chuẩn. Phân phối β có đặc điểm rất tiện lợi: kỳ vọng toán (expected value) và phương sai (variance) có thể tính toán từ ba giá trị ước lượng của thời gian thực hiện đó là : - Thời gian thực hiện lạc quan nhất (a: optimistic duration) là thời gian ngắn nhất có thể thực hiện xong công việc nếu mọi sự diễn ra trôi chảy không có trở ngại gì. - Thời gian thực hiện bình thường (b: most likely duration) là thời gian thực hiện công việc trong điều kiện bình thường - Thời gian thực hiện bi quan nhất (m : pessimistic duration) là thời gian cần thiết để thực hiện công việc nếu xảy ra những vấn đề hoặc trễ hạn nghiêm trọng. Kỳ vọng toán của thời gian thực hiện (expected time) được tính : a + 4m + b t = e 6 Nếu không thể xác định m ta có thể tính : 2a + 3b t = e 6 Phương sai σ được tính (b − a) 2 σ 2 = 36 Giá trị kỳ vọng toán của thời gian thực hiện được sử dụng để vẽ sơ đồ mạng như phương pháp CPM : tij = te Tổng thời gian của các công việc trên đường găng bằng tổng giá trị kỳ vọng toán của các thời gian thực hiện công việc đó. Nếu có nhiều công việc trên đường găng và nếu thời gian thực hiện của mỗi công việc là độc lập thì thời gian kết thúc dự án sẽ tuân theo quy luật phân phối chuẩn với các đặc trưng sau : KTĐT&QTDA 15/21
16. Chương VIII: Quản lý dự án đầu tư - Giá trị trung bình hoàn thành dự án bằng tổng các giá trị kỳ vọng toán thời gian thực hiện của các công việc trên đường găng S = ∑ tij - Phương sai bằng tổng phương sai các công việc trên đường găng. 2 2 σ = ∑σ ij trong đó tổng được tính cho các công việc trên đường găng Ví dụ 8.2: Một công việc nào đó người ta ước lượng a=4; m=5; b=12. Ta có phân phối β như hình vẽ F(x) Kỳ vọng toán của thời gian thực hiện được tính 4 + 4 * 5 + 12 t = t = = 6 ij e 6 Phương sai được tính : F(x) (4 −12) 2 σ 2 = =1.78 a=4 m=5 te=6 b=12 ij 36 Có hai bài toán hay gặp trong sơ đồ PERT : -Bài toán 1: Gọi D là thời gian mong muốn hoàn thành dự án. Tìm xác suất p% để thời gian hoàn thành dự án ≤ D - Bài toán 2 : Cho xác suất p% tìm D D − S Đặt Z = σ 2 Z có phân phối chuẩn N (0,1) với giá trị trung bình là 0 và độ lệch chuẩn là 1. Từ Z ta có thể tra ra được p% và ngược lại từ p% ta có thể tra được Z và tính được D. Z -3 -2,5 -2 -1,5 -1 -0,5 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 p% 0,14 0,62 2,28 6,68 15,87 30,85 50,00 69,15 84,13 93,32 97,73 99,38 99,87 8.2.4.5 Hoạch định tài nguyên trong dự án : a/ Thay đổi tổng thời gian thực hiện dự án : Có hai lý do cần phải thay đổi tổng thời gian thực hiện dự án : - Khi phân tích sơ đồ mạng thấy rằng tiến độ thực hiện là không chấp nhận được, ví dụ quá dài so với thời gian cho phép - Trong giai đoạn thực hiện dự án thời gian thực hiện của một công việc nào đó khác với dự kiến Š Để giảm tổng thời gian thực hiện dự án : Ta biết rằng chỉ có giảm thời gian thực hiện các công việc trên đường găng mới làm giảm được tổng thời gian thực hiện dự án. Tuy nhiên nếu giảm nhiều quá KTĐT&QTDA 16/21
17. Chương VIII: Quản lý dự án đầu tư một mức nào đó thì các đường khác có thể sẽ trở thành đường găng, ví dụ các công việc trên một đường song song với đường găng có thời gian dự trữ chung như nhau, nếu ta giảm thời gian trên đường găng nhiều hơn thời gian dự trữ này thì đường song song đó sẽ trở thành đường găng. Việc giảm thời gian thực hiện một công việc thường làm tăng giá thành công việc đó. Do vậy cần phải chọn lựa thời gian thích hợp cùng với một giá cả hợp lý. Š Khi có công việc bị chậm trễ : Khi có công việc bị chậm trễ trên đường găng thì rõ ràng thời gian hoàn thành của dự án sẽ bị kéo dài tương ứng. Còn khi có một công việc không phải trên đường găng bị kéo dài thì nếu thời gian chậm trễ lớn hơn thời gian dự trữ chung của công việc đó thì thời gian hoàn thành dự án sẽ bị chậm trễ. Có thể nói: ª Khi một công việc kéo dài thời gian dự trữ độc lập thì nó sẽ bắt đầu có tác động đến các công việc khác. ª Khi một công việc bị kéo dài quá thời gian dự trữ tự do thì nó sẽ tác động đến tất cả các công việc sau nó. ª Còn khi một công việc bị kéo dài quá thời gian dự trữ chung thì đường găng bị thay đổi và thời gian hoàn thành dự án bị kéo dài một khoảng tương ứng bằng thời gian chậm trễ trừ cho thời gian dự trữ chung. b/ Tối thiểu chi phí : Tổng chi phí của một dự án có thể chia thành chi phí trực tiếp (lao động, vật liệu ), chi phí gián tiếp (quản lý, lãi ngân hàng ) và chi phí phạt trễ hạn (nếu không hoàn thành dự án đúng hạn ) Một công việc được thực hiện với một thời gian bình thường (NT: normal time) thì phải tốn một chi phí bình thường (NC : normal cost) Nếu ta giảm thời gian thực hiện công việc đó đến tối thiểu (CT: crashed time) thì phải một phí tổn cực hạn (CC: crashed cost) Trong NC và CC chưa kể chi phí phạt trễ hạn CC NC CT NT Quan hệ giữa thời gian thực hiện và chi phí như trên hình vẽ, tuy nhiên ta có thể xấp xỉ bậc nhất và tính được chi phí cho một đơn vị thời gian rút ngắn là KTĐT&QTDA 17/21
18. Chương VIII: Quản lý dự án đầu tư CC − NC Chi phí rút ngắn một đơn vị thời gian = NT − CT Để tối thiểu hoá chi phí ta thực hiện quy trình như sau: 1/ Vẽ sơ đồ mạng, phân tích thời gian và chi phí, giá thiết rằng mọi công việc đều thực hiện theo đúng thời gian bình thường đã dự kiến. 2/ Tìm công việc trên đường găng có chi phí rút ngắn một đơn vị thời gian nhỏ nhất. Nếu dự án có nhiều đường găng thì phải xét đồng thời 3/ Giảm thời gian thực hiện cho công việc này đến khi một trong các điều kiện sau đây xảy ra : - Không thể rút ngắn được nữa - Xuất hiện đường găng khác (khi thời gian dự trữ tổng đã được sử dụng). - Giá trị dự án bắt đầu tăng lên 4/ Lặp lại bước 2 và bước 3 cho đến khi giá trị dự án bắt đầu tăng lên. c/ Kết thúc sơ đồ Ganttt và cân đối nguồn : Khi dự án đang được thực hiện, ta thường phải theo dõi để tất cả các công việc được thực hiện vào đúng thời gian yêu cầu. Điều đó khá khó khăn nếu làm việc trực tiếp trên sơ đồ mạng, nhưng trên sơ đồ Ganttt thì lại hết sức dễ dàng. Sơ đồ Ganttt là một cách thể hiện dự án rất đơn giản, nó nhấn mạnh ở lịch trình thực hiện các công việc. Lợi ích chính của sơ đồ Ganttt ở chỗ nó thể hiện rõ tại một thời điểm nào đó các công việc nào đang thực hiện, các công việc nào đã kết thúc và các công việc nào sắp bắt đầu. Việc cấp phát tài nguyên, sửa đổi kế hoạch và công tác chuẩn bị có thể nhận ra dễ dàng trên biểu đồ. Một lợi ích khác là sơ đồ Gantt giúp ta dễ dàng phân phối tài nguyên. Có hai mục tiêu trong việc phân phối tài nguyên trong một dự án : - Sử dụng tài nguyên nên đều đặn nhất có thể trong toàn bộ dự án - Có đủ tài nguyên để kế hoạch tối thiểu hoá chi phí mang tính khả thi. Tuy nhiên trong thực tế, một mục tiêu thích hợp trong hoạch định tài nguyên là tối thiểu hoá chi phí trong điều kiện tài nguyên bị hạn chế. Để cần bằng tài nguyên ta thực hiện trình tự như sau : 1/ Bố trí mọi công việc trên sơ đồ Gantt theo thời gian sớm nhất có thể. Tính toán các tài nguyên cần thiết trong toàn bộ các thời điểm của dự án. 2/ Vào những thời điểm cần quá nhiều tài nguyên, ta di chuyển các công việc không nằm trên đường găng đến các thời điểm khác cần ít tài nguyên hơn. 3/ Nếu có mâu thuẫn thì ưu tiên cho công việc có thời gian dự trữ thời gian là nhỏ nhất. KTĐT&QTDA 18/21
19. Chương VIII: Quản lý dự án đầu tư Ví dụ 8.3: Vẽ sơ đồ mạng cho một dự án, các công việc được liệt kê trong bảng quan hệ phụ thuộc như sau, phân tích thời gian của các công việc, tính các thời gian dự trữ. Điều gì sẽ xảy ra nếu công việc D bị kéo dài. Công việc Thời gian thực Quan hệ phụ hiện (tuần ) thuộc A 4 - B 14 - C 10 A D 6 A E 4 C F 6 D,E G 12 B Giải: - Sơ đồ mạng được vẽ như hình vẽ, bảng phân tích thời gian như sau : - Sự kiện 1 là sự kiện bắt đầu, sự kiện 6 là sự kiện kết thúc. Các sự kiện 1,4,6 có độ chùng bằng 0 nên tạo thành đường găng qua các công việc B,G. - Thời gian thực hiện dự án là 26 tuần. - Công việc D không nằm trên đường găng nên nếu D bị kéo dài không quá thời gian dự trữ độc lập IF = 6 tuần thì không ảnh hưởng gì đến các công việc khác trong dự án. - Nếu công việc D trễ 7 ngày thì thời gian của các sự kiện không thay đổi những các công việc khác bắt đầu có ảnh hưởng. Ban đầu công việc A có thể kết thúc trễ nhất ở tuần thứ 6 và công việc F có thể bắt đầu sớm nhất ở tuần thứ 18. Nhưng khi D kéo dài 7 tuần tức là phải thực hiện trong 13 tuần thì hai điều trên không thể xuất hiện đồng nhất vào tuần thứ 19, còn nếu công việc F muốn bắt đầu sớm nhất vào tuần thứ 18 thì công việc A phải kết thúc muộn nhất vào tuần thứ 5. KTĐT&QTDA 19/21
20. Chương VIII: Quản lý dự án đầu tư 3 14 1 2 C E 10 4 2 5 D 4 1 18 16 6 2 2 A E 4 4 1 6 6 0 B G 0 26 26 0 14 26 12 26 0 0 Tg Thời gian dự trữ Công thực ES EF LS LF Chung Tự do Độc lập việc hiện (TF) (FF) (IF) Min A 4 0 4 2 2 0 0 (6,14)=6 B 14 0 14 0 14 0 0 0 œ C 10 4 14 6 16 2 0 0 -2 D 6 4 10 14 20 10 8 6 E 4 14 18 16 20 2 0 0 -2 max F 6 24 20 26 2 2 0 (10,18)=18 G 12 14 26 14 26 0 0 0 œ Nếu công việc D kéo dài 9 tuần tức là thực hiện trong 15 ngày thì toàn bộ thời gian dự trữ tự dp FF = 8 tuần không còn nữa nên tất cả các công việc đi sau nó sẽ bị ảnh hưởng. Đặc biệt thời gian bắt đầu sớm nhất của công việc F sẽ là tuần thứ 19 chứ không phải là tuần tứ 18 kể từ thời điểm xuất phát. Nếu công việc D kéo dài thêm 11 tuần tức là phải thực hiện trong 17 tuần thì toàn bộ thời gian dự trữ chung TF = 10 tuần không còn nên dự án sẽ bị kéo dài 1 ngày và đường găng sẽ chuyển sang các công việc A,D,F KTĐT&QTDA 20/21
21. Chương VIII: Quản lý dự án đầu tư 3 14 17 3 C E 10 4 2 5 D 4 4 21 21 17 0 0 A E 4 6 1 4 6 0 B G 0 15 27 0 14 14 12 27 1 0 ™ Quy trình chung cho việc sử dụng sơ đồ mạng để phân tích một dự án có thể tóm lại như sau : 1. Xác định dự án, thống nhất về các công việc và sự kiện 2. Lập bảng thống kê các công việc và sự phụ thuộc của chúng 3. Vẽ sơ đồ mạng 4. Phân tích thời gian (cho các sự kiện và công việc) 5. Vẽ sơ đồ Gantt 6. Tính toán tài nguyên cần thiết cho toàn bộ tiến trình dự án 7. Hiệu chỉnh thời gian dự án nếu cần thiết 8. Khởi động các công việc trong giai đoạn thực hiện dự án 9. Cập nhật kế hoạch khi cần thiết KTĐT&QTDA 21/21